Las consultas

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Las consultas

Caso:
Fernando está sentado delante del ordenador, ha abierto la base de datos por la
tabla proveedores, necesita realizar una consulta para saber cuántos de ellos no
disponen de correo electrónico o al menos no está incluido en la tabla. Se le ha
ocurrido llamarlos para ver si consigue ese dato de ellos. Lo malo es que la tabla
contiene más de 500 proveedores de modo que necesitará crear una consulta
para no tener que ir fila a fila. Es cierto que podría utilizar un filtro, pero es mejor
que se quede guardado para luego actualizar esos registros, así que se ha decidido por crear
consultas.

¿Qué son las consultas? ¿Qué entendemos por consulta cuando hablamos de bases de
datos?

Las consultas son una solicitud de información a la base de datos. Los datos mostrados
pueden proceder de una única tabla o de varias. El resultado de la consulta es una "hoja" en
la que se encuentra la información extraída de las tablas. Pero la información no se guarda en
la hoja, sino que sigue estando almacenada en las tablas.

La consulta es un filtro avanzado, funciona prácticamente igual, lo único que los diferencia es que los filtros
sólo se pueden activar desde una tabla o desde un formulario.

Pulsa sobre la imagen para ampliar

Para buscar y recuperar tan sólo los datos que cumplen las condiciones especificadas, incluyendo datos de
varias tablas, podemos proceder a crear una consulta.

Como fácilmente puedes imaginar, trabajar con una tabla resulta algunas veces un poco tedioso, y lento,
sobre todo si piensas en tablas en las que puede existir un número muy elevado de registros. Utilizando una
consulta puedes realizar multitud de operaciones sobre los datos obtenidos, desde imprimirlos, actualizarlos,
crear una nueva tabla... También pueden utilizarse como el origen de registros para formularios e informes.

Ten en cuenta que los datos se almacenan en las tablas y no en las consultas por lo que las
modificaciones tendrán efecto sobre las tablas origen de la consulta.

Existen varios tipos de consultas:

1. De selección.

Es la más habitual y sencilla. Con este tipo de consulta podemos:

Obtener los datos de una o más tablas y mostrarlos en una hoja de datos en la que
poder actualizar los registros.

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Calcular datos a partir de los registros de la tabla:
Campos calculados (para cada registro) y
Campos resumen (para un conjunto de registros: total, sumas, promedios, etc.)
De acción.

Realiza operaciones con los datos de una tabla (eliminar, o actualizar una serie de registros, crear tablas con
los datos de otras, importar datos de tablas a otra).

3. Específicas SQL.

Son consultas que se definen directamente en SQL. Estas consultas no las estudiaremos, ya que
necesitaríamos conocer el lenguaje SQL, que no es objeto de este módulo.

Para saber más
Si quieres saber un poco más sobre las consultas en Access visita las siguientes páginas:
AulaClic. Curso de Access2003

Autoevaluación

¿Cómo se llaman las consultas en las que se pueden calcular datos a partir de los
registros de una tabla?

a) De acción.
b) De selección.
c) Específicas SQL.
d) Ninguna de las anteriores.

Bases de datos: consultas, formularios e informes

Crear una consulta

Lo primero que vamos a hacer es aprender a crear una consulta, para ello crearemos
una primera consulta sencilla, utilizando el asistente, sobre una tabla y de este modo
veremos lo fácil que resulta.

Sigamos estos pasos:

Desde la ventana Base de
datos, nos situamos en el objeto Consultas.

Al hacer clic en Nuevo de la barra de
herramientas, este botón abre la ventana Nueva
consulta, que permite seleccionar el asistente
necesario para crear la consulta deseada. Para
aprender a realizar consultas se puede escoger la opción Asistente para consultas sencillas y pulsar el botón
Aceptar. (Haz clic sobre las imágenes que siguen para verlas ampliadas y con claridad)

Pulsa sobre las imágenes para ampliar

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En el Cuadro Desplegable que te aparece debes seleccionar, en primer lugar, la Tabla/Consulta sobre la que
quieres realizar la consulta. Luego, en la ventana Campos Disponibles se van seleccionando los campos que
se quieran añadir:

haciendo clic sobre ">" para que pasen a formar parte de la consulta.
al pulsar ">>" se añadirán todos los campos,
mientras que pulsando "<" o "<<" se podrán eliminar uno o todos los campos de la consulta.

Si todos los campos seleccionados o todos menos uno son numéricos, nos aparecerá una ventana en la que
se nos pedirá si deseamos ver:

un listado con todos los registros que se encuentren
o queremos verlos resumidos por alguno de los campos que tengan igual valor.

Pulsa sobre las imágenes para ampliar

En la siguiente ventana se introduce el nombre o título de la consulta y lo que queremos realizar a continuación
con dicha consulta:

Abrir la consulta para ver información: Con esta opción se muestra la información solicitada por la
consulta.
Modificar el diseño de la consulta: Se abrirá la ventana Diseño de consulta, para poder modificar o
añadir opciones a la consulta.

La ventana de la consulta es de aspecto similar al de una tabla, se visualizan todos los registros pero sólo
aquellos campos indicados en su creación. Sobre los resultados se pueden realizar las mismas operaciones
que los registros contenidos en una tabla.

Aquí tienes un ejemplo del uso de la creación de consulta con el asistente.

Animación sobre la creación de una consulta con el asistente

Sabías que...
Todas las modificaciones que realices en los datos de una consulta, tendrán efecto en la tabla
correspondiente.


La vista diseño

Si has seguido los pasos que te hemos indicado en el apartado anterior, te habrás dado cuenta de que esa no
es la única forma que tenemos de crear una consulta, ¿verdad?


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También es posible crear una consulta sin utilizar el asistente, de esta forma hay que ir añadiendo las tablas
sobre la que irá la consulta. Así como añadir los campos a visualizar manualmente.

El primer paso, desde la ventana Base de datos,
es seleccionar Consultas. Si es la primera vez
que se va a abrir, este apartado aparecerá con
dos posibles opciones:

Crear una consulta en vista Diseño y
Crear una consulta utilizando el asistente.
(ya visto en el apartado previo)

Selecciona la opción Crear una consulta en vista
de diseño. Como la consulta todavía no tiene una
tabla o tablas asignadas, de forma automática, al
pulsar el botón Aceptar, aparece la ventana
Mostrar tabla, que en la solapa tablas, muestra
todas las tablas de la base de datos. Si, por
ejemplo, se quiere obtener una lista con los libros
cuyo autor es anónimo, la tabla que se ha de
seleccionar es Libros. A continuación se hace clic
en el botón Agregar. Para salir de este cuadro
pulsa el botón Cerrar.

A continuación aparecerá la Vista Diseño de la consulta, es la ventana principal sobre la que se trabajará a la
hora de realizar o modificar consultas. La ventana se divide en una serie de partes:


La parte superior de la ventana, que muestralastablas que forman parte de la consulta con sus
relaciones, si es que éstas existen.
Una parte inferior que contiene una cuadrícula que permite seleccionar los campos de las tablas que
intervienen en la consulta, así como las restricciones o cálculos que se realizan en la consulta. Esta
parte se denomina cuadrícula QBE (Query By Example, es decir, Consulta mediante ejemplo, para
indicar que lo que hacemos es decir lo que queremos obtener, y no cómo obtenerlo)
Cada columna de la cuadrícula QBE corresponde a un campo.
Cada fila tiene un propósito que detallamos
brevemente:
Campo: aquí ponemos el campo a utilizar que en
la mayoría de los casos será el campo a
visualizar, puede ser el nombre de un campo de
la tabla y también puede ser un campo
calculado.
Tabla: nombre de la tabla de la que sacamos el
campo. Esto será útil cuando definamos
consultas basadas en varias tablas.
Orden: sirve para ordenar las filas del resultado.
Mostrar: si la casilla de verificación aparece desactivada la columna no aparecerá en el
resultado, se suele desactivar cuando queremos utilizar el campo para definir la consulta
pero no queremos que aparezca en el resultado. Por ejemplo si queremos que la consulta
nos saque todos los libros de Santillana, necesitamos el campo Editorial para seleccionar
los libros pero no queremos que aparezca la editorial en el resultado ya que todos son de

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la misma.
Criterios: sirve para especificar un criterio de búsqueda. Un criterio de búsqueda es una
condición que deben cumplir los registros que aparecerán en el resultado de la consulta.
Por lo tanto está formado por una condición o varias condiciones unidas por los
operadores Y (AND) y O (OR).
O: esta fila y las siguientes se utilizan para combinar condiciones.

Autoevaluación

¿Cuál de las siguientes filas no aparece en la cuadrícula QBE de diseño?

a) Mostrar.
b) Criterios.
c) O
d) Y


Añadir campos

¿Cómo podemos añadir los campos a la cuadrícula QBE?

Existen varias formas de hacerlo:

Hacer doble clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona de tablas,
éste se colocará en la primera columna libre de la cuadrícula.
Hacer clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona de tablas y sin
soltar el botón del ratón arrastrar el campo sobre la cuadrícula, soltar el botón
cuando estemos sobre la columna delante de la cual queremos dejar el campo que estamos añadiendo.
Hacer clic sobre la fila Campo: de una columna vacía de la rejilla, aparecerá a la derecha la flecha para
desplegar la lista de todos los campos de todas las tablas que aparecen en la zona de tablas. Si
tenemos muchos campos y varias tablas podemos reducir la lista seleccionando primero una tabla en la
fila Tabla:,así en la lista desplegable sólo aparecerán campos de la tabla seleccionada.
También podemos teclear directamente el nombre del campo en la fila Campo: de una columna vacía
de la cuadrícula.
Si queremos que todos los campos de la tabla aparezcan en el resultado de la consulta podemos
utilizar el asterisco * (sinónimo de 'todos los campos').


Eliminar campos

También nos puede interesar eliminar campos de la cuadrícula. ¿Cómo procedemos?

Para eliminar un campo selecciona el campo en la rejilla inferior y pulsa <Supr>
Paraeliminar una tabla se selecciona ésta en la parte superior de la ventana y se
pulsa <Supr>.

Si se quiere añadir una nueva tabla, mediante el botón Mostrar tabla se

vuelve a mostrar la ventana de Añadir tabla.

Si quieres visualizar los datos pulsa sobre el botón Vista . Como ya habrás visto existen dos

tipos de presentaciones:
la Vista Diseño, donde se especifica la estructura de la consulta,
la vista Hoja de datos donde se muestran los resultados.

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Para pasar de Hoja de datos a Vista Diseño pulsa sobre el botón . ¿Reconoces este botón?

Aquí tienes un ejemplo del uso de la creación de consultas con la vista diseño.

Animación sobre el uso de la creación de consultas con vista diseño

Autoevaluación

¿Cuáles de las siguientes formas se utilizan para añadir campos a la cuadrícula?

a) Hacer un clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona de
tablas y sin soltar el botón del ratón arrastrar el campo sobre la
cuadrícula.
b) Hacer clic sobre la fila Campo: de una columna vacía de la rejilla
Criterios.
c) Hacer doble clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona
de tablas.
d) Teclear directamente el nombre del campo en la fila Campo.


Establecer criterios (I)

Hemos visto en el apartado Vista Diseño, que en una de las filas de la ventana
aparece Criterios: En esa fila debe ir la condición que debe
cumplir el campo para que el registro se muestre como
respuesta a la consulta.

Cuando se ejecuta la consulta, Access analiza la expresión o expresiones de la casilla
Criterios: y O: Dentro de los campos se buscan todos los valores que coincidan con el
criterio establecido.

Esos criterios pueden introducirse en uno o más campos de una consulta. O
incluso podemos introducir varios criterios en un mismo campo.

Dentro de la casilla Criterios: lo que se escribe es una expresión, que puede ser:

de texto,
numérica
o numérica con operadores.

Si no se incluye ningún operador (texto o número) el programa interpreta que hay un
operador "=", y obtendremos como resultado aquellos registros que coincidan exactamente
con la palabra o número escrito en Criterios: Por ejemplo, en la base biblioteca, si queremos
buscar en la tabla Libros, aquellos cuya Editorial sea "Santillana", sería suficiente con poner
en la fila Criterios: la palabra "Santillana". Access interpretaría que lo que buscamos es
Editorial = "Santillana".

Debes tener en cuenta que:

Si en la fila de criterios se introducen varias condiciones para varios campos, deben cumplirse todas
ellas simultáneamente.
La forma de incorporar un criterio depende del tipo de datos del campo.
El caso de los textos, el criterio puedes introducirlo entre comillas. Si no lo haces, el propio Access se
encargará de ello. Así que no te asustes si aparecen unas comillas que tú no has escrito.
Por el contrario, los números se introducen tal cual, sin ningún símbolo adicional (sólo la coma como
separador decimal).

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Las fechas se incorporan entre # (almohadillas)
Los campos lógicos según el formato elegido, por ejemplo con Sí y No.

Para saber más
Aprende más sobre expresiones en Access:
Office OnLine
Crear una expresión

Autoevaluación

Señala cual de las expresiones es la correcta si queremos mostrar los clientes de Jaén.

a) En la fila Criterios, sobre la columna Provincia ponemos "Jaén".
b) En la fila Criterios, sobre la columna Provincia ponemos #Jaén.
c) En la fila Criterios, sobre la columna Provincia ponemos Jaén=Sí.
d) En la fila Criterios, sobre cualquier columna de la tabla ponemos Jaén.


Establecer criterios (II)

¿No piensas que con lo que hemos visto hasta ahora, los criterios que podemos
establecer se quedan un poco "pobres"?

Si utilizamos los operadores, además de palabras, se pueden imponer otro tipo de
condiciones a las búsquedas dentro de los registros.

Operador Descripción Operador Descripción
> Mayor que >= Mayor o igual que
< Menor que <= Menor o igual que
= Igual <> Distinto de

Operadores de comparación: Te ayudarán a la hora de simplificar los criterios de búsqueda. Los
operadores de comparación permiten cotejar un valor determinado, para así obtener los registros que
pasen este filtro. Se utilizan frecuentemente con datos numéricos.

Rangos de valores: Entre ... Y: determina si el valor de una expresión está comprendida en un intervalo
de caracteres. Se puede usar con números, textos y fechas, siempre y cuando ambos valores sean del
mismo tipo.

Ejemplo: Si en una tabla tenemos el sueldo de los empleados y nos gustaría saber cuáles son aquellos cuyo
sueldo está entre 600 y 1000 euros, bastaría con poner en la fila Criterios: Entre 600 y 1000.

Lista de valores: En (valor1; valor2; ...): Determina si el valor de la expresión está incluido entre los
valores de la lista.

Ejemplo: Para seleccionar los libros de tres editoriales, en el campo Editorial, en la fila Criterio se pondría: En
("Espasa", "Planeta", "Alianza" ).

Varios criterios en diferentes campos, criterio Y: Cuando se escriben varios criterios en el mismo
renglón, Access buscará un registro que cumpla todos los criterios a la
vez. El criterio Y también se puede utilizar en un mismo campo,

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normalmente junto con operadores de comparación: > 20 Y < 30
En el mismo campo, criterio O: Cuando ponemos un criterio en la casilla
Criterio:, otro en la casilla O, y si se quieren más criterios en las filas de
debajo, Access buscará un registro que cumpla al menos una de las
condiciones o criterios. Se puede utilizar para un mismo campo o para
distintos campos.
Usando comodines: Son útiles sobre todo en los campos de tipo texto. Existen dos: El * y la ?
El * sustituye a un grupo indeterminado de caracteres
La ? sustituye a un sólo carácter.

Ejemplo: si queremos buscar aquellos clientes cuyo apellido comienza por R, podemos poner en criterio Como
R*, si lo que ocurre es que no sabemos si el apellido que buscamos es Jiménez o Giménez, podemos poner
Como ?imenez.

Al utilizar estos comodines no es necesario poner la palabra Como, ya que Access la
añadirá automáticamente.

Seleccionar registros con datos o sin datos: A veces nos interesará utilizar como criterio el hecho de
que el campo esté o no vacío, para ello utilizaremos la expresión Es Nulo o Es Negado Nulo.

Ejemplo: supongamos que queremos encontrar a todos los clientes de los cuales desconocemos su teléfono.
Para encontrarlos sería suficiente poner en el campo Teléfono, en la fila Criterio, Es Nulo. Si por el contrario
queremos localizar a los clientes que sí tenemos guardado su teléfono, pondríamos Es Negado Nulo.

Fecha actual: Se pueden seleccionar los registros que tengan la fecha actual. En criterios se escribe
Fecha( ).
Concatenar texto: El operador & sirve para unir texto.

Ejemplo: Si tenemos dos campos, en uno el nombre y en otro los apellidos y nos interesa unirlos en un único
campo, ponemos: [Nombre]&" "&[Apellidos]

Aquí tienes un ejemplo de consulta con criterios.

Animación sobre la consulta con con criterios

Autoevaluación

Para seleccionar los clientes que tienen Código Postal, en la fila de criterios
correspondiente a la columna del campo Código Postal escribimos:

a) Es Nulo.
b) = 0.
c) Es Vacío.
d) Es Negado Nulo.


Definir campos calculados

Sería interesante tener en una tabla los datos de por ejemplo un producto
(su descripción, precio, etc.) y poder obtener otro campo a partir de él,
como puede ser el precio más IVA, pero de manera que salga
automáticamente, ¿no te parece?.

En Access se puede hacer utilizando los campos calculados.

Un campo calculado es el resultado de una operación con uno o más
campos de las tablas. Por ejemplo, podemos combinar los campos Nombre,
Primer apellido y Segundo apellido y definir un campo calculado como:

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Apellidos y Nombre = Primer Apellido + " " + Segundo Apellido + "; " + Nombre

Otro ejemplo, sería crear un campo en el que se calcule el importe de un artículo, quedaría así:

Importe = precio unidad x cantidad

Pero ¿cómo se escriben estas expresiones en Access?

Veamos los pasos para crear un campo calculado:

1. Se selecciona una columna en blanco, se escribe el nombre del nuevo campo seguido de dos puntos.
2. A continuación de los dos puntos se escribe la operación, cuando se hace referencia a un campo éste
debe ir entre corchetes ([ ]).

El ejemplo anterior quedaría:

Importe: [precio unidad] *[cantidad]

Aquí tienes un ejemplo de consulta con campos calculados.

Animación sobre la creación de una consulta con el asistente

Para saber más
Aprende más sobre campos calculados en Access:
Tutorial Access: Crear campos calculados
LECCION 29ª. Campos Calculados

Autoevaluación

Si necesito crear un campo calculado llamado Precio_Nuevo que sea el resultado de
sumarle al campo Precio la cantidad de 15 euros, tendría que poner en una columna en
blanco:

a) Precio_Nuevo= Precio + 15.
b) Precio_Nuevo:= Precio + 15.
c) Precio_Nuevo: [Precio] + 15.
d) Precio_Nuevo= [Precio + 15].


Encabezados de columnas y cambio en el orden de los campos

Normalmente aparece en el encabezado de la columna el nombre de la
columna, si queremos cambiar ese encabezado lo indicamos en la fila
Campo:escribiéndolo delante del nombre del campo y seguido de dos puntos
( : ).

Se suele utilizar sobre todo para los campos calculados.

Ejemplo: Si nuestro campo se llama CP, pero nos interesa cambiarlo por uno
más largo, podríamos hacerlo de la siguiente forma:

Código Postal: [CP]

En este ejemplo obtenemos lo mismo que si le hubiéramos cambiado la
propiedad Título al campo en la tabla original.

Si lo que queremos es cambiar el orden de los campos podemos:

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mover una columna (o varias) arrastrándola
o bien, cortando y pegando.
Para mover una columna arrastrándola:

Posicionar el cursor sobre el extremo superior de la columna y cuando aparece la flecha hacer clic, la

columna aparecerá resaltada (lo que significará que está seleccionada).

Mover un poco el cursor hasta que aparezca la flecha . Pulsar el botón del ratón y sin soltarlo arrastrar

la columna hasta la posición deseada.

Para mover una columna cortándola:

Posicionar el cursor sobre el extremo superior de la columna y cuando aparece la flecha hacer clic, la

columna aparecerá resaltada (lo que significará que está seleccionada).

Hacer clic sobre el icono (o elegir la opción Cortar del menú Edición, o bien teclear Ctrl+X),

desaparecerá la columna. A continuación crear una columna en blanco en el lugar donde queremos mover la
columna que hemos cortado con la opción Columnas del menú Insertar.

Seleccionar esa columna y hacer clic sobre el icono

Guardar la consulta

Es aconsejable que se prueben varias veces las consultas para asegurar que
estamos obteniendo el resultado deseado.

Una vez que se comprueba que la consulta hace lo que nosotros queremos, hay
que pensar en guardarla o no. Todo depende de la frecuencia con la que se vaya
a usar. Si se va a usar más veces sería conveniente guardarla para no tener que
rediseñarla.

Podemos Guardar la consulta:

Haciendo clic sobre el botón de la barra de herramientas,

o bien, seleccionando la opción Guardar del menú Archivo.
Si es la primera vez que guardamos la consulta aparecerá el cuadro de diálogo para darle un
nombre. Se puede poner cualquier nombre excepto el de una tabla ya creada. A continuación
hacer clic sobre el botón Aceptar.

Para cerrar la consulta hacer clic sobre su botón .


Ejecutar la consulta y modificar su diseño

Podemos ejecutar una consulta desde la ventana Diseño de consulta o bien desde
la ventana Base de datos.

Desde la ventana Base de datos:

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Primero seleccionar la consulta a ejecutar haciendo clic sobre ella.

A continuación hacer clic sobre el botón Abrir de la ventana de la

base de datos.
Desde la vista diseño de la consulta:

Haciendo clic sobre el botón de la barra de herramientas.

Cuando la consulta es de selección para visualizar el resultado también

podemos hacer clic sobre el botón (Vista Hoja de Datos)

¡Ojo! si modificamos algún dato de los que aparecen en la consulta
estaremos modificando el dato en la tabla (excepto algunas consultas que
no permiten esas modificaciones).

Si lo que queremos es modificar el diseño de una consulta:

Situarse en la ventana Base de datos, en el objeto Consultas,
Seleccionar la tabla a modificar haciendo clic sobre ella.

Hacer clic sobre el botón .

Autoevaluación

Relaciona cada botón con su nombre:

a) Selecciona... Vista
Diseño Vista Hoja de
Datos Ejecutar Mostrar
tabla
b) Selecciona... Vista
tabla
c) Selecciona... Vista
tabla
d) Selecciona... Vista
tabla


Ordenar las filas

Ordenar las filas del resultado de la consulta te resultará muy
fácil, sólo tienes que hacer clic sobre la fila Orden: del campo
por el cual queremos ordenar las filas, también podemos elegir

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el tipo de ordenación haciendo clic sobre la flecha.

La ordenación puede ser:

Ascendente, en este caso se
ordenarán de menor a mayor si
el campo es numérico, por
orden alfabético si el campo es
de tipo texto, de anterior a
posterior si es de tipo fecha/hora, etc.
Descendente, en orden inverso.

La ordenación puede realizarse por varios campos, es suficiente con hacer clic en la fila Orden: de cada
uno de los campos por los que se desea ordenar.

Aquí tienes un ejemplo de ordenación.

Animación sobre la ordenación de filas

Sabías que...
Ten en cuenta que la ordenación será de izquierda a derecha, es decir, primero comenzará
a ordenar por la primera columna que encuentra a la izquierda, a continuación por la
segunda y así sucesivamente.
El tipo de ordenación de cada columna es independiente de las demás, por ejemplo
podemos elegir una ordenación ascendente para la primera columna y una descendente
para la segunda columna.


Seleccionar filas

Para seleccionar filas tenemos que indicar un criterio de
búsqueda o condición que deben cumplir todas las filas que
aparezcan en el resultado. Esta condición estará basada en
un campo de la tabla.

Por ejemplo, para seleccionar los libros de la editorial Planeta
tendríamos que escribir la siguiente condición Editorial =
"Planeta". Para escribir esta condición en la cuadrícula
tenemos que tener en una de las columnas de la cuadrícula el
campo Editorial y en esa columna ponemos en la fila Criterios:
el resto de la condición, es decir, = "Planeta".

Cuando utilizamos la condición de igualdad no es
necesario poner el signo =, porque Access asume por defecto que éste será el operador.
Tampoco es necesario poner las comillas, también las añadirá por defecto. Access cuando
encuentra texto en la fila Criterios: lo encierra entre comillas.
Si lo que queremos es comparar dos campos entre sí, tenemos que encerrar el nombre del
campo entre corchetes ([ ]). Por ejemplo, si queremos escoger en una tabla de Productos,
aquellos cuyo precio coincida con el coste, tendremos que poner el nombre del campo entre
corchetes (precio = [coste]) ya que si no, lo que haría sería buscar en la fila la palabra "coste", lo
interpretaría como precio= "coste".
Para indicar varias condiciones empleamos los operadores vistos anteriormente Y y O.

Recordemos que:

En un criterio de búsqueda en la que las condiciones están unidas por el operador Y, para que el
registro aparezca se deben cumplir todas las condiciones.
En un criterio de búsqueda en la que las condiciones están unidas por el operador O, el registro
aparecerá en el resultado de la consulta si se cumple al menos una de las condiciones.

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Todas las condiciones establecidas en la misma fila de la cuadrícula quedan unidas por el
operador Y.
Si queremos que las condiciones de distintos campos queden unidas por el operador O tenemos
que colocarlas en filas distintas.

Sabías que...
Es importante que sepas que Access no distingue entre mayúsculas y minúsculas cuando
realiza las búsquedas, pero si tiene en cuenta las tildes, es decir, es lo mismo buscar
"Carlos" que "carlos", pero no es lo mismo "Cádiz" que "Cadiz".

Autoevaluación

De las siguientes afirmaciones, ¿cuál es incorrecta?

a) Cuando utilizamos la condición de igualdad no es necesario poner
el signo =.
b) Si lo que queremos es comparar dos campos entre sí, tenemos
que encerrar el nombre del campo entre corchetes ([ ]).
c) Todas las condiciones establecidas en la misma fila de la
cuadrícula quedan unidas por el operador O.
d) Si queremos que las condiciones de distintos campos queden
unidas por el operador O tenemos que colocarlas en filas distintas.


Consultas con parámetros

Es frecuente que necesitemos realizar una consulta en la que se permita
pedir un dato antes de ejecutarla y realice la búsqueda en función de ese
dato solicitado. A este forma de crear las consultas se le llama consulta
parametrizada.

Supongamos que queremos crear una consulta para buscar datos según la
Editorial, para consultar cada una de las editoriales necesitaríamos realizar
una consulta por cada una de las editoriales que haya en la tabla. La
solución es parametrizar la consulta de modo que cuando se vaya a
ejecutar, nos pida sobre qué editorial queremos obtener los resultados.

¿Cómo se crean estas consultas? El procedimiento es muy parecido a lo
que hemos estado viendo hasta ahora:

Se selecciona la tabla, los campos y los criterios como si de una consulta normal se tratara.
Después nos vamos al menú Consulta ( Parámetros.
Se abrirá una ventana:

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Se crean los parámetros o argumentos deseados, cada parámetro tiene un nombre y un tipo de
datos. El nombre no puede ser igual al nombre de un campo de la tabla y el tipo de datos debe
corresponder con el tipo de datos del campo por el que se va a buscar.
En el campo por el que se va a buscar hay que añadir el criterio. El criterio será el nombre del
parámetro entre corchetes, en nuestro ejemplo sería poner "[La editorial es:]".

Cuando se ejecute la consulta aparecerá una venta que pide el valor del parámetro.

Aquí tienes un ejemplo de consulta con parámetros.

Animación sobre la consulta con parámetros

Autoevaluación

De las siguientes afirmaciones, ¿cuáles son incorrectas?

a) Para crear una consulta con parámetros hay que ir a Consulta y
luego Parámetros.
b) Cada parámetro tiene un nombre.
c) El nombre del parámetro puede ser igual al nombre de un campo
de la tabla.
d) El criterio debe ser el nombre del parámetro entre corchetes.


Las consultas de resumen

Caso:
Fernando está trabajando con una tabla en la que aparecen los distintos
productos con los que se trabaja en la empresa. Ahora necesitaría saber la
cantidad que hay de cada producto. Para ello va a crear una consulta de
resumen, a partir de ella podrá obtener los totales, sumar esas cantidades,
obtener la media, etc. ¡Le está resultando muy útil!

Si queremos un resumen de las filas de una tabla,
podemos definirlo en Access, es lo que conocemos como
consultas de resumen.

Las filas que obtenemos son de naturaleza distinta a las
filas de las demás tablas resultantes de otros tipos de
consultas ya que corresponden a agrupaciones de varias
filas de la tabla origen.

Con este tipo de consulta no se pueden modificar los datos de la tabla de la que proceden como ocurre
con otro tipo de consultas.

Una consulta de resumen se puede definir de dos formas:

activando la opción Totales del menú Ver,

haciendo clic sobre el icono de la barra de herramientas.

En cualquiera de los dos casos se añade una fila a la cuadrícula QBE, la fila
Total:. Todas las columnas que incluyamos en la cuadrícula deberán tener un

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valor en esa fila, ese valor le indicará a Access qué hacer con
los valores contenidos en el campo escrito en la fila Campo:. Los
valores que podemos indicar en la fila Total: son los que
aparecen al desplegar la lista asociada a la celda.

Cuando realizamos resúmenes, puede que nos interese realizar algún cálculo con los datos, para ello
tenemos las llamadas funciones de agregado.

Las funciones de agregado: funciones que nos permiten
obtener un resultado basado en los valores contenidos en
una columna de una tabla, sólo pueden utilizarse en una
consulta de resumen ya que obtienen un "resumen" de los
valores contenidos en las filas de la tabla. Se pueden
escribir directamente en la fila Campo: o seleccionando en
la fila Total: la opción correspondiente. Las opciones a elegir
son:
Suma: Calcula la suma de los valores
indicados en el campo. Los datos a sumar
deben ser de tipo numérico.
Promedio: Calcula la media aritmética de los valores contenidos en el campo, se
aplica a datos numéricos.
DesvEst: Calcula la desviación estándar de los valores contenidos en la columna
indicada en el argumento. Si el número de filas sobre las que actúa es menor de
dos, el resultado es nulo.
Var: Calcula la varianza de los valores contenidos en la columna indicada en el
argumento. Si el número de filas sobre las que actúa es menor de dos, el resultado
es nulo.

Sabías que...
El valor nulo no equivale al valor 0, las funciones de resumen no consideran los valores
nulos mientras que sí consideran el 0 como valor, por lo que el promedio y la desviación
estándar no darán el mismo resultado con valores nulos que con ceros.

Min y Max: Determinan los valores menores y mayores
respectivamente de la columna. Los tipos de datos con los que
se utilizan serán de tipo numérico, texto o fecha.
Primero y Último: Se utilizan para obtener el primer y el último
registro del grupo sobre el que se realizan los cálculos. El orden
lo determina el orden cronológico en el que se escribieron los
registros.
Cuenta: Cuenta el número de valores que hay en la columna, los datos pueden ser
de cualquier tipo y esta función siempre devuelve un número entero. Los valores
nulos en la columna no se cuentan, si el valor está repetido lo cuenta tantas veces
como aparezca.

Sabías que:
Si lo que quieres es contar el número de filas o registros que hay puedes utilizar la función
Cuenta(*), ésta devolverá el número de filas contando también los valores nulos.

Autoevaluación

De las siguientes afirmaciones, ¿cuáles son incorrectas?

a)
El icono sirve para añadir la fila Total: a la consulta.

b) Una consulta de resumen nos permite ver las filas de una tabla y al
final una línea de totales.
c) Si modificamos uno de los datos, resultado de una consulta
resumen, este dato también se modificará en la tabla origen.

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d) Cuando se calcula el promedio de una columna, los valores nulos
cuentan como el valor cero.


Las consultas de resumen (II). Agrupar registros

Hasta ahora hemos estado utilizando todas las filas de la tabla y obteniendo un único resultado.

La opción Agrupar por permite definir columnas de agrupación, con esto se consigue grupos con todos
los registros que tienen el mismo valor en la columna de agrupación y cada uno de estos grupos genera
una fila de resultado de la consulta. Todos los cálculos que definamos se realizan sobre cada uno de los
grupos. Podemos así obtener subtotales.

¿Sobre qué campos podemos agrupar? Sobre todos excepto los de tipo MEMO u OLE. Se pueden
agrupar por varias columnas si así nos interesa.

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Expresiones: Otra opción que se puede realizar con este tipo de consultas es crear expresiones,
poniendo en la fila Campo: una expresión en vez de un nombre de columna. Esto tiene ciertas
limitaciones como que sólo puede contener operandos que:

sean funciones de agregado,
valores fijos
o nombres de columna que aparezcan en la opción Agrupar por.

Aquí tienes un ejemplo de consulta de resumen.

Animación sobre la consulta de resumen

Para saber más
Aquí tienes un ejemplo de una consulta de resumen:
Cálculos sobre las tablas

Autoevaluación

En las consultas de resumen, si agrupamos por dos columnas...

a) Obtendremos dos filas de resultados.
b) Obtendremos un nº de filas según los valores contenidos en las
dos columnas.
c) No se puede hacer, nunca se puede agrupar por dos columnas.
d) Obtenemos un único valor.


Las consultas de acción

Se puede decir que, de modo general, en Access
existen dos tipos de consultas:

Las de selección, ya que seleccionan un
conjunto de registros de una o varias tablas,
para mostrártelos.
Las de acción, más dinámicas, permiten
modificar los datos de tablas ya existentes de
forma automática, así como crear tablas
nuevas a partir de otras de tu base de datos.

De este modo tienes todos los flancos cubiertos, es
decir, dispones de:

consultas que sólo filtran y te muestran los registros que buscas en un momento determinado,
y por otro lado, puedes utilizar otro tipo de consultas que realizan unas acciones determinadas
para automatizar tareas, y para facilitarte y agilizarte el trabajo en Access.

No obstante, debes tener en cuenta que éstas últimas, aunque muy útiles, pueden llegar a
ser peligrosas si las utilizas de modo incorrecto o las tomas a la ligera. Recuerda que
actúan directamente sobre los datos de la base de datos modificándolos e incluso
eliminándolos. De modo que mal utilizadas, pueden llevarte a perder, sin remisión,
información valiosa de tus tablas.

Y lo peor, lo harán tan automáticamente que no te habrás dado ni cuenta de lo que ha pasado.

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Pero, no temas, para que esto no ocurra y trabajes con conocimiento de causa, vamos a mostrarte
todos los entresijos de este tipo de consultas.

Existen cuatro tipos de consultas:

de creación de tablas,
de datos anexados,
de eliminación
y consultas de actualización.

A continuación vas a aprender a diseñarlas.


Las consultas de acción (I). De creación de tabla

Tal y como veíamos antes, este tipo de consultas permite crear una
tabla nueva a partir de los datos de otra u otras tablas o consultas.
Esto puede resultar interesante para:

realizar copias de seguridad,
almacenar registros antiguos o
para la creación de tablas que serán exportadas hacia otras
aplicaciones o que necesitamos enviar a alguien.

Son consultas que almacenan en una nueva tabla el resultado de una
consulta de selección.

Los pasos para su creación son los siguientes:

Abrimos una nueva consulta en Vista Diseño.
Añadimos la tabla/s de donde vamos a sacar los datos a
grabar en la nueva tabla.
Diseñamos la consulta como una consulta de selección
normal de tal forma que en el resultado de esa consulta
aparezcan exactamente los registros que queremos
guardar.

Desplegamos el menú Consulta y elegimos la opción Consulta

de creación de tabla... o bien desplegamos el botón

de la barra de herramientas y elegimos la opción Consulta de
creación de tabla...

Aparece el cuadro Crear tabla:. Debemos especificar el nombre que tendrá la nueva tabla y elegir
si la queremos crear en la base de datos de la cual estamos extrayendo información o en otra
base distinta a la que está abierta, en este último caso debemos buscar dicha base.

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La ventana de diseño es la misma que la que aparece en las consultas de selección, la única diferencia
es que en la barra de título después del nombre de la consulta pone Consulta de creación de tabla.

Podemos ver cómo quedaría si nos vamos a Vista hoja de datos y si corresponde con lo que queríamos
será suficiente con ejecutar la consulta. Al hacerlo nos avisa de su creación y de si ya existe una tabla
con ese nombre.

Los campos de la nueva tabla se llamarán como el encabezado de los campos de la consulta y
heredarán el tipo de datos de los campos de origen, pero no heredarán propiedades como clave
principal, índices, etc.

Aquí tienes un ejemplo de consulta de acción: Creación de tablas.

Animación sobre la consulta de acción: creación de tablas

Para saber más
Aquí tienes un Resumen multimedia de la creación de consultas de creación de
tablas:
Las consultas de acción: Creación de tablas

Autoevaluación

De las siguientes afirmaciones sobre las consultas de creación de tablas, ¿cuáles
son correctas?

a) Almacenan en una nueva tabla el resultado de una consulta de
selección.
b) La ventana de diseño es distinta a la que aparece en las consultas
de selección.
c) No heredan la propiedad clave principal.
d) Heredan el tipo de datos de los campos de origen.


Las consultas de acción (II). De actualización

Este tipo de consultas permite modificar automáticamente los
datos almacenados en las tablas. Esto es, sustituir el contenido
de uno o varios campos por un nuevo valor, en aquellos registros
que cumplan unos determinados criterios.

Se pueden modificar a la vez todos los registros de la tabla o
sólo los que cumplan una determinada condición.

Para crear este tipo de consultas:

Abrimos una nueva consulta en vista diseño.
Añadimos la tabla que queremos actualizar.
Desplegamos el menú Consulta y elegimos la opción Consulta de actualización o bien

desplegamos el botón de la barra de herramientas y elegimos la opción Consulta de

actualización.

Aparece la cuadrícula QBE cambiada de aspecto, ya que han

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desaparecido las filas Orden: y Mostrar: pues no tienen
sentido aquí y en su lugar aparece la fila Actualizar a:.

El origen de la consulta puede ser una tabla, una consulta o
una combinación de tablas.

En la cuadrícula QBE sólo pondremos el o los campos que
intervienen en los criterios de búsqueda y los campos que se
quieren actualizar.

En la fila Actualizar a: escribiremos la expresión que calcula el
nuevo valor a asignar al campo.

Dicha expresión puede ser:

un valor fijo,
un nombre de campo de la tabla origen,
cualquier expresión basada en campos del origen,
un parámetro.

Aquí tienes un ejemplo de consulta de acción: Actualización.

Animación sobre la consulta de acción: actualización

Autoevaluación

De las siguientes afirmaciones sobre las consultas de actualización, ¿cuáles son
correctas?

a) Permite modificar automáticamente los datos almacenados en las
tablas.
b) No se pueden modificar a la vez todos los registros de la tabla.
c) En la cuadrícula QBE, no desaparece la fila Orden.
d) En la cuadrícula QBE sólo pondremos los campos que intervienen
en los criterios de búsqueda y los campos que se quieren
actualizar.


Las consultas de acción (III). De datos anexados

Mediante este tipo de consultas podrás añadir registros de una tabla a otra.

El proceso es muy similar al de las consultas de creación de tablas sólo que, en
lugar de crear una estructura de tabla, se limita a añadir registros a una tabla
existente.

Los nuevos registros se añaden siempre al final de la tabla.

El procedimiento para su creación es el siguiente:

Abrimos una nueva consulta en Vista Diseño.
Añadimos la/s tabla/s de donde vamos a sacar los
datos a insertar en el destino.
Diseñamos la consulta como una consulta de selección
normal de tal forma que en el resultado de esa consulta
aparezcan exactamente los registros que queremos
insertar.

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Desplegamos el menú Consulta y elegimos la
opción Consulta de datos anexados... o bien

desplegamos el botón de la barra de

herramientas y elegimos la opción Consulta de
datos anexados...
Aparece el cuadro Anexar:. Debemos especificar
el nombre de la tabla donde queremos insertar
los nuevos registros. También elegiremos si la
tabla está en la misma base de datos que está activa o en otra base distinta a la que está
abierta, en este último caso debemos buscar dicha base.
Por último hacemos clic en el botón Aceptar y volvemos a la ventana Diseño de consulta. Ésta
será parecida a la que tenemos en una consulta de selección pero con una única diferencia, ahora
aparece una nueva fila Anexar a:donde indicaremos el campodestino, es decir, en qué campo de
la tabla destino queremos dejar el valor definido en la columna.
En la fila Campo: indicamos el valor que queremos se grabe en el campo destino, este valor
puede ser un
campo de origen,
un valor fijo,
cualquier expresión válida.

Podemos incluir un criterio de búsqueda para seleccionar del origen los registros que se insertarán en el
destino. Cuando no rellenamos algún campo del destino, éste se rellenará con el valor que tenga en su
propiedad Valor predeterminado.

Aquí tienes un ejemplo de consulta de acción: Datos anexados.

Animación sobre la consulta de acción: datos anexados

Sabías que...
Cuando la tabla tiene una columna de tipo autonumérico, lo normal es no asignar valor
para que el sistema le asigne el valor que le toque, si por el contrario queremos que la
columna tenga un valor concreto, lo indicaremos en la fila Campo:
Si la tabla destino tiene clave principal y en ese campo intentamos no asignar valor,
asignar el valor nulo o un valor que ya existe en la tabla, Access no añade la fila y da un
mensaje de error de "infracciones de clave".
Si tenemos definido un índice único (sin duplicados) e intentamos asignar un valor que ya
existe en la tabla también devuelve el mismo error.


Las consultas de acción (IV). De eliminación

Estas consultas permiten eliminar, automáticamente, todos los
registros de una base de datos que cumplan una serie de
condiciones. Si por ejemplo, deseas eliminar todas las ventas
realizadas a un determinado cliente, siempre será más rápido crear
una consulta de este tipo, que ir eliminándolas una a una en la tabla.

Es posible ver los registros que van a ser eliminados antes de
ejecutar la consulta.

Para crear una consulta de eliminación debemos seguir los
siguientes pasos:

Abrimos la tabla de la que queremos borrar los registros.
Desplegamos el menú Consulta y elegimos la opción Consulta de eliminación.

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O bien desplegamos el botón de la barra

de herramientas y elegimos la opción Consulta de
eliminación.
A partir de ese momento la cuadrícula cambia de
aspecto, han desaparecido las filas Orden: y
Mostrar: por carecer de sentido aquí y en su
lugartenemos la fila Eliminar:.
El origen de la consulta puede ser una tabla, una
consulta o una combinación de tablas. Se utiliza una
combinación de tablas cuando necesitamos borrar
registros de una tabla pero necesitamos la otra tabla
para el criterio de búsqueda.

En la cuadrícula QBE solamente ponemos el campo o
campos que intervienen en los criterios de búsqueda y si el
origen de la tabla tiene varias tablas, pondremos una
columna para indicar de qué tabla queremos eliminar los registros.

En la fila Eliminar: se puede elegir entre dos opciones:

Dónde indica un criterio de búsqueda
Desde indica que queremos borrar los registros de la tabla especificadas en esa columna

Aquí tienes un ejemplo de consulta de acción: Eliminación.

Animación sobre la consulta de acción: Eliminación

Sabías que...
Cuando el origen es una sola tabla la columna Desde no es necesaria. Pero ten cuidado, si
NO se indica un criterio de búsqueda se borrarán TODOS los registros de la tabla.
Para ver los datos que se borrarán antes de realizar la eliminación podemos hacer clic
sobre el tipo de vista Hoja de datos de la barra de herramientas o bien, ir a Ver > Vista hoja
de datos.
Al ejecutar la consulta se realizará la eliminación de los registros de la tabla aunque
previamente nos avisa del número de filas que se van a eliminar y tenemos la opción de
cancelar dicha eliminación. Una vez borrados, los registros no pueden volver a
recuperarse.

Autoevaluación

De las siguientes afirmaciones sobre las consultas de eliminación, ¿cuáles son
correctas?

a) Permite modificar automáticamente los datos almacenados en las
tablas.
b) Permiten eliminar, automáticamente, todos los registros de una
base de datos que cumplan una serie de condiciones.
c) En la cuadrícula QBE solamente ponemos el campo o campos que
intervienen en los criterios de búsqueda.
d) Desde indica un criterio de búsqueda.


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Los formularios

Caso: Fernando ha comenzado a introducir los datos en una nueva tabla
de proveedores que ha creado. Para ello se está ayudando de un
formulario que ha creado de modo que le resulte mucho más cómodo. Ha
elegido el formato que más le gusta de entre los que hay, aunque sabe
que podría haberlo diseñado él mismo, pero no ha querido perder mucho
tiempo. Para la próxima se detendrá en ello, pero ahora tenía un poco de
prisa ya que Dolores está esperando que estén los datos para enseguida
elaborar un informe.

El trabajo y la gestión de una base de datos no tienen por qué realizarse siempre en un
entorno sombrío y aburrido de tablas de filas y columnas interminables. Access te
permite crear un entorno de trabajo más agradable mediante el uso de formularios y te
ayuda a dar estilo a tus informes para imprimirlos con un aspecto profesional.

Por ahora has descubierto la importancia de las tablas como contenedores de la
información física, pero seguro que has pensado que no era el método más vistoso y
práctico a la hora de introducir datos ya que su aspecto, en forma de filas y columnas,
lo hacen aburrido y monótono.

Para que sea más atractivo, vamos a mostrarte un método alternativo
mucho más cómodo. En él utilizarás otro tipo de objetos de Access: los
formularios. Éstos permiten visualizar, editar y agregar información en una
o varias tablas, pero utilizando un formato personalizado, similar al de los
impresos de papel que el usuario rellena habitualmente con un bolígrafo,
pero aquí lo harás con un teclado.

Ten en cuenta que, además de presentar los datos de forma atractiva con
colores, líneas y formas geométricas, los formularios agilizan la
introducción de datos y automatizan tareas.

Para crear un nuevo formulario se selecciona la pestaña Formulario de la ventana de la base de datos.
Se pulsa Nuevo, aparecerá una ventana en la que se puede elegir entre:

Vista Diseño: seleccionando
esta opción se puede crear
un formulario totalmente
personalizado.
Asistente para formularios:
Access crea
automáticamente un
formulario con los campos
que el usuario seleccione.
Con este asistente se
pueden crear formularios de
formatos muy distintos.
Autoformulario: columnas:
Access crea un formulario
en columnas con todos los
campos de la tabla. Cada
registro aparece de forma
independiente con los
campos ordenados en una columna.
Autoformulario: tabular: crea automáticamente un formulario con todos los campos en formato
tabular: Los registros aparecen en filas y columnas. En este tipo de formulario se presentan todos
los registros que se hayan introducido.
Autoformulario: hoja de datos: esta opción crea automáticamente un formulario con el formato de
Hoja de datos. Este es el mismo formato que el que tienen las tablas para introducir datos.
Asistente para gráficos: crea un formulario con un gráfico, muestra los datos en formato gráfico.
Asistente para tablas dinámicas: crea un formulario de Microsoft Access con una tabla dinámica
de Microsoft Excel. Una tabla dinámica es una tabla interactiva que puede resumir grandes
cantidades de datos utilizando el formato y los métodos de cálculo que se elijan.

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Para saber más
Aquí tienes el enlace para acceder a la ayuda de Office Online:
¿Por qué utilizar formularios?

Autoevaluación

Si quiero crear un formulario automáticamente con todos los campos de manera
que aparezcan los registros en filas y columnas, debería elegir:

a) Vista Diseño.
b) Asistente para formularios.
c) Autoformulario: columnas.
d) Autoformulario: tabular.
e) Autoformulario: hoja de datos.


El asistente para formularios

Para arrancar el asistente para formularios podemos hacerlo como se explica en el apartado anterior o
bien de forma más rápida si nos vamos a la ventana de Base de Datos, seleccionamos el objeto
Formulario y hacemos clic en la opción Crear un formulario utilizando el asistente.

Aparecerá la primera ventana del asistente.

Nos pedirá introducir los campos a incluir en el formulario.

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Antes de eso elegimos la tabla o consulta de donde se cogerán los datos del cuadro Tablas/Consultas,
este será el origen del formulario. Si lo que queremos es sacar datos de varias tablas lo mejor es
realizar primero una consulta para obtener lo que queremos y luego hacer el formulario de esa consulta.

A continuación seleccionamos los campos a incluir en el formulario haciendo clic sobre el campo y a

continuación clic sobre el botón o haciendo doble clic sobre el campo. Si elegimos un campo

que no es, podemos quitarlo de la selección pulsando en el botón . También podemos

seleccionar todos los campos de una única vez si pulsamos sobre el botón o deseleccionarlos

todos a la vez si pulsamos sobre

Cuando hayamos elegido los campos que conformarán el formulario
pulsamos el botón siguiente y aparecerá otra ventana en la que
podemos elegir la distribución de los datos dentro del formulario.
Seleccionando un formato aparece al lado izquierdo el aspecto que
tendrá el formulario con esa distribución.

Una vez elegida la distribución que nos interesa pulsamos en el botón
Siguiente y aparecerá la siguiente pantalla. En ésta elegimos el estilo
que queremos dar al formulario, una vez seleccionado el que más nos
interese pulsamos en Siguiente y aparecerá la última pantalla del
asistente, en ésta nos pedirá el nombre delformulario y podemos elegir entre:

Abrir el formulario para ver o introducir información (por defecto): abrirá el formulario para ver o
introducir información.
Modificar el diseño del formulario: aparecerá la vista Diseño de formulario donde podremos
modificar el aspecto del formulario.

Y ya podemos pulsar el botón de Finalizar.

Para saber más
Creación de formularios mediante Asistente para formularios:
Asistente para formularios

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Editar datos de un formulario

Quizá haya algo del formulario que queramos variar o tal vez necesitemos
modificar, añadir o eliminar datos, para ello editamos los datos que muestra
el formulario.

Para editar los datos de un formulario debemos abrir el formulario, para ello
nos vamos a la ventana Base de datos, en concreto al objeto Formularios y
hacemos clic en el botón Abrir o simplemente hacemos doble clic sobre el
nombre del formulario en la ventana Base de datos.

Se abrirá el formulario con el aspecto que le hubiéramos dado. Podremos:

Buscar datos.
Reemplazar valores.
Modificar valores como si en la vista Hoja de datos se tratara.
Desplazarnos a lo largo de la tabla utilizando la barra de desplazamientos por los registros, esta
barra ya la conocemos.

Insertar nuevos valores para ello debemos estar en el último registro y pulsar en .


La vista diseño de formulario

Esta vista será la que nos permita definir el formulario, desde aquí
podemos indicar cómo presentar los datos del origen del formulario,
para ello nos servimos de los controles que veremos más adelante.

Para entrar en esta vista debemos ir a la ventana Base de Datos,
seleccionar el objeto Formulario y a continuación pinchar en el botón
Diseño.

Aparecerá la ventana Diseño de formulario, el área de diseño consta de
tres secciones:

Encabezado de formulario: donde pondremos lo que queramos que aparezca al principio del
formulario.
Detalle: aquí aparecerán los registros de la tabla de la que se está creando el formulario.
Podemos tener uno o varios registros en pantalla, esto dependerá del tipo de formulario elegido.
Pero aunque se visualicen varios registros en una pantalla, aquí diseñaremos únicamente un
registro.
Pie del formulario: aquí pondremos lo que queremos que aparezca al final del formulario.

El encabezado y pie del formulario son opcionales:

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Si queremos eliminarlos nos vamos a Ver > Encabezado o pie de formulario, y quitamos la marca
que hay a la izquierda (que nos está indicando que está activado). Al quitar el encabezado o pie
se perderán todos los controles que hubiera en dichas secciones.
Para abrirlas de nuevo, sólo tenemos que volver a seleccionar la opción.

Alrededor del área de diseño podemos observar que existen unas reglas que nos permitirán medir las
distancias y los controles, también existen unas cuadrículas que nos ayudan a colocar los controles
dentro del área.

Para ver u ocultar las reglas o cuadrículas iremos a Ver > Regla o Ver > Cuadrícula.

Autoevaluación

En la vista diseño del formulario, la sección en la que aparecerán los registros de la
tabla de la que se está creando el formulario se llama:

a) Encabezado.
b) Detalle.
c) Pie.
d) Diseño.


La barra Diseño de formulario

Si estás diseñando un formulario,
harás uso de distintos botones que
tienes en la barra de diseño de
formulario. Si no la encuentras,
puedes acceder a ella si pulsas en
Ver > Barras de Herramientas >
Diseño de formularios.

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Esta barra contiene lo siguientes botones:

Ya lo conocemos, permite pasar de una vista a otra.

Guardar, nos permite guardar los cambios que hagamos en el diseño sin tener que salir del

formulario.

Buscar, permite buscar archivos.

Imprimir y vista preliminar para ver cómo quedaría el formulario si lo quisiéramos

imprimir.

Cortar, Copiar, Pegar y Copiar formato.

Deshacer, Rehacer, para deshacer las últimas acciones por si nos equivocamos o

rehacerlas después de deshacer.

Insertar hipervínculo.

Hace aparecer y desaparecer el cuadro Lista de campos, por si queremos añadir algún campo

al formulario.

Hace aparecer o desaparecer el cuadro Herramientas, en el que aparecen todos los tipos de

controles para que sea más cómodo añadirlos en el área de diseño.

Autoformato, para asignar mediante un simple clic un diseño de los que Access tiene

predefinidos.

Mediante este botón podemos programar ciertas acciones utilizando el lenguaje VBA (Visual

Basic para Aplicaciones).

Hace aparecer y desaparecer el cuadro Propiedades del control que en ese momento esté

seleccionado.

Generador de expresiones, de macros o de código.

Para pasar a la ventana Base de Datos.

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Para crear una nueva tabla, consulta, formulario, informe, macro, etc. sin salir de nuestro

formulario. Al desplegarlo debemos indicar qué tipo de objeto queremos crear.

Para acceder a la ayuda.

Autoevaluación

a) Selecciona... Pasar de
una vista a otra
Propiedades del
control seleccionado
Pasar a la ventana
Base de Datos Cuadro
de Herramientas
b) Selecciona... Pasar de
una vista a otra
Propiedades del
Pasar a la ventana
de Herramientas
c) Selecciona... Pasar de
una vista a otra
Propiedades del
Pasar a la ventana
de Herramientas
d) Selecciona... Pasar de
una vista a otra
Propiedades del
Pasar a la ventana
de Herramientas


El cuadro Herramientas

Toda la información de un formulario está contenida en los controles. Los controles son
objetos de un formulario que muestran datos, realizan acciones o decoran el formulario.
Los controles también son elementos del informe.

Los controles pueden ser dependientes, independientes o calculados.

Control dependiente: está unido a un campo de una tabla o consulta. Los
controles dependientes se utilizan para mostrar, introducir y actualizarvalores de
los camposde labase de datos.
Control independiente: no tiene un origen en una tabla o consulta. Los controles

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independientes se pueden utilizar para mostrar información, líneas, rectángulos e
imágenes, independientemente de que estos existanen la tabla.
Control calculado: el origen de los datos es una expresión, no un campo. Una
expresión es una combinación de operadores ("=";"+", "-","*" y "/"), nombres de controles,
nombres de campos, funciones que devuelven un solo valor y valores constantes.

A los controles se tiene acceso a través del cuadro de herramientas de la Vista diseño. Podrás ver los
diferentes tipos de controles en el siguiente enlace:

Tipos de controles

En el cuadro de herramientas hay otros botones que no son controles:

Pulsando este botón se podrá seleccionar cada uno de los objetos.

Para utilizar el asistente de controles.

Para ver más controles.

Autoevaluación

Aquellos controles que no tienen un origen en una tabla o consulta, que se pueden
utilizar para mostrar información, líneas, rectángulos e imágenes,
independientemente de que estos existan en la tabla se denominan:

a) Control dependiente.
b) Control independiente.
c) Control calculado.
d) Ninguno de los anteriores.


Trabajar con controles

En el apartado anterior hemos visto qué tipo de controles podemos tener en un formulario, ahora vamos
a ver como trabajar con ellos.

Seleccionar controles.

Para ello basta con hacer clic sobre él. Sabremos que está seleccionado pues
aparecerá rodeado de cuadrados llamados controladores de movimiento (los
más grandes) y controladores de tamaño (los más pequeños).

Para seleccionar varios controles a la vez vamos seleccionándolos con el ratón manteniendo pulsada la
tecla May.

Añadir controles.

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Si lo que necesitamos es añadir un campo nuevo, podemos hacer clic sobre el botón de la barra

de herramientas y de ahí escoger el/los campos que necesitemos. Si hacemos doble clic sobre el
campo, éste se añade a la sección Detalle. Se crea en dicha sección una etiqueta con el nombre del
campo y un cuadro de textoasociado al campo.

Si queremos añadir otro tipo de control deberemos abrir el cuadro Herramientas que hemos visto en el
apartado anterior y hacer clic sobre el tipo de control que queramos añadir.

Para mover un control de sitio, lo seleccionamos y cuando
pasando el ratón por encima éste se convierta en una mano, ya
podremos moverlo. Cuando se selecciona un control, también se
selecciona la etiqueta que tiene asociada y se moverán tanto el
control como la etiqueta. También podemos mover el control sin su etiqueta del mismo modo pero el
dedo índice debe aparecer encima del controlador de movimiento del control.

Para mover varios controles a la vez, debemos seleccionarlos todos y al mover uno de ellos, se moverán
todos.

Cambiar el tamaño de los controles.

Si lo que queremos es cambiar el tamaño del control, lo seleccionamos y
entonces aparecerán los controladores de tamaño. Al mover el ratón sobre
ellos el ratón tomará la forma de flecha doble. Cuando esto suceda, pulsamos
el botón izquierdo del ratón y sin soltarlo arrastramos hasta conseguir el
tamaño deseado.

Si deseamos cambiar el tamaño de varios controles a la vez, lo seleccionamos
y cambiamos el tamaño de uno de ellos. Podrás ver que se modifican todos.

También podemos alinear varios controles, o bien siguiendo las cuadrículas que hay en el formulario o
bien si pulsamos en el menú Formato > Alinear y elegimos la opción deseado según queramos alinear a
la izquierda, a la derecha, arriba, abajo o a la cuadrícula.

Ajustar el tamaño de los controles.

Si nos interesa que varios controles tengan el mismo tamaño para que sea más agradable a la vista
podemos hacer uso de una herramienta muy útil, se trata de la opción Formato > Tamaño.

¿Cómo hacerlo? Seleccionamos los controles, desplegamos Formato > Tamaño y elegimos la opción
más adecuada. Podemos ajustar:

A la cuadrícula: ajusta a la cuadrícula del formulario.
Al más alto: todos los controles toman la altura del más alto.
Al más corto: todos los controles toman la altura del menos alto.
Al más ancho: todos los controles toman la anchura del más ancho.
Al más estrecho: todos los controles toman la anchura del menos ancho.
Ajustar el espacio entre controles.

También podremos cambiar la distancia entre los distintos controles que conforman el formulario,
además podremos moverlos libremente por el área de diseño. Para ello usamos opciones del menú
Formato.

El procedimiento es el siguiente:

Seleccionamos los controles, menú Formato > Espacio horizontal o Espacio vertical y elegimos la opción
más adecuada, podremos elegir entre:

Igualar: Dejarlos con el mismo espacio entre controles
Aumentar: Aumentar el espacio entre todos los controles seleccionados
Disminuir: reducir el espacio entre todos los controles seleccionados

Aquí tienes un ejemplo de creación y diseño de formularios.

Animación sobre la creación y diseño de formularios

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Autoevaluación

¿Cómo se puede cambiar el tamaño de varios controles a la vez?

a) Sólo si todos tienen el mismo tamaño.
b) Seleccionándolos y estirando uno de los controladores de tamaño.
c) Hay que cambiarlos uno a uno.


Los informes

Caso:
Después de varios días Fernando ya tiene su tabla de proveedores con
todos los datos actualizados. Es hora de entregar en papel esa
información a Dolores. Ha pensado crear un par de informes, uno de
ellos será una lista ordenada alfabéticamente con todos los
proveedores y en el otro informe tiene pensado agruparlos por
provincias. Más tarde le entregará un informe que sacará de una
consulta con los datos de los proveedores más antiguos. Lo cierto es
que utilizando el asistente para informes es fácil obtener y entregar de
modo profesional la información contenida en la base de datos.

Ahora toca descubrir el uso de los informes. Son otro de los objetos de
Access y su utilidad es la de generar información destinada a ser impresa.
Del mismo modo que hacían los formularios, combinan la información de
tablas o consultas, y la organizan y agrupan del modo más adecuado para
poder ser distribuida. Es decir, tras crear un informe, sólo tendrás que
imprimirlo del modo habitual en cualquier aplicación de Microsoft Office, y
ya tendrás, en papel, toda la información contenida en tu base de datos.
Eso sí, con un aspecto claro y elegante que difiere en mucho de la simple
estructura de una tabla a base de filas y de columnas.

Lo más importante, a la hora de
crear un informe, es planificar el
origen del mismo. Es decir, decidir
si los datos de éste provendrán de
una tabla o de una consulta.
Normalmente, se suele dar este
último supuesto, ya que es
habitual que la información
proceda de varias tablas. En el
caso de que sólo venga de una,
se suelen filtrar los datos para que
el informe muestre una parte de
los registros. Así que,
obviamente, se hace
imprescindible el diseño previo de
una consulta.

Para crear un informe tenemos
que posicionarnos en la ventana Base de datos con el objeto Informes seleccionado. Al pulsar en el
botón Nuevo se abre una ventana en la que podemos elegir distintas formas para crear un informe:

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Vista diseño, abrirá un informe en blanco y tendremos que ir incorporando los distintos objetos
que queramos que aparezcan en él. Este método no se suele utilizar pues suelen ser más
cómodos los otros métodos.
Asistente para informes, utiliza un asistente que nos guía paso a paso en la creación del informe.
Autoinforme, consiste en crear automáticamente un nuevo informe que contiene todos los datos
de la tabla o consulta origen. Estos datos de origen se han de especificar en el cuadro en el que
pone: Elija la tabla o consulta de donde proceden los datos del objeto. Existen distintos formatos:
Autoinforme: en columnas, presentará cada registro en una página.
Autoinforme: en tablas, presentará varios registros en una misma página y cada registro en
una fila.
Asistente para gráficos, es un asistente que crea informes gráficos. El asistente ayuda a elegir los
campos a incluir en el gráfico y el tipo de gráfico que se quiere.
Asistente para etiquetas, ayuda a la creación de informes tipo etiquetas. Con este formato se
pueden confeccionar etiquetas postales. El asistente ayuda a la elección de los campos a incluir
en la etiqueta y al diseño de la misma., utiliza un asistente que nos guiará en la creación de
etiquetas.

Para saber más
Aprende más sobre los informes:
¿Qué pueden hacer los informes para el usuario?

Autoevaluación

¿Si quiero crear automáticamente un nuevo informe con todos los datos, de modo
que presente cada registro en una página, deberás usar?

a) Asistente para etiquetas.
b) Asistente para informes.
c) Autoinforme: en columnas.
d) Autoinforme: en tablas.


El asistente para informes, y para etiquetas

Con el asistente para informes podrás
crear informes genéricos con diseños
variados.

Si pinchas en el siguiente enlace
podrás ver los pasos que hay que
seguir para crear un informe utilizando
el asistente. Podrás así comprobar lo
fácil que es.

Crear un informe utilizando el
asistente

Seguro que has tenido que enviar
invitaciones a tus clientes o amigos/as
a través del correo postal y te
resultaría muy cómodo no tener que
poner los datos del remitente a mano.
Gracias a este asistente, podrás sacar las etiquetas que necesites. Será suficiente con que esos datos

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los tengas en una tabla de tu base de datos.

Las etiquetas son un tipo de informe de Access que permite imprimir información de una tabla o consulta
en distintos formatos de etiquetas.


La creación de etiquetas utilizando el asistente resulta muy sencilla. Al igual que con el asistente para
informes sólo hay que ir completando las pantallas que aparezcan. Pincha en el siguiente enlace y verás
los pasos que hay que dar para ello.

Crear un informe utilizando el asistente


La vista diseño de informe

Esta vista nos permite definir el informe, es aquí donde indicamos a Access cómo debe presentar los
datos. Para esto nos servimos de los controles que ya vimos en los formularios y alguno más.

Para entrar en la vista Diseño nos
vamos a la ventana Base de datos,
seleccionamos el informe y a
continuación hacemos clic en el botón

. Aparecerá entonces la

ventana Diseño.

El área de diseño consta normalmente
de cinco secciones:

Encabezado del informe, aquí
pondremos lo que queramos
que aparezca al principio del
informe.
Encabezado de página, aquí
pondremos lo que queramos
que aparezca al principio de
cada página.
Detalle, en esta zona
aparecerán los registros del
origen del informe que pueden ser o uno o varios por página, según la elección de informe que
hayamos hecho.
Pie de página, aquí pondremos lo que queramos que aparezca al final de cada página.

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Pie de informe, aquí pondremos lo que queramos que aparezca al final del informe.

Para eliminar los encabezados y pies iremos al menú Ver > Encabezado o pie de página y Encabezado o
pie de página del informe.

Aquí tienes un ejemplo de creación y diseño de informes.

Animación: Creación y diseño de informes

Autoevaluación

Si queremos mostrar el logotipo de la empresa en la primera página del informe,
¿dónde debemos colocar ese logotipo?

a) Pie de informe.
b) Pie de página.
c) Detalle.
d) Encabezado del informe.
e) Encabezado de página.


La barra Diseño de informe

Si estás diseñando un informe, harás uso de distintos botones que tienes en la barra de Diseño de
informe. ¿Sabes dónde está?

Si no la encuentras, puedes acceder a ella si pulsas en Ver > Barras de Herramientas > Diseño de
informe.

Los botones que encuentras en esta barra son casi exactamente los mismos que has visto para los
formularios. Repasémoslos.

Permite pasar de una vista a otra, en la imagen está en vista preliminar que nos presenta los

datos tal y como se imprimirán.

Guardar, nos permite guardar los cambios que hagamos en el diseño sin tener que salir del

formulario.

Buscar, permite buscar archivos.

Imprimir y vista preliminar para ver cómo quedaría el formulario si lo quisiéramos

imprimir.

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Cortar, Copiar, Pegar y Copiar formato.

Deshacer, Rehacer, para deshacer las últimas acciones por si nos equivocamos o

rehacerlas después de deshacer.

Insertar hipervínculo.

Hace aparecer y desaparecer el cuadro Lista de campos, por si queremos añadir algún campo

al formulario.

Relaciona cada botón con su nombre:

a) Selecciona... Permite
modificar los niveles de
agrupamiento Propiedades
del control seleccionado
Autoformato Cuadro de
Herramientas
b) Selecciona... Permite
Herramientas
c) Selecciona... Permite
Herramientas
d) Selecciona... Permite
Herramientas


Imprimir un informe

Antes de imprimir un informe es aconsejable comprobar cómo va a quedar dicha

impresión. Para ello podemos irnos a Vista previa .

Para pasar por las distintas páginas que componen nuestro informe tenemos en la parte
inferior izquierda una barra de desplazamiento por los registros con los botones que ya conocemos.

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Imprimir un informe es así de sencillo:

1. Abrir la base de datos donde se encuentra la tabla o consulta a utilizar.
2. Hacer clic sobre el objeto Informe que se encuentra a la derecha de la ventana de la base de
datos.

3. Hacer clic sobre el botón de la ventana de la Base de datos .

4. Ir al menú Archivo.
5. Elegir la opción Imprimir...
6. En el recuadro Intervalo de impresión, especificar si queremos imprimir todo el informe o bien sólo
algunas páginas.
7. En el recuadro Copias, especificar el número de copias a imprimir.
8. Hacer clic sobre el botón Aceptar.


Agrupar y ordenar

Una de las opciones de un informe de Access más importante es la
posibilidad de mostrar los datos agrupados, seleccionando uno o varios
subgrupos. Al agrupar datos evitamos que aparezcan datos repetidos en
nuestro informe. Por ejemplo, podríamos mostrar los datos de los libros
de nuestra biblioteca agrupados por editorial, para ello seleccionaríamos

el informe, nos iríamos a Vista Diseño y pulsaríamos en el botón

que se encuentra en la caja de Herramientas que ya conocemos.
Aparecerá la ventana Ordenar y agrupar.

En la columna Campo/Expresión se escriben las columnas por las que queremos ordenar o agrupar.
Aquellas que sirven para definir los grupos aparecerán con el símbolo a su izquierda. Para

agrupar se suele utilizar un campo, pero también cabe la posibilidad de utilizar una expresión.

El orden en el que ponemos los
campos es muy importante. Ya
que se ordenará por el primer
campo que se escriba en la
primera fila y a continuación
dentro de éste por el segundo y
así sucesivamente. Por ejemplo,
podemos agrupar y ordenar por
editorial y para una misma
editorial agrupar por año o por
título, etc.

Podemos crear hasta 10 niveles
de agrupamiento, anidados (uno
dentro de otro) en el mismo
orden en que aparecen en el cuadro Ordenar y agrupar.

En la columna orden elegimos el tipo de ordenación, ascendente o descendente.

En la parte inferior tenemos las propiedades de cada columna de agrupación u ordenación:

Encabezado del grupo, se utiliza para colocar información (como por ejemplo, el nombre
del grupo o su total) al principio de un grupo de registros. Si marcamos Sí, aparece una
nueva sección en la ventana de diseño del informe.
Pie del grupo, se utiliza para colocar información (como por ejemplo, el nombre del grupo o

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su total) al final de un grupo de registros. Si se cambia la propiedad a Sí, aparece una
nueva sección en la ventan de diseño del informe.
Agrupar en: Permite elegir el tamaño del grupo. Por ejemplo, si estuviera usando un campo
fecha, podría armar cada grupo por día, mes, semana, o año.
Mantener juntos: Permite indicar:
No (el grupo se imprime sin mantener en la misma página el encabezado,
sección de detalle y pie de grupo).
Grupo completo imprime el encabezado de grupo, el detalle y pie de grupo
en la misma página.
Con detalle inicial imprime el encabezado de grupo en la página solamente si
también puede imprimir el primer detalle del registro.

Autoevaluación

¿Cuáles de estas afirmaciones son correctas?

a) Con el asistente para informes podemos añadir totales.
b) En un informe no podemos incluir más de tres niveles de
agrupamiento.
c) El icono sirve para ver el informe de más cerca (hacer un zoom).
d) El icono sirve para ver el informe en vista preliminar.
e) El icono sirve para buscar en el informe.


Mapa conceptual

Pulsa sobre la imagen para ver el mapa conceptual


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