Este documento proporciona información sobre el uso de fórmulas, funciones y referencias a celdas y rangos en Microsoft Excel. Explica conceptos como referencias a celdas individuales y rangos, uso de operadores y precedencia, comparación de valores, y tipos comunes de funciones como matemáticas, estadísticas y financieras. El documento es una guía para estudiantes sobre las capacidades básicas y avanzadas de cálculo en Excel.

1. Facultad de Ciencias de la Administración
Ofimática
Rangos - Fórmulas y Funciones.
Docente: Paul Esteban Bravo-López.
pbravo@uazuay.edu.ec

2. Ofimática
Referencias a rangos de celdas
- Excel permite hacer referencia a un conjunto de celdas adyacentes utilizando el
operador de rango que está representado por los dos puntos (:) y que se debe colocar
entre dos referencias de las celdas superior izquierda e inferior derecha.
- Por ejemplo si se considera un grupo de celdas adyacentes donde cada una tiene un
valor numérico es posible aplicar una función a ese rango.
- Referencias a celdas en otra hoja.
- La única consideración al respecto, es utilizar el nombre de la hoja donde se encuentra
la celda de interés e inmediatamente colocar el signo de admiración ! seguido de la
referencia a la celda. Por ejemplo para hacer referencia a la celda D4 de la Hoja2, se
lo debe hacer de esta forma → =Hoja2!D4
- Una recomendación respecto a este tipo de referencias es rodear el nombre de la hoja
con comillas simples ‘ ‘ lo cual evitará cualquier error en caso de que el nombre de la
hoja tenga un espacio en blanco → ='Hoja 2'!D4

3. Referencias a rangos de celdas
- Referencias 3D.
- Estas referencias son útiles cuando se necesita realizar operaciones con las mismas
celdas en diferentes hojas. Por ejemplo, si se quiere sumar la celda A1 de las Hojas 1, 2 y
3 se debe utilizar esta fórmula:
=SUMA(Hoja1!A1; Hoja2!A1; Hoja3!A1)
- Lo anterior puede abreviarse generando un “rango de hojas”:
=SUMA(Hoja1:Hoja3!A1)
- Es importante acotar que es posible utilizar este tipo de referencias con funciones
matemáticas y estadísticas, pero no con funciones de búsqueda.
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4. Referencias a rangos de celdas
- Estilo de referencia F1C1.
- Las referencias utilizadas hasta ahora son las predeterminadas en Excel, las cuales
identifican las columnas mediante una letra y las filas mediante un número.
- Existe otro estilo de referencia en Excel, poco común, pero que es necesario conocerlo y
es el estilo de referencia F1C1 el cual identifica a las columnas y las filas por su número;
utilizando números en lugar de letras para las columnas.
- Debido a lo complicado de distinguir el número de la columna del número de la fila en
una misma referencia, se antepone la letra F al número de la fila y C al número de la
columna, por ejemplo:
- Estilo convencional: A1 Q7 E10
- Estilo F1C1: F1C1 F7C17 F10C5
- Para usar este tipo de referencia se debe configurarla en
Archivo→ Opciones→ Fórmulas→ Trabajo con fórmulas→ Estilo de referencia F1C1.
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5. Rangos
- Un rango es un grupo de celdas contiguas y su referencia está compuesta por la
referencia de la celda superior izquierda seguida de dos puntos y por la referencia de
la celda inferior derecha.
- Por ejemplo, el rango A1:C2 se refiere a las celdas A1, B1, C1, A2, B2 y C2.
- Para seleccionar existen varias alternativas:
- Pulsar el botón izquierdo del ratón y arrastrar el cursor en la dirección deseada
hasta que todas las celdas hayan sido seleccionadas.
- Pulsar la tecla Mayús (Shift) y utilizar las flechas del teclado para seleccionar el
rango de celdas deseado.
- Ingresar las referencias del rango dentro del cuadro de nombres y pulsar Enter. La
dirección introducida desaparecerá del cuadro de nombres pero el rango
quedará seleccionado.
- Además es posible identificar rangos mediante una fórmula, por ejemplo =(A1:C2)
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6. Selección de rangos
- En ocasiones se necesita trabajar con rangos que no están contiguos. Para poder
seleccionarlos se debe realizar la selección del primer rango y pulsar la tecla Ctrl,
manteniéndola pulsada mientras se seleccionan otros rangos.
- Copiar o mover rangos.
- Al copiar un rango los datos originales quedan intactos, pero al mover un rango, los
datos originales se “mueven” y se colocan en una nueva ubicación.
- Para copiar un rango se debe usar el atajo de teclado Ctrl+C, seleccionar la celda
destino y pulsar Ctrl+V. En la celda elegida como destino se copiará la celda superior
izquierda del rango. La copia de un rango puede ser en la misma hoja o en otra hoja
del libro.
- Para mover un rango en lugar de pulsar Ctrl+C se utiliza el atajo de teclado Ctrl+X, para
posteriormente pegar el rango en la celda necesaria.
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7. Nombrar celdas y rangos
- A más de las referencias revisadas en clases previas, tanto como para celdas o rangos,
Excel brinda la posibilidad de asignar un nombre descriptivo.
- Asignar nombres a rangos de celdas: Los nombres asignados se pueden utilizar dentro de
una fórmula para ayudar a comprenderla de mejor manera en lo posterior.
- Para cumplir con esta asignación se debe seleccionar la celda o rango a la que se quiera
asignar un nombre y hacer clic en el cuadro Nombre que se encuentra a la izquierda de la
barra de fórmulas.
- Una vez que se escribe el nombre, se debe pulsar la tecla Enter.
- Otra forma de asignar nombres para un rango se realiza mediante:
Fórmulas → Nombres definidos → Asignar nombre.
- En la misma pestaña y grupo descritos anteriormente, es posible acceder al Administrador
de nombres, el cual permite asignar nuevos nombres y modificar o eliminar los nombres
que se hayan ingresado en la hoja de cálculo.
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8. Mensajes de error
- Para mostrar errores, Excel utiliza sintaxis específicas de acuerdo al tipo de error. La
mayoría de estos errores se asocian a fórmulas, siendo muy relevante identificarlos y así
realizar las correcciones necesarias:
Adaptado de: Universidad Autónoma de Barcelona (2016)
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9. Fórmulas y Funciones
- Microsoft Excel es una de las aplicaciones más utilizadas y parte de su éxito se lo
debe a la facilidad que brinda para la creación de fórmulas, con el fin de
obtener resultados específicos, pero además destaca su capacidad de
automatizar los cálculos necesarios para obtener esos resultados.
- Recordar estos conceptos:
-
- Fórmula: Es una secuencia o cadena de caracteres que pueden introducirse
en una celda con el fin de realizar algún cálculo y regresar un resultado que
se mostrará en esa celda. En Excel toda fórmula inicia con el signo =
- Función: Una función realiza operaciones específicas con el fin de resolver
problemas determinados. En Excel las funciones pueden ser parte de una
fórmula y en ocasiones habrá fórmulas que utilicen más de una función para
lograr un objetivo.
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10. Fórmulas
- Las fórmulas son la base del potencial de Excel y puede contar con los elementos que se
describen a continuación.
- Números o texto: Un número (constante) o un texto (entre comillas).
- Referencias de celda: La ubicación de la celda.
- Operadores: Principalmente aritméticos (+ * /)
- Funciones: Como ya se indicó, dentro de la fórmula es posible utilizar una o varias funciones.
- Toda fórmula inicia con el signo = y pueden ser ingresadas de estas formas:
- Manual escribiendo la fórmula textualmente.
- Con el mouse seleccionando las celdas que componen la fórmula.
- Con las teclas del cursor moviéndose hacia las celdas correspondientes.
- Además las fórmulas pueden editarse:
- Directamente en la barra de fórmulas
- Haciendo doble clic en la celda que contiene la fórmula
- Mediante el atajo de teclado F2 ubicados en la celda correspondiente
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11. Precedencia de operadores
- Un operador es un símbolo que especifica el tipo de operación que se desea
realizar en una fórmula, Si una fórmula contiene varios operadores, Excel realiza
los cálculos en un orden predeterminado.
- Las fórmulas en Excel se calculan de izquierda a derecha inmediatamente
después del signo igual y calculando los valores de acuerdo a la precedencia de
los operadores. El orden de cálculo es el siguiente:
- Porcentaje [%]
- Exponenciación [^]
- Multiplicación [*] y División [/]
- Suma [+] y Resta [-]
- ¿Cuál es el resultado de calcular?
- 5+3*4-6/2
- 3+12^2-19*2+9/3
- 5*20%+3
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12. Precedencia de operadores
- Uso de paréntesis con operadores aritméticos:
-
- Aunque existe un orden predeterminado para los operadores, es posible influir en
la precedencia de operadores mediante el uso de paréntesis, los cuales tendrán
la preferencia sobre los operadores.
- Considerando el ejemplo anterior pero añadiendo paréntesis:
-
(5+3)*4-6/2 = 29
- La precedencia de operadores aritméticos en Excel es un aspecto que se debe
considerar al momento de crear fórmulas ya que influirá en el resultado obtenido.
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13. Comparar valores
- Para comparar valores en Excel se deben usar los operadores de comparación.
Mediante estos operadores se puede saber si un valor es mayor, igual o diferente
al valor con el cual se lo está comparando.
- Al usar estos operadores se recibe como respuesta un valor Verdadero o Falso de
acuerdo al cálculo realizado.
- Los operadores de comparación son:
- Igual a =
- Mayor que > Mayor o igual que >=
- Menor que < Menor o igual que <=
- Diferente de <>
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14. Funciones
- Una función es un procedimiento predefinido, útil para realizar operaciones
específicas mediante datos proporcionados como argumentos.
- Para utilizar correctamente las funciones de Excel, es necesario conocer cada una
de sus partes, es decir su nombre y sus argumentos obligatorios y opcionales.
- No se puede cambiar el comportamiento de las funciones de Excel, porque su
funcionamiento ya está programado dentro de la herramienta.
- Es posible insertar funciones mediante:
- La pestaña Fórmulas → Insertar función
- Dentro de la pestaña anterior se cuenta con una Biblioteca de funciones en la
cual las funciones disponibles se agrupan en categorías.
- La opción Insertar función ubicada junto a la barra de fórmulas.
- Mediante opciones de autocompletar al escribir la función.
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15. Funciones
- Funciones matemáticas: son útiles para realizar operaciones aritméticas. En esta categoría se
encuentran las funciones trigonométricas.
- Ejemplos:
- ALEATORIO.ENTRE POTENCIA SUBTOTALES
-
- Funciones estadísticas: son útiles para realizar análisis estadísticos simples y avanzados.
- Ejemplos: CONTAR MEDIANA MODA
-
- Funciones financieras: son útiles en análisis específicos aplicados a modelos financieros.
- Ejemplos: TIR VNA PAGO
- Funciones de fecha y hora: son útiles para buscar fechas específicas, conocer la hora actual y
otras operaciones relacionadas.
- Ejemplos: AHORA DIAS FECHANUMERO
-
- Al trabajar con funciones (y de modo general en Excel) es necesario considerar el FORMATO DE
LAS CELDAS de acuerdo a las operaciones que se van a realizar, para obtener resultados
correctos.
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