Manejo eficiente de archivos

MANEJO
EFICIENTE DE
ARCHIVOS Y
DOCUMENTOS
SANTIAGO VERGARA ANLEDI
INFOING, C.A.
Consultoría y Capacitación
Registrada en el INCES
bajo el Nº 791566
RIF: J-09516417-9

CONDICIONES
 NO HACER USO DEL CELULAR
 PARTICIPAR

CONTENIDO
 Normas de control de documentos.
 Principios
 Procedimientos para organizar y poner en funcionamiento un archivo.
 Técnicas y sistemas de archivo orientados a la aplicabilidad y
adecuación a sistemas de trabajo corporativo.
 Control de archivo activo e inactivo.
 Modelos de archivo activo e inactivo.
 Orientación y clasificación de documentos.
 Control de préstamos de la documentación.

DEFINICIONES
ARCHIVO
Es el sitio secreto y reservado para guardar
los documentos. Es decir, toda la
correspondencia o documentos que se
originan o reciben en una oficina.

DEFINICIONES
Archivar comprende las Acciones de :
Recibir Registrar Clasificar
Guardar
Mantener o
custodiar
Localizar

DEFINICIONES
IMPORTANCIA
La administración de esta enorme cantidad de
papeles se convierte en uno de los aspectos más
importantes de las actividades empresariales, es
decir, todo lo que se relaciona con el tratamiento y la
manipulación de los documentos que son el soporte
de los datos y las informaciones de la empresa,
merece un especial trato y atención por parte de los
que se ocupan de la organización de la misma.

DEFINICIONES
IMPORTANCIA
Es el sitio secreto y reservado para guardar
los documentos. Es decir, toda la
correspondencia o documentos que se
originan o reciben en una oficina.

EJERCICIO N°1
1. ¿Qué significa para ti archivar?
2. ¿Qué beneficios te da el archivo?
3. ¿Con qué frecuencia archivas?
4. ¿Qué métodos de archivos conoces?
5. ¿Cuál de ellos utilizas?

DEFINICIONES
La correspondencia o documentos de una organización se originan
en dos (2) fuentes:
 Interna
 Externa:
Los Archivos pueden ser:
 Departamentales
 Gerenciales (o centrales)

DEFINICIONES
Normas del Archivo:
Son los procedimientos (escritos) que regulan la forma
de ordenar, prestar o transferir los documentos y deben
ser siempre acatadas o cumplidas; tanto en los
archivos departamentales como en los gerenciales (o
centrales) ya que su contenido se elabora tomando en
cuenta las relaciones internas y externas de la empresa
y las normas legales.

Primera Regla: El acceso al archivo documental archivado, está
permitido solamente a la persona responsable de su manejo y
custodia.
Segunda Regla: La persona que maneja el archivo es la única
responsable de su funcionamiento, teniendo como supervisor
inmediato de esta acción a su jefe.
Tercera Regla: El archivador debe estar siempre cerrado con llave, al
igual que cada una de sus gavetas. En los casos de que hay una
habitación o cubículo destinado únicamente para el archivo, este debe
permanecer cerrado con llave fuera de las horas de oficina, y su
acceso prohibido a personas ajenas, incluyendo las de la limpieza, que
se hará en horas laborables.
NORMAS DE CONTROL DE
DOCUMENTOS

Cuarta Regla: Debe respetarse el plazo fijado para que las
carpetas permanezcan fuera del archivo, en calidad de
préstamo.
Quinta Regla: Ninguna carpeta debe prestarse sin control, en el
formato destinado para ello, si excepciones.
Sexta Regla: Los préstamos del material de archivo, se hace a
personas y no a unidades administrativas, para poder definir la
responsabilidad. En caso de ceder la carpeta a otra persona,
este cambio deberá constar en la solicitud o hacer una nueva.
DOCUMENTOS

Séptima Regla: En el lugar de cada carpeta prestada, debe colocarse
la cartulina de “préstamo”, indicando la fecha, el código, nombre y la
firma del usuario, y cuando es devuelta la carpeta, la fecha de
devolución (Ver Modelos).
Octava Regla: Entregar una carpeta con toda su documentación es
un riesgo, por eso solo debe prestarse a personas autorizadas, y
revisarse al entregar y recibir, en este caso se recomienda numerar
sus páginas y colocar hojas con el resumen de su contenido.
Novena Regla: Para el buen funcionamiento del archivo, deben
respetarse estas reglas y las normas sobre códigos, colores, etiquetas,
etc., que se asignen para su organización.
DOCUMENTOS

EJERCICIO N°2
1. ¿Qué tipo de archivo es el tuyo: Departamental o
Central?
2. ¿Qué personas tienen acceso a tu archivo?
3. ¿Qué reglas de archivo aplicas?
4. ¿Cómo prestas las carpetas?
5. ¿Llevas algún control cuando prestas las carpetas?

PRINCIPIOS
1. Recibir la correspondencia:
Cuando reciba la correspondencia, revísela y verifique si
viene acompañada de anexos, los cuales se
recomiendan engrapar a la correspondencia. En el caso
de la correspondencia originada por la oficina, las copias
deben estar firmadas y listas para el archivo.
Las técnicas para archivar son las
siguientes:

PRINCIPIOS
2. Registrar la correspondencia:
Se recomienda anotar en un formato de control, toda la
correspondencia que se reciba, ya sea en forma manual, o
en el Microcomputador. Luego pase la correspondencia a
su supervisor.

PRINCIPIOS
3. Clasificar:
Es el proceso técnico destinado a ordenar, conservar y utilizar la
documentación bajo un determinado criterio, con los fines siguientes:
 Facilitar su hallazgo.
 Permitir su relación y conocimiento.
Consiste:
En determinar cual será el lugar de los documentos en el archivo,
tomando en cuenta el nombre, el asunto u otro método bajo el cual se va
archivar, de acuerdo al método escogido.

PRINCIPIOS
Existen seis (6) posibilidades para la clasificación:
 El número de la carpeta.
 El nombre del membrete.
 A quién está dirigida.
 Por la firma.
 Por el asunto.
 Por la localidad.
Se debe marcar la correspondencia para indicar donde se va a guardar
según el método de archivo.

PRINCIPIOS
4. Guardar:
Se colocan los documentos dentro de la carpeta que
corresponda.
 Se debe tener cuidado que los documentos estén alineados
(todos hacia abajo) ninguno revés y los membretes hacia
arriba.
 Se determina el centro del documento con un pequeño
dobles, que se marca.
 Introduzca en la perforadora, de manera que el dobladez
marcado coincida con la señal indicada en la perforadora (7
cm) es lo usual.
 Perfore los documentos y colóquelos en la carpeta.

PRINCIPIOS
5. Mantener o Guardar:
Coloque las carpetas en su lugar y manténgalas
actualizadas y en buenas condiciones. Elabore un
Control o Índice de archivo, que le, facilite su
localización.

PRINCIPIOS
6. Hábito de Efectividad:
Existe un hábito de alta efectividad que establece archivar las
copias de la correspondencia enviada, inmediatamente,
después de que sea firmada y despachada. En cuanto a la
correspondencia recibida, se archivará después de haberse
tomado la acción y debe estar marcada para su archivo. Se
colocará en una carpeta que se identificará como “Pendiente
para Archivar”, y no deberán reunirse en esa carpeta más de
10 documentos.

MODELOS DE ARCHIVO ACTIVO E INACTIVO
Archivo Activo.
Son las carpetas del archivo que se consultan y utilizan con
frecuencia, porque sus documentos tienen vigencia. En los
archivos activos deben conservarse únicamente los papeles
que son de importancia inmediata para la organización. El
conservar en los archivos activos, por tiempo indefinido,
documentos fechados hace algún tiempo, ocasionará gran
congestión en las gavetas y en consecuencia dificultará la
tarea de archivarlos y localizarlos.

MODELOS DE ARCHIVO ACTIVO E INACTIVO
Archivo Inactivo:
Es el traslado de
documentos del archivo
activo o principal a un
depósito, preparado
especialmente para
conservar la documentación
inactiva. Desde el punto de
vista inactivo, se consideran
aquellos documentos que
tienen más de 2 años de
haber sido creados.
La transferencia se efectúa con los
siguientes objetivos:
 Facilitar la labor de guardar y localizar
documentos en los archivos inactivos.
 Proporcionar espacio disponible en los
archivos activos.
 Reducir los gastos de inversión en equipo,
ya que el material inactivo se transfiere a
equipos menos costosos.

CONTROL DE ARCHIVO ACTIVO E INACTIVO
Control de la Documentación pasada al Archivo Inactivo:
Se debe anotar en un formato el nombre de las carpetas que se van a
pasar al archivo inactivo, indicando el tiempo que deben guardarse y la
fecha en que deben destruirse. Estos formatos deben ser revisados y
firmados por el Jefe de la Unidad a la cual pertenecen. Estas hojas deben
archivarse en una carpeta, para cualquier información sobre el material
que fue trasladado al archivo inactivo, con el nombre:

CONTROL DE ARCHIVO ACTIVO E INACTIVO
Documentos pasados al Archivo Inactivo.
Tiene que haber un responsable del archivo
inactivo. Este archivo debe conservar el mismo
orden y método utilizado que permita su
localización en caso que se necesite, así como
también de su custodia, conservación y
destrucción en la fecha indicada.

EJERCICIO N°3
1. ¿Qué es el Archivo Activo?
2. ¿Qué es una Archivo Inactivo?
3. ¿Cómo se controlan los documentos del Archivo
Inactivo?
4. ¿Quién es el responsable de tus archivos
inactivos?

SOLICITUD DESINCORPORACIÓN DE DOCUMENTOS

DOCUMENTOS INGRESADOS AL ARCHIVO INACTIVO

ORIENTACIÓN Y CLASIFICACIÓN DE
DOCUMENTOS
Clasificación del Archivo
Clasificación es el arte de ordenar los documentos o correspondencia
designando a cada uno su lugar respectivo. Aplicada directamente a
nuestro curso consiste en archivar la correspondencia y toda la
documentación considerada de interés para la organización dando a
cada especie distinta ubicación mediante la aplicación de un orden
correlativo. Para lograr una mayor eficiencia se debe escoger aquel
sistema que mejor cuadre a su actividad específica, siguiendo un orden
sistemático que dé fluidez y garantía de información y de control.

ORIENTACIÓN Y CLASIFICACIÓN DE
DOCUMENTOS
Sistemas Fundamentales
Los sistemas fundamentales para garantizar una
clasificación se resumen esencialmente en dos aspectos:
 Alfabético
 Numérico

SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN
Por ejemplo:
GARANTON, Dimas
GARBANTE, María
GARCÍA B., Samuel
GARCÍA ZAPATA, Juan
GARRANCHAN, Tomás A.
GARRIDO, Heli Rafael
GARZA, Blanca Isabel
GARZA BLANCA, Luis
Alfabético:
Los documentos o carpetas se colocan
tomando en cuenta como base el apellido
de la persona o nombre de la razón social
tomados en orden estrictamente alfabético,
este sistema es el más extensivo y puede
ser por: (a) nombre de la persona, (b)
razón social, (c) geográfico, (d) materia o
asunto, (e) fonético, (f) temático.

 Los apellidos precedidos de una partícula, se toman como una unidad.
Ejemplo:
DE PABLO, Juan y no: PABLO, Juan de
 Esta regla vale para los apellidos compuestos y para los extranjeros.
Ejemplo:
MC LAREN, Jan MC NICE, Peter
VAN PRAG, José D´ANGELIS, Daniel
 Cuando se trate de una mujer casada, el apellido valedero o por el que se registra es el
de soltera, seguido de la partícula “de” y luego el de casada.
Ejemplo:
Marrón de Rojas, Rosa Elena

Archivo Geográfico.
Clasificación por Orden Alfabético
Es el sistema seguido por quienes deben llevar el control y la marcha de sus sucursales,
aunque ellas atiendan directamente a sus respectivos clientes. Los sistemas más usuales
para la clasificación geográfica, son:
 Estado, Ciudad y Nombre
Puede combinarse el orden geográfico con el alfabético, tomando en primer lugar el sitio
de residencia: Países, Estados, Ciudades, Pueblos, etc.

Archivo Geográfico.
Se recomienda en:
 Negocios con sucursales en diferentes regiones.
 En las empresas de servicios públicos, como: Correo, Teléfono,
Electricidad, etc.
 En casas distribuidoras o que venden un producto.
 Las Empresas de Transporte, etc.

Archivo por Materias: (Llamado también por asunto o tema.)
Este método es el más técnico y complejo, es de gran utilidad cuando se requiere el
expediente completo de una determinada actividad, ya que agrupa todos los documentos que
se relacionan con un mismo tema o asunto en particular.
Debido a la gran disparidad de criterios al clasificar el asunto, este método es el más
difícil de manejar, pero es el más eficaz en las empresas organizadas.
Se suele combinar con los métodos alfabético y numérico, lo cual le da mayor amplitud o
ventajas en relación con los otros métodos.

Clasificación por Materias:
Es la ordenación de los documentos, según los asuntos que tratan. Ello obliga a subrayar
dichos asuntos dentro del estricto general, a fin de facilitar su control
Como cualquier otro sistema éste presenta sus ventajas y desventajas las cuales vamos a
enunciar:
Ventajas:
Simplicidad
Elasticidad
Adiestramiento
Localización

Desventajas:
Interpretación:
No existen criterios uniformes para la ordenación, no solamente generales, sino incluso
entre los mismos empleados de una empresa, por ejemplo: Carpintería La Torre o La Torre
Carpintería o Torre (la) Carpintería.
Homónimos:
Según aumenta el volumen, aumenta en la misma proporción los nombres duplicados.
Este sistema es aconsejable en archivos de correspondencia y cuando su tamaño reducido
no induce a grandes errores de interpretación.

Numérico:
En la clasificación numérica, los documentos se agrupan bajo un número o serie de
números que los identifican, los expedientes pueden ordenarse por un número progresivo o
por grupos de números.
Para localizar un expediente es necesario conocer el número asignado. Este sistema
puede ser: (a) dígito terminal, (b) decimal, (c) código o clave, (d) correlativo, (e) cronológico.

Numérico:
Sistema Numérico Consecutivo o Correlativo
Este sistema, dentro de los numéricos es el más sencillo, consiste, tal como su nombre lo
indica, en la asignación continua de números a las carpetas que han de recibir los
documentos. Para completar el control de los expedientes, se requiere el índice auxiliar
alfabético que nos va a dirigir en nuestra búsqueda para la posterior localización de una
carpeta.

Numérico Decimal.
Este sistema está basado en el sistema Dewey de clasificación utilizada en las
bibliotecas para agrupar libros relativos a la misma materia. En las clasificaciones de las
bibliotecas, el campo de conocimiento general, se divide en diez grupos de asuntos
individuales, bajo cada uno de los cuales hay numerosas subdivisiones. En una
organización empresarial toda la correspondencia se clasifica en diez encabezamientos
principales; cada una de estas clases a su vez se divide en diez grupos.

Numérico Decimal.
Por ejemplo:
Uno de los encabezamientos principales puede ser “Personal” bajo el número 000 en
este grupo se abren diez (10) divisiones, con los números:
000 010 020 030 040
050 060 070 080 090
A su vez cada grupo tiene capacidad para 10 expedientes, por ejemplo: 001, 002, 003,
004, 005, 006, 007, 008 y 009 y así sucesivamente hasta el número 999.

Alfanumérico.
El empleo de este sistema supone la utilización de los números en combinación con letras,
lo cual constituye una forma derivada de los sistemas alfabéticos numéricos. La teoría del
sistema alfanumérico puede resumirse en la siguiente forma:
El criterio que prevalece para la clasificación de las carpetas es netamente alfabético, y para
obviarlo es que vamos a ordenar combinadas letras con números o viceversa, así la ordenación
de las carpetas se efectuará conforme al orden de llegada, es decir, que dentro de una misma
división “C”, por ejemplo, estarán todos los títulos que comiencen por C, como Carrera, Carrillo,
Carvajal, Cartaya, Cortez, etc., pero en ellos NO existe la rigurosa ordenación alfabética puesto
que primero puede llegar un apellido que comience por CEN que otro que comience con CAM.

Dúplex:
En algunas oportunidades, la clasificación de las materias por orden alfabético, no es
la más indicada. Esto ocurre en el caso de las clasificaciones que están destinadas a
ser subdivididas y también cuando se comprueba la necesidad de agrupar
conjuntamente asuntos de caracteres afines. El sistema numérico Dúplex, combinado
con letras, es adecuado para organizaciones complejas. Por ejemplo, en la oficina de un
arquitecto será útil también para el control de los documentos relativos a una
construcción, excavación, etc.

Ejemplo:
1. Preparación de terrenos
1.1.Demolición de minas
1.2 Limpiezas de escombros
2. Pruebas del subsuelo
2.1 Pozos
2.2 Taladros
2.3 Residuos
La denominación Dúplex, significa unión de dos Números.

Dígitos-Terminales
Esta es una variación del archivo numérico, está formado por una serie de números, en
el cual se considera el grupo final como primario o principal.
Ejemplo, la carpeta No. 981006 se localizará en el archivo de la manera siguiente, el
número se divide en grupos:
1er. Grupo98 2do. Grupo10 3er. Grupo 06
Primario Central Terminal
Se busca en la gaveta donde están archivados los documentos del Grupo 06. Luego
se busca la Carpeta No. 10 y por último se localiza el documento del Cliente No. 98.

Archivo Cronológico
Sistema Numérico Cronológico.
La base de la ordenación de este sistema es la fecha. En el curso de las operaciones los
documentos se archivan unos encima de otros, colocando siempre arriba los que son de fecha
más reciente. A menudo en este sistema no hay distinción de clase ni de origen de los
documentos y solamente se agrupan en conjuntos semanales, mensuales, trimestrales, etc.,
según la cantidad de documentos.
Este sistema es utilizado para archivar cualquier tipo de formato, comprobantes de
contabilidad, facturas, pedidos, etc., cada uno agrupado según el tipo de documento; así como
también copia de toda la correspondencia que se origina en una oficina.

Ventajas:
 Siempre es posible asignar un número al documento sin ninguna clase de error o mala
interpretación.
 Los números se leen más fácil y rápidamente que los nombres y su localización es mucho más
rápida.
 Es más difícil cometer errores al colocar las carpetas en el estante ya que la ubicación es más
exacta que con un sistema alfabético.

DECIMAL
Historia del sistema Dewey
Melvil Dewey era bibliotecario en Amherst College en Massachusetts cuando tuvo la idea de
crear un sistema de clasificación que respondiera a las necesidades de la biblioteca del colegio.
La idea nueva de Dewey fue el que el número asignado no indicaba el emplazamiento de los
libros en los estantes, sino que respondía a la relación de las materias entre sí.

La otra idea genial de Dewey es hacer que los números asignados a una
disciplina sean decimales, por lo que cada nueva cifra que se añade es una
subdivisión de la anterior. Ello permite en principio un sinfín de subdivisiones, si es
necesario, sin alternar el orden previamente establecido.
La Dewey se basa en números árabes. Estos tienen la ventaja de ser casi
universales, a diferencia de las letras, que tenemos varios alfabetos, además de
otras formas de representación.

El sistema es en principio jerárquico:
600 Tecnología (Ciencias aplicadas)
620 Técnica
621 Física aplicada
621.3 Electrotecnia
621.38 Electrónica
621.388 Televisión
621.388 5 Sistema de comunicación
621.388 57 Televisión por cable

Archivo Confidencial.
Este es un archivo de uso restringido, como lo indica su nombre la información que en él se
guarda es sumamente delicada, y solo debe ser manipulada por el Jefe de la Unidad Administrativa y
la Secretaria.
Los archivadores que guardan estos documentos deben permanecer cerrados con llave.
Esta información se archiva de acuerdo a los criterios de los ejecutivos de la empresa, no debe
olvidarse que mientras más misterio hay, más interés se provoca.
Se consideran archivos confidenciales:
 Los expedientes de personal El archivo de Licitaciones y Contratos
 El registro de Proveedores El archivo de historias médicas, etc.

CONTROL DE PRÉSTAMO DE LA DOCUMENTACIÓN
La documentación de una empresa necesita ser examinada
frecuentemente por su personal, para consultar asuntos relacionados
con dicha documentación.
Esta documentación puede pertenecer al archivo:
En todo caso la misión del responsable del archivo es
suministrar la documentación con la mayor prontitud y archivarla
nuevamente en su lugar cuando sea devuelta, para lo cual es
preciso establecer un procedimiento de control y seguimiento del
documento prestado, para lograr su localización y evitar su pérdida
o deterioro.

Procedimiento para prestar documentos:
1) Recibir la solicitud
2) Localizar los documentos
3) Entregar los documentos
4) Seguimiento de la documentación prestada
Reciba la solicitud, localice y entregue el documento o expediente solicitado;
haga la ficha de seguimiento de la documentación prestada y consérvela en el sitio
destinado para ello.

Seguimiento de la documentación prestada.
De poco servirán las precauciones o procedimientos de préstamos, para la
protección o custodia y conservación de la documentación si no se establecen
normas precisas para la fecha de su reintegro al archivo.
Mientras más tiempo permanezca la documentación fuera del archivo, más
difícil será recuperarla, por lo tanto es preciso fijar el tiempo que el material puede
permanecer fuera del archivo, de acuerdo con las normas de la empresa.

Preparación física de las Carpetas:
Preparar las carpetas es parte de la organización de los archivos. Para esta
actividad debemos tomar el índice de archivo y mecanografiar las etiquetas o
rótulos (deben elaborarse dos (2) exactamente iguales de cada una de ellas) una
para la carpeta y la otra para la tarjeta guía o pestaña de la carpeta colgante.
Color de la Etiqueta
Posición de la Etiqueta
Escritura de la Etiqueta

Como debe colocarse el gancho en la carpeta:
Se recomienda colocar el gancho en forma de archivo vertical, de esta forma
se manipula la carpeta en forma de libro, lo cual le da mayor protección a los
documentos.
Existen diversos tipos de carpetas:
Se fabrican de diferentes materiales, variando su resistencia de acuerdo a la
calidad y precio. Las más económicas son las de color amarillo, llamadas
MANILA; sin embargo, no es la más recomendable. Se sugiere la carpeta de
FIBRA ROJA que resulta más duradera.

Ganchos
para
Archivar
Biblioratos
GuíasTarjetas
Etiquetas
o
Marbetes
Rótulos
Mobiliario y
equipos

Es indispensable que toda oficina cuente con un equipo básico para el
archivo de la correspondencia, que dependerá de las necesidades de
cada departamento.
Dentro de los equipos utilizados tenemos:
 Archivadores verticales de 4 y 2 gavetas
 Archivadores laterales
 Tarjeteros auxiliares
 Estanterías abiertas
 Archivadores de alta densidad o rodantes, conocidos como Archimóvil.

Controles Automatizados:
Los controles Automatizados son un sistema organizado por materia,
elaborados en la computadora y también grabados en disquete, con la
única finalidad de resguardar mejor la información, de manera tal, que
pueda ser utilizada cuando sea necesario.
Consiste en centrar toda información seleccionada por materia en un
medio de almacenamiento, que permita facilitar la localización inmediata.
Con este sistema se logra la facilidad de atención, control y resguardo.

Unidad de almacenamiento:
Es uno de los accesorios de la Microcomputadora, que forma parte de su hardware.
Hay varios tipos:
3. 1/2”
CD’s. – DVD’s
Pen Drive (Memory Card)
Discos Duros
Archivo en los dispositivos de almacenamiento:
A cada archivo digitalizado se le colocará el mismo nombre del documento. Se deben
realizar los registros de archivos por tipo de materias o clasificar los tipos de documentos, o sea,
memorandos, informes con su respectivo número de identificación, no mezclar informaciones en
los disquetes, de manera tal, que puedan localizarse con facilidad si están clasificados.
Esta clasificación será aplicada a todos las aplicaciones, o sea WORD (DOC), POWER
POINT (PPT), EXCEL (XLS). Se le colocará las siglas de la aplicación para diferenciarlas.

Cuidado y Custodia de los Dispositivos.
 Conservarlos a temperatura del ambiente o aire
acondicionado.
 No deben exponerse al sol, ni altas temperaturas, ni golpes.
 No deben mojarse.
 Realizar respaldos de la información y guardarlos en un lugar
seguro fuera de las oficinas

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