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Aplicaciones corporativas en Excel, arma de “ ... doble filo ...”.
Luis E. Vasquez R (levarcol)


                                                 “… en la actualidad el 42% del personal
                                              directivo de entidades publicas y privadas
                                      usan información incorrecta para tomar decisiones
                                                             criticas de la organización ”
                                                                  IBM “Smart Work Jam”


Antecedentes
En la actualidad es usual encontrar corporaciones, compañías publicas y privadas de
todos los tamaños y en todos los sectores, que se encuentran fuertemente “ ...
amarradas ...” a innumerables aplicaciones (algunas de misión crítica), creadas y
“desarrolladas” en ambientes de hojas de calculo. Todas estas organizaciones sufren de
“ ... pánico organizacional ...”, pensando en la posible desaparición de dichas aplicaciones.


Las hojas de calculo están “ ... casi en todos lados ...”, son relativamente simples de usar
(por lo menos en sus elementos básicos) y ademas pueden ser           bastante sofisticadas,
pero siempre su diseño sera incontrolable y
sin ninguna implementación de estándares
corporativos, bastante pobre      y   sin ningún
proceso      de     mantenimiento      periódico
controlable.

Es usual que usuarios avanzados de Hojas de
Calculo, las usen para desarrollar aplicaciones
de gran escala en todo tipo de negocios. Así,
es bastante común encontrar aplicaciones financieras, sistemas de costeo e inventarios,
sistemas de pronostico y Forecast de todo tipo, nominas y sistemas de pago, análisis del
negocio (BI), que se hacen imprescindibles para su operación regular. Hoy la complejidad
de algunas hojas de calculo compiten ampliamente         con las bases de datos regulares
creadas en la corporación usando lenguajes y herramientas de programación actuales.
Sus Consecuencias y limitaciones reales
Por supuesto este situación genera una serie de riesgos empresariales que incluyen:
   •   Las Aplicaciones en hojas de calculo son tipicamente “desarrolladas” por usuarios
       con perfiles profesionales y no por expertos y/o profesionales del área de de
       Tecnología de la Información o Ingeniería de SofWare. Por lo anterior no se
       encontraran nunca aplicaciones en Hojas de calculo                      diseñadas, desarrolladas,
       probadas y mantenidas usando para ello métodos y/o estándares rigurosos de
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       Con el tiempo estas “ ..aplicaciones ..”
       crecerán, se harán mas importantes para la
       operación critica del negocio y volverán a sus
       “ ... diseñadores personajes imprescindibles
       para   la    organización     ...”,   lo       que    que
       ocasionara       enormes costos adicionales de
       mantenimiento       y/o   conversión       ,    con    el
       consiguiente      limitante   administrativo           en
       manejo libre y óptimo del recurso humano en la organización. Señor gerente no ha
       escuchado con alguna frecuencia a su directos del recurso humano decir que “ ...
       esa persona no solo desarrollo totalmente la aplicación de nomina en Excel, sino que
       es la única persona que conoce al detalle los secretos de su operación, por lo
       anterior no lo podríamos mover, enviar de vacaciones o simplemente desvincular,
       porque la organización sufriría un enorme trauma ...”


   •   Las serias limitaciones de las hojas de calculo, que pueden incluir eventos como:
                    •   Errores de Calculo, según un estudio
                        realizado    por     A.       Panko    (2005).    en
                        compañías de diferentes tamaños,                 que
                        usan las hojas de calculo en aplicaciones
                        de misión critica es típico “ ... encontrar
                        porcentajes de error entre un 24 y un 85%
                        en los resultados         obtenidos por dichas
                        aplicaciones ..”. Errores de esta magnitud
                        no son solo inaceptables, sino que causaran                 un enorme impacto
                        negativo en sus estructuras, debido sin lugar a dudas a “ ...pésimas
                        decisiones tomadas con base a esta defectuosa información                   y/o
resultados obtenidos por dichas aplicaciones ...”.
                   •   Otro factor importante       en esta linea es la carencia absoluta de
                       elementos de documentación           generadas por el autor(es) de la
                       aplicación usando métodos tradicionales y/o automáticos. Este es sin
                       lugar a dudas, un pre-requisito inevitable para producir su adecuado
                       y posterior mantenimiento. Y soporte, aun si su “ ... dueño ...”, ya no
                       existe en la compañía ...”. Hoy la documentación en hojas de calculo
                       usadas en los negocios es una “ ... rareza ... “ totalmente inexistente.

                   •   Carencia total de procesos y métodos de aseguramiento             de la
                       calidad y estabilidad de la respectiva aplicación.
                   •   Obtención limitada de resultados, pues las hojas de calculo carecen
                       de herramientas adecuadas para operar eficientemente aplicaciones
                       colaborativas, que tiene     exigencias grandes de consolidación     en
                       linea de datos, integración directa con otras aplicaciones y operación
                       en linea y en tiempo real del “core” o núcleo del negocio,
                   •   Finalmente las   aplicaciones “desarrolladas” con    hojas de calculo,
                       nunca controlan, certifican y/o validan los datos de origen. Tampoco
                       lo hacen con sus respectivas fuentes u orígenes, oportunidad y
                       soporte.

Los lideres y directores de organizaciones deberán mirar con enorme cautela y como un
signo    claro de alarma, el crecimiento “ ... no
controlado de soluciones de negocio, “desarrolladas”
usando hojas de calculo ... “. La verdad muy pocas
organizaciones    tienen    controles   y   métodos    de
seguimiento para tales desarrollos, y muchísimas
menos aun son las que reconocen “ ... sus enormes
limitaciones     ...” y    “ ... malas orientaciones y
decisiones de negocios tomadas, teniendo como base
los resultados obtenidos por dichas aplicaciones ... “.
Según Panko (2005), un estudio real de auditoria y
QA realizado sobre dichas herramientas encontró
errores “ ... en el 94% de las hojas de Excel examinadas ...”, en otras palabras se debería
afirmar que “ ... tomar decisiones en la corporación, usando hojas de calculo en aplicaciones
criticas del negocio es realmente peligroso ...”.
Acciones

Cada entidad o corporación que se encuentre sumergida en este ambiente, se le
recomienda levantar un claro inventario actual de dichas aplicaciones, mostrando en cada
caso:
                 •   su nivel de complejidad (detalle total
                     de su código, formularios, tablas y
                     diálogos usados)
                 •   Su numero de usuarios.
                 •   El nivel de importancia en la operación
                     real de la organización.
                 •   Su actual o actuales responsables.
                 •   Sus   elementos    de   documentación,
                     validación y captura de información.
                 •   Los resultados obtenidos.

Este seria el primer paso para iniciar en la organización un proceso de conversión,
consolidación y/o supresión paulatina de dicha tendencia.
Conclusiones


Es evidente que esta es una situación corporativa mas común de lo deseable y mas
grave aun, totalmente desconocida y realmente dimensionada por la gerencia y la alta
dirección empresarial.


De hecho son innumerables las compañías que se encuentran, sin saberlo, sumergidas en
esta critica situación y cargan “...sin saberlo ..” con altos costos de productividad que
afectan significativamente sus estados de resultados.


Esta situación también marca una enorme barrera para procesos de migración
corporativa        a ambientes de SoftWare Libre, pues estas aplicaciones han sido
desarrolladas en Vba (Visual Basic for Applications) herramienta de marca, disponible
en casi todas las versiones comerciales de Ms Office. y que “ ...amarra ...” de manera
directa el usuario a un producto CopyWrite1


No en vano IBM en su “Smart Work Jam”, sep 2009                              afirma “… en la actualidad el
42% del personal directivo de entidades publicas y privadas usan información incorrecta
para tomar decisiones criticas de la organización …”




1   Derecho que tiene un autor, sobre todas y cada una de sus obras y que le permite decidir en cualquier momento las
    características de uso. También requiere de un pago especifico para tener el derecho a ser usado.
Referencias (Cibergrafía/Bibliografia)


   •   Allwood, C. M. (1984). Error Detection Processes in Statistical Problem Solving.
       Cognitive Science, 8(4), 413-437.
   •   Basili, V. R., & Selby, R. W., Jr. (1986). Four Applications of a Software Data
       Collection and Analysis Methodology. In J. K. Skwirzynski (Ed.), Software System
       Design Methdology (pp. 3-33). Berlin: Springer-Verlag.
   •   Coopers       &      Lybrand     in     London.      Description      available     at
       http://www.planningobjects.com/jungle1.htm. Contact information is available at that
       webpage
   •   Janvrin, D., & Morrison, J. (2000b). Using a Structured Design Approach to
       Reduce Risks in End User Spreadsheet Development, Information & Management,
       (37), 1-12.
   •   Panko, R. R. (2008a). Human Error Website,
   •    (http://www.cba.hawaii.edu/panko/papers/ss/humanerr.htm) . Honolulu, HI: University of
       Hawaii.
   •   Panko, R. R., "Two Corpuses of Spreadsheet Error," Proceedings of the Thirty-
       Third Hawaii International Conference on System Sciences , Maui, Hawaii, January
       2000. (.pdf format)
   •   Panko, R. R., and Sprague, R. H. J. (1999). “Hitting the Wall: Errors in Developing
       and Code-Inspecting a ‘Simple’ Spreadsheet Model.” Decision Support Systems,
       (22), pp. 337-353.
   •   Teo, T. S. H., & Tan, M. (1997, ). Quantitative and Qualitative Errors in
       Spreadsheet Development. Proceedings of the Thirtieth Hawaii International
       Conference on System Sciences, Maui, Hawaii.

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  • 1. Aplicaciones corporativas en Excel, arma de “ ... doble filo ...”. Luis E. Vasquez R (levarcol) “… en la actualidad el 42% del personal directivo de entidades publicas y privadas usan información incorrecta para tomar decisiones criticas de la organización ” IBM “Smart Work Jam” Antecedentes En la actualidad es usual encontrar corporaciones, compañías publicas y privadas de todos los tamaños y en todos los sectores, que se encuentran fuertemente “ ... amarradas ...” a innumerables aplicaciones (algunas de misión crítica), creadas y “desarrolladas” en ambientes de hojas de calculo. Todas estas organizaciones sufren de “ ... pánico organizacional ...”, pensando en la posible desaparición de dichas aplicaciones. Las hojas de calculo están “ ... casi en todos lados ...”, son relativamente simples de usar (por lo menos en sus elementos básicos) y ademas pueden ser bastante sofisticadas, pero siempre su diseño sera incontrolable y sin ninguna implementación de estándares corporativos, bastante pobre y sin ningún proceso de mantenimiento periódico controlable. Es usual que usuarios avanzados de Hojas de Calculo, las usen para desarrollar aplicaciones de gran escala en todo tipo de negocios. Así, es bastante común encontrar aplicaciones financieras, sistemas de costeo e inventarios, sistemas de pronostico y Forecast de todo tipo, nominas y sistemas de pago, análisis del negocio (BI), que se hacen imprescindibles para su operación regular. Hoy la complejidad de algunas hojas de calculo compiten ampliamente con las bases de datos regulares creadas en la corporación usando lenguajes y herramientas de programación actuales.
  • 2. Sus Consecuencias y limitaciones reales Por supuesto este situación genera una serie de riesgos empresariales que incluyen: • Las Aplicaciones en hojas de calculo son tipicamente “desarrolladas” por usuarios con perfiles profesionales y no por expertos y/o profesionales del área de de Tecnología de la Información o Ingeniería de SofWare. Por lo anterior no se encontraran nunca aplicaciones en Hojas de calculo diseñadas, desarrolladas, probadas y mantenidas usando para ello métodos y/o estándares rigurosos de programación y administración de SofWare. Con el tiempo estas “ ..aplicaciones ..” crecerán, se harán mas importantes para la operación critica del negocio y volverán a sus “ ... diseñadores personajes imprescindibles para la organización ...”, lo que que ocasionara enormes costos adicionales de mantenimiento y/o conversión , con el consiguiente limitante administrativo en manejo libre y óptimo del recurso humano en la organización. Señor gerente no ha escuchado con alguna frecuencia a su directos del recurso humano decir que “ ... esa persona no solo desarrollo totalmente la aplicación de nomina en Excel, sino que es la única persona que conoce al detalle los secretos de su operación, por lo anterior no lo podríamos mover, enviar de vacaciones o simplemente desvincular, porque la organización sufriría un enorme trauma ...” • Las serias limitaciones de las hojas de calculo, que pueden incluir eventos como: • Errores de Calculo, según un estudio realizado por A. Panko (2005). en compañías de diferentes tamaños, que usan las hojas de calculo en aplicaciones de misión critica es típico “ ... encontrar porcentajes de error entre un 24 y un 85% en los resultados obtenidos por dichas aplicaciones ..”. Errores de esta magnitud no son solo inaceptables, sino que causaran un enorme impacto negativo en sus estructuras, debido sin lugar a dudas a “ ...pésimas decisiones tomadas con base a esta defectuosa información y/o
  • 3. resultados obtenidos por dichas aplicaciones ...”. • Otro factor importante en esta linea es la carencia absoluta de elementos de documentación generadas por el autor(es) de la aplicación usando métodos tradicionales y/o automáticos. Este es sin lugar a dudas, un pre-requisito inevitable para producir su adecuado y posterior mantenimiento. Y soporte, aun si su “ ... dueño ...”, ya no existe en la compañía ...”. Hoy la documentación en hojas de calculo usadas en los negocios es una “ ... rareza ... “ totalmente inexistente. • Carencia total de procesos y métodos de aseguramiento de la calidad y estabilidad de la respectiva aplicación. • Obtención limitada de resultados, pues las hojas de calculo carecen de herramientas adecuadas para operar eficientemente aplicaciones colaborativas, que tiene exigencias grandes de consolidación en linea de datos, integración directa con otras aplicaciones y operación en linea y en tiempo real del “core” o núcleo del negocio, • Finalmente las aplicaciones “desarrolladas” con hojas de calculo, nunca controlan, certifican y/o validan los datos de origen. Tampoco lo hacen con sus respectivas fuentes u orígenes, oportunidad y soporte. Los lideres y directores de organizaciones deberán mirar con enorme cautela y como un signo claro de alarma, el crecimiento “ ... no controlado de soluciones de negocio, “desarrolladas” usando hojas de calculo ... “. La verdad muy pocas organizaciones tienen controles y métodos de seguimiento para tales desarrollos, y muchísimas menos aun son las que reconocen “ ... sus enormes limitaciones ...” y “ ... malas orientaciones y decisiones de negocios tomadas, teniendo como base los resultados obtenidos por dichas aplicaciones ... “. Según Panko (2005), un estudio real de auditoria y QA realizado sobre dichas herramientas encontró errores “ ... en el 94% de las hojas de Excel examinadas ...”, en otras palabras se debería afirmar que “ ... tomar decisiones en la corporación, usando hojas de calculo en aplicaciones criticas del negocio es realmente peligroso ...”.
  • 4. Acciones Cada entidad o corporación que se encuentre sumergida en este ambiente, se le recomienda levantar un claro inventario actual de dichas aplicaciones, mostrando en cada caso: • su nivel de complejidad (detalle total de su código, formularios, tablas y diálogos usados) • Su numero de usuarios. • El nivel de importancia en la operación real de la organización. • Su actual o actuales responsables. • Sus elementos de documentación, validación y captura de información. • Los resultados obtenidos. Este seria el primer paso para iniciar en la organización un proceso de conversión, consolidación y/o supresión paulatina de dicha tendencia.
  • 5. Conclusiones Es evidente que esta es una situación corporativa mas común de lo deseable y mas grave aun, totalmente desconocida y realmente dimensionada por la gerencia y la alta dirección empresarial. De hecho son innumerables las compañías que se encuentran, sin saberlo, sumergidas en esta critica situación y cargan “...sin saberlo ..” con altos costos de productividad que afectan significativamente sus estados de resultados. Esta situación también marca una enorme barrera para procesos de migración corporativa a ambientes de SoftWare Libre, pues estas aplicaciones han sido desarrolladas en Vba (Visual Basic for Applications) herramienta de marca, disponible en casi todas las versiones comerciales de Ms Office. y que “ ...amarra ...” de manera directa el usuario a un producto CopyWrite1 No en vano IBM en su “Smart Work Jam”, sep 2009 afirma “… en la actualidad el 42% del personal directivo de entidades publicas y privadas usan información incorrecta para tomar decisiones criticas de la organización …” 1 Derecho que tiene un autor, sobre todas y cada una de sus obras y que le permite decidir en cualquier momento las características de uso. También requiere de un pago especifico para tener el derecho a ser usado.
  • 6. Referencias (Cibergrafía/Bibliografia) • Allwood, C. M. (1984). Error Detection Processes in Statistical Problem Solving. Cognitive Science, 8(4), 413-437. • Basili, V. R., & Selby, R. W., Jr. (1986). Four Applications of a Software Data Collection and Analysis Methodology. In J. K. Skwirzynski (Ed.), Software System Design Methdology (pp. 3-33). Berlin: Springer-Verlag. • Coopers & Lybrand in London. Description available at http://www.planningobjects.com/jungle1.htm. Contact information is available at that webpage • Janvrin, D., & Morrison, J. (2000b). Using a Structured Design Approach to Reduce Risks in End User Spreadsheet Development, Information & Management, (37), 1-12. • Panko, R. R. (2008a). Human Error Website, • (http://www.cba.hawaii.edu/panko/papers/ss/humanerr.htm) . Honolulu, HI: University of Hawaii. • Panko, R. R., "Two Corpuses of Spreadsheet Error," Proceedings of the Thirty- Third Hawaii International Conference on System Sciences , Maui, Hawaii, January 2000. (.pdf format) • Panko, R. R., and Sprague, R. H. J. (1999). “Hitting the Wall: Errors in Developing and Code-Inspecting a ‘Simple’ Spreadsheet Model.” Decision Support Systems, (22), pp. 337-353. • Teo, T. S. H., & Tan, M. (1997, ). Quantitative and Qualitative Errors in Spreadsheet Development. Proceedings of the Thirtieth Hawaii International Conference on System Sciences, Maui, Hawaii.