manuales de procedimiento de las empresas

1. ELABORACIÓN DE
MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

2. QUE SON LOS MANUALES
Un manual es un documento que contiene de manera ordenada y
sistemática, la información o instrucciones sobre organización,
políticas y procedimientos de la empresa, que se requieran para la
mejor ejecución de las funciones y están considerados como
documentos fundamentales para la dirección, evaluación y el control
operativo y administrativo, además de servir de consulta para el
desarrollo de las actividades

3. El Manual de Procedimientos, es un instrumento de apoyo
administrativo, que agrupa procedimientos específicos, con un objetivo
común, que describe en secuencia lógica las distintas actividades
que integra cada uno de los procedimientos que lo conforman,
indicando generalmente quién, cómo, dónde, cuándo y para qué se
deben realizar

4. ESTRUCTURACIÓN DE UN MANUAL DE
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

5. ELEMENTOS QUE SE DEBEN INTEGRAR UN MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS

6.  Portada
 Índice
 Introducción
 Objetivo
 Base Legal
 Normas generales y especificas
 Nombre del procedimiento
 Diagrama de Flujo del Procedimiento
 Formularios del Procedimiento
 Instructivos de los Formularios
 Glosario de Términos

7. INTRODUCCIÓN
Se refiere a la explicación que se dirige al lector sobre el
panorama general
Es recomendable que, al formular la introducción, se emplee un
vocabulario sencillo, a efecto de facilitar su entendimiento;
asimismo, que comprenda totalmente los puntos mencionados en el
contenido.

8. La Introducción deberá:
- Indicar el propósito del procedimiento
- Incluir información acerca del alcance o ámbito de aplicación
del procedimiento
- Ser breve y de fácil interpretación

9. OBJETIVO
El objetivo deberá contener una explicación del propósito que se
pretende cumplir con el manual de procedimientos, su elaboración
se ajustará a los lineamientos que se describen a continuación.
 Especificar con claridad la finalidad que pretende el
procedimiento.
 La redacción será clara, concreta y directa.

10.  La descripción se iniciará con un verbo en infinitivo.
 No debe incluir dos verbos en infinitivo en el mismo párrafo. Ej.:
“Proporcionar un instrumento técnico-administrativo para
normar la elaboración…”
 Se describirá en una extensión máxima de doce renglones.

11.  Se evitará el uso de adjetivos calificativos tales como: bueno,
excelente.
El objetivo deberá ser lo más concreto posible, de redacción clara y
en párrafos breves; además, la primera parte de su contenido
deberá expresar qué se hace; y la segunda, para qué se hace.

12. Por ejemplo:
“Contar con un instrumento de apoyo
administrativo que permita inducir al personal de
nuevo ingreso en las actividades que se
desarrollan en las Oficinas o Gerencias”

13. BASE LEGAL
Indica la Normativa Jurídica que sustenta el procedimiento, la
cual deberá ser descrita con nombre, fecha y número de
publicación
Gaceta Oficial
Decretos
Reglamentos

14. NORMAS GENERALES Y ESPECÍFICAS
Constituye el fundamento de reglamentación de los
mecanismos, procedimientos y sistemas administrativos con
la normatividad vigente, congruente con la naturaleza propia
del manual en el ámbito de su competencia.
En este apartado se debe escribir en forma precisa, los
criterios técnicos para el desarrollo cronológico del manual.

15. DESARROLLO DE LOS PROCEDIMIENTOS
Describe la finalidad o razón de ser de un procedimiento o
bien que es lo que se persigue con su implantación
 La descripción del Procedimiento es la narración cronológica
y secuencial de cada una de las actividades concatenadas,
que precisan de manera sistémica él como realizan una
función o un aspecto de ella.

16.  Cuando la descripción del procedimiento sea general, y que
por lo mismo comprenda varias áreas, debe indicarse para
cada actividad la unidad administrativa responsable de su
ejecución; si se trata de una descripción detallada, es decir,
que incluye los puestos que participan en cada una de las
actividades, es conveniente anotar el nombre específico del
puesto.

17.  El procedimiento deberá definir en forma clara y concisa,
quien, como, cuando, y donde se ejecutan dichas
actividades, iniciando con un verbo conjugado en tercera
persona del singular y en presente de indicativo, ejemplo:
Verifica, Corrige, Envía, etc
 En el procedimiento se describirá detalladamente las
actividades normales y generales que se desarrollan.

18.  En los procedimientos se deberán especificar los órganos
que intervienen en la ejecución de los mismos, hasta un nivel
mínimo de Jefatura de Departamento.
 Cuando un mismo órgano sea el responsable de realizar una
serie de actividades de manera continua, sólo deberá ir
nombre en la primera de estas actividades, hasta en tanto no
se efectúe un cambio de responsable.

19.  Se deberá numerar las actividades en forma progresiva aún
en caso de que existan varias alternativas de decisión.
 Si el inicio de un procedimiento indica la recepción de
documentos, mencione de quien los recibe.
 Pueden incluirse dos o tres actividades en una sola, siempre
y cuando sea comprensible su redacción.

20.  Cuando sea necesario hacer alguna aclaración o indicar algo
que no es posible mencionar como actividad, puede citarse
de la manera siguiente:
- Indique el número de tantos en que se elabore, se envíe o
se reciba cada documento.
- Indique los acuses de recibo y el archivo de los
documentos

21.  Cuando en el desarrollo del procedimiento se origine por
primera vez algún formato, se deberá anotar su nombre
completo y en las actividades subsecuentes se podrá
mencionar su nombre genérico y/o su clave de identificación.
 En la distribución de documentos debe indicarse a qué
puestos o áreas se envían.
- Indique si el archivo es temporal o definitivo.

22.  Para lograr mayor fluidez en el procedimiento, deberá
representar primero la alternativa más corta, ejemplo: si la
decisión negativa implica 10 actividades y la afirmativa sólo
2, represente primero la afirmativa y posteriormente la
negativa

23. DIAGRAMA DE FLUJO
El diagrama de flujo (flujograma) es una herramienta
fundamental para la elaboración de un Procedimiento, ya que a
través de estos se puede ver gráficamente y en forma
consecutiva el desarrollo de una actividad determinada.

24. Igualmente es una representación gráfica que muestra la
secuencia en que se realiza la actividad requerida para
desarrollar un trabajo determinado, el cual se deberá iniciar con
un verbo en infinitivo, ejemplo: Recibir, enviar, procesar, etc.

25. SIMBOLOGÍA PARA DIAGRAMA DE FLUJO (FLUJOGRAMA)

26. Flechas de
Direccionamiento: cuando
un documento, objeto o
información es trasladado de
un lugar a otro.
Operación o Actividad: conjunto de
tareas que se desarrollan en cada
paso del procedimiento.
Decisión: indica curso de
acción alternos como
resultados de una decisión
de Si o No.
Archivo: acción de almacenar o
guardar convenientemente la
información producto de una
operación
T
Documento: Es cualquier documento utilizado en
el procedimiento, Ej. Cheques, factura, formulario,
comunicaciones escritas,
Conector entre diferentes
páginas: indica el número de
conector C y la página P donde se
encuentra el conector.
Conector de una misma página:
Se utiliza para evitar un cruce
excesivo de líneas de flujo. Puede
usarse letras ó números
indicados en el interior del círculo
y en forma ascendente.
C
C
P
Flecha interrumpida: se utiliza
cuando un documento, da
origen a otro documento.
(formulario, expediente, oficio,
memorando, etc)
Documento que contiene varias copias: las
copias se enumeran utilizando 0, 1, 2,…
Documento con varios anexos.
SI NO
Documento original: Es cualquier documento
cuando se origina por primera vez y es utilizado
en el procedimiento para representar por ej.
Cheques, factura, formulario, comunicaciones
escritas, etc.

27. FLUJOGRAMA SIMBÓLICO

28. FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES
Consiste en describir de forma resumida cada una de las actividades que se
desarrollan.
OFICINA DE INFORMACIÓN Y
RELACIONES PÚBLICAS
UNIDAD SOLICITANTE
Elabora comunicación
solicitando servicios de la
Oficina de Información y
Relaciones Públicas, para
Realizar evento.
Presenta comunicación
al Director (a) para la firma, una
vez firmado, sella, registra en el
libro de control interno y envía
a la Oficina de Información y
Relaciones Públicas,
posteriormente archiva copia
devuelta para control.
Recibe, revisa, firma y devuelve,
copia recibida, relaciona en libro de control
y entrega al Director (a).
Director (a), gira instrucciones al equipo
de protocolo para coordinar el evento.
Protocolo, recibe instrucciones, contacta
con la unidad solicitante sobre lugar del
evento y actividades a desarrollar.
Realiza gira para establecer contactos y
finiquitar evento.
Solicita información sobre invitaciones,
agenda, programa y material impreso a
distribuir.
Verifica el montaje de escenario,
iluminación, decoración, espacio físico y la
ubicación de los participantes.
OFICINA DE INFORMACIÓN Y
RELACIONES PÚBLICAS
Protocolo, el día del
evento, verifica los
requerimientos, coordina
con prensa y diseño la
actividad a realizar, recibe
invitados, los ubica y
distribuye material impreso.
Verifica programa e
información que recibirán
participantes, entrega
programa al responsable
de ceremonia.
Recibe participantes, los
conduce a su lugar, les
entrega el programa y está
atento a cualquier
requerimiento.
Al finalizar el evento, cierra
el evento y procede al
desmontaje de la
decoración.
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1
0
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1
1
2

29. FLUJOGRAMA PICTÓRICO
Consiste en utilizar figuras alusivas al procedimiento que se describe para la
representación grafica de las actividades
DIRECCION GENERAL
Establece los lineamientos
generales que se deben
cumplir para el registro de los
permisos, autorizaciones.
.
Coordina con la Dirección de
Registro Único Nacional
Agrícola la realización de este
proceso para que imparta las
lineamientos para la ejecución
de los registros.
Metodologí
a
Lineamiento
s
2.
Formularios
e
instructivos
Recibe lineamientos de
LA DIRECCION
GENERAL
Procede a impartir
instrucciones a las
Coordinaciones de
Registro para cumplir
con el proceso de
registro.
1.
3.
5.
DIRECCION DE REGISTRO UNICO
DE SALUD AGRICOLA INTEGRAL
4.
Instrucciones
COODINACIONES
DIRECCIÓN DE REGISTRO UNICO
DE SALUD AGRICOLA INTEGRAL/
EQUIPO DE TRABAJO
Recibe de la Dirección de Registro
Único de Salud Agrícola Integral
las instrucciones para iniciar el
proceso de registro
A