Este documento describe cómo usar esquemas en Word para estructurar documentos largos con varios niveles jerárquicos. Explica cómo acceder a la vista de esquema, asignar niveles a párrafos para organizar la información, anidar niveles y modificar la estructura. También cubre cómo crear y aplicar estilos personalizados a los diferentes niveles.

1. LOS ESQUEMAS EN WORD
No tiene sentido pensar en estructurar un documento de dos o tres páginas con los esquemas
de Word. Sin embargo, cuando el documento en que trabajamos consta de varias decenas de
páginas, llega un momento que nos perdemos en ellas. Sobre todo si, al contrario de escribirlo
de corrido, de principio a fin de una sola vez, hacemos lo habitual, pensamos en una estructura
del texto, después vamos desarrollando los puntos establecidos y por último, repasamos y
modificamos el contenido hasta que nos resulte satisfactorio.
Es en estos casos en los que es útil construir esquemas de Word.
Estos, estructuran el documento en niveles de texto, dependiendo de su importancia
jerárquica: Título del documento, Título, capítulo,…
Para entender el funcionamiento, lo haremos como de
costumbre, utilizando ejemplos.
Pensemos en un documento que ya tengamos escrito y al que
dotar de la flexibilidad que otorga el esquema.
Para ello, abrimos el documento en cuestión y en primer lugar
lo que haremos será situarnos.
Para establecer la vista de esquema, podemos hacerlo de dos
maneras: podemos desplegar el menú Ver y escoger la entrada
Esquema. La imagen de su ubicación en Word 2003 la vemos en
la imagen de la derecha.
Si trabajamos con Word 2007, pulsaremos en la pestaña Vista y
en ella seleccionamos Esquema. Lo vemos en la imagen inferior.
La otra manera de acceder a esta vista, sería, en Word 2003 pulsando sobre el botón situado
en la parte inferior izquierda del documento, (podemos verlo en la
imagen izquierda, junto con los demás modos de vista).
En Word 2007, el mismo botón lo encontramos en la
misma barra de estado, pero en la parte inferior derecha
de la ventana del documento, junto con las demás vistas
que podemos establecer en Word.

2. Ya sabemos como situar el documento en vista de esquema.
Para regresar a cualquier otra vista, por ejemplo la normal o la de diseño
de impresión, que son las más habituales, desplegamos el menú Ver de
Word 2003 y seleccionamos la entrada conveniente.
En Word 2007, estando en vista de esquema, simplemente
pulsaremos sobre el gran botón rojo que aparece en el
menú.
En ambas versiones, como ya hemos visto anteriormente,
podemos saltar de una a otra vista pulsando en los botones de la barra de
estado del documento, en la parte inferior de la ventana del mismo.
Dicho todo lo anterior, ahora vamos a
estructurar el documento en niveles. Para
ello, nos fijamos, en primer lugar, y en vista
de esquema, en la barra de herramientas
de Word. Vemos un conjunto de botones y
desplegables que nos ayudan en esa tarea.
En la imagen correspondiente a Word 2003
de la izquierda, podemos distinguir un
cuadro de texto desplegable que contiene el conjunto de niveles que podemos establecer en
nuestros documentos (nueve niveles como máximo) y el texto independiente.
Si trabajamos en Word 2007, la misma barra de herramientas
la encontramos en vista Esquema, en el subgrupo
Herramientas de Esquema.
Trabajar con esquemas es tan sencillo como seleccionar el
párrafo deseado y seleccionar a continuación un nivel de
esquema.
Lógicamente, debemos tener una idea de cómo estructurar el documento antes de otorgar
niveles a las distintas partes del documento. Los niveles, que ya están preformateados de
forma predeterminada, se establecerán en orden decreciente dependiendo de la importancia
del párrafo o sección del documento. El formato de los niveles se puede modificar y
personalizar.
Los botones flecha derecha e izquierda y doble flecha derecha e izquierda que se muestran de
color verde en la barra de herramientas , nos van a permitir acceder a la selección de los
distintos niveles de manera secuencial, sin necesidad de desplegar el cuadro de texto. Los
botones de flecha arriba y debajo de color azul, permiten desplazar el texto con un nivel
establecido a otro lugar del documento, anterior o posterior, dependiendo del botón elegido,
del mismo documento. Los botones azules con los signos más o menos, permiten ocultar o
mostrar el texto de niveles inferiores dependiendo de si pulsamos sobre el signo más o el signo
menos.
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3. En el texto elegido como ejemplo, hemos establecido el título del documento con el nivel 1, los
distintos puntos de que consta el documento como nivel 2 y un párrafo cualquiera al azar, que
en la realidad debería de corresponder a un subtítulo, como nivel 3. El resto del texto no tiene
ninguna jerarquía y queda establecido por defecto como texto independiente.
En la imagen superior puede verse el aspecto de un documento de prueba estructurado en
varios niveles. Los párrafos con nivel establecido aparecen con un signo más o menos al
margen, mientras que el texto independiente aparece con un círculo al margen.
Siempre podremos modificar el nivel otorgado a un párrafo seleccionándolo y seleccionando
para él un n nuevo nivel.
Por ejemplo, si en el documento de la imagen anterior queremos que el párrafo del título
“Crear problemas y después soluciones” sea un subnivel de l párrafo “La estrategia de la
distracción”, no tene os más que seleccionar el primero y desplegando el cuadro de niveles,
seleccionar para él el nivel 3. Esta acción va a establecer un nuevo nivel para el título “Crear
problemas…” y también lo hará de forma automática para el texto independiente que exista
por debajo.
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4.
Podemos utilizar el cuadro desplegable o las flechas verdes para realizar esta modificación en
el nivel del párrafo seleccionado.
Siempre podremos anidar un nuevo nivel a partir de uno ya implementado. Para ilustrar esta
afirmación, pensemos en incluir en nuestro documento un nuevo nivel, dependiente de aquel
cuyo título es “Crear problemas y después ofrecer soluciones”.
Justo después del final del bloque, donde pone “desmantelamiento de los servicios
públicos” escribimos un punto y aparte.
En el nuevo párrafo, escribimos el título del nuevo grupo que vamos a construir,
dependiente del anterior, “Crear problemas…”
Nos aseguramos de que el cursor se encuentre en este párrafo y en el menú
Vista, en la entrada diseño, seleccionamos un nuevo nivel: nivel 4. También
podemos pulsar sobre la flecha derecha de color verde. En este momento,
aparecerá el título anidado dentro del anterior y con el estilo predeterminado por la
aplicación para ese nivel. A la izquierda del título aparece un signo más.
También aparece un círculo en la siguiente línea, anidada con respecto al título
recién creado. En esta línea se insertará el texto independiente. Podemos verlo en
la imagen inferior.
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5. Volviendo a la vista normal, podemos observar que poco ha cambiado el
documento, ni siquiera pueden verse las sangrías que aparecen en el esquema.
Aquí cabe decir que cada nivel en el esquema, tiene
predefinido un formato pero que este se puede
cambiar por formatos personalizados que podemos
agregar a los ya existentes y seleccionarlos en los
niveles que deseemos. En Word 2003 pulsamos
sobre el menú Formato y seleccionamos la entrada
Estilos y formato…
Esta acción abre un cuadro de ayuda a la derecha de
la ventana donde podemos seleccionar estilos
predeterminados crear nuevos estilos etc…
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6. Si lo que queremos es crear un nuevo estilo,
pulsamos sobre el botón Nuevo estilo… o hacemos click en el
cuadro de texto Formato del texto seleccionado. De ambas
maneras accedemos al cuadro de diálogo asistente para crear
nuevos estilos. Se nos solicitará
para ello un nombre, pudiendo
dejar el propuesto por la aplicación:
Estilo 1.
Si utilizamos Word 2007, en la
pestaña Inicio, en el grupo Estilos,
pulsamos sobre el pequeño botón de
estilos, marcado con un círculo rojo en
la imagen y se abre el cuadro de
consulta a la derecha de la ventana,
similar al presentado bajo estas líneas.
A la izquierda vemos el cuadro Estilos. En la parte inferior, se
encuentran tres
botones, el de la
izquierda permite
crear un nuevo
estilo. Aparecerá
el cuadro de
diálogo de la
derecha que
como vemos es
practicamente
igual al
presentado en
Word 2003. Como en 2003, se nos
solicita un nombre para designar el
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7. nuevo estilo.
En tipo de estilo, dejamos Párrafo. Es el tipo que vamos a utilizar en casi todos
nuestros nuevos estilos.
Estilo basado en: en este cuadro de texto, que por defecto pone Normal, podemos
basarnos en cualquiera de los estilos predeterminados que ya existen y
modificarlos a nuestro antojo hasta que estemos conformes con el resultado.
El siguiente cuadro de texto nos permite indicar el estilo
del siguiente párrafo al que estamos formateando.
Los siguientes cuadros de texto serán para proseguir el
formato: el tipo de texto, el color o el formato de
párrafos…
Determinado nuestro nuevo estilo, pulsamos aceptar y el
nuevo estilo deberá aparecer en la lista de estilos,
incrementando esta
Seleccionando ahora un párrafo podemos aplicar ese nuevo estilo sin más que
seleccionarlo en la lista de
estilos donde aparece.
Vamos a crear un nuevo
estilo con Word 2007, pero
sería igual en Word 2003.
Llegados al cuadro de
diálogo Modificar estilo, o
crear estilo, damos un
nombre al estilo nuevo:
Javier
El tipo de estilo será párrafo
y estará basado en Estilo1.
El siguiente párrafo tendrá
el estilo Javier. El formato
será texto Helvético de tamaño 10, negrita y el color teja que aparece en la
imagen. El texto tendrá efecto sombra y el párrafo sangría francesa de 1,25 cm.el
interlineado es sencillo y el interlineado anterior y posterior de 6 ptos.
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8. Con este nuevo estilo, podemos formatear todos los párrafos que deseemos tan
solo con situar el cursor sobre el párrafo y seleccionar el estilo de la lista de estilos.
El resultado será como el que aparece abajo.
Pero lo normal es que antes de disponer del documento, pensemos en como
queremos presentarlo.
Los esquemas son herramientas muy útiles para no perdernos en un documento
extenso.
Para trabajar con esquemas con un documento en blanco, primeramente creamos
la estructura. Creamos
primeramente un primer nivel
con el título del documento.
A continuación creamos un
segundo nivel escribiendo un
pequeño párrafo y dándole el
nivel adecuado.
Bueno, a continuación nos
situamos en el final del párrafo
primero del nivel dos y pulsamos
Intro, creando así un salto de línea
o un retorno de carro. En la línea
en blanco, escribimos cualquier
cosa: “primer punto del nivel 3”.
Pulsando Intro y escribiendo algo
en cada línea, estamos creando la
estructura del documento.
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9. Por último, si ya hemos determinado todos los niveles, pulsaremos Intro de nuevo
para establecer el lugar donde irá alojado el texto independiente.
Ahora deseamos dar formatos personalizados al nivel 2, por ejemplo.
Seleccionamos todos los párrafos de nivel 2
que tengamos. Para ello, seleccionamos el
primero, pulsamos la tecla Ctrol del teclado
y seleccionamos todos los demás del
mismo nivel. A continuación selecciono
Estilos y formato… y en esa entrada Nuevo
estilo. Creo un nuevo estilo basado en
Normal, o Estilo1, o el que queramos.
Aceptamos el formato y el estilo será
inmediatamente aceptado por el nivel
correspondiente.
Lo mejor es que cualquier nivel añadido de
esa categoría, asumirá el formato que
acabamos de dar al mismo.
en la imagen de la izquierda,
vemos como todos los puntos
añadidos al nivel 2, han adoptado
el formato que hemos creado
para él. Sin embargo, si lo que
queremos es insertar un título de
nivel dos, en este caso, el formato
no se va a asumir
automáticamente. Es necesario
copiar formato con la herramienta
Copiar formato o seleccionar el
párrafo y pulsar sobre el estilo de
la lista de estilos que
corresponda. Para esta última
acción recordar simplemente que
desde la pestaña Inicio, en el
grupo Estilos, pulsaremos el
botón al efecto para desplegar la
lista.
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10. Indices en Word
Es normal que en las empresas o en las aulas se dedique una gran cantidad de
tiempo en confeccionar índices en aquellos trabajos que se desea presentar.
Muchos dedican la primera página del documento a este fin y la confeccionan de
manera totalmente manual.
A veces, el documento crece tras haber realizado el índice, tanto, que no es
posible que quepa en una sola página. En estos casos, el autor debe modificar los
números de página desde el principio para que coincida con la realidad. Si
añadimos páginas al final, no hay mayor problema: se añaden entradas con las
páginas comprometidas y ya está. Si se insertan nuevos capítulos a mitad del
documento, o se añaden páginas de cualquier tipo sin ser el final del documento,
estaremos obligados a modificar desde el lugar de la inserción.
Esto es totalmente ineficiente porque Word, en todas sus versiones lo hace
automáticamente.
Vamos a ver como la haríamos con Word 2003.
Nuestro pequeño ejemplo consta de varias páginas dedicadas a un tema concreto.
Se trata de una relación de viviendas de varias clases y en principio, se dedica una
página a cada tipo de estas.
Organizamos nuestro documento dejando la primera página en blanco. Insertamos
un salto de página por cada tipo de vivienda y comenzamos la relación.
En la página 2, escribimos “Lista de casas”. Es un
título genérico. Servirá para diferenciar cualquier
otro tipo de bienes que deseemos relacionar. En las
páginas siguientes, y en páginas sucesivas,
escribiremos el tipo de vivienda que vamos a
describir en el informe o documento. Cada nueva
entrada coincide con un salto de página insertado
anteriormente.
Una vez organizado el documento, pasamos a
paginarlo. Para ello, utilizamos la entrada
correspondiente del menú Insertar: “Números de
página…”. Pulsando sobre ella, aparece el cuadro
de dialogo correspondiente a esta acción. En
nuestro ejemplo, dejamos las opciones por
defecto y pulsamos aceptar.
De esta manera, tenemos perfectamente
paginado nuestro sencillo documento. Es el
momento de preparar un índice que indique al lector la página en que se encuentra
la información que está buscando.
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11. Podemos realizar esta operación de dos maneras: la primera de ellas, en plan
chapuza, claro, sería ir a la primera página, que deliberadamente hemos dejado en
blanco y escribir las entradas del índice de
forma manual. El resultado podría ser algo
como lo que aparece en la figura.
Claro que después de realizar este enorme
trabajo, (pensemos en un documento que
contiene 5.000 páginas), el índice no nos cabe
en la primera página. Tendremos que
modificar el número de páginas de todo el
documento. Otro tanto ocurrirá si se nos ocurre
insertar información en mitad del documento.
Afortunadamente, Word, y casi todos los procesadores de texto, disponen de una
herramienta que realiza esta acción de forma automática y lo que es mejor,
recalcula automáticamente las páginas del índice a medida que el documento va
siendo modificado.
En Word 2003,
tenemos tres tipos de
entradas anidadas o
tres categorías para
crear el índice.
Coinciden con los tres
tipos predeterminados
de estilos vistos en el
tema anterior: Titulo 1, Título 2 y Título 3.
En nuestro ejemplo, utilizaremos solamente dos categorías:
La primera, el título genérico de los bienes a listar: “Lista de casas”
El título 2, lo empleamos para configurar el subíndice o dicho de otro modo, para
designar en el índice los elementos que dependen de Título 1: “Lista de casa” y
que son los tipos de vivienda que vamos a describir.
Como puede verse en la figura, seleccionamos la descripción correspondiente,
“Lista de casas” teniendo cuidado de seleccionar únicamente los caracteres
visibles, no los espacios al final, por ejemplo, y en el menú correspondiente
elegimos Título 1.
Para el resto de descripciones, procedemos de igual forma pero le asignamos el
título 2.
Ya hemos asignado estilos a las descripciones o titulares que queremos aparezcan
en el índice.
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12. Por último, desplegamos de nuevo el menú insertar y seleccionamos la entrada
Referencia. En este se despliega una nueva lista
y en ella seleccionamos “Índice y tablas…”.
Llegamos en este momento al último paso para
la inserción del índice deseado.
En el cuadro de diálogo que surge en la pantalla,
debemos asegurarnos de seleccionar la pestaña
Tabla de contenido, donde podemos
ver de forma simplificada, el aspecto
que tendrá nuestra lista.
Dispone este cuadro de diversas
opciones que se pueden activar o no, y
modificar algunas características.
Para este ejemplo, optamos por dejar los valores predeterminados pulsando
directamente Aceptar.
Automáticamente, el índice se ha insertado en la página donde se encuentra el
cursor y con el aspecto que presenta en la imagen inferior.
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