El archivo en la empresa

EL ARCHIVO EN LA EMPRESA
12/02/2013 CAC -Ies Misearicordia- 1º AF 1
ELARCHIVO ES LA MEMORIA DE
LA EMPRESAY, COMOTAL,
HABRÁ QUE ATENDERSE Y
CUIDARSE CON ESMERO

12/02/2013CAC -Ies Misearicordia- 1º AF2
1. Que es un archivo
2. Que importancia tiene para las empresa
3. Cuales son las funciones del archivo
4. Normas que regulan la conservación de documentos
5. Se pueden destruir los documentos
6. La organización del archivo
7. Equipos y materiales necesarios
8. Concepto de clasificación y ordenación

 UN LUGAR FISICO
Lugar en el que se guarda la
documentación,
LA DOCUMENTACION
Conjunto ordenado de
documentos que se conservan
con algún fin determinado:
histórico, jurídico, científico,
económico, religioso, político

 EN EL AMBITO EMPRESARIAL, SE CONJUGAN
AMBOS SIGNIFICADOS:
 Lugar físico
 Conjunto ordenado de documentos que:
 Se guardan
 Siguiendo unas normas y criterios previamente establecidos
 Lugar determinado

 CONDICIONES PARA QUE EXISTA UN
ARCHIVO:
 Que se disponga de una serie de documentos.
 Que estos se ordenen y clasifique de acuerdo a
determinados criterios
UNARCHIVO NO ES UNALMACEN DE PAPELES
 Que se guarden en un lugar concreto

 ¿QUE IMPORTANCIATIENE PARA LAS EMPRESAS?
Por imperativo legal:
La ley obliga a las empresas a guardar determinada documentación
relacionada con su actividad
Por interés propio:
La información es la base y fundamento de muchas decisiones
empresariales; y esta , en muchas ocasiones se encuentra en sus
documentos.

 ¿cuáles son las funciones del archivo?
Todos los documentos tienen un ciclo de vida:
 Nacimiento
 Madurez
 Declive
 Muerte

 FUNCIONES DEL ARCHIVO
 Guardar, conservar y custodiar la documentación
 Facilitar la localización rápida y eficiente de
documentos
 Constituir un centro de información
 Cumplir con las disposiciones legales

 NORMAS QUE REGULAN LA CONSERVACION DE
DOCUMENTOS
“Los empresarios conservarán los libros, correspondencia,
documentación y justificantes concernientes a su negocio,
debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último
asiento realizado en los libros, salvo que se establezca por
disposiciones generales o especiales......”
Art. 30 de C.C.

 RESUMEN DEL ART. 30 DEL C. COMERCIO
 Existe la obligación de conservar durante seis años los
libros y la documentación
 La documentación a que se refiere el Código de
Comercio es la relacionada con operaciones que
originan derechos y obligaciones de la empresa en
relación con otras personas
 Dicha obligación persiste aun después de cesar la
actividad empresarial

 ¿SE PUEDEN DESTRUIR LOS DOCUMENTOS?
 LA DESTRUCCIÓN O ELIMINACION DE DOCUMENTOS SE
CONOCE COMO EXPURGAR
Se emplean entre otros:
Destrucción por medio de máquinas que los convierten en finas
virutas, es el mas adecuado en cuanto al carácter confidencial de los
doctos.
Venta a empresas dedicadas al reciclaje de papel.

LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO
Una buena organización de la documentación ha de cumplir las siguientes
condiciones:
 Ser personalizada
 Estar planificada
 Ser metódica
 Ser adecuada y eficaz
 Comunicarse
 Iniciarse con el nacimiento del documento
 Ser constante
 Clasificar los documentos cuando no se necesiten de forma continua.
 Seleccionar y conservar en el puesto de trabajo solo los necesarios.

 LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO- 2
Por el grado de centralización de la información:
Centralizado
Descentralizado
Mixto
Atendiendo a la frecuencia de consulta:
Activo
Semiactivo
definitivo

 ELARCHIVO CENTRALIZADO:
La totalidad de la documentación se concentra en un solo lugar
VENTAJAS:
•profesionales especialistas
•Criterios de clasificación
•Se comparten instalaciones
y equipos
•Menos perdida de tiempo
para la búsqueda
DESVENTAJAS
• Dependencia del
archivo centra
•Las gestiones se
pueden demorar
•Necesidad de un
sistema de control

 ELARCHIVO DESCENTRALIZADO
LA DOCUMENTACION SE REPARTE ENTRE DIVERSAS
SECCIONESY, PASADO CIERTOTIEMPO SE LLEVANA UN
DEPOSITO COMUN

 VENTAJAS
Mayor proximidad y accesibilidad
OPERATIVIDAD.
Localización mas rápida.
Evita los tramites burocráticos de rellenar
solicitudes.
DESVENTAJAS
Se repiten las tareas de archivo.
Se multiplican los espacios, equipos y
personal.
El personal que maneja los archivos
realiza otras tareas, no siendo
especialista en archivos.

 ELARCHIVO MIXTO
ES LA CONVINACION DE LASVENTAJAS DE LOS SISTEMASANTERIORESY
EVITAR EN LA MEDIDA DE LO POSIBLE LOS INCONVENIENTES, EXISTEN
DOS MODALIDADES:
1.- Concentrar la dtción. De carácter general en un archivo central y se
mantienen los archivos de cada Dpto. o sección.
2.- Descentralizar los archivos por departamentos para aquellos
procesos que están en marcha o vigentes (tres niveles)

El archivo en la empresa
 El archivo mixto, niveles:
• Nivel básico: archivo individual
• Nivel intermedio: archivo departamental
• Nivel superior: archivo general

Frecuencia de consulta:
 Archivo activo
 Archivo semi-activo
 Archivo definitivo o inactivo
 Destrucción de documentos

 EQUIPOSY MATERIALES NECESARIOS
La elección dependerá de las necesidades de cada
empresa para:
 Guardar los dtos. En perfecto estado.
 Facilitar la búsqueda y rápida localización de los mismos

 MATERIALESY EQUIPOS
 CARPETAS
 Simples
 Con sistema de sujeción
 Carpeta de suspensión
 CAJA DEARCHIVO
 FICHAS
 GUIAS
 ESTANTERIASY ARMARIOS

 CONCEPTO DE CLASIFICACIONY ORDENACION
CLASIFICAR ES ORDENAR POR
CLASES

 “LOS BUENOS HABITOS NOS SIMPLIFICAN LAVIDA”
Debemos:
Evitar la acumulación de papeles en la mesa:
 Clasificando y archivando, cuando no se necesiten de forma continuada
 Seleccionando y conservando solo los necesarios
 Evitando las copias innecesarias
 Eliminando los que ya no sirvan
Marcar el lugar del documento extraído del archivo
Utilizar códigos visuales para localizaciones rápidas
No dejar documentos sueltos, todos deben formar parte de un asunto
Antes de abrir un nuevo expte. Asegurarse de que no existe uno anterior.
Archivar no es almacenar, es un lugar donde la dtción. está organizada.
Utilizar habitualmente las técnicas de EXPURGO

CRITERIOS DE CLASIFICACIÓN:
 Ser el más adecuado (al tipo de doctos. que se manejan)
 Resultar sencillo (no presentar ambigüedad)
 Permitir la localización rápida (y eficiente de
documentos)
 Permitir ampliaciones futuras

TIPOS:
1. CLASIFICACIONALFABETICA
2. CLASIFICACION NUMERICA
3. SISTEMA MIXTOALFANUMERICO
4. CLASIFICACION CRONOLOGICA
5. CRITERIO GEOGRAFICO
6. CLASIFICACION POR MATERIASY ASUNTOS

 1 CLASIFICACIONALFABETICA
L a palabra “ORDENATRIZ”
Es aquella que vamos a tomar como clave, referencia o guía de
clasificación, el resto de palabras están subordinadas a esta.
Esta palabra no puede ser arbitraria, se hará de acuerdo a unas
normas de uso general.

CLASIFICACIONALFABETICA
 Nombres de personas físicas
• Se tomará como palabra guía el primer apellido, siguiendo por el
segundo y después el nombre propio.
• Apellidos compuestos
• Separados por guión
• Incluyen artículos u otras partículas
• Nombres españoles
• Nombres extranjeros

CLASIFICACIONALFABETICA
 NOBRES DE EMPRESAS O INSTITUCIONES
 Cuando la denominación social incluye un nombre propio
 Palabra genérica como parte de la razón social
 Nombres de organismos o instituciones
 Empresas conocidas por las siglas
 Nombre de empresas extranjeras

CLASIFICACION ALFABETICA
VENTAJAS
• No requiere aprendizaje especial
• Es abierto y permite ampliación
• Sencillez, no presente subdivisiones
• Se adapta a todo tipo de documentos
INCONVENIENTES
Hay que determinar previamente la
palabra clave
Los criterios no son universales ni
unánimes
En caso de extraer un documento de una
carpeta o ficha hay que dejar una señal

CLASIFICACION NUMERICA
 ¿Cómo se realiza la clasificación?
• Asignar un número a cada documento
• Por orden de llegada, sin que tenga relación con el contenido
• Se usa en el manejo de exptes.y se abre una ficha con el número y
asunto principal.
Es un sistema indirecto que suele emplearse
junto algún otro

CLASIFICACION NUMERICA
 VENTAJAS
 Método sencillo
 Es ilimitado
 Una vez asignado una clave
numérica es imposible su
confusión con otro expte.
 Cuando se toma un documento
u expte. Su falta es evidente
INCOVENIENTES
Si se desconoce el nº su
localización es laboriosa y difícil
Obliga a tener índices o fichas
adicionales
No permite intercalar nuevos
documentos
No todos los doctos. se adaptan a
este sistema

 SISTEMAALFANUMERICO
Método mixto que se apoya en alfanúmeros, que son unas claves que
compone letras y números, permiten muchas variantes:
 Letras seguidas de números
 Números seguidos de letras
 Una sola letra y varios números
 Varias letra y varios números

 SISTEMA MIXTOALFANUMERICO I
La utilidad es la misma que el sistema numérico y lo mismo que en este
obliga a llevar paralelamente unas fichas o índices de referencia
El método es variables en función a su composición:
En claves compuestas por letras y números, el primer criterio será
alfabético y después el numérico
En claves que aparece 1º el número y luego la letra se ordenan
numéricamente y 2º alfabético.

 SISTEMA MIXTOALFANUMERICO II
VENTAJAS E INCONVENIENTES
Se repiten las mismas que se indicaron en el sistema numérico con
el in conveniente adicional de que este sistema no es tan sencillo.

 CLASIFICACION CRONOLOLIGA
Sistema sencillo y eficaz, uno de los mas empleados, el elemento
base es la fecha de los documentos que se agrupan en un archivo
por años o meses.
Se comienza con el año, luego el mes y finalmente el día.
Se emplea principalmente para el manejo de información de
carácter financiero o económico.

 CLASIFICACION CRONOLOLIGA I
Cuando se ordena la documentación desde la mas antigua a la mas
reciente su orden es ascendente en caso contrario será
descendente.
Una variante es la clasificación numérico-cronológica

CLASIFICACION CRONOLOLIGA II
 Ventajas
Sencillez y rapidez
No es cerrado, permite ampliación
e inclusión de nuevos doctos.
No requiere utilización de índices
ni fichas auxiliares
Inconvenientes
Es imprescindible conocer la fecha
del dcmto.
Cuando se extrae un documento
hay que dejar constancia

 CRITERIO GEOGRAFICO
Se ordena la documentación de acuerdo en los lugares geográficos
asociados a la misma.
Es un sistema compuesto, implica varias clasificaciones sucesivas
Dentro de cada grupo la clasificación es por el método alfabético:
Comunidad, provincia, población, calle, nº

CRITERIO GEOGRAFICO
 VENTAJAS
 Método sencillo, solo requiere
conocer población de ref.
 No necesita índices auxiliares
 Indicado cuando se dispones de una
org. Geográfica o por zonas
 Método abierto que permite
ampliación
 Puede combinarse con otros criterios
Inconvenientes
Hay que designar la palabra ordenatriz
para los nombres compuestos
Requiere señalarse con una marca cuando
se extraen documentos o expedientes
No resulta adecuado para archivos muy
voluminosos

 CLASIFICACION POR MATERIASY/OASUNTOS:
Consiste en agrupar la documentación de
acuerdo a que materia o asunto se refiere y
después ordenar cada uno de estos grupos
siguiendo algún otros criterio.

CLASIFICACION POR MATERIAS Y/O ASUNTOS
 VENTAJAS
 La localización de doctos. es
mas rápida
 Resulta un sistema abierto que
permite intercalar nuevos
asuntos
INCONVENIENTES
Con frecuencia un mismo
documento se refiere a mas de
un asunto, en ese caso habrá
que duplicarlo.
Hay que determinar previamente
los asuntos o materias que
presenta suficiente relevancia.

 CLASIFICACION DECIMA UNIVERSAL (CDU)
Se utiliza para ordenar y catalogar las obras en las bibliotecas.Al
grupo principal se le asigna un dígito, del 0 al 9, y a cada nivel
creado dentro del grupo se le añada un nuevo digito.

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