Este documento proporciona una introducción a las bases de datos y a Microsoft Access. Explica qué es una base de datos y sus principales componentes como tablas, campos y registros. También describe las diferencias entre bases de datos simples y relacionales y cómo Access permite crear bases de datos relacionales a través de múltiples tablas vinculadas entre sí. Por último, muestra los pasos para crear una nueva base de datos vacía en Access.

1. Curso de Access Universidad Rey Juan Carlos febrero-marzo 2007

2. ¿Qué es una base de datos? Una biblioteca ha de mantener listas de los libros que posee, de los usuarios que tiene, una clínica, de sus pacientes y médicos, una empresa, de sus productos, ventas y empleados. A este tipo de información se le llama datos. Un gestor de base de datos es un programa que permite introducir y almacenar datos, ordenarlos y manipularlos. Debe permitir en principio: Introducir datos Almacenar datos Recuperar datos y trabajar con ellos Todo esto se puede hacer con una caja de zapatos, lápiz y papel; pero a medida que la cantidad de datos aumenta, han de cambiar las herramientas. Se pueden usar carpetas, archivadores, etc. pero en un momento dado es conveniente acudir a los ordenadores, aunque las operaciones siguen siendo las mismas. 10/06/09 www.urjc.es

3. Diferencias entre Access y Excel Access es multiusuario, Excel no. Access es un gestor de bases de datos relacionales, Excel no. Access soporta más de 65.536 registros (filas), Excel no. Salvo la nueva versión de Excel que salió el 30 de enero del 2007, que ya soporta un millón de filas. Por el contrario, Excel es mucho más intuitivo, y para cálculos estadísticos o de carácter general es mucho mejor que Access. Además Excel genera gráficos con sencillez. 10/06/09 www.urjc.es

4. El concepto de lo relacional en las bases de datos Podemos dividir todas las aplicaciones de bases de datos en dos grupos: simples (planas) y relacionales . Un ejemplo de una base de datos simple o plana es Excel , donde tenemos toda la información en un sola tabla. Esto implica que los datos comunes a varios registros tienen que repetirse para cada uno de estos registros. Un ejemplo sencillo: si tenemos una hoja de Excel con la información de clientes con los campos de Nombre, Empresa, Ciudad, Dirección y Teléfono, los datos que puedan ser comunes (en este caso Empresa y Ciudad) se repetirían para cada Cliente. En una base de datos relacional, como lo es Access , puede haber más de una tabla con relaciones entre ellas. Por ejemplo, además de tener la tabla de Clientes podríamos crear una o más tablas con elementos comunes (en nuestro caso podrían ser Ciudades y Empresas ) y a continuación crear relaciones entre esta tablas. 10/06/09 www.urjc.es

5. El concepto de lo relacional en las bases de datos Ejemplo: Tenemos una base de datos de un hospital. Si cada vez que viene un paciente al médico se le tiene que abrir una ficha, en poco tiempo los datos personales del paciente (dirección y teléfono) estarán repetidos muchas veces. Si esto se multiplica por todos los pacientes la base de datos contendrá gran cantidad de datos redundantes innecesarios, lo que aumentará su tamaño y la hará menos eficaz. Para hacer una base de datos como ésta se usarán necesariamente varias tablas que luego se relacionarán por un campo común en ambas. 10/06/09 www.urjc.es

6. El concepto de lo relacional en las bases de datos De esta manera se consigue que no haya datos repetidos. Con esta estructura cada vez que venga un paciente, no es necesario volver a introducir sus datos personales. Basta con introducir su código para que el Gestor de base de datos sepa de que paciente se trata. Para que se pueda establecer esta relación es necesario que las dos tablas contengan un campo en común (en este caso el código del médico). 10/06/09 www.urjc.es

7. El concepto de lo relacional en las bases de datos A esta forma de organizar la base de datos mediante distintas tablas relacionadas por campos comunes se le llama base de datos relacional . Cuando se utiliza solamente una tabla hablamos de una base de datos plana . No todos los programas de gestión de base de datos tienen esta capacidad de manejar bases de datos relacionales, por eso, antes de elegir uno deberemos considerar si necesitamos o no esta capacidad. Generalmente todos los programas de base de datos de propósito múltiple de última generación tienen capacidad relacional. Algunos de los más conocidos son Oracle, Fox, Access, FileMaker, 4D, Butler , etc. 10/06/09 www.urjc.es

8. El concepto de lo relacional en las bases de datos Otra base de datos posible para un hospital sería ésta: guardar sólo información sobre los pacientes, los doctores y las especialidades. Asumiendo que cada médico tiene sólo una especialidad, y que cada paciente tiene asignado un médico de cabecera la estructura de la base de datos sería ésta: 10/06/09 www.urjc.es

9. El concepto de lo relacional en las bases de datos Se observa que existen relaciones entre distintos objetos de la realidad. Estas relaciones deben respetarse para luego poder recuperar información de manera precisa y rápida. Esta base de datos relacional estará formada por tablas . con la característica de que las mismas se relacionan entre sí mediante uno o más campos . Se puede decir que cada objeto de la realidad será una tabla en nuestra base de datos y que hay que buscar la manera de reflejar las relaciones antes mencionadas. 10/06/09 www.urjc.es

10. El concepto de lo relacional en las bases de datos Hemos visto como lo relacional proporciona muchas ventajas frente a lo simple: permite ahorrarnos el tiempo que perderíamos ingresando una y otra vez la misma información. Y además nos ayuda a reducir el número de errores y facilita la tarea de actualización de datos. Aquí podéis ver un ejemplo de cómo Access maneja las relaciones. 10/06/09 www.urjc.es

11. Uso de las bases de datos El uso de una base de datos de un listín telefónico personal es muy distinto del uso de una base datos de un hospital, una empresa o un banco. El listín telefónico sólo lo utilizará una persona cada vez, mientras que las otras bases de datos necesitarán ser consultadas al mismo tiempo por muchas personas desde distintos sitios. En la base de datos de un hospital muchas personas pueden necesitar acceder a los datos de un paciente al mismo tiempo: una enfermera en una planta para conocer la dosis a suministrar de los medicamentos; el médico para estudiar el caso de ese paciente; y desde administración necesitarán los datos sobre ese paciente para elaborar el coste de su hospitalización. Todos ellos necesitarán por tanto hacer consultas o introducir nuevos datos. 10/06/09 www.urjc.es

12. Uso de las bases de datos Esto sería imposible si la base de datos estuviera situada en un ordenador al que no se puede acceder más que sentándose delante. Si se pusieran en varios sitios ordenadores con bases de datos iguales, al final del día y tras las operaciones que se hayan realizado, una base de datos ya no tendría nada que ver con otra y cualquier consulta posterior a cualquiera de ellas no sería fiable. Para este tipo de bases de datos con múltiples usuarios aparecieron las llamadas bases de datos de red. Estas están situadas en un único ordenador llamado servidor y se puede acceder a ellas desde terminales u ordenadores con un programa que permita el acceso a ellas (los llamados clientes ). Los Gestores de bases de datos de este tipo permiten que varios usuarios hagan operaciones sobre ella al mismo tiempo: uno puede hacer una consulta al mismo tiempo que otro, situado en un lugar diferente, está introduciendo datos en la base. 10/06/09 www.urjc.es

13. Uso de las bases de datos Gestores de este tipo son: Oracle, PL4, DB2 o SQL Server , que están pensados para este uso y no se emplean para bases de datos personales. FileMaker y Access , originariamente pensados para uso personal, tienen capacidades de red que hacen de ellos programas muy aptos para su empleo en bases de datos de pequeñas empresas, que no necesitan un número de accesos simultáneos muy alto. 10/06/09 www.urjc.es

14. Conceptos previos: Tablas, campos y registros Una tabla es una colección de datos con la misma estructura. Si se disponen los datos en una columna, esa columna siempre tiene el mismo tipo de datos, por ejemplo un número de carné, un nombre, etc. Cada tabla consta, pues, de un cierto numero de campos, en cada uno de los cuales se guarda un dato, que puede ser numérico, alfanumérico, fecha, etc. Un campo es cada una de las columnas de la tabla y el nombre de la columna es el nombre del campo. Un registro es cada una de las filas de la tabla, y está formado por el dato de cada uno de los campos almacenados en una misma operación. Ejemplo: una lista de clientes constituiría una tabla en Access. Esta tabla consta de 4 campos: Nombre_cliente, NIF_Cliente, Calle y Número. Cada uno de los clientes es un registro. 10/06/09 www.urjc.es

15. Conceptos previos: Tablas, campos y registros 10/06/09 www.urjc.es

16. Conceptos previos: ¿Qué es una base de datos? Una base de datos es un conjunto de tablas que se utilizan para gestionar un determinado tipo de información. Ejemplos: la base de datos de la gestión académica de una universidad, la base de datos de los pedidos de una empresa o la base de datos de Hacienda. Por lo tanto, la base de datos está constituida por la estructura de información y la información en ella contenida. Es frecuente denominar a Access como una base de datos. Para ser exactos Access es una aplicación de gestión de base de datos. Es la misma diferencia que existe entre un procesador de textos como Word y un documento de Word . Una base de datos consta de distintos objetos: tablas, índices, consultas, relaciones, informes, formularios , etc. Todos los objetos de una base de datos se almacenan físicamente en un sólo fichero. Este fichero tiene la terminación .md b . 10/06/09 www.urjc.es

17. Conceptos previos: Pantalla Lo que Access muestra en pantalla, tiene una estructura similar a cualquier ventana del entorno Windows. En ella podemos distinguir: Barra de Título: Consta de los siguientes elementos: Menú de control: contiene los comandos que permiten mover, minimizar, ampliar o cerrar una ventana cualquiera en Windows. Nombre de la aplicación: en este caso Microsoft Access, y nombre de la base de datos si su ventana está maximizada. Botón Minimizar: minimiza la aplicación en la barra de tareas. Botón Maximizar / Restaurar ventana: maximiza la pantalla mostrando la ventana a pantalla completa. Cuando la ventana está maximizada restaura el tamaño de la ventana al tamaño estándar. Botón Cerrar: cierra la aplicación. Barra de Menús: Contiene la lista de menús propios de Access. Se accede a ellos haciendo clic con el ratón. Dentro de estos menús se encuentran disponibles todos los comandos necesarios para realizar cualquier trabajo. Estos menús se adaptarán a la operación que se esté realizando, no mostrándose siempre los mismos. También son dinámicos y solo muestran las últimas operaciones realizadas. Si al abrir un menú nos encontramos que al final hay unas flechas indica que el menú contiene más elementos que se mostrarán si pulsamos esta flecha. 10/06/09 www.urjc.es

18. Conceptos previos: Pantalla Barras de Herramientas: Se encuentran debajo de la barra de menús, y muestran algunos botones para realizar diversas funciones. Estas barras de herramientas pueden ser modificadas por el usuario. Todo lo que se pueda hacer con un botón de una barra de herramientas, puede hacerse desde alguna opción de la barra de menús. Al igual que los menús son dinámicas. Barra de Estado: Aparece en la parte inferior de la pantalla, en ella se presenta una breve información acerca del elemento que ha sido seleccionado o del estado actual del entorno de Access. Paneles: Son unas barras de herramientas especiales que permiten realizar operaciones. Hay paneles para las tareas de inicio, portapapeles, etc. Área de Trabajo: Es la zona que se utiliza para trabajar con la base de datos. Contiene la base de datos que se ha abierto o creado en Microsoft Access. Se puede maximizar y minimizar como cualquier ventana de Windows. Dentro de esta área de trabajo aparecerá la base de datos con sus respectivos elementos: tablas, consultas, formularios, informes y macros. 10/06/09 www.urjc.es

19. Conceptos previos: Pantalla 10/06/09 www.urjc.es

20. Conceptos previos: Objetos de Access Tablas: La tabla es el tipo principal de objeto de una base de datos. El concepto de tabla se ha explicado al ver la relación de Excel con las bases de datos. Como resumen, una tabla es un conjunto de datos estructurados en columnas ( los campos ) y filas ( los registros ). En las tablas de la base de datos es donde se almacena toda la información de la base de datos. Consultas: Una consulta de selección es una operación realizada sobre la base de datos mediante la cual se realiza una selección de datos según un criterio. Esta consulta puede realizarse sobre una sola tabla o sobre varias. Las consultas también se pueden realizar sobre otras consultas previas o cualquier combinación de consultas y tablas. Además de las consultas de selección, existen también consultas de acción , de tal forma que el resultado de la consulta no es una respuesta con información de la base de datos, si no que es una acción sobre los mismos datos. Estas acciones pueden ser: insertar, borrar o modificar registros y crear nuevas tablas . 10/06/09 www.urjc.es

21. Conceptos previos: Objetos de Access 10/06/09 www.urjc.es

22. Conceptos previos: Objetos de Access Formularios: Es una ventana diseñada para la introducción y edición de datos. El formulario permite introducir, modificar, consultar y borrar los registros de la tabla o consulta para la que se ha diseñado. La ventaja frente a la presentación como hoja de datos es que los campos se presentan de manera más adecuada al usuario, con un diseño que ayuda a su comprensión, utilizando los controles más adecuados a cada tipo de información. Informes: Si el formulario es la forma idónea de introducir y editar los datos, la mejor forma de mostrarlos es mediante un informe en una página impresa o mediante su representación en la pantalla del ordenador. Access proporciona las herramientas para diseñar informes con gran flexibilidad y posee funciones para agrupar registros y mostrar totales y subtotales de los campos deseados. 10/06/09 www.urjc.es

23. Conceptos previos: Objetos de Access 10/06/09 www.urjc.es

24. Crear una base de datos nueva Al iniciar el programa se presentará el panel de Nuevo archivo , en el que podemos abrir y crear una base de datos. 10/06/09 www.urjc.es

25. Crear una base de datos nueva Si se selecciona Base de datos en blanco y se hace clic. Aparecerá otro cuadro de diálogo en el que se dará nombre a la base de datos que se va a crear. Se debe utilizar un nombre apropiado y relacionado con el contenido de la base de datos, para poder recuperarla con facilidad posteriormente. 10/06/09 www.urjc.es

26. Crear una base de datos nueva Se escribe el nombre en Nombre de archivo y se pulsa el botón crear. Desde esta ventana se trabajan las bases de datos de Access. Seleccionando las pestañas se accede a los distintos elementos que componen una base de datos; tablas, consultas, formularios, informes, macros y módulos. 10/06/09 www.urjc.es

27. Crear una base de datos nueva Para volver a esta ventana desde cualquier otra se pulsa el botón . Seleccionado el objeto adecuado y pulsando el botón ascvo , se crea un objeto del tipo seleccionado. El botón de la barra de herramientas cambia dependiendo del último objeto creado. Al pulsarlo se creará otro objeto similar al último creado. Si se quiere elegir otro objeto sólo hay que hacer clic sobre la flecha de la derecha. Se desplegará el menú de todos los elementos de Access. 10/06/09 www.urjc.es

28. Crear una base de datos nueva En este menú se encuentran todos los elementos que componen Access. Para crear uno de ellos, basta con situar el ratón por encima de él y hacer clic. 10/06/09 www.urjc.es

29. Crear una base de datos nueva Otra forma de crear un elemento de Access sin seleccionar la pestaña es a través del menú Insertar . 10/06/09 www.urjc.es

30. Tablas Para empezar a trabajar con una base de datos primero es necesario crear las tablas. Dentro de cada una hay que definir los campos que contendrán la información. Igual que cualquier otro objeto de la base de datos, hay varias formas de crear una tabla nueva: desde el menú. desde la barra de herramientas. desde la ventana de la base de datos. 10/06/09 www.urjc.es

31. Tablas: Creación desde el menú Para crear una tabla desde los menús hay que seleccionar el menú Insertar y dentro de este el comando Tabla . 10/06/09 www.urjc.es

32. Tablas: Creación desde el menú Aparece el siguiente cuadro de diálogo: 10/06/09 www.urjc.es

33. Tablas: Creación desde el menú Estas son las diferentes opciones que presenta Access para crear una tabla: Vista hoja de datos: crea una nueva tabla con formato de tabla. En la primera fila de la tabla aparecen los campos: Campo 1, Campo 2, etc., sobre los cuales se escriben los nombres de los campos. Vista diseño: permite crear los campos manualmente y configurar el diseño de la tabla. Asistente para tablas: el asistente pide las características de los campos y de la tabla y la genera automáticamente. Importar tabla: esta opción permite importar datos de otra base de datos, que no necesariamente tiene que estar creada por Access. Vincular tabla: crea vínculos entre las tablas importadas y las originales, las modificaciones que se efectúen en los datos se transmiten a aquéllas. 10/06/09 www.urjc.es

34. Tablas: Creación desde la barra de herramientas Para crear una tabla desde la barra de herramientas hay que pulsar el botón , y elegir el comando Tabla . Muestra el mismo cuadro de diálogo que si se hubiera realizado desde el menú insertar. 10/06/09 www.urjc.es

35. Tablas: Creación desde la ventana de la base de datos Para poder crear una tabla desde esta ventana hay que tener seleccionado el botón de la barra de objetos. 10/06/09 www.urjc.es

36. Tablas: Creación desde la ventana de la base de datos Ahora hay dos opciones: Pulsar el botón : Nos volverá a presentar el mismo diálogo de creación que el de la transparencia 32. Pulsar cualquiera de las tres ordenes que contiene la vista: Crear una tabla en vista diseño . Corresponde a Vista diseño de los puntos anteriores. Crear una tabla utilizando el asistente . Corresponde al Asistente para tablas. Crear una tabla introduciendo datos . Corresponde a Vista hoja de datos. Cualquiera de estas opciones es válida para crear una tabla. Pero las opciones a través de las cuales se crea personalmente una tabla son vista hoja de datos y vista diseño . Con la opción vista diseño se crea la estructura para luego rellenar los datos en vista hoja de datos . Pero también se puede empezar directamente en vista hoja de datos introduciendo información y Access crea la estructura automáticamente. Independientemente del método utilizado para crear una tabla, se puede emplear la vista diseño en cualquier momento para personalizar más la tabla, por ejemplo para agregarle campos nuevos. 10/06/09 www.urjc.es

37. Tablas: El asistente de creación de tablas El asistente consta de 3 fases: Elegir los campos de las tablas: Se elegirá el tipo de tablas que queremos que nos muestra y se seleccionarán las tablas para que muestre los campos que podemos elegir. 10/06/09 www.urjc.es

38. Tablas: El asistente de creación de tablas Nombre de tabla y clave principal: Se introducirá el nombre de la tabla y si queremos que Access elija la clave principal por nosotros o no. 10/06/09 www.urjc.es

39. Tablas: El asistente de creación de tablas Indicaremos si queremos modificar el diseño, introducir datos directamente o que el asistente cree un formulario para introducir los datos. 10/06/09 www.urjc.es

40. Tablas: Introduciendo datos Hacemos doble clic en la opción que está en azul: 10/06/09 www.urjc.es

41. Tablas: Introduciendo datos Obtenemos lo siguiente: 10/06/09 www.urjc.es

42. Tablas: Introduciendo datos En esta tabla ya se puede empezar a introducir datos, aunque antes conviene dar nombre a los campos. Para esto se hace doble clic sobre Campo1 y se escribe el nombre que se le quiera dar al campo. Los nombres de los campos tienen que cumplir unas normas: Pueden tener hasta 64 caracteres. Pueden incluir cualquier combinación de letras, números, espacios y caracteres especiales, excepto el punto (.), el signo de exclamación (!), el acento grave (`) y corchetes ([ ]). No pueden comenzar por un espacio en blanco. No pueden contener caracteres de control (valores ASCII de 0 a 31). No pueden incluir comillas dobles (") Nos se pueden repetir en la misma tabla. 10/06/09 www.urjc.es

43. Tablas: Introduciendo datos Para escribir el primer registro se sitúa el ratón sobre el campo y se escribe el primer dato. Para pasar a la siguiente columna se puede usar el ratón o la tecla tabulador [ ]. Siguiendo el mismo procedimiento, doble clic sobre la primera fila, se añaden los campos: apellidos, fecha de nacimiento y dirección. Access XP decidirá las características de los campos según los datos introducidos, pero es conveniente revisarlas antes de introducir más datos, esto se hace en el modo de vista diseño. 10/06/09 www.urjc.es

44. Tablas: Vista Diseño Parar pasar a la vista diseño, debemos seleccionar: Aparece una ventana donde se puede o bien definir un diseño para nuestra tabla, si no se había hecho antes, o bien se puede modificar o agregar campos nuevos. En una palabra, se puede cambiar el Diseño de la tabla. 10/06/09 www.urjc.es

45. Tablas: Vista Diseño 10/06/09 www.urjc.es Este diálogo se compone de tres partes. Arriba se nos muestran los campos, su tipo y la descripción. Abajo a la izquierda se nos muestra las propiedades del campo seleccionado y abajo a la derecha se nos muestra una ayuda sensible a lo que estemos realizando. En la parte superior tenemos tres columnas. En la primera columna se ven los nombres de los campos, en la segunda columna el tipo de datos que ha elegido automáticamente Access XP con los datos introducidos (si hemos creado la tabla en vista hoja de datos) y en la tercera una descripción que podemos introducir al campo que Access podrá usar cuando se creen formularios e informes .

46. Tablas: Vista Diseño 10/06/09 www.urjc.es Ahora veremos el significado de cada propiedad del campo que nos aparece en la Vista Diseño de nuestra tabla:

47. Tablas: Vista Diseño 10/06/09 www.urjc.es Tamaño del Campo: Aquí determinamos el espacio que queremos asignar al campo, el número máximo de caracteres que queremos almacenar. Para Texto este valor no puede ser mayor de 255. Para numérico por ejemplo, puede ser Entero Largo (entre -2.000 millones y 2.000 millones) o Doble (para valores decimales). Formato: Determina cómo se muestran los datos (por ejemplo moneda o fecha). Cuando un valor puede tener formato lo seleccionamos desde la lista desplegable.

48. Tablas: Vista Diseño 10/06/09 www.urjc.es Lugares decimales: Aquí seleccionamos el número de decimales que Access muestra en los campos de tipo Moneda o Numérico . Máscara de entrada: Esta propiedad sirve para introducir datos válidos en un campo. Por defecto no hay ninguna máscara de entrada pero en ocasiones nos puede ser útil (sobre todo para las fechas). Título: Es una propiedad opcional, nos sirve si queremos que el nombre de un campo en vista de Hoja de datos sea distinto del nombre del campo en la Vista Diseño .

49. Tablas: Vista Diseño 10/06/09 www.urjc.es Valor predeterminado: Nos puede ser útil si tenemos siempre el mismo valor en el campo (o casi siempre). Si por ejemplo en nuestra tabla de autores el apellido que más se repita es "García" podemos definirlo como el valor predeterminado. Para eso simplemente escribimos el valor predeterminado en la propiedad del campo o pulsamos el botón con " ... " para generar expresiones complejas. Regla de Validación y Texto de Validación: Son propiedades avanzadas que permiten limitar los valores que introducimos en un campo ( Regla ) y definir el mensaje de error cuando introducimos un valor prohibido por la regla ( Texto ). Requerido: Por defecto está puesto "No ", pero si lo seleccionamos Access no nos permitiría dejar un campo en blanco. Permitir longitud cero: Permitir o No las cadenas de longitud cero. Por defecto es "No" .

50. Tablas: Vista Diseño 10/06/09 www.urjc.es Indexado: El indexado permite acelerar los procesos de búsqueda y ordenación pero hace aumentar el tamaño de la base de datos. Por defecto solo la clave principal (si la tenemos) aparece indexada, para el resto de los campos es opcional. Las opciones de esta propiedad: Sí (Con duplicados): E l campo se indexará pero permitiría tener valores repetidos (duplicados) en más de un registro. Sí (Sin duplicados): El campo se indexará pero no admitirá valores duplicados. No: El campo no se indexará. Para obtener una vista de todos los campos que tengamos indexados pulsar el menú Ver / Índices o el botón "Índices" de la Barra de herramientas . Todo esto parece ser demasiada información pero en la práctica normalmente no necesitamos configurar cada una de estas propiedades, muchas veces es suficiente dejar los valores por defecto.

51. Tablas: Vista Diseño Ya podéis introducir todos los campos que queráis en la tabla, y definir el tipo de datos que vais introducir en cada campo. 10/06/09 www.urjc.es

52. Tablas: Vista Diseño Si estamos introduciendo una tabla nueva en Vista diseño, o al pasar de la vista de datos a vista diseño, Access pedirá que se le de un nombre a la tabla. A continuación aparecerá otro mensaje comunicando que no se ha creado una clave principal. Por el momento se pulsa No , ya que no se va a crear ahora, se verá más adelante en este manual. 10/06/09 www.urjc.es

53. Tablas: Tipos de Datos 10/06/09 www.urjc.es Valor Tipo de datos Tamaño Texto Texto o combinaciones de texto y números, así como números que no requieran cálculos, como los números de teléfono. Es el predeterminado. Hasta 255 caracteres o la longitud que indique la propiedad Tamaño del campo. Memo Estos campos son particularmente adecuados para dotar a cada registro de la tabla de un lugar para escribir todo tipo de comentarios. No es necesario definir su longitud, ya que la misma se maneja de manera automática, extendiéndose a medida que se le agrega información. El texto allí colocado no dispone de ninguna posibilidad de formato, ni de carácter ni de párrafo. Hasta 65.535 caracteres. Numérico Datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos. 1, 2, 4 u 8 bytes (16 bytes si el valor de la propiedad Tamaño del campo es Id. de réplica). Fecha/Hora Valores de fecha y hora. 8 bytes. Moneda Valores de moneda y datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos en los que estén implicados datos que contengan entre uno y cuatro decimales. La precisión es de hasta 15 dígitos a la izquierda del separador decimal y hasta 4 dígitos a la derecha del mismo. 8 bytes.

54. Tablas: Tipos de Datos 10/06/09 www.urjc.es Sí/No Valores Sí y No, y campos que contengan uno de entre dos valores (Sí/No, Verdadero/Falso o Activado/desactivado). 1 bit. Objeto OLE Objeto (como por ejemplo una hoja de cálculo de Excel, un documento de Word, gráficos, sonidos u otros datos binarios) vinculado o incrustado en una tabla de Access. Hasta 1 gigabyte (limitado por el espacio disponible en disco) Hipervínculo Almacena una ruta UNC o una URL. Hasta 64000 caracteres. Autonumérico Número secuencial (incrementado de uno a uno) único, o número aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla. Los campos Autonumérico no se pueden actualizar. 4 bytes (16 bytes si el valor de la propiedad Tamaño del campo es Id. La réplica). Asistente para búsquedas Crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado. Tamaño igual al del campo clave principal utilizado para realizar la búsqueda.

55. Tablas: Introducir datos en la tabla En Vista Hoja de Datos se pueden introducir datos. En el primer registro sólo aparecerá una fila. Se hace clic sobre ella y se escriben los datos en los campos. En el momento en que se empiece a escribir se añadirá una fila más. En la primera columna de la fila sobre la que esté escribiendo aparecerá un lápiz, y en la siguiente un asterisco. Para pasar de un campo a otro pulse Intro o Tabulador . Cuando se quiere añadir otro registro sólo se tiene que pinchar sobre la fila con el asterisco . 10/06/09 www.urjc.es

56. Tablas: Ejercicio1: Hospital: Se van a crear 3 tablas: Pacientes: Campos: Código del paciente, Nombre, Apellidos, Sexo, Fecha de nacimiento, DNI, Dirección, Población, Provincia y Teléfono. Médicos: Campos: Código del médico, Nombre, Apellidos, Departamento, Dirección, Teléfono, Fecha de nacimiento, DNI, y Salario. Visitas: Campos: Nº de visita, Fecha de visita, Código del paciente, Código del médico, Motivo de visita, Exploración, Pruebas realizadas, Diagnóstico. Además, tenéis que determinar el tipo de datos que corresponden a cada campo, y en cada una de las tablas. 10/06/09 www.urjc.es

57. Tablas: Ejercicio1: Hospital: Las tablas presentarán el siguiente aspecto: 10/06/09 www.urjc.es

58. Tablas: Ejercicio1: Hospital: Insertamos los siguientes registros: 10/06/09 www.urjc.es

59. Tablas: Ejercicio1: Hospital: 10/06/09 www.urjc.es

60. Tablas: Ejercicio2: Empresa: Se van a crear 6 tablas: Clientes: Campos: Id_Cliente, Nombre_Compañía, Nombre_Contacto, Cargo_Contacto, Dirección, Ciudad, Código_Postal, País, Teléfono y Fax. Empleados: Campos: Id_Empleado, Apellidos, Notas, Nombre, Cargo, Fecha_Nacimiento, Fecha_Contratación, Dirección, Código_Postal, Teléfono_Domicilio. Productos: Campos: Id_Producto, Nombre_Producto y Precio_Unidad. Pedidos: Campos: Id_Pedido, Id_Cliente, Id_Empleado, Fecha_Pedido, Fecha_Entrega, Fecha_Envío y Forma_Envío. Compañía de envíos: Campos: Id_Compañía_Envíos, Nombre_Compañía y Teléfono. Detalles de pedido: Campos: Id_Pedido, Id_Producto, Id_Compañía_Envíos, Precio_Unidad, Cantidad y Descuentos. 10/06/09 www.urjc.es

61. Tablas: Ejercicio 2: Empresa: Las tablas tendrán el siguiente aspecto: 10/06/09 www.urjc.es

62. Tablas: Ejercicio 2: Empresa: Insertamos los siguientes registros: 10/06/09 www.urjc.es

63. Tablas: Ejercicio 2: Empresa: 10/06/09 www.urjc.es

64. Tablas: Ejercicio3: Música: Se van a crear 2 tablas: Discos: Campos: Id_Disco, Título_Disco, Intérprete, Número_Copias, Disponible, Id_Tipo_Producto, Carátula y Tema_Principal. Tipo Productos: Campos: Id_Tipo_Producto e Tipo_Producto. 10/06/09 www.urjc.es

65. Tablas: Ejercicio 3: Música: Las tablas tendrán el siguiente aspecto: 10/06/09 www.urjc.es

66. Tablas: Ejercicio 3: Música: Insertamos los siguientes datos: 10/06/09 www.urjc.es

67. Tablas: Insertar imágenes Nos creamos una nueva base de datos, que vamos a llamar “Música” . Dentro de ella, creamos una tabla que se llame “Discos”. Esta tabla contendrá los siguientes campos: Id_Disco, Título_Disco, Intérprete, Número_Copias, Disponible, Tipo_Producto, Carátula y Tema_Principal . Una vez que están creados los campos, introducimos los siguientes registros: 10/06/09 www.urjc.es

68. Tablas: Insertar imágenes Una vez que tenemos los registros creados vamos a insertar las carátulas. Para insertar imágenes pinchamos con el botón derecho del ratón sobre la celda en la que queremos insertar la imagen, y a continuación en Insertar Objeto : 10/06/09 www.urjc.es

69. Tablas: Insertar imágenes Nos sale el siguiente menú, en el que elegimos la opción Imagen de Paintbrush , y luego damos a Aceptar : 10/06/09 www.urjc.es

70. Tablas: Insertar imágenes Se nos abre una ventana del Paint : 10/06/09 www.urjc.es

71. Tablas: Insertar imágenes A continuación nos vamos a la carpeta en la que tenemos los archivos BMP de imagen. Pinchamos con el botón derecho del ratón sobre la imagen que vamos a insertar. Abrir con Paint. 10/06/09 www.urjc.es

72. Tablas: Insertar imágenes Se nos abre otra ventana del Paint con la foto que hemos elegido: Pinchamos en el botón y seleccionamos la foto . Después hacemos Edición/Copiar . Nos vamos a la otra pantalla de Paint que se nos abrió. 10/06/09 www.urjc.es

73. Tablas: Insertar imágenes Hacemos Edición/Pegar . Pinchamos Archivo/Actualizar Discos: tabla . Por ultimo, Archivo/Salir y volver a Discos: tabla . 10/06/09 www.urjc.es

74. Tablas: Insertar imágenes Acabamos de insertar una imagen. La tabla tendrá el siguiente aspecto: 10/06/09 www.urjc.es

75. Tablas: Insertar sonido Hay tres posibles formatos para incrustar documentos de audio en una base de datos de Access: Clips multimedia: Se pueden insertar tanto archivos *.wav , como *.mp3 . Archivos de sonido: Sólo admite archivos *.wav . Paquetes El mejor de todos, y el que vamos a utilizar será Paquetes , aunque veremos como se crean cada uno de ellos. 10/06/09 www.urjc.es

76. Tablas: Insertar sonido Clip multimedia: Botón derecho del ratón/Insertar objeto. Aparece el siguiente menú: Pinchamos en “Clip Multimedia”, y damos a Aceptar . 10/06/09 www.urjc.es

77. Tablas: Insertar sonido Clip multimedia: Aparece el siguiente programa: Pinchamos Archivo/Abrir Elegimos el archivo que deseemos insertar, y obtenemos: 10/06/09 www.urjc.es

78. Tablas: Insertar sonido Clip multimedia: Pinchamos Archivo/Actualizar tabla . Por último pinchamos Archivo/Salir y volver a tabla . El inconveniente de este tipo de formato es que sólo se puede escuchar el archivo de sonido desde la tabla. Si quisiéramos escucharlo desde un formulario, por ejemplo, no podríamos. 10/06/09 www.urjc.es

79. Tablas: Insertar sonido Archivo de Sonido: De nuevo: botón derecho de ratón/Insertar objeto : Aparece el siguiente menú: Pinchamos en Archivo de Sonido, y Aceptar. 10/06/09 www.urjc.es

80. Tablas: Insertar sonido Aparece el siguiente programa ( grabadora de sonidos ). Este programa te permite crear un archivo *.wav , o abrir uno ya existente. Pinchamos Edición/Insertar archivo . Elegimos el archivo de sonido que deseamos. Finalmente, pinchamos en Archivo/Salir y volver a tabla . 10/06/09 www.urjc.es

81. Tablas: Insertar sonido El aspecto de la tabla sería el siguiente: Para escuchar los archivos de sonido, independientemente del formato elegido, hay que hacer doble click sobre el archivo deseado. 10/06/09 www.urjc.es

82. Tablas: Insertar sonido La última forma de insertar un archivo de sonido es la siguiente: Aparece el siguiente asistente: 10/06/09 www.urjc.es

83. Tablas: Insertar sonido Pulsamos Aceptar. Pulsamos Archivo/Importar : Elegimos el archivo que queremos incrustar: 10/06/09 www.urjc.es

84. Tablas: Insertar sonido Si queremos que aparezca un icono que indique que se trata de un archivo de sonido, pinchamos en Insertar icono : Y aparece el siguiente mensaje: Hacemos click en Aceptar , y aparece la siguiente ventana: Elegimos el icono que más nos guste para indicar que se trata de un archivo de sonido, y damos a Aceptar . 10/06/09 www.urjc.es

85. Tablas: Insertar sonido El resultado es el siguiente: Aunque todavía no hemos visto los formularios, quedaría así: 10/06/09 www.urjc.es

86. Tablas: Insertar un campo El campo Sexo se encuentra entre Apellidos y Fecha de Nacimiento. Para introducir un campo nuevo entre dos ya existentes pulsa la tecla . El campo insertado aparecerá sobre el campo que estaba seleccionado cuando se pulsó la tecla insertar campo en este caso, estaba seleccionado "Fecha de nacimiento", por lo tanto el nuevo campo se creará encima de él y se le pondrá el nombre "Sexo". Para introducir el nombre del campo "Sexo" se tiene que seleccionar el campo Fecha de nacimiento, y pulsar insertar campo : 10/06/09 www.urjc.es

87. Tablas: Mover un campo A continuación se va a mover el campo "DNI" y se va a situar debajo de "Fecha de nacimiento". Para mover el campo, primero se debe seleccionar haciendo clic sobre él. El campo cambia de color y a su izquierda aparece una flecha. Situando el cursor sobre esta flecha el cursor mismo se convierte en otra flecha. Si se pulsa en ese momento el botón del ratón se puede arrastrar el campo a la posición que se quiera. La tabla de pacientes quedará finalmente así: 10/06/09 www.urjc.es

88. Tablas: Editar registros Modificar registros: Es posible modificar los datos que contienen los registros introducidos, sin más que situar el cursor en el campo que se quiere modificar y establecer los cambios necesarios en el dato que contiene, pudiendo también eliminar el dato y dejar el campo en blanco o a cero. De este modo tan sencillo se pueden cambiar datos que han sido mal introducidos, modificar datos que han variado o bien introducir datos que no se habían introducido anteriormente. 10/06/09 www.urjc.es

89. Tablas: Editar registros Eliminar registros: Es posible que en alguna ocasión algunos de los registros introducidos en una base de datos dejen de ser necesarios. Su eliminación de la base de datos es sencilla si bien hay que tener presente que el proceso es irreversible , por lo cual hay que tener muy claro que el registro ya no va a ser necesario. Para eliminar un registro basta con activar el mismo, situando el cursor en uno de sus campos, y seleccionar la opción Eliminar registro del menú Editar , o bien hacer clic sobre el botón Eliminar registro de la barra de herramientas . Es posible eliminar varios registros a la vez, siempre que éstos estén contiguos. Para ello hay que seleccionar el primer registro haciendo clic sobre su selector (cuadro gris situado a la izquierda del primer campo de cada registro) y, sin soltar el botón del ratón, arrastrarlo hacia abajo hasta el último registro que se quiere eliminar. Los pasos siguientes son los mismos que para un registro, pudiendo también, en este caso, ser eliminados pulsando la tecla Supr . 10/06/09 www.urjc.es

90. Tablas: Modificar el aspecto de la tabla Modificar el tipo de letra: Hay que tener en cuenta que la modificación del tipo de letra afecta a la fuente con que se visualiza toda la tabla. Los pasos a seguir son: Seleccionar la opción Fuente del menú Formato . El cuadro de diálogo que aparece es el que muestra la figura siguiente. Establecer las opciones que se quieren modificar. Hacer clic sobre el botón Aceptar para aplicar el tipo de letra seleccionado en la tabla. 10/06/09 www.urjc.es

91. Tablas: Modificar el aspecto de la tabla Modificar el aspecto de las celdas: También en este caso los cambios realizados en cuanto al formato de las celdas afectarán a todas las de la tabla. Para establecer el formato de las mismas los pasos a seguir son: Seleccionar la opción Hoja de datos del menú Formato . Aparecerá el cuadro de diálogo Formato de hoja de datos . Activar las opciones que se precisen. Hacer clic sobre el botón Aceptar , para aplicar el formato seleccionado a la tabla. 10/06/09 www.urjc.es

92. Tablas: Modificar el aspecto de la tabla Modificar el ancho de las columnas: En muchas ocasiones es necesario modificar el ancho de las columnas de una tabla, con el fin de visualizar mejor los datos contenidos en las mismas, bien por no verse el dato completo (ensanchamos) o porque la columna es demasiado ancha en proporción al dato que contiene (estrechamos). Se puede modificar el ancho de la columna utilizando la opción Ancho de columna del menú Formato, aparecerá un cuadro de diálogo en el que se puede establecer el tamaño requerido. La opción Ajuste perfecto permite calcular el ancho exacto para que quepa el dato. El ancho afecta a la columna actual o a las seleccionadas previamente. 10/06/09 www.urjc.es

93. Tablas: Modificar el aspecto de la tabla Otra posibilidad es la de realizar la modificación directamente sobre la tabla mediante el ratón, los pasos a seguir en este caso son: Situar el puntero del ratón en la primera fila de títulos, sobre el borde derecho de la columna cuyo ancho se quiere modificar. Cuando el puntero del ratón tome forma de doble flecha negra, pulsar el botón izquierdo del ratón y, sin soltarlo, arrastrar el ratón hacia la derecha o la izquierda en función de si se quiere ampliar o reducir, respectivamente, el ancho de la columna (igual que en Excel). Una vez establecido el ancho adecuado soltar el botón del ratón. 10/06/09 www.urjc.es

94. Tablas: Modificar el aspecto de la tabla Para realizar el autoajuste con el ratón, hacer un doble clic sobre la línea de división de dos columnas, la columna de la izquierda quedará autoajustada. Si previamente se seleccionan varias columnas (haciendo clic en el nombre del campo y arrastrando hacia su derecha para abarcar y seleccionar los campos contiguos) el autoajuste afectará a todas las columnas seleccionadas. 10/06/09 www.urjc.es

95. Tablas: Modificar el aspecto de la tabla Modificar la altura de las filas: Al modificar la altura de una fila se modifica automáticamente la altura de todas las filas de la tabla. La forma de modificar la altura de las filas es similar a lo expuesto en el caso de las columnas, a través de la opción Alto de fila del menú Formato o mediante el ratón, situando el puntero del mismo sobre la columna de selección (a la izquierda del primer campo del registro) y cuando tome forma de doble flecha negra pulsar el botón izquierdo del ratón y arrastrar hasta conseguir la altura indicada. 10/06/09 www.urjc.es

96. Tablas: Modificar el aspecto de la tabla Desplazar columnas: Es posible modificar la colocación de los campos en la tabla, independientemente de la situación de los mismos en la estructura de la tabla. De este modo la visualización de los campos en la hoja de datos se puede adaptar a lo que en un momento dado se requiera. Los pasos a seguir para desplazar campos en una hoja de datos son: Hacer clic sobre el nombre del campo que se quiere mover, seleccionándose así toda la columna. Situar el puntero del ratón de nuevo sobre el nombre del campo y pulsar el botón izquierdo. Arrastrar el ratón, sin soltar el botón del mismo, a derecha o izquierda hasta colocar la columna en el lugar indicado. Una línea negra gruesa irá indicando la posición que tomará la columna que se está desplazando, tal y como muestra la figura. Una vez se alcance la posición indicada, soltar el botón del ratón . 10/06/09 www.urjc.es

97. Tablas: Modificar el aspecto de la tabla Ocultar y visualizar columnas: Es posible ocultar columnas de la hoja de datos con el fin de que no se visualicen los datos incluidos en ella, siendo el paso siguiente el de visualizar las mismas. Ocultar columnas: Los pasos a seguir para ocultar columnas son: Situarse en cualquier celda correspondiente a la columna que se quiera ocultar o bien seleccionar el campo por su columna. Seleccionar la opción Ocultar columnas del menú Formato . La columna indicada queda oculta de manera inmediata. Si se desean ocultar varias columnas a la vez, seleccionarlas y realizar el paso 2. 10/06/09 www.urjc.es

98. Tablas: Modificar el aspecto de la tabla Mostrar columnas: Para volver a visualizar las columnas que se hayan ocultado los pasos a seguir son: Seleccionar la opción Mostrar columnas del menú Formato . Aparece el cuadro de diálogo en el cual se muestran todos los campos de la tabla, teniendo los campos que permanecen ocultos desactivada la casilla de verificación. Activar la casilla de verificación de aquellas columnas que se quieren visualizar. Finalmente hacer clic en el botón Cerrar para visualizar las columnas. 10/06/09 www.urjc.es

99. Tablas: Clave principal La clave principal suele ser uno o varios de los campos de la tabla. El contenido de este campo identifica cada registro del campo de manera única. No se podrán introducir dos registros iguales o almacenar valores nulos en los campos de la clave principal. No es obligatorio que una tabla tenga clave principal, pero si es recomendable (sin clave no se pueden relacionar). Para la tabla “ Clientes ” se tiene que pensar que campo no se repite. Podría ser el campo “ Nombre ”, pero el nombre no es algo único. Los campos “Nombre” y “Apellidos” juntos también se podrían repetir en algún caso. Se podría usar el campo “ DNI ”, pero decidimos que queremos crear un código único para cada paciente. Se selecciona el campo “ Nombre ” y se inserta un campo. Se llama “ Id_Paciente ” y se elige el tipo de dato Autonumérico . Este tipo de dato hace que Access genere un número único a cada registro de la tabla. De esta forma es totalmente seguro que el campo no tendrá ningún registro repetido. 10/06/09 www.urjc.es

100. Tablas: Clave principal Es decir los datos de un paciente no aparecerán repartidos en tres veces, sino en una sola vez, de forma que cuando se quiera consultar el estado físico de un paciente se tendrá la seguridad de que ahí están todos sus datos médicos. Para establecer este campo como clave principal se hace clic sobre él y en la barra de Herramientas se pulsa el botón Establecer Clave Principal . También se puede realizar esta operación desde el Menú Edición/Establecer Clave Principal . 10/06/09 www.urjc.es

101. Tablas: Clave principal No se tiene que definir obligatoriamente una clave principal, pero normalmente es conveniente hacerlo. Si no se establece la clave principal, al cerrar la tabla aparece un cuadro de diálogo pidiendo que se establezca: Si se elige la opción "Si", Access creará automáticamente un campo Autonumérico que será la clave principal. 10/06/09 www.urjc.es

102. Tablas: Tipos clave principal En Microsoft Access existen tres tipos de clave principal: Autonumérico, Campo simple y Campos múltiples . Claves principales de Autonumérico Un campo Autonumérico puede establecerse para que el programa introduzca automáticamente un número secuencial cuando se agrega un registro a la tabla. Designar un campo de este tipo como clave principal de una tabla es la forma más sencilla de crear una clave principal. Cuando no se establece una clave principal antes de guardar una tabla recién creada, Microsoft Access pregunta si se desea que cree una clave principal automáticamente. Si se contesta afirmativamente, Microsoft Access creará una clave principal de Autonumérico. 10/06/09 www.urjc.es

103. Tablas: Tipos clave principal Claves principales de Campo simple: Si se tiene un campo que contiene valores exclusivos, como números de identificación o números de pieza, se puede designar ese campo como la clave principal. Si el campo seleccionado como clave principal tiene valores duplicados o Nulos, Microsoft Access no establece la clave principal. Claves principales de Campos múltiples: En situaciones en las que no se puede garantizar la exclusividad de un solo campo, se pueden designar dos o más campos como clave principal. La situación más común en la que surge este problema es en la tabla utilizada para relacionar otras dos tablas en una relación varios a varios. Si no se está seguro de poder seleccionar una combinación de campos apropiada para una clave principal de campos múltiples, probablemente resultará más conveniente agregar un campo Autonumérico y designarlo como la clave principal en su lugar. 10/06/09 www.urjc.es

104. Tablas: Ejercicio 1: Empresa: Clientes: Clave principal: Id_Cliente. Empleados: Clave principal: Id_Empleado. Productos: Clave principal: Id_Producto. Pedidos: Clave principal: Id_Pedido. Compañía de envíos: Clave principal: Id_Compañía_Envíos. Detalles de pedidos: Clave principal compuesta: Id_Pedido e Id_Producto. 10/06/09 www.urjc.es

105. Tablas: Ejercicio 1: Empresa: En el caso de la tabla de detalles de pedidos la clave está formada por dos campos, y se establece de la siguiente forma: Abrimos la tabla en modo diseño: 10/06/09 www.urjc.es

106. Tablas: Ejercicio1: Empresa: Mientras mantenemos pulsada la tecla CTRL seleccionamos los dos campos que formarán la clave principal ( Id_Producto e Id_Pedido ) pulsando en los botones de la izquierda. Pulsamos sobre el botón para establecer la clave quedando marcada la clave en ambos campos. 10/06/09 www.urjc.es

107. Tablas: Ejercicios 2 y 3: Hospital: Pacientes: Clave principal: Código del paciente. Médicos: Clave principal: Código del médico. Visitas: Clave principal: Nº de visita. Música: Discos: Clave principal: Id_Disco. Tipo Productos: Clave principal: Id_Tipo_Producto. 10/06/09 www.urjc.es

108. Tablas Guardar la tabla: Una vez haya definido la estructura de la tabla se pulsa el botón de Guardar o se elige Archivo/Guardar . El nombre que se le va a asignar a esta tabla es "Pacientes". Conviene guardar la tabla siempre que se realiza algún cambio. Abrir y trabajar una tabla: Para abrir una tabla de una base de datos ya existente, primero se tendrá que estar en esa base de datos. Para abrir una base de datos, se selecciona Archivo/Abrir , o se pulsa el botón . Aparecerá una ventana de diálogo con las diferentes bases de datos, se selecciona la que interese y se pulsa Aceptar . Una vez abierta la base de datos, siempre aparece la ventana de la base de datos, con múltiples pestañas. Se elige la pestaña y se hace clic sobre la tabla que se desea abrir. Se pulsa el botón Abrir , si se desea introducir datos, o Diseño si se desea añadir un campo o variar las propiedades de los campos. Una vez se encuentra dentro de una de estas dos opciones siempre se tiene la oportunidad de cambiar pulsando el botón cambiar de vistas: 10/06/09 www.urjc.es

109. Tablas: Relaciones Diferencia de una base de datos relacional: La diferencia de las bases de datos relacionales con respecto a una base de datos plana consiste en que los datos sólo se introducen una sola vez en una tabla, pero gracias a las relaciones pueden aparecer en las tablas que se quiera. Cualquier modificación sólo hay que realizarla una sola vez y automáticamente se realizará en todas las demás tablas. De este modo se ahorra mucho tiempo, espacio y exactitud en los datos que siempre estarán actualizados independientemente de la tabla en la que estemos. 10/06/09 www.urjc.es

110. Tablas: Relaciones Tipos de relaciones: Existen tres tipos de relaciones, que se explican a continuación. Más adelante se verá cómo quedan guardadas relaciones de este tipo en Access. Relación uno a uno: Cada registro de la tabla A se relaciona sólo con un registro de una tabla B y cada registro de la tabla B se relaciona sólo con un registro de la tabla A. Relaciones de este tipo se almacenan guardando en la tabla el identificador de la otra tabla con la que mantiene la relación. En la base de datos del hospital, un registro de la tabla de pacientes sólo se relaciona con un registro de la tabla médicos. 10/06/09 www.urjc.es

111. Tablas: Relaciones Relación uno a varios: Cada registro de la tabla A está relacionado con varios registros de la tabla B y cada registro de la tabla B está relacionado con un sólo un registro de la tabla A. Aplicando esto a nuestro ejemplo, una relación de este tipo se daría entre la tabla pacientes y la tabla médicos, ya que el mismo médico se hará cargo de varios pacientes. Un solo registro de la tabla de médicos se relaciona con varios registros de la tabla de pacientes. 10/06/09 www.urjc.es

112. Tablas: Relaciones Relación varios a varios: Cada registro de la tabla A puede estar relacionado con más de un registro de la tabla B y cada registro de la tabla B puede estar relacionado con más de un registro de la tabla A. En la base de datos del hospital tenemos dos tablas: médicos y pacientes, con una relación directa entre ellos, un médico podría atender a muchos pacientes y un mismo paciente podría ser atendido por varios médicos. Varios registros de la tabla de médicos se relacionaría con varios registros de la tabla de pacientes. Relaciones de este tipo se almacenan creando una tabla especial donde se colocan los identificadores de cada tabla y otros campos que puedan ser de utilidad, por ejemplo la fecha, la hora, comentarios acerca de la visita médica, etc. En la tabla Visitas, donde aparecen tanto el código del médico como el del paciente. 10/06/09 www.urjc.es

113. Tablas: Relaciones Ejemplo de relación varios a varios: T enemos la tabla “Pedidos" que contiene campos "Producto" y "Cliente" y mantiene la relación de uno a varios con las tablas "Productos" y "Clientes" que a su vez mantienen la relación de varios a varios entre sí. 10/06/09 www.urjc.es

114. Tablas: Relaciones Crear relaciones ente dos tablas: Para crear una relación entre las tablas de una base de datos primero es necesario cerrar todas las tablas. Con las tablas abiertas no se puede crear o modificar una relación. Para poder utilizar la integridad referencial será necesario que las tablas no tengan ningún registro. Desde la ventana Base de datos, se pulsa el botón o se selecciona el menú Herramientas/Relaciones . Automáticamente se abrirá la ventana Relaciones totalmente vacía. 10/06/09 www.urjc.es

115. Tablas: Relaciones Para añadir las tablas que van a estar relacionadas se pulsa el botón Mostrar tabla o se selecciona el menú Relaciones/Mostrar Tabla . Aparecerá una ventana con el listado de las tablas: 10/06/09 www.urjc.es

116. Tablas: Relaciones Se seleccionan aquellas tablas que van a formar parte de una relación y se pulsa Agregar . Después de pulsar Agregar en la ventana Relaciones aparecerá la tabla en un recuadro con todos los campos. Cuando ya no se quieran agregar mas tablas se pulsa el botón Cerrar . Quedará abierta únicamente la ventana Relaciones. 10/06/09 www.urjc.es

117. Tablas: Relaciones En este caso se van a incluir las tres tablas de nuestro ejemplo: Médicos, Pacientes y Visitas . Para crear las relaciones entre estas tres tablas se relacionará primero médicos con visitas y luego pacientes con visitas. 10/06/09 www.urjc.es

118. Tablas: Relaciones Para relacionar médicos con visitas el campo en común es el código del doctor. Este dato está almacenado en la tabla médicos, por tanto, el campo se arrastrará desde médicos hasta Visitas . Para arrastrar el campo primero se selecciona, se hace clic, y sin soltar el botón del ratón se arrastra hasta situar el cursor sobre el campo Código del doctor de la tabla Visitas . Al arrastrar el campo el cursor se convertirá en un rectángulo pequeño. Tras arrastrar el campo se abrirá esta ventana: 10/06/09 www.urjc.es

119. Tablas: Relaciones Dentro de la ventana hay dos columnas en las dos debe estar un campo con un contenido similar. No importa la coincidencia del nombre sino del contenido. Médicos es la tabla primaria en esta relación (es la que contiene los datos) y Visitas es la tabla secundaria (tomará los datos de médicos a través del campo común). Si se pulsa el botón Tipo de combinación , se abrirá una ventana explicando los tres tipos de combinaciones. Automáticamente aparece seleccionada la primera combinación. En este ejemplo se puede dejar así. 10/06/09 www.urjc.es

120. Tablas: Relaciones Integridad referencial: La integridad referencial es un conjunto de reglas de Access que garantizan que las relaciones entre los registros de tablas relacionadas son válidas y que no se eliminan ni modifican accidentalmente datos relacionados que satisfacen dicha relación. Sirve para aumentar la seguridad en el tratamiento de los datos que coexisten entre dos tablas relacionadas. 10/06/09 www.urjc.es

121. Tablas: Relaciones Exigir integridad referencial: La integridad referencial son unas normas que mantienen la coherencia de datos entre dos tablas relacionadas. Estas normas son: No puede haber registros en la tabla secundaria que no estén en la primaria. No se puede borrar un registro de la tabla principal si hay registros en la secundaria. Para poder exigir integridad referencial en una relación de uno a varios es necesario que : El campo relacionado de la tabla principal sea la clave principal. Los campos contengan el mismo tipo de datos a excepción de que la relación se establezca entre un campo de tipo Autonumérico y un campo de tipo Numérico , siempre y cuando este último sea un Entero largo (por lo tanto los dos campos con la misma longitud: entero largo). No se pueden relacionar un campo de texto con uno de fecha, o uno numérico con uno de texto. Ambas tablas deben pertenecer a la misma base de datos . 10/06/09 www.urjc.es

122. Tablas: Relaciones Cuando se establece la integridad referencial (marcando la casilla pertinente en el panel de modificar relaciones) se van a cumplir obligatoriamente, las siguientes reglas: No podemos introducir un valor para ese campo en la tabla relacionada si antes no ha sido introducido en la tabla principal. Ejemplos: No podemos tener en la tabla de pedidos un pedido realizado por un código de cliente que no exista. No podemos tener o anotar en la tabla de participantes un participante con un número de socio que no exista en la tabla relacionada de socios (habría que dar de alta al participante previamente en la tabla socios. Una buena opción sería colocar en el formulario de inscripciones un botón de comando que nos lleve y abra el formulario de socios para poderle dar de alta. Al cerrar el formulario de socios una vez dado de alta, regresaríamos al formulario de inscripciones y como ese nuevo socio ya existe en la tabla de socios, nos permitiría su entrada). No podremos introducir tampoco a un empleado un código de entidad bancaria si no se ha introducido esa entidad previamente en la tabla entidades. No se puede asignar a un trabajador un código de categoría si esa categoría no está dada de alta en la tabla categorías. No se puede añadir un pedido en una tabla de pedidos de un artículo si el artículo no existe previamente en la tabla de artículos. 10/06/09 www.urjc.es

123. Tablas: Relaciones No se puede eliminar un registro de una tabla principal si existen registros coincidentes en la tabla relacionada. Ejemplos: No podemos eliminar un cliente que está en la tabla de pedidos, es decir está realizando un pedido. No podemos eliminar un socio que está en la tabla de participaciones. No podremos eliminar una entidad bancaria mientras existe un empleado que domicilie su nómina por ella, no podremos eliminar una categoría profesional de la empresa mientras algún empleado la tenga asignada. No se podría borrar un artículo mientras existen pedidos de ese artículo en la tabla de pedidos. No se podría dar de baja un vehículo (de una base de datos de un ayuntamiento) mientras en la tabla relacionada multas existan multas sobre ese vehículo. No se puede cambiar un valor de clave principal en la tabla principal si el registro tiene registros relacionados. Ejemplos: No podríamos cambiar el número de cliente en la tabla de clientes si este cliente en este momento esta realizando un pedido, es decir está en la tabla pedidos. No podríamos cambiar el número de socio en la tabla de socios si este socio en este momento esta participando en un torneo, es decir está en la tabla participaciones. 10/06/09 www.urjc.es

124. Tablas: Relaciones Si se quiere exigir el cumplimiento de estas reglas, hay que seleccionar la casilla de verificación Exigir integridad referencial al crear la relación. Muy Importante: Esta opción es muy arriesgada ya que en Access una vez que se elimina un registro ya no se puede volver a recuperar. Es fundamental llevar una buena política de copias de seguridad. 10/06/09 www.urjc.es

125. Tablas: Relaciones Access verificará que los campos cumplen todas las condiciones para que haya integridad referencial. Si no se cumplen todas las condiciones no permitirá que esa relación tenga integridad referencial. Quedan activadas las dos acciones siguientes: Actualizar en cascada los campos relacionados: se está indicando que si se modifica el valor de un campo desde un lado de la relación automáticamente se actualicen en todos los registros relacionados. Eliminar en cascada los registros relacionados: si se borra un registro de un lado de la relación se borrarán automáticamente todos los registros que estaban relacionados con él. 10/06/09 www.urjc.es

126. Tablas: Relaciones Al establecer la integridad referencial en la figura siguiente se observa que la relación es uno (1) a varios ( ∞ ), un cliente (cuyos datos se encuentran en la tabla Clientes) puede haber realizado varios pedidos (los datos de éstos se encuentran en la tabla Pedidos). 10/06/09 www.urjc.es

127. Tablas: Relaciones Cuando ya se han especificado las características de la relación se pulsa el botón Crear . Entre las dos tablas relacionadas aparecerá una línea. Esta línea simboliza la relación entre las dos tablas. Si la relación cumple la integridad referencial la línea será más gruesa. En nuestro ejemplo del hospital: 10/06/09 www.urjc.es

128. Tablas: Relaciones A continuación se creará la relación entre Pacientes y Visitas . Y se exigirá integridad referencial en las dos relaciones. Para exigir la integridad referencial se hace doble clic sobre la línea de relación , se volverá abrir la ventana de la relación. 10/06/09 www.urjc.es

129. Tablas: Relaciones Una vez se ha terminado de crear las relaciones entre las tablas se guardan. Para guardar se selecciona el botón guardar o el menú Archivo/Guardar . Después de guardar ya se puede cerrar la ventana de relaciones. Si se cierra antes de guardar, se abrirá un mensaje de aviso. Access permite guardar las relaciones en la Base de Datos . Esto será muy importante para que siempre que se lleven a cabo modificaciones en los datos se tenga en cuenta que las relaciones están presentes entre los mismos y no se puedan infringir las reglas de consistencia vigentes. 10/06/09 www.urjc.es

130. Tablas: Relaciones Modificar y eliminar relaciones: Ambas operaciones se realizan desde la Ventana de relaciones , como ya se ha comentado anteriormente. Para modificar una relación los pasos a seguir son: Hacer clic sobre la línea de la relación que se quiere modificar, ésta se visualizará con un trazo más grueso, indicando que está seleccionada. Seleccionar la opción Modificar relación del menú Relaciones . Se muestra el mismo cuadro de diálogo que aparecía al crear la relación. Realizar las modificaciones necesarias. Hacer clic sobre el botón Aceptar . Para eliminar una relación , basta con seleccionar la relación que se quiere eliminar y pulsar a continuación la tecla Supr (o seleccionar la opción Eliminar del menú Edición ). 10/06/09 www.urjc.es

131. Tablas: Ejemplos Ejemplo 1: Supongamos que en la federación de golf (ejemplo de la base de datos Socios del Club) se ha asignado un responsable tutor por cada uno de los niveles de juego de forma que a cada jugador le pasa a corresponder un responsable deportivo en virtud de si su nivel de juego es principiante, medio o senior. Dicho tutor, tiene unos datos que lo identifican, tales como son su nombre, apellidos, teléfono de contacto, fax, dirección de e-mail, dirección de oficina. Sería preciso que en el registro de cada socio se dispusiera de toda la información de su tutor o responsable deportivo. Tras un análisis de la nueva situación, se deduce que si en la tabla socios agregamos tantos campos como para albergar la información de dichos tutores, a todos los socios con el mismo nivel de juego, les va a corresponder el mismo tutor, con lo que todos los datos del tutor estarían repetidos de forma masiva y redundante en la tabla socios (ocupando mucho espacio y lentificando el proceso básicamente). Quizás la mejor solución sea, en este caso, definir otra tabla llamada Tutores, en la que deberá existir un registro para cada nivel de juego y por lo tanto para cada tutor. 10/06/09 www.urjc.es

132. Tablas: Ejemplos La estructura de la tabla sería la siguiente: Se introducirán los datos de los niveles junto a sus responsables. Pero, ¿De que manera podríamos enlazar o relacionar esta nueva tabla de tutores con la gran tabla de socios? 10/06/09 www.urjc.es

133. Tablas: Ejemplos Será necesario relacionar el nivel de juego de cada socio de la tabla de socios con en código de nivel de la tabla de tutores. Pero como son de distinto tipo (texto “en socios” frente a numérico “en tutores”) no se podrá. La solución es sustituir en la tabla de socios el campo nivel por el campo codnivel (por ejemplo) de tipo numérico y luego colocar a cada socio un código (el que corresponde a su nivel de juego) en este campo de acuerdo a los niveles y tutores introducidos en la tabla de tutores (1, 2 o 3). Se deberá crear en la tabla de socios el campo codnivel . Mediante tres consultas de actualización, a aquellos que tengan nivel de juego principiante, actualizaremos ese nuevo campo codnivel (de la tabla de socios) a 1. De igual manera, los socios con nivel senior actualizaremos a 2 su campo codnivel . Y a 3 el campo codnivel de los socios con nivel senior. 10/06/09 www.urjc.es

134. Tablas: Ejemplos A continuación deberemos (de forma recomendada, aunque en este ejemplo no lo borremos) eliminar el campo nivel de la tabla socios ya que, a partir de ahora, se conocerá el nivel de juego gracias a un código en la tabla de socios, que se corresponderá con uno de los niveles y tutores de la tabla tutores. Ahora tendremos que establecer la relación (en la pantalla de relaciones) de acuerdo a la siguiente pantalla: 10/06/09 www.urjc.es

135. Tablas: Ejemplos 10/06/09 www.urjc.es A partir de este momento, podríamos crear consultas, formularios e informes en donde aparecen ambas tablas implicadas, eso si, previamente relacionadas.

136. Tablas: Ejemplos Ejemplo 2: Supongamos un ejemplo superficial de gestión de sanciones de tráfico en una localidad. Existen diferentes tipos de sanción (tipos de multa), diferentes guardias o agentes, los vehículos, los cuales pertenecen a un ciudadano o propietario, y por supuesto sanciones. Las sanciones las "pone" un agente a un vehículo, un determinado día, a una hora, en un lugar, y esa infracción es de un determinado tipo de entre las que se pueden sancionar. Un ciudadano puede tener mas de un vehículo. La información habrá que disgregarla en diferentes tablas, (la de vehículos se supone que la facilita tráfico con todos los vehículos), que deberán estar relacionadas. 10/06/09 www.urjc.es

137. Tablas: Ejemplos La siguiente imagen muestra un posible planteamiento: 10/06/09 www.urjc.es

138. Tablas: Relaciones: Ejercicio 1: Hospital: La siguiente imagen muestra el resultado: 10/06/09 www.urjc.es

139. Tablas: Relaciones: Ejercicio 2: Empresa: La siguiente imagen muestra el resultado: 10/06/09 www.urjc.es

140. Ejercicio 3 de Relaciones de Tablas Ejemplo de una base de datos de una Universidad . La base de datos va a tener cinco tablas: “Alumnos” , “Asignaturas” , “Profesores” , “Departamentos” y “Matrículas” . Tabla Alumno: Campos: DNI, Nombre, Apellido1, Apellido2, Teléfono, Calle, Ciudad, Provincia, Fecha Nacimiento, Estado Civil. Clave Principal: DNI 10/06/09 www.urjc.es

141. Ejercicio 3 de Relaciones de Tablas Tabla Asignatura: Campos: Código Asignatura, Nombre, Créditos, DNI, Curso, Departamento. Clave Principal: Código Asignatura. 10/06/09 www.urjc.es

142. Ejercicio 3 de Relaciones de Tablas Tabla Profesores: Campos: DNI, Nombre, Apellido 1, Apellido 2, Fecha Nacimiento, Calle, Ciudad, Provincia, Estado Civil, Código Departamento, Cargo. Clave Principal: DNI. Tabla Departamentos: Campos: Código Departamento, Nombre Departamento. Clave Principal: Código Departamento. 10/06/09 www.urjc.es

143. Ejercicio 3 de Relaciones de Tablas Tabla Matricula: Y sabiendo que un alumno se puede matricular de muchas asignaturas y que una asignatura a su vez puede tener muchos alumnos matriculados, y que un profesor puede impartir varias asignaturas, y una asignatura puede ser impartida por varios profesores, podemos definir esta tabla como: Campos: DNI Alumno, DNI Profesor, Código Asignatura, Curso Académico, Nota. Clave Principal: DNI Alumno, DNI Profesor, Código Asignatura. 10/06/09 www.urjc.es

144. Ejercicio 3 de Relaciones de Tablas Introducción de datos: 10/06/09 www.urjc.es

145. Ejercicio 3 de Relaciones de Tablas Introducción de datos: 10/06/09 www.urjc.es

146. Ejercicio 3 de Relaciones de Tablas Creación de Relaciones: Seleccionamos la opción Relaciones de la barra de herramientas. Agregamos las 5 tablas de nuestra base de datos y establecemos las relaciones entre ellas, de forma que el e esquema quede del siguiente modo: 10/06/09 www.urjc.es

147. Tablas: Propiedades de los campos Cada campo de una tabla dispone de una serie de características que proporcionan un control adicional sobre la forma de funcionar del campo . Las propiedades aparecen en la parte inferior izquierda de la ventana Diseño de tabla cuando tenemos un campo seleccionado. 10/06/09 www.urjc.es

148. Tablas: Propiedades de los campos Las propiedades se agrupan en dos fichas, la ficha General donde indicamos las características generales del campo y la ficha Búsqueda en la que podemos definir una lista de valores válidos para el campo. Las propiedades de la ficha General pueden cambiar para un tipo de dato u otro mientras que las propiedades de la ficha Búsqueda cambian según el tipo de control asociado al campo. Hay que tener en cuenta que si se modifican las propiedades de un campo después de haber introducido datos en él se pueden perder estos datos introducidos. A continuación se explican las propiedades de que disponemos según los diferentes tipos de datos. 10/06/09 www.urjc.es

149. Tablas: Tamaño del campo Para los campos Numérico , las opciones son: Byte: (equivalente a un carácter) para almacenar valores enteros entre 0 y 255. Entero: para valores enteros comprendidos entre -32.768 y 32.767. Entero largo: para valores enteros comprendidos entre -2.147.483.648 y 2.147.483.647. Simple: para la introducción de valores comprendidos entre -3,402823E38 y -1,401298E-45 para valores negativos, y entre 1,401298E-45 y 3,402823E38 para valores positivos. Doble: para valores comprendidos entre -1,79769313486231E308 y -4,94065645841247E-324 para valores negativos, y entre 1,79769313486231E308 y 4,94065645841247E-324 para valores positivos. Id. de réplica: se utiliza para claves autonuméricas en bases réplicas. Decimal: para almacenar números entre -10^28-1 y 10^28-1. 10/06/09 www.urjc.es

150. Tablas: Tamaño del campo Para los campos Texto , esta propiedad determina el número máximo de caracteres que se pueden introducir en el campo. Siendo por defecto de 50 caracteres y valor máximo de 255 . Los campos Autonumérico son Entero largo . A los demás tipos de datos no se les puede especificar tamaño. 10/06/09 www.urjc.es

151. Tablas: Formato del campo Esta propiedad se utiliza para personalizar la forma de presentar los datos en pantalla o en un informe. Se puede establecer para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y Autonumérico . Para los campos Numérico y Moneda , las opciones son: Número general: presenta los números tal como fueron introducidos. Moneda: presenta los valores introducidos con el separador de millares y el símbolo monetario asignado en Windows como puede ser €. Euro: utiliza el formato de moneda, con el símbolo del euro. Fijo: presenta los valores sin separador de millares. Estándar: presenta los valores con separador de millares. Porcentaje: multiplica el valor por 100 y añade el signo de porcentaje (%). Científico: presenta el número con notación científica. 10/06/09 www.urjc.es

152. Tablas: Formato del campo Los campos Fecha/Hora tienen los siguientes formatos: Fecha general: si el valor es sólo una fecha, no se muestra ninguna hora; si el valor es sólo una hora, no se muestra ninguna fecha. Este valor es una combinación de los valores de Fecha corta y Hora larga. Ejemplos: 3/4/93, 05:34:00 PM y 3/4/93 05:34:00 PM. Fecha larga: se visualiza la fecha con el día de la semana y el mes completo. Ejemplo: Lunes 21 de agosto de 2000. Fecha mediana: presenta el mes con los tres primeros caracteres. Ejemplo: 21-Ago-2000. Fecha corta: se presenta la fecha con dos dígitos para el día, mes y año. Ejemplo: 01/08/00. El formato Fecha corta asume que las fechas comprendidas entre el 1/1/00 y el 31/12/29 son fechas comprendidas entre los años 2000 y el 2029 y las fechas comprendidas entre el 1/1/30 y el 31/12/99 pertenecen al intervalo de años entre 1930 y 1999. Hora larga: presenta la hora con el formato normal. Ejemplo: 17:35:20. Hora mediana: presenta la hora con formato Pm o Am. Ejemplo: 5:35 Pm. Hora corta: presenta la hora sin los segundos. Ejemplo: 17:35. 10/06/09 www.urjc.es

153. Tablas: Formato del campo Formatos Número y Moneda: Formato Fecha/Hora: 10/06/09 www.urjc.es

154. Tablas: Formato del campo Los campos Sí/No disponen de los formatos predefinidos Sí/No , Verdadero/Falso y Activado/Desactivado . Sí, Verdadero y Activado son equivalentes entre sí, al igual que lo son No, Falso y Desactivado . El control predeterminado para un dato Sí/No es la casilla de verificación por lo que en la vista Hoja de Datos los datos de este tipo aparecen como una casilla de verificación y no se ve el efecto de la propiedad formato. Si queremos ver el efecto tenemos que cambiar el control predeterminado en la ficha Búsqueda de las propiedades del campo, en la propiedad Mostrar control elegir el Cuadro de texto como te mostramos a continuación. Los campos Texto y Memo no disponen de formatos predefinidos, para los campos Texto se tendrían que crear formatos personalizados. 10/06/09 www.urjc.es

155. Tablas: Lugares decimales Esta propiedad nos permite indicar el número de decimales que queremos asignar a un tipo de dato Numérico o Moneda . 10/06/09 www.urjc.es

156. Tablas: Título Se utiliza esta propiedad para indicar cómo queremos que se visualice la cabecera del campo. Por ejemplo, si un campo se llama Fnac e indicamos Fecha de nacimiento como valor en la propiedad Título , en la cabecera del campo Fnac veremos Fecha de nacimiento . 10/06/09 www.urjc.es

157. Tablas: Valor predeterminado El valor predeterminado es el valor que se almacenará automáticamente en el campo si no introducimos ningún valor. Se suele emplear cuando se sabe que un determinado campo va a tener la mayoría de las veces el mismo valor, se utiliza esta propiedad para indicar o especificar cuál va a ser ese valor y así que se introduzca automáticamente en el campo a la hora de introducir los datos de la tabla. Por ejemplo, si tenemos la tabla Clientes con el campo Provincia y la mayoría de clientes son de la provincia Madrid , se puede introducir ese valor en la propiedad Valor predeterminado del campo Provincia y así a la hora de introducir los diferentes clientes, automáticamente aparecerá el valor Madrid y no lo tendremos que teclear. Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE, y el Autonumérico . 10/06/09 www.urjc.es

158. Tablas: Valor predeterminado Los campos Memo y Texto cuentan con esta propiedad para controlar que no se puedan introducir valores de cadena que no contengan caracteres o estén vacíos. 10/06/09 www.urjc.es

159. Tablas: Máscaras de entrada: Una máscara de entrada es un formato que asignamos para la introducción de valores en el campo. Se utiliza la máscara de entrada para facilitar la entrada de datos y para controlar los valores que los usuarios pueden introducir. Por ejemplo, puedes crear una máscara de entrada para un campo Número de teléfono que muestre exactamente cómo debe introducirse un número nuevo: (___) ___-____. Access dispone de un Asistente para máscaras de entradas que nos facilita el establecer esta propiedad, y al cual accederemos al hacer clic sobre el botón que aparece a la derecha de la propiedad a modificar una vez activada dicha propiedad. También podemos definir nuestras propias máscaras de entrada. Esta propiedad sólo se puede utilizar en campos con formato “texto” o “fecha” . La propiedad Máscara de entrada puede contener hasta tres secciones separadas por signos de punto y coma (;) . 10/06/09 www.urjc.es

160. Tablas: Máscaras de entrada: 10/06/09 www.urjc.es Sección Descripción Primera Especifica la máscara de entrada propiamente dicha, por ejemplo, !(999) 999-9999. Para ver una lista de los caracteres que puedes utilizar para definir la máscara de entrada, mira la tabla que aparece a continuación. Segunda Especifica si Access almacena los caracteres de visualización literales en la tabla al introducir datos. Si utilizas 0 para esta sección, todos los caracteres de visualización literales (por ejemplo, el paréntesis de una máscara de entrada de un número de teléfono) se almacenan con el valor; si introduces 1 o dejas esta sección en blanco, sólo se almacenan los caracteres introducidos en el control. Tercera Especifica el carácter que Access muestra para el espacio en el que el usuario debe escribir un carácter en la máscara de entrada. Para esta sección puedes utilizar cualquier carácter; para mostrar una cadena en blanco, utiliza un espacio entre comillas (“ ").

161. Tablas: Máscaras de entrada: Al crear una máscara de entrada, puedes utilizar caracteres especiales para hacer que la introducción de determinados datos (por ejemplo, el código de área de un número de teléfono) sea obligatoria y que los demás datos sean opcionales (como la extensión de teléfono). Estos caracteres especifican el tipo de datos, como el número o el símbolo que se debe introducir para cada carácter de la máscara de entrada. 10/06/09 www.urjc.es

162. Tablas: Máscaras de entrada: Puedes definir una máscara de entrada utilizando los siguientes caracteres: 10/06/09 www.urjc.es Carácter Definición 0 Dígito (0 a 9, entrada obligatoria). 9 Dígito o espacio (entrada no obligatoria). # Dígito o espacio (entrada no obligatoria; los espacios se muestran en blanco en el modo Edición, pero se eliminan cuando se guardan los datos; signos más y menos permitidos). L Letra (A a Z, entrada obligatoria). ? Letra (A a Z, entrada opcional). A Letra (A a Z, entrada obligatoria). a Letra, espacio o dígito (entrada opcional). & Cualquier carácter o un espacio (entrada obligatoria). C Cualquier carácter o un espacio (entrada opcional). . , : ; - / Marcador de posición decimal y separadores de miles, hora y fecha. < Hace que todos los caracteres se conviertan a minúsculas. > Hace que todos los caracteres se conviertan a mayúsculas. \ Hace que el carácter siguiente se muestre como un carácter literal (por ejemplo, \A se muestra sólo como A).

163. Tablas: Máscaras de entrada: Ejemplo 1: Empresa: Abrimos la base de datos “Empresa” . Abrimos la tabla “Pedidos” en modo diseño, y señalamos el campo “Fecha_Pedidos” . 10/06/09 www.urjc.es

164. Tablas: Máscaras de entrada: Ejemplo 1: Empresa: Nos situamos con el ratón en la propiedad máscaras de entrada, y hacemos clic sobre el botón , que abrirá el asistente de máscaras de entrada. Seleccionamos la opción fecha corta o fecha mediana , según se prefiera, y pulsamos siguiente . 10/06/09 www.urjc.es

165. Tablas: Máscaras de entrada: Ejemplo 1: Empresa: Aparece el siguiente menú, que nos permite hacer pruebas, y elegir el carácter marcador. 10/06/09 www.urjc.es

166. Tablas: Máscaras de entrada: Ejemplo 1: Empresa: Hacemos clic en siguiente : Por último, hacemos clic en finalizar . 10/06/09 www.urjc.es

167. Tablas: Máscaras de entrada: Ejemplo 1: Empresa: El resultado es el siguiente: 10/06/09 www.urjc.es

168. Tablas: Máscaras de entrada: Ejemplo 1: Empresa: Ahora, vamos a hacer una prueba. Nos vamos a la tabla pedidos en vista hoja de datos parta introducir un nuevo registro: 10/06/09 www.urjc.es

169. Tablas: Máscaras de entrada: Ejemplo 2: Empresa: Ahora, vamos a abrir la tabla “Empleados” en modo diseño. Vamos a hacer que no se puedan introducir números de teléfono incorrectos. Los únicos números que aceptará nuestra tabla serán los que empiecen por “91” , y que en total no tengan más de 9 dígitos . 10/06/09 www.urjc.es

170. Tablas: Máscaras de entrada: Ejemplo 2: Empresa: Señalamos la opción Número de teléfono , y hacemos clic en siguiente . 10/06/09 www.urjc.es

171. Tablas: Máscaras de entrada: Ejemplo 2: Empresa: Aparece el siguiente menú: 10/06/09 www.urjc.es

172. Tablas: Máscaras de entrada: Ejemplo 2: Empresa: Lo transformamos hasta que tenga el siguiente aspecto: Hacemos clic en siguiente . 10/06/09 www.urjc.es

173. Tablas: Máscaras de entrada: Ejemplo 2: Empresa: Aparece el siguiente menú: Seleccionamos la primera opción, y hacemos clic en siguiente . 10/06/09 www.urjc.es

174. Tablas: Máscaras de entrada: Ejemplo 2: Empresa: Por último hacemos clic en finalizar . 10/06/09 www.urjc.es

175. Tablas: Máscaras de entrada: Ejemplo 2: Empresa: Si guardamos la tabla y la cerramos y a continuación la volvemos a abrir, el resultado es el siguiente: 10/06/09 www.urjc.es

176. Tablas: Máscaras de entrada: Ejemplo 2: Empresa: Tenemos que transformarlo de la siguiente manera: 10/06/09 www.urjc.es

177. Tablas: Máscaras de entrada: Ejemplo 2: Empresa: Si intentáramos introducir un nuevo registro en esta tabla aparcería lo siguiente: 10/06/09 www.urjc.es

178. Tablas: Máscaras de entrada: Ejemplo 3: Música: Abrimos la tabla “Clientes” en modo diseño. En este caso, los clientes pueden ser de varias provincias españolas y por tanto, la única condición que queremos imponer es que todos los teléfonos empiecen por 9, y tengan 9 dígitos en total. 10/06/09 www.urjc.es

179. Tablas: Máscaras de entrada: Ejemplo 3: Música: El resultado es el siguiente: 10/06/09 www.urjc.es

180. Tablas: Máscaras de entrada: Ejemplo 3: Música: Si sustituyéramos los ceros por nueves: 10/06/09 www.urjc.es

181. Tablas: Máscaras de entrada: Ejemplo 3: Música: Al introducir el nuevo teléfono, aparecería el nueve como primer dígito obligatorio, pero no nos obliga a introducir 9 dígitos en total. Podemos introducir menos. 10/06/09 www.urjc.es

182. Tablas: Máscaras de entrada: Ejemplo 3: Música: Abrimos de nuevo la tabla “Clientes” . Vamos a conseguir que todos los nombre de clientes que introduzcamos nuevos estén en mayúscula. Si quisiéramos que todas las letras aparecieran como minúsculas sustituiríamos el signo > por el de < . La “a” indica que se van a introducir letras (también nos permite introducir espacios) pero no implica obligatoriedad. 10/06/09 www.urjc.es

183. Tablas: Máscaras de entrada: Ejemplo 3: Música: El resultado es el siguiente: 10/06/09 www.urjc.es

184. Tablas: Reglas de validación: Esta propiedad nos permite controlar la entrada de datos según el criterio que se especifique. Hay que escribir el criterio que debe cumplir el valor introducido en el campo para que sea introducido correctamente. Por ejemplo si queremos que un valor introducido esté comprendido entre 100 y 2000 , se puede especificar en esta propiedad >=100 Y <=2000 . Para formar la condición puedes utilizar el generador de expresiones como te explicamos en la secuencia animada. Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE , y el Autonumérico . 10/06/09 www.urjc.es

185. Tablas: Reglas de validación: EJEMPLO: Abrimos la base de datos “Empresa” . Hacemos clic sobre la tabla “Pedidos”/Diseño. 10/06/09 www.urjc.es

186. Tablas: Reglas de validación: Señalamos el campo “Fecha del pedido”. Nos situamos con el ratón en la propiedad de reglas de validación, y hacemos clic en el botón para abrir el generador de expresiones. 10/06/09 www.urjc.es

187. Tablas: Reglas de validación: Nos situamos con el ratón en la propiedad de reglas de validación, y hacemos clic en el botón para abrir el generador de expresiones. Vamos a validar el campo comprobando que la fecha de pedido es inferior a la fecha de hoy haciendo primero clic en el signo “<“ . 10/06/09 www.urjc.es

188. Tablas: Reglas de validación: Luego buscaremos una función que devuelva la fecha de hoy. Para ello hacemos doble clic en Funciones/Funciones incorporadas/Fecha/Hora/Fecha. 10/06/09 www.urjc.es

189. Tablas: Reglas de validación: Para agregar la regla de validación hacemos clic en Pegar . Ahora tenemos nuestra regla de validación completa. Finalmente hacemos clic en Aceptar . 10/06/09 www.urjc.es

190. Tablas: Reglas de validación: El resultado es el siguiente: 10/06/09 www.urjc.es

191. Tablas: Texto de validación: Access también ofrece la posibilidad de introducir un texto de validación. Esta propiedad permite que si en el campo se intenta introducir un valor que no cumpla la regla de validación, aparecerá un mensaje de error con el texto de validación que hayamos escrito. 10/06/09 www.urjc.es

192. Tablas: Campo requerido: Si queremos que un campo se rellene obligatoriamente tendremos que asignar a esta propiedad el valor Sí , en caso contrario el valor será el de No . Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y el Autonumérico . Ahora vamos a hacer que sea obligatoria la entrada de datos en el campo del ejemplo ( Fecha_Pedidos ). Para ello, hacemos clic en “Requerido” y seleccionamos “Sí”. 10/06/09 www.urjc.es

193. Tablas: Indexado Se utiliza esta propiedad para establecer un índice de un solo campo. Los índices hacen que las consultas basadas en los campos indexados sean más rápidas, y también aceleran las operaciones de ordenación y agrupación. Por ejemplo, si buscas empleados basándose en un campo llamado Apellidos , puedes crear un índice sobre este campo para hacer más rápida la búsqueda. Esta propiedad dispone de tres valores: No: Sin índice. Sí (con duplicados): Cuando se asigna un índice al campo y además admite valores duplicados (dos filas con el mismo valor en el campo). Sí (sin duplicados): Cuando se asigna un índice pero sin admitir valores duplicados. Si aplicamos la propiedad Sin duplicados , Access no nos permitirá introducir un valor en este campo si este valor ya existe para otro registro. Para que un campo pueda ser la clave principal de una tabla, es requisito que el mismo sea un índice sin duplicados . 10/06/09 www.urjc.es

194. Tablas: Indexado Ejemplo: Abrimos la base de datos “Hospital”. Abrimos la tabla “Médicos” . Nos puede interesar crear un índice para poder buscar los médicos de nuestro hospital según la especialidad (departamento en nuestro caso). Elegimos la opción de Sí con duplicados , ya que puede haber varios médicos con la misma especialidad. 10/06/09 www.urjc.es

195. Tablas: Propiedades de campo: Ejercicio: Modificar la estructura de la tabla “Clientes” de la base de datos “Música” siguiendo los pasos que vienen en la tabla. Probar cambiar el código del primer cliente por 100000000 . Observa como no nos deja por no cumplir la regla de validación. Volver a dejar el código original . Comprobar todas las demás propiedades que hemos incluido. 10/06/09 www.urjc.es Nombre del campo Propiedades NIF_Cliente No se puede introducir clientes cuyo código no esté comprendido entre los valores 1 y 99999999. Nombre_Cliente Tamaño:45 Calle Tamaño: 30 Localidad Tamaño: 15 Por defecto el valor será: Madrid ya que la mayoría de nuestros clientes están en esta provincia. Código_Postal Sólo admite números de 5 cifras e inferiores a 95000. Número_Teléfono Con máscara de teléfono

196. Tablas: Propiedades de campo: Ejercicio: Para resolver el apartado del NIF del cliente tenemos que situarnos con el ratón en la propiedad de regla de validación y escribir: <1 Y <99999999. Para mejorar la regla de validación hacemos clic sobre la propiedad Texto de validación para especificar el mensaje que deberá aparecer en pantalla si introducimos un valor que no cumple la condición anterior. Escribimos: “Introducir Códigos comprendidos entre 1 y 3000”. 10/06/09 www.urjc.es

197. Tablas: Propiedades de campo: Ejercicio: Para resolver el apartado del nombre del cliente y de la calle, nos situamos con el ratón en la propiedad tamaño. 10/06/09 www.urjc.es

198. Tablas: Propiedades de campo: Ejercicio: Para resolver el apartado de la localidad nos con el ratón en la propiedad valor predeterminado, y escribimos Madrid. 10/06/09 www.urjc.es

199. Tablas: Propiedades de campo: Ejercicio: El apartado del número de teléfono ya lo hemos resuelto antes. Para el código postal, tenemos que introducir una máscara de entrada: 00000. Ya hemos visto que el 0 representa un dígito numérico obligatorio para que no puedan introducir letras y que si se introduce un valor, este deberá contener obligatoriamente cinco cifras. Queremos, también que sea menor de 95000, de modo, que tenemos que introducir una regla de validación: <95000. Además, queremos introducir un texto de validación: “El código postal debe ser inferior a 53000”. 10/06/09 www.urjc.es

200. Formularios La introducción de los datos directamente sobre las tablas es bastante incómoda. No sólo no se pueden ver todos los campos sin desplazarse con la barra de herramientas, sino que además los registros están uno encima de otro. Si se pierde la referencia del registro se pueden introducir datos que no correspondan a ese registro. Los formularios permiten la introducción de datos en las tablas de una forma más sencilla y más limpia. En vez de introducir los datos directamente sobre la tabla, los datos se introducen en la tabla a través de los formularios. En una base de datos se puede crear más de un formulario basado en una misma tabla. Un formulario puede tomar varios campos de una tabla o todos, incluso puede tomar campos de diferentes tablas. Las tablas almacenan la información, los formularios se encargan de recogerla. Para que las tablas puedan incluir los datos de los formularios deben estar cerradas. Al cerrar o guardar los formularios, las tablas se actualizan. 10/06/09 www.urjc.es

201. Formularios: Crear un formulario Para crear un nuevo formulario se selecciona la pestaña de la ventana de la base de datos. Se pulsa Nuevo , aparecerá la siguiente ventana: En esta ventana se dan siete posibilidades distintas para crear un formulario. Crear el formulario manualmente en Vista diseño , con asistentes o con los autoformularios . 10/06/09 www.urjc.es

202. Formularios: Crear un formulario Vista Diseño: Seleccionando esta opción se puede crear un formulario totalmente personalizado. Asistente para formularios: Access crea automáticamente un formulario con los campos que el usuario seleccione. Con este asistente se pueden crear formularios de formatos muy distintos. Autoformulario: columnas: Access crea un formulario en columnas con todos los campos de la tabla. Cada registro aparece de forma independiente con los campos ordenados en una columna. Autoformulario: tabular: Crea automáticamente un formulario con todos los campos en formato tabular. Los registros aparecen en filas y columnas. En este tipo de formulario se presentan todos los registros que se hayan introducido. Autoformulario: hoja de datos: Esta opción crea automáticamente un formulario con el formato de hoja de datos. Este es el mismo formato que el que tienen las tablas para introducir datos. Asistente para gráficos: Crea un formulario con un gráfico, muestra los datos en formato gráfico. Asistente para tablas dinámicas: Crea un formulario de Microsoft Access con una tabla dinámica de Microsoft Excel. Una tabla dinámica es una tabla interactiva que puede resumir grandes cantidades de datos utilizando el formato y los métodos de cálculo que se elijan. 10/06/09 www.urjc.es

203. Formularios: Crear un formulario Para continuar con el ejemplo del hospital se va a crear un formulario de la tabla pacientes. Se selecciona Autoformulario: columnas y la tabla Pacientes . Para seleccionar la tabla se pulsa sobre la flecha de la derecha, se despliegan las diferentes tablas que existen en la base de datos. Para seleccionar una se hace clic sobre ella. Si se quisiera extraer datos de varias tablas se tendría que seleccionar Vista Diseño ó Asistente para formularios , o bien crear una consulta de varias tablas y hacer un formulario con ella. 10/06/09 www.urjc.es

204. Formularios: Crear un formulario Al seleccionar la opción Autoformulario: columnas Access automáticamente generará un formulario en columnas y lo abrirá en Vista Formulario: 10/06/09 www.urjc.es

205. Formularios: Vista Diseño En Formulario hay tres vistas distintas, además de la presentación preliminar. Vista diseño: Como su nombre indica en esta vista fundamentalmente se varía el diseño del formulario. La ventana se compone de un menú y tres barras de herramientas: 10/06/09 www.urjc.es

206. Formularios: Vista Diseño 10/06/09 www.urjc.es

207. Formularios: Vista Diseño La primera barra de herramientas se refiere al diseño de formularios. Puede aparecer integrada debajo del menú o de forma independiente tal como aparece en el gráfico de debajo: El botón caja de herramientas sirve para abrir o cerrar el cuadro de herramientas. Y el botón autoformulario para crear un autoformulario cuando se desee. El resto de los elementos que componen la barra ya se han visto. La siguiente barra de herramientas se refiere al formato del formulario, es muy parecido a la barra de herramientas de un editor de textos. 10/06/09 www.urjc.es

208. Formularios: Vista Diseño Objeto: dentro del marco aparecerá el objeto seleccionado. Si se pulsa la flecha de la derecha aparecerán todos los objetos del formulario. Haciendo clic sobre cualquiera de ellos el objeto se seleccionará y se le podrán aplicar todas las características de formato que se quiera. Seleccionando a través de este menú los objetos sólo se pueden seleccionar de uno en uno. Fuente: al pulsar la flecha de la derecha se despliegan los diferentes tipos de fuentes que existen, y que se pueden aplicar a todos los objetos de un formulario. Tamaño: sirve para dar mayor número de puntos a una fuente, y de esta forma aumentar el tamaño. Color del borde o de la línea: pulsando sobre este botón se despliega una paleta de colores predeterminados. Al elegir cualquiera de ellos este color se aplicará al objeto que esté seleccionado. Ancho del borde de la línea: hay seis grosores diferentes además del que viene por defecto. Efecto especial: hay seis efectos especiales para aplicar al campo: sin relieve, con relieve, bajo relieve, grabado, sombreado y cincelado. 10/06/09 www.urjc.es

209. Formularios: Vista Diseño En el cuadro de herramientas se encuentran todos los elementos que componen el formulario, y se explicarán más adelante. 10/06/09 www.urjc.es

210. Formularios: Vista Formulario Esta vista es para introducir los datos en el formulario. La barra de herramientas es la misma que la de Vista Hoja de datos, ya que en ambas vistas se pueden introducir registros: Los elementos de la barra de herramientas son todos conocidos. 10/06/09 www.urjc.es

211. Formularios: Vista Hoja de Datos En esta vista se introducen datos como si se tratara de una hoja de cálculo. Esta vista es común con la Vista Hoja de datos de las tablas, la única diferencia con respecto a las tablas es que en el formulario puede haber campos de diferentes tablas. El formulario creado automáticamente no es muy claro. Las etiquetas de algunos campos no se ven completas, y los datos de los diferentes campos se alinean en distintas posiciones. 10/06/09 www.urjc.es

212. Formularios: Vista Hoja de Datos Para mejorar la presentación se pulsa el botón Vista de la barra de herramientas, y se cambia a Vista Diseño , el aspecto del formulario será este: Para modificar la posición, el tamaño y el aspecto en general de cada elemento primero es necesario saber qué es cada elemento, como se mueven, modifican o añaden nuevos elementos. Los elementos que componen un formulario se llaman controles. 10/06/09 www.urjc.es

213. Formularios: Controles Estos son los diferentes tipos de controles: 10/06/09 www.urjc.es Cuadro de texto Sirven para mostrar o introducir datos Etiqueta Crea una etiqueta Grupo de opciones Formado por un grupo de casillas de verificación o botones de opción. Sólo permite que se active una opción. Botón de opción Para valores Si/No. Se puede utilizar dentro de un grupo de opciones. Casilla de verificación Para valores Si/No. Se puede utilizar dentro de un grupo de opciones. Botón de alternar Para valores Si/No. No puede utilizarse dentro de un grupo de opciones. Cuadro combinado Permite seleccionar un elemento de una lista o escribir el dato directamente. Cuadro de lista Permite seleccionar un elemento de una lista.

214. Formularios: Controles 10/06/09 www.urjc.es Botón de comando Inserta un botón que al ser pulsado ejecuta instrucciones. Imagen Inserta un marco para incluir una imagen. No es un objeto OLE. No se edita. Marco de objeto dependiente Inserta un marco para incluir un objeto OLE que depende del valor de un campo. Marco de objeto independiente Inserta un marco para incluir un objeto OLE que no depende del contenido de un campo. Subformulario/subinforme Permite introducir un formulario dentro de otro. Salto de página Cuando el formulario tiene mas de una página, así se indica dónde empieza cada una. Línea Inserta una línea en el formulario. Rectángulo Inserta un rectángulo.

215. Formularios: Controles En el cuadro de herramientas hay otros botones que no son controles: Pulsando este botón se podrá seleccionar cada uno de los objetos. Para utilizar el asistente de controles. Para ver más controles. 10/06/09 www.urjc.es

216. Formularios: Controles Manejo de controles: Hay controles que muestran información que sólo está en el formulario (controles independientes) estos son las etiquetas, las líneas y los rectángulos. Los cuadros de texto, los marcos de objeto muestran información contenida en la tabla o consulta adyacente. Para realizar cualquier modificación en un control se hace clic sobre él. Para modificar el tamaño de la etiquetas y desplazar los campos se selecciona la etiqueta: 10/06/09 www.urjc.es

217. Formularios: Controles Manejo de controles: Seleccionar: Para seleccionar varios campos se debe pulsar la tecla Mayúsculas o Control y sin soltarla hacer clic sobre todos los elementos que se desee seleccionar. Si por equivocación se seleccionara uno que no se quisiera, sin soltar la tecla Mayúsculas se debe volver a hacer clic para deseleccionar. También se puede seleccionar uno o varios elementos haciendo un cuadrado con el ratón. Para realizar esta operación se hace clic sobre una de las esquinas de lo que va a ser el cuadrado, se arrastra el ratón en diagonal sin soltar el botón, cuando ese cuadrado abarque todo lo que se quiere seleccionar se suelta el botón del ratón. 10/06/09 www.urjc.es

218. Formularios: Controles Manejo de controles: Modificar el tamaño: Haciendo clic sobre los cuadraditos pequeños de las esquinas se modifica el tamaño del objeto seleccionado. El ratón se convertirá en una flecha que apunta en dos direcciones y al estirar hacia una de ellas variará el tamaño. Modificar la posición: Si se pulsa sobre la esquina superior izquierda el ratón se convertirá en una mano con el dedo índice apuntando hacia arriba. Haciendo clic se podrá mover la etiqueta o el campo de forma independiente. Sin embargo si pasa el ratón sobre cualquiera de los bordes del campo o de la etiqueta el cursor será una mano abierta. Si se hace clic y se mueve se moverá tanto el campo como la etiqueta. 10/06/09 www.urjc.es

219. Formularios: Controles Manejo de controles: Alinear: Para alinear varios elementos primero hay que seleccionarlos y luego abrir el menú Formato/Alinear y se desplegará un menú para seleccionar respecto a qué lado se deben alinear esos campos. En vista diseño también se pueden añadir más elementos a la presentación de formularios que se verán más adelante. Modificando el formulario con respecto a la creación automática del programa, el aspecto del formulario será más claro: 10/06/09 www.urjc.es

220. Formularios Una vez creado este formulario, se puede introducir todos los datos que se quiera. Para moverse entre los diferentes registros se utilizan los botones que hay debajo del formulario: 10/06/09 www.urjc.es

221. Formularios: Asistente para formularios Otra forma de generar un formulario es utilizando el asistente para formularios. Tras pulsar Nuevo aparecerá esta ventana: 10/06/09 www.urjc.es

222. Formularios: Asistente para formularios En este caso se selecciona Asistente para formularios . Después se selecciona la tabla de la que se van a extraer los campos y se pulsa Aceptar . Aparecerá esta ventana: 10/06/09 www.urjc.es

223. Formularios: Asistente para formularios En esta ventana se eligen los campos que se desea que aparezcan en el formulario. Aunque en la ventana anterior se ha seleccionado la tabla de la cual se quieren extraer los campos para el formulario, aún se puede cambiar de tabla pulsando sobre la flecha que se encuentra bajo Tablas/Consultas . Una vez seleccionada la tabla se escogen los campos que se quiere que aparezcan en el formulario. Se pueden seleccionar todos los campos o sólo algunos. Incluso se pueden seleccionar campos de diferentes tablas para un mismo formulario. Para seleccionar los campos del formulario se utilizan los botones que hay entre Campos disponibles y Campos seleccionados : 10/06/09 www.urjc.es Pasar un campo Pasar todos los campos Eliminar un campo Eliminar todos los campos ya seleccionados

224. Formularios: Asistente para formularios Para añadir un campo a la lista de Campos seleccionados: primero se selecciona el campo con el ratón y después se pulsa el botón . El campo aparecerá en la zona de la derecha: Campos seleccionados . A su vez el campo desaparecerá de la lista de Campos disponibles . Tras seleccionar todos los campos que se quiere que aparezcan en el formulario se pulsa el botón Siguiente para continuar con la creación del formulario. 10/06/09 www.urjc.es

225. Formularios: Asistente para formularios Siempre se puede volver al paso anterior pulsando el botón Atrás para volver y modificar alguna de las elecciones hechas. Si se pulsa el botón Cancelar se cancela la creación de un formulario sin guardar lo que se ha hecho. Si se pulsa el botón Terminar el formulario quedará guardado hasta el paso en el que se esté en ese momento. Tras pulsar Siguiente aparece esta pantalla, en la que se debe seleccionar el tipo de distribución de los campos. 10/06/09 www.urjc.es

226. Formularios: Asistente para formularios Al seleccionar cada opción aparece una muestra de cada distribución en la ventana izquierda: 10/06/09 www.urjc.es En columnas: cada columna tiene un campo y una etiqueta. Tabular: cada fila un registro. En la primera fila las etiquetas.

227. Formularios: Asistente para formularios Al seleccionar cada opción aparece una muestra de cada distribución en la ventana izquierda: 10/06/09 www.urjc.es Hoja de datos: es el mismo formato que el de las tablas. Justificado: los campos están juntos respetando la longitud de cada uno.

228. Formularios: Asistente para formularios Tras elegir el tipo de distribución se pulsa Siguiente. En esta ventana se selecciona el aspecto gráfico del formulario. El color o la imagen de fondo. El color de las etiquetas y los botones. Se selecciona uno de los modelos de la lista y se pulsa Siguiente. 10/06/09 www.urjc.es

229. Formularios: Asistente para formularios En esta ventana se le da nombre al formulario. Este es el último paso de creación del formulario, a partir de este momento se pueden introducir datos a través del formulario. También cabe la opción de seguir modificando el diseño del formulario desde la Vista diseño. 10/06/09 www.urjc.es

230. Formularios: Asistente para formularios El formulario ya está creado, dependiendo de la modificaciones personales tendrá un aspecto distinto, pero la finalidad es la misma: introducir datos de una forma más cómoda . Este podría ser el aspecto de un formulario retocado desde la Vista diseño : 10/06/09 www.urjc.es

231. Formularios: Formulario con subformulario Utilidad: Poder observar los datos de dos tablas que tienen algo en común. Ejemplo: Cada paciente tiene asignado un médico de cabecera. De esta forma cada médico tiene una lista de los pacientes que le corresponden. Con el subformulario será posible ver dentro del formulario de los médicos la lista de los pacientes que le corresponde a cada médico. De forma que tras crear el formulario médicos, con todos los datos del médico, se va a crear dentro del formulario, el subformulario. Para generar un subformulario de manera manual dentro de un formulario primero se debe abrir el formulario principal en Vista diseño. Dentro del cuadro de herramientas se encuentra el botón Subformulario/Subinforme . Se abre el formulario de Médicos con el que se va a trabajar, en modo diseño. Y se hace clic sobre el botón subformulario : . 10/06/09 www.urjc.es

232. Formularios: Formulario con subformulario Se crea un rectángulo con el ratón en la zona donde se quiera situar el subformulario. Para crear el rectángulo se hace clic en lo que va a ser la esquina superior izquierda y se desplaza el ratón en diagonal hacia la esquina inferior derecha. Cuando el rectángulo tenga la forma deseada se suelta el ratón. Dentro del rectángulo creado estará el subformulario. Tras crear el rectángulo aparece la siguiente ventana de diálogo, donde se elige si el formulario se hace a partir de una tabla o de un formulario ya existente. El diseño será mejor si se escoge un formulario, pero para eso el formulario de pacientes tiene que estar ya creado. En este caso se selecciona Tabla o consulta. 10/06/09 www.urjc.es

233. Formularios: Formulario con subformulario En la ventana siguiente se selecciona la tabla de Pacientes y los campos que se quiere que formen parte del subformulario. 10/06/09 www.urjc.es

234. Formularios: Formulario con subformulario Se pulsa Siguiente . 10/06/09 www.urjc.es

235. Formularios: Formulario con subformulario En esta ventana hay que determinar el tipo de conexión que existe entre el formulario principal y el subformulario. El programa sugiere vínculos, si ninguno de ellos coincide con la relación real que hay entre las dos tablas se selecciona Definir la mía propia , si alguno de los vínculos coincide con la relación real. Se selecciona y se pulsa Siguiente . En este caso, la relación que sugiere el programa no coincide con la realidad. 10/06/09 www.urjc.es

236. Formularios: Formulario con subformulario Los campos de las dos tablas que coinciden en su contenido son &quot;Código del médico&quot; de la tabla médicos con el campo &quot;médico de cabecera&quot; de la tabla pacientes. Para poder definir bien la relación se selecciona Definir la mía propia . El aspecto de la ventana variará: 10/06/09 www.urjc.es

237. Formularios: Formulario con subformulario En Campos del formulario/informe se debe seleccionar el campo del formulario Médicos que permite la relación con la otra tabla; Visitas . Y en Campos del subformulario/subinforme se debe seleccionar el campo que permite la relación de la tabla Visitas con el formulario Médicos . Los campos que permiten la relación deben contener el mismo dato, no importa su nombre si no los datos que contengan. Para seleccionar los campos campo del formulario y del subformulario se pulsa la flecha que hay en el primer recuadro bajo Campos del... En la siguiente ventana se le da nombre al subformulario, ya que se almacenará junto con los demás formularios. 10/06/09 www.urjc.es

238. Formularios: Formulario con subformulario Tras realizar estos pasos el formulario de “Médicos” quedará así en el Vista Diseño : 10/06/09 www.urjc.es

239. Formularios: Formulario con subformulario En Vista Formulario se ve la utilidad del subformulario: 10/06/09 www.urjc.es

240. Formularios: Ejercicios: Ejercicio 1: Crear los formularios, con autoformulario en columnas, para las tablas “Médicos” , “Pacientes” , y “Visitas” , de la base de datos “Hospital” . Ejercicio 2: Crear los formularios, con autoformulario en columnas, para las tablas “Clientes” , “Pedidos” , “Detalles de Pedido” , “Compañía de Envíos” , “Empleados” y “Productos” , de la base de datos “Empresa” . Ejercicio 3: Crear los formularios, con autoformulario en columnas, para las tablas “Discos” , “Clientes” , “Empleados” “Pedidos” y “Desglose de pedidos” , de la base de datos “Música” . 10/06/09 www.urjc.es

241. Formularios: Ejercicios: Solución del ejercicio 1: Para crear un autoformulario en columnas, vamos al menú Nuevo/Autoformulario en columnas , y elegimos la tabla “Médicos” . 10/06/09 www.urjc.es

242. Formularios: Ejercicios: El resultado es el siguiente: Finalmente, se guarda el formulario. 10/06/09 www.urjc.es

243. Formularios: Ejercicios: Ejercicio 4: Abrir la base de datos “Hospital” . Crear un subformulario “Visitas” , dentro del de “Médicos” . El campo en común de estas dos tablas es “Código del Médico” . Ejercicio 5: Crear un subformulario “Pacientes” , dentro del de “Visitas” . El campo en común de estas dos tablas es “Código del Paciente” . Ejercicio 6: Abrir la base de datos “Empresa” . Crear un subformulario “Pedidos” , dentro del de “Clientes” . El campo en común de estas dos tablas es “Id_Cliente” . Ejercicio 7: Crear un subformulario “Productos” , dentro del de “Detalles de Pedido” . El campo en común de estas dos tablas es “Id_Producto” . 10/06/09 www.urjc.es

244. Formularios: Ejercicios: Ejercicio 8: Crear un subformulario “Pedidos” , dentro del de “Empleados” . El campo en común de estas dos tablas es “Id_Empleado” . Ejercicio 9: Abrir la base de datos “Música” . Crear un subformulario “Pedidos” , dentro del de “Clientes” . El campo en común de estas dos tablas es “NIF_Cliente” . Ejercicio 10: Crear un subformulario “Pedidos” , dentro del de “Empleados” . El campo en común de estas dos tablas es “NIF_Empleado” . Ejercicio 11: Crear un subformulario “Discos” , dentro del de “Desglose de Pedido” . El campo en común de estas dos tablas es “Id_Disco” . Ejercicio 12: Crear un subformulario “Desglose Pedidos” , dentro del de “Pedidos” . El campo en común de estas dos tablas es “Id_Pedido” . 10/06/09 www.urjc.es

245. Formularios: Ejercicios: Solución del ejercicio 4: Para crear un subformulario “Visitas” , dentro del de “Médicos” , hay que abrir este último en vista diseño , y hacer clic en el comando: 10/06/09 www.urjc.es

246. Formularios: Ejercicios: Aparece el asistente de subformularios. Se puede hacer de dos formas. La primera consiste en hacer los subformularios desde una tabla o consulta existente. 10/06/09 www.urjc.es

247. Formularios: Ejercicios: En la siguiente ventana, se elige la tabla “Visitas” , y se insertan todos los campos de esta tabla. 10/06/09 www.urjc.es

248. Formularios: Ejercicios: En la siguiente ventana, elegimos la segunda opción “Definir la mía propia” , y seleccionamos el campo que tienen en común las dos tablas, en este caso “Código del Médico”. 10/06/09 www.urjc.es

249. Formularios: Ejercicios: En la última ventana, escribimos el nombre del subformulario que se va a crear “Subformulario Visitas” . Hacemos clic en Finalizar . 10/06/09 www.urjc.es

250. Formularios: Ejercicios: El resultado es el siguiente: 10/06/09 www.urjc.es

251. Formularios: Ejercicios: Como podemos observar, al hacer el subformulario usando la tabla “Visitas” , aparece un “Subformulario Visitas” en la ventana de la base de datos. 10/06/09 www.urjc.es

252. Formularios: Ejercicios: Esto no sucede al utilizar la segunda forma, que consiste en crear un subformulario utilizando un formulario existente. Hacemos clic en el mismo comando que antes, y aparece el asistente. En esta ocasión, señalamos la segunda opción, y elegimos el formulario “Visitas” . 10/06/09 www.urjc.es

253. Formularios: Ejercicios: En la siguiente ventana, señalamos la opción “Definir la mía propia” , al igual que en el caso anterior, y de nuevo elegimos el campo que tienen en común, “Código del Médico” . 10/06/09 www.urjc.es

254. Formularios: Ejercicios: Aparece la siguiente ventana, en la que se elige el nombre del subformulario: “Visitas” . Por último, hacemos clic en Finalizar . 10/06/09 www.urjc.es

255. Formularios: Ejercicios: Como se puede observar, el resultado es diferente al obtenido en el caso anterior. 10/06/09 www.urjc.es

256. Formularios: Asistente para tablas dinámicas Crea un formulario de Microsoft Access con una tabla dinámica de Microsoft Excel. Una tabla dinámica es una tabla interactiva que puede resumir grandes cantidades de datos utilizando el formato y los métodos de cálculo que se elijan. Para continuar con el ejemplo del hospital se va a crear un formulario de la tabla pacientes. Se selecciona Autoformulario: columnas y la tabla Pacientes . Para seleccionar la tabla se pulsa . sobre la flecha de la derecha, se despliegan las diferentes tablas que existen en la base de datos. Para seleccionar una se hace clic sobre ella. Si se quisiera extraer datos de varias tablas se tendría que seleccionar Vista Diseño ó Asistente para formularios , o bien crear una consulta de varias tablas y hacer un formulario con ella. 10/06/09 www.urjc.es

257. Formularios: Asistente para tablas dinámicas Aparece el siguiente menú: Pinchamos en Aceptar , y aparece: 10/06/09 www.urjc.es

258. Formularios: Asistente para tablas dinámicas Hacemos clic en siguiente : Hacemos clic en finalizar . 10/06/09 www.urjc.es

259. Formularios: Asistente para tablas dinámicas Aparecen el siguiente menú, que nos permite ir arrastrando los campos que deseamos que entren dentro de la tabla dinámica. Además, también nos permite dentro de cada campo introducido, seleccionar los registros que deseemos. Como vemos, son muy útiles ya que nos permiten, muy fácilmente, realizar consultas dinámicas. 10/06/09 www.urjc.es

260. Formularios con gráficos Vamos a crear un formulario con un gráfico que nos muestre en columnas los salarios de los médicos de la base de datos “Hospital” . Para ello, nos vamos a los formulario y hacemos clic en Nuevo/Asistente para gráficos . Después seleccionamos la tabla “Médicos” . 10/06/09 www.urjc.es

261. Formularios con gráficos Aparece la siguiente ventana: Seleccionamos los campos Código del médico y Salario y hacéis clic en Siguiente . 10/06/09 www.urjc.es

262. Formularios con gráficos Aparece la siguiente ventana: Seleccionamos cualquiera de los dos primeros que os aparecen en la ventana ( de columnas ) y hacéis clic en Siguiente . 10/06/09 www.urjc.es

263. Formularios con gráficos Aparece la siguiente ventana: Hacemos clic en Siguiente . 10/06/09 www.urjc.es

264. Formularios con gráficos Aparece la siguiente ventana: Nos pide el título que queremos darle a gráfico. Escribimos: Salario de los médicos . Hacemos clic en Siguiente . 10/06/09 www.urjc.es

265. Formularios con gráficos Nos aparece el formulario con el gráfico: Finalmente guardamos el formulario con el nombre: “Gráfico del Salario de los Médicos” . 10/06/09 www.urjc.es

266. Formularios con botones Para crear un formulario con botones, debemos crear un nuevo formulario en vista diseño: 10/06/09 www.urjc.es

267. Formularios con botones Aparece la siguiente ventana: Ahora, vamos a introducir en este formulario un botón que nos dé la bienvenida a nuestra base de datos del hospital. 10/06/09 www.urjc.es

268. Formularios con botones Para ello, hacemos clic sobre el botón , que está dentro de las herramientas de los formularios: Ahora, nos vamos de nuevo al formulario y dibujamos el botón. Nos aparece el siguiente asistente. Hacemos clic en cancelar. 10/06/09 www.urjc.es

269. Formularios con botones Cambiamos el nombre del botón: “Bienvenido al hospital” . Hacemos clic con el botón derecho del ratón, y vamos a “propiedades” . Donde pone “Otras” , en “Nombre” ponemos “Bienvenida” . Hacemos clic con el botón derecho del ratón sobre el botón, y luego en generar evento: 10/06/09 www.urjc.es

270. Formularios con botones Aparece la siguiente ventana de Visual Basic. 10/06/09 www.urjc.es

271. Formularios con botones Escribid el siguiente código: Private Sub Bienvenida_Click() MsgBox Prompt:=&quot;Bienvenido a nuestro hospital&quot;, Buttons:=vbOKOnly + vbInformation End Sub 10/06/09 www.urjc.es

272. Formularios con botones Guardad el formulario con el nombre “Bienvenida al hospital”. Ejecutad el formulario, y observad que, efectivamente, sale el mensaje: “Bienvenido a nuestro hospital”. Ahora vamos a crear dentro de ese mismo formulario otros tres botones que nos abran los formularios de “Médicos” , “Pacientes” y “Visitas” . Para ello, volvemos a poner el formulario en “Vista Diseño” . 10/06/09 www.urjc.es

273. Formularios con botones Creamos otro botón debajo del que previamente habíamos creado. Directamente sale el asistente. Esta vez no le cerramos, ya que hay una opción que nos permite abrir formularios. Hacemos clic en Operaciones con formularios/Abrir formulario . 10/06/09 www.urjc.es

274. Formularios con botones Elegimos el formulario que queremos abrir, por ejemplo, “Médicos” , y hacemos clic en siguiente . 10/06/09 www.urjc.es

275. Formularios con botones Seleccionamos la pestaña que dice “Abrir el formulario y mostrar todos los registros” . Hacemos clic en Siguiente . 10/06/09 www.urjc.es

276. Formularios con botones La siguiente ventana nos permite insertar un icono o texto para mostrar la acción que lleva a cabo nuestro botón. Hay dos opciones: 10/06/09 www.urjc.es

277. Formularios con botones Elegimos la segunda opción (la que muestra el icono del formulario), y hacemos clic en siguiente. Aparece la siguiente ventana, en la que escribimos el nombre del botón, en este caso “Médicos” . 10/06/09 www.urjc.es

278. Formularios con botones Hacemos lo mismo para los formularios “Pacientes” y “Visitas”. Ahora queremos crear botones que nos abran las tablas de “Médicos” , “Pacientes” y “Visitas” . Para ello, nos vamos de nuevo al formulario en vista diseño, y agregamos un nuevo botón debajo de los ya existentes. Una vez creado nos vamos al botón derecho y a generador de eventos. 10/06/09 www.urjc.es

279. Formularios con botones Aparece la siguiente ventana: Hacemos clic en generador de macros. Nos pide un nombre para guardar la macro. Nosotros escribimos: “Abrir tabla Médicos”. 10/06/09 www.urjc.es

280. Formularios con botones Aparece la siguiente ventana: En acción elegimos la acción que queremos que lleve a cabo el botón, en este caso “Abrir tabla” , y en nombre de la tabla elegimos “Médicos” . Finalmente, le cambiamos el nombre al comando. Hacemos lo mismo con las otras dos tablas: “Pacientes” , y “Visitas” . 10/06/09 www.urjc.es

281. Formularios con botones El resultado es el siguiente: 10/06/09 www.urjc.es

282. Ordenar, buscar, reemplazar y filtrar Los comandos de buscar, reemplazar y ordenar resultan prácticos para la búsqueda de datos en una tabla. Es una forma muy sencilla de buscar datos y realizar modificaciones dentro de una tabla. Edición/Buscar o bien Edición/Reemplazar Ordenar Registros: Los registros de las tablas aparecen generalmente en el orden en el que han sido introducidos aunque también pueden aparecer ordenados por el campo que es la clave principal. Este orden no tiene por qué quedar así, los registros se pueden ordenar de formas muy distintas según el contenido de los campos. 10/06/09 www.urjc.es

283. Ordenar, buscar, reemplazar y filtrar Para ordenar los registros de la tabla de pacientes se abre la tabla de pacientes desde la vista hoja de datos: 10/06/09 www.urjc.es

284. Ordenar: Ordenar los registros con un campo Ordenar los registros con un campo: El orden se puede aplicar a un solo campo o a varios. En este caso se van a ordenar los pacientes por el apellido alfabéticamente, lo primero es situarse en la columna de Apellidos. El orden alfabético puede ser ascendente o descendente. Si no se ordenan los datos de los pacientes aparecen en el orden en el que se introdujeron. Para ordenar los pacientes según el apellido de forma ascendente se pueden seguir tres procedimientos: Pulsar sobre el botón . Si se prefiere el orden descendente Se selecciona el menú Registros/Ordenar/Orden Ascendente . 10/06/09 www.urjc.es

285. Ordenar: Ordenar los registros con un campo 10/06/09 www.urjc.es 3. Utilizar el menú que aparece al pulsar el botón derecho del ratón situándose sobre la columna que se desea ordenar:

286. Ordenar: Ordenar los registros con un campo Siguiendo cualquiera de estos tres procedimientos se pueden ordenar los registros de un campo de forma ascendente o descendente. El resultado del orden será este: Los campos de tipo Memo u Objeto OLE no se pueden ordenar. Esto mismo se puede hacer desde la Vista Diseño seleccionando el campo. 10/06/09 www.urjc.es

287. Ordenar: Ordenar los registros con varios campos En el ejemplo anterior se ordenaban los registros de los pacientes según un único dato: su apellido . Si se quisiera ordenar esta misma tabla pero también en función del apellido, la edad y la provincia de procedencia el procedimiento sería distinto. Desde la Vista Formulario sólo es posible ordenar los registros con un campo. Sin embargo la Vista Hoja de Datos permite seleccionar varios campos para realizar este orden, siempre y cuando estos campos estén juntos en la Vista Hoja de Datos . Para que los campos por los que queremos realizar el orden estén juntos es necesario mover las columnas que contienen los datos. Para mover una columna primero se tiene que seleccionar. Al pasar el ratón por encima el cursor del ratón se convierte en una flecha negra , se pulsa el botón del ratón . La columna ya está seleccionada si se colorea de negro. 10/06/09 www.urjc.es

288. Ordenar: Ordenar los registros con varios campos Para mover la columna seleccionada se debe pulsar el botón izquierdo del ratón de nuevo, y sin soltarlo arrastrar la columna a la nueva posición. Se debe soltar el botón cuando la unión de dos columnas esté más oscura. El campo trasladado aparecerá entre esos dos campos. Una vez los campos apellidos, edad y provincia están situados de forma contigua, se seleccionan los campos. Para seleccionarlos los tres con todos sus datos, se utiliza sólo la primera fila, donde están los nombres de los campos. Se hace clic sobre la primera cabecera y sin soltar el botón, se arrastra el ratón hasta la última. Al seleccionar la cabecera se selecciona toda la columna, de forma que sólo hay que seleccionar la cabecera para seleccionar todos los registros que contiene. 10/06/09 www.urjc.es

289. Ordenar: Ordenar los registros con varios campos Una vez seleccionadas las tres columnas se pulsa el botón de orden ascendente. Los datos se ordenarán según la primera columna empezando de izquierda a derecha. 10/06/09 www.urjc.es

290. Ordenar: Ordenar los registros con varios campos Si hay dos registros iguales en la primera columna, el criterio de orden entre esos registros será la segunda columna. Si volvieran a coincidir en la segunda entonces se ordenarán según el tercer campo, y así sucesivamente. 10/06/09 www.urjc.es

291. Buscar datos En las tablas se puede buscar un dato determinado. Esta forma de búsqueda localiza un registro conociendo uno de sus datos. La diferencia de esta búsqueda con respecto a los filtros es que sólo localiza los registros con ese dato de uno en uno. Los filtros localizan todos los registros que tienen un dato en común de una sola vez. En la tabla pacientes vamos a localizar a un paciente procedente de Madrid. Para realizar esta operación primero es muy importante abrir la tabla de pacientes y situar el cursor sobre el campo Provincia. Se selecciona el menú Edición/Buscar o se pulsa el botón . 10/06/09 www.urjc.es

292. Buscar datos A continuación se abrirá esta ventana: Buscar: en este campo se determina el dato a buscar en los registros. Buscar en: aquí se determina la dirección de la búsqueda según la situación del cursor en la tabla. 10/06/09 www.urjc.es

293. Buscar datos Arriba: si se selecciona y el cursor está en mitad de la tabla, buscará sólo en la mitad superior de la tabla. Cuando llegue a la parte superior de la tabla no seguirá buscando. Abajo: si se selecciona pasará lo mismo pero hacia el final de la tabla. Todos: si se selecciona, el programa seguirá buscando hasta que haya encontrado todos los registros que contengan ese dato independientemente de la zona de la tabla en la que estén. Coincidir: aquí se debe señalar si el texto que se ha escrito en buscar debe coincidir con: 10/06/09 www.urjc.es

294. Buscar datos Hacer coincidir todo el campo: los datos deben ser exactamente esos en el registro completo. Cualquier parte del campo: si sólo debe encontrarse ese texto en alguna parte del registro. Comienzo del campo: el dato debe empezar por ese texto. De esta forma se puede buscar un dato sin recordar la palabra entera, por ejemplo el apellido de una persona si no se recuerda cómo se escribía:&quot;Jiménez&quot;; &quot;Giménez&quot;, se puede poner sólo la parte de la que uno esté seguro: &quot;imenez&quot;. O buscar todos los apellidos que terminen en &quot;ez&quot;. Todos los nombres que empiecen por: 10/06/09 www.urjc.es

295. Buscar datos Mayúsculas y minúsculas: si en el campo Buscar se escribe alguna mayúscula y se selecciona Mayúsculas y minúsculas, el registro que se busca deberá tener las mismas mayúsculas y minúsculas, aunque el texto sea el mismo. Buscar los campos con formato: buscará sólo aquellos campos que coincidan exactamente con el formato utilizado en Buscar. Buscar sólo el campo activo: buscará los datos sólo en la columna en la que estuviera el cursor antes de seleccionar Buscar. Si se deselecciona esta opción buscará en todos los campos, pero dependiendo de la extensión de la base de datos esto puede resultar mucho más lento. 10/06/09 www.urjc.es

296. Buscar datos Una vez especificadas las características de la búsqueda se procede a realizarla pulsando: Este botón sólo buscará el primer registro que cumpla las condiciones de búsqueda de forma que sólo se podrá utilizar una vez. Busca de uno en uno todos los registros, se podrá pulsar hasta que no haya más registros que coincidan con la petición de búsqueda. Cuando se de la búsqueda por finalizada porque ya no haya más registros con las condiciones, o simplemente se quiera finalizar la búsqueda de forma voluntaria, se pulsa en este botón. 10/06/09 www.urjc.es

297. Reemplazar datos Esta opción es muy similar, sólo que no sólo busca los datos de registro en registro sino que además los sustituye por otro dato, o el mismo dato con modificaciones. El funcionamiento de esta función es muy similar al de Buscar. Para reemplazar es necesario tener la tabla abierta y situarse sobre la columna donde se va a buscar el dato a sustituir. Se selecciona el menú Edición/Reemplazar , a continuación se abrirá esta ventana: 10/06/09 www.urjc.es

298. Reemplazar datos En esta ventana primero se realiza la búsqueda y una vez encontrado el dato se sustituye. Casi todas las funciones de la ventana son las mismas, las únicas distintas son los botones de la derecha: Reemplaza un registro encontrado por lo que se haya indicado en Reemplazar por. Reemplaza de uno en uno. Reemplaza todos los registros que coincidan con las características de la búsqueda por lo indicado en Reemplazar por. Cuando Access no encuentra más elementos que coincidan con el de búsqueda muestra un mensaje de aviso. Para terminar se pulsa el botón . 10/06/09 www.urjc.es

299. Filtros Un filtro es un selección de algunos elementos de una tabla o de un formulario. Aplicando un filtro es posible ver dentro de una tabla sólo aquellos registros que cumplen unas condiciones. El resto de los registros no desaparecen, sólo están ocultos. Access tiene tres tipos de filtros: Filtro por selección Filtro por formulario Filtro u orden avanzado 10/06/09 www.urjc.es

300. Filtros Para aplicar un filtro se selecciona el menú Registros/Filtro : O bien se utilizan los botones de la barra de herramientas: Para aplicar o desactivar un filtro se puede utilizar el botón . Aplicará el último filtro utilizado y desactivará el filtro que en ese momento esté activado. 10/06/09 www.urjc.es

301. Filtros: por selección Este filtro se aplica seleccionando dentro de la tabla el elemento que va a ser la condición de filtrado. Cuando la tabla o el formulario no es muy grande es sencillo de utilizar. En el ejemplo de los pacientes si se quiere a aplicar un filtro para mostrar sólo aquellos pacientes que se apelliden García, lo primero es situarse sobre cualquier registro que tenga el apellido García. Después se pulsa el botón de Filtro por selección . De la tabla aparecerán sólo aquellos registros en los cuales el campo apellidos sea García, el resto desaparecerán: Para volver a ver todos los registros de la tabla bastará con pulsar sobre el botón de quitar filtro . 10/06/09 www.urjc.es

302. Filtros: por formulario Es un filtro de mucha utilidad para tablas grandes y con un gran número de registros. Tras pulsar sobre el botón de filtro por formulario, el menú y la barra de herramientas variarán: Pulsando en la primera fila de cada columna aparecerá una flecha en la zona derecha de la celda. Pulsando sobre esta flecha se despliega la lista de todos los valores archivados en ese campo. Si desea dejar en blanco esta casilla se pulsa el botón . 10/06/09 www.urjc.es

303. Filtros: por formulario Si se prefiere se puede escribir directamente el valor exacto que se está buscando o la expresión cuyo resultado se desea utilizar como criterio. Una vez establecidos los criterios en todos los campos, este filtro se puede guardar, dentro de consultas. Se pueden volver a aplicar filtros almacenados en consultas. Borra lo contenido en la cuadrícula del campo, cuando no se quiera aplicar ninguna criterio en ese campo. Cierra esta ventana y vuelve a la tabla normal. 10/06/09 www.urjc.es

304. Filtros: Filtro u orden avanzado Este filtro permite determinar con mayor minucia las características del filtro. Es muy similar a una consulta, y se almacena en Consultas . Para aplicar este filtro es necesario seleccionar el menú Registros/Filtro u orden avanzado ya que no hay ningún botón en la barra de herramientas con esta función. Tras seleccionar este filtro se abrirá esta ventana: 10/06/09 www.urjc.es

305. Filtros: Filtro u orden avanzado 10/06/09 www.urjc.es En la parte superior se encuentra la tabla sobre la que se está aplicando el filtro, con la lista de campos recuadrada. En la parte inferior es donde se concretan las características del filtro.

306. Filtros: Filtro u orden avanzado 10/06/09 www.urjc.es Para crear el filtro hay que detallar el campo, el orden a seguir y los criterios: Campo: para incluir el campo o los campos con los que se va a crear el filtro, se pueden emplear tres procedimientos distintos: Al hacer clic sobre la casilla campo aparece una flechita dentro, que despliega la lista de todos los campos de la tabla. Seleccionando la tabla en la zona superior y haciendo doble clic sobre el campo. Seleccionando la tabla en la zona superior y arrastrando el campo hacia la zona inferior. Se pueden utilizar tantos campos como se consideren necesario para crear el filtro. Para seleccionar todos los campos en una celda se selecciona el *, el filtrado se realizará en todos los campos de la tabla. Orden: establece el orden que se seguirá cuando se encuentre más de un registro que cumpla las condiciones del filtro. El orden puede ser ascendente, descendente o simplemente no seguir un orden. Criterios: en esta casilla se escribe el criterio que debe seguir el filtro. Se puede escribir: Un texto: se teclea y el programa lo pondrá automáticamente entre comillas. Una expresión: utilizando los operadores &quot;Entre...Y&quot; o los operadores de comparación (<, >,<>, <=,>=)

307. Filtros: Filtro u orden avanzado 10/06/09 www.urjc.es Siguiendo con la tabla Pacientes, se va a aplicar un filtro para ver únicamente los nombres de aquellos pacientes procedentes de Madrid y con menos de 18 años. Lo primero que se debe hacer es seleccionar el menú Registros/Filtro u orden avanzado. En esta ventana se determinarán las condiciones del filtro tal y como aparecen en esta imagen:

308. Filtros: Filtro u orden avanzado Al escribir >18, el número 18 se ha escrito sin comillas y el programa las añadido automáticamente. Lo mismo sucede con el criterio de provincia, se escribe sin las comillas, y el programa las añade de forma automática. Una vez se han establecido todos los criterios de filtrado se pulsa la tecla para aplicar el filtro. Automáticamente se abrirá la tabla de Pacientes, pero sólo con los registros que cumplan las condiciones de filtrado. 10/06/09 www.urjc.es

309. Consultas La consulta es una solicitud de información a la base de datos. Los datos mostrados pueden proceder de una sola tabla o de un conjunto de tablas. El resultado de la consulta es la &quot;Hoja de respuestas dinámica&quot; ; en esta hoja se encuentra la información extraída de las tablas. Pero la información no se guarda en la hoja de respuestas, sino que sigue estando almacenada en las tablas. En determinados tipos de consulta se puede modificar la información de las tablas, pero la consulta sigue siendo una forma de acceder a la tabla, no un objeto que almacene información. La consulta muestra lo que la tabla almacena según los criterios solicitados. La consulta es un filtro avanzado, y funciona prácticamente de la misma forma. Lo único que los diferencia es que los filtros sólo se pueden activar desde una tabla o desde un formulario. 10/06/09 www.urjc.es

310. Consultas: Usos Elegir tablas: Las consultas se pueden realizar sobre una sola tabla o sobre todas las tablas creadas en esa base de datos. De esta forma las combinaciones posibles para obtener información son muchas. Modificar los datos de las tablas: Aunque las consultas no son tablas, dan acceso a ellas, y permite modificar, eliminar o añadir registros nuevos. También se puede utilizar una consulta para crear una nueva tabla que contenga registros de otra tabla o de varias tablas. Elegir uno o varios campos: Al crear una consulta es posible especificar qué campo se desea ver. Seleccionar registros: Una consulta se puede concretar hasta el punto de ver sólo un registro. Realizar cálculos: Se pueden realizar cálculos con los campos mostrados en la consulta. Por ejemplo contar el número de registros seleccionados o acumular totales. Se crearán campos nuevos: campos calculados que contendrán el resultado del cálculo. Para crear nuevos formularios, informes o consultas: Partiendo de los datos obtenidos en una consulta se pueden crear nuevos elementos. 10/06/09 www.urjc.es

311. Consultas: Tipos Consulta de selección: Es la más sencilla, se indican unos criterios para ver sólo lo que interesa de una tabla. Los datos aparecen en la Hoja de respuestas dinámicas, esta parece una tabla pero no lo es, sólo muestra los datos de una tabla o de varias tablas según los criterios de la consulta. Aunque la hoja de respuestas dinámica no es una tabla se pueden introducir datos en las tablas a través de ella. Consulta de tablas de referencias cruzadas: Presenta los datos con títulos en las filas y en las columnas; la apariencia es la de una hoja de cálculo. De esta forma se resume en muy poco espacio mucha información de una forma muy clara. 10/06/09 www.urjc.es

312. Consultas: Tipos Consulta de acciones Es una forma de modificar registros de una o varias tablas a través de una sola operación. A través de este tipo de consulta también se puede crear una nueva tabla, eliminar o añadir registros, modificarlos, etc. Consulta de unión: Combina campos que coinciden en más de una tabla. Consulta de paso a través: Envía instrucciones a una base de datos SQL. Consulta de definición de datos: Se puede modificar una base de datos de Access utilizando instrucciones de SQL. 10/06/09 www.urjc.es

313. Consultas: Crear una consulta Para crear una consulta hay que seleccionar la pestaña de la ventana de la base de datos. Si no se está en la ventana Base de datos, para volver a ella se pulsa el botón base de datos . En la ventana Consultas puede aparecer algún elemento creado si se ha guardado algún filtro: 10/06/09 www.urjc.es

314. Consultas: Crear una consulta Para crear una consulta nueva se pulsa el botón Nuevo . Aparecerá esta ventana: 10/06/09 www.urjc.es

315. Consultas: Crear una consulta Estas son las opciones que ofrece Access para crear una consulta: Vista diseño: permite realizar una consulta sin la ayuda del asistente. Asistente para consultas sencillas: crea una consulta automáticamente, según los campos seleccionados. Asistente para consultas de referencias cruzadas: crea una consulta que muestra los datos con un formato compacto, parecido al de una hoja de cálculo. Asistente para consultas destinados a buscar duplicados: crea una consulta en la que se buscan registros con valores duplicados en un campo. Asistentes para consultas destinados a buscar no coincidentes: crea una consulta que busca registros que no tienen registros relacionados en otra tabla. 10/06/09 www.urjc.es

316. Consultas: Crear una consulta sin asistentes Dentro de la ventana de Nueva Consulta se selecciona la opción Vista Diseño y se pulsa Aceptar . Automáticamente se abrirá la ventana de la consulta e inmediatamente otra ventana donde se debe elegir en que tabla/s se va a realizar la consulta. 10/06/09 www.urjc.es

317. Consultas: Crear una consulta sin asistentes En este ejemplo se va a elegir la tabla Pacientes. Tras seleccionar la tabla se pulsa Agregar . Se pueden seleccionar más tablas, e incluso consultas. Una vez se hayan elegido los elementos sobre los que se quiera realizar la consulta se pulsa Cerrar . Si tras cerrar se quiere volver a abrir la ventana de agregar Tablas se pulsa el botón o se selecciona el menú Consulta/Mostrar Tabla . El aspecto de la ventana de una consulta es este: 10/06/09 www.urjc.es

318. Consultas: Crear una consulta sin asistentes Al igual que en los filtros, la ventana se divide en dos secciones: La superior: muestra los elementos sobre los que se va a realizar la consulta. La inferior: muestra los criterios que se van a aplicar en la consulta a la tabla o consulta seleccionada. El proceso de creación de los criterios es muy similar al de los filtros. En las consultas hay un elemento más, que da la opción de que un criterio de selección se vea o no. Esta opción es Mostrar . 10/06/09 www.urjc.es

319. Consultas: Crear una consulta sin asistentes Campo: En esta casilla se pueden seleccionar todos los campos de la tabla ( con el *) o de uno en uno, seleccionando cada uno en una columna. La forma de incluir el nombre de un campo en esta casilla es: Arrastrando el nombre del campo desde la sección superior. Haciendo doble clic en la tabla de la sección superior. Haciendo clic sobre la casilla campo y pulsando sobre la flecha que aparece. Se desplegará una lista de los campos para seleccionar. Tabla: En esta casilla figura la tabla de la que procede el campo seleccionado en esa columna. Esta opción es muy importante cuando se trabaja con campos de varias tablas. 10/06/09 www.urjc.es

320. Consultas: Crear una consulta sin asistentes Orden: Ascendente, descendente o sin orden. Este orden se aplicará a los registros que se obtengan en la consulta según la columna en la que se esté indicando el orden. El criterio se establece en un campo y se ordenan los resultados en función del campo que se quiera. Para seleccionar el tipo de orden que se quiere se hace clic sobre la casilla Orden, aparecerá una flecha en la zona derecha de la casilla. Al pinchar sobre la flecha aparece un menú con los tipos de orden aplicables a la consulta. Mostrar: Esta casilla tiene un pequeño cuadrado, al hacer clic dentro de este cuadrado se está indicando al programa que se muestre ese campo. Esto tiene sentido cuando se quiere indicar un criterio más para restringir la búsqueda, pero no se quiere mostrar en el resultado de la búsqueda. Si la casilla esta activada este criterio aparecerá. Si no está activada . 10/06/09 www.urjc.es

321. Consultas: Crear una consulta sin asistentes Criterios : En esta casilla se introduce la condición/es que debe cumplir un campo para que el registro aparezca en la respuesta a la consulta. Cuando se ejecuta la consulta, el programa analiza la expresión de la casilla criterios. Dentro del campo se buscan todos los valores que coincidan con el criterio. Los criterios pueden introducirse en uno o más campos de una consulta. O incluso introducir varios criterios en un mismo campo. No es necesario rellenar todas las casillas en cada columna. Todo depende de lo que se quiera pedir al programa. 10/06/09 www.urjc.es

322. Consultas: Crear una consulta sin asistentes Ejercicio: Una forma más sencilla de ver una búsqueda es un ejemplo. Con la tabla de Pacientes se va a realizar el siguiente ejemplo: Buscar los pacientes que vivan en Madrid . En este ejemplo sólo se establece un criterio en un campo: &quot;Provincia&quot; , y el criterio &quot;Madrid&quot; . De todos aquellos registros en los cuales el campo Provincia sea Madrid se le pide que muestre: el nombre y el apellido de los pacientes, además del criterio, que no está oculto. Si no se le añaden más campos no mostrará más datos del registro que cumple el criterio. 10/06/09 www.urjc.es

323. Consultas: Crear una consulta sin asistentes Para ejecutar la consulta se pulsa el botón o se selecciona el menú Consulta/Ejecutar . El programa devolverá el o los registros que cumplan con ese criterio, si es que los hay. Para mostrar los resultados se abrirá la Hoja de respuesta dinámica en la Vista Diseño. En esta hoja aparecerán únicamente los datos solicitados en la Consulta. 10/06/09 www.urjc.es

324. Consultas: Crear una consulta sin asistentes Para modificar los criterios de una consulta se cambia a la Vista Diseño . Si se quiere que se muestren todos los datos de los pacientes procedentes de Madrid habrá que hacerlo de la siguiente forma. Se ha establecido el criterio Madrid en el campo Provincia . A continuación en lugar de detallar cada campo en una columna se han seleccionado todos los campos en una sola celda con el asterisco. Se ha ocultado el criterio, pero se muestran todos los campos de la Tabla Pacientes . 10/06/09 www.urjc.es

325. Consultas: Crear una consulta sin asistentes Se ejecuta la consulta pulsando es resultado será este: 10/06/09 www.urjc.es

326. Consultas: Establecer criterios Dentro de la casilla criterio se escribe una expresión, bien de texto, numérica o numérica con operadores. Gracias a los operadores, además de palabras, se pueden imponer otro tipo de condiciones a las búsquedas dentro de los registros. Rangos de valores: Para buscar un rango de valores dentro de un campo se utilizan estos operadores: Entre...Y: por ejemplo para seleccionar los pacientes mayores de 18 años pero menores de 50. En la casilla Criterios se escribirá: Entre 18 Y 50. <,>,>=,<=,<>: operadores de comparación. 10/06/09 www.urjc.es

327. Consultas: Establecer criterios Varios criterios En diferentes campos: criterio Y: cuando se escriben varios criterios en el mismo renglón el programa buscará un registro que cumpla todos los criterios. El criterio Y se puede utilizar en un mismo campo: >80 Y <100 En un mismo campo: criterio O: cuando se pone un criterio en la casilla &quot;Criterio&quot; , otro en la casilla o, y si se quiere más criterios en las filas de debajo. El programa buscará un registro que cumpla al menos uno de los criterios. 10/06/09 www.urjc.es

328. Consultas: Establecer criterios Este criterio también se puede utilizar en distintos campos: Seleccionará los registros que o el campo provincia sea Madrid, o bien el campo edad sea mayor de 18. 10/06/09 www.urjc.es

329. Consultas: Los comodines Se utilizan para buscar datos genéricos, que empiezan por una letra, que terminan por otra, etc. * Representa cualquier número de caracteres, por ejemplo: todos los nombres que terminen por &quot;ez” : *ez . Otro ejemplo: buscar las personas que tienen un nombre compuesto y uno de los dos nombres es &quot;Luis&quot; . Se debe escribir el siguiente criterio: Como *Luis* o Como * + Luis + * . Access agregará las comillas. # se utiliza para consultas sobre fechas. Si queremos que nos muestre los registros de una fecha en particular debemos escribirla del siguiente modo: #15/02/2007# . Al introducir una expresión con uno de estos operadores, Access añadirá automáticamente el operador &quot;Como&quot; . 10/06/09 www.urjc.es

330. Consultas: Selección de registros con datos o sin datos Se puede seleccionar un registro por el criterio de si en el campo hay un dato, o si está vacío. Pacientes que tienen teléfono: Es Negado Nulo Pacientes que no tienen teléfono: Nulo o es Nulo 10/06/09 www.urjc.es

331. Consultas: Fecha actual: Se pueden seleccionar los registros que tengan la fecha actual. Por ejemplo en una empresa para seleccionar los pedidos que haya que entregar ese día. En criterios se escribe Fecha(). Condición variable: Para hacer una condición variable; que realice una pregunta cada vez que se abra o ejecute la consulta, se coloca la pregunta entre corchetes [ ] debajo del campo que se desea variar (consultas con parámetros). 10/06/09 www.urjc.es

332. Consultas: Criterios con cálculo: Dentro de un criterio se puede realizar un cálculo haciendo referencia a otro campo. Por ejemplo en la base de datos de una empresa de venta de material de construcción se va a consultar: Se pide que liste a aquellos clientes cuyo Importe sea mayor a la cantidad por 10. Se ha creado el campo importe que no existía, que es un campo calculado. Los campos van siempre entre corchetes. 10/06/09 www.urjc.es

333. Consultas: Dentro del criterio se ha realizado una operación y en función del resultado se han seleccionado o no los registros. 10/06/09 www.urjc.es

334. Consultas: Guardar las consultas Siempre es recomendable que se prueben varias veces las consultas para asegurarse que el resultado es el esperado. Una vez se comprueba que el resultado es el que se esperaba, hay que pensar en guardar o no la consulta. Todo depende de la frecuencia con la que se vaya a usar esa consulta. Si se va a usar más veces es conveniente guardarla para no tener que rediseñarla la próxima vez. La consulta se puede guardar desde la Vista Diseño o la Vista Hoja de datos . Se selecciona el botón guardar o el menú Archivo/Guardar . 10/06/09 www.urjc.es

335. Consultas: Campos calculados Se puede crear un campo que realice una operación con varios campos de una misma tabla. En nuestro ejemplo del hospital se ha creado el campo calculado &quot;Importe&quot; . Pasos para crear un campo calculado: Se selecciona una columna en blanco, se escribe el nombre del nuevo campo seguido de dos puntos. &quot;Importe:&quot; Se escribe la operación, cuando se hace referencia a un campo este debe ir entre corchetes [ ]. &quot;Importe: [Cantidad] *[Precio Unidad] Si sólo se va a operar con un campo, se puede seleccionar el campo de la lista de campos y al añadir un símbolo de operación: /*-+ el programa añadirá el corchete al campo y pondrá un nombre al nuevo campo. El nombre será Expr, Expr1, etc . 10/06/09 www.urjc.es

336. Consultas: Consultas con asistentes Asistente para consultas sencillas: El Asistente para consultas sencillas crea consultas que recuperan datos de los campos especificados en una tabla o consulta, o en varias tablas o consultas. Asistente para consultas de referencias cruzadas: Una consulta de tabla de referencias cruzadas calcula totales resumidos basándose en los valores de cada fila y columna. Calcula una suma, una media, un recuento u otros tipos de totales de los registros y luego agrupa el resultado en dos tipos de información: uno hacia abajo, en el lado izquierdo de la hoja de datos y otro a lo largo de la parte superior. 10/06/09 www.urjc.es

337. Consultas: Consultas con asistentes Asistente para consultas de buscar duplicados: Con este asistente se puede determinar si existen registros duplicados en una tabla o determinar qué registros de una tabla comparten el mismo valor. Por ejemplo, se pueden buscar valores duplicados en un campo de dirección para determinar si existen registros duplicados para el mismo paciente. También se pueden buscar valores duplicados en un campo de población para todos los pacientes de una misma ciudad. Puede ser una herramienta útil si se han importado datos desde otra base de datos, ya que permite depurarlos. Asistente para buscar registros no coincidentes: Mediante este Asistente se pueden buscar registros en una tabla que no tenga registros relacionados en otra tabla. Por ejemplo, puede buscar pacientes que no hayan realizado ninguna visita. También es útil si se han importado datos desde otra base de datos, ya que permite depurarlos. 10/06/09 www.urjc.es

338. Consultas: Consultas con parámetros Se recurre a ellas cuando se quiere hacer una consulta que permita pedir un dato antes de ejecutarla y buscar según ese dato. Una consulta que tiene uno o varios parámetros necesitará que éstos se indiquen para buscar datos en la tabla. Por ejemplo , para realizar una consulta sobre los nombres de los médicos que trabajan en un determinado departamento de un hospital, se tendrá que hacer una consulta por especialidad utilizando el procedimiento habitual. Si se utiliza una consulta diseñada con parámetros se podrá decir qué especialidad se busca cada vez que se ejecute una nueva consulta. El proceso es muy parecido al de una consulta normal. Se selecciona la tabla, se seleccionan los campos y los criterios. En este caso se va a utilizar la tabla de médicos. 10/06/09 www.urjc.es

339. Consultas: Consultas con parámetros Después de crear una consulta normal se selecciona el menú Consulta/Parámetros . Se abrirá esta ventana: Parámetro: no debe tener el mismo nombre que el campo. Tipo de campo: debe corresponder con el del campo. 10/06/09 www.urjc.es

340. Consultas: Consultas con parámetros Se crean los parámetros deseados, cada parámetro tiene un nombre y un tipo de datos. El nombre no puede ser igual al nombre de un campo de la tabla y el tipo de datos debe corresponder con el tipo de datos del campo por el que se va a buscar. En el campo por el que se va a buscar hay que añadir el criterio. En este caso el criterio es el nombre del parámetro entre corchetes: 10/06/09 www.urjc.es

341. Consultas: Consultas con parámetros Cuando se ejecute la consulta aparecerá una ventana que pide el valor del parámetro . Dentro del recuadro en blanco se escribe la especialidad sobre la que se desea obtener la lista de médicos que trabajan allí. Después se pulsa Aceptar . 10/06/09 www.urjc.es

342. Consultas: Consultas con parámetros Esta será la hoja de respuestas dinámica: 10/06/09 www.urjc.es

343. Consultas: Consultas basadas en más de una tabla Se crean de la misma forma que las anteriores, sólo que a la hora de agregar tablas se puede agregar más de una. De esta manera es posible reflejar las relaciones entre las tablas, y recuperar los registros relacionados de las dos tablas. De cada tabla se seleccionan los campos que se necesitan, arrastrándolos y pegándolos en las celdas de la consulta. Se agregan los criterios que se crean convenientes, de la misma manera que en las consultas basadas en una sola tabla. 10/06/09 www.urjc.es

344. Consultas: Consultas avanzadas Hasta ahora hemos visto consultas de selección, consultas con parámetros y consultas con campos calculados. Para seleccionar otro tipo de consulta más compleja se debe crear una consulta de selección, y después ir al menú consulta/… : 10/06/09 www.urjc.es

345. Consultas: Consultas avanzadas Consulta de creación de tabla: Este tipo de consulta puede ser usada cuando se quiera crear una tabla nueva a partir de registros provenientes de ejecutar una consulta. La nueva tabla no heredará las propiedades de los campos, ni la clave principal que tuviera la tabla origen. Consulta de actualización: Este tipo de consultas pueden ser usadas cuando se quiera actualizar varios registros de una tabla, de una sola vez. Se pueden ver los registros a actualizar antes de ejecutar la consulta y que sean modificados permanentemente. 10/06/09 www.urjc.es

346. Consultas: Consultas avanzadas Consulta de datos anexados: Este tipo de consultas pueden ser usadas cuando se quiera añadir registros a una tabla de otra que ya contenga algunos. Entonces, se podrán agregar datos que estaban en otra tabla de Access o bien en otros formatos de Tabla, como pueden ser DBase, Paradox . Consulta de eliminación: Este tipo de consultas pueden ser usadas cuando se quiera eliminar varios registros de una tabla que cumplan determinados criterios. 10/06/09 www.urjc.es

347. Consultas: Ejercicios: Consultas sencillas: Ejercicio 1: Base de datos: “Hospital”: Vamos a crear una consulta que nos muestre todos los registros de pacientes de Madrid . 10/06/09 www.urjc.es

348. Consultas: Ejercicios: Consultas sencillas: Continuación del ejercicio 1: Base de datos: “Hospital”: Hay otra forma: 10/06/09 www.urjc.es

349. Consultas: Ejercicios: Consultas sencillas: Ejercicio 2: Base de datos: “Hospital”: Vamos a crear una consulta que nos muestre todos los registros de pacientes de Madrid o Toledo . Hay dos formas: 10/06/09 www.urjc.es

350. Consultas: Ejercicios: Consultas sencillas: Ejercicio 3: Base de datos: “Hospital”: Vamos a crear una consulta que nos muestre todos los registros de pacientes de Madrid y Toledo . Al ejecutar, no tendría que mostrar ningún registro. 10/06/09 www.urjc.es

351. Consultas: Ejercicios: Consultas sencillas: Ejercicio 4: Base de datos: “Hospital”: Vamos a crear una consulta que nos muestre todos los registros de pacientes que sean mujeres de Madrid . 10/06/09 www.urjc.es

352. Consultas: Ejercicios: Consultas sencillas: Ejercicio 5: Base de datos: “Hospital”: Vamos a crear una consulta que nos muestre todos los registros de pacientes cuyos apellidos terminen en “ez” . Vamos a hacerlo de 2 formas, y vais a observar la diferencia entre las dos. Primera forma: 10/06/09 www.urjc.es

353. Consultas: Ejercicios: Consultas sencillas: Continuación del ejercicio 5: Base de datos: “Hospital”: Segunda forma: 10/06/09 www.urjc.es

354. Consultas: Ejercicios: Consultas sencillas: Ejercicio 6: Base de datos: “Hospital”: Vamos a crear una consulta que muestre todos los registros de pacientes que tienen teléfono . 10/06/09 www.urjc.es

355. Consultas: Ejercicios: Consultas sencillas: Ejercicio 7: Base de datos: “Hospital”: Vamos a crear una consulta que muestre todos los registros de pacientes que no tienen teléfono . 10/06/09 www.urjc.es

356. Consultas: Ejercicios: Consultas sencillas: Ejercicio 8: Base de datos: “Empresa”: Vamos a crear una consulta que muestre todos los registros de pedidos cuya fecha de envío sea el 05/02/2007. 10/06/09 www.urjc.es

357. Consultas: Ejercicios: Consultas sencillas: Ejercicio 9: Base de datos: “Empresa”: Vamos a crear una consulta que muestre todos los registros de clientes que provengan de “España” o “Suecia” o Bélgica”. 10/06/09 www.urjc.es

358. Consultas: Ejercicios: Consultas sencillas: Ejercicio 10: Base de datos: “Empresa”: Vamos a crear una consulta que muestre todos los registros de pedidos cuya fecha de pedido coincida con la fecha actual. 10/06/09 www.urjc.es

359. Consultas: Ejercicios: Consultas con parámetros: Ejercicio 11: Base de datos: “Hospital”: Vamos a crear una consulta que muestre todos los registros de pacientes según el sexo que tengan, y que nos permita decirle si queremos que nos muestre los hombres, o las mujeres . Para ello, creamos una consulta sencilla del siguiente modo: 10/06/09 www.urjc.es

360. Consultas: Ejercicios: Consultas con parámetros: Continuación del ejercicio 11: Base de datos: “Hospital”: A continuación vamos al menú consulta/parámetros : Al ejecutar nos pregunta: 10/06/09 www.urjc.es

361. Consultas: Ejercicios: Consultas con parámetros: Ejercicio 12: Base de datos: “Hospital”: Vamos a crear una consulta que muestre todos los registros de médicos según el departamento al que pertenezcan. 10/06/09 www.urjc.es

362. Consultas: Ejercicios: Consultas con parámetros: Ejercicio 13: Base de datos: “Hospital”: Vamos a crear una consulta que muestre todos los registros de pacientes según la provincia de la que provengan, y según su sexo . 10/06/09 www.urjc.es

363. Consultas: Ejercicios: Consultas con parámetros: Ejercicio 14: Base de datos: “Empresa”: Vamos a crear una consulta que muestre todos los registros de pedidos, dependiendo de la fecha de envío que tengan. 10/06/09 www.urjc.es

364. Consultas: Ejercicios: Consultas con parámetros: Ejercicio 15: Base de datos: “Empresa”: Vamos a crear una consulta que muestre todos los registros de clientes según el país al que pertenezcan. 10/06/09 www.urjc.es

365. Consultas: Ejercicios: Consultas con campos calculados: Ejercicio 16: Base de datos: “Empresa”: Vamos a crear una consulta que muestre todos los registros de la tabla “Detalles de pedido” y que a su vez, calcule el importe monetario de cada pedido . 10/06/09 www.urjc.es

366. Consultas: Ejercicios: Consultas con campos calculados: Ejercicio 17: Base de datos: “Empresa”: Vamos a crear una consulta que muestre todos los registros de la tabla “Detalles de pedido” y que a su vez, calcule el importe monetario de cada pedido , si éste es mayor de 20000 euros . 10/06/09 www.urjc.es

367. Consultas: Ejercicios: Consultas de actualización: Ejercicio 18: Base de datos: “Hospital”: Vamos a crear una consulta de actualización que si es ejecutada, suba un 10% el sueldo a los empleados, en este caso, los médicos del hospital. Para ello, creamos una consulta sencilla, y nos vamos al menú consulta/consulta de actualización. 10/06/09 www.urjc.es

368. Consultas: Ejercicios: Consultas de actualización: Continuación del ejercicio 18: Base de datos: “Hospital”: Por último, completamos la consulta del siguiente modo: 10/06/09 www.urjc.es

369. Consultas: Ejercicios: Consultas de actualización: Ejercicio 19: Base de datos: “Empresa”: Esta consulta nos permite aumentar el precio de los productos , dependiendo del tipo de producto (consulta con parámetros). 10/06/09 www.urjc.es

370. Consultas: Ejercicios: Consultas de actualización: Ejercicio 20: Base de datos: “Empresa”: Esta consulta nos permite aumentar el sueldo de los empleados de la empresa, dependiendo del cargo que ocupen (consulta con parámetros). 10/06/09 www.urjc.es

371. Consultas: Ejercicios: Consultas de actualización: Ejercicio 21: Base de datos: “Empresa”: Esta consulta nos permite cambiar el tipo de contrato de los empleados de la empresa, que tengan el cargo de “Dependiente” . 10/06/09 www.urjc.es

372. Consultas: Ejercicios: Consultas de eliminación: Ejercicio 22: Base de datos: “Hospital”: Vamos a crear una consulta de eliminación que elimine registros de la tabla “Médicos” , pero que pregunte el código del médico que deseamos eliminar de la base de datos. Para ello, creamos una consulta sencilla de la tabla médicos, y vamos al menú consulta/consulta de eliminación. 10/06/09 www.urjc.es

373. Consultas: Ejercicios: Consultas de eliminación: Continuación del ejercicio 22: Base de datos: “Hospital”: Como vemos, esta consulta es una consulta de eliminación y de parámetros ( Código ). A continuación, completamos la consulta de la siguiente forma: 10/06/09 www.urjc.es

374. Consultas: Ejercicios: Consultas de eliminación: Ejercicio 23: Base de datos: “Hospital”: Vamos a crear una consulta de eliminación para la tabla “Clientes” . Esta consulta eliminará registros de esta tabla, según el código de cliente introducido. ( Consulta con parámetros ). 10/06/09 www.urjc.es

375. Consultas: Ejercicios: Consultas de eliminación: Ejercicio 24: Base de datos: “Empresa”: Vamos a crear una consulta de eliminación para la tabla “Clientes” . Esta consulta eliminará registros de esta tabla, según la ciudad que introduzcamos. ( Consulta con parámetros ). 10/06/09 www.urjc.es

376. Consultas: Ejercicios: Consultas de eliminación: Ejercicio 25: Base de datos: “Empresa”: Vamos a crear una consulta de eliminación para la tabla “Productos” . Esta consulta eliminará registros de esta tabla, según lel producto que introduzcamos. ( Consulta con parámetros ). 10/06/09 www.urjc.es

377. Consultas: Ejercicios: Consultas de creación de tabla: Ejercicio 26: Base de datos: “Hospital”: Vamos a crear una consulta de creación de tabla. La nueva tabla se llamará Coste anual médicos . Esta tabla contendrá, el coste anual que supone cada médico para al hospital. Para ello, creamos una consulta sencilla para la tabla médicos, y a continuación, vamos al menú consulta/consulta de creación de tabla . 10/06/09 www.urjc.es

378. Consultas: Ejercicios: Consultas de creación de tabla: Continuación del ejercicio 26: Base de datos: “Hospital”: A continuación nos pide introducir el nombre de la nueva tabla: Por último, completamos la consulta del siguiente modo: 10/06/09 www.urjc.es

379. Consultas: Ejercicios: Consultas de creación de tabla: Ejercicio 27: Base de datos: “Hospital”: Complicamos el ejercicio anterior introduciendo parámetros. Además de hacer todo lo que hacía la consulta anterior, nos pregunta qué departamento nos interesa. 10/06/09 www.urjc.es

380. Consultas: Ejercicios: Consultas de creación de tabla: Ejercicio 28: Base de datos: “Hospital”: Esta consulta de creación de tabla nos creará una tabla llamada “Coste total del hospital ” que contendrá, como su propio nombre indica, el coste total del hospital . 10/06/09 www.urjc.es

381. Consultas: Ejercicios: Consultas de creación de tabla: Ejercicio 29: Base de datos: “Empresa”: Esta consulta de creación de tabla nos creará una tabla llamada “Coste anual por empleado” , dependiendo del cargo que ocupe ( consulta con parámetros ). 10/06/09 www.urjc.es

382. Consultas: Ejercicios: Consultas de creación de tabla: Ejercicio 30: Base de datos: “Empresa”: Esta consulta de creación de tabla nos creará una tabla llamada “Coste total” , que como su propio nombre indica, nos calculará el coste total que soporta esta empresa. 10/06/09 www.urjc.es

383. Consultas: Ejercicios: Consultas de creación de tabla: Ejercicio 31: Base de datos: “Música”: Esta consulta de creación de tabla nos creará una tabla llamada “Coste anual empleados” , que nos calculará el coste anual que supone cada empleado para la empresa de música. 10/06/09 www.urjc.es

384. Consultas: Ejercicios: Consultas de creación de tabla: Ejercicio 32: Base de datos: “Música”: Esta consulta de creación de tabla nos creará una tabla llamada “Coste anual de los empleados de limpieza” , que nos calculará el coste anual que supone cada empleado de limpieza para la empresa de música. 10/06/09 www.urjc.es

385. Consultas: Ejercicios: Consultas de creación de tabla: Ejercicio 33: Base de datos: “Música”: Esta consulta de creación de tabla nos creará una tabla llamada “Coste anual de empleados dependiendo del puesto de trabajo” , que nos calculará el coste anual que supone cada empleado, dependiendo de su cargo, ( consulta con parámetros ) para la empresa de música. 10/06/09 www.urjc.es

386. Consultas: Ejercicios: Consultas de creación de tabla: Ejercicio 34: Base de datos: “Música”: Esta consulta de creación de tabla nos creará una tabla llamada “Coste total tienda de discos” , que como su propio nombre indica, nos calculará el coste total que soporta esta empresa. 10/06/09 www.urjc.es

387. Consultas: Ejercicios: Consultas de referencias cruzadas: Ejercicio 35: Base de datos: “Hospital”: Esta consulta de referencias cruzadas nos dará, como resultado, una tabla, en la que el eje X contendrá los nombres de los pacientes, y sus apellidos, y el eje Y, contendrá las diferentes provincias a las que pueden pertenecer los distintos pacientes. 10/06/09 www.urjc.es

388. Consultas: Ejercicios: Consultas de referencias cruzadas: Ejercicio 36: Base de datos: “Hospital”: Esta consulta de referencias cruzadas nos dará, como resultado, una tabla, en la que el eje X contendrá los códigos de los médicos, y el eje Y, contendrá los sueldos que reciben. 10/06/09 www.urjc.es

389. Consultas: Ejercicios: Consultas de referencias cruzadas: Ejercicio 37: Base de datos: “Música”: Esta consulta de referencias cruzadas nos dará, como resultado, una tabla, en la que el eje X contendrá los NIF de los clientes de la tienda de música, y el eje Y, contendrá los códigos de identificación de cada producto. Esta consulta nos dirá cuantas copias de cada producto compró cada cliente. 10/06/09 www.urjc.es

390. Consultas: Ejercicios: Consultas de datos anexados: Ejercicio 38: Base de datos: “Hospital”: Esta consulta de datos anexados añadirá a la tabla “Coste anual médicos” más filas, que provendrán de la tabla “Médicos nuevos” , que vamos a crear a continuación. La tabla contendrá los mismos campos que la tabla médicos. Introduciremos 2 nuevos registros: 10/06/09 www.urjc.es

391. Consultas: Ejercicios: Consultas de datos anexados: Continuación del ejercicio 38: Base de datos: “Hospital”: Ahora crearemos una consulta sencilla para la tabla “Médicos nuevos” e iremos al menú consulta/consulta de datos anexados . 10/06/09 www.urjc.es

392. Consultas: Ejercicios: Consultas de datos anexados: Continuación del ejercicio 38: Base de datos: “Hospital”: A continuación, completaremos la consulta con la siguiente información. 10/06/09 www.urjc.es

393. Consultas: Ejercicios: Consultas de datos anexados: Ejercicio 39: Base de datos: “Hospital”: A continuación, vamos a crear una consulta que añada los dos registros de la tabla “Médicos nuevos” a la tabla “Médicos” . 10/06/09 www.urjc.es

394. Informes Un informe es un objeto de Access. Los informes no guardan información, sólo son una presentación gráfica de los datos contenidos en tablas o los hallados en consultas. Esta presentación gráfica está orientada a la impresión de los datos. El diseño puede ser en columnas o en etiquetas, dependiendo de la utilidad que se le vaya a dar al impreso. Diferentes formas de crear un informe: Dentro de la ventana de la base de datos se selecciona la pestaña de Informes . Para crear un informe nuevo se hace clic sobre el botón Nuevo . Para modificar el diseño de un informe ya creado se selecciona Diseño . Para ver cómo se imprimirá el informe se selecciona Vista Previa . 10/06/09 www.urjc.es

395. Informes Tras seleccionar Nuevo aparecerá la ventana dónde se indican los diferentes modos de creación de un informe: 10/06/09 www.urjc.es

396. Informes Vista Diseño: permite crear manualmente un informe sin ayuda de los asistentes. Asistente para informes: el asistente guía al usuario para la creación de varios modelos de informes. 10/06/09 www.urjc.es

397. Informes 3. Autoinforme columnas: es una forma automática de crear un informe en columnas. Sólo hay que seleccionar la tabla o la consulta de la cual van a extraerse los datos. Los nombres de los campos aparecen en la columna izquierda y a la derecha el dato. En cada registro vuelven a aparecer los nombres de los campos. 10/06/09 www.urjc.es

398. Informes Autoinforme tabular: esta opción crea de forma automáticamente un informe. El diseño es en filas y columnas, como en una hoja de cálculo. En la primera fila aparecen los nombres de los campos y en el resto de las filas los datos. 10/06/09 www.urjc.es

399. Informes 5. Asistente para gráficos: es un asistente que crea informes gráficos. El asistente ayuda a elegir los campos a incluir en el gráfico y el tipo de gráfico que se quiere. Con este asistente se seleccionarán campos que se desea que pasen a formar parte de un gráfico donde, por ejemplo, se pueden hacer comparaciones entre datos visualmente. 10/06/09 www.urjc.es

400. Informes Asistente para etiquetas: ayuda a la creación de informes tipo etiquetas. Con este formato se pueden confeccionar etiquetas postales. El asistente ayuda a la elección de los campos a incluir en la etiqueta y al diseño de la misma. 10/06/09 www.urjc.es

401. Informes: Asistente para informes Con este asistente se pueden crear informes genéricos con diseños variados. Tras haber seleccionado Asistente para informes en la ventana de nuevo Informe, se debe seleccionar la tabla o la consulta con la que se va a elaborar el informe: 10/06/09 www.urjc.es

402. Informes: Asistente para informes Se pulsa Aceptar . En esta ventana se seleccionan los campos que se quiere que aparezcan en el informe. 10/06/09 www.urjc.es

403. Informes: Asistente para informes Si se quiere en esta ventana se puede variar de tabla o incluso tomar campos de diferentes tablas. Para seleccionar los campos se utilizan estos botones: 10/06/09 www.urjc.es Seleccionar un campo Seleccionar todos los campos Deseleccionar un campo Deseleccionar todos los campos seleccionados

404. Informes: Asistente para informes Una vez ya se han seleccionado los campos que aparecerán en el informe se pulsa Siguiente: 10/06/09 www.urjc.es

405. Informes: Asistente para informes En esta ventana se especifican los niveles de agrupamiento. Por ejemplo agrupar los registros por la especialidad. Para añadir o quitar un agrupamiento se utilizan las flechas que hay entre los dos recuadros. Recuadro izquierdo: muestra los campos seleccionados para el informe. Recuadro derecho: muestra los campos del informe agrupados según se haya seleccionado. Si no se toca nada los campos aparecerán sin agrupación, tal y como están en la imagen superior. 10/06/09 www.urjc.es

406. Informes: Asistente para informes Botones de agrupamiento: 10/06/09 www.urjc.es Sitúa en el nivel superior el campo seleccionado, creando dos grupos en el recuadro derecho. Elimina el grupo creado y vuelve a situar ese campo con los demás. Aumenta la prioridad del grupo seleccionado. Disminuye la prioridad del grupo seleccionado.

407. Informes: Asistente para informes Botones de agrupamiento: Para agrupar los campos del informe por especialidad se selecciona el campo especialidad en el recuadro izquierdo y se pulsa . La ventana quedará así: 10/06/09 www.urjc.es

408. Informes: Asistente para informes Una vez determinado el agrupamiento de los campos se hace clic sobre Siguiente: 10/06/09 www.urjc.es

409. Informes: Asistente para informes En esta ventana se establece si se quiere modificar el orden en el que aparecerán los registros. Se pueden ordenar por uno o por varios campos de forma ascendente o descendente. En los campos en blanco se selecciona el nombre del campo y pulsando la tecla variará , varía el orden a aplicar, ascendente o descendente. Tras haber determinado el orden de los registros se hace clic sobre Siguiente para continuar. 10/06/09 www.urjc.es

410. Informes: Asistente para informes En esta ventana se selecciona el tipo de distribución del informe. Seleccionando cada tipo de distribución la pantalla izquierda mostrará gráficamente de qué se trata. Para un informe sólo se puede utilizar un tipo de distribución. También se puede modificar la orientación de la página. Con la opción &quot;Ajustar el ancho del campo&quot; cabrán todos los campos en una sola línea del ancho de la página, pero es posible que no se vea el contenido completo. Esto se puede intentar mejorar, bien cambiando posteriormente el tamaño de la letra, o bien seleccionando menos campos. Tras pulsar Siguiente aparecerá esta ventana para seleccionar un diseño predeterminado de los que presenta el programa. 10/06/09 www.urjc.es

411. Informes: Asistente para informes Según se vayan seleccionando los nombres del recuadro derecho el aspecto del recuadro izquierdo variará. Este diseño no tiene por qué ser definitivo, se podrá modificar posteriormente. Se selecciona un diseño y se pulsa Siguiente . 10/06/09 www.urjc.es

412. Informes: Asistente para informes En esta última ventana se le asigna un nombre al informe que se ha creado y se decide si se quiere ver el aspecto del informe; &quot;Vista previa&quot; o si se quiere modificar el diseño del informe. Una vez se seleccionan las opciones que se quieran utilizar se pulsa Terminar. La creación del informe ha finalizado. Si se ha seleccionado ver la vista previa del informe lo que se verá será esto. Para modificarlo se pulsa en el botón de cambio de vista . 10/06/09 www.urjc.es

413. Informes: Asistente para informes Si se ha seleccionado modificar el diseño del informe la ventana que se abrirá será ésta. Para ver cómo va quedando se pulsa el botón cambio de vista . 10/06/09 www.urjc.es

414. Informes: Asistente para informes Si una vez confeccionado y cerrado el informe se desea hacer algún cambio, se selecciona la pestaña Informes y se pulsa el botón Diseño . Desde Vista Diseño se hacen todos los cambios referentes al aspecto del informe. Se pueden modificar las fuentes de los campo, añadir logotipos, texto. Para cambiar un campo se selecciona el campo haciendo clic sobre él. A continuación, se busca en la hoja de propiedades la que se quiera modificar. Para ver cómo quedará el informe impreso se utiliza la Vista preliminar . 10/06/09 www.urjc.es

415. Informes: Ejercicios: Ejercicio 1: Realizar un informe para los pacientes. Con nivel de agrupamiento: Ninguno Ordenamos por apellidos y ponemos un orden ascendente. Ejercicio 2: Realizar un informe para las visitas. Ordenamos por fecha de visita, orden descendente. Con nivel de agrupamiento: Número de visita. 10/06/09 www.urjc.es

416. Informes: Asistente para etiquetas Las etiquetas es un tipo de informe de Access que permite imprimir información de una tabla o consulta en forma de etiquetas. La creación de etiquetas utilizando el asistente resulta muy sencilla. Al igual que con el asistente para informes sólo hay que ir completando las pantallas que aparezcan. Para comenzar a crear las etiquetas hay que situarse en la carpeta informes pulsando la pestaña , aparecerá la ventana donde se elige el tipo de informe que se va a crear y el modo de crearlo: 10/06/09 www.urjc.es

417. Informes: Asistente para etiquetas Para crear etiquetas con el asistente se selecciona Asistente para etiquetas. La tabla que se va a utilizar es la de Pacientes . Tras seleccionar el asistente y la tabla se pulsa Aceptar . En esta ventana se debe elegir el tamaño de las etiquetas. Todo depende del papel de impresión de etiquetas que se tenga. 10/06/09 www.urjc.es

418. Informes: Asistente para etiquetas En la segunda columna se encuentran las dimensiones de la etiqueta, para seleccionar por medida. Estas dimensiones se pueden ver en dos tipos de medidas, inglesa o métrica, dependiendo de la que esté seleccionada en Unidad de medida. Además del tamaño de las etiquetas se puede seleccionar si el papel en el que se imprimirán las etiquetas es continuo o si son hojas sueltas. Tras seleccionar todo se pulsa Siguiente . 10/06/09 www.urjc.es

419. Informes: Asistente para etiquetas En esta ventana se selecciona el formato del texto de las etiquetas. El nombre de la fuente, el tamaño, si es normal, fina, negrita, etc. y el color de la letra. A continuación se seleccionarán los campos que aparecerán en la etiqueta. 10/06/09 www.urjc.es

420. Informes: Asistente para etiquetas Se pueden seleccionar todos los campos o sólo aquellos que interesen. Para seleccionar un campo se hace doble clic sobre el campo o bien se utiliza el botón que hay entre los dos recuadros. Los campos aparecerán todos en la misma línea si no se pulsa la tecla intro después de insertar un campo. En este ejemplo se han seleccionado estos campos, con este orden: 10/06/09 www.urjc.es

421. Informes: Asistente para etiquetas En la primera línea se han insertado dos campos. En las siguientes se ha pulsado intro después de añadir cada campo. El orden que presenten las etiquetas puede ser el que se utilizó cuando se introdujeron los datos u otro distinto. En esta ventana Access permite seleccionar el campo por el que se ordenarán las etiquetas para la impresión. 10/06/09 www.urjc.es

422. Informes: Asistente para etiquetas En este caso se ha decidido ordenar las etiquetas de los pacientes por el apellido. En esta ventana se indica el nombre del informe y el paso que se dará a continuación, bien ver la vista previa de las etiquetas, o bien modificar el diseño de las etiquetas en Vista Diseño . Tras seleccionar todo se pulsa Aceptar . 10/06/09 www.urjc.es

423. Informes: Ejercicios: Ejercicio 1: Abrir la base de datos “Hospital” . Hacer los informes con la opción autoinforme en columnas , de “Pacientes” , “Médicos” , y “Visitas” . Ejercicio 2: Abrir la base de datos “Empresa” . Hacer los informes con la opción autoinforme en columnas , de “Clientes” , “Empleados” , “Pedidos” , “Detalles de Pedido” , “Compañía de envíos” y “Productos”. Ejercicio 3: Abrir la base de datos “Música” . Hacer los informes con la opción autoinforme en columnas , de “Clientes” , “Empleados” , “Discos” , “Pedidos” , “Desglose Pedidos” y “Tipo Productos” . 10/06/09 www.urjc.es

424. Informes: Ejercicios: Solución del ejercicio 1: Abrimos la base de datos “Hospital” . Vamos a hacer el informe para “Médicos” . Para ello, hacemos clic en Nuevo/Autoinforme en columnas , y seleccionamos la tabla “Médicos” . 10/06/09 www.urjc.es

425. Informes: Ejercicios: El resultado es el siguiente: Finalmente, guardamos el informe. 10/06/09 www.urjc.es

426. Informes: Ejercicios: Ejercicio 4: Abrir la base de datos “Hospital” . Hacer un informe con un gráfico sobre los salarios de los médicos . Ejercicio 5: Abrir la base de datos “Empresa” . Hacer un informe con un gráfico sobre el sueldo de los empleados . Ejercicio 6: Abrir la base de datos “Música” . Hacer un informe con un gráfico sobre el salario de los empleados . 10/06/09 www.urjc.es

427. Informes: Ejercicios: Solución del ejercicio 4: Abrimos la base de datos “Hospital” . Para hacer un informe con un gráfico sobre los salarios de los médicos , hacemos clic en Nuevo/Asistente para gráficos , y seleccionamos la tabla médicos . 10/06/09 www.urjc.es

428. Informes: Ejercicios: Aparece la siguiente ventana en la que elegimos los campos “Código del médico” , y “Salario” . 10/06/09 www.urjc.es

429. Informes: Ejercicios: En la siguiente ventana se elige el tipo de gráfico que se desea realizar. Nosotros elegimos cualquiera de los dos primeros (de barras). 10/06/09 www.urjc.es

430. Informes: Ejercicios: Aparece la siguiente ventana: Hacemos clic en Siguiente . 10/06/09 www.urjc.es

431. Informes: Ejercicios: Aparece la siguiente ventana: En esta ventana se elige el título del gráfico: “Gráfico Salarios Médicos” . Hacemos clic en Finalizar . 10/06/09 www.urjc.es

432. Informes: Ejercicios: El resultado es el siguiente: 10/06/09 www.urjc.es

433. Informes: Ejercicios: Ejercicio 7: Abrir la base de datos “Hospital” . Hacer etiquetas para los médicos . Ejercicio 8: Abrir la base de datos “Hospital” . Hacer etiquetas para los pacientes . Ejercicio 9: Abrir la base de datos “Empresa” . Hacer etiquetas para los clientes , los empleados y los productos . Ejercicio 10: Abrir la base de datos “Música” . Hacer etiquetas para los clientes y los empleados . 10/06/09 www.urjc.es

434. Informes: Ejercicios: Solución del ejercicio 7: Abrimos la base de datos “Hospital” . Para hacer etiquetas para los médicos , hacemos clic en Nuevo/Asistente para etiquetas , y seleccionamos la tabla “Médicos” . 10/06/09 www.urjc.es

435. Informes: Ejercicios: Aparece la siguiente ventana en la que elegimos unidad de medida métrica , y la primera opción posible. 10/06/09 www.urjc.es

436. Informes: Ejercicios: Aparece la siguiente ventana en la que se puede cambiar el tipo de letra, el tamaño, el color, etc. 10/06/09 www.urjc.es

437. Informes: Ejercicios: En la siguiente ventana se eligen los campos. 10/06/09 www.urjc.es

438. Informes: Ejercicios: En la siguiente ventana se puede elegir el campo o campos que se deseen para ordenar las etiquetas. Nosotros las ordenamos por “Código del Médico” . 10/06/09 www.urjc.es

439. Informes: Ejercicios: Aparece la siguiente ventana en al que escribimos el nombre del informe: “Etiquetas Médicos” . Hacemos clic en Finalizar . 10/06/09 www.urjc.es

440. Informes: Ejercicios: El resultado es el siguiente: 10/06/09 www.urjc.es

441. Informes: Ejercicios: Ejercicio 11: Abrir la base de datos “Hospital” . Hacer un subinforme de la tabla “Pacientes” dentro del informe de “Visitas” , previamente realizado, utilizando el campo que tienen e común ( Código del Paciente ). Ejercicio 12: Abrir la base de datos “Hospital” . Hacer un subinforme de “Visitas” dentro del informe de “Médicos” , previamente realizado, utilizando el campo que tienen e común ( Código del Paciente ). 10/06/09 www.urjc.es

442. Informes: Ejercicios: Solución del ejercicio 11: Abrimos la base de datos “Hospital” . Para hacer un subinforme de la tabla “Pacientes” dentro del informe de “Visitas” , tenemos que abrir el informe “Visitas” en vista diseño . Una vez hemos abierto el informe, hacemos clic en el botón 10/06/09 www.urjc.es

443. Informes: Ejercicios: Aparece la siguiente ventana en la que elegimos la primera opción “Usar tablas y consultas existentes” . 10/06/09 www.urjc.es

444. Informes: Ejercicios: Aparece la siguiente ventana en la que elegimos la tabla “Pacientes” y todos los campos de esta tabla. 10/06/09 www.urjc.es

445. Informes: Ejercicios: Aparece la siguiente ventana en la que elegimos “Definir la mía propia” y el campo que tienen las dos tablas en común, en este caso, “Código del Paciente” . 10/06/09 www.urjc.es

446. Informes: Ejercicios: Por último, aparece la siguiente ventana, en la que se elige el nombre del subinforme: “Subinforme Pacientes” . 10/06/09 www.urjc.es

447. Informes: Ejercicios: El resultado es el siguiente: 10/06/09 www.urjc.es

448. Las macros Una macro es un objeto más de la base de datos. Este objeto ejecuta unas instrucciones concretas de forma automática, en el orden determinado por el usuario. Una macro puede ser: enviar a imprimir un informe de forma automática, abrir automáticamente un formulario, o una hoja de datos de una tabla, o ejecutar automáticamente una consulta. Las macros se ejecutan a través de botones de comando, estos botones se pueden incluir en un informe o un formulario. 10/06/09 www.urjc.es

449. Las macros Las macros se crean exactamente igual que los demás objetos de Access. Se selecciona la pestaña Macros y se pulsa Nuevo . Se abrirá la ventana para definir las macros. 10/06/09 www.urjc.es

450. Las macros Para comenzar la macro se debe hacer clic sobre la flecha que aparece en la celda de Acción: En la columna Acción se indican en cada fila las diferentes acciones a ejecutar en secuencia. En la columna Comentario se puede escribir una explicación de lo que realiza esa acción. 10/06/09 www.urjc.es

451. Las macros En la parte inferior de esta pantalla, una vez se ha seleccionado una acción, aparecen los Argumentos de Acción . Dependiendo de la acción seleccionada tendrá más o menos argumentos. Cada acción tiene un número de argumentos con valores distintos. Un argumento con el mismo nombre puede actuar de forma distinta dependiendo del objeto sobre el que actúe. 10/06/09 www.urjc.es

452. Las macros: Argumentos de acción Nombre del Informe/Formulario/Tabla : objeto de la base de datos sobre el que recae la acción. Al hacer clic en el campo aparecerá una flecha en la zona derecha, si se pulsa, se despliega la lista de todos los informes que haya en la base de datos (si la Acción es Abrir Informe). Vista: indica la vista en la que se activará el objeto seleccionado. Variará según el objeto del que se trate, un informe tiene tres vistas, pero un formulario tiene cuatro vistas. 10/06/09 www.urjc.es Formulario Informe Tabla

453. Las macros: Argumentos de acción Nombre del filtro: Con el filtro se utilizan criterios de selección, de esa forma sólo se obtendrán determinados datos por sus características. Se puede utilizar un filtro o una consulta existente, con la condición de que coincida en número de campos con el objeto que se desee abrir. Condición WHERE: Es una cláusula del lenguaje SQL, que permite seleccionar determinados registros de una tabla o consulta. Si se seleccionan nombre de filtro y la condición WHERE entonces se ejecutará sobre el resultado de aplicar el filtro. Un ejemplo de la condición WHERE : 10/06/09 www.urjc.es

454. Las macros: Argumentos de acción Para redactar la condición se hace clic sobre los puntos suspensivos, se abrirá el generador de expresiones: Para seleccionar un campo de una tabla o de un formulario se abre la carpeta que corresponda. Luego se selecciona el campo y después la condición que debe cumplir para que sea seleccionado. 10/06/09 www.urjc.es

455. Las macros: Argumentos de acción Modo de datos: En esta opción se indica la forma en la que se va a trabajar sobre los datos que se muestren. Agregar: Permitirá agregar nuevos registros a la tabla en la que esté basado el formulario, el informe o la consulta. Modificar: Permite agregar nuevos registros y modificar los existentes. Sólo lectura: No permite realizar ningún cambio en los registros ni añadir ninguno, sólo consultar los registros existentes. Modo de la ventana: Esta opción es el modo en el que se trabajará el objeto seleccionado. Los posibles modos son normal, oculta, icono, diálogo. El modo normal muestra el objeto según las propiedades normales. 10/06/09 www.urjc.es

456. Las macros: Guardar una macro Una vez se han determinado todas las acciones sucesivas, y los argumentos de acción de cada acción, se guarda la macro pulsando el botón guardar . Aparecerá la siguiente ventana en la que se debe adjudicar un nombre a la macro creada: Si no se pulsara el botón guardar y se cerrara la ventana de la macro Access preguntará si se desea almacenar la macro o no: 10/06/09 www.urjc.es

457. Las macros: Ejecutar una macro Desde la ventana de la base de datos, seleccionando la pestaña macros, aparecerán todas las macros creadas. Se selecciona la macro que se desee ejecutar. Se pulsa el botón Ejecutar . Automáticamente se ejecutará la macro correspondiente. Si aún se está en la ventana de la macro se puede ejecutar seleccionando el botón ejecutar o el menú Macro/Ejecutar . Tras pulsar ejecutar todas las acciones se realizarán de una sola vez. Si se desea observar primero cada uno de los pasos de la macro se selecciona el botón paso a paso y después se pulsa el botón ejecutar . 10/06/09 www.urjc.es

458. Las macros: Ejecutar una macro Aparecerá cada acción en una ventana con sus argumentos y la posibilidad de ver en cada paso lo que se ha puesto en la Macro, para depurarla en el caso de que tenga algún error. 10/06/09 www.urjc.es

459. Las macros: Ejecutar una macro Paso a paso: pulsando este botón se ejecuta la acción que se muestre en ese momento en la ventana, y muestra la ventana de la siguiente acción. Detener: para detener la macro. Se cerrará la ventana de Paso a paso y se cancelará la macro. Continuar: continúa ejecutando la macro pero sin mostrar la ventana de Paso a paso antes de realizar cada acción. Para modificar una macro: se selecciona la carpeta macros en la ventana de la base de datos. Se selecciona la macro a modificar y se hace clic en el botón Diseño . Entonces se quita o modifica lo que se crea conveniente. 10/06/09 www.urjc.es

460. Las macros: Ejercicios: Crear una macro que abra todos los formularios de la base de datos “Hospital” , en vista diseño . Crear una macro que abra todos los informes de la base de datos “Hospital” , en vista preliminar . Crear una macro que abra todas las tablas de la base de datos “Hospital” , en vista hoja de datos . Crear una macro que visualice (en vista preliminar) e imprima el informe “Etiquetas Pacientes” . Crear una macro que abra el formulario “Pacientes” , en vista formulario, y con una condición WHERE: que nos ponga sólo los pacientes que sean hombres. 10/06/09 www.urjc.es

461. Las macros: Ejercicios: Solución del ejercicio 5: También podríamos escribir: En este caso, al ejecutar la macro nos pide el sexo de los pacientes, y nos da toda la información de los pacientes que tengan ese sexo. 10/06/09 www.urjc.es

462. Las macros: Ejercicios: Ejercicio 6: Crear una macro en la base de datos “Empresa” , que abra el formulario “Clientes” , según el país. Solución: 10/06/09 www.urjc.es

463. Las macros: Ejercicios: Ejercicio 7: Crear una macro en la base de datos “Empresa” , que abra el formulario “Empleados” , según su cargo. Solución: 10/06/09 www.urjc.es

464. Módulos Los módulos permiten ampliar las posibilidades de Access. Con ellos se pueden hacer procedimientos y funciones que no estén ya creados en Access para efectuar distintas operaciones en la base de datos. Los procedimientos y funciones se programan en lenguaje Visual Basic , que escapa al alcance de este manual, por lo que se puede consultar la Ayuda o bien los manuales completos en el caso de querer crear módulos. 10/06/09 www.urjc.es

465. Seguridad: Duplicar tablas. Copias de seguridad Dada la importancia de los datos que se tienen en las tablas, sobre todo en las tablas denominadas maestras (las que contienen la información principal a lo largo de todo un proceso de gestión) es interesante adquirir el hábito de realizar asiduamente copias de seguridad de las tablas con una periodicidad prefijada de antemano en el puesto de trabajo. Por ejemplo, todos los miércoles y viernes, se realizará una copia de seguridad de la tabla socios (o clientes, o pedidos, o aquellas para las que requiramos un nivel de seguridad mayor). Si se perdiera la tabla original por la causa que fuera, siempre podríamos retomar el proceso a partir de la tabla de seguridad renombrándola de nuevo como la original. 10/06/09 www.urjc.es

466. Seguridad: Duplicar tablas. Copias de seguridad ¿Como hacerlo? Posicionándonos sobre la tabla en el panel de tablas, haciendo clic con el botón derecho del ratón , se presenta el menú de contexto de la tabla. Elegimos la opción Copiar . A continuación, posicionándonos en cualquier lugar vacío del panel de tablas, desde el menú de contexto de nuevo, elegimos la opción de Pegar . Se nos solicita el nombre para la nueva tabla, réplica (sin vinculación) de la original. Una buena estrategia puede ser asignarla nombres del tipo: &quot;Seguridad socios febrero del 2.007&quot; . Al realizar la copia de original el siguiente día asignarle el nuevo nombre que recuerde la fecha en que fue realizada borrando a continuación la copia de seguridad previa (para que no se nos vayan acumulando). 10/06/09 www.urjc.es

467. Seguridad: Duplicar tablas. Copias de seguridad En Access XP, en el centro de control de la base de datos, en el panel izquierdo donde tenemos las solapas de Tablas, Consultas, Formularios, etc. disponemos en la parte inferior de la posibilidad de crear grupos, a modo de carpetas. Nos podríamos crear un grupo llamado Seguridad y en él albergar accesos directos a las tablas de seguridad así como accesos directos a ciertas consultas (se verán en otros capítulos posteriores) o cualquier objeto que deseemos tener a parte pero organizado. 10/06/09 www.urjc.es

468. Seguridad: Duplicar tablas. Copias de seguridad Para crear un grupo nuevo, bastará con llamar al menú de contexto estando con el puntero señalando dentro del apartado Grupos (debajo de un grupo que inicialmente viene llamado Favoritos ). Se elige del menú de contexto la opción Nuevo Grupo . También mediante el menú de contexto sobre un grupo creado podríamos cambiarlo de nombre, eliminarlo, etc. 10/06/09 www.urjc.es

469. Seguridad: Copia de seguridad de la base de datos Para realizar una copia de seguridad de la base de datos completa: 10/06/09 www.urjc.es

470. Seguridad: Copia de seguridad de la base de datos Y nos aparece la siguiente ventana: 10/06/09 www.urjc.es

471. Seguridad Otra opción muy útil de Access es que permite evitar que entren en el diseño de los formularios e informes, creando un MDE desde el menú Herramientas/Utilidades de la base de datos/Crear MDE. En el MDE se trabaja igual que en el MDB pero sin tener acceso a diseño. En el MDB tú puedes seguir diseñando. 10/06/09 www.urjc.es

472. Seguridad Los archivos *.mde te permiten crear nuevas tablas y consultas, pero no te dejan modificar los formularios, ni los informes. Sólo te deja visualizarlos. Por tanto, no te permiten acceder a la vista diseño de los formularios ni de los informes. 10/06/09 www.urjc.es

473. Seguridad: Introducir contraseñas Podemos introducir dos tipos de contraseñas: contraseñas para usuarios , y contraseñas para la base de datos . Abrimos la base de datos “Hospital” en modo exclusivo. Vamos a crear una contraseña par la base de datos. Nos vamos al menú Herramientas/Seguridad/Establecer contraseña para la base de datos . 10/06/09 www.urjc.es

474. Seguridad: Introducir contraseñas Aparece el siguiente menú, en el que escribimos la contraseña que deseemos, en este caso “Hospital” . Hacemos clic en Aceptar . Cerramos la base de datos, y la volvemos a abrir, para comprobar que funciona. 10/06/09 www.urjc.es

475. Seguridad: Introducir contraseñas Para eliminar la contraseña de la base de datos, volvemos a abrir la base de datos “Hospital” en modo exclusivo. Nos pide introducir la contraseña de la base de datos, ya que todavía no la hemos eliminado. Vamos al menú Herramientas/Seguridad/Anular la contraseña establecida para la base de datos . 10/06/09 www.urjc.es

476. Seguridad: Introducir contraseñas Nos vuelve a pedir la contraseña anterior. De esa forma la base de datos a anulado la contraseña, y de hecho si la volvemos a abrir, comprobamos que efectivamente, no nos pide ninguna contraseña. Si lo que queremos es cambiar la contraseña de la base de datos, debemos anular (como acabamos de hacer) la contraseña anterior, y siguiendo el proceso que hemos visto al principio de este apartado crear una nueva contraseña. 10/06/09 www.urjc.es

477. Seguridad: Introducir contraseñas Ahora vamos a ver como podemos crear contraseñas para los usuarios. Para ello, abrimos la base de datos “Hospital” de nuevo, y vamos al menú Herramientas/Seguridad/Cuentas de usuario y de grupo . Aunque para introducir una contraseña en un grupo de trabajo da igual que base de datos abramos, porque esta contraseña se aplicará a todas las bases de datos que tengamos dentro de nuestro ordenador. 10/06/09 www.urjc.es

478. Seguridad: Introducir contraseñas Aparece el siguiente menú, en el que señalamos la pestaña “Cambiar contraseña de inicio de sesión”. En este caso el usuario para el que introducimos una clave es “Administrador” , si quisiéramos introducir una clave para otro usuario, en el primer menú cambiaríamos el usuario. En contraseña nueva escribimos “access” , y en confirmar también y por último, hacemos clic en aceptar . 10/06/09 www.urjc.es

479. Seguridad: Introducir contraseñas Para comprobar que efectivamente funciona, cerramos Access completamente. Volvemos a abrir Access, y concretamente abrimos una base de datos diferente, por ejemplo, “Empresa” , para comprobar que efectivamente se ha aplicado a todas nuestras bases de datos. Para eliminarla , de nuevo volvemos al menú Herramientas/Seguridad/Cuentas de usuario y de grupo . 10/06/09 www.urjc.es

480. Seguridad: Introducir contraseñas De nuevo aparece el siguiente menú, en el que hacemos clic en “Borrar contraseña” , y posteriormente, en aceptar . Si cerramos Access completamente, y volvemos a abrir cualquier base de datos, vemos como, efectivamente, ya no nos pide ninguna contraseña de usuario. 10/06/09 www.urjc.es

481. Seguridad: Introducir contraseñas Sin embargo, si lo que queremos es cambiar la clave del usuario hacemos clic en la pestaña “cambiar contraseña de inicio de sesión” . Escribimos la contraseña anterior “access” , y en las otras dos casilla, la nueva contraseña. Por último hacemos clic en aceptar . 10/06/09 www.urjc.es

482. Comprimir y restaurar una base de datos Ahora vamos a aprender a comprimir y restaurar una base de datos. Hay dos formas internas de compactar una base de datos: Comprobamos lo que ocupaba la base de datos antes de ser comprimida. Abrimos la base de datos “Música” , que habéis creado vosotros. Para ello, vamos a Herramientas/Utilidades/Compactar y reparar . Comprobamos que se ha reducido el tamaño de la base de datos considerablemente. 10/06/09 www.urjc.es

483. Comprimir y reparar una base de datos Segunda forma: Además, en versiones 2000 o superior, tenéis la posibilidad de compactar siempre al cerrar la base de datos automáticamente. Ir al menú: Herramientas/Opciones/Pestaña General/Compactar al cerrar . 10/06/09 www.urjc.es

484. Comprimir y reparar una base de datos También hay una utilidad externa que te permite compactar y reparar una base de datos. Para ello, ir al link: http://support.microsoft.com/default.aspx/kb/273956 Una vez ahí, hacéis clic en Download the JETCOMP.exe package now , para descargar la utilidad. Ejecutáis el programa, y os pide que introduzcáis el directorio donde queréis que se extraigan los archivos del programa. Dentro de los archivos extraídos, el archivo ejecutable es el llamado: jetComp.exe 10/06/09 www.urjc.es

485. Importar y vincular tablas Una operación muy interesante para quienes antes de trabajar con Access tienen la información introducida y organizada en forma de tabla pero en otros entornos de trabajo como Excel, Word, Dbase , etc. es la de poder importar convirtiendo de formato a formato Access dicha información. Microsoft Access permite importar o vincular una tabla de datos contenida en otra base de datos de Access (de la versión que se está empleando o de versiones anteriores), e incluso datos de otros programas y formatos de archivo, como pueden ser los de Microsoft Excel, dBASE, Microsoft FoxPro o Paradox . 10/06/09 www.urjc.es

486. Importar y vincular tablas ¿Qué diferencias existen entre importar y vincular? Si se importan los datos se crea una copia de la información en una tabla nueva de la base de datos. En este caso la tabla o archivo de origen no se modificará. Tras realizar esta operación de importar, la tabla creada en Access no depende en absoluto de la original, no existe nexo de unión entre ambas. La diferencia entre importar y vincular consiste en que al importar datos éstos se convierten en una parte integral de la base de datos e independientes de la base de datos donde se originaron. En cambio, cuando vinculamos los datos, éstos permanecen en su origen . El procedimiento para vincular es el mismo, solo en vez de &quot;Importar&quot; tenemos que seleccionar &quot;Vincular tablas&quot;. 10/06/09 www.urjc.es

487. Importar y vincular tablas Microsoft Access utiliza iconos diferentes para representar las tablas que están guardadas en la base de datos actual y las tablas vinculadas, siendo el de estas últimas distinto en función del tipo de archivo vinculado. Hay que tener en cuenta que al eliminar el icono que representa a una tabla vinculada se elimina el vínculo con la tabla pero no la tabla externa, manteniéndose el archivo original intacto. Se rompe &quot;el cordón umbilical&quot; que existe entre ambas fuentes de datos. 10/06/09 www.urjc.es

488. Importar y vincular tablas ¿Cuándo importar y cuándo vincular? Se importarán los datos cuando éstos sólo se vayan a utilizar desde Microsoft Access, de este modo se agiliza el trabajo con el programa ya que sus propias tablas las gestiona más rápidamente. Si los datos que desea utilizar los actualiza otro programa diferente de Microsoft Access, es mejor vincularlos. Si utiliza esta opción, puede conservar los métodos actuales de actualizar, administrar y compartir los datos y puede al mismo tiempo, utilizar Microsoft Access para trabajar con los datos. Por ejemplo, puede crear consultas, formularios e informes que utilicen los datos externos, combinen datos externos con los datos de tablas Microsoft Access e incluso presentar y editar los datos mientras otros los estén utilizando en el programa original. 10/06/09 www.urjc.es

489. Importar y vincular tablas Importar o vincular datos: El proceso para importar datos es muy similar al de vincularlos siendo los pasos a seguir los que se indican a continuación: Hacer clic sobre el menú Archivo y a continuación sobre la opción Obtener datos externos . Si se quieren importar los datos hacer clic sobre la opción Importar y si se quieren vincular sobre Vincular tablas . La siguiente imagen muestra el aspecto del cuadro de diálogo que se presenta. 10/06/09 www.urjc.es

490. Importar y vincular tablas En la lista desplegable Buscar en seleccionar la carpeta en la cual se encuentra el archivo que se quiere importar o vincular y en la lista Tipo de archivo (abajo) seleccionar la extensión correspondiente a dicho archivo (desplegando del triangulito de la derecha, aparecen todos los formatos contemplados por Access para importar). Finalmente seleccionar el archivo y hacer clic sobre el botón Importar o Vincular . En función del tipo de archivo seleccionado se presentará un Asistente que guiará el proceso de importación. En el ejemplo se van a importar los datos contenidos en una hoja de cálculo de Excel, en este caso se presenta en primer lugar el siguiente cuadro de diálogo en el cual se deberá indicar la hoja del libro de Excel que contiene los datos (Hoja1, Hoja2... o el nombre que tuviera). 10/06/09 www.urjc.es

491. Importar y vincular tablas 5. Tras seleccionar la hoja y pulsar el botón Siguiente , en el cuadro de diálogo que se muestra indicar si la primera fila de la tabla corresponde a los títulos de la misma o no (generalmente la primera fila de una tabla de datos suele contener los rótulos o nombres de campos, no siendo por lo tanto datos). 10/06/09 www.urjc.es

492. Importar y vincular tablas 6. Tras pulsar el botón Siguiente seleccionar la opción En una nueva tabla para que los datos importados se localicen o ubiquen en una tabla nueva (tabla que crea el propio proceso de importación). 10/06/09 www.urjc.es

493. Importar y vincular tablas Seguir las indicaciones del Asistente, el cual permite establecer ciertas características para cada uno de los campos de la tabla que se va a crear (el nombre que va a tener cada campo, si van a ser indexados o no. Pensar que una vez importada, la tabla va a poder ver modificado su diseño de estructura entrando a la pantalla de Vista Diseño como para cualquier tabla existente en la base de datos actual). En el último cuadro de diálogo indicar el nombre de la tabla que se va a crear y para finalizar, hacer clic sobre el botón Terminar . 10/06/09 www.urjc.es

494. Importar y vincular tablas Las tablas importadas presentan el icono típico de una tabla de Access mientras que las vinculadas presentan un icono relacionado con el tipo de archivo al cual está vinculada la tabla. 10/06/09 www.urjc.es

495. Importar información de otra base de datos También se pueden importar tablas, consultas, formularios, etc. de otra base de datos que ya esté creada. Para ello, hacemos click en Archivo/Obtener datos externos/Importar . 10/06/09 www.urjc.es

496. Importar información de otra base de datos Nos sale el siguiente menú: Elegimos la base de datos de la que vamos a importar los objetos y hacemos click en Importar . 10/06/09 www.urjc.es

497. Importar información de otra base de datos Elegimos el tipo de objeto que queremos importar, y damos a aceptar. El resultado es el siguiente: 10/06/09 www.urjc.es

498. Exportar datos a Excel Abrimos Excel, y vamos al menú: Datos/Obtener datos externos/Importar datos . 10/06/09 www.urjc.es

499. Exportar datos a Excel Elegimos la base de datos “Hospital” , y aparecerá el siguiente menú: Vamos a la pestaña “Avanzadas” , y elegimos la opción “Read/Write” , para que nos permita leer los datos, y escribir nuevos. 10/06/09 www.urjc.es

500. Exportar datos a Excel Aparece el siguiente menú, que nos permite elegir la tabla que deseamos importar. Elegimos la tabla “Médicos” , y aparece el siguiente menú: 10/06/09 www.urjc.es

501. Exportar datos a Excel Aparece el siguiente menú, en el que nos pregunta si queremos que los datos se añadan en la hoja que tenemos abierta o en otra nueva. Elegimos “hoja de cálculo existente” , y hacemos clic en aceptar . 10/06/09 www.urjc.es

502. Exportar datos a Excel El resultado es el siguiente: 10/06/09 www.urjc.es

503. Imprimir tablas, formularios e informes Ya sabemos cómo abrir una tabla en el modo de presentación hoja de datos . En ese caso pulsaremos el botón imprimir aparecerá el aviso que tenéis abajo indicándonos que el objeto está siendo enviado al dispositivo de impresión. 10/06/09 www.urjc.es

504. Imprimir tablas, formularios e informes Si, en cambio, seleccionamos la opción Imprimir del menú Archivo , se mostrará el cuadro de diálogo de control de la impresión de la figura siguiente. Pulsando aquí el botón aceptar imprimiremos todos los registros de la tabla del mismo modo que si utilizáramos el botón que mostramos anteriormente. Para realizar una impresión más acabada utilizaremos el Informe que, junto con el Formulario , constituyen los dos medios más apropiados para brindar información de las bases Access a personas no especializadas en el tema. 10/06/09 www.urjc.es

505. Imprimir relaciones Para imprimir las relaciones de una base de datos, abrimos la base de datos “Neptuno” . Hacemos clic en herramientas/relaciones . Hacemos clic en archivos/imprimir relaciones . 10/06/09 www.urjc.es