Planilla de apoyo

1. EXPEDIENTE ADMINISTRATIVO O
ESTUDIANTIL
CIPEE MERIDA

2.  CIPEE: ES UNA COORDINACIÓN QUE FORMA PARTE DE LA
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE LA SECRETARÍA Y
SUBSECRETARÍA DE LA UNIVERSIDAD BOLIVARIANA DE
VENEZUELA.
 ESTA COORDINACION ES LA ENCARGADA DE LLEVAR A CABO
LOS REGISTROS ESTUDIANTILES DE TODOS LOS
MUNICIPIOS DEL ESTADO MÉRIDA, MEDIANTE EL INGRESO,
PROSECUCIÓN Y EGRESO ESTUDIANTIL DE LOS
PROGRAMAS DE FORMACIÓN DE GRADO AVALADOS POR
NUESTRA UNIVERSIDAD.

3.  INGRESO DE ESTUDIANTES
 PROSECUCIÓN DE ESTUDIANTES
 EGRESO DE ESTUDIANTES
 RESGUARDO DE LAS ACTAS DE NOTAS
 RESGUARDO DE LOS EXPEDIENTES ESTUDIANTILES
 TRASLADOS
 CANALIZA LOS TRÁMITES PARA CERTIFICACIÓN DE NOTAS
 CERTIFICACIÓN DE FONDOS NEGROS
 DESARROLLA Y ORGANIZA LOS COMITÉS DE VERIFICACIÓN
 DESARROLLA Y ORGANIZA LOS COMITES DE AUDITORÍA

4.  COORDINADORA: Ing. Luisa Regnault
Carreño.
 ANALISTAS: Ing. Marisel Peña Angulo y
Licenciada Mairy Vinaja Y Licenciado Mérida
Juvencio Lobo (en El Vigía)
 Teléfono de oficina: 0274 2630864
 Correo: cipeemerida@gmail.com
 Días de atención: martes y jueves de
8:00am a 1:00pm. Av. primero de mayo diagonal a la
Cruz Roja, Edificio 2 del INCRET segundo piso.

5. APELLIDOS Y NOMBRES
CEDULA DE IDENTIDAD
MUNICIPIO: ALDEA:
PFG:
CARPETA COLOR MARRON,
TAMAÑO OFICIO

6. • FOTOCOPIA DE LA CEDULA CENTRADA EN HOJA TAMAÑO CARTA
• 1 FOTO CARNET FONDO BLANCO.

7. • FOTOCOPIA LEGIBLE DE LA PARTIDA DE NACIMIENTO

8. • TÍTULO DE BACHILLER ORIGINAL Y FONDO NEGRO DEL
TITULO DE BACHILLER AUTENTICADO POR LA INSTITUCIÓN
EDUCATIVA

9. • NOTAS ORIGINALES DE BASICA Y DIVERSIFICADAS
CERTIFICADAS POR LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA DONDE
ESTUDIÓ, CON SUS RESPECTIVOS TIMBRES FISCALES POR CADA
FOLIO.

10.  CONSIGNAR EL COMPROBANTE DE
INSCRIPCIÓN EN EL SISTEMA NACIONAL DE
INGRESO DE LA OPSU

11. EXTRANJEROS
• FOTOCOPIA DE LA GACETA OFICIAL.
• PARTIDA DE NACIMIENTO DE SU PAIS DE ORIGEN O DATOS
FILIATORIOS EMITIDOS POR EL SAIME.
• FONDO NEGRO Y FOTOCOPIA DEL TITULO DE BACHILLER EMITIDO
POR SU PAIS DE ORIGEN
• FONDO NEGRO Y FOTOCOPIA DEL CONVENIO ANDRES BELLO
• NOTAS DE BASICA Y DIVERSIFICADA EN FORMATO ACTUALIZADO DE
LA ZONA EDUCATIVA.

12.  REVISAR QUE LOS NOMBRES, APELLIDOS Y CEDULA DE INDENTIDAD ESTEN
CORRECTAMENTE EN TODOS LOS DOCUMENTOS
 LA FECHA DE EGRESO DEBE COINCIDIR EN NOTAS Y TITULO, EN CASO
CONTRARIO DEBE TENER LA OBSERVACION CORRESPONDIENTE.
 LAS ASIGNATURAS DE BACHILLERATO DEBEN TENER SU NOTA
CORRESPONDIENTE DE SU APROBACION, NO DEBE TENER PENDIENTES.
 EN EL CASO DE PREMILITAR SI ESTA SIN NOTAS DEBE TENER LA OBSERVACION
DE LA CIRCULAR 7 DE LA ZONA EDUCATIVA.
 TODOS LOS DOCUMENTOS DEBEN ESTAR EN BUENAS CONDICIONES EN
FUNDAS PLASTICAS PARA EVITAR SU DETERIORO, SIN PERFORACIONES.

13.  ARTICULO 7.El estudiante ingresado para iniciar sus estudios de pregrado en la Universidad Bolivariana
de Venezuela, sólo podrá inscribirse en UN Programa de Formación de Grado. La inscripción en el
segundo Programa de Formación de Grado se hará una vez obtenido el título de licenciado o
equivalente y según la oferta académica existente.
 ARTICULO 9. El ingreso de los estudiantes a la Universidad Bolivariana de Venezuela es público y se
realizará por cualquiera de las modalidades siguientes:
 Nuevo ingreso (una vez culminado y aprobado el trayecto inicial, programa de iniciación universitaria o
su equivalente)
 Asignación, realizada a través de la Oficina de Planificación del Sector Universitario (OPSU).
 Admisión de beneficiarios señalados en convenios y acuerdos suscritos y ratificados por el Consejo
Universitario.
 Méritos excepcionales de carácter académico, deportivo o cultural.
 Reincorporaciones.
 Acreditación de Aprendizaje por experiencia, habilidades y conocimientos
 Equivalencia de estudios de otras instituciones de educación universitaria
 Reválida de títulos.
 parágrafo segundo. Para efectos de la prosecución de estudios en los diferentes Programas de
Formación de Grado, el PIU, Trayecto Inicial o sus equivalentes tendrá una vigencia de dos años a partir
de la fecha de su culminación.
 Parágrafo tercero: La Dirección General de Ingreso Prosecución y Egreso Estudiantil (DGIPEE), a través
de las Coordinaciones de Ingreso, Prosecución y Egreso Estudiantil (CIPEE) sustanciará, todo ingreso a
que se refiere el presente artículo, a través de los expedientes estudiantiles y los remitirá a la Unidad
de Archivo mediante oficio debidamente inventariado.

14.  Artículo 13.El proceso de ingreso, prosecución y egreso estudiantil en todas sus etapas estará
supervisado por la Secretaría General y a cargo de la Dirección General de Ingreso, Prosecución y
Egreso Estudiantil de la Universidad Bolivariana de Venezuela.
 Parágrafo único:
 El Director (a) de Ingreso, Prosecución y Egreso Estudiantil tendrá las siguientes atribuciones:
 a) Suministrar la información institucional relacionada con el proceso de ingreso, la prosecución y
el egreso de los estudiantes de la Universidad Bolivariana de Venezuela.
 b) Establecer los lapsos que ha de cumplirse en cada una de las etapas del proceso de ingreso (PIU,
trayecto inicial y sus equivalentes y/o premédico), prosecución y egreso.

 c) Proporcionar a la Secretaria General la oferta académica de cada programa de formación de grado, a
objeto de ser incorporado en el libro de oportunidades de estudio.
 d) Enviar a la Secretaria General el listado de los estudiantes inscritos en el Trayecto Inicial, Programa
de Iniciación Universitaria (PIU) o sus equivalentes y/o Premédico, para efecto de la verificación de los
documentos probatorios de estudio. Para el manejo de información estadística.
 e) Convocar y presidir las reuniones de las CIPEE de los ejes regionales y las sedes.

15.  Artículo 17.Para formalizar su inscripción, el aspirante deberá consignar la planilla de recepción de documentos
para el Programa de Iniciación Universitaria, Trayecto inicial y sus Equivalentes y/o Premédico, y entregará los
siguientes documentos:
 Original y copia del Registro en el Sistema Nacional de Ingreso (OPSU).
 Copia fotostática ampliada de la Cédula de Identidad vigente; en el caso de los naturalizados deberán presentar
original y copia de la gaceta oficial certificada por la Imprenta Nacional; los extranjeros deberán presentar
original y copia del pasaporte de residente o estudiantil vigente y las renovaciones de este durante su
permanencia en la universidad como estudiante.
 Original y copia de la partida de nacimiento o la constancia de datos filiatorios emitida por el Servicio
Administrativo de Identificación, Migración y Extranjería (SAIME). Así mismo las personas naturalizadas deberán
presentar original de datos filiatorios emitida por el SAIME y copia de la respectiva Gaceta Oficial de
nacionalización certificada por Imprenta Nacional. (con vista al original)
 Copia simple del Título de Bachiller o copia simple de la Copia Certificada de Registro de Título (en caso de
haberlo dañado o extraviado). En ambos casos con vista al original.
 Original de la certificación de calificaciones de Bachillerato (de primero a quinto año si la modalidad es diurna o
su equivalente en otra modalidad).
 Original de la Certificación de Documentos probatorios de estudios del Título de Bachiller y las Notas
Certificadas emitida por la respectiva Zona Educativa, si la CIPEE así lo requiera.
 Dos (02) fotografías recientes de frente tamaño carné fondo blanco.
 Parágrafo Primero: La persona que haya realizado estudios de educación secundaria en el exterior, además de
presentar todos sus documentos legalizados y apostillados, deberá tener aprobadas todas las asignaturas
requeridas para la equivalencia de sus estudios en ese nivel y presentar el título de Bachiller venezolano
otorgado por el ministerio correspondiente.


16.  Parágrafo Segundo: El estudiante que no cumpla con los requisitos establecidos deberá esperar el próximo
período para formalizar su ingreso debido a que para hacerlo efectivo se deben presentar todos los
documentos exigidos.
 Artículo 18. Se debe aprobar el Programa de Iniciación Universitaria, Trayecto inicial y sus Equivalentes y/o
Premédico, para poder inscribirse y cursar el Trayecto 1, Tramo 1 de todo Programa de Formación de Grado a
elegir.
 Parágrafo único: El Programa de Iniciación Universitaria, Trayecto inicial y sus Equivalentes y/o Premédico, se
considera aprobado solo si el estudiante aprueba cada una de las unidades curriculares o núcleos generadores
establecidos en la malla curricular.
 El Bachiller aspirante a ingresar en los diferentes Programas de Formación de Grado, luego de haber cursado y
aprobado el Programa de Iniciación Universitaria, trayecto inicial y sus equivalentes, deberá realizar su
inscripción a través del Sistema Único de Registro Académico de la Universidad Bolivariana de Venezuela
(SUR@UBV) y formalizar la misma en la Coordinación de Ingreso, Prosecución y Egreso Estudiantil de la sede
respectiva, en las fechas que al efecto fije el Consejo Universitario y según la oferta académica de cada
Programa de Formación de Grado.
 Parágrafo Único: En el caso del estudiante de los Estados o Municipios en los que no exista sede o aún
existiendo, deba cursar estudios en las diferentes Aldeas Universitarias, realizará las acciones descritas en el
presente Artículo y formalizará su inscripción a través del Coordinador de Aldea correspondiente, según los
lineamientos que establece esta Universidad. Cada Coordinador deberá consignar las formalizaciones recibidas
en un lapso no mayor a 15 días hábiles siguientes, contados a partir de la fecha de inicio del tramo, ante la
Coordinación de Ingreso, Prosecución y Egreso Estudiantil de la sede o la instancia respectiva establecida por el
Ministerio del Poder Popular para la Educación Universitaria ,para los estudiantes de las aldea.
 El incumplimiento sin causa justificada del presente artículo acarreará sanciones administrativas.


17.  Artículo 39. Para formalizar su inscripción, el aspirante deberá consignar ante la CIPEE los siguientes
documentos secundarios a los contemplados en el artículo 17 del presente reglamento:
 Original y Copia simple del Título de Bachiller, debidamente autenticado por el plantel educativo en el que se
graduó
 Original de la certificación de calificaciones de Bachillerato, debidamente autenticado por el plantel educativo en
el cual se graduó.
 Original y copia ampliada de la Cédula de Identidad vigente.
 Panilla de Inscripción de la Universidad Bolivariana de Venezuela, a través del Sistema Único de Registro
Académico de la Universidad Bolivariana de Venezuela (SUR@UBV).
 Dos (2) fotografías vigentes de frente tamaño carnet.
 Original y copia de la partida de nacimiento o constancia de datos filiatorios emitida por el Servicio
Administrativo de Identificación, Migración y Extranjería (SAIME). Así mismo para el caso de las personas
naturalizados deberán presentar original de datos filiatorios y copia de la Gaceta Oficial certificada por imprenta
nacional con vista al original
 Certificación de culminación y aprobación del Programa de iniciación Universitaria, Trayecto Inicial y sus
equivalentes.
 Parágrafo Único: En el caso de aspirante con título de Bachiller otorgado por instituciones de educación media
extranjeras, para formalizar la inscripción, adicionalmente deberá consignar los siguientes documentos:
 Copia en fondo negro del Título o Certificado de los estudios de Educación Media o su equivalente del país
donde los cursó, debidamente legalizado y apostillado en el Consulado Venezolano en el país correspondiente,
con vista al original
 Original y copia de la resolución ministerial de reconocimiento del título y de las notas certificadas
 Original y copia del pasaporte vigente.
 Partida de nacimiento o documento de datos filiatorios (verificar cual documentos se expide)

18.  Se le recomienda a todos los coordinadores de Aldea estar atentos en los requerimientos
de los estudiantes en cuanto a expedientes administrativos y expedientes académicos
con el fin de coadyuvar en el proceso de inserción de los mismos al sistema SUR@UBV.
 Informar a los estudiantes desde que ingresan al trayecto inicial de la prohibición de
cursar dos programas de formación en paralelo.
 Informar a los estudiantes próximos a egresar que existen estudios de especialización o
cuarto nivel desarrollados por la UBV, y en caso de optar para cursar un segundo
programa de los impartidos por la misión SUCRE-UBV, deben gestionar los trámites
pertinentes de manera formal ante los CIPEE para que sean canalizados a la instancia
universitaria correspondiente.
 Informar a los estudiantes que deben tramitar por escrito a las coordinaciones de
programa y CIPEE los trámites de cambios, traslados y reingresos para otras secciones
y/o aldeas universitarias.