INFORMATICA - TEMA 10 ACCESS AVANZADO - FP A DISTANCIA ANDALUCIA - GRADO SUPERIOR GESTION COMERCIAL Y MARKETING

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Introducción
En la unidad didáctica 5 estudiamos la base de datos Access: aprendimos a crear una base de datos y a crear
dentro de ella tablas, consultas, formularios e informes. En esta unidad seguiremos avanzando en el
conocimiento de Access:
Aprenderemos a configurar diversas propiedades de los campos.
Veremos como crear relaciones entre tablas para mejorar las prestaciones de las bases de datos.
Realizaremos consultas más complejas que las vistas en la unidad 5.
Aprenderemos a mejorar la presentación de los informes.
Conceptos avanzados de Access
Introducción
En la unidad didáctica 5 estudiamos la base de datos Access: aprendimos a crear una base de datos y a crear
dentro de ella tablas, consultas, formularios e informes. En esta unidad seguiremos avanzando en el
conocimiento de Access:
Aprenderemos a configurar diversas propiedades de los campos.
Veremos como crear relaciones entre tablas para mejorar las prestaciones de las bases de datos.
Realizaremos consultas más complejas que las vistas en la unidad 5.
Aprenderemos a mejorar la presentación de los informes.
Bases de datos relacionales
Microsoft Access se define como un programa gestor de base de datos relacionales; esto es, pueden
establecerse relaciones entre las distintas tablas de una base de datos, de modo que se comporten como "un
todo" y puedan realizarse operaciones tales como tomar datos de una para introducirlos en otra, obtener
información de varias tablas...
Una relación es una característica especial de Access que hace que podamos trabajar con varias tablas
relacionadas. La relación entre dos tablas es única y se establece a través de un campo común a ambas.
Aunque no es necesario que el campo tenga el mismo nombre, pero sí es aconsejable, ya que es una manera
de evitar posibles errores a la hora de crear la relación.
Lo que sí es necesario es que los campos implicados en la relación sean del mismo tipo, excepto si uno es
numérico y el otro autonumérico y en ambos se ha seleccionado el mismo tamaño de campo.
Este sistema tiene numerosas e importantes ventajas, entre las que podemos indicar:
En cada tabla se almacenan unos determinados datos, que no tienen por qué repetirse en las tablas,
excepto los del campo común.
Mayor velocidad de trabajo y ahorro de espacio en disco; al no tener que incluir datos repetidos en
distintas tablas.
Facilidad para mantener datos actualizados; el dato solo se tendrá que modificar en una sola tabla.
Con un sencillo ejemplo comprenderá que es una base de datos relacional. Imagine que quiere llevar el control
del alquiler de películas de un videoclub, donde se muestre el cliente y la película que tiene alquilada el cliente.
Entonces la base de datos tendrá dos tablas relacionadas a través del campo común IDPelícula.
Clientes

IDCliente Nombre Apellidos IDPelícula
100 Antonio López 10
Películas
IDPelícula Nombre Película Precio
10 Toda la verdad 3
Uniendo la información de las dos tablas que tenemos arriba podemos determinar qué película tiene alquilada
cada cliente y el precio del alquiler.
IDCliente Nombre Apellidos IDPelícula Nombre Película Precio
100 Antonio López 10 Toda la verdad 3
¿Por qué es necesario unir las tablas?, ¿por qué no poner los datos en la misma tabla con la información del
cliente?. Con la ayuda de la siguiente tabla se pueden resolver estas dudas.
IDCliente Nombre Apellidos IDPelícula Nombre Película Precio
100 Antonio López 10 Toda la verdad 3
101 María Carrasco 11 American Beauty 2.50
102 Jesús Rincón 10 Toda la verdad 3
Para modificar el precio del alquiler de la película "Toda la verdad", habría que ir modificando registro a registro
todos los datos. Bien en esta tabla resultaría muy fácil, pero si hubiera que cambiar una tabla con 2500
registros, ya no sería tan fácil. Utilizando dos tablas sólo habría que modificar una vez los datos.
Si se eliminara el registro 101, la referencia de la película "American Beauty" desaparecería, si alguien alquilara
de nuevo esa película habría que introducir los datos de la película de nuevo. Si se utilizan dos tablas esto no
ocurre, sólo habría que buscar el registro correspondiente a esa película y añadirlo a la tabla clientes.
Tablas avanzadas
La clave para entender el proceso de diseño de una base de datos radica en comprender la forma en que un
sistema de administración de bases de datos relacionales, como Access, almacena los datos. Un buen diseño
de la base de datos hará que la información sea proporcionada de forma eficaz y precisa.
Cuando hablábamos en la unidad didáctica 5 del diseño de bases de datos, destacábamos la importancia de
dividir en distintas tablas la información que desea procesar. Gracias a que Access es una base de datos
realiacional, podremos relacionar la información de las diversas tablas y sacar partido de ello.
En estas dos tablas, la primera, "Empleados", recoge todos los datos referentes a empleados y la segunda,
"Pedidos", es donde se almacenan los pedidos que recibe la empresa. Como verá, existe un campo en común
"Id Empleado", este campo es el que relaciona las dos tablas, para poder mostrar información coherente, es

decir, si quiere mostrar los pedidos que realiza un empleado necesitará relacionar las dos tablas. En este
apartado aprenderá a crear y modificar este tipo de relaciones entre tablas con Access.
También aprenderá en este apartado a usar algunas propiedades muy útiles de los campos.
Estableciendo las propiedades de campo
Como ya sabrá la pestaña inferior de la ventana de diseño de tabla, recoge las propiedades de los campos.
Estableciendo las propiedades de los campos en el modo de presentación Diseño de una tabla es posible
controlar la apariencia de los datos, evitar su introducción incorrecta, especificar valores predeterminados y
acelerar la búsqueda y ordenación de la tabla. Puede establecer formatos y reglas que solo permitan la
introducción de determinados datos.
Las propiedades de campos se ven y se modifican individualmente para cada campo. Al abrir una tabla en el
modo de presentación Diseño, Access muestra los valores de las propiedades del campo activo en la parte
inferior de la ventana tabla.
Tamaño del campo.
Formato.
Lugares Decimales.
Máscara de entrada.
Título.
Valor predeterminado.
Regla de Validación, Texto de validación.
Requerido.
Permitir longitud cero.
Indexado.
Dependiendo del tipo de dato que se utilice en el campo, se mostraran unas u otras propiedades.
Si quiere más espacio para introducir o editar el valor de una propiedad, presionando
MAYUSCULA + F2, mostrará el cuadro zoom.
Si necesita ayuda de Access sobre alguna propiedad, accederá a ella pulsando F1, aunque
también puede ver a la derecha de las propiedades una breve descripción de la que está
seleccionada.
Autoevaluación
Las propiedades de campos afectan:
a) Al campo en concreto donde se establece la propiedad.
b) A todos los registros de la tabla.
c) A un solo registro.
Fijando el formato y la máscara de entrada
El formato se puede definir para todos los tipos de campo menos para los del tipo OLE. Esta opción permite
que el usuario pueda determinar la forma en que Access 2000 muestra la información almacenada en el campo.
Los formatos definidos en el diseño de la tabla de datos los utilizará Access en las tablas, consultas,

formularios e informes creados a partir de este momento sin afectar a los que estuvieran creados con
anterioridad.
Por ejemplo, se puede hacer que el número almacenado
sea mostrado con separadores de millar o no, que los
valores de fecha salgan con texto o número.
Existen tipos de campos que tienen predefinidos un tipo
de formato.
Numérico y de moneda: Contiene números
enteros o fraccionarios.
Fecha/Hora: Contiene fechas y horas para los
años 100 al 9999 en Access 2000.
Sí/No: Puede también especificar que muestre Verdadero/Falso, -1 para Sí y 0 para No.
Aunque los formatos incorporados en Access resolverán la mayor parte de las necesidades, también se puede
especificar el que se desee. Para establecer en la propiedad Formato un formato personalizado, se introduce los
simbolos de formato que representan el formato deseado. Algunos ejemplos de formatos serían:
Formato Valor Resultado
"Con el número" 000 12 Con el número 012
mmmm aaaa 31/05/94 Mayo 1994
ddd mmmm aa 31/05/94 Mar Mayo 94
> hola HOLA
hhmm "horas" 16:00 1600 horas
Dependiendo del tipo de dato, Access dispone de formatos diferentes. Los formatos
predefinidos Fecha / Hora, Numérico y Moneda, Texto y Memo y Sí / No varían en función del
país especificado al hacer doble clic en Configuración regional en el Panel de control de
Windows. Access muestra los formatos apropiados para el país seleccionado.
DEMO: Vea cómo dar formato.
1. Abrir una tabla en vista Diseño.
2. Insertar un campo Numérico y situarse en la propiedad formato.
3. Introducir "Con el número:" 0000.
4. Pasar Hoja de datos.
5. Introducir un nuevo registro y ver resultado.
Puede utilizar la propiedad Máscara de Entrada para facilitar la entrada de datos y para controlar los valores que
los usuarios pueden introducir en un control de cuadro de texto.
Esta propiedad la poseen los campos de tipo Texto, Numérico, Moneda y Fecha/Hora, se utilizan cuando todas
las entradas del campo tiene el mismo formato o uno muy parecido. Por ejemplo, puede crear una máscara de
entrada para un campo Número de teléfono, código postal, la matrícula del coche, etc.
De esta forma el usuario de la base de datos sólo puede introducir el número de la forma indicada, si no Access
mostrará un error.
Lo mejor es utilizar el Asistente para máscaras de entrada, para establecer la propiedad automáticamente, para
ello:

1. Abra una tabla en la vista Diseño.
2. En la parte superior de la ventana, seleccione el campo para
el cual desea definir una máscara de entrada.
3. En la parte inferior de la ventana, en la ficha General, haga en
el botón Generar para iniciar el Asistente para máscaras de
entrada , situado al lado del cuadro de la propiedad
Máscara de entrada y siga las instrucciones de los cuadros
de diálogo del asistente.
Para los campos Numérico y Moneda es necesario introducir las
máscaras de entrada manualmente.
Puede introducir la definición de la Máscara de entrada en la hoja de
propiedades sin utilizar el asistente, pero en la mayoría de los casos, resulta más sencillo utilizarlo.
No hay que confundir las propiedades Formato y Máscara de entrada. La propiedad Formato
sirve para visualizar los datos. La propiedad Máscara de entrada sirve para introducir los
datos.
DEMO: Vea cómo crear una máscara de entrada.
1. En la Vista diseño de la tabla, seleccionar el campo.
2. Situarse en la propiedad Máscara de entrada, y pulsar en el Asistente, si muestra el mensaje de que necesita guardar la
página aceptar.
3. Con el asistente abierto, seleccionar la opción Número.
4. Pulsa Finalizar.
5. Guardar la tabla.
Autoevaluación
La Máscara de entrada se utiliza para...
a) visualizar los datos de una determinada forma.
b) que los datos una vez introducidos no se vean.
c) introducir un valor predeterminado por defecto.
d) controlar los valores que se introducen.
Ajustando el tamaño y estableciendo títulos
Puede ajustar el tamaño de los campos o establecer el título referente a un campo que aparecerán en un
informe o formulario.
Tamaño del campo
Puede usar la propiedad Tamaño del campo para establecer el tamaño máximo de los datos almacenados en un
campo de tipo Texto o Numérico. De este modo se asegura que el campo puede almacenar cualquier valor que
se introduzca y que los números introducidos no sean mayores de lo esperado.
Tipo Texto: en estos campos se determina el número máximo de caracteres que se pueden introducir en
el campo. Si este valor no se toca, por omisión permite introducir 50 caracteres. Por ejemplo, si se fija el
valor de esta campo en 5, solo se podrá introducir palabras con este tamaño. Existe un mínimo de 1 y un
máximo de 250 caracteres.
Tipo Numérico: este tipo permite determinar el valor máximo que se podrá introducir y si el número tendrá
o no decimales.

DEMO: Vea cómo limitar el tamaño del campo.
1. Abrir la tabla en la vista Diseño.
2. Situarse en el campo, en la propiedad tamaño del campo establecer el valor a 9.
3. Pasar a vista Hoja de datos y comprobar que funciona.
Propiedad Título
Permite adjuntar al campo un texto, con una
longitud máxima de 2.042 caracteres. El texto
sirve como encabezado de columna para los
campos de la tabla o de sus consultas
asociadas en la vista Hoja de datos. También
utilizará el título para nombrar los encabezados
de columna de los informes, así como el
nombre que utilizará ese campo en un
formulario. Si no se usa ningún título, Access
usará como título el valor de la propiedad
Nombre del campo.
Si produce un cambio en el tamaño de un campo Numérico en una tabla que contiene ya datos. Si
cambia la propiedad de un tipo fraccionario (doble, simple ) a un tipo entero (Entero, entero largo),
Access redondeará automáticamente los valores, perdiéndose la parte fraccionaria del número.
Autoevaluación
Si en una tabla con datos se modifica el tamaño de campo a 5, los datos existentes se
cortan a ese tamaño. ¿Se pueden recuperar los datos perdidos?
a) Si, se puede recuperar.
b) No, los datos se pierden al guardar la tabla.
Usando la propiedad indexado
Los registros dentro de una tabla no guardan un orden determinado. A menos que esto se especifique, se van
almacenando dentro de la tabla de manera aleatoria.
La indexación es un sistema para hacer clasificaciones en una tabla, se persigue ordenar los datos y
presentarlos en un orden determinado.
Para indexar hay que determinar el campo o los campos índice y el tipo de índice. Generalmente, se indexarán
los campos que se necesiten más a menudo, para buscar registros o filas en las tablas .
Un índice es una tabla interna que contiene dos columnas: el valor del campo o campos por los que se ha
efectuado la indexación, y la posición de ese registro en la tabla de datos. Los índices funcionan de la misma
manera que los índices de los libros.
Se pueden crear tantos índices como se desee, pero cada vez que se introducen o editan datos, Access debe
reorganizar todos los índices, lo que consume una pequeña cantidad de tiempo.
Para poner un campo de una tabla como
índice, tenemos que seleccionarlo en la
vista diseño y, en la opción Indexado de la
parte inferior, seleccionaremos la opción
que nos interese:

No: elimina el índice que tenía creado este campo o no lo crea.
Sí (Con duplicados): crea un índice para el campo seleccionado.
Sí (Sin duplicados): crea un índice para el campo seleccionado, de forma que no puedan existir dos filas
en la misma tabla que contengan en ese campo el mismo valor. Al seleccionar esta opción, Access 2000
no permite introducir datos duplicados en los campos con esta opción seleccionada.
No se puede crear un índice en los campos de tipos Memo, Hipervínculo u Objeto OLE.
Autoevaluación
¿Es recomendable utilizar siempre índices?
a) Si, porque de esta forma se accede más rapidamente a los datos.
b) No, solo cuando la tabla lo requiera porque consumen tiempo.
Utilizar índices y claves
Los campos de índice son los que permiten, entre otras cosas, definir claves y relacionar tablas. Para crear una
base de datos relacional, se han de definir claves en todas las tablas que tengan relación con otras.
La clave principal es un campo o una combinación de campos de la tabla cuyo contenido identifica de forma
única a cada registro de la misma. La clave principal es indexada automáticamente, luego Access utiliza el
índice para acelerar muchas de sus
operaciones. Un índice es una tabla con todos
los valores de la clave principal y una serie de
punteros a la posición en que está el dato.
Por ejemplo, si tenemos una tabla clientes, para
diferenciar un registro de otro, habría que utilizar
una clave principal. Podría utilizar un campo
existente, que siempre va a ser distinto, como el NIF, o bien crear un campo nuevo, que sería distinto para cada
registro, para ello podría utilizar el tipo de datos Autonumérico o como en la tabla de abajo donde Id. de cliente
son unas siglas que nunca se van a repetir.
Los índices se pueden utilizar para multitud de tareas, dependiendo de la tarea, se puede utilizar uno u otro
índice. En la tabla siguiente se muestran las utilidades más comunes que se pueden dar a los índices.
Acción Tipo de índice
Ordenar los registros para verlos,
consultarlos o imprimirlos.
Índice único, o principal o con duplicados.
Controlar la entrada de valores duplicados
en un campo y ordenar los registros.
Tabla de base de datos: un índice principal o
único.
Preparar el establecimiento de relaciones
entre tablas .
Dependiendo del papel de la tabla en la
relación, el índice será único o principal.
Para preparar las relaciones entre las tablas de la base de datos, se deben identificar los campos comunes
entre las tablas a relacionar y convertirlos en índices. Access 2000 proporciona tres propiedades para los
índices:
Principal: los índices principales garantizan que en un campo sólo se introducen valores únicos.
Determinan el orden en que se procesan los registros. Se puede crear un índice principal para cada tabla
incluida en una base de datos. Este tipo de índice es el que define el campo que es clave en la tabla.
Único: esta propiedad indica si el campo índice permite valores duplicados o no. Si el campo se ha
definido como clave, no podrá nunca admitir valores duplicados.
Ignorar nulos: permite que los campos que tienen valores nulos, no formen parte del índice.

Access 2000 crea automáticamente un índice con el campo clave principal de una tabla y lo utiliza para buscar
registros y crear enlaces entre tablas. El índice clave principal requiere que existan valores en el campo clave
principal y no admite valores duplicados.
Las tablas sin clave principal no pueden utilizarse para crear una relación y en ellas, las
búsquedas y ordenaciones pueden ser más lentas.
Creando claves
Es imprescindible especificar una clave principal si desea crear una relación predeterminada entre las tablas o si
desea actualizar simultáneamente dos o más tablas relacionadas.
Para crear una clave principal
Una tabla con clave principal presenta las siguientes ventajas:
Microsoft Access crea automáticamente un índice para
la clave principal, lo cual acelera las consultas y otras
operaciones que desee realizar en la tabla.
Cuando vea los registros en un formulario o en una hoja
de datos, Access los presentará de forma
predeterminada según el orden de la clave principal.
Cuando agregue datos a la tabla, Access no le permitirá
introducir registros con el mismo valor de clave principal
que otro registros existente. Por ello, tendrá la
seguridad de que cada registro está identificado de
manera exclusiva.
Una vez definida la clave principal, Access impide que en los
campos de la clave principal se almacenen en la tabla de valores duplicados o nulos. Cuanto más pequeño sea
el tamaño de la clave principal, las búsquedas se realizan más rápidamente.
Para la mayoría de las tablas, es más fácil designar un solo campo como clave principal. Pero si ningún campo
individual de su tabla contiene valores exclusivos, quizá sea conveniente tener más de un campo como clave
principal.
Imagine que en una biblioteca existen dos libros con el mismo título, pero por distintas circunstancias ha sido
escrito por distintos autores, entonces necesitara dos entradas para ese libro, pero si el título es único, no
podrá hacerlo porque se repetiría. Para solucionarlo solo tiene que poner como clave principal Titulo y Autor de
esta manera puede tener dos libros con el mismo titulo y distintos autores.
Cuando guarde una tabla nueva sin establecer una clave principal, Access le pedirá que cree una. Si

elige "Sí", se creará un campo ID que utiliza el tipo de dato Automérico para asignar un valor
único a cada registro.
DEMO: Vea cómo crear una clave constituida por dos campos.
1. Desde la ventana de Diseño de la tabla se selecciona el campo a convertir en clave y, desde su botón selector,
se despliega el menú contextual. Si la clave de la tabla está formada por varios campos de la tabla, primero se seleccionan
manteniendo pulsada la tecla <Control> mientras se marcan los campos y se hace clic sobre su selector.
2. Hacer clic sobre el icono llave en la barra herramientas o bien en el menú contextual hacer clic sobre clave principal.
3. En el selector aparece una llave para indicar que el campo es clave. Ahora se pueden crear los índices de las tablas que
forman la base de datos.
4. Al crear una clave en una tabla, ésta puede estar vacía, no contener datos o ya tenerlos previamente introducidos. Si la
tabla ya tiene datos y se crea un campo clave, puede que éste tenga valores repetidos o valores nulos. Entonces, Access
2000 muestra un mensaje de error y no permite crear una clave sobre ese campo, se tendrá que seleccionar otro.
Para eliminar una clave de una tabla
A la hora de eliminar una clave principal hay que tener en cuenta si la tabla esta o no relacionada. Si es así
tendrá que eliminar la relación que existe entre las dos tablas para poder eliminar la clave principal.
DEMO: Aquí se verá la forma de eliminar una clave.
1. Desde la ventana de diseño de la tabla se selecciona el campo definido como clave y, desde su botón selector, se hace
clic en el botón derecho del ratón para desplegar su menú contextual. Si la clave de la tabla está formada por varios
campos de la tabla no hace falta seleccionar ambos, bastará con seleccionar uno de ellos. Si pulsamos sobre el icono de
la barra de herramientas clave principal también tendrá el mismo efecto.
2. Se selecciona la opción de Clave principal.
3. En el selector desaparece la llave para indicar que el campo ya no es clave. Entonces, se puede guardar la tabla sin campo
clave o volver a definir otro campo como clave.
Autoevaluación
Sobre una clave principal:
a) Es un índice.
b) No admite valores repetidos.
c) Es una relación.
d) Admite valores nulos.
Creando índices
Los índices permiten encontrar y ordenar registros más rápidamente. Se pueden crear índices basados en un
solo campo o en varios campos de una tabla.
Es recomendable pensar qué campos se van a indexar. Serán los que se utilicen de forma frecuente, los que
ordenan o los que permiten crear relaciones con otras tablas . La clave principal de una tabla se indexa de forma
automática. Existe una serie de campos sobre los que no se puede crear un índice: Memo, Hiperenlace y
Objeto OLE. El número máximo de índices que soporta una tabla es 32.
Se pueden crear tantos índices como sean necesarios, hasta un máximo de 32, esto no quiere decir que se
tengan que crear índices en todos los campos , ya que al introducir datos en una tabla, éstos se tienen que
reorganizar, tardando más cuantos más índices tenga definidos la tabla, si se prevé que un campo va a
almacenar muchos valores repetidos, no tiene sentido indexarlo, ya que no se conseguirá acelerar la búsqueda
de información de forma sensible.
Para crear un índice en una tabla, se deben seguir los siguientes pasos:
1. Al definir un campo en la ventana Diseño, debe seleccionar Sí en la propiedad Indexado del campo.

2. Desde la ventana Diseño de la tabla, y
sobre su barra de título, se hace clic en
el botón derecho del ratón para
desplegar su menú contextual. Se
selecciona la opción Índices, que activa
su cuadro de diálogo y muestra todos
los campos que se definieron como
indexados en las propiedades de
campo de la ventana de diseño o bien
pulsa sobre el icono
3. Esta ventana permite seleccionar los
campos indexados para asociar los
tipos de índice a cada campo.
4. Una vez que los campos son indexados, se pueden asociar las propiedades disponibles para ellos.
Para cambiar las propiedades de un índice, hay que seleccionarlo y, a continuación, modificar las propiedades
teniendo en cuenta lo siguiente:
Si ya ha sido definida la clave de la tabla, el nombre del índice aparece señalado como Primary Key y las
propiedades de una clave son siempre: Principal, Única:sí e Ignorar nulos: no, ya que una clave principal
nunca puede admitir valores nulos.
Es posible cambiar la clave de una tabla desde este cuadro de diálogo, basta con seleccionar el campo
que se quiere hacer clave y poner Sí en la propiedad Principal.
Si algún otro campo sólo puede admitir valores únicos, sin ser clave de la tabla, se tiene que seleccionar
la propiedad Principal a No y la propiedad Única a Sí.
Se puede crear un índice compuesto por varios campos para facilitar la búsqueda de información, por ejemplo,
cuando se buscan pedidos en la tabla, primero se busca el pedido y, a continuación, todos los productos que
forman parte de éste.
DEMO: Vea la manera de crear un índice.
1. Hacer clic derecho en la barra de títulos de la tabla, sacar el menú contextual y seleccionar índice.
2. En la ventana de índices, se hace clic en la primera fila libre de la columna Nombre de índice. En su campo se escribe el
nombre del índice.
3. En la columna Nombre de campo se selecciona el primer campo de la tabla que va a formar parte de este índice.
4. Se selecciona el campo que va a estar relacionado con el índice.
5. En la siguiente fila se indica el nombre del segundo índice Nombre de campo y se selecciona el segundo campo que va a
formar el índice. Esto se puede ir realizando con todos los campos que se quieran añadir al índice. Access 2000 permite
hasta un máximo de 10 campos por índice compuesto.
6. Por omisión, el orden que determina Access 2000 es ascendente, para cambiarlo tiene que hacer clic en la columna Orden
correspondiente a cada campo y seleccionar la opción deseada.
7. Para salvar estos índices, se cierra la ventana y se salvan los cambios de la tabla al cerrar la ventana de diseño de ésta.
Los índices se pueden eliminar desde la ventana de índices. Para ello, se tiene que seleccionar el índice y, a
continuación, se pulsa el botón <Supr>.
Hay que tener cuidado con la eliminación de índices, ya que el que se suprime, puede estar formando la clave
de la tabla o ser parte de ella, cuando lo intentemos eliminar Access mostrará un error, y no dejara eliminar el
índice.
DEMO: Éste es un ejemplo de cómo eliminar un índice.
1. Hacer clic en icono de índices y sacar la ventana de índices.
2. Selecciona el índice a borrar.
3. Pulsar la tecla <supr> o bien mediante el menú contextual/eliminar filas.

Relaciones entre tablas
Cuando se establece una relación entre tablas, una de ellas actuará
como tabla primaria y la otra como tabla relacionada. Es aconsejable
que la tabla primaria tenga declarado el campo común como clave
principal.
Si entre dos tablas existe una relación y se crea otra, esta sustituirá a
la anterior ya que, como se ha indicado, no puede existir más de una
relación entre dos tablas. Sin embargo, una tabla si puede tener dos o
más relaciones con otras, siempre que sea con tablas distintas. Ya que
una tabla, por norma general, no es capaz de resolver todos nuestros
problemas, por lo que es necesario utilizar más de una.
Cuando diseñe la base de datos, haga un diagrama en
un papel con las relaciones existentes entre las tablas.
Anote los campos mediante los cuales se relacionan sus
tablas. Después de crear las tablas, utilice las notas para
establecer todas las relaciones.
Autoevaluación
¿Cuántas relaciones se pueden establecer entre dos tablas?
a) Las que se quiera.
b) Tantas como campos tengan.
c) Sólo una.
d) Siempre dos.
Bases de datos relacionales:
http://www.monografias.com/trabajos5/basede/basede.shtml [Versión PDF]
Utilizando la ventana Relaciones
La ventana relaciones es muy útil y esencial porque en ella podemos crear y ver las relaciones existentes en
toda la base de datos. Veremos como añadir, eliminar tablas e imprimir todas las relaciones.
Para visualizar la ventana de relaciones pulse sobre el botón
, o desde el menú Relaciones de la barra de herramientas.
Si el diseño de la relación se guardó previamente, se mostrará
el diseño guardado. De lo contrario, se muestra el cuadro de
diálogo Mostrar tabla, que permite seleccionar tablas o
consultas para agregar a la ventana Relaciones.
Las tareas que podemos realizar en la ventana de relaciones
son:
Seleccionar tablas o consultas para agregar a la ventana
Relaciones
Mostrar todas las relaciones existentes, de esta forma podemos ver todas las relaciones que hay creada
en la base de datos
Mostrar relaciones directas, si pulsamos este botón cuando tenemos seleccionada una tabla, mostrará

todas las relaciones que tiene esa tabla
DEMO: Insertar y eliminar tablas en la ventana Relaciones.
1. Hacer clic en el icono mostrar ventana Relaciones.
2. Hacer clic en icono mostrar tablas y seleccionar las tablas o consultas a mostrar.
3. Sacamos menú contextual y seleccionar la opción ocultar tabla o bien pulsar la tecla <supr>.
En una base de datos de Microsoft Access, puede utilizar el asistente para imprimir relaciones con el fin de
crear un informe que muestre las relaciones según aparecen en la ventana Relaciones.
DEMO: Imprimir la ventana Relaciones.
1. Selecciona el menú Imprimir relaciones en el menú Archivo.
2. Hacer clic en Imprimir en la ventana de diálogo Imprimir.
Autoevaluación
En la ventana relaciones solo se pueden mostrar tablas relacionadas.
a) Falso, también se pueden mostrar tablas sin relacionar.
b)
Verdadero, solo se pueden añadir aquellas tablas que están
relacionadas.
Creando relaciones. Integridad referencial
Access permite crear tres tipos diferentes de relaciones entre dos tablas; cada una de ellas tienen unas
características que condicionan el comportamiento final de la base de datos.
Debe seleccionar correctamente el tipo de relación entre las tablas para obtener el
resultado esperado.
Relación uno a uno: En este tipo de relación, un registro de la tabla A sólo
puede estar enlazado con un único registro de la tabla B y viceversa. Este
tipo de relación es la que menos se utiliza. Normalmente se utiliza cuando
una tabla tiene una gran cantidad de campos y se quiere dividir en dos
tablas. Un ejemplo podría ser éste, en el que cada persona tiene un único
DNI.
Relación uno a muchos: Cada registro de la tabla A puede estar enlazado
con varios registros de la tabla B, pero cada registro de la tabla B sólo
puede estar enlazado con un registro de la tabla A. En el siguiente ejemplo,
un equipo puede tener varios jugadores, pero cada jugador sólo puede jugar
en un equipo.
Relación muchos a muchos: Cada registro de la tabla A puede estar
enlazado con varios registros de la tabla B y viceversa. En el siguiente ejemplo, un vendedor puede haber
vendido muchos artículos y un artículo puede haber sido vendido por muchos vendedores.
El tipo de relación viene determinado según estén definidos los campos relacionados:
Si ambos campos son claves principales o tienen índices únicos, Access crea una relación uno a uno.
Si uno de los campos es una clave principal o un índice único, Access crea una relación uno a muchos.
Si la clave principal de la tercera tabla contiene dos campo claves, uno por cada tabla, entonces se trata
de una relación muchos a muchos, que equivale a dos relaciones de uno a muchos. Se permite, de esta
manera, relacionar dos tablas con una tercera.
Para crear relaciones entre las tablas que forman la base de datos se ha de seguir la siguiente secuencia:

Abrimos la ventana de relaciones.
Se añaden las tablas de la base de datos. Si la ventana
Base de datos está vacía, aparece de forma automática el
cuadro de diálogo Mostrar tabla que permite añadir las
tablas necesarias para crear las relaciones de la base de
datos. Se van seleccionando las tablas a añadir y se hace
clic sobre el botón Agregar.
Por último, se crean relaciones entre las tablas, para ello
arrastramos el campo que queremos relacionado de la
tabla A sobre el campo de la tabla B.
DEMO: Vea la forma de establecer relaciones entre
tablas.
1. Pulsar con el botón derecho en el título de la ventana de la Base de
datos y acceder al comando "Relaciones...".
2. Pulsar con el botón derecho en el título de la ventana "Relaciones" y utilizar el comando "Mostrar tabla...". Agregamos las
tablas que nos interesen.
3. Nos vamos a la ventana de relaciones y marcamos el campo de una tabla que queremos relacionar, hacemos clic en el
borde del cuadro de tabla, y determinamos las condiciones de la relación.
4. Para facilitar esta tarea también sería posible utilizar la técnica de Arrastrar y soltar :Arrastrar el campo de la tabla
principal que va a relacionar y soltar sobre el campo de la tabla secundaria con el que lo quiera relacionar (el la demo se
hace doble clic, para facilitar la demostración).
5. Aceptar en el cuadro de modificar relaciones.
La integridad referencial se refiere a un conjunto de
reglas por las que se rige Access para garantizar que las
relaciones entre registros de las tablas relacionadas son
válidas y que no se modifican o eliminan
accidentalmente los datos relacionados. De esta forma
Access mantendrá la base de datos actualizada y
ordenada, sin datos aislados.
Las funcionalidades que nos proporciona la integridad
referencial son:
No se pueden añadir registros en la tabla
secundaria, a no ser que haya un registro con ese
número en la tabla principal. Por ejemplo, no puede tener un pedido asignado a un cliente que no existe,
pero puede tener un pedido asignado a nadie mediante la introducción de un valor Nulo en el campo Id.
de cliente.
No se puede cambiar un valor de la clave principal si ese registro tiene registros relacionados. Por
ejemplo, no puede cambiar el Id. de un empleado en la tabla Empleados si existen pedidos asignados a
ese empleado en la tabla Pedidos.
No se puede borrar un registro de una tabla principal si existen registros relacionados en la tabla
secundaria. Por ejemplo, no puede eliminar un registro de empleados de la tabla Empleados si existen
pedidos asignados al empleado en la tabla Pedidos.
Si selecciona las opciones actualizar y eliminar, la funcionalidad de las reglas cambia un poco:
Cuando la casilla de verificación
Actualizar en cascada los campos
relacionados está activada, el cambio de
un valor de clave principal en la tabla
principal actualiza automáticamente el
valor coincidente en todos los registros
relacionados en la tabla secundaria. Por ejemplo, con esta opción marcada, al actualizar el identificador
de un empleado, el identificador de la tabla secundaria referente a ese empleado también se modifica.
Cuando la casilla de verificación Eliminar en cascada los registros relacionados está activada, la
eliminación de un registro en la tabla principal elimina todos los registros relacionados en la tabla
secundaria. Por ejemplo, si eliminamos un empleado de la tabla y este ha realizado pedidos, Access nos
informará que se va a eliminar el empleado y todos los registros relacionados con él, de esta forma en la
tabla de pedido no quedarán registros asignados a este empleado.

Para poder aplicar las reglas de integridad referencial, en la tabla principal, el campo por el que se a va a
establecer la relación debe ser una clave principal, los campos relacionados deben tener el mismo tipo de datos
y las tablas pertenecer a la misma base de datos.
Si quiere que se apliquen las reglas de integridad referencial en una relación sólo tiene que
marcar las casillas correspondientes.
DEMO: Como establecer reglas de integridad.
1. Abrir ventana de relaciones y mostrar las tablas con la relación a modificar.
2. Seleccionar la relación, sacar el menú contextual y elegir Modificar relaciones o bien hacer doble clic sobre la relación.
3. En la ventana Modificar relaciones marcar la opción Exigir integridad referencial, la opción "Actualizar..." asociada y pulsar
sobre Aceptar.
Autoevaluación
El conjunto de reglas que ayuda a mantener la Base de datos actualizada y ordenada, sin
datos aislados se llaman...
a) Reglas de integridad referencial.
b) Reglas de tablas.
c) Reglas de relación.
d) Reglas de Access.
Modificando y eliminando relaciones
Las relaciones, una vez creadas, se pueden modificar de forma que se adapten en todo momento a las
necesidades de diseño.
Para modificar o eliminar una relación debe activarse su ventana y seleccionar la opción correspondiente, bien
de los menús de la aplicación, bien del menú contextual
asociado a cada relación. Veamos un ejemplo:
Para modificar una relación, se deben realizar estos
pasos:
En la ventana Relaciones, se hace clic sobre la
línea que representa la relación. Cuando la
relación está seleccionada, su línea parece en
trazo más grueso.
Con la relación seleccionada se hace clic con el
botón derecho del ratón, para desplegar su menú.
Se selecciona la opción Modificar relación, que
abre el cuadro de diálogo Modificar relaciones, con las características de la relación o bien Eliminar que
eliminará la relación existente entre las dos tablas.
Para eliminar o modificar una relación es conveniente cerrar todas las tablas abiertas. Si la tabla no esta cerrada
no es posible realizar relaciones con integridad referencial.

Si nos encontramos en otra ventana, debemos cambiar a la de Base de datos haciendo clic en Relaciones de la
barra de herramientas. Si las tablas cuya relación se desea modificar o eliminar no están mostradas en pantalla,
se debe hacer clic en Mostrar tabla en la barra de herramientas y doble clic en cada tabla que se desee
agregar. A continuación, se elige Cerrar.
En el cuadro de diálogo Modificar relaciones podemos seleccionar las tablas sobre las que
crear relaciones así como modificar los campos relacionados, así como crear nuevas
relaciones. Recuerde que los tipos de datos de los campos relacionados deben ser iguales.
DEMO: La forma correcta de modificar relaciones en una tabla se explica en esta demostración.
1. Abrir ventana de relaciones y mostrar las tablas con la relación a modificar.
2. Seleccionar la relación, sacar el menú contextual y elegir Modificar relaciones o bien hacer doble clic sobre la relación.
3. En la ventana Modificar relaciones cambiar los campos a relacionar de cada tabla.
DEMO: La forma correcta de eliminar relaciones en una tabla se explica en esta demostración.
1. Abrir ventana de relaciones y mostrar las tablas con la relación a eliminar.
2. Seleccionar la relación a eliminar, sacar el menú contextual y elegir eliminar o bien pulsar <supr>.
3. Aceptar en la ventana de confirmación.
Copiando tablas
Access 2000 permite copiar tablas , dando la posibilidad de clonar su estructura solamente o bien la tabla
completa con todos los datos que contenga en ese momento.
A la hora de trabajar con las tablas , se permite copiar a través de varias opciones:
Estructura solamente: para crear tablas que tengan
una estructura muy similar a la que se copia, pero sin
los datos que contenga. Es decir, tendrá una nueva
tabla con los mismos campos y propiedades que la
tabla copiada. Para realizar cambios en su estructura,
una vez creada, se selecciona y se hace clic en el
botón Diseño para modificarla.
Estructura y datos: para crear una tabla con la misma
estructura y los datos que contenga, es decir, crea
una réplica exacta de la tabla pero con distinto
nombre.
Anexar datos a la tabla existente: permite copiar los datos de la tabla seleccionada a la tabla de destino.
En el campo Nombre de tabla, se selecciona una tabla ya existente en la base de datos y que tenga la
misma estructura, de esta forma se añaden los datos de la tabla origen a los datos de la tabla destino.
DEMO: Vea la forma de copiar una tabla.
1. Abrir la base de datos.
2. Desde la ventana Base de datos, seleccionar la solapa tablas .

3. Seleccionar la tabla a copiar.
4. Desplegar el menú Edición y seleccionar la opción Copiar.
5. Pegamos la tabla que hemos copiado, usando por ejemplo el icono Pegar de la barra de herramientas Estándar.
6. En el cuadro de diálogo que aparece introducir el nuevo nombre de la tabla a crear.
7. Seleccionar Estructuras solamente y pulsar la tecla Aceptar.
Autoevaluación
A la hora de copiar una tabla se puede copiar...
a) estructura y datos.
b) estructura.
c) datos.
d) relaciones.
Realizando consultas avanzadas
Como vimos en la unidad didáctica 5, las consultas se utilizan para buscar y recuperar los datos que cumplen
unas condiciones especificadas, pudiendo incluir datos de varias tablas.
En los siguientes apartados veremos cómo realizar consultas utilizando criterios de búsqueda y los diferentes
tipos de consultas existentes en Access.
Estableciendo criterios de búsqueda
Una de las finalidades más importantes de las consultas es la de seleccionar un grupo de registros que
cumplen una determinada característica.
La selección de registros se realiza mediante la introducción de un criterio (condición) en la rejilla QBE de la
pantalla diseño. Éstos han de escribirse en las filas Criterios. Las consultas darán respuestas a preguntas
como: ¿Cúal es el producto más vendido?, ¿Quién tiene la edad comprendida entre 20 y 30?...
El criterio o condición es una característica común a todos los registros que deseamos seleccionar y sólo sobre
el campo que indiquemos. Para introducir un criterio se procede de la siguiente forma.
1. El criterio se introduce en la fila Criterios y en la
columna correspondiente al campo sobre el que
se realizará la consulta.
2. Se escribe el dato que debe tener los registros
que se desean seleccionar y pulsa <Intro>.
3. Para mostrar la Hoja de datos, donde aparecerán
todos los registros que cumplen la condición
pulsa sobre el botón .
4. Para volver a la Venta Diseño y poder editar la
consulta, solo hay que pulsar el botón
El procedimiento realizado por Access para seleccionar los registros es la comparación del dato de cada
registro, en el campo especificado, con el criterio introducido y, en el caso de coincidir, presentará el registro en
la tabla de datos de la consulta. La rejilla QBE, recibe tal nombre de la abreviación de Query By Example

(Consulta por ejemplo).
Para introducir los criterios:
Si el tipo de campo es de Texto. Debe escribirse del dato del mismo modo en que está introducido en la
tabla, pero encerrado entre comillas, aunque si no se hace, Access las coloca automáticamente.
En los campos Numéricos debe introducirse el número con su correspondiente punto decimal (si tuviera).
No puede incluir signos monetarios.
Si el tipo de campo es Fecha puede indicar la fecha de la siguiente forma: 28 Feb 1994, 28/02/1994; 28-
02-1994.
En los campos Memo y Objeto OLE no se pueden introducir criterios.
Utilizando operadores de comparación
Antes ha realizado consultas para seleccionar registros que contuvieran un determinado dato en un campo. En
estos casos, el criterio constaba sólo de dicho dato, que debía introducirse en la celda del campo en cuestión,
y de la fila de criterios, en la rejilla QBE. Mediante la utilización de operadores de comparación y comodines en
los criterios puede realizar una búsqueda más precisa:
Carácter
Uso
Ejemplo
= Hace coincidir cualquier letra o numero.
= 100; muestra los registro
coincidentes.
<
>
Si se utiliza con número, busca aquellos que son
menores. Si lo utiliza con letras muestra aquella que son
menores que ella en el abecedario.
< 400; muestra 350, pero no
450.
En el abecedario el criterio
<"C"; muestra la letra A y B
pero no la Z
<=
>=
Mayor igual (>=) o menor igual (<=), busca aquellos
valores que sean mayor/menor e igual que el criterio
introducido.
>=400; mostrara todos los
valores situados por encima
de 400 (inclusive).
<>
Distinto de... Busca los datos que son distintos del criterio
indicado.
<>400; muestra todos los
valores que no coincidan con
400.
<>"Amapola"; muestra
registros que no coincidan
con Amapola
A la hora de realizar una consulta, a veces resulta interesante seleccionar campos que contengan un
determinado dato. Por ejemplo, para buscar todos los nombre de Ciudades que empiecen por la letra "A" o bien
buscar aquellas que comiencen por B y tenga la terminación "ona".
Para realizar este tipo de consultas se utilizan los caracteres comodín, el signo de interrogación (?) que
sustituye a un carácter cualquiera o bien el signo asterisco (*) que sustituye a varios caracteres.
Por ejemplo, si tuviera una tabla con los nombres de las ciudades, y el criterio es "B*", obtendrá Barcelona,
Badajoz, Badalona... Pero si se introduce como criterio "B*ona", obtendrá Barcelona, Badalona...
Los caracteres comodín puede utilizarse conjuntamente con los operadores de comparación, si se utiliza como
criterio >"B*", la consulta mostrará aquellos registros que no comienzan ni por las letras A, B.

El operador Entre .. y .. busca los registros que coinciden con los valores indicados. Por ejemplo, en el caso
Entre "A*" y "D*" como criterio para Ciudad, Access mostrará todas las ciudades que comiencen por A, B, C y
D.
Si quiere introducir una condición en un campo, pero no quiere que se muestre, sólo tiene que desmarcar la
casilla Mostrar, situada en la rejilla.
DEMO: Vea el proceso para crear una consulta utilizando criterios.
1. Con la consulta en vista diseño, añade los campos necesarios.
2. Indica el criterio.
3. Mostrar los resultados.
Autoevaluación
¿Se pueden utilizar caracteres comodines con operadores de comparación?
a) Si.
b) No, sólo uno de ellos.
Conceptos avanzados de Accesss
Utilizando varios criterios
Es posible seleccionar un conjunto de registros más específicos indicando varias características comunes a
ellos, es decir, utilizando varios criterios en la consulta.
Cuando se utiliza más de un criterio en una consulta, éstos estarán relacionados entre sí de dos modos
diferentes:
Que deban cumplirse los criterios a la vez. Esta relación de criterios se corresponde con el operador
lógico "Y". Por ejemplo, para buscar ciudades que empiecen por A y D, se introduciría en el criterio
(>="A" Y <="D"), de esta forma se obtendría las ciudades cuya primera letra esté entre las dos letras
indicadas, es decir se mostrarían las que empiezan
por A, B, C, D.
Que deba cumplirse uno de los criterios indicados,
muestra el registro que cumple una de las dos
condiciones o ambas. Esta relación corresponde con
el operador lógico "O". Por ejemplo, si quiere buscar
las personas que tienen como apellido ("Ruiz" O
"Aparicio"), el conjunto de registros obtenidos serán
todas las personas que se apelliden Ruiz y Aparicio.
Si en vez de colocar el operador O, coloca "Ruiz" en
la celda criterios y "Aparicio" en la celda inferior se
realiza la misma función.
Para buscar un campo nulo, se utiliza el operador Es Nulo.
También puede introducir criterios que afectan a distintos campos, para ello es necesario escribir cada uno de
los criterios en la celda correspondiente de cada campo.
Si los criterios deben cumplirse a la vez, se escriben en la misma línea de criterios. Por ejemplo,
personas de apellido Gómez y que vivan en Sevilla, pues se introduciría el criterio "Gómez" en el campo
Apellidos y en la misma fila, en el campo Ciudad, el criterio "Sevilla".
Si tiene que cumplirse uno de los criterios, se deben de escribir en líneas de criterios diferentes. De esta
forma los registros que se seleccionan deben cumplir, al menos, uno de los criterios indicados. El mismo
ejemplo que el anterior pero ahora quiero las personas que sean de Sevilla o se apelliden Gómez. Se
utilizarían los mismos criterios, pero ahora colocados en distinta fila.

Puede ordenar de forma ascendente o descendente los registros. Para ello se selecciona la opción deseada en
la celda Orden de la rejilla. Si ordena varios campos estos se producirán según la posición del campo.
Tipos de consultas
La consulta de selección es el tipo más habitual. Con ella se obtienen los datos de una o más tablas y se
muestran los resultados en una hoja de datos en la que se pueden actualizar los registros.
Además de este tipo de consulta, Access ofrece otros tipos de consultas según la necesidad de cada
momento:
Consultas de selección: además de lo visto en los apartados anteriores este tipo de consultas también
puede agrupar los registros y calcular sumas, promedios y otros tipos de totales.
Consultas de acción.
Consultas de tabla de referencias cruzadas: Una consulta de tabla de referencias cruzadas muestra
valores resumidos (sumas, cuentas y promedios) de un campo de una tabla y los agrupa según un
conjunto de hechos enumerados en el lado izquierdo (por filas) de la hoja de datos y otro conjunto de
hechos enumerados en la parte superior (por columnas) de la hoja de datos.
Consultas de parámetros: Permiten, por medio de un cuadro de diálogo modificar las condiciones de la
consulta en el momento de ejecución. Las consultas de selección utilizadas hasta ahora se caracterizan
porque tienen el criterio de selección incrustado
en el diseño de la consulta. Habrá ocasiones en
que será necesario ejecutar una consulta con
criterios variables.
Por ejemplo, si necesita ir visualizando los
registros de clientes por la primera letra del
apellido, tendría que modificar el criterio en la
consulta cada vez que la ejecute para poder obtener lo que desea (A*, luego B*...) si se utiliza las
consultas de parámetros, cada vez que la ejecute Access mostrara un cuadro que nos pedirá que
introduzcamos el criterio.
Consultas SQL.
DEMO: Vea el proceso para crear una consulta de parámetros.
1. Crea una consulta nueva en Vista Diseño.
2. Agrega algunas tablas mediante el cuadro de diálogo Mostrar tabla.
3. Añade campos a la consulta haciendo doble clic sobre ellos.
4. Introducir una frase entre [] en la celda Criterios.
5. Guarda la consulta y ejecutala pulsando sobre el botón Ejecutar de la barra Diseño de consultas.

6. Sal de la vista diseño y ejecuta de nuevo el formulario.
Informes avanzados
Como vimos en la unidad didáctica 5, los informes se utilizan para presentar, de forma impresa o por pantalla,
cierta información almacenada en la base de datos. En dicha unidad aprendimos a crearlos; en los siguientes
apartados veremos como modificar la presentación de los informes creados para adaptarla a nuestras
necesidades. Precisamente, esa posibilidad de configurar la forma de presentación de los informes es la ventaja
que ofrecen sobre la impresión directa de las hojas de datos o de las consultas.
Presentación de informes
La creación de un informe desde cero, así como las modificaciones que se realizan en uno ya creado se
realizan en lo que se denomina Generador de informe.
Access tiene tres modos de presentación: Diseño, Vista preliminar y Vista previa del diseño.
El modo de presentación Diseño se utiliza para cambiar el diseño de un informe existente o para crear un
nuevo informe desde el principio
El modo Vista preliminar se utiliza para comprobar los datos de todo el informe.
El modo Vista previa del diseño se utiliza para comprobar la fuente, el tamaño de la fuente y el diseño
general de un informe (este icono solo esta activado si el informe está en Vista Diseño.
Se puede acceder al generador de informes de diversas formas. Partiendo de la vista preliminar, el botón de la
izquierda de Imprimir es Vista, la que permite seleccionar la opción Vista diseño, que abre la ventana del
Generador de informes
La otra forma de acceder a él es desde la ventana Base de datos, seleccionando el objeto Informes y haciendo
clic en el botón Diseño.
Hay que observar que la barra de herramientas Cuadro de herramientas, es la misma que la
que se utiliza para crear formularios.
DEMO: A través de esta demostración sabremos cómo acceder al generador de
informes.
1. Seleccionar el objeto Informes.
2. Marca el informe y pulsar sobre Diseño.

Eliminado y añadiendo secciones
En el modo de presentación Diseño, el diseño del informe aparece en forma de secciones y controles.
Un generador de informes siempre debe dividir los informes en, al menos, las siguientes partes o secciones para
que el informe sea mínimamente legible:
Encabezado del informe: aparece una sola vez al principio del informe. Puede utilizarse para elementos
como título del informe, fecha de impresión. El encabezado del informe se imprime antes que el
encabezado de página de la primera página del informe.
Encabezado de página: aquí se escribirá el título que se quiere que aparezca en cada una de las páginas
del informe, si tiene más de una. Generalmente, se escriben los nombres de los campos que aparecerán
en la sección Detalle.
Detalle: contiene el cuerpo principal de los datos del informe, se escribirán los datos del informe y
contendrá los campos que quiere que se impriman en el informe.
Pie de página: se determina la información que se quiere quede impresa en cada una de las páginas del
informe.
Pie del informe: se determina la información que se quiere que quede impresa al final del informe, en
caso de tener muchas páginas, quedará impresa en la última página del informe.
Es posible que en algún informe no se quiera incluir un encabezado o un pie. Para ello, se puede ajustar el
tamaño de la sección con una altura cero o su propiedad visible a No, para que no se muestre.
DEMO: Vea como ocultar un encabezado o pie de página..
1. Abrir un informe en vista diseño.
2. Hacer doble clic sobre la barra horizontal "Encabezado de informe".
3. En la ventana de propiedades establecer la propiedad visible a No.
4. Luego hacer lo mismo con el pie de informe.
5. Pasar a Vista preliminar para ver el resultado.
6. Hacer doble clic sobre encabezado y en el cuadro de propiedades establecer la propiedad visible a No.
Aparte de las secciones que se crean mediante el asistente, el usuario puede crear o eliminar las secciones
necesarias, conforme el diseño que necesite en cada momento.
Para eliminar una sección se han de seguir los siguientes pasos:
1. Desde la ventana de Diseño se selecciona la opción Ordenar y Agrupar del menú Ver, que muestra los
campos que forman parte del informe. Los campos que están seleccionados para ordenar o agrupar el
informe disponen de una marca a la izquierda.

2. Se selecciona el campo a eliminar haciendo clic en la parte izquierda del campo y se elige la opción No
en el campo Encabezado de grupo. Con esto, se consigue suprimir la sección formada por ese campo.
Si lo que se quiere es eliminar el campo del informe, se selecciona, y con él marcado, se pulsa la tecla
<Supr>. De forma inmediata Access 2000 genera un mensaje que permite confirmar la eliminación de
este campo.
De forma similar a como se eliminan secciones en los informes, se pueden añadir nuevas secciones para
agrupar datos en un informe, para ello hay que hacer lo siguiente:
1. Desde la ventana de Diseño se selecciona la opción Ordenar y Agrupar del menú Ver. Esto abre la
ventana del mismo nombre que muestra los campos que forman parte del informe.
2. Para seleccionar uno de los campos del informe y formar una sección de agrupamiento, se selecciona el
campo y, en la opción Encabezado de grupo, se selecciona la opción Sí.
3. Existe también la opción Pie de grupo, que crea una sección que permite introducir campos calculados
para los datos agrupados por esta sección.
Para hacer que estos cambios sean permanentes sobre el diseño del informe, se hace clic
en el botón para cerrar la ventana y, de forma automática, Access 2000 genera un cuadro
de diálogo que obliga a confirmar los cambios realizados.
DEMO: Compruebe cómo eliminar y añadir secciones a un informe.
1. Acceder a generador de informes.
2. Abrir la propiedad Ordenar y Agrupar del menú Ver.
3. Quitar encabezado y pie de grupo.
4. Comprobar el resultado en Vista Preliminar.
Autoevaluación
¿Cómo se denomina el cuerpo principal del informe?
a) Encabezado de informe.
b) Detalle.
c) Pie de informe.
d) Pie de sección.

Introduciendo saltos de página
Se puede utilizar un salto de página para señalar dónde se quiere empezar una nueva página dentro de una
sección. Por ejemplo, cuando desee dividir la información del encabezado o el pie del informe en dos páginas
nuevas, se utiliza una salto de página. Si se quiere comenzar una página nueva antes o después de una
sección, se usa la propiedad Forzar nueva página de la sección.
Para insertar saltos de página también se puede usar el control de salto de página, que es como
cualquier otro control. Puede seleccionarlo haciendo clic en él. Una vez seleccionado, se puede copiar,
eliminar. Esto es válido tanto para los informes como para los formularios, aunque la mayor utilidad se
consigue en los primeros.
Access marca el salto de página con una línea corta punteada en el borde izquierdo del informe. Para eliminar
un salto de página, se selecciona la línea corta punteada haciendo clic sobre ella y se pulsa la tecla <Supr>.
DEMO: Aquí hay un ejemplo de cómo introducir saltos de página.
1. Se abre el informe en la vista Diseño.
2. Se hace clic en la herramienta Salto de página del cuadro de herramientas.
3. Se hace clic en el informe donde se desea colocar el salto de página. Se coloca el salto de página encima o debajo de los
controles para evitar dividir los datos de ese control.
Agregando fecha
En un informe se puede agregar rápidamente una fecha o un número de página. En ambos casos se utiliza el
menú Insertar. Además, a la hora de insertar un Número de página, puede
seleccionar la posición o el formato del número:
Formato: Si se selecciona la opción Página N, muestra en cada página el
número que le corresponde (Página 3), sin embargo si se selecciona la
Página N de M, Access mostrara el número que corresponde a esa
página y el total de ellas (Página 2 de 19).
Posición: Se puede colocar al final (pie del informe) o al principio de la
página (encabezado del informe).
Si se introduce una Fecha/hora se puede seleccionar entre introducir la fecha o
la hora, en ambos casos se puede seleccionar el formato que se desea.
DEMO: Aquí hay un ejemplo de cómo introducir una Fecha.

1. Abrir un informe en Vista Diseño.
2. Seleccionar la opción Fecha/Hora del menú Insertar.
3. Establecer el formato deseado de la fecha.
4. Establecer el formato deseado de la hora.
5. Ver el resultado en la Vista Preliminar.
Creando etiquetas
La creación de etiquetas está muy relacionada con la creación de informes que sirven para la generación de
mailings o envíos postales masivos.
Los siguientes pasos describen cómo generar de la forma más rápida y sencilla etiquetas postales para un
mailing:
1. En la ventana Base de datos se selecciona el objeto Informes. A continuación, se hace clic en el botón
Nuevo. Desde la ventana Nuevo Informe, se selecciona la opción Asistente para etiquetas. Esta ventana
permite seleccionar la tabla desde la que se van a extraer los datos para generar esas etiquetas. Si el
mailing que se va a realizar va a ser a los clientes de una compañía, la tabla a seleccionar será la de
clientes. Se pulsa el botón Aceptar.
2. La acción anterior abre la ventana Asistente para etiquetas para seleccionar el formato de las etiquetas
se van a crear. Existe gran cantidad de formatos de etiquetas en el mercado, cuya ventana dispone de
una amplia lista que permite optar por los formatos de uso más habitual.
Además de seleccionar el formato de la etiqueta, se puede elegir la unidad de medida. Si es la unidad
inglesa, la lista de etiquetas cambia las unidades a pulgadas. También es posible que se quiera utilizar
papel continuo, en vez de hojas para la impresión.
Otra opción es crear su propio formato de etiquetas, para ello dispone de el botón Personalizar. Esto
abre la ventana Nuevo tamaño de etiqueta, que dispone de una lista con los formatos personalizados. Si
es la primera vez que se va a crear un formato de etiqueta, esta lista aparece vacía. La ventana dispone
de un botón Nueva que permite generar el nuevo formato de etiqueta. En esta ventana puede determinar
todos los márgenes necesarios para generar el nuevo tipo de etiqueta que necesite. Simplemente basta
con situar el puntero del ratón sobre los cuadros que determinan las diferentes longitudes y escribirlas.
Una vez que se han escrito todas las longitudes, en el cuadro de texto se escribe el nombre del formato
de la etiqueta y se hace clic en el botón Aceptar.

3. Para el ejemplo que se está desarrollando, se seleccionará el fabricante Avery y el número de producto
OML 202, una vez señalada, se hace clic en el botón Siguiente.
4. La siguiente ventana le permite seleccionar el tipo y tamaño de la letra que va a imprimir en las etiquetas,
así como su color. Una vez seleccionado, se pulsa el botón Siguiente.
5. La ventana permite seleccionar la información que se va a imprimir en la etiqueta, también permite
generar la etiqueta prototipo. La ventana está dividida en dos partes: la derecha y la izquierda, que ofrece
una lista con los campos de la tabla que seleccionó en la primera ventana. Como las etiquetas son para
un mailing a efectuar sobre todos los clientes de la compañía, se irán seleccionando de forma
consecutiva los campos a imprimir. En primer lugar, se selecciona el campo NombreCompañia y se hace
clic sobre el botón que se encuentra entre la lista con los campos de la tabla y la etiqueta prototipo. Una
vez seleccionado, se pulsa <Intro>, lo que le permitirá poner el siguiente campo debajo del que acaba de
añadir. Los campos que se han seleccionado son, Nombre de la compañía, Dirección, Ciudad, Región,
Código postal y País.
6. La siguiente ventana permite ordenar la impresión de las etiquetas. Dispone de una lista en su parte
izquierda que muestra todos los campos por los que se pueden ordenar estas etiquetas.

7. La última ventana del Generador de etiquetas sirve para almacenar en forma de informe el trabajo
realizado. En este caso, el nombre utilizado ha sido Etiquetas Clientes. Las etiquetas se guardan de la
misma forma que se guardan los informes y están disponibles dentro de la solapa Informes de la ventana
Base de datos. Cuando se ejecuta en modo Vista previa, las etiquetas se muestran en una ventana como
la utilizada para mostrar informes. Para imprimir las etiquetas seleccione el botón Imprimir.
DEMO: Aquí hay un ejemplo de cómo crear etiquetas.
1. Abrir el Asistente para etiquetas.
2. Seleccionar el origen de datos.
3. Establecer el formato tanto el tipo de letra así como el tamaño.
4. Agregar los campos que se quieran visualizar.
5. Establecer el campo por el que serán ordenadas las etiquetas a la hora de mostrarse.
Autoevaluación
¿Qué es una etiqueta?
a) Un tipo de formulario.
b) Un tipo de tabla.

c) Un tipo de informe.

INFORMATICA - TEMA 10 ACCESS AVANZADO - FP A DISTANCIA ANDALUCIA - GRADO SUPERIOR GESTION COMERCIAL Y MARKETING

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