1. DEFINICIÓN DE UN
MODELO DE GESTIÓN
DOCUMENTAL PARA LA
BIBLIOTECA
NACIONAL DE ESPAÑA
ANA CARRILLO POZAS – Jefe de Servicio de Coordinación Intranet
Ciclo Una Cita en la BNE / Salón de actos de la BNE / 16 noviembre 2011
BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA

2. ÍNDICE
 La BNE hoy: situación de partida
 Razones para la definición de un Modelo de Gestión Documental en la BNE
 Objetivos del Sistema de Gestión Documental
 Cómo abordamos el análisis
 Resultados de la investigación preliminar: fortalezas y debilidades
 Definición del Modelo estratégico de Gestión Documental
 Esquema de responsabilidades
 Factores críticos de éxito
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3. LA BNE HOY: FINES Y FUNCIONES
•Art. 2a) Reunir, catalogar y conservar los fondos bibliográficos
Centro depositario del •Art. 2b) Organizar y planificar la preservación y conservación digital del patrimonio bibliográfico
y documental
Patrimonio Bibliográfico y •Art. 2d) La alta inspección y el seguimiento del depósito legal
Documental •Art. 2g) Realizar la Bibliografía Española
•Art. 2i) Actuar como centro español de ISSN
Prestar servicios a la •Art. 2c) Fomentar la investigación, fundamentalmente en el área de
humanidades, mediante la consulta, estudio, préstamo y reproducción
Investigación su fondo bibliográfico y documental.
•Art. 2e) …que la Administración General del Estado le encomiende en
Prestar servicios de el campo de la
asesoramiento biblioteconomía, bibliografía, conservación, acrecentamiento y
difusión del patrimonio bibliográfico
Papel de referencia nacional e •Art. 2f) Desarrollar programas de investigación con otras bibliotecas.. Y
demás entidades culturales, científicas y empresariales
internacional en el ámbito •Art. 2h) Promover programas internacionales de cooperación
bibliotecario interbibliotecaria
Real Decreto 1638/2009, de 30 de octubre, por el que se aprueba el Estatuto de la Biblioteca Nacional de España. Art. 2. Fines y funciones.
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4. LA BNE HOY: ALGUNAS CIFRAS
300 2 8 5 28 11.644
años de Salas de Depósitos en Millones de Nuevos carnés
sedes consulta en
historia Recoletos piezas
Recoletos
27 1 1 6 1.985
Torres Consultas
Servicios vía Sede-e en Alcalá modulares en
web bibliográficas
Alcalá vía web
Fuente: Memoria 2010
3.384 392.639
2.424.981 353.663 861 Entradas
Usuarios web Visitas Préstamos en
Registro físico sala
usuarios Expedientes
de 1.840 2
18 1.012 contratación
Salidas
551 ordenadores
1.378
TB
empleados
Áreas o
Departamentos
256 almacanamiento
correo-e
46 65 Expedientes
de
Ventanilla
única
escáneres Patrimonio, ad
Servicios BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
quisiciones y

5. ALGUNOS HITOS RELACIONADOS CON LA
PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
1761
2009
1857 1986 1986 1996 2003 2007 2008 Intranet 2011
Constitu 2002 como
Oficial Automat Correo Migración
ciones ización
Aplicación
Portal
Secretario Supresión Plaza de para del Twitter
de la = Secretaría del electró Archivero gestión catálogo a Question del
Real Archivero General Catálogo nico ISSN Unicorn Point
Emplea ¿?
Biblioth do
eca
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6. MOTIVACIONES
INTERNAS
 Compromiso y liderazgo de la Dirección
 Plan Estratégico 2012-2014
EXTERNAS
 Marco Reglamentario
 Nuevo paradigma de la AAPP: oGov + OpenData
 Revolución digital: comunicaciones
 Oficina verde
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7. OBJETIVOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL
Objetivo general
Definir un conjunto de políticas, procedimientos y
prácticas relacionadas con la gestión de toda la
información conservada en la BNE como evidencia y
conocimiento de las actividades que lleva a cabo
(UNE ISO 15489)
Objetivos específicos
 Objetivo estratégico de la BNE
 Alineación con Intranet y mejora procesos de
trabajo
 Preservación del conocimiento corporativo
 Normalización
 Sostenibilidad
 Transparencia
 Cumplimiento de la legislación
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8. CÓMO ABORDAMOS EL ANÁLISIS
1. Análisis de las 2. Evaluación de
0. Análisis de la 3. Identificación
actividades de la los sistemas
situación de estrategias
organización existentes en GD
Investigación
preliminar: fortalezas
y debilidades Herramienta Plan Estratégico de
tecnológica Implantación
Definición del Modelo
de Gestión
Mapa de Procesos
Documental para la
BNE
Profundización del Formación y Gestión
Análisis externo: modelo tecnológico del Cambio
búsqueda de modelos
y buenas prácticas
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9. RESULTADOS DE LA SITUACIÓN
ANÁLISIS DE LA INVESTIGACIÓN
PRELIMINAR
Fortalezas Debilidades
• Intranet corporativa •Aumento de la actividad y mayor complejidad
administrativa
• Archivo de la BNE •Cultura organizativa departamentalizada
• UCI: Redefinición del proceso de •Falta de directrices sobre la documentación
activa
gestión de exposiciones •Inexistencia de una política de acceso a la
• Inclusión en el Plan Estratégico información/documentación
•No formulación de una política de conservación
2012-2014 de los documentos
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10. DEFINICIÓN DEL MODELO ESTRATÉGICO DE
GD
•Incluir el SGD en la •Cuadro de
política estratégica de la Clasificación
BNE •Desarrollar el Modelo
•Política documental de Metadatos
•Política de Firma
•Elaborar los
Electrónica
procedimientos del
SGD
Conceptual Documental
Organizativo
y de
Tecnológico
Responsabili
•Modelo de dades
Responsabilidades
•Comunicar el modelo
•Desarrollar e
estratégico a la implantar la
organización herramienta de GD:
•Elaboración de un Plan Alfresco
de Gestión del Cambio •AF y configuración del
organizativo entorno documental
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11. ESQUEMA DE RESPONSABILIDADES
Liderazgo Dirección BNE
Responsabilidad Jefatura de Subdirección Subdirección
Gerencia Proyecto SGD / Dirección Dirección
operativa transversal BNE Técnica Acción Cultural
Comisión Técnica
Representante Representante Representante
Interdisciplinar: Núcleo Archivo Intranet UCI
Operativo
Responsabilidad de Responsable
Responsable
de Serie
Departamentos/Servicios de Proceso
Documental
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12. ELEMENTOS CLAVE PARA EL ÉXITO DEL PROYECTO
 Sólida definición del Sistema y del Proyecto.
 Fuerte implicación de la Dirección.
 Alineación de los objetivos del SGD con la Intranet y
con la eficiencia de los procesos de trabajo.
 Avanzar desde un modelo general hacia las soluciones
particulares.
 Colaboración entre la parte funcional, archivo y ámbito
tecnológico (equipo mixto).
 Gestión del cambio planificada.
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13. Fuentes de información y créditos de imágenes
 First cars and trains across Sydney Harbour Bridge, March 1932 / Sam Hood. Galería de State Library
New South Wales Collection. http://www.flickr.com/photos/statelibraryofnsw/2877652119/
 Cristóbal Colón en La Habana, 1920. Galería de la Biblioteca Nacional de España.
http://www.flickr.com/photos/bibliotecabne/6233364709/in/set-72157627743869149
 Los depósitos de la BNE obra del herrero Bernardo Asins y Serralta. Galería de la Biblioteca Nacional
de España. http://www.flickr.com/photos/bibliotecabne/5537329267/in/set-72157625974860397
 Caja registradora (anverso). Galería de la Biblioteca Nacional de España.
http://www.flickr.com/photos/bibliotecabne/5706693526/in/set-72157626100574238
 Revista Contemporáneos. Galería de la Biblioteca Nacional de España.
http://www.flickr.com/photos/bibliotecabne/6233886802/in/set-72157627743869149
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14. Bibliografía
 REAL DECRETO 1638/2009, de 30 de octubre, por el que se aprueba el Estatuto de la Biblioteca
Nacional de España. http://www.bne.es/es/LaBNE/Docs/estatutoBNE2009.pdf
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15. Ana Carrillo Pozas
Jefe de Servicio de Coordinación de Intranet
Dirección de Biblioteca Digital y Sistemas de Información
ana.carrillo@bne.es
Pº de Recoletos 20 -22
28071 Madrid
España
T +34 915 807 800
www.bne.es
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