Formulación de proyectos

GUÍA PARA LA FORMULACIÓN PROYECTOS

 Un PROYECTO es un PLAN DE TRABAJO; un conjunto ordenado de actividades con
el fin de satisfacer necesidades o resolver problemas. Por lo general, cualquier tipo de
proyecto, responde a las siguientes preguntas:

Nombre del Proyecto: lo que se quiere
• ¿Qué vamos a hacer?
hacer.

Fundamentación del proyecto: es el
• Por qué lo vamos a hacer? diagnóstico y por qué elegimos ese problema
para solucionar

Objetivos del proyecto: qué lograría ese
• ¿Para qué lo vamos a hacer?
proyecto.

• ¿Dónde lo vamos a hacer? Espacio físico.

Listado de actividades para concretar el
• ¿Cómo lo vamos a hacer?
proyecto

Los responsables de las distintas
• ¿Quiénes lo vamos a hacer?
actividades

El tiempo que se tardará en hacer el
• ¿Cuándo lo vamos a hacer?
proyecto

• ¿Qué necesitamos para hacer el Listado de recursos y cantidad necesaria
proyecto? (materiales, humanos; financieros)

Presupuesto: precios de los recursos, según
• ¿Cuánto va a costar el proyecto?
cantidad y tiempo de utilización.

No siempre los proyectos tienen este orden, pero no hay que olvidar ninguno de estos
datos, son todos importantes; y también es importante diferenciar las etapas o ciclos
del proyecto y los pasos que hay que seguir para su formulación.

Las etapas de un proyecto son:
 DIAGNÓSTICO
 PROGRAMACIÓN
 EJECUCIÓN
 EVALUACIÓN

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El diagnóstico y la programación se corresponden con la formulación del proyecto, luego se
lo ejecuta y finalmente se lo evalúa.

1er. PASO : HACER UN DIAGNÓSTICO

Según el diccionario, Diagnóstico significa “Forma de ordenar los datos e información sobre
cómo es y qué problemas tiene una determinada realidad”. O sea, que hacer un diagnóstico
implica CONOCER NUESTRA BIBLIOTECA, COMUNIDAD Y SUS NECESIDADES.

ALTERNATIVAS DE ACCIÓN

Existen muchas posibilidades y distintos caminos para llegar a un proyecto; Cada uno de
los cuales tiene VENTAJAS Y DESVENTAJAS. Para elegir lo más conveniente hay que tener
en cuenta:
• Las ventajas y desventajas de cada alternativa.
• Lo que esté más a nuestro alcance para resolver, actualmente, en forma adecuada. (La
solución más viable)
• Los recursos disponibles.

Antes de elegir una alternativa hay que tener en cuenta todos los factores, positivos y
negativos que pueden influir en el proyecto; para lo cual debemos preguntarnos:

 ¿Qué recursos (ventajas) tenemos en la comunidad para esta solución?
 ¿Qué recursos nos están faltando?
 ¿Quiénes nos pueden ayudar?, los vecinos, otras organizaciones,
instituciones, el Estado (municipal, provincial, nacional)
 ¿Cómo nos pueden ayudar? ¿Qué aportes pueden hacer?
 ¿Cómo es nuestra relación con ellos?
 ¿De qué manera conseguiremos los recursos que nos faltan?
 ¿De cuánto tiempo disponemos para el Proyecto? ¿Alcanza para llegar a esta
solución?

Una vez terminada la reflexión sobre las distintas alternativas de acción, hemos terminado
con el DIAGNÓSTICO y podemos pasar a los siguientes pasos para la formulación de
nuestro proyecto.

2do. PASO : PROGRAMACIÓN

La Programación es el conjunto de procedimientos y técnicas que se usan para idear y
ordenar las acciones necesarias para realizar un proyecto.
Para que la idea o la solución elegida, al finalizar el diagnóstico, se transforme en un
proyecto es necesario determinar:

• qué objetivos deseamos alcanzar.
• qué actividades tenemos que hacer para concretar esos objetivos.
• cómo aprovechar y distribuir mejor los recursos humanos y materiales que tenemos.
• cómo repartirnos mejor los trabajos a realizar.

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La programación, a su vez, implica 5 pasos:

1. Identificación de objetivos. Los objetivos son de dos tipos:

 Objetivo General: Es el resultado que buscamos al final de nuestro
proyecto. Se logra a mediano y largo plazo.

 Objetivos Específicos: Son los que se irán concretando para llegar al
general; son más concretos y se realizan a corto plazo.

Además de decir QUÉ se quiere lograr, hay que decir para CUÁNTA gente se hace lo que se
hace. Cuántas personas resultarán beneficiadas por el proyecto.
Esto se llama “población destinataria”, identificar a quiénes y a cuántos se beneficia con
el logro de los objetivos del proyecto.

2. Detalle las actividades que se van a realizar .

Aquí respondemos a la pregunta: ¿Cómo lo vamos a hacer?, es decir, las distintas
actividades que vamos a realizar para lograr nuestros objetivos. Se puede realizar un
listado, ponerle números o letras, para recién utilizarlo en el cronograma. Si nos resulta
más práctico, podemos elaborar una planilla, teniendo en cuenta también quiénes van a
hacer cada actividad, es decir los responsables de cada una de ellas; por ejemplo:

Actividades Responsables

a- Hacer los planos del salón Arquitecto de la comunidad
comunitario
Responsables del proyecto / Tesorero
b- comprar materiales
del centro vecinal

c- ………… …………………

Conviene poner las actividades en orden: qué vamos a hacer primero, qué actividad le
sigue, etc.

3. Realización del CRONOGRAMA:

Se llama así al “gráfico” que sirve para controlar las distintas actividades del proyecto,
según alguna unidad de medición de tiempo (días, semanas, meses).

Se tiene en cuenta entonces: Cuánto tiempo se va a tardar en el proyecto, calculando la
duración de cada actividad. Pueden utilizarse diferentes gráficos.

Por ejemplo; al que ya utilizamos le agregamos una columna:

Actividades Responsables Fechas de comienzo y fin
a. Hacer los planos del Arquitecto de la
17/07/03 al 27/07/03
salón comunitario municipalidad
b. ……………….. …………………………. ………………………………….

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Etc.

4. Hacer el PRESUPUESTO

Para armar un presupuesto, siempre nos preguntamos por dónde empezar, porque parece
mucho trabajo, pero todo es cuestión de dedicarle tiempo…

Según el diccionario, presupuesto es la “estimación de los ingresos y gastos posibles, en
una organización, empresa, etc.”, el “cálculo de gastos que se hace por un tiempo
determinado”. En este caso, el presupuesto nos permite calcular cuánto cuesta el proyecto
que queremos llevar a cabo, para lo cual debemos considerar:
La suma de los costos de cada uno de
a) Recursos materiales
los recursos, nos dará el:
b) Recursos Humanos
c) Recursos Institucionales
 Valor total del Proyecto ó
Presupuesto
Todos los aportes tienen valor, aunque los gestionemos en la provincia o en el municipio y
a la comunidad no le cueste dinero.

a) Recursos materiales
Lo primero es realizar la lista de recursos materiales. Para esto hay que pensar qué
cosas necesitamos para cada una de las actividades que vamos a realizar

Para ello, vamos escribiendo:

Recursos materiales Cantidad Precios unitarios Precio total
-ladrillos 2000 $ 0.50 $ 1000
-bolsas de cemento 40 $ 5.00 $ 200
-cable 10 mts $ 1.00 $ 10
-canillas 15 mts $ 0.50 $ 7.5
2 $ 50.- $ 100

TOTAL $ 1317,5

Sumando los importes de la última columna, nos quedará el monto total que necesitamos
para comprar estos materiales.

b) Recursos Humanos
Aquí, en lugar de “materiales” tenemos que pensar en las personas que se van a ocupar de
cada una de las actividades.

¿Cómo “le ponemos el precio” a estos recursos? Teniendo en cuenta el CRONOGRAMA DE
TRABAJO, debemos sacar el cálculo de cuánto tiempo llevará el proyecto (medido en horas
o jornadas según queramos) y cuántas personas se necesitarán para llevarlo a cabo.
Teniendo estipulado el valor de la hora ó jornada lo multiplicamos por la cantidad de
personas y luego por la cantidad de horas o jornadas que se trabajarán. Así nos queda el
valor total de los recursos humanos.

c) Recursos institucionales.
Por ejemplo:

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• valuar una construcción que ya tenemos
• valuar el precio del terreno que ya tenemos
• los aportes que salen de nuestra comunidad u organización, el teléfono, la computadora,
la papelería, etc.

d) Valor total del proyecto
Aquí se suman los totales que obtuvimos en cada tipo de recursos que necesitamos para el
proyecto. Tenemos que “poner precio” a todo, incluso a las donaciones que nos hagan ó a
la mano de obra comunitaria.

Tipo de Recurso Precio Total
Materiales
Humanos
Institucionales
Valor Total del
Proyecto

El monto solicitado puede ser sólo una parte del valor total. La organización que presenta el
proyecto puede “aportar” los gastos institucionales, otra institución puede “aportar” parte
de los recursos humanos. Así, finalmente, quien presenta el proyecto sólo solicita el monto
equivalente al costo de los “recursos materiales”. Los otros aportes, se denominan
“APORTE LOCAL”

ESPECIFICAIÓN DE APORTES
Aportes propios de la institución $
Solicitante
Aporte solicitado (*) $
Otros aportes $
TOTAL (debe coincidir con el Valor $
Total del Proyecto)
(*) En el caso de los aportes solicitados a CONABIP, el monto del subsidio no puede superar el 75%
del monto total del proyecto y de ese 75% solo se puede utilizar un 50% para el pago de honorarios.

5. Programar la EVALUACIÓN del Proyecto

La Evaluación de todo Proyecto debe ser definida en la fase de planificación, precisando la
metodología y las herramientas (encuestas, entrevistas, observaciones, registros, etc.) que
van a ser utilizadas para recabar la información adecuada.
Todo Proyecto puede ser evaluado en forma continua antes, durante y con posterioridad a
su ejecución. Los Informes Parciales de evaluación pueden funcionar como insumos para el
Informe Final y deben apuntar a introducir los ajustes necesarios, tomando en cuenta
efectos o resultados no previstos en la formulación inicial.

Toda evaluación (Al momento de realizar la evaluación, pueden consultar el Instructivo
para la Evaluación de Proyectos en la página web de CONABIP) debe tener en cuenta tanto
los procesos como los resultados obtenidos. Se trata de valorar el impacto y la pertinencia

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del proyecto con respecto a sus objetivos, grupos destinatarios, plazos y recursos utilizados
para la ejecución (presupuesto, personal y recursos materiales).

Con esto concluye la FORMULACIÓN DEL PROYECTO;
a continuación veremos cómo presentarlo.

PRESENTACIÓN DEL PROYECTO

¿De qué debe constar la CARPETA DE PRESENTACIÓN DEL PROYECTO?

1. Carátula
2. Nota de presentación
3. Fundamentación del proyecto
4. Proyecto

1. En la Carátula deben volcarse los siguientes datos:

• Nombre del proyecto (Puede ser uno formal “Construcción de letrinas”, o
uno de fantasía “Un futuro mejor” con la aclaración de qué tipo de proyecto es).

• Nombre de la Biblioteca

• Nº de Personería Jurídica

• Nº de reconocimiento de la BP

• Domicilio Postal

• Contacto (correo electrónico y/o teléfono)
•
• Presupuesto (Pueden ser los distintos aportes o solamente el monto total)

• Nombres y Nº de documentos de los responsables del proyecto:

2. Nota de presentación:
Una nota, dirigida a la autoridad correspondiente, donde se describe en qué consiste el
proyecto, se especifica el monto total del presupuesto y cuánto se solicita, si
correspondiere. El formato de la nota es parecido al siguiente:

Lugar y fecha
Sr./Sra. (Autoridad a la que se dirige)

Nos dirigimos a Ud. con el objeto de ………………………………..……………………………

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para la realización de (nombre del proyecto)…………………………………….……….que

consiste en…………………………………………………………………………………………………………..

El monto solicitado es ……………………………………………………………..………………………..

Sin otro motivo, saludamos a Ud. con atenta consideración.

Firma de los responsables y aclaración

Si el proyecto formulado requiere la solicitud de un Subsidio a CONABIP, se recomienda
consultar la Guía para la solicitud de Subsidios para Proyectos de las Bibliotecas Populares

3. Fundamentación de la idea de proyecto: Tenemos que CONVENCER de la
necesidad de hacer este proyecto…

4. Proyecto: Objetivos, Actividades, Cronograma, Presupuesto y Evaluación, o sea,
todo lo que hemos visto en el Paso “PROGRAMACIÓN”.

Un proyecto es esencialmente un conjunto de actividades interrelacionadas, con un inicio
y una finalización definida, que utiliza recursos limitados para lograr un objetivo deseado.
Los dos elementos básicos que incluye esta definición son: las actividades y los recursos.
LAS ACTIVIDADES son las tareas que deben ejecutarse para llegar en conjunto a un fin
preestablecido (objetivo deseado); por ejemplo: recopilar información; realizar
diagnósticos; confeccionar un diseño global de un procedimiento, programar, escribir
manuales de procedimiento, etc. (ver 6.1. metodología para el desarrollo de sistemas)
Un aspecto fundamental en todo proyecto es el orden en el cual se realizan las actividades.
Y para determinar la secuencia lógica de las actividades se debe establecer el método, el
tiempo y el costo de cada operación.
LOS RECURSOS son los elementos utilizados para poder realizar la ejecución de cada una
de las tareas; como por ejemplo: hardware, programas de base (sistemas operativos),
programas de aplicación, discos de almacenamiento, energía, servicios, inversiones de
capital, personal, información, dinero y tiempo (ver 2.3 consideraciones en un plan
estratégico informático).
Entonces: El fin primario de desarrollar un proyecto debe ser producir un programa
calendario en el cual los recursos, siempre limitados, se asignen a cada una de las
actividades en forma económicamente óptima.
Estas limitaciones en cuyo contexto se resuelve planear un proyecto pueden ser internas,
por ejemplo: computadoras disponibles, capacidad del personal, disposiciones
presupuestarias, o bien externas, como ser: fechas de entrega de cualquier tipo de
recursos, factores climáticos, aprobaciones de organismos oficiales. En ambos casos las
limitaciones deben tenerse particularmente en cuenta al estimar los tiempos de cada
actividad.
En cuanto al objetivo del proyecto, este puede ser sencillo y no demandar ni muchas tareas
ni demasiados recursos; o por el contrario, puede ser complejo y exigir múltiples
actividades y una gran cantidad de recursos para poder alcanzarlo.
Pero independientemente de su complejidad, característicamente todo proyecto reúne la
mayoría de los siguientes criterios:
1. Tener un principio y un fin
2. Tener un calendario definido de ejecución
3. Plantearse de una sola vez
4. Constar de una sucesión de actividades o de fases
5. Agrupar personas en función de las necesidades específicas de cada actividad

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6. Contar con los recursos necesarios para desenvolver las actividades
Ahora piense por un instante en cada uno de los proyectos que se desarrollan en las
organizaciones, y verá que todos ellos tienen cometidos que deben cumplirse en un cierto
plazo de tiempo y que además requieren de la concurrencia de otras personas.
Y es aquí donde empieza a tener relevancia la figura del administrador, en los proyectos a
realizarse en las organizaciones; incluidos los proyectos informáticos.
Creo importante traer el pensamiento de Deming, quien señala y remarca muy claramente,
al presentar su teoría de Calidad Total, que el administrador de un proyecto al planificar las
actividades, debe tener presente que los mejores esfuerzos constituyen un elemento
esencial; pero desgraciadamente, si estos esfuerzos se toman aisladamente sin una debida
orientación basada en principios administrativos, éstos esfuerzos pueden causar profundos
daños.
La necesidad de la consistencia en los esfuerzos supone que si cada uno sabe lo que tiene
que hacer y, que si cada uno hiciese lo mejor que puede, el resultado sería la dispersión del
conocimiento y de los esfuerzos; por lo tanto, no hay nada que substituya al trabajo en
equipo y a los buenos líderes, para alcanzar una consistencia entre los esfuerzos y el
conocimiento necesario.
Algo importante a tener siempre presente es que: si el administrador realiza un buen
trabajo en la gestión del proyecto, su éxito podrá ser visto y verificado por los demás; en
caso contrario, naturalmente, el fracaso también estará a la vista de todo el mundo. La
responsabilidad es muy alta: alcanzar el objetivo o no. Pero la oportunidad de "demostrar la
capacidad profesional", es de las que no pueden dejarse pasa por alto.
Los administradores eficaces de proyectos, son los que logran que el trabajo se ejecute a
tiempo, dentro del presupuesto, y conforme a las normas de calidad especificadas.

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