El documento proporciona directrices para organizar eventos de manera sostenible, incluyendo consideraciones sobre la selección de la sede y fecha, organización del programa, alojamiento, catering, documentación, comunicaciones, y evaluación. También discute los beneficios para las empresas de organizar eventos sostenibles y proporciona ejemplos de buenas prácticas.

1. Eventos sostenibles
Una primera aproximación
para comenzar a organizar

2. Gracias a ti, los eventos
sostenibles serán lo más
natural

3. Indice
/// GEBTA_INNOVA
• Impacto económico de los eventos
• Impacto social de los eventos
• Impacto ambiental de los eventos
• ¿Es beneficioso para mi empresa organizar
eventos sostenibles?
• Directrices para la selección de la sede, fecha y
horario de celebración
• Directrices para la organización del programa,
logística y gestiones administrativas
• Directrices para la selección de alojamientos
• Directrices sobre documentación y cartelería
• Directrices sobre actividades de comunicación
• Directrices de evaluación final
Ejemplo de buenas prácticas
Una primera aproximación para empezar
a organizar eventos sostenibles

4. ¿Somos empresas responsables? ¿Somos
personas responsables? ¿Nuestros eventos son
responsables?
Los participantes en una conferencia generan
por término medio 30 kg de residuos en tres
días de reunión, lo que supone multiplicar por
cinco los residuos que ellos mismos producirían
en su actividad cotidiana. Cada participante
ocasiona además 640 kg de gas efecto
invernadero lo que equivale a la emisión de un
vehículo medio durante todo un mes. Estas
cifras han sido aportadas por la Agencia
Americana de Protección del Medio Ambiente
para el mercado americano, pero a buen seguro
que no se diferencian mucho de las que
podríamos manejar en nuestro país.
Impacto económico de los eventos
Acostumbramos a medir los eventos desde el
punto de vista económico. Estamos habituados a
encontrarnos en los informes anuales de los
Conventions Bureaux con las cifras de la
repercusión económica que la celebración de
congresos, convenciones e incentivos genera en
los destinos. Por otro lado, cada día más
empresas y más organizadores de eventos
realizan mediciones del impacto de los eventos
desde el punto de vista económico, es lo que
denominamos ROI o “Retorno de la inversión”
Una primera aproximación
para comenzar a organizar
Eventos sostenibles
/// GEBTA_INNOVA

5. Impacto social de los eventos
Se hace necesario visionar los eventos
corporativos y medirlos desde otras
dimensiones, al margen de las puramente
económicas.
Cuando celebramos un evento en un destino, se
nos ofrecen múltiples contactos con
proveedores locales. Ejerciendo su
responsabilidad social, las organizaciones
pueden establecer actuaciones que primen la
colaboración con empresas locales socialmente
responsables, empresas comprometidas con
prácticas de comercio justo, que desarrollen
labores de inserción de ciertos colectivos o
sectores, que primen el producto local o a
productores del entorno etc.
Incluso a la hora de elegir las actividades
complementarias al evento, podemos
decantarnos por acciones que fomenten la
proximidad con la comunidad local y un
conocimiento del destino que no lo banalice, al
contrario, que ponga en valor sus elementos
diferenciadores y característicos.
Un problema con el que nos encontramos es
que apenas existen procedimientos
estandarizados de medición del impacto social.
Sin embargo podemos valorar estos requisitos,
contemplándolos en nuestras prioridades de
trabajo.
/// GEBTA_INNOVA

6. Impacto ambiental de los eventos
Mucho más fáciles de medir son los impactos
ambientales que nuestros eventos ocasionan. La
medición de estos impactos tendremos que
activarla no sólo en el momento de realizar el
evento. Hay una fase previa a la celebración del
acto, que incluye tanto la planificación inicial
como la organización; y una fase posterior, de
medición y evaluación, en que se hace necesario
verificar resultados.
/// GEBTA_INNOVA
Existen numerosos indicadores y
elementos de medición que pueden
ayudarnos en la puesta en marcha de un
proyecto de eventos sostenibles. En todo
caso, nuestros primeros pasos quizás
puedan ir encaminados a añadir
sostenibilidad a lo que hacemos, más
que certificar procedimientos. Se trata
básicamente de un problema de
actitudes. Dando visibilidad a nuestro
compromiso y responsabilidad
conseguiremos que la sostenibilidad sea
vista como algo natural en el sector de
organización de reuniones, congresos,
incentivos etc. Dado este paso,
podremos ponernos como meta la
consecución de eventos totalmente
sostenibles. ¿Empezamos a caminar?

7. Empezar a medir el Impacto ambiental
de los eventos
Puede encontrar en las páginas de numerosos
Conventions bureaux, asociaciones, instituciones
públicas etc. listas y material de trabajo sobre
indicadores para la medición de sostenibilidad
en sus eventos.
A modo de ejemplo le indicamos algunos:
• Ayuntamiento de Vitoria
http://xurl.es/gebta.vit_verde
• OPC Andalucía y Junta de Andalucía
http://xurl.es/gebta_opcand_verde
• Directrices para celebración de eventos sostenibles
en Madrid
http://xurl.es/gebta_cbmad_verde
• ICLEI Europe http://xurl.es/gebta_iclei_europa
/// GEBTA_INNOVA

8. ¿Es beneficiosa para mi empresa organizar
eventos sostenibles?
La organización de eventos sostenibles supone
importantes beneficios para las empresas y las
organizaciones. Entre otros:
• Ahorro de costes, al controlar más
intensamente el consumo de recursos y
ganar eficiencia en los diferentes procesos
productivos.
• Acceso privilegiado a nuevos mercados y
nuevos clientes muy sensibilizados con
temas medioambientales, de RSC, etc.
Supone un elemento diferenciador y de
posicionamiento y aumenta los valores de
competitividad de nuestra compañía.
• Actúa positivamente en la gestión de
nuestra reputación corporativa y nuestra
imagen pues pone en valor los
compromisos de las organizaciones con la
sociedad, la sostenibilidad etc.
• Nuestras aportaciones en este sentido
suponen una contribución real a nuevos
modelos productivos y de gestión, de base
ética y comprometidos en legar a las futuras
generaciones un presente que no hipoteca
su futuro.
• Supone un posicionamiento de la empresa
a favor de las personas y muy
especialmente de aquéllas que precisan
mayor protección.
/// GEBTA_INNOVA

9. Le presentamos a continuación algunos
ejemplos de buenos prácticas en la organización
de eventos sostenibles para el sector MICE. Sólo
pretenden ser un resumen de indicadores que
deben ser completados y adaptados a cada
organización.
Ejemplos de buenas
prácticas
Algunas directrices para la selección
de la sede, fecha y horario de
celebración
• Privilegiar la elección de sedes que faciliten
el acceso en transporte público y si no fuera
posible, prever transporte colectivo. Si
hubiera que realizar cambios entre sedes,
salones, hoteles etc. facilitar que puedan
realizarse a pie.
• Sedes que faciliten modos alternativos de
transporte: puntos de recarga para coches
eléctricos, aparcamiento de bicicletas.
• Sedes que faciliten íntegramente la
accesibilidad a personas con
discapacidades. >>>>>>>>>>>>
1
/// GEBTA_INNOVA

10. <<<<<<<
• Sedes con certificaciones ambientales u
otros estándares de gestión ambiental o
sostenibilidad.
• Con programas de gestión de residuos.
• Primar sedes que ofrezcan nuevas
tecnologías tanto para las comunicaciones
entre asistentes y participantes on line
como a nivel de climatización, sistemas
automáticos de iluminación etc. (Por
ejemplo, detectores de presencia en zonas
de bajo tránsito o reguladores de intensidad
en función de la luz exterior)
• Edificios alimentados con energías
renovables para la producción de agua
caliente sanitaria o energía eléctrica.
• Climatización de la sede. Determinar la
temperatura de la sede y el uso de
calefacción y aire acondicionado.
• Uso eficiente del agua en cisternas, grifos,
cocinas etc. (1)
(1) Check-list elaborado tomando como referencia
diferentes informaciones, especialmente los puntos
recogidos en la publicación “Directrices para la celebración
de eventos sostenibles en Madrid”
http://xurl.es/gebta_cbmad_verde
/// GEBTA_INNOVA

11. Algunas directrices para la
organización del programa, logística
y gestiones administrativas
• Ofrecer a los asistentes información sobre
los medios de transporte de la ciudad y su
uso para los traslados del evento.
Facilitar en eventos el traslado en vehículos
ecológicos.
• Promocionar eventos sin papel, desde las
informaciones e inscripciones por correo
electrónico, hasta la elección de
proveedores que faciliten factura
electrónica, la posibilidad de asistir al
evento en formatos on line o los
cuestionarios de satisfacción a través del
teléfono, mecanismos de votación
electrónica etc.
• Primar empresas que apliquen criterios de
sostenibilidad en la selección de
proveedores y servicios.
• Para la contratación de personal de apoyo
en la organización del evento valorar
empresas que empleen a colectivos con
riesgos de exclusión social, centros
especiales de empleo etc.
2
/// GEBTA_INNOVA

12. Algunas directrices para la selección
de alojamientos
• Seleccionar hoteles accesibles por
transporte público o con buena
comunicación con otros medios de
transporte.
• Valorar que ofrezcan facilidades para
transportes alternativos (puntos de recarga
para vehículos eléctricos y aparcamiento
bicicletas…) y su cercanía con otros centros
donde tendrá lugar el evento.
• Alojamientos con criterios de accesibilidad
para personas con discapacidades.
• Con certificaciones de gestión ambiental y
/o sostenibilidad, que apliquen políticas de
gestión de residuos y de uso eficiente del
agua y energía.
• Valorar que dispongan de salas con luz
natural para minimizar impactos en este
sentido.
3
/// GEBTA_INNOVA

13. Algunas directrices para la
organización de catering y servicios
de restauración
• Primar empresas de restauración que
trabajen con producto propio o seleccionen
productos de la región, km cero,
minimizando transportes.
• Seleccionar para la restauración productos
de temporada. Dar pie a la introducción de
productos de agricultura ecológica, bio o
responsable.
• Primar selección de productos procedentes
de comercio justo.
• Ajustar el consumo de agua como bebida.
Valorar el uso de agua del grifo y evitar el
uso de envases de plástico, dando paso a
distribuidores, jarras u otros contenedores
de amplio uso.
• Valorar para la decoración en los eventos el
uso de elementos reutilizables.
• Seleccionar empresas que tengan una
política de separación selectiva de residuos
durante el evento.
• Todos los elementos del servicio serán
lavables y en su defecto degradables.
4
/// GEBTA_INNOVA

14. Algunas directrices sobre
documentación y cartelería
• Primar documentación en formatos y
soportes electrónicos.
• Minimizar la cartelería tradicional y
sustituirla por proyecciones.
• Siempre que no sea posible usar formatos
digitales, hacer uso de de papel reciclado o
en su defecto certificado. Debe usarse por
ambas caras, evitando textos en negativo.
• Los regalos a participantes servirán para
fomentar las mismas prácticas de
sostenibilidad que promueve el evento.
• Tarjetas de identificación, cartelería
estándar etc. deben crearse como
elementos de uso reiterado para diferentes
eventos.
• Evitar elementos tintados o impresos como
camisetas con logos o similares y
trataremos de buscar en caso de soportes
textiles, materiales naturales.
5
/// GEBTA_INNOVA

15. Algunas directrices sobre actividades
de comunicación
Con el objetivo de normalizar en nuestro sector
y nuestra sociedad la sostenibilidad, debemos
trabajar con efectos mostrativos. Es conveniente
contar con una política muy clara en este
sentido que cubra a todos los participantes en el
evento, considerando también proveedores,
invitados, comunidad local y la sociedad en
general, informada a través de prensa y otros
medios.
• Informar a los participantes en el acto,
incluyendo consejos y mensajes destinados
a promover buenas prácticas durante el
evento.
• Siempre que sea posible compensar
emisiones mediante la compra de
certificados.
• Informar a todos los participantes,
ponentes, proveedores… en el evento de los
resultados obtenidos.
• Trasladar a la prensa los resultados de las
iniciativas de sostenibilidad en eventos.
6
/// GEBTA_INNOVA

16. Algunas directrices de
evaluación final
Una vez finalizado el evento hay que prestar una
atención muy especial a la fase de desmontaje
pues pueden producirse relajaciones en lo
referente a la gestión de residuos
especialmente.
Tras el desmontaje llegará el momento del
análisis y evaluación. Una pequeña memoria
final puede servirnos como instrumento de
trabajo y mejora en futuras ediciones.
• Cálculo de emisiones reales del evento.
• Reutilización de materiales.
• Gestión de residuos del desmontaje.
• Seguimiento de los medios de transporte
utilizados.
• Publicación de las presentaciones y
ponencias por medios electrónicos.
• Informe de autoevaluación de las medidas
de sostenibilidad puestas en valor.
Un futuro apasionante.
Alicia Estrada
GEBTA España
7
/// GEBTA_INNOVA

18. www.gebta.es
Blog: www.gebta.blogspot.com
Email: contacto@gebta.es
Twitter: http://twitter.com/gebta
Tel: +34 934 105 900