GESTIÓN DOCUMENTAL, ARCHIVO GENERAL, REPOSITORIO

1. MÓDULO 4

2. HISTORIA

3. HISTORIA
La historia de la gestión documental se remonta a los
inicios de la escritura. De aquella ya imperaba la necesidad
de mantener documentos de todo tipo y cómo hacer para
llevar una gestión de archivos óptima en el futuro.
Dentro del entorno empresarial se habló de derivar la
gestión documental a ciertas personas dentro de la
compañía que administraban los repositorios físicos de
documentos, tales como los archivadores, las estanterías y
los libros de registro.

4. Creación de los Archivos Generales en Colombia:
La idea de concentrar todos los archivos de las secretarías del
despacho nacional fue defendida en el periódico El
Neogranadino por don Manuel Ancizar con las siguientes
palabras:
“La historia completa de nuestro país se encuentra en gran parte
sepultada en los polvorientos archivos de varias oficinas de la
República. Desde el archivo del antiguo Cabildo hasta el nuevo
depósito de documentos de las Secretarías de Estado, todos,
más o menos, encierran preciosos papeles destinados al olvido
eterno por su confuso hacinamiento, en una serie de legajos que
no merecen la pena ni aun de leerse su enunciado".
HISTORIA

5. Creación del Archivo General de la Nación
La Ley 80 del 22 de diciembre de 1989
convirtió el antiguo Archivo Nacional de
Colombia en el Archivo General de la
Nación, adscrito al Ministerio de Gobierno,
definido como establecimiento público
nacional, con personería jurídica, patrimonio
propio y autonomía administrativa. La
gestión de esta Ley tuvo como ponente del
proyecto, ante la comisión octava del
Senado, presidida por Miguel Merino, al
senador Roberto Liévano Perdomo. El
trámite general del proyecto de ley fue
guiado por Ricardo Rojas.
HISTORIA

6. GENERALIDADES

7. Un documento es un testimonio material de un hecho o acto
realizado en funciones por instituciones o personas físicas,
jurídicas, públicas o privadas.
Registrado en una unidad de información en cualquier tipo de
soporte (papel, cintas, discos magnéticos, fotografías, etc.)
en lengua natural o convencional.
Es el testimonio de una actividad humana fijada en un soporte,
dando lugar a una fuente archivística, arqueológica,
audiovisual, etc.
DOCUMENTO

8. CLASES DE DOCUMENTOS
Libros
Publicaciones no
periódicas
Su contenido
puede ser variado
y puede
presentarse en
varios tomos
Publicaciones
periódicas
Si son periodos
cortos se llaman
revistas
Si la periodicidad
es diaria se llaman
Diarios
Documentación
de congresos
Acostumbran
llamarse Actas

9. Tesis
Recoge el resultado de un
trabajo de investigación
Es sometido a una revisión y
control de una institución
Bibliografía
s
Describen y clasifican
referencias de documentos
Con el fin de darlos a
conocer y hacerlos
accesibles al individuo
Catálogos
Son colecciones de registros
de diferentes documentos
Entre ellos están : Textos ,
composición musical,
material cartográfico,
Material proyectable,
Documento sonoro, Archivo
de ordenador, Documento
electrónico (e-mail)
CLASES DE DOCUMENTOS

10. Bases de
datos
Con ayuda de un
ordenador o PC
Se registran datos
ordenados , para la
búsqueda fácil
Se han convertido en
la segunda fuente de
investigación de
información gracias a
la internet
Repertorios
Colección o
recopilación
De obras , datos ,
preceptos o reglas
sobre una temática
determinada
CLASES DE DOCUMENTOS

11. Archivo es uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea
su fecha, su forma y soporte material.
Acumulados en un proceso natural por una persona o
institución pública o privada en el transcurso de su gestión.
Conservados, respetando aquel orden, para servir como
testimonio e información para la persona o institución que lo
produce, para los ciudadanos o para servir de fuentes de
historia.
ARCHIVO

12. ARCHIVOS ESPECIALES
Un archivo especial representa un dispositivo físico. Puede ser
un terminal, un dispositivo de comunicaciones o una unidad de
almacenamiento como un disco.

13. IMPORTANCIA DE LOS
ARCHIVOS
Según el artículo 4 de la Ley General de Archivos:
Los Archivos son importantes para la administración y la
cultura, porque los documentos que los conforman son
imprescindibles para la toma de decisiones basadas en
antecedentes.
También son importantes por que sirven para : Toma de
decisiones, Imagen confiable, Respaldo legal, Memoria
institucional, Fuente cultural, Refleja resultados,
Procedimientos únicos e Historia.

14. OBJETIVOS DE LOS
ARCHIVOS
 Reunir ordenadamente los documentos de archivo.
 Asegurar una perfecta conservación de los archivos.
 Permitir una rápida localización de la información.
 Servir la información de manera ágil y oportuna.

15. • Efectuar
rápidamente la
función de
archivar y
consultar
• Reduce al máximo la
posibilidad de archivar
documentos
equivocadamente
• La
identificación
debe ser lo
mas sencillo
posible
• Debe servir a las
necesidades de la
empresa
Económicos Simples
Funcional
Exactos
CUALIDADES DE LOS ARCHIVOS

16. Según guía técnica colombiana (GTC-185) tiene como propósito
brindar herramientas que faciliten la gestión documental en las
organizaciones, con el fin de simplificar y organizar la presentación y
el manejo de las comunicaciones impresas y electrónicas. A su vez,
busca contribuir con la disminución del tiempo y los costos, con
buena calidad. El documento se plantea como una guía, lo cual
permite su adaptación a las necesidades y características internas
de las organizaciones.
Los documentos comerciales que veremos en esta lección son:
 Carta
 Memorando
 Circular
 Actas
 Certificados y constancias
DOCUMENTOS COMERCIALES

17. ARCHIVO GENERAL DE
LA NACIÓN

18. AGN
El Archivo General de la Nación es un establecimiento público
del orden nacional encargado de formular, orientar y controlar
la Política Archivística, coordinar el Sistema Nacional de
Archivos y la Red Nacional de Archivos, y garantizar la
conservación del patrimonio documental, asegurando los
derechos de los ciudadanos y el acceso a la información, así
como, el mejoramiento en la eficiencia de la gestión pública, la
eficiencia de Estado a través de una gestión documental
articulada con el uso de las Tecnologías de la Información y las
Comunicaciones.

19. IMPORTANCIA DEL AGN

20. FUNCIONES DEL AGN
 Establecer, organizar y dirigir el Sistema Nacional de
Archivos, con el fin de planear y coordinar la función
archivística en toda la Nación, salvaguardar el patrimonio
documental del país y ponerlo al servicio de la comunidad.
 Fijar políticas y expedir los reglamentos necesarios para
garantizar la conservación y el uso adecuado del patrimonio
documental de la Nación, de conformidad con los planes y
programas que sobre la materia adopte la junta.
 Seleccionar, organizar, conservar y divulgar el acervo
documental que integre el Archivo de la Nación así como el
que se le confíe en custodia.

21. FUNCIONES DEL AGN
 Formular, orientar, coordinar y controlar la política nacional de
archivos, acorde con el Plan Nacional de Desarrollo y los
aspectos económicos, sociales, culturales, científicos y
tecnológicos de los archivos que hagan parte del Sistema.
 Promover la organización y fortalecimiento de los archivos del
orden nacional, departamental, intendencial, comisarial,
municipal y distrital para garantizar la eficacia de la gestión del
Estado y la conservación del patrimonio documental, así como
apoyar a los archivos privados que revistan especial importancia
cultural o histórica.
 Establecer relaciones y acuerdos de cooperación con
instituciones educativas culturales, de investigación y con
archivos extranjeros

22. FUNCIONES DEL AGN
 Apoyar la organización de archivos especializados en las
distintas áreas del saber, así públicos como privados.
 Regular y racionalizar la producción, gestión y administración
de los archivos de la administración pública.
 Apoyar la investigación de la información contenida en los
distintos archivos de la nación a partir de fuentes primarias y el
uso y consulta de los archivos para las decisiones de la gestión
administrativa.
 Organizar seminarios, congresos, cursos, talleres y pasantías
conducentes al mejor desarrollo de la actividad archivística.

23. FUNCIONES DEL AGN
 Conceptuar ante los gobiernos nacional, departamental,
intendencial, comisarial, municipal o distrital en todo lo
atinente a la organización, conservación y servicio de los
archivos.
 Publicar y difundir obras de interés archivístico.
 Ejercer las facultades de inspección, vigilancia y control a los
archivos de las entidades del Estado, así como sobre los
documentos declarados de interés cultural cuyos propietarios,
tenedores o poseedores sean personas naturales o jurídicas de
carácter privado; y los demás organismos regulados por la ley.

24. OBJETIVOS DEL AGN
 Velar por la preservación del patrimonio documental de la
Nación y facilitar el acceso a dicho patrimonio por parte de
la ciudadanía en general.
 Custodiar, conservar, recuperar y difundir el patrimonio
documental de la Nación.

25. OBJETIVOS DEL AGN
 Coordinar las instituciones que integran el Sistema Nacional
de Archivos para que sean factores de desarrollo Cultural y
material del país, en armonía con el Plan Nacional
Económico y Social adoptado por el Estado, así como
también promover el establecimiento de adecuados servicios
de referencia archivística de las instituciones que integran
el Sistema Nacional de Archivos.
 Asegurar el funcionamiento articulado del Sistema Nacional
de Archivos.

26. OBJETIVOS DEL AGN
 Promover y desarrollar acciones para establecer una cultura
integradora de la archivística, la gestión documental y la
gestión de la información útil y oportuna para la toma de
decisiones y gestión eficiente de la administración.
 Promover y desarrollar acciones que contribuyan a afianzar
la identidad nacional.
 Diseñar y vigilar la implantación del programa de gestión
documental articulado con los sistemas de información en la
administración pública.