El documento describe cómo crear consultas, informes y formularios en Access. Las consultas permiten hacer preguntas a la base de datos, los informes presentan los datos de forma legible, y los formularios muestran todos los campos de un registro en una pantalla. Se explica el proceso de crear cada uno de estos objetos utilizando asistentes que guían al usuario paso a paso.

1. Como elaboramos consultas, informes y formularios en
Acces ?

2. CONSULTA
Una consulta en Access no es más que una pregunta
que podemos hacer a la base de datos sobre la
información que contiene. Para crear una consulta en
Access podemos utilizar el Asistente para consultas el
cual nos guiará paso a paso por todo el proceso.

3. Proceso para crear una consulta
en Access
 El primer paso para crear una consulta en Access es saber
la pregunta que deseamos hacer a la base de datos, así que
antes de iniciar con el Asistente para consultas debemos
tener una idea del tipo de información que deseamos
obtener. Por ejemplo: Me gustaría tener una lista de todos
los departamentos de la empresa.
 Abrir el Asistente para consultas
 Para iniciar con la creación de una consulta en Access
debemos ir a la ficha Crear y pulsar el botón Asistente para
consultas que se encuentra dentro del grupo Consultas.

4. Se mostrará el primer paso del proceso el cual nos permite elegir el
tipo de consulta que deseamos crear. En este ejemplo crearé una
consulta sencilla

5. En el segundo paso del proceso podremos elegir la tabla que contiene la
información que necesitamos. Además podremos elegir todas o algunas
de las columnas de la tabla seleccionada, solamente será necesario
pasarlas del recuadro de la izquierda al recuadro de la derecha.

6. El último paso del Asistente para consultas nos permite
asignar un título a la consulta.

7. Por ahora dejaré seleccionada la opción Abrir la consulta para ver
información y pulsaré el botón Finalizar. Esto cerrará el Asistente
para consultas y mostrará el resultado de la consulta:

9. En el panel izquierdo podrás observar la lista de
consultas que hayas creado. Si no ves la lista de
Consultas es probable que estés observando algún otro
tipo de objeto de Access, solamente haz clic sobre el
título del panel izquierdo y selecciona la opción
Consultas.

10. INFORMES
Un informe de Access es una especie de reporte que
nos ayuda a presentar los datos de manera adecuada para
su lectura. Antes de crear el informe debemos decidir
adecuadamente la fuente de datos que utilizaremos.

11. El primer paso es seleccionar la tabla de Access de donde
obtendremos los datos para el informe y
posteriormente ir a la ficha Crear y dentro del grupo
Informes hacer clic sobre el botón Informe.

12. Recuerda que debes seleccionar primero la tabla que
servirá como base para el informe o de lo contario el
botón informe estará deshabilitado , Acces creara un
informe básico que tendrá por columnas los campos de
la tabla seleccionada.

14. Puedes observar que el informe tiene como título el
mismo nombre de la tabla. Access coloca este título
predeterminado, pero lo puedes cambiar fácilmente
son tan sólo hacer doble clic sobre él para especificar
el nuevo título.

15. Para guardar el informe haz clic sobre el botón Guardar
de la barra de herramientas de acceso rápido. Se
mostrará el cuadro de dialogo Guardar como y deberás
indicar un nombre para el nuevo informe

16. FORMULARIOS
Un formulario en Access es muy similar a un
formulario en papel el cual tiene el formato adecuado
para desplegar las etiquetas y la información. En Access
podemos crear formularios que contengan todos los
campos de una tabla

17. Razones para crear un formulario
en Access
Razones para crear un formulario en Access
 Cuanto tienes una tabla formada por muchos campos
(columnas), no es posible visualizar toda la
información en el monitor, es necesario mover la barra
espaciadora para conocer la información de algún
registro específico.
 Una razón para crear un formulario en Access es
porque deseamos ver todos los campos de un registro
en una sola pantalla.

18. Razones para crear un formulario
en Access
 Cuanto tienes una tabla formada por muchos campos
(columnas), no es posible visualizar toda la
información en el monitor, es necesario mover la barra
espaciadora para conocer la información de algún
registro específico.
 Una razón para crear un formulario en Access es
porque deseamos ver todos los campos de un registro
en una sola pantalla.

20.  En la parte inferior del formulario podrás observar un
grupo de controles que nos permitirán desplazarnos
entre todos los registros de la tabla.

21.  Finalmente debemos pulsar el botón Guardar para
asignar un nombre a nuestro nuevo formulario y
guardarlo como parte de nuestra base de datos Access.

22.  Podrás acceder al formulario desde el panel izquierdo
que despliega los objetos de Access.