Este documento presenta aspectos básicos de la racionalización administrativa. Explica que la racionalización administrativa es un proceso, técnica o estrategia que se aplica en empresas e instituciones para optimizar procesos y resultados con el mínimo de recursos. Su objetivo principal es diseñar e implementar procedimientos administrativos eficientes para mejorar la calidad del servicio y las respuestas a peticiones. También analiza conceptos como eficiencia, eficacia y las condiciones necesarias para lograr los objetivos de la racionalización

1. Facultad de Ciencias Empresariales
Escuela Profesional de Administración y Negocios Internacionales
Dr. REY LELIS BAUTISTA JUAN DE DIOS
DOCENTE DE LA ASIGNATURA
RACIONALIZACIÓN
ADMINISTRATIVA

2. UNIDAD I
MARCO TEÓRICO DE LA
RACIONALIZACIÓN
ADMINISTRATIVA, ANÁLISIS Y
DISEÑO ORGANIZACIONAL

3. 1. Aspectos básicos de la administración
1. 1. Definición de administración
Administración
es
• Ciencia
• Técnica
• Arte
• Gestión
• Gobierno
• Dirección
• Gerenciación
estratégica de
Empresas Instituciones
• Cumplan con su MISIÓN
• Logren sus METAS y OBJETIVOS
• Se aproximen o alcancen su VISIÓN
Obligaciones, expectativas y logros
relacionados con la satisfacción de
los GRUPOS DE INTERÉS de la or-
ganización.
que se aplica en la
para que

4. ÉNFASIS
TEORÍAS
ADMINISTRATIVAS
ENFOQUES PRINCIPALES
En las
tareas
Administración científica Racionalización del trabajo en el
nivel operacional
En la
estructura
Teoría clásica
Teoría neoclásica
- Organización formal.
- Principios generales de la
administración
- Funciones del administrador
Teoría de la burocracia - Organización formal burocrática
- Racionalidad organizacional
Teoría estructuralista Enfoque múltiple:
- Organización formal e informal
- Análisis intraorganizacional y
análisis interorganizacional

5. ÉNFASIS
TEORÍAS
ADMINISTRATIVAS
ENFOQUES PRINCIPALES
En las
personas
Teoría de las relaciones
humanas
- Organización informal
- Motivación, liderazgo,
comunicaciones y dinámica de
grupo.
Teoría del comportamiento
organizacional
- Estilos de administración
- Teoría de las decisiones
- Integración de los objetivos
organizaciones e individuales
Teoría del desarrollo
organizacional
- Cambio organizacional planeado
- Enfoque de sistema abierto

6. ÉNFASIS
TEORÍAS
ADMINISTRATIVAS
ENFOQUES PRINCIPALES
En el
ambiente
Teoría estructuralista - Análisis intraorganizacional y
análisis ambiental
- Enfoque de sistema abierto
Teoría de la contingencia - Análisis ambiental (imperativo
ambiental)
- Enfoque de sistema abierto
En la
tecnología
En la
competitivi-
dad
Teoría de la contingencia
tecnológica
Nuevos enfoques de la
administración.
- Administración de la tecnología
(Imperativo tecnológico)
- Aprendizaje organizacional
- Capital intelectual

7. Seis variables básicas de la TGA
Tareas
Organización
Personas
Ambiente
Estructuras
Tecnología
Competitividad

8. 2. Aspectos básicos de la racionalización administrativa
Racionalización
administrativa
es
• Proceso
• Técnica
• Estrategia
• Función
asesora.
• Disciplina
(Teórica –práctica)
• Empresas
• Instituciones
Para optimizar
Procesos Resultados
• Cumplan con su MISIÓN
• Logren sus METAS y OBJETIVOS
• Se aproximen o alcancen su VISIÓN
Estas son obligaciones, expectativas y
logros relacionados con la satisfacción
de los GRUPOS DE INTERÉS de la orga-
nización.
que se realiza / aplica en las
Con el mínimo de RECURSOS,
a fin de que las ORGANIZACIONES
Es componente orgánico de la empresa o institución,
como : área, departamento u oficina.
2. 1. Definición de racionalización administrativa

9. 2.2. Objetivo principal de la racionalización administrativa
Diseñar e implementar procedimientos administrativos eficientes para la
mejora significativa de la calidad de servicios y la respuesta oportuna a
las peticiones y exigencias del público interno y externo de la
organización.
Unidad orgánica
de racionalización
Diseño de
procedimientos
administrativos
eficientes
Implementación - aplicación
Ingresos
Procedimientos
fluídos
Respuestas
oportunas
Generación de valor para el público
Público
usuario interno
y externo
• Peticiones
• Exigencias
Público
usuario interno
y externo
SALIDAS
PREMISA
El máximo de los resultados
con el mínimo de recursos
Generalmente asesora
a la alta dirección

10. Permite
por / para cada
proceso
• Establecer los requisitos mínimos necesarios
• Establecer las etapas mínimas necesarias
• Determinar el tiempo mínimo requerido para
la ejecución de cada etapa del proceso.
• Determinar el uso de formatos mínimos ne-
cesarios para cada proceso.
• Asignar responsabilidades a cada empleado
de la organización.
Racionalización
administrativa
1. Minimizar costos operativos
2. Mejorar la calidad del servicio
3. Minimizar el costo emocional en el
público usuario.
4. Mejorar la imagen de la organización
Para logar los siguientes
objetivos específicos
A nivel de la organización existe el
número suficiente de procedimientos
en los que predomina el principio de
celeridad, transparencia y corrección.
EFECTO PRINCIPAL
2.3. Importancia de la racionalización administrativa

11. 2.4. Condiciones para el logro de los objetivos de la
racionalización administrativa
1. Cultura organizacional orientada a la eficiencia, eficacia, economía
y transparencia.
2. Personal calificado (competente) y comprometido.
3. Predominio del trabajo en equipo, dentro de la organización.
4. Cultura de servicio institucionalizada en la organización.
5. Soporte tecnológico moderno.
6. Adecuadas condiciones de trabajo para el personal administrativo.
7. Predominio del liderazgo transformacional, en la organización.

12. 3. Conceptos de eficiencia y eficacia
o La eficacia tiene que ver con resultados, está relacionada con lograr los
objetivos.
o La eficiencia, en cambio, se enfoca a los recursos, a utilizarlos de la mejor
manera posible.
Lo ideal es ser eficiente y eficaz para poder ser
productivos: Eficiencia + Eficacia = Productividad
La eficiencia se refiere a hacer las cosas bien, es obtener el mejor o máximo
rendimiento utilizando un mínimo de recursos. La eficacia, por otra parte, es
hacer las cosas de la manera correcta y de esta manera alcanzar el resultado
deseado.
Para ser eficiente se requiere de una disciplina rigurosa. Esto puede conllevar a
que las personas se vuelvan muy metódicas, calculadoras o que sean un tanto
inflexibles. Mientras que para ser eficaz se crean estrategias que funcionan a
largo plazo, y por esta razón las personas eficaces tienden a ser más adaptables
a su entorno y a las circunstancias.

13. Fin:
eficacia
REALIZACION
DE
METAS
UTILIZACION
DE
RECURSOS
Medios:
eficiencia
Reducción
de gastos
Grandes
realizaciones
METAS
EFECTIVIDAD
Orientación de la eficiencia y eficacia

14. AÑOS TEORÍAS
1903
1909
1916
1932
1947
1951
1953
1954
1957
1962
1972
1990
Administración científica
Teoría de la burocracia
Teoría Clásica
Teoría de las relaciones humanas
Teoría estructuralista
Teoría de los sistemas
Enfoque sociotécnico
Teoría neoclásica
Teoría del comportamiento
Desarrollo organizacional
Teoría de la contingencia
Nuevos enfoques

15. TEORÍAS
ADMINISTRATIVAS
•Administración científica - Enfoque sociotécnico
•Teoría de la burocracia - Teoría neoclásica
•Teoría Clásica - Teoría estructuralista
•Teoría de las relaciones humanas - Teoría del comportamiento
•Teoría estructuralista - Desarrollo organizacional
•Teoría de los sistemas - Teoría de la contingencia
- Nuevos enfoques
Unidad orgánica
de racionalización
Diseño de
procedimientos
administrativos
eficientes
Implementación - aplicación
Ingresos
Procedimientos
fluídos
Respuestas
oportunas
Generación de valor para el público
Público
usuario interno
y externo
• Peticiones
• Exigencias
Público
usuario interno
y externo
SALIDAS
PREMISA
El máximo de los resultados
con el mínimo de recursos
5. Influencia de las teorías administrativas en la racionalización administrativa
Generalmente asesora
a la alta dirección
Influencia
Maximización de beneficios para
los grupos de interés de la orga-
nización.

16. LAS ORGANIZACIONES
1. Etimología de la palabra organización
ORGANON
ORGANISMO
ESTRUCTURA FUNCIONES
COORDINACION
(Sistematización)
• Cumplimiento de la misón
• Logro de objetivos colectivos
• Acercamiento a la visión
Genera sinergismo intraorga-
nizacional: “El todo es mayor
que la suma de sus partes”
Conjunto de ORGANOS no idénti-
cos y con funciones específicas di-
ferentes.
Ejecución de procesos
Rey Lelis Bautista Juan de Dios

17. 2. Dimensiones del concepto organización
ORGANIZACION
Empresa o institución
Elemento sustantivo
del proceso
administrativo
Estructura orgánica, proce-
sal y funcional que adopta
una entidad.
Situación o estado de integra-
ción, orden y racionalidad que
se observa en una empresa e
Institución.
Situación o modelo ideal de visión
compartida, de integración, orden
y sincronismo en el desempeño
de roles, que hace posible cumplir
una misión colectiva.
Rey Lelis Bautista Juan de Dios

18. 3. ¿Qué son organizaciones?
ORGANIZACIONES son
• Unidades sociales
• Sistemas sociales
• Organismos sociales
• Entidades sociales
• Unidades de producción
de bienes o de prestación
de servicios.
a) Realizar actividades diversas, cumplir con una misión y
lograr metas y objetivos de interés colectivo.
b) Desarrollar coordinadamente procesos, obtener resul-
tados óptimos y satisfacer a sus grupos de interés.
c) Integrar personas por tiempo indefinido, compartir ro-
les con el propósito de lograr metas y objetivos comúnes
Que se constituyen y existen para:
Rey Lelis Bautista Juan de Dios

19. Son conjunto de unidades orgánicas, cuyos integrantes realizan coordinadamente
procesos estables de importación, transformación y exportación con miras a la
obtención de objetivos colectivos.
Son sistemas sociales que externamente interactúa con sistemas que conforman
su entorno, e internamente integra a varios subsistemas que actúan en función
del todo y con orientación a objetivos comunes.
Son entes sociales en las que existen niveles o jerarquías, se comparte objetivos,
se desempeñan roles, se coordina esfuerzos y asumen liderazgos con orientación
al cumplimiento de una misión y la concreción de la visión organizacional.
… ¿Qué son organizaciones?
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20. 4. Clases de organizaciones
a) Según criterio básico convencional
- Organizaciones empresariales
- Organizaciones institucionales
b) De acuerdo al criterio de propiedad
- Organizaciones públicas
- Organización privadas
c) Por el alcance de sus actividades
- Organizaciones nacionales
- Organizaciones internacionales
d) Por la actividad principal que desarrollan
- Organizaciones económicas
- Organizaciones sociales
- Organizaciones políticas
- Organizaciones religiosas
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21. 5. Misión fundamental de las organizaciones:
Satisfacer clientes internos y externos
ORGANIZACIÓN
Gestión de actividades básicas:
- Logística (compras)
- Operaciones (producción)
- Finanzas
- Marketing y ventas
GERENCIA DE
RR.HH.
V
Clientes internos
(Personal)
Clientes externos
(Compradores)
Satisfacciones
Fidelidad
duradera
Desempeño
comprometido
Proporciona
satisfacciones
Objetivo estratégico
Objetivo
Orientación
Orientación
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22. 6. El entorno organizacional
a) Es el conjunto de factores que pueden afectar o favorecer directa o
indirectamente a la organización de manera perceptible.
b) Son todas las fuerzas relevantes fuera de los límites de una empre-
sa, que van ejercer influencia (presión – impulso) en el ciclo de vida
de las organizaciones.
6.1. Definiciones de entorno organizacional
6.2. Componentes del entorno organizacional
MACRO
ENTORNO
ORGAN
IZAC.
ENTORNO
COMPETITIVO
(+)
(-)
(+)
(-)
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23. MACRO
ENTORNO
ORGAN
IZAC.
ENTORNO
COMPETITIVO
• AMENAZAS
MACRO
ENTORNO
NACIONAL
ORGAN
IZAC.
ENTORNO
COMPETITIVO
Proveedores
Rivales
Sustitutos
Nuevos
participantes
Compradores
Político
legal
Económico
Cultural
Social
Ecológico
Tecnológico
MACRO
ENTORNO
INTERNACIONAL
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24. LA EMPRESA
1. Aspectos generales de la empresa
In + prehensa
Coger, tomar
Aprovechar las mejores oportunida-
des de hacer buenos negocios
Organizaciones
sociales permanentes
Invierten
recursos
• Diseño
• Generación
• Comercialización
Productos
o servicios
Logro de objetivos
Organizaciones socio
económicas
Satisfacción
de clientes
1.1. Etimología de la palabra empresa
1.2. Definiciones de empresa
Unidades prestadoras
de servicios
Integran
recursos
Comportamientos
sistémicos
Forma de
organización
Producción
de bienes y
servicios
Satisfacción
de clientes
Rey Lelis Bautista J.
Logro de objetivos
Logro de objetivos
Logro de objetivos

25. Siguen definiciones de empresas
Satisfacer de modo permanente y cada vez mejor las necesidades de sus clientes y lograr
objetivos diversos.
Unidad orgánica
funcional
Satisfacción
de clientes
Logro de
objetivos
Unidades Misión
Logro de
objetivos
Visión
• Procesos
• Procedimientos
1.3. Misión de las empresas en general
1.4. Objetivo principal de las empresas en general
Cumplir satisfactoriamente su misión y aproximarse cada vez más a su visión

26. 1.5. Características principales de las empresas en general
a) Asumen riesgos y desafíos
b) Tienen como primera prioridad satisfacer a sus clientes y luego obtener rentabilidad
y otros objetivos.
c) Reúnen a una serie de elementos y utilizan diversos recursos.
d) Tienen su ciclo de vida
e) Es célula básica de la economía del país.
f) Tienen fortalezas y debilidades
g) Siempre están preocupadas por descubrir y aprovechar oportunidades así como hacer
frente a las amenazas del entorno.
h) Requieren ser bien organizadas y administradas.
i) Son centro integrador de aspiraciones, expectativas individuales y colectivas.
j) Tienen su identidad y personalidad propia.
k) Generalmente son de propiedad privada.
l) Son sistemas sociales abiertos.
m) Es uno de los escenarios donde las personas pasan buen tiempo de su vida.
n) Son bastante sensibles a los factores externos o del entorno.
ñ) Es el lugar o escenario donde se cumple el modelo sistémico: entrada, proceso, salida y
retroalimentación del modelo.
o) Cumplen la función de ingestión, procesamiento, reacción ante el entorno, coordina-
ción.
p) Tienen propiedad morfogénica.
r) Requieren y hacen uso de la entropía negativa.
Rey Lelis Bautista Juan de Dios

27. 1.6. Principales áreas funcionales y factores de las empresas
que se deben gestionar satisfactoriamente
Las 7M (Recursos)
• Materiales
• Mano de obra
• Máquinas
• Medio ambiente
• Métodos
• Mentalidad
• Moneda
Las 4Ps
•Producto
• Proceso
• Planta
• Personal
Las 3CyT
• Calidad
• Cantidad
• Costos
• Tiempo
Las 4Ps
• Producto
• Plaza
• Precio
• Promoción
Servicio
pos venta
Las 4ROS
• ROS
• ROA
• ROI
• ROE
OPERACIONES
RR. HH.
FINANZAS MARKETING
LOGISTICA
DE ENTRADA
LOGISTICA
DE SALIDA
GERENCIA
Sistemas de
Información y
comunicación
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28. 2. Empresas con organización mecanicista frente a orgánica
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29. Organización
orientada a la
excelencia
• Confianza y respeto en las personas
• Objetivos compartidos
• Rápida en reaccionar adecuadamente
frente a presiones y exigencias del
entorno.
• Adecuada integración grupal
• Desempeño comprometido y cuidado-
samente entretejido
• Retroinformación abundante y claro
• Liderazgo efectivo al más alto nivel
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30. 3. Organizaciones abiertas al aprendizaje
Personas que
aprenden
Equipos que
aprenden
Organizaciones
que
aprenden
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31. Senge incorpora la noción que el aprendizaje
es una función de las organizaciones y que las
organizaciones cerradas al aprendizaje, aun
las de la esfera pública preanuncian su
agotamiento.
… Organizaciones abiertas al aprendizaje
Rey Lelis Bautista Juan de Dios
El aprendizaje en el trabajo sistematizado a través de
dispositivos de Educación Permanente se basa en
experiencias de aprendizaje conjuntas centradas en las
necesidades y expectativas de los usuarios, analizando
problemas del trabajo, en escenarios reales y orientados a la
mejora sistemática de la calidad.

32. 4. La Organización Virtual
La Organización Virtual o también llamada la Organización
en Red, se basa en la contratación de empresas
independientes para realizar aquellas actividades en las
cuales son mejores asociándose en una red, que actúa
como una sola empresa.
Es exactamente opuesta a la organización integrada
verticalmente.
La búsqueda de la excelencia en cada actividad ha llevado
a la contratación de aquellos que son los mejores en su
negocio, para responder a las demandas de clientes que
quieren: variedad - cambio - velocidad.
Rey Lelis Bautista Juan de Dios

33. GRACIAS POR SU ATENCIÓN