CAPACITACION CONCEPTOS BASICOS ARCHIVOS.ppt

Archivo General de la Nación
República de Colombia
U.T. Unión Temporal Fundación para el Desarrollo
Social Amor y Paz. NIT. 900583109-1
Contrato de Prestación de Servicios # 040-2021 y OTROSI # 1 Modificatorio y
aclaratorio, para la ejecución del Proyecto Integral para la implementación de la
Gestión Documental de acuerdo a los lineamientos fijados en materia de archivo,
de conformidad con las especificaciones técnicas que para el efecto ha
establecido o establezca el archivo general de la nación y la ley 594 del 2000,
para la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de El Carmen Bolívar, en el
municipio de El Carmen de Bolívar.
Equipo Profesional y Especializado
 Director del Proyecto: Esp. Gerencia Pública con más de 5 años en Organización de
Archivos (Capacitador de Archivos). ALEX RIVALDO BLANQUICET
 Coordinador del proyecto (Mag. Especialista- Capacitador MIPG). ERICKSTAND
RODRIGUEZ RODRIGUEZ.
 Capacitador: Profesional Especialista en Gestión documental, con experiencia acreditada
en Organización de Archivos. MARLOM LEDESMA MEDINA
 Ing. de Sistemas: Software de Archivo GESTINDOC. ROBINSON LAPEIRA
MONTENEGRO
 Grupo de apoyo. KARINA LLERENA ARRIETA Y YULIANA JIMENEZ GRANADOS.

FUNDAMENTOS GENERALES
DE LAARCHIVÍSTICA

PROBLEMÁTICA DE LOS ARCHIVOS EN IMAGENES

PROBLEMAS DE CONSERVACIÓN

CONTENIDO :
1. Normatividad Archivística (Marco Legal Ley de
Archivos Ley 594 del 2000).
2. Conceptos Básicos de Archivo.
3. Inventario Documental (FUID).
4. Archivo de Gestión.
5. Transferencias Documentales.
6. Tablas de Retención Documental.
7. Tablas de Valoración Documental.
8. Demás Instrumentos Archivísticos.

1. Normatividad Archivística
(Marco Legal Ley de
Archivos Ley 594 del 2000).

AUTORIDADES REGULADORAS DE LA
FUNCIÓN ARCHIVÍSTICA
Entidades
Internacionales
Sistema de Gestión Documental
Sistema de Gestión de Calidad.
Comité de Archivo - Entidad
• ONU
• UNESCO
• ISO
• CIA
•ALA
Sistemas
Internos
•Congreso de República
•Archivo General de la Nación
•Entes de Control
•ICONTEC
Entidades
Nacionales

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - AGN
LEY 594 DE 2000 – ARTICULO 7
ARCHIVO GENERAL DEL DEPARTAMENTO - AGD
ARCHIVO GENERAL DEL MUNICIPIO- AGM

LEY 594 DE 2000 (Art.11,19, 23- Acuerdo 42 de 2002)
Artículo 11. Obligatoriedad de la conformación de los archivos públicos. El Estado está obligado a
la creación, organización, preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios
de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística.
Artículo 19. Soporte Documental. Las entidades del Estado podrán incorporar tecnologías de
avanzada en la administración y conservación de sus archivos, empleando cualquier medio técnico,
electrónico, informático, óptico o telemático,………………………”
Artículo 23. Formación de archivos: Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos los
archivos se clasifican en: ARCHIVO DE GESTIÓN: Comprende toda la documentación que es
sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la
soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados.
ARCHIVO CENTRAL: En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de
gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo
vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general. ARCHIVO
HISTÓRICO: Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de
conservación permanente.

NORMATIVIDADES:
Acuerdo 006 de 2011: Expedientes Pensionales.
Acuerdo 042 de 2002:Organziación de archivos de gestión.
Acuerdo 049 de 2000: Espacios de Estanterías.
Circular externa 005 de 2012: Procesos de digitalización y oficina
cero papel.
NTC 5029: MEDICION DE ARCHIVOS.
………………………………………………………..

ARCHIVO DE GESTIÓN - AG:
ARCHIVO CENTRAL – AC:
ARCHIVO HISTÓRICO – AH:

• Para la Administración
• Para la Investigación
• Para la Comunidad y el Estado
• Para el Desarrollo Económico y Social
• Para el Desarrollo Científico y Tecnológico
• Para el Fomento de la Cultura y el Desarrollo de la Identidad Nacional
IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

2. Conceptos Básicos de
Archivo.

CONCEPTOS
ARCHIVÍSTICOS

DOCUMENTO
Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio
utilizado.
SOPORTE > FISICO
> PAPEL
MEDIO > DISEÑO
> MANUSCRITO
INFORMACIÓN > CONTENIDO

DOCUMENTO DE ARCHIVO
Información
registrada
Cualquier
soporte
Formato y fecha
Medio y
lenguaje
Recibido o expedido
en ejercicio de
funciones
Un Asunto
Específico
Se conserva para
testimonio, prueba
y continuidad de
gestión.

DOCUMENTO DE ARCHIVO ES..
“Registro de información producida o recibida por una
persona o entidad en razón de sus actividades o
funciones, que tiene valor administrativo, fiscal o
legal o valor científico, económico, histórico o
cultural y debe ser objeto de conservación”.

CLASES DE DOCUMENTOS
SUSTANTIVO FACILITATIVO
Se derivan de funciones específicas de la
entidad.
Documentos comunes a todas las
instituciones.
ORIGINAL DE APOYO
Fuente primaria de información con todos los
rasgos y características que permiten
garantizar su autenticidad e integridad
Documento generado por la misma
oficina o por otras oficinas o
instituciones, que no hace parte de sus
series documentales pero es de utilidad
para el cumplimiento de sus funciones.
ACTIVO SEMIACTIVO INACTIVO
Con valores
primarios y de uso
frecuente
De uso ocasional con
valores primarios
Ha dejado de emplearse al concluir sus
valores primarios

CLASES DE DOCUMENTOS
DE ARCHIVO ESENCIAL
Registro de información producida o recibida
por una entidad pública o privada en razón de
sus actividades o funciones.
Vital para el funcionamiento de un
organismo, contenido informativo y
testimonial, garantiza reconstrucción de
la historia institucional
HISTÓRICO PUBLICO
Aquel por su significado jurídico, autográfico,
rasgos externos y valor permanente se
convierte en parte del patrimonio histórico.
Documento otorgado por un
funcionario público en ejercicio de su
cargo o con su intervención.
DISPOSITIVOS MISIONALES DE ACTIVIDADES
Traen implícita una
orden (Actos
Administrativos)
Producido o recibido
por una institución en
razón de su objeto
social.
Sobre actividades realizadas en
cumplimiento de funciones
administrativas.

EXPEDIENTE
Conjunto de documentos relacionados con un asunto que
constituyen una unidad archivística.
Unidad documental formada por un conjunto de documentos
generados orgánica y funcionalmente por una oficina
productora en la resolución de un mismo asunto.
EJEMPLOS: HISTORIAS LABORALES, CONTRATOS

CLASES DE ARCHIVO
Archivo privado: Conjunto de documentos producidos o recibidos
por personas naturales o jurídicas de derecho privado en desarrollo
de sus funciones o actividades.
Archivo privado de interés público: Aquel que por su valor para
la historia, la investigación, la ciencia o la cultura es de interés
público y declarado como tal por el legislador.
Archivo público: Conjunto de documentos pertenecientes a
entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestación de un
servicio público por entidades privadas.

3. Inventario Documental
Formato Único de Inventario
Documental (FUID).

Inventario Documental. Formato Único de Inventario Documental (FUID)
En los acuerdos 038 y 042 se establecen los parámetros para
organizar los archivos en entidades publicas o privadas que
cumplan función publica, se regula el inventario único
documental y se dan las pautas para su realización.
En el artículo 26 de la Ley 594 de 2000 – Ley General de
Archivos, se establece que “es obligación de las entidades de
la Administración Pública elaborar inventarios de los
documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de
manera que se asegure el control de los documentos en sus
diferentes fases”.

En el Artículo Séptimo: Inventario documental. Se
establece que las entidades de la Administración Pública
adoptarán el Formato Único de Inventario Documental
FUID.
ACUERDO No. 042. Por el cual se establecen los criterios
para la organización de los archivos, se regula el
Inventario Único Documental y se desarrollan otros
artículos de la Ley General de Archivos 594 de 2000

ACUERDO 038 DE 2000. Por el cual se desarrolla el artículo
15 de la Ley General de Archivos 594 de 2000. Habla sobre
las responsabilidades del servidor publico frente a los
documentos y archivos como responsables de la
conservación, organización, uso y manejo de ellos, además
del instructivo del formato único de inventario documental el
cual define cada termino contenido en el, que sirve de guía
para los archivistas en los procedimientos para la entrega y
recibo de los documentos; procedimientos que establecen
los deberes tanto de los servidores públicos como los
responsables de cada unidad administrativa o dependencia
para tales transferencias.

SUSTENTACIÓN LEGAL Ley 734 (Código Disciplinario)
Artículo 34, numeral 5, establece como deberes de todo
servidor público el de “Custodiar y cuidar la documentación e
información que por razón de su empleo, cargo o función
conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, impidiendo
o evitando la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización
indebidos”. Artículo 35 de la Ley 734 de 2002, señala que le
está prohibido a los servidores públicos “Ocasionar daño o dar
lugar a la pérdida de bienes, elementos, de expedientes o
documentos que hayan llegado a su poder por razón de sus
funciones”.

SUSTENTACIÓN LEGAL CÓDIGO DE PROCEDIMIENTO
CIVIL. De acuerdo con el Artículo 251 El Documento Público:
Es documento otorgado por funcionario público en ejercicio
de su cargo o con su intervención”
Sustentación Legal Ley General de Archivos. En el
artículo 14 Establece que “la documentación de la
administración pública es producto y propiedad del Estado y
éste ejercerá el pleno control de sus recursos informativos”.
Por lo tanto, el servidor público al desvincularse de sus
funciones titulares no podrá retirar de la entidad pública
documento o archivo alguno, so pena de incurrir en falta
contra el patrimonio documental o en un hecho punible, de
conformidad con lo expresado en el artículo 35.

INSTRUCTIVO FORMATO UNICO DE INVENTARIO
DOCUMENTAL (FUID).
1. ENTIDAD REMITENTE. Debe colocarse el nombre de la
entidad responsable de la documentación que se va a
transferir.
2. ENTIDAD PRODUCTORA. Debe colocarse el nombre
completo o Razón Social de la entidad que produjo o produce
los documentos.
3. UNIDAD ADMINISTRATIVA. Debe consignarse el nombre de
la dependencia o unidad administrativa de mayor jerarquía de
la cual dependa la oficina productora.
4. OFICINA PRODUCTORA . Debe colocarse el nombre de la
unidad administrativa que produce y conserva la
documentación tramitada en ejercicio de sus funciones.

5. OBJETO. Se debe consignar la finalidad del inventario, que
puede ser: Transferencias Primarias, Transferencias
Secundarias, Valoración de Fondos Acumulados, Fusión y
Supresión de entidades y/o dependencias, Inventarios
individuales por vinculación, traslado, desvinculación.
6. HOJA No. Se numerará cada hoja del inventario
consecutivamente. Se registrara el total de hojas del inventario.
7. REGISTRO DE ENTRADA. Se diligencia sólo para
transferencias primarias y transferencias secundarias. Debe
consignarse en las tres primeras casillas los dígitos
correspondientes a la fecha de la entrada de la transferencia (
año, mes día). En NT se anotará el número de la transferencia.
8. No. DE ORDEN. Debe anotarse en forma consecutiva el
número correspondiente a cada uno de los asientos descritos,
que generalmente corresponde a una unidad de conservación.

9. CODIGO. Sistema convencional establecido por la entidad
que identifica las oficinas productoras y cada una de las series,
subseries o asuntos relacionados.
10. NOMBRE DE LAS SERIES, SUBSERIES O ASUNTOS.
Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades
documentales de estructura y contenido homogéneos,
emanados de un mismo órgano o sujeto productor como
consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.
11. FECHAS EXTREMAS. Debe consignarse la fecha inicial y
final de cada unidad descrita. (asiento). Deben colocarse los
cuatro (4) dígitos correspondientes al año. Ejemplo: 1950-1960.
En el caso de una sola fecha se anotará ésta. Cuando la
documentación no tenga fecha se anotará s.f.
12. UNIDAD DE CONSERVACION . Se consignará el número asignado a cada
unidad de almacenamiento. En la columna ¨ otro ¨ se registrarán las unidades
de conservación diferentes escribiendo el nombre en la parte de arriba y
debajo la cantidad o el número correspondiente.

13. NUMERO DE FOLIOS. Se anotará el número total de
folios contenido en cada unidad de conservación descrita.
14. SOPORTE. Se utilizará esta columna para anotar los
soportes diferentes al papel: Microfilmes (M), Videos (V),
Casetes (C), soportes electrónicos (CD, DK, DVD), etc.
15. FRECUENCIA DE CONSULTA. Se debe consignar si la
documentación registra un índice de consulta alto, medio, bajo
o ninguno; para tal efecto, se tendrán en cuenta los controles y
registros de préstamo y consulta de la oficina responsable de
dicha documentación. Esta columna se diligenciará
especialmente para el inventario de fondos acumulados.
16. NOTAS. Se consignarán los datos que sean relevantes y
no se hayan registrado en las columnas anteriores.

17. ELABORADO POR. Se escribirá el nombre y apellido,
cargo, firma de la persona responsable de elaborar el
inventario, así como el lugar y la fecha en que se realiza.
18. ENTREGADO POR. Se registrará el nombre y apellido,
cargo, firma de la persona responsable de entregar el
inventario, así como el lugar y la fecha en que se realiza.
19. RECIBIDO POR. Se registrará el nombre y apellido,
cargo, firma de la persona responsable de recibir el inventario,
así como el lugar y la fecha en que se recibió.

Inventario de Cajas y Carpetas

SEÑALIZACIÓN DE ESTANTERÍA FIJA

Formatos utilizados en los
Archivos de Gestión
Formato único de Inventario documental (FUI)
Utilizado para las transferencias, eliminaciones , archivos de gestión
Central e histórico , en el se refleja por unidad documental(carpeta) la
información requerida
Formato de préstamo y control documental
Utilizado para registrar los préstamos realizados o las consultas
que se lleven a cabo de los documentos producidos.
Formato de Comunicaciones Oficiales.
Utilizado para registrar las comunicaciones recibidas o despachadas
de las dependencias de la universidad

FECHA DD/MM/AAAA NOMBRE DEPENDENCIA SERIE - SUBSERIE -Tipo Documental FOLIOS No. CARPETAS RECIBE FECHA DD/MM/AAAA
DATOS DEL SOLICITANTE DEVOLUCIÓN
Código: M-FT-
11.005.023
Versión: 3.0
GESTIÓN DE INFORMACIÓN
CONTROL INTERNO PRESTAMO DOCUMENTOS DE ARCHIVOS
DESCRIPCIÓN DEL DOCUMENTO

SI N O B UEN O R EGULA R M A LO
Código: M-FT-11.005.022
Versión: 1.0
LOGR O D E
OB JETIV O
A T EN C IÓN A L USUA R IO
OBSERVACIONES
MACROPROCESO: GESTIÓN DE INFORMACIÓN
FORMATO: CONTROL DE CONSULTAS
FECHA CLASE DE USUARIO
DOCUMENTO A
CONSULTAR
NOMBRE DEL USUARIO

Fecha y
Hora de
Recibido REMITENTE Descripción del Documento DESTINATARIO Ruta Nombre de quien recibe
Fecha y
Hora de
Entrega
Código: M-FT-11.005.020
Versión: 0.0
FORMATO ÚNICO DE REGISTRO DE COMUNICACIONES
OFICIALES
MACROPROCESO: GESTIÓN DE INFORMACIÓN

ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN
LISTA DE VERIFICACIÓN Y CHEQUEO
Nombre de la Oficina Productora:
Nombre del responsable del Archivo de Gestión:
Fecha:
Diligenciado por:
Procedimientos y actividades
Cumple
SI NO
Aplica la Tabla de Retención Documental vigente
Clasifica los documentos por Serie y Subserie
Rotula las unidades de almacenamiento
Organiza los documentos en orden cronológico
Organiza los expedientes según el principio de orden natural
Depura las unidades documentales
Folia adecuadamente las unidades documentales
Aplica medidas de conservación preventiva a la documentación
Rotula e identifica los expedientes
Organiza y depura los Archivos Facilitativo y de Apoyo
Realiza la Transferencia Documental según la norma y el
Cronograma establecido por el Archivo Central
Realiza las Eliminaciones acorde con la TRD
Elabora Inventario del Archivo de Gestión
Conoce el Acto administrativo de creación de su dependencia
Conoce y aplica el Formato de préstamo y consulta de la sección
de Archivo y Correspondencia
Asiste a las capacitaciones programadas por el archivo Central
La oficina cuenta con espacio adecuado para la disposición
del archivo de gestión
Firma responsable del Archivo de Gestión: _________________________________________________

4. Archivo de Gestión.

ARCHIVO DE GESTION: En el que se reúne los documentos
en tramite, en busca de soluciones a los asuntos iniciados,
sometida a continua utilización y consulta administrativa, por
las mismas oficinas u otras que la soliciten.

1. Primer paso : Clasificación Documental
Clasifique y agrupe la documentación que se
refiere a un mismo asunto.(por ejemplo: ACTAS,
CONCEPTOS, CONTRATOS, INFORMES etcétera) e
identifique cada uno de los grupos encontrados
sin olvidar el nombre al que corresponde.
Subserie (subtema) (A. de Comité Interno)
SERIE (Tema) ACTAS

2. Segundo paso: Identificación de
“Documentos de Apoyo”
Los documentos sobrantes que no fueron clasificados en cada
serie documental (tema) y son generados por otras
dependencias, son considerados documentos de apoyo y NO se
deben transferir al archivo central (por ejemplo, normas, informes
de otras dependencias..),pueden ser eliminados cuando pierdan
su utilidad o vigencia, dejando constancia en Acta suscrita por el
respectivo jefe de dependencia.

3.Tercer paso: Ordenación Documental
La Ordenación de los expedientes
debe realizarse por carpetas, en
forma de libro; es decir, al abrir la
carpeta debe encontrarse el
primer documento que generó el
trámite y al final de la carpeta la
última actuación del expediente, de
forma tal que se evidencie el
desarrollo de los trámites.

Sistemas de Ordenación
N
U
M
É
R
I
C
O
1,2,3,4,5...
NUMÉRICO SIMPLE
1
1.1
1.2
2
2.1
2.1.1
DECIMAL
SALA 1
SECCION B
ESTANTE 6
CIUDAD
VEREDA
CRONOLÓGICO
01-Ene. 1999
27-Mar. 1999
15 May. 2000
10 Jul. 2000
TOPOGRÁFICO

Sistemas de Ordenación
A
L
F
A
B
É
T
I
C
O
A,B,C,D,E...
ALFABETICE
GENERAL
Acosta, Cesar
Barrera, Luis
Castro, Omar
Zea, Oliver
ONOMÁSTICO
ASUNTO O
TEMAS (SERIES)
ACTAS
BOLETINES
CONTRATOS
INFORMES
ARMENIA
BOGOTA
CALI
MEDELLIN
TOPONIMICO

4. Cuarto paso: Selección Documental y Retiro de
material metálico
Consiste en retirar de las carpetas,
todos aquellos documentos que no
son de archivo como por ejemplo:
documentos en blanco, fotocopias,
duplicados,, tarjetas de invitación o
felicitación, entre otros.
La documentación deberá estar libre
de material metálico, como: ganchos
de cosedora, clips, entre otros.

5. Quinto paso: Foliación
•La foliación se realizara en el
momento en que se prepare la
documentación para ser transferida de
tal manera que se pueda evidenciar el
desarrollo de los trámites.
•La foliación es el acto de enumerar
los folios solo por su cara recta, cuya
numeración se aplica solamente a
esta.
•Debe efectuarse en el extremo
superior derecho de la hoja, con un
lápiz de mina negra y blanda (HB, B),
en forma legible y sin enmendaduras.
4
3
2
1
1

En la Cara RECTA, escribir el
número en la esquina superior
derecha, en el mismo sentido del
texto.
Se debe numerar de manera
consecutiva, es decir, sin
omitir ni repetir números.

Si existen errores en
la foliación, ésta se
anulará con una línea
oblicua, evitando
tachones .
5
7
8
9
6
7
8
8

NO SE DEBE HACER
Foliar con numerador
9
No se deben foliar las pastas ni las hojas-
guarda en blanco

No se debe foliar utilizando
números con el suplemento
A, B, C, ó bis.
Foliar sobre texto
5 A
Omitir
números
5
789
NO SE DEBE HACER

Foliar cara recta
en fotografías
Numerar folios
en blanco
9
4

ORGANIZACIÓN DE LOS
ARCHIVOS DE GESTIÓN SEGÚN LAS TRD.

Historia
Laboral
Roberto Rojas
Historia Laboral
Carlos Soto

CICLO VITAL

ARCHIVO TOTAL
Control y seguimiento de todo el proceso archivístico que comprende las
diferentes fases de formación del archivo.
Valores Primarios
Archivo de
Gestión
Archivo
Central
Archivo
Histórico
Valores Secundarios
 Administrativo
 Legal
 Fiscal
 Contable
 Técnico
 Cultural
 Histórico
 Científico
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

FASES DE ARCHIVO
ARCHIVO DE GESTIÓN: documentación en trámite, sometida a
continua utilización y consulta administrativa por las mismas
oficinas u otras que las soliciten.
ARCHIVO CENTRAL: Unidad administrativa donde se agrupan
documentos transferidos por los archivos de gestión una vez
finalizado su trámite, siguen siendo vigentes y de consulta.
ARCHIVO HISTÓRICO: al cual se transfieren la documentación del
archivo central que por decisión debe conservarse
permanentemente, dado el valor que adquiere para la
investigación, la ciencia y la cultura.

VALORES DE LOS DOCUMENTOS
VALORES
PRIMARIOS
1. Valor Administrativo: trámite o asunto
que motivó su creación.
2. Valor Jurídico: deriva derechos u
obligaciones.
3. Valor Legal: Sirven de testimonio ante la
ley.
4. Valor Fiscal: Utilidad para el Tesoro o
Hacienda Pública.
5. Valor Contable: registros de ingresos y
egresos.
6. Valor Técnico: utilidad de la información
específica de una función.

VALORES DE LOS DOCUMENTOS
VALORES
SECUNDARIOS
1. Sirven de referencia para la elaboración
o reconstrucción de cualquier actividad
de la administración.
2. Sirven como fuente primaria para la
historia.
3. Como testimonio de la memoria
colectiva.
4. Son el Patrimonio Documental de la
comunidad que los creó y los utiliza.

PRINCIPIOS ARCHIVÍSTICOS
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
• Conservación de los
documentos dentro del fondo
documental al que
pertenecen.
• Los documentos producidos
por una institución, organismo,
dependencia no deben
mezclarse con los de otros.
• Un lugar para cada cosa,
cada cosa en su lugar.

PRINCIPIOS ARCHIVÍSTICOS
PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL
• Ordenación interna de un fondo
documental manteniendo la
estructura que tuvo durante el
servicio activo.
• Mantener la unidad y dependencia
del fondo, su integridad y el carácter
seriado de sus documentos, el
tramite documental.
...Orden original
•Los últimos serán los primeros…
•La forma en que suceden las cosas

PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
Bogotá, enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
FONDO: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
SECCIÓN: SECRETARIA GENERAL
SUBSECCIÓN: GRUPO DE ASUNTOS JURÍDICOS
211.01 CONTRATOS
211.01.01 Contratos de Prestación de Servicios
Rafael González
No. de Expediente_________
Folios: __________
Fechas extremas: aaa/mm/dd a aaaa/mm/dd
Inicial Final
No. Carpeta________
No. De Caja________
Identificación

AGRUPACIONES DOCUMENTALES
FONDO
Totalidad de la documentación producida y recibida por una
institución o persona en el desarrollo de sus funciones o
actividades.
CLASES FONDO
FONDO ABIERTO Archivo Universidad Distrital
FONDO CERRADO Fondo Banco Central Hipotecario
Fondo Banco Cafetero
Fondo Banco del Estado
FONDO MIXTO Presidencia de la República
Ministerio de Hacienda
Ministerio del Trabajo y Seguridad Social

SECCIÓN
En la estructura archivística, unidad administrativa
productora de documentos.
SECCIÓN SUBSECCION
DIVISIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 1. Grupo de Talento Humano
2. Grupo de Tesorería y Pagaduría
3. Grupo de Contabilidad
4. Grupo de Presupuesto
5. Grupo de Servicios Generales
SECRETARÍA DE GOBIERNO 1. Inspecciones de Policía
2. Inspección de Pesas y Medidas
3. Inspección de Tránsito y Transportes
4. Comisaría de Familia
VICE-RECTORIA
ACADÉMICA
FACULTAD DE EDUCACIÓN 1. Programa de Idiomas
2. Programa de Ciencias Sociales
3. Programa de Educación Física
FACULTAD DE INGENIERÍA 1. Ingeniería de Minas
2. Ingeniería Metalúrgica
3. Ingeniería Ambiental
FACULTAD DE CIENCIAS DE LA
SALUD
1. Medicina
2. Enfermería

SERIE, SUBSERIE
Conjunto de unidades documentales de estructura y
contenido homogéneos, emanados de un mismo
órgano o sujeto productor como consecuencia del
ejercicio de sus funciones específicas.
SERIE SUBSERIES
ACTAS 1. Actas de Junta Directiva
2. Actas de Comisión de Personal
3. Actas de Comité de Archivo
CONTRATOS 1. Contratos de Arrendamiento
2. Contratos de Consultoría
3. Contratos de Compraventa
4. Contratos de Prestación de Servicios
PROYECTOS 1. Proyecto de Saneamiento Básico
2. Proyectos de Intercambio Cultural
3. Proyectos de Desarrollo Municipal

TIPO
DOCUMENTAL
TIPOS DOCUMENTALES
- Factura
- Resolución
- Acuerdo
- Circular
- Memorando
- Póliza
- Acta de Inicio
Unidad documental simple, que reúne todas las
características necesarias para ser considerada
como documento.

PROCESOS ARCHIVISTICOS
ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL
Proceso archivístico orientado a la clasificación, la ordenación y la
descripción de agrupaciones documentales de una institución.
1. IDENTIFICACIÓN DOCUMENTAL
2. CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
3. ORDENACIÓN DOCUMENTAL
4. DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL

5. Transferencias Documentales.

TRANSFERENCIA DOCUMENTAL. Las oficinas deberán
transferir al Archivo Central aquellas series y subseries
documentales que hayan cumplido el tiempo de retención
señalado en la TRD correspondiente. Deberán transferirse
los expedientes con sus tipos documentales ordenados -
respetando la secuencia de su producción.
NOS PERMITEN • Garantizar a los ciudadanos el acceso a
la información. • Evitar la producción y acumulación irracional
de documentos. • Asegurar y facilitar el control efectivo y
ordenado de la documentación. • Solucionar la acumulación
de documentos en las dependencias e instituciones
productoras. • Concentrar la información útil, ya sea para la
toma de decisiones administrativas o para el conocimiento
del desarrollo histórico institucional. • Guardar precaución al
archivar definitivamente la documentación, en las mejores
condiciones de conservación.

Transferencias Documentales
La transferencia documental, consiste en el traslado ordenado y clasificado
de los documentos que cumplen su tiempo de retención (estipulado en la
TVD), previo diligenciamiento del formato de inventario de documentos,
según calendario de transferencias previamente programado.
CLASIFICACIÓN Y
ORDENACIÓN POR
SERIES SEGÚN TRD
INVENTARIO
DOCUMENTAL UBICACIÓN FISICA
EN EL AC
TRANSFERENCIA

ARCHIVO DE GESTIÓN O DE OFICINA. Con la ejecución de
estas transferencias no sólo se descongestionan las oficinas
sino que se establecerá un vínculo más estrecho entre los
Archivos de Gestión y el Archivo Central. ARCHIVO
CENTRAL O INTERMEDIO A este archivo son transferidos los
documentos de los Archivos de Gestión cuya consulta no es
tan frecuente, es decir, cuando están en su segundo ciclo de
vida.
ARCHIVO HISTORICO O PERMANENTE Aquel que
transfiere la documentación del archivo central o del archivo
de gestión que por decisión del correspondiente comité de
archivos, debe conservarse permanentemente, dado el valor
que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura.

PREPARACIÓN FÍSICA DE LA DOCUMENTACIÓN- Limpieza
de la documentación • El espacio destinado para realizar esta
labor debe contar con buenas condiciones de ventilación,
iluminación e higiene. • Equipo para la limpieza documental:
aspiradora que se utilizará para la parte externa de los libros,
brochas de cerda suave para la parte interna de los libros, telas
de algodón, bayetilla. • El personal destinado a realizar la
limpieza documental debe disponer de todos los elementos de
protección personal (overol, gorra, mascarilla y guantes).
Eliminación del material metálico Debe realizarse con mucho
cuidado para evitar que se mezclen los documentos y se pueda
afectar la foliación y la descripción. Eliminar el material metálico:
clips, ganchos de cosedora, legajadores, entre otros. Sin
ocasionar deterioro físico a la documentación.

Para evitar que se separen las unidades documentales de los
expedientes se pueden utilizar elementos elaborados en
material plástico o con recubrimientos que eviten su oxidación.
Reemplazar las carpetas tradicionales por materiales
desacificados o de cartulina blanca.

IDENTIFICACIÓN DEL MATERIAL AFECTADO POR
BIODETERIORO: Si hay material afectado por agentes
biológicos como hongos y/o insectos, éstos deben separarse
de los documentos no contaminados, luego se identifica la
unidad de conservación con una marquilla de color rojo en un
lugar visible. Éste material deberá mantenerse bajo
condiciones ambientales adecuadas para su recuperación, el
personal especializado hará una desinfección del material
afectado antes de incorporar dichos documentos a su sitio de
depósito Con la aspiradora debe eliminarse el polvo de la
unidad de conservación (caja, carpeta, legajo) en su parte
externa.
REVISIÓN Y FOLIACIÓN La documentación deberá
numerarse consecutiva y cronológicamente al interior de la
misma.

Utilizar un lápiz de mina negra y blanda para numerar desde
uno (1) en adelante, en la esquina superior derecha de la
hoja, de manera legible y sin enmendaduras. La numeración
existente no debe corregirse y si se detecta algún error en ella
debe numerarse nuevamente, tachando la anterior.
UNIDADES DE CONSERVACIÓN Y DE
ALMACENAMIENTO. CARPETAS: Debe adaptarse al
volumen y tamaño de la documentación, garantizando la
adecuada protección de los bordes. En lo posible debe
mantenerse la unidad del expediente pero cuando este
sobrepase los doscientos folios, la separación deberá
hacerse respetando el contenido de los cuadernos o temas.
CAJAS Capacidad. Se recomienda introducir el número de
carpetas necesario de manera que no queden ni muy
ajustadas ni muy sueltas. Para que conserven la verticalidad
se recomienda el uso de fuelles de cartón.

AMARRE. Este proceso es importante para reforzar
estructuralmente las unidades de conservación a transferir y a
la vez facilitar su traslado. El procedimiento se realiza
mediante el empleo de una cinta de faya o hiladillo de 2,5 cm.
de ancho que abrace la unidad en sentido vertical y
horizontal, a modo de paquete, anudado hacia la parte
superior.
ENBALAGE. La cantidad de unidades de conservación a
empacar en cada caja de transferencia deberá ser moderada
para evitar el deterioro de la documentación. No olvidar que
no sólo el volumen ha de tenerse en cuenta sino también su
peso.

6. Tablas de Retención
Documental (TRD)

Herramientas de Control
Tablas de Retención Documental
Listado de SERIES con sus correspondientes TIPOS
DOCUMENTALES, a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del CICLO VITAL de los
documentos.

 Serie: Grupo de Documentos correspondientes a un mismo asunto,
generados en desarrollo de una función especifica por una oficina en
en marco de los objetivos y fines de la universidad Ejemplo: Contratos
Historias Laborales, Órdenes de pago, Proyectos de Inversión, Resoluciones, Decretos,
Decretos, Licencias de Funcionamiento, Constancias y Certificaciones, Actas, etc.
DEFINICIONES DE LA
TRD

Entidad Productora: Instituto Colombiano de Bienestar Familiar
Oficina productora: Oficina Jurídica
Formato de Tabla de Retención
A.G A.C C.T M S E
CÓDIGO SerieyTipos Documentales PROCEDIMIENTOS
RETENCIÓN DisposiciónFinal
210.01 2 20
210.01.01
CONTRATOS
PRESTACIÓN SERVICIOS
•Solicitud del servicio
•CDP
•Ofertas
•Documentos de existencia
•Contrato
•Actas (Inicio y Liquidación)
X X Microfilmar la
totalidad de la serie
y seleccionar un
contrato por cada
modalidad.
Ley 80/93.
210

IMPORTANCIA DE LAS
TRD
 Conservar solo los documentos requeridos para la
gestión.
 Racionalizar la producción documental.
 Regular las transferencias documentales.
 Facilitar el manejo de la información.
 Establecer un lenguaje archivístico y formular
criterios comunes en el manejo de los documentos.

 Con base en las TRD se reúnen los documentos que
conforman las Serie Documental.
 La ordenación de las Series y Subseries debe
hacerse en orden alfabético, los Tipos
Documentales se organizarán cronológica o
alfabéticamente.
 Los muebles donde se conservan los Archivos de
Gestión deben ser identificados alfabéticamente
acorde con las series establecidas para la oficina
ORGANIZACIÓN FÍSICA

IDENTIFICACIÓN DE
DOCUMENTOS
 Series: En mayúscula,
negrita y centrada.
 Subserie: En mayúscula
y al extremo superior
derecho.
SERIE
SUBSERIE

01
ACTAS de Consejo de Facultad 2012
ACTAS de Consejo de Facultad 2013
Informes de Gestión 2013
SECRETARÍA DE FACULTAD
ACTAS Consejo de Facultad
INFORMES
RESOLUCIONES
ACTAS
INFORMES
Informes de Gestión 2012
RESOLUCIONES
RESOLUCIONES 2012

Disposición Final de los Documentos
Conservación Total Eliminación de Documentos
Microfilmación o Digitalización Selección Documental
Tabla de Retención Documental

INSTRUMENTOS DE CONSULTA

OBJETIVOS DE LA ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL
PASADO FUTURO
FONDO DOCUMENTAL

7. Tablas de Valoración
Documental (TVD)

DEFINICIÓN: Una TVD. Es un formato en cual se
puede elaborar el listado de asuntos o series
documentales a los cuales se asigna el tiempo de
permanencia en el archivo central, de acuerdo con su
tipología documental, así como su disposición final.
Delimitación: En la TVD reflejan los tiempos de vigencia de los
documentos en cada archivo(Gestión, Central e Histórico), los
criterios para la disposición final de los documentos y las acciones
para la transferencia documental.
Identificación: De los valores primarios y secundarios de los
documentos para determinar su valor.
Disposición Final: posterior a su valoración se fijan los plazos de
transferencia, acceso, conservación total y eliminación de los
documentos.

MODELO DE TVD AGN

●ENTIDAD PRODUCTORA. Debe anotarse el nombre de la entidad o razón social de la entidad que
produjo los documentos.
●UNIDAD ADMINISTRATIVA. Debe registrarse el nombre de la dependencia que produjo la
●documentación en ejercicio de sus funciones.
●HOJA __ . Se numerará cada hoja de las TVD consecutivamente. DE___. Se registrará el total de hojas de
las TVD.
●CÓDIGO N°. Se registrará el código que identifica tanto a la oficina productora como el asunto o la serie.
●ASUNTO O SERIE. Debe anotarse el nombre de los asuntos o de las series tal y como aparece en el
inventario.
●RETENCIÓN. Debe registrarse el tiempo en años, que debe permanecer la documentación en la fase de
archivo< correspondiente.
●DISPOSICIÓN FINAL. Debe señalarse para cada asunto o serie la opción correspondiente de disposición
final según lo indique el resultado de la valoración, marcándola con una equis (X).
●CONSERVACIÓN TOTAL. Se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los
que tienen por disposición legal o los que por su contenidos informan sobre el origen, desarrollo,
estructura, procedimientos y políticas de la entidad productora, convirtiéndose en testimonio de su
actividad y trascendencia. Así mismo, son Patrimonio documental de la sociedad que los produce, utiliza y
conserva para la investigación, la ciencia y la cultura.
●ELIMINACIÓN. Proceso mediante el cual se destruyen los documentos que han perdido su valor
administrativo, legal o fiscal y que no tienen valor histórico y carecen de relevancia para la investigación, la
ciencia y la cultura.
●MICROFILMACIÓN. Técnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeñas imágenes en
película. En esta columna también se indican otros soportes electrónicos o magnéticos.

● SELECCIÓN. Proceso mediante el cual se determina la conservación parcial de la documentación por
medio de muestreo. Éste se entiende como la operación por la cual se conservan ciertos documentos
de carácter representativo o especial durante la selección con criterios alfabéticos, numéricos,
cronológicos, topográficos, temáticos, entre otros.
● PROCEDIMIENTOS. En esta columna deben consignarse los procesos aplicados en la modalidad de
muestreo, microfilmación y eliminación.
● FIRMAS DE APROBACIÓN. Debe firmar el Presidente y Secretario del Comité de Archivo de la
Entidad.
● FECHA. Debe registrarse la fecha en que se aprueban las TVD.
● DIGITALIZACIÓN. Técnica que permite escanear los documentos en papel y pasarlos a diferentes
tipos de formatos, para preservarlos en el tiempo, entre los formatos m{as utilizados se encuentran el
TIF, PDF y JPG.

8. Demás instrumentos
archivísticos.

• Programa de Gestión Documental
(PGD).
• Cuadro de Clasificación Documental
(CCD).
• Sistemas Integrado de
Conservación (SIC).
• Plan Institucional de Archivos
(PINAR).

GESTIÓN DOCUMENTAL
Conjunto de actividades administrativas y
técnicas…
…tendientes a la planificación, manejo y
organización de la documentación producida y
recibida por las entidades…
…desde su origen hasta su destino final con el
objeto de facilitar su utilización y conservación.

Ciclo Vital & Programa de Gestión Documental
Archivo
Histórico
Permanente
Archivo
Central
(Intermedio)
Archivo
de Gestión
(Activo)
3ra. FASE
2da. FASE
1ra. FASE
Producción,
Recepción,
Distribución,
Tramite,
Organización
Consulta y
Conservación
Disposición
Final

¿Para qué el Programa de Gestión Documental?
Mayor transparencia
=
Mayor productividad
Facilidad de Manejo
=
Mejor Servicio
Reducción de papel
=
Menor espacio
Menores
costos

PROCESO DE CONSULTA DE
DOCUMENTOS

Proceso de Consulta de Documentos
Acceso a un
documento o grupo de
documentos con el fin
de conocer la
información que
contienen.

Proceso de Consulta de Documentos

“Los archivos son instrumentos de control, se constituyen en centros
de información necesarios para el funcionamiento del Estado de
Derecho, fundamentales para el desarrollo de la Nación y forman
parte esencial de la memoria colectiva de un pueblo”

DOCUMENTOS QUE LA INTEGRAN (Circular
04 de 2003)
•Formato único de hoja de vida
•Hoja de vida con anexos
•Decreto o Resolución de nombramiento
•Acta de posesión
•Antecedentes Disciplinarios
•Fotocopia de pasado judicial
•Certificado de antecedentes fiscales
•Declaración de bienes y rentas
•Actuaciones administrativas
•(vacaciones, licencias, ascensos, investigaciones,
evaluación)
•Acto administrativo de aceptación de renuncia
OFICINA
DE PERSONAL

En esencia sirven para Organizar los Archivos de
Gestión, Realizar Transferencias Documentales y
para la Disposición Final de los documentos
Documentos
Semiactivos e
Inactivos
Documentos Activos
IMPORTANCIA

NO SE PUEDE TRABAJAR ASÍ

Patrimonio Cultural ? - Cultura de guardar todo ?

y se decide la organización…..

Cuadro de Clasificación
Documental (CCD).

Es un instrumento archivístico que se expresa en el listado de
todas las series y susbseries documentales con su
correspondiente codificación, conformado a lo largo de historia
institucional del Archivo General de la Nación. Este
instrumento permite la clasificación y descripción archivística
en la conformación de las agrupaciones documentales.

4

CUADRO DE CLASIFICACION DOCUMENTAL (CCD)

FORTALEZAS DEBILIDADES
 Cuenta con un Funcionario responsable del tema de
Archivo y Gestión documental.
 Cuenta con la oficina de Correspondencia aprobado.
 Cuenta con el CIGD.
 Normatividad Interna que regula la Gestión Documental
dentro de la Entidad.
 Conocimiento de las normatividad y políticas
nacionales de temas de Archivo y Gestión Documental.
 No cuenta con las Tablas de Retención documental
Aprobadas (TRD).
 No cuenta con un Cuadro de clasificación documental
(CCD).
 Falta de apropiación y aplicación de las Tablas de
Retención Documental por parte de las dependencias y
funcionarios de la entidad.
 No se cuenta con la infraestructura adecuada para
salvaguardar y custodiar la memoria institucional de la
administración.
 No se cuenta con los elementos necesarios
(Mobiliarios, cajas, carpetas etc.) que permitan garantizar
la aplicación de los procesos archivísticos en la Entidad.
 No se cuenta con un sistema de información, equipos
e infraestructura tecnológica adecuada que permita la
radicación, registro, digitalización, distribución,
clasificación, almacenamiento, consulta y conservación
de los documentos electrónicos generados por las
oficinas productoras (archivos de gestión), Archivos
Centrales e Históricos de la Entidad.
FORTALEZAS DEBILIDADES
 No se cuenta con una política de Gestión documental
que direccione las actuaciones de los procesos
Archivísticos y de gestión documental de la Entidad.
 Sistemas de información obsoletos. Equipos con baja
capacidad y velocidad.
 No hay sistemas de información que permitan
mantener protegida la información.
 Instalaciones físicas Inadecuadas.
 Falta de mobiliario, seguridad y custodia inadecuado
para las unidades de archivo.
 Seguridad de las instalaciones.
 Instalaciones contaminadas por ácaros y otros.
 No cuentan con inventario documental mediante el
formato de inventario dispuesto por la Ley de Archivos
(FUID).
 No cuentan con las Tablas de Valoración Documental
(TVD) aprobadas.
 No cuenta con un (PMA) Plan de Mejoramiento de
Archivos.

OPORTUNIDADES AMENAZAS
 Desarrollos tecnológicos e innovaciones en
sistemas de Información de Gestión Documental.
 Generación de herramientas (PGD, PINAR)
que permitan gestionar, administrar y apropiar una
correcta aplicación de la gestión Documental en la
Entidad.
 Aplicación y cumplimiento de las Políticas,
lineamientos y normatividad Nacional y Municipal de
Gestión Documental y Archivo.
 Capacitación de Personal.
 Procesos y procedimientos establecidos.
 Implementación de Sistemas de Información.
 Ampliación de la planta de personal.
 Actualización de los sistemas.
 Compra de equipos.
 Pérdida de expedientes, documentos, unidades de
archivo, alteración física o medio magnético de la
información.
 Demoras en tiempo de respuesta de las Peticiones,
Quejas y Reclamos así como certificaciones.
 Sanciones por incumplimiento de procesos judiciales y
administrativos.
 Desconocimiento en la Gestión Documental.
 Desinterés en la alta dirección del tema archivístico.
 Indiferencia en el tema de la Cultura Archivística.

a. MATRIZ DE RESPONSABILIDADES RACI
RESPONSABILIDADES
RESPONSABLE R
ADMINISTRADOR
(SUPERVISOR)
A
CONSULTAR C
INFORMAR I
INFORMACIÓN DEL PROYECTO
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA LA ENTIDAD ACUECAR
RESPONSABLES
1 Dirección Administrativa
2 Comité Institucional de Gestión y Desempeño CIGD
3 Oficina de Control Interno
4 Secretaría General
5 División Asesoría Jurídica
6 Secretaría General

Actividad ROLES / RESPÓNSABILIDADES
Id Actividad Actividad 1 2 3 4 5 6
1 Fase elaboración Diagnóstico.
Verificación del Cumplimiento de los
requisitos, Análisis de estrategias.
Formulación de la Política de Gestión
Documental.
Desarrollo y ejecución del PMA.
Validación Requisitos Normativos,
Económicos Administrativos y Gestión del
Cambio.
Construcción y aprobación del PGD.
R-A
A
A
A
A
A
C
R-A
R-A-I
R-A-I
R-A
R-A-I
C
A
A
A-I
A
A
C
C
C
C
C
C
C
C
C
C
C
C
C
C
C-I
C-I
C
C-I
2 Fase de ejecución y
puesta en marcha
Promoción y divulgación.
Sensibilización y capacitación.
Diseño de herramientas del Proceso de
Gestión Documental.
R-A-I
R-A-I
A
A-I
A-C
R-A
A-C
A-C
A-C
C-I
C-I
C-I
C
C-I
C-I
C-I
C-I
C-I
3 Fase de seguimiento Validación cumplimiento de metas y
objetivos del plan de trabajo del PGD.
Supervisar y evaluar el funcionamiento y
conformidad de los recursos y
aplicaciones para la gestión documental.
Evaluar la creación y organización de los
documentos teniendo en cuenta la
necesidad de la Entidad.
Realizar auditorías para verificar el
cumplimiento de la Política de Gestión
Documental.
Realizar control periódico con el objeto de
verificar los cambios o ajustes que
afecten la gestión documental.
R-A-C
R-A-C
R-A-C
C-I
R-A-C
R-A-C-I
R-A-C-I
R-A-C-I
A-C-I
R-A-C-I
A-C
A-C
A-C
R-A-CI
R-A-C-I
C
C
C
C
R-C-I
C
C
C
C
R-C-I
C-I
C-I
C-I
C-I
R-A-C-I
4 Fase de Mejora Elaborar un plan de mejora orientado a
reducir los riesgos identificados para la
gestión documental y prever acciones
relacionadas con los cambios
significativos.
R-A-C-I R-A-C-I R-C-I R-C-I R-C-I R-C-I

Plan ó
proyecto /
Corto
plazo
1 año
Mediano plazo 1 a 4 años Largo Plazo (4 años en adelante)
Tiempo
2022 2023 2024 2025 2026 2027 2028 2029 2030 2031
PGD
MIPG
PIC
Plan Anual
de
Adquisiciones
PETI,
PTRSPI, y
PSPI
SIC

HERRAMIENTA DE SEGUIMIENTO, CONTROL Y MEJORA
PLANES Y
PROYECTOS
ASOCIADOS
INDICADORES META
TRIMESTRAL
Medición
trimestral
Gráfico Observaciones
1 2 3 4
PGD Avance del
programa de
gestión
Documental
100%
MIPG Implementar
MIPG
100%
PIC Número de
funcionarios
capacitados
100%
Plan Anual de
Adquisiciones
Número de
compras
ejecutadas
100%
PETI,
PTRSPI, y
PSPI
Numero de
planes
elaborados
100%
SIC Implementar
SIC
100%
Plan Anual de
Adquisiciones
Número de
compras
ejecutadas
100%
PETI, PTRSPI,
y PSPI
Numero de
planes
elaborados
100%
SIC Implementar
SIC
100%

S.I.C. Sistema Integrado de Conservación

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