Este documento resume la Ley General de Archivos de Colombia. Establece 13 títulos y 52 artículos que definen principios como el objeto y ámbito de aplicación de la ley, la organización del Sistema Nacional de Archivos, la categorización y administración de archivos públicos, la gestión documental, el acceso a documentos, el control y vigilancia de archivos, archivos privados, la conservación de documentos y estímulos para la preservación del patrimonio documental de la nación.
Acuerdo 038 02 art. de ley general de archivosnatalymoreno08
El Acuerdo No. 038 establece procedimientos para la entrega y recibo de documentos y archivos por parte de servidores públicos al ser vinculados, trasladados o desvinculados de sus cargos. Los servidores serán responsables de los documentos a su cargo y deberán entregarlos debidamente inventariados. El incumplimiento de estos procedimientos podría acarrear sanciones.
Este documento modifica el Acuerdo número 07 de 1994 relacionado con el reglamento general de archivos en Colombia. Se actualiza el artículo 67 para incluir definiciones actualizadas de términos archivísticos como acceso a documentos, acervo documental, administración de archivos, almacenamiento de documentos, entre otros. El documento provee definiciones concisas de más de 50 términos relacionados con la archivística.
Este documento establece el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental en las entidades públicas. El procedimiento consta de 5 etapas: 1) investigación preliminar sobre la institución, 2) análisis e interpretación de la información, 3) elaboración y presentación de la tabla, 4) aplicación, y 5) seguimiento y actualización. El Archivo General de la Nación supervisará la aplicación de las tablas.
Este documento modifica el Acuerdo No. 07 de 1994 actualizando el Reglamento General de Archivos. Se actualiza el Artículo 67 relacionado con el uso del Glosario Archivístico, definiendo términos como acceso a documentos, acervo documental, administración de archivos, almacenamiento de documentos, archivista, archivística, archivo y otros.
Este documento establece los criterios para la organización de los archivos de gestión en entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas. Regula el Inventario Único Documental y desarrolla artículos de la Ley General de Archivos relacionados con la gestión documental, formación de archivos y elaboración de inventarios.
Acuerdo 056 00 requisitos para la consultanatalymoreno08
Este documento establece los requisitos para acceder y consultar documentos públicos en archivos históricos en Colombia. Para consultar documentos con fines de investigación histórica, las personas deben obtener un carnet de investigador presentando una carta de presentación, copia de su documento de identidad y llenando un formato de registro. Los archivos deben llevar un registro actualizado de los investigadores con información como su nombre, nacionalidad, proyecto de investigación y obligaciones. Las personas también tienen derecho a obtener copias de los documentos pagando los costos de reprodu
El documento proporciona instrucciones para que los estudiantes presenten la gestión documental de sus archivos físicos y digitales para cada materia integrada. Los estudiantes deben entregar carpetas físicas con fichas técnicas y archivos digitales en la web que concuerden con sus archivos físicos. Adicionalmente, se proporcionan definiciones y un formato de ficha técnica que los estudiantes deben utilizar para gestionar la información de cada documento archivado.
Este documento establece criterios para la conservación preventiva, conservación y restauración de documentos en archivos. Señala que los tratamientos deben respetar la unidad y la integridad física de los documentos, usar materiales compatibles y reversibles, y considerar el valor de uso de los documentos. También requiere documentación y seguimiento de los tratamientos, y que éstos sean avalados por el laboratorio de restauración del Archivo General de la Nación.
Acuerdo 038 02 art. de ley general de archivosnatalymoreno08
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Este documento modifica el Acuerdo número 07 de 1994 relacionado con el reglamento general de archivos en Colombia. Se actualiza el artículo 67 para incluir definiciones actualizadas de términos archivísticos como acceso a documentos, acervo documental, administración de archivos, almacenamiento de documentos, entre otros. El documento provee definiciones concisas de más de 50 términos relacionados con la archivística.
Este documento establece el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental en las entidades públicas. El procedimiento consta de 5 etapas: 1) investigación preliminar sobre la institución, 2) análisis e interpretación de la información, 3) elaboración y presentación de la tabla, 4) aplicación, y 5) seguimiento y actualización. El Archivo General de la Nación supervisará la aplicación de las tablas.
Este documento modifica el Acuerdo No. 07 de 1994 actualizando el Reglamento General de Archivos. Se actualiza el Artículo 67 relacionado con el uso del Glosario Archivístico, definiendo términos como acceso a documentos, acervo documental, administración de archivos, almacenamiento de documentos, archivista, archivística, archivo y otros.
Este documento establece los criterios para la organización de los archivos de gestión en entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas. Regula el Inventario Único Documental y desarrolla artículos de la Ley General de Archivos relacionados con la gestión documental, formación de archivos y elaboración de inventarios.
Acuerdo 056 00 requisitos para la consultanatalymoreno08
Este documento establece los requisitos para acceder y consultar documentos públicos en archivos históricos en Colombia. Para consultar documentos con fines de investigación histórica, las personas deben obtener un carnet de investigador presentando una carta de presentación, copia de su documento de identidad y llenando un formato de registro. Los archivos deben llevar un registro actualizado de los investigadores con información como su nombre, nacionalidad, proyecto de investigación y obligaciones. Las personas también tienen derecho a obtener copias de los documentos pagando los costos de reprodu
El documento proporciona instrucciones para que los estudiantes presenten la gestión documental de sus archivos físicos y digitales para cada materia integrada. Los estudiantes deben entregar carpetas físicas con fichas técnicas y archivos digitales en la web que concuerden con sus archivos físicos. Adicionalmente, se proporcionan definiciones y un formato de ficha técnica que los estudiantes deben utilizar para gestionar la información de cada documento archivado.
Este documento establece criterios para la conservación preventiva, conservación y restauración de documentos en archivos. Señala que los tratamientos deben respetar la unidad y la integridad física de los documentos, usar materiales compatibles y reversibles, y considerar el valor de uso de los documentos. También requiere documentación y seguimiento de los tratamientos, y que éstos sean avalados por el laboratorio de restauración del Archivo General de la Nación.
Este acuerdo establece los criterios para la organización de archivos de gestión en entidades públicas y privadas. Las entidades deben organizar sus archivos de acuerdo con las Tablas de Retención Documental y manuales de procedimientos. Las unidades administrativas son responsables de conformar, organizar, preservar y controlar los archivos de gestión según principios archivísticos. Se definen criterios para organización, consulta y préstamo de documentos.
Este documento establece el procedimiento para la evaluación de las Tablas de Retención Documental presentadas por las entidades públicas al Archivo General de la Nación. El procedimiento incluye la presentación de las tablas al Secretario del Comité Evaluador de Documentos, su revisión por funcionarios del Archivo General, la emisión de un concepto técnico, la evaluación por parte del Comité y la aprobación final por parte de la Junta Directiva del Archivo General. El Archivo General tendrá un máximo de 30 días para aprobar o improbar las tablas, luego
El documento presenta lineamientos para la organización de archivos de gestión en entidades públicas, incluyendo la producción, clasificación, ordenación y ubicación física de documentos de acuerdo a las Tablas de Retención Documental. También resalta la responsabilidad de los funcionarios sobre los documentos y las consecuencias legales de su mal manejo según la Constitución y las leyes colombianas.
El documento presenta una introducción a la gestión documental, incluyendo conceptos clave como series documentales, tipos documentales, ciclo vital de los documentos, valoración documental, tablas de retención documental y marco jurídico aplicable en Colombia. Resalta la importancia de los archivos para garantizar los derechos ciudadanos y custodiar la memoria institucional.
1) El documento describe las características generales de un archivo, incluyendo que surge de manera natural de las actividades cotidianas de una organización y que refleja de forma permanente las acciones de la misma.
2) También presenta algunos términos archivísticos como fondo, sección, serie y documento.
3) Por último, ofrece una breve descripción de algunas unidades de conservación documental como archivador, carpeta, caja y volumen.
La ley establece el marco legal para los archivos en Colombia. Define conceptos clave como archivo, documento y función archivística. Establece el Sistema Nacional de Archivos bajo principios de coordinación y cooperación, liderado por el Archivo General de la Nación. Categoriza los archivos públicos a nivel nacional, departamental y municipal.
Este documento modifica el Acuerdo No. 07 de 1994 para actualizar el Reglamento General de Archivos. Define términos relacionados con la archivística como acceso a documentos, administración de archivos, almacenamiento de documentos, archivo electrónico, archivo histórico, archivo privado, archivo público, clasificación documental, conservación de documentos, descripción documental, documento de archivo, entre otros.
Este documento presenta la Ley 594 de 2000, también conocida como la Ley General de Archivos en Colombia. En 3 oraciones:
1) Establece las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado colombiano y de entidades privadas que cumplen funciones públicas.
2) Crea el Sistema Nacional de Archivos de Colombia y define la estructura, funciones y responsabilidades de los archivos a nivel nacional, departamental, municipal y de otras entidades.
3) Determina las obligaciones de las entidades públicas en cuanto a la cre
El documento habla sobre el acceso y consulta de documentos de archivos públicos y privados en Colombia. Las personas tienen derecho a consultar documentos públicos y obtener copias, siempre que los documentos no tengan carácter reservado según la constitución o la ley. Las autoridades deben garantizar otros derechos como la intimidad y el buen nombre de las personas. La ley se modifica para que los documentos dejen de tener carácter reservado a los 30 años.
Lineamiento: Organización de archivos Institucionales 20 08 2013SIGA SDIS
Este documento provee lineamientos para la organización de archivos institucionales en una entidad. Establece objetivos como garantizar la aplicación de políticas normalizadas para el manejo y organización de archivos de gestión y el archivo central, facilitando el acceso a la información. También busca reducir riesgos como la pérdida de información. Incluye conceptos clave sobre ciclo vital de documentos, clasificación, organización y otros procesos archivísticos.
Este documento presenta el Reglamento General de Archivos de Colombia. Establece las directrices para la organización y funcionamiento de los archivos oficiales en el país. Define conceptos clave, tipos de archivos y fases de formación. También describe los órganos de dirección, coordinación y asesoría del Sistema Nacional de Archivos, incluyendo las funciones del Archivo General de la Nación y los comités departamentales y evaluadores de documentos. El objetivo es regular la gestión documental en las entidades públicas y salvaguardar el patrimonio documental de
El documento describe el Reglamento de Infracciones y Aplicación de Sanciones del Sistema Nacional de Archivos de Perú. Establece las infracciones leves y graves contra el patrimonio documental y cultural de la nación, así como las sanciones administrativas correspondientes como multas o decomiso. También explica los objetivos, ámbito de aplicación y procesos del Sistema Nacional de Archivos de Perú.
Gestion documental documento electronico- gestion de calidadjcrojasc
Este documento describe los pasos y procesos de la gestión documental, incluyendo la gestión de documentos electrónicos. También explora la relación entre la gestión de calidad y la gestión documental, destacando que ambas deben ir de la mano para lograr los objetivos de una organización. Finalmente, presenta una bibliografía relevante sobre estos temas.
Relación de normas sobre archivos en colombiaManuel Bedoya D
El documento presenta una relación de las principales normas sobre archivos en Colombia, incluyendo disposiciones constitucionales, leyes, decretos, acuerdos y circulares. La dispersión de estas normas ha dificultado su cumplimiento. El Archivo General de la Nación busca informar a las autoridades y ciudadanos sobre estas normas para mejorar la gestión y conservación de archivos en el país.
Este documento establece los criterios para la organización de los archivos de gestión en entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas. Regula el Inventario Único Documental y desarrolla artículos de la Ley General de Archivos relacionados con la gestión documental, elaboración de programas de gestión documental, ciclo vital de los documentos y obligación de elaborar inventarios. Define requisitos como la organización de archivos según Tablas de Retención Documental, responsabilidades de jefes de unidades, criterios de organización, consulta y
El documento resume los lineamientos legales y técnicos para realizar inventarios documentales en entidades públicas de Colombia. La ley exige que estas entidades elaboren inventarios de los documentos que producen. Los acuerdos 038 y 042 de 2000 establecen el formato único de inventario documental e instrucciones para su diligenciamiento. Este formato incluye 19 campos para registrar información sobre las series documentales, unidades de conservación y metadatos.
Este documento establece los criterios para la organización de los archivos de gestión en entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas. Define que los archivos de gestión deben organizarse de acuerdo con las Tablas de Retención Documental y los manuales de procedimientos de cada entidad. Además, regula el Inventario Único Documental que deben llevar las entidades para controlar sus documentos.
Este documento establece lineamientos para la organización de fondos acumulados en entidades públicas y privadas. Describe cuatro etapas del proceso: 1) compilación de información institucional, 2) diagnóstico de la documentación, 3) elaboración de un plan de trabajo archivístico e implementación, 4) valoración documental. También presenta un formato estándar para tablas de valoración que asignan tiempo de retención y disposición final a series documentales.
Este documento establece la política archivística para el manejo de los archivos públicos de las cámaras de comercio. Define términos archivísticos y establece lineamientos sobre la organización, custodia, seguridad y consulta de los archivos de los registros públicos de las cámaras de comercio. También determina los tiempos de retención de los documentos y la creación de un Comité de Archivo encargado de definir las políticas archivísticas.
El documento habla sobre la organización y manejo de archivos y documentos electrónicos. Explica que un archivo es una colección de registros relacionados entre sí diseñados para manejar grandes cantidades de datos. También describe la importancia de conocer estructuras de datos y archivos para el rendimiento de los programas. Finalmente, indica que el objetivo es el manejo y procesamiento de datos y archivos, los cuales son cada vez más importantes en el ámbito laboral.
Este documento establece los criterios para la organización de archivos de gestión en entidades públicas y privadas con funciones públicas. Define que las unidades administrativas son responsables de conformar, organizar, preservar y controlar los archivos de gestión según las Tablas de Retención Documental. También especifica criterios como la identificación y ordenación de carpetas y unidades documentales, el préstamo y consulta de documentos, y la adopción de un formato único de inventario documental.
Este acuerdo establece los criterios para la organización de archivos de gestión en entidades públicas y privadas. Las entidades deben organizar sus archivos de acuerdo con las Tablas de Retención Documental y manuales de procedimientos. Las unidades administrativas son responsables de conformar, organizar, preservar y controlar los archivos de gestión según principios archivísticos. Se definen criterios para organización, consulta y préstamo de documentos.
Este documento establece el procedimiento para la evaluación de las Tablas de Retención Documental presentadas por las entidades públicas al Archivo General de la Nación. El procedimiento incluye la presentación de las tablas al Secretario del Comité Evaluador de Documentos, su revisión por funcionarios del Archivo General, la emisión de un concepto técnico, la evaluación por parte del Comité y la aprobación final por parte de la Junta Directiva del Archivo General. El Archivo General tendrá un máximo de 30 días para aprobar o improbar las tablas, luego
El documento presenta lineamientos para la organización de archivos de gestión en entidades públicas, incluyendo la producción, clasificación, ordenación y ubicación física de documentos de acuerdo a las Tablas de Retención Documental. También resalta la responsabilidad de los funcionarios sobre los documentos y las consecuencias legales de su mal manejo según la Constitución y las leyes colombianas.
El documento presenta una introducción a la gestión documental, incluyendo conceptos clave como series documentales, tipos documentales, ciclo vital de los documentos, valoración documental, tablas de retención documental y marco jurídico aplicable en Colombia. Resalta la importancia de los archivos para garantizar los derechos ciudadanos y custodiar la memoria institucional.
1) El documento describe las características generales de un archivo, incluyendo que surge de manera natural de las actividades cotidianas de una organización y que refleja de forma permanente las acciones de la misma.
2) También presenta algunos términos archivísticos como fondo, sección, serie y documento.
3) Por último, ofrece una breve descripción de algunas unidades de conservación documental como archivador, carpeta, caja y volumen.
La ley establece el marco legal para los archivos en Colombia. Define conceptos clave como archivo, documento y función archivística. Establece el Sistema Nacional de Archivos bajo principios de coordinación y cooperación, liderado por el Archivo General de la Nación. Categoriza los archivos públicos a nivel nacional, departamental y municipal.
Este documento modifica el Acuerdo No. 07 de 1994 para actualizar el Reglamento General de Archivos. Define términos relacionados con la archivística como acceso a documentos, administración de archivos, almacenamiento de documentos, archivo electrónico, archivo histórico, archivo privado, archivo público, clasificación documental, conservación de documentos, descripción documental, documento de archivo, entre otros.
Este documento presenta la Ley 594 de 2000, también conocida como la Ley General de Archivos en Colombia. En 3 oraciones:
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2) Crea el Sistema Nacional de Archivos de Colombia y define la estructura, funciones y responsabilidades de los archivos a nivel nacional, departamental, municipal y de otras entidades.
3) Determina las obligaciones de las entidades públicas en cuanto a la cre
El documento habla sobre el acceso y consulta de documentos de archivos públicos y privados en Colombia. Las personas tienen derecho a consultar documentos públicos y obtener copias, siempre que los documentos no tengan carácter reservado según la constitución o la ley. Las autoridades deben garantizar otros derechos como la intimidad y el buen nombre de las personas. La ley se modifica para que los documentos dejen de tener carácter reservado a los 30 años.
Lineamiento: Organización de archivos Institucionales 20 08 2013SIGA SDIS
Este documento provee lineamientos para la organización de archivos institucionales en una entidad. Establece objetivos como garantizar la aplicación de políticas normalizadas para el manejo y organización de archivos de gestión y el archivo central, facilitando el acceso a la información. También busca reducir riesgos como la pérdida de información. Incluye conceptos clave sobre ciclo vital de documentos, clasificación, organización y otros procesos archivísticos.
Este documento presenta el Reglamento General de Archivos de Colombia. Establece las directrices para la organización y funcionamiento de los archivos oficiales en el país. Define conceptos clave, tipos de archivos y fases de formación. También describe los órganos de dirección, coordinación y asesoría del Sistema Nacional de Archivos, incluyendo las funciones del Archivo General de la Nación y los comités departamentales y evaluadores de documentos. El objetivo es regular la gestión documental en las entidades públicas y salvaguardar el patrimonio documental de
El documento describe el Reglamento de Infracciones y Aplicación de Sanciones del Sistema Nacional de Archivos de Perú. Establece las infracciones leves y graves contra el patrimonio documental y cultural de la nación, así como las sanciones administrativas correspondientes como multas o decomiso. También explica los objetivos, ámbito de aplicación y procesos del Sistema Nacional de Archivos de Perú.
Gestion documental documento electronico- gestion de calidadjcrojasc
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Relación de normas sobre archivos en colombiaManuel Bedoya D
El documento presenta una relación de las principales normas sobre archivos en Colombia, incluyendo disposiciones constitucionales, leyes, decretos, acuerdos y circulares. La dispersión de estas normas ha dificultado su cumplimiento. El Archivo General de la Nación busca informar a las autoridades y ciudadanos sobre estas normas para mejorar la gestión y conservación de archivos en el país.
Este documento establece los criterios para la organización de los archivos de gestión en entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas. Regula el Inventario Único Documental y desarrolla artículos de la Ley General de Archivos relacionados con la gestión documental, elaboración de programas de gestión documental, ciclo vital de los documentos y obligación de elaborar inventarios. Define requisitos como la organización de archivos según Tablas de Retención Documental, responsabilidades de jefes de unidades, criterios de organización, consulta y
El documento resume los lineamientos legales y técnicos para realizar inventarios documentales en entidades públicas de Colombia. La ley exige que estas entidades elaboren inventarios de los documentos que producen. Los acuerdos 038 y 042 de 2000 establecen el formato único de inventario documental e instrucciones para su diligenciamiento. Este formato incluye 19 campos para registrar información sobre las series documentales, unidades de conservación y metadatos.
Este documento establece los criterios para la organización de los archivos de gestión en entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas. Define que los archivos de gestión deben organizarse de acuerdo con las Tablas de Retención Documental y los manuales de procedimientos de cada entidad. Además, regula el Inventario Único Documental que deben llevar las entidades para controlar sus documentos.
Este documento establece lineamientos para la organización de fondos acumulados en entidades públicas y privadas. Describe cuatro etapas del proceso: 1) compilación de información institucional, 2) diagnóstico de la documentación, 3) elaboración de un plan de trabajo archivístico e implementación, 4) valoración documental. También presenta un formato estándar para tablas de valoración que asignan tiempo de retención y disposición final a series documentales.
Este documento establece la política archivística para el manejo de los archivos públicos de las cámaras de comercio. Define términos archivísticos y establece lineamientos sobre la organización, custodia, seguridad y consulta de los archivos de los registros públicos de las cámaras de comercio. También determina los tiempos de retención de los documentos y la creación de un Comité de Archivo encargado de definir las políticas archivísticas.
El documento habla sobre la organización y manejo de archivos y documentos electrónicos. Explica que un archivo es una colección de registros relacionados entre sí diseñados para manejar grandes cantidades de datos. También describe la importancia de conocer estructuras de datos y archivos para el rendimiento de los programas. Finalmente, indica que el objetivo es el manejo y procesamiento de datos y archivos, los cuales son cada vez más importantes en el ámbito laboral.
Este documento establece los criterios para la organización de archivos de gestión en entidades públicas y privadas con funciones públicas. Define que las unidades administrativas son responsables de conformar, organizar, preservar y controlar los archivos de gestión según las Tablas de Retención Documental. También especifica criterios como la identificación y ordenación de carpetas y unidades documentales, el préstamo y consulta de documentos, y la adopción de un formato único de inventario documental.
CURSO TALLER GESTION DOCUMENTAL Y SISTEMA DE ARCHIVOS p Nora.pdfMichelleRuizMendoza2
Este documento presenta un resumen de los conceptos y principios básicos de la gestión documental y los sistemas de archivos. Explica que el objetivo del taller es compartir conocimientos sobre este tema con funcionarios. También define conceptos clave como ciclo vital de los documentos, tipos y valores documentales, y principios como orden original y procedencia.
GABRIELA_ECHEVERRY_LEYES Y ACUERDOS.pptxjowibohi2013
Las leyes y acuerdos presentados regulan aspectos relacionados con bancos, impuestos, comercio, procedimientos civiles y archivos. La Ley 45 de 1923 establece definiciones sobre establecimientos bancarios. La Ley 39 de 1981 elimina el impuesto de papel sellado. El Código de Comercio y el Código de Procedimiento Civil contienen artículos sobre la conservación de documentos. Varios decretos y acuerdos fijan lineamientos para la organización y preservación del patrimonio documental nacional.
Presentación del curso-taller Valoración y Baja Documental. La Paz, B.C....IMAC2_MX
Este documento presenta la temática de un curso sobre valoración y baja documental. Incluye dos temas principales: 1) valoración documental, que explica conceptos como el valor de los documentos, tipos de valoración y criterios para determinar el valor primarío y secundario. 2) Baja documental, que describe el proceso y documentos requeridos para dar de baja documentos conforme a su valoración. El objetivo es que los servidores públicos aprendan a analizar e identificar el valor de los documentos siguiendo la normativa archivística.
Este documento habla sobre la organización de archivos de gestión y su transferencia al archivo central. Explica conceptos clave como qué es un archivo, el ciclo vital de los documentos, la normatividad archivística, qué es una transferencia documental, los principios archivísticos de procedencia y orden original, y los pasos para preparar físicamente los documentos para su transferencia como la ordenación, limpieza y foliación. El objetivo general es organizar el archivo de la institución aplicando las normas archivísticas.
Este documento establece lineamientos para la organización de fondos documentales acumulados en entidades públicas. Describe cuatro etapas para este proceso: 1) Compilar información institucional; 2) Realizar un diagnóstico; 3) Elaborar y ejecutar un plan de trabajo archivístico; 4) Asignar valores y tiempos de retención a documentos a través de una Tabla de Valoración. El objetivo final es dejar los fondos organizados y disponibles para consulta administrativa y patrimonio cultural.
Este documento establece los lineamientos básicos para la organización de fondos acumulados en entidades públicas de Colombia. Define conceptos clave como fondo acumulado, cuadro de clasificación y tabla de valoración documental. Además, describe las cuatro etapas del proceso de organización: 1) compilación de información institucional, 2) diagnóstico, 3) plan de trabajo archivístico y 4) valoración. El objetivo es disponer la documentación de manera organizada para garantizar su conservación y uso.
Instructivo Tablas de retención DocumentalEllen Reyes
”Este es un trabajo didáctico, por lo tanto la información que se tomó como referencia es solo para fines educativos y no compromete el buen nombre de la entidad”
FUENTE: http://www.archivogeneral.gov.co/
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO Ciencias de la Información Documentación, Bibliotecología y Archivistica
Asignatura- TRD
Las imágenes de la Superintendencia fueron tomadas de su portal http://www.supervigilancia.gov.co/
La ley establece los parámetros para la gestión documental y los archivos en Colombia, regulando aspectos como la organización, conservación, administración y preservación de documentos tanto públicos como privados. Se busca garantizar la transparencia y acceso a la información de interés público.
Este documento establece el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental por parte de las entidades públicas y privadas. El procedimiento consta de 5 etapas: 1) investigación preliminar sobre la institución, 2) análisis e interpretación de la información, 3) elaboración y presentación de la tabla, 4) aplicación, y 5) seguimiento y actualización. Las tablas definen los tiempos de retención de documentos y su destino final, con el fin de organizar los archivos y preservar el patrimonio document
Este documento establece procedimientos para la entrega y recibo de documentos y archivos por parte de servidores públicos al ser vinculados, trasladados o desvinculados de sus cargos. Se responsabiliza a los servidores públicos por la adecuada conservación, organización, uso y manejo de los documentos derivados del ejercicio de sus funciones. Al producirse cualquier cambio de cargo, los documentos deben entregarse e inventariarse para garantizar la continuidad de la gestión pública y el acceso a la información.
La Ley 594 de 2000 establece los parámetros para llevar a cabo la gestión documental en Colombia. La ley requiere que las entidades elaboren programas de gestión documental y tablas de retención documental. También estipula que los documentos deben clasificarse en archivos de gestión, centrales e históricos dependiendo de su uso y valor. Además, la ley exige que las entidades capaciten a sus funcionarios de archivo.
Por medio del cual se establecen los criterios básicos para creación, conformación, organización, control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones
El documento habla sobre las Tablas de Retención Documental (TRD), que son listados de series documentales y los tiempos de retención de documentos en cada etapa de su ciclo vital. Explica los pasos para elaborar las TRD, como investigar la institución, analizar la información, elaborar la tabla, y aplicarla y actualizarla. También menciona los marcos jurídicos relacionados con las TRD.
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1) La ley establece que los documentos oficiales deben escribirse sin tachones ni enmendaduras y que los mensajes de datos y firmas digitales están especialmente protegidos. 2) Los datos personales que revelen ideología, afiliación sindical, religión o creencias solo pueden ser objeto de tratamiento con consentimiento expreso. 3) El Código Penal tipifica delitos relacionados con la falsedad en documentos públicos y privados.
La Segunda Guerra Mundial fue el conflicto bélico más grande de la historia que enfrentó a las Potencias Aliadas y las Potencias del Eje entre 1939 y 1945. Participaron más de 70 países y murieron alrededor de 60 millones de personas. Comenzó con la invasión de Polonia por la Alemania Nazi y terminó con la rendición de Japón luego de los bombardeos atómicos estadounidenses sobre Hiroshima y Nagasaki.
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TITULO IV
Articulo 11 Artículo 12 Artículo 13 Artículo 14
PARAGRAFO1º PARAGRAFO2º PARAGRAFO3
CATEGORIZACION DE LOS ARCHIVOS
PUBLICOS
Archivos desde el
punto de vista de su
jurisdiccióny
competencia.
Archivos territoriales.
El Archivo
General de la
nación tendrá
las funciones
señaladas en
la Ley 80 de
1989, en el
Decreto 1777
de 1990 y las
incorporadas
en la presente
ley.
ADMINISTRACION DE ARCHIVOS
Obligatoriedadde la
conformación de los
archivos públicos.
Responsabilidad. Instalaciones
para los archivos.
Propiedad,manejoy
aprovechamientode los
archivos públicos.
La administraciónpública podrá
contratar con personasnaturales
o jurídicas losserviciosde
custodia, organización,
reprografía y conservaciónde
documentosde archivo.
Se podrá contratar la
administraciónde
archivos históricoscon
institucionesde
reconocida solvencia
académica e idoneidad.
El Archivo General de la
Nación establecerálos
requisitosy condicionesque
deberáncumplir las personas
naturales o jurídicasque
prestenserviciosde depósito,
custodia, organización,
reprografía y conservaciónde
documentosde archivo o
administraciónde archivos
históricos.
3. Organizardocumentos
29 de oct.
3
Articulo 15 Artículo 16 Artículo 17
Articulo 18
PARAGRAFO Artículo19
Articulo20
PARAGRAFO1º PARAGRAFO2º
PARAGRAFO
Responsabilidadespecial
y obligacionesde los
servidorespúblicos.
Obligacionesde los
funcionariosa cuyo
cargo esténlosarchivos
de las entidades
públicas.
Responsabilidadgeneral
de losfuncionariosde
archivo.
Capacitación para los
funcionariosde
archivo. Soporte
documental.
El ArchivoGeneral de laNaciónpropiciaráy
apoyará programasde formaciónprofesionalyde
especializaciónen archivística,asícomo programas
de capacitaciónformal y no formal,desarrollados
por institucioneseducativas.
Los documentosreproducidospor los
citados mediosgozarán de la validezy
eficaciadel documentooriginal,
siempre que se cumplanlos requisitos
exigidospor las leyesprocesalesyse
garantice la autenticidad,integridade
inalterabilidadde la información.
Los documentosoriginalesque
poseanvalores históricosno
podrán ser destruidos,aun
cuando hayan sido
reproducidosy/o almacenados
mediante cualquiermedio.
Supresión,fusióno
privatizaciónde
entidadespúblicas.
Las entidades públicas que se privaticen deberán transferir su
documentación histórica al ministerio o entidad territorial a la cual
hayan estado adscritas o vinculadas.
4. Organizardocumentos
29 de oct.
4
TITULO V
Articulo 21 Artículo 22
PARAGRAFO
Articulo 23
Artículo 24 Artículo 25 Artículo 26
TITULO VI
Articulo 27 Artículo 28 Artículo 29
GESTION DE DOCUMENTOS
Programas de gestión
documental.
Los documentosemitidosporlos
citadosmediosgozaránde la
validezyeficaciade un
documentooriginal,siempre que
quede garantizadasu
autenticidad,suintegridadyel
cumplimientode losrequisitos
exigidosporlasleyesprocesales.
Procesosarchivísticos.
Formación de archivos
Obligatoriedad de las
tablas de retención.
De los documentos
contables,notarialesy
otros.
Inventariodocumental.
ACCESO Y CONSULTA DE LOS
DOCUMENTOS
Acceso y consulta de los
documentos.
Modificaciónde la ley 57
de 1985.
Restriccionespor razones
de conservación.
5. Organizardocumentos
29 de oct.
5
TITULO VII
Articulo 30 PARAGRAFO Artículo
31
TITULO VIII
Articulo 32 Artículo33 Articulo 34 Artículo 35
Documentos
administrativos.
SALIDA DE DOCUMENTOS
Documentoshistóricos.
Sólo el archivo general de
la nación autorizará, por
motivos legales,procesos
técnicosespecialesopara
exposicionesculturales,la
salida temporal de
documentosde un archivo
fuera del territorio
nacional.
CONTROL Y VIGILANCIA
Visitas de inspección. Órgano competente. Normalización. Prevencióny sanción.
6. Organizardocumentos
29 de oct.
6
TITULO IX
Articulo36 Artículo37 Artículo 38 Artículo39
Articulo 40 Artículo 41 Articulo 42
PARAGRAFO Artículo 43 PARAGRAFO
ARCHIVOS PRIVADOS
Archivo privado. Asistenciaa los
archivos privados.
Registro de archivos. Declaración de interés
cultural de
documentosprivados.
Régimende estímulos. Prohibiciones. Obligatoriedadde la clausula
contractual.
El desconocimientode
estas prohibiciones
dará lugar a la
investigación
correspondiente ya la
imposiciónde las
sancionesestablecidas
en la ley.
Protocolos notariales.
Las personasjurídicas
internacionalesconsedeso filiales
en Colombia,enrelacióncon sus
documentosde archivo, se regularán
por las convencionesinternacionales
y los contratos suscritos.En todo
caso, el ArchivoGeneral de la Nación
podrá recibir losdocumentos y
archivos que deseentransferir.
7. Organizardocumentos
29 de oct.
7
TITULO X
Artículo 46 Artículo 47 Artículo 48
Artículo 49
TITULO XII
Articulo 5
CONSERVACION DE DOCUMENTOS
Conservaciónde
documentos.
Calidad de los soportes. Conservaciónde
documentosen nuevos
soportes.
Los documentosde archivo
de conservación
permanente podrán ser
copiados ennuevos
soportes.En tal caso, deberá
preverse un programa de
transferenciade
informaciónpara garantizar
la preservacióny
conservaciónde la misma.
Reproducciónde
documentos.
ESTIMULOS A LA SALVAGUARDA, DIFUSION O INCREMENTO
DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL
DE LA NACION
Estímulos.
8. Organizardocumentos
29 de oct.
8
TITULO XIII
Artículo 51 Art
2. Consulten el acuerdo 038 de 2002, por el cual se desarrolla el artículo 15 de
la Ley General de Archivos 594 de 2000 y respondan:
¿Cuáles son las responsabilidades del servidor
público frente a los documentos y archivos?
Que el numeral 5 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002 establece como
deberes de todo servidor público el de “Custodiar y cuidar la documentación e
información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su
cuidado o a la cual tenga acceso, impidiendo o evitando la sustracción,
destrucción, ocultamiento o utilización indebidos”
ARTICULO PRIMERO. RESPONSABILIDAD DEL SERVIDOR PUBLICO
FRENTE A LOS DOCUMENTOS Y ARCHIVOS. El servidor público será
responsable de la adecuada conservación, organización, uso y manejo de los
documentos y archivos que se deriven del ejercicio de sus funciones.
Explique cómo debe llenarse el formato único de
inventario documental.
INSTRUCTIVO FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
1. ENTIDAD REMITENTE. Debe colocarse el nombre de la entidad
responsable de la documentación que se va a transferir.
2. ENTIDAD PRODUCTORA. Debe colocarse el nombre completo o Razón
Social de la entidad que produjo o produce los documentos. 3. UNIDAD
DISPOSICIONES FINALES
Apoyo de los organismos
de control.
Vigencias y derogatorias.
9. Organizardocumentos
29 de oct.
9
ADMINISTRATIVA. Debe consignarse el nombre de la dependencia o unidad
administrativa de mayor jerarquía de la cual dependa la oficina productora.
4.OFICINA PRODUCTORA. Debe colocarse el nombre de la unidad
administrativa que produce y conserva la documentación tramitada en ejercicio
de sus funciones. 5. OBJETO. Se debe consignar la finalidad del inventario,
que puede ser: Transferencias Primarias, Transferencias Secundarias,
Valoración de Fondos Acumulados, Fusión y Supresión de entidades y/o
dependencias, Inventarios individuales por vinculación, traslado,
desvinculación. 6. HOJA No. Se numerará cada hoja del inventario
consecutivamente. Se registrara el total de hojas del inventario. 7. REGISTRO
DE ENTRADA. Se diligencia sólo para transferencias primarias y transferencias
secundarias. Debe consignarse en las tres primeras casillas los dígitos
correspondientes a la fecha de la entrada de la transferencia ( año, mes día).
En NT se anotará el número de la transferencia. 8. No. DE ORDEN. Debe
anotarse en forma consecutiva el número correspondiente a cada uno de los
asientos descritos, que generalmente corresponde a una unidad de
conservación. 9. CODIGO. Sistema convencional establecido por la entidad
que identifica las oficinas productoras y cada una de las series, subseries o
asuntos relacionados. 10. NOMBRE DE LAS SERIES, SUBSERIES O
ASUNTOS. Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades
documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo
órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones
específicas. Para las transferencias primarias, secundarias y las ocasionadas
por fusión y / o supresión de entidades o dependencias, el asiento
corresponderá a cada una de las unidades de conservación. En los inventarios
individuales, el asiento corresponderá a los asuntos tramitados en ejercicio de
las funciones asignadas.
ESTABLECIMIENTO PUBLICO ADSCRITO AL MINISTERIO DE CULTURA
Carrera 6 No. 6-91 3373111 Fax: 3372019 A.A. 37555 E-MAIL:agnnal@attglobal.net Bogotá. D.C.
Página Web:www.archivogeneral.gov.co
3
Cuando no se puedan identificar series, se debe reunir bajo un solo asunto
aquellos documentos que guarden relación con la misma función de la oficina
productora. Cuando se realiza el inventario de Fondos Acumulados, las series
o asuntos deben registrarse, en lo posible, en orden alfabético. 11. FECHAS
EXTREMAS. Debe consignarse la fecha inicial y final de cada unidad descrita.
(asiento). Deben colocarse los cuatro (4) dígitos correspondientes al año.
Ejemplo: 1950-1960. En el caso de una sola fecha se anotará ésta. Cuando la
documentación no tenga fecha se anotará s.f. 12. UNIDAD DE
CONSERVACION. Se consignará el número asignado a cada unidad de
almacenamiento. En la columna ¨ otro ¨ se registrarán las unidades de
conservación diferentes escribiendo el nombre en la parte de arriba y debajo la
cantidad o el número correspondiente. 13. NUMERO DE FOLIOS. Se anotará
el número total de folios contenido en cada unidad de conservación descrita.
14. SOPORTE. Se utilizará esta columna para anotar los soportes diferentes al
papel: Microfilmes (M), Videos (V), Casetes (C), soportes electrónicos (CD, DK,
DVD), etc. 15. FRECUENCIA DE CONSULTA. Se debe consignar si la
documentación registra un índice de consulta alto, medio, bajo o ninguno; para
tal efecto, se tendrán en cuenta los controles y registros de préstamo y consulta
10. Organizardocumentos
29 de oct.
10
de la oficina responsable de dicha documentación. Esta columna se
diligenciará especialmente para el inventario de fondos acumulados. 16.
NOTAS. Se consignarán los datos que sean relevantes y no se hayan
registrado en las columnas anteriores
Para la documentación ordenada numéricamente, como actas, resoluciones,
memorandos, circulares, entre otros, se anotarán los siguientes datos:
faltantes, saltos por error en la numeración y / o repetición del número
consecutivo en diferentes documentos. Para los expedientes deberá registrarse
la existencia de anexos: circulares, actas, memorandos, resoluciones, informes,
impresos, planos, facturas, disquetes, fotografías, o cualquier objeto del cual se
hable en el documento principal; de éstos debe señalarse, en primer lugar, el
número de unidades anexas de cada tipo, ejemplo una hoja con 5 fotografías o
5 fotografías sueltas; luego, el número consecutivo (sí lo tiene), ciudad, fecha,
asunto o tema de cada anexo. Para los anexos legibles por máquina deberán
registrarse las características físicas y requerimientos técnicos para la
visualización y/o consulta de la información. Especificar programas de
sistematización de la información. A los impresos se les asignará un número de
folio y se registrará el número de páginas que lo componen. Asimismo, se
anotará información sobre el estado de conservación de la documentación,
especificando el tipo de deterioro: físico (rasgaduras, mutilaciones,
perforaciones, dobleces
ESTABLECIMIENTO PÚBLICO ADSCRITO AL MINISTERIO DE CULTURA
Carrera 6 No. 6-91 3373111 Fax: 3372019 A.A. 37555 E-MAIL:agnnal@attglobal.net Bogotá. D.C.
Página Web:www.archivogeneral.gov.co
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y faltantes), químico (oxidación de tinta y soporte débil) y biológico (ataque de
hongos, insectos, roedores, etc.). 17. ELABORADO POR. Se escribirá el
nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de elaborar el
inventario, así como el lugar y la fecha en que se realiza. 18. ENTREGADO
POR. Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona
responsable de entregar el inventario, así como el lugar y la fecha en que se
realiza.
19. RECIBIDO POR. Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la
persona responsable de recibir el inventario, así como el lugar y la fecha en
que se recibió.
FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
ENTIDAD REMITENTE
HOJA No. DE
ENTIDAD PRODUCTORA
UNIDAD ADMINISTRATIVA
OFICINA PRODUCTORA
OBJETO
REGISTRO DE ENTRADA
AÑO MES DIA N.T.
N.T. = Número de Transferencia
NÚMERO DE ORDEN
CÓDIGO
Nombre de las Series, subseries o Asuntos
FECHAS EXTREMAS
Inicial
11. Organizardocumentos
29 de oct.
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Final
Unidad de Conservación
Caja
Carpeta
Tomo
Otro
Número de Folios
Soporte
Frecuencia de consulta
Notas
Elaborado por______________________________
Cargo____________________________________
Firma____________________________________
Lugar_________________ Fecha ______________
Entregado por__________________________
Cargo________________________________
Firma________________________________
Lugar_________________ Fecha__________
Recibido por___________________________
Cargo__________________________________
Firma___________________________________
Lugar_____________ Fecha_________________
ARTICULO CUARTO. Las entidades públicas tendrán en cuenta los
procedimientos generales que se establecen en el presente Acuerdo para el
cumplimiento del recibo y entrega por inventario de los documentos y archivos
a cargo del servidor público que se encuentre en una de las situaciones
administrativas señaladas.
¿Cuál es el procedimiento para la entrega y recibo
de los documentos y archivos por inventario a cargo
del servidor público?
1) Los Secretarios Generales o quien haga sus veces deberán garantizar que
en los manuales de funciones y procedimientos de la entidad respectiva, se
regule la responsabilidad de recibo y entrega de los documentos de Archivo por
parte de los servidores públicos, que se encuentren en situaciones
administrativas de retiro temporal o definitivo de sus cargos y de la notificación
de estas situaciones al Jefe de la Unidad de Archivo para que oportunamente
cumpla con el desempeño de las responsabilidades que le correspondan.
2. El Jefe de la Unidad Administrativa, o dependencia, será el responsable de
la custodia de los archivos de la oficina a su cargo.
3. Asignar la función al cargo que asuma en cada una de las unidades
administrativas, la responsabilidad por la permanente organización y
administración del archivo de oficina sin perjuicio de la responsabilidad que
establece la Ley General de Archivos 594 de 2000.
12. Organizardocumentos
29 de oct.
12
4. El Jefe de la Unidad Administrativa de Archivo de la Entidad, deberá
presenciar la entrega y recibo por inventario de los documentos y archivos
cuando un servidor público se retire total o parcialmente del cargo y en
constancia deberá firmar el Acta de entrega y recibo.
5. Garantizar que el recibo y entrega de los documentos y archivos se
produzca durante el tiempo activo del servidor que se desvinculará temporal o
definitivamente de la entidad.
6. En caso de abandono del cargo, la Administración deberá designar el
funcionario titular o en su defecto el que deba levantar el inventario de los
documentos y archivos existentes, en presencia del Jefe de la Unidad de
Archivo y en constancia firmarán el acta correspondiente.
3. SEGÚN EL ACUERDO 42 DE2002, RESPONDA:
- Explique la obligatoriedad de la organización de los archivos de gestión.
Deben organizar sus archivos degestión de conformidad a las tablas de
retención documental y concordancia a los manuales de procedimiento y
funciones de la respectiva entidad.
¿Cuáles son los criterios para la organización de archivos degestión?
1 Organizar los archivos degestión basándoseen la tabla de retención
documental debidamente aprobada.
2 Apertura e identificación de las carpetas debe reflejar las series y
subseries correspondientes a cada unidad administrativa.
3La ubicación física de los documentos responderá a la conformidad de los
expedientes, los tipos documentales seorganizaran de tal manera que se
pueda evidenciar el desarrollo de los trámites. El documento con la flecha
más antigua de producción, será el primer documento que se encontrara
al abrir la carpeta y la fecha mas reciente se encontrara al finalizar la
carpeta.
4los tipos documentales que integran las unidades documentales de las
series y subseries estarán debidamente foliados para facilitar su
ordenación consulta y control.
13. Organizardocumentos
29 de oct.
13
5 las carpetas y demás unidades de conservación sedeben identificar,
marcar y rotular de tal forma que permita su ubicación y recuperación.
Dicha información general será: fondo, sección, subsección, seriey
subserie, número de expediente, de folio y fechas extremas, numero de
carpeta y de caja si fuera necesario.
6 las transferencias deben efectuarsede conformidad a lo estipulado en la
tabla de retención documental , para ello se elabora un plan de
transferencias, sesiguela metodología y recomendaciones que sobreel
particular haga el jefe del archivo central, diligenciando el formato único
de inventario, regulado por el archivo general de la nación.
7 las cajas que se utilicen para transferencias serán marcadas así: código
de la dependencia cuando setrate transferencias primarias, fondo,
sección , legados con su numero respectivo, libros cuando sea el caso
identificados con su numero correspondiente, numero de consecutivo de
caja, números de expedientes extremos y fechas extremas de los mismos.
- Resuma lo que indica el acuerdo en lo relacionado con la consulta y
prestamos de documentos.
Para trasladar un expediente a otra dependencia en calidad de préstamo
se debe llevar un registro en el que estipule la fecha del préstamo la
identificación completa del expediente, numero total de folios y cargo de
quien lo retira, término de devolución.
Una vez terminado el plazo el responsabledel expediente debe hacer
exigible su devolución.
4. Investigue y resumalaNTC 4095:NormaGeneral parala Descripción
Archivística.
La NTC fue ratificada por el consejo directivo en 1997-04-16 esta norma
está sujeta a ser actualizada permanentemente con el objeto de que
responda en todo momento a las necesidades y exigencias actuales.
Las empresas que colaboran con el estudio de esta norma a través de su
participación en el comité técnico 000028 "archivística" dela STN del
archivo general de la nación.
14. Organizardocumentos
29 de oct.
14
Archivo general de la nación archivo general de Manizales
Archivo histórico del atlántico banco de la república
Armfilm fundación antioqueña para los estudios sociales
Gobernación del Vaupés ministerio de justicia
Universidad de caldas universidad del rosario
Universidad nacional de Medellín universidad pedagógica tecnológica de
Colombia
Esta norma técnica colombiana recogeentonces la ultima versión (en
español)difundida por el consejo internacional de archivos mas las
adiciones propuestas.
Es claro que esta norma, que pretende considerar todas las posibilidades
de descripción archivística, es aplicable en su totalidad a los archivos
históricos; para el desarrollo de cualquier tarea de carácter descriptivo, se
deben realizar previamente los procesos de clasificación y ordenación,
teniendo en cuenta los principios básicos de la archivística: respeto a la
procedencia y al orden original de los documentos. la descripción se
efectuara de una manera racionaly jerárquica, de lo general a lo
particular, para lo cual identificaríamos previamente las siguientes
divisiones documentales posibles, las cuales respetarían el acervo de un
archivo histórico:
FONDO
SUBFONDO
SECCIÓN
SUBSECCIÓN
SERIE
SUBSERIE
UNIDAD ARCHIVÍSTICA (EXPEDIENTES)
UNIDAD DOCUMENTAL (PIEZA).