Experiencia de clientes: Museo Maritimo de Barcelona - Pilar Cuerva, Archivera coordinadora del proyecto de gestión de la información

1. #AlfrescoDayBarcelona

2. La gestión de la información en el
Museo Marítimo de Barcelona
Pilar Cuerva
Coordinadora del proyecto GIM
Eva Carralero
Reponsable TIC

3. Agenda
Ø Presentación
Ø Proyecto de Gestión de la información (GIM)
Ø Resultados
Ø Futuros usos
§ Oficina de registro y digitalitzación
Agenda

4. Consorci de les Drassanes Reials i Museu Marítim de Barcelona
(MMB)
Ø Ente público local formado por:
Ayuntamiento de Barcelona
Diputación de Barcelona y
Autoridad Portuaria de Barcelona
Ø Año de creación: 1993
Ø Conservación y preservación del conjunto patrimonial de las Atarazanas de
Barcelona y la prestación de servicios vinculados a l’MMB
Ø Declarado Museo de Interés Nacional el 3 de Octubre de 2006
Presentación

5. Consorci de les Drassanes Reials i Museu Marítim de Barcelona
(MMB)
Ø Extensión en el agua:
pailebote Santa Eulalia
Ø 75 trabajadores en plantilla
Ø Más de 300 actividades anuales
Ø 240.000 visitantes anuales
Ø 614.030 usuarios entre servicios y actividades
Ø Más de 90.000 objetos y documentos en la colección: piezas, cartografía,
fotografías, planos…
Ø 250.000 documentos en Alfresco
Presentación

6. Proyecto de Gestión de la Información (GIM)
Ø Inicio 2010
Ø Objetivos:
q Compartir y difundir la información que genera el MMB
§ Integrar los recursos de información del MMB
§ Crear herramientas transversales y de trabajo
colaborativo
q Abordar los retos de la administración electrónica
§ Documentos electrónicos válidos administrativa y
jurídicamente
§ Cumplimiento de la Ley 11/2007 de acceso electrónico de
los ciudadanos a los servicios público
ProyectoGIM

7. Ø Objetivos:
q Modernizar las aplicaciones de negocio obsoletas
§ Generar y/o adaptar aplicaciones transversales
q Transformar la gestión de documentos electrónicos
§ organizados en carpetas mapeada por un sistema de
gestión documental transversal, eficiente y eficaz
ProyectoGIM

8. Evaluación de ECM 2011
Ø Microsoft Sharepoint
Ø Nuxeo
Ø Documentum
Ø Docuware
Ø Alfresco
Valoración:
§ Open source para organización pequeña-mediana
§ Costes (implantación, mantenimiento, personalizaciones)
§ Red de partners y implantación en el mercado
§ Edición on-line de documentos
ProyectoGIM

9. Modelo inicial
ProyectoGIM

10. Fortalezas
§ Capacidad de integración con
aplicaciones de terceros
§ Edición on-line
§ Repositorio de documentos y (gestión
de los objetos digitales y flexibilidad
en la asignación de metadatos)
§ Resolución de los “bugs” y
deficiencias en versiones superiores.
Evolución permanente de la
plataforma
§ Adaptación del modelo documental
de origen
§ Creación de espacios de trabajo
diferenciados
ProyectoGIM
Debilidades
§ Los desarrollos personalizados
tienen costes elevados para una
organización pequeña-mediana
§ Necesidad de desarrollos
específicos y complejos para poder
utilizarAlfresco como interface
única de acceso a datos de otras
aplicaciones
§ Evolución y actualización
continuada de la plataforma
Plan de migración y
actualización constante
§ Cambio tecnológico importante
§ La evolución de la aplicación
condiciona la evolución del
sistema tecnológico corporativo
(compatibilidad con navegadores)
Alfresco

11. Metadatos
Alfresco en el proyecto
Resultados
Prácticamente la totalidad
de metadatos son
insertados
automáticamente.
Metadatos Expedientes
(Inserción automática)
Dato único
vinculante:
DNI
Usuario AD
y RRHH

12. Alfresco
en el
Proyecto
Resultados

13. Resultados
Resultados

14. Registro y copia auténtica
de documentos
(Metadatos+ e-signatura+
sello de tiempo)
Gestor
documental
MUX
Usuario web
RIM
WEB
Futurosusos
Oficina de registro y digitalitzación

15. Alfresco en el proyecto de gestión de la información del MMB
Ø Alfresco es la base de nuestra gestión de documentos
Ø Nos permite incorporar los documentos administrativos , las
digitalizaciones de los documentos históricos y los documentos de
archivo
Ø Nos permite integrar los datos de las aplicaciones con los documentos
(objetos digitales) relacionados
Ø Nos permitirá el acceso externo a nuestra gestión documental desde la
web pública
Ø Nos permitirá difundir los objetos digitales asociados a nuestra
colección
Presenteyfuturo

16. Muchas gracias por la atención
¿Alguna pregunta?
Pilar Cuerva
cuervacp@mmb.cat
Eva Carralero
carraleroze@mmb.cat