1. MANUAL DE USUARIO
1.-¿Para que la Nueva Plantilla?
La plantillase creacon la finalidadde optimizarel tiempoque se invierte enconstruirel presupuesto
anual junto con sus estimaciones.
2.- ¿En qué Consiste?
Consta de un libro único por país para el posible manejo de los datos referentes a esa Nación. Es
decir, cada país contara con un libro para su manejo interno de presupuestos.
3.- Estructura
Esta desglosado por pestañas, de modo que existen tantas pestañas como grupos se manejen,
siempre manteniendo el mismo nombre y el estándar (Ver Manual de Usabilidad). Al inicio del Libro se
encuentra una pestaña denominada “database”, esta pestaña almacena la información organizada de los
datos que alimentan a las pestañas, que representan los grupos. Al final de la hoja se encuentra la pestaña
“Reporte”,que consolidaenunatabladinámicatodala informaciónde laspestañasde losgruposylosrefleja
en una Pivot Table con Segmentación. (Ver Manual de Usabilidad)
(Fig. 1)

2. El usode loscoloresenlaspestañas indicaladistinciónconrespectoala informaciónque se maneja,
cada color corresponde acamposde informaciónque debenllenarsesegúnel grupo.(VerFig.1)
4.- Pestañas
 database
(Fig. 2)
Posee tablasde diferentescolores lo que ayuda a identificar los datos como Cost Center, Categoría,
Grupo, CuentasyVersiones.Suusoes establecerenlacesparalograrel filtradoala hora de ingresar los datos
en las pestañas siguientes.
 Botones:
En la pestaña “database”, se encuentran 3 botones, denominados: Data Base, Version Generator y
Delete Version.

3. 1.-Data Base
Constade unainterfazgraficaque se despliegaenformade menúparala correcta
insercionde informacionenlastablas.(VerFig.3)
(Fig. 3)
Al desplegarel menú“Manejadorde Base de Datos”, se desglosan un conjunto de opciones
que reprecentan las tablas que forman la pestaña “database”, cada opcion genera a su vez un
formulario el cual debe ser llenado correctamente para ingresar los datos sin inconvenientes.

4. DespliegaunFormularioparagenerarautomáticamente una versión a partir
de otra, creando una copia exacta de la versión referencia en cada una de las
pestañas, de modo que solo quede modificar algunos pocos datos o insertar otros.
(Ver Fig. 6)
Para lograr realizar una copia de una versión debe existir al menos una versión base de
referencia (la cual posee los datos para ser copiados) y otra registrada (para hacer la copia bajo el
nombre de esta versión).
El procedimientoparacrearla versión esel siguiente:(VerFig.4)
Campo Informativo
Nombre de Version
Año de la Version
Tasa de Cambio
Inflación
(Fig.4)
Luegode Crear la VersionMAYLE (Verfig.5).Se seleccionael botón“VersionGenerator”(VerFig.6)
(Fig. 5)

5. VersionBase de Referencia Version RegistradaparalaCopia
Nombre de laVersionBase Nombre de laVersionparala Copia
Añode laVersionBase Añode laVersionparala Copia
(Fig. 6)
Este boton esta destinado para la automatica eliminacion de Versiones que se
encuentranendesuso oque por algunarazonya no son necesarias en el historico
de la plantillade Presupuesto, la eliminacion se realiza en todas las pestañas del
Libro. (Ver Fig. 7)
1 2 3
4 5
4

6. (Fig. 7)
2.-Pestañas ColorGris
Son aquellas pestañas que cubren los grupos:
 1506-Salaries
 1507-Benefits
 1508-Overtime
 1509-Relocation
 1536-Repairs-Computer Related
 1546-Depreciation PC
 1547-Depreciation SAP
 1548-Depreciation Software
 1549-Depreciation Other
 1556-Corporate Allocations-T
Estas pestañas poseen capos de información comunes para todas las pestañas restantes, los
campos son: (Ver Fig. 8)
a) Year: El año referente a la Version con la que estamos creando el presupuesto.
b) Version: El nombre de la versión que se está procesando para el presupuesto.
c) Cost Center: Indica el Centro de Costo a la que apunta el gasto o requerimiento insertado.
d) Cta: Indica el número de la cuenta que corresponde al gasto presupuestado.
e) Desc. Cta.: Muestra la descripción del número de la Cta. Insertada.
f) Description: Con la finalidad de ingresar comentarios de aclaratoria sobre el gasto insertado.
1 2

7. g) LC Based ‘000: Es el total en Moneda Local (Local Currency).
h) Inflation: Casillas selectivas para escoger si la inflación debe influir en el Local Currency o no.
i) LC$ ‘000: Muestra el resultado de la escogencia en el campo Inflation.
j) US$ ‘000: Corresponde al monto total en dólares tomando como referencia a LC$ ‘000.
(Fig. 8)
2.-Pestañas ColorAzul
Son aquellas pestañas que cubren los grupos:
 1517-Training, Meetings
 1518-Memberships
 1526-Outside Services
 1527-Consulting
 1528-Help Desk
 1531-Hardware Leases
 1533-Software Licenses Fees
 1534-Hardware Maintenance
 1535-Software Maintenance
 1541-Facility Charges
 1542-Operating Charges
 1543-Other

8. Estas pestañasposeen loscapos de información comunes para todas las pestañas (Ver Fig. 8), con
la adición de:
a) Service Provider: Con la intención de colocar al proveedor y el servicio que ofrece. (Ver Fig. 9)
Para insertar los datos, ver Fig. 13
(Fig. 9)
3.-Pestañas ColorMorado
Son aquellas pestañas que cubren los grupos:
 1516-Travel,entertainment,meals
Esta pestaña posee los capos de información comunes para todas las pestañas (Ver Fig. 8), con la
adición de: (Ver Fig. 10)
a) Qty of Trip: Corresponde a la cantidad de viajes a realizar para un destino determinado.
b) Project/Event: Indica el proyecto o evento para el cual es conveniente un viaje.
c) Destination: Corresponde a el lugar al que se viaja.
d) Airfair: Es el precio del Ticket aéreo en moneda local

9. e) Days: Son los días que se hará uso del hotel.
f) Hotel: Indica el precio de un día en el hotel en moneda local.
g) Food: Referente para plasmar gastos de alimentación externa a la incluida en el hotel en
moneda local.
h) Travel Exp.: Se insertangastosexternosrelacionadosconel viaje como por ejemplo, gastos de
transporte.
i) Comments: Comentarios aclarativos de los datos que se ingresan para mayor detalle.
Para insertar los datos, ver Fig. 13
(Fig. 10)
4.-Pestañas ColorVerde
Son aquellas pestañas que cubren los grupos:
 1525-Data Lines
Esta pestaña posee los capos de información comunes para todas las pestañas (Ver Fig. 8), con la
adición de: (Ver Fig. 11)
a) Service Provider: Con la intención de colocar al proveedor y el servicio que ofrece.
b) Type: Identifica el Tipo de Data Line
c) Bandwith: La Banda Ancha necesaria
Para insertar los datos, ver Fig. 13

10. (Fig. 11)
4.-Pestañas ColorAmarillo
Son aquellas pestañas que cubren los grupos:
 1532-PC Leases
Esta pestaña posee los capos de información comunes para todas las pestañas (Ver Fig. 8), con la
adición de: (Ver Fig. 12)
a) Contract Number: Indica el número de contrato del cual se inserta el gasto.
b) From: Corresponde a la fecha de inicio de emisión del contrato.
c) To: Corresponde a la fecha de finalización del contrato.
d) Model: Indica el modelo del Equipo
e) QTY: Indica la cantidad de equipos que se encuentran en el contrato.
f) Month Unit Cost: Monto unitario mensual del costo unitario de los equipos.
g) Month QTY: Meses activos en el año del contrato.
Para insertar los datos, ver Fig. 13

11. (Fig. 12)
5.- Botones de las Pestañas
Despliega una interfaz para rellenar los campos necesarios según el grupo que
se está utilizando. (Ver Fig. 13)
Pestañas Color Gris Pestañas Color Azul

12. PestañasColor Morado
PestañasColor Amarillo PestañasColor Verde
(Fig. 13)
Despliega un Formulario para generar automáticamente una versión a
partir de otra, creandouna copiaexactade la versiónreferencia únicamente en la
pestaña o en el grupo donde fue pulsado el botón.
Para lograr realizar una copia de una versión debe existir al menos una
versiónbase de referencia(lacual posee los datos para ser copiados) y otra registrada (para hacer la
copia bajo el nombre de esta versión).
A diferencia con el boton “Version Generator” ubicado en la pestaña “database”, este efectua el
proceso unicamente en la pestaña donde es activado.

13. Genera una pestaña para la visualizacion gráfica de los gastos
producidosalo largode las versiones con el grupo en donde fue seleccionado.
Permite comparar los totales de una version respecto a otra, asi como
los gastos de un centro de costo frente a otro. (Ver Fig. 14)
(Fig. 14)
6.- Botones de Ejecución
Para insertarlainformaciónrequeridaatravésde una interfaz.
Para salirde la ventana,menúy/oInterfazde inserciónde datos.

14. MANUAL DE LA CORRECTA USABILIDAD
Normas Generales para el Buen Uso de la Plantilla de Presupuesto
1.-DATABASE:
(Fig. 1)
Pueden agregarse categorías, ctas, grupos y versiones pero se debe tener cuidado en crear tantas
pestañas como grupos existan, colocando exactamente el nombre del grupo insertado, estos nombres
coincidentotalmente con el nombre de laspestañasexistiendovínculos internos para los procesos. (Ver Fig.
2)

15. (Fig. 2)
El nombre de las pestañas una vez creadas con el nombre exacto del grupo a que corresponde, no
debe modificarse. Se debe crear una réplica de cualquiera de las pestañas existentes en cuanto a la
estructura de la tabla, para la nueva pestaña. Nótese que el nombre posee la nomenclatura en número,
guion (-) y la descripción del grupo, esta estructura debe mantenerse ya que esta estandarizada para los
países y debe respetarse.

16. 2.-PESTAÑAS:
(Fig. 3)
Los Nombresde losencabezadosde latabladinámicade cada unade laspestañas,son estándar para
todas las plantillas, estos nombre no deben ser modificados ya que están vinculados con el procedimiento
interno del sistema.
(Fig. 4)
Para dar uso de losbotones,esnecesarioque el libronoesté protegido.

17. 3.-REPORTE:
(Fig. 5)
Nombres de los encabezados de la tabla dinámica de la pestaña reporte, son estándar para
todos los libros, estos nombres no deben ser modificados ya que están vinculados con las tablas de menú
(Segmentaciónde Datos) que permiten el acceso más sencillo del filtrado de la información (Ver Fig. 6), así
como también están vinculados con el procedimiento interno del sistema.
Cada vezque se realice uncambioen lainformaciónde algunade laspestañas debe seleccionarse el
botón actualizar para visualizar los datos en la Pivot Table. (Ver Fig. 5)

18. (Fig. 6)
La estructurade la informaciónque se muestraesdelegadaporlaestructuraque llevala
PivotTable.Parahacer ajustesenlavisualizaciónde laorganizaciónporCostCenteruotra
informaciónadicional,simplementeseleccionalaPivotTable yse seleccionaenel menú,lasección
PivotTable ToolsOptionsFieldList(VerFig.7y Fig.8). Se desplieganloscamposde interésyse
organizasu visualizaciónsegúnel interésdelusuario.

19. (Fig. 7)
(Fig. 8)