Este documento describe las tablas, consultas y formularios en Access. Las tablas contienen datos organizados en columnas (campos) y filas (registros). Se pueden crear tablas mediante la vista de hoja de datos o diseño. Las consultas permiten recuperar datos de una o más tablas. Se pueden crear consultas sencillas mediante un asistente. Los formularios organizan los datos de forma análoga a fichas y permiten introducir, ver e imprimir datos. Se pueden crear formularios mediante un asistente o el formulario de

1. Base de Datos en Access

2. TABLAS Una tabla es un conjunto de datos que se refieren a un determinado argumento. Los datos se subdividen en columnas (campos) y filas (registros); cada campo contiene un único dato relativo, por ejemplo, a una personas, mientras que un registro contiene todas las informaciones relativas a la misma persona.

3. Creación de una tabla.- Para crear una tabla se debe seleccionar el botón Nuevo en Tablas y en la ventana que se abre, seleccionar una de las cinco posibilidades que presenta: -Vista de hoja de datos: para crear una nueva tabla en la que se pueden añadir, modificar o analizar los registros. -Vista diseño: para crear o modificar la estructura de una tabla. En la parte superior de la ventana tabla se especifican los campos que se desean insertar, mientras que en la parte inferior se especifican las propiedades para cada campo que sirven para mejorar la funcionalidad de la base de datos. -Asistente para tablas: para crear automáticamente una tabla. Abra la primera ventana. En su interior seleccionaremos el tipo de tabla en el recuadro "Tabla de ejemplos" y los campos que deseamos introducir en el recuadro "Campos de ejemplo". Para estos campos debemos seleccionar el campo y hacer clic en el botón de Insertar>, haciendo click sobre otro> aparecen adjuntos todos los campos. Haciendo click sobre Siguiente, se abre la segunda ventana en donde le daremos el nombre de la tabla, para hacer de nuevo click en Siguiente.

4. CONSULTAS Existe la posibilidad de crear una consulta mediante el asistente o bien manualmente, eligiendo Ver diseño. Asistente.- Existen cuatro posibilidades para la creación de consultas mediante el asistente. Vemos: 1- Asistente para consultas sencillas: crea una consulta de selección sobre la base de los campos seleccionados y es el tipo más común de consulta. Para crearla debe: -Abrir la base de datos y hacer click sobre la ficha Consultas -Hacer click en el botón nuevo -Hacer click en Asistente para consultas sencillas y después en Aceptar -En la ventana que se abre, seleccionar la tabla de la cual desea llevarse los datos de la Tabla/Consultas -Hacer click en un nombre de campo en el cuadro de Campos disponibles y sobre el botón > para introducirlo (o bien sobre el botón >> para introducirlos todos) -Elegir, si fuese necesario, otra tabla y adjuntar los campos ulteriores -Asignar un título a la consulta y hacer click en el botón Terminar

5. FORMULARIOS Los formularios permiten organizar los datos de manera análoga a las fichas en los documentos a rellenar, introducir los datos en la base de datos, verlos e imprimirlos. Crear un formulario.- Existe la posibilidad de crear un formulario utilizando un asistente o bien automáticamente mediante el Asistente para formularios. El Asistente para formularios realiza más rápidamente el proceso de creación de un formulario ejecutando automáticamente todas las operaciones fundamentales. En tal caso, al usuario se le solicitan las informaciones y se crea un formulario basándose en las respuestas dadas. También es posible ir a Vista Diseño para personalizar el formulario. Crear un formulario utilizando el Formulario de Entrada.- El formulario de Entada crea un formulario que visualiza todos los campos y los registros de la tabla o consultas seleccionadas. Cada campo se muestra en una fila diferente con una etiqueta a la izquierda.

6. Para hacer esto es necesario: -En la ventana de la base de datos, elegir la ficha Tablas o Consultas. -Hacer clic en la tabla o en la consulta sobre la cual deseamos que se base el formulario o bien abrir la tabla o la consulta en cualquier vista. -Hacer clic sobre la flecha junto al botón Nuevo objeto de la barra de herramientas, y después hacer clic nuevamente sobre Formulario de inicio. Crear un formulario con un asistente.- Para ello deberemos: -En la venta de la base de datos, elegir la ficha Formularios y hacer clic sobre el botón nuevo. -En la ventana de diálogo Nuevo Formulario, escoger el asistente que se desee utilizar. A la izquierda de la ventana de diálogo aparecerá una descripción del asistente. -Hacer clic en el nombre de la tabla o de la consulta que incluye los datos sobre los cuales desea que se base el formulario. -Pulsar Aceptar.