Este documento describe los pasos para gestionar las adquisiciones en proyectos de construcción civil de forma efectiva. La planificación de las adquisiciones, la clasificación ABC de los productos y servicios, y el establecimiento de indicadores como el IDA son fundamentales para medir el desempeño de las compras. El proceso completo incluye solicitar las compras, recibir propuestas, realizar la compra, administrarla y cerrarla de forma secuencial.

1. GESTIÓN DE ADQUISICIONES PASO A
PASO EN PROYECTOS DE LA
INDUSTRIA DE LA CONSTRUCCIÓN
CONSTRUTORA IBEN LTDA.

2. La gestión de las adquisiciones de un proyecto incluye los procesos necesarios para adquirir productos y
servicios externos a la organización. Incluye la planificación, solicitud, presupuestos y propuestas, realización,
administración y cierre de las compras.
El proceso de planificación crea las referencias necesarias para que el comprador realice los demás procesos de
adquisiciones. En cambio, la solicitud de la compra es la consumación de la necesidad de comprar algo previsto
o no por la planificación, complementa las informaciones de la planificación, indicando quién pidió, lo que pidió,
en qué cantidad, con qué urgencia y con cuál importancia, haciendo que los procesos siguientes tengan más
fundamento.
Las compras representan como promedio el 60% de los costos de un proyecto de construcción, en los proyectos
con alto grado de subcontratación, este número puede superar el 90% y el desempeño de ese proceso está
relacionado a varios otros parámetros de éxito, como el tiempo, calidad, riesgos, comunicación, alcance,
integración y recursos humanos, que deben ser incorporados a los requisitos de la adquisición.
¿Cómo gestionar las adquisiciones y establecer indicadores para medir su desempeño?
Vamos a responder esa pregunta describiendo paso a paso las principales rutinas de la gestión de adquisiciones
de proyecto en la industria de la construcción civil.
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3. LA PLANIFICACIÓN DE LAS ADQUISICIONES DEBE ESPECIFICAR LA DESCRIPCIÓN DE LO QUE DEBE
SER COMPRADO Y LOS OBJETIVOS. LA SUMA TOTAL DE LAS COMPRAS SERÁ IGUAL AL VALOR
CONSIDERADO COMO COSTO EN EL PRESUPUESTO CUANDO EL DESEMPEÑO DE COMPRAS SEA
IGUAL AL 100%
LISTA DE SERVICIOS DEL PROYECTO
PAQUETES DE TRABAJO OBJETIVOS
LOS PAQUETES DE TRABAJO DESCRITOS ABAJO CORRESPONDEN A LAS ACTIVIDADES, SERVICIOS O ENTREGAS QUE DEBERÁN SER ESTAS COLUMNAS CORRESPONDEN A LAS CANTIDADES Y VALORES
EJECUTADAS PARA QUE EL PROYECTO INCLUYA TODO EL TRABAJO NECESARIO PARA QUE SEA CONCLUIDO CON ÉXITO. PODRÁ ESPECIFICADOS EN LA PLANILLA DE PRESUPUESTO QUE SIRVIÓ DE BASE
SOLICITARSE EL DICCIONARIO DE LA EAP PARA DETALLAR MEJOR CADA PAQUETE DE TRABAJO. PARA LA COMPOSICIÓN DEL COSTO OBJETIVO DEL PROYECTO. TODA
ADQUISICIÓN QUE EXCEDA CUALQUIERA DE ESTOS LÍMITES DEVERÁ SER
AUTORIZADA POR SU GERENTE.
$ UNIT. $ UNIT. $ UNIT. $ UNIT. $ TOTAL
ITEM CATEGORÍA DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO INICIO TÉRMINO UN. CTD
MATERIAL SALARIOS ENCARGOS TOTAL
24.135.882,58
.001 A APERTURA y preparación de caja de hasta 40 cm para pavimentación 22/09/11 28/09/11 m² 3.215,98 2,88 4,34 0,35 7,56 24.323,68
.002 A ABRIGO para caballete en albañilería, dimensiones 0,65x 0,85x0,30 m 15/09/11 16/09/11 un 1,00 404,29 56,67 66,44 527,40 527,40
ABRIGO para hidrante en plancha de acero carbono, con manguera de
.003 A Ø 65 mm (2 1/2'') x 30 m 17/04/12 31/12/12 un 1,00 762,79 41,15 48,26 852,21 852,21
ABRIGO PROVISIONAL de madera ejecutado en la obra para depósito de
.004 A materiales y herramientas (incluyendo reutilización 4 veces) 03/06/09 27/04/12 m² 240,00 59,81 112,28 127,88 299,98 71.994,27
.005 A ACABADO de superficie de concreto con paleta mecánica eléctrica 14/08/12 31/12/12 m² 420,00 0,18 2,55 2,01 4,74 1.989,92
.006 A ACABADO de superficie de concreto ''Quemado'', 24/01/11 13/06/14 m² 534,48 1,21 2,35 2,76 6,32 3.378,08
ALAMBRADO para cancha deportiva, con tela de alambre galvanizado o
.007 A PVC, fijada en cuadros de tubos de acero galvanizado, altura 1 m 14/08/12 31/12/12 m 32,00 118,54 6,29 7,38 132,21 4.230,72
ALAMBRADO para cancha deportiva, con tela de alambre galvanizado o
.008 A PVC, fijada en cuadros de tubos de acero galvanizado, altura 4 m 14/08/12 31/12/12 m 70,00 211,08 15,10 17,70 243,88 17.071,50
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4. OTRA INFORMACIÓN IMPORTANTE PARA EL COMPRADOR EN LA PLANIFICACIÓN ES CLASIFICAR LAS
COMPRAS EN ORDEN ABC, SEGÚN SU RELEVANCIA ECONÓMICA Y DETERMINAR LAS CANTIDADES
QUE SERÁN CONSUMIDAS EN LA LÍNEA DE TIEMPO, SEGÚN LA PLANIFICACIÓN
CURVA ABC CRONOLÓGICA DE MATERIALES
MATERIALES OBJETIVO
ESTAS COLUMNAS CORRESPONDEN A LAS CANTIDADES Y VALORES ESPECIFICADOS EN LA PLANILLA DE PRESUPUESTO QUE SIRVIÓ DE BASE PARA
LA COMPOSICIÓN DEL COSTO OBJETIVO DEL PROYECTO. TODA ADQUISICIÓN QUE EXCEDA CUALQUIERA DE ESTOS LÍMITES DEVERÁ SER
AUTORIZADA POR SU GERENTE. jul/12 ago/12 set/12
CATEGORÍ $ UNIT. $ TOTAL 1ª 2ª 1ª 2ª 1ª 2ª
ÍTEM DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO UN. CTD
A TOTAL QUIN. QUIN. QUIN. QUIN. QUIN. QUIN.
Abrigo de hidrante para incendio externo en plancha de acero carbono (ancho:
.001 A 0,60 m / altura: 0,90 m / profundidad 0,17 m) un 1,00 157,48 157,48 0,058 0,062 0,058 0,062 0,058 0,058
Ácido muriático
.002 A l 2,68 1,35 3,61 0 0 0,038 0,306 0,287 0,287
.003 A Acero ca-50 cmd grueso 12.5 a 25mm (1/2 a 1'' ) kg 5.065,75 2,58 13.069,64 0 0 0 0 0 0
Adaptador para manguera de incendio en latón (diámetro del lado storz: 2 1/2 '' /
.004 A diámetro del lado hembra: 2 1/2 '') un 58,00 33,47 1.941,26 0,116 0,124 0,116 0,124 1,116 0,116
.005 A Adhesivo para tubo de PVC kg 58,88 26,69 1.571,44 0,079 0,048 0,054 0,081 0,634 0,719
.006 A Aditivo hidrófugo l 502,39 2,48 1.245,93 6,75 7,2 17,904 8,174 6,86 6,86
.007 A Aditivo impermeabilizante y plastificante en polvo para argamasas kg 1.754,05 6,56 11.506,54 2,314 2,468 32,815 53,897 27,642 71,982
.008 A Fertilizante mineral 10-10-10 NPK kg 359,50 1,44 517,68 0 0 5,054 40,43 37,903 37,903
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5. EL PAPEL DE LA PMO ES DETERMINAR EL PLAN, ESTABLECER LAS POLÍTICAS DE PROCESOS PARA
REALIZAR LAS COMPRAS, ESTABLECER INDICADORES PARA SUPERVISAR Y CONTROLAR LAS
ADQUISICIONES. PARA ESO ES FUNDAMENTAL EL I.D.A. (ÍNDICE DE DESEMPEÑO DE ADQUISICIONES)
PUES EL SEÑALA LOS DESVÍOS DE LAS COMPRAS REALIZADAS, COMPARANDO LA MANERA EN QUE
FUERON REALIZADAS CON LA MANERA EN QUE FUERON PROGRAMADAS.
IDA = INDICADORES DE ÉXITO DE LAS COMPRAS REALIZADAS / INDICADORES DE ÉXITO DE LAS
COMPRAS PROGRAMADAS.
DONDE IDA > 100% = DESEMPEÑO POSITIVO E IDA < 100% = DESEMPEÑO NEGATIVO
INDICADORES DE DESEMPEÑO
INDICADORES ACTUAL
INDICA EL DESEMPEÑO DE LAS ADQUISICIONES DEL PROJETO IDA = 100% CORRESPONDE A 100% DE CONFORMIDAD CON LAS
METAS Y OBJETIVOS ESTABLECIDOS POR LA ORGANIZACIÓN, IDA DESEADO > QUE 100%
CATEGORÍA META MEJOR MEDICIÓN MEDICIÓN ACTUAL
SERVICIOS 100,00% 103,00% 99,00%
MATERIALES 100,00% 112,00% 108,00%
IDA GLOBAL DEL PROYECTO 100,00% 107,50% 103,50%
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6. SIN EMBARGO, LAS COMPRAS NO SE RESUMEN A LA PLANIFICACIÓN Y A LOS ÍNDICES, LA DIRECCIÓN
DE UNA PMO DEBE SER CAPAZ NO SÓLO DE PLANIFICAR Y MEDIR EL DESEMPEÑO, SINO TAMBIÉN DE
DISCIPLINAR LOS PROCESOS POR DETRÁS DEL ÉXITO DE LAS ADQUISICIONES.
LA GESTIÓN DE LAS COMPRAS DEBE SER ACOMPAÑADA DURANTE SU CICLO DE VIDA Y PRIORIZADA
PARA ORIENTAR AL COMPRADOR
LOS 5 PROCESOS QUE DEFINEN EL INICIO Y EL CIERRE DE CADA COMPRA SON SECUENCIALES Y
DEBEN OBLIGATORIAMENTE PASAR POR TODAS LAS ETAPAS A SEGUIR:
Realizar la Compra
Colectar
Solicitar las Administrar la Cerrar la
propuestas y
Compras Compra Compra
presupuestos
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7. SOLICITAR LAS COMPRAS
POR DEFINICIÓN ES EL PROCESO DE SOLICITAR LA COMPRA DE PRODUCTOS Y SERVICIOS NECESARIOS PARA LA EJECUCIÓN
DE LA OBRA
LA PRINCIPAL SALIDA DE ESTE PROCESO ES LA ESPECIFICACIÓN DETALLADA DE CADA ÍTEM DE COMPRA, INDICANDO
MARCAS Y SUMINISTRADORES ADEMÁS DE LA DETERMINACIÓN DE LA RELEVANCIA TÉCNICA DEL PRODUCTO POR EL
CRITERIO “XYZ”, DONDE “Z” CORRESPONDE A LOS ÍTEMS DE MAYOR RELEVANCIA TÉCNICA, CONSIDERADOS
INDISPENSABLES PARA LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO, “Y” MEDIA RELEVANCIA Y “X” MENOR RELEVANCIA; Y EL ANÁLISIS
“ABC” DONDE “A” CORRESPONDE A LOS ÍTEM DE MAYOR VALOR ECONÓMICO, “B” VALOR MEDIO Y “C” MENOR VALOR;
INDICANDO LA IMPORTANCIA DE UNA DETERMINADA COMPRA.
EL PLAZO EN QUE LA COMPRA DEBE SER REALIZADA EN SEMANAS INDICARÁ LA URGENCIA DE LA ADQUISICIÓN. LA
PRIORIZACIÓN DE LAS ADQUISICIONES SE DARÁ A TRAVÉS DE UN GRÁFICO DE URGENCIA E IMPORTANCIA.
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8. SOLICITAR LAS COMPRAS
MODELO DE GRÁFICO DE URGENCIA E IMPORTANCIA.
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9. PROPUESTAS Y COTIZACIONES
POR DEFINICIÓN ES EL PROCESO DE IDENTIFICAR SUMINISTRADORES, SOLICITAR Y COLECTAR PROPUESTAS Y
COTIZACIONES PARA EL SUMINISTRO DE PRODUCTOS Y SERVICIOS ESPECIFICADOS EN LA SOLICITUD DE COMPRA
LA PRINCIPAL SALIDA DE ESTE PROCESO ES EL MAPA DE COTIZACIONES Y LA ECUALIZACIÓN DE LAS PROPUESTAS DE LOS
SUMINISTRADORES.
REALIZAR LA COMPRA
POR DEFINICIÓN ES EL PROCESO DE ANALIZAR LAS COTIZACIONES Y PROPUESTAS, NEGOCIAR REQUISITOS (PLAZO, PRECIO,
CALIDAD), TRANSFERENCIA DE RIESGOS A LOS SUMINISTRADORES Y ADJUDICACIÓN DE DOCUMENTO QUE FORMALIZA EL
ACUERDO COMERCIAL CON EL SUMINISTRADOR
ESTE PROCESO INVOLUCRA UNA ATENCIÓN ESPECIAL Y ES DIVIDIDO EN ETAPAS PARA ILUSTRAR LOS SUBPROCESOS
NECESARIOS PARA REALIZARLO
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10. REALIZAR LA COMPRA
LA AUTORIZACIÓN DEBE SER APLICADA SOBRE UNA POLÍTICA DE VALORES MÁXIMOS PARA COMPRAS DIRECTAS Y SIN
NECESIDAD DE AUTORIZACIÓN
ES NECESARIO DESARROLLAR UNA PRESENTACIÓN EXCLUSIVA PARA DEBATIR PROFUNDAMENTE EL TEMA “NEGOCIACIÓN”.
NOS VAMOS A LIMITAR A RECORDAR QUE ADEMÁS DEL COSTO, LA TRANSFERENCIA DE RIESGOS, PLAZOS, REQUISITOS DE
CALIDAD Y CRITERIO DE ACEPTACIÓN SON ALGUNOS PUNTOS IMPORTANTES A SER NEGOCIADOS
Por último, un documento contractual es un resumen de los procesos anteriores, Realizar la Compra
sus cláusulas describen todos los requisitos negociados y las especificaciones de la
compra
Ese documento deberá acompañar la compra hasta su cierre, sirviendo de
parámetro de conformidad a los demás procesos.
Para resolución de conflictos, el contrato es la principal referencia, sea para
resoluciones pacíficas o acciones judiciales
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11. ADMINISTRAR LA COMPRA
POR DEFINICIÓN ES EL PROCESO QUE ACOMPAÑA LA COMPRA DESDE LA RECEPCIÓN HASTA LA ACEPTACIÓN DE LOS
SERVICIOS O PRODUCTOS
LA PRINCIPAL HERRAMIENTA DE ESE PROCESO ES EL ANÁLISIS DE CONFORMIDAD ENTRE LA FACTURA, EL PEDIDO DE
COMPRAS Y LA ENTREGA FÍSICA. LOS TRES DEBEN ESTAR CONFORMES PARA QUE SE CONCLUYA LA RECEPCIÓN
CERRAR LA COMPRA
ES LA FINALIZACIÓN DEL COMPROMISO DEL SUMINISTRADOR EN ENTREGAR EL PRODUCTO O SERVICIO CONTRATADO Y LA
FINALIZACIÓN DEL COMPROMISO DE LA EMPRESA DE PAGAR SEGÚN LO CONTRATADO
Realizar la Compra
Colectar
Solicitar las Administrar la Cerrar la
propuestas y
Compras Compra Compra
cotizaciones
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12. PMBOK®
SE USÓ EL PMBOK® 4ta EDICIÓN COMO REFERENCIA PARA LA CREACIÓN DE ESTOS PROCESOS, LOS
PROCESOS DE SOLICITAR LA COMPRA Y COLECTAR PROPUESTAS Y COTIZACIONES SE INCLUYERON
PARA CONTEXTUALIZAR LA IMPORTANCIA VITAL DE ESTAS ETAPAS EN EL CURSO DE UNA
ADQUISICIÓN.
SABEMOS QUE EN LA PRÁCTICA LAS COMPRAS SE “TRABAN” BÁSICAMENTE EN ESOS PROCESOS
POR RAZONES SIMILARES: DURANTE LA SOLICITACIÓN, LA FALTA DE ESPECIFICACIÓN DETALLADA
NO PERMITE AVANZAR PARA EL PROCESO DE COLECTAR PROPUESTAS O COTIZACIONES .
ASIMISMO, LAS COTIZACIONES NO ECUALIZADAS NO POSIBILITAN LA COMPARACIÓN DE
PROPUESTAS Y LA REALIZACIÓN DE COMPRAS.
ES NECESARIA UNA DIRECCIÓN SOBRE ESOS PROCESOS Y UNA PLANIFICACIÓN COMO AQUELLA
MOSTRADA INICIALMENTE EN ESTE PRESENTACIÓN PARA PERMITIR QUE LAS COMPRAS FLUYAN AL
RITMO DE LAS NECESIDADES DEL NEGOCIO.
LAS LECCIONES APRENDIDAS ESTÁN RELACIONADAS CON LA MEJORÍA CONTINUA DE LOS MODELOS
DE SOLICITUDES DE COMPRAS, MINUTAS CONTRACTUALES QUE PREVEAN LA ORGANIZACIÓN,
PUNTUACIÓN DE SUMINISTRADORES Y AUMENTO DE LA CADENA DE RELACIONES.
LA TENDENCIA SERÁ QUE OBSERVAREMOS ÍNDICES DE DESEMPEÑO DE COMPRAS MEJORES A
MEDIDA QUE MADUREMOS COMO ORGANIZACIÓN.
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13. ESCRITO POR
EDUARDO MILITÃO ELIAS, MBA / PMP®
ID 1396759
PATROCINADO POR
CONSTRUTORA IBEN LTDA., RCP PMI®
ID 1463462
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