PARA TODOS, ASI PUEDAN SIMPLIFICAR

1. Expositor:
Javier Gallo Vargas
Unidad de Organización y Métodos
VICEMINISTERIO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL
OFICINA DE APOYO A LA ADMINISTRACIÓN DE LA EDUCACIÓN

2. PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO
DEFINICIÓN
Es el conjunto de acciones
concatenadas entre sí, que se
realizan en forma secuencial o
simultánea y que permiten alcanzar
o cumplir una finalidad u objetivos
previamente determinados, de
manera más directa, oportuna y
eficiente.

3. Mesa de Partes - Técnico Técnico de Escalafón Espec. en Personal Jefe de Administración
DGI Espec. en Finanzas
DGI DirectorDirección - SecretariaDirectorMesa de Partes - Técnico
EMISIÓN DE RESOLUCIÓN DE CESE
Recepciona, revisa,
registra y deriva
expediente.
Elabora informe
escalafonario y lo
entrega con expediente
a Especialista
Elabora informe técnico
y proyecto de
Resolución y lo entrega
a Jefe de Oficina
Revisa y visa proyecto
de Resolución
Revisa la afectación
presupuestal
Firma y entrega a
Director para visación
Revisa y visa proyecto de
Resolución
Recepciona expediente
y entrega proyecto de
Resolución al Director
Revisa expediente y firma
proyecto de Resolución
Fecha y numera
Resolución
Entrega Resolución a
usuario

4. PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO
CARACTERÍSTICAS
 Un procedimiento requiere más de una acción hacia el mismo objetivo.
 El resultado de una acción compromete o da origen a la siguiente
acción.
 Un procedimiento se realiza dentro de un marco organizacional
establecido.
 Las operaciones son rutinarias y repetitivas.

5. TIPOS DE PROCEDIMIENTOS
Procedimientos externos
Son aquellos que tienen relación con el
cumplimiento de los objetivos de los órganos de
línea de una Institución. En el Sector Educación,
son los técnicos pedagógicos y están referidos al
proceso educativo.
Procedimientos internos
Son los que conducen a optimizar los servicios en
los órganos de apoyo, asesoría y control de la
institución o sea los vinculados a los denominados
sistemas administrativos.

6. PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO
CLASIFICACIÓN
 Procedimiento de aprobación automática.
 Procedimiento de evaluación previa con aplicación del silencio
administrativo positivo.
 Procedimiento de evaluación previa con aplicación del silencio
administrativo negativo.

7. DIFERENCIA ENTRE PROCEDIMIENTO
Y SERVICIO
Procedimiento:
Implica la emisión de un pronunciamiento formal
mediante un acto administrativo o una aprobación ficta,
que es factible de impugnar mediante un recurso
administrativo de reconsideración, apelación o revisión.
Ejemplo:
 Autorización de creación y registro de Institución Educativa Privada.
 Contrato de Personal.
 Reapertura de carrera de Instituto Superior Tecnológico Privado.

8. DIFERENCIA ENTRE PROCEDIMIENTO
Y SERVICIO
Servicio
Implica una aplicación directa y perceptible, sin que sea posible aplicar la
aprobación automática ni el silencio administrativo; asimismo, no es susceptible de
impugnar.
Ejemplo:
 Expedición de constancia de trabajo.
 Autenticación de la copia de un certificado de estudios.

9. INVENTARIO DE PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS
DEFINICIÓN
El inventario de procedimientos
administrativos, es una relación o
registro de los procedimientos
externos e internos de las unidades
orgánicas de una entidad que
permite tener información básica de
cada uno de los procedimientos.

10. LEVANTAMIENTO DE LOS
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
El inventario puede levantarse a partir
del TUPA vigente e incluirá todos los
procedimientos administrativos internos
y externos que tengan las siguientes
características:
 Que sean solicitados por los propios
administrados.
 Que involucren una exigencia que
cuente con respaldo legal.
 Que requieran de un acto
administrativo o pronunciamiento de
cualquier órgano de la entidad.

11. CONTENIDO DEL INVENTARIO
DE PROCEDIMIENTOS
El formato para el inventario de procedimientos contiene los siguientes
datos:
Número
En esta columna del formato se consignará el número de orden de los
procedimientos establecidos por la unidad orgánica.
Denominación
En esta parte del formato se consignará la nomenclatura de los
procedimientos que tienen a su cargo las unidades orgánicas de la
entidad, los mismo que están relacionados con las funciones
principales que vienen desarrollando.
Objetivo
En esta parte del formato se establecerá el objetivo que debe cumplir
cada uno de los procedimientos consignados en el inventario, es decir
el resultado o resultados que se lograrán con el desarrollo del
procedimiento.

12. Base legal
En esta parte del formato deberá consignarse las normas y dispositivos
legales vigentes que regulan la existencia y aplicación del
procedimiento que responde a cada unidad orgánica. Es decir la Ley,
Decreto Supremo, Resolución Suprema, etc.
Requisitos
En este rubro del formato deberá establecerse los requisitos para cada
uno de los procedimiento administrativos de la unidad orgánica,
teniendo en cuenta para el efecto las señaladas en los dispositivos
legales vigentes sobre el particular o las necesidades y requerimientos
específicos para su procesamiento.
Número de solicitudes
En esta columna se consignará la cantidad de peticiones o
requerimientos formulados por los usuarios de la entidad en un periodo
determinado.

13. CONSIDERAR…
 Los procedimientos se ordenarán en el inventario por unidades
orgánicas.
 El inventario incluye también los servicios prestados en exclusividad,
precisándose:
 Los requisitos.
 Los derechos a pagar.
 La unidad de recepción documental.
 La autoridad competente para resolver.
 Los formularios a emplear.

14. SIMPLIFICACION ADMINISTRATIVA
CONCEPTO
La Simplificación Administrativa es la eliminación de las
exigencias y formalidades innecesarias en los trámites que
realizan los administrados antes las distintas entidades
administrativas del Estado.
IMPORTANCIA
 Mejora la Imagen de la Institución.
 Reduce la cantidad de esfuerzo requerido para cumplir una operación.
 Permite economizar tiempo y recursos materiales y económicos.
 Trabaja con calidad: busca satisfacer al cliente.

15. CRITERIOS PARA PRIORIZAR
PROCEDIMIENTOS A SIMPLIFICAR
 Excesivo número de personal y unidades.
 Amplia demanda o frecuencia.
 Cuellos de botella o demoras.
 Formalidades y exigencias innecesarias y costosas.
 Quejas y reclamos.
 Complejidad o dificultad técnica o alto índice de errores.
 Costos elevados de funcionamiento.

16. ELEMENTOS DE UN PROCEDIMIENTO
ADMINISTRATIVO QUE SE SIMPLIFICAN
A fin de proporcionar un mejor servicio se debe simplificar o racionalizar
los elementos siguientes del trámite o procedimiento, sea cual fuere su
naturaleza.
 Requisitos.
 Costo.
 Etapas.
 Tiempo o plazo.
 Formularios.

17. METODOLOGÍA PARA SIMPLIFICAR
PROCEDIMIENTOS
La simplificación se desarrolla en cinco etapas:
 Seleccionar el procedimiento a mejorar.
 Describir la situación actual del procedimiento.
 Analizar el procedimiento.
 Proponer el nuevo procedimiento, “procedimiento simplificado”.
 Diseño del nuevo procedimiento, aprobación y ejecución.

18. 1. Seleccionar el procedimiento a mejorar.
Esta primera etapa, consiste en determinar, cuál de los procedimientos
inventariados son los más importantes o necesarios que requieren ser
simplificados o mejorados, de acuerdo a los beneficios que ello implique para la
institución y para la colectividad. Para el efecto se debe tener en cuenta el
inventario de procedimientos administrativos, en lo que a mayor demanda se
refiere.

19. 2. Describir la situación actual del procedimiento.
Está referida a examinar el procedimiento teniendo en cuenta el objetivo que
éste debe cumplir. Para determinar la situación actual del procedimiento a
mejorar debemos tener en cuenta la siguiente metodología:
a) Recolección de Datos.
Aplicar las técnicas de observación directa e indirecta, anotando el número
de personas que intervienen en el procedimiento; las instancias
administrativas por donde recorre; el tiempo que demora en cada una de
ellas; los materiales y documentos que se utilicen; los costos y beneficios
que genera; etc.
Utilizar técnicas de entrevista, con jefes, trabajadores y usuarios; encuestas
y cuestionarios en general sobre la operatividad del procedimiento; los
problemas y deficiencias que se pudieran presentar; así como las
sugerencias e inquietudes que se formulen sobre el particular.

20. b) Descripción del procedimiento
Consiste en determinar y especificar los diferentes factores que intervienen
en el procedimiento, llámense:
 Los requisitos que se exige.
 Costos.
 Plazos.
 Dispositivos legales.
 Formularios.
 Demás documentos e instrumentos que se utiliza; recursos, frecuencia
de su demanda, instancias administrativas y otras incluyendo las
operaciones y responsabilidades.

21. c) Representación gráfica.
El procedimiento deberá ser descrito de forma gráfica, de modo que el
trámite pueda analizarse; se utilizará la técnica de flujograma o diagrama de
flow chart.
El uso de esta técnica nos proporciona las siguientes ventajas:
 Permite diseñar circuito visual del procedimiento.
 Facilita la interpretación por personal no técnico en la materia.
 Útil en la etapa de recolección de información.
 Permite sustentar los procedimientos racionalizados.

22. 3. Analizar el procedimiento.
Para analizar un procedimiento, se debe efectuar un examen crítico de la
situación actual del mismo, a fin de determinar las causas o posibles fallas que
impiden su óptima ejecución y ver cómo puede ser mejorado.
Debe asumirse una actitud crítica para determinar si lo que se está haciendo es
lo correcto, necesario y óptimo, si los esfuerzos son los convenientes y tienen
secuencia lógica.

23. 3.1 Criterios de análisis.
Los criterios a considerar en la etapa de análisis son los siguientes:
 Relacionar factores, tales como el personal que participa en el trámite,
el volumen de demanda y la duración de las etapas del procedimiento.
 Necesidad y uso de los requisitos establecidos.
 Disposiciones legales y administrativas que sustenta el procedimiento.
 Sistema de trámite documentario que se utiliza.
 Gastos que ocasiona el procedimiento tanto a los usuarios como a la
institución.
 Composición de la estructura orgánica, especialmente niveles de
decisión.

24. 3.2 Proceso del análisis.
Referido a los diversos aspectos a
emplear mediante el método
interrogativo y crítico de análisis, que
permitan deducir la necesidad de
cambiar, simplificar o eliminar pasos
o requisitos innecesarios, para
determinar posibilidades de mejora.

25. Proceso del análisis

26. 4. Proponer el nuevo procedimiento simplificado.
Un nuevo procedimiento simplificado debe responder a las siguientes
interrogantes.
 ¿Qué se ha eliminado, dónde y cuando?.
 ¿Qué operaciones inútiles se han simplificado?.
 ¿Qué ha cambiado?.
 ¿Qué orden de cosas u operaciones se han cambiado para hacer más
simple el procedimiento?.
5. Diseño del nuevo procedimiento, aprobación y ejecución.
El diseño del nuevo procedimiento es el desarrollo de la opción seleccionada
para dar solución a los problemas detectados.
El procedimiento simplificado podrá ser descrito, diagramado, estimado en
tiempo y costos a través del MANUAL DE PROCEDIMIENTOS, el mismo que
deberá ser distribuido a los implicados en el procedimiento para su
cumplimiento.

27. EJEMPLO DE UN PROCEDIMIENTO
SIMPLIFICADO
PROCEDIMIENTO: Expedición de pasaporte.
ANTES AHORA
1. Se presentaba más de 08 documentos
(entre ellos los certificados de
antecedentes policiales, penales,
domiciliario, de no padecer
enfermedades contagiosas y la opinión
favorable de tres vecinos sobre el
solicitante).
1. Declaración Jurada, que reemplaza a
los certificados antes mencionados. Se
eliminó la opinión de los vecinos, en
aplicación del principio de presunción
de veracidad.
2. Tenía que hacerse largas colas para
tomarse fotos en el mismo local de la
entidad.
2. Las fotos pueden tomarse en cualquier
establecimiento.
3. El costo del pasaporte era U.S. $ 100. 3. El costo es menor.
4. Demoraba más de una (01) semana. 4. Al reducirse el papeleo y el flujo, se
entrega en 24 hrs.

28. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS
CONCEPTO
El Manual de Procedimientos Administrativos es un documento normativo
que describe, grafica y sistematiza las acciones que se siguen en la
ejecución de los procedimientos para la realización de las funciones de
una entidad.
OBJETIVOS
 Uniformizar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar
las alteraciones arbitrarias.
 Simplificar la determinación de responsabilidades.
 Enseñar el trabajo a los nuevos empleados.
 Aumentar la eficiencia de los empleados en servicio.
 Facilitar la elaboración de Guías de Orientación al Usuario.

29. CONTENIDO DEL MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
1. Introducción.
2. Datos Generales del Manual de Procedimientos.
a) Objetivos.
b) Alcance.
c) Aprobación y actualización.
a) Denominación y código del procedimiento.
b) Objetivo.
c) Base Legal.
d) Requisitos.
e) Calificación.
f) Formularios.
g) Generalidades
h) Descripción del procedimiento.
i) Diagramas de flujo del procedimiento.
3. Datos de los procedimientos.

30. INSTRUCCIONES PARA DESARROLLAR LOS RUBROS
DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
1. Introducción
En este rubro se indicará algunas características generales de los procedimientos que se
describen en el documento, haciendo referencia al sector de la colectividad que atiende.
Igualmente, la importancia del Manual y la metodología que se emplea para su
información.
2. Datos generales.
Referidos exclusivamente al Manual como documento, comprende los siguientes aspectos:
Objetivo
Se precisará el o los beneficios (propósitos) que se pretende alcanzar mediante la
formulación y empleo del Manual.
Alcance
Aquí se consignará el ámbito de aplicación del Manual.
Aprobación y Actualización
En este rubro se indicará la denominación, número y fecha del dispositivo que aprueba el
Manual.

31. 3. Datos de los procedimientos.
En este acápite se detallarán las características de cada uno de los procedimientos y
comprende a su vez:
Denominación y Código del Procedimiento
En este numeral se señala la denominación del procedimiento y el código asignado. Debe
reflejar concretamente el propósito u objeto del trámite a que se refiere con el objeto de
que tanto los funcionarios como el público puedan identificarlo fácilmente.
Objetivo
Aquí se colocará los productos o resultados finales que se pretenden alcanzar con el
procedimiento .
Base Legal
Se citará aquellos dispositivos legales y/o normas administrativas que regulen en forma
directa la ejecución del procedimiento.
Requisitos
Se detallará la totalidad de los documentos, exigencias u otras formalidades que deben
cumplirse para la iniciación y posterior ejecución del trámite.

32. Calificación
Considerar la calificación del procedimiento a efectos de aplicar los conceptos legales de
la Aprobación Automática y Silencio Administrativo.
Formularios
Se incluirá con registro - muestra los diversos impresos utilizados en la ejecución del
procedimiento, acompañando las instrucciones para su empleo.
Generalidades
Referida a disposiciones específicas relacionadas con el procedimiento
Descripción del Procedimiento
Consiste en detallar de manera secuencial el procedimiento, indicando para el caso, cada
una de las etapas o fases y operaciones en que se descompone el procedimiento,
señalando las reparticiones administrativas que intervienen (Unidad, Área, Secretaría,
Dirección, etc.). Al momento de describirlas deberá precisarse en que consiste
(recepciona, revisa, analiza, estudia) cada fase u operación con identificación del
resultado a que se llegue, ( prepara informe con una copia, proyecta Resolución); quiénes
deben ejecutarlas (Especialista Administrativo; Secretaria); cómo (coordina; tipea; solicita
información) y el tiempo estimado para cada fase u operación (½ hora; 5 minutos).
Diagramas del flujo del Procedimiento
En este rubro se presentarán los gráficos que muestren toda la secuencia del
procedimiento.

33. DIAGRAMA DE BLOQUES
1. CONCEPTO.
Es una forma de representación gráfica de un procedimiento que permite la visualización
y/o análisis, principalmente de los elementos siguientes:
 Documentos.
 Acciones.
 Recorridos.
 Puestos de trabajo.
En la medida que sea necesario y según la naturaleza del problema que se aborde, el
diagrama permite incluir elementos como: Tiempo y Distancia.
El diagrama en bloques presenta las siguientes ventajas:
 Facilita la impresión visual del circuito
 Permite ser leído por personal no técnico
 Permite la participación de los trabajadores que intervienen en la ejecución del
procedimiento
 Contribuye como instrumento valioso en la etapa de recopilación de información,
porque posibilita evaluar la coherencia de los datos recibidos.

34. DIAGRAMA DE BLOQUES
2. ETAPA
Es una parte importante de un
procedimiento dentro de la cual se
desarrolla un conjunto de acciones
secuenciales y/o paralelas que
permiten el desarrollo de un
procedimiento. Para efectos
prácticos, puede considerarse una
etapa al conjunto de acciones
realizados en cada Unidad Orgánica
que interviene en el procedimiento.
3. ACCIÓN
Es la Unidad desagregada de un
procedimiento. Puede ser de
naturaleza física o intelectual. Cada
trabajador puede ejecutar una o
varias acciones de un procedimiento.

35. DIAGRAMA DE BLOQUES
4. ELEMENTOS QUE COMBINA EL DIAGRAMA DE BLOQUES.
Mediante símbolos adecuados se representan:
4.1 Documentos que se inician o se van generando en el desarrollo del
procedimiento. Ejemplo: Informe Técnico (original y 1 Copia), Proyecto de
Resolución (original y 1 copia).
4.2 Las acciones y/o etapas que entregan el procedimiento. Ejemplo: Recibe y
registra expedientes, numera, fecha y transcribe Resolución.
4.3 El sentido de desplazamiento, flujo o recorrido. Ejemplo: Tiempos y
distancias. Ejemplo. 1 día , 2 días, Etc.
4.4 Tiempos y distancias. Ejemplo: 1 día, 2 días, etc.

36. Es una forma de representación gráfica de un procedimiento, que
permite la visualización y/o análisis, principalmente de los elementos
siguientes:
* Documentos.
* Acciones.
* Recorridos.
* Puestos de trabajo.
Los principales símbolos para el diseño se señalan a continuación:
LIMITES
Indica la iniciación y terminación del
proceso.
OPERACIÓN
Describe la acción o actividad que debe
desarrollarse.
Ejemplo: solicita el procedimiento
de certificado de depósito.
Ejemplo: recepcionar un expediente,
revisar un documento.
GRAFICOS UTILIZADOS EN EL DIAGRAMA
DE BLOQUES

37. GRAFICOS UTILIZADOS EN EL DIAGRAMA
DE BLOQUES
ESPERA
Indica cuando se establece un plazo
de espera asociada a una acción.
SENTIDO DEL FLUJO DE TRABAJO
Conecta los símbolos señalando el
orden en que se deben ejecutar los
diferentes pasos.
Ejemplo: cuando se espera la
emisión de un listado.
ALMACENAJE
Indica archivo de documentos.

38. GRAFICOS UTILIZADOS EN EL DIAGRAMA
DE BLOQUES
DOCUMENTO
Cualquier tipo de documento que se
utilice en el proceso y aporta
información para que se pueda
desarrollar; su nombre aparece en el
símbolo y sólo se indican cuando se
representan por primera vez.
Ejemplo: una cuenta de cobro, una orden de
servicio o de compra.

39. GRAFICOS UTILIZADOS EN EL DIAGRAMA
DE BLOQUES
DECISIÓN O ALTERNATIVA
Indica un punto dentro del flujo en que son
posibles caminos alternativos, dependiendo
de una condición dada.
Ejemplo: ¿está correctamente elaborado?,
¿los documentos están completos?

40. GRAFICOS UTILIZADOS EN EL DIAGRAMA
DE BLOQUES
CONECTOR
Símbolo que facilita la continuidad de
las rutinas de trabajo, evitando
intersección de líneas. Puede asumir
dos formas:
De rutina: representa una conexión de un paso con otro dentro de la
misma página o entre páginas diferentes. Lleva inserto un número en
ambas oportunidades.
De página: Representa una conexión o enlace en un paso de final
de página con otro paso en el inicio de la página siguiente, donde
continúa el flujograma. Lleva inserto una letra mayúscula.

41. TEXTO UNICO DE PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS
CONCEPTO
Es un Instrumento normativo y de gestión que
compendia los procedimientos y servicios previamente
aprobados y simplificados, que realizan los
administrados ante las entidades del Estado.
BASE LEGAL
La formulación del TUPA se encuentra regulada por la
Ley Nº 27444 – Ley del Procedimiento Administrativo
General; Ley Nº 29060 y D.S. Nº 079-2007-PCM.
FINALIDAD.
El TUPA es diseñado y actualizado con la finalidad de otorgar seguridad jurídica
en materia administrativa, puesto que los administrados sabrán con exactitud el
plazo en el cual podrán contar con una respuesta de la Administración Pública
sobre la aprobación o denegación de sus solicitudes.

42. TEXTO UNICO DE PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS
CONTENIDO
El TUPA contiene los procedimientos administrativos de línea o externos que
realicen los administrados, es decir el público, ante las distintas entidades del
Estado.
También se incluirá en el TUPA, la relación de aquellos servicios prestados en
exclusividad por las entidades, cuando el administrado no tiene posibilidad de
obtenerlos acudiendo a otro lugar o dependencia. Por ejemplo: Legalización de
certificados de estudios, diplomas, títulos y otros para seguir estudios en el
extranjero.
Los servicios que no sean prestados en exclusividad, las entidades a través de
Resolución del Titular del Pliego, establecerán los requisitos y costos
correspondientes a los mismo. Deben ser difundidos para público conocimiento.
En consecuencia, no puede incluirse en el TUPA los procedimientos
administrativos internos, relacionados con las acciones de personal, administración,
presupuesto, ni aquellos referidos a la aplicación de sanciones de carácter
disciplinario y servicios que no sean de exclusividad.

43. ESQUEMA
El TUPA conforme a ley contiene los siguientes datos:
a. Denominación del Procedimiento:
Consignar la nomenclatura de los procedimientos que tienen a su cargo las
unidades orgánicas de la entidad los mismos que están relacionados con las
funciones principales que vienen desarrollando.
b. Requisitos:
Descripción clara, detallada y taxativa de todos los requisitos exigidos para la
realización de cada procedimiento administrativo, incluyendo, de existir los
formularios para la realización del procedimiento administrativo.
c. Clasificación de cada procedimiento, según corresponda:
- Aprobación automática.
- Evaluación previa con aplicación del silencio administrativo positivo.
- Evaluación previa con aplicación del silencio administrativo negativo, o
- No sujeto a la aplicación de plazos ni silencios administrativos.

44. d. Los casos que procede el pago de los derechos de tramitación de los
procedimientos administrativos conforme a Ley y sus montos correspondientes.
El monto es sustentado por el Jefe de la Oficina de Administración, bajo
responsabilidad.
e. La autoridad competente para la aprobación de cada procedimiento
administrativo;
f. La autoridad competente para resolver los recursos impugnativos que
interpongan los particulares contra las decisiones que expidan las unidades
orgánicas, sobre los procedimientos administrativos.
g. La dependencia que se ha designado como órgano de trámite Documentario de
la correspondiente entidad.

45. PAUTAS PARA LA FORMULACIÓN
Y ACTUALIZACIÓN
a) Obligatoriedad.
¿Quiénes están obligados a formular el TUPA?
Están obligados las entidades del Gobierno Central, las Instituciones Públicas
Descentralizadas, los Gobiernos Regionales, las Municipalidades, los
Organismos constitucionalmente Autónomos y demás entidades del Estado de
cualquier naturaleza, ante quienes, el público usuario en general, los
empresarios, inversionistas y similares, tanto nacionales como extranjeros,
realizan trámites con el objeto de obtener de dichas entidades un
pronunciamiento, o demandan la prestación de servicios.

46. PAUTAS PARA LA FORMULACIÓN
Y ACTUALIZACIÓN
b) Formulación:
La formulación del TUPA conlleva a ejecutar los siguientes pasos:
1. Efectuar el inventario de todos los procedimientos administrativos
que tengan las siguientes características:
 Que sean solicitados por los propios administrados para satisfacer
sus intereses o derechos.
 Que involucre una exigencia que cuente con respaldo legal.
 Que requieran de un acto administrativo o pronunciamiento de
cualquier órgano de la entidad.
2. Eliminar o simplificar los procedimientos administrativos y los
requisitos que no cumplan con criterios de racionalidad y necesidad.

47. PAUTAS PARA LA FORMULACIÓN
Y ACTUALIZACIÓN
3. Calificación.
Luego de haberse inventariado, ordenado y simplificado los
procedimientos administrativos, se calificarán de la siguiente manera:
 Procedimientos de aprobación automática;
 Procedimientos de evaluación previa con aplicación del silencio
positivo; y
 Procedimientos de evaluación previa con aplicación del silencio
negativo.
4. Conformidad o sugerencias de los órganos involucrados.
Mediante este paso se asegurará que los órganos incluidos en el TUPA
tomen conocimiento sobre los procedimientos que van a atender y la forma
que han sido simplificados.

48. PAUTAS PARA LA FORMULACIÓN
Y ACTUALIZACIÓN
5. Aprobación, publicación, modificación y actualización del TUPA.
 Decreto Supremo: Ministerios y las
Instituciones Públicas Descentralizadas.
 Ordenanza Regional: Gobiernos
Regionales, en la que se incluye las
Direcciones Regionales Sectoriales
 Ordenanza Municipal: Municipalidades
 Resolución del Titular: en el caso de
organismos constitucionalmente
autónomos.
a. El TUPA es aprobado por:

49. PAUTAS PARA LA FORMULACIÓN
Y ACTUALIZACIÓN
 El Diario Oficial “El Peruano”: Entidades
del Gobierno Nacional, incluyendo a los
de sus organismos públicos
descentralizados, organismos
constitucionalmente autónomos y demás
poderes del Estado.
 El Diario encargado de los avisos
judiciales en el departamento o región:
Gobiernos Regionales incluyendo a los
de sus organismos públicos
descentralizados.
 Diario encargado de los avisos judiciales
en la capital de la provincia: gobiernos
locales, incluyendo a los de sus
organismos públicos descentralizados.
b. Publicación:

50. PAUTAS PARA LA FORMULACIÓN
Y ACTUALIZACIÓN
La Modificación o eliminación de los procedimientos
administrativos, incluidos en el TUPA aprobados por
D.S, en el periodo comprendido entre su aprobación y
su actualización, se hará por Resolución Ministerial del
Sector; Norma Regional; Decreto de Alcaldía o
Resolución del Titular del Organismo autónomo, cuando
la modificación no implique:
c. Modificación:
 La creación de nuevos procedimientos administrativos.
 El incremento de derecho de tramitación o requisitos.
Caso contrario se hará por Decreto Supremo, Ordenanza Regional Ordenanza
Municipal o Resolución del Titular del organismo autónomo.
Toda modificación que se realice deberá referirse al TUPA y será incorporada al
mismo, según las normas sobre actualización anual y publicación obligatoria.

51. PAUTAS PARA LA FORMULACIÓN Y
ACTUALIZACIÓN
Cada 02 (dos) años, las entidades
están obligadas a publicar el íntegro
del TUPA, bajo responsabilidad de su
titular. Pudiéndolo hacer antes cuando
consideren que las modificaciones
producidas en el mismo lo ameriten.
d. Actualización:

52. TUPA DE LAS DIRECCIONES REGIONALES
SECTORIALES
Los procedimientos a cargo de las
Direcciones Regionales Sectoriales que
forman parte de los Gobiernos
Regionales, incluyen sus procedimientos
en el TUPA el Gobierno Regional al que
pertenecen.
Para el caso, los Ministerios publican la
relación de procedimientos a cargo de
las Direcciones Regionales Sectoriales,
incluyendo su denominación, plazo
máximo de atención y requisitos
máximos a solicitar respecto de los
procedimientos, pudiendo el Gobierno
Regional en cualquier caso, fijar un
plazo menor de atención o menores
requisitos en los procedimientos.

53. FEDATARIO
DEFINICIÓN
Fedatario es el servidor público de la misma entidad educativa, que gratuita y
personalmente, previo cotejo comprueba, autentica y certifica el contenido de las
copias simples con la original, que presentan los usuarios a fin de ser utilizados en
los trámites administrativos dentro del Sector Educación.
Su función de fedatario no excluye el cumplimiento de otras obligaciones.
BASE LEGAL
Ley N° 27444 – Ley del Procedimiento Administrativo General.
REQUISITOS PARA SER FEDATARIO
 Ser servidor de la de la entidad correspondiente al Sector Educación.
 Estar laborando como mínimo un ( 01 ) año en la institución.
 Tener reconocida capacidad, idoneidad, honradez y no haber sido sancionado
por faltas disciplinarias.

54. DESIGNACIÓN
 El fedatario será designado por la autoridad competente, mediante Resolución
del Titular de cada entidad ( Resolución Ministerial, caso Sede Central y
Resolución Directoral tratándose de Direcciones Regionales de Educación,
Unidades de Gestión Educativa Local y Resolución del titular de la Institución
Educativa correspondiente )
 El fedatario será designado por un período de uno ( 01 ) o dos ( 02 ) años, el
mismo que podrá ser prorrogado si la autoridad ve por conveniente
 La entidad educativa determinará el número de fedatarios, según la
necesidades de atención, pudiendo ser dos ( 02 ) fedatarios como mínimo, un
titular y un alterno, éste reemplazará a aquel en casos de ausencia
 La designación de fedatario queda sin efecto por las siguientes razones:
 Por fallecimiento
 Por traslado del servidor a otra entidad
 Por cese del servidor, cualesquiera sea el motivo
 Por apertura de proceso administrativo disciplinario
 El fedatario designado debe ser preferentemente personal que desempeña
labores de atención directa al usuario o que trabaja en Trámite Documentario.
 Los documentos que autentiquen los fedatarios de un organismo central son
válidos ante cualquier dependencia desconcentrada del mismo . A sí por
ejemplo: las copias de un documento que autentique el fedatario del Ministerio
de Educación, son validas ante cualquier trámite que se tenga que realizar en la
Dirección Regional de Educación, UGEL ; y de estas instancias hacia el la
Institución Educativa.

55. FUNCIONES
 Cotejar, certificar y/o autenticar el contenido de la copia de un documento
original como: títulos y grados, permisos, partidas, pólizas, resoluciones,
decretos, acuerdos, documentos de identidad, declaraciones, contratos,
autorizaciones, convenios, carta poder, actas, certificados de estudios, etc.
 Certificar firmas únicas y exclusivamente en trámites administrativos internos a
realizar en el Ministerio de Educación, Direcciones Regionales de Educación,
Unidad de Gestión Educativa Loca e Instituciones Educativas
 Verificar firmas de las personas participantes en los contratos y otros actos en
los que intervengan los representantes de la entidad donde labora el fedatario
 Aceptar para la autenticación, copias totalmente legibles, sin borrones ni
enmendaduras
 Levantar actas en las que se de fe de hechos o actos en que intervengan
representantes de la entidad
 Elaborar y mantener actualizado el registro diario y actualizado de
autenticación y certificaciones que realiza ( excepto asuntos contenciosos y
judiciales )
 Sellar las copias autenticadas y firmar debidamente sobre las carillas cotejadas

56. PROHIBICIONES
 Autenticar o certificar documentos ajenos a los trámites internos de la
entidad
 Percibir retribución del interesado para realizar u omitir actos de
servicio
 Aceptar y certificar copias ilegibles con borrones y enmendaduras
 Colocar su sello y firma sobre hojas en blanco
 Evadir responsabilidad en el cumplimiento oportuno del servicio
 Certificar o legalizar firmas de documentos vinculados a los Registros
Públicos, Testamentos, Poderes Especiales y demás actos y/o
contratos que por su naturaleza tengan carácter litigioso o judicial y
que tengan que gestionarse en organismos distintos a la entidad
 Tramitar el documento o expediente que ha certificado
 Autenticar o certificar hechos en que posteriormente va a intervenir.
Tampoco podrá suscribir documentos si posteriormente va a intervenir
certificando firmas de los contratantes, incluida la de él
 Permitir que por algún motivo sea utilizado su sello por otras personas
 Otorgar y aceptar bajo cualquier forma o modalidad, recomendaciones
para los trámites administrativos en beneficio propio o de terceros.

57. OBLIGACIONES
 Autenticar o certificar los documentos o expedientes que el interesado
solicite, siempre que esté en el marco de su competencia
 Salvaguardar los intereses de la institución
 Conocer sus funciones y deberes, a si como sus limitaciones.
 Guardar reserva en los asuntos que así lo requieran
 Denunciar actos inmorales e irregularidades que pudiera detectar
 Prestar el servicio en forma gratuita
 Observar buen trato y lealtad hacia el usuario
 Ejercer las funciones de fedatario sin dejar de cumplir sus deberes y
responsabilidades permanentes que son inherentes al desempeño de
su puesto de trabajo

58. Fin de exposición
Muchas gracias