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![PAQUETES CONTABLES
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UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia
Diligencie la siguiente información:
Número: Digite el código correspondiente al prefijo del documento de
compra y seguidamente el número asignado a la compra. El sistema le sugiere
al usuario un prefijo y un número consecutivo dependiendo del tipo de prefijo que
haya escogido.
Fecha: En este campo el sistema propone la fecha, tomándola del sistema
operativo para el tipo de documento que se esta elaborando. Este campo
puede ser modificado por el usuario, siguiendo el formato correcto de la fecha
dd/mm/aaaa (día/mes/año).
Nº Factura: Número que tiene físicamente la factura de compra entregada por el
proveedor.
Asentada: En este campo el sistema propone la fecha, tomándola del
sistema operativo para el tipo de documento que se esta elaborando en el
momento que el usuario asienta el documento. Este campo no es
modificable por el usuario. Un documento puede digitarse y luego
asentarse la transacción, para que tenga incidencia en el kardex, y genere a
Tesorería el documento cuando es a crédito. Si es necesario modificarlo después
de asentado se usa la tecla [F3] para reversarla, siempre y cuando el
usuario tenga el permiso para hacerlo.](https://image.slidesharecdn.com/manualtns-150910004339-lva1-app6891/85/Manual-tns-205-320.jpg)
Subido porNancy Lazaro
Manual tns
Este documento presenta una guía para el uso del paquete contable Visual TNS de la Universidad de Pamplona. Explica los módulos de administración, contabilidad, inventarios y facturación, incluyendo cómo configurar parámetros, crear tablas maestras, realizar procesos contables y generar informes.
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Manual tns
- 1. UNIVERSIDAD DE PAMPLONA Programasde Estudio a Distancia PAQUETES CONTABLES www.unipamplona.edu.co Esperanza Paredes Hernández Rectora María Eugenia Velasco Espitia Decana Facultad de Estudios a Distancia UNIVERSIDAD DE PAMPLONA – Facultad de Educación a Distancia Programas de Estudio a Distancia PAQUETES CONTABLES www.unipamplona.edu.co Esperanza Paredes Hernández María Eugenia Velasco Espitia Decana Facultad de Estudios a Distancia 1 Facultad de Educación a Distancia Programas de Estudio a Distancia
- 2. 2 UNIVERSIDAD DE PAMPLONA– Facultad de Educación a Distancia Tabla de Contenido Presentación Introducción Horizontes UNIDAD 1 OPERACIONES GENERALES 1. INSTALACION DE VISUAL TNS 2. EJECUTANDO POR PRIMERA VEZ VISUAL TNS 3. EJECUTANDO MODULOS DE VISUAL TNS 4. VENTANA PRINCIPAL 5. ELEMENTOS COMUNES 5.1 BARRA NAVEGADORA 5.2 OPERACIONES DE REGISTROS 5.3 BOTON LISTADO/DETALLE 5.4 FILTRADO O BÚSQUEDA DE REGISTROS 5.5 BOTON EXPORTAR 5.6 MENU EMERGENTE 6. BARRA DE MENUS 6.1 MENU ARCHIVO 6.2 MENU MOVIMIENTOS 6.3 MENU IMPRIMIR 6.4 MENU HERRAMIENTAS 6.5 MENU AYUDA 7. TABLAS DE MANTENIMIENTO 7.1 GENERALES 7.1.1 Areas Administrativas 7.1.2 Centros de Costos 7.1.3 Clasificación de Terceros 7.1.4 Empresas de Comunicaciones 7.1.5 Prefijos de Documento 7.1.6 Sucursales 7.1.7 Terceros 7.1.8 Zonas 7.2 CONTABILIDAD
- 3. 3 UNIVERSIDAD DE PAMPLONA– Facultad de Educación a Distancia 7.2.1 Plan de Cuentas 7.3 CARTERA Y TESORERIA 7.3.1 Bancos 7.3.2 Conceptos 7.4 FACTURACION E INVENTARIO 7.4.1 Artículos 7.4.2 Bodegas 7.4.3 Grupos de Artículos 7.4.4 Grupo Contable de Artículos 7.4.5 Tipos de IVA 8. PROCESOS IMPORTANTES 8.1 PASOS PARA FUNCIONAR CON EL SISTEMA 8.2 PROCEDIMIENTO PARA CREAR EMPRESAS PARA UN NUEVO AÑO UNIDAD 2 MODULO DE ADMINISTRACION 1. CONSIDERACIONES GENERALES 2. EJECUTANDO ADMINISTRACION 3. PANTALLA PRINCIPAL 4. OPCION BASE DE DATOS 4.1 ACTUALIZAR BASE DE DATOS 4.2 COPIA DE SEGURIDAD 4.2.1 Realizar Copia 4.2.2 Recuperar Copia 5. OPCION DE USUARIOS 6. OPCION AUDITORIA 6.1 LOG DE EMPRESA 6.1.1 Consultar 6.1.2 Borrar 6.2 LOG DE ADMINISTRACION 6.3 CONTRASEÑA SUPERVISOR 6.4 CONSULTAS SQL 7. OPCION SELECCIONAR EMPRESA 8. OPCION SALIR
- 4. 4 UNIVERSIDAD DE PAMPLONA– Facultad de Educación a Distancia UNIDAD 3. MODULO DE CONTABILIDAD 1. CARACTERÍSTICAS Y BENEFICIOS 2. ENTRADAS Y SALIDAS DEL MODULO 2.1 VISIÓN GENERAL 2.2 CONTENIDO DEL PROGRAMA 3 OPERACIONES RUTINARIAS 3.1 INGRESO DE INFORMACIÓN 3.1.1 Cómo Crear Plan de Cuentas 3.1.2 Cómo Crear Terceros 3.1.3 Cómo Crear Prefijos de Documentos 3.1.4 Cómo Crear Bancos 3.1.5 Cómo Crear Ajustes por Inflación 3.1.6 Cómo Crear Zonas 3.1.7 Cómo Crear Clasificación de Terceros 3.1.8 Cómo Crear Empresas de Comunicaciones 3.1.9 Cómo Crear Sucursales 3.1.10 Cómo Crear Período 3.2 PROCESOS DE LA INFORMACIÓN 3.2.1 Cómo Crear Comprobantes 3.2.2 Cómo Generar Ajustes por Inflación 3.2.3 Cómo Generar Depreciación/Amortización 3.2.4 Cómo Generar Cierre del año fiscal 3.3 MANEJO DE INFORMES (SALIDAS) 3.3.1 Como Imprimir Balance de Comprobación 3.3.2 Como Imprimir Libros Auxiliares 3.3.3 Cómo Imprimir Libros Oficiales 3.3.4 Cómo Imprimir Estados Financieros Básicos 3.3.5 Cómo Imprimir Informes Tributarios 3.3.6 Cómo Imprimir Archivos Básicos 3.3.7 Cómo Imprimir Numeración de Hojas para Libros 4. OPERACIONES NO RUTINARIAS 4.1 CÓMO CONFIGURAR LOS PARÁMETROS
- 5. 5 UNIVERSIDAD DE PAMPLONA– Facultad de Educación a Distancia UNIDAD 4. MODULO DE INVENTARIOS 1. CARACTERÍSTICAS Y BENEFICIOS 2. ENTRADAS Y SALIDAS DEL MÓDULO 2.1 VISIÓN GENERAL 2.2 CONTENIDO DEL PROGRAMA 3. OPERACIONES RUTINARIAS 3.1 ACCESO AL PROGRAMA 3.1.1 Manejo de Ventanas 3.1.2 Ingreso de la Información 3.1.3 Como Crear Terceros 3.1.4 Como Crear Bodegas 3.1.5 Como Crear Grupos de Artículos 3.1.6 Como Crear Artículos 3.1.7 Como Crear Zonas 3.1.8 Como Crear Clasificación de Terceros 3.1.9 Como Crear Empresas de Comunicaciones 3.1.10 Como Crear Tipos de IVA 3.1.11 Como Crear Tipos de ICA 3.1.12 Como Crear Grupos Contables de Artículos 3.1.13 Como Crear Líneas de Artículos 3.1.14 Como Crear Bancos 3.1.15 Como Crear Conceptos 3.1.16 Como Crear Prefijos de Documentos 3.2 PROCESOS DE LA INFORMACIÓN 3.2.1 Cómo Crear Compras 3.2.2 Cómo Crear Remisiones de Entrada 3.2.3 Cómo Crear Devoluciones en Compra 3.2.4 Cómo Crear Pedidos de Compras 3.2.5 Cómo Crear Entradas de Almacén 3.2.6 Cómo Crear Notas de Inventario 3.2.7 Cómo Crear Consumos 3.2.8 Cómo Crear Traslados entre Bodegas 3.2.9 Cómo Crear Inventarios Físicos
- 6. 6 UNIVERSIDAD DE PAMPLONA– Facultad de Educación a Distancia 3.3 MANEJO DE INFORMES (SALIDAS) 3.3.1 Cómo Imprimir Listado de Compras entre Fechas 3.3.2 Cómo Imprimir Resumen de Compras por Proveedor 3.3.3 Cómo Imprimir Total Compras por Tipo de IVA 3.3.4 Cómo Imprimir Listado de Remisiones Entre Fechas 3.3.5 Cómo Imprimir Listado de Consumos Entre Fechas 3.3.6 Cómo Imprimir Total Notas por Concepto 3.3.7 Cómo Imprimir Compras/Remisiones por Pedido/Remisión 3.3.8 Cómo Imprimir Compras Totales por Artículo 3.3.9 Cómo Imprimir Compras Detalladas por Proveedor – Artículo 3.3.10 Cómo Imprimir Compras Detalladas por Artículo – Proveedor 3.3.11 Cómo Imprimir ABC de Proveedores 3.3.12 Cómo Imprimir Consumos Totales por Artículo 3.3.13 Cómo Imprimir Consumos Totales por Grupo 3.3.14 Cómo Imprimir Consumos Detallados por Tercero 3.3.15 Cómo Imprimir Existencias Actuales 3.3.16 Cómo Imprimir Existencias por Periodo 3.3.17 Cómo Imprimir Existencias por Serial / Lote 3.3.18 Cómo Imprimir Existencias Menor a la Mínima 3.3.19 Cómo Imprimir Existencias Mayor a la Máxima 3.3.20 Cómo Imprimir Inventario a una Fecha 3.3.21 Cómo Imprimir Inventario Físico de Faltantes y Sobrantes 3.3.22 Cómo Imprimir Kardex Detallado por Artículo 3.3.23 Cómo Imprimir Kardex Total por Artículo entre Periodos 3.3.24 Cómo Imprimir Listado con Costos y Existencias 3.3.25 Cómo Imprimir Listado con Costo y Precio de Venta 3.3.26 Cómo Imprimir Remisiones no Facturadas 3.3.27 Cómo Imprimir Pedidos Pendientes por Recibir 3.3.28 Cómo Imprimir Rango de Notas de Inventario 3.3.29 Cómo Imprimir Listado de Grupos de Artículos 3.3.30 Cómo Imprimir Listado Artículos 3.3.31 Cómo Imprimir Listado Proveedores 4. OPERACIONES NO RUTINARIAS 4.1 CÓMO CONFIGURAR LOS PARÁMETROS DE USUARIO 4.2 CÓMO CONFIGURAR LOS PARÁMETROS GENERALES 4.3 CÓMO BLOQUEAR PERIODOS
- 7. 7 UNIVERSIDAD DE PAMPLONA– Facultad de Educación a Distancia 4.4 CÓMO CREAR CONSECUTIVOS 4.5 CÓMO CREAR PENSAMIENTOS 4.6 CÓMO MODIFICAR INFORMES 4.7 CÓMO EJECUTAR COMANDOS 4.8 CÓMO ASENTAR PENDIENTES 4.9 CÓMO RECALCULAR 4.10 CÓMO TRASLADAR SALDOS DEL AÑO ANTERIOR 4.11 CÓMO REGENERAR COMPROBANTES 4.12 CÓMO ACTUALIZAR FECHA DE COMP. DE COSTOS UNIDAD 5. MODULO DE FACTURACION 1. CARACTERÍSTICAS Y BENEFICIOS 2. ENTRADAS Y SALIDAS DEL MODULO 2.1 VISIÓN GENERAL 2.2 CONTENIDO DEL PROGRAMA 3. OPERACIONES RUTINARIAS 3.1 ACCESO AL PROGRAMA 3.1.1 Manejo de Ventanas 3.1.2 Ingreso de la Información 3.1.3 Como Crear Terceros 3.1.4 Como Crear Bodegas 3.1.5 Como Crear Grupos de Artículos 3.1.6 Como Crear Artículos 3.1.7 Como Crear Zonas 3.1.8 Como Crear Clasificación de Terceros 3.1.9 Como Crear Empresas de Comunicaciones 3.1.10 Como Crear Ciudades 3.1.11 Como Crear Tipos de IVA 3.1.12 Como Crear Tipos de ICA 3.1.14 Como Crear Tipos de Comisión 3.1.15 Como Crear Grupos Contables de Artículos 3.1.16 Como Crear Líneas de Artículos 3.1.17 Como Crear Bancos 3.1.18 Como Crear Conceptos
- 8. 8 UNIVERSIDAD DE PAMPLONA– Facultad de Educación a Distancia 3.1.19 Como Crear Formas de Pago 3.1.20 Como Crear Prefijos de Documentos 3.2 PROCESOS DE LA INFORMACIÓN 3.2.1 Cómo Crear Ventas 3.2.2 Cómo Crear Ventas de Mostrador 3.2.3 Cómo Crear Remisiones de Salida 3.2.4 Cómo Crear Devoluciones en Venta 3.2.5 Cómo Crear Pedidos de Venta 3.2.6 Cómo Crear Cotizaciones 3.3 MANEJO DE INFORMES (SALIDAS) 3.3.1 Cómo Imprimir Listado de Ventas entre Fechas 3.3.2 Cómo Imprimir Resumen Diario de Ventas 3.3.3 Cómo Imprimir Resumen de Ventas por Tipo de IVA 3.3.4 Cómo Imprimir Resumen de Ventas POS 3.2.1 Cómo Imprimir Total Ventas por Vendedor 3.2.1 Cómo Imprimir A.B.C de Clientes 3.2.2 Cómo Imprimir Comisión de Artículos por Vendedor 3.2.3 Cómo Imprimir Comisión de Ventas por Vendedor 3.2.4 Cómo Imprimir Comisión de Remisiones por Vendedor 3.2.5 Cómo Imprimir Margen de Utilidad por Factura 3.2.6 Cómo Imprimir Listado de Remisiones entre Fechas 3.2.7 Cómo Imprimir Ventas / Remisiones por Pedido / Remisión 3.2.8 Cómo Imprimir Listados de Precios 3.2.9 Cómo Imprimir Cinco Precios 3.2.10 Cómo Imprimir Precio y Existencia 3.2.11 Cómo Imprimir Tres Precios y Existencia 3.2.12 Cómo Imprimir Precios con Descuento 3.2.13 Cómo Imprimir Precios con Factor 3.2.14 Cómo Imprimir Etiquetas para Código de Barras 3.2.15 Cómo Imprimir Ventas Totales por Artículos 3.2.16 Cómo Imprimir Ventas Totales por Grupo 3.2.17 Cómo Imprimir Ventas Totales por Línea 3.2.18 Cómo Imprimir Ventas por Vendedor – Línea 3.2.19 Cómo Imprimir Ventas Detalladas por Cliente / Vendedor – Articulo 3.2.20 Cómo Imprimir Ventas Promedio por Articulo y Sugerido 3.2.21 Cómo Imprimir Ventas Promedio por Articulo y Sugerido 3.2.22 Cómo Imprimir Ventas Facturadas por Vendedor
- 9. 9 UNIVERSIDAD DE PAMPLONA– Facultad de Educación a Distancia 3.2.23 Cómo Imprimir A.B.C Productos 3.2.24 Cómo Imprimir Cantidad de Artículos Vendidos por Precio 3.2.25 Cómo Imprimir Margen de Utilidad por Articulo 3.2.26 Cómo Imprimir Cuadro de Rentabilidad de Productos 3.2.27 Cómo Imprimir Cuadro de Rentabilidad de Vendedor / Cliente 3.2.28 Cómo Imprimir Rango de Facturas 4 OPERACIONES NO RUTINARIAS 4.1 CÓMO CONFIGURAR LOS PARÁMETROS DE USUARIO 4.2 CÓMO CONFIGURAR LOS PARÁMETROS 4.3 CÓMO BLOQUEAR PERIODOS 4.4 CÓMO CREAR CONSECUTIVOS 4.5 CÓMO CREAR PENSAMIENTOS 4.6 CÓMO MODIFICAR INFORMES 4.7 CÓMO EJECUTAR COMANDOS 4.8 CÓMO ASENTAR PENDIENTES 4.9 CÓMO RECALCULAR 4.10 CÓMO REGENERAR COMPROBANTES 4.11 CÓMO REGISTRAR DESPACHOS 4.12 CÓMO MAYORAR FACTOR 4.13 CÓMO COPIAR PRECIO 4.14 CÓMO CALCULAR PRECIO POR UTILIDAD DE GRUPO 4.15 CÓMO CALCULAR PRECIO ASIGNANDO ESCALAS 4.16 CÓMO ACTUALIZAR FACTOR DE PUNTOS 4.17 CÓMO ACTUALIZAR REDIMIR PUNTOS UNIDAD 6. MODULO DE CARTERA 1. CARACTERÍSTICAS Y BENEFICIOS 2. ENTRADAS Y SALIDAS DEL MÓDULO 2.1 VISIÓN GENERAL 2.2 CONTENIDO DEL PROGRAMA 3. OPERACIONES RUTINARIAS 3.1 ACCESO AL PROGRAMA 3.1.1 Manejo de Ventanas 3.1.2 Ingreso de la Información 3.1.3 Como Crear Terceros 3.1.4 Como Crear Zonas
- 10. 10 UNIVERSIDAD DE PAMPLONA– Facultad de Educación a Distancia 3.1.5 Como Crear Clasificación de Terceros 3.1.6 Como Crear Empresas de Comunicaciones 3.1.7 Como Crear Bancos 3.1.8 Como Crear Conceptos 3.1.9 Como Crear Prefijos de Documentos 4. PROCESOS DE LA INFORMACIÓN 4.1 CÓMO CREAR DOCUMENTOS 4.2 CÓMO CREAR RECIBOS DE CAJA / ABONOS 4.3 Manejo de Informes (Salidas) 4.3.1 Cómo Imprimir Resumen de Cuentas por Cobrar 4.3.2 Cómo Imprimir Cartera Pendiente 4.3.3 Cómo Imprimir Resumen de Cartera por Edades 4.3.4 Cómo Imprimir Resumen de Cartera por Concepto - Cliente 4.3.5 Cómo Imprimir Documentos Generados 4.3.6 Cómo Imprimir Movimiento del Cliente 4.3.7 Cómo Imprimir Estado Mensual de Cartera 4.3.8 Cómo Imprimir Estado Cartera por Vendedor por Puntos 4.3.9 Cómo Imprimir Carta de Cobro 4.3.10 Cómo Imprimir Análisis de Financiación 4.3.11 Cómo Imprimir Listado de Cupos Disponibles 4.3.12 Cómo Imprimir Resumen de Recibos entre Fechas 4.3.13 Cómo Imprimir Resumen de Ingresos Diarios por Banco 4.3.14 Cómo Imprimir Resumen de Ingresos por Concepto 4.3.15 Cómo Imprimir Detalle de Ingresos Diarios por Concepto 4.3.16 Cómo Imprimir Detalle de Ingresos Diarios 4.3.17 Cómo Imprimir Relación de Cobro 4.3.18 Cómo Imprimir Relación de Décadas 4.3.19 Cómo Imprimir Bancos 4.3.20 Cómo Imprimir Conceptos 5. OPERACIONES NO RUTINARIAS 5.1 CÓMO CONFIGURAR LOS PARÁMETROS DE USUARIO 5.2 CÓMO CONFIGURAR LOS PARÁMETROS GENERALES 5.3 CÓMO BLOQUEAR PERIODOS 5.4 CÓMO CREAR CONSECUTIVOS 5.5 CÓMO CREAR PENSAMIENTOS 5.6 CÓMO MODIFICAR INFORMES 5.7 CÓMO EJECUTAR COMANDOS
- 11. 11 UNIVERSIDAD DE PAMPLONA– Facultad de Educación a Distancia 5.8 CÓMO TRASLADAR SALDOS DEL AÑO ANTERIOR 5.9 CÓMO RECALCULAR 5.10 CÓMO GENERAR DOCUMENTOS DE INTERESES 5.11 CÓMO GENERAR DÉCADAS 5.12 CÓMO GENERAR RELACIONES DE COBRO 5.13 CÓMO ASENTAR DOCUMENTOS PENDIENTES 5.14 CÓMO ASENTAR RECIBOS PENDIENTES UNIDAD 7. MODULO CARTERA FINANCIERA 1. CARACTERÍSTICAS Y BENEFICIOS 2. ENTRADAS Y SALIDAS DEL MÓDULO 2.1 VISIÓN GENERAL 2.2 CONTENIDO DEL PROGRAMA 3. OPERACIONES RUTINARIAS 3.1 ACCESO AL PROGRAMA 3.1.1 Manejo de Ventanas 3.1.2 Ingreso de la Información 3.1.3 Datos en Terceros para Cartera Financiera 3.1.4 Como Crear Líneas de Crédito 4. PROCESOS DE LA INFORMACIÓN 4.1 CÓMO CREAR UN DOCUMENTOS DE CREDITO 4.2 CÓMO CREAR RECIBOS DE CAJA / ABONOS 4.3 MANEJO DE INFORMES (SALIDAS) 4.3.1 Cómo Imprimir Reporte de Cuotas por Cobrar 4.3.2 Cómo Imprimir Reporte de Saldos de Capital por Cliente 4.3.3 Cómo Imprimir Reporte de Aportes y Ahorros por Cliente 4.3.4 Cómo Imprimir Resumen de Abonos entre Fechas 4.3.5 Cómo Imprimir Reporte de Cartera por Edades 4.3.6 Cómo Imprimir Reporte de Créditos Expedidos 5. OPERACIONES NO RUTINARIAS 5.1 CÓMO CONFIGURAR LOS PARÁMETROS GENERALES 5.2 CÓMO MODIFICAR INFORMES 5.3 CÓMO CREAR PENSAMIENTOS 5.4 CÓMO REFINANCIAR UN CRÉDITO 5.5 CÓMO GENERAR CUOTAS DE APORTES Y AHORRO 5.6 CÓMO GENERAR PAGOS AUTOMÁTICOS
- 12. 12 UNIVERSIDAD DE PAMPLONA– Facultad de Educación a Distancia 5.7 CÓMO RECALCULAR 5.8 CÓMO ASENTAR DOCUMENTOS PENDIENTES 5.9 CÓMO TRASLADAR SALDOS DEL AÑO ANTERIOR UNIDAD 8. MODULO TESORERIA 1. CARACTERÍSTICAS Y BENEFICIOS 2. ENTRADAS Y SALIDAS DEL MÓDULO 2.1 VISIÓN GENERAL 2.2 CONTENIDO DEL PROGRAMA 3 OPERACIONES RUTINARIAS 3.1 ACCESO AL PROGRAMA 3.1.1 Manejo de Ventanas 3.1.2 Ingreso de la Información 3.1.3 Como Crear Bancos. 3.1.4 Como Crear Conceptos 3.1.5 Como Crear Terceros 3.1.6 Como Crear Plan de Cuentas 3.1.7 Como Crear Zonas 3.1.8 Como Crear Clasificación de Terceros 3.1.9 Como Crear Empresas de Comunicaciones 3.1.10 Como Crear Prefijos de Documentos 4 PROCESOS DE LA INFORMACIÓN 4.1 CÓMO CREAR DOCUMENTOS 4.2 CÓMO CREAR COMPROBANTES DE EGRESO / PAGOS 4.3 MANEJO DE INFORMES (SALIDAS) 4.3.1 Cómo Imprimir Resumen de Cuentas por Pagar 4.3.2 Cómo Imprimir Cuentas por Pagar Pendientes 4.3.3 Cómo Imprimir Resumen de Cuentas por Pagar por Edades 4.3.4 Cómo Imprimir Resumen de Pagos entre Fechas 4.3.5 Cómo Imprimir Movimiento del Proveedor 4.3.1 Cómo Imprimir Reporte de Cuotas por Cobrar 5 OPERACIONES NO RUTINARIAS 5.1 CÓMO CONFIGURAR LOS PARÁMETROS DE USUARIO 5.2 CÓMO CONFIGURAR LOS PARÁMETROS GENERALES 5.3 CÓMO BLOQUEAR PERIODOS
- 13. 13 UNIVERSIDAD DE PAMPLONA– Facultad de Educación a Distancia 5.4 CÓMO CREAR CONSECUTIVOS 5.6 CÓMO CREAR PENSAMIENTOS 5.7 CÓMO MODIFICAR INFORMES 5.8 CÓMO EJECUTAR COMANDOS 5.9 CÓMO TRASLADAR SALDOS DEL AÑO ANTERIOR 5.10 CÓMO RE CALCULAR 5.11 CÓMO REGENERAR COMPROBANTES DE EGRESOS 5.12 CÓMO ASENTAR COMPROBANTES DE EGRESO PENDIENTES 5.13 COMO IMPORTAR DATOS VISUAL TNS 5.14 COMO IMPORTAR/ EXPORTAR ARCHIVOS PLANOS
- 14. 14 UNIVERSIDAD DE PAMPLONA– Facultad de Educación a Distancia Presentación La educación superior se ha convertido hoy día en prioridad para el gobierno Nacional y para las universidades públicas, brindando oportunidades de superación y desarrollo personal y social, sin que la población tenga que abandonar su región para merecer de este servicio educativo; prueba de ello es el espíritu de las actuales políticas educativas que se refleja en el proyecto de decreto Estándares de Calidad en Programas Académicos de Educación Superior a Distancia de la Presidencia de la República, el cual define: “Que la Educación Superior a Distancia es aquella que se caracteriza por diseñar ambientes de aprendizaje en los cuales se hace uso de mediaciones pedagógicas que permiten crear una ruptura espacio temporal en las relaciones inmediatas entre la institución de Educación Superior y el estudiante, el profesor y el estudiante, y los estudiantes entre sí”. La Educación Superior a Distancia ofrece esta cobertura y oportunidad educativa ya que su modelo está pensado para satisfacer las necesidades de toda nuestra población, en especial de los sectores menos favorecidos y para quienes las oportunidades se ven disminuidas por su situación económica y social, con actividades flexibles acordes a las posibilidades de los estudiantes. La Universidad de Pamplona gestora de la educación y promotora de llevar servicios con calidad a las diferentes regiones y el Centro de Educación Virtual y a Distancia de la Universidad de Pamplona, presentan los siguientes materiales de apoyo con los contenidos esperados para cada programa y les saluda como parte integral de nuestra comunidad universitaria e invita a su participación activa para trabajar en equipo en pro del aseguramiento de la calidad de la educación superior y el fortalecimiento permanente de nuestra Universidad, para contribuir colectivamente a la construcción del país que queremos; apuntando siempre hacia el cumplimiento de nuestra visión y misión como reza en el nuevo Estatuto Orgánico: Misión: Formar profesionales integrales que sean agentes generadores de cambios, promotores de la paz, la dignidad humana y el desarrollo nacional. Visión: La Universidad de Pamplona al finalizar la primera década del siglo XXI, deberá ser el primer centro de Educación Superior del Oriente Colombiano.
- 15. 15 UNIVERSIDAD DE PAMPLONA– Facultad de Educación a Distancia Introducción Hoy día la necesidad de tomar decisiones razonables y creativas en las empresas y aún en nuestro quehacer diario, ha tomado mayor importancia. Es por esto que tomar una decisión acertada se fundamenta en la calidad y oportunidad de la información que se emplee y del conocimiento que se disponga del objeto de la decisión. Entre las fuentes de información de las que se dispone en las empresas, quizá la más importante, la constituye la contabilidad; y es precisamente su objetivo el de proveer información útil y oportuna a los responsables de la toma de decisiones. El objetivo de este módulo de paquetes contables consiste en presentar una herramienta diseñada por TNS SOFTWARE para agilizar el proceso Contable y generar automáticamente los informes respectivos, orientado a los usuarios a obtener mejores resultados tanto económicos como de tiempo. Este módulo está diseñado para que el discente adquiera la destreza y la competencia para elaborar estructuradamente un sistema de contabilidad sistematizado donde no sólo le facilite la información inmediata sino que le permita tomar decisiones y asesorar a la gerencia acertadamente. Las unidades que se presentan diseñan en forma clara y estructurada el proceso contable que todo contador debe manejar para su beneficio y el de los clientes activos y potenciales. Se dan a conocer todos los principios y la metodología del cómo y por qué la contabilidad sistematizada es garantía y valor agregado a las empresas indiferentemente de su razón social.
- 16. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Horizontes • Brindar a los estudiantes las herramientas necesarias para la complementación del proceso de aprendizaje que se requiere para el ejercicio de la profesión contable, financiera, tributaria y de auditoría. • Ofrecer un soporte para el diseño de sistemas contables que agilicen la habilidad en la toma de decisiones como contador público. • Repasar en forma clara y precisa lo aprendido durante el proceso de formación con el fin de llevar al computador todo lo que antes se realizaba manualmente.
- 17. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia UNIDAD 1: Operaciones Generales 1. INSTALACION DE VISUAL TNS 1.1 REQUISITOS DE HARDWARE La configuración mínima recomendada para instalar Visual TNS es la siguiente: Microcomputadora con procesador Pentium III de 550 MHz 64 MB de memoria 100 MB Libres en Disco Duro 1 drive de alta densidad Unidad de CD ROM Mouse Monitor SVGA con color de alta densidad y Resolución de 800x600 píxeles Impresora compatible con Windows Sistema Operativo Windows 95 o Superior. 1.2 INSTALACION EN DISCO DURO Se debe instalar el motor de Base de Datos InterBaseServer o FireBird en el Servidor de la Empresa y si tiene terminales en red se instala InterBaseCliente en cada una de ellas. Las anteriores carpetas se encuentran dentro de la carpeta Servidor Base de Datos del CD de Instalación de VISUAL TNS. Para Instalar INTERBASE siga los pasos de instalación que ofrece el motor ejecutando el comando setup.exe, en la carpeta correspondiente. Para Instalar FIREBIRD SERVER ejecute el archivo Firebird-1.5.0.4306- Win32.exe en la carpeta Firebird del CD de Instalación de VISUAL TNS. Para Instalar los Módulos de Visual TNS con todos sus componentes siga los pasos de instalación que ofrece el paquete instalador ejecutando el comando
- 18. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia setup.exe que se encuentra en la carpeta Visual TNS Contabilidad. Posteriormente seleccione el archivo comprimido de Actualización Act Estable Visual TNS correspondiente a la versión estable, para ejecutarlo de doble clic sobre este y luego de click sobre la palabra unzip. El programa quedará Instalado en la Carpeta C:Visual TNS y creará los respectivos accesos directos en el menú Inicio – Programas – Visual TNS. Seguidamente instale el programa de Licencia ejecutando el comando setup.exe que encuentra en la carpeta Visual TNS Licencia. Posteriormente seleccione el archivo comprimido de Actualización Licencia, para ejecutarlo de doble click sobre este y luego de click sobre la palabra Unzip. Existen otras carpetas que conforman el paquete Contable Integrado VISUAL TNS, para la instalación de cada una de ellas se ejecuta el comando setup.exe de cada carpeta. En el caso de la carpeta Visual TNS Midas - Oleauto32 esta se utiliza para cuando se instala en sistema operativo Windows 95 y 98 primera edición; la carpeta Visual TNS Migración se instala cuando se actualiza del programa en carácter V.2002-4 a Visual TNS para migrar la información existente; la carpeta Visual TNS Tutor sirve de guía para la instalación y manejo del módulo de Visual TNS Contabilidad. Instalación con llave Puerto Paralelo B&G O USB de Visual TNS en WINDOWS XP, NT: Es importante que NO SE CONECTE la llave hasta que no se hayan efectuado estos pasos de instalación y se haya reiniciado el computador. 1. Instalación Software de la llave: En el CD de instalación se encuentran las carpetas LlaveTNSUSB para las llaves de puerto USB, LlaveTNSXP, para las llaves de puerto paralelo con Windows XP de donde se ejecuta setup para instalar el programa llavetns.exe que es el que permite que la llave funcione. En el cuadro de diálogo final del Setup, se debe activar la opción:
- 19. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Yes, launch the program file. Esta opción con el fin de ejecutar el registro de la llave. 1.3 ACTIVACION DE LICENCIA (Este paso no es necesario cuando no se ha comprado el programa y se va a instalar modo DEMO) Una vez terminado el proceso de instalación se reinicia el PC para que la aplicación quede ejecutándose en memoria. 1. Se debe Maximizar la aplicación de VISUAL TNS LICENCIA dar clic en el botón de activar. 2. Seleccionar dentro de la pantalla que aparece el sistema operativo que posee el PC. 3. Seleccionar el serial físico según el dispositivo que se le asigne, los cuales pueden ser: serial Tarjeta computador, Llave en puerto paralelo LPT1, y Llave en puerto USB. 4. Digite los datos que están en la carta de activación de licencia visual (Serial No., Nombre Empresa, Serial CD, Serial TNS de Activación), posteriormente de click en el botón de aceptar. 5. Minimice la aplicación de VISUAL TNS LICENCIA.
- 20. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Nota: En caso que se desactive la licencia, se debe ubicar por Inicio/ Programas/ Inicio/ Visual TNS Licencia. 1.4 COMO CREAR ACCESOS DIRECTOS PARA LOS MODULOS. Seleccionar el icono de Mi PC, buscar el disco C dar doble clic, la carpeta Visual TNS (Eje: C:Visual TNS) dar doble click e identificar cada uno de las aplicaciones que desea ejecutar, sobre cada una oprima el click derecho del Mouse y seleccione la opción de enviar acceso directo a escritorio. Para el caso de instalaciones en red se debe seleccionar el icono de Entorno de Red o Mis sitios de red, ubicando el servidor del programa Visual TNS y la carpeta Visual TNS y seguir los mismos pasos que para un PC (Ej.: ServidorVisual TNS) 2. EJECUTANDO POR PRIMERA VEZ VISUAL TNS Una vez se halla instalado VISUAL TNS se debe ejecutar el Programa de Configuración del servidor de Base de Datos CONFIG.EXE (Ver Manual de Administración-Consideraciones Generales). Seguidamente se debe ejecutar el Módulo de Administración para llevar a cabo el proceso de creación de empresas y configuración de Usuarios. 3. EJECUTANDO MODULOS DE VISUAL TNS Para ejecutar cualquiera de los módulos de VISUAL TNS, realice lo siguiente: De clic en el botón Inicio de Windows. Seleccione la carpeta Programas y luego la carpeta VISUAL TNS. Allí aparecerá una carpeta por cada módulo instalado y dentro de ellas los accesos directos a los programas. Haga clic en el módulo que desea ejecutar. Aparecerá la ventana de Bienvenida del Módulo que contiene el Nombre del Módulo, la Fecha de Actualización, el Número de Licencia y el Pensamiento del Día.
- 21. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Para continuar presione Enter o haga Clic en el botón Continuar (Ver Figura 1). Figura. 1.1 pantalla de bienvenida al modulo de contabilidad Luego aparece una ventana con la información de la última Empresa en la que se trabajó (Ver Figura 2). Los datos que se ven en esta ventana son: Nombre de la Empresa, tipo de empresa, NIT, representante legal, año fiscal, ruta de archivo de la base de datos y nombre del Equipo donde se encuentra la Base de Datos. Figura 2: pantalla de seleccionar empresa
- 22. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Contiene Además tres botones con las siguientes opciones: Abrir: Elija esta opción si la información que aparece en pantalla corresponde a la Empresa que desea Abrir y empezar a trabajar en ella. Listado de Empresas: Elija esta opción si desea abrir una empresa diferente a la que se ve en pantalla. Aparecerá el listado de las Empresas que han sido creadas en el Módulo de Administración y de las cuáles deberá seleccionar una para comenzar a trabajar (Ver Figura 3). Para seleccionar la Empresa: se debe dar click sobre la empresa y luego presionar la Tecla TAB o dar Click en el Botón Exportar para volver a la pantalla anterior y abrir la empresa. Salir: Elija esta opción si ya no quiere ejecutar el módulo de Visual TNS Figura 3. Pantalla de listado de empresas Si el usuario seleccionó la opción de Abrir aparecerá la ventana de inicio de sesión solicitando el nombre de usuario y la contraseña (Ver Figura 4). Figura 4. Inicio de Sesión
- 23. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Una vez ingresados los datos solicitados, pulse el botón Aceptar. Si desea salir del módulo presione Cancelar. Los Usuarios se crean en el módulo de Administración (Ver Manual de Administración). Cuando el usuario no existe o la contraseña es incorrecta aparecerá un mensaje de error respectivamente (Ver figura 5). Figura 5. Mensajes de Error. Usuario y Contraseña Si presionó ACEPTAR y los datos han sido digitados correctamente, aparecerá la ventana de Sucursal-Periodo (Ver Figura 6), en donde se deberá indicar la Sucursal y el Período en el que desea trabajar. Por defecto muestra la última sucursal y el último periodo en que se trabajó. Presione Enter para continuar o haga Click en el botón Aceptar Figura 6. Ventana Sucursal – Período
- 24. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 4. VENTANA PRINCIPAL La ventana principal consta de (Ver Figura 7): Barra de Menús: Contiene las diferentes opciones del módulo. Las opciones de menú comunes para todos los módulos son: Archivo, Movimientos, Imprimir, Herramientas y Ayuda que se explicarán más adelante. Barra de Herramientas: Contiene los botones de acceso directo a las principales opciones de la Barra de menús, tales como plan de cuenta, terceros, artículos, etc. Los botones comunes en todas las aplicaciones son los de cambio de sucursal, cambio de empresa, cambio de periodo y Login. Barra de Estado: Muestra Información de la Sucursal seleccionada y el usuario que se encuentra trabajando actualmente en el módulo. También presenta una ayuda corta del campo, dato o casilla a digitar en ese momento. Figura 7. Ventana Principal
- 25. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 5. ELEMENTOS COMUNES 5.1 BARRA NAVEGADORA En todas las ventanas de mantenimiento tablas y documentos de los módulos aparece la Barra Navegadora (Ver Figura 8), la cual proporciona al usuario un control sencillo para la navegación de los registros en un conjunto de datos. El navegador consta de una serie de botones que permiten al usuario recorrer los registros hacia adelante o hacia atrás uno a la vez, ir al primer registro, ir al último registro, insertar un nuevo registro, Editar un registro existente, grabar los cambios de los datos, cancelar los cambios de los datos, borrar un registro, y refrescar la visualización de un registro. A continuación se muestra la conformación de la Barra navegadora y el Funcionamiento de cada uno de sus botones Figura 8. Barra Navegadora
- 26. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 5.2 OPERACIONES DE REGISTROS Las Operaciones se llevan a cabo mediante la Barra navegadora y se ejecutan dando click en los botones de la barra o presionando la tecla correspondiente a la acción según la tabla anterior. 5.3 BOTON LISTADO/DETALLE Este Botón (Ver Figura 9) permite al usuario la vista de los datos de dos formas: Modo Listado: Muestra un listado de los datos con los campos más importantes de la tabla, es decir, con aquellos campos que identifican plenamente un registro. Modo Detalle: Muestra la información detallada de un registro determinado, es decir, muestra la totalidad de los campos que conforman un registro en la tabla. Figura 9. Botón Listado / Detalle
- 27. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia En cualquiera de los dos modos que el usuario navegue puede Filtrar la información para obtener una vista más resumida de los datos. Este proceso se explicará más adelante. 5.4 FILTRADO O BÚSQUEDA DE REGISTROS Todas la tablas presentan al lado derecho de la barra navegadora una barra de Filtrado o búsqueda de registros (Ver Figura 10). Para Filtrar la Información de una tabla o buscar un registro específico se deben realizar los siguientes pasos: 1. Indicar el campo por el cuál desea filtrar los datos (Campo a Filtrar) seleccionándolo del listado de campos de búsqueda o presionando las teclas F5, F6, F7 o F8 según el orden de los campos respectivamente. 2. Digitar en la casilla de filtrar el valor del campo o dato a buscar. 3. Pulsar el botón buscar o presionar ENTER en la casilla de filtrar. Figura 10. Filtrando una Tabla Si el usuario desea ver todos los registros debe digitar en la casilla de Filtrar el carácter * y luego presionar el botón de buscar o ENTER en la casilla de Filtrar. Si el campo a buscar es clave de la tabla como Códigos o NIT, se mostrarán todos los registros que comiencen con texto digitado en la Casilla de Filtrar. Ej.: Si en la
- 28. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia casilla de filtrar se digita 11 estando en la tabla de plan de cuentas, el sistema listará todas las cuentas cuyo código comience por “11”. (11, 1110, 110505, 110505.01, etc.) Si el campo a filtrar es de tipo cadena como Nombre o Descripción del registro, mostrarán todos los registros que contengan el texto digitado en la Casilla de Filtrar. Si se quiere buscar un cliente cuyo nombre empiece por EDI se digita: EDI. Para generar una búsqueda blanda el carácter (%) sirve de comodín, sin importar en que sitio del campo se encuentre. Ej.: Si en la casilla a filtrar se digita %JUAN estando en la tabla de terceros, el programa listará todos los nombres de las personas que contengan la palabra “JUAN” en cualquier parte del Nombre: “JUAN CARLOS”, “ANDRES JUAN”, etc. 5.5 BOTON EXPORTAR Este Botón (Ver Figura 11) permite al usuario asignar el código del registro seleccionado a otra ventana o entrada de datos activa. Hacer Click en este botón equivale a presionar la Tecla TAB estando en modo filtrado. Figura 11. Botón Exportar 5.6 MENU EMERGENTE Algunas tablas de mantenimiento y los documentos de los módulos tienen un menú emergente, es decir, un menú con opciones específicas aplicadas al documento seleccionado en ese momento. Para hacer uso del menú emergente debe hacer lo siguiente: 1. Activar el modo Listado 2. Ubicarse en un registro de la tabla o documento 3. Presionar barra espaciadora o Click derecho del mouse Luego le aparecerá el menú emergente con las opciones propias de cada tabla.
- 29. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 6. BARRA DE MENUS Las opciones de menú comunes para todos los módulos son: Archivo, Imprimir, Movimientos, Herramientas y Ayuda. 6.1 MENU ARCHIVO En esta opción del Menú se encuentra: Tablas de Mantenimiento: Las tablas básicas de la base de datos que se necesitan para la creación de documentos y manejo de operaciones de la base de datos. Más adelante se explicarán las tablas de mantenimiento. Opción Sucursales: Permite seleccionar una sucursal actual o cambiar a otra para trabajar sobre ella. Al cambiar de sucursal la información de las tablas de mantenimiento será la misma, pero la información de los documentos o movimientos varía de acuerdo a la sucursal en la que se esté trabajando. Opción de Período: En esta opción el usuario puede cambiar el período actual. El Período puede ser: Inicial, Enero, Febrero, Marzo, Abril, Mayo, Junio, Julio, Agosto, Septiembre, Octubre, Noviembre, Diciembre y Cierres. Cuando este seguro de haber seleccionado el período al cuál desea cambiar debe presionar el botón Aceptar. Los documentos se filtrarán por el periodo que esté seleccionado en ese momento. Si desea salir de la opción y dejar el mismo periodo actual presione cancelar. Figura 12. Cambiar Período Actual
- 30. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Opción de Empresas: En esta opción el usuario puede cambiar de Empresa. Aparecerá la Pantalla de Seleccionar Empresa la cuál se explicó con anterioridad. Opción de Login: En esta opción se puede cambiar por otro usuario. Se debe digitar el Usuario y la contraseña correspondiente. Es útil para cuando un usuario desea abandonar su puesto por un momento y evitar que otro usuario trabaje con su login sin salirse de la aplicación. En este caso el usuario ejecuta esta opción para que el usuario entrante tenga la obligación de digitar su login antes de trabajar. Figura 13. Cambia Usuario Opción de Configuración: Se subdivide en: Generales: Se configuran las características propias de cada módulo. Se explica con más detalle en el módulo respectivo. Pensamientos: Se configuran los textos y autores de los pensamientos que aparecen en la pantalla de entrada de Visual TNS. Cuando se da Clic en esta opción aparece la siguiente ventana: Figura14. Ventana de Pensamientos
- 31. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Los datos de un pensamiento son: CAMPO DESCRIPCION CODIGO CODIGO DEL PENSAMIENTO. ES UN CAMPO OBLIGATORIO AUTOR NOMBRE DEL AUTOR DEL PENSAMIENTO DESCRIPCION DESCRIPCION DEL PENSAMIENTO Opción Salir: Con esta opción el usuario puede salir del Módulo. Antes de salir se Pregunta al usuario si está seguro o no, predeterminado es no (Ver Figura 15). Figura 15. Salir del Módulo 6.2 MENU MOVIMIENTOS Esta opción contiene todos los documentos propios de cada módulo (comprobantes, Facturas de compra, Facturas de Venta, etc.). Se explica con más detalle en el módulo respectivo. 6.3 MENU IMPRIMIR En esta opción se encuentran los reportes propios de cada módulo. Se explica con más detalle en el módulo respectivo.
- 32. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 6.4 MENU HERRAMIENTAS Entre las herramientas comunes de Visual TNS se encuentran la calculadora. Las demás opciones varían de acuerdo a cada módulo. Estas opciones específicas se explican en cada módulo. Figura 16. Calculadora 6.5 MENU AYUDA Contiene la opción Acerca de. En Acerca de, aparece una ventana que contiene el nombre y la versión del módulo de TNS que está trabajando (Ver Figura 17). Figura17. Acerca de
- 33. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 7. TABLAS DE MANTENIMIENTO 7.1 GENERALES 7.1.1 Areas Administrativas Se ubica en el menú Archivo o en la Barra de Herramientas del módulo de contabilidad. Figura 18. Icono Áreas Administrativas Figura 19. Ventana de Áreas Administrativas Las Áreas administrativas se asocian al organigrama de la empresa. Sirve para hacer consulta de movimientos tales como bancos, Ingresos o Gastos por las áreas de la empresa. Un área administrativa se asocia a los documentos de contabilidad. Los datos de un Área Administrativa son: CAMPO DESCRIPCION CODIGO Código del área administrativa. Es un campo obligatorio. DESCRIPCION Descripción del área administrativa
- 34. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Por defecto existe el Área Administrativa 00 General. Este registro no puede ser modificado ni borrado por el usuario. Los Documentos pueden manejar Áreas Administrativas si se habilita la opción en la configuración del Módulo de Contabilidad. 7.1.2 Centros de Costos Se ubica en el menú Archivo o en la Barra de Herramientas del módulo de contabilidad. Figura 20. Icono Centros de Costos Luego aparecerá en pantalla la siguiente ventana: Figura 21. Ventana de Centros de Costos Un Centro de costo se asocia a un proyecto el cual tiene ingresos y Egresos. Se pregunta al insertar una cuenta que contenga una cuenta de resultados (4, 5, 6, 7). Los centros de costo se usan para generar los Estados Financieros de Pérdidas y Ganancias de un proyecto o grupo de Proyectos.
- 35. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Los datos de un Centro de Costo son: Por defecto existe el siguiente Centro de Costo: 00 General. Este registro no puede ser modificado ni borrado por el usuario. Los Documentos pueden manejar Centros de Costo si se habilita la opción en la configuración del Módulo de Contabilidad. 7.1.3 Clasificación de Terceros Se ubica en el menú Archivo-Tablas de los módulos que necesiten de esta tabla. Sirve para filtrar los listados de terceros o en informes estadísticos. La Ventana es la siguiente: Figura 22. Ventana de Clasificación de Terceros
- 36. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Los datos de una Clasificación de Tercero son: Por defecto existe la siguiente Clasificación de Tercero: 00 Sin Clasificación. Este registro no puede ser modificado ni borrado por el usuario. 7.1.4 Empresas de Comunicaciones Se ubica en el menú Archivo-Tablas de los módulos que necesiten de esta tabla. Sirve para filtrar los listados e informes estadísticos. Figura 23. Ventana de Empresa de Comunicaciones Los datos de una Empresa de Comunicaciones son: CAMPO DESCRIPCION Código Código de la Empresa de Comunicaciones. Es un campo obligatorio. Nombre Nombre de la Empresa de Comunicaciones Teléfono Número Telefónico de la Empresa de Comunicaciones. Observaciones Observaciones de la Empresa de Comunicaciones.
- 37. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Por defecto existe la Empresa de Comunicaciones 00 Empresa de Comunicación única. Este registro no puede ser modificado ni borrado por el usuario. 7.1.5 Prefijos de Documento Se ubica en el menú Archivo-Tablas de los módulos que necesiten de esta tabla. Figura 24. Prefijos de Documentos Los datos de Sucursal son: Los Prefijos de Documentos son usados para diferenciar los documentos del usuario. Ejemplo: En Facturación para llevar consecutivos iguales en talonarios diferentes se debe anteponer un prefijo que diferencie los talonarios. Por defecto existe el Prefijo de Documento 00 Sin Prefijo. Este registro no puede ser modificado ni borrado por el usuario. 7.1.6 Sucursales Se ubica en el menú Archivo-Tablas de los módulos que necesiten de esta tabla. Se usan para llevar documentos de diferentes sucursales en la misma base de datos y obtener estados financieros de la sucursal actual o sacar consolidado de todas las sucursales.
- 38. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Figura 25. Ventana de Sucursales CAMPO DESCRIPCION CODIGO Código de la Sucursal. Es un campo obligatorio DESCRIPCION Nombre de la Sucursal DIRECCION Dirección o Ubicación de la Sucursal CIUDAD Ciudad de la Sucursal TELEFONO Teléfono de la Sucursal Esta ventana tiene un botón con la opción de Seleccionar la sucursal en la cual desea trabajar. Siempre hay una sucursal activa en el programa. Los Documentos aparecen filtrados por la sucursal activa. Inicialmente existe: 00 Principal. Este registro no puede ser modificado ni borrado por el usuario 7.1.7 Terceros Para entrar a Terceros pulse la opción Terceros del menú Archivo o de Click sobre el botón de la barra de herramientas (Ver Figura 26). Figura 26. Icono de Terceros
- 39. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Los terceros son todas aquellas personas o entidades con las cuales tiene relación la Empresa. Se utiliza para consultas contables y de los módulos para saber las transacciones que se han tenido con un tercero a través de una cuenta tal como Compras, Ventas o Bancos. Luego aparecerá en pantalla la siguiente ventana: Figura 27. Ventana de Terceros Los datos de Tercero son:
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- 41. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Por defecto existe el siguiente Tercero: 00 Varios. Este registro no puede ser modificado ni borrado por el usuario. 7.1.8 Zonas Para entrar a Zonas pulse la opción Zonas del menú Archivo->Tablas. Luego aparecerá en pantalla la siguiente ventana: Figura 28. Ventana de Zonas
- 42. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Los datos de la zona son: Por defecto existe la siguiente Zona: 00. . Sin Zona. Este registro no puede ser modificado ni borrado por el usuario. 7.2 CONTABILIDAD 7.2.1 Plan de Cuentas Para entrar a Plan de Cuentas pulse la opción del menú Archivo o de Click sobre el botón de la barra de herramientas. Luego aparecerá en pantalla la siguiente ventana: (Solo para las Cuentas Auxiliares). Figura 29. Ventana de Plan de Cuentas
- 43. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Los datos de una Cuenta son: 7.3 CARTERA Y TESORERIA 7.3.1 Bancos Para entrar a Bancos pulse la opción Bancos del menú Archivo o de Clic sobre el botón de la barra de herramientas (Ver Figura 30). En los módulos de Contabilidad, Facturación e Inventario la opción Bancos se encuentra en menú Archivo – Tablas. Figura 30. Botón Bancos ç
- 44. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Luego aparecerá en pantalla la siguiente ventana: Figura 31. Ventana de Bancos Los datos de Banco son: El código contable es obligatorio cuando se desea imprimir un comprobante de egreso desde contabilidad ya que el programa ubica la configuración del cheque del banco de acuerdo al código contable del asiento. Esta opción permite además configurar las coordenadas (Filas y Columnas) de los datos que aparecerán en el cheque. Para entrar a esta opción se da clic en el botón Configurar Cheque. Figura 32. Ventana de Configuración Cheque
- 45. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Nota: Los valores están dados en milímetros. Las coordenadas del campo valor son obligatorias. Dando clic en el botón Predeterminado aparecerán valores a las filas y a las columnas de cada campo adaptados al formato standard de Comprobante de Egresos Minerva. 7.3.2 Conceptos Para entrar a los Conceptos pulse la opción Conceptos del menú Archivo o de Clic sobre el botón de la barra de herramientas (Ver Figura 33). En los módulos de Contabilidad, Facturación e Inventario la opción Conceptos se encuentra en menú Archivo – Tablas. Figura 33. Botón Conceptos Luego aparecerá en pantalla la siguiente ventana: Figura 34. Ventana Conceptos Los datos de Conceptos son:
- 46. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 7.4 FACTURACION E INVENTARIO 7.4.1 Artículos Para entrar a Artículos pulse la opción Artículos del menú Archivo o de Clic sobre el botón de la barra de herramientas (Ver Figura 35). Figura 35. Icono de Artículos Luego aparecerá en pantalla la siguiente ventana: Figura 36. Ventana de Artículos Los datos de Artículo son:
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- 48. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Por defecto existe el Artículo 00 Artículo único. Este registro no puede ser modificado ni borrado por el usuario. MENU EMERGENTE Las opciones que presenta el menú emergente de artículos son los siguientes: Totales por Mes: Muestra una ventana con los movimientos de Entradas, Salidas y Saldos en Cantidad y en valor del Articulo actualmente seleccionado. El movimiento mostrado es el total consolidado de todas las bodegas (Ver figura 37). Figura 37. Ventana de Totales por mes de todas las bodegas de un Artículo Existencia por Bodega: Muestra una ventana con las Existencias de cada bodega en donde se encuentra el artículo (Ver Figura 38). También se puede tener acceso a esta opción en la página de información de la forma principal de artículos. En esta página aparece un botón con la opción de ver la Existencia por Bodega. Al dar clic aparecerá la ventana siguiente.
- 49. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Figura 38. Existencia por Bodega Esta ventana contiene un menú emergente con la opción de ver los Totales por mes de una bodega seleccionada. 7.4.2 Bodegas La opción Bodegas se encuentra en el Menú Archivo del módulo de Inventario y Facturación. Figura 39. Ventana de Bodegas Los datos de una Bodega son: CAMPO DESCRIPCION Código Código de la Bodega. Es un campo Obligatorio Dirección Dirección de la Bodega
- 50. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Por defecto existe la Bodega 00 Principal. Este registro no puede ser modificado ni borrado por el usuario. 7.4.3 Grupos de Artículos Se Encuentra en el Menú Archivo de los módulos de Inventario y Facturación. Permite clasificar los artículos hasta con 3 niveles de división para obtener una mayor claridad al momento de imprimir inventarios. La ventana de mantenimiento de esta tabla es la siguiente: Figura 40. Ventana de Grupos de Artículos Los datos de un Grupo de Artículo son: Por defecto existe el Grupo de Artículo 00. Servicios. Este registro no puede ser modificado ni borrado por el usuario.
- 51. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Nota: Se debe tener en cuenta que los Artículos solo permiten Grupos de Artículos del tercer nivel. 7.4.4 Grupo Contable de Artículos Esta opción se encuentra en el menú Archivos de los módulos de Inventario y Facturación. Es indispensable crear los grupos contables con su configuración de códigos contables antes de empezar a realizar movimientos si se quiere llevar una contabilización correcta y al día. Figura 41. Ventana de Grupo Contable de Artículos Los datos de Grupo Contable de Artículos son:
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- 53. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Por defecto existe el Grupo Contable de Artículos 00 Sin Grupo Contable. Este registro no puede ser modificado ni borrado por el usuario. 7.4.5 Tipos de IVA Esta opción se encuentra en el menú Archivo – Tablas de los módulos de Inventario y Facturación. Es importante definir correctamente los tipos de IVA que se van a manejar y configurar bien sus códigos contables antes de empezar los movimientos para obtener un correcto proceso de facturación y una contabilización óptima y oportuna.
- 54. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Figura 42. Ventana Tipos de IVA Los datos de Tipos de IVA son: 8. PROCESOS IMPORTANTES 8.1 PASOS PARA FUNCIONAR CON EL SISTEMA 1. Crear la Empresa para el año que corresponda. 2. Alimentar las bases de datos maestras (Plan de Cuentas, Terceros, Bancos, Artículos) y las tablas (Ajustes por Inflación PAC, Bodegas, Zonas) por la opción de Archivos. 3. Configurar el sistema con los formatos de documentos a ser usados, y controles por la opción Configurar. 4. Parametrizar o definir las cuentas del PUC que se necesitan para la integración de los diferentes módulos. 5. Introducir los saldos iníciales de cada módulo, si es la primera vez. Para los años siguientes se trasladan saldos. 6. Digitar los movimientos diarios necesarios para mantener actualizado el sistema.
- 55. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 8.2 PROCEDIMIENTO PARA CREAR EMPRESAS PARA UN NUEVO AÑO 1. Ejecutar el módulo de Administración y seleccionar la empresa de trabajo del año anterior. 2. Seleccionar la opción Base de datos para hacer los procesos: copia de seguridad. 3. Terminado el proceso anterior, escoja la opción Seleccionar empresa. En el listado de empresas ubicado en la empresa del año anterior con la barra espaciadora, seleccione Copiar como nueva empresa y digite el código, año fiscal nuevo año y el nombre para la empresa. 4. Trasladar saldos del módulo de inventarios, ubicados en la empresa del nuevo año ir por la opción inventario – especiales - trasladar saldos año anterior, se selecciona la empresa del año anterior, se confirma trasladar los saldos, el programa genera una nota de inventario con los saldos iniciales, la cual debe ser asentada y posteriormente se debe recalcular (Inventario- Especiales- Recalcular). 5. Trasladar saldos del módulo de cartera, ubicados en la empresa del nuevo año ir por la opción movimientos– especiales - trasladar saldos año anterior, se selecciona la empresa del año anterior, se confirma trasladar los saldos, el programa genera documentos con saldo y los anticipos pendientes por cruzar, posteriormente se debe recalcular (Movimientos- Especiales- Recalcular). 6. Trasladar saldos de contabilidad después de realizado el cierre de año, Seleccionar la opción movimientos- especiales- trasladar saldos año anterior, escoja la empresa de la cual desea trasladar los saldos y de clic en el botón trasladar y confirme el traslado. El programa genera un comprobante de saldos iníciales el cual debe ser asentado y posteriormente correr el proceso de recalcular (Movimientos- Especiales- Recalcular).
- 56. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia UNIDAD 2: Modulo de Administración 1. CONSIDERACIONES GENERALES El Módulo de Administración debe instalarse desde el Servidor de aplicaciones. Antes de Ejecutar el programa se debe configurar la Ruta del Archivo de Administración y el nombre del servidor de la base de datos. Para esto se debe ejecutar el programa CONFIG cuyo acceso directo se puede conseguir en Inicio-Programas-Visual TNS-Administración-Configurar Servidor Datos. Aquí aparecerá la siguiente ventana: Figura 1. Ventana de Configuración del servidor de datos Ruta Base de Datos Administración: es la ruta y el nombre del "Archivo de Administración" donde se va a almacenar el listado de empresas. Nombre del servidor: es el nombre o IP del equipo donde se almacenarán los archivos de las bases de datos de las empresas y donde debe estar instalado el Motor de la Base de Datos. Si la aplicación se va a ejecutar en un solo equipo, es decir Monousuario, se puede escribir como nombre de servidor: LOCALHOST Predeterminado: Indica si todas las bases de datos de las empresas se crearán en el mismo servidor indicado en esta configuración. Si deshabilita esta opción el sistema preguntará el nombre del servidor por cada empresa creada. Esto permite un ambiente Cliente/Servidor, donde el mismo aplicativo puede accesar diferentes
- 57. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia empresas ubicadas en diferentes servidores. La seguridad está garantizada, ya que como se detalla más adelante, cada empresa tiene dentro de la base de datos su propio ADMIN, lista de usuarios y permisos. 2. EJECUTANDO ADMINISTRACION Cuando se ejecuta el Módulo de Administración aparece una ventana en la cuál se debe digitar la contraseña de Supervisor. El Supervisor es el encargado de dar mantenimiento a las bases de datos, luego, puede crear empresas, actualizar versiones, validar, realizar y recuperar Copias de seguridad. Se diferencia del usuario ADMIN que es propio de cada empresa. ADMIN es quien tiene las funciones de crear usuarios, asignar permisos y consultar el log de Auditoria. Así por ejemplo, el supervisor puede ser la persona encargada de sistemas, y el ADMIN el contador o revisor fiscal. Cuando se ejecuta por primera vez la aplicación el supervisor no tiene contraseña, pero el usuario posteriormente puede asignar una clave para restringir estas operaciones. Figura 2. Ventana de Supervisor Después de asignar la contraseña de supervisor aparece la ventana de Seleccionar Empresa. Se muestra la última empresa en que le trabajó. Figura 3. Ventana de Seleccionar Empresa
- 58. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia En el botón Listado de Empresas aparece la ventana de Empresas donde se muestra el código, nombre, ruta del archivo y año fiscal de las empresas creadas hasta el momento. (Ver Figura 4). Figura 4. Ventana de Empresas En esta ventana el usuario puede Crear, Modificar o Eliminar. Ver manual de Operaciones Generales - Numeral 5, Elementos Comunes. Los datos de Empresa son: Tabla 1. Datos de Empresa Para asignar el nombre del archivo donde se encuentra la empresa basta con colocar un nombre representativo a la empresa y el programa adicionará por defecto la extensión .GDB y la ruta por defecto C:DATOS TNS. El servidor por defecto será el mismo que se haya asignado en la configuración inicial con el programa CONFIG. La ruta debe ser local al servidor, luego no se necesita crear unidades lógicas o conectarse a unidades de red.
- 59. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Por defecto el usuario ADMIN se encuentra creado y tiene todos los permisos sobre los módulos. Inicialmente no tiene contraseña de acceso. Se recomienda asignar una contraseña a ADMIN para restringir el acceso a cada empresa. 3. PANTALLA PRINCIPAL Figura 5. Ventana Principal 4. OPCION BASE DE DATOS Sirve para dar mantenimiento al Archivo de la Base de datos de la Empresa actualmente seleccionada. Las operaciones de crear empresas, actualizar base de datos y copias de seguridad se deben ejecutar en el Servidor. La pantalla de opciones es la siguiente: Figura 6. Ventana Base de Datos
- 60. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 4.1 ACTUALIZAR BASE DE DATOS Es muy probable que cada vez que se instale una actualización del programa la base de datos cambie de versión debido a la inclusión de nuevos campos, nuevas tablas o nuevas relaciones. Por tanto se debe ejecutar la opción Actualizar Base de datos con el objetivo de sincronizar la versión de la base de datos de la empresa actual con la base de datos guía del programa. Antes de Iniciar la Actualización de la Base de datos el sistema Confirmará el inicio del proceso y advertirá sobre la importancia de realizar una copia de seguridad antes de actualizar. Figura 7. Mensaje de Advertencia El tiempo que dure el proceso de actualización depende del volumen de información que actualmente este almacenado en la base de datos. Si al instalar la nueva actualización no se actualiza base de datos, cualquier módulo que se ejecute que la versión de la base de datos actual es diferente a la del programa saldrá mensaje que se deberá actualizar utilizando el módulo de administración. Si por condiciones de premura de tiempo no se puede actualizar en ese momento la base de datos y si la actualización no afecta el módulo en uso, se puede abrir la empresa y posteriormente hacer la actualización.
- 61. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 4.2 COPIA DE SEGURIDAD Esta opción le permite realizar o recuperar copias de seguridad de la base de datos. El menú es el siguiente: Figura 8. Ventana Copia de Seguridad 4.2.1 Realizar Copia Permite realizar una copia de seguridad comprimida en formato WinZip de la base datos en el disco duro o en disquete. El programa sugiere como nombre de la copia la combinación de: Nombre de la empresa - año mes día – horas minutos ZIP. Esto con el objetivo de evitar que se reemplacen copias de seguridad ya existentes. Sin embargo, el usuario tiene la libertad de dar un nombre cualquiera a su copia de seguridad. Figura 9. Realizar copias de Seguridad La información que contendrá la copia de seguridad será de todos los datos relacionados con tablas maestras (plan de cuentas, terceros, artículos, etc), documentos (comprobantes, compras, ventas, etc) de todos los periodos y de todos los módulos que maneje la empresa. Se recomienda realizar copias de seguridad diarias, tomado un disquete por día, reemplazable, una semanal y una mensual no reemplazable a manera de histórico.
- 62. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 4.2.2 Recuperar Copia Permite recuperar copias de seguridad de la base datos que se encuentren en disquete, CD, disco duro o cualquier medio de almacenamiento. Para recuperar una copia de seguridad se debe digitar el nombre completo de la copia de seguridad incluida su ruta o seleccionarlo de la lista de archivos que proporciona el sistema presionando el botón de navegación. Figura 10. Recuperar Copia de Seguridad Al igual que al realizar la copia el sistema recuperará toda la información relacionada con tablas maestras y documentos de todos los módulos de la empresa y los reemplazará sobre la base de datos actual. Luego, queda toda la información de la empresa con los datos iguales al momento que se hizo la copia. 4.3 VALIDAR BASE DE DATOS IB Esta opción se usa para corregir errores o daños físicos en la base de datos causados por apagadas incorrectas del servidor. Ejemplo: Fallas en el fluido eléctrico. Esta opción se debe usar cuando el programa reporte errores al abrir una empresa o al intentar insertar o modificar datos en cualquier documento del sistema. El sistema confirmará el inicio del proceso. Se recomienda realizar una copia de seguridad antes de realizar este proceso. Figura 11. Validar Base de Datos
- 63. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 5. OPCION USUARIOS Solo el usuario ADMIN tiene acceso a esta opción para la cual se debe digitar la clave o contraseña. Ver figura 12. Figura 12. Validación de Usuario ADMIN Si la clave es correcta aparecerá la siguiente ventana (Ver Fig. 13). Figura 13. Listado de Usuarios Esta ventana contiene la Tabla de usuarios en donde se puede: Crear un usuario con perfiles acorde a sus responsabilidades sobre la Base de datos. Modificar los datos perfiles de un usuario Eliminar un usuario Crear un usuario basado en los perfiles de otro. Los datos de un usuario son:
- 64. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia El botón Copiar Usuario como... permite crear usuarios con las mismas características del usuario actualmente seleccionado. Es muy útil al momento de crear usuarios que tienen los mismos permisos. Figura 14. Copiar Usuario El botón Permisos responsabilidades sobre cada una de las tablas que conforman la base de datos de la empresa así como permitir el acceso a los diferentes menús incluidos en los módulos de la aplicación. Figura 15. Permisos de Usuarios Al dar click en el campo Modulo muestra una lista de los módulos que actualmente pertenecen al Programa. (Contabilidad, Inventario, Facturación, etc)
- 65. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia La Sección Tablas muestra una lista de todas las tablas que pertenecen a cada módulo seleccionado. La sección de Permisos permite asignarle los permisos a la tabla del modulo seleccionado. Si la casilla esta chequeada indica que tiene ese permiso sobre la tabla y sino indica lo contrario. Los Permisos de una Tabla y/o documentos son: Insertar: Permiso de insertar registros o documentos. Modificar: Permiso de editar o modificar registros o documentos. Borrar: Permiso de borrar o eliminar registros o documentos. Pop Menú: Permiso de ver menú emergente. Asentar: Asentar documentos. Reversar: Reversar documentos. El botón Acceso a Menú... permite dar acceso a cada una de las opciones del menú que forma parte del módulo seleccionado (En este caso Contabilidad). Para denegar o conceder el acceso a cualquier opción del Menú solo debe dar click sobre la opción y esta se Habilitará o deshabilitará según sea necesario. Al dar click en el botón Seleccionar todo selecciona todas las opciones del menú del módulo. Figura 16. Accesos al Menú de los Módulos 6. OPCION AUDITORIA Por medio de esta opción el Administrador del sistema podrá consultar o borrar el log de auditoría para tener un control sobre las acciones que llevaron a cabo los usuarios sobre la base de datos y así analizarlos para tomar decisiones de seguridad del sistema y detectar operaciones ejecutadas por los usuarios. También, el Administrador podrá hacer consultas directas a la base datos mediante el lenguaje de consulta estructurado SQL.
- 66. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Figura 17. Ventana Opción Auditoria 6.1 LOG DE EMPRESA Esta opción registra todas las operaciones realizadas sobre las Empresas. La función de esta opción es revisar las operaciones realizadas por los usuarios en cada Empresa creada y utilizada. Estas operaciones pueden ser: insertar, borrar o modificar cualquier tabla de la base de datos. Además, registra procesos de recalculo, actualización de saldos, asentar y reversar. Cada Operación efectuada sobre la base de datos quedará registrada con la fecha, hora, usuario que la efectuó y desde que terminal fue hecha. El Log de empresa muestra la siguiente pantalla: Figura 18. Ventana Log de Empresa 6.1.1 Consultar Permite generar un reporte de las operaciones y/o actividades realizadas en las tablas y documentos de Visual TNS de la Empresa que se eligió al ejecutar el programa de Administración. El sistema muestra la siguiente ventana. (Ver figura 19).
- 67. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Figura 19. Consultar Log de Empresa Los parámetros que se deben configurar para generar el reporte son: Rango de fechas: es el rango de fechas entre las cuales desea conocer el Log de Empresa. Rango de Operaciones: es el rango de operaciones de las que desea conocer el Log de Empresa. Dando clic en el botón muestra las operaciones. (Ver figura 20). Filtros: Se puede saber el log de un determinado Usuario, desde que terminal se hizo o hacer seguimiento de LOG a un determinado documento (comprobantes, facturas, etc.) Cada operación tiene un código, que consta de tres dígitos. Los dos primeros dígitos me indican el número de la tabla y el tercer dígito la acción que se hace sobre esa tabla. Figura 20. Ventana de Operaciones
- 68. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Después de digitar todos los datos debe dar clic en el botón Aceptar para que muestre el informe. (Ver Figura 21). Figura 21. Reporte de Log de Empresa 6.1.2 Borrar Esta opción permite borrar las operaciones realizadas sobre la base de datos de la empresa Actual. El borrado del log de auditoría se debe hacer cuando el administrador considere que los registros guardados en determinadas fechas ya no son relevantes para una posterior auditoria. Para Eliminar el Log entre fechas solo debe digitar el rango de fechas a eliminar. Ver figura 22. Figura 22. Borrar Log de Empresa
- 69. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Para el caso de sistemas multiusuario donde el administrador del sistema puede ser el mismo supervisor se puede habilitar la opción Borrar Log al Actualizar Base de Datos. Esta opción tiene como funcionalidad confirmar la cantidad de registros del LOG que desea conservar al momento de actualizar la versión de la base de datos. Esto con el objetivo de recordar al Administrador el volumen de registros que tiene en el LOG y poder reducir el tiempo de actualización si se decide eliminar ciertos registros. La pantalla que el sistema muestra al momento de actualizar la base de datos y confirmar el borrado de registros del LOG es la siguiente: Figura 23. Borrar Log al actualizar base de datos 6.2 LOG DE ADMINISTRACIÓN La función de esta opción es revisar las operaciones realizadas por el Supervisor. Estas operaciones pueden ser: validar base de datos, actualizar base de datos, Hacer o Recuperar copias de seguridad. Las opciones, ventanas y funcionamiento de las opciones de este LOG son similares a la del LOG de la empresa. 6.4 CONSULTAS SQL Herramienta útil para hacer consultas directamente a las tablas de la Base de Datos de la empresa actual. Para realizar estas consultas debe digitar instrucciones SQL (scripts), como se puede observar en la figura 24. Esta ventana se divide en tres secciones: Sección de Botones: 1. Anterior: Muestra el script anterior. 2. Siguiente: Muestra el script siguiente. 3. Ejecutar: Ejecuta el script SQL.
- 70. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Sección de Script: Aquí se escribe las instrucciones de SQL. Sección de Resultados: Muestra los campos y la información acorde con las instrucciones SQL antes ejecutadas. Figura 24. Ventana para Consultas SQL 7. OPCION SELECCIONAR EMPRESA Esta opción se utiliza para escoger la Empresa sobre la que aplicarán las funciones de Supervisor y ADMIN, por ejemplo: crear usuarios y asignar permisos. Para Seleccionar la empresa aparecerá la siguiente ventana. Ver figura 25. Figura 25. Ventana de Seleccionar Empresa
- 71. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Se presiona Lista de Empresas y con Tabulador se selecciona la empresa deseada. 8. OPCION SALIR Permite salir del Módulo de Administración.
- 72. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia UNIDAD 3: Modulo de Contabilidad 1. CARACTERÍSTICAS Y BENEFICIOS El modulo de CONTABILIDAD es una herramienta diseñada por TNS SOFTWARE para agilizar el proceso contable y generar automáticamente los informes respectivos, orientado a los usuarios a obtener mejores resultados tanto económicos como de tiempo. 2. ENTRADAS Y SALIDAS DEL MODULO 2.1 VISIÓN GENERAL A continuación se muestra un cuadro sintético de las utilidades del Módulo de Contabilidad, con sus respectivas entradas, procesos y salidas de datos. 3. OPERACIONES RUTINARIAS Acceso al Programa El usuario al dar clic sobre el icono de CONTABILIDAD visualizara la siguiente ventana:
- 73. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia En esta ventana se muestra la fecha de actualización del programa y un pensamiento. Dando clic en el botón u oprimiendo cualquier tecla esta ventana desaparecerá y se mostrara la ventana de selección de empresa: Esta ventana muestra los datos generales de la empresa, la ruta donde esta ubicada la Base de Datos y el nombre del Servidor en cual esta ubicada dicha Base de Datos. Dando clic en el botón oprimiendo la tecla Enter la ventana desaparecerá y se mostrara la ventana de Inicio de Sesión:
- 74. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia En esta ventana se debe digitar el Usuario y la Contraseña la cual no se muestra para efectos de seguridad. Si la Contraseña es correcta la ventana desaparecerá y se mostrara la ventana Principal del programa:
- 75. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Manejo de Ventanas Ventana Principal Barra Principal: Muestra el nombre del programa y a su vez contiene los botones de minimizar, maximizar y cerrar la ventana principal. Barra Menú Principal: Muestra el menú general del programa. Barra Informativa: Muestra El nombre de la Empresa, el mes y el año actual, y el nombre del Módulo. Barra de estado: Muestra información de ayuda de las diferentes opciones del programa y muestra el Usuario que está actualmente trabajando. Barra Botones de Acceso Rápido: Estos botones son de gran ayuda por que minimizan tiempo de trabajo, ya que con solo dar un clic sobre ellos despliegan la ventana, las cuales se encuentran las más usadas por el usuario.
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- 77. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia • Botón Vista Detalle – Vista listado: Dando clic muestra los registros uno por uno o como un listado. • Botón Exportar: dando clic sobre él cierra la ventana y se trae el valor del campo principal de la ventana. • Cuadro de Filtro: Muy útil para filtrar información, depende de lo que se escriba en él y del campo de la lista desplegable de campos. Oprimiendo ENTER activa la búsqueda. • Listado desplegable de Campos: Al dar clic sobre él despliega un listado de campos con los cuales se puede filtrar la información. • Botón de Búsqueda: Dando un clic sobre él activa la búsqueda. Filtra la información si se escribe algo en el cuadro de filtro de lo contrario ordena la información según el campo de la lista desplegable. 3.1 INGRESO DE INFORMACIÓN RECUERDE... Para comenzar a manejar las diferentes opciones del módulo de CONTABILIDAD, primero se deben ingresar los parámetros; cómo se explica en la parte de OPERACIONES NO RUTINARIAS.
- 78. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 3.1.1 Como Crear Plan de Cuentas Esta opción le permite al usuario del sistema registrar o actualizar los datos de los Códigos Contables que se requieren para el manejo de la información contable de la empresa. Para la creación de un nuevo Código Contable solo se digita el código del mismo, con todos los datos correspondientes para el registro: 1. Ingrese al menú Archivos. 2. Seleccione la opción Plan de Cuentas con solo darle un clic en la pestaña o presionando la tecla CTRL más T. A continuación se desplegará la siguiente ventana: Después se presiona la tecla Insert para crear el nuevo Código Contable, seguidamente le aparecerá las nuevas casillas en blanco, lista para insertar la nueva información Diligencie la siguiente información:
- 79. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Código: Aquí se ingresa el código con el cual se va ha registrar el Código Contable en el sistema, de acuerdo al Plan Unico de Cuentas P.U.C. Creando primero las cuentas Mayores y luego la cuenta Auxiliar. Nombre: Introduzca aquí el primer nombre de la Cuenta, el cual es uno de los datos mas importantes ya que no puede quedar vacío. Cuenta se subdivide en Terceros: Marque si la cuenta maneja tercero o no, para que pueda ver reportes con Terceros, sin necesidad de crear los Terceros como cuentas contables auxiliares. Tipo de Cuenta – Tipo de Retención: Se utiliza está opción para los códigos contables de Tipo Retención, ya sea: Fuente – IVA – ICA (2365-2367-2368), seleccionando en la pestaña el Tipo y si no se deja en Ninguna. Es importante señalarla cuando sea de tipo retención la cuenta para que al efectuar un Comprobante de Egreso me muestre la base y el porcentaje de retención, de esta forma poder sacar los respectivos Certificados de Retención.
- 80. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Porcentaje: Se debe digitar el porcentaje (3.5 – 6 – 10) de retención de la respectiva cuenta. Base mínima: Se digita la base mínima para practicar la Retención, solo es informativo. Ajustes por Inflación: Se debe digitar las cuentas de Ajustes por Inflación (Debite a) (Acredite a) cuando a la cuenta auxiliar se le deba practicar los respectivos ajustes. Para buscar el código contable se da click en la pestaña o usando LA BARRA ESPACIADORA aparecerá la ventana del Plan de Cuentas. Depreciación/Amortización: Se debe digitar las cuentas de Depreciación o Amortización (Debite a) (Acredite a) cuando a la cuenta auxiliar se le deba practicar los respectivos ajustes. Para buscar el código contable se da click en la pestaña o usando LA BARRA ESPACIADORA aparecerá la ventana del Plan de Cuentas. Otros – Centros Permitidos: Se digita el Centro de Costos que quiero manejar con dicha cuenta auxiliar. Otros - Cierre Costos: Se digita la cuenta 1410 Productos en Proceso cuando se está manejando el módulo de Producción, se usa en los Cuentas pertenecientes a la Clase 7 Costos de producción o de operación. 3.1.2 Como Crear Terceros Esta opción le permite al usuario del sistema registrar o actualizar los datos de los Terceros que tienen una relación directa o indirecta con la empresa. Para la creación de un nuevo Tercero solo se digita el código del mismo, con todos los datos correspondientes para el registro: Ingrese al menú Archivos. Seleccione la opción Terceros con solo darle un clic en la pestaña o presionando la tecla CTRL más W. A continuación se desplegará la siguiente ventana:
- 81. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Después se presiona la tecla Insert para crear el nuevo Tercero, seguidamente le aparecerá las nuevas casillas en blanco, lista para insertar la nueva información Diligencie la siguiente información: Código: Aquí se ingresa el código con el cual se va ha registrar el Tercero en el sistema, se recomienda que no deje espacios o puntos entre los números que identificaran al registro del Tercero. Tipo Documento: Debe seleccionar el Tipo de Documento correspondiente al registro que estas insertando. Si desea desplegar los diferentes tipos de documentos de clic en el botón aparecerá el listado de los tipos que puedes escoger. (Cedula, Nit, Tarjeta, Extranjería). No. Identificación: Aquí se ingresa la identificación del Tercero, se recomienda que no deje espacios o puntos entre los números que identificaran al registro del Tercero.
- 82. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Nombre: Introduzca aquí el primer nombre del Tercero, el cual es uno de los datos más importantes ya que no puede quedar vacío. Datos Generales: Rep. Legal: Introduzca aquí el nombre completo de la persona que representa legalmente a la empresa o tercero, el cual es uno de los datos más importantes ya no puede quedar vacío. Dirección: Digite aquí la dirección completa del Tercero o empresa, el cual es uno de los datos importantes del registro. Ciudad: Introduzca el nombre de la Ciudad en la cual está ubicado el Tercero con los más mínimos detalles para mejor claridad en los datos. Teléfonos: Aquí debes introducir los números telefónicos donde puedes ubicar al Tercero y manejar mejor la información relacionada con este. Ruta de Foto: Digite la ruta correspondiente donde se encuentra ubicado el archivo de la foto del Tercero. Si no la sabes, la puedes registrar con solo dar clic en el botón y explorando el sistema hasta dar con la ubicación. Zona: Introduzca el código correspondiente a la Zona de ubicación del Tercero. Si desea desplegar las diferentes Zonas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Zonas. Ver Cómo crear Zonas. Clasificación: Digite el código correspondiente a la Clasificación del Tercero. Si desea desplegar las diferentes Clasificaciones de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Clasificación de Terceros. Ver Cómo crear Clasificación de Terceros. Observaciones: Aquí puedes introducir los demás datos que tengas sobre información relacionada con el Tercero o detalles a tener en cuenta en este registro.
- 83. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Datos Adicionales: Direccion2: Digite aquí la segunda dirección completa del Tercero o empresa, el cual es uno de los datos importantes del registro. Telefono2: Aquí debes introducir los demás números telefónicos donde puedes ubicar al Tercero y manejar mejor la información relacionada con este. Zona2: Introduzca el código correspondiente a la segunda Zona de ubicación del Tercero. Si desea desplegar las diferentes Zonas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Zonas. Ver Cómo crear Zonas. E-mail: Introduzca la dirección de correo electrónico correspondiente al Tercero que estas registrando con los más mínimos detalles para mejor claridad en el intercambio de información.
- 84. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Beeper: Aquí debes introducir los números con el cual está identificado el Beeper donde puedes ubicar al Tercero y manejar mejor la información. Emp. Beeper: Introduzca el código correspondiente a la Empresa a la cual está afiliado el Beeper de propiedad del Tercero. Si desea desplegar las diferentes Empresas de Comunicaciones de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Empresas de Comunicaciones. Ver Cómo crear Empresas de Comunicaciones. Celular: Aquí debes introducir los números con el cual está identificado el Celular donde puedes ubicar al Tercero y manejar mejor la información. Emp. Celular: Introduzca el código correspondiente a la Empresa a la cual está afiliado el Celular de propiedad del Tercero. Si desea desplegar las diferentes Empresas de Comunicaciones de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Empresas de Comunicaciones. Ver Cómo crear Empresas de Comunicaciones. Fecha Nacimiento: Introduzca la fecha de nacimiento correspondiente al Tercero que estas registrando. Contabilidad:
- 85. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Auxiliar Deudores: Digite el código correspondiente a la Cuenta Contable Auxiliar de Deudores para este Tercero. (Código según su Plan de Cuentas). Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Plan de Cuentas. Auxiliar Ret. Fuente Ventas: Introduzca el código correspondiente a la Cuenta Contable Auxiliar de Retención en la Fuente en Ventas para este Tercero. (Código según su Plan de Cuentas). Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Plan de Cuentas Auxiliar Ret Fuente Servicios: Digite el código correspondiente a la Cuenta Contable Auxiliar de Retención en la Fuente en Servicios para este Tercero. (Código según su Plan de Cuentas). Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Plan de Cuentas. Auxiliar Proveedores: Introduzca el código correspondiente a la Cuenta Contable Auxiliar de Proveedores para este Tercero. (Código según su Plan de Cuentas). Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Plan de Cuentas. Auxiliar Ret. Fuente Compras: Digite el código correspondiente a la Cuenta Contable Auxiliar de Retención en la Fuente en Compras para este Tercero. (Código según su Plan de Cuentas). Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Plan de Cuentas. Auxiliar Ret. Fuente Servicios: Introduzca el código correspondiente a la Cuenta Contable Auxiliar de Retención en la Fuente en Servicios (Código según su Plan de Cuentas). Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Plan de Cuentas. Datos Tributarios: Régimen Simplificado: Se activa la opción cuando el Tercero es un Proveedor de Régimen Simplificado, me permite generar un Certificado (Nota Interna) requerido por la D.I.A.N.
- 86. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Agente Autorretenedor: Se activa la opción cuando el Tercero es un Proveedor Autorretenedor, por lo tanto el sistema no permite hacerle retención en el momento del pago. Datos de Facturación: Tipo de Tercero: Debes seleccionar el tipo de Tercero mediante la activación de la casilla correspondiente según el rol que cumpla, en este caso puedes escoger cuatro opciones como Cliente, Cobrador, Proveedor, Vendedor o empleado.
- 87. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Fecha Ult. Compra: El sistema en este campo muestra la Fecha de la Ultima Compra, en caso de que el Tercero sea de Tipo Cliente y que efectivamente haya realizado una compra. No es modificable por el usuario. Valor Ult. Compra: El sistema en este campo muestra el valor por el cual fue realizada Ultima Compra, en caso de que el Tercero sea de Tipo Cliente y que efectivamente haya realizado una compra. No es modificable por el usuario. Fecha Ult. Venta: El sistema en este campo muestra la Fecha de la Ultima Venta, en caso de que el Tercero sea de Tipo Proveedor y que efectivamente haya realizado una venta. No es modificable por el usuario. Valor Ult. Venta: El sistema en este campo muestra el valor por el cual fue realizada Ultima Venta, en caso de que el Tercero sea de Tipo Proveedor y que efectivamente haya realizado una compra. No es modificable por el usuario. Vendedor: Digite el código correspondiente al Vendedor el cual está directamente relacionado con el Tercero. Si desea desplegar los diferentes Vendedores de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Terceros. Ver Cómo crear Terceros. Asesor: Introduzca el código correspondiente al Asesor el cual está directamente relacionado con el Tercero. Si desea desplegar las diferentes Asesores de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Terceros. Ver Cómo crear Terceros. Facturar A: Digite el código correspondiente al Tercero el cual está directamente relacionado con el Tercero y al cual se le va ha cargar la facturación. Si desea desplegar los diferentes Terceros de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Terceros. Ver Cómo crear Terceros. Cuota Moderadora: Introduzca el porcentaje de la cuota que se va ha manejar para este tercero según la compra que realice. Tipo Lista de Precios: Introduzca el numero de la Lista de Precios del artículo que se va ha manejar para las ventas que se le realicen a este Tercero en caso de que sea Cliente, puedes digitar 1, 2, 3, 4 o 5.
- 88. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Datos de Cartera: Cobrador: Introduzca el código correspondiente al Cobrador el cual esta directamente relacionado con el Tercero. Si desea desplegar las diferentes Cobradores de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Terceros. Ver Cómo crear Terceros. Cliente Aplica Retención: Debes seleccionar la casilla si el cliente aplica retención sobre las compras que realiza, en caso de que no aplique retención se deja en blanco. Máx. Crédito Ventas: Debes digitar la cantidad máxima en dinero a la cual el Tercero tiene derecho a crédito. Máx. Crédito Compras: Debes digitar la cantidad máxima en dinero a la cual tiene derecho la Empresa en crédito con respecto a este tercero en caso que este sea Proveedor.
- 89. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Fiador 1: Digite el código correspondiente al Primer Fiador el cual está directamente relacionado con el Tercero y respalda el crédito de este. Si desea desplegar los diferentes Fiadores de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Terceros. Ver Cómo crear Terceros. Fiador 2: Digite el código correspondiente al Segundo Fiador el cual esta directamente relacionado con el Tercero y respalda el crédito de este. Si desea desplegar los diferentes Vendedores de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Terceros. Ver Cómo crear Terceros. Tablas: 3.1.3 Como Crear Prefijos de Documentos Esta opción le permite al usuario registrar o actualizar los datos de los Prefijos de los Documentos. Para la creación de un nuevo Prefijo solo se digita la identificación del mismo, con todos los datos correspondientes para el registro: 1. Ingrese al menú Archivos. 2. Seleccione la opción Tablas. 3. Seleccione la opción Prefijos de Documentos con solo darle un clic en la pestaña. A continuación se desplegará la siguiente ventana: Después se presiona la tecla Insert para crear el nuevo Prefijo, seguidamente le aparecerá las nuevas casillas en blanco, listas para insertar la nueva información.
- 90. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Diligencie la siguiente información: Código: Digite el código con el cual se va ha identificar el Prefijo dentro del sistema, se recomienda que no deje espacios o puntos entre los números que identificaran al registro del Prefijo. Descripción: Introduzca aquí el nombre con el cual se identificara el Prefijo, tenga en cuenta la claridad de la descripción ya que es un dato muy importante. 1.2.4 Como Crear Bancos Esta opción le permite al usuario registrar o actualizar los datos de los diferentes Bancos que se manejan en la empresa. Para la creación de un nuevo Banco solo se digita la identificación del mismo, con todos los datos correspondientes para el registro: 1. Ingrese al menú Archivos. 2. Seleccione la opción Bancos con solo darle un clic en la pestaña. A continuación se desplegará la siguiente ventana: Después se presiona la tecla Insert para crear el nuevo Banco, seguidamente le aparecerá las nuevas casillas en blanco, listas para insertar la nueva información. Diligencie la siguiente información: Código: Digite el código con el cual se va ha identificar el Banco dentro del sistema, se recomienda que no deje espacios o puntos entre los números que identificaran al registro del Banco.
- 91. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Nombre: Introduzca aquí el nombre con el cual se identificara el Banco, tenga en cuenta la claridad de la descripción ya que es un dato muy importante. Cuenta No: Introduzca aquí la cuenta corriente o de ahorros con la cual se identifica el Banco, tenga en cuenta la claridad de este número, ya que es un dato muy importante Cuenta Contable: Digite el código correspondiente a la cuenta contable para este Banco. Si desea desplegar los diferentes cuentas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Cuentas. El Botón se usa para configurar las coordenadas o ubicaciones de los datos en el momento de la impresión de los comprobantes en el Módulo de Contabilidad. 3.1.5 Como Crear Ajustes por Inflación Esta opción le permite al usuario registrar o actualizar la Tabla de Factores P.A.A.C. para poder generar los Ajustes por Inflación. Para la creación de un nuevo Ajuste por Inflación solo se digita la identificación del mismo, con todos los datos correspondientes para el registro: Ingrese al menú Archivos. Seleccione la opción Tablas. Seleccione la opción Ajustes por Inflación con solo darle un clic en la pestaña. A continuación se desplegará la siguiente ventana:
- 92. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 3.1.6 Como Crear Zonas Esta opción le permite al usuario registrar o actualizar los datos de las Zonas en que están divididas la ubicación de los diferentes Terceros. Para la creación de una nueva Zona solo se digita el código del mismo, con todos los datos correspondientes para el registro: 1. Ingrese al menú Archivos. 2. Seleccione la opción Tablas. 3. Seleccione la opción Zonas con solo darle un clic en la pestaña. A continuación se desplegará la siguiente ventana: Después se presiona la tecla Insert para crear la nueva Zona, seguidamente le aparecerá las nuevas casillas en blanco, listas para insertar la nueva información. Diligencie la siguiente información: Código: Digite el código con el cual se va ha identificar la Zona dentro del sistema, se recomienda que sea un código con el cual se pueda identificar rápidamente la Zona. Nombre: Introduzca aquí el nombre completo de la Zona, el cual es uno de los datos más importantes para su identificación en el sistema.
- 93. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 3.1.7 Como Crear Clasificación de Terceros Esta opción le permite al usuario registrar o actualizar los datos de las diferentes Clasificaciones de Terceros que se manejaran en el sistema. Para la creación de una nueva Clasificación de Terceros solo se digita el código del mismo, con todos los datos correspondientes para el registro: 1. Ingrese al menú Archivos. 2. Seleccione la opción Tablas. 3. Seleccione la opción Clasificación de Terceros con solo darle un clic en la pestaña. A continuación se desplegará la siguiente ventana: Después se presiona la tecla Insert para crear la nueva Clasificación de Terceros, seguidamente le aparecerá las nuevas casillas en blanco, listas para insertar la nueva información. Diligencie la siguiente información: Código: Digite el código con el cual se va ha identificar la Clasificación del Tercero dentro del sistema, se recomienda que no deje espacios o puntos entre los números que identificaran al registro de Clasificación del Tercero. Descripción: Introduzca aquí el nombre con el cual se identificara la Clasificación del Tercero, tenga en cuenta la claridad de la descripción ya que es un dato muy importante.
- 94. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 3.1.8 Como Crear Empresas de Comunicaciones Esta opción le permite al usuario registrar o actualizar los datos de las diferentes Empresas de Comunicaciones que existen en el medio. Para la creación de una nueva Empresa de Comunicaciones solo se digita la identificación de la misma, con todos los datos correspondientes para el registro: 1. Ingrese al menú Archivos. 2. Seleccione la opción Tablas. 3. Seleccione la opción Empresas de Comunicaciones con solo darle un clic en la pestaña. A continuación se desplegará la siguiente ventana Después se presiona la tecla Insert para crear la nueva Empresa de Comunicaciones, seguidamente le aparecerá las nuevas casillas en blanco, listas para insertar la nueva información. Diligencie la siguiente información: Código: Digite el código con el cual se va ha identificar la Empresa de Comunicaciones dentro del sistema, se recomienda que no deje espacios o puntos entre los números que identificaran al registro de la Empresa de Comunicaciones. Nombre: Introduzca aquí el nombre con el cual se identificara la Empresa de Comunicaciones, tenga en cuenta la claridad de este campo, ya que es un dato muy importante.
- 95. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Teléfono: Introduzca aquí el número telefónico para la ubicación y atención de los inconvenientes que se tengan con sus servicios. Observaciones: Aquí puedes introducir los demás datos que tengas sobre información relacionada con la Empresa de Comunicaciones o detalles a tener en cuenta en este registro. 3.1.9 Como Crear Sucursales Esta opción le permite al usuario registrar Sucursales cuando la empresa las tiene y de esta forma llevar una sola contabilidad junto con la Principal, en caso de no tener Sucursales se maneja solo la Principal. Para la creación de una nueva Sucursal solo se digita la identificación de la misma, con todos los datos correspondientes para el registro: 1. Ingrese al menú Archivos. 2. Seleccione la opción Sucursales con solo darle un clic en la pestaña. A continuación se desplegará la siguiente ventana: Después se presiona la tecla Insert para crear la nueva Sucursal, seguidamente le aparecerá las nuevas casillas en blanco, listas para insertar la nueva información.
- 96. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Diligencie la siguiente información: Código: Digite el código con el cual se va ha identificar la Sucursal dentro del sistema, se recomienda que no deje espacios o puntos entre los números que identificaran al registro de la Sucursal. Descripción: Introduzca aquí el nombre con el cual se identificara la Sucursal, tenga en cuenta la claridad de este campo, ya que es un dato muy importante. Datos Generales Dirección: Introduzca aquí la dirección completa de la empresa, este dato es importante para que aparezca en los Certificados de Retención. Ciudad: Digite la Ciudad donde la empresa desarrolla su actividad. Si desea desplegar los diferentes Ciudades de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Ciudades. Teléfono: Introduzca aquí el número telefónico para la ubicación y atención de los inconvenientes que se tengan con sus servicios. 1.1.10 Como Crear Período Esta opción le permite al usuario seleccionar el período contable en el cual desea trabajar. Para cambiar de períodos solo se selecciona la opción: 1. Ingrese al menú Archivos. 2. Seleccione la opción Período con solo darle un clic en la pestaña. A continuación se desplegará la siguiente ventana:
- 97. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Diligencie la siguiente información: Período: Seleccione el período en el cual desea trabajar oprimiendo el botón se desplegará los diferentes períodos, al dar clic en aceptar me ubico en el período actual. 3.2 PROCESOS DE LA INFORMACIÓN 3.2.1 Cómo Crear Comprobantes Esta opción le permite elaborar o ingresar los Comprobantes de todos los períodos, igualmente le muestra los Documentos generados de los Módulos de Facturacion – Inventario – Cartera y Tesorería. Ingrese al menú Movimientos. 1. Seleccione la opción Documentos con solo darle un clic en la pestaña. A continuación se desplegará la siguiente ventana: Para insertar un nuevo Comprobante solo debes presionar la tecla Insert o presionando el botón correspondiente y seguidamente aparecerá la siguiente ventana con todos los campos en blanco, listos para insertar la correspondiente información.
- 98. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Diligencie la siguiente información: Tipo: Digite el código correspondiente al tipo de Comprobante que va a realizar. Si desea desplegar los diferentes Tipos de Documentos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Documentos. Numero: Digite el código correspondiente al prefijo del Comprobante y seguidamente el numero asignado al respectivo Comprobante. El sistema le sugiere al usuario un prefijo y un número consecutivo dependiendo del tipo de prefijo que haya escogido. Fecha: En este campo el sistema propone la fecha, tomándola del sistema operativo para el tipo de Comprobante que se está elaborando. Este campo puede ser modificado por el usuario, siguiendo el formato correcto de la fecha dd/mm/aaaa (día/mes/año). Asentada: En este campo el sistema propone la fecha, tomándola del sistema operativo para el tipo de Comprobante que se está elaborando en el momento que el usuario asienta el Comprobante. Este campo no es modificable por el usuario. Concepto: Introduzca el detalle del Comprobante o la información necesaria para identificar que Comprobante en especial se está registrando.
- 99. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Guarde los datos registrados del Encabezado del Comprobante de Contabilidad (F11), para que se despliegue la siguiente Ventana de ASIENTOS CONTABLES. Para insertar un nuevo Asiento Contable solo debes presionar la tecla Insert o presionando el botón correspondiente y seguidamente aparecerá la siguiente ventana con todos los campos en blanco, listos para insertar la correspondiente información. Diligencie la siguiente información:
- 100. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Cuenta: Digite el código correspondiente a la cuenta contable para este siento. Si desea desplegar las diferentes cuentas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Cuentas. Valor: Aquí el sistema pide el valor total de la cuenta contable que está registrando en el asiento o transacción. Al frente señale si el valor de la cuenta es de Naturaleza D (Débito) o C (Crédito). Tercero: Digite el código correspondiente al Tercero que esta clasificado como Cliente-Cobrador-Proveedor- Vendedor-Empleado, con el cual la empresa realiza la transacción. Si desea desplegar las diferentes Terceros de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana. Ver Cómo crear Terceros. Concepto: Introduzca el detalle del Comprobante o la información necesaria para identificar qué asiento en especial se está registrando, por defecto trae el mismo concepto del Comprobante. Documento: digite el tipo y el número de Documento que está usando como soporte de la transacción (FV- FC-NC-ND-CH-CG-CC), para identificar el Comprobante en especial que se está registrando. Para guardar los datos del asiento termine con enter u oprima F11. Siga insertando los asientos necesarios hasta que el Comprobante quede totalmente BALANCEADO, en la parte superior puede ir mirando el Total Débito – Total Crédito y Diferencia. RECUERDE... Para registrar físicamente el documento debe utilizar el botón o presionar la tecla F2 o si desea reversar el documento para ser modificado debe presionar el botón o presionar la tecla F3. Si se equivocó o no está de acuerdo con la información presione clic en el botón lateral del registro para marcarlo y presione la tecla Supr si lo desea borrar, si desea modificar un campo en especial solo das clic sobre el y digitas la información respectiva.
- 101. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Si no recuerda algún dato, realice la respectiva consulta con la ayuda del botón Buscar. Para ver todos los Comprobantes de todos los períodos o ver el período actual sin tener que cambiar de período debe presionar el botón Ver todos los períodos Si desea copiar un Comprobante que se repite todos los períodos, debe presionar el botón Copiar Comprobante como.... y llenar los siguientes campos: Tipo: Digite el código correspondiente al tipo de Comprobante que va a copiar. Si desea desplegar los diferentes Tipos de Comprobantes de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Comprobantes. Numero: Digite el código correspondiente al prefijo del Comprobante y seguidamente el numero asignado al respectivo Comprobante. Fecha: En este campo digite la fecha para el tipo de Comprobante que está copiando. Este campo puede ser modificado por el usuario, siguiendo el formato correcto de la fecha dd/mm/aaaa (día/mes/año).
- 102. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Concepto: Introduzca el detalle del Comprobante o la información necesaria para identificar que Comprobante en especial se está registrando. Copiar Concepto en detalle de asiento: señale si quiere que el Concepto del comprobante sea igual al Concepto en el detalle de los asientos del comprobante copiado. Cómo Asentar Pendientes Esta opción le permite al usuario asentar todos los documentos pendientes en el período o en todos, esto con el fin de no hacerlo uno a uno. 1. Ingrese al menú Movimientos. 2. Seleccione la opción Asentar Pendientes con solo darle un clic en la pestaña. A continuación se desplegará la siguiente ventana: Períodos a Asentar Período Actual: Si quiere asentar los documentos pendientes por asentar en el período actual, seleccione esta opción. Todos los Períodos: Si quiere asentar los documentos pendientes por asentar de todos los períodos seleccione esta opción. Como Recalcular Esta opción le permite al usuario hacer un recalculo de la información digitada en el sistema. Con solo ubicarse en el período actual este proceso lo hace desde el período inicial, no es necesario hacerlo mes por mes. 1. Ingrese al menú Movimientos. 2. Seleccione la opción Especiales.
- 103. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 3. Seleccione la opción Recalcular con solo darle un clic en la pestaña. A continuación se desplegará la siguiente ventana: Seleccione la opción SI o NO para realizar el proceso de Recalcular en el módulo de Contabilidad. Como Trasladar Saldos Año Anterior Esta opción le permite al usuario trasladar los saldos de contabilidad del año inmediatamente anterior. Para ello debe haber hecho el cierre del año fiscal de la empresa del año anterior. 1. Ingrese al menú Movimientos. 2. Seleccione la opción Especiales. 3. Seleccione la opción Trasladar Saldos Año Anterior con solo darle un clic en la pestaña. A continuación se desplegará la siguiente ventana:
- 104. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia A continuación Seleccione la empresa del año anterior. RECUERDE... Para hacer este proceso debe estar ubicado en la empresa actual y en el Período inicial ó 00. El Programa le genera en Movimientos el Comprobante SALDOI 00. Al dar clic sobre el botón Trasladar se muestra la siguiente Pantalla: Seleccione la opción SI o NO si desea trasladar los saldos de la empresa del año anterior. 3.2.1 Como Generar Ajustes por Inflación Esta opción le permite al usuario Generar los Ajustes por Inflación del respectivo mes o período contable. 1. Ingrese al menú Movimientos. 2. Seleccione la opción Especiales. 3. Seleccione la opción Generar Asientos 4. Seleccione la opción Ajustes por Inflación con solo darle un clic en la pestaña. A continuación se desplegará la siguiente ventana:
- 105. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia A continuación Seleccione el Período en el cual se va a Generar los Ajustes por Inflación. Para ver los períodos oprima el botón y se desplegara los períodos a seleccionar. RECUERDE... Para hacer este proceso debe haber digitado con anterioridad el respectivo P.A.A.G (%) del mes. Ver Archivo – Tablas – Ajustes por Inflación. Igualmente en las cuentas que se ajustan P.U.C. configurar las respectivas cuentas de ajustes por inflación. Ver Como Crear Cuentas. Al dar clic sobre el botón Aceptar se genera el Comprobante de Ajustes por Inflación en Movimientos con el número AJINF12. 3.2.3 Como Generar Depreciación/Amortización Esta opción le permite al usuario Generar la Depreciación y Amortización del respectivo mes o período contable. 1. Ingrese al menú Movimientos. 2. Seleccione la opción Especiales. 3. Seleccione la opción Generar Asientos 4. Seleccione la opción Depreciación/Amortización con solo darle un clic en la pestaña. A continuación se desplegará la siguiente ventana: A continuación Seleccione el Período en el cual se va a Generar la Depreciación/Amortización. Para ver los períodos oprima el botón y se desplegara los períodos a seleccionar.
- 106. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia RECUERDE... Para hacer este proceso es primordial configurar las respectivas cuentas de Depreciación/Amortización en las cuentas del P.U.C. que se van a ajustar. Ver Como Crear Cuentas Al dar clic sobre el botón Aceptar se genera el Comprobante de Depreciación en Movimientos con el número DEPRE12. 3.2.4 Como Generar Cierre del Año Fiscal Esta opción le permite al usuario Generar el Cierre del Año Fiscal una vez se hayan hecho los respectivos ajuste del año fiscal anterior. 1. Ingrese al menú Movimientos. 2. Seleccione la opción Especiales. 3. Seleccione la opción Generar Asientos 4. Seleccione la opción Cierre del Año Fiscal con solo darle un clic en la pestaña. A continuación se desplegará la siguiente ventana:
- 107. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Diligencie la siguiente información: Cuenta Ganancias y Pérdidas: Digite el código correspondiente de la cuenta contable de Ganancias. Si desea desplegar las diferentes cuentas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Cuentas. Luego digite el código correspondiente de la cuenta contable de Pérdidas. Si desea desplegar las diferentes cuentas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Cuentas. Cuenta de Resultado (Patrimonio): Digite el código correspondiente de la cuenta contable de Utilidad del Ejercicio. Si desea desplegar las diferentes cuentas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Cuentas. Luego digite el código correspondiente de la cuenta contable de Pérdida del Ejercicio. Si desea desplegar las diferentes cuentas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Cuentas. RECUERDE... Para hacer este proceso debe estar ubicado en el período de Cierres o Período 13. Al dar clic sobre el botón Aceptar se genera el Comprobante de Cierre de Año Fiscal con el número CIERRE00. 3.3 MANEJO DE INFORMES (SALIDAS) 3.3.1 Cómo Imprimir Balance de Comprobación El uso de este informe es muy útil ya que se puede ver el Balance de Comprobación en forma Mensual o Acumulada. Ingrese al menú Imprimir. 1. Selecciones la opción Balance de Comprobación con solo darle clic en la pestaña. A continuación se desplegara la siguiente ventana
- 108. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Cuenta Inicial: Digite el Código Contable correspondiente al Plan de Cuentas con el cual se desea ver el movimiento mensual o acumulado: Saldo anterior – Movimiento Débito – Movimiento Crédito y Total de acuerdo a la información digitada. Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana del Plan Único de Cuentas. Ver Cómo crear Cuentas. Si desea ver todas las cuentas deje el espacio en blanco. Cuenta Final: Digite el Código Contable correspondiente al Plan de Cuentas con el cual se desea ver el movimiento mensual o acumulado: Saldo anterior – Movimiento Débito – Movimiento Crédito y total de acuerdo a la información digitada. Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana del Plan Único de Cuentas. Ver Cómo crear Cuentas. Si desea ver todas las cuentas deje en el espacio como aparece ZZ ó 99. Período Inicial: Digite el Período Contable inicial del cual deseo ver la información. Si desea desplegar los diferentes Períodos presione la pestaña para seleccionar el respectivo Período. Período Final: Digite el Período Contable final del cual deseo ver la información. Si desea desplegar los diferentes Períodos presione la pestaña para seleccionar el respectivo Período.
- 109. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Dígitos: Introduzca el número de dígitos con el cual quiera ver la extensión de los Códigos Contables. Si deseo ver el Balance de Comprobación con Terceros selecciono la opción siempre y cuando el Código Contable lo tenga seleccionado que: La cuenta se subdivide en Terceros. Al oprimir el botón me despliega adicionalmente la siguiente pantalla: Filtrar por: SUCURSALES (En el caso de que maneje esa opción). Ver Archivo – Configuración - Generales Sucursal Inicial: Digite el Código de la Sucursal Inicial. Si desea desplegar los diferentes Tipos de Sucursales de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Sucursales. Sucursal Final: Digite el Código de la Sucursal Final. Si desea desplegar los diferentes Tipos de Sucursales de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Sucursales. Filtrar por: AREAS ADMINISTRATIVAS (En el caso de que maneje esa opción) Ver Archivo – Configuración - Generales
- 110. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Area Admin. Inicial: Digite el Código del Area Administrativa Inicial. Si desea desplegar los diferentes Tipos de Áreas Administrativas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Áreas Administrativas. Area Admin. Final: Digite el Código del Area Administrativa Final. Si desea desplegar los diferentes Tipos de Areas Administrativas de clic en el botón ventana de Areas Administrativas. RECUERDE... Seleccionando “Opciones”, la consulta muestra “Orden Alfabético de Terceros” – “Solo saldos diferentes a su naturaleza e “Imprimir Auxiliares sin Movimiento”, puede seleccionar el que más le convenga o se adapte a su necesidad. Al dar clic sobre el botón Imprimir se muestra el siguiente Informe:
- 111. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 3.3.2 Cómo Imprimir Libros Auxiliares Esta opción le permite al usuario obtener un resumen detallado de los movimientos realizados entre un rango de fechas por Libro Auxiliar: DEBE – HABER – SALDO. Ingrese al menú Imprimir. 1. Selecciones la opción Libros Auxiliares Libro Auxiliar con solo darle clic en la pestaña. A continuación se desplegara la siguiente ventana: Cuenta Inicial: Digite el Código Contable correspondiente al Plan de Cuentas con el cual se desea ver el Libro Auxiliar: Debe – Haber – Saldo de acuerdo a la información digitada. Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana del Plan Unico de Cuentas. Ver Cómo crear Cuentas. Si desea ver todas las cuentas deje el espacio en blanco. Cuenta Final: Digite el Código Contable correspondiente al Plan de Cuentas con el cual se desea ver el Libro Auxiliar: Debe – Haber – Saldo de acuerdo a la información digitada. Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana del Plan Unico de Cuentas. Ver Cómo crear Cuentas. Si desea ver todas las cuentas deje en el espacio como aparece ZZ ó 99.
- 112. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Fecha Inicial: Introduzca aquí la fecha de donde se iniciara el movimiento para el Libro Auxiliar que desea mostrar, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. Fecha Final: Introduzca aquí la fecha donde finaliza el movimiento para el Libro Auxiliar que desea listar, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. Si desea el Libro Auxiliar Con Terceros se activa las siguientes Opciones: Tercero Inicial: Digite el código correspondiente al Tercero clasificado como Cliente-Cobrador-Proveedor- Vendedor o Empleado, al cual están asociado a cada uno de los documentos contabilizados que desea listar. Si desea desplegar los diferentes Terceros de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Terceros. Ver Cómo crear Terceros. Si desea listar todos los Terceros deje el espacio en blanco. Tercero Final: Digite el código correspondiente al Tercero clasificado como Cliente-Cobrador-Proveedor-Vendedor o Empleado, al cual están asociado a cada uno de los documentos contabilizados que desea listar. Si desea desplegar los diferentes Terceros de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Terceros. Ver Cómo crear Terceros. Si desea listar todos los Terceros deje en el espacio ZZ. Al oprimir el botón me despliega adicionalmente la siguiente pantalla:
- 113. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Filtrar por: CENTRO DE COSTOS (En el caso de que maneje esa opción). Ver Archivos – Configuración – Generales. Centro de Costos Inicial: Digite el Código del Centro de Costos Inicial. Si desea desplegar los diferentes Tipos de Centros de Costos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Centros de Costos. Si desea ver todos los Centros de Costos deje el espacio en blanco. Centro de Costos Final: Digite el Código del Centro de Costos Final. Si desea desplegar los diferentes Tipos de Centros de Costos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Centros de Costos. Si desea ver todos los Centros de Costos deje ZZ ó 99. Filtrar por: AREAS ADMINISTRATIVAS (En el caso de que maneje esa opción). Ver Archivos – Configuración – Generales. Area Admin. Inicial: Digite el Código del Area Administrativa Inicial. Si desea desplegar los diferentes Tipos de Areas Administrativas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Areas Administrativas. Area Admin. Final: Digite el Código del Area Administrativa Final. Si desea desplegar los diferentes Tipos de Areas Administrativas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Areas Administrativas. RECUERDE... Seleccionando “Opciones”, la consulta muestra “Orden Alfabético de Terceros” – “Un auxiliar por hoja” - “Ordenado por documento” – “Imprimir Detalle”, puede seleccionar el que más le convenga o se adapte a su necesidad. Al dar clic sobre el botón Imprimir se muestra el siguiente Informe:
- 114. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Cómo Imprimir Comprobante de Diario El uso de este informe es muy útil ya que se puede saber con solo digitar la fecha del comprobante, el total de los movimientos contables registrados en ese día. Esta opción le permite al usuario también ver los códigos Contables usados ese día con su respectivo movimiento Débito o Crédito en los Comprobantes. 1. Ingrese al menú Imprimir. 2. Selecciones la opción Libros Auxiliares -Comprobante de Diario con solo darle clic en la pestaña. A continuación se desplegara la siguiente ventana:
- 115. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Fecha Comprobante: Digite la fecha en la cual quiera ver los Comprobantes de Contabilidad registrados en ese día. Número Comprobante.: Digite el número del comprobante con el cual lo va a imprimir, puede empezar a llevar un consecutivo de los comprobantes diarios. Al dar clic sobre el botón Imprimir se muestra el siguiente Informe: Cómo Imprimir Totales por Cuenta entre Fechas Esta opción le permite al usuario del modulo de Contabilidad obtener un reporte donde le muestre el Total registrado por Código Contable entre un determinado rango de fechas. 1. Ingrese al menú Imprimir. 2. Selecciones la opción Libros Auxiliares Totales por Cuenta entre Fechas con solo darle clic en la pestaña. A continuación se desplegara la siguiente ventana:
- 116. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Fecha Inicial: Introduzca aquí la fecha de donde se iniciara el corte para el Total de Cuentas que desea mostrar, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. Fecha Final: Introduzca aquí la fecha donde finaliza el corte para el Total de Cuentas que desea listar, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. Al dar clic sobre el botón Imprimir se muestra el siguiente Informe: Cómo Imprimir Flujo de Efectivo Diario El uso de este informe es muy útil ya que se puede saber con solo digitar la fecha y el Código Contable primordialmente la Cuenta de Caja 1105, el total del efectivo diario que se han generado debido a sus ingresos y egresos. 1. Ingrese al menú Imprimir. 2. Selecciones la opción Libros Auxiliares Flujo de Efectivo Diario con solo darle clic en la pestaña. A continuación se desplegara la siguiente ventana:
- 117. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Fecha Inicial: Introduzca aquí la fecha de donde se iniciara el corte para el Flujo de Efectivo Diario, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. Fecha Final: Introduzca aquí la fecha donde finaliza el corte para el Flujo de Efectivo Diario, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. Código Contable: Digite el Código Contable correspondiente al Plan de Cuentas con el cual se desea ver el Flujo de Efectivo Diario, primordialmente la Cuenta 1105 Caja. Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana del Plan Unico de Cuentas. Ver Cómo crear Cuentas. Si desea ver todas las cuentas deje el espacio en blanco. Al dar clic sobre el botón Imprimir se muestra el siguiente Informe:
- 118. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Cómo Imprimir Movimiento de un Tercero Esta opción le permite al usuario obtener el movimiento de un Tercero entre determinadas fechas, discriminando dicho movimiento por tipo de Códigos Contables. 1. Ingrese al menú Imprimir. 2. Selecciones la opción Libros Auxiliares Movimiento de un Tercero con solo darle clic en la pestaña. A continuación se desplegara la siguiente ventana: Tercero: Digite el código correspondiente al Tercero, al cual están asociado a cada uno de los Comprobantes de Contabilidad que desea listar. Si desea desplegar los diferentes Terceros de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Terceros. Ver Cómo crear Terceros. Cuenta Inicial: Digite el Código Contable correspondiente al Plan de Cuentas con el cual se desea ver el Movimiento de un Tercero de acuerdo a la información digitada. Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana del Plan Único de Cuentas. Ver Cómo crear Cuentas. Si desea ver todas las cuentas deje el espacio en blanco. Debe tener en cuenta que la cuenta auxiliar se subdivida en Terceros. Cuenta Final: Digite el Código Contable correspondiente al Plan de Cuentas con el cual se desea ver el Movimiento de un Tercero de acuerdo a la información digitada. Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana del Plan Único de Cuentas. Ver Cómo crear Cuentas. Si desea ver todas las cuentas deje en el espacio como aparece ZZ ó 99. Debe tener en cuenta que la cuenta auxiliar se subdivida en Terceros.
- 119. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Fecha Inicial: Introduzca aquí la fecha de donde se iniciara el corte para el Movimiento de un Tercero de acuerdo a los documentos que desea mostrar, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. Fecha Final: Introduzca aquí la fecha donde finaliza el corte para el Movimiento de un Tercero, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. RECUERDE... Dejando la casilla en blanco donde se digita el código del Tercero el informe se ejecuta mostrando el movimiento de todos los Terceros. Al dar clic sobre el botón Imprimir se muestra el siguiente Informe
- 120. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Cómo Imprimir Listado de Comprobantes El uso de este informe es muy útil ya que se puede listar los Comprobantes de Contabilidad generados entre un rango de fechas. Esta opción le permite al usuario también clasificar el informe por Tipo de Documento. 1. Ingrese al menú Imprimir. 2. Selecciones la opción Libros Auxiliares - Listado de Comprobantes con solo darle clic en la pestaña. A continuación se desplegara la siguiente ventana: Tipo Inicial: Digite el código correspondiente al tipo de Comprobante que va a listar. Si desea desplegar los diferentes Tipos de Comprobantes de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Comprobantes. Ver Cómo crear Documentos. Si desea todos los tipos deje el espacio en blanco. Tipo Final: Digite el código correspondiente al tipo de Comprobante que va a listar. Si desea desplegar los diferentes Tipos de Comprobantes de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Comprobantes. Ver Cómo crear Documentos. Si desea todos los tipos deje ZZ. Prefijo Inicial: Digite el código correspondiente al Prefijo de los documentos de donde se iniciara el corte para el listado de Comprobantes. Si desea desplegar los diferentes Prefijos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Prefijos de Documentos. Ver Cómo crear Prefijos. Si desea todos los prefijos deje el espacio en blanco.
- 121. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Prefijo Final: Digite el código correspondiente al Prefijo de los documentos de donde finalizara el corte para el listado de Comprobantes. Si desea desplegar los diferentes Prefijos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Prefijos de Documentos. Ver Cómo crear Prefijos. Si desea todos los tipos deje el ZZ ó 99. Número Inicial: Digite el número correspondiente del Comprobante que desea listar. Si desea todos los comprobantes deje el espacio en blanco. Número Final: Digite el número correspondiente del Comprobante que desea listar. Si desea todos los comprobantes deje el ZZ. Fecha Inicial: Introduzca aquí la fecha de donde se iniciara el corte para Listar los Comprobantes, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. Fecha Final: Introduzca aquí la fecha donde finaliza el corte para Listar los Comprobantes, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. RECUERDE... Seleccionando la casilla: Con asientos detallados, la consulta muestra el Listado de Comprobantes detallando los asientos de los respectivos comprobantes. Al dar clic sobre el botón Imprimir se muestra el siguiente Informe:
- 122. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Cómo Imprimir Listado de Notas Internas El uso de este informe es muy útil ya que se puede generar el Listado de las Notas Internas registradas en el módulo. 1. Ingrese al menú Imprimir. 2. Selecciones la opción Libros Auxiliares Listado de Notas Internas con solo darle clic en la pestaña. A continuación se desplegara la siguiente ventana: Número Inicial: Digite el número correspondiente de la Nota Interna que desea listar. Si desea todas las Notas Internas deje el espacio en blanco. Número Final: Digite el número correspondiente de la Nota Interna que desea listar. Si desea todas las Notas Internas deje el ZZ. Fecha Inicial: Introduzca aquí la fecha de donde se iniciara el corte para Listar las Notas Internas, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. Fecha Final: Introduzca aquí la fecha donde finaliza el corte para Listar las Notas Internas, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. Tercero: Digite el código correspondiente al Tercero al cual están asociados a cada uno de los documentos – Notas Internas que desea ver. Si desea desplegar los diferentes Terceros de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Terceros. Ver Cómo crear Terceros. Si desea ver todos los terceros con dicho movimiento deje el campo en blanco.
- 123. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Al dar clic sobre el botón Imprimir se muestra el siguiente Informe: 3.3.3 Cómo Imprimir Libros Oficiales – Libro Diario El uso de este informe es muy útil ya que permite imprimir El Libro Oficial – Libro Diario exigido por la Ley, de acuerdo a las Normas Contables. Ingrese al menú Imprimir. 1. Seleccione la opción Libros Oficiales. 2. Selecciones la opción Libro Diario con solo darle clic en la pestaña. A continuación se desplegara la siguiente ventana:
- 124. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Fecha Inicial: Introduzca aquí la fecha de donde se iniciara el corte para listar El Libro Diario, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. Fecha Final: Introduzca aquí la fecha donde finaliza el corte para listar El Libro Diario, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. RECUERDE... Puede usar las siguientes opciones para mejor uso del informe: Sin auxiliares – Libro Oficial (para que no le pagine las hojas que ya tiene foliadas) – Un día por hoja. Al dar clic sobre el botón Imprimir se muestra el siguiente Informe:
- 125. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Cómo Imprimir Libros Oficiales – Libro Diario Resumido El uso de este informe es muy útil ya que permite imprimir El Libro Oficial – Libro Diario Resumido exigido por la Ley, de acuerdo a las Normas Contables. 1. Ingrese al menú Imprimir. 2. Seleccione la opción Libros Oficiales. 3. Seleccione la opción Libro Diario Resumido con solo darle clic en la pestaña. A continuación se desplegara la siguiente ventana: Fecha Inicial: Introduzca aquí la fecha de donde se iniciara el corte para listar El Libro Diario Resumido, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. Fecha Final: Introduzca aquí la fecha donde finaliza el corte para listar El Libro Diario Resumido, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. RECUERDE... Puede usar las siguientes opciones para mejor uso del informe: Número de dígitos (2,4,6), en el caso de que quiera listar las cuentas con ese número de dígitos – Libro Oficial (para que no le pagine las hojas que ya tiene foliadas) Al dar clic sobre el botón Imprimir se muestra el siguiente Informe:
- 126. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Cómo Imprimir Libros Oficiales – Mayor y Balances El uso de este informe es muy útil ya que permite imprimir El Libro Oficial – Mayor y Balances exigido por la Ley, de acuerdo a las Normas Contables. Ingrese al menú Imprimir. 1. Seleccione la opción Libros Oficiales 2. Seleccione la opción Mayor y Balances solo darle clic en la pestaña. A continuación se desplegara la siguiente ventana:
- 127. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Cuenta Inicial: Digite el Código Contable correspondiente al Plan de Cuentas con el cual se desea ver el Libro Mayor y Balances de acuerdo a la información digitada. Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana del Plan Unico de Cuentas. Ver Cómo crear Cuentas. Si desea ver todas las cuentas deje el espacio en blanco. Cuenta Final: Digite el Código Contable correspondiente al Plan de Cuentas con el cual se desea ver el Libro Mayor y Balances de acuerdo a la información digitada. Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana del Plan Unico de Cuentas. Ver Cómo crear Cuentas. Si desea ver todas las cuentas deje en el espacio como aparece ZZ ó 99. Período: Digite el Período Contable correspondiente al Movimiento que quiere listar. Si desea desplegar los diferentes períodos de clic en el botón . RECUERDE... Puede usar las siguientes opciones para mejor uso del informe: Número de dígitos (1,2,4,6), en el caso de que quiera listar las cuentas con ese número de dígitos – Libro Oficial (para que no le pagine las hojas que ya tiene foliadas) - Sin cuentas mayores. Al oprimir el botón me despliega adicionalmente la siguiente pantalla: Filtrar por: SUCURSALES (En el caso de que maneje esa opción). Ver Archivos – Configuración – Generales.
- 128. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Sucursal Inicial: Digite el Código de la Sucursal Inicial. Si desea desplegar los diferentes Tipos de Sucursales de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Sucursales. Sucursal Final: Digite el Código de la Sucursal Final. Si desea desplegar los diferentes Tipos de Sucursales de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Sucursales. Filtrar por: AREAS ADMINISTRATIVAS (En el caso de que maneje esa opción) Area Admin. Inicial: Digite el Código del Area Administrativa Inicial. Si desea desplegar los diferentes Tipos de Areas Administrativas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Areas Administrativas. Area Admin. Final: Digite el Código del Area Administrativa Final. Si desea desplegar los diferentes Tipos de Areas Administrativas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Areas Administrativas. Al dar clic sobre el botón Imprimir se muestra el siguiente Informe:
- 129. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Cómo Imprimir Libros Oficiales – Inventario y Balances El uso de este informe es muy útil ya que permite imprimir El Libro Oficial – Inventario y Balances exigido por la Ley, de acuerdo a las Normas Contables. 1. Ingrese al menú Imprimir. 2. Seleccione la opción Libros Oficiales 3. Seleccione la opción Inventario y Balances solo darle clic en la pestaña. A continuación se desplegara la siguiente ventana: Filtrar por: SUCURSALES (En el caso de que maneje esa opción) Sucursal Inicial: Digite el Código de la Sucursal Inicial. Si desea desplegar los diferentes Tipos de Sucursales de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Sucursales. Sucursal Final: Digite el Código de la Sucursal Final. Si desea desplegar los diferentes Tipos de Sucursales de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Sucursales. RECUERDE... Puede usar las siguientes opciones para mejor uso del informe: Libro Oficial (para que no le pagine las hojas que ya tiene foliadas) - Nota.
- 130. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Al dar clic sobre el botón Imprimir se muestra el siguiente Informe: 3.3.4 Cómo Imprimir Estados Financieros Básicos: Balance General Esta opción le permite al usuario obtener Estados Financieros Básicos: Balance General indispensable para la toma de decisiones, de acuerdo a la información registrada. Ingrese al menú Imprimir. 1. Seleccione la opción Estados Financieros Básicos 2. Seleccione la opción Balance General solo darle clic en la pestaña. A continuación se desplegara la siguiente ventana:
- 131. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Período: Digite el Período Contable correspondiente al Movimiento que quiere listar. Si desea desplegar los diferentes períodos de clic en el botón . Filtrar por: SUCURSALES (En el caso de que maneje esa opción). Ver Archivos – Configuración - Generales Sucursal Inicial: Digite el Código de la Sucursal Inicial. Si desea desplegar los diferentes Tipos de Sucursales de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Sucursales. Sucursal Final: Digite el Código de la Sucursal Final. Si desea desplegar los diferentes Tipos de Sucursales de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Sucursales. Al dar clic sobre el botón Imprimir se muestra el siguiente Informe:
- 132. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Ganancias y Pérdidas Esta opción le permite al usuario obtener Estados Financieros Básicos: Estado de Ganancias y Pérdidas indispensables para la toma de decisiones, de acuerdo a la información registrada. Ingrese al menú Imprimir. 1. Seleccione la opción Estados Financieros Básicos 2. Seleccione la opción Ganancias y Pérdidas con solo darle clic en la pestaña. A continuación se desplegara la siguiente ventana: Período: Dígite el Período Contable correspondiente al Movimiento que quiere listar. Si desea desplegar los diferentes períodos de clic en el botón . Al oprimir el botón me despliega adicionalmente la siguiente pantalla:
- 133. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Filtrar por: CENTRO DE COSTOS (En el caso de que maneje esa opción). Ver Archivos – Configuración – Generales. Centro de Costos Inicial: Digite el Código del Centro de Costos Inicial. Si desea desplegar los diferentes Tipos de Centros de Costos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Centros de Costos. Si desea ver todos los Centros de Costos deje el espacio en blanco. Centro de Costos Final: Digite el Código del Centro de Costos Final. Si desea desplegar los diferentes Tipos de Centros de Costos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Centros de Costos. Si desea ver todos los Centros de Costos deje ZZ ó 99. Filtrar por: AREAS ADMINISTRATIVAS (En el caso de que maneje esa opción). Ver Archivos – Configuración – Generales. Area Admin. Inicial: Digite el Código del Area Administrativa Inicial. Si desea desplegar los diferentes Tipos de Areas Administrativas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Areas Administrativas. Area Admin. Final: Digite el Código del Area Administrativa Final. Si desea desplegar los diferentes Tipos de Areas Administrativas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Areas Administrativas. RECUERDE... Puede usar las siguientes opciones para mejor uso del informe: G y P Acumulado – Detalle de Auxiliares. Al dar clic sobre el botón Imprimir se muestra el siguiente Informe:
- 134. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 3.3.5 Cómo Imprimir Informes Tributarios – Retención en la Fuente – Certificados de Retención Esta opción le permite al usuario obtener los Correspondientes Certificados de Retención en la Fuente de los Terceros con los cuales la empresa realizó transacciones. Ingrese al menú Imprimir. 1. Seleccione la opción Informes Tributarios. 2. Seleccione la opción Retención en la Fuente 3. Selecciones la opción Certificados de Retención con solo darle clic en la pestaña. A continuación se desplegara la siguiente ventana:
- 135. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Tercero Inicial: Digite el código correspondiente al Tercero el cual está asociado a cada uno de los documentos contabilizados que desea listar. Si desea desplegar los diferentes Terceros de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Terceros. Ver Cómo crear Terceros. Si desea listar todos los Terceros deje el espacio en blanco. Tercero Final: Digite el código correspondiente al Tercero el cual está asociado a cada uno de los documentos contabilizados que desea listar. Si desea desplegar los diferentes Terceros de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Terceros. Ver Cómo crear Terceros. Si desea listar todos los Terceros deje en el espacio ZZ. Fecha Expedición: Digite la fecha en la cual se va a expedir los Certificados de Retención en la Fuente a los respectivos Proveedores. Este campo es importante ya que se muestra en el Certificado la fecha de expedición. RECUERDE... Es importante seleccionar la opción Retenciones Consignadas para que muestre el siguiente texto: “Retenciones Consignadas oportunamente en la Administración de Impuestos Nacionales de la Ciudad de Cúcuta”. Al dar clic sobre el botón Imprimir se muestra el siguiente Informe:
- 136. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Retención en la Fuente – Total Retenido por Concepto Esta opción le permite al usuario obtener un Informe de Total Retenido por Concepto de cada uno de los Terceros con los cuales la empresa realizó transacciones. 1. Ingrese al menú Imprimir. 2. Seleccione la opción Informes Tributarios. 3. Seleccione la opción Retención en la Fuente 4. Selecciones la opción Total Retenido por Concepto con solo darle clic en la pestaña. A continuación se desplegara la siguiente ventana: Fecha Inicial: Introduzca aquí la fecha de donde se iniciara el corte para listar el Total Retenido por Concepto, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante.
- 137. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Fecha Final: Introduzca aquí la fecha donde finaliza el corte para listar el Total Retenido por Concepto, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. RECUERDE... Si quiere ver el informe con terceros seleccione la opción: Detallar Terceros, para que le muestre los terceros a los cuales se les practicó Retención en la Fuente con su respectivo Valor Base y Valor Retenido. Al dar clic sobre el botón Imprimir se muestra el siguiente Informe: Retención en la Fuente – Detalle de Retenciones por Concepto Esta opción le permite al usuario obtener un Informe detallado de Retenciones por Concepto (Número de Comprobante, Nit, Nombre) de cada uno de los Terceros con los cuales la empresa realizó transacciones,
- 138. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Ingrese al menú Imprimir. 1. Seleccione la opción Informes Tributarios. 2. Seleccione la opción Retención en la Fuente 3. Selecciones la opción Detalle de Retenciones por Concepto con solo darle clic en la pestaña. A continuación se desplegara la siguiente ventana: Fecha Inicial: Introduzca aquí la fecha de donde se iniciara el corte para listar el Detalle de Retenciones por Concepto, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. Fecha Final: Introduzca aquí la fecha donde finaliza el corte para listar el Detalle de Retenciones por Concepto, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. Tercero Inicial: Digite el código correspondiente al Tercero al cual está asociado a cada uno de los documentos contabilizados que desea listar. Si desea desplegar los diferentes Terceros de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Terceros. Si desea listar todos los Terceros deje el espacio en blanco. Tercero Final: Digite el código correspondiente al Tercero al cual está asociado a cada uno de los documentos contabilizados que desea listar. Si desea desplegar los diferentes Terceros de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Terceros. Si desea listar todos los Terceros deje en el espacio ZZ.
- 139. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Al dar clic sobre el botón Imprimir se muestra el siguiente Informe: Retención en la Fuente – Listado de Terceros con Retención Esta opción le permite al usuario obtener un Listado detallado de todos los Terceros a los cuales se les va a expedir Certificado de Retención en la Fuente, para que al recibirlo quede constancia con su respectiva firma. Ingrese al menú Imprimir. 1. Seleccione la opción Informes Tributarios. 2. Seleccione la opción Retención en la Fuente 3. Selecciones la opción Listado de Terceros con Retención con solo darle clic en la pestaña. A continuación se desplegara la siguiente ventana:
- 140. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Tercero Inicial: Digite el código correspondiente al Tercero al cual está asociado a cada uno de los documentos contabilizados que desea listar. Si desea desplegar los diferentes Terceros de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Terceros. Si desea listar todos los Terceros deje el espacio en blanco. Tercero Final: Digite el código correspondiente al Tercero al cual está asociado a cada uno de los documentos contabilizados que desea listar. Si desea desplegar los diferentes Terceros de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Terceros. Si desea listar todos los Terceros deje en el espacio ZZ. Al dar clic sobre el botón Imprimir se muestra el siguiente Informe: Retención I.C.A. – Certificado de Retención I.C.A. Esta opción le permite al usuario obtener los Correspondientes Certificados de Retención I.C.A. de los Terceros con los cuales la empresa realizó transacciones.
- 141. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 1. Ingrese al menú Imprimir. 2. Seleccione la opción Informes Tributarios. 3. Seleccione la opción Retención I.C.A 4. Selecciones la opción Certificado de Retención I.C.A. con solo darle clic en la pestaña. A continuación se desplegara la siguiente ventana: Tercero Inicial: Digite el código correspondiente al Tercero el cual está asociado a cada uno de los documentos contabilizados que desea listar. Si desea desplegar los diferentes Terceros de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Terceros. Si desea listar todos los Terceros deje el espacio en blanco. Tercero Final: Digite el código correspondiente al Tercero el cual está asociado a cada uno de los documentos contabilizados que desea listar. Si desea desplegar los diferentes Terceros de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Terceros. Si desea listar todos los Terceros deje en el espacio ZZ. Fecha Expedición: Digite la fecha en la cual se va a expedir los Certificados de Retención I.C.A a los respectivos Terceros. Este campo es importante ya que se muestra en el Certificado la fecha de expedición. RECUERDE...
- 142. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Es importante seleccionar la opción Retenciones Consignadas para que muestre el siguiente texto: “Retenciones Consignadas oportunamente en la Administración de Impuestos Nacionales de la Ciudad de Cúcuta”. Al dar clic sobre el botón Imprimir se muestra el siguiente Informe: Retención I.C.A – Total Retenido por Concepto Esta opción le permite al usuario obtener un Informe de Total Retenido por Concepto de cada uno de los Terceros con los cuales la empresa realizó transacciones. 1. Ingrese al menú Imprimir. 2. Seleccione la opción Informes Tributarios. 3. Seleccione la opción Retención I.C.A 4. Selecciones la opción Total Retenido por Concepto con solo darle clic en la pestaña. A continuación se desplegara la siguiente ventana:
- 143. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Fecha Inicial: Introduzca aquí la fecha de donde se iniciara el corte para listar el Total Retenido por Concepto, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. Fecha Final: Introduzca aquí la fecha donde finaliza el corte para listar el Total Retenido por Concepto, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. RECUERDE... Si quiere ver el informe con terceros seleccione la opción: Detallar Terceros, para que le muestre los terceros a los cuales se les practicó Retención de I.C.A con su respectivo Valor Base y Valor Retenido. Al dar clic sobre el botón Imprimir se muestra el siguiente Informe:
- 144. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Retención I.C.A – Detalle de Retenciones por Concepto Esta opción le permite al usuario obtener un Informe detallado de Retenciones por Concepto (Número de Comprobante, Nit, Nombre) de cada uno de los Terceros con los cuales la empresa realizó transacciones, 1. Ingrese al menú Imprimir. 2. Seleccione la opción Informes Tributarios. 3. Seleccione la opción Retención I.C.A 4. Selecciones la opción Detalle de Retenciones por Concepto con solo darle clic en la pestaña. A continuación se desplegara la siguiente ventana: Fecha Inicial: Introduzca aquí la fecha de donde se iniciara el corte para listar el Detalle de Retenciones por Concepto, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. Fecha Final: Introduzca aquí la fecha donde finaliza el corte para listar el Detalle de Retenciones por Concepto, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. Tercero Inicial: Digite el código correspondiente al Tercero al cual está asociado a cada uno de los documentos contabilizados que desea listar. Si desea desplegar los diferentes Terceros de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Terceros. Si desea listar todos los Terceros deje el espacio en blanco. Tercero Final: Digite el código correspondiente al Tercero al cual está asociado a cada uno de los documentos contabilizados que desea listar. Si
- 145. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia desea desplegar los diferentes Terceros de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Terceros. Si desea listar todos los Terceros deje en el espacio ZZ. Al dar clic sobre el botón Imprimir se muestra el siguiente Informe: Retención I.V.A. – Certificado de Retención de I.V.A Esta opción le permite al usuario obtener los Correspondientes Certificados de Retención I.C.A. de los Terceros con los cuales la empresa realizó transacciones. 1. Ingrese al menú Imprimir. 2. Seleccione la opción Informes Tributarios. 3. Seleccione la opción Retención I.C.A 4. Selecciones la opción Certificado de Retención de I.V.A. con solo darle clic en la pestaña. A continuación se desplegara la siguiente ventana:
- 146. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Tercero Inicial: Digite el código correspondiente al Tercero el cual está asociado a cada uno de los documentos contabilizados que desea listar. Si desea desplegar los diferentes Terceros de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Terceros. Si desea listar todos los Terceros deje el espacio en blanco. Tercero Final: Digite el código correspondiente al Tercero el cual está asociado a cada uno de los documentos contabilizados que desea listar. Si desea desplegar los diferentes Terceros de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Terceros. Si desea listar todos los Terceros deje en el espacio ZZ. Período Inicial: Digite el Período Contable inicial del cual deseo ver la información. Si desea desplegar los diferentes Períodos presione el botón para seleccionar el respectivo Período. Período Final: Digite el Período Contable final del cual deseo ver la información. Si desea desplegar los diferentes Períodos presione el botón para seleccionar el respectivo Período. Fecha Expedición: Digite la fecha en la cual se va a expedir los Certificados de Retención I.C.A a los respectivos Terceros. Este campo es importante ya que se muestra en el Certificado la fecha de expedición.
- 147. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia RECUERDE... Es importante seleccionar la opción Retenciones Consignadas para que muestre el siguiente texto: “Retenciones Consignadas oportunamente en la Administración de Impuestos Nacionales de la Ciudad de Cúcuta”. Al dar clic sobre el botón Imprimir se muestra el siguiente Informe: Retención I.V.A – Detalle de Retenciones por Concepto Esta opción le permite al usuario obtener un Informe detallado de Retenciones por Concepto (Número de Comprobante, Nit, Nombre) de cada uno de los Terceros con los cuales la empresa realizó transacciones, 1. Ingrese al menú Imprimir. 2. Seleccione la opción Informes Tributarios. 3. Seleccione la opción Retención I.V.A 4. Selecciones la opción Detalle de Retenciones por Concepto con solo darle clic en la pestaña. A continuación se desplegara la siguiente ventana:
- 148. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Fecha Inicial: Introduzca aquí la fecha de donde se iniciara el corte para listar el Detalle de Retenciones por Concepto, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. Fecha Final: Introduzca aquí la fecha donde finaliza el corte para listar el Detalle de Retenciones por Concepto, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. Tercero Inicial: Digite el código correspondiente al Tercero al cual está asociado a cada uno de los documentos contabilizados que desea listar. Si desea desplegar los diferentes Terceros de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Terceros. Si desea listar todos los Terceros deje el espacio en blanco. Tercero Final: Digite el código correspondiente al Tercero al cual está asociado a cada uno de los documentos contabilizados que desea listar. Si desea desplegar los diferentes Terceros de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Terceros. Si desea listar todos los Terceros deje en el espacio ZZ. Al dar clic sobre el botón Imprimir se muestra el siguiente Informe:
- 149. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 3.3.6 Cómo Imprimir Archivos Básicos Plan de Cuentas Esta opción le permite al usuario listar El Plan Único de Cuentas registrado en la base de datos. 1. Ingrese al menú Imprimir. 2. Seleccione la opción Archivos Básicos. 3. Selecciones la opción Plan de Cuentas con solo darle clic en la pestaña. A continuación se desplegara la siguiente ventana:
- 150. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Cuenta Inicial: Digite el Código Contable correspondiente al Plan de Cuentas con el cual se desea ver el listado. Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana del Plan Unico de Cuentas. Si desea ver todas las cuentas deje el espacio en blanco. Cuenta Final: Digite el Código Contable correspondiente al Plan de Cuentas con el cual se desea ver el listado. Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana del Plan Unico de Cuentas. Si desea ver todas las cuentas deje en el espacio como aparece ZZ ó 99. Al dar clic sobre el botón Imprimir se muestra el siguiente Informe:
- 151. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Terceros Esta opción le permite al usuario listar los Terceros registrado en la base de datos. 1. Ingrese al menú Imprimir. 2. Seleccione la opción Archivos Básicos. 3. Selecciones la opción Terceros con solo darle clic en la pestaña. A continuación se desplegara la siguiente ventana: Código Inicial: Digite el código correspondiente al Tercero al cual está asociado a la base de datos de que desea listar. Si desea desplegar los diferentes Terceros de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Terceros. Si desea listar todos los Terceros deje el espacio en blanco. Código Final: Digite el código correspondiente al Tercero al cual está asociado a la base de datos que desea listar. Si desea desplegar los diferentes Terceros de clic en el botón o presione la BARRAESPACIADORA y aparecerá la ventana de Terceros. Si desea listar todos los Terceros deje en el espacio ZZ.
- 152. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Clasificación: Digite el Código de Clasificación del respectivo tercero si los tiene clasificados. Si desea desplegar los diferentes Tipos de Clasificación de Terceros de clic en el botón *****OJO BOTON**** o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Clasificación de Terceros. Si desea listar toda la clasificación deje el espacio en blanco. Zona 1: Digite el Código de la zona 1 del respectivo tercero si los tiene clasificados por zonas. Si desea desplegar las diferentes Zonas de Terceros de clic en el botón *****OJO BOTON**** o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Zonas. Si desea listar todas las zonas deje el espacio en blanco. Zona 2: Digite el Código de la zona 2 del respectivo tercero si los tiene clasificados por zonas. Si desea desplegar las diferentes Zonas de Terceros de clic en el botón *****OJO BOTON**** o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Zonas. Si desea listar todas las zonas deje el espacio en blanco. Opciones para filtrar la información del listado: Ordenado alfabeticamente Imprimir Observaciones Identificación por: ___ Código ___ Nit Clientes Facturados entre: Fecha Inicial ___/___/___ Fecha Final ___/___/___ Al dar clic sobre el botón Imprimir se muestra el siguiente Informe:
- 153. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Proveedores Esta opción le permite al usuario listar los Terceros Clasificados como Proveedores y registrado en la base de datos. 1. Ingrese al menú Imprimir. 2. Seleccione la opción Archivos Básicos. 3. Selecciones la opción Proveedores con solo darle clic en la pestaña. A continuación se desplegara la siguiente ventana: Código Inicial: Digite el código correspondiente al Tercero al cual está asociado a la base de datos de que desea listar. Si desea desplegar los diferentes Terceros de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Terceros. Si desea listar todos los Terceros deje el espacio en blanco. Código Final: Digite el código correspondiente al Tercero al cual está asociado a la base de datos que desea listar. Si desea desplegar los diferentes Terceros de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Terceros. Si desea listar todos los Terceros deje en el espacio ZZ. Clasificación: Digite el Código de Clasificación del respectivo tercero si los tiene clasificados. Si desea desplegar los diferentes Tipos de Clasificación de Terceros de clic en el botón *****OJO BOTON**** o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Clasificación de Terceros. Si desea listar toda la clasificación deje el espacio en blanco.
- 154. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Fecha Inicial: Introduzca aquí la fecha de donde se iniciara el corte para listar Los Terceros clasificados como Proveedores, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. Fecha Final: Introduzca aquí la fecha donde finaliza el corte para listar Los Terceros clasificados como Proveedores, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. Al dar clic sobre el botón imprimir se despliega el siguiente informe: 3.3.7 Cómo Imprimir Numerar Hojas para Libros Esta opción le permite al usuario numerar las Hojas de los respectivos Libros Oficiales exigidos por la Ley y los cuales deben ser registrados en la respectiva entidad que los vigila. 1. Ingrese al menú Imprimir. 2. Selecciones la opción Numerar Hojas para Libros con solo darle clic en la pestaña. A continuación se desplegara la siguiente ventana:
- 155. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Título del Libro: Digite el Nombre del Libro Oficial que desea paginar o foliar (Libro Diario – Mayor y Balances – Inventario y Balances) Membrete 1: Digite el Nombre de la empresa o Razón Social completo. Membrete 2: Digite el N.I.T. de la empresa Membrete 3: Espacio disponible en caso de que los 2 membretes anteriores no alcancen a escribirse completamente en la respectiva línea. Página Inicial: Digite el número de la página inicial con la cual se va a imprimir el respectivo libro oficial. Página Final: Digite el número de la página final con la cual se va a imprimir el respectivo libro oficial. Seleccione la opción paginar para que aparezca impreso el Texto: Página 1........ Al dar clic sobre el botón Aceptar se muestra el siguiente Informe:
- 156. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 4. OPERACIONES NO RUTINARIAS 4.1 Cómo Configurar los Parámetros Esta opción le permite al usuario configurar los parámetros usados en el modulo de Contabilidad. 1. Ingrese al menú Archivos. 2. Seleccione la opción Configuración– Generales con solo darle un clic en la pestaña. A continuación se desplegará la siguiente ventana: Se compone de dos pestañas:
- 157. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia GENERALES: Maneja Areas Administrativas: Esta opción al seleccionarla le permite trabajar con Areas Administrativas en el módulo, permitiendo listar informes de cada una de las áreas o en forma consolidada. Maneja Centros de Costos: Esta opción al seleccionarla le permite trabajar con Centros de Costos en el módulo, permitiendo listar informes de cada una de las centros o en forma consolidada. Control de Consecutivos de otros Módulos: Esta opción al seleccionarla le permite al usuario tener control de los consecutivos en el módulo de Contabilidad, cuando trabaja con los módulos operativos. Consecutivos solo por tipo de Comprobantes: al seleccionar esta opción el usuario puede controlar el consecutivo solo por tipo de comprobantes. Terceros de Uso General Tercero DIAN: Digite el código correspondiente al Tercero creado como DIAN “Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales” cuando se hacen los pagos de impuestos asignando ese tercero, permitiendo así que no se refleje el movimiento Débito al expedir los Certificados de Retención. Si desea desplegar los diferentes Terceros de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Terceros.
- 158. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Tercero Alcaldía (I.C.A): Digite el código correspondiente al Tercero creado como Alcaldía “Secretaría de Hacienda cuando se hacen los pagos de impuestos Retención I.C.A asignando ese tercero, permitiendo así que no se refleje el movimiento Débito al expedir los Certificados de Retención. Si desea desplegar los diferentes Terceros de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Terceros. Tercero Empresa: Digite el código correspondiente al Tercero creado como Empresa, es fundamental para efectuar el Cierre de año fiscal. Si desea desplegar los diferentes Terceros de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Terceros. Consecutivo Nota Interna: Esta opción le permite verificar el consecutivo de las Notas Internas registradas en el módulo o modificarlo en caso de que lo requiera. Nombre de Moneda Local: Mediante esta opción el usuario del Modulo de Contabilidad, puede colocar el nombre de la moneda usada para las respectivas transacciones, en el caso de Colombia es PESOS y en el caso de Venezuela es BOLIVARES. REPORTES
- 159. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Tipo de Formato: Debe seleccionar el tipo de Formato del Comprobante de Egreso que desea que se configure como predeterminado. Si desea desplegar los diferentes tipos de Formato de Comprobante de Egreso de clic en el botón y aparecerá el listado de las opciones que puedes escoger, en este caso están: Ninguno, Diseñado Gráfico, Estándar Texto, Estándar Gráfico. Si quiere imprimir Cheque __ Seleccione la opción. Tipo de Formato: Debe seleccionar el tipo de Formato del Recibo de Caja que desea que se configure como predeterminado. Si desea desplegar los diferentes tipos de Formatos de Recibo de Caja de clic en el botón y aparecerá el listado de las opciones que puedes escoger, en este caso están: Ninguno, Diseñado Gráfico, Estándar Texto, Estándar Gráfico. Firmas de los Estados Financieros: en estos campos Firma 1,2,3,4 el usuario debe digitar en el pie de página de los Estados Financieros la firma de los responsables de esos estados financieros: Contador – Revisor Fiscal o Representante Legal. Longitud Comprobante Contabilidad Texto: 66 (Tamaño carta) permite asignar la longitud del Comprobante de Contabilidad en Formato Texto. Longitud Nota de Contabilidad Texto: 66 (Tamaño carta) permite asignar la longitud de la Nota de Contabilidad en Formato Texto. Puerto de impresión solo texto: Aquí debes digitar la ruta exacta del puerto a donde se enviara la impresión de los respectivos reportes. Cómo Bloquear Periodos Esta opción le permite al usuario configurar los parámetros usados en el manejo de la cartera y en la integración a Tesorería y Contabilidad. 1. Ingrese al menú Archivos. 2. Seleccione la opción Configuración– Bloque de Periodos con solo darle un clic en la pestaña. A continuación se desplegará la siguiente ventana:
- 160. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Periodo: Seleccione el periodo que deseas que este bloqueado, para que ningún usuario del sistema pueda realizar una modificación que te afecte el movimiento. Cómo Crear Consecutivos Esta opción le permite al usuario configurar los crear o modificar los consecutivos de los documentos los cuales son muy importantes para la organización y control de dichos documentos. 1. Ingrese al menú Archivos. 2. Seleccione la opción Configuración– Consecutivos con solo darle un clic en la pestaña. A continuación se desplegará la siguiente ventana: Tipo de Comprobante: Digite el tipo de comprobante al cual desea crearle su respectivo consecutivo y así tener un mejor manejo del documento. Prefijo: Introduzca el prefijo del respectivo documento al cual se le creara el consecutivo y este será parte de la identificación del mismo. Consecutivo: Digites el número con el cual se iniciara la identificación del respectivo documento, que quieres asignarle el correspondiente consecutivo.
- 161. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Cómo Crear Pensamientos Mediante esta opción el usuario del sistema podrá agregar textos o frases que desea que aparezca en la ventana de bienvenida al momento de ingresar al modulo. 1. Ingrese al menú Archivos. 2. Seleccione la opción Configuración– Pensamientos con solo darle un clic en la pestaña. A continuación se desplegará la siguiente ventana: Código: Digite el numero consecutivo con el cual se ira a identificar en la base de datos el respectivo pensamiento que estas insertando. Autor: Introduzca el nombre completo del autor que creo el pensamiento que deseas insertar en la bese de datos. Descripción: Digites la frase que desea que aparezca en la ventana de entrada al modulo, de una manera correcta. Cómo Modificar Informes Mediante esta opción el usuario del sistema podrá modificar sus informes y agregar las opciones que desea que aparezcan impresas al momento de generar dicho informe.
- 162. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 1. Ingrese al menú Archivos. 2. Seleccione la opción Configuración– Diseño de Informes con solo darle un clic en la pestaña. A continuación se desplegará la siguiente ventana: Cómo Ejecutar Comandos Esta opción le permite al usuario del modulo de Contabilidad ejecutar procedimientos que corregirá o modificara su información de una manera correcta y eficiente. 1. Ingrese al menú Archivos. 2. Seleccione la opción Configuración– Ejecutar con solo darle un clic en la pestaña.. A continuación se desplegará la siguiente ventana:
- 163. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia UNIDAD 4: Modulo Inventarios 1. CARACTERÍSTICAS Y BENEFICIOS El programa de INVENTARIOS es una herramienta diseñada por TNS SOFTWARE para agilizar el control de existencias totales y por bodegas. Nos muestra el kardex detallado por artículos, los inventarios a costo promedio. Permite el manejo de facturas de compra, remisiones de entrada, devoluciones, pedidos, entradas de almacén, notas de inventario, consumos, traslado entre bodegas, existencias mínimas y máximas por artículo, unidades al mayor y al detal, toma de inventario físico generando nota de ajuste automática por las diferencias. Orientado a los usuarios a obtener mejores resultados tanto económicos como de tiempo. Además, trabaja de forma integrada con los módulos de Contabilidad y Tesorería-Egresos generando los comprobantes y cuentas por pagar respectivamente, cálculo de costos de ventas, ahorrando tiempo de digitación. 2. ENTRADAS Y SALIDAS DEL MODULO 2.1 VISION GENERAL A continuación se muestra un cuadro sintético de las utilidades del Módulo de Inventario, con sus respectivas entradas, procesos y salidas de datos.
- 164. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 3. OPERACIONES RUTINARIAS 3.1 ACCESO AL PROGRAMA En esta ventana se muestra la fecha de actualización del programa y el pensamiento del día. Dando clic en el botón u oprimiendo cualquier tecla esta ventana desaparecerá y se mostrara la ventana de selección de empresa: Esta ventana muestra los datos generales de la empresa, la ruta donde está ubicada la Base de Datos y el nombre del Servidor en el cual está ubicada dicha Base de Datos. Con el botón Listado de empresas puede seleccionar otra empresa diferente a la actual para trabajar en ella. Dando clic en el botón oprimiendo la tecla Enter la ventana desaparecerá y se mostrara la ventana de Inicio de Sesión:
- 165. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia En esta ventana se debe digitar el Usuario y la Contraseña la cual no se muestra para efectos de seguridad. Si la Contraseña es correcta la ventana desaparecerá y se mostrara la ventana de selección de la sucursal y el período sobre el que desea trabajar. El programa guarda siempre la última sucursal y periodo accesado. Seguidamente se mostrará la ventana Principal del programa: 3.1.1 MANEJO DE VENTANAS
- 166. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Barra de Título o Principal: Muestra el nombre del programa y a su vez contiene los botones de minimizar, maximizar y cerrar la ventana principal. Barra Menú Principal: Muestra el menú general del programa. Barra Informativa: Muestra el nombre de la Empresa, el periodo y año fiscal de la empresa, y el nombre del Módulo. Barra de estado: Muestra información de ayuda de las diferentes opciones del programa, la sucursal actual y nombre del Usuario que está actualmente trabajando. Barra de Herramientas o de Botones de Acceso Rápido: En ella se encuentran las opciones más usadas de los menús. Estos botones son de gran ayuda porque minimizan tiempo de trabajo, ya que con solo dar un clic sobre ellos despliegan la ventana de una opción de menú.
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- 168. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Botón Vista Detalle – Vista listado: Dando clic muestra los registros uno por uno con todos sus campos o como un listado general con los campos claves. Botón Exportar: Sirve para seleccionar el registro actual y llevarlo como dato de entrada a otra ventana o documento donde se necesite. Cuadro de Filtro: Muy útil para filtrar información, depende de lo que se escriba en él y del campo previamente seleccionado de la lista desplegable de campos. Oprimiendo ENTER o clic en el botón de buscar activa la búsqueda. Digitando (*) se muestran todos los registros de la tabla. Si el campo a filtrar es de tipo cadena como Nombre o Descripción del registro, Ej.: Si se quiere buscar un cliente cuyo nombre empiece por EDI se digita: EDI; el carácter (%) sirve de comodín para generar una búsqueda blanda, para buscar clientes que contengan el nombre PEDRO sin importar en que sitio del campo se encuentre se digita %PEDRO el programa listará todos los nombres de las personas que contengan la palabra “PEDRO” en cualquier parte del campo: “PEDRO CARLOS”, “ANDRES PEDRO”, etc. Listado desplegable de Campos de búsqueda: Al dar clic sobre él despliega un listado de campos por los cuales se ordena para que se pueda filtrar o buscar la información.
- 169. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Botón de Búsqueda: Dando un clic sobre él ejecuta la búsqueda o filtro con los parámetros digitados en el cuadro de Filtro y el campo de búsqueda seleccionado. 3.1.2 INGRESO DE INFORMACION RECUERDE... Para comenzar a manejar las diferentes opciones del módulo de INVENTARIOS, primero se deben ingresar los parámetros; cómo se explica en la parte de OPERACIONES NO RUTINARIAS. 3.1.3 Como Crear Terceros Esta opción le permite al usuario del sistema registrar o actualizar los datos de los Terceros que tienen una relación directa o indirecta con la empresa. Para la creación de un nuevo Tercero solo se digita el código del mismo, con todos los datos correspondientes para el registro: 1. Ingrese al menú Archivos. 2. Seleccione la opción Terceros con solo darle un clic en la pestaña o presionando la tecla CTRL mas W. A continuación se desplegará la siguiente ventana:
- 170. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Después se presiona la tecla Insert para crear el nuevo Tercero, seguidamente le aparecerá las nuevas casillas en blanco, lista para insertar la nueva información Diligencie la siguiente información: Código: Aquí se ingresa el código con el cual se va ha registrar el Tercero en el sistema, se recomienda que no deje espacios o puntos entre los números que identificarán al registro del Tercero. Tipo Documento: Debe seleccionar el Tipo de Documento correspondiente al registro que esta insertando. Si desea desplegar los diferentes tipos de documentos de clic en el botón aparecerá el listado de los tipos que puedes escoger. (Cedula, NIT, Tarjeta, Extranjería). No. Identificación: Aquí se ingresa la identificación del Tercero, se recomienda que no deje espacios o puntos entre los números que identificarán al registro del Tercero.
- 171. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Nombre: Introduzca aquí el nombre completo del Tercero, el cual es uno de los datos más importantes ya que no puede quedar vacío. Datos Generales: Rep. Legal: Introduzca aquí el nombre completo de la persona que representa legalmente a la empresa o tercero, el cual es uno de los datos más importantes ya que no puede quedar vacío. Dirección: Digite aquí la dirección completa del Tercero o empresa, el cual es uno de los datos importantes del registro. Ciudad: Introduzca el nombre de la Ciudad en la cual está ubicado el Tercero. Se debe tener cuidado en digitar igual el nombre de la ciudad en todos los terceros ya que hay informes que filtran por este campo. Teléfonos: Aquí debe introducir los números telefónicos donde puede ubicar al Tercero y manejar mejor la información relacionada con este. Ruta de Foto: Digite la ruta correspondiente donde se encuentra ubicado el archivo de la foto del Tercero. Si no la sabe, la puede registrar con solo dar clic en el botón y explorando el sistema hasta encontrar la ubicación. Zona: Introduzca el código correspondiente a la Zona de ubicación del Tercero. Si desea desplegar las diferentes Zonas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Zonas. Es útil para Informes estadísticos que filtran por este campo. Ver Cómo crear Zonas. Clasificación: Digite el código correspondiente a la Clasificación del Tercero. Si desea desplegar las diferentes Clasificaciones de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Clasificación de Terceros. Útil para informes estadísticos que filtran por este campo. Ver Cómo crear Clasificación de Terceros. Observaciones: Aquí puedes introducir los demás datos que tengas sobre información relacionada con el Tercero o detalles a tener en cuenta en este registro.
- 172. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Datos Adicionales: Direccion2: Digite aquí la segunda dirección completa del Tercero o empresa. Telefono2: Aquí debe introducir los demás números telefónicos donde puede ubicar al Tercero y manejar mejor la información relacionada con este. Zona2: Introduzca el código correspondiente a la segunda Zona de ubicación del Tercero. Si desea desplegar las diferentes Zonas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Zonas. Ver Cómo crear Zonas. E-mail: Introduzca la dirección de correo electrónico correspondiente al Tercero que está registrando con los más mínimos detalles para mejor claridad en el intercambio de información.
- 173. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Beeper: Aquí debe introducir los números con el cual esta identificado el Beeper donde puede ubicar al Tercero y manejar mejor la información. Emp. Beeper: Introduzca el código correspondiente a la Empresa a la cual está afiliado el Beeper de propiedad del Tercero. Si desea desplegar las diferentes Empresas de Comunicaciones de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Empresas de Comunicaciones. Ver Cómo crear Empresas de Comunicaciones. Celular: Aquí debe introducir los números de Celular donde puede ubicar al Tercero y manejar mejor la información. Emp. Celular: Introduzca el código correspondiente a la Empresa a la cual está afiliado el Celular de propiedad del Tercero. Si desea desplegar las diferentes Empresas de Comunicaciones de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Empresas de Comunicaciones. Ver Cómo crear Empresas de Comunicaciones. Fecha Nacimiento: Introduzca la fecha de nacimiento correspondiente al Tercero que está registrando. Datos de transporte: Esta pestaña se activa solo para empresas de transporte. Para hacer que una empresa sea de transporte se debe ejecutar en el módulo de Inventario el comando MODTRANS. Los datos de transporte son: Licencia: Aquí debe introducir los números con el cual está identificada la Licencia de Conducir del Tercero. Categoría: Aquí debe introducir el número de la Categoría de la Licencia de Conducción del Tercero y manejar mejor la información relacionada con este. Vencimiento: Introduzca la fecha de vencimiento de la Licencia de Conducir del Tercero que acaba de registrar. Suspendido: Si se activa esta opción el Tercero queda inactivo en el módulo y en la base de datos; y no se puede utilizar para posteriores transacciones.
- 174. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Integración Contable: Auxiliar Deudores: Digite el código correspondiente a la Cuenta Contable Auxiliar de Deudores para este Tercero. (Código según su Plan de Cuentas). Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Plan de Cuentas. Auxiliar Ret. Fuente Ventas: Introduzca el código correspondiente a la Cuenta Contable Auxiliar de Retención en la Fuente en Ventas para este Tercero. (Código según su Plan de Cuentas). Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Plan de Cuentas Auxiliar Ret Fuente Servicios: Digite el código correspondiente a la Cuenta Contable Auxiliar de Retención en la Fuente en Servicios para este Tercero. (Código según su Plan de Cuentas). Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Plan de Cuentas. Auxiliar Proveedores: Introduzca el código correspondiente a la Cuenta Contable Auxiliar de Proveedores para este Tercero. (Código según su Plan de Cuentas). Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Plan de Cuentas.
- 175. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Auxiliar Ret. Fuente Compras: Digite el código correspondiente a la Cuenta Contable Auxiliar de Retención en la Fuente en Compras para este Tercero. (Código según su Plan de Cuentas). Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Plan de Cuentas. Auxiliar Ret. Fuente Servicios: Introduzca el código correspondiente a la Cuenta Contable Auxiliar de Retención en la Fuente en Servicios (Código según su Plan de Cuentas). Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Plan de Cuentas. Datos de Facturación: Tipo de Tercero: Debe seleccionar el tipo de Tercero mediante la activación de la casilla correspondiente según el rol que cumpla, en este caso puede escoger cuatro opciones como Cliente, Cobrador, Proveedor o Vendedor. Fecha Ult. Compra: El sistema en este campo muestra la Fecha de la Ultima Compra, en caso de que el Tercero sea de Tipo Proveedor y que efectivamente haya realizado una compra. No es modificable por el usuario.
- 176. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Valor Ult. Compra: El sistema en este campo muestra el valor por el cual fue realizada la Ultima Compra, en caso de que el Tercero sea de Tipo Proveedor y que efectivamente haya realizado una compra. No es modificable por el usuario. Fecha Ult. Venta: El sistema en este campo muestra la Fecha de la Ultima Venta, en caso de que el Tercero sea de Tipo Cliente y que efectivamente haya realizado una venta. No es modificable por el usuario. Valor Ult. Venta: El sistema en este campo muestra el valor por el cual fue realizada Ultima Venta, en caso de que el Tercero sea de Tipo Cliente y que efectivamente haya realizado una Venta. No es modificable por el usuario. Vendedor: Digite el código correspondiente al Vendedor el cual esta directamente relacionado con el Tercero. Si desea desplegar los diferentes Vendedores de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Terceros. Ver Cómo crear Terceros. Asesor: Introduzca el código correspondiente al Asesor (Vendedor 2) del Tercero marcado como Cliente, el cual esta directamente relacionado con él. Se utiliza este campo en caso de que un Cliente tenga dos vendedores. Se utiliza para designar el tercero marcado como asesor, si desea desplegar los diferentes Asesores de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Terceros. Ver Cómo crear Terceros. Facturar A: Se usa para las ventas tipo mostrador donde se puede despachar mercancía a un beneficiario y acturar a la entidad a la que pertenece Ej.: para Despachar mercancía a un Beneficiario de una E.P.S. se debe configurar en el campo facturar A del beneficiario el código de la E.P.S prestadora del servicio para que al momento de realizar la factura sea a la E.P.S. a quien causa la cuenta por cobrar y al beneficiario solo le cobra el valor de la cuota moderadora. Si desea desplegar los diferentes Terceros de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Terceros. Ver Cómo crear Terceros. Cuota Moderadora: Porcentaje que debe pagar sobre el total de la factura en caso que sea beneficiario de alguna empresa o entidad. Tipo Lista de Precios: Número de la Lista de Precios del artículo que se va ha manejar para las ventas que se le realicen a este Tercero, puedes digitar 1, 2, 3, 4 o 5.
- 177. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Datos de Cartera: Cobrador: Introduzca el código correspondiente al Cobrador el cual está directamente relacionado con el Tercero. Si desea desplegar los diferentes Cobradores de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Terceros. Ver Cómo crear Terceros. Cliente Aplica Retención: Debe seleccionar la casilla si el cliente aplica retención sobre las compras que realiza, en caso de que no aplique retención se deja en blanco. Máx. Crédito Ventas: Debe digitar la cantidad máxima en dinero a la cual el Tercero tiene derecho a crédito. Máx. Crédito Compras: Debe digitar la cantidad máxima en dinero a la cual tiene derecho la Empresa en crédito con respecto a este tercero en caso que este sea Proveedor. Fiador 1: Digite el código correspondiente al Primer Fiador el cual esta directamente relacionado con el Tercero y respalda el crédito de este. Si desea desplegar los diferentes Fiadores de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Terceros. Ver Cómo crear Terceros. Fiador 2: Digite el código correspondiente al Segundo Fiador el cual esta directamente relacionado con el Tercero y respalda el crédito de este. Si desea desplegar los diferentes Fiadores de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Terceros. Ver Cómo crear Terceros.
- 178. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia RECUERDE… Si se equivocó o no está de acuerdo con la información presione clic en el botón lateral del registro para marcarlo y presione la tecla Supr si lo desea borrar, si desea modificar un campo en especial solo da clic sobre él y digita la información respectiva. Si no recuerda algún dato, realice la respectiva consulta con la ayuda del botón Buscar. 3.1.4 Como Crear Bodegas Esta opción le permite al usuario registrar o actualizar los datos de las Bodegas en las cuales se van ha manejar los inventarios o llevar kardex por separado. Para la creación de una nueva Bodega solo se digita el código de la misma, con todos los datos correspondientes para el registro: 1. Ingrese al menú Archivos. 2. Seleccione la opción Bodegas con solo darle un clic en la pestaña. Después se presiona la tecla Insert para crear la nueva Bodega, seguidamente le aparecerá las nuevas casillas en blanco, lista para insertar la nueva información como aparece a continuación:
- 179. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Diligencie la siguiente información: Código: Digite el código con el cual se va ha identificar la Bodega dentro del sistema, se recomienda que no deje espacios o puntos entre los números que identificarán al registro. Descripción: Introduzca aquí el nombre completo de la Bodega, el cual es uno de los datos más importantes para su identificación en el sistema. RECUERDE... Si se equivocó o no está de acuerdo con la información presione clic en el botón lateral del registro para marcarlo y presione la tecla Supr si lo desea borrar, si desea modificar un campo en especial solo da clic sobre él y digita la información respectiva. Si no recuerda algún dato, realice la respectiva consulta con la ayuda del botón Buscar. 3.1.5 Como Crear Grupos de Artículos Esta opción le permite al usuario del sistema registrar o actualizar los datos de los Grupos de Artículos con las cuales se clasificaran los diferentes artículos que comercializa o mantiene la empresa. Para la creación de un nuevo Grupo de Artículos solo se digita el código del mismo, con todos los datos correspondientes para el registro: 1. Ingrese al menú Archivos. 2. Seleccione la opción Grupo de Artículos con solo darle un clic en la pestaña. A continuación se desplegará la siguiente ventana:
- 180. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Después se presiona la tecla Insert para crear el nuevo Grupo de Artículos, seguidamente le aparecerá las nuevas casillas en blanco, lista para insertar la nueva información Diligencie la siguiente información: Código: Digite el código con el cual se va ha identificar el Grupo de Artículos dentro del sistema, se recomienda que no deje espacios entre los números que identificarán al registro de Grupo de Artículos. Para el caso de empresas que facturen servicios en la base de datos de artículos se crean todos los conceptos de servicio con código de grupo 00. Visual TNS considera el grupo 00 como servicios, para los cuales no verifica existencia al momento de facturar ni al momento de registrar las compras. Descripción: Introduzca aquí el nombre completo del Grupo de Artículos, el cual es uno de los datos mas importantes para su identificación en el sistema. Porcentaje Utilidad: Digite el valor en porcentaje que se quiere obtener de utilidad sobre el respectivo grupo de artículos. Bonificado: Debe seleccionar la casilla si el Grupo de Artículos genera una ganancia especial para el vendedor, en caso de que no genere esta bonificación se deja en blanco.
- 181. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia RECUERDE... Si se equivocó o no está de acuerdo con la información presione clic en el botón lateral del registro para marcarlo y presione la tecla Supr si lo desea borrar, si desea modificar un campo en especial solo da clic sobre él y digita la información respectiva. Si no recuerda algún dato, realice la respectiva consulta con la ayuda del botón Buscar. 3.1.6 Como Crear Artículos Esta opción le permite al usuario registrar o actualizar los datos de los Artículos que la empresa comercializa o consume. Para la creación de un nuevo Artículo solo se digita el código del mismo, con todos los datos correspondientes para el registro: 1. Ingrese al menú Archivos. 2. Seleccione la opción Artículos con solo darle un clic en la pestaña o presionando las tecla CTRL + M. A continuación se desplegará la siguiente ventana:
- 182. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Después se presiona la tecla Insert para crear el nuevo Artículo, seguidamente le aparecerá las nuevas casillas en blanco, listas para insertar la nueva información. Diligencie la siguiente información: Código: Digite el código con el cual se va ha identificar el Artículo dentro del sistema, se recomienda que no deje espacios entre los números que identificarán al registro del Artículo. Fecha Actualización: En este campo el sistema propone la fecha, tomándola del sistema operativo, para el Artículo que se está insertando o modificando. Se usa como un control para indicar cuándo se realizó el último cambio en los datos del artículo Nombre: Introduzca aquí el nombre completo del Artículo, el cual es uno de los datos más importantes para su identificación en el sistema y obtener una mejor búsqueda. Inactivo: Debe seleccionar la casilla si el Artículo se encuentra inactivo, en caso de que no sea así se deja en blanco. Grupo Artículo: Introduzca el código correspondiente del grupo al cual pertenece el Artículo que esta insertando. Si desea desplegar los diferentes Grupos de Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Grupo de Artículos. Ver Cómo crear Grupo de Artículos. IVA: Introduzca el código correspondiente al Tipo de IVA que se le cargara al Artículo en el momento de la venta. Si desea desplegar los diferentes tipos de IVA, de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Tipos de IVA. Ver Cómo crear Tipos de IVA. Unidad: Introduzca el nombre de la unidad menor o al detal con la cual se irá a controlar y a manipular este artículo. Este campo es de suma importancia ya que por medio de esta se controla el kardex de cada artículo en cada uno de los casos. Unidad Mayor: Introduzca el nombre de la unidad mayor con la cual se irá a manejar y a manipular este artículo. Este campo es opcional. En caso de especificar las dos unidades se debe digitar el número de unidades al detal que representa la unidad al mayor. (Ej. Una docena de pilas. Unidad al detal: UND. Unidad al Mayor: DOCENA. Factor: 12).
- 183. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Factor: Introduzca el factor del Artículo o la cantidad de unidades al detal que tiene la unidad mayor determinada para él Artículo. Factor Global: Introduzca el factor Global del Artículo o la cantidad de unidades al detal que tendrá dicho factor global. Se usa para convertir las existencias del artículo a una unidad global Línea: Introduzca el código correspondiente de la Línea a la cual pertenece el Artículo que esta insertando. Si desea desplegar las diferentes Líneas de Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Líneas de Artículos. Ver Cómo crear Líneas de Artículos. Grupo Contable: Digite el código correspondiente del grupo contable al cual pertenece el Artículo que esta insertando. Si desea desplegar las diferentes Grupos Contables de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Grupos Contables. Ver Cómo crear Grupos Contables. Información: Total: Aquí el sistema muestra la cantidad total que existe del artículo en el inventario. Este campo no puede ser modificado por el usuario del sistema. Mínima: Digite la cantidad mínima que quiere que exista de este Artículo en bodega y podrá manejar mejor los stock mínimos de cada artículo. Máxima: Digite la cantidad máxima que quiere que exista de este Artículo en bodega y podrá manejar mejor los stock máximos de cada artículo. Características:
- 184. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Código de Barras: Introduzca el código de barras del Artículo o captúrelo mediante el Lector Óptico y así tener más rapidez al momento de facturar dicho Artículo. Referencia: Digite la referencia del Artículo para tener un manejo más ordenado sobre dicho Artículo y tener un mejor control en el inventario. Peso: Digite la cantidad de peso en Kilogramos que tiene la unidad menor del Artículo y así poder controlar dicho peso en caso de embalaje. Es útil para que se calcule el peso total de los artículos relacionados en una serie de facturas, para la carga de camiones de despacho. Comisión: Introduzca el valor en pesos que ganaran los vendedores al momento de facturar el correspondiente Artículo. Imp. Consumo: Digite el valor en porcentaje del impuesto que se cobrará sobre este Artículo en el momento de la venta. Redime Puntos: Debe seleccionar la S, Si el Artículo redime puntos o N en caso contrario. Si desea desplegar las diferentes opciones de clic en el botón y aparecerá el listado de los tipos que puede escoger, en este caso es S o N. Factor de Puntos: Debe digitar el número o dígito por el cual la cantidad de puntos de este Artículo se va a multiplicar. Observaciones: Aquí puede introducir los demás datos que tenga sobre información relacionada con el Artículo o para hacer aclaraciones adicionales detalles a tener en cuenta en este registro. Precios y Costos:
- 185. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Lista (1,2,3,4,5): El manejo de diferentes listas, le permite al usuario poder manejar varios precios para un mismo artículo y así asociar dicho precio a un Tercero en el momento de la venta. Detal: Debe digitar el precio de venta por unidad detal del Artículo para cada una de las listas según como se halla definido. Mayor: Debe digitar el precio de venta por unidad mayor del Artículo para cada una de las listas según como se halla definido. Dcto %: Debe digitar el valor de descuento en porcentaje del Artículo para cada una de las listas según como se halla definido. Escala: Debe digitar la cantidad que se va a vender con los respectivos precios de lista. Por ejemplo: si se factura 1 (escala) se vende a precio 1, si se factura 6 (escala) se vende a precio 2 y así sucesivamente. Factor: Debe digitar el valor para convertir los precios de lista 2,3,4,5 de acuerdo a la escala que se utiliza teniendo en cuenta el precio de lista 1. Por ejemplo: si se usa la escala 1 el factor corresponde a 1, si quiero que el precio de lista 2 sea el 20% del precio de lista 1 utilizo el factor 0.80 y así sucesivamente. Producción: Aquí el sistema muestra el costo de producción del respectivo artículo y el campo es editable por el usuario. Costo Promedio: Aquí el sistema muestra el costo promedio del artículo según su variación en el costo de compra. Este campo no puede ser modificado por el usuario del sistema. Ult. Costo: Aquí el sistema muestra el último costo de compra del correspondiente artículo. Este campo no puede ser modificado por el usuario del sistema. Porc. Utilidad: Aquí el sistema muestra el valor en porcentaje de la utilidad del correspondiente artículo. Este campo no puede ser modificado por el usuario del sistema. RECUERDE...
- 186. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Si se equivocó o no está de acuerdo con la información presione clic en el botón lateral del registro para marcarlo y presione la tecla Supr si lo desea borrar, si desea modificar un campo en especial solo da clic sobre el y digita la información respectiva. Si no recuerda algún dato, realice la respectiva consulta con la ayuda del botón Buscar. 3.1.7 Como Crear Zonas Esta opción le permite al usuario registrar o actualizar los datos de las Zonas en que están divididas la ubicación de los diferentes Terceros. Para la creación de una nueva Zona solo se digita el código del mismo, con todos los datos correspondientes para el registro: 1. Ingrese al menú Archivos. 2. Seleccione la opción Tablas. 3. Seleccione la opción Zonas con solo darle un clic en la pestaña. A continuación se desplegará la siguiente ventana: Después se presiona la tecla Insert para crear la nueva Zona, seguidamente le aparecerá las nuevas casillas en blanco, listas para insertar la nueva información. Diligencie la siguiente información: Código: Digite el código con el cual se va ha identificar la Zona dentro del sistema, se recomienda que sea un código con el cual se pueda identificar rápidamente la Zona.
- 187. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Nombre: Introduzca aquí el nombre completo de la Zona, el cual es uno de los datos más importantes para su identificación en el sistema. RECUERDE… Si se equivocó o no está de acuerdo con la información presione clic en el botón lateral del registro para marcarlo y presione la tecla Supr si lo desea borrar, si desea modificar un campo en especial solo da clic sobre él y digita la información respectiva. Si no recuerda algún dato, realice la respectiva consulta con la ayuda del botón Buscar. 3.1.8 Como Crear Clasificación de Terceros Esta opción le permite al usuario registrar o actualizar los datos de las diferentes Clasificaciones de Terceros que se manejaran en el sistema. Para la creación de una nueva Clasificación de Terceros solo se digita el código del mismo, con todos los datos correspondientes para el registro: 1. Ingrese al menú Archivos. 2. Seleccione la opción Tablas. 3. Seleccione la opción Clasificación de Terceros con solo darle un clic en la pestaña. A continuación se desplegará la siguiente ventana:
- 188. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Después se presiona la tecla Insert para crear la nueva Clasificación de Terceros, seguidamente le aparecerá las nuevas casillas en blanco, listas para insertar la nueva información. Diligencie la siguiente información: Código: Digite el código con el cual se va ha identificar la Clasificación del Tercero dentro del sistema, se recomienda que no deje espacios o puntos entre los números que identificarán al registro de Clasificación del Tercero. Descripción: Introduzca aquí el nombre con el cual se identificará la Clasificación del Tercero, tenga en cuenta la claridad de la descripción ya que es un dato muy importante. RECUERDE... Si se equivocó o no está de acuerdo con la información presione clic en el botón lateral del registro para marcarlo y presione la tecla Supr si lo desea borrar, si desea modificar un campo en especial solo da clic sobre él y digita la información respectiva. Si no recuerda algún dato, realice la respectiva consulta con la ayuda del botón Buscar. 3.1.9 Como Crear Empresas de Comunicaciones Esta opción le permite al usuario registrar o actualizar los datos de las diferentes Empresas de Comunicaciones que existen en el medio. Para la creación de una nueva Empresa de Comunicaciones solo se digita la identificación de la misma, con todos los datos correspondientes para el registro: 1. Ingrese al menú Archivos. 2. Seleccione la opción Tablas. 3. Seleccione la opción Empresas de Comunicaciones con solo darle un clic en la pestaña. A continuación se desplegará la siguiente ventana:
- 189. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Después se presiona la tecla Insert para crear la nueva Empresa de Comunicaciones, seguidamente le aparecerá las nuevas casillas en blanco, listas para insertar la nueva información. Diligencie la siguiente información: Código: Digite el código con el cual se va ha identificar la Empresa de Comunicaciones dentro del sistema, se recomienda que no deje espacios o puntos entre los números que identificarán al registro de la Empresa de Comunicaciones. Nombre: Introduzca aquí el nombre con el cual se identificará la Empresa de Comunicaciones, tenga en cuenta la claridad de este campo, ya que es un dato muy importante. Teléfono: Introduzca aquí el número telefónico para la ubicación y atención de los inconvenientes que se tengan con sus servicios. Observaciones: Aquí puede introducir los demás datos que tenga sobre información relacionada con la Empresa de Comunicaciones o detalles a tener en cuenta en este registro. RECUERDE…
- 190. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Si se equivocó o no está de acuerdo con la información presione clic en el botón lateral del registro para marcarlo y presione la tecla Supr si lo desea borrar, si desea modificar un campo en especial solo da clic sobre él y digita la información respectiva. Si no recuerda algún dato, realice la respectiva consulta con la ayuda del botón Buscar. 3.1.10 Como Crear Tipos de IVA Esta opción le permite al usuario registrar o actualizar los datos de los Tipos IVA que se irán a grabar al momento de Vender o Comprar. Para la creación de un nuevo Tipo de IVA solo se digita la identificación del mismo, con todos los datos correspondientes para el registro: 1. Ingrese al menú Archivos. 2. Seleccione la opción Tablas. 3. Seleccione la opción Tipos de IVA con solo darle un clic en la pestaña. A continuación se desplegará la siguiente ventana: Después se presiona la tecla Insert para crear el nuevo Tipo de IVA, seguidamente le aparecerá las nuevas casillas en blanco, listas para insertar la nueva información.
- 191. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Diligencie la siguiente información: Código: Digite el código con el cual se va ha identificar el Tipo de IVA dentro del sistema, se recomienda que no deje espacios o puntos entre los números que identificarán al registro del Tipo de IVA. Porcentaje: Digite el valor porcentual en números del Impuesto al Valor Agregado que se aplicará a diferentes artículos o servicios. Cuenta IVA Compras: Introduzca el código correspondiente a la Cuenta Contable Auxiliar de IVA en Compras (Código según su Plan de Cuentas). Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Plan de Cuentas. Cuenta IVA Ventas: Introduzca el código correspondiente a la Cuenta Contable Auxiliar de IVA en Ventas(Código según su Plan de Cuentas). Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Plan de Cuentas. Cuenta IVA Dev. Compras: Digite el código correspondiente a la Cuenta Contable Auxiliar de IVA en Devoluciones en Compras (Código según su Plan de Cuentas). Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Plan de Cuentas. Cuenta IVA Dev. Ventas: Introduzca el código correspondiente a la Cuenta Contable Auxiliar de IVA en Devoluciones en Ventas (Código según su Plan de Cuentas). Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Plan de Cuentas. RECUERDE... Si se equivocó o no está de acuerdo con la información presione clic en el botón lateral del registro para marcarlo y presione la tecla Supr si lo desea borrar, si desea modificar un campo en especial solo da clic sobre él y digita la información respectiva.
- 192. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Si no recuerda algún dato, realice la respectiva consulta con la ayuda del botón Buscar. 3.1.11 Como Crear Tipos de ICA Esta opción le permite al usuario registrar o actualizar los datos de los Tipos de ICA que se irán a manejar al momento de Comprar o Vender. Para la creación de un nuevo Tipo de ICA solo se digita la identificación del mismo, con todos los datos correspondientes para el registro: 1. Ingrese al menú Archivos. 2. Seleccione la opción Tablas. 3. Seleccione la opción Tipos de ICA con solo darle un clic en la pestaña. A continuación se desplegará la siguiente ventana: Después se presiona la tecla Insert para crear el nuevo Tipo de ICA, seguidamente le aparecerá las nuevas casillas en blanco, listas para insertar la nueva información. Diligencie la siguiente información: Porcentaje: Introduzca el valor porcentual en números del Tipo de ICA que se generara por la operación de compra o venta. Cuenta ICA: Introduzca el código correspondiente a la Cuenta Contable Auxiliar de ICA dependiendo si es de compras o de ventas (Código según su Plan de Cuentas). Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Plan de Cuentas. Tipo: Debe seleccionar el Tipo de operación correspondiente al registro que esta insertando ya sea compra o venta según el Tipo de ICA que está creando.
- 193. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia RECUERDE... Si se equivocó o no está de acuerdo con la información presione clic en el botón lateral del registro para marcarlo y presione la tecla Supr si lo desea borrar, si desea modificar un campo en especial solo da clic sobre él y digita la información respectiva. Si no recuerda algún dato, realice la respectiva consulta con la ayuda del botón Buscar. 3.1.12 Como Crear Grupos Contables de Artículos Esta opción le permite al usuario registrar o actualizar los datos de los diferentes Grupos Contables de Artículos que serán necesarios para el manejo contable de los diferentes productos o servicios. Para la creación de un nuevo Grupo Contable de Artículos solo se digita la identificación del mismo, con todos los datos correspondientes para el registro: 1. Ingrese al menú Archivos. 2. Seleccione la opción Tablas. 3. Seleccione la opción Grupo Contable de Artículos con solo darle un clic en la pestaña. A continuación se desplegará la siguiente ventana:
- 194. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Después se presiona la tecla Insert para crear el nuevo Grupo Contable de Artículos, seguidamente le aparecerá las nuevas casillas en blanco, listas para insertar la nueva información. Diligencie la siguiente información: Código: Digite el código con el cual se va ha identificar el Grupo Contable de Artículos dentro del sistema, se recomienda que no deje espacios o puntos entre los números que identificarán al registro del Grupo Contable de Artículos. Descripción: Introduzca aquí el nombre con el cual se identificará el Grupo Contable de Artículos, tenga en cuenta la claridad de la descripción ya que es un dato muy importante. Inventarios: Inventario: Introduzca el código correspondiente a la Cuenta Contable Auxiliar de Inventario para este Grupo Contable de Artículos (Código según su Plan de Cuentas). Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Plan de Cuentas. Dev. en Compras: Digite el código correspondiente a la Cuenta Contable Auxiliar de Devoluciones en Compras para este Grupo Contable de Artículos (Código según su Plan de Cuentas). Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Plan de Cuentas. Imp. Consumo: Introduzca el código correspondiente a la Cuenta Contable Auxiliar de Impuesto al Consumo para este Grupo Contable de Artículos (Código según su Plan de Cuentas). Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Plan de Cuentas. Ajuste x Inf. DB: Digite el código correspondiente a la Cuenta Contable Auxiliar Debito de los Ajustes por Inflación para este Grupo Contable de Artículos (Código según su Plan de Cuentas). Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Plan de Cuentas.
- 195. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Ajuste x Inf. CR: Introduzca el código correspondiente a la Cuenta Contable Auxiliar Crédito de los Ajustes por Inflación para este Grupo Contable de Artículos (Código según su Plan de Cuentas). Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Plan de Cuentas. Ventas: Ingresos: Introduzca el código correspondiente a la Cuenta Contable Auxiliar de Ingresos por Ventas para este Grupo Contable de Artículos (Código según su Plan de Cuentas). Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Plan de Cuentas. Dev. en Ventas: Digite el código correspondiente a la Cuenta Contable Auxiliar de Devoluciones en Ventas para este Grupo Contable de Artículos (Código según su Plan de Cuentas). Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Plan de Cuentas. Costo de Ventas: Introduzca el código correspondiente a la Cuenta Contable Auxiliar de Costo de Ventas para este Grupo Contable de Artículos (Código según su Plan de Cuentas). Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Plan de Cuentas. Imp. Consumo: Digite el código correspondiente a la Cuenta Contable Auxiliar de Impuesto al Consumo en Ventas para este Grupo Contable de Artículos(Código según su Plan de Cuentas). Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Plan de Cuentas. Producción: Inv. Prod. Proceso: Introduzca el código correspondiente a la Cuenta Contable Auxiliar de Inventario de Productos en Proceso para este Grupo Contable de Artículos (Código según su Plan de Cuentas). Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Plan de Cuentas.
- 196. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Costos Dir. M. Prima: Digite el código correspondiente a la Cuenta Contable Auxiliar de Costos Directos de Materia Prima para este Grupo Contable de Artículos (Código según su Plan de Cuentas). Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Plan de Cuentas. Costos Mano-Obra: Introduzca el código correspondiente a la Cuenta Contable Auxiliar de Costos de mano de Obra para este Grupo Contable de Artículos(Código según su Plan de Cuentas). Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Plan de Cuentas. Consumos de Materia Prima a Indirectos: Introduzca el código correspondiente a la Cuenta Contable Auxiliar de Consumos de Materia Prima a Indirectos para este Grupo Contable de Artículos (Código según su Plan de Cuentas). Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Plan de Cuentas. Remisiones: Entrada Débito: Introduzca el código correspondiente a la Cuenta Contable Auxiliar Debito de las Remisiones de Entrada para este Grupo Contable de Artículos (Código según su Plan de Cuentas). Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Plan de Cuentas. Entrada Crédito: Digite el código correspondiente a la Cuenta Contable Auxiliar Crédito de Remisiones de Entrada para este Grupo Contable de Artículos (Código según su Plan de Cuentas). Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Plan de Cuentas. Salida Débito: Introduzca el código correspondiente a la Cuenta Contable Auxiliar Debito de Remisiones de Salida para este Grupo Contable de Artículos(Código según su Plan de Cuentas). Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Plan de Cuentas.
- 197. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Salida Crédito: Digite el código correspondiente a la Cuenta Contable Auxiliar Crédito de Remisiones de Salida para este Grupo Contable de Artículos (Código según su Plan de Cuentas). Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Plan de Cuentas. Tesorería: Concepto Compras: Digite el código correspondiente al concepto de Tesorería por Compras para este Grupo Contable de Artículos. Si desea desplegar los diferentes conceptos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Conceptos. Ver Cómo crear Conceptos. Concepto Dev. Compras: Introduzca el código correspondiente al concepto de Tesorería por Devoluciones en Compras para este Grupo Contable de Artículos. Si desea desplegar los diferentes conceptos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Conceptos. Ver Cómo crear Conceptos. Cartera: Concepto Ventas: Digite el código correspondiente al concepto de cartera por Ventas para este Grupo Contable de Artículos. Si desea desplegar los diferentes conceptos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Conceptos. Concepto Dev. Ventas: Digite el código correspondiente al concepto de cartera por Devoluciones en Ventas para este Grupo Contable de Artículos. Si desea desplegar los diferentes conceptos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Conceptos. Ver Cómo crear Conceptos. RECUERDE… Si se equivocó o no está de acuerdo con la información presione clic en el botón lateral del registro para marcarlo y presione la tecla Supr si lo desea borrar, si desea modificar un campo en especial solo da clic sobre él y digita la información respectiva.
- 198. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Si no recuerda algún dato, realice la respectiva consulta con la ayuda del botón Buscar. 3.1.13 Como Crear Líneas de Artículos Esta opción le permite al usuario registrar o actualizar los datos de las diferentes Líneas de Artículos que se manejaran para los diferentes informes estadísticos. Para la creación de una nueva Línea de Artículos solo se digita la identificación del mismo, con todos los datos correspondientes para el registro: 1. Ingrese al menú Archivos. 2. Seleccione la opción Tablas. 3. Seleccione la opción Líneas de Artículos con solo darle un clic en la pestaña. A continuación se desplegará la siguiente ventana: Después se presiona la tecla Insert para crear la nueva Línea de Artículos, seguidamente le aparecerá las nuevas casillas en blanco, listas para insertar la nueva información. Diligencie la siguiente información: Código: Digite el código con el cual se va ha identificar la Línea de Artículos dentro del sistema, se recomienda que no deje espacios o puntos entre los números que identificarán al registro de la Línea Artículos.
- 199. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Descripción: Introduzca aquí el nombre con el cual se identificará la Línea de Artículos, tenga en cuenta la claridad de la descripción ya que es un dato muy importante. RECUERDE... Si se equivocó o no está de acuerdo con la información presione clic en el botón lateral del registro para marcarlo y presione la tecla Supr si lo desea borrar, si desea modificar un campo en especial solo da clic sobre él y digita la información respectiva. Si no recuerda algún dato, realice la respectiva consulta con la ayuda del botón Buscar. 3.1.14 Como Crear Bancos Esta opción le permite al usuario registrar o actualizar los datos de los diferentes Bancos que se manejan en la empresa. Para la creación de un nuevo Banco solo se digita la identificación del mismo, con todos los datos correspondientes para el registro: 1. Ingrese al menú Archivos. 2. Seleccione la opción Tablas. 3. Seleccione la opción Bancos con solo darle un clic en la pestaña. A continuación se desplegará la siguiente ventana:
- 200. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Después se presiona la tecla Insert para crear el nuevo Banco, seguidamente le aparecerá las nuevas casillas en blanco, listas para insertar la nueva información. Diligencie la siguiente información: Código: Digite el código con el cual se va ha identificar el Banco dentro del sistema, se recomienda que no deje espacios o puntos entre los números que identificarán al registro del Banco. Nombre: Introduzca aquí el nombre con el cual se identificará el Banco, tenga en cuenta la claridad de la descripción ya que es un dato muy importante. Cuenta No: Introduzca aquí la cuenta corriente o de ahorros con la cual se identifica el Banco, tenga en cuenta la claridad de este número, ya que es un dato muy importante Cuenta Contable: Digite el código correspondiente a la cuenta contable para este Banco. Si desea desplegar los diferentes cuentas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Cuentas. El Botón se usa para configurar las coordenadas o ubicaciones de los datos en el momento de la impresión de los comprobantes con cheque en el Módulo de Contabilidad. RECUERDE… Si se equivocó o no está de acuerdo con la información presione clic en el botón lateral del registro para marcarlo y presione la tecla Supr si lo desea borrar, si desea modificar un campo en especial solo da clic sobre él y digita la información respectiva. Si no recuerda algún dato, realice la respectiva consulta con la ayuda del botón Buscar.
- 201. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 3.1.15 Como Crear Conceptos Esta opción le permite al usuario registrar o actualizar los datos de los diferentes Conceptos que se manejan en la empresa para la integración con cartera. Para la creación de un nuevo Concepto solo se digita la identificación del mismo, con todos los datos correspondientes para el registro: 1. Ingrese al menú Archivos. 2. Seleccione la opción Tablas. 3. Seleccione la opción Conceptos con solo darle un clic en la pestaña. A continuación se desplegará la siguiente ventana: Después se presiona la tecla Insert para crear el nuevo Banco, seguidamente le aparecerá las nuevas casillas en blanco, listas para insertar la nueva información. Diligencie la siguiente información: Código: Digite el código con el cual se va ha identificar el Concepto dentro del sistema, se recomienda que no deje espacios o puntos entre los números que identificarán al registro del Concepto. Descripción: Introduzca aquí el nombre con el cual se identificará el Concepto, tenga en cuenta la claridad de la descripción ya que es un dato muy importante. Tipo: Debe seleccionar el Tipo de operación correspondiente al registro que esta insertando ya sea Ingreso o Egreso según el Concepto que está creando.
- 202. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Cuenta Concepto: Introduzca el código correspondiente a la Cuenta Contable Auxiliar del Concepto de Ingresos o Egresos (Código según su Plan de Cuentas). Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Plan de Cuentas. Cuenta Cartera: Digite el código correspondiente a la Cuenta Contable Auxiliar de Cartera para este Concepto (Código según su Plan de Cuentas). Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Plan de Cuentas. IVA del Concepto: Digite el código correspondiente al Tipo de IVA que se ira a manejar para este Concepto de Ingresos o Egresos. Si desea desplegar los diferentes Tipos de IVA de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Tipos de IVA. Concepto Tipo Transferencia: Debes seleccionar la casilla si el Concepto es de Tipo Transferencia de Entrada o de Salida, en caso de que no aplique lo anterior se deja en blanco. Ver Cómo crear Tipos de IVA. RECUERDE… Si se equivocó o no está de acuerdo con la información presione clic en el botón lateral del registro para marcarlo y presione la tecla Supr si lo desea borrar, si desea modificar un campo en especial solo da clic sobre él y digita la información respectiva. Si no recuerda algún dato, realice la respectiva consulta con la ayuda del botón Buscar. 3.1.16 Como Crear Prefijos de Documentos Esta opción le permite al usuario registrar o actualizar los datos de los Prefijos de los Documentos. Aplica para cuando p.e. si se desean diferenciar las ventas de contado y a crédito cada una tendría un prefijo, CO y CR, donde se manejan talonarios para cada grupo de ventas con consecutivos por cada prefijo para controlarlos y diferenciarlos. Para la creación de un nuevo Prefijo solo se digita la identificación del mismo, con todos los datos correspondientes para el registro:
- 203. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 1. Ingrese al menú Archivos. 2. Seleccione la opción Tablas. 3. Seleccione la opción Prefijos de Documentos con solo darle un clic en la pestaña. A continuación se desplegará la siguiente ventana: Después se presiona la tecla Insert para crear el nuevo Prefijo, seguidamente le aparecerá las nuevas casillas en blanco, listas para insertar la nueva información. Diligencie la siguiente información: Código: Digite el código con el cual se va ha identificar el Prefijo dentro del sistema, se recomienda que no deje espacios o puntos entre los números que identificarán al registro del Prefijo. Descripción: Introduzca aquí el nombre con el cual se identificará el Prefijo, tenga en cuenta la claridad de la descripción ya que es un dato muy importante. RECUERDE… Si se equivocó o no está de acuerdo con la información presione clic en el botón lateral del registro para marcarlo y presione la tecla Supr si lo desea borrar, si desea modificar un campo en especial solo da clic sobre él y digita la información respectiva. Si no recuerda algún dato, realice la respectiva consulta con la ayuda del botón Buscar.
- 204. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 3.2 PROCESOS DE LA INFORMACIÓN 3.2.1 Cómo Crear Compras Esta opción le permite elaborar o ingresar las compras de todos los productos o servicios que la empresa adquiere mediante su procedimiento de obtención o compra de artículos o servicios. Con esta opción se puede realizar el documento de la Compra e ingresar la misma al inventario en las diferentes bodegas. 1. Ingrese al menú Compras. 2. Seleccione la opción Compras con solo darle un clic en la pestaña. A continuación se desplegará la siguiente ventana: Para insertar un nuevo documento solo debe presionar la tecla Insert o presionando el botón correspondiente y seguidamente aparecerá la siguiente ventana con todos los campos en blanco, listos para insertar la correspondiente información.
- 205. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Diligencie la siguiente información: Número: Digite el código correspondiente al prefijo del documento de compra y seguidamente el número asignado a la compra. El sistema le sugiere al usuario un prefijo y un número consecutivo dependiendo del tipo de prefijo que haya escogido. Fecha: En este campo el sistema propone la fecha, tomándola del sistema operativo para el tipo de documento que se esta elaborando. Este campo puede ser modificado por el usuario, siguiendo el formato correcto de la fecha dd/mm/aaaa (día/mes/año). Nº Factura: Número que tiene físicamente la factura de compra entregada por el proveedor. Asentada: En este campo el sistema propone la fecha, tomándola del sistema operativo para el tipo de documento que se esta elaborando en el momento que el usuario asienta el documento. Este campo no es modificable por el usuario. Un documento puede digitarse y luego asentarse la transacción, para que tenga incidencia en el kardex, y genere a Tesorería el documento cuando es a crédito. Si es necesario modificarlo después de asentado se usa la tecla [F3] para reversarla, siempre y cuando el usuario tenga el permiso para hacerlo.
- 206. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Proveedor: Digite el código correspondiente al Tercero que está clasificado como Proveedor, el cual le suministra el producto o servicio. Si desea desplegar los diferentes Terceros de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana. Ver Cómo crear Terceros. Vendedor: Introduzca el código correspondiente al Tercero que esta clasificado como Vendedor, el cual es el intermediario entre la empresa que suministra el producto o servicio y la entidad que lo adquiere. Si desea desplegar los diferentes Terceros de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana. Ver Cómo crear Terceros. Forma de Pago: Debe seleccionar la Forma de Pago correspondiente al registro o compra que esta insertando. Si desea desplegar las diferentes Formas de Pago de clic en el botón y aparecerá el listado de las opciones que puede escoger (Contado y Crédito). Si escoge a crédito le preguntará el plazo en días. Banco: Digite el código correspondiente al Banco de donde ira a deducir el efectivo para el pago de la compra, en caso que la forma de pago sea de contado. Si desea desplegar los diferentes Bancos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana. Ver Cómo crear Bancos. Documento: Introduzca el número del documento cambiario por el cual se hizo el pago de la compra. Si la compra se realizó mediante un cheque, se debe de digitar el número correspondiente a este documento. Observaciones: Aquí puede introducir los demás datos que tenga sobre información relacionada con la Compra o detalles a tener en cuenta en este registro. R. Fte.: Digite el número o valor en porcentaje de la Retención en la Fuente que se le realizó a la compra. En caso de que no se le haya hecho Retención en la Fuente, se deja este campo con el valor de cero (0). R. ICA x M: Digite él número o valor en porcentaje del impuesto anticipado de industria y comercio y esta expresado en miles de pesos. En caso de que no se le haya realizado este cobro, se deja este campo con el valor de cero (0).
- 207. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia R. IVA: Digite el número o valor en porcentaje de la Retención en IVA que se le realizó a la compra. En caso de que no se le haya hecho Retención en IVA, se deja este campo con el valor de cero (0). Vr. Base: En este campo el sistema muestra el Valor Base sobre el cual se realizará cualquier clase de descuento que este configurado en esta compra. Vr. IVA: El sistema en este campo muestra el Valor que se gravará sobre el valor base de la compra por productos o servicios con Impuesto al Valor Agregado. Ad. Exento: En este campo el sistema muestra el valor que se gravará a los artículos que no tienen gravado IVA pero se le cobra el impuesto de adicional exento. I. Consumo: Aquí el sistema muestra el valor del impuesto que se cobrará a los artículos que pertenecen a la línea de licores y cigarrillos. Vr. Total: El sistema en este campo muestra el valor total que se debe pagar por la compra antes de realizar cualquier clase de descuento. Descuentos: Aquí el sistema muestra el valor total de los descuentos que se le aplicarán al valor total de la compra. Vr. Neto: El sistema en este campo muestra el valor total de la compra, después de haber deducido los respectivos descuentos. Vr. R. Fte: Aquí el sistema muestra el valor que se gravó sobre la compra correspondiente a Retención en la Fuente. Vr. R. IVA: El sistema en este campo muestra el valor que se gravó sobre valor base de la compra con respecto al Rete IVA. Vr. R. ICA: Aquí el sistema muestra el valor que se gravó sobre el valor base de la compra con respecto al Rete ICA. Después de haber insertado toda la información principal del documento que se está elaborando, seguidamente debe insertar los datos del detalle de la compra, con todos los datos correspondientes.
- 208. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Artículo: Introduzca el código correspondiente al Artículo o servicio que adquirió de su proveedor. Si desea desplegar los diferentes Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Artículos. Ver Cómo crear Artículos. Bodega: Digite el código correspondiente a la Bodega, donde el anterior Artículo modificará su inventario. Si desea desplegar los diferentes Bodegas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Bodegas. Ver Cómo crear Bodegas. Tipo Unidad: Debe seleccionar el Tipo de Unidad correspondiente al registro ó Artículo que esta insertando. Si desea desplegar las diferentes Tipos de Unidad de clic en el botón y aparecerá el listado de las opciones que puedes escoger (Mayor y Detal). Costo Unidad: Introduzca el valor en dígitos del costo de cada unidad de este Artículo, dicho valor tiene que ser exacto para tener un buen manejo sobre estos costos. Descuento: Digite el valor en números del porcentaje de descuento que le otorga el proveedor al anterior Artículo. Cantidad: Introduzca el valor de la cantidad que se compró de este Artículo, mediante este documento al respectivo proveedor. Porcentaje IVA: Digite el valor en números del porcentaje de Impuesto al Valor Agregado (IVA) que se le cargará al correspondiente Artículo.
- 209. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Imp. Consumo: Digite el valor del porcentaje que se cobra por la compra o consumo de este Artículo. Nro. Remisión: Digite el número de la Remisión donde se relacionó este Artículo para realizar su respectiva compra. Si desea desplegar los diferentes Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Artículos. Ver Cómo crear Artículos. Nro. Pedido: Digite el número de Pedido donde se relacionó este Artículo para realizar su respectiva compra. Si desea desplegar los diferentes Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Artículos. Ver Cómo crear Artículos RECUERDE… Para registrar físicamente el documento debe utilizar el botón o presionar la tecla F2 o si desea reversar el documento para ser modificado debe presionar el botón o presionar la tecla F3. Si se equivocó o no está de acuerdo con la información presione clic en el botón lateral del registro para marcarlo y presione la tecla Supr si lo desea borrar, si desea modificar un campo en especial solo da clic sobre él y digita la información respectiva. Si no recuerda algún dato, realice la respectiva consulta con la ayuda del botón Buscar. Si desea ver las compras realizadas durante todos los periodos solo necesita presionar el Botón. Si desea Copiar la factura como otro documento solo necesita presionar el Botón.
- 210. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Si desea importar artículos de otro documento solo debe presionar el Botón 3.2.2 Cómo Crear Remisiones de Entrada Para el manejo de remisiones de entrada. Así, una mercancía pudo haberse recibido con una remisión la cual se digita con el objeto de tener la mercancía para facturar, posteriormente se digita la factura con sus costos aclarando los números de remisión a los cuales hace referencia esta factura. Mediante esta opción el módulo de Inventario le permite al usuario introducir las Remisiones que no fueron establecidas como compras y así afectar el respectivo inventario físico en las diferentes bodegas. En esta opción se debe insertar el documento correspondiente a la remisión de entrada con todos sus respectivos parámetros de entrada. 1. Ingrese al menú Compras. 2. Seleccione la opción Remisiones de Entrada con solo darle un clic en la pestaña. A continuación se desplegará la siguiente ventana: Para insertar un nuevo documento solo debe presionar la tecla Insert o presionando el botón correspondiente y seguidamente aparecerá la siguiente ventana con todos los campos en blanco, listos para insertar la Correspondiente información.
- 211. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Diligencie la siguiente información: Número: Digite el código correspondiente al prefijo del documento de Remisión de Entrada y seguidamente el número asignado a la respectiva remisión. El sistema le sugiere al usuario un prefijo y un número consecutivo dependiendo del tipo de prefijo que haya escogido. Fecha: En este campo el sistema propone la fecha, tomándola del sistema operativo para el tipo de documento que se está elaborando. Este campo puede ser modificado por el usuario, siguiendo el formato correcto de la fecha dd/mm/aaaa (día/mes/año). Asentada: En este campo el sistema propone la fecha, tomándola del sistema operativo para el tipo de documento que se está elaborando en el momento que el usuario asienta el documento. Este campo no es modificable por el usuario. Proveedor: Digite el código correspondiente al Tercero que esta clasificado como Proveedor, el cual le suministro el producto o servicio. Si desea desplegar las diferentes Terceros de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana. Ver Cómo crear Terceros.
- 212. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Vendedor: Introduzca el código correspondiente al Tercero que esta clasificado como Vendedor, el cual es el intermediario entre la empresa que suministra el producto o servicio y la entidad que lo adquiere. Si desea desplegar las diferentes Terceros de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana. Ver Cómo crear Terceros. Forma de Pago: Debe seleccionar la Forma de Pago correspondiente al registro o remisión que esta insertando. Si desea desplegar las diferentes Formas de Pago de clic en el botón y aparecerá el listado de las opciones que puede escoger (Contado y Crédito). Banco: Digite el código correspondiente al Banco de donde ira a deducir el efectivo para el pago de la remisión, en caso que la forma de pago sea de contado. Si desea desplegar las diferentes Bancos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana. Ver Cómo crear Bancos. Documento: Introduzca el número del documento cambiario por el cual se hizo el pago de la remisión. Si el pago de la remisión de entrada se realizó mediante un cheque, se debe de digitar el número correspondiente a este documento. Observaciones: Aquí puede introducir los demás datos que tenga sobre información relacionada con la Remisión de Entrada o detalles a tener en cuenta en este registro. R. Fte: Digite el número o valor en porcentaje de la Retención en la Fuente que se le realizó a la remisión de entrada. En caso de que no se le haya hecho Retención en la Fuente, se deja este campo con el valor de cero (0). R. ICA x M: Digite él número o valor en porcentaje del impuesto anticipado de industria y comercio y esta expresado en miles de pesos. En caso de que no se le realizado este cobro, se deja este campo con el valor de cero (0). R. IVA: Digite el número o valor en porcentaje de la Retención en IVA que se le realizó a la remisión de entrada. En caso de que no se le haya hecho Retención en IVA, se deja este campo con el valor de cero (0). Vr. Base: En este campo el sistema muestra el Valor Base sobre el cual se realizara cualquier clase de descuento que este configurado en esta remisión. Vr. IVA: El sistema en este campo muestra el Valor que se gravara sobre el valor base de la remisión por productos o servicios con Impuesto al Valor Agregado.
- 213. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Ad. Exento: En este campo el sistema muestra el valor que se gravara a los artículos que no tienen gravado IVA pero se le cobra el impuesto de adicional exento. I. Consumo: Aquí el sistema muestra el valor del impuesto que se cobrara a los artículos que pertenecen a la línea de licores y cigarrillos. Vr. Total: El sistema en este campo muestra el valor total que se debe pagar por la remisión antes de realizar cualquier clase de descuento. Descuentos: Aquí el sistema muestra el valor total de los descuentos que se le aplicaran al valor total de la remisión. Vr. Neto: El sistema en este campo muestra el valor total de la remisión, después de haber deducido los respectivos descuentos. Vr. R. Fte: Aquí el sistema muestra el valor que se gravo sobre la remisión correspondiente a Retención en la Fuente. Vr. R. IVA: El sistema en este campo muestra el valor que se gravo sobre valor base de la remisión con respecto al Rete IVA. Vr. R. ICA: Aquí el sistema muestra el valor que se gravo sobre el valor base de la remisión con respecto al Rete ICA. Después de haber insertado toda la información principal del documentó que se esté elaborando, seguidamente debe insertar los datos del detalle de la remisión, con todos los datos correspondientes.
- 214. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Diligencie la siguiente información: Artículo: Introduzca el código correspondiente al Artículo o servicio que adquirió de su proveedor. Si desea desplegar los diferentes Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Artículos. Ver Cómo crear Artículos. Bodega: Digite el código correspondiente a la Bodega, donde el anterior Artículo modificara su inventario. Si desea desplegar los diferentes Bodegas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Bodegas. Ver Cómo crear Bodegas. Tipo Unidad: Debe seleccionar el Tipo de Unidad correspondiente al registro ó Artículo que estas insertando. Si desea desplegar las diferentes Tipos de Unidad de clic en el botón y aparecerá el listado de las opciones que puedes escoger (Mayor y Detal). Costo Unidad: Introduzca el valor en dígitos del costo de cada unidad de este Artículo, dicho valor tiene que ser exacto para tener un buen manejo sobre estos costos. Descuento: Digite el valor en números del porcentaje de descuento que le otorga el proveedor al anterior Artículo. Cantidad: Introduzca el valor de la cantidad que se compro de este Artículo, mediante este documento al respectivo proveedor. Porcentaje IVA: Digite el valor en números del porcentaje de Impuesto al Valor Agregado (IVA) que se le cargara al correspondiente Artículo. Imp. Consumo: Digite el valor del porcentaje que se cobra por la compra o consumo de este Artículo. Rem. Salida: Digite el número de la Remisión Salida donde se relacionó este Artículo para realizar su devolución. Es la forma de hacer las devoluciones en las remisiones, las de entrada se hacen con remisiones de salida y las de salida con las de entrada. Si desea desplegar las diferentes Remisiones de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Remisiones. Ver Cómo crear Remisiones de salida.
- 215. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Nro. Pedido: Digite el número de Pedido donde se relaciono este Artículo para realizar su respectiva compra. Si desea desplegar los diferentes Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Artículos. Ver Cómo crear Artículos RECUERDE... Para registrar físicamente el documento debe utilizar el botón o presionar la tecla F2 o si desea reversar el documento para ser modificado debe presionar el botón o presionar la tecla F3. Si se equivocó o no está de acuerdo con la información presione clic en el botón lateral del registro para marcarlo y presione la tecla Supr si lo desea borrar, si desea modificar un campo en especial solo da clic sobre él y digita la información respectiva. Si no recuerda algún dato, realice la respectiva consulta con la ayuda del botón Buscar. Si desea ver las compras realizadas durante todos los periodos solo necesita presionar el Botón. Si desea Copiar la factura como otro documento solo necesita presionar el Botón. Si desea importar artículos de otro documento solo debes presionar el Botón 3.2.3 Cómo Crear Devoluciones en Compra Esta opción le permite al usuario realizar las devoluciones de productos que se compraron al respectivo proveedor y que por algún motivo no fueron aceptados por la empresa. Mediante esta opción se realiza el respectivo documento de Devoluciones en Compra y así formalizar la respectiva devolución con el proveedor del producto.
- 216. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 1. Ingrese al menú Compras. 2. Seleccione la opción Devoluciones en Compra con solo darle un clic en la pestaña. A continuación se desplegará la siguiente ventana: Para insertar un nuevo documento solo debes presionar la tecla Insert o presionando el botón correspondiente y seguidamente aparecerá la siguiente ventana con todos los campos en blanco, listos para insertar la correspondiente información.
- 217. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Diligencie la siguiente información: Número: Digite el código correspondiente al prefijo del documento de Devolución en Compra y seguidamente el número asignado a la respectiva devolución. El sistema le sugiere al usuario un prefijo y un número consecutivo dependiendo del tipo de prefijo que haya escogido. Fecha: En este campo el sistema propone la fecha, tomándola del sistema operativo para el tipo de documento que se está elaborando. Este campo puede ser modificado por el usuario, siguiendo el formato correcto de la fecha dd/mm/aaaa (día/mes/año). Asentada: En este campo el sistema propone la fecha, tomándola del sistema operativo para el tipo de documento que se está elaborando en el momento que el usuario asienta el documento. Este campo no es modificable por el usuario. Proveedor: Digite el código correspondiente al Tercero que está clasificado como Proveedor, el cual le suministro el producto o servicio. Si desea desplegar las diferentes Terceros de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana. Ver Cómo crear Terceros. Vendedor: Introduzca el código correspondiente al Tercero que está clasificado como Vendedor, el cual es el intermediario entre la empresa que suministra el producto o servicio y la entidad que lo adquiere. Si desea desplegar las diferentes Terceros de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana. Ver Cómo crear Terceros. Forma de Pago: Debe seleccionar la Forma de Pago correspondiente al registro o devolución que estas insertando. Si desea desplegar las diferentes Formas de Pago de clic en el botón y aparecerá el listado de las opciones que puedes escoger (Contado y Crédito). Banco: Digite el código correspondiente al Banco del cual se realizo la deducción del efectivo para el pago de la compra, en caso que la forma de pago sea de contado. Si desea desplegar las diferentes Bancos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana. Ver Cómo crear Bancos.
- 218. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Documento: Introduzca el número del documento cambiario por el cual se hizo el pago de la compra. Si el pago de la compra se realizo mediante un cheque, se debe de digitar el número correspondiente a este documento. Observaciones: Aquí puedes introducir los demás datos que tengas sobre información relacionada con la Devolución en Compra o detalles a tener en cuenta en este registro. R. Fte: Digite el número o valor en porcentaje de la Retención en la Fuente que se le realizo a la compra. En caso de que no se le haya hecho Retención en la Fuente, se deja este campo con el valor de cero (0). R. ICA x M: Digite él número o valor en porcentaje del impuesto anticipado de industria y comercio y esta expresado en miles de pesos. En caso de que no se le realizado este cobro, se deja este campo con el valor de cero (0). R. IVA: Digite el número o valor en porcentaje de la Retención en IVA que se le realizo a la compra. En caso de que no se le haya hecho Retención en IVA, se deja este campo con el valor de cero (0). Vr. Base: En este campo el sistema muestra el Valor Base sobre el cual se realizara cualquier clase de descuento que este configurado en esta devolución. Vr. IVA: El sistema en este campo muestra el Valor que se gravara sobre el valor base de la remisión por productos o servicios con Impuesto al Valor Agregado. Ad. Exento: En este campo el sistema muestra el valor que se gravara a los artículos que no tienen gravado IVA pero se le cobra el impuesto de adicional exento. I. Consumo: Aquí el sistema muestra el valor del impuesto que se cobrara a los artículos que pertenecen a la línea de licores y cigarrillos. Vr. Total: El sistema en este campo muestra el valor total que cuesta esta devolución antes de realizar cualquier clase de descuento. Descuentos: Aquí el sistema muestra el valor total de los descuentos que se le aplicaran al valor total de la devolución.
- 219. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Vr. Neto: El sistema en este campo muestra el valor total de la devolución, después de haber deducido los respectivos descuentos. Vr. R. Fte: Aquí el sistema muestra el valor que se gravo sobre la devolución correspondiente a Retención en la Fuente. Vr. R. IVA: El sistema en este campo muestra el valor que se gravo sobre valor base de la devolución con respecto al Rete IVA. Vr. R. ICA: Aquí el sistema muestra el valor que se gravo sobre el valor base de la devolución con respecto al Rete ICA. Después de haber insertado toda la información principal del documentó que se está elaborando, seguidamente debes insertar los datos del detalle de la devolución, con todos los datos correspondientes. Diligencie la siguiente información: Artículo: Introduzca el código del Artículo o servicio que desea regresarle o devolverle al respectivo proveedor. Si desea desplegar los diferentes Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Artículos. Ver Cómo crear Artículos. Bodega: Digite el código correspondiente a la Bodega, donde el anterior Artículo modificara su inventario. Si desea desplegar los diferentes Bodegas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Bodegas. Ver Cómo crear Bodegas. Tipo Unidad: Debe seleccionar el Tipo de Unidad correspondiente al registro ó Artículo que estas insertando. Si desea desplegar las diferentes Tipos de Unidad de clic en el botón y aparecerá el listado de las opciones que puedes escoger (Mayor y Detal).
- 220. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Costo Unidad: Introduzca el valor en dígitos del costo de cada unidad de este Artículo, dicho valor tiene que ser exacto para tener un buen manejo sobre estos costos. Descuento: Digite el valor en números del porcentaje de descuento que le otorgo el proveedor al anterior Artículo. Cantidad: Introduzca el valor de la cantidad que se desea devolver de este Artículo, mediante este documento al respectivo proveedor. Porcentaje IVA: Digite el valor en números del porcentaje de Impuesto al Valor Agregado (IVA) que se le cargara al correspondiente Artículo. Imp. Consumo: Digite el valor del porcentaje que se cobra por la compra o consumo de este Artículo. 3.2.4 Cómo Crear Pedidos de Compras Mediante esta opción el usuario del módulo de Inventario puede proyectar las compras con solo realizar los pedidos a los diferentes proveedores. Esta opción permite realizar el respectivo documento de Pedido de Compras y manejar ordenadamente las relaciones de compra con toda la variedad de proveedores. 1. Ingrese al menú Compras. 2. Seleccione la opción Pedidos de Compras con solo darle un clic en la pestaña. A continuación se desplegará la siguiente ventana:
- 221. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Para insertar un nuevo documento solo debes presionar la tecla Insert o presionando el botón correspondiente y seguidamente aparecerá la siguiente ventana con todos los campos en blanco, listos para insertar la correspondiente información. Diligencie la siguiente información: Número: Digite el código correspondiente al prefijo del documento de Pedidos de Compras y seguidamente el número asignado al respectivo pedido. El sistema le sugiere al usuario un prefijo y un número consecutivo dependiendo del tipo de prefijo que haya escogido. Fecha: En este campo el sistema propone la fecha, tomándola del sistema operativo para el tipo de documento que se esta elaborando. Este campo puede ser modificado por el usuario, siguiendo el formato correcto de la fecha dd/mm/aaaa (día/mes/año). Asentada: En este campo el sistema propone la fecha, tomándola del sistema operativo para el tipo de documento que se está elaborando en el momento que el usuario asienta el documento. Este campo no es modificable por el usuario.
- 222. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Proveedor: Digite el código correspondiente al Tercero que está clasificado como Proveedor, el cual le suministra el producto o servicio. Si desea desplegar las diferentes Terceros de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana. Ver Cómo crear Terceros. Vendedor: Introduzca el código correspondiente al Tercero que está clasificado como Vendedor, el cual es el intermediario entre la empresa que suministra el producto o servicio y la entidad que lo adquiere. Si desea desplegar las diferentes Terceros de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana. Ver Cómo crear Terceros. Forma de Pago: Debe seleccionar la Forma de Pago correspondiente al registro o pedido que estas insertando. Si desea desplegar las diferentes Formas de Pago de clic en el botón y aparecerá el listado de las opciones que puedes escoger (Contado y Crédito). Banco: Digite el código correspondiente al Banco del cual se realizara la deducción del efectivo para el pago del pedido, en caso que la forma de pago sea de contado. Si desea desplegar las diferentes Bancos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana. Ver Cómo crear Bancos. Documento: Introduzca el número del documento cambiario con el cual se realizara el pago del pedido. Si el pago del pedido se realizara mediante un cheque, se debe de digitar el número correspondiente a este documento. Observaciones: Aquí puedes introducir los demás datos que tengas sobre información relacionada con el Pedido o detalles a tener en cuenta en este registro. R. Fte: Digite el número o valor en porcentaje de la Retención en la Fuente que se le realizo a la compra. En caso de que no se le haya hecho Retención en la Fuente, se deja este campo con el valor de cero (0). R. ICA x M: Digite él número o valor en porcentaje del impuesto anticipado de industria y comercio y esta expresado en miles de pesos. En caso de que no se le realizado este cobro, se deja este campo con el valor de cero (0). R. IVA: Digite el número o valor en porcentaje de la Retención en IVA que se le realizara al Pedido. En caso de que no se le haya hecho Retención en IVA, se deja este campo con el valor de cero (0).
- 223. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Vr. Base: En este campo el sistema muestra el Valor Base sobre el cual se realizara cualquier clase de descuento que este configurado en esta pedido. Vr. IVA: El sistema en este campo muestra el Valor que se gravara sobre el valor base del pedido por productos o servicios con Impuesto al Valor Agregado. Ad. Exento: En este campo el sistema muestra el valor que se gravara a los artículos que no tienen gravado IVA pero se le cobra el impuesto de adicional exento. I. Consumo: Aquí el sistema muestra el valor del impuesto que se cobrara a los artículos que pertenecen a la línea de licores y cigarrillos. Vr. Total: El sistema en este campo muestra el valor total que cuesta este pedido antes de realizar cualquier clase de descuento. Descuentos: Aquí el sistema muestra el valor total de los descuentos que se le aplicaran al valor total del pedido. Vr. Neto: El sistema en este campo muestra el valor total del pedido, después de haber realizado los respectivos descuentos. Vr. R. Fte: Aquí el sistema muestra el valor que se gravo sobre el pedido, correspondiente a Retención en la Fuente. Vr. R. IVA: El sistema en este campo muestra el valor que se gravo sobre valor base del pedido con respecto al Rete IVA. Vr. R. ICA: Aquí el sistema muestra el valor que se gravo sobre el valor base del pedido con respecto al Rete ICA. Después de haber insertado toda la información principal del documentó que se esté elaborando, seguidamente debes insertar los datos del detalle del pedido, con todos los datos correspondientes.
- 224. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Diligencie la siguiente información: Artículo: Introduzca el código del Artículo o servicio que desea adquirir del correspondiente proveedor. Si desea desplegar los diferentes Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Artículos. Ver Cómo crear Artículos. Bodega: Digite el código correspondiente a la Bodega, donde el anterior Artículo modificara su inventario. Si desea desplegar los diferentes Bodegas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Bodegas. Ver Cómo crear Bodegas. Tipo Unidad: Debe seleccionar el Tipo de Unidad correspondiente al registro ó Artículo que estas insertando. Si desea desplegar las diferentes Tipos de Unidad de clic en el botón y aparecerá el listado de las opciones que puedes escoger (Mayor y Detal). Costo Unidad: Introduzca el valor en dígitos del costo de cada unidad de este Artículo, dicho valor tiene que ser exacto para tener un buen manejo sobre estos costos. Descuento: Digite el valor en números del porcentaje de descuento que le otorgo el proveedor al anterior Artículo. Cantidad: Introduzca el valor de la cantidad que se desea adquirir de este Artículo, mediante este documento al respectivo proveedor. Porcentaje IVA: Digite el valor en números del porcentaje de Impuesto al Valor Agregado (IVA) que se le cargara al correspondiente Artículo.
- 225. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Imp. Consumo: Digite el valor del porcentaje que se cobra por la compra o consumo de este Artículo. RECUERDE... Para registrar físicamente el documento debe utilizar el botón o presionar la tecla F2 o si desea reversar el documento para ser modificado debe presionar el botón o presionar la tecla F3. Si se equivocó o no está de acuerdo con la información presione clic en el botón lateral del registro para marcarlo y presione la tecla Supr si lo desea borrar, si desea modificar un campo en especial solo da clic sobre él y digita la información respectiva. Si no recuerda algún dato, realice la respectiva consulta con la ayuda del botón Buscar. Si desea ver las compras realizadas durante todos los periodos solo necesita presionar el Botón. Si desea Copiar la factura como otro documento solo necesita presionar el Botón. 3.2.5 Cómo Crear Entradas de Almacén Esta opción le permite realizar ingresos de artículos a las diferentes bodegas que tengas parametrizadas dentro del módulo de Inventario. Aquí el usuario del sistema puede realizar el documento de Entrada de Almacén para hacer el ingreso formal al inventario de la respectiva Bodega, de todos los artículos discriminados en el respectivo documento. 1. Ingrese al menú Compras. 2. Seleccione la opción Entradas de Almacén con solo darle un clic en la pestaña. A continuación se desplegará la siguiente ventana:
- 226. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Para insertar un nuevo documento solo debes presionar la tecla Insert o presionando el botón correspondiente y seguidamente aparecerá la siguiente ventana con todos los campos en blanco, listos para insertar la correspondiente información. Diligencie la siguiente información: Número: Digite el código o número asignado al correspondiente documento de Entada de Almacén. El sistema le sugiere al usuario un número consecutivo dependiendo del consecutivo en el cual se encuentre. Asentada: En este campo el sistema propone la fecha, tomándola del sistema operativo para el tipo de documento que se está elaborando en el momento que el usuario asienta el documento. Este campo no es modificable por el usuario. Fecha: En este campo el sistema propone la fecha, tomándola del sistema operativo para el tipo de documento que se está elaborando. Este campo puede ser modificado por el usuario, siguiendo el formato correcto de la fecha dd/mm/aaaa (día/mes/año). Proveedor: Digite el código correspondiente al Tercero que esta clasificado como Proveedor, el cual le suministra el producto o servicio. Si desea desplegar las diferentes Terceros de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana. Ver Cómo crear Terceros.
- 227. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Observaciones: Aquí puedes introducir los demás datos que tengas sobre información relacionada con la Entrada de Almacén o detalles a tener en cuenta en este registro. Diligencie la siguiente información: Artículo: Introduzca el código del Artículo o servicio que desea incorporar a la respectiva Bodega del correspondiente proveedor. Si desea desplegar los diferentes Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Artículos. Ver Cómo crear Artículos. Bodega: Digite el código correspondiente a la Bodega, donde el anterior Artículo modificara su inventario. Si desea desplegar los diferentes Bodegas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Bodegas. Ver Cómo crear Bodegas. Tipo Unidad: Debe seleccionar el Tipo de Unidad correspondiente al registro ó Artículo que estas insertando. Si desea desplegar las diferentes Tipos de Unidad de clic en el botón y aparecerá el listado de las opciones que puedes escoger (Mayor y Detal).
- 228. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Cantidad: Introduzca el valor de la cantidad del correspondiente Artículo que desea ingresar a la respectiva Bodega, mediante este documento. RECUERDE… Para registrar físicamente el documento debe utilizar el botón o presionar la tecla F2 o si desea reversar el documento para ser modificado debe presionar el botón o presionar la tecla F3. Si se equivocó o no está de acuerdo con la información presione clic en el botón lateral del registro para marcarlo y presione la tecla Supr si lo desea borrar, si desea modificar un campo en especial solo da clic sobre él y digita la información respectiva. Si no recuerda algún dato, realice la respectiva consulta con la ayuda del botón Buscar. Si desea ver las compras realizadas durante todos los periodos solo necesita presionar el Botón. Si desea importar artículos de otro documento solo debes presionar el Botón 3.2.6 Cómo Crear Notas de Inventario Esta opción le permite al usuario realizar ingresos, salidas y ajustes de productos al inventario para mantenerlo actualizado, y con datos reales que correspondan al inventario físico. Mediante esta opción se realiza el respectivo documento de Nota de Inventario y así se formalizar el correspondiente ajuste. 1. Ingrese al menú Inventario. 2. Seleccione la opción Notas de Inventario con solo darle un clic en la pestaña. A continuación se desplegará la siguiente ventana:
- 229. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Para insertar un nuevo documento solo debes presionar la tecla Insert o presionando el botón correspondiente y seguidamente aparecerá la siguiente ventana con todos los campos en blanco, listos para insertar la correspondiente información.
- 230. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Diligencie la siguiente información: Nota No: Digite el código correspondiente al prefijo del documento de Notas de Inventario y seguidamente el número asignado a la respectiva nota. El sistema le sugiere al usuario un prefijo y un número consecutivo dependiendo del tipo de prefijo que haya escogido. Asentada: En este campo el sistema propone la fecha, tomándola del sistema operativo para el tipo de documento que se está elaborando en el momento que el usuario asienta el documento. Este campo no es modificable por el usuario. Fecha: En este campo el sistema propone la fecha, tomándola del sistema operativo para el tipo de documento que se está elaborando. Este campo puede ser modificado por el usuario, siguiendo el formato correcto de la fecha dd/mm/aaaa (día/mes/año). Tercero: Digite el código correspondiente al Tercero que esta clasificado como Proveedor, el cual le suministra el producto o servicio. Si desea desplegar las diferentes Terceros de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana. Ver Cómo crear Terceros. Observaciones: Aquí puedes introducir los demás datos que tengas sobre información relacionada con la Nota de Inventario o detalles a tener en cuenta en este registro. Total: El sistema en este campo muestra el valor total que cuesta los Artículos descritos en la correspondiente Nota de Inventario. Después de haber insertado toda la información principal del documentó que se esté elaborando, seguidamente debes insertar los datos del detalle de la Nota de Inventario, con todos los datos correspondientes.
- 231. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Diligencie la siguiente información: Artículo: Introduzca el código del Artículo o servicio al cual le desea modificar o ajustar su inventario en la correspondiente Bodega. Si desea desplegar los diferentes Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Artículos. Ver Cómo crear Artículos. Bodega: Digite el código correspondiente a la Bodega, donde el anterior Artículo cambiara su inventario. Si desea desplegar los diferentes Bodegas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Bodegas. Ver Cómo crear Bodegas. Tipo Unidad: Debe seleccionar el Tipo de Unidad correspondiente al registro ó Artículo que estas insertando. Si desea desplegar las diferentes Tipos de Unidad de clic en el botón y aparecerá el listado de las opciones que puedes escoger (Mayor y Detal). Cantidad: Introduzca el valor de la cantidad del correspondiente Artículo que desea ajustar su inventario en la respectiva Bodega, mediante este documento. Costo Unidad: Introduzca el valor en dígitos del costo de cada unidad de este Artículo, dicho valor tiene que ser exacto para tener un buen manejo sobre estos costos. Vr. Parcial: El sistema en este campo muestra el valor total que cuesta la cantidad descrita del correspondiente Artículo. RECUERDE... Para registrar físicamente el documento debe utilizar el botón o presionar la tecla F2 o si desea reversar el documento para ser modificado debe presionar el botón o presionar la tecla F3. Si se equivocó o no está de acuerdo con la información presione clic en el botón lateral del registro para marcarlo y presione la tecla Supr si lo desea borrar, si desea modificar un campo en especial solo da clic sobre él y digita la información respectiva.
- 232. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Si no recuerda algún dato, realice la respectiva consulta con la ayuda del botón Buscar. Si desea ver las compras realizadas durante todos los periodos solo necesita presionar el Botón. Si desea Copiar la factura como otro documento solo necesita presionar el Botón. 3.2.7 Cómo Crear Consumos Mediante esta opción el usuario del sistema puede realizar salidas de artículos de las diferentes bodegas que tengas parametrizadas dentro del módulo de Inventario y así generar los respectivos consumos. Esta opción le permite realizar el documento de Consumo y por concerniente hacer la salida formal del inventario de la respectiva Bodega, de todos los artículos discriminados en el documento. 1. Ingrese al menú Inventario. 2. Seleccione la opción Consumos con solo darle un clic en la pestaña. A continuación se desplegará la siguiente ventana:
- 233. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Para insertar un nuevo documento solo debes presionar la tecla Insert o presionando el botón correspondiente y seguidamente aparecerá la siguiente ventana con todos los campos en blanco, listos para insertar la correspondiente información. Diligencie la siguiente información: Consumo No: Digite el código correspondiente al prefijo del documento del Consumo y seguidamente el número asignado al respectivo consumo. El sistema le sugiere al usuario un prefijo y un número consecutivo dependiendo del tipo de prefijo que haya escogido. Asentada: En este campo el sistema propone la fecha, tomándola del sistema operativo para el tipo de documento que se está elaborando en el momento que el usuario asienta el documento. Este campo no es modificable por el usuario. Fecha: En este campo el sistema propone la fecha, tomándola del sistema operativo para el tipo de documento que se está elaborando. Este campo puede ser modificado por el usuario, siguiendo el formato correcto de la fecha dd/mm/aaaa (día/mes/año).
- 234. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Tercero: Digite el código correspondiente al Tercero que esta clasificado como Proveedor, el cual le suministra el producto o servicio. Si desea desplegar las diferentes Terceros de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana. Ver Cómo crear Terceros. Observaciones: Aquí puedes introducir los demás datos que tengas sobre información relacionada con el Consumo o detalles a tener en cuenta en este registro. Placa Vehículo: Digite el código correspondiente a la Placa Vehículo, el cual le. Si desea desplegar las diferentes Vehículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana. Ver Cómo crear Vehículos. Total: El sistema en este campo muestra el valor total que cuesta los Artículos descritos en el correspondiente Consumo. Después de haber insertado toda la información principal del documentó que se este elaborando, seguidamente debes insertar los datos del detalle de la factura, con todos los datos correspondientes. Diligencie la siguiente información: Artículo: Introduzca el código del Artículo o servicio que desea consumir de la respectiva Bodega. Si desea desplegar los diferentes Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Artículos. Ver Cómo crear Artículos.
- 235. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Bodega: Digite el código correspondiente a la Bodega, donde el anterior Artículo modificara su inventario. Si desea desplegar los diferentes Bodegas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Bodegas. Ver Cómo crear Bodegas. Tipo Unidad: Debe seleccionar el Tipo de Unidad correspondiente al registro ó Artículo que estas insertando. Si desea desplegar las diferentes Tipos de Unidad de clic en el botón y aparecerá el listado de las opciones que puedes escoger (Mayor y Detal). Cantidad: Introduzca el valor de la cantidad del correspondiente Artículo que desea ingresar a la respectiva Bodega, mediante este documento. RECUERDE... Para registrar físicamente el documento debe utilizar el botón o presionar la tecla F2 o si desea reversar el documento para ser modificado debe presionar el botón o presionar la tecla F3. Si se equivocó o no está de acuerdo con la información presione clic en el botón lateral del registro para marcarlo y presione la tecla Supr si lo desea borrar, si desea modificar un campo en especial solo da clic sobre él y digita la información respectiva. Si no recuerda algún dato, realice la respectiva consulta con la ayuda del botón Buscar. Si desea ver las compras realizadas durante todos los periodos solo necesita presionar el Botón. Si desea Copiar la factura como otro documento solo necesita presionar el Botón.
- 236. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 3.2.8 Cómo Crear Traslados entre Bodegas Esta opción le permite realizar traslados de artículos a las diferentes bodegas que tengas parametrizadas dentro del módulo de Inventario. Aquí el usuario del sistema puede realizar el documento de Traslado entre Bodegas para hacer el ingreso o salida formal del inventario de la respectiva Bodega, de todos los artículos discriminados en el respectivo documento. 1. Ingrese al menú Inventario. 2. Seleccione la opción Traslado Entre Bodegas con solo darle un clic en la pestaña. A continuación se desplegará la siguiente ventana: Para insertar un nuevo documento solo debe presionar la tecla Insert o presionando el botón correspondiente y seguidamente aparecerá la siguiente ventana con todos los campos en blanco, listos para insertar la correspondiente información.
- 237. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Diligencie la siguiente información: Número: Digite el código correspondiente al prefijo del Traslado entre Bodegas y seguidamente el número asignado al respectivo documento. El sistema le sugiere al usuario un prefijo y un número consecutivo dependiendo del tipo de prefijo que haya escogido. Asentada: En este campo el sistema propone la fecha, tomándola del sistema operativo para el tipo de documento que se esta elaborando en el momento que el usuario asienta el documento. Este campo no es modificable por el usuario. Fecha: En este campo el sistema propone la fecha, tomándola del sistema operativo para el tipo de documento que se esta elaborando. Este campo puede ser modificado por el usuario, siguiendo el formato correcto de la fecha dd/mm/aaaa (día/mes/año). Observaciones: Aquí puedes introducir los demás datos que tengas sobre información relacionada con el documento que estas insertando o detalles a tener en cuenta en este registro. Bodega Inicial: Digite el código correspondiente a la Bodega, donde se le dará salida del inventario al los artículos que se detallaran en este documento. Si desea desplegar los diferentes Bodegas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Bodegas. Ver Cómo crear Bodegas.
- 238. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Bodega Final: Digite el código correspondiente a la Bodega, donde se le dará entrada al inventario a los artículos que se detallaran en este documento. Si desea desplegar los diferentes Bodegas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Bodegas. Ver Cómo crear Bodegas. Después de haber insertado toda la información principal del documentó que se esté elaborando, seguidamente debes insertar los datos del detalle de la factura, con todos los datos correspondientes. Diligencie la siguiente información: Artículo: Introduzca el código del Artículo o servicio que desea trasladar a la respectiva Bodega de la correspondiente empresa. Si desea desplegar los diferentes Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Artículos. Ver Cómo crear Artículos. Tipo Unidad: Debe seleccionar el Tipo de Unidad correspondiente al registro ó Artículo que estas insertando. Si desea desplegar las diferentes Tipos de Unidad de clic en el botón y aparecerá el listado de las opciones que puedes escoger (Mayor y Detal). Cantidad: Introduzca el valor de la cantidad del correspondiente Artículo que desea trasladar a la respectiva Bodega, mediante este documento.
- 239. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia RECUERDE... Para registrar físicamente el documento debe utilizar el botón o presionar la tecla F2 o si desea reversar el documento para ser modificado debe presionar el botón o presionar la tecla F3. Si se equivocó o no está de acuerdo con la información presione clic en el botón lateral del registro para marcarlo y presione la tecla Supr si lo desea borrar, si desea modificar un campo en especial solo da clic sobre él y digita la información respectiva. Si no recuerda algún dato, realice la respectiva consulta con la ayuda del botón Buscar. Si desea ver las compras realizadas durante todos los periodos solo necesita presionar el Botón. Si desea Copiar la factura como otro documento solo necesita presionar el Botón. 3.2.9 Cómo Crear Inventarios Físicos Mediante esta opción el usuario del sistema puede realizar inventarios físicos de artículos de las diferentes bodegas que tengas parametrizadas dentro del módulo de Inventario y así tener un inventario actualizado. Esta opción le permite realizar el documento de Inventario Físico y por concerniente hacer el ajuste formal del inventario de la respectiva Bodega, de todos los artículos discriminados en el documento. 1. Ingrese al menú Inventario. 2. Seleccione la opción Inventario Físico con solo darle un clic en la pestaña. A continuación se desplegará la siguiente ventana:
- 240. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Para insertar un nuevo documento solo debes presionar la tecla Insert o presionando el botón correspondiente y seguidamente aparecerá la siguiente ventana con todos los campos en blanco, listos para insertar la correspondiente información. Diligencie la siguiente información: Número: Digite el código o número correspondiente al documento de Inventario Físico que desea insertar. El sistema le sugiere al usuario un número consecutivo dependiendo del último consecutivo que hayas utilizado para esta clase de documento.
- 241. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Fecha: En este campo el sistema propone la fecha, tomándola del sistema operativo para el tipo de documento que se está elaborando. Este campo puede ser modificado por el usuario, siguiendo el formato correcto de la fecha dd/mm/aaaa (día/mes/año). Asentada: En este campo el sistema propone la fecha, tomándola del sistema operativo para el tipo de documento que se está elaborando en el momento que el usuario asienta el documento. Este campo no es modificable por el usuario. Observaciones: Aquí puedes introducir los demás datos que tengas sobre información relacionada con el documento de Inventario Físico o detalles a tener en cuenta en este registro. Bodega: Digite el código correspondiente a la Bodega, donde este documento modificara su inventario. Si desea desplegar los diferentes Bodegas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Bodegas. Ver Cómo crear Bodegas. Después de haber insertado toda la información principal del documentó que se esté elaborando, seguidamente debes insertar los datos del detalle de la factura, con todos los datos correspondientes.
- 242. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Diligencie la siguiente información: Artículo: Introduzca el código del Artículo o servicio que desea modificarle el inventario para que concuerde con lo Físico. Si desea desplegar los diferentes Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Artículos. Ver Cómo crear Artículos. Existencia: Aquí el sistema muestra la cantidad que existe actualmente en inventario del respectivo artículo. Cantidad: Introduzca el valor de la cantidad del correspondiente Artículo que desea ingresar a la respectiva Bodega, mediante este documento. Tipo Unidad: Debe seleccionar el Tipo de Unidad correspondiente al registro ó Artículo que estas insertando. Si desea desplegar las diferentes Tipos de Unidad de clic en el botón y aparecerá el listado de las opciones que puedes escoger (Mayor y Detal). RECUERDE... Para registrar físicamente el documento debe utilizar el botón o presionar la tecla F2 o si desea reversar el documento para ser modificado debe presionar el botón o presionar la tecla F3. Si se equivocó o no está de acuerdo con la información presione clic en el botón lateral del registro para marcarlo y presione la tecla Supr si lo desea borrar, si desea modificar un campo en especial solo da clic sobre él y digita la información respectiva. Si no recuerda algún dato, realice la respectiva consulta con la ayuda del botón Buscar.
- 243. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 3.3 MANEJO DE INFORMES (SALIDAS) 3.3.1 Cómo Imprimir Listado de Compras entre Fechas El uso de este informe es muy útil ya que se puede saber con solo digitar la fecha inicial, la fecha final y el código del proveedor, el resumen de las compras realizadas a dicho proveedor. Esta opción le permite al usuario también por rango de fechas, 1. Ingrese al menú Imprimir. 2. Seleccione la opción Resumen de Compras. 3. Selecciones la opción Listado de Compras entre Fechas con solo darle clic en la pestaña. A continuación se desplegara la siguiente ventana: Fecha Inicial: Introduzca aquí la fecha de donde se iniciara el corte para el resumen de compras, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante.
- 244. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Fecha Final: Introduzca aquí la fecha donde finaliza el corte para el resumen de compras, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. Proveedor: Digite el código correspondiente al Tercero que esta clasificado como Proveedor, el cual le suministra el producto o servicio. Si desea desplegar las diferentes Terceros de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana. Ver Cómo crear Terceros. Vendedor: Introduzca el código correspondiente al Tercero que esta clasificado como Vendedor, el cual es el intermediario entre la empresa que suministra el producto o servicio y la entidad que lo adquiere. Si desea desplegar las diferentes Terceros de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana. Ver Cómo crear Terceros. Código Prefijo: Digite el código correspondiente al prefijo del documento de Compra, del cual desea obtener la correspondiente información. Coligó Zona: Introduzca el código correspondiente a la Zona de ubicación del Tercero (Proveedor y Vendedor). Si desea desplegar las diferentes Zonas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Zonas. Ver Cómo crear Zonas. Forma de Pago: Debe seleccionar la Forma de Pago correspondiente a los documentos (Compras) que desea obtener la correspondiente información (Todas, Contado, Crédito). RECUERDE... Dejando el tipo de pago en la opción “Todas”, la consulta muestra las compras que se han hecho con los diferentes tipos de pago entre las fechas digitadas. Al dar clic sobre el botón Aceptar se muestra el siguiente Informe:
- 245. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 3.3.2 Cómo Imprimir Resumen de Compras por Proveedor Esta opción le permite al usuario del módulo obtener un resumen detallado de las compras realizadas a determinados proveedores. 1. Ingrese al menú Imprimir. 2. Seleccione la opción Resumen de Compras. 3. Selecciones la opción Resumen de Compras por Proveedor con solo darle clic en la pestaña. A continuación se desplegara la siguiente ventana:
- 246. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Fecha Inicial: Introduzca aquí la fecha de donde se iniciara el corte para el resumen de compras por proveedor, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. Fecha Final: Introduzca aquí la fecha donde finaliza el corte para el resumen de compras por proveedor, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. Proveedor: Digite el código correspondiente al Tercero que está clasificado como Proveedor, el cual le suministra el producto o servicio. Si desea desplegar las diferentes Terceros de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana. Ver Cómo crear Terceros. RECUERDE... Dejando la opción “Compras” activa, solo se mostraran los documentos que están clasificados como compras, pero si activa también la opción “Devoluciones en Compras”, el informe también le mostrará las correspondientes Devoluciones en Compras del proveedor que haya seleccionado. Al dar clic sobre el botón Aceptar se muestra el siguiente Informe:
- 247. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 3.3.3 Cómo Imprimir Total Compras por Tipo de IVA Esta opción le permite obtener un resumen detallado del IVA cobrado en las compras y en las devoluciones en compra. 1. Ingrese al menú Imprimir. 2. Seleccione la opción Resumen de Compras. 3. Selecciones la opción Total Compras por Tipo de IVA con solo darle clic en la pestaña. A continuación se desplegara la siguiente ventana: Fecha Inicial: Introduzca aquí la fecha de donde se iniciara el corte para el resumen de compras por tipo de IVA, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. Fecha Final: Introduzca aquí la fecha donde finaliza el corte para el resumen de compras por tipo de IVA, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. Tipo Inicial: Digite el código inicial correspondiente al Tipo de Comprobante que desea que aparezca en el informe respectivo de compras. Si desea desplegar las diferentes Tipos de Comprobantes de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana.
- 248. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Tipo Final: Digite el código final correspondiente al Tipo de Comprobante que desea que aparezca en el informe respectivo de compras. Si desea desplegar las diferentes Tipos de Comprobantes de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana. Prefijo Inicial: Digite el código correspondiente al Prefijo inicial del documento que desea listar en el respectivo reporte. Si desea desplegar las diferentes Prefijos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana. Ver Cómo crear Prefijos. Prefijo Final: Digite el código correspondiente al Prefijo final del documento que desea listar en el respectivo reporte. Si desea desplegar las diferentes Prefijos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana. Ver Cómo crear Prefijos. RECUERDE... Dejando activa la opción “Separar Devoluciones en Compra”, la consulta muestra el total IVA gravado separando las compras y devoluciones compra. Al dar clic sobre el botón Aceptar se muestra el siguiente Informe:
- 249. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 3.3.4 Cómo Imprimir Listado de Remisiones Entre Fechas Esta opción le permite al usuario obtener un resumen de las remisiones realizadas entre determinadas fechas subtotalizando por días. 1. Ingrese al menú Imprimir. 2. Seleccione la opción Resumen de Compras. 3. Selecciones la opción Listado de Remisiones entre Fechas con solo darle clic en la pestaña. A continuación se desplegara la siguiente ventana: Fecha Inicial: Introduzca aquí la fecha de donde se iniciara el corte para el resumen de las remisiones, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. Fecha Final: Introduzca aquí la fecha donde finaliza el corte para el resumen de las remisiones, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. Factura Inicial: Digite el código inicial correspondiente al prefijo y seguidamente el número de la factura de compra de donde se iniciara el corte para el resumen de remisiones. Si desea desplegar las diferentes Prefijos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana. Ver Cómo crear Prefijos.
- 250. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Factura Final: Digite el código final correspondiente al prefijo y seguidamente el número de la factura de compra donde terminara el corte para el resumen de remisiones. Si desea desplegar las diferentes Prefijos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana. Ver Cómo crear Prefijos. Cliente: Digite el código correspondiente al Cliente el cual esta directamente relacionado con el Tercero. Si desea desplegar los diferentes Clientes de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Terceros. Ver Cómo crear Terceros. Vendedor: Introduzca el código correspondiente al Vendedor el cual esta directamente relacionado con el Tercero. Si desea desplegar las diferentes Vendedores de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Terceros. Ver Cómo crear Terceros. Usuario: Digite el nombre del usuario del sistema que desea que aparezca en el resumen, con sus respectivas remisiones. Zona: Introduzca el código correspondiente a la Zona de ubicación del Cliente o Tercero. Si desea desplegar las diferentes Zonas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Zonas. Es útil para Informes estadísticos que filtran por este campo. Ver Cómo crear Zonas. RECUERDE... Si seleccionas la opción “Subtotalizar días”, la consulta muestra el valor total de las remisiones elaboradas diariamente entre las fechas digitadas o si selecciona la opción “No Asentadas” el informe muestra el total de documentos clasificados como remisiones, estén o no estén asentadas. Al dar clic sobre el botón Aceptar se muestra el siguiente Informe:
- 251. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 3.3.5 Cómo Imprimir Listado de Consumos Entre Fechas Esta opción le permite al usuario obtener un resumen de los consumos realizados entre determinadas fechas subtotalizando dicho movimiento diariamente. 1. Ingrese al menú Imprimir. 2. Seleccione la opción Resumen de Compras. 3. Selecciones la opción Listado de Consumos entre Fechas con solo darle clic en la pestaña. A continuación se desplegara la siguiente ventana:
- 252. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Fecha Inicial: Introduzca aquí la fecha de donde se iniciara el corte para el resumen de los consumos, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. Fecha Final: Introduzca aquí la fecha donde finaliza el corte para el resumen de los consumos, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. Consumo Inicial: Digite el código inicial correspondiente al prefijo y seguidamente el número del Consumo de donde se iniciara el corte para el resumen. Si desea desplegar las diferentes Prefijos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana. Ver Cómo crear Prefijos. Consumo Final: Digite el código final correspondiente al prefijo y seguidamente el número del Consumo donde terminara el corte para dicho resumen. Si desea desplegar las diferentes Prefijos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana. Ver Cómo crear Prefijos. Tercero: Digite el código correspondiente al Tercero, al cual están asociado los consumos que desea listar. Si desea desplegar los diferentes Clientes de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Terceros. Ver Cómo crear Terceros. RECUERDE... Si seleccionas la opción “Subtotalizar días”, la consulta muestra el valor total de los consumos elaborados diariamente entre las fechas digitadas. Al dar clic sobre el botón Aceptar se muestra el siguiente Informe:
- 253. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 3.3.6 Cómo Imprimir Total Notas por Concepto Esta opción le permite al usuario obtener un resumen de las notas de inventario registradas en la base de datos entre determinadas fechas discriminando las por concepto. 1. Ingrese al menú Imprimir. 2. Seleccione la opción Resumen de Compras. 3. Selecciones la opción Total Notas por Concepto con solo darle clic en la pestaña. A continuación se desplegara la siguiente ventana:
- 254. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Fecha Inicial: Introduzca aquí la fecha de donde se iniciara el corte para el resumen de las Notas de Inventario, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. Fecha Final: Introduzca aquí la fecha donde finaliza el corte para el resumen de las Notas de Inventario, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. Nota Inicial: Digite el código inicial correspondiente al prefijo y seguidamente el número de la Nota de Inventario de donde se iniciara el corte para el resumen. Si desea desplegar las diferentes Prefijos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana. Ver Cómo crear Prefijos. Nota Final: Digite el código final correspondiente al prefijo y seguidamente el número de la Nota de Inventario donde terminara el corte para dicho resumen. Si desea desplegar las diferentes Prefijos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana. Ver Cómo crear Prefijos. RECUERDE... Dejando la casilla en blanco donde se digita el código del concepto, la consulta muestra el total Notas de Inventario realizadas entre el rango de fechas digitadas. Al dar clic sobre el botón Imprimir se muestra el siguiente Informe:
- 255. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 3.3.7 Cómo Imprimir Compras/Remisiones por Pedido/Remisión El uso de este informe es muy útil ya que se puede saber con solo digitar la Fecha inicial y la Fecha final el resumen detallado de remisiones asociadas a cada compra y de remisiones asociadas a cada pedido de compra. 1. Ingrese al menú Imprimir. 2. Seleccione la opción Resumen de Compras. 3. Selecciones la opción Compras/Remisiones por Pedido/Remisión con solo darle clic en la pestaña. A continuación se desplegara la siguiente ventana: Fecha Inicial: Introduzca aquí la fecha de donde se iniciara el corte para el resumen de Documentos, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. Fecha Final: Introduzca aquí la fecha donde finaliza el corte para el resumen de Documentos, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. Documento Inicial: Digite el código inicial correspondiente al prefijo y seguidamente el número del Documento de donde se iniciara el corte para el resumen. Si desea desplegar las diferentes Prefijos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana. Ver Cómo crear Prefijos. Documento Final: Digite el código final correspondiente al prefijo y seguidamente el número del Documento donde terminara el corte para dicho resumen. Si desea desplegar las diferentes Prefijos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana. Ver Cómo crear Prefijos.
- 256. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Proveedor: Digite el código correspondiente al Tercero clasificado como Proveedor, al cual están asociado los Documentos que desea listar. Si desea desplegar los diferentes Clientes de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Terceros. Ver Cómo crear Terceros. Tipo: Seleccione la opción correspondiente al tipo de documento que desea listar en el respectivo reporte como Pedidos de Compra o Remisiones de Entrada. RECUERDE... Dejando la casilla en blanco donde se digita el Proveedor, la consulta muestra el total Documentos realizados entre el rango de fechas digitadas a cada uno de los Proveedores. Al dar clic sobre el botón Imprimir se muestra el siguiente Informe:
- 257. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 3.3.8 Cómo Imprimir Compras Totales por Artículo El uso de este informe es muy útil ya que se puede saber con solo digitar el Artículo inicial y el Artículo final, la cantidad comprada de dichos artículos con el costo de dicha compra. Esta opción le permite al usuario también por rango de fechas, 1. Ingrese al menú Imprimir. 2. Seleccione la opción Estadísticas de Compras. 3. Selecciones la opción Compras Totales por Artículo con solo darle clic en la pestaña. A continuación se desplegara la siguiente ventana: Fecha Inicial: Introduzca aquí la fecha de donde se iniciara el corte para el resumen de compra de los productos a listar, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. Fecha Final: Introduzca aquí la fecha donde finaliza el corte para el resumen de compra de los productos a listar, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. Artículo Inicial: Introduzca el código correspondiente al Artículo o servicio de donde se iniciara el corte para el resumen de compras. Si desea desplegar los diferentes Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Artículos. Ver Cómo crear Artículos.
- 258. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Artículo Final: Introduzca el código correspondiente al Artículo o servicio donde finaliza el corte para el resumen de compras. Si desea desplegar los diferentes Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Artículos. Ver Cómo crear Artículos. Grupo Inicial: Introduzca el código correspondiente al grupo de donde se iniciara el corte para el resumen de compras. Si desea desplegar las diferentes Grupos de Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Grupo de Artículos. Ver Cómo crear Grupo de Artículos. Grupo Final: Introduzca el código correspondiente al grupo donde finaliza el corte para el resumen de compras. Si desea desplegar las diferentes Grupos de Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y parecerá la ventana de Grupo de Artículos. Ver Cómo crear Grupo de Artículos. Referencia Inicial: Digite el código correspondiente a la referencia del Artículo de donde se iniciara el corte para el resumen de compras del respectivo reporte. Referencia Final: Digite el código correspondiente a la referencia del Artículo donde finaliza el corte para el resumen de compras del respectivo informe. Imprimir en Unidades: Seleccione el tipo de unidad con que se quiere que aparezca el resumen de compras para cada uno de los artículos a mostrar en el respectivo informe (Mayor, Detal y Global). Proveedor: Digite el código correspondiente al Tercero clasificado como Proveedor, al cual están asociado a cada uno de los productos que desea listar. Si desea desplegar los diferentes Clientes de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Terceros. Ver Cómo crear Terceros. Clasificación: Digite el código correspondiente a la Clasificación del Tercero o Proveedor, al cual están directamente ligados los artículos a mostrar en el respectivo reporte. Si desea desplegar las diferentes Clasificaciones de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Clasificación de Terceros. Ver Cómo crear Clasificación de Terceros. Factura Inicial: Digite el código inicial correspondiente al prefijo y seguidamente el número de la factura de compra de donde se iniciara el corte para el
- 259. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia resumen de compras del rango de productos a listar. Si desea desplegar las diferentes Prefijos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana. Ver Cómo crear Prefijos. Factura Final: Digite el código final correspondiente al prefijo y seguidamente el número de la factura de compra donde terminara el corte para el resumen de compras del rango de productos a listar. Si desea desplegar las diferentes Prefijos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana. Ver Cómo crear Prefijos. RECUERDE… Si seleccionas la opción “Sin Agrupar”, la consulta muestra el valor total de compra del Artículo, entre el rango de fechas digitadas sin agruparla por grupo de artículos o si selecciona la opción “Orden Alfabético” el informe muestra al listado de resumen de compra de artículos en orden alfabético. Al dar clic sobre el botón Imprimir se muestra el siguiente Informe: 3.3.9 Cómo Imprimir Compras Detalladas por Proveedor - Artículo Esta opción le permite al usuario obtener un resumen de las compras realizadas a determinados proveedores discriminadas por artículo. 1. Ingrese al menú Imprimir. 2. Seleccione la opción Estadísticas de Compras. 3. Selecciones la opción Compras Detalladas por Proveedor - Artículo con solo darle clic en la pestaña. A continuación se desplegara la siguiente ventana:
- 260. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Fecha Inicial: Introduzca aquí la fecha de donde se iniciara el corte para la estadística de compras de los productos a listar, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante.
- 261. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Fecha Final: Introduzca aquí la fecha donde finaliza el corte para la estadística de compras de los productos a listar, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. Artículo Inicial: Introduzca el código correspondiente al Artículo o servicio de donde se iniciara el corte para la estadística de compras. Si desea desplegar los diferentes Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Artículos. Ver Cómo crear Artículos. Artículo Final: Introduzca el código correspondiente al Artículo o servicio donde finaliza el corte para la estadística de compras. Si desea desplegar los diferentes Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Artículos. Ver Cómo crear Artículos. Grupo Inicial: Introduzca el código correspondiente al grupo de donde se iniciara el corte para la estadística de compras. Si desea desplegar las diferentes Grupos de Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Grupo de Artículos. Ver Cómo crear Grupo de Artículos. Grupo Final: Introduzca el código correspondiente al grupo donde finaliza el corte para la estadística de compras. Si desea desplegar las diferentes Grupos de Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Grupo de Artículos. Ver Cómo crear Grupo de Artículos. Proveedor: Digite el código correspondiente al Tercero clasificado como Proveedor, al cual están asociado a cada uno de los productos que desea listar. Si desea desplegar los diferentes Proveedores de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Terceros. Ver Cómo crear Terceros. Clasificación: Digite el código correspondiente a la Clasificación del Tercero o Proveedor, al cual están directamente ligados los artículos a mostrar en el respectivo reporte. Si desea desplegar las diferentes Clasificaciones de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Clasificación de Terceros. Ver Cómo crear Clasificación de Terceros.
- 262. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Coligó Zona: Introduzca el código correspondiente a la Zona de ubicación del Tercero (Proveedor). Si desea desplegar las diferentes Zonas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Zonas. Ver Cómo crear Zonas. Imprimir en Unidades: Seleccione el tipo de unidad con que se quiere que aparezca en la estadística de compras para cada uno de los artículos a mostrar en el respectivo informe (Mayor, Detal y Global). RECUERDE... Dejando la casilla en blanco donde se digita el Proveedor, la consulta muestra el total Compras realizados entre el rango de fechas digitadas a cada uno de los Proveedores. Al dar clic sobre el botón Imprimir se muestra el siguiente Informe: 3.3.10 Cómo Imprimir Compras Detalladas por Artículo - Proveedor
- 263. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Esta opción le permite al usuario del Módulo de Inventario obtener un resumen detallado de los artículos comprados entre determinadas fechas a cierto proveedor. 1. Ingrese al menú Imprimir. 2. Seleccione la opción Estadísticas de Compras. 3. Selecciones la opción Compras Detalladas por Proveedor - Artículo con solo darle clic en la pestaña. A continuación se desplegara la siguiente ventana: Fecha Inicial: Introduzca aquí la fecha de donde se iniciara el corte para la estadística de compras de los productos a listar, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. Fecha Final: Introduzca aquí la fecha donde finaliza el corte para la estadística de compras de los productos a listar, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. Artículo Inicial: Introduzca el código correspondiente al Artículo o servicio de donde se iniciara el corte para la estadística de compras. Si desea desplegar los diferentes Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Artículos. Ver Cómo crear Artículos. Artículo Final: Introduzca el código correspondiente al Artículo o servicio donde finaliza el corte para la estadística de compras. Si desea desplegar los diferentes Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Artículos. Ver Cómo crear Artículos. Grupo Inicial: Introduzca el código correspondiente al grupo de donde se iniciara el corte para la estadística de compras. Si desea desplegar las diferentes Grupos de Artículos de clic en el botón o presione la BARRA
- 264. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Grupo de Artículos. Ver Cómo crear Grupo de Artículos. Grupo Final: Introduzca el código correspondiente al grupo donde finaliza el corte para la estadística de compras. Si desea desplegar las diferentes Grupos de Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Grupo de Artículos. Ver Cómo crear Grupo de Artículos. Proveedor: Digite el código correspondiente al Tercero clasificado como Proveedor, al cual están asociado a cada uno de los productos que desea listar. Si desea desplegar los diferentes Proveedores de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Terceros. Ver Cómo crear Terceros. Clasificación: Digite el código correspondiente a la Clasificación del Tercero o Proveedor, al cual están directamente ligados los artículos a mostrar en el respectivo reporte. Si desea desplegar las diferentes Clasificaciones de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Clasificación de Terceros. Ver Cómo crear Clasificación de Terceros. Coligó Zona: Introduzca el código correspondiente a la Zona de ubicación del Tercero (Proveedor). Si desea desplegar las diferentes Zonas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Zonas. Ver Cómo crear Zonas. Imprimir en Unidades: Seleccione el tipo de unidad con que se quiere que aparezca en la estadística de compras para cada uno de los artículos a mostrar en el respectivo informe (Mayor, Detal y Global). RECUERDE...
- 265. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Dejando la casilla en blanco donde sé digita el Proveedor, la consulta muestra el total Compras realizados entre el rango de fechas digitadas a cada uno de los Proveedores. Al dar clic sobre el botón Imprimir se muestra el siguiente Informe: 3.3.11 Cómo Imprimir ABC de Proveedores Esta opción le permite al usuario obtener un listado de los proveedores a los cuales se les ha comprado discriminando el total de lo que se le ha comprado con cada uno de los valores pagados por impuestos. 1. Ingrese al menú Imprimir. 2. Seleccione la opción Estadísticas de Compras. 3. Selecciones la opción ABC de Proveedores con solo darle clic en la pestaña. A continuación se desplegara la siguiente ventana:
- 266. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Proveedor Inicial: Digite el código inicial correspondiente al Tercero clasificado como Proveedor de donde se iniciara el corte para el respectivo reporte estadístico. Si desea desplegar los diferentes Proveedores de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Terceros. Ver Cómo crear Terceros. Proveedor Final: Digite el código final correspondiente al Tercero clasificado como Proveedor donde finaliza el corte para el respectivo reporte estadístico. Si desea desplegar los diferentes Proveedores de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Terceros. Ver Cómo crear Terceros. Fecha Inicial: Introduzca aquí la fecha de donde se iniciara el corte para la estadística de compras que se le han realizado a los diferentes proveedores, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. Fecha Final: Introduzca aquí la fecha donde finaliza el corte para la estadística de compras que se le han realizado a los diferentes proveedores, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. Nº de Provee. A Listar: Digite la cantidad de proveedores que desea observar en el respectivo reporte estadístico de Compras. Compras Mayores a: Introduzca el valor de de corte, para listar los proveedores que se le han realizado compras mayores a dicho valor.
- 267. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Coligó Zona: Introduzca el código correspondiente a la Zona de ubicación del Tercero (Proveedor). Si desea desplegar las diferentes Zonas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Zonas. Ver Cómo crear Zonas. RECUERDE... Si seleccionas la opción “Ordenado por Nombre”, la consulta muestra el listado de proveedores con cada una de las compras que se le han realizado en orden alfabético o si selecciona la opción “Ordenado por Compras” el informe muestra al listado de proveedores ordenados por el valor de las compras que se le han hecho. Al dar clic sobre el botón Imprimir se muestra el siguiente Informe: 3.3.12 Cómo Imprimir Consumos Totales por Artículo El uso de este informe es muy útil ya que se puede saber con solo digitar el código inicial y el código final del Artículo, los consumos que se han realizado detallándolos por cada Artículo que se encuentra dentro del rango. 1. Ingrese al menú Imprimir. 2. Seleccione la opción Estadísticas de Compras.
- 268. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 3. Selecciones la opción Consumos Totales por Artículo con solo darle clic en la pestaña. A continuación se desplegara la siguiente ventana: Fecha Inicial: Introduzca aquí la fecha de donde se iniciara el corte para la estadística de los consumos de artículos a listar, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. Fecha Final: Introduzca aquí la fecha donde finaliza el corte para la estadística de los consumos de los productos a listar, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. Artículo Inicial: Introduzca el código correspondiente al Artículo o servicio de donde se iniciara el corte para la estadística de consumos. Si desea desplegar los diferentes Artículos de clic en el botón presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Artículos. Ver Cómo crear Artículos. Artículo Final: Introduzca el código correspondiente al Artículo o servicio donde finaliza el corte para la estadística de consumos. Si desea desplegar los diferentes Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Artículos. Ver Cómo crear Artículos. Grupo Inicial: Introduzca el código correspondiente al grupo de artículos de donde se iniciara el corte para la estadística de consumos. Si desea desplegar
- 269. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia las diferentes Grupos de Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Grupo de Artículos. Ver Cómo crear Grupo de Artículos. Grupo Final: Introduzca el código correspondiente al grupo de artículos donde finaliza el corte para la estadística de consumos. Si desea desplegar las diferentes Grupos de Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Grupo de Artículos. Ver Cómo crear Grupo de Artículos. Imprimir en Unidades: Seleccione el tipo de unidad con que se quiere que aparezca en la estadística de consumos para cada uno de los artículos a mostrar en el respectivo informe (Mayor, Detal y Global). Tercero: Digite el código correspondiente al Tercero al cual está asociado a cada uno de los consumos que desea listar. Si desea desplegar los diferentes Terceros de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Terceros. Ver Cómo crear Terceros. Consumo Inicial: Digite el código inicial correspondiente al prefijo y seguidamente el número del consumo de donde se iniciara el corte para la estadística de dichos consumos. Si desea desplegar las diferentes Prefijos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana. Ver Cómo crear Prefijos. Consumo Final: Digite el código final correspondiente al prefijo y seguidamente el número del consumo donde terminara el corte para la estadística de dichos consumos. Si desea desplegar las diferentes Prefijos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana. Ver Cómo crear Prefijos. RECUERDE… Si seleccionas la opción “Sin Agrupar”, la consulta muestra el listado de consumos de artículos sin agrupar por orden jerárquico de grupo de artículos o si selecciona la opción “Orden Alfabético” el informe muestra al listado de consumos de artículos ordenado por el nombre del artículo. Al dar clic sobre el botón Imprimir se muestra el siguiente Informe:
- 270. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 3.3.13Cómo Imprimir Consumos Totales por Grupo El uso de este informe es muy útil ya que se puede saber con solo digitar el rango de fechas los consumos totales realizados a cada grupo de artículos registrado en la base de datos. 1. Ingrese al menú Imprimir. 2. Seleccione la opción Estadísticas de Compras. 3. Selecciones la opción Consumos Totales por Grupo con solo darle clic en la pestaña. A continuación se desplegara la siguiente ventana:
- 271. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Fecha Inicial: Introduzca aquí la fecha de donde se iniciara el corte para la estadística de los consumos de grupos artículos a listar, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. Fecha Final: Introduzca aquí la fecha donde finaliza el corte para la estadística de los consumos de los grupos de artículos a listar, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. Grupo Inicial: Introduzca el código correspondiente al grupo de artículos de donde se iniciara el corte para la estadística de consumos. Si desea desplegar las diferentes Grupos de Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Grupo de Artículos. Ver Cómo crear Grupo de Artículos. Grupo Final: Introduzca el código correspondiente al grupo de artículos donde finaliza el corte para la estadística de consumos. Si desea desplegar las diferentes Grupos de Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Grupo de Artículos. Ver Cómo crear Grupo de Artículos. RECUERDE... Si seleccionas la opción “Agrupar”, la consulta muestra el listado de consumos de artículos agrupado por orden jerárquico de grupo de artículos. Al dar clic sobre el botón Imprimir se muestra el siguiente Informe:
- 272. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 3.3.14 Cómo Imprimir Consumos Detallados por Tercero El uso de este informe es muy útil ya que se puede saber con solo digitar el rango de artículos, los consumos detallados por cada tercero. Esta opción le permite al usuario también por tercero y concepto, 1. Ingrese al menú Imprimir. 2. Seleccione la opción Estadísticas de Compras. 3. Selecciones la opción Consumos Detallados por Tercero con solo darle clic en la pestaña. A continuación se desplegara la siguiente ventana: Fecha Inicial: Introduzca aquí la fecha de donde se iniciara el corte para la estadística de los consumos de artículos a listar, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. Fecha Final: Introduzca aquí la fecha donde finaliza el corte para la estadística de los consumos de los artículos a listar, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. Artículo Inicial: Introduzca el código correspondiente al Artículo o servicio de donde se iniciara el corte para la estadística de consumos. Si desea desplegar los diferentes Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Artículos. Ver Cómo crear Artículos. Artículo Final: Introduzca el código correspondiente al Artículo o servicio donde finaliza el corte para la estadística de consumos. Si desea desplegar
- 273. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia los diferentes Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Artículos. Ver Cómo crear Artículos. Grupo Inicial: Introduzca el código correspondiente al grupo de artículos de donde se iniciara el corte para la estadística de consumos. Si desea desplegar las diferentes Grupos de Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Grupo de Artículos. Ver Cómo crear Grupo de Artículos. Grupo Final: Introduzca el código correspondiente al grupo de artículos donde finaliza el corte para la estadística de consumos. Si desea desplegar las diferentes Grupos de Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Grupo de Artículos. Ver Cómo crear Grupo de Artículos. Imprimir en Unidades: Seleccione el tipo de unidad con que se quiere que aparezca en la estadística de consumos para cada uno de los artículos a mostrar en el respectivo informe (Mayor, Detal y Global). Tercero: Digite el código correspondiente al Tercero al cual está asociado a cada uno de los consumos que desea listar. Si desea desplegar los diferentes Terceros de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Terceros. Ver Cómo crear Terceros. RECUERDE... Si seleccionas la opción “Agrupado por Tercero”, la consulta muestra el listado de consumos de artículos agrupado por Tercero o si selecciona la opción “Agrupado por Concepto” el informe muestra al listado de consumos de artículos agrupado por Concepto. Al dar clic sobre el botón Imprimir se muestra el siguiente Informe:
- 274. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 3.3.15 Cómo Imprimir Existencias Actuales El uso de este informe es muy útil ya que se puede saber con solo digitar el rango de artículos las existencias reales de cada Artículo registrado en la base de datos. Esta opción le permite al usuario también por rango de grupo de artículos y por bodega, Ingrese al menú Imprimir. 1. Seleccione la opción Inventario de Artículos. 2. Seleccione la opción Existencias Totales. 3. Selecciones la opción Existencias Actuales con solo darle clic en la pestaña. A continuación se desplegara la siguiente ventana:
- 275. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Artículo Inicial: Introduzca el código correspondiente al Artículo o servicio de donde se iniciara el corte para el inventario de artículos con existencias actuales. Si desea desplegar los diferentes Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Artículos. Ver Cómo crear Artículos. Artículo Final: Introduzca el código correspondiente al Artículo o servicio donde finaliza el corte para el inventario de artículos con existencias actuales. Si desea desplegar los diferentes Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Artículos. Ver Cómo crear Artículos. Grupo Inicial: Introduzca el código correspondiente al grupo de artículos de donde se iniciara el corte para el inventario de artículos con existencias actuales. Si desea desplegar las diferentes Grupos de Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Grupo de Artículos. Ver Cómo crear Grupo de Artículos. Grupo Final: Introduzca el código correspondiente al grupo de artículos donde finaliza el corte para el inventario de artículos con existencias actuales. Si desea desplegar las diferentes Grupos de Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Grupo de artículos. Ver Cómo crear Grupo de Artículos. Bodega: Digite el código correspondiente a la Bodega, de la cual desea obtener las existencias actuales de cada uno de sus artículos. Si desea desplegar los diferentes Bodegas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Bodegas. Ver Cómo crear Bodegas. Imprimir en Unidades: Seleccione el tipo de unidad con que se quiere que aparezca en el inventario de existencias actuales para cada uno de los artículos a mostrar en el respectivo informe (Mayor, Detal y Global). Valor a Imprimir: Seleccione el valor con que se quiere que aparezca cada Artículo en el inventario de existencias actuales, a mostrar en el respectivo informe (Mayor, Detal y Global). Titulo: Seleccione el tipo de unidad con que se quiere que aparezca en la estadística de consumos para cada uno de los artículos a mostrar en el respectivo informe (Costo Promedio, Ultimo Costo, Precio Venta, Sin Precios).
- 276. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia RECUERDE... Si seleccionas la opción “Totalizar Cantidades”, la consulta muestra el informe de inventario de existencias actuales totalizado por columnas o si selecciona la opción “Mostrar Referencia” el informe muestra la columna de la referencia del artículo. Al dar clic sobre el botón Imprimir se muestra el siguiente Informe: 3.3.16 Cómo Imprimir Existencias por Periodo Esta opción le permite al usuario obtener las existencias detalladas por artículo durante el periodo que se especifique en el respectivo informe. 1. Ingrese al menú Imprimir. 2. Seleccione la opción Inventario de Artículos. 3. Seleccione la opción Existencias Totales. 4. Selecciones la opción Existencias por Periodo con solo darle clic en la pestaña. A continuación se desplegara la siguiente ventana:
- 277. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Artículo Inicial: Introduzca el código correspondiente al Artículo o servicio de donde se iniciara el corte para el inventario de artículos con existencias en determinado periodo. Si desea desplegar los diferentes Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Artículos. Ver Cómo crear Artículos. Artículo Final: Introduzca el código correspondiente al Artículo o servicio donde finaliza el corte para el inventario de artículos con existencias en determinado periodo. Si desea desplegar los diferentes Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Artículos. Ver Cómo crear Artículos. Grupo Inicial: Introduzca el código correspondiente al grupo de artículos de donde se iniciara el corte para el inventario de artículos con existencias en determinado periodo. Si desea desplegar las diferentes Grupos de Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Grupo de Artículos. Ver Cómo crear Grupo de Artículos. Grupo Final: Introduzca el código correspondiente al grupo de artículos donde finaliza el corte para el inventario de artículos con existencias en determinado periodo. Si desea desplegar las diferentes Grupos de Artículos de clic
- 278. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Grupo de Artículos. Ver Cómo crear Grupo de Artículos. Bodega: Digite el código correspondiente a la Bodega, de la cual desea obtener las existencias en determinado periodo de cada uno de sus artículos. Si desea desplegar los diferentes Bodegas de clic en el Botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Bodegas. Ver Cómo crear Bodegas. Imprimir en Unidades: Seleccione el tipo de unidad con que se quiere que aparezca en el inventario de existencias en determinado periodo para cada uno de los artículos a mostrar en el respectivo informe (Mayor, Detal y Global). Valor a Imprimir: Seleccione el valor con que se quiere que aparezca cada Artículo en el inventario de existencias por periodos. Titulo: Digite el Titulo que quiere que aparezca en el encabezado del informe de existencias actuales de un determinado periodo. RECUERDE... Si seleccionas la opción “Totalizar Cantidades”, el informe muestra el inventario de existencias actuales totalizado por columnas o si selecciona la opción “Mostrar Artículos con Saldo Cero” el informe muestra la totalidad de los artículos con existencias en cero. Al dar clic sobre el botón Imprimir se muestra el siguiente Informe:
- 279. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 3.3.17 Cómo Imprimir Existencias por Serial / Lote Esta opción le permite al usuario obtener la existencias por serial y lote de cada un de los artículos que están dentro del rango. 1. Ingrese al menú Imprimir. 2. Seleccione la opción Inventario de Artículos. 3. Seleccione la opción Existencias Totales. 4. Selecciones la opción Existencias por Serial / Lote con solo darle clic en la pestaña. A continuación se desplegara la siguiente ventana: Artículo Inicial: Introduzca el código correspondiente al Artículo o servicio de donde se iniciara el corte para el inventario de existencias por serial y lote. Si desea desplegar los diferentes Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Artículos. Ver Cómo crear Artículos. Artículo Final: Introduzca el código correspondiente al Artículo o servicio donde finaliza el corte para el inventario de de existencias por serial y lote. Si desea desplegar los diferentes Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Artículos. Ver Cómo crear Artículos. Grupo Inicial: Introduzca el código correspondiente al grupo de artículos de donde se iniciara el corte para el inventario de de existencias por serial y lote. Si desea desplegar las diferentes Grupos de Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Grupo de Artículos. Ver Cómo crear Grupo de Artículos.
- 280. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Grupo Final: Introduzca el código correspondiente al grupo de artículos donde finaliza el corte para el inventario de artículos de existencias por serial y lote. Si desea desplegar las diferentes Grupos de Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Grupo de artículos. Ver Cómo crear Grupo de Artículos. Bodega: Digite el código correspondiente a la Bodega, de la cual desea obtener las de existencias por serial y lote de cada uno de sus artículos. Si desea desplegar los diferentes Bodegas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Bodegas. Ve Cómo crear Bodegas. RECUERDE... O si selecciona la opción “Orden Alfabético” el informe muestra al listado de consumos de artículos ordenado por el nombre del artículo. Al dar clic sobre el botón Imprimir se muestra el siguiente Informe:
- 281. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 3.3.18 Cómo Imprimir Existencias Menor a la Mínima El uso de este informe es muy útil ya que se puede saber con solo digitar el rango de artículos o todos, los artículos que están por debajo de la existencia mínima. 1. Ingrese al menú Imprimir. 2. Seleccione la opción Inventario de Artículos. 3. Selecciones la opción Existencia Menor a la Mínima con solo darle clic en la pestaña. A continuación se desplegara la siguiente ventana: Artículo Inicial: Introduzca el código correspondiente al Artículo o servicio de donde se iniciara el corte para el inventario de artículos con existencias menor a la mínima. Si desea desplegar los diferentes Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Artículos. Ver Cómo crear Artículos. Artículo Final: Introduzca el código correspondiente al Artículo o servicio donde finaliza el corte para el inventario de artículos con existencias menor a la mínima. Si desea desplegar los diferentes Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Artículos. Ver Cómo crear Artículos. Grupo Inicial: Introduzca el código correspondiente al grupo de artículos de donde se iniciara el corte para el inventario de artículos con existencias menor a la mínima. Si desea desplegar las diferentes Grupos de Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Grupo de Artículos. Ver Cómo crear Grupo de Artículos. Grupo Final: Introduzca el código correspondiente al grupo de artículos donde finaliza el corte para el inventario de artículos con existencias menor
- 282. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia a la mínima. Si desea desplegar las diferentes Grupos de Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Grupo de Artículos. Ver Cómo crear Grupo de Artículos. Bodega: Digite el código correspondiente a la Bodega, de la cual desea obtener los artículos con existencias menor a la mínima. Si desea desplegar los diferentes Bodegas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Bodegas. Ver Cómo crear Bodegas. Titulo: Digite el Titulo que quiere que aparezca en el encabezado del informe de inventario de artículos con existencias menor a la mínima. RECUERDE... Si selecciona la opción “Orden Alfabético” el informe muestra inventario de artículos ordenado por el nombre del artículo. Al dar clic sobre el botón Imprimir se muestra el siguiente Informe:
- 283. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 3.3.19 Cómo Imprimir Existencias Mayor a la Máxima Esta opción le permite al usuario obtener un resumen de los artículos registrados en la base de datos que están por encima de la existencia máxima. 1. Ingrese al menú Imprimir. 2. Seleccione la opción Inventario de Artículos. 3. Selecciones la opción Existencia Mayor a la Máxima con solo darle clic en la pestaña. A continuación se desplegara la siguiente ventana: Artículo Inicial: Introduzca el código correspondiente al Artículo o servicio de donde se iniciara el corte para el inventario de artículos con existencias mayor a la máxima. Si desea desplegar los diferentes Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Artículos. Ver Cómo crear Artículos. Artículo Final: Introduzca el código correspondiente al Artículo o servicio donde finaliza el corte para el inventario de artículos con existencias mayor a la máxima. Si desea desplegar los diferentes Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Artículos. Ver Cómo crear artículos. Grupo Inicial: Introduzca el código correspondiente al grupo de artículos de donde se iniciara el corte para el inventario de artículos con existencias mayor a la máxima. Si desea desplegar las diferentes Grupos de Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Grupo de Artículos. Ver Cómo crear Grupo de Artículos.
- 284. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Grupo Final: Introduzca el código correspondiente al grupo de artículos donde finaliza el corte para el inventario de artículos con existencias mayor a la máxima. Si desea desplegar las diferentes Grupos de Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Grupo de Artículos. Ver Cómo crear Grupo de Artículos. Bodega: Digite el código correspondiente a la Bodega, de la cual desea obtener los artículos con existencias mayor a la máxima. Si desea desplegar los diferentes Bodegas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Bodegas. Ver Cómo crear Bodegas. Titulo: Digite el Titulo que quiere que aparezca en el encabezado del informe de inventario de artículos con existencias mayor a la máxima. RECUERDE… Si selecciona la opción “Orden Alfabético” el informe muestra inventario de artículos ordenado por el nombre del artículo. Al dar clic sobre el botón Imprimir se muestra el siguiente Informe:
- 285. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 3.3.20 Cómo Imprimir Inventario a una Fecha Esta opción le permite al usuario obtener el inventario existente de cada artículo registrado en la base de datos a determinada fecha de corte. 1. Ingrese al menú Imprimir. 2. Seleccione la opción Inventario de Artículos. 3. Selecciones la opción Inventario a una Fecha con solo darle clic en la pestaña. A continuación se desplegara la siguiente ventana: Artículo Inicial: Introduzca el código correspondiente al Artículo o servicio de donde se iniciara el corte para el inventario de artículos a determinada fecha. Si desea desplegar los diferentes Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Artículos. Ver Cómo crear Artículos. Artículo Final: Introduzca el código correspondiente al Artículo o servicio donde finaliza el corte para el inventario de artículos a determinada fecha. Si desea desplegar los diferentes Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Artículos. Ver Cómo crear Artículos.
- 286. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Grupo Inicial: Introduzca el código correspondiente al grupo de artículos de donde se iniciara el corte para el inventario de artículos a determinada fecha. Si desea desplegar las diferentes Grupos de Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Grupo de Artículos. Ver Cómo Crear Grupo de Artículos. Grupo Final: Introduzca el código correspondiente al grupo de artículos donde finaliza el corte para el inventario de artículos a determinada fecha. Si desea desplegar las diferentes Grupos de Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Grupo de artículos. Ver Cómo crear Grupo de Artículos. Fecha de Corte: Introduzca aquí la fecha de corte para generar el inventario de artículos a dicha fecha, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. Bodega: Digite el código correspondiente a la Bodega, de la cual desea obtener el inventario de los artículos a determinada fecha. Si desea desplegar los diferentes Bodegas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Bodegas. Ver Cómo crear Bodegas. Unidad: Seleccione el tipo de unidad con que se quiere que aparezca el inventario para cada uno de los artículos a mostrar en el respectivo informe (Mayor, Detal). RECUERDE... Si seleccionas la opción “Solo Negativos”, el informe muestra el inventario con artículos que tengan existencia menor que uno o si selecciona la opción “Mostrar Artículos con Saldo Cero” el informe muestra el inventario de artículos con existencias en cero. Al dar clic sobre el botón Imprimir se muestra el siguiente Informe:
- 287. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 3.3.21 Cómo Imprimir Inventario Físico de Faltantes y Sobrantes Esta opción le permite al usuario obtener un resumen detallado de todos los faltantes y sobrantes de cada artículo registrado en la base de datos. 1. Ingrese al menú Imprimir. 2. Seleccione la opción Inventario de Artículos. 3. Selecciones la opción Faltantes y Sobrantes con Respecto al Físico con solo darle clic en la pestaña. A continuación se desplegara la siguiente ventana:
- 288. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Artículo Inicial: Introduzca el código correspondiente al Artículo o servicio de donde se iniciara el corte para el inventario de artículos de faltantes y sobrantes a determinada fecha. Si desea desplegar los diferentes Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Artículos. Ver Cómo crear Artículos. Artículo Final: Introduzca el código correspondiente al Artículo o servicio donde finaliza el corte para el inventario de artículos de faltantes y sobrantes a determinada fecha. Si desea desplegar los diferentes Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Artículos. Ver Cómo crear Artículos. Grupo Inicial: Introduzca el código correspondiente al grupo de artículos de donde se iniciara el corte para el inventario de artículos de faltantes y sobrantes a determinada fecha. Si desea desplegar las diferentes Grupos de Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Grupo de Artículos. Ver Cómo crear Grupo de Artículos. Grupo Final: Introduzca el código correspondiente al grupo de artículos donde finaliza el corte para el inventario de artículos de faltantes y sobrantes a determinada fecha. Si desea desplegar las diferentes Grupos de Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Grupo de Artículos. Ver Cómo crear Grupo de Artículos. Fecha de Corte: Introduzca aquí la fecha de corte para generar el inventario de artículos de faltantes y sobrantes a dicha fecha, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. Bodega: Digite el código correspondiente a la Bodega, de la cual desea obtener el inventario de los artículos de faltantes y sobrantes a determinada fecha. Si desea desplegar los diferentes Bodegas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Bodegas. Ver Cómo crear Bodegas. Unidad: Seleccione el tipo de unidad con que se quiere que aparezca el inventario de faltantes y sobrantes para cada uno de los artículos a mostrar en el respectivo informe (Mayor, Detal).
- 289. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Tipo de Inventario: Seleccione el tipo de inventario que quiere que aparezca para cada uno de los artículos a mostrar en el respectivo informe (Faltantes, Sobrantes o Ambos). RECUERDE... Si selecciona la opción “Orden Alfabético” el informe muestra el inventario de artículos ordenado por el nombre del artículo o si seleccionas la opción “Mostrar Referencia” el informe muestra el inventario de artículos con su respectiva referencia. Al dar clic sobre el botón Imprimir se muestra el siguiente Informe: 3.3.22 Cómo Imprimir Kardex Detallado por Artículo Esta opción le permite al usuario del módulo de inventario obtener un resumen de todas las entradas y salidas de cada Artículo entre determinadas fechas.
- 290. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 1. Ingrese al menú Imprimir. 2. Seleccione la opción Inventario de Artículos. 3. Selecciones la opción Kardex Detallado por Artículo con solo darle clic en la pestaña. A continuación se desplegara la siguiente ventana: Fecha Inicial: Introduzca aquí la fecha de donde se iniciara el corte para el respectivo kardex detallado de artículos, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. Fecha Final: Introduzca aquí la fecha donde finaliza el corte para el respectivo kardex detallado de artículos, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. Artículo Inicial: Introduzca el código correspondiente al Artículo o servicio de donde se iniciara el corte para el kardex detallado entre determinadas fechas. Si desea desplegar los diferentes Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Artículos. Ver Cómo crear Artículos. Artículo Final: Introduzca el código correspondiente al Artículo o servicio donde finaliza el corte para el kardex detallado entre determinadas fechas. Si desea desplegar los diferentes Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Artículos. Ver Cómo crear Artículos.
- 291. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Grupo Inicial: Introduzca el código correspondiente al grupo de artículos de donde se iniciara el corte para el kardex detallado entre determinadas fechas. Si desea desplegar las diferentes Grupos de Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Grupo de Artículos. Ver Cómo crear Grupo de Artículos. Grupo Final: Introduzca el código correspondiente al grupo de artículos donde finaliza el corte para el kardex detallado a determinada fecha. Si desea desplegar los diferentes Grupos de Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Grupo de Artículos. Ver Cómo crear Grupo de Artículos. Referencia Inicial: Digite el código correspondiente a la referencia del Artículo de donde se iniciara el corte para el kardex detallado del respectivo reporte. Referencia Final: Digite el código correspondiente a la referencia del Artículo donde finaliza el corte para el kardex detallado del respectivo informe. Bodega: Digite el código correspondiente a la Bodega, de la cual desea obtener el kardex detallado de los artículos entre determinadas fechas. Si desea desplegar los diferentes Bodegas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Bodegas. Ver Cómo crear Bodegas. Unidad: Seleccione el tipo de unidad con que se quiere que aparezca el kardex detallado para cada uno de los artículos a mostrar en el respectivo informe (Mayor, Detal). RECUERDE... Dejando la casilla en blanco donde se digita el código de la Bodega, la consulta muestra el kardex detallado de artículos entre determinadas fechas, de todas las bodegas existentes. Al dar clic sobre el botón Imprimir se muestra el siguiente Informe:
- 292. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 3.3.22 Cómo Imprimir Kardex Total por Artículo entre Periodos Esta opción le permite al usuario obtener un resumen detallado de las entradas y salidas de cada Artículo entre un rango de periodos. 1. Ingrese al menú Imprimir. 2. Seleccione la opción Inventario de Artículos. 3. Selecciones la opción Kardex Total por Artículo entre Periodos con solo darle clic en la pestaña. A continuación se desplegara la siguiente ventana:
- 293. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Artículo Inicial: Introduzca el código correspondiente al Artículo o servicio de donde se iniciara el corte para el kardex total entre determinados periodos. Si desea desplegar los diferentes Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Artículos. Ver Cómo crear Artículos. Artículo Final: Introduzca el código correspondiente al Artículo o servicio donde finaliza el corte para el kardex total entre determinados periodos. Si desea desplegar los diferentes Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Artículos. Ver Cómo crear Artículos. Grupo Inicial: Introduzca el código correspondiente al grupo de artículos de donde se iniciara el corte para el kardex total entre determinados periodos. Si desea desplegar las diferentes Grupos de Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Grupo de Artículos. Ver Cómo crear Grupo de Artículos. Grupo Final: Introduzca el código correspondiente al grupo de artículos donde finaliza el corte para el kardex total entre determinados periodos. Si desea desplegar los diferentes Grupos de Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Grupo de Artículos. Ver Cómo crear Grupo de Artículos. Periodo Inicial: Seleccione el periodo de donde se iniciara el corte para el kardex total del los respectivos artículos. Periodo Final: Seleccione el periodo donde finaliza el corte para el kardex total de los respectivos artículos. Bodega: Digite el código correspondiente a la Bodega, de la cual desea obtener el kardex total de los artículos entre determinados periodos. Si desea desplegar los diferentes Bodegas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Bodegas. Ver Cómo crear Bodegas. Unidad: Seleccione el tipo de unidad con que se quiere que aparezca el kardex total para cada uno de los artículos a mostrar en el respectivo informe (Mayor, Detal).
- 294. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Titulo: Digite el Titulo que quiere que aparezca en el encabezado del informe de kardex total entre periodos de determinados artículos. Dejando la casilla en blanco donde se digita el código de la Bodega, la consulta muestra el kardex total de los correspondientes artículos entre determinados periodos, de todas las bodegas existentes. Al dar clic sobre el botón Imprimir se muestra el siguiente Informe: 3.3.24 Cómo Imprimir Listado con Costos y Existencias Esta opción le permite al usuario del sistema obtener un resumen de artículos con el respectivo costo y existencia del mismo. 1. Ingrese al menú Imprimir. 2. Seleccione la opción Listado con Costos. 3. Selecciones la opción Listado con Costos y Existencia con solo darle clic en la pestaña. A continuación se desplegara la siguiente ventana:
- 295. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Artículo Inicial: Introduzca el código correspondiente al Artículo o servicio de donde se iniciara el corte para el listado de costos con existencias. Si desea desplegar los diferentes Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Artículos. Ver Cómo crear Artículos. Artículo Final: Introduzca el código correspondiente al Artículo o servicio donde finaliza el corte para el listado de costos con existencias. Si desea desplegar los diferentes Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Artículos. Ver Cómo crear Artículos. Grupo Inicial: Introduzca el código correspondiente al grupo de artículos de donde se iniciara el corte para el listado de costos con existencias. Si desea desplegar las diferentes Grupos de Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Grupo de Artículos. Ver Cómo crear Grupo de Artículos. Grupo Final: Introduzca el código correspondiente al grupo de artículos donde finaliza el corte para el listado de costos con existencias. Si desea desplegar los diferentes Grupos de Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Grupo de Artículos. Ver Cómo crear Grupo de Artículos. Costo a Listar: Seleccione el tipo de costo con que se quiere que aparezca el correspondiente listado para cada uno de los artículos a mostrar en el respectivo informe (Costo Promedio, Último Costo).
- 296. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Bodega: Digite el código correspondiente a la Bodega, de la cual desea obtener el listado de costos con existencias. Si desea desplegar los diferentes Bodegas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Bodegas. Ver Cómo crear Bodegas. Unidad: Seleccione el tipo de unidad con que se quiere que aparezca el listado de costos con existencias para cada uno de los artículos a mostrar en el respectivo informe (Mayor, Detal y Global). Titulo: Digite el Titulo que quiere que aparezca en el encabezado del informe de costos con existencias de determinados artículos. RECUERDE… Si selecciona la opción “Orden Alfabético” el informe muestra el listado de costos ordenado por el nombre del grupo de artículos o si seleccionas la opción “Sin Agrupar” el informe muestra el listado de costos con existencias sin agruparlo por grupo de artículos. Al dar clic sobre el botón Imprimir se muestra el siguiente Informe:
- 297. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 3.3.25 Cómo Imprimir Listado con Costo y Precio de Venta Esta opción le permite al usuario obtener un resumen de los artículos registrados en la base de datos con su respectivo costo y precio de venta. 1. Ingrese al menú Imprimir. 2. Seleccione la opción Listado con Costos. 3. Selecciones la opción Listado con Costos y Precio de Venta con solo darle clic en la pestaña. A continuación se desplegara la siguiente ventana: Artículo Inicial: Introduzca el código correspondiente al Artículo o servicio de donde se iniciara el corte para el listado con costos y precio de venta. Si desea desplegar los diferentes Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Artículos. Ver Cómo crear Artículos. Artículo Final: Introduzca el código correspondiente al Artículo o servicio donde finaliza el corte para el listado con costos y precio de venta. Si desea desplegar los diferentes Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Artículos. Ver Cómo crear Artículos. Grupo Inicial: Introduzca el código correspondiente al grupo de artículos de donde se iniciara el corte para el listado de costos con precio de venta. Si desea
- 298. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia desplegar las diferentes Grupos de Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Grupo de Artículos. Ver Cómo crear Grupo de Artículos. Grupo Final: Introduzca el código correspondiente al grupo de artículos donde finaliza el corte para el listado con costos y precio de venta. Si desea desplegar los diferentes Grupos de Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Grupo de Artículos. Ver Cómo crear Grupo de Artículos. Tipo de Precio: Digite el número correspondiente a la lista de precios del Artículo que se quiere mostrar en el respectivo reporte. Costo a Listar: Seleccione el tipo de costo con que se quiere que aparezca el correspondiente listado para cada uno de los artículos a mostrar en el respectivo informe (Costo Promedio, Último Costo). Unidad: Seleccione el tipo de unidad con que se quiere que aparezca en listado con costos y precio de venta para cada uno de los artículos a mostrar en el respectivo informe (Mayor, Detal). Titulo: Digite el Titulo que quiere que aparezca en el encabezado del informe de costos con precio de venta de determinados artículos. RECUERDE... Si selecciona la opción “Orden Alfabético” el informe muestra el listado de costos ordenado por el nombre del grupo de artículos o si seleccionas la opción “Sin Agrupar” el informe muestra el listado de costos con precio de venta sin agruparlo por grupo de artículos. Al dar clic sobre el botón Imprimir se muestra el siguiente Informe:
- 299. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 3.3.26 Cómo Imprimir Remisiones no Facturadas Esta opción le permite al usuario del módulo de inventario obtener un resumen de las remisiones no facturadas discriminadas por proveedor. 1. Ingrese al menú Imprimir. 2. Seleccione la opción Remisiones no Facturadas con solo darle clic en la pestaña. A continuación se desplegara la siguiente ventana:
- 300. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 3.3.27 Cómo Imprimir Pedidos Pendientes por Recibir Esta opción le permite al usuario del módulo de inventario obtener un resumen de los artículos con no se han recibido físicamente en la empresa. 1. Ingrese al menú Imprimir. 2. Seleccione la opción Pedidos Pendientes por Recibir con solo darle clic en la pestaña. A continuación e desplegara la siguiente ventana:
- 301. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Proveedor: Digite el código correspondiente al Tercero clasificado como Proveedor, al cual están asociado a cada una de los pedidos que desea listar. Si desea desplegar los diferentes Proveedores de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Terceros. Ver Cómo crear Terceros. Artículo Inicial: Introduzca el código correspondiente al Artículo o servicio de donde se iniciara el corte para el listado de Pedidos pendientes por recibir. Si desea desplegar los diferentes Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Artículos. Ver Cómo crear Artículos. Artículo Final: Introduzca el código correspondiente al Artículo o servicio donde finaliza el corte para el listado de Pedidos pendientes por recibir. Si desea desplegar los diferentes Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Artículos. Ver Cómo crear Artículos. Referencia Inicial: Digite el código correspondiente a la referencia del Artículo de donde se iniciara el corte para el respectivo reporte de Pedidos pendientes por recibir. Referencia Final: Digite el código correspondiente a la referencia del artículo donde finaliza el corte para el respectivo informe de Pedidos pendientes por recibir. Fecha Inicial: Introduzca aquí la fecha de donde se iniciara el corte para el resumen de Pedidos pendientes por recibir, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. Fecha Final: Introduzca aquí la fecha donde finaliza el corte para el resumen de Pedidos pendientes por recibir, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. RECUERDE...
- 302. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Si selecciona la opción “Solo lo Pendiente” el informe muestra el listado de Pedidos pendientes por recibir pero si no listara todos los pedidos del respectivo Proveedor. Al dar clic sobre el botón Imprimir se muestra el siguiente Informe: 3.3.28 Cómo Imprimir Rango de Notas de Inventario Esta opción le permite al usuario del módulo de inventario obtener un resumen de los artículos con no se han recibido físicamente en la empresa. 1. Ingrese al menú Imprimir. 2. Seleccione la opción Pedidos Pendientes por Recibir con solo darle clic en la pestaña. A continuación se desplegara la siguiente ventana:
- 303. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Fecha Inicial: Introduzca aquí la fecha de donde se iniciara el corte para el resumen de Notas de Inventario, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. Fecha Final: Introduzca aquí la fecha donde finaliza el corte para el resumen de Notas de Inventario, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. Factura Inicial: Digite el código inicial correspondiente al prefijo y seguidamente el número de la factura de compra de donde se iniciara el corte para el resumen de Notas de Inventario. Si desea desplegar las diferentes Prefijos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana. Ver Cómo crear Prefijos. Factura Final: Digite el código final correspondiente al prefijo y seguidamente el número de la factura de compra donde terminara el corte para el resumen de Notas de Inventario. Si desea desplegar las diferentes Prefijos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana. Ver Cómo crear Prefijos. Al dar clic sobre el botón Imprimir se muestra el siguiente Informe:
- 304. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 3.3.29 Cómo Imprimir Listado de Grupos de Artículos Esta opción le permite al usuario obtener un resumen detallado de todos los grupos de artículos registrados en la base de datos de la empresa. 1. Ingrese al menú Imprimir. 2. Seleccione la opción Archivos Básicos. 3. Selecciones la opción Grupos de Artículos con solo darle clic en la pestaña. A continuación se desplegara la siguiente ventana: Grupo Inicial: Introduzca el código correspondiente al grupo de artículos de donde se iniciara el corte para el correspondiente listado. Si desea desplegar las diferentes Grupos de Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Grupo de Artículos. Ver Cómo crear Grupo de Artículos. Grupo Final: Introduzca el código correspondiente al grupo de artículos donde finaliza el corte para el correspondiente listado. Si desea desplegar los diferentes Grupos de Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Grupo de Artículos. Ver Cómo crear Grupo de Artículos. RECUERDE... Dejando la casilla en blanco donde se digita el código del Grupo de Artículos, la consulta muestra el listado de todos los registros generados para cada grupo de artículos.
- 305. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Al dar clic sobre el botón Imprimir se muestra el siguiente Informe: 3.3.30 Cómo Imprimir Listado Artículos Esta opción le permite al usuario del módulo de inventario obtener un resumen de todos los artículos registrados en la base de datos de la entidad. 1. Ingrese al menú Imprimir. 2. Seleccione la opción Archivos Básicos. 3. Selecciones la opción Artículos de Artículos con solo darle clic en la pestaña. A continuación se desplegara la siguiente ventana:
- 306. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Artículo Inicial: Introduzca el código correspondiente al Artículo o servicio de donde se iniciara el corte para el listado correspondiente. Si desea desplegar los diferentes Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Artículos. Ver Cómo crear Artículos. Artículo Final: Introduzca el código correspondiente al Artículo o servicio donde finaliza el corte para el listado correspondiente. Si desea desplegar los diferentes Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Artículos. Ver Cómo crear Artículos. Grupo Inicial: Introduzca el código correspondiente al grupo de artículos de donde se iniciara el corte para el listado de artículos. Si desea desplegar las diferentes Grupos de Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Grupo de Artículos. Ver Cómo crear Grupo de Artículos. Grupo Final: Introduzca el código correspondiente al grupo de artículos donde finaliza el corte para el listado artículos. Si desea desplegar los diferentes Grupos de Artículos de clic en el botón o presione la BARRA SPACIADORA y aparecerá la ventana de Grupo de Artículos. Ver Cómo crear Grupo de Artículos. RECUERDE... Si selecciona la opción “Orden Alfabético” el informe muestra el listado de artículos por el nombre del grupo de artículos o si seleccionas la opción “Sin Agrupar” el informe muestra el listado de artículo sin agruparlo por grupo de artículos. Al dar clic sobre el botón Imprimir se muestra el siguiente Informe:
- 307. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 3.3.31 Cómo Imprimir Listado Proveedores Esta opción le permite al usuario del módulo de inventario obtener un resumen de todos los artículos registrados en la base de datos de la entidad. 1. Ingrese al menú Imprimir. 2. Seleccione la opción Archivos Básicos. 3. Selecciones la opción Proveedores con solo darle clic en la pestaña. A continuación se desplegara la siguiente ventana:
- 308. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Código Inicial: Digite el código inicial correspondiente al Tercero clasificado como Proveedor de donde se iniciara el corte para el respectivo reporte estadístico. Si desea desplegar los diferentes Proveedores de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Terceros. Ver Cómo crear Terceros. Código Final: Digite el código final correspondiente al Tercero clasificado como Proveedor donde finaliza el corte para el respectivo reporte estadístico. Si desea desplegar los diferentes Proveedores de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Terceros. Ver Cómo crear Terceros. Clasificación: Digite el código correspondiente a la Clasificación del Tercero o Proveedor, al cual están directamente ligados los artículos a mostrar en el respectivo reporte. Si desea desplegar las diferentes Clasificaciones de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Clasificación de Terceros. Ver Cómo crear Clasificación de Terceros. Fecha Inicial: Introduzca aquí la fecha de donde se iniciara el corte para el resumen de Proveedores, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. Fecha Final: Introduzca aquí la fecha donde finaliza el corte para el resumen de Proveedores, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. Al dar clic sobre el botón Imprimir se muestra el siguiente Informe:
- 309. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 4. OPERACIONES NO RUTINARIAS 4.1 CÓMO CONFIGURAR LOS PARÁMETROS DE USUARIO Esta opción le permite al usuario configurar los parámetros que serán exclusivos, de la sesión que se ha creado con el respectivo usuario. 1. Ingrese al menú Archivos. 2. Seleccione la opción Configuración– Parámetros de Usuario con solo darle un clic en la pestaña. A continuación se desplegará la siguiente ventana:
- 310. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Ruta del Puerto para Impresión Texto: Aquí debes digitar la ruta exacta del puerto a donde se enviara la impresión de los respectivos reportes. 4.2 CÓMO CONFIGURAR LOS PARÁMETROS GENERALES Esta opción le permite al usuario configurar los parámetros usados en el manejo del inventario y en la integración a Tesorería y Contabilidad. 1. Ingrese al menú Archivos. 2. Seleccione la opción Configuración– Generales con solo darle un clic en la pestaña. A continuación se desplegará la siguiente ventana: Parámetros del Módulo de Inventario:
- 311. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Documentos: Preguntar Retenciones en Compras: Esta opción le permite en cualquier momento que este activa, preguntar el porcentaje de retención en la fuente, ReteIVA y ReteICA en el momento de realizar el documento de compra y ejecutar la respectiva operación. Maneja Tasa de Conversión en Compras: Mediante esta opción el usuario del Módulo de Inventario puede configurar el manejo de la Tasa de Conversión de cualquier moneda extranjera y así realizar efectivamente el documento de compra. Ajustar IVA al Peso en Compras: Mediante esta opción el usuario del Módulo de Inventario, puede en cualquier momento activar esta opción y redondear el valor del IVA de la compra al peso, quedando como un valor entero sin decimales. Redondear Retenciones a la unidad: Esta opción le permite en cualquier momento que este activa, redondear el valor del IVA de la compra al peso, quedando como un valor entero sin decimales. Asentar Consumos al Imprimir: Mediante esta opción el usuario del Módulo de Inventario, puede en cualquier momento activar esta opción y permitir que el documento de consumos se asiente al momento de imprimirlo. Detalle de Documentos: Impuesto al Consumo en Artículos: Mediante esta opción el usuario del Módulo de Inventario, puede en cualquier momento activar esta opción y solicitar el valor del porcentaje de Impuesto al consumo el Licores y Cigarrillos al momento de realizar el documento de compra. Impuesto al Consumo como parte del Costo: Esta opción le permite en cualquier momento que este activa, agregar el valor del impuesto al Consumo al costo del artículo. Actualizar el Precio de Venta desde la Compra: Mediante esta opción el usuario del Módulo de Inventario, puede en cualquier momento activar esta opción y solicitar el valor del Precio de Venta al momento de insertar el Artículo en el documento de compra.
- 312. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Buscar Artículos por Código de Proveedor: Esta opción le permite en cualquier momento que este activa, solicitar o insertar los artículos en el documento de compra por el código de proveedor que se le halla asignado a dicho Artículo. Preguntar Pedidos y Remisiones en Cada Artículo: Mediante esta opción el usuario del Módulo de Inventario, puede en cualquier momento activar esta opción y solicitar el código de la remisión o del pedido donde se relaciono dicho Artículo y así asociarlo al documento de compra. Preguntar Recargo en Cada Artículo (Excedente o faltante de Remisiones): Esta opción le permite en cualquier momento que este activa, agregarle o disminuirle al Artículo remisionado cualquier cambio que se halla producido en la factura de compra. Inventario por Seriales / Lotes: Mediante esta opción el usuario del Módulo de Inventario, puede en cualquier momento controlar el inventario de artículos idénticos diferenciados solamente por los seriales respectivos. Ej.: Celulares y Elementos de Informática.
- 313. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Parámetros Predeterminados: Unidad Global: Esta opción le permite en cualquier momento que este activa, solicitar o insertar los artículos en el documento de compra por el código de proveedor que se le halla asignado a dicho Artículo. Bodega Predeterminada: Digite el código correspondiente a la Bodega, que se desea que este predeterminada para la inserción de artículos en todos los documentos. Si desea desplegar los diferentes Bodegas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Bodegas. Ver Cómo crear Bodegas. Tipo de Unidad: Seleccione el tipo de unidad con que se quiere que aparezca como predeterminada al momento de insertar los artículos en cualquier documento del módulo de inventario (Mayor y Detal). Integrar a Contabilidad: Si desea en cualquier momento que el módulo de Inventario este integrado con Contabilidad solo debes seleccionar se esta opción. Cuenta de Gastos (Notas de Inventario): Introduzca el código correspondiente a la Cuenta Contable que se utilizara para contabilizar las cuentas de gastos sobre las Notas de Inventario. Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el botón correspondiente. O presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana Cuenta de Ingreso (Notas de Inventario): Digite el código correspondiente a la Cuenta Contable que se utilizara para contabilizar el Impuesto de Rete IVA causado sobre cada uno de los documentos que generan dicho impuesto. Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana correspondiente. Cuenta de Rete IVA: Digite el código correspondiente a la Cuenta Contable que se utilizara para contabilizar los Ingresos sobre los Documentos de Notas de Inventario. Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana correspondiente.
- 314. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Integrar con Tesorería: Esta opción le permite integrar el Módulo de Inventarios con Tesorería con solo seleccionar la casilla correspondiente. Parámetros de Integración: Integrar con Contabilidad: Si desea en cualquier momento que el módulo de Inventario este integrado con Contabilidad solo debes seleccionar se esta opción. Cuenta de Gastos (Notas de Inventario): Introduzca el código correspondiente a la Cuenta Contable que se utilizara para contabilizar las cuentas de gastos sobre las Notas de Inventario. Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana correspondiente. Cuenta de Ingreso (Notas de Inventario): Digite el código correspondiente a la Cuenta Contable que se utilizara para contabilizar el Impuesto de Rete IVA causado sobre cada uno de los documentos que generan dicho impuesto. Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana correspondiente.
- 315. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Cuenta de Rete IVA: Digite el código correspondiente a la Cuenta Contable que se utilizara para contabilizar los Ingresos sobre los Documentos de Notas de Inventario. Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana correspondiente. Integrar con Tesorería: Esta opción le permite integrar el Módulo de Inventarios con Tesorería con solo seleccionar la casilla correspondiente. Costos Adicionales: Descripción: Aquí debes ingresar el nombre del costo adicional que desea en cualquier momento relacionarlo en el respectivo documento.
- 316. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Cuenta: Introduzca el código correspondiente a la Cuenta Contable que se utilizara para contabilizar el correspondiente costo adicional. Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana correspondiente. Prefijo Facturación Adicional: Mediante este prefijo se genera la facturación de los costos adicional que aquí se describen. Si desea desplegar las diferentes Prefijos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana. Ver Cómo crear Prefijos.
- 317. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Reportes: Tipo de Formato (Nota de Inventario): Debe seleccionar el tipo de reporte de la Nota de Inventario que desea que se configure como predeterminado. Si desea desplegar los diferentes tipos de reporte de factura de clic en el botón y aparecerá el listado de las opciones que puedes escoger, en este caso están: Estándar Grafica, Estándar Texto, Especifica Grafica. Número de Formato Especifico (Nota de Inventario): Introduzca aquí el nombre que tiene el reporte de la factura que quedara como predeterminada. Consumos: Imprimir Consumos con Valores: Si se selecciona esta opción, el módulo de inventario imprimirá los respectivos consumos con el costo de cada Artículo. 4.3 CÓMO BLOQUEAR PERIODOS Esta opción le permite al usuario configurar los parámetros usados en el manejo del inventario y en la integración a Tesorería y Contabilidad. 1. Ingrese al menú Archivos. 2. Seleccione la opción Configuración– Bloque de Periodos con solo darle un clic en la pestaña. A continuación se desplegará la siguiente ventana: Periodo: Seleccione el periodo que desea que este bloqueado, para que ningún usuario del sistema pueda realizar una modificación que te afecte el movimiento.
- 318. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 4.4 CÓMO CREAR CONSECUTIVOS Esta opción le permite al usuario configurar los crear o modificar los consecutivos de los documentos los cuales son muy importantes para la organización y control de dichos documentos. 1. Ingrese al menú Archivos. 2. Seleccione la opción Configuración– Consecutivos con solo darle un clic en la pestaña. A continuación se desplegará la siguiente ventana: Tipo de Comprobante: Digite el tipo de comprobante al cual desea crearle su respectivo consecutivo y así tener un mejor manejo del documento. Prefijo: Introduzca el prefijo del respectivo documento al cual se le creara el consecutivo y este será parte de la identificación del mismo. Consecutivo: Digites el número con el cual se iniciara la identificación del respectivo documento, que quieres asignarle el correspondiente consecutivo. 4.5 CÓMO CREAR PENSAMIENTOS Mediante esta opción el usuario del sistema podrá agregar textos o frases que desea que aparezca en la ventana de bienvenida al momento de ingresar al módulo.
- 319. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 1. Ingrese al menú Archivos. 2. Seleccione la opción Configuración– Pensamientos con solo darle un clic en la pestaña. A continuación se desplegará la siguiente ventana: Código: Digite el número consecutivo con el cual se ira a identificar en la base de datos el respectivo pensamiento que estas insertando. Autor: Introduzca el nombre completo del autor que creó el pensamiento que desea insertar en la bese de datos. Descripción: Digites la frase que desea que aparezca en la ventana de entrada al módulo, de una manera correcta. 4.6 CÓMO MODIFICAR INFORMES Mediante esta opción el usuario del sistema podrá modificar sus informes y agregar las opciones que desea que aparezcan impresas al momento de generar dicho informe. 1. Ingrese al menú Archivos. 2. Seleccione la opción Configuración– Diseño de Informes con solo darle un clic en la pestaña. A continuación se desplegará la siguiente ventana:
- 320. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 4.7 CÓMO EJECUTAR COMANDOS Esta opción le permite al usuario del módulo de inventario ejecutar procedimientos que corregirá o modificara su información de una manera correcta y eficiente. 1. Ingrese al menú Archivos. 2. Seleccione la opción Configuración– Ejecutar con solo darle un clic en la pestaña.. A continuación se desplegará la siguiente ventana: 4.8 CÓMO ASENTAR PENDIENTES Mediante esta opción el usuario del módulo de inventario podrán asentar documento pendientes en cualquier periodo del año y así generar el respectivo movimiento.
- 321. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 1. Ingrese al menú Inventario. 2. Seleccione la opción Especiales. 3. Seleccione la opción Asentar Pendientes con solo darle un clic en la pestaña.. A continuación se desplegará la siguiente ventana: 4.9 CÓMO RECALCULAR Esta opción le permite al usuario del módulo de inventario recalcular el moviendo existente y así obtener las existencias reales de cada Artículo o producto. 1. Ingrese al menú Inventario. 2. Seleccione la opción Especiales. 3. Seleccione la opción Recalcular con solo darle un clic en la pestaña.. A continuación se desplegará la siguiente ventana: 4.10 CÓMO TRASLADAR SALDOS DEL AÑO ANTERIOR Mediante esta opción el usuario del módulo de inventario podrá trasladar los saldos de inventario del año anterior a la nueva empresa del correspondiente año con solo seleccionar la empresa del año anterior y Presionar el botón correspondiente.
- 322. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 1. Ingrese al menú Inventario. 2. Seleccione la opción Especiales. 3. Seleccione la opción Trasladar Saldos Año Anterior con solo darle un clic en la pestaña. A continuación se desplegará la siguiente ventana: 4.11 CÓMO REGENERAR COMPROBANTES Mediante esta opción el usuario del módulo de inventario podrá regenerar los respectivos comprantes a contabilidad, de los documentos creados en este módulo. 1. Ingrese al menú Inventario. 2. Seleccione la opción Especiales. 3. Seleccione la opción Regenerar Comprobantes con solo darle un clic en la pestaña.. A continuación se desplegará la siguiente ventana:
- 323. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 4.12 CÓMO ACTUALIZAR FECHA DE COMP. DE COSTOS Esta opción le permite al usuario del módulo de inventario en cualquier momento cambiar la fecha de creación de los Comprobantes de Costos. 1. Ingrese al menú Inventario. 2. Seleccione la opción Especiales. 3. Seleccione la opción Actualizar Fecha de Comp. de Costos con solo darle un clic en la pestaña.
- 324. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia UNIDAD 5: Modulo Facturación 1. CARACTERÍSTICAS Y BENEFICIOS El programa de FACTURACION es una herramienta diseñada por TNS SOFTWARE para elaboración de cotizaciones y la generación de facturas de venta. Nos muestra estadísticas de ventas. Permite el manejo de pedidos y remisiones. Orientado a los usuarios a obtener mejores resultados tanto económicos como de tiempo. Además, trabaja de forma integrada con los módulos de Contabilidad e Inventario generando los comprobantes, calculo de costos de ventas, ahorrando tiempo de digitación. 2 ENTRADAS Y SALIDAS DEL MODULO VISIÓN GENERAL A continuación se muestra un cuadro sintético de las utilidades del Módulo de Facturación, con sus respectivas entradas, procesos y salidas de datos.
- 325. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 3. OPERACIONES RUTINARIAS 3.3 ACCESO AL PROGRAMA El usuario al dar clic sobre el icono de Facturación visualizara la siguiente ventana:
- 326. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia En esta ventana se muestra la fecha de actualización del programa y el pensamiento del día. Dando clic en el botón u oprimiendo cualquier tecla esta ventana desaparecerá y se mostrara la ventana de Selección de empresa:
- 327. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Esta ventana muestra los datos generales de la empresa, la ruta donde está ubicada la Base de Datos y el nombre del Servidor en cual está ubicada dicha Base de Datos. Con el botón Listado de empresas puede seleccionar otra empresa diferente a la actual para trabajar en ella. Dando clic en el botón oprimiendo la tecla Enter la ventana desaparecerá y se mostrara la ventana de Inicio de Sesión: En esta ventana se debe digitar el Usuario y la Contraseña la cual no se muestra para efectos de seguridad. Si la Contraseña es correcta la ventana desaparecerá y se mostrara la ventana de selección de la sucursal y el periodo sobre el que desea trabajar. El programa guarda siempre la última sucursal y periodo accesado. Seguidamente se mostrará la ventana Principal del programa:
- 328. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Barra Principal: Muestra el nombre del programa y a su vez contiene los botones de minimizar, maximizar y cerrar la ventana principal. Barra Menú Principal: Muestra el menú general del programa. Barra Informativa: Muestra El nombre de la Empresa, el periodo y año fiscal de la empresa, y el nombre del Módulo.
- 329. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Barra de estado: Muestra información de ayuda de las diferentes opciones del programa, la sucursal actual y nombre del Usuario que está actualmente trabajando. Barra Botones de Acceso Rápido: Estos botones son de gran ayuda por que minimizan tiempo de trabajo, ya que con solo dar un clic sobre ellos despliegan la ventana, las cuales se encuentra las más usadas por el usuario.
- 330. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Botón Vista Detalle – Vista listado: Dando clic muestra los registros uno por uno con todos sus campos o como un listado general con los campos claves. Botón Exportar: Sirve para seleccionar el registro actual y llevarlo como dato de entrada a otra ventana o documento donde se necesite.
- 331. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Cuadro de Filtro: Muy útil para filtrar información, depende de lo que se escriba en él y del campo previamente seleccionado de la lista desplegable de campos. Oprimiendo ENTER o clic en el botón de buscar activa la búsqueda. Digitando (*) se muestran todos los registros de la tabla. Si el campo a filtrar es de tipo cadena como Nombre o Descripción del registro, Ej.: Si se quiere buscar un cliente cuyo nombre empiece por EDI se digita: EDI; el carácter (%) sirve de comodín para generar una búsqueda blanda, para buscar clientes que contengan el nombre PEDRO sin importar en que sitio del campo se encuentre se digita %PEDRO el programa listará todos los nombres de las personas que contengan la palabra “PEDRO” en cualquier parte del campo: “PEDRO CARLOS”, “ANDRES PEDRO”, etc. Listado desplegable de Campos de búsqueda: Al dar clic sobre él despliega un listado de campos con los cuales se puede filtrar o buscar la información. Botón de Búsqueda: Dando un clic sobre él ejecuta la búsqueda o filtro con los parámetros digitados en el cuadro de Filtro y el campo de búsqueda seleccionado. Ingreso de la Información RECUERDE... Para comenzar a manejar las diferentes opciones del módulo de INVENTARIOS, primero se deben ingresar los parámetros; cómo se explica en la parte de OPERACIONES NO RUTINARIAS. 3.1.3 Como Crear Terceros Esta opción le permite al usuario del sistema registrar o actualizar los datos de los Terceros que tienen una relación directa o indirecta con la empresa. Para la creación de un nuevo Tercero solo se digita el código del mismo, con todos los datos correspondientes para el registro: 1. Ingrese al menú Archivos.
- 332. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 2. Seleccione la opción Terceros con solo darle un clic en la pestaña o presionando la tecla CTRL mas W. A continuación se desplegará la siguiente ventana: Después se presiona la tecla Insert para crear el nuevo Tercero, seguidamente le aparecerá las nuevas casillas en blanco, lista para insertar la nueva información Diligencie la siguiente información: Código: Aquí se ingresa el código con el cual se va ha registrar el Tercero en el sistema, se recomienda que no deje espacios o puntos entre los números que identificaran al registro del Tercero. Tipo Documento: Debe seleccionar el Tipo de Documento correspondiente al registro que esta insertando. Si desea desplegar los diferentes tipos de documentos de clic en el botón aparecerá el listado de los tipos que puedes escoger. (Cedula, Nit, Tarjeta, Extranjería).
- 333. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia No. Identificación: Aquí se ingresa la identificación del Tercero, se recomienda que no deje espacios o puntos entre los números que identificaran al registro del Tercero. Expedida En: Digite el nombre de la ciudad o país donde fue expedido el documento de identificación del Tercero. Nombre: Introduzca aquí el nombre completo del Tercero, el cual es uno de los datos mas importantes ya que no puede quedar vacío. Datos Generales: Rep. Legal: Introduzca aquí el nombre completo de la persona que representa legalmente a la empresa o tercero, el cual es uno de los datos mas importantes ya no puede quedar vacío. Dirección: Digite aquí la dirección completa del Tercero o empresa, el cual es uno de los datos importantes del registro. Ciudad: Introduzca el nombre de la Ciudad en la cual esta ubicado el Tercero. Se debe tener cuidado en digitar igual el nombre de la ciudad en todos los terceros ya que hay informes que filtran por este campo. Teléfonos: Aquí debes introducir los números telefónicos donde puedes ubicar al Tercero y manejar mejor la información relacionada con este. Ruta de Foto: Digite la ruta correspondiente donde se encuentra ubicado el archivo de la foto del Tercero. Si no la sabes, la puedes registrar con solo dar clic en el botón y explorando el sistema hasta encontrar la ubicación. Zona: Introduzca el código correspondiente a la Zona de ubicación del Tercero. Si desea desplegar las diferentes Zonas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Zonas. Es útil para Informes estadísticos que filtran por este campo. Ver Cómo crear Zonas. Clasificación: Digite el código correspondiente a la Clasificación del Tercero. Si desea desplegar las diferentes Clasificaciones de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Clasificación de Terceros. Útil para informes estadísticos que filtran por este campo. Ver Cómo crear Clasificación de Terceros.
- 334. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Observaciones: Aquí puedes introducir los demás datos que tengas sobre información relacionada con el Tercero o detalles a tener en cuenta en este registro. Datos Adicionales: Direccion2: Digite aquí la segunda dirección completa del Tercero o empresa, el cual es uno de los datos importantes del registro. Telefono2: Aquí debes introducir los demás números telefónicos donde puedes ubicar al Tercero y manejar mejor la información relacionada con este. Zona2: Introduzca el código correspondiente a la segunda Zona de ubicación del Tercero. Si desea desplegar las diferentes Zonas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Zonas. Ver Cómo crear Zonas. E-mail: Introduzca la dirección de correo electrónico correspondiente al Tercero que estas registrando con los más mínimos detalles para mejor claridad en el intercambio de información. Beeper: Aquí debes introducir los números con el cual está identificado el Beeper donde puedes ubicar al Tercero y manejar mejor la información.
- 335. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Emp. Beeper: Introduzca el código correspondiente a la Empresa a la cual esta afiliado el Beeper de propiedad del Tercero. Si desea desplegar las diferentes Empresas de Comunicaciones de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Empresas de Comunicaciones. Ver Cómo crear Empresas de Comunicaciones. Celular: Aquí debes introducir los números con el cual esta identificado el Celular donde puedes ubicar al Tercero y manejar mejor la información. Emp. Celular: Introduzca el código correspondiente a la Empresa a la cual está afiliado el Celular de propiedad del Tercero. Si desea desplegar las diferentes Empresas de Comunicaciones de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Empresas de Comunicaciones. Ver Cómo crear Empresas de Comunicaciones. Fecha Nacimiento: Introduzca la fecha de nacimiento correspondiente al Tercero que estas registrando. Datos de transporte: Esta pestaña se activa solo para empresas de transporte. Para hacer que una empresa sea de transporte se debe ejecutar en el módulo de Inventario el comando MODTRANS. Los datos de transporte son: Licencia: Aquí debes introducir los números con el cual esta identificada la Licencia de Conducir del Tercero. Categoría: Aquí debes introducir el numero de la Categoría de la Licencia de Conducción del Tercero y manejar mejor la información relacionada con este. Vencimiento: Introduzca la fecha de vencimiento de la Licencia de Conducir del Tercero que acabas de registrar. Suspendido: Para el caso de los conductores se especifica si está suspendido para emitir mensajes de advertencia al momento de asignar documentos de transporte a esta persona.
- 336. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Integración Contable: Auxiliar Deudores: Digite el código correspondiente a la Cuenta Contable Auxiliar de Deudores para este Tercero. (Código según su Plan de Cuentas). Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Plan de Cuentas. Auxiliar Ret. Fuente Ventas: Introduzca el código correspondiente a la Cuenta Contable Auxiliar de Retención en la Fuente en Ventas para este Tercero. (Código según su Plan de Cuentas). Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Plan de Cuentas Auxiliar Ret Fuente Servicios: Digite el código correspondiente a la Cuenta Contable Auxiliar de Retención en la Fuente en Servicios para este Tercero. (Código según su Plan de Cuentas). Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Plan de Cuentas. Auxiliar Proveedores: Introduzca el código correspondiente a la Cuenta Contable Auxiliar de Proveedores para este Tercero. (Código según su Plan de Cuentas). Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Plan de Cuentas.
- 337. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Auxiliar Ret. Fuente Compras: Digite el código correspondiente a la Cuenta Contable Auxiliar de Retención en la Fuente en Compras para este Tercero. (Código según su Plan de Cuentas). Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Plan de Cuentas. Auxiliar Ret. Fuente Servicios: Introduzca el código correspondiente a la Cuenta Contable Auxiliar de Retención en la Fuente en Servicios (Código según su Plan de Cuentas). Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Plan de Cuentas. Datos de Facturación: Tipo de Tercero: Debes seleccionar el tipo de Tercero mediante la activación de la casilla correspondiente según el rol que cumpla, en este caso puedes escoger cuatro opciones como Cliente, Cobrador, Proveedor o Vendedor. Fecha Ult. Compra: El sistema en este campo muestra la Fecha de la Ultima Compra, en caso de que el Tercero sea de Tipo Cliente y que efectivamente haya realizado una compra. No es modificable por el usuario.
- 338. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Valor Ult. Compra: El sistema en este campo muestra el valor por el cual fue realizada Ultima Compra, en caso de que el Tercero sea de Tipo Cliente y que efectivamente haya realizado una compra. No es modificable por el usuario. Fecha Ult. Venta: El sistema en este campo muestra la Fecha de la Ultima Venta, en caso de que el Tercero sea de Tipo Proveedor y que efectivamente haya realizado una venta. No es modificable por el usuario. Valor Ult. Venta: El sistema en este campo muestra el valor por el cual fue realizada Ultima Venta, en caso de que el Tercero sea de Tipo Proveedor y que efectivamente haya realizado una compra. No es modificable por el usuario. Vendedor: Digite el código correspondiente al Vendedor el cual esta directamente relacionado con el Tercero. Si desea desplegar los diferentes Vendedores de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Terceros. Ver Cómo crear Terceros. Asesor: Introduzca el código correspondiente al Asesor (Diferente del vendedor) el cual está directamente relacionado con el Tercero. Si desea desplegar las diferentes Asesores de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Terceros. Ver Cómo crear Terceros. Facturar A: Se usa para las ventas tipo mostrador donde se puede despachar mercancía a un beneficiario y facturar a la entidad a la que pertenece Ejm: para Despachar mercancía a un Beneficiario de una E.P.S se debe configurar en el campo facturar A del beneficiario el código de la E.P.S prestadora del servicio para que al momento de realizar la factura sea a la E.P.S. a quien causa la cuenta por cobrar y al beneficiario solo le cobra el valor de la cuota moderadora. Si desea desplegar los diferentes Terceros de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Terceros. Ver Cómo crear Terceros. Cuota Moderadora: Porcentaje que debe pagar sobre el total de la factura en caso que sea beneficiario de alguna empresa o entidad. Tipo Lista de Precios: Número de la Lista de Precios del articulo que se va ha manejar para las ventas que se le realicen a este Tercero, puedes digitar 1, 2, 3, 4 o 5.
- 339. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Datos de Cartera: Cobrador: Introduzca el código correspondiente al Cobrador el cual esta directamente relacionado con el Tercero. Si desea desplegar las diferentes Cobradores de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Terceros. Ver Cómo crear Terceros. Cliente Aplica Retención: Debes seleccionar la casilla si el cliente aplica retención sobre las compras que realiza, en caso de que no aplique retención se deja en blanco. Máx. Crédito Ventas: Debes digitar la cantidad máxima en dinero a la cual el Tercero tiene derecho a crédito. Máx. Crédito Compras: Debes digitar la cantidad máxima en dinero a la cual tiene derecho la Empresa en crédito con respecto a este tercero en caso que este sea Proveedor. Fiador 1: Digite el código correspondiente al Primer Fiador el cual esta directamente relacionado con el Tercero y respalda el crédito de este. Si desea desplegar los diferentes Fiadores de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Terceros. Ver Cómo crear Terceros.
- 340. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Fiador 2: Digite el código correspondiente al Segundo Fiador el cual esta directamente relacionado con el Tercero y respalda el crédito de este. Si desea desplegar los diferentes Vendedores de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Terceros. Ver Cómo crear Terceros. RECUERDE... Si se equivocó o no está de acuerdo con la información presione clic en el botón lateral del registro para marcarlo y presione la tecla Supr si lo desea borrar, si desea modificar un campo en especial solo das clic sobre el y digitas la información respectiva. Si no recuerda algún dato, realice la respectiva consulta con la ayuda del botón Buscar. 3.1.4 Como Crear Bodegas Esta opción le permite al usuario registrar o actualizar los datos de las Bodegas en las cuales se van ha manejar los inventarios. Para la creación de una nueva Bodega solo se digita el código de la misma, con todos los datos correspondientes para el registro: 1. Ingrese al menú Archivos. 2. Seleccione la opción Bodegas con solo darle un clic en la pestaña. A continuación se desplegará la siguiente ventana:
- 341. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Después se presiona la tecla Insert para crear la nueva Bodega, seguidamente le aparecerá las nuevas casillas en blanco, lista para insertar la nueva información. Diligencie la siguiente información: Código: Digite el código con el cual se va ha identificar la Bodega dentro del sistema, se recomienda que no deje espacios o puntos entre los números que identificaran al registro. Descripción: Introduzca aquí el nombre completo de la Bodega, el cual es uno de los datos mas importantes para su identificación en el sistema. RECUERDE... Si se equivocó o no está de acuerdo con la información presione clic en el botón lateral del registro para marcarlo y presione la tecla Supr si lo desea borrar, si desea modificar un campo en especial solo das clic sobre el y digitas la información respectiva.
- 342. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Si no recuerda algún dato, realice la respectiva consulta con la ayuda del botón Buscar. 3.1.5 Como Crear Grupos de Artículos Esta opción le permite al usuario del sistema registrar o actualizar los datos de los Grupos de Artículos con las cuales se clasificaran los diferentes artículos que comercializa o mantiene la empresa. Para la creación de un nuevo Grupo de Artículos solo se digita el código del mismo, con todos los datos correspondientes para el registro: 1. Ingrese al menú Archivos. 2. Seleccione la opción Grupo de Artículos con solo darle un clic en la pestaña. A continuación se desplegará la siguiente ventana: Después se presiona la tecla Insert para crear el nuevo Grupo de Artículos, seguidamente le aparecerá las nuevas casillas en blanco, lista para insertar la nueva información Diligencie la siguiente información: Código: Digite el código con el cual se va ha identificar el Grupo de Artículos dentro del sistema, se recomienda que no deje espacios entre los números que identificaran al registro de Grupo de Artículos.
- 343. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Descripción: Introduzca aquí el nombre completo del Grupo de Artículos, el cual es uno de los datos mas importantes para su identificación en el sistema. Porcentaje Utilidad: Digite el valor en porcentaje que se obtener de utilidad sobre el respectivo grupo de artículos. Bonificado: Debes seleccionar la casilla si el Grupo de Artículos genera una ganancia especial para el vendedor, en caso de que no genere esta bonificación se deja en blanco. RECUERDE... Si se equivocó o no está de acuerdo con la información presione clic en el botón lateral del registro para marcarlo y presione la tecla Supr si lo desea borrar, si desea modificar un campo en especial solo das clic sobre el y digitas la información respectiva. Si no recuerda algún dato, realice la respectiva consulta con la ayuda del botón Buscar. 3.1.6 Como Crear Artículos Esta opción le permite al usuario registrar o actualizar los datos de los Artículos que la empresa comercializa o consume. Para la creación de un nuevo Artículo solo se digita el código del mismo, con todos los datos correspondientes para el registro: 1. Ingrese al menú Archivos. 2. Seleccione la opción Artículos con solo darle un clic en la pestaña o presionando las tecla CTRL + M. A continuación se desplegará la siguiente ventana:
- 344. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Después se presiona la tecla Insert para crear el nuevo Articulo, seguidamente le aparecerá las nuevas casillas en blanco, listas para insertar la nueva información. Diligencie la siguiente información: Código: Digite el código con el cual se va ha identificar el Artículo dentro del sistema, se recomienda que no deje espacios entre los números que identificaran al registro del Artículo. Fecha Actualización: En este campo el sistema propone la fecha, tomándola del sistema operativo para el Articulo que se está insertando o modificando. Nombre: Introduzca aquí el nombre completo del Artículo, el cual es uno de los datos mas importantes para su identificación en el sistema y obtener una mejor búsqueda. Inactivo: Debes seleccionar la casilla si el Artículo se encuentra inactivo, en caso de que no sea así se deja en blanco. Grupo Artículo: Introduzca el código correspondiente del grupo al cual pertenece el Articulo que estas insertando. Si desea desplegar las diferentes
- 345. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Grupos de Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Grupo de Artículos. Ver Cómo crear Grupo de Artículos. IVA: Introduzca el código correspondiente al Tipo de IVA que se le cargara al Articulo en el momento de la venta. Si desea desplegar los diferentes tipos de IVA, de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Centros de Costo. Ver Cómo crear Tipos de IVA. Unidad: Introduzca el nombre de la unidad menor con la cual se ira a controlar y a manipular este articulo. Este campo es de suma importancia ya que por medio de esta se controla el kardex de cada artículo en cada uno de los casos. Unidad Mayor: Introduzca el nombre de la unidad mayor con la cual se ira a manejar y a manipular este articulo. Este campo es de suma importancia ya que por medio de esta se controla el kardex de cada artículo en cada uno de los casos. Factor: Digite la cantidad de unidades que contiene la unidad mayor del correspondiente articulo que estas insertando. Factor Global: Introduzca aquí el digito o los dígitos que se deben manipular en el momento que una cantidad del correspondiente articulo se convierta en unidad Global. Línea: Introduzca el código correspondiente de la Línea al cual pertenece el Articulo que estas insertando. Si desea desplegar las diferentes Líneas de Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Líneas de Artículos. Ver Cómo crear Líneas de Artículos. Grupo Contable: Digite el código correspondiente del grupo contable al cual pertenece el Articulo que estas insertando. Si desea desplegar las diferentes Grupos Contables de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Grupos Contables. Ver Cómo crear Grupos Contables.
- 346. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Información: Total: Aquí el sistema muestra la cantidad total que existe del artículo en el inventario. Este campo no pude ser modificado por el usuario del sistema. Mínima: Digite la cantidad mínima que quiere que exista de este Articulo en bodega y podrá manejar mejor los stop mínimos de cada artículo. Máxima: Digite la cantidad máxima que quiere que exista de este Articulo en bodega y podrá manejar mejor los stop máximos de cada artículo. Características: Código de Barras: Introduzca el código de barras del Articulo o captúrelo mediante el Lector Óptico y así tener mas rapidez al momento de facturar dicho Articulo. Referencia: Digite la referencia del Artículo para tener un manejo más ordenado sobre dicho Artículo y tener un mejor control en el inventario. Peso: Digite la cantidad de peso en Kilogramos que tiene el Artículo y así poder controlar dicho peso en caso de embalaje. Comisión: Introduzca el valor en pesos que ganaran las vendedores al momento de facturar el correspondiente Articulo. Imp. Consumo: Introduzca el valor en porcentaje que se gravara al correspondiente articulo en el momento de la venta. Este Impuesto es manejado para los artículos que pertenecen a la línea de los Cigarrillos y los Licores.
- 347. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Redime Puntos: Debe seleccionar la S, Si el Artículo redime puntos o N en caso contrario. Si desea desplegar las diferentes opciones de clic en el botón y aparecerá el listado de los tipos que puedes escoger, en este caso es S o N. Factor de Puntos: Debe digitar el numero o digito por el cual la cantidad de puntos de este Articulo se va a multiplicar. Observaciones: Aquí puedes introducir los demás datos que tengas sobre información relacionada con el Artículo o detalles a tener en cuenta en este registro. Precios y Costos: Lista (1,2,3,4,5): El manejo de diferentes listas, le permite al usuario poder manejar varios precios para un mismo artículo y así asociar dicho precio a un Tercero en el momento de la venta. Detal: Debe digitar el precio de venta por unidad detal del articulo para cada una de las listas según como se halla definido. Mayor: Debe digitar el precio de venta por unidad mayor del articulo para cada una de las listas según como se halla definido. Dcto %: Debe digitar el valor de descuento en porcentaje del artículo para cada una de las listas según como se halla definido. Producción: Aquí el sistema muestra el costo de producción del artículo después de que ha salido del proceso de manufacturación y es un producto terminado.
- 348. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Costo Promedio: Aquí el sistema muestra el costo promedio del artículo según su variación en el costo de compra. Este campo no pude ser modificado por el usuario del sistema. Ult. Costo: Aquí el sistema muestra el último costo de compra del orrespondiente articulo. Este campo no pude ser modificado por el usuario del sistema. Porc. Utilidad: Aquí el sistema muestra el valor en porcentaje de la utilidad del correspondiente articulo. Este campo no pude ser modificado por el usuario del sistema. RECUERDE... Si se equivocó o no está de acuerdo con la información presione clic en el botón lateral del registro para marcarlo y presione la tecla Supr si lo desea borrar, si desea modificar un campo en especial solo das clic sobre el y digitas la información respectiva. Si no recuerda algún dato, realice la respectiva consulta con la ayuda del botón Buscar. 3.1.7 Como Crear Zonas Esta opción le permite al usuario registrar o actualizar los datos de las Zonas en que están divididas la ubicación de los diferentes Terceros. Para la creación de una nueva Zona solo se digita el código del mismo, con todos los datos correspondientes para el registro: 1. Ingrese al menú Archivos. 2. Seleccione la opción Tablas. 3. Seleccione la opción Zonas con solo darle un clic en la pestaña. A continuación se desplegará la siguiente ventana:
- 349. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Después se presiona la tecla Insert para crear la nueva Zona, seguidamente le aparecerá las nuevas casillas en blanco, listas para insertar la nueva información. Diligencie la siguiente información: Código: Digite el código con el cual se va ha identificar la Zona dentro del sistema, se recomienda que sea un código con el cual se pueda identificar rápidamente la Zona. Nombre: Introduzca aquí el nombre completo de la Zona, el cual es uno de los datos mas importantes para su identificación en el sistema. RECUERDE... Si se equivocó o no está de acuerdo con la información presione clic en el botón lateral del registro para marcarlo y presione la tecla Supr si lo desea borrar, si desea modificar un campo en especial solo das clic sobre el y digitas la información respectiva. Si no recuerda algún dato, realice la respectiva consulta con la ayuda del botón Buscar.
- 350. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 3.1.8 Como Crear Clasificación de Terceros Esta opción le permite al usuario registrar o actualizar los datos de las diferentes Clasificaciones de Terceros que se manejaran en el sistema. Para la creación de una nueva Clasificación de Terceros solo se digita el código del mismo, con todos los datos correspondientes para el registro: 1. Ingrese al menú Archivos. 2. Seleccione la opción Tablas. 3. Seleccione la opción Clasificación de Terceros con solo darle un clic en la pestaña. A continuación se desplegará la siguiente ventana: Después se presiona la tecla Insert para crear la nueva Clasificación de Terceros, seguidamente le aparecerá las nuevas casillas en blanco, listas para insertar la nueva información. Diligencie la siguiente información: Código: Digite el código con el cual se va ha identificar la Clasificación del Tercero dentro del sistema, se recomienda que no deje espacios o puntos entre los números que identificaran al registro de Clasificación del Tercero. Descripción: Introduzca aquí el nombre con el cual se identificara la Clasificación del Tercero, tenga en cuenta la claridad de la descripción ya que es un dato muy importante.
- 351. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia RECUERDE... Si se equivocó o no está de acuerdo con la información presione clic en el botón lateral del registro para marcarlo y presione la tecla Supr si lo desea borrar, si desea modificar un campo en especial solo das clic sobre el y digitas la información respectiva. Si no recuerda algún dato, realice la respectiva consulta con la ayuda del botón Buscar. 3.1.9 Como Crear Empresas de Comunicaciones Esta opción le permite al usuario registrar o actualizar los datos de las diferentes Empresas de Comunicaciones que existen en el medio. Para la creación de una nueva Empresa de Comunicaciones solo se digita la identificación de la misma, con todos los datos correspondientes para el registro: 1. Ingrese al menú Archivos. 2. Seleccione la opción Tablas. 3. Seleccione la opción Empresas de Comunicaciones con solo darle un clic en la pestaña. A continuación se desplegará la siguiente ventana:
- 352. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Después se presiona la tecla Insert para crear la nueva Empresa de Comunicaciones, seguidamente le aparecerá las nuevas casillas en blanco, listas para insertar la nueva información. Diligencie la siguiente información: Código: Digite el código con el cual se va ha identificar la Empresa de Comunicaciones dentro del sistema, se recomienda que no deje espacios o puntos entre los números que identificaran al registro de la Empresa de Comunicaciones. Nombre: Introduzca aquí el nombre con el cual se identificara la Empresa de Comunicaciones, tenga en cuenta la claridad de este campo, ya que es un dato muy importante. Teléfono: Introduzca aquí el número telefónico para la ubicación y atención de los inconvenientes que se tengan con sus servicios. Observaciones: Aquí puedes introducir los demás datos que tengas sobre información relacionada con la Empresa de Comunicaciones o detalles a tener en cuenta en este registro. RECUERDE... Si se equivocó o no está de acuerdo con la información presione clic en el botón lateral del registro para marcarlo y presione la tecla Supr si lo desea borrar, si desea modificar un campo en especial solo das clic sobre él y digitas la información respectiva. Si no recuerda algún dato, realice la respectiva consulta con la ayuda del botón Buscar. 3.1.10 Como Crear Ciudades Esta opción le permite al usuario del modulo registrar o actualizar los datos de las diferentes Ciudades que están asociadas a cada uno de los Terceros. Para la
- 353. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia creación de una nueva Ciudad solo se digita la identificación de la misma, con todos los datos correspondientes para el registro: 1. Ingrese al menú Archivos. 2. Seleccione la opción Tablas. 3. Seleccione la opción Ciudades con solo darle un clic en la pestaña. A continuación se desplegará la siguiente ventana: Después se presiona la tecla Insert para crear la nueva Ciudad, seguidamente le aparecerá las nuevas casillas en blanco, listas para insertar la nueva información. Diligencie la siguiente información: Código: Digite el código con el cual se va ha identificar la Ciudad dentro del sistema, se recomienda que no deje espacios o puntos entre los números que identificaran al registro de la Empresa de Comunicaciones. Nombre: Introduzca aquí el nombre con el cual se identificara la Ciudad, tenga en cuenta la claridad de este campo, ya que es un dato muy importante. Departamento: Aquí debes introducir el nombre del Departamento al cual esta adscrita la ciudad que estas insertando. RECUERDE...
- 354. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Si se equivocó o no está de acuerdo con la información presione clic en el botón lateral del registro para marcarlo y presione la tecla Supr si lo desea borrar, si desea modificar un campo en especial solo das clic sobre el y digitas la información respectiva. Si no recuerda algún dato, realice la respectiva consulta con la ayuda del botón Buscar. 3.1.11 Como Crear Tipos de IVA Esta opción le permite al usuario registrar o actualizar los datos de los Tipos IVA que se irán a gravar al momento de Vender o Comprar. Para la creación de un nuevo Tipo de IVA solo se digita la identificación del mismo, con todos los datos correspondientes para el registro: 1. Ingrese al menú Archivos. 2. Seleccione la opción Tablas. 3. Seleccione la opción Tipos de IVA con solo darle un clic en la pestaña. A continuación se desplegará la siguiente ventana: Después se presiona la tecla Insert para crear el nuevo Tipo de Iva, seguidamente le aparecerá las nuevas casillas en blanco, listas para insertar la nueva información.
- 355. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Diligencie la siguiente información: Código: Digite el código con el cual se va ha identificar el Tipo de IVA dentro del sistema, se recomienda que no deje espacios o puntos entre los números que identificaran al registro del Tipo de IVA. Porcentaje: Digite el valor porcentual en números del Impuesto al Valor Agregado que se aplicara a diferentes artículos o servicios. Cuenta IVA Compras: Introduzca el código correspondiente a la Cuenta Contable Auxiliar de IVA en Compras (Código según su Plan de Cuentas). Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Plan de Cuentas. Cuenta IVA Ventas: Introduzca el código correspondiente a la Cuenta Contable Auxiliar de IVA en Ventas (Código según su Plan de Cuentas). Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Plan de Cuentas. Cuenta IVA Dev. Compras: Digite el código correspondiente a la Cuenta Contable Auxiliar de IVA en Devoluciones en Compras (Código según su Plan de Cuentas). Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Plan de Cuentas. Cuenta IVA Dev. Ventas: Introduzca el código correspondiente a la Cuenta Contable Auxiliar de IVA en Devoluciones en Ventas (Código según su Plan de Cuentas). Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Plan de Cuentas. RECUERDE... Si se equivocó o no está de acuerdo con la información presione clic en el botón lateral del registro para marcarlo y presione la tecla Supr si lo
- 356. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia desea borrar, si desea modificar un campo en especial solo das clic sobre el y digitas la información respectiva. Si no recuerda algún dato, realice la respectiva consulta con la ayuda del botón Buscar. 3.1.12 Como Crear Tipos de ICA Esta opción le permite al usuario registrar o actualizar los datos de los Tipos de ICA que se irán a manejar al momento de Comprar o Vender. Para la creación de un nuevo Tipo de ICA solo se digita la identificación del mismo, con todos los datos correspondientes para el registro: 1. Ingrese al menú Archivos. 2. Seleccione la opción Tablas. 3. Seleccione la opción Tipos de ICA con solo darle un clic en la pestaña. A continuación se desplegará la siguiente ventana: Después se presiona la tecla Insert para crear el nuevo Tipo de Ica, seguidamente le aparecerá las nuevas casillas en blanco, listas para insertar la nueva información. Diligencie la siguiente información: Porcentaje: Introduzca el valor porcentual en números del Tipo de ICA que se generara por la operación de compra o venta.
- 357. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Cuenta ICA: Introduzca el código correspondiente a la Cuenta Contable Auxiliar de ICA dependiendo si es de compras o de ventas (Código según su Plan de Cuentas). Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Plan de Cuentas. Tipo: Debe seleccionar el Tipo de operación correspondiente al registro que estas insertando ya sea compra o venta según el Tipo de ICA que estas creando. RECUERDE... Si se equivocó o no está de acuerdo con la información presione clic en el botón lateral del registro para marcarlo y presione la tecla Supr si lo desea borrar, si desea modificar un campo en especial solo das clic sobre él y digitas la información respectiva. Si no recuerda algún dato, realice la respectiva consulta con la ayuda del botón Buscar. 3.1.14 Como Crear Tipos de Comisión Esta opción le permite al usuario registrar o actualizar los datos de los Tipos de Comisión que se manejan para el pago de las ventas de cada uno de los Terceros que están clasificados como Vendedores. Para la creación de un nuevo Tipo de Comisión solo se digita la identificación del mismo, con todos los datos correspondientes para el registro: 1. Ingrese al menú Archivos. 2. Seleccione la opción Tablas. 3. Seleccione la opción Tipos de Comisión con solo darle un clic en la pestaña. A continuación se desplegará la siguiente ventana:
- 358. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Después se presiona la tecla Insert para crear el nuevo Tipo de Comisión seguidamente le aparecerá las nuevas casillas en blanco, listas para insertar la nueva información. Diligencie la siguiente información: Código: Digite el código con el cual se va ha identificar el Tipo de Comisión dentro del sistema, se recomienda que no deje espacios o puntos entre los números que identificaran al registro del Tipo de Comisión. Nombre: Introduzca aquí el nombre con el cual se identificara el Tipo de Comisión, tenga en cuenta la claridad de este campo, ya que es un dato muy importante. Porcentaje: Digite el valor porcentual en números con el cual se van ha liquidar las ventas para el pago de dicha comisión. RECUERDE... Si se equivocó o no está de acuerdo con la información presione clic en el botón lateral del registro para marcarlo y presione la tecla Supr si lo desea borrar, si desea modificar un campo en especial solo das clic sobre el y digitas la información respectiva. Si no recuerda algún dato, realice la respectiva consulta con la ayuda del botón Buscar
- 359. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 3.1.15 Como Crear Grupos Contables de Artículos Esta opción le permite al usuario registrar o actualizar los datos de los diferentes Grupos Contables de Artículos que serán necesarios para el manejo contable de los diferentes productos o servicios. Para la creación de un nuevo Grupo Contable de Artículos solo se digita la identificación del mismo, con todos los datos correspondientes para el registro: 1. Ingrese al menú Archivos. 2. Seleccione la opción Tablas. 3. Seleccione la opción Grupo Contable de Artículos con solo darle un clic en la pestaña. A continuación se desplegará la siguiente ventana: Después se presiona la tecla Insert para crear el nuevo Grupo Contable de Artículos, seguidamente le aparecerá las nuevas casillas en blanco, listas para insertar la nueva información. Diligencie la siguiente información: Código: Digite el código con el cual se va ha identificar el Grupo Contable de Artículos dentro del sistema, se recomienda que no deje espacios o puntos entre los números que identificaran al registro del Grupo Contable de Artículos.
- 360. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Descripción: Introduzca aquí el nombre con el cual se identificara el Grupo Contable de Artículos, tenga en cuenta la claridad de la descripción ya que es un dato muy importante. Inventarios: Inventario: Introduzca el código correspondiente a la Cuenta Contable Auxiliar de Inventario para este Grupo Contable de Artículos (Código según su Plan de Cuentas). Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Plan de Cuentas. Dev. en Compras: Digite el código correspondiente a la Cuenta Contable Auxiliar de Devoluciones en Compras para este Grupo Contable de Artículos (Código según su Plan de Cuentas). Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Plan de Cuentas. Imp. Consumo: Introduzca el código correspondiente a la Cuenta Contable Auxiliar de Impuesto al Consumo para este Grupo Contable de Artículos (Código según su Plan de Cuentas). Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Plan de Cuentas. Ajuste x Inf. DB: Digite el código correspondiente a la Cuenta Contable Auxiliar Debito de los Ajustes por Inflación para este Grupo Contable de Artículos (Código según su Plan de Cuentas). Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Plan de Cuentas. Ajuste x Inf. CR: Introduzca el código correspondiente a la Cuenta Contable Auxiliar Crédito de los Ajustes por Inflación para este Grupo Contable de Artículos (Código según su Plan de Cuentas). Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Plan de Cuentas.
- 361. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Ventas: Ingresos: Introduzca el código correspondiente a la Cuenta Contable Auxiliar de Ingresos por Ventas para este Grupo Contable de Artículos (Código según su Plan de Cuentas). Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Plan de Cuentas. De. En Ventas: Digite el código correspondiente a la Cuenta Contable Auxiliar de Devoluciones en Ventas para este Grupo Contable de Artículos (Código según su Plan de Cuentas). Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Plan de Cuentas. Costo de Ventas: Introduzca el código correspondiente a la Cuenta Contable Auxiliar de Costo de Ventas para este Grupo Contable de Artículos (Código según su Plan de Cuentas). Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Plan de Cuentas. Imp. Consumo: Digite el código correspondiente a la Cuenta Contable Auxiliar de Impuesto al Consumo en Ventas para este Grupo Contable de Artículos (Código según su Plan de Cuentas). Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Plan de Cuentas. Producción: Inv. Prod. Proceso: Introduzca el código correspondiente a la Cuenta Contable Auxiliar de Inventario de Productos en Proceso para este Grupo Contable de Artículos (Código según su Plan de Cuentas). Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Plan de Cuentas.
- 362. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Costo Dir. M. Prima: Digite el código correspondiente a la Cuenta Contable Auxiliar de Costos Directos de Materia Prima para este Grupo Contable de Artículos (Código según su Plan de Cuentas). Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Plan de Cuentas. Costos Mano-Obra: Introduzca el código correspondiente a la Cuenta Contable Auxiliar de Costos de mano de Obra para este Grupo Contable de Artículos(Código según su Plan de Cuentas). Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Plan de Cuentas. Consumos de Materia Prima a Indirectos: Introduzca el código correspondiente a la Cuenta Contable Auxiliar de Consumos de Materia Prima a Indirectos para este Grupo Contable de Artículos (Código según su Plan de Cuentas). Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Plan de Cuentas. Remisiones: Entrada Debito: Introduzca el código correspondiente a la Cuenta Contable Auxiliar Debito de las Remisiones de Entrada para este Grupo Contable de Artículos (Código según su Plan de Cuentas). Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Plan de Cuentas. Entrada Crédito: Digite el código correspondiente a la Cuenta Contable Auxiliar Crédito de Remisiones de Entrada para este Grupo Contable de Artículos (Código según su Plan de Cuentas). Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Plan de Cuentas. Salida Debito: Introduzca el código correspondiente a la Cuenta Contable Auxiliar Debito de Remisiones de Salida para este Grupo Contable de Artículos(Código según su Plan de Cuentas). Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic
- 363. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Plan de Cuentas. Salida Crédito: Digite el código correspondiente a la Cuenta Contable Auxiliar Crédito de Remisiones de Salida para este Grupo Contable de Artículos (Código según su Plan de Cuentas). Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Plan de Cuentas. Tesorería: Concepto Compras: Digite el código correspondiente al concepto de Tesorería por Compras para este Grupo Contable de Artículos. Si desea desplegar los diferentes conceptos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Conceptos. Ver Cómo crear Conceptos. Concepto Dev. Compras: Introduzca el código correspondiente al concepto de Tesorería por Devoluciones en Compras para este Grupo Contable de Artículos. Si desea desplegar los diferentes conceptos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Conceptos. Ver Cómo crear Conceptos. Cartera: Concepto Ventas: Digite el código correspondiente al concepto de cartera por Ventas para este Grupo Contable de Artículos. Si desea desplegar los diferentes conceptos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Conceptos. Ver Cómo crear Conceptos. Concepto Dev. Ventas: Digite el código correspondiente al concepto de cartera por Devoluciones en Ventas para este Grupo Contable de Artículos. Si desea desplegar los diferentes conceptos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Conceptos. Ver Cómo crear Conceptos.
- 364. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia RECUERDE... Si se equivocó o no está de acuerdo con la información presione clic en el botón lateral del registro para marcarlo y presione la tecla Supr si lo desea borrar, si desea modificar un campo en especial solo das clic sobre el y digitas la información respectiva. Si no recuerda algún dato, realice la respectiva consulta con la ayuda del botón Buscar 3.1.17 Como Crear Bancos Esta opción le permite al usuario registrar o actualizar los datos de los diferentes Bancos que se manejan en la empresa. Para la creación de un nuevo Banco solo se digita la identificación del mismo, con todos los datos correspondientes para el registro: 1. Ingrese al menú Archivos. 2. Seleccione la opción Tablas. 3. Seleccione la opción Bancos con solo darle un clic en la pestaña. A continuación se desplegará la siguiente ventana: Después se presiona la tecla Insert para crear el nuevo Banco, seguidamente le aparecerá las nuevas casillas en blanco, listas para insertar la nueva información.
- 365. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Diligencie la siguiente información: Código: Digite el código con el cual se va ha identificar el Banco dentro del sistema, se recomienda que no deje espacios o puntos entre los números que identificaran al registro del Banco. Nombre: Introduzca aquí el nombre con el cual se identificara el Banco, tenga en cuenta la claridad de la descripción ya que es un dato muy importante. Cuenta No: Introduzca aquí la cuenta corriente o de ahorros con la cual se identifica el Banco, tenga en cuenta la claridad de este numero, ya que es un dato muy importante Cuenta Contable: Digite el código correspondiente a la cuenta contable para este Banco. Si desea desplegar los diferentes cuentas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Cuentas. El Botón se usa para configurar las coordenadas o ubicaciones de los datos en el momento de la impresión de los comprobantes en el Módulo de Contabilidad. RECUERDE... Si se equivocó o no está de acuerdo con la información presione clic en el botón lateral del registro para marcarlo y presione la tecla Supr si lo desea borrar, si desea modificar un campo en especial solo das clic sobre el y digitas la información respectiva. Si no recuerda algún dato, realice la respectiva consulta con la ayuda del botón Buscar.
- 366. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 3.1.18 Como Crear Conceptos Esta opción le permite al usuario registrar o actualizar los datos de los diferentes Conceptos que se manejan en la empresa para la integración con cartera. Para la creación de un nuevo Concepto solo se digita la identificación del mismo, con todos los datos correspondientes para el registro: 1. Ingrese al menú Archivos. 2. Seleccione la opción Tablas. 3. Seleccione la opción Conceptos con solo darle un clic en la pestaña. A continuación se desplegará la siguiente ventana: Después se presiona la tecla Insert para crear el nuevo Banco, seguidamente le aparecerá las nuevas casillas en blanco, listas para insertar la nueva información. Diligencie la siguiente información: Código: Digite el código con el cual se va ha identificar el Concepto dentro del sistema, se recomienda que no deje espacios o puntos entre los números que identificaran al registro del Banco. Descripción: Introduzca aquí el nombre con el cual se identificara el Concepto, tenga en cuenta la claridad de la descripción ya que es un dato muy importante.
- 367. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Tipo: Debe seleccionar el Tipo de operación correspondiente al registro que estas insertando ya sea Ingreso o Egreso según el Concepto que estas creando. Cuenta Concepto: Introduzca el código correspondiente a la Cuenta Contable Auxiliar del Concepto de Ingresos o Egresos (Código según su Plan de Cuentas). Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Plan de Cuentas. Cuenta Cartera: Digite el código correspondiente a la Cuenta Contable Auxiliar de Cartera para este Concepto (Código según su Plan de Cuentas). Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Plan de Cuentas. IVA del Concepto: Digite el código correspondiente al Tipo de IVA que se ira a manejar para este Concepto de Ingresos o Egresos. Si desea desplegar los diferentes Tipos de IVA de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Tipos de IVA. Concepto Tipo Transferencia: Debes seleccionar la casilla si el Concepto es de Tipo Transferencia de Entrada o de Salida, en caso de que no aplique lo anterior se deja en blanco. Ver Cómo crear Tipos de Iva. RECUERDE... Si se equivocó o no está de acuerdo con la información presione clic en el botón lateral del registro para marcarlo y presione la tecla Supr si lo desea borrar, si desea modificar un campo en especial solo das clic sobre el y digitas la información respectiva. Si no recuerda algún dato, realice la respectiva consulta con la ayuda del botón Buscar. 3.1.19 Como Crear Formas de Pago Esta opción le permite al usuario registrar o actualizar los datos de las diferentes Formas de Pago que se manejan en la empresa para la venta de los artículos o
- 368. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia servicios. Para la creación de una nueva Forma de Pago, solo se digita la identificación del mismo, con todos los datos correspondientes para el registro: 1. Ingrese al menú Archivos. 2. Seleccione la opción Tablas. 3. Seleccione la opción Formas de Pago con solo darle un clic en la pestaña. A continuación se desplegará la siguiente ventana: Después se presiona la tecla Insert para crear la nueva Forma de Pago, seguidamente le aparecerá las nuevas casillas en blanco, listas para insertar la nueva información. Diligencie la siguiente información: Código: Digite el código con el cual se va ha identificar la Forma de Pago dentro del sistema, se recomienda que no deje espacios o puntos entre los números que identificaran al registro. Descripción: Introduzca aquí el nombre con el cual se identificara la Forma de Pago, tenga en cuenta la claridad de la descripción ya que es un dato muy importante.
- 369. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Tipo de Pago: Debe seleccionar el Tipo de operación correspondiente al registro que estas insertando ya sea Contado o Crédito según la Forma de Pago que estas creando. Banco: Digite el código correspondiente al Banco a donde ira el dinero recibido por la correspondiente forma de pago. Si desea desplegar las diferentes Bancos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana. Ver Cómo crear Bancos. Concepto: Introduzca el código correspondiente al concepto de Cartera para esta forma de pago. Si desea desplegar los diferentes conceptos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Conceptos. Ver Cómo crear Conceptos. RECUERDE... Si se equivocó o no está de acuerdo con la información presione clic en el botón lateral del registro para marcarlo y presione la tecla Supr si lo desea borrar, si desea modificar un campo en especial solo das clic sobre el y digitas la información respectiva. Si no recuerda algún dato, realice la respectiva consulta con la ayuda del botón Buscar. 3.1.20 Como Crear Prefijos de Documentos Esta opción le permite al usuario registrar o actualizar los datos de los Prefijos de los Documentos. Para la creación de un nuevo Prefijo solo se digita la identificación del mismo, con todos los datos correspondientes para el registro: 1. Ingrese al menú Archivos. 2. Seleccione la opción Tablas. 3. Seleccione la opción Prefijos de Documentos con solo darle un clic en la pestaña. A continuación se desplegará la siguiente ventana:
- 370. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Después se presiona la tecla Insert para crear el nuevo Prefijo, seguidamente le aparecerá las nuevas casillas en blanco, listas para insertar la nueva información. Diligencie la siguiente información: Código: Digite el código con el cual se va ha identificar el Prefijo dentro del sistema, se recomienda que no deje espacios o puntos entre los números que identificaran al registro del Prefijo. Descripción: Introduzca aquí el nombre con el cual se identificara el Prefijo, tenga en cuenta la claridad de la descripción ya que es un dato muy importante. RECUERDE... Si se equivocó o no está de acuerdo con la información presione clic en el botón lateral del registro para marcarlo y presione la tecla Supr si lo desea borrar, si desea modificar un campo en especial solo das clic sobre el y digitas la información respectiva. Si no recuerda algún dato, realice la respectiva consulta con la ayuda del botón Buscar.
- 371. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 3.2 PROCESOS DE LA INFORMACIÓN 3.2.1 Cómo Crear Ventas Esta opción le permite elaborar o ingresar las ventas de todos los productos o servicios que la empresa comercializa mediante su procedimiento de suministro o venta de artículos o servicios. Mediante esta opción se puede realizar el documento de la Venta y realizar su respectiva contabilización. 1. Ingrese al menú Facturación. 2. Seleccione la opción Ventas con solo darle un clic en la pestaña. A continuación se desplegará la siguiente ventana: Para insertar un nuevo documento solo debes presionar la tecla Insert o presionando el botón correspondiente y seguidamente aparecerá la siguiente ventana con todos los campos en blanco, listos para insertar la correspondiente información.
- 372. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Diligencie la siguiente información: Numero: Digite el código correspondiente al prefijo del documento de venta y seguidamente el numero asignado a la Factura. El sistema le sugiere al usuario un prefijo y un número consecutivo dependiendo del tipo de prefijo que haya escogido. Fecha: En este campo el sistema propone la fecha, tomándola del sistema operativo para el tipo de documento que se esta elaborando. Este campo puede ser modificado por el usuario, siguiendo el formato correcto de la fecha dd/mm/aaaa (día/mes/año). Asentada: En este campo el sistema propone la fecha, tomándola del sistema operativo para el tipo de documento que se está elaborando en el momento que el usuario asienta dicho documento. Este campo no es Modificable por el usuario. Cliente: Digite el código correspondiente al Tercero que esta clasificado como Cliente, al cual se le suministro el producto o servicio. Si desea
- 373. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia desplegar las diferentes Terceros de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana. Ver Cómo crear Terceros. Vendedor: Introduzca el código correspondiente al Tercero que esta clasificado como Vendedor, el cual es el intermediario entre la empresa que suministra el producto o servicio y la entidad que lo adquiere. Si desea desplegar las diferentes Terceros de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana. Ver Cómo crear Terceros. Despachar a: Introduzca el código correspondiente al Tercero al cual se le va ha despachar la venta, ya que no es el mismo al cual se le facturo. Si desea desplegar las diferentes Terceros de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana. Ver Cómo crear Terceros. Forma de Pago: Debe seleccionar la Forma de Pago correspondiente al registro o venta que estas insertando. Si desea desplegar las diferentes Formas de Pago de clic en el botón y aparecerá el listado de las opciones que puedes escoger (Contado y Crédito). Banco: Digite el código correspondiente al Banco a donde ira el efectivo recaudado por la venta o comercialización del producto, en caso que la forma de pago sea de contado. Si desea desplegar las diferentes Bancos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana. Ver Cómo crear Bancos. Documento: Introduzca el número del documento cambiario por el cual se hizo el pago de la venta. Si el pago de la venta se realizo mediante un cheque, se debe de digitar el número correspondiente a este documento. Observaciones: Aquí puedes introducir los demás datos que tengas sobre información relacionada con la Venta o detalles a tener en cuenta en este registro. Vr. Base: En este campo el sistema muestra el Valor Base sobre el cual se realizara cualquier clase de descuento que este configurado en esta Venta. Vr. Iva: El sistema en este campo muestra el Valor que se grava sobre el valor base de la venta por productos o servicios con Impuesto al Valor Agregado.
- 374. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia I. Consumo: Aquí el sistema muestra el Valor que se grava sobre el valor base de la Factura de Venta de productos que tienen configurado este impuesto (Licores y Cigarrillos). Descuentos: Aquí el sistema muestra el valor total de los descuentos que se le aplicaran al valor total de la venta. Vr. Total: El sistema en este campo muestra el valor total que se debe pagar por la venta antes de realizar cualquier clase de descuento. Vr. Neto: El sistema en este campo muestra el valor total de la venta, después de haber deducido los respectivos descuentos. Diligencie la siguiente información: Artículo: Introduzca el código correspondiente al artículo o servicio que se está comercializando mediante la venta. Si desea desplegar los diferentes Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Artículos. Ver Cómo crear Artículos. Bodega: Digite el código correspondiente a la Bodega, donde el anterior Articulo modificara su inventario. Si desea desplegar los diferentes Bodegas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Bodegas. Ver Cómo crear Bodegas. Tipo Unidad: Debe seleccionar el Tipo de Unidad correspondiente al registro ó Articulo que estas insertando dependiendo del tipo de venta que se este
- 375. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia efectuando. Si desea desplegar las diferentes Tipos de Unidad de clic en el botón y aparecerá el listado de las opciones que puedes escoger (Mayor y Detal). Cantidad: Introduzca el valor de la cantidad que se esta vendiendo de este articulo, mediante este documento al respectivo cliente. Descuento: Digite el valor en números del porcentaje de descuento que se le otorgara al cliente por la compra del Articulo. Valor Unidad: Introduzca el valor en dígitos del precio de cada unidad de este Articulo, dicho valor tiene que ser exacto para tener un buen manejo sobre la venta. Porcentaje IVA: Digite el valor en números del porcentaje de Impuesto al Valor Agregado (IVA) que se le cargara al correspondiente Articulo. Imp. Consumo: Introduzca el valor que se gravara al correspondiente articulo por impuesto al consumo si tiene parametrizado esta clase de impuesto. Nro. Remisión: Digite el número de la Remisión donde se relaciono este Artículo para realizar su respectiva venta. Si desea desplegar los diferentes Remisiones de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Remisiones. Nro. Pedido: Digite el número de Pedido donde se relaciono este articulo para realizar su respectiva compra. Si desea desplegar los diferentes Pedidos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Pedidos. RECUERDE... Para registrar físicamente el documento debe utilizar el botón o presionar la tecla F2 o si desea reversar el documento para ser modificado debe presionar el botón o presionar la tecla F3.
- 376. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Si se equivocó o no está de acuerdo con la información presione clic en el botón lateral del registro para marcarlo y presione la tecla Supr si lo desea borrar, si desea modificar un campo en especial solo das clic sobre él y digitas la información respectiva. Si no recuerda algún dato, realice la respectiva consulta con la ayuda del botón Buscar. 3.2.2 Cómo Crear Ventas de Mostrador Mediante esta opción el modulo de Facturación le permite al usuario realizar ventas a clientes de mostrador de una manera rápida y efectiva; las ventas de mostrador permiten mantener un inventario real y actualizado. En esta opción se debe insertar el documento correspondiente a la venta de mostrador con todos sus respectivos parámetros de entrada. 1. Ingrese al menú Facturación. 2. Seleccione la opción Venta Mostrador con solo darle un clic en la pestaña. A continuación se desplegará la siguiente ventana:
- 377. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Para insertar un nuevo documento solo debes presionar la tecla Insert o presionando el botón correspondiente y seguidamente aparecerá la siguiente ventana con todos los campos en blanco, listos para insertar la correspondiente información. Diligencie la siguiente información: Numero: Digite el código correspondiente al prefijo del documento de Venta de Mostrador y seguidamente el numero asignado a la respectiva Factura. El sistema le sugiere al usuario un prefijo y un número consecutivo dependiendo del tipo de prefijo que haya escogido. Vendedor: Introduzca el código correspondiente al Tercero que esta clasificado como Vendedor, el cual es el intermediario entre la empresa que suministra el producto o servicio y la entidad que lo adquiere. Si desea desplegar las diferentes Terceros de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana. Ver Cómo crear Terceros. Fecha: En este campo el sistema propone la fecha, tomándola del sistema operativo para el tipo de documento que se está elaborando; este campo no puede ser modificado por el usuario.
- 378. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Total: El sistema en este campo muestra el valor total que se debe pagar por la venta total de los artículos facturados. Despachar a: Introduzca el código correspondiente al Tercero al cual se le va ha despachar la venta, ya que no es el mismo al cual se le factura. Si desea desplegar las diferentes Terceros de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana. Ver Cómo crear Terceros. Facturar a: Introduzca el código correspondiente al Tercero al cual se le va ha facturar la venta, ya que no es el mismo al cual se le despacha. Si desea desplegar las diferentes Terceros de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana. Ver Cómo crear Terceros. Cupo Disponible: El sistema en este campo muestra el cupo disponible que tiene el cliente para adquirir la factura. Este cupo se configura en los datos de cartera del Tercero. Forma de Pago: Debe seleccionar la Forma de Pago correspondiente al registro o venta que estas insertando. Si desea desplegar las diferentes Formas de Pago de clic en el botón y aparecerá el listado de las opciones que puedes escoger (Contado y Crédito). Observaciones: Aquí puedes introducir los demás datos que tengas sobre información relacionada con la Venta de Mostrador o detalles a tener en cuenta en este registro. Después de haber insertado toda la información principal del documentó que se esté elaborando, seguidamente debes insertar los datos del detalle de la remisión, con todos los datos correspondientes.
- 379. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Diligencie la siguiente información: Artículo: Introduzca el código correspondiente al articulo o servicio que se esta comercializando mediante este documento. Si desea desplegar los diferentes Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Artículos. Ver Cómo crear Artículos. Existencia: Aquí el sistema muestra la cantidad existente del correspondiente artículo, en la respectiva bodega. Bodega: En este campo el sistema muestra la bodega de la cual se va ha descargar del inventario la cantidad que estas facturando del respectivo articulo. Tipo Unidad: Debe seleccionar el Tipo de Unidad correspondiente al registro ó Articulo que estas insertando. Si desea desplegar las diferentes Tipos de Unidad de clic en el botón y aparecerá el listado de las opciones que puedes escoger (Mayor y Detal). Porcentaje IVA: Digite el valor en números del porcentaje de Impuesto al Valor Agregado (IVA) que se le cargara al correspondiente Articulo. Cantidad: Introduzca el valor de la cantidad que se venderá de este articulo, mediante este documento al respectivo Cliente. Descuento: Digite el valor en números del porcentaje de descuento que se le otorga el cliente por la compra del correspondiente Articulo. Descuento Adicional: En este campo el sistema muestra el descuento adicional que tiene parametrizado el producto, para su venta Valor Unidad: Introduzca el valor en dígitos del precio de cada unidad de este Articulo, dicho valor tiene que ser exacto para tener un buen manejo sobre la venta. Vr. Neto: El sistema en este campo muestra el valor total de la venta del respectivo artículo, después de haber deducido los respectivos descuentos. Vr. Parcial: El sistema en este campo muestra el valor total de la venta, después de haber deducido los respectivos descuentos.
- 380. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 3.2.3 Cómo Crear Remisiones de Salida Mediante esta opción el modulo de Facturación le permite al usuario introducir las Remisiones que no fueron establecidas como ventas y así realizar la respectiva operación de venta del producto. En esta opción se debe insertar el documento correspondiente a la remisión de salida con todos sus respectivos parámetros de entrada. 1. Ingrese al menú Facturación. 2. Seleccione la opción Remisiones de Salida con solo darle un clic en la pestaña. A continuación se desplegará la siguiente ventana: Diligencie la siguiente información: Numero: Digite el código correspondiente al prefijo del documento de Remisión de Entrada y seguidamente el numero asignado a la respectiva remisión. El sistema le sugiere al usuario un prefijo y un número consecutivo dependiendo del tipo de prefijo que haya escogido. Fecha: En este campo el sistema propone la fecha, tomándola del sistema operativo para el tipo de documento que se está elaborando. Este campo
- 381. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia puede ser modificado por el usuario, siguiendo el formato correcto de la fecha dd/mm/aaaa (día/mes/año). Asentada: En este campo el sistema propone la fecha, tomándola del sistema operativo para el tipo de documento que se está elaborando en el momento que el usuario asienta el documento. Este campo no es modificable por el usuario. Cliente: Digite el código correspondiente al Tercero que esta clasificado como Cliente, al cual se le suministro el producto o servicio. Si desea desplegar las diferentes Terceros de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana. Ver Cómo crear Terceros. Vendedor: Introduzca el código correspondiente al Tercero que esta clasificado como Vendedor, el cual es el intermediario entre la empresa que suministra el producto o servicio y la entidad que lo adquiere. Si desea desplegar las diferentes Terceros de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana. Ver Cómo crear Terceros. Forma de Pago: Debe seleccionar la Forma de Pago correspondiente al registro o remisión que estas insertando. Si desea desplegar las diferentes Formas de Pago de clic en el botón y aparecerá el listado de las opciones que puedes escoger (Contado y Crédito). Para insertar un nuevo documento solo debes presionar la tecla Insert o presionando el botón correspondiente y seguidamente aparecerá la siguiente ventana con todos los campos en blanco, listos para insertar la correspondiente información. Observaciones: Aquí puedes introducir los demás datos que tengas sobre información relacionada con la Remisión de Salida o detalles a tener en cuenta en este registro. Vr. Base: En este campo el sistema muestra el Valor Base sobre el cual se realizara cualquier clase de descuento que este configurado en esta remisión. Vr. Iva: El sistema en este campo muestra el Valor que se gravara sobre el valor base de la remisión por productos o servicios con Impuesto al Valor Agregado.
- 382. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia I. Consumo: Aquí el sistema muestra el valor del impuesto cobrado por artículos de consumo como cigarrillos y Licores. Vr. Total: El sistema en este campo muestra el valor total que se debe pagar por la remisión antes de realizar cualquier clase de descuento. Descuentos: Aquí el sistema muestra el valor total de los descuentos que se le aplicaran al valor total de la remisión. Vr. Neto: El sistema en este campo muestra el valor total de la remisión, después de haber deducido los respectivos descuentos. Vr. R. Fte: Aquí el sistema muestra el valor que se gravo sobre la remisión correspondiente a Retención en la Fuente. Vr. R. Iva: El sistema en este campo muestra el valor que se gravo sobre valor base de la remisión con respecto al Rete IVA. Vr. R. Ica: Aquí el sistema muestra el valor que se gravo sobre el valor base de la remisión con respecto al Rete Ica. Después de haber insertado toda la información principal del documentó que se esté elaborando, seguidamente debe insertar los datos del detalle de la remisión, con todos los datos correspondientes. Diligencie la siguiente información: Artículo: Introduzca el código correspondiente al artículo o servicio que se esta comercializando mediante este documento. Si desea desplegar los diferentes Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Artículos. Ver Cómo crear Artículos.
- 383. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Bodega: Digite el código correspondiente a la Bodega, donde el anterior Articulo modificara su inventario. Si desea desplegar los diferentes Bodegas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Bodegas. Ver Cómo crear Bodegas. Tipo Unidad: Debe seleccionar el Tipo de Unidad correspondiente al registro ó Articulo que estas insertando. Si desea desplegar las diferentes Tipos de Unidad de clic en el botón y aparecerá el listado de las opciones que puedes escoger (Mayor y Detal). Cantidad: Introduzca el valor de la cantidad que se venderá de este articulo, mediante este documento al respectivo cliente. Descuento: Digite el valor en números del porcentaje de descuento que se le otorga al cliente por la compra del anterior Articulo. Valor Unidad: Introduzca el valor en dígitos del precio de cada unidad de este Articulo, dicho valor tiene que ser exacto para tener un buen manejo sobre estos costos. Porcentaje IVA: Digite el valor en números del porcentaje de Impuesto al Valor Agregado (IVA) que se le cargara al correspondiente Articulo. Imp. Consumo: Introduzca el valor que se gravara al correspondiente articulo por impuesto al consumo, si tiene parametrizado esta clase de impuesto. Remisión Entrada: Digite el número de la Remisión donde se relaciono este Artículo para realizar su respectiva venta. Si desea desplegar los diferentes Remisiones de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Remisiones. Nro. Pedido: Digite el número de Pedido donde se relaciono este articulo para realizar su respectiva venta. Si desea desplegar los diferentes Pedidos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Pedidos. RECUERDE...
- 384. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Para registrar físicamente el documento debe utilizar el botón o presionar la tecla F2 o si desea reversar el documento para ser modificado debe presionar el botón o presionar la tecla F3. Si se equivocó o no está de acuerdo con la información presione clic en el botón lateral del registro para marcarlo y presione la tecla Supr si lo desea borrar, si desea modificar un campo en especial solo das clic sobre él y digitas la información respectiva. Si no recuerda algún dato, realice la respectiva consulta con la ayuda del botón Buscar. 3.2.4 Cómo Crear Devoluciones en Venta Esta opción le permite al usuario realizar las devoluciones de productos a la empresa que por algún motivo no fueron aceptados por el cliente. Mediante esta opción se realiza el respectivo documento de Devoluciones en Venta y así formalizar la respectiva devolución con el cliente que adquirió el producto. 1. Ingrese al menú Facturación. 2. Seleccione la opción Devoluciones en Venta con solo darle un clic en la pestaña. A continuación se desplegará la siguiente ventana:
- 385. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Para insertar un nuevo documento solo debes presionar la tecla Insert o presionando el botón correspondiente y seguidamente aparecerá la siguiente ventana con todos los campos en blanco, listos para insertar la Correspondiente información. Diligencie la siguiente información: Numero: Digite el código correspondiente al prefijo del documento de Devolución en Venta y seguidamente el numero asignado a la respectiva devolución. El sistema le sugiere al usuario un prefijo y un número consecutivo dependiendo del tipo de prefijo que haya escogido. Fecha: En este campo el sistema propone la fecha, tomándola del sistema operativo para el tipo de documento que se está elaborando. Este campo puede ser modificado por el usuario, siguiendo el formato correcto de la fecha dd/mm/aaaa (día/mes/año). Factura No: Digite el numero de la factura de venta donde se realizo la respectiva comercialización de los productos que están devolviendo mediante este documento. Asentada: En este campo el sistema propone la fecha, tomándola del sistema operativo para el tipo de documento que se esta elaborando en el
- 386. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia momento que el usuario asienta el documento. Este campo no es modificable por el usuario. Cliente: Digite el código correspondiente al Tercero que esta clasificado como Cliente, al cual se le suministro el producto o servicio. Si desea desplegar las diferentes Terceros de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana. Ver Cómo crear Terceros. Vendedor: Introduzca el código correspondiente al Tercero que esta clasificado como Vendedor, el cual es el intermediario entre la empresa que suministra el producto o servicio y la entidad que lo adquiere. Si desea desplegar las diferentes Terceros de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana. Ver Cómo crear Terceros. Forma de Pago: Debe seleccionar la Forma de Pago correspondiente al registro o devolución que estas insertando. Si desea desplegar las diferentes Formas de Pago de clic en el botón y aparecerá el listado de las opciones que puedes escoger (Contado y Crédito). Banco: Digite el código correspondiente al Banco al cual se le incluyo el efectivo del pago de la venta, en caso que la forma de pago sea de contado. Si desea desplegar las diferentes Bancos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana. Ver Cómo crear Bancos. Documento: Introduzca el número del documento cambiario por el cual se hizo el pago de la venta. Si el pago de la venta se realizo mediante un cheque, se debe de digitar el número correspondiente a este documento. Observaciones: Aquí puedes introducir los demás datos que tengas sobre información relacionada con la Devolución en Venta o detalles a tener en cuenta en este registro. Vr. Base: En este campo el sistema muestra el Valor Base sobre el cual se realizara cualquier clase de descuento que este configurado en esta devolución. Vr. Iva: El sistema en este campo muestra el Valor que se gravara sobre el valor base de la devolución por productos o servicios con Impuesto al Valor Agregado.
- 387. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia I. Consumo: Aquí el sistema muestra el valor del impuesto cobrado por artículos de consumo como cigarrillos y Licores. Vr. Total: El sistema en este campo muestra el valor total de la devolución antes de realizar cualquier clase de descuento. Descuentos: Aquí el sistema muestra el valor total de los descuentos que se le aplicaran al valor total de la devolución. Vr. Neto: El sistema en este campo muestra el valor total de la devolución, después de haber deducido los respectivos descuentos. Vr. R. Fte: Aquí el sistema muestra el valor que se gravo sobre la devolución correspondiente a Retención en la Fuente. Vr. R. Iva: El sistema en este campo muestra el valor que se gravo sobre valor base de la devolución con respecto al Rete Iva. Vr. R. Ica: Aquí el sistema muestra el valor que se gravo sobre el valor base de la devolución con respecto al Rete Ica. Después de haber insertado toda la información principal del documentó que se esté elaborando, seguidamente debes insertar los datos del detalle de la devolución, con todos los datos correspondientes. Diligencie la siguiente información: Artículo: Introduzca el código del articulo o servicio que desea regresarse o devolverse por el respectivo cliente. Si desea desplegar los diferentes Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Artículos. Ver Cómo crear Artículos.
- 388. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Bodega: Digite el código correspondiente a la Bodega, donde el anterior Articulo modificara su inventario. Si desea desplegar los diferentes Bodegas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Bodegas. Ver Cómo crear Bodegas. Tipo Unidad: Debe seleccionar el Tipo de Unidad correspondiente al registro ó Articulo que estas insertando. Si desea desplegar las diferentes Tipos de Unidad de clic en el botón y aparecerá el listado de las opciones que puedes escoger (Mayor y Detal). Valor Unidad: Introduzca el valor en dígitos del precio de cada unidad de este Articulo, dicho valor tiene que ser exacto para tener un buen manejo sobre los costos. Descuento: Digite el valor en números del porcentaje de descuento que se otorgo por la venta del anterior Articulo. Cantidad: Introduzca el valor de la cantidad que se desea devolverse de este articulo, mediante este documento. Porcentaje IVA: Digite el valor en números del porcentaje de Impuesto al Valor Agregado (IVA) que se le cargara al correspondiente Articulo. Imp. Consumo: Introduzca el valor que se gravara al correspondiente articulo por impuesto al consumo, si tiene parametrizado esta clase de impuesto. 3.2.5 Cómo Crear Pedidos de Venta Mediante esta opción el usuario del modulo de Facturación puede realizar la comercialización de los productos o servicios con solo realizar los pedidos a los diferentes clientes. Esta opción permite realizar el respectivo documento de Pedido de Ventas y manejar ordenadamente las relaciones de venta con toda la variedad de cliente. 1. Ingrese al menú Facturación. 2. Seleccione la opción Pedidos de Venta con solo darle un clic en la pestaña. A continuación se desplegará la siguiente ventana:
- 389. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Para insertar un nuevo documento solo debes presionar la tecla Insert o presionando el botón correspondiente y seguidamente aparecerá la siguiente ventana con todos los campos en blanco, listos para insertar la correspondiente información.
- 390. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Diligencie la siguiente información: Numero: Digite el código correspondiente al prefijo del documento de Pedidos de Venta y seguidamente el numero asignado al respectivo pedido. El sistema le sugiere al usuario un prefijo y un número consecutivo dependiendo del tipo de prefijo que haya escogido. Fecha: En este campo el sistema propone la fecha, tomándola del sistema operativo para el tipo de documento que se está elaborando. Este campo puede ser modificado por el usuario, siguiendo el formato correcto de la fecha dd/mm/aaaa (día/mes/año). Asentada: En este campo el sistema propone la fecha, tomándola del sistema operativo para el tipo de documento que se esta elaborando en el momento que el usuario asienta el documento. Este campo no es modificable por el usuario. Cliente: Digite el código correspondiente al Tercero que esta clasificado como Cliente, al cual se le suministra el producto o servicio. Si desea desplegar las diferentes Terceros de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana. Ver Cómo crear Terceros. Vendedor: Introduzca el código correspondiente al Tercero que esta clasificado como Vendedor, el cual es el intermediario entre la empresa que suministra el producto o servicio y la entidad que lo adquiere. Si desea desplegar las diferentes Terceros de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana. Ver Cómo crear Terceros. Forma de Pago: Debe seleccionar la Forma de Pago correspondiente al registro o Pedido que estas insertando. Si desea desplegar las diferentes Formas de Pago de clic en el botón y aparecerá el listado de las opciones que puedes escoger (Contado y Crédito). Banco: Digite el código correspondiente al Banco al cual se le incluira el efectivo del pago de la venta, en caso que la forma de pago sea de contado. Si desea desplegar las diferentes Bancos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana. Ver Cómo crear Bancos.
- 391. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Documento: Introduzca el número del documento cambiario por el cual se hizo el pago de la venta. Si el pago de la venta se realizo mediante un cheque, se debe de digitar el número correspondiente a este documento. Observaciones: Aquí puedes introducir los demás datos que tengas sobre información relacionada con el Pedido de Venta o detalles a tener en cuenta en este registro. Vr. Base: En este campo el sistema muestra el Valor Base sobre el cual se realizara cualquier clase de descuento que este configurado en este pedido. Vr. Iva: El sistema en este campo muestra el Valor que se gravara sobre el valor base del pedido por productos o servicios con Impuesto al Valor Agregado. I. Consumo: Aquí el sistema muestra el valor del impuesto cobrado por artículos de consumo como cigarrillos y Licores. Vr. Total: El sistema en este campo muestra el valor total del pedido antes de realizar cualquier clase de descuento. Descuentos: Aquí el sistema muestra el valor total de los descuentos que se le aplicaran al valor total del pedido. Vr. Neto: El sistema en este campo muestra el valor total del pedido, después de haber deducido los respectivos descuentos. Vr. R. Fte: Aquí el sistema muestra el valor que se gravo sobre el pedido correspondiente a Retención en la Fuente. Vr. R. Iva: El sistema en este campo muestra el valor que se gravo sobre valor base del Pedido con respecto al Rete Iva. Vr. R. Ica: Aquí el sistema muestra el valor que se gravo sobre el valor base del Pedido con respecto al Rete Ica. Después de haber insertado toda la información principal del documentó que se está elaborando, seguidamente debes insertar los datos del detalle del pedido, con todos los datos correspondientes.
- 392. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Diligencie la siguiente información: Artículo: Introduzca el código del articulo o servicio que desea comercializar mediante este documento. Si desea desplegar los diferentes Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Artículos. Ver Cómo crear Artículos. Bodega: Digite el código correspondiente a la Bodega, donde el anterior Articulo modificara su inventario. Si desea desplegar los diferentes Bodegas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Bodegas. Ver Cómo crear Bodegas. Tipo Unidad: Debe seleccionar el Tipo de Unidad correspondiente al registro ó Articulo que estas insertando. Si desea desplegar las diferentes Tipos de Unidad de clic en el botón y aparecerá el listado de las opciones que puedes escoger (Mayor y Detal). Valor Unidad: Introduzca el valor en dígitos del precio de cada unidad de este Articulo, dicho valor tiene que ser exacto para tener un buen manejo sobre los costos. Descuento: Digite el valor en números del porcentaje de descuento que se otorgara por la venta del anterior Articulo. Cantidad: Introduzca el valor de la cantidad que se desea vender de este articulo, mediante este documento. Porcentaje IVA: Digite el valor en números del porcentaje de Impuesto al Valor Agregado (IVA) que se le cargara al correspondiente Articulo.
- 393. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Imp. Consumo: Introduzca el valor que se gravara al correspondiente articulo por impuesto al consumo, si tiene parametrizado esta clase de impuesto. RECUERDE... Para registrar físicamente el documento debe utilizar el botón o presionar la tecla F2 o si desea reversar el documento para ser modificado debe presionar el botón o presionar la tecla F3. Si se equivocó o no está de acuerdo con la información presione clic en el botón lateral del registro para marcarlo y presione la tecla Supr si lo desea borrar, si desea modificar un campo en especial solo das clic sobre el y digitas la información respectiva. Si no recuerda algún dato, realice la respectiva consulta con la ayuda del botón Buscar 3.2.6 Cómo Crear Cotizaciones Mediante esta opción el usuario del modulo de Facturación puede realizar la comercialización de los productos o servicios con solo realizar las cotizaciones a los diferentes clientes y así tener un mejor relación con dichos clientes. Esta opción permite realizar el respectivo documento de Cotización y manejar Ordenadamente las relaciones de venta con toda la variedad de clientes. 1. Ingrese al menú Facturación. 2. Seleccione la opción Cotizaciones con solo darle un clic en la pestaña. A continuación se desplegará la siguiente ventana:
- 394. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Para insertar un nuevo documento solo debes presionar la tecla Insert o presionando el botón correspondiente y seguidamente aparecerá la siguiente ventana con todos los campos en blanco, listos para insertar la correspondiente información.
- 395. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Diligencie la siguiente información: Numero: Digite el código correspondiente al prefijo del documento de Cotización y seguidamente el numero asignado a la respectiva cotización. El sistema le sugiere al usuario un prefijo y un número consecutivo dependiendo del tipo de prefijo que haya escogido. Fecha: En este campo el sistema propone la fecha, tomándola del sistema operativo para el tipo de documento que se está elaborando. Este campo puede ser modificado por el usuario, siguiendo el formato correcto de la fecha dd/mm/aaaa (día/mes/año). Asentada: En este campo el sistema propone la fecha, tomándola del sistema operativo para el tipo de documento que se está elaborando en el momento que el usuario asienta el documento. Este campo no es modificable por el usuario. Cliente: Digite el código correspondiente al Tercero que esta clasificado como Cliente, al cual se le suministra el producto o servicio. Si desea desplegar las diferentes Terceros de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana. Ver Cómo crear Terceros. Vendedor: Introduzca el código correspondiente al Tercero que está clasificado como Vendedor, el cual es el intermediario entre la empresa que suministra el producto o servicio y la entidad que lo adquiere. Si desea desplegar las diferentes Terceros de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana. Ver Cómo crear Terceros. Forma de Pago: Debe seleccionar la Forma de Pago correspondiente al registro o Cotización que estas insertando. Si desea desplegar las diferentes Formas de Pago de clic en el botón y aparecerá el listado de las opciones que puedes escoger (Contado y Crédito). Banco: Digite el código correspondiente al Banco al cual se le incluirá el efectivo del pago de la venta, en caso que la forma de pago sea de contado. Si desea desplegar las diferentes Bancos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana. Ver Cómo crear Bancos.
- 396. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Documento: Introduzca el número del documento cambiario por el cual se hizo el pago de la venta. Si el pago de la venta se realizo mediante un cheque, se debe de digitar el número correspondiente a este documento. Observaciones: Aquí puedes introducir los demás datos que tengas sobre información relacionada con la Cotización o detalles a tener en cuenta en este registro. Vr. Base: En este campo el sistema muestra el Valor Base sobre el cual se realizara cualquier clase de descuento que este configurado en esta cotización. Vr. Iva: El sistema en este campo muestra el Valor que se gravara sobre el valor base de la cotización por productos o servicios con Impuesto al Valor Agregado. I. Consumo: Aquí el sistema muestra el valor del impuesto cobrado por artículos de consumo como cigarrillos y Licores. Vr. Total: El sistema en este campo muestra el valor total de la cotización antes de realizar cualquier clase de descuento. Descuentos: Aquí el sistema muestra el valor total de los descuentos que se le aplicaran al valor total de la cotización. Vr. Neto: El sistema en este campo muestra el valor total de la cotización, después de haber deducido los respectivos descuentos. Vr. R. Fte: Aquí el sistema muestra el valor que se gravo sobre la cotización correspondiente a Retención en la Fuente. Vr. R. Iva: El sistema en este campo muestra el valor que se gravo sobre valor base de la Cotización con respecto al Rete Iva. Vr. R. Ica: Aquí el sistema muestra el valor que se gravo sobre el valor base de la Cotización con respecto al Rete Ica. Después de haber insertado toda la información principal del documentó que se esté elaborando, seguidamente debes insertar los datos del detalle del pedido, con todos los datos correspondientes.
- 397. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Diligencie la siguiente información: Artículo: Introduzca el código del articulo o servicio que desea comercializar mediante este documento. Si desea desplegar los diferentes Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Artículos. Ver Cómo crear Artículos. Bodega: Digite el código correspondiente a la Bodega, donde el anterior Articulo modificara su inventario. Si desea desplegar los diferentes Bodegas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Bodegas. Ver Cómo crear Bodegas. Tipo Unidad: Debe seleccionar el Tipo de Unidad correspondiente al registro ó Articulo que estas insertando. Si desea desplegar las diferentes Tipos de Unidad de clic en el botón y parecerá el listado de las opciones que puedes escoger (Mayor y Detal). Valor Unidad: Introduzca el valor en dígitos del precio de cada unidad de este Articulo, dicho valor tiene que ser exacto para tener un buen manejo sobre los costos. Descuento: Digite el valor en números del porcentaje de descuento que se otorgara por la venta del anterior Articulo. Cantidad: Introduzca el valor de la cantidad que se desea vender de este articulo, mediante este documento.
- 398. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Porcentaje IVA: Digite el valor en números del porcentaje de Impuesto al Valor Agregado (IVA) que se le cargara al correspondiente Articulo. Imp. Consumo: Introduzca el valor que se gravara al correspondiente articulo por impuesto al consumo, si tiene parametrizado esta clase de impuesto. 3.3 MANEJO DE INFORMES (SALIDAS) 3.3.1 Cómo Imprimir Listado de Ventas entre Fechas El uso de este informe es muy útil ya que se puede saber con solo digitar el rango de fechas del movimiento, el resumen de ventas de forma detalla por cliente. Esta opción le permite al usuario también por rango de facturas, 1. Ingrese al menú Imprimir. 2. Seleccione la opción Resumen de Ventas. 3. Selecciones la opción Listado de Ventas entre Fechas con solo darle clic en la pestaña. A continuación se desplegara la siguiente ventana:
- 399. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Fecha Inicial: Introduzca aquí la fecha de donde se iniciara el corte para el resumen de ventas, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. Fecha Final: Introduzca aquí la fecha donde finaliza el corte para el resumen de ventas, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. Factura Inicial: Digite el código inicial correspondiente al prefijo y seguidamente el numero de la factura de venta de donde se iniciara el corte para el resumen de ventas. Si desea desplegar las diferentes Prefijos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana. Ver Cómo crear Prefijos. Factura Final: Digite el código final correspondiente al prefijo y seguidamente el numero de la factura de venta donde terminara el corte para el resumen de ventas. Si desea desplegar las diferentes Prefijos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana. Ver Cómo crear Prefijos. Cliente: Digite el código correspondiente al Tercero que esta clasificado como Cliente, al cual se le comercializa el producto o servicio. Si desea desplegar las diferentes Terceros de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana. Ver Cómo crear Terceros. Vendedor: Introduzca el código correspondiente al Tercero que esta clasificado como Vendedor, el cual es el intermediario entre la empresa que suministra el producto o servicio y la entidad que lo adquiere. Si desea desplegar las diferentes Terceros de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana. Ver Cómo crear Terceros. Transportador: Introduzca el código correspondiente al Tercero que esta clasificado como Transportador, el cual es el intermediario entre la empresa de transportes y el cliente. Si desea desplegar las diferentes Terceros de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana. Ver Cómo crear Terceros.
- 400. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Usuario: Digite el código correspondiente al usuario del sistema, del cual se desea saber el resumen de ventas de los documentos realizados por dicho usuario. Zona 1: Introduzca el código correspondiente a la Zona de ubicación del Tercero (Cliente y Vendedor). Si desea desplegar las diferentes Zonas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Zonas. Ver Cómo crear Zonas. Zona 2: Introduzca el código correspondiente a la Zona de ubicación del Tercero (Cliente y Vendedor). Si desea desplegar las diferentes Zonas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Zonas. Ver Cómo crear Zonas. Forma de Pago: Debe seleccionar la Forma de Pago correspondiente a los documentos (Ventas) que desea obtener la correspondiente información (Todas, Contado, Crédito, Separado Contado - Crédito). RECUERDE... Dejando el tipo de pago en la opción “Todas”, la consulta muestra las ventas que se han hecho con los diferentes tipos de pago entre las fechas digitadas. Al dar clic sobre el botón Aceptar se muestra el siguiente Informe:
- 401. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 3.3.2 Cómo Imprimir Resumen Diario de Ventas Esta opción le permite al usuario obtener un resumen detallado de las ventas realizadas diariamente por cada uno de los clientes entre el rango de fechas digitado. 1. Ingrese al menú Imprimir. 2. Seleccione la opción Resumen de Ventas. 3. Selecciones la opción Resumen Diario de Ventas con solo darle clic en la pestaña. A continuación se desplegara la siguiente ventana: Fecha Inicial: Introduzca aquí la fecha de donde se iniciara el corte para el resumen diario de ventas, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. Fecha Final: Introduzca aquí la fecha donde finaliza el corte para el resumen diario de ventas, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. Código Prefijo: Digite el código correspondiente al prefijo del documento de Venta, del cual desea obtener la correspondiente información. Código Zona: Introduzca el código correspondiente a la Zona de ubicación del Tercero (Cliente y Vendedor).Si desea desplegar las diferentes Zonas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Zonas. Ver Cómo crear Zonas. Forma de Pago: Debe seleccionar la Forma de Pago correspondiente a los documentos (Ventas) que desea obtener la correspondiente información (Todas, Contado, Crédito).
- 402. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia RECUERDE... Dejando la opción “Ventas” activa, solo se mostraran los documentos que están clasificados como ventas, pero si activa también la opción Devoluciones en Ventas”, el informe también le mostrara la correspondientes Devoluciones en Ventas de los clientes. Al dar clic sobre el botón Aceptar se muestra el siguiente Informe: 3.3.3 Cómo Imprimir Resumen de Ventas por Tipo de Iva Esta opción le permite obtener un resumen de las ventas por Tipo de IVA entre el rango de fechas que digitas y así tener un mejor control sobre el impuesto al valor agregado. Ingrese al menú Imprimir. 1. Seleccione la opción Resumen de Compras. 2. Selecciones la opción Resumen Ventas por Tipo de IVA con solo darle clic en la pestaña. A continuación se desplegara la siguiente ventana:
- 403. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Fecha Inicial: Introduzca aquí la fecha de donde se iniciara el corte para el resumen de ventas por tipo de iva, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. Fecha Final: Introduzca aquí la fecha donde finaliza el corte para el resumen de ventas por tipo de iva, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. Número Inicial: Digite el código correspondiente al prefijo del documento de Venta, del cual desea obtener la correspondiente información. Número Final: Digite el código correspondiente al prefijo del documento de Venta, del cual desea obtener la correspondiente información. RECUERDE... Seleccionado la opción “Separar Devoluciones en Ventas”, la consulta muestra el total facturado por tipo de IVA entre las fechas digitadas separando las Ventas de las Devoluciones.
- 404. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Al dar clic sobre el botón Aceptar se muestra el siguiente Informe: 3.3.4 Cómo Imprimir Resumen de Ventas POS Esta opción le permite al usuario obtener un resumen de la facturación realizada y el dinero recibido entre determinadas fechas por un cajero en punto de venta POS. 1. Ingrese al menú Imprimir. 2. Seleccione la opción Resumen de Compras. 3. Selecciones la opción Resumen de Ventas POS con solo darle clic en la pestaña. A continuación se desplegara la siguiente ventana:
- 405. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Fecha Inicial: Introduzca aquí la fecha de donde se iniciara el corte para el resumen de ventas POS, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. Fecha Final: Introduzca aquí la fecha donde finaliza el corte para el resumen de ventas POS, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. Factura Inicial: Digite el código inicial correspondiente al prefijo y seguidamente el numero de la factura de venta de donde se iniciara el corte para el resumen de ventas POS. Si desea desplegar las diferentes Prefijos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana. Ver Cómo crear Prefijos. Factura Final: Digite el código final correspondiente al prefijo y seguidamente el numero de la factura de venta donde terminara el corte para el resumen de ventas POS. Si desea desplegar las diferentes Prefijos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana. Ver Cómo crear Prefijos. Vendedor: Introduzca el código correspondiente al Vendedor el cual esta directamente relacionado con el Cliente. Si desea desplegar las diferentes Vendedores de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Terceros. Ver Cómo crear Terceros. Usuario: Digite el nombre del usuario del sistema que desea que aparezca en el resumen, con sus respectivas ventas POS. RECUERDE... Si seleccionas la opción “Incluir Ventas NO Asentadas”, la consulta muestra el total de las facturas de venta POS, estén o no estén. Al dar clic sobre el botón Aceptar se muestra el siguiente Informe:
- 406. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 3.2.1 Cómo Imprimir Total Ventas por Vendedor Esta opción le permite al usuario obtener un resumen de las Ventas por Vendedor registrados en la base de datos y así tener un mejor control sobre cada vendedor que está vinculado con la empresa. 1. Ingrese al menú Imprimir. 2. Seleccione la opción Resumen de Compras. 3. Selecciones la opción Total Ventas por Vendedor con solo darle clic en la pestaña. A continuación se desplegara la siguiente ventana:
- 407. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Vendedor Inicial: Introduzca el código correspondiente al Vendedor de donde se iniciara el corte para el resumen de Total de Ventas por Vendedor. Si desea desplegar las diferentes Terceros de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana. Ver Cómo crear Terceros. Vendedor Final: Introduzca el código correspondiente al Vendedor donde finaliza el corte para el resumen de los Total de Ventas por Vendedor. Si desea desplegar las diferentes Terceros de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana. Ver Cómo crear Terceros. Fecha Inicial: Introduzca aquí la fecha de donde se iniciara el corte para el resumen de Total de Ventas por Vendedor, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. Fecha Final: Introduzca aquí la fecha donde finaliza el corte para el resumen de Total de Ventas por Vendedor, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. Código Zona: Introduzca el código correspondiente a la Zona de ubicación del Tercero (Cliente y Vendedor).Si desea desplegar las diferentes Zonas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Zonas. Ver Cómo crear Zonas. Factura Inicial: Digite el código inicial correspondiente al prefijo y seguidamente el numero de la factura de venta de donde se iniciara el corte para el resumen Total de Ventas por Vendedor. Si desea desplegar las diferentes Prefijos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana. Ver Cómo crear Prefijos. Factura Final: Digite el código final correspondiente al prefijo y seguidamente el numero de la factura de venta donde terminara el corte para el resumen de Total de Ventas por Vendedor. Si desea desplegar las diferentes Prefijos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana. Ver Cómo crear Prefijos. Forma de Pago: Debe seleccionar la Forma de Pago correspondiente a los documentos (Ventas) que desea obtener la correspondiente información (Todas, Crédito, Contado).
- 408. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Al dar clic sobre el botón Aceptar se muestra el siguiente Informe: 3.2.1 Cómo Imprimir A.B.C de Clientes Esta opción le permite obtener un resumen de las ventas por Cliente entre el rango de fechas que digitas y así tener un mejor control sobre cada uno de los clientes registrado en la base de datos. 1. Ingrese al menú Imprimir. 2. Seleccione la opción Resumen de Ventas. 3. Selecciones la opción A.B.C de Clientes con solo darle clic en la pestaña. A continuación se desplegara la siguiente ventana:
- 409. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Cliente Inicial: Introduzca el código correspondiente al Cliente de donde se iniciara el corte para el A.B.C de Clientes. Si desea desplegar las diferentes Terceros de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana. Ver Cómo crear Terceros. Cliente Final: Introduzca el código correspondiente al Cliente donde finaliza el corte para el A.B.C de Clientes. Si desea desplegar las diferentes Terceros de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana. Ver Cómo crear Terceros. Fecha Inicial: Introduzca aquí la fecha de donde se iniciara el corte para el A.B.C de Clientes, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. Fecha Final: Introduzca aquí la fecha donde finaliza el corte para el A.B.C de Clientes, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. No de Clientes a Listar: Debes digitar el número de clientes que desea que aparezcan en el respectivo reporte de A.B.C de Clientes. Zona 1: Introduzca el código correspondiente a la Zona de ubicación del Tercero (Cliente y Vendedor). Si desea desplegar las diferentes Zonas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Zonas. Ver Cómo crear Zonas. Zona 2: Introduzca el código correspondiente a la Zona de ubicación del Tercero (Cliente y Vendedor). Si desea desplegar las diferentes Zonas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Zonas. Ver Cómo crear Zonas. Ordenado por: Debe seleccionar la Forma de Ordenar el respectivo reporte de A.B.C de Clientes (Nombre, Ventas).
- 410. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia RECUERDE... Dejando la casilla en blanco donde se digita el código del cliente, la consulta muestra el total de clientes que aparecen registrados en la base de datos. Al dar clic sobre el botón Imprimir se muestra el siguiente Informe: 3.2.2 Cómo Imprimir Comisión de Artículos por Vendedor Mediante este informe el usuario del modulo de facturación, puede saber en cualquier momento las comisiones devengadas por un vendedor entre determinado rango de fechas, y así tener un mejor control sobre dichos vendedores. Ingrese al menú Imprimir. 1. Seleccione la opción Resumen de Ventas. 2. Selecciones la opción Comisión de Artículos por Vendedor con solo darle clic en la pestaña. A continuación se desplegara la siguiente ventana:
- 411. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Código Vendedor Inicial: Introduzca el código correspondiente al Vendedor de donde se iniciara el corte para el resumen de Comisión de Artículos por Vendedor. Si desea desplegar las diferentes Terceros de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana. Ver Cómo crear Terceros. Código Vendedor Final: Introduzca el código correspondiente al Vendedor donde finaliza el corte para el resumen de Comisión de Artículos por Vendedor. Si desea desplegar las diferentes Terceros de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana. Ver Cómo crear Terceros. Fecha Inicial: Introduzca aquí la fecha de donde se iniciara el corte para el resumen de Comisión de Artículos por Vendedor, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. Fecha Final: Introduzca aquí la fecha donde finaliza el corte para el resumen de Comisión de Artículos por Vendedor, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. RECUERDE... Dejando la casilla en blanco donde se digita el Vendedor, la consulta muestra el total de Comisiones Devengadas entre el rango de fechas digitadas por cada uno de los Vendedores.
- 412. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Al dar clic sobre el botón Imprimir se muestra el siguiente Informe: 3.2.3 Cómo Imprimir Comisión de Ventas por Vendedor El uso de este informe es muy útil ya que se puede saber con solo digitar el rango de fechas, las comisiones que ha generado la venta de artículos o servicios por vendedor. Esta opción le permite al usuario también por rango de facturas, Ingrese al menú Imprimir. 1. Seleccione la opción Resumen de Ventas. 2. Selecciones la opción Comisión de Ventas por Vendedor con solo darle clic en la pestaña. A continuación se desplegara la siguiente ventana:
- 413. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Fecha Inicial: Introduzca aquí la fecha de donde se iniciara el corte para el resumen de comisión de ventas por vendedor, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. Fecha Final: Introduzca aquí la fecha donde finaliza el corte para el resumen de comisión de ventas por vendedor, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. Factura Inicial: Digite el código inicial correspondiente al prefijo y seguidamente el numero de la factura de venta de donde se iniciara el corte para el resumen de comisión de ventas por vendedor. Si desea desplegar las diferentes Prefijos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana. Ver Cómo crear Prefijos. Factura Final: Digite el código final correspondiente al prefijo y seguidamente el numero de la factura de venta donde terminara el corte para el resumen de comisión de ventas por vendedor. Si desea desplegar las diferentes Prefijos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana. Ver Cómo crear Prefijos. Vendedor: Introduzca el código correspondiente al Tercero que esta clasificado como Vendedor, el cual es el intermediario entre la empresa que suministra el producto o servicio y la entidad que lo adquiere. Si desea desplegar las diferentes Terceros de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana. Ver Cómo crear Terceros. RECUERDE... Dejando la casilla en blanco donde se digita el Vendedor, la consulta muestra el total de Comisiones Devengadas entre el rango de fechas digitadas por cada uno de los Vendedores.
- 414. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Al dar clic sobre el botón Imprimir se muestra el siguiente Informe: 3.2.5 Cómo Imprimir Margen de Utilidad por Factura Esta opción le permite al usuario del modulo de facturación obtener un resumen del margen de utilidad generado por cada factura, que se le comercializo a cada cliente que está registrado en la base de datos. Ingrese al menú Imprimir. 1. Seleccione la opción Resumen de Ventas. 2. Selecciones la opción Margen de Utilidad por Factura con solo darle clic en la pestaña. A continuación se desplegara la siguiente ventana:
- 415. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Fecha Inicial: Introduzca aquí la fecha de donde se iniciara el corte para el Margen de Utilidad por Factura, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. Fecha Final: Introduzca aquí la fecha donde finaliza el corte para el Margen de Utilidad por Factura, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. Factura Inicial: Digite el código inicial correspondiente al prefijo y seguidamente el numero de la factura de venta de donde se iniciara el corte para el Margen de Utilidad por Factura. Si desea desplegar las diferentes Prefijos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana. Ver Cómo crear Prefijos. Factura Final: Digite el código final correspondiente al prefijo y seguidamente el numero de la factura de venta donde terminara el corte para el Margen de Utilidad por Factura. Si desea desplegar las diferentes Prefijos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana. Ver Cómo crear Prefijos. Cliente: Digite el código correspondiente al Tercero que esta clasificado como Cliente, al cual se le comercializa el producto o servicio. Si desea desplegar las diferentes Terceros de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana. Ver Cómo crear Terceros. Vendedor: Introduzca el código correspondiente al Tercero que esta clasificado como Vendedor, el cual es el intermediario entre la empresa que suministra el producto o servicio y la entidad que lo adquiere. Si desea desplegar las diferentes Terceros de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana. Ver Cómo crear Terceros. RECUERDE... Dejando la casilla en blanco donde se digita el Cliente, la consulta muestra el margen de utilidad por factura entre el rango de fechas digitadas por cada uno de los Clientes. Al dar clic sobre el botón Imprimir se muestra el siguiente Informe:
- 416. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 3.2.4 Cómo Imprimir Listado de Remisiones entre Fechas Mediante esta opción el usuario puede obtener un resumen de las remisiones que existen registradas en la base de datos entre un rango de fecha. 1. Ingrese al menú Imprimir. 2. Seleccione la opción Resumen de Ventas. 3. Selecciones la opción Listado de Remisiones entre Fechas con solo darle clic en la pestaña. A continuación se desplegara la siguiente ventana:
- 417. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Fecha Inicial: Introduzca aquí la fecha de donde se iniciara el corte para el Listado de Remisiones entre Fechas, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. Fecha Final: Introduzca aquí la fecha donde finaliza el corte para el Listado de Remisiones entre Fechas, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. Factura Inicial: Digite el código inicial correspondiente al prefijo y seguidamente el numero de la factura de venta de donde se iniciara el corte para el Listado de Remisiones entre Fechas. Si desea desplegar las diferentes Prefijos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana. Ver Cómo crear Prefijos. Factura Final: Digite el código final correspondiente al prefijo y seguidamente el numero de la factura de venta donde terminara el corte para el Listado de emisiones entre Fechas. Si desea desplegar las diferentes Prefijos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana. Ver Cómo crear Prefijos. Cliente: Digite el código correspondiente al Tercero que está clasificado como Cliente, al cual se le comercializa el producto o servicio. Si desea desplegar las diferentes Terceros de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana. Ver Cómo crear Terceros. Vendedor: Introduzca el código correspondiente al Tercero que esta clasificado como Vendedor, el cual es el intermediario entre la empresa que suministra el producto o servicio y la entidad que lo adquiere. Si desea desplegar las diferentes Terceros de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana. Ver Cómo crear Terceros. Usuario: Digite el nombre del usuario del sistema que desea que aparezca en el resumen, con sus respectivas Remisiones.
- 418. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Zona: Introduzca el código correspondiente a la Zona de ubicación del Tercero (Cliente y Vendedor). Si desea desplegar las diferentes Zonas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Zonas. Ver Cómo crear Zonas. RECUERDE... Si seleccionas la opción “Subtotalizar días”, la consulta muestra el listado de remisiones de los clientes totalizadas por día o si selecciona la opción “Incluir no Asentadas” el informe muestra al listado de remisiones de cada uno de los clientes, estén o no estén asentadas. Al dar clic sobre el botón Imprimir se muestra el siguiente Informe: 3.2.7 Cómo Imprimir Ventas / Remisiones por Pedido / Remisión Mediante esta opción el usuario puede obtener un resumen de ventas / remisiones por Pedido / Remisión que existen registradas en la base de datos entre un rango de fecha.
- 419. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 1. Ingrese al menú Imprimir. 2. Seleccione la opción Resumen de Ventas. 3. Selecciones la opción Ventas / Remisiones por Pedido / Remisión con solo darle clic en la pestaña. A continuación se desplegara la siguiente ventana: Fecha Inicial: Introduzca aquí la fecha de donde se iniciara el corte para el Listado de Ventas Totales por Artículos, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. Fecha Final: Introduzca aquí la fecha donde finaliza el corte para el Listado de Ventas Totales por Artículos, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. Documento Inicial: Introduzca el código correspondiente al articulo o servicio de donde se iniciara el corte para el listado de precios. Si desea desplegar los diferentes Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Artículos. Ver Cómo crear Artículos. Documento Final: Introduzca el código correspondiente al articulo o servicio donde finaliza el corte para el listado de precios. Si desea desplegar los diferentes Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Artículos. Ver Cómo crear Artículos.
- 420. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Cliente: Introduzca el código correspondiente al Tercero que está clasificado como Cliente, el cual es el intermediario entre la empresa que suministra el producto o servicio y la entidad que lo adquiere. Si desea desplegar las diferentes Terceros de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana. Ver Cómo crear Terceros. Al dar clic sobre el botón Imprimir se muestra el siguiente Informe: 3.2.8 Cómo Imprimir Listados de Precios El uso de este informe es muy útil ya que se puede saber con solo digitar el precio que necesita de la lista de precios del artículo, tener un listado de los artículos con el respectivo precio. 1. Ingrese al menú Imprimir. 2. Seleccione la opción Listado de Precios. 3. Selecciones la opción Listado de Precios con solo darle clic en la pestaña. A continuación se desplegara la siguiente ventana:
- 421. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Articulo Inicial: Introduzca el código correspondiente al artículo o servicio de donde se iniciara el corte para el listado de precios. Si desea desplegar los diferentes Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Artículos. Ver Cómo crear Artículos. Articulo Final: Introduzca el código correspondiente al artículo o servicio donde finaliza el corte para el listado de precios. Si desea desplegar los diferentes Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Artículos. Ver Cómo crear Artículos. Grupo Inicial: Introduzca el código correspondiente al grupo de artículos de donde se iniciara el corte para el listado de precios. Si desea desplegar las diferentes Grupos de Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Grupo de Artículos. Ver Cómo crear Grupo de Artículos. Grupo Final: Introduzca el código correspondiente al grupo de artículos donde finaliza el corte para la listado de precios. Si desea desplegar las diferentes Grupos de Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Grupo de Artículos. Ver Cómo crear Grupo de Artículos.
- 422. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Tipo de Precio: Digite el número del Precio (1, 2, 3, 4 y 5) que desea que aparezca en el informe de listado de precios. Titulo: Introduzca el nombre que se le colocara en el encabezado, al respectivo informe del listado de precios para una mejor organización. RECUERDE... Si seleccionas la opción “Orden Alfabético”, la consulta muestra el listado de precio ordenado alfabéticamente por el nombre del artículo o si selecciona la opción “Agrupar” el informe muestra al listado de precios agrupado por grupo de artículos. Al dar clic sobre el botón Imprimir se muestra el siguiente Informe: 3.2.9 Cómo Imprimir Cinco Precios
- 423. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Mediante el uso de este informe el usuario del modulo de facturación puede lista cualquier cantidad de artículos con cada uno de los precios de lista que tienen configurado. Ingrese al menú Imprimir. 1. Seleccione la opción Listado de Precios. 2. Selecciones la opción Cinco Precios con solo darle clic en la pestaña. A continuación se desplegara la siguiente ventana: Articulo Inicial: Introduzca el código correspondiente al artículo o servicio de donde se iniciara el corte para el listado de cinco precios. Si desea desplegar los diferentes Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Artículos. Ver Cómo crear Artículos. Articulo Final: Introduzca el código correspondiente al artículo o servicio donde finaliza el corte para el listado de cinco precios. Si desea desplegar los diferentes Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Artículos. Ver Cómo crear Artículos. Grupo Inicial: Introduzca el código correspondiente al grupo de artículos de donde se iniciara el corte para el listado de cinco precios. Si desea desplegar las diferentes Grupos de Artículos de clic en el botón o presione la BARRA
- 424. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Grupo de Artículos. Ver Cómo crear Grupo de Artículos. Grupo Final: Introduzca el código correspondiente al grupo de artículos donde finaliza el corte para la listado de cinco precios. Si desea desplegar las diferentes Grupos de Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Grupo de Artículos. Ver Cómo crear Grupo de Artículos. Precios a Listar: Aquí aparece cada uno de los Precios (1, 2, 3, 4 y 5) que mostrara el respectivo informe con cada tipo de unidad que se halla seleccionado. Titulo: Introduzca el nombre que se le colocara en el encabezado, al respectivo informe del listado de cinco precios para una mejor organización. RECUERDE... Si seleccionas la opción “Orden Alfabético”, la consulta muestra el listado de cinco precios ordenado alfabéticamente por el nombre del artículo. Al dar clic sobre el botón Imprimir se muestra el siguiente Informe:
- 425. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 3.2.10 Cómo Imprimir Precio y Existencia El uso de este informe le permite al usuario del modulo de facturación poder listar cualquier cantidad de artículos con la existencia real del inventario. Ingrese al menú Imprimir. 1. Seleccione la opción Listado de Precios. 2. Selecciones la opción Precio y Existencia con solo darle clic en la pestaña. A continuación se desplegara la siguiente ventana: Articulo Inicial: Introduzca el código correspondiente al artículo o servicio de donde se iniciara el corte para el listado con precio y existencia. Si desea desplegar los diferentes Artículos de clic en el botón o presione la BARRA SPACIADORA y aparecerá la ventana de Artículos. Ver Cómo crear Artículos. Articulo Final: Introduzca el código correspondiente al artículo o servicio donde finaliza el corte para el listado con precio y existencia. Si desea desplegar los diferentes Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Artículos. Ver Cómo crear Artículos. Grupo Inicial: Introduzca el código correspondiente al grupo de artículos de donde se iniciara el corte para el listado con precio y existencia. Si desea desplegar las diferentes Grupos de Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Grupo de Artículos. Ver Cómo crear Grupo de Artículos.
- 426. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Grupo Final: Introduzca el código correspondiente al grupo de artículos donde finaliza el corte para la listado con precio y existencia. Si desea desplegar las diferentes Grupos de Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Grupo de Artículos. Ver Cómo crear Grupo de Artículos. Tipo de Precio: Digite el número del Precio (1, 2, 3, 4 y 5) que desea que aparezca en el informe de listado con precio y existencia. Titulo: Introduzca el nombre que se le colocara en el encabezado, al respectivo informe del listado con precio y existencia para una mejor organización. RECUERDE... Si seleccionas la opción “Orden Alfabético”, la consulta muestra el listado de cinco precios ordenado alfabéticamente por el nombre del artículo o si selecciona la opción “Sin Agrupar” el informe muestra el listado de precio y existencia sin agruparlo por grupo de artículos. Al dar clic sobre el botón Imprimir se muestra el siguiente Informe:
- 427. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 3.2.11 Cómo Imprimir Tres Precios y Existencia El uso de este informe es muy útil ya que se pueden observar casi la totalidad de los precios configurados en los artículos y las existencias reales de los mismos. Esta opción le permite al usuario también por rango de artículos, 1. Ingrese al menú Imprimir. 2. Seleccione la opción Listado de Precios. 3. Selecciones la opción Tres Precios y Existencia con solo darle clic en la pestaña. A continuación se desplegara la siguiente ventana: Articulo Inicial: Introduzca el código correspondiente al artículo o servicio de donde se iniciara el corte para el listado con tres precios y existencia. Si desea desplegar los diferentes Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Artículos. Ver Cómo crear Artículos. Articulo Final: Introduzca el código correspondiente al artículo o servicio donde finaliza el corte para el listado con tres precios y existencia. Si desea desplegar los diferentes Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Artículos. Ver Cómo crear Artículos.
- 428. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Grupo Inicial: Introduzca el código correspondiente al grupo de artículos de donde se iniciara el corte para el listado con tres precios y existencia. Si desea desplegar las diferentes Grupos de Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Grupo de Artículos. Ver Cómo crear Grupo de Artículos. Grupo Final: Introduzca el código correspondiente al grupo de artículos donde finaliza el corte para la listado con tres precios y existencia. Si desea desplegar las diferentes Grupos de Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Grupo de Artículos. Ver Cómo crear Grupo de Artículos. Bodega: Digite el código correspondiente a la Bodega, de la cual desea obtener el listado con tres precios y existencia. Si desea desplegar los diferentes Bodegas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Bodegas. Ver Cómo crear Bodegas. Precios a Listar: Aquí aparece cada uno de los Precios (1, 2, y 3) que mostrara el respectivo informe con cada tipo de unidad que se halla seleccionado. Titulo: Introduzca el nombre que se le colocara en el encabezado, al respectivo informe del listado el listado con tres precios y existencia para una mejor organización. RECUERDE... Si seleccionas la opción “Orden Alfabético”, la consulta muestra el listado de cinco precios ordenado alfabéticamente por el nombre del artículo o si selecciona la opción “Sin Agrupar” el informe muestra el listado de precio y existencia sin agruparlo por grupo de artículos.
- 429. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Al dar clic sobre el botón Imprimir se muestra el siguiente Informe: 3.2.11Cómo Imprimir Tres Precios y Existencia El uso de este informe es muy útil ya que se pueden observar casi la totalidad de los precios configurados en los artículos y las existencias reales de los mismos. Esta opción le permite al usuario también por rango de artículos, 1. Ingrese al menú Imprimir. 2. Seleccione la opción Listado de Precios. 3. Selecciones la opción Tres Precios y Existencia con solo darle clic en la pestaña. A continuación se desplegara la siguiente ventana:
- 430. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Articulo Inicial: Introduzca el código correspondiente al articulo o servicio de donde se iniciara el corte para el listado con tres precios y existencia. Si desea desplegar los diferentes Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Artículos. Ver Cómo crear Artículos. Articulo Final: Introduzca el código correspondiente al artículo o servicio donde finaliza el corte para el listado con tres precios y existencia. Si desea desplegar los diferentes Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Artículos. Ver Cómo crear Artículos. Grupo Inicial: Introduzca el código correspondiente al grupo de artículos de donde se iniciara el corte para el listado con tres precios y existencia. Si desea desplegar las diferentes Grupos de Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Grupo de Artículos. Ver Cómo crear Grupo de Artículos. Grupo Final: Introduzca el código correspondiente al grupo de artículos donde finaliza el corte para la listado con tres precios y existencia. Si desea desplegar las diferentes Grupos de Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Grupo de Artículos. Ver Cómo crear Grupo de Artículos. Bodega: Digite el código correspondiente a la Bodega, de la cual desea obtener el listado con tres precios y existencia. Si desea desplegar los diferentes Bodegas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Bodegas. Ver Cómo crear Bodegas. Precios a Listar: Aquí aparece cada uno de los Precios (1, 2, y 3) que mostrara el respectivo informe con cada tipo de unidad que se halla seleccionado. Titulo: Introduzca el nombre que se le colocara en el encabezado, al respectivo informe del listado el listado con tres precios y existencia para una mejor organización.
- 431. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia RECUERDE... Si seleccionas la opción “Orden Alfabético”, la consulta muestra el listado con tres precios y existencia ordenado alfabéticamente por el nombre del artículo o si selecciona la opción “Agrupar” el informe muestra el listado con tres precios y existencia agrupado por grupo de artículos. Al dar clic sobre el botón Imprimir se muestra el siguiente Informe: 3.2.12 Cómo Imprimir Precios con Descuento El uso de este informe es muy útil ya que se pueden observar casi la totalidad de los precios configurados en los artículos y las existencias reales de los mismos. Esta opción le permite al usuario también por rango de artículos, 1. Ingrese al menú Imprimir. 2. Seleccione la opción Listado de Precios. 3. Selecciones la opción Precios con Descuentos con solo darle clic en la pestaña. A continuación se desplegara la siguiente ventana:
- 432. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Articulo Inicial: Introduzca el código correspondiente al articulo o servicio de donde se iniciara el corte para el listado con tres precios y existencia. Si desea desplegar los diferentes Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Artículos. Ver Cómo crear Artículos. Articulo Final: Introduzca el código correspondiente al artículo o servicio donde finaliza el corte para el listado con tres precios y existencia. Si desea desplegar los diferentes Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Artículos. Ver Cómo crear Artículos. Grupo Inicial: Introduzca el código correspondiente al grupo de artículos de donde se iniciara el corte para el listado con tres precios y existencia. Si desea desplegar las diferentes Grupos de Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Grupo de Artículos. Ver Cómo crear Grupo de Artículos. Grupo Final: Introduzca el código correspondiente al grupo de artículos donde finaliza el corte para la listado con tres precios y existencia. Si desea desplegar las diferentes Grupos de Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Grupo de Artículos. Ver Cómo crear Grupo de Artículos.
- 433. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Bodega: Digite el código correspondiente a la Bodega, de la cual desea obtener el listado con tres precios y existencia. Si desea desplegar los diferentes Bodegas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Bodegas. Ver Cómo crear Bodegas. Precios a Listar: Aquí aparece cada uno de los Precios (1, 2, y 3) que mostrara el respectivo informe con cada tipo de unidad que se halla seleccionado. Titulo: Introduzca el nombre que se le colocara en el encabezado, al respectivo informe del listado el listado con tres precios y existencia para una mejor organización. 3.1.12 Cómo Imprimir Precios con Factor El uso de este informe es muy útil ya que se pueden observar casi la totalidad de los precios configurados en los artículos y las existencias reales de los mismos. Esta opción le permite al usuario también por rango de artículos, 1. Ingrese al menú Imprimir. 2. Seleccione la opción Listado de Precios. 3. Selecciones la opción Precios con Factor con solo darle clic en la pestaña. A continuación se desplegara la siguiente ventana: Articulo Inicial: Introduzca el código correspondiente al articulo o servicio de donde se iniciara el corte para el listado con tres precios y existencia. Si desea desplegar los diferentes Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Artículos. Ver Cómo crear Artículos.
- 434. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Articulo Final: Introduzca el código correspondiente al artículo o servicio donde finaliza el corte para el listado con tres precios y existencia. Si desea desplegar los diferentes Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Artículos. Ver Cómo crear Artículos. Grupo Inicial: Introduzca el código correspondiente al grupo de artículos de donde se iniciara el corte para el listado con tres precios y existencia. Si desea desplegar las diferentes Grupos de Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Grupo de Artículos. Ver Cómo crear Grupo de Artículos. Grupo Final: Introduzca el código correspondiente al grupo de artículos donde finaliza el corte para la listado con tres precios y existencia. Si desea desplegar las diferentes Grupos de Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Grupo de Artículos. Ver Cómo crear Grupo de Artículos. Precios a Listar: Aquí aparece cada uno de los Precios (1, 2, y 3) que mostrara el respectivo informe con cada tipo de unidad que se halla seleccionado. 3.2.14 Cómo Imprimir Etiquetas para Código de Barras El uso de este informe es muy útil ya que se pueden observar casi la totalidad de los precios configurados en los artículos y las existencias reales de los mismos. Esta opción le permite al usuario también por rango de artículos, 1. Ingrese al menú Imprimir. 2. Seleccione la opción Listado de Precios. 3. Selecciones la opción Etiquetas para Código de Barras con solo darle clic en la pestaña. A continuación se desplegara la siguiente ventana:
- 435. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Articulo Inicial: Introduzca el código correspondiente al artículo o servicio de donde se iniciara el corte para el listado con tres precios y existencia. Si desea desplegar los diferentes Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Artículos. Ver Cómo crear Artículos. Articulo Final: Introduzca el código correspondiente al artículo o servicio donde finaliza el corte para el listado con tres precios y existencia. Si desea desplegar los diferentes Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Artículos. Ver Cómo crear Artículos. Grupo Inicial: Introduzca el código correspondiente al grupo de artículos de donde se iniciara el corte para el listado con tres precios y existencia. Si desea desplegar las diferentes Grupos de Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Grupo de Artículos. Ver Cómo crear Grupo de Artículos.
- 436. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Grupo Final: Introduzca el código correspondiente al grupo de artículos donde finaliza el corte para la listado con tres precios y existencia. Si desea desplegar las diferentes Grupos de Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Grupo de Artículos. Ver Cómo crear Grupo de Artículos. Precios a Listar: Aquí aparece cada uno de los Precios (1, 2, y 3) que mostrara el respectivo informe con cada tipo de unidad que se halla seleccionado. 3.2.15 Cómo Imprimir Ventas Totales por Artículos Esta opción le permite al usuario obtener un resumen estadístico de las ventas realizadas por artículos entre un rango de fechas o un rango de artículos. 1. Ingrese al menú Imprimir. 2. Seleccione la opción Estadísticas de Ventas. 3. Selecciones la opción Ventas Totales por Artículos con solo darle clic en la pestaña. A continuación se desplegara la siguiente ventana:
- 437. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Fecha Inicial: Introduzca aquí la fecha de donde se iniciara el corte para el Listado de Ventas Totales por Artículos, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. Fecha Final: Introduzca aquí la fecha donde finaliza el corte para el Listado de Ventas Totales por Artículos, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. Articulo Inicial: Introduzca el código correspondiente al artículo o servicio de donde se iniciara el corte para el listado Ventas Totales por Artículos. Si desea desplegar los diferentes Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Artículos. Ver Cómo crear Artículos. Articulo Final: Introduzca el código correspondiente al artículo o servicio donde finaliza el corte para el listado Ventas Totales por Artículos. Si desea desplegar los diferentes Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Artículos. Ver Cómo crear Artículos. Grupo Inicial: Introduzca el código correspondiente al grupo de artículos de donde se iniciara el corte para el listado Ventas Totales por Artículos. Si desea desplegar las diferentes Grupos de Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Grupo de Artículos. Ver Cómo crear Grupo de Artículos. Grupo Final: Introduzca el código correspondiente al grupo de artículos donde finaliza el corte para la listado Ventas Totales por Artículos. Si desea desplegar las diferentes Grupos de Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Grupo de Artículos. Ver Cómo crear Grupo de Artículos. Vendedor: Introduzca el código correspondiente al Tercero que esta clasificado como Vendedor, el cual es el intermediario entre la empresa que suministra el producto o servicio y la entidad que lo adquiere. Si desea desplegar las diferentes Terceros de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana. Ver Cómo crear Terceros.
- 438. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Referencia Inicial: Digite el código correspondiente a la referencia del articulo de donde se iniciara el corte para las Ventas Totales por Artículos del respectivo reporte. Referencia Final: Digite el código correspondiente a la referencia del articulo donde finaliza el corte para las Ventas Totales por Artículos del respectivo informe. RECUERDE... Si seleccionas la opción “Orden Alfabético”, la consulta muestra el listado Ventas Totales por Artículos y existencia ordenado alfabéticamente por el nombre del artículo o si selecciona la opción “Sin Agrupar” el informe muestra el listado Ventas Totales por Artículos sin agruparlo por grupo de artículos. Al dar clic sobre el botón Imprimir se muestra el siguiente Informe:
- 439. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 3.2.16 Cómo Imprimir Ventas Totales por Grupo El uso de este informe es muy útil ya que se puede saber con solo digitar el rango de fecha, el valor total vendido por determinado grupo de artículos. 1. Ingrese al menú Imprimir. 2. Seleccione la opción Estadística de Ventas. 3. Selecciones la opción Ventas Totales por Grupo con solo darle clic en la pestaña. A continuación se desplegara la siguiente ventana: Fecha Inicial: Introduzca aquí la fecha de donde se iniciara el corte para el Listado de Ventas Totales por Grupo, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. Fecha Final: Introduzca aquí la fecha donde finaliza el corte para el Listado de Ventas Totales por Grupo, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. Grupo Inicial: Introduzca el código correspondiente al grupo de artículos de donde se iniciara el corte para el Listado de Ventas Totales por Grupo. Si desea desplegar las diferentes Grupos de Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Grupo de Artículos. Ver Cómo crear Grupo de Artículos.
- 440. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Grupo Final: Introduzca el código correspondiente al grupo de artículos donde finaliza el corte para el Listado de Ventas Totales por Grupo. Si desea desplegar las diferentes Grupos de Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Grupo de Artículos. Ver Cómo crear Grupo de Artículos. Vendedor: Introduzca el código correspondiente al Tercero que esta clasificado como Vendedor, el cual es el intermediario entre la empresa que suministra el producto o servicio y la entidad que lo adquiere. Si desea desplegar las diferentes Terceros de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana. Ver Cómo crear Terceros. Forma de Pago: Debe seleccionar la Forma de Pago correspondiente a los documentos (Ventas) que desea obtener la correspondiente información (Todas, Contado, Crédito). RECUERDE... Si selecciona la opción “Agrupar” el informe muestra el listado Ventas Totales por Grupo, agrupándolas por grupo de artículos. Al dar clic sobre el botón Imprimir se muestra el siguiente Informe:
- 441. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 3.2.17 Cómo Imprimir Ventas Totales por Línea Mediante esta opción el usuario puede obtener un resumen de las ventas totales por línea de artículos con o sin incluir el valor del IVA, y así tener un gran manejo sobre las ventas por línea de artículos en el caso de los supermercados o droguerías. 1. Ingrese al menú Imprimir. 2. Seleccione la opción Estadísticas de Ventas. 3. Selecciones la opción Ventas Totales por Línea con solo darle clic en la pestaña. A continuación se desplegara la siguiente ventana: Fecha Inicial: Introduzca aquí la fecha de donde se iniciara el corte para el Listado de Ventas Totales por Línea, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. Fecha Final: Introduzca aquí la fecha donde finaliza el corte para el Listado de Ventas Totales por Línea, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. Línea Inicial: Introduzca el código correspondiente al grupo de artículos de donde se iniciara el corte para el Listado de Ventas Totales por Línea. Si desea desplegar las diferentes Grupos de Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Grupo de Artículos. Ver Cómo crear Grupo de Artículos. Línea Final: Introduzca el código correspondiente al grupo de artículos donde finaliza el corte para el el Listado de Ventas Totales por Línea. Si desea desplegar las diferentes Grupos de Artículos de clic en el botón o presione
- 442. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Grupo de Artículos. Ver Cómo crear Grupo de Artículos. Vendedor: Introduzca el código correspondiente al Tercero que esta clasificado como Vendedor, el cual es el intermediario entre la empresa que suministra el producto o servicio y la entidad que lo adquiere. Si desea desplegar las diferentes Terceros de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana. Ver Cómo crear Terceros. RECUERDE... Si selecciona la opción “Incluir IVA” el informe muestra las ventas totales por Línea de Artículos incluyendo el valor del IVA. Al dar clic sobre el botón Imprimir se muestra el siguiente Informe: 3.3.17 Cómo Imprimir Ventas por Vendedor – Línea Esta opción le permite al usuario obtener un resumen de las ventas realizadas por determinado vendedor en cada una de las líneas registradas en la base de datos. 1. Ingrese al menú Imprimir. 2. Seleccione la opción Estadística de Ventas. 3. elecciones la opción Ventas por Vendedor - Línea con solo darle clic en la pestaña. A continuación se desplegara la siguiente ventana:
- 443. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Fecha Inicial: Introduzca aquí la fecha de donde se iniciara el corte para el Listado de Ventas por Vendedor -Línea, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. Fecha Final: Introduzca aquí la fecha donde finaliza el corte para el Listado de Ventas por Vendedor -Línea, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. Vendedor Inicial: Introduzca el código correspondiente al Vendedor de donde se iniciara el corte para el Listado de Ventas por Vendedor -Línea. Si desea desplegar las diferentes Terceros de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana. Ver Cómo crear Terceros. Vendedor Final: Introduzca el código correspondiente al Vendedor donde finaliza el corte para el Listado de Ventas por Vendedor -Línea. Si desea desplegar las diferentes Terceros de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana. Ver Cómo crear Terceros. Línea Inicial: Introduzca el código correspondiente al grupo de artículos de donde se iniciara el corte para el Listado de Ventas por Vendedor -Línea. Si desea desplegar las diferentes Grupos de Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Grupo de Artículos. Ver Cómo crear Grupo de Artículos. Línea Final: Introduzca el código correspondiente al grupo de artículos donde finaliza el corte para el el Listado de Ventas por Vendedor -Línea. Si desea desplegar las diferentes Grupos de Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Grupo de Artículos. Ver Cómo crear Grupo de Artículos. RECUERDE... Si selecciona la opción “Incluir IVA” el informe muestra las ventas por Línea de Artículos y Vendedores incluyendo el valor del IVA.
- 444. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Al dar clic sobre el botón Imprimir se muestra el siguiente Informe: 3.3.19 Cómo Imprimir Ventas Detalladas por Cliente / Vendedor – Articulo Mediante esta opción el usuario del modulo de facturación puede obtener un resumen de las ventas detalladas del vendedor o del cliente por artículo, con solo digitar el rango de fechas o el rango de artículos a listar. 1. Ingrese al menú Imprimir. 2. Seleccione la opción Estadística de Ventas. 3. Selecciones la opción Ventas Detalladas por Cliente / Vendedor - Articulo con solo darle clic en la pestaña. A continuación se desplegara la siguiente ventana:
- 445. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Fecha Inicial: Introduzca aquí la fecha de donde se iniciara el corte para el Listado de Ventas Detalladas por liente / Vendedor - Artículo, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. Fecha Final: Introduzca aquí la fecha donde finaliza el corte para el Listado de Ventas Detalladas por Cliente / Vendedor - Artículo, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. Articulo Inicial: Introduzca el código correspondiente al artículo o servicio de donde se iniciara el corte para el Listado de Ventas Detalladas por Cliente / Vendedor - Artículo. Si desea desplegar los diferentes Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Artículos. Ver Cómo crear Artículos. Articulo Final: Introduzca el código correspondiente al articulo o servicio donde finaliza el corte para el Listado de Ventas Detalladas por Cliente / Vendedor - Artículo. Si desea desplegar los diferentes Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Artículos. Ver Cómo crear Artículos. Grupo Inicial: Introduzca el código correspondiente al grupo de artículos de donde se iniciara el corte para el Listado de Ventas Detalladas por Cliente / Vendedor - Artículo. Si desea desplegar las diferentes Grupos de Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Grupo de Artículos. Ver Cómo crear Grupo de Artículos. Grupo Final: Introduzca el código correspondiente al grupo de artículos donde finaliza el corte para el Listado de Ventas Detalladas por Cliente / Vendedor - Artículo. Si desea desplegar las diferentes Grupos de Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Grupo de Artículos. Ver Cómo crear Grupo de Artículos. Tipo de Unidad: Seleccione el tipo de unidad con quiere que aparezca en el reporte la cantidad vendida de cada artículo (Mayor, Detal y Global).
- 446. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia RECUERDE... Si selecciona la opción “Agrupar por Cliente” el informe muestra el Listado de Ventas Detalladas por Cliente / Vendedor - Artículo agrupado por cliente o si seleccionas la opción “Agrupar por Vendedor” el informe muestra el Listado de Ventas Detalladas por Cliente / Vendedor - Artículo agrupado por vendedor. Al dar clic sobre el botón Imprimir se muestra el siguiente Informe: 3.2.20 Cómo Imprimir Ventas Promedio por Articulo y Sugerido Esta opción le permite al usuario obtener un promedio de ventas por artículo y sugerido con solo digitar el rango de fecha y el rango de artículos a listar en el respectivo informe. El usuario puede filtrar en cualquier momento solo los sugeridos para tener un control sobre estos. 1. Ingrese al menú Imprimir. 2. Seleccione la opción Estadística de Ventas.
- 447. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 3. Selecciones la opción Ventas Promedio por Artículo y Sugerido con solo darle clic en la pestaña. A continuación se desplegara la siguiente ventana: Fecha Inicial: Introduzca aquí la fecha de donde se iniciara el corte para el Listado de Ventas Promedio por Artículo y Sugerido, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. Fecha Final: Introduzca aquí la fecha donde finaliza el corte para el Listado de Ventas Promedio por Artículo y Sugerido, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. Articulo Inicial: Introduzca el código correspondiente al artículo o servicio de donde se iniciara el corte para el Listado de Ventas Promedio por Artículo y Sugerido. Si desea desplegar los diferentes Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Artículos. Ver Cómo crear Artículos. Articulo Final: Introduzca el código correspondiente al artículo o servicio donde finaliza el corte para el Listado de Ventas Promedio por Artículo y Sugerido. Si desea desplegar los diferentes Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Artículos. Ver Cómo crear Artículos. Grupo Inicial: Introduzca el código correspondiente al grupo de artículos de donde se iniciara el corte para el Listado de Ventas Promedio por Artículo y Sugerido. Si desea desplegar las diferentes Grupos de Artículos de clic en el botón
- 448. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Grupo de Artículos. Ver Cómo crear Grupo de Artículos. Grupo Final: Introduzca el código correspondiente al grupo de artículos donde finaliza el corte para el Listado de Ventas Promedio por Artículo y Sugerido. Si desea desplegar las diferentes Grupos de Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Grupo de Artículos. Ver Cómo crear Grupo de Artículos. Proveedor: Digite el código correspondiente al Tercero clasificado como Proveedor, al cual están asociado a cada una de los artículos que desea listar. Si desea desplegar los diferentes Proveedores de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Terceros. Ver Cómo crear Terceros. Imprimir en Unidades: Seleccione el tipo de unidad con que se quiere que aparezca en el listado Ventas Promedio por Artículo y Sugerido para cada uno de los artículos a mostrar en el respectivo informe (Mayor, Detal). RECUERDE... Si seleccionas la opción “Orden Alfabético”, la consulta muestra el listado Ventas Promedio por Artículo y Sugerido ordenado alfabéticamente por el nombre del artículo. Al dar clic sobre el botón Imprimir se muestra el siguiente Informe:
- 449. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 3.2.21 Cómo Imprimir Ventas Promedio por Articulo y Sugerido Esta opción le permite al usuario obtener un promedio de ventas por artículo y sugerido con solo digitar el rango de fecha y el rango de artículos a listar en el respectivo informe. El usuario puede filtrar en cualquier momento solo los sugeridos para tener un control sobre estos. 1. Ingrese al menú Imprimir. 2. Seleccione la opción Estadística de Ventas. 3. Selecciones la opción Ventas Promedio por Articulo y Sugerido con solo darle clic en la pestaña. A continuación se desplegara la siguiente ventana: Fecha Inicial: Introduzca aquí la fecha de donde se iniciara el corte para el Listado de Ventas Promedio por Artículo y Sugerido, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. Fecha Final: Introduzca aquí la fecha donde finaliza el corte para el Listado de Ventas Promedio por Artículo y Sugerido, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. Articulo Inicial: Introduzca el código correspondiente al artículo o servicio de donde se iniciara el corte para el Listado de Ventas Promedio por Artículo y Sugerido. Si desea desplegar los diferentes Artículos de clic en el botón o
- 450. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Artículos. Ver Cómo crear Artículos. Articulo Final: Introduzca el código correspondiente al artículo o servicio donde finaliza el corte para el Listado de Ventas Promedio por Artículo y Sugerido. Si desea desplegar los diferentes Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Artículos. Ver Cómo crear Artículos. Grupo Inicial: Introduzca el código correspondiente al grupo de artículos de donde se iniciara el corte para el Listado de Ventas Promedio por Artículo y Sugerido. Si desea desplegar las diferentes Grupos de Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Grupo de Artículos. Ver Cómo crear Grupo de Artículos. Grupo Final: Introduzca el código correspondiente al grupo de artículos donde finaliza el corte para el Listado de Ventas Promedio por Artículo y Sugerido. Si desea desplegar las diferentes Grupos de Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Grupo de Artículos. Ver Cómo crear Grupo de Artículos. Proveedor: Digite el código correspondiente al Tercero clasificado como Proveedor, al cual están asociado a cada una de los artículos que desea listar. Si desea desplegar los diferentes Proveedores de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Terceros. Ver Cómo crear Terceros. Imprimir en Unidades: Seleccione el tipo de unidad con que se quiere que aparezca en el listado Ventas Promedio por Artículo y Sugerido para cada uno de los artículos a mostrar en el respectivo informe (Mayor, Detal). RECUERDE...
- 451. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Si seleccionas la opción “Orden Alfabético”, la consulta muestra el listado Ventas Promedio por Artículo y Sugerido ordenado alfabéticamente por el nombre del artículo. Al dar clic sobre el botón Imprimir se muestra el siguiente Informe: 3.2.22 Cómo Imprimir Ventas Facturadas por Vendedor Mediante esta opción el usuario del sistema puede en cualquier momento saber que pedidos no han sido despachados completamente y que pedidos han sido despachados. 1. Ingrese al menú Imprimir. 2. Selecciones la opción Estadística de Ventas. 3. Selecciones la opción Ventas Facturadas por vendedor con solo darle clic en la pestaña. A continuación se desplegara la siguiente ventana:
- 452. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Código Cliente: Digite el código correspondiente al Tercero que esta clasificado como Cliente, al cual se le comercializa el producto o servicio. Si desea desplegar las diferentes Terceros de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana. Ver Cómo crear Terceros. Articulo Inicial: Introduzca el código correspondiente al artículo o servicio de donde se iniciara el corte para el Listado de Pedidos Pendientes por Despachar. Si desea desplegar los diferentes Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Artículos. Ver Cómo crear Artículos. Articulo Final: Introduzca el código correspondiente al artículo o servicio donde finaliza el corte para el Listado de Pedidos Pendientes por Despachar. Si desea desplegar los diferentes Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Artículos. Ver Cómo crear Artículos. Referencia Inicial: Digite el código correspondiente a la referencia del articulo de donde se iniciara el corte para los Pedidos Pendientes por Despachar del respectivo reporte.
- 453. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Referencia Final: Digite el código correspondiente a la referencia del articulo donde finaliza el corte para los Pedidos Pendientes por Despachar del respectivo informe. Fecha Inicial: Introduzca aquí la fecha de donde se iniciara el corte para el Listado de Pedidos Pendientes por Despachar, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. Fecha Final: Introduzca aquí la fecha donde finaliza el corte para el Listado de Pedidos Pendientes por Despachar, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. RECUERDE... Si seleccionas la opción “Totalizar Cantidades”, la consulta muestra el listado de Pedidos Pendientes por Despachar totalizando las cantidades por cada columna del informe. Al dar clic sobre el botón Imprimir se muestra el siguiente Informe:
- 454. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 3.2.23 Cómo Imprimir A.B.C Productos Mediante esta opción el usuario del sistema puede en cualquier momento saber que pedidos no han sido despachados completamente y que pedidos han sido despachados. 1. Ingrese al menú Imprimir. 2. Selecciones la opción Estadística de Ventas. 3. Selecciones la opción A.B.C Productos con solo darle clic en la pestaña. A continuación se desplegara la siguiente ventana: Código Cliente: Digite el código correspondiente al Tercero que esta clasificado como Cliente, al cual se le comercializa el producto o servicio. Si desea desplegar las diferentes Terceros de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana. Ver Cómo crear Terceros. Articulo Inicial: Introduzca el código correspondiente al artículo o servicio de donde se iniciara el corte para el Listado de Pedidos Pendientes por Despachar. Si desea desplegar los diferentes Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Artículos. Ver Cómo crear Artículos. Articulo Final: Introduzca el código correspondiente al artículo o servicio donde finaliza el corte para el Listado de Pedidos Pendientes por Despachar. Si desea desplegar los diferentes Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Artículos. Ver Cómo crear Artículos.
- 455. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Referencia Inicial: Digite el código correspondiente a la referencia del articulo de donde se iniciara el corte para los Pedidos Pendientes por Despachar del respectivo reporte. Referencia Final: Digite el código correspondiente a la referencia del articulo donde finaliza el corte para los Pedidos Pendientes por Despachar del respectivo informe. Fecha Inicial: Introduzca aquí la fecha de donde se iniciara el corte para el Listado de Pedidos Pendientes por Despachar, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. Fecha Final: Introduzca aquí la fecha donde finaliza el corte para el Listado de Pedidos Pendientes por Despachar, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. RECUERDE... Si seleccionas la opción “Totalizar Cantidades”, la consulta muestra el listado de Pedidos Pendientes por Despachar totalizando las cantidades por cada columna del informe. Al dar clic sobre el botón Imprimir se muestra el siguiente Informe:
- 456. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 3.2.24 Cómo Imprimir Cantidad de Artículos Vendidos por Precio Mediante esta opción el usuario del sistema puede en cualquier momento saber que pedidos no han sido despachados completamente y que pedidos han sido despachados. 1. Ingrese al menú Imprimir. 2. Selecciones la opción Estadística de Ventas. 3. Selecciones la opción Cantidad de Artículos Vendidos por Precio con solo darle clic en la pestaña. A continuación se desplegara la siguiente ventana: Código Cliente: Digite el código correspondiente al Tercero que esta clasificado como Cliente, al cual se le comercializa el producto o servicio. Si desea desplegar las diferentes Terceros de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana. Ver Cómo crear Terceros. Articulo Inicial: Introduzca el código correspondiente al artículo o servicio de donde se iniciara el corte para el Listado de Pedidos Pendientes por Despachar. Si desea desplegar los diferentes Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Artículos. Ver Cómo crear Artículos. Articulo Final: Introduzca el código correspondiente al artículo o servicio donde finaliza el corte para el Listado de Pedidos Pendientes por Despachar. Si desea desplegar los diferentes Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Artículos. Ver Cómo crear Artículos.
- 457. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Referencia Inicial: Digite el código correspondiente a la referencia del articulo de donde se iniciara el corte para los Pedidos Pendientes por Despachar del respectivo reporte. Referencia Final: Digite el código correspondiente a la referencia del articulo donde finaliza el corte para los Pedidos Pendientes por Despachar del respectivo informe. Fecha Inicial: Introduzca aquí la fecha de donde se iniciara el corte para el Listado de Pedidos Pendientes por Despachar, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. Fecha Final: Introduzca aquí la fecha donde finaliza el corte para el Listado de Pedidos Pendientes por Despachar, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. RECUERDE... Si seleccionas la opción “Totalizar Cantidades”, la consulta muestra el listado de Pedidos Pendientes por Despachar totalizando las cantidades por cada columna del informe. Al dar clic sobre el botón Imprimir se muestra el siguiente Informe:
- 458. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 3.2.25 Cómo Imprimir Margen de Utilidad por Articulo Mediante esta opción el usuario del sistema puede en cualquier momento saber que pedidos no han sido despachados completamente y que pedidos han sido despachados. 1. Ingrese al menú Imprimir. 2. Selecciones la opción Estadística de Ventas. 3. Selecciones la opción Margen de Utilidad por Articulo con solo darle clic en la pestaña. A continuación se desplegara la siguiente ventana: Código Cliente: Digite el código correspondiente al Tercero que esta clasificado como Cliente, al cual se le comercializa el producto o servicio. Si desea desplegar las diferentes Terceros de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana. Ver Cómo crear Terceros. Articulo Inicial: Introduzca el código correspondiente al artículo o servicio de donde se iniciara el corte para el Listado de Pedidos Pendientes por Despachar. Si desea desplegar los diferentes Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Artículos. Ver Cómo crear Artículos. Articulo Final: Introduzca el código correspondiente al artículo o servicio donde finaliza el corte para el Listado de Pedidos Pendientes por Despachar. Si desea desplegar los diferentes Artículos de clic en el botón o presione la
- 459. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Artículos. Ver Cómo crear Artículos. Referencia Inicial: Digite el código correspondiente a la referencia del articulo de donde se iniciara el corte para los Pedidos Pendientes por Despachar del respectivo reporte. Referencia Final: Digite el código correspondiente a la referencia del articulo donde finaliza el corte para los Pedidos Pendientes por Despachar del respectivo informe. Fecha Inicial: Introduzca aquí la fecha de donde se iniciara el corte para el Listado de Pedidos Pendientes por Despachar, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. Fecha Final: Introduzca aquí la fecha donde finaliza el corte para el Listado de Pedidos Pendientes por Despachar, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. RECUERDE... Si seleccionas la opción “Totalizar Cantidades”, la consulta muestra el listado de Pedidos Pendientes por Despachar totalizando las cantidades por cada columna del informe. Al dar clic sobre el botón Imprimir se muestra el siguiente Informe:
- 460. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 3.2.26 Cómo Imprimir Cuadro de Rentabilidad de Productos Mediante esta opción el usuario del sistema puede en cualquier momento saber que pedidos no han sido despachados completamente y que pedidos han sido despachados. 1. Ingrese al menú Imprimir. 2. Selecciones la opción Estadística de Ventas. 3. Selecciones la opción Cuadro de Rentabilidad de Productos con solo darle clic en la pestaña. A continuación se desplegara la siguiente ventana: Código Cliente: Digite el código correspondiente al Tercero que esta clasificado como Cliente, al cual se le comercializa el producto o servicio. Si desea desplegar las diferentes Terceros de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana. Ver Cómo crear Terceros. Articulo Inicial: Introduzca el código correspondiente al artículo o servicio de donde se iniciara el corte para el Listado de Pedidos Pendientes por Despachar. Si desea desplegar los diferentes Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Artículos. Ver Cómo crear Artículos. Articulo Final: Introduzca el código correspondiente al artículo o servicio donde finaliza el corte para el Listado de Pedidos Pendientes por Despachar. Si desea desplegar los diferentes Artículos de clic en el botón o presione la
- 461. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Artículos. Ver Cómo crear Artículos. Referencia Inicial: Digite el código correspondiente a la referencia del articulo de donde se iniciara el corte para los Pedidos Pendientes por Despachar del respectivo reporte. Referencia Final: Digite el código correspondiente a la referencia del articulo donde finaliza el corte para los Pedidos Pendientes por Despachar del respectivo informe. Fecha Inicial: Introduzca aquí la fecha de donde se iniciara el corte para el Listado de Pedidos Pendientes por Despachar, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. Fecha Final: Introduzca aquí la fecha donde finaliza el corte para el Listado de Pedidos Pendientes por Despachar, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. RECUERDE... Si seleccionas la opción “Totalizar Cantidades”, la consulta muestra el listado de Pedidos Pendientes por Despachar totalizando las cantidades por cada columna del informe. Al dar clic sobre el botón Imprimir se muestra el siguiente Informe:
- 462. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Código Cliente: Digite el código correspondiente al Tercero que está clasificado como Cliente, al cual se le comercializa el producto o servicio. Si desea desplegar las diferentes Terceros de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana. Ver Cómo crear Terceros. Articulo Inicial: Introduzca el código correspondiente al artículo o servicio de donde se iniciara el corte para el Listado de Pedidos Pendientes por Despachar. Si desea desplegar los diferentes Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Artículos. Ver Cómo crear Artículos. Articulo Final: Introduzca el código correspondiente al articulo o servicio donde finaliza el corte para el Listado de Pedidos Pendientes por Despachar. Si desea desplegar los diferentes Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Artículos. Ver Cómo crear Artículos. Referencia Inicial: Digite el código correspondiente a la referencia del articulo de donde se iniciara el corte para los Pedidos Pendientes por Despachar del respectivo reporte. Referencia Final: Digite el código correspondiente a la referencia del articulo donde finaliza el corte para los Pedidos Pendientes por Despachar del respectivo informe. Fecha Inicial: Introduzca aquí la fecha de donde se iniciara el corte para el Listado de Pedidos Pendientes por Despachar, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. Fecha Final: Introduzca aquí la fecha donde finaliza el corte para el Listado de Pedidos Pendientes por Despachar, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. RECUERDE...
- 463. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Si seleccionas la opción “Totalizar Cantidades”, la consulta muestra el listado de Pedidos Pendientes por Despachar totalizando las cantidades por cada columna del informe. Al dar clic sobre el botón Imprimir se muestra el siguiente Informe: 3.2.27 Cómo Imprimir Cuadro de Rentabilidad de Vendedor / Cliente Mediante esta opción el usuario del sistema puede en cualquier momento saber que pedidos no han sido despachados completamente y que pedidos han sido despachados. 1. Ingrese al menú Imprimir. 2. Selecciones la opción Cuadro de Rentabilidad de Productos con solo darle clic en la pestaña. A continuación se desplegara la siguiente ventana:
- 464. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Código Cliente: Digite el código correspondiente al Tercero que esta clasificado como Cliente, al cual se le comercializa el producto o servicio. Si desea desplegar las diferentes Terceros de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana. Ver Cómo crear Terceros. Articulo Inicial: Introduzca el código correspondiente al artículo o servicio de donde se iniciara el corte para el Listado de Pedidos Pendientes por Despachar. Si desea desplegar los diferentes Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Artículos. Ver Cómo crear Artículos. Articulo Final: Introduzca el código correspondiente al artículo o servicio donde finaliza el corte para el Listado de Pedidos Pendientes por Despachar. Si desea desplegar los diferentes Artículos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Artículos. Ver Cómo crear Artículos.
- 465. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Referencia Inicial: Digite el código correspondiente a la referencia del articulo de donde se iniciara el corte para los Pedidos Pendientes por Despachar del respectivo reporte. Referencia Final: Digite el código correspondiente a la referencia del articulo donde finaliza el corte para los Pedidos Pendientes por Despachar del respectivo informe. Fecha Inicial: Introduzca aquí la fecha de donde se iniciara el corte para el Listado de Pedidos Pendientes por Despachar, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. Fecha Final: Introduzca aquí la fecha donde finaliza el corte para el Listado de Pedidos Pendientes por Despachar, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. RECUERDE... Si seleccionas la opción “Totalizar Cantidades”, la consulta muestra el listado de Pedidos Pendientes por Despachar totalizando las cantidades por cada columna del informe. Al dar clic sobre el botón Imprimir se muestra el siguiente Informe:
- 466. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 3.2.28 Cómo Imprimir Rango de Facturas Esta opción le permite al usuario del modulo de facturación, imprimir facturas por rango de numeración siguiendo siempre el consecutivo asignado a cada factura. 1. Ingrese al menú Imprimir. 2. Selecciones la opción Rango de facturas con solo darle clic en la pestaña. A continuación se desplegara la siguiente ventana: Factura Inicial: Digite el código inicial correspondiente al prefijo y seguidamente el numero de la factura de venta de donde se iniciara el corte para la reimpresión de Facturas. Si desea desplegar las diferentes Prefijos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana. Ver Cómo crear Prefijos. Factura Final: Digite el código final correspondiente al prefijo y seguidamente el numero de la factura de venta donde terminara el corte para la reimpresión de Facturas. Si desea desplegar las diferentes Prefijos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana. Ver Cómo crear Prefijos. RECUERDE... Esta opción solo le permite al usuario imprimir un rango de facturas que desee en cualquier momento, pero no se puede observar la vista preliminar antes de imprimir en la pantalla.
- 467. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 4. OPERACIONES NO RUTINARIAS 4.1 Cómo Configurar los Parámetros de Usuario Esta opción le permite al usuario configurar los parámetros que serán exclusivos, de la sesión que se ha creado con el respectivo usuario. 1. Ingrese al menú Archivos. 2. Seleccione la opción Configuración– Parámetros de Usuario con solo darle un clic en la pestaña. A continuación se desplegará la siguiente ventana: Ruta del Puerto para Impresión Texto: Aquí debes digitar la ruta exacta del puerto a donde se enviara la impresión de los respectivos reportes. Prefijo Para Facturación: Digite el prefijo de facturación de los documentos de facturación para el correspondiente usuario. Puerto de Display: Aquí debes digitar la ruta exacta del puerto a donde se enviara el display de la facturación. Puerto Monedero: Aquí debes digitar la ruta exacta del puerto a donde se enviara la señal para la apertura de la caja. Tipo de Factura de Venta: Aquí debes seleccionar el formato de la factura de venta la cual será fija en el momento de facturar.
- 468. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 4.2 Cómo Configurar los Parámetros Esta opción le permite al usuario configurar los parámetros usados en el modulo de facturación y en la integración a Cartera y Contabilidad. 1. Ingrese al menú Archivos. 2. Seleccione la opción Configuración– Generales con solo darle un clic en la pestaña. A continuación se desplegará la siguiente ventana: Se compone de tres pestañas: Parámetros del Modulo de Facturación: Documentos: Precios Incluyen IVA: Esta opción permite en cualquier momento poder incluir en el precio del artículo el valor del IVA.
- 469. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Preguntar Retenciones al Facturar: Esta opción permite en cualquier momento de crear el documento de facturación pedir los porcentajes de retención. Actualizar Consecutivo al Imprimir Factura: Esta opción permite en cualquier momento poder modificar el consecutivo de cada uno de los documentos como Factura de Venta. Asentar Facturas al Imprimir: Esta opción permite en cualquier momento poder asentar las facturas con solo mandar a imprimir el documento. Prefijo de Factura Fijo: Esta opción permite en cualquier momento poder fijar un prefijo para toda la facturación. Detalle de Documentos: Descuento Fijo al Facturar: Esta opción permite en cualquier momento poder asentar las facturas con solo mandar a imprimir el documento. Maneja Impuesto al Consumo: Esta opción permite en cualquier momento poder solicitar el porcentaje de impuesto al consumo para los artículos que lo requieren para su facturación. Maneja Recargo en Artículos: Esta opción permite en cualquier momento poder modificar su precio con la facturación del excedente. Precios Fijos de Lista: Esta opción permite en cualquier momento poder facturar con los precios fijos que se configuran en el artículo. Porcentaje de IVA Fijo al Facturar: Esta opción permite en cualquier momento poder modificar el consecutivo de cada uno de los documentos como Factura de Venta y Prestaciones de Servicio. Bodega Fija: Introduzca el código asignado a la entidad para la generación de los rips en los archivos planos. Tipo de Unidad Fijo: Esta opción permite en cualquier momento poder facturar con los precios fijos que se configuran en el artículo. Listado Automático de Artículos: Esta opción permite en cualquier momento poder solicitar el porcentaje de impuesto al consumo para los artículos que lo requieren para su facturación.
- 470. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Inserción Automática de Artículos: Esta opción permite en cualquier momento poder facturar con los precios fijos que se configuran en el artículo. Preguntar Pedidos y Remisiones por cada Artículo: Esta opción permite en cualquier momento poder modificar el consecutivo de cada uno de los documentos como Factura de Venta y Prestaciones de Servicio. Manejar Descuentos en Cascada: Esta opción permite en cualquier momento poder modificar el consecutivo de cada uno de los documentos como Factura de Venta y Prestaciones de Servicio. No Permitir Facturar por debajo del Costo: Esta opción permite en cualquier momento poder facturar con los precios fijos que se configuran en el artículo. Ajuste a Valores: Ajustar a la Unidad Vr. Neto de Facturas: Introduzca el código asignado a la entidad para la generación de los rips en los archivos planos. Ajustar a la Unidad IVA de Facturas: Introduzca en cada uno de los casos la fecha hasta donde se quiere bloquear cada documento, como son las facturas de venta y la prestaciones de servicio. Ajustar a la Unidad Precio de Venta del Artículo: Esta opción permite en cualquier momento poder modificar el consecutivo de cada uno de los documentos como Factura de Venta y Prestaciones de Servicio. Redondear Retenciones a la Unidad: Esta opción permite en cualquier momento poder modificar el consecutivo de cada uno de los documentos como Factura de Venta y Prestaciones de Servicio. Funciones Especiales: Mostrar Referencia en Listado de Artículos: Esta opción permite en cualquier momento poder solicitar el porcentaje de impuesto al consumo para los artículos que lo requieren para su facturación. Mostrar Precio con Dcto en Listado de Artículos: Introduzca en cada uno de los casos la fecha hasta donde se quiere bloquear cada documento, como son las facturas de venta y la prestación de servicio.
- 471. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Mostrar Código Despachar A.. en Browse de Ventas: Esta opción permite en cualquier momento poder modificar el consecutivo de cada uno de los documentos como Factura de Venta. Mostrar solo Existencias de la Bodega Predeterminada: Esta opción permite en cualquier momento poder modificar el consecutivo de cada uno de los documentos como Factura de Venta y Prestaciones de Servicio. Controlar Máximo Cupo de Crédito en Clientes: Introduzca el código asignado a la entidad para la generación de los rips en los archivos planos. Controlar Máximo descuento en Artículos: Introduzca en cada uno de los casos la fecha hasta donde se quiere bloquear cada documento, como son las facturas de venta y la prestaciones de servicio. Datos de Internet en Terceros: Esta opción permite en cualquier momento poder modificar el consecutivo de cada uno de los documentos como Factura de Venta y Prestaciones de Servicio. Sugerir Lote más Antiguo al Facturar: Esta opción permite en cualquier momento poder solicitar el porcentaje de impuesto al consumo para los artículos que lo requieren para su facturación. Manejar Ventas Mostrador Tipo POS: Esta opción permite en cualquier momento poder modificar el consecutivo de cada uno de los documentos como Factura de Venta y Prestaciones de Servicio.
- 472. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Parámetros Predeterminados: Unidad Global: Introduzca el código asignado a la entidad para la generación de los rips en los archivos planos. Bodega: Introduzca en cada uno de los casos la fecha hasta donde se quiere bloquear cada documento, como son las facturas de venta y la prestaciones de servicio. Tipo de Unidad: Esta opción permite en cualquier momento poder modificar el consecutivo de cada uno de los documentos como Factura de Venta y Prestaciones de Servicio. Tipo de Precio en Listado de Artículos: Esta opción permite en cualquier momento poder modificar el consecutivo de cada uno de los documentos como Factura de Venta y Prestaciones de Servicio. Renglones por Factura: Introduzca el código asignado a la entidad para la generación de los rips en los archivos planos. Apertura Caja: Introduzca en cada uno de los casos la fecha hasta donde se quiere bloquear cada documento, como son las facturas de venta y la prestaciones de servicio. Cliente Contado: Esta opción permite en cualquier momento poder modificar el consecutivo de cada uno de los documentos como Factura de Venta y Prestaciones de Servicio. Banco / Caja: Esta opción permite en cualquier momento poder modificar el consecutivo de cada uno de los documentos como Factura de Venta y Prestaciones de Servicio. Forma de Pago: Esta opción permite en cualquier momento poder modificar el consecutivo de cada uno de los documentos como Factura de Venta y Prestaciones de Servicio. Integrar con Contabilidad: Esta opción permite en cualquier momento poder modificar el consecutivo de cada uno de los documentos como Factura de Venta y Prestaciones de Servicio.
- 473. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Integrar con Cartera: Esta opción permite en cualquier momento poder modificar el consecutivo de cada uno de los documentos como Factura de Venta y Prestaciones de Servicio. Unidad Global: Introduzca el código asignado a la entidad para la generación de los rips en los archivos planos. Bodega: Introduzca en cada uno de los casos la fecha hasta donde se quiere bloquear cada documento, como son las facturas de venta y la prestaciones de servicio. Tipo de Unidad: Esta opción permite en cualquier momento poder modificar el consecutivo de cada uno de los documentos como Factura de Venta y Prestaciones de Servicio. Tipo de Precio en Listado de Artículos: Esta opción permite en cualquier momento poder modificar el consecutivo de cada uno de los documentos como Factura de Venta y Prestaciones de Servicio.
- 474. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Renglones por Factura: Introduzca el código asignado a la entidad para la generación de los rips en los archivos planos. Apertura Caja: Introduzca en cada uno de los casos la fecha hasta donde se quiere bloquear cada documento, como son las facturas de venta y la prestaciones de servicio. Cliente Contado: Esta opción permite en cualquier momento poder modificar el consecutivo de cada uno de los documentos como Factura de Venta y Prestaciones de Servicio. Banco / Caja: Esta opción permite en cualquier momento poder modificar el consecutivo de cada uno de los documentos como Factura de Venta y Prestaciones de Servicio. 4.3 CÓMO BLOQUEAR PERIODOS Esta opción le permite al usuario configurar los parámetros usados en el manejo de la facturación y en la integración a Tesorería y Contabilidad. 1. Ingrese al menú Archivos. 2. Seleccione la opción Configuración– Bloqueo de Periodos con solo darle un clic en la pestaña. A continuación se desplegará la siguiente ventana: Periodo: Seleccione el periodo que deseas que este bloqueado, para que ningún usuario del sistema pueda realizar una modificación que te afecte el movimiento.
- 475. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 4.4 CÓMO CREAR CONSECUTIVOS Esta opción le permite al usuario configurar los crear o modificar los consecutivos de los documentos los cuales son muy importantes para la organización y control de dichos documentos. 1. Ingrese al menú Archivos. 2. Seleccione la opción Configuración– Consecutivos con solo darle un clic en la pestaña. A continuación se desplegará la siguiente ventana: Tipo de Comprobante: Digite el tipo de comprobante al cual desea crearle su respectivo consecutivo y así tener un mejor manejo del documento. Prefijo: Introduzca el prefijo del respectivo documento al cual se le creara el consecutivo y este será parte de la identificación del mismo. Consecutivo: Digites el número con el cual se iniciara la identificación del respectivo documento, que quieres asignarle el correspondiente consecutivo. 4.5 CÓMO CREAR PENSAMIENTOS Mediante esta opción el usuario del sistema podrá agregar textos o frases que desea que aparezca en la ventana de bienvenida al momento de ingresar al modulo.
- 476. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 1. Ingrese al menú Archivos. 2. Seleccione la opción Configuración– Pensamientos con solo darle un clic en la pestaña. A continuación se desplegará la siguiente ventana: Código: Digite el numero consecutivo con el cual se irá a identificar en la base de datos el respectivo pensamiento que estas insertando. Autor: Introduzca el nombre completo del autor que creó el pensamiento que deseas insertar en la bese de datos. Descripción: Digites la frase que desea que aparezca en la ventana de entrada al modulo, de una manera correcta. 4.6 CÓMO MODIFICAR INFORMES Mediante esta opción el usuario del sistema podrá modificar sus informes y agregar las opciones que desea que aparezcan impresas al momento de generar dicho informe. 1. Ingrese al menú Archivos. 2. Seleccione la opción Configuración– Diseño de Informes con solo darle un clic en la pestaña. A continuación se desplegará la siguiente ventana:
- 477. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 4.7 CÓMO EJECUTAR COMANDOS Esta opción le permite al usuario del modulo de facturación ejecutar procedimientos que corregirá o modificara su información de una manera correcta y eficiente. 1. Ingrese al menú Archivos. 2. Seleccione la opción Configuración– Ejecutar con solo darle un clic en la pestaña. A continuación se desplegará la siguiente ventana: 4.8 CÓMO ASENTAR PENDIENTES Mediante esta opción el usuario del modulo de facturación podrán asentar documento pendientes en cualquier periodo del año y así generar el respectivo movimiento.
- 478. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 1. Ingrese al menú Facturación. 2. Seleccione la opción Especiales. 3. Seleccione la opción Asentar Pendientes con solo darle un clic en la pestaña.. A continuación se desplegará la siguiente ventana: 4.9 CÓMO RECALCULAR Esta opción le permite al usuario del modulo de facturación recalcular el moviendo existente y así obtener las existencias reales de cada artículo o producto. 1. Ingrese al menú Facturación. 2. Seleccione la opción Especiales. 3. Seleccione la opción Recalcular con solo darle un clic en la pestaña. A continuación se desplegará la siguiente ventana:
- 479. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 4.10 CÓMO REGENERAR COMPROBANTES Mediante esta opción el usuario del modulo de facturación podrá regenerar los respectivos comprobantes a contabilidad, de los documentos creados en este modulo. 1. Ingrese al menú Facturación. 2. Seleccione la opción Especiales. 3. Seleccione la opción Regenerar Comprobantes con solo darle un clic en la pestaña. A continuación se desplegará la siguiente ventana: 4.11 CÓMO REGISTRAR DESPACHOS Mediante esta opción el usuario del modulo de facturación podrá regenerar los respectivos comprobantes a contabilidad, de los documentos creados en este modulo. 1. Ingrese al menú Facturación. 2. Seleccione la opción Especiales. 3. Seleccione la opción Registrar Despachos con solo darle un clic en la pestaña.. A continuación se desplegará la siguiente ventana:
- 480. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 4.12 CÓMO MAYORAR FACTOR Mediante esta opción el usuario del modulo de facturación podrá regenerar los respectivos comprobantes a contabilidad, de los documentos creados en este modulo. 1. Ingrese al menú Facturación. 2. Seleccione la opción Especiales. 3. Seleccione la opción Mayoral Factor con solo darle un clic en la pestaña. A continuación se desplegará la siguiente ventana: 4.13 CÓMO COPIAR PRECIO Mediante esta opción el usuario del modulo de facturación podrá regenerar los respectivos comprobantes a contabilidad, de los documentos creados en este modulo. 1. Ingrese al menú Facturación. 2. Seleccione la opción Especiales. 3. Seleccione la opción Copiar Precio con solo darle un clic en la pestaña.. A continuación se desplegarála siguiente ventana:
- 481. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 4.14 CÓMO CALCULAR PRECIO POR UTILIDAD DE GRUPO Mediante esta opción el usuario del modulo de facturación podrá regenerar los respectivos comprobantes a contabilidad, de los documentos creados en este modulo. 1. Ingrese al menú Facturación. 2. Seleccione la opción Especiales. 3. Seleccione la opción Por Utilidad de Grupo con solo darle un clic en la pestaña. A continuación se desplegará la siguiente ventana:
- 482. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 4.15 CALCULAR PRECIO ASIGNANDO ESCALAS Mediante esta opción el usuario del modulo de facturación podrá regenerar los respectivos comprobantes a contabilidad, de los documentos creados en este modulo. 1. Ingrese al menú Facturación. 2. Seleccione la opción Especiales. 3. Seleccione la opción Asignar Escalas con solo darle un clic en la pestaña. A continuación se desplegará la siguiente ventana: 4.16 CÓMO ACTUALIZAR FACTOR DE PUNTOS Mediante esta opción el usuario del modulo de facturación podrá regenerar los respectivos comprobantes a contabilidad, de los documentos creados en este modulo. 1. Ingrese al menú Facturación. 2. Seleccione la opción Especiales. 3. Seleccione la opción Factor de Puntos con solo darle un clic en la pestaña. A continuación se desplegará la siguiente ventana:
- 483. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 4.17 CÓMO ACTUALIZAR REDIMIR PUNTOS Mediante esta opción el usuario del módulo de facturación podrá regenerar los respectivos comprobantes a contabilidad, de los documentos creados en este módulo. 1. Ingrese al menú Facturación. 2. Seleccione la opción Especiales. 3. Seleccione la opción Factor de Puntos con solo darle un clic en la pestaña.. A continuación se desplegará la siguiente ventana:
- 484. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia UNIDAD 6: Modulo Cartera 1. CARACTERÍSTICAS Y BENEFICIOS El módulo de CARTERA es una herramienta diseñada por TNS SOFTWARE para agilizar el proceso de cuentas por cobrar y generar automáticamente los informes respectivos, orientado a los usuarios a obtener mejores resultados tanto económicos como de tiempo. Se puede alimentar independientemente o a partir de la facturación. Permite hacer los recibos de caja por concepto de cancelación de facturas. Genera los comprobantes diarios de contabilidad por concepto de abonos a documentos. Maneja documentos tales como facturas, letras, cheques posfechados, notas crédito y débito. Trabaja de forma integrada con el módulo de Contabilidad, ahorrando tiempo de digitación. 2. ENTRADAS Y SALIDAS DEL MÓDULO 2.2 VISIÓN GENERAL A continuación se muestra un cuadro sintético de las utilidades del Módulo de Cartera, con sus respectivas entradas, procesos y salidas de datos.
- 485. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 3. OPERACIONES RUTINARIAS 3.1 ACCESO AL PROGRAMA El usuario al dar clic sobre el icono de Inventario visualizara la siguiente ventana: En esta ventana se muestra la fecha de actualización del programa y un pensamiento. Dando clic en el botón u oprimiendo cualquier tecla esta ventana desaparecerá y se mostrara la ventana de selección de empresa:
- 486. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Esta ventana muestra los datos generales de la empresa, la ruta donde esta ubicada la Base de Datos y el nombre del Servidor en cual esta ubicada dicha Base de Datos. Dando clic en el botón oprimiendo la tecla Enter la ventana desaparecerá y se mostrara la ventana de Inicio de Sesión: En esta ventana se debe digitar el Usuario y la Contraseña la cual no se muestra para efectos de seguridad. Si la Contraseña es correcta la ventana desaparecerá y se mostrara la ventana Principal del programa:
- 487. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 5.14.1 Manejo de Ventanas Barra Principal: Muestra el nombre del programa y a su vez contiene los botones de minimizar, maximizar y cerrar la ventana principal. Barra Menú Principal: Muestra el menú general del programa. Barra Informativa: Muestra El nombre de la Empresa, el mes y el año actual, y el nombre del Módulo. Barra de estado: Muestra información de ayuda de las diferentes opciones del programa y muestra el Usuario que está actualmente trabajando.
- 488. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Barra Botones de Acceso Rápido: Estos botones son de gran ayuda por que minimizan tiempo de trabajo, ya que con solo dar un clic sobre ellos despliegan la ventana, las cuales se encuentra las más usadas por el usuario.
- 489. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Botón Vista Detalle – Vista listado: Dando clic muestra los registros uno por no o como un listado. Botón Exportar: dando clic sobre él cierra la ventana y se trae el valor del campo principal de la ventana. Cuadro de Filtro: Muy útil para filtrar información, depende de lo que se escriba en él y del campo de la lista desplegable de campos. Oprimiendo ENTER activa la búsqueda. Listado desplegable de Campos: Al dar clic sobre él despliega un listado de campos con los cuales se puede filtrar la información. Botón de Búsqueda: Dando un clic sobre él activa la búsqueda. Filtra la información si se escribe algo en el cuadro de filtro de lo contrario ordena la información según el campo de la lista desplegable. 3.1.2 Ingreso de la Información RECUERDE...
- 490. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Para comenzar a manejar las diferentes opciones del módulo de CARTERA, primero se deben ingresar los parámetros; como se explica en la parte de OPERACIONES NO RUTINARIAS. 3.1.3 Como Crear Terceros Esta opción le permite al usuario del sistema registrar o actualizar los datos de los Terceros que tienen una relación directa o indirecta con la empresa. Para la creación de un nuevo Tercero solo se digita el código del mismo, con todos los datos correspondientes para el registro: 1. Ingrese al menú Archivos. 2. Seleccione la opción Terceros con solo darle un clic en la pestaña o presionando la tecla CTRL mas W. A continuación se desplegará la siguiente ventana: Después se presiona la tecla Insert para crear el nuevo Tercero, seguidamente le aparecerá las nuevas casillas en blanco, lista para insertar la nueva información Diligencie la siguiente información:
- 491. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Código: Aquí se ingresa el código con el cual se va ha registrar el Tercero en el sistema, se recomienda que no deje espacios o puntos entre los números que identificaran al registro del Tercero. Tipo Documento: Debe seleccionar el Tipo de Documento correspondiente al registro que estas insertando. Si desea desplegar los diferentes tipos de documentos de clic en el botón aparecerá el listado de los tipos que puedes escoger. (Cedula, NIT, Tarjeta, Extranjería). No. Identificación: Aquí se ingresa la identificación del Tercero, se recomienda que no deje espacios o puntos entre los números que identificaran al registro del Tercero. Nombre: Introduzca aquí el primer nombre del Tercero, el cual es uno de los datos mas importantes ya que no puede quedar vacío. Datos Generales: Rep. Legal: Introduzca aquí el nombre completo de la persona que representa legalmente a la empresa o tercero, el cual es uno de los datos mas importantes ya no puede quedar vacío. Dirección: Digite aquí la dirección completa del Tercero o empresa, el cual es uno de los datos importantes del registro. Ciudad: Introduzca el nombre de la Ciudad en la cual esta ubicado el Tercero con los mas mínimos detalles para mejor claridad en los datos. Teléfonos: Aquí debes introducir los números telefónicos donde puedes ubicar al Tercero y manejar mejor la información relacionada con este. Ruta de Foto: Digite la ruta correspondiente donde se encuentra ubicado el archivo de la foto del Tercero. Si no la sabes, la puedes registrar con solo dar clic en el botón y explorando el sistema hasta dar con la ubicación. Zona: Introduzca el código correspondiente a la Zona de ubicación del Tercero. Si desea desplegar las diferentes Zonas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Zonas. Ver Cómo crear Zonas.
- 492. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Clasificación: Digite el código correspondiente a la Clasificación del Tercero. Si desea desplegar las diferentes Clasificaciones de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Clasificación de Terceros. Ver Cómo crear Clasificación de Terceros. Observaciones: Aquí puedes introducir los demás datos que tengas sobre información relacionada con el Tercero o detalles a tener en cuenta en este registro. Datos Adicionales: Direccion2: Digite aquí la segunda dirección completa del Tercero o empresa, el cual es uno de los datos importantes del registro. Telefono2: Aquí debes introducir los demás números telefónicos donde puedes ubicar al Tercero y manejar mejor la información relacionada con este. Zona2: Introduzca el código correspondiente a la segunda Zona de ubicación del Tercero. Si desea desplegar las diferentes Zonas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Zonas. Ver Cómo crear Zonas. E-mail: Introduzca la dirección de correo electrónico correspondiente al Tercero que estas registrando con los mas mínimos detalles para mejor claridad en el intercambio de información. Beeper: Aquí debes introducir los números con el cual esta identificado el Beeper donde puedes ubicar al Tercero y manejar mejor la información. Emp. Beeper: Introduzca el código correspondiente a la Empresa a la cual esta afiliado el Beeper de propiedad del Tercero. Si desea desplegar las diferentes Empresas de Comunicaciones de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Empresas de Comunicaciones. Ver Cómo crear Empresas de Comunicaciones. Celular: Aquí debes introducir los números con el cual esta identificado el Celular donde puedes ubicar al Tercero y manejar mejor la información.
- 493. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Emp. Celular: Introduzca el código correspondiente a la Empresa a la cual esta afiliado el Celular de propiedad del Tercero. Si desea desplegar las diferentes Empresas de Comunicaciones de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Empresas de Comunicaciones. Ver Cómo crear Empresas de Comunicaciones. Fecha Nacimiento: Introduzca la fecha de nacimiento correspondiente al Tercero que estas registrando. Licencia: Aquí debes introducir los números con el cual esta identificada la Licencia de Conducir del Tercero. Categoría: Aquí debes introducir el número de la Categoría de la Licencia de Conducción del Tercero y manejar mejor la información relacionada con este. Vencimiento: Introduzca la fecha de vencimiento de la Licencia de Conducir del Tercero que acabas de registrar. Suspendido: Si seleccionas esta opción sobre cualquier tercero, este queda inactivo en el módulo y en la base de datos. Integración Contable:
- 494. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Auxiliar Deudores: Digite el código correspondiente a la Cuenta Contable Auxiliar de Deudores para este Tercero. (Código según su Plan de Cuentas). Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Plan de Cuentas. Auxiliar Ret. Fuente Ventas: Introduzca el código correspondiente a la Cuenta Contable Auxiliar de Retención en la Fuente en Ventas para este Tercero. (Código según su Plan de Cuentas). Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Plan de Cuentas Auxiliar Ret Fuente Servicios: Digite el código correspondiente a la Cuenta Contable Auxiliar de Retención en la Fuente en Servicios para este Tercero. (Código según su Plan de Cuentas). Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana Plan de Cuentas. Auxiliar Proveedores: Introduzca el código correspondiente a la Cuenta Contable Auxiliar de Proveedores para este Tercero. (Código según su Plan de Cuentas). Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Plan de Cuentas. Auxiliar Ret. Fuente Compras: Digite el código correspondiente a la Cuenta Contable Auxiliar de Retención en la Fuente en Compras para este Tercero. (Código según su Plan de Cuentas). Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Plan de Cuentas. Auxiliar Ret. Fuente Servicios: Introduzca el código correspondiente a la Cuenta Contable Auxiliar de Retención en la Fuente en Servicios (Código según su Plan de Cuentas). Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el botón Cuentas.
- 495. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Datos de Facturación: Tipo de Tercero: Debes seleccionar el tipo de Tercero mediante la activación de la casilla correspondiente según el rol que cumpla, en este caso puedes escoger cuatro opciones como Cliente, Cobrador, Proveedor o Vendedor. Fecha Ult. Compra: El sistema en este campo muestra la Fecha de la Ultima Compra, en caso de que el Tercero sea de Tipo Cliente y que efectivamente haya realizado una compra. No es modificable por el usuario. Valor Ult. Compra: El sistema en este campo muestra el valor por el cual fue realizada Ultima Compra, en caso de que el Tercero sea de Tipo Cliente y que efectivamente haya realizado una compra. No es modificable por el usuario. Fecha Ult. Venta: El sistema en este campo muestra la Fecha de la Ultima Venta, en caso de que el Tercero sea de Tipo Proveedor y que efectivamente haya realizado una venta. No es modificable por el usuario. Valor Ult. Venta: El sistema en este campo muestra el valor por el cual fue realizada Ultima Venta, en caso de que el Tercero sea de Tipo Proveedor y que efectivamente haya realizado una compra. No es modificable por el usuario. Vendedor: Digite el código correspondiente al Vendedor el cual esta directamente relacionado con el Tercero. Si desea desplegar los diferentes Vendedores de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Terceros. Ver Cómo crear Terceros.
- 496. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Asesor: Introduzca el código correspondiente al Asesor el cual esta directamente relacionado con el Tercero. Si desea desplegar las diferentes Asesores de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Terceros. Ver Cómo crear Terceros. Facturar A: Digite el código correspondiente al Tercero el cual esta directamente relacionado con el Tercero y al cual se le va ha cargar la facturación. Si desea desplegar los diferentes Terceros de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Terceros. Ver Cómo crear Terceros. Cuota Moderadora: Introduzca el porcentaje de la cuota que se va ha manejar para este tercero según la compra que realice. Tipo Lista de Precios: Introduzca el número de la Lista de Precios del articulo que se va ha manejar para las ventas que se le realicen a este Tercero en caso de que sea Cliente, puedes digitar 1, 2, 3, 4 o 5. Datos de Cartera: Cobrador: Introduzca el código correspondiente al Cobrador el cual esta directamente relacionado con el Tercero. Si desea desplegar las diferentes Cobradores de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Terceros. Ver Cómo crear Terceros.
- 497. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Cliente Aplica Retención: Debes seleccionar la casilla si el cliente aplica retención sobre las compras que realiza, en caso de que no aplique retención se deja en blanco. Máx. Crédito Ventas: Debes digitar la cantidad máxima en dinero a la cual el Tercero tiene derecho a crédito. Máx. Crédito Compras: Debes digitar la cantidad máxima en dinero a la cual tiene derecho la Empresa en crédito con respecto a este tercero en caso que este sea Proveedor. Fiador 1: Digite el código correspondiente al Primer Fiador el cual esta directamente relacionado con el Tercero y respalda el crédito de este. Si desea desplegar los diferentes Fiadores de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Terceros. Ver Cómo crear Terceros. Fiador 2: Digite el código correspondiente al Segundo Fiador el cual esta directamente relacionado con el Tercero y respalda el crédito de este. Si desea desplegar los diferentes Vendedores de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Terceros. Ver Cómo crear Terceros. 3.1.4 Como Crear Zonas Esta opción le permite al usuario registrar o actualizar los datos de las Zonas en que están divididas la ubicación de los diferentes Terceros. Para la creación de una nueva Zona solo se digita el código del mismo, con todos los datos correspondientes para el registro: 1. Ingrese al menú Archivos. 2. Seleccione la opción Tablas. 3. Seleccione la opción Zonas con solo darle un clic en la pestaña. A continuación se desplegará la siguiente ventana:
- 498. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Después se presiona la tecla Insert para crear la nueva Zona, seguidamente le aparecerá las nuevas casillas en blanco, listas para insertar la nueva información. Diligencie la siguiente información: Código: Digite el código con el cual se va ha identificar la Zona dentro del sistema, se recomienda que sea un código con el cual se pueda identificar rápidamente la Zona. Nombre: Introduzca aquí el nombre completo de la Zona, el cual es uno de los datos mas importantes para su identificación en el sistema. 3.1.5 Como Crear Clasificación de Terceros Esta opción le permite al usuario registrar o actualizar los datos de las diferentes Clasificaciones de Terceros que se manejaran en el sistema. Para la creación de una nueva Clasificación de Terceros solo se digita el código del mismo, con todos los datos correspondientes para el registro: 1. Ingrese al menú Archivos. 2. Seleccione la opción Tablas. 3. Seleccione la opción Clasificación de Terceros con solo darle un clic en la pestaña. A continuación se desplegará la siguiente ventana:
- 499. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Después se presiona la tecla Insert para crear la nueva Clasificación de Terceros, seguidamente le aparecerá las nuevas casillas en blanco, listas para insertar la nueva información. Diligencie la siguiente información: Código: Digite el código con el cual se va ha identificar la Clasificación del Tercero dentro del sistema, se recomienda que no deje espacios o puntos entre los números que identificaran al registro de Clasificación del Tercero. Descripción: Introduzca aquí el nombre con el cual se identificara la Clasificación del Tercero, tenga en cuenta la claridad de la descripción ya que es un dato muy importante. Como Crear Empresas de Comunicaciones Esta opción le permite al usuario registrar o actualizar los datos de las diferentes Empresas de Comunicaciones que existen en el medio. Para la creación de una nueva Empresa de Comunicaciones solo se digita la identificación de la misma, con todos los datos correspondientes para el registro: 1. Ingrese al menú Archivos. 2. Seleccione la opción Tablas. 3. Seleccione la opción Empresas de Comunicaciones con solo darle un clic en la pestaña. A continuación se desplegará la siguiente ventana:
- 500. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Después se presiona la tecla Insert para crear la nueva Empresa de Comunicaciones, seguidamente le aparecerá las nuevas casillas en blanco, listas para insertar la nueva información. Diligencie la siguiente información: Código: Digite el código con el cual se va ha identificar la Empresa de Comunicaciones dentro del sistema, se recomienda que no deje espacios o puntos entre los números que identificaran al registro de la Empresa de Comunicaciones. Nombre: Introduzca aquí el nombre con el cual se identificara la Empresa de Comunicaciones, tenga en cuenta la claridad de este campo, ya que es un dato muy importante. Teléfono: Introduzca aquí el número telefónico para la ubicación y atención de los inconvenientes que se tengan con sus servicios. Observaciones: Aquí puedes introducir los demás datos que tengas sobre información relacionada con la Empresa de Comunicaciones o detalles a tener en cuenta en este registro. 3.1.8 Como Crear Bancos Esta opción le permite al usuario registrar o actualizar los datos de los diferentes Bancos que se manejan en la empresa. Para la creación de un nuevo Banco solo se digita la identificación del mismo, con todos los datos correspondientes para el registro:
- 501. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 1. Ingrese al menú Archivos. 2. Seleccione la opción Bancos con solo darle un clic en la pestaña. A continuación se desplegará la siguiente ventana: Después se presiona la tecla Insert para crear el nuevo Banco, seguidamente le aparecerá las nuevas casillas en blanco, listas para insertar la nueva información. Diligencie la siguiente información: Código: Digite el código con el cual se va ha identificar el Banco dentro del sistema, se recomienda que no deje espacios o puntos entre los números que identificaran al registro del Banco. Nombre: Introduzca aquí el nombre con el cual se identificara el Banco, tenga en cuenta la claridad de la descripción ya que es un dato muy importante. Cuenta No: Introduzca aquí la cuenta corriente o de ahorros con la cual se identifica el Banco, tenga en cuenta la claridad de este número, ya que es un dato muy importante Cuenta Contable: Digite el código correspondiente a la cuenta contable para este Banco. Si desea desplegar los diferentes cuentas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Cuentas. El Botón se usa para configurar las coordenadas o ubicaciones de los datos en el momento de la impresión de los comprobantes en el Módulo de Contabilidad.
- 502. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 3.1.8 Como Crear Conceptos Esta opción le permite al usuario registrar o actualizar los datos de los diferentes Conceptos que se manejan en la empresa para la integración con cartera. Para la creación de un nuevo Concepto solo se digita la identificación del mismo, con todos los datos correspondientes para el registro: 1. Ingrese al menú Archivos. 2. Seleccione la opción Conceptos con solo darle un clic en la pestaña. A continuación se desplegará la siguiente ventana: Después se presiona la tecla Insert para crear el nuevo Banco, seguidamente le aparecerá las nuevas casillas en blanco, listas para insertar la nueva información. Diligencie la siguiente información: Código: Digite el código con el cual se va ha identificar el Concepto dentro del sistema, se recomienda que no deje espacios o puntos entre los números que identificaran al registro del Banco. Descripción: Introduzca aquí el nombre con el cual se identificara el Concepto, tenga en cuenta la claridad de la descripción ya que es un dato muy importante. Tipo: Debe seleccionar el Tipo de operación correspondiente al registro que estas insertando ya sea Ingreso o Egreso según el Concepto que estas creando.
- 503. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Cuenta Concepto: Introduzca el código correspondiente a la Cuenta Contable Auxiliar del Concepto de Ingresos o Egresos (Código según su Plan de Cuentas). Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Plan de Cuentas. Cuenta Cartera: Digite el código correspondiente a la Cuenta Contable Auxiliar de Cartera para este Concepto (Código según su Plan de Cuentas). Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Plan de Cuentas. IVA del Concepto: Digite el código correspondiente al Tipo de IVA que se ira a manejar para este Concepto de Ingresos o Egresos. Si desea desplegar los diferentes Tipos de IVA de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Tipos de IVA. Concepto Tipo Transferencia: Debes seleccionar la casilla si el Concepto es de Tipo Transferencia de Entrada o de Salida, en caso de que no aplique lo anterior se deja en blanco. Ver Cómo crear Tipos de IVA. Como Crear Prefijos de Documentos Esta opción le permite al usuario registrar o actualizar los datos de los Prefijos de los Documentos. Para la creación de un nuevo Prefijo solo se digita la identificación del mismo, con todos los datos correspondientes para el registro: 1. Ingrese al menú Archivos. 2. Seleccione la opción Tablas. 3. Seleccione la opción Prefijos de Documentos con solo darle un clic en la pestaña. A continuación se desplegará la siguiente ventana:
- 504. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Después se presiona la tecla Insert para crear el nuevo Prefijo, seguidamente le aparecerá las nuevas casillas en blanco, listas para insertar la nueva información. Diligencie la siguiente información: Código: Digite el código con el cual se va ha identificar el Prefijo dentro del sistema, se recomienda que no deje espacios o puntos entre los números que identificaran al registro del Prefijo. Descripción: Introduzca aquí el nombre con el cual se identificara el Prefijo, tenga en cuenta la claridad de la descripción ya que es un dato muy importante. 4. PROCESOS DE LA INFORMACIÓN 4.1 CÓMO CREAR DOCUMENTOS Esta opción le permite elaborar o ingresar los documentos de todos los productos o servicios que la empresa ha vendido a crédito a cada uno de sus clientes con un plazo de pago. Mediante esta opción se puede realizar el documento de la cuenta por cobrar de la Factura de Venta de algún producto o servicio. 1. Ingrese al menú Movimientos. 2. Seleccione la opción Documentos con solo darle un clic en la pestaña. A continuación se desplegará la siguiente ventana:
- 505. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Para insertar un nuevo documento solo debes presionar la tecla Insert o presionando el botón correspondiente y seguidamente aparecerá la siguiente ventana con todos los campos en blanco, listos para insertar la correspondiente información. Diligencie la siguiente información: Tipo: Digite el código correspondiente al tipo de documento que ha generado la cuenta por cobrar del respectivo cliente. Si desea desplegar los diferentes Tipos de Documentos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Documentos. Número: Digite el código correspondiente al prefijo del documento de cartera y seguidamente el número asignado al respectivo documento. El sistema le sugiere al usuario un prefijo y un número consecutivo dependiendo del tipo de prefijo que haya escogido. Fecha: En este campo el sistema propone la fecha, tomándola del sistema operativo para el tipo de documento que se esta elaborando. Este campo puede ser modificado por el usuario, siguiendo el formato correcto de la fecha dd/mm/aaaa (día/mes/año).
- 506. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Asentada: En este campo el sistema propone la fecha, tomándola del sistema operativo para el tipo de documento que se esta elaborando en el momento que el usuario asienta el documento. Este campo no es modificable por el usuario. Cliente: Digite el código correspondiente al Tercero que esta clasificado como Cliente, el cual le adquirió el producto o servicio. Si desea desplegar las diferentes Terceros de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana. Ver Cómo crear Terceros. Detalle: Introduzca el detalle del documento o la información necesaria para identificar que documento en especial genero este registro. Vendedor: Introduzca el código correspondiente al Tercero que esta clasificado como Vendedor, el cual es el intermediario entre la empresa que suministra el producto o servicio y la entidad que lo adquiere. Si desea desplegar las diferentes Terceros de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana. Ver Cómo crear Terceros. Valor: En este campo el sistema muestra el Valor total del documento por cobrar realizado por la venta de productos o servicios con un lapso de tiempo para su pago. Descuentos: Aquí el sistema muestra el valor total de los descuentos que se le aplicaran al valor total del documento. Vr. Neto: El sistema en este campo muestra el valor total del documento, después de haber deducido los respectivos descuentos. Saldo: El sistema en este campo muestra el valor por pagar del respectivo documento, después de haber deducido los respectivos pagos. Después de haber insertado toda la información principal del documentó que se esta elaborando, seguidamente debes insertar los datos del detalle de la compra, con todos los datos correspondientes.
- 507. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Diligencie la siguiente información: Ítem: Aquí el sistema muestra el número consecutivo del detalle del documento que estas insertando o que fue generado desde otro módulo. Concepto: Digite el código correspondiente al concepto de cartera que afectara el respectivo ítem. Si desea desplegar los diferentes conceptos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerála ventana de Conceptos. Ver Cómo crear Conceptos. Valor: En este campo el sistema muestra el Valor total del ítem realizado por la venta de productos o servicios con un lapso de tiempo para su pago. Plazo: Digite la cantidad de tiempo en días, que se han dado como lapso de tiempo para el pago del respectivo ítem. Fecha de Vencimiento: En este campo el sistema propone la fecha, con respecto a la fecha del documento y los días de plazo que se han dado para su cancelación. Este campo puede ser modificado por el usuario, siguiendo el formato correcto de la fecha dd/mm/aaaa (día/mes/año). Retención: El sistema en este campo muestra el valor total de la retención en la fuente realizada al respectivo ítem del documento. Neto: El sistema en este campo muestra el valor total del ítem, después de haber deducido los respectivos descuentos de retención.
- 508. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia RECUERDE... Para registrar físicamente el documento debe utilizar el botón o presionar la tecla F2 o si desea reversar el documento para ser modificado debe presionar el botón o presionar la tecla F3. Si se equivocó o no está de acuerdo con la información presione clic en el botón lateral del registro para marcarlo y presione la tecla Supr si lo desea borrar, si desea modificar un campo en especial solo das clic sobre el y digitas la información respectiva. Si no recuerda algún dato, realice la respectiva consulta con la ayuda del botón Buscar. 4.2 CÓMO CREAR RECIBOS DE CAJA / ABONOS Mediante esta opción el módulo de Cartera le permite al usuario introducir los Abonos para el pago de cada uno de los documentos o compromisos de pago adquiridos por el cliente mediante la adquisición de los productos o servicios de la empresa. En esta opción se debe insertar el documento correspondiente al recibo de caja con todos sus respectivos parámetros de entrada. 1. Ingrese al menú Movimientos. 2. Seleccione la opción Recibos de Caja / Abonos con solo darle un clic en la pestaña. A continuación se desplegará la siguiente ventana:
- 509. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Para insertar un nuevo documento solo debes presionar la tecla Insert o presionando el botón correspondiente y seguidamente aparecerá la siguiente ventana con todos los campos en blanco, listos para insertar la correspondiente información.
- 510. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Diligencie la siguiente información: Número: Digite el código correspondiente al prefijo del documento de Recibo de Caja y seguidamente el número asignado al respectiva Abono. El sistema le sugiere al usuario un prefijo y un número consecutivo dependiendo del tipo de prefijo que haya escogido. Asentada: En este campo el sistema propone la fecha, tomándola del sistema operativo para el tipo de documento que se esta elaborando en el momento que el usuario asienta el documento. Este campo no es modificable por el usuario. Fecha: En este campo el sistema propone la fecha, tomándola del sistema operativo para el tipo de documento que se esta elaborando. Este campo puede ser modificado por el usuario, siguiendo el formato correcto de la fecha dd/mm/aaaa (día/mes/año). Detalle: Introduzca el detalle del documento o la información necesaria para identificar, que documento en especial genero este registro. Recibido de: Digite el código correspondiente al Tercero que esta clasificado como Cliente, el cual le adquirió el producto o servicio. Si desea desplegar las diferentes Terceros de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana. Ver Cómo crear Terceros. Cobrador: Introduzca el código correspondiente al Tercero que esta clasificado como Cobrador, el cual es el intermediario entre la empresa que suministra el producto o servicio y la entidad que lo adquiere. Si desea desplegar las diferentes Terceros de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana. Ver Cómo crear Terceros. Después de haber insertado toda la información principal del documentó que se este elaborando, seguidamente debes insertar los datos del detalle de la remisión, con todos los datos correspondientes.
- 511. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Diligencie la siguiente información: Documento: Digite el código correspondiente al documento que ha generado la cuenta por cobrar del respectivo cliente. Si desea desplegar los diferentes Documentos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Documentos. Ítem: Aquí el sistema muestra el número consecutivo del detalle del documento que estas insertando para el respectivo abono. Concepto: Digite el código correspondiente al concepto de cartera que afectara el respectivo ítem. Si desea desplegar los diferentes conceptos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Conceptos. Ver Cómo crear Conceptos. Valor: En este campo el sistema muestra el Valor total del ítem realizado para el pago de algún documento en especial. Forma de Pago:
- 512. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Seleccione la forma con que se quiere cancelar el valor del documento o abono que se esta elaborando (Efectivo, Cheque, Cheque Posfechado, Anticipos, Tarjeta de Crédito, Décadas). Banco: Digite el código correspondiente al Banco a donde ira el efectivo por el pago del respectivo documento. Si desea desplegar las diferentes Bancos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana. Ver Cómo crear Bancos. Valor: En este campo el usuario del sistema debe digitar el Valor total del ítem realizado para el pago de algún documento en especial. Documento: Digite el número del documento con el cual se esta realizando el respectivo abono. Banco Doc.: Digite el nombre de la entidad bancaria a donde pertenece el documento con el cual esta realizando respectivo pago. RECUERDE... Para registrar físicamente el documento debe utilizar el botón o presionar la tecla F2 o si desea reversar el documento para ser modificado debe presionar el botón o presionar la tecla F3. Si se equivocó o no está de acuerdo con la información presione clic en el botón lateral del registro para marcarlo y presione la tecla Supr si lo desea borrar, si desea modificar un campo en especial solo das clic sobre el y digitas la información respectiva. Si no recuerda algún dato, realice la respectiva consulta con la ayuda del botón Buscar.
- 513. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 4.3 MANEJO DE INFORMES (SALIDAS) 4.3.1 Cómo Imprimir Resumen de Cuentas por Cobrar El uso de este informe es muy útil ya que se puede saber con solo digitar el código del cliente, el total de cuentas por cobrar detalladas por tipo de documento. Esta opción le permite al usuario también discriminar dichos documentos con cada uno de sus ítems. 1. Ingrese al menú Imprimir. 2. Selecciones la opción Resumen de Cuentas por Cobrar con solo darle clic en la pestaña. A continuación se desplegara la siguiente ventana Código Cliente: Digite el código correspondiente al Tercero clasificado como Cliente, al cual están asociado a cada uno de los documentos por cobrar que desea listar. Si desea desplegar los diferentes Clientes de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Terceros. Ver Cómo crear Terceros.
- 514. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Clasificación: Digite el código correspondiente a la Clasificación del Tercero o Cliente, al cual están directamente ligados los documentos a mostrar en el respectivo reporte. Si desea desplegar las diferentes Clasificaciones de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Clasificación de Terceros. Ver Cómo crear Clasificación de Terceros. Vendedor: Introduzca el código correspondiente al Tercero que esta clasificado como Vendedor, el cual es el intermediario entre la empresa que suministra el producto o servicio y la entidad que lo adquiere. Si desea desplegar las diferentes Terceros de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana. Ver Cómo crear Terceros. Tipo Comp.: Digite el código correspondiente al tipo de documento que ha generado la cuenta por cobrar del respectivo cliente. Si desea desplegar los diferentes Tipos de Documentos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Documentos. Factura Inicial: Digite el código inicial correspondiente al prefijo y seguidamente el número de la factura de venta de donde se iniciara el corte para el resumen de cuentas por cobrar a listar. Si desea desplegar las diferentes Prefijos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana. Ver Cómo crear Prefijos. Factura Final: Digite el código final correspondiente al prefijo y seguidamente el número de la factura de venta donde terminara el corte para el resumen de cuentas por cobrar a mostrar. Si desea desplegar las diferentes Prefijos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana. Ver Cómo crear Prefijos. Zona: Introduzca el código correspondiente a la Zona de ubicación del Tercero (Cliente). Si desea desplegar las diferentes Zonas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Zonas. Ver Cómo crear Zonas.
- 515. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Ciudad: Digite el nombre de la ciudad a la cual esta adscrito el cliente para mostrar sus respectivos documentos que tiene por pagar. Fecha de Corte: Introduzca aquí la fecha de corte para generar el resumen de cuentas por cobrar a dicha fecha, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. Fecha Inicial: Introduzca aquí la fecha de donde se iniciara el corte para el resumen de cuentas por cobrar que desea mostrar, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. Fecha Final: Introduzca aquí la fecha donde finaliza el corte para el resumen de cuentas por cobrar que desea listar, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. RECUERDE... Seleccionando la opción “Detalle de Documentos”, la consulta muestra el total de documentos por pagar que tiene el cliente con su respectivo detalle o si selecciona la opción “Orden Alfabético” el informe muestra el resumen de cuentas por cobrar ordenado por el nombre del cliente. Al dar clic sobre el botón Imprimir se muestra el siguiente Informe:
- 516. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 4.3.2 Cómo Imprimir Cartera Pendiente Esta opción le permite al usuario obtener un resumen detallado de las compras realizadas a un determinado proveedor entre un rango de fechas. 1. Ingrese al menú Imprimir. 2. Selecciones la opción Cartera Pendiente con solo darle clic en la pestaña. A continuación se desplegara la siguiente ventana: Código Cliente: Digite el código correspondiente al Tercero clasificado como Cliente, al cual están asociado a cada uno de los documentos por cobrar que desea listar. Si desea desplegar los diferentes Clientes de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Terceros. Ver Cómo crear Terceros. Clasificación: Digite el código correspondiente a la Clasificación del Tercero o Cliente, al cual están directamente ligados los documentos a mostrar en el respectivo reporte. Si desea desplegar las diferentes Clasificaciones de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Clasificación de Terceros. Ver Cómo crear Clasificación de Terceros. Vendedor: Introduzca el código correspondiente al Tercero que esta clasificado como Vendedor, el cual es el intermediario entre la empresa que suministra el producto o servicio y la entidad que lo adquiere. Si desea desplegar las diferentes Terceros de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana. Ver Cómo crear Terceros. Tipo Comp.: Digite el código correspondiente al tipo de documento que ha generado la cuenta por cobrar del respectivo cliente. Si desea desplegar los diferentes Tipos de Documentos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Documentos. Factura Inicial: Digite el código inicial correspondiente al prefijo y seguidamente el número de la factura de venta de donde se iniciara el corte para el resumen de cuentas por cobrar a listar. Si desea desplegar las diferentes Prefijos de clic en el
- 517. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana. Ver Cómo crear Prefijos. Factura Final: Digite el código final correspondiente al prefijo y seguidamente el número de la factura de venta donde terminara el corte para el resumen de cuentas por cobrar a mostrar. Si desea desplegar las diferentes Prefijos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana. Ver Cómo crear Prefijos. Zona: Introduzca el código correspondiente a la Zona de ubicación del Tercero (Cliente). Si desea desplegar las diferentes Zonas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Zonas. Ver Cómo crear Zonas. Ciudad: Digite el nombre de la ciudad a la cual esta adscrito el cliente para mostrar sus respectivos documentos que tiene por pagar. Edad de la Cartera: Digite el rango de días entre los cuales se encuentra el vencimiento de cada uno de los documentos asociados a dicho cliente. Fecha de Corte: Introduzca aquí la fecha de corte para generar el resumen de cartera pendiente a dicha fecha, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. Fecha Inicial: Introduzca aquí la fecha de donde se iniciara el corte para el resumen de cartera pendiente que desea mostrar, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. Fecha Final: Introduzca aquí la fecha donde finaliza el corte para el resumen de cartera pendiente que desea listar, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. RECUERDE...
- 518. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Seleccionando la opción “Detalle de Documentos”, la consulta muestra el total de documentos por pagar que tiene el cliente con su respectivo detalle o si selecciona la opción “Orden Alfabético” el informe muestra el resumen de cartera pendiente ordenado por el nombre del cliente. Al dar clic sobre el botón Imprimir se muestra el siguiente Informe: 4.3.3 Cómo Imprimir Resumen de Cartera por Edades El uso de este informe es muy útil ya que se puede saber con solo digitar el código del cliente, el total de la cartera vencida entre el rango de días digitado. Esta opción le permite al usuario también discriminar dichos documentos vencidos con cada uno de sus ítems. 1. Ingrese al menú Imprimir. 2. Selecciones la opción Resumen de Cartera por Edades con solo darle clic en la pestaña. A continuación se desplegara la siguiente ventana:
- 519. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Código Cliente: Digite el código correspondiente al Tercero clasificado como Cliente, al cual están asociado a cada uno de los documentos por cobrar que desea listar. Si desea desplegar los diferentes Clientes de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Terceros. Ver Cómo crear Terceros. Tipo Comp: Digite el código correspondiente al tipo de documento que ha generado la cuenta por cobrar del respectivo cliente. Si desea desplegar los diferentes Tipos de Documentos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Documentos. Fecha de Corte: Introduzca aquí la fecha de corte para generar el resumen de cartera por edades a dicha fecha, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. Zona: Introduzca el código correspondiente a la Zona de ubicación del Tercero (Cliente). Si desea desplegar las diferentes Zonas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Zonas. Ver Cómo crear Zonas.
- 520. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Cantidad de Días: Digite el rango de días entre los cuales se encuentra el vencimiento de cada uno de los documentos asociados a dicho cliente (Rango1, Rango2 y Rango3). Fecha Inicial: Introduzca aquí la fecha de donde se iniciara el corte para el resumen de cartera por edades que desea mostrar, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. Fecha Final: Introduzca aquí la fecha donde finaliza el corte para el resumen de cartera por edades que desea listar, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. RECUERDE... Seleccionando la opción “Detalle de Documentos”, la consulta muestra el total de documentos por pagar que tiene el cliente con su respectivo detalle. Al dar clic sobre el botón Imprimir se muestra el siguiente Informe:
- 521. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 4.3.4 Cómo Imprimir Resumen de Cartera por Concepto - Cliente Esta opción le permite al usuario del módulo de cartera obtener un resumen de dicha cartera, ya que existe una relación del concepto con cada documento que esta a nombre del cliente. 1. Ingrese al menú Imprimir. 2. Selecciones la opción Resumen de Cartera por Concepto - Cliente con solo darle clic en la pestaña. A continuación se desplegara la siguiente ventana: Concepto: Digite el código correspondiente al concepto de cartera que desea mostrar en el respectivo informe de cartera por concepto - cliente. Si desea desplegar los diferentes conceptos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Conceptos. Ver Cómo crear Conceptos. Código Cliente: Digite el código correspondiente al Tercero clasificado como Cliente, al cual están asociado a cada uno de los documentos por cobrar que desea listar. Si desea desplegar los diferentes Clientes de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Terceros. Ver Cómo crear Terceros. Fecha de Corte: Introduzca aquí la fecha de corte para generar el resumen de cartera por concepto – cliente a dicha fecha, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante.
- 522. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia RECUERDE... Si selecciona la opción “Orden Alfabético” el informe muestra el resumen de cartera por concepto – cliente ordenado por el nombre del cliente. Al dar clic sobre el botón Imprimir se muestra el siguiente Informe: 4.3.5 Cómo Imprimir Documentos Generados El uso de este informe es muy útil ya que se puede saber con solo digitar el código del cliente, el total de documentos que se han generado debido a sus compras a crédito. Esta opción le permite al usuario también listar dichos documentos por tipo de Comprobante. 1. Ingrese al menú Imprimir. 2. Selecciones la opción Usuarios Potenciales por Contrato con solo darle clic en la pestaña. A continuación se desplegara la siguiente ventana:
- 523. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Código Cliente: Digite el código correspondiente al Tercero clasificado como Cliente, al cual están asociado a cada uno de los documentos por cobrar que desea listar. Si desea desplegar los diferentes Clientes de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Terceros. Ver Cómo crear Terceros. Clasificación: Digite el código correspondiente a la Clasificación del Tercero o Cliente, al cual están directamente ligados los documentos a mostrar en el respectivo reporte. Si desea desplegar las diferentes Clasificaciones de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Clasificación de Terceros. Ver Cómo crear Clasificación de Terceros. Tipo Comp.: Digite el código correspondiente al tipo de documento que ha generado la cuenta por cobrar del respectivo cliente. Si desea desplegar los diferentes Tipos de Documentos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Documentos. Fecha Inicial: Introduzca aquí la fecha de donde se iniciara el corte para el resumen de cartera pendiente que desea mostrar, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. Fecha Final: Introduzca aquí la fecha donde finaliza el corte para el resumen de cartera pendiente que desea listar, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante.
- 524. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia RECUERDE... Dejando la casilla en blanco donde se digita el código del Cliente, la consulta muestra el listado de documentos generados de todas los clientes que han realizado transacciones de cartera con la empresa. Al dar clic sobre el botón Imprimir se muestra el siguiente Informe: 4.3.6 Cómo Imprimir Movimiento del Cliente Esta opción le permite al usuario obtener el movimiento de un cliente entre determinadas fechas, discriminando dicho movimiento por tipo de comprobante.. 1. Ingrese al menú Imprimir. 2. Selecciones la opción Movimiento del Cliente con solo darle clic en la pestaña. A continuación se desplegara la siguiente ventana:
- 525. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Código Cliente: Digite el código correspondiente al Tercero clasificado como Cliente, al cual están asociado a cada uno de los documentos por cobrar que desea listar. Si desea desplegar los diferentes Clientes de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Terceros. Ver Cómo crear Terceros. Fecha Inicial: Introduzca aquí la fecha de donde se iniciara el corte para el resumen de cartera pendiente que desea mostrar, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. Fecha Final: Introduzca aquí la fecha donde finaliza el corte para el resumen de cartera pendiente que desea listar, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. RECUERDE... Dejando la casilla en blanco donde se digita el código del cliente el informe no se ejecuta, debido a que necesita un código de un cliente para generar el respectivo reporte. Al dar clic sobre el botón Imprimir se muestra el siguiente Informe:
- 526. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 4.3.7 Cómo Imprimir Estado Mensual de Cartera El uso de este informe es muy útil ya que se puede saber con solo digitar el código inicial y final del cliente y periodo, el movimiento mensual del cliente con cada uno de los documentos generados. Esta opción le permite al usuario también por la clasificación de los clientes, 1. Ingrese al menú Imprimir. 2. Selecciones la opción Estado Mensual de Cartera con solo darle clic en la pestaña. A continuación se desplegara la siguiente ventana:
- 527. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Código Cliente Inicial: Digite el código correspondiente al Tercero clasificado como Cliente de donde se iniciara el corte para el resumen de cartera mensual. Si desea desplegar los diferentes Clientes de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Terceros. Ver Cómo crear Terceros. Código Cliente Final: Digite el código correspondiente al Tercero clasificado como Cliente donde finaliza el corte para el resumen de cartera mensual. Si desea desplegar los diferentes Clientes de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Terceros. Ver Cómo crear Terceros. Clasificación: Digite el código correspondiente a la Clasificación del Tercero o Cliente, al cual están directamente ligados los documentos a mostrar en el respectivo reporte. Si desea desplegar las diferentes Clasificaciones de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Clasificación de Terceros. Ver Cómo crear Clasificación de Terceros. Periodo: Seleccione el periodo correspondiente al mes que desea obtener el resumen de cartera mensual de determinado cliente.
- 528. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia RECUERDE... Dejando la casilla en blanco donde se digita el código inicial y final del cliente, la consulta muestra el movimiento de cartera de la totalidad de los clientes adscritos a la empresa. Al dar clic sobre el botón Imprimir se muestra el siguiente Informe: 4.3.8 Cómo Imprimir Estado Cartera por Vendedor por Puntos El uso de este informe es muy útil ya que se puede saber con solo digitar el código del vendedor y el tipo de comprobante, el movimiento de cartera por edades con los puntos generados por cada vendedor. Esta opción le permite al usuario también por la zona de los clientes, 1. Ingrese al menú Imprimir. 2. Selecciones la opción Estado Mensual de Cartera con solo darle clic en la pestaña. A continuación se desplegara la siguiente ventana:
- 529. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Vendedor: Introduzca el código correspondiente al Tercero que esta clasificado como Vendedor, el cual es el intermediario entre la empresa que suministra el producto o servicio y la entidad que lo adquiere. Si desea desplegar las diferentes Terceros de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana. Ver Cómo crear Terceros. Tipo Comp.: Digite el código correspondiente al tipo de documento que ha generado la cuenta por cobrar del respectivo cliente. Si desea desplegar los diferentes Tipos de Documentos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Documentos. Fecha de Corte: Introduzca aquí la fecha de corte para generar el resumen de cartera por vendedor a dicha fecha, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. Zona Clientes: Introduzca el código correspondiente a la Zona de ubicación del Tercero (Cliente). Si desea desplegar las diferentes Zonas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la Fecha Inicial: Introduzca aquí la fecha de donde se iniciara el corte para el resumen de cartera por vendedor que desea mostrar, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante.
- 530. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Fecha Final: Introduzca aquí la fecha donde finaliza el corte para el resumen de cartera por vendedor que desea listar, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. Al dar clic sobre el botón Imprimir se muestra el siguiente Informe: 4.3.9 Cómo Imprimir Carta de Cobro El uso de este informe es muy útil ya que se pueden generar las cartas de cobro de cada uno de los clientes que tienen compromisos de paga con la empresa y así facilitar el cobro, y la buena relación con dichos clientes. 1. Ingrese al menú Imprimir. 2. Selecciones la opción Carta de Cobro con solo darle clic en la pestaña. A continuación se desplegara la siguiente ventana:
- 531. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Código Cliente: Digite el código correspondiente al Tercero clasificado como Cliente, al cual están asociado a cada uno de los documentos por cobrar que desea listar. Si desea desplegar los diferentes Clientes de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Terceros. Ver Cómo crear Terceros. Clasificación: Digite el código correspondiente a la Clasificación del Tercero o Cliente, al cual están directamente ligados los documentos a mostrar en el respectivo reporte. Si desea desplegar las diferentes Clasificaciones de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Clasificación de Terceros. Ver Cómo crear Clasificación de Terceros. Fecha de Corte: Introduzca aquí la fecha de corte para generar el resumen de cartera a dicha fecha para generar la carta de cobro, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. Edad Cartera (días): Digite el rango de días entre los cuales se encuentra el vencimiento de cada uno de los documentos asociados a dicho cliente. RECUERDE...
- 532. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia En este informe se debe digitar la información completa de la consulta, para que la información que se desea aparezca correctamente en la carta de cobro. Al dar clic sobre el botón Imprimir se muestra el siguiente Informe: 4.3.10 Cómo Imprimir Análisis de Financiación El uso de este informe es muy útil ya que se puede saber con solo digitar el código del cliente, el cupo disponible y el respectivo movimiento del dicho cliente. Esta opción le permite al usuario del módulo de cartera realizar un análisis financiero minucioso del cliente, 1. Ingrese al menú Imprimir. 2. Seleccione la opción Estudio de Créditos. 3. Selecciones la opción Análisis de Financiación con solo darle clic en la pestaña. A continuación se desplegara la siguiente ventana:
- 533. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Código Cliente: Digite el código correspondiente al Tercero clasificado como Cliente, al cual están asociado a cada uno de los documentos por cobrar que desea listar. Si desea desplegar los diferentes Clientes de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Terceros. Ver Cómo crear Terceros. RECUERDE... Dejando la casilla en blanco donde se digita el código del cliente, la consulta no mostrara el reporte respectivo ya que debe tener un cliente asociado para mostrar los respectivos documentos. Al dar clic sobre el botón Imprimir se muestra el siguiente Informe: 4.3.11 Cómo Imprimir Listado de Cupos Disponibles El uso de este informe es muy útil ya que se puede saber con solo digitar el código del cliente, el cupo máximo de crédito y el cupo disponible para crédito. Esta opción le permite al usuario también por clasificación de cliente y zona del mismo,
- 534. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 1. Ingrese al menú Imprimir. 2. Seleccione la opción Estudio de Créditos. 4. Selecciones la opción Listado de Cupos Disponibles con solo darle clic en la pestaña. A continuación se desplegara la siguiente ventana: Código Cliente: Digite el código correspondiente al Tercero clasificado como Cliente, al cual están asociado a cada uno de los documentos por cobrar que desea listar. Si desea desplegar los diferentes Clientes de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Terceros. Ver Cómo crear Terceros. Clasificación: Digite el código correspondiente a la Clasificación del Tercero o Cliente, al cual están directamente ligados los documentos a mostrar en el respectivo reporte. Si desea desplegar las diferentes Clasificaciones de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Clasificación de Terceros. Ver Cómo crear Clasificación de Terceros. Zona: Introduzca el código correspondiente a la Zona de ubicación del Tercero (Cliente). Si desea desplegar las diferentes Zonas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Zonas. Ver Cómo crear Zonas. RECUERDE...
- 535. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Dejando la casilla en blanco donde se digita el código del cliente, la consulta muestra el listado de todos los clientes que tienen crédito con la empresa con su respectivo cupo disponible. Al dar clic sobre el botón Imprimir se muestra el siguiente Informe: 4.3.12 Cómo Imprimir Resumen de Recibos entre Fechas Esta opción le permite al usuario obtener un resumen de los recibos de caja registrados en la base de datos asociados a cada uno de los documentos de los clientes. 1. Ingrese al menú Imprimir. 2. Selecciones la opción Resumen de Recibos entre Fechas con solo darle clic en la pestaña. A continuación se desplegara la siguiente ventana:
- 536. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Código Cliente: Digite el código correspondiente al Tercero clasificado como Cliente, al cual están asociado a cada uno de los documentos por cobrar que desea listar. Si desea desplegar los diferentes Clientes de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Terceros. Ver Cómo crear Terceros. Clasificación: Digite el código correspondiente a la Clasificación del Tercero o Cliente, al cual están directamente ligados los documentos a mostrar en el respectivo reporte. Si desea desplegar las diferentes Clasificaciones de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Clasificación de Terceros. Ver Cómo crear Clasificación de Terceros. Fecha Inicial: Introduzca aquí la fecha de donde se iniciara el corte para el resumen de cartera pendiente que desea mostrar, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. Fecha Final: Introduzca aquí la fecha donde finaliza el corte para el resumen de cartera pendiente que desea listar, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. Factura Inicial: Digite el código inicial correspondiente al prefijo y seguidamente el número de la factura de venta de donde se iniciara el corte para el resumen de cuentas por cobrar a listar. Si desea desplegar las diferentes Prefijos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana. Ver Cómo crear Prefijos. Factura Final: Digite el código final correspondiente al prefijo y seguidamente el número de la factura de venta donde terminara el corte para el resumen de cuentas por cobrar a mostrar. Si desea desplegar las diferentes Prefijos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana. Ver Cómo crear Prefijos. RECUERDE...
- 537. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia En este informe se debe digitar la información completa del cliente, para que la información que se desea aparezca correctamente. Al dar clic sobre el botón Imprimir se muestra el siguiente Informe: 4.3.13 Cómo Imprimir Resumen de Ingresos Diarios por Banco El uso de este informe es muy útil ya que se puede saber con solo digitar el rango de fechas, todos los abonos y los pagos discriminados por banco. 1. Ingrese al menú Imprimir. 2. Selecciones la opción Resumen de Ingresos Diarios por Banco con solo darle clic en la pestaña. A continuación se desplegara la siguiente ventana:
- 538. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Fecha Inicial: Introduzca aquí la fecha de donde se iniciara el corte para el resumen de cartera pendiente que desea mostrar, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. Fecha Final: Introduzca aquí la fecha donde finaliza el corte para el resumen de cartera pendiente que desea listar, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. RECUERDE... En este informe se debe digitar la información correcta del rango de fechas, para que la información que se desea aparezca correctamente. Al dar clic sobre el botón Imprimir se muestra el siguiente Informe: 4.3.14 Cómo Imprimir Resumen de Ingresos por Concepto Esta opción le permite al usuario obtener un resumen de los ingresos
- 539. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia discriminados por cada uno de los conceptos que se encuentran registrados en la base de datos y que están asociados a cada uno de los recibos de caja de los clientes. 1. Ingrese al menú Imprimir. 2. Selecciones la opción Resumen de Ingresos por Concepto con solo darle clic en la pestaña. A continuación se desplegara la siguiente ventana: Concepto Inicial: Digite el código correspondiente al concepto donde se iniciara el corte para el resumen de ingresos por concepto que desea mostrar en el respectivo informe. Si desea desplegar los diferentes conceptos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Conceptos. Ver Cómo crear Conceptos. Concepto Final: Digite el código correspondiente al concepto donde finaliza el corte para el resumen de ingresos por concepto que desea mostrar en el respectivo informe. Si desea desplegar los diferentes conceptos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Conceptos. Ver Cómo crear Conceptos. Código Cliente: Digite el código correspondiente al Tercero clasificado como Cliente, al cual están asociado a cada uno de los documentos por cobrar que desea listar. Si desea desplegar los diferentes Clientes de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Terceros. Ver Cómo crear Terceros.
- 540. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Fecha Inicial: Introduzca aquí la fecha de donde se iniciara el corte para el resumen de cartera pendiente que desea mostrar, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. Fecha Final: Introduzca aquí la fecha donde finaliza el corte para el resumen de cartera pendiente que desea listar, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. RECUERDE... Dejando la casilla en blanco donde se digita el código del cliente, la consulta muestra los ingresos par cada concepto de todos los clientes que tiene crédito con la empresa. Al dar clic sobre el botón Imprimir se muestra el siguiente Informe:
- 541. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 4.3.15 Cómo Imprimir Detalle de Ingresos Diarios por Concepto Esta opción le permite al usuario obtener un resumen de los ingresos diarios detallado por cada uno de los conceptos registrados en la base de datos asociados a cada recibo de caja o abono. 1. Ingrese al menú Imprimir. 2. Selecciones la opción Resumen de Ingresos por Concepto con solo darle clic en la pestaña. A continuación se desplegara la siguiente ventana: Concepto Inicial: Digite el código correspondiente al concepto donde se iniciara el corte para el resumen de ingresos por concepto que desea mostrar en el respectivo informe. Si desea desplegar los diferentes conceptos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Conceptos. Ver Cómo crear Conceptos. Código Cliente: Digite el código correspondiente al Tercero clasificado como Cliente, al cual están asociado a cada uno de los documentos por cobrar que desea listar. Si desea desplegar los diferentes Clientes de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Terceros. Ver Cómo crear Terceros. Fecha Inicial: Introduzca aquí la fecha de donde se iniciara el corte para el resumen de cartera pendiente que desea mostrar, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante.
- 542. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Fecha Final: Introduzca aquí la fecha donde finaliza el corte para el resumen de cartera pendiente que desea listar, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. RECUERDE... Dejando la casilla en blanco donde se digita el código del cliente, la consulta muestra los ingresos diarios por concepto de todos los clientes que tienen crédito con la empresa. Al dar clic sobre el botón Imprimir se muestra el siguiente Informe: 4.3.16 Cómo Imprimir Detalle de Ingresos Diarios Esta opción le permite al usuario obtener un resumen detallado de los ingresos diarios generados por los pagos de los clientes que han obtenido crédito con la empresa.
- 543. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 1. Ingrese al menú Imprimir. 2. Selecciones la opción Detalle de Ingresos Diarios con solo darle clic en la pestaña. A continuación se desplegara la siguiente ventana: Fecha Inicial: Introduzca aquí la fecha de donde se iniciara el corte para el resumen de cartera pendiente que desea mostrar, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. Fecha Final: Introduzca aquí la fecha donde finaliza el corte para el resumen de cartera pendiente que desea listar, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. Cobrador: Introduzca el código correspondiente al Cobrador el cual esta directamente relacionado con el Tercero. Si desea desplegar las diferentes Cobradores de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Terceros. Ver Cómo crear Terceros. Vendedor: Introduzca el código correspondiente al Tercero que esta clasificado como Vendedor, el cual es el intermediario entre la empresa que suministra el producto o servicio y la entidad que lo adquiere. Si desea desplegar las diferentes Terceros de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá
- 544. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia la ventana. Ver Cómo crear Terceros. Cliente: Digite el código correspondiente al Tercero clasificado como Cliente, al cual están asociado a cada uno de los documentos de ingresos que desea listar. Si desea desplegar los diferentes Clientes de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Terceros. Ver Cómo crear Terceros. Clasificación: Digite el código correspondiente a la Clasificación del Tercero o Cliente, al cual están directamente ligados los documentos a mostrar en el respectivo reporte. Si desea desplegar las diferentes Clasificaciones de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Clasificación de Terceros. Ver Cómo crear Clasificación de Terceros. Zona: Introduzca el código correspondiente a la Zona de ubicación del Tercero (Cliente). Si desea desplegar las diferentes Zonas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Zonas. Ver Cómo crear Zonas. RECUERDE... Dejando la casilla en blanco donde se digita el código del cliente, la consulta muestra los ingresos diarios por abonos de todos los clientes que tienen crédito con la empresa. Al dar clic sobre el botón Imprimir se muestra el siguiente Informe:
- 545. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 4.3.17 Cómo Imprimir Relación de Cobro Esta opción le permite al usuario obtener un resumen de servicios registrados en la base de datos asociados a un contrato en especial. 1. Ingrese al menú Imprimir. 2. Selecciones la opción Resumen de Ingresos por Concepto con solo darle clic en la pestaña. A continuación se desplegara la siguiente ventana: Número Inicial: Digite el código inicial correspondiente al tipo de documento y seguidamente el número de documento de donde se iniciara el corte para el
- 546. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia resumen de relación de cobro a listar. Si desea desplegar las diferentes Prefijos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana. Ver Cómo crear Prefijos. Número Final: Digite el código final correspondiente al tipo de documento y seguidamente el número de documento de donde terminara el corte para el resumen de relación de cobro a mostrar. Si desea desplegar las diferentes Prefijos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana. Ver Cómo crear Prefijos. RECUERDE... Dejando la casilla en blanco donde se digita el número del documento, la consulta muestra toda la relación de cobro de cada uno de los cobradores. Al dar clic sobre el botón Imprimir se muestra el siguiente Informe:
- 547. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 4.3.18 Cómo Imprimir Relación de Décadas Esta opción le permite al usuario obtener un resumen de servicios registrados en la base de datos asociados a un contrato en especial. 1. Ingrese al menú Imprimir. 2. Selecciones la opción Relación de Décadas con solo darle clic en la pestaña. A continuación se desplegara la siguiente ventana: Número Inicial: Digite el código inicial correspondiente al tipo de documento y seguidamente el número de documento de donde se iniciara el corte para el resumen de relación de cobro a listar. Si desea desplegar las diferentes Prefijos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana. Ver Cómo crear Prefijos. Número Final: Digite el código final correspondiente al tipo de documento y seguidamente el número de documento de donde terminara el corte para el resumen de relación de cobro a mostrar. Si desea desplegar las diferentes Prefijos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana. Ver Cómo crear Prefijos. RECUERDE... Dejando la casilla en blanco donde se digita el código del contrato, la consulta muestra los servicios prestados en todos los contratos vigentes de determinado programa. Al dar clic sobre el botón Imprimir se muestra el siguiente Informe:
- 548. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 4.3.19 Cómo Imprimir Bancos Esta opción le permite al usuario obtener el listado de los bancos registrados en la base de datos de la empresa. 1. Ingrese al menú Imprimir. 2. Selecciones la opción Archivos Básicos. 3. Selecciones la opción Bancos con solo darle clic en la pestaña. A continuación se desplegara la siguiente ventana:
- 549. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 4.3.20 Cómo Imprimir Conceptos Esta opción le permite al usuario obtener el listado de los conceptos registrados en la base de datos de la empresa. 1. Ingrese al menú Imprimir. 2. Selecciones la opción Archivos Básicos. 3. Selecciones la opción Conceptos con solo darle clic en la pestaña. A continuación se desplegara la siguiente ventana: 5 OPERACIONES NO RUTINARIAS 5.1 CÓMO CONFIGURAR LOS PARÁMETROS DE USUARIO Esta opción le permite al usuario configurar los parámetros que serán exclusivos, de la sesión que se ha creado con el respectivo usuario. 1. Ingrese al menú Archivos. 2. Seleccione la opción Configuración– Parámetros de Usuario con solo darle un clic en la pestaña. A continuación se desplegará la siguiente ventana:
- 550. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Ruta del Puerto para Impresión Texto: Aquí debe digitar la ruta exacta del puerto a donde se enviará la impresión de los respectivos reportes. 5.2 CÓMO CONFIGURAR LOS PARÁMETROS GENERALES Esta opción le permite al usuario configurar los parámetros usados en el módulo de cartera y en la integración a Contabilidad. 1. Ingrese al menú Archivos. 2. Seleccione la opción Configuración– Generales con solo darle un clic en la pestaña.. A continuación se desplegará la siguiente ventana: Se compone de dos pestañas: Parámetros del Módulo de Cartera:
- 551. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Generar a Contabilidad: Esta opción le permite integrar el Módulo de Cartera con Contabilidad con solo seleccionar la casilla correspondiente. Tipo de Cartera: Debe seleccionar el tipo de cartera que desea que se configure como predeterminada. Si desea desplegar los diferentes tipos de cartera de clic en el botón y aparecerá el listado de las opciones que puedes escoger, en este caso están: Comercial, Alquiler de Equipos, Arrendamientos, Hospitalaria y Cuotas. Comisiones por Recaudo de Cartera: Esta opción le permite en cualquier momento que este activa, generar comisiones por cobrar cada uno de los terceros que están clasificados como cobradores. Ruta Empresa TNS (T52002-1): Aquí debes ingresar la ruta donde se encuentra ubicada la empresa de TNS(T52002-1) para su correcta integración. Maneja Pronto Pago: Mediante esta opción el usuario del Módulo de Cartera, puede en cualquier momento activar esta opción e insertar el número de días y el
- 552. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia porcentaje de descuento por pronto pago en cada uno de los registros. Intereses de Mora: Aquí debes digitar el valor exacto del interés que generan los documentos que se encuentren en mora. Tipo de Formato: Debe seleccionar el tipo de reporte de la factura que desea que se configure como predeterminado. Si desea desplegar los diferentes tipos de reporte de factura de clic en el botón y aparecerá el listado de las opciones que puedes escoger, en este caso están: Factura Estándar Grafica, Factura Estándar Texto, Factura Especifica Grafica. Número de Formato Especifico: Introduzca aquí el nombre que tiene el reporte de la factura que quedara como predeterminada. Documento:
- 553. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Tipo de Formato: Debe seleccionar el tipo de reporte de la factura que desea que se configure como predeterminado. Si desea desplegar los diferentes tipos de reporte de factura de clic en el botón y aparecerá el listado de las opciones que puedes escoger, en este caso están: Factura Estándar Grafica, Factura Estándar Texto, Factura Especifica Grafica. Número de Formato Especifico: Introduzca aquí el nombre que tiene el reporte de la factura que quedara como predeterminada. 5.3 CÓMO BLOQUEAR PERIODOS Esta opción le permite al usuario configurar los parámetros usados en el manejo de la cartera y en la integración a Tesorería y Contabilidad. 1. Ingrese al menú Archivos. 2. Seleccione la opción Configuración– Bloque de Periodos con solo darle un clic en la pestaña. A continuación se desplegará la siguiente ventana: Periodo: Seleccione el periodo que deseas que este bloqueado, para que ningún usuario del sistema pueda realizar una modificación que te afecte el movimiento. 5.4 CÓMO CREAR CONSECUTIVOS Esta opción le permite al usuario configurar los crear o modificar los consecutivos de los documentos los cuales son muy importantes para la organización y control de dichos documentos.
- 554. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 1. Ingrese al menú Archivos. 2. Seleccione la opción Configuración– Consecutivos con solo darle un clic en la pestaña. A continuación se desplegará la siguiente ventana: Tipo de Comprobante: Digite el tipo de comprobante al cual desea crearle su respectivo consecutivo y así tener un mejor manejo del documento. Prefijo: Introduzca el prefijo del respectivo documento al cual se le creara el consecutivo y este será parte de la identificación del mismo. Consecutivo: Digites el número con el cual se iniciara la identificación del respectivo documento, que quieres asignarle el correspondiente consecutivo. 5.5 CÓMO CREAR PENSAMIENTOS Mediante esta opción el usuario del sistema podrá agregar textos o frases que desea que aparezca en la ventana de bienvenida al momento de ingresar al módulo. 1. Ingrese al menú Archivos. 2. Seleccione la opción Configuración– Pensamientos con solo darle un clic en la pestaña. A continuación se desplegará la siguiente ventana:
- 555. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Código: Digite el número consecutivo con el cual se ira a identificar en la base de datos el respectivo pensamiento que estas insertando. Autor: Introduzca el nombre completo del autor que creo el pensamiento que deseas insertar en la bese de datos. Descripción: Digites la frase que desea que aparezca en la ventana de entrada al módulo, de una manera correcta. 5.6 CÓMO MODIFICAR INFORMES Mediante esta opción el usuario del sistema podrá modificar sus informes y agregar las opciones que desea que aparezcan impresas al momento de generar dicho informe. 1. Ingrese al menú Archivos. 2. Seleccione la opción Configuración– Diseño de Informes con solo darle un clic en la pestaña. A continuación se desplegará la siguiente ventana:
- 556. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 5.7 CÓMO EJECUTAR COMANDOS Esta opción le permite al usuario del módulo de cartera ejecutar procedimientos que corregirá o modificara su información de una manera correcta y eficiente. 1. Ingrese al menú Archivos. 2. Seleccione la opción Configuración– Ejecutar con solo darle un clic en la pestaña. A continuación se desplegará la siguiente ventana:
- 557. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 5.7 CÓMO TRASLADAR SALDOS DEL AÑO ANTERIOR Mediante esta opción el usuario del módulo de cartera podrá trasladar los saldos de inventario del año anterior a la nueva empresa del correspondiente año con solo seleccionar la empresa del año anterior y presionar el botón correspondiente. 1. Ingrese al menú Movimientos. 2. Seleccione la opción Especiales. 3. Seleccione la opción Trasladar Saldos Año Anterior con solo darle un clic en la pestaña. A continuación se desplegará la siguiente ventana: 5.9 CÓMO RECALCULAR Esta opción le permite al usuario del módulo de cartera recalcular el movimiento existente y así obtener los saldos reales de cartera de cada cliente. 1. Ingrese al menú Movimientos. 2. Seleccione la opción Especiales. 3. Seleccione la opción Recalcular con solo darle un clic en la pestaña.. A continuación se desplegará la siguiente ventana:
- 558. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 5.10 CÓMO GENERAR DOCUMENTOS DE INTERESES Esta opción le permite al usuario del módulo de cartera puede generar los respectivos documentos de intereses de cada uno de los clientes. 1. Ingrese al menú Movimientos. 2. Seleccione la opción Especiales. 3. Seleccione la opción Generar Documentos de Intereses con solo darle un clic en la pestaña. A continuación se desplegará la siguiente ventana:
- 559. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 5.11 CÓMO GENERAR DÉCADAS Esta opción le permite al usuario del módulo de cartera generar las décadas de los documentos que tienen pendientes por pagar cada uno de los clientes. 1. Ingrese al menú Movimientos. 2. Seleccione la opción Especiales. 3. Seleccione la opción Generar Décadas con solo darle un clic en la pestaña.. A continuación se desplegará la siguiente ventana: 5.12 CÓMO GENERAR RELACIONES DE COBRO Esta opción le permite al usuario del módulo de cartera generar las relaciones de cobro de cada uno de los clientes que tiene compromiso de pago con la empresa. 1. Ingrese al menú Movimientos. 2. Seleccione la opción Especiales. 3. Seleccione la opción Generar Relaciones de Cobro con solo darle un clic en la pestaña. A continuación se desplegará la siguiente ventana:
- 560. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 5.13 CÓMO ASENTAR DOCUMENTOS PENDIENTES Mediante esta opción el usuario del módulo de inventario podrá asentar documentos pendientes en cualquier periodo del año y así generar el respectivo movimiento. Ingrese al menú Movimientos. Seleccione la opción Especiales. Seleccione la opción Asentar Pendientes con solo darle un clic en la pestaña. A continuación se desplegará la siguiente ventana:
- 561. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 5.14 CÓMO ASENTAR RECIBOS PENDIENTES Mediante esta opción el usuario del módulo de inventario podrá asentar recibos pendientes en cualquier periodo del año y así generar el respectivo movimiento. 1. Ingrese al menú Movimientos. 2. Seleccione la opción Especiales. 3. Seleccione la opción Asentar Pendientes con solo darle un clic en la pestaña. A continuación se desplegará la siguiente ventana:
- 562. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia UNIDAD 7: Modulo Cartera Financiera 1. CARACTERISTICAS Y BENEFICIOS El Módulo de CARTERA FINANCIERA es una herramienta diseñada por TNS SOFTWARE que permite manejar créditos por cuotas fijas o variables y aportes fijos mensuales, manteniendo actualizado el estado de la cartera y la correspondiente información contable de los clientes ó terceros. 2. ENTRADAS Y SALIDAS DEL MODULO 2.1 VISIÓN GENERAL A continuación se muestra un cuadro sintético de las utilidades del Módulo de Cartera Financiera, con sus respectivas entradas, procesos y salidas de datos.
- 563. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 3 OPERACIONES RUTINARIAS 3.1 OPERACIONES RUTINARIAS 3.1.1 Acceso al Programa El usuario al dar clic sobre el icono de Cartera Financiera visualizara la siguiente ventana: En esta ventana se muestra la fecha de actualización del programa y el pensamiento del día. Dando clic en el botón u oprimiendo cualquier tecla esta ventana desaparecerá y se mostrara la ventana de selección de empresa:
- 564. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Esta ventana muestra los datos generales de la empresa, la ruta donde esta ubicada la Base de Datos y el nombre del Servidor en el cual esta ubicada dicha Base de Datos. Con el botón Listado de empresas puede seleccionar otra empresa diferente a la actual para trabajar en ella. Dando clic en el botón u oprimiendo la tecla Enter la ventana desaparecerá y se mostrara la ventana de Inicio de Sesión:
- 565. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia En esta ventana se debe digitar el Usuario y la Contraseña la cual no se muestra para efectos de seguridad. Si la Contraseña es correcta la ventana desaparecerá y se mostrara la ventana de selección de la sucursal y el periodo sobre el que desea trabajar. El programa guarda siempre la última sucursal y periodo accesado. Seguidamente se mostrará la ventana Principal del programa:
- 566. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Barra Principal: Muestra el nombre del programa y a su vez contiene los botones de minimizar, maximizar y cerrar la ventana principal. Barra Menú Principal: Muestra el menú general del programa. Barra Informativa: Muestra El nombre de la Empresa, el periodo y año fiscal de la empresa, y el nombre del Módulo. Barra de estado: Muestra información de ayuda de las diferentes opciones del programa, la sucursal actual y nombre del Usuario que está actualmente trabajando. Barra Botones de Acceso Rápido: Estos botones son de gran ayuda por que minimizan tiempo de trabajo, ya que con solo dar un clic sobre ellos despliegan la ventana, las cuales se encuentra las más usadas por el usuario.
- 567. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Botón Vista Detalle – Vista listado: Dando clic muestra los registros uno por uno con todos sus campos o como un listado general con los campos claves.
- 568. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Botón Exportar: Sirve para seleccionar el registro actual y llevarlo como dato de entrada a otra ventana o documento donde se necesite. Cuadro de Filtro: Muy útil para filtrar información, depende de lo que se escriba en él y del campo previamente seleccionado de la lista desplegable de campos. Oprimiendo ENTER o clic en el botón de buscar activa la búsqueda. Digitando (*) se muestran todos los registros de la tabla. Si el campo a filtrar es de tipo cadena como Nombre o Descripción del registro, Ej.: Si se quiere buscar un cliente cuyo nombre empiece por EDI se digita: EDI; el carácter (%) sirve de comodín para generar una búsqueda blanda, para buscar clientes que contengan el nombre PEDRO sin importar en que sitio del campo se encuentre se digita %PEDRO el programa listará todos los nombres de las personas que contengan la palabra “PEDRO” en cualquier parte del campo: “PEDRO CARLOS”, “ANDRES PEDRO”, etc. Listado desplegable de Campos de búsqueda: Al dar clic sobre él despliega un listado de campos con los cuales se puede filtrar o buscar la información. Botón de Búsqueda: Dando un clic sobre él ejecuta la búsqueda o filtro con los parámetros digitados en el cuadro de Filtro y el campo de búsqueda seleccionado. Opciones Comunes en Documentos Ejecuta el proceso Asentar, al igual que la tecla F2. Ejecuta el proceso Reversar, al igual que la tecla F3. Imprimir el documento. Mostrar documentos del período o todos. RECUERDE...
- 569. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Para comenzar a manejar las diferentes opciones del módulo de CARTERA FINANCIERA, primero se deben ingresar los parámetros; como se explica en la parte de OPERACIONES NO RUTINARIAS. 3.1.2 Ingreso de la Información 3.1.3 Datos en Terceros para Cartera Financiera Si la Empresa maneja aportes fijos de empleados o socios, puede emplear la opción Generar cuotas de Aportes, para definir el valor de los aportes en un documento de la Línea AP y AH, y por el tiempo que se realizarán los descuentos. (Ver Operaciones No Rutinarias) Salario Básico: Para manejar en el Módulo la opción Generar Cuotas de Aportes para Empleados ó Socios defina en este campo el valor del salario básico de estos terceros. Este campo se encuentra en la página Datos Adicionales de Terceros. Aporte: Para manejar en el Módulo la opción Generar Cuotas de Aportes para Empleados ó Socios, introduzca el porcentaje del aporte por periodo que cada tercero dispone para tal fin y el cual se tiene en cuenta para calcular dichas cuotas. Este campo se encuentra en la página Datos Adicionales de Terceros.
- 570. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 3.1.4 Como Crear Líneas de Crédito Esta opción le permite al usuario del sistema registrar las Líneas de Crédito que la empresa emplea al momento de realizar un crédito, definiendo las cuentas contables para cada una, si se integra con contabilidad, y las demás condiciones necesarias que se requieran. Para la creación de una nueva Línea solo se digita el código del mismo, con todos los datos correspondientes para el registro: 1. Ingrese al menú Archivos. 2. Seleccione la opción Líneas de Crédito con solo darle un clic en la pestaña o presionando la tecla CTRL más L. A continuación se desplegará la siguiente ventana: Después se presiona la tecla Insert para crear una nueva Línea de Crédito seguidamente le aparecerá las nuevas casillas en blanco, lista para insertar la nueva información.
- 571. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Diligencie la siguiente información: Código: Aquí se ingresa el código con el cual se va ha identificar la Línea de Crédito en el sistema, el máximo de caracteres es de seis, éste es uno de los datos mas importantes ya que no puede quedar vacío. IMPORTANTE... Las Líneas de Crédito de Aportes (AP) y Ahorros (AH) hacen parte del sistema y no permiten cambiar el código, pero si sus condiciones. Nombre: Introduzca aquí el nombre de la Línea de Crédito. Plazo(Nro. cuotas): Es el número de cuotas en periodos iguales que manejará esta Línea .
- 572. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Período: Período de tiempo en el cual se cobrará cada una de las cuotas generadas en el documento que se base en esta línea, puede ser cada quincena, mes, trimestre ó semestre. Tipo de Interés: Indica el tipo de interés que se emplea para el cálculo de las cuotas seleccionando en la pestaña el Tipo, puede ser para que se calculen con un Interés Fijo o Efectivo Anual, si es según este último, los campos que debe ingresar son los siguientes: Los Puntos Adicionales y de Mora, se le suman al DTF del mes en que se está creando el documento crédito, para hallar el interés a aplicar. Los intereses por mes (DTF) se ingresan previamente en la opción Archivo / Tablas / Tasas de Interés en la siguiente pantalla: Tipo de Cuota: Indica el tipo de cuotas que esta Línea de crédito maneja, seleccionando en la pestaña el Tipo, puede ser para que se calculen Fijas o Variables , es decir, de igual valor ó variable. Interés Periodo: Porcentaje de interés que se cobrará por periodo en los documentos de crédito que se basen en esta Línea. Interés de Mora: Porcentaje de interés por mora mensual que se cobrará a las cuotas vencidas pertenecientes a documentos de crédito que se basen en esta Línea .
- 573. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Interés Seguro: Valor del Seguro por cada mil que se cobrará en los créditos que se basen en esta Línea. Descuenta Intereses Anticipadamente: Esta opción indicará si los intereses se descontarán del banco al realizar el crédito, es decir, se descontarán anticipadamente del monto total del crédito. Línea de Tipo Descuento: Sí la Línea es tipo descuento se marca haciendo clic en esta opción. Tipo descuento indica que no es un Egreso para la empresa y no se causa en contabilidad al crear un documento basado en esta línea, pero al recibir el pago si generará ingresos a la cuenta que se configure para Capital. Integración Contable: Si el módulo de Cartera Financiera está integrado con el de Contabilidad, se deben indicar cada una de las cuentas que se afectan al realizar la financiación del crédito y los correspondientes pagos a las cuotas. Las cuentas son las siguientes: Cuenta para Capital : Se debe digitar la cuenta al que pertenece el capital para Debitarla al crear el Documento por el monto del crédito y Acreditar cuando se abone al mismo, la cuenta debe manejar terceros para que en Contabilidad se detalle el movimiento de cada uno de los Terceros o clientes. Para buscar el código contable se da clic en el botón o usando LA BARRA ESPACIADORA aparecerá la ventana del Plan de Cuentas. Cuenta para Interés : Se debe digitar la cuenta que se utilizará para reflejar ingresos por concepto de Intereses en el Documento. Para buscar el código contable se da clic en el botón o usando LA BARRA ESPACIADORA aparecerá la ventana del Plan de Cuentas. Cuenta para Mora : Se debe digitar la cuenta que se utilizará para reflejar ingresos por Intereses de Mora recibidos por cuotas vencidas de Documentos pertenecientes a esta línea . Para buscar el código contable se da clic en el botón o usando LA BARRA ESPACIADORA aparecerá la ventana del Plan de Cuentas.
- 574. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Cuenta para Descuento1: Se debe digitar la cuenta que se utilizará para reflejar ingresos por el descuento1 de las cuotas del documento pertenecientes a esta línea, tenga en cuenta que para la primera cuota en este descuento va la suma de todos los descuentos del encabezado del documento, si se configuró que estos no hicieren parte del capital. El nombre de este descuento es configurable (Ver Operaciones no Rutinarias). Para buscar el código contable se da clic en el botón o usando LA BARRA ESPACIADORA aparecerá la ventana del Plan de Cuentas. Cuenta para Descuento2 : Se debe digitar la cuenta que se utilizará para reflejar ingresos por el descuento2 de las cuotas del documento pertenecientes a esta línea, tenga en cuenta que a este descuento va el valor del seguro correspondiente a cada cuota si se configuró un interés para esto. El nombre de este descuento es configurable(Ver Operaciones no Rutinarias). Para buscar el código contable se da clic en el botón o usando LA BARRA ESPACIADORA aparecerá la ventana del Plan de Cuentas. 4. PROCESOS DE LA INFORMACIÓN 4.1 CÓMO CREAR UN DOCUMENTO DE CRÉDITO Esta opción le permite elaborar Créditos, Aportes ó Ahorros de terceros por cuotas fijas o variables, empleando para su cálculo la amortización e interés variable o amortización constante e interés variable, respectivamente. Se requiere definir previamente las Líneas de Crédito que la empresa manejará y las condiciones de cada una. (Ver Cómo crear Líneas de Crédito) 1. Ingrese al menú Movimientos. 2. Seleccione la opción Documentos con solo darle un clic en la pestaña. A continuación se desplegará la siguiente ventana:
- 575. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Para insertar un nuevo Documento solo debe presionar la tecla Insert o presionando el botón correspondiente y seguidamente aparecerá la siguiente ventana con todos los campos en blanco, listos para insertar la correspondiente información.
- 576. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Diligencie la siguiente información: Número: Digite el prefijo y número correspondiente al Documento crédito, puede ser alfanumérico y se utiliza para identificarlo en el módulo y para generar el Comprobante de contabilidad tipo CE correspondiente si el módulo está integrado. Fecha: En este campo el sistema propone la fecha, tomándola del sistema operativo para el tipo de documento que se esta elaborando. Este campo puede ser modificado por el usuario, siguiendo el formato correcto de la fecha dd/mm/aaaa (día/mes/año). Fecha de Inicio: En este campo debe ingresar la fecha de inicio del crédito que corresponderá también a la fecha de la primera cuota a generar, el sistema propone la fecha, tomándola del sistema operativo. Este campo puede ser modificado por el usuario, siguiendo el formato correcto de la fecha dd/mm/aaaa (día/mes/año). Asentada: En este campo se inserta la fecha automáticamente, tomándola del sistema operativo en el momento que el usuario asienta el documento. Este campo no es modificable. Cliente: Digite el código correspondiente al Tercero que esta clasificado como Cliente, al cual corresponde el documento a crear. Si desea desplegar las diferentes terceros de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana correspondiente. Ver Cómo crear Terceros. Concepto: En este campo se escribe la descripción del Documento para identificarlo o para hacer anotaciones acerca del mismo. Banco: Digite el código correspondiente al Banco del cual se realizará el desembolso del dinero por el monto del crédito a crear, si es un documento de líneas AP, AH ó Tipo descuento no requieren banco, por tanto este campo no se solicita. Si desea desplegar los diferentes Bancos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana correspondiente. Ver Cómo crear Bancos.
- 577. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Página1. Datos del Crédito Línea de Crédito: Digite el código correspondiente a la Línea de crédito, en la cual se basa el documento a crear. Si desea desplegar las diferentes Líneas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana correspondiente. Ver Cómo crear Líneas de Crédito. IMPORTANTE... Las condiciones previamente asignadas para la Línea seleccionada, se mostrarán en cada uno de los campos correspondientes, pero éstas pueden ser modificadas para el documento que se está realizando. Valor Crédito: En este campo se escribe el monto de la deuda a financiar en el Documento. Plazo(Cuotas): En este campo va el número de cuotas a generar para financiar el valor del crédito. Período: En este campo se debe seleccionar el periodo de tiempo al cual se genera una cuota, se puede elegir cuotas quincenales, mensuales, trimestrales o semestrales. Tipo Cuota: En este campo se debe seleccionar el tipo de cuotas a generar, pueden ser Fijas o Variables, es decir, todas las cuotas tendrán un valor constante ó varían su valor.
- 578. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Interés (%): En este campo se ingresa el Porcentaje de interés por periodo que se cobrará y se calcula sobre el saldo del capital para cada cuota y su valor se asigna en el campo interés del detalle del documento. Interés de Mora: Porcentaje de interés mensual que se utilizará para calcular la mora a cobrar al realizar el pago de cuotas vencidas pertenecientes al documento. Seguro(x1000): Valor por cada mil, correspondiente al seguro que se cobra en cada una de las cuotas, dicho valor se asigna al campo que corresponde al descuento2 de cada cuota. Inicialmente se muestra el de la línea seleccionada. Descuento1, Descuento2, Descuento3: En estos campos se ingresan valores de descuentos adicionales que se derivan del crédito, pueden ser por concepto de papelería, 4xmil, etc. y estos se cobrarán en la primera cuota en el campo para Descuento1 ó pueden ser parte del total del Capital a financiar, según sea configurado (Ver Operaciones no Rutinarias). Los nombres de estos campos también se pueden configurar al igual que los descuentos del detalle de cuotas. Descuento por Nómina: Si el valor de las cuotas se cobrará por Nómina para el caso de que sea un Crédito, Aporte, Ahorro o Descuento programado para empleados se debe marcar el documento. Se utiliza solo para filtrar algunos de los Reportes. Capital, Interés, Descuentos: En estos campos se muestra la sumatoria de cada concepto correspondiente una vez generadas las cuotas del documento. Neto: En este campo se muestra la suma del total por capital, interés y descuentos una vez generadas las cuotas del documento. Página2. Datos Adicionales
- 579. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia En esta página del encabezado del documento se incluye todos los abonos extras que el cliente ó tercero se compromete a dar, se debe ingresar valor y fecha de dicho abono. Estos valores se tienen en cuenta al generar las cuotas posteriores a estos pagos. Detalle del Documento. Al grabar el encabezado del documento, se activa esta página donde muestra el detalle de cada una de las cuotas generadas automáticamente, si está editando al hacer clic en el botón correspondiente de la barra de navegación. RECUERDE... Para guardar debe pulsar la tecla F11 ó el botón guardar de la barra de navegación. Si está Editando el encabezado del documento y realizó cambios aparecerá el siguiente mensaje, si son cambios que afecten a las cuotas debe confirmar este mensaje.
- 580. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Nro Cuota: En este campo se muestra el número de la cuota generada. Fecha Vcto: En este campo se muestra la fecha de vencimiento de la cuota, asignada automáticamente según las condiciones iniciales del documento. Este campo puede ser modificado por el usuario, siguiendo el formato correcto de la fecha dd/mm/aaaa (día/mes/año). Capital: En este campo se muestra el valor que corresponde a capital en la cuota. Interés: En este campo se muestra el valor que corresponde a interés en la cuota, y que se calculó sobre el capital y con el interés asignado en las condiciones iniciales del encabezado del documento. Descuento1: En este campo se muestra el valor que corresponde al descuento1 de la cuota, si se requiere ingresar un descuento adicional que se deba cobrar en dicha cuota, simplemente se edita y se cambia su valor. Recuerde, configurar el nombre de este descuento. Para la Cuota Nro.1, la suma de los descuentos del encabezado del documento se asignan en este campo, pero si se configura en general que estos hagan parte del Capital financiado a este campo se asigna cero, al Generar las cuotas. Descuento2: En este campo se muestra el valor que corresponde al descuento2 de la cuota. Al Generar cuotas, se asigna en este campo el valor calculado por concepto de Seguro, si en el encabezado del documento se ingreso un porcentaje en el campo correspondiente. Recuerde, configurar el nombre de este descuento. Total Cuota: Aquí se muestra el valor que corresponde a la suma de los conceptos a cobrar en la cuota. No se puede editar. Saldo Capital, Saldo Interés, Saldo Descuento1, Saldo Descuento2: Estos valores corresponden al saldo actual, por cada concepto respectivamente en cada cuota y se actualizan al realizar un abono o pago. No se pueden editar. IMPORTANTE...
- 581. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Si requiere volver a generar cuotas puede hacer clic en el botón Generar cuotas ó con barra espaciadora sobre el Listado del detalle de cuotas elegir la opción y luego confirmar el cálculo nuevamente. Si desea Modificar las cuotas Adicionando ó Restando algún valor fijo a alguno de los campos, sin que tenga que editarlas una a una, con barra espaciadora ó botón derecho del mouse sobre el Listado del detalle de cuotas elija la opción Modificar cuotas. A continuación, muestra la siguiente ventana: Valor: Ingrese el valor que Adicionará ó Reemplazará. Afecta: Seleccione el campo al cual Afectará el valor que ingresó. Cuotas: Corresponde al rango de cuotas que se modificarán. Operación: Debe elegir la operación a realizar sobre el valor del campo seleccionado y al rango de cuotas digitado, puede ser Adicionar ó Reemplazar. Tenga en cuenta, que si el documento ya está asentado, solo permite modificar la Fecha de Vencimiento de las cuotas que no tenga abonos y se mostraría la siguiente ventana:
- 582. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Debe Aceptar ó Cancelar la modificación para volver al detalle de las cuotas. RECUERDE... Para registrar físicamente el documento debe utilizar el botón Asentar presionar la tecla F3. Y si desea reversar el documento para ser modificado debe presionar el botón o presionar la tecla F2 y si desea Si se equivocó o no está de acuerdo con la información presione clic en el botón lateral del registro para marcarlo y presione la tecla Supr si lo desea borrar, si desea modificar un campo en especial solo debe hacer clic sobre él y digitar la información respectiva. Si no recuerda algún dato, realice la respectiva consulta con la ayuda del botón Buscar. IMPORTANTE... Al Asentar, si se integra con el módulo de Contabilidad automáticamente se genera un comprobante tipo CE y con el mismo número que el documento en Cartera Financiera. Para los documentos de la línea AH, AP, y las Tipo Descuento, no generan contablemente nada. 4.2 CÓMO CREAR RECIBOS DE CAJA / ABONOS Mediante esta opción el módulo de Cartera Financiera le permite al usuario introducir los Abonos para el pago de cada una de las cuotas de los créditos o compromisos de pago adquiridos por el tercero con la empresa. En esta opción se debe insertar el documento correspondiente al recibo de caja con todos sus respectivos parámetros de entrada.
- 583. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 1. Ingrese al menú Movimientos. 2. Seleccione la opción Recibos de Caja / Abonos con solo darle un clic en la pestaña. A continuación se desplegará la siguiente ventana: Para insertar un nuevo Recibo de caja sólo se debe presionar la tecla Insert o haciendo clic en el botón correspondiente de la barra de navegación y seguidamente aparecerá la siguiente ventana con todos los campos en blanco, listos para insertar la información.
- 584. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Diligencie la siguiente información: Número: Digite el código correspondiente al prefijo del documento de Recibo de Caja y seguidamente el número asignado al respectiva Abono. El sistema le sugiere al usuario un prefijo y un número consecutivo dependiendo del tipo de prefijo que haya escogido. Asentada: En este campo el sistema propone la fecha, tomándola del sistema operativo en el momento que el usuario asienta el documento. Este campo no es modificable por el usuario. Fecha: En este campo el sistema propone la fecha, tomándola del sistema. Este campo puede ser modificado por el usuario, siguiendo el formato correcto de la fecha dd/mm/aaaa (día/mes/año). Detalle: Digite el detalle del Recibo o la información necesaria para identificar el documento. Recibido de: Digite el código correspondiente al Tercero que esta clasificado como Cliente, el cual le adquirió el crédito. Si desea desplegar las
- 585. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia diferentes Terceros de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana. Ver Cómo crear Terceros. C.Costo: Si la empresa maneja Centros de costo debe digitar el centro de costo. IMPORTANTE... El código del Tercero ó Cliente puede ser el 00 que corresponde al tercero “Varios” del sistema, esto es para realizar abonos a documentos de diferentes terceros, de lo contrario si se escoge otro solo podrá incluir documentos de él. Después de haber insertado toda la información principal del Recibo de Caja, seguidamente se debe insertar los datos del detalle. Página 1. Detalle de conceptos Diligencie la siguiente información: Documento: Digite el número del correspondiente documento al cual el tercero realiza el pago. Si desea desplegar los diferentes Documentos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana correspondiente con los documentos del tercero seleccionado. Cuota: Digite el número de la cuota que el tercero esta pagando. Si desea desplegar en detalle todas las cuotas pendientes para el documento de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA, y seleccione la primera cuota que aparece en la ventana, que es la cuota más antigua.
- 586. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Capital: En este campo se inserta el pago que corresponde a capital en la cuota seleccionada. Interés: En este campo se inserta el pago que corresponde a interés en la cuota seleccionada. Descuento1: En este campo se inserta el pago que corresponde al descuento1 de la cuota seleccionada. Para la Cuota Nro.1, recuerde que la suma de los descuentos del encabezado del documento se asigna en este campo si no se configuró que hicieran parte del Capital financiado y en este caso, solo acepta pagar el valor completo de este descuento no abono parcial. Descuento2: En este campo se inserta el pago que corresponde al descuento2 de la cuota seleccionada. Recuerde que aquí se trae el valor del seguro si se configuró un porcentaje en el documento al generar las cuotas. Mora: Aquí se muestra el valor calculado por intereses de mora para la cuota seleccionada, si su fecha de vencimiento es menor a la del recibo de caja, siempre y cuando en el documento de crédito se haya asignado algún porcentaje para tal fin. No se puede editar. Total Abono: Aquí se muestra el valor que corresponde a la suma de los conceptos cancelados de la cuota. No se puede editar. Nota: Si requiere ingresar en el Recibo de Caja algún valor adicional por otro concepto diferente al pago de cuotas, ingrese en el campo Documento, el código ‘0000’ o simplemente de Enter y se mostrará el siguiente detalle:
- 587. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Valor: En este campo se digita el valor del concepto que está ingresando. Concepto: Digite el código correspondiente al concepto que afectará el respectivo ítem. Si desea desplegar los diferentes conceptos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Conceptos. Ver Cómo crear Conceptos. Tercero: Este campo se pide si el tercero del encabezado es el ‘00 Varios’. Digite el código correspondiente al Tercero que esta clasificado como Cliente, al cual afecta el concepto. Si desea desplegar las diferentes Terceros de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana. Ver Cómo crear Terceros. Pagina2. Forma de Pago Forma de Pago: Seleccione la forma de pago con la cual se cancela el valor de la cuota que se esta elaborando (Efectivo ó Cheque). Banco: Digite el código correspondiente al Banco a donde irá el efectivo por el pago del respectivo documento. Si desea desplegar los diferentes Bancos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana. Ver Cómo crear Bancos. Valor: En este campo el usuario debe digitar valor del pago del documento, el sistema le sugiere el valor. Documento: Si es en Cheque se pide este campo, aquí se digita el número del cheque con el cual se está realizando el respectivo abono.
- 588. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Banco Doc.: Digite el nombre de la entidad bancaria a donde pertenece el documento con el cual esta realizando respectivo pago. RECUERDE... Para registrar físicamente el documento debe utilizar el botón Asentar presionar la tecla F3. Y si desea reversar el documento para ser modificado debe presionar el botón o presionar la tecla F2 y si desea Si se equivocó o no está de acuerdo con la información presione clic en el botón lateral del registro para marcarlo y presione la tecla Supr si lo desea borrar, si desea modificar un campo en especial solo debe hacer clic sobre él y digitar la información respectiva. Si no recuerda algún dato, realice la respectiva consulta con la ayuda del botón Buscar. Adicionalmente, al Recibo de Caja, el botón concepto en el Recibo de Caja. Permite imprimir un Resumen de todos los pagos por cada
- 589. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia IMPORTANTE... Al Asentar, si se integra con el módulo de Contabilidad automáticamente se genera un comprobante tipo RC y con el mismo número que el recibo en Cartera Financiera. 4.3 MANEJO DE INFORMES (SALIDAS) 4.3.1 CÓMO IMPRIMIR REPORTE DE CUOTAS POR COBRAR Este informe es muy útil ya que permite ver el total de las cuotas por cobrar detalladas por documento que se vencen hasta una fecha y de un cliente específico. 1. Ingrese al menú Imprimir. 2. Selecciones la opción Reporte de Cuotas por Cobrar con solo darle clic en la opción. A continuación se desplegara la siguiente ventana Código Cliente: Digite el código correspondiente al Tercero ó Cliente, al cual está asociado a cada uno de los documentos que desea listar. Si desea desplegar los diferentes Clientes de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Terceros.
- 590. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Clasificación: Digite el código correspondiente a la Clasificación del Tercero o Cliente, al cual están directamente ligados los documentos a mostrar en el respectivo reporte. Si desea desplegar las diferentes Clasificaciones de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Clasificación de Terceros. Ver Cómo crear Clasificación de Terceros. Tipo Descuento: Puede filtrar los documentos de crédito a listar si son de Tipo Descuento por Nómina ó por Oficina, quiere decir que se marcaron ó no como descuento por nomina en el momento que de creación. Fecha de Corte: Introduzca aquí la fecha de corte para generar el Informe de cuotas vencidas hasta dicha fecha, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. RECUERDE... Seleccionando la opción “Detallado por Documentos”, la consulta muestra el detalle de las cuotas por cobrar que tiene el cliente o si selecciona la opción “Orden Alfabético” el informe muestra el reporte de cuotas por cobrar ordenado por el nombre del cliente. Al dar clic sobre el botón Imprimir se muestra el siguiente Informe:
- 591. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Sin Detallar las cuotas: 4.3.2 Cómo Imprimir Reporte de Saldos de Capital por Cliente Este informe permite ver el saldo a Capital de las cuotas por documento a una fecha de corte y de un cliente específico. También se puede filtrar los documentos a listar por clasificación de los clientes, por tipo de descuento (es por Nómina o por oficina) y por fecha de emitidos. 1. Ingrese al menú Imprimir. 2. Selecciones la opción Saldos de Capital por Cliente con solo darle clic en la opción. A continuación se desplegara la siguiente ventana
- 592. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Código Cliente: Digite el código correspondiente al Tercero ó Cliente, al cual está asociado a cada uno de los documentos que desea listar. Si desea desplegar los diferentes Clientes de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Terceros. Clasificación: Digite el código correspondiente a la Clasificación del Tercero o Cliente, al cual están directamente ligados los documentos a mostrar en el respectivo reporte. Si desea desplegar las diferentes Clasificaciones de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Clasificación de Terceros. Ver Cómo crear Clasificación de Terceros. Tipo Descuento: Puede filtrar los documentos de crédito a listar si son de Tipo Descuento por Nómina ó por Oficina, quiere decir que se marcaron ó no como descuento por nomina en el momento que de creación. Fecha de Corte: Introduzca aquí la fecha de corte para generar el Saldo de los documentos ha dicha fecha, es decir si existen abonos posteriores no se incluyen. Seguro(x1000): Valor correspondiente al seguro por cada 1000 del saldo de la deuda. Fecha Inicial y Fecha Final: Introduzca aquí el rango de fechas si desea filtrar el listado de los documentos por fecha de emisión. RECUERDE... Seleccionando la opción “Detallado por Documentos”, la consulta muestra en detalle los documentos que tiene el cliente o si selecciona la opción “Orden Alfabético” el reporte se ordena por el nombre del cliente. Se puede incluir los valores de los descuentos con ‘Incluir Descuentos en Capital’ al mostrar el saldo del documento, si este incluye en el capital estos valores. Al dar clic sobre el botón Imprimir se muestra el siguiente Informe:
- 593. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Detallado: 4.3.3 Cómo Imprimir Reporte de Aportes y Ahorros por Cliente Este informe permite ver el saldo a Capital de las cuotas por documento a una fecha de corte y de un cliente específico.
- 594. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia También se puede filtrar los documentos a listar por clasificación de los clientes, por tipo de descuento (es por Nómina o por oficina), por fecha de emitidos. 1. Ingrese al menú Imprimir. 2. Selecciones la opción Saldos de Capital por Cliente con solo darle clic en la opción. A continuación se desplegara la siguiente ventana Código Cliente: Digite el código correspondiente al Tercero ó Cliente, al cual está asociado a cada uno de los documentos que desea listar. Si desea desplegar los diferentes Clientes de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Terceros. Clasificación: Digite el código correspondiente a la Clasificación del Tercero o Cliente, al cual están directamente ligados los documentos a mostrar en el respectivo reporte. Si desea desplegar las diferentes Clasificaciones de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Clasificación de Terceros. Ver Cómo crear Clasificación de Terceros. Tipo Descuento: Puede filtrar los documentos de crédito a listar si son de Tipo Descuento por Nómina ó por Oficina, quiere decir que se marcaron ó no como descuento por nomina en el momento que de creación.
- 595. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Fecha de Corte: Introduzca aquí la fecha de corte para generar el Saldo de los documentos ha dicha fecha, es decir si existen abonos posteriores no se incluyen. Seguro(x1000): Valor correspondiente al seguro por cada 1000 del saldo de la deuda. Fecha Inicial y Fecha Final: Introduzca aquí el rango de fechas si desea filtrar el listado de los documentos por fecha de emisión. RECUERDE... Seleccionando la opción “Detallado por Documentos”, la consulta muestra en detalle los documentos que tiene el cliente o si selecciona la opción “Orden Alfabético” el reporte se ordena por el nombre del cliente. Se puede incluir los valores de los descuentos con ‘Incluir Descuentos en Capital’ al mostrar el saldo del documento, si este incluye en el capital estos valores. Al dar clic sobre el botón Imprimir se muestra el siguiente Informe:
- 596. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 4.3.4 Cómo Imprimir Resumen de Abonos entre Fechas Este informe permite ver el saldo a Capital de las cuotas por documento a una fecha de corte y de un cliente específico. También se puede filtrar los documentos a listar por clasificación de los clientes, por tipo de descuento (es por Nómina o por oficina), por fecha de emitidos. 1. Ingrese al menú Imprimir. 2. Selecciones la opción Saldos de Capital por Cliente con solo darle clic en la opción. A continuación se desplegara la siguiente ventana: Código Cliente: Digite el código correspondiente al Tercero ó Cliente, al cual está asociado a cada uno de los documentos que desea listar. Si desea desplegar los diferentes Clientes de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Terceros. Clasificación: Digite el código correspondiente a la Clasificación del Tercero o Cliente, al cual están directamente ligados los documentos a mostrar en el respectivo reporte. Si desea desplegar las diferentes Clasificaciones de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Clasificación de Terceros. Ver Cómo crear Clasificación de Terceros.
- 597. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Tipo Descuento: Puede filtrar los documentos de crédito a listar si son de Tipo Descuento por Nómina ó por Oficina, quiere decir que se marcaron ó no como descuento por nomina en el momento que de creación. Fecha de Corte: Introduzca aquí la fecha de corte para generar el Saldo de los documentos ha dicha fecha, es decir si existen abonos posteriores no se incluyen. Seguro(x1000): Valor correspondiente al seguro por cada 1000 del saldo de la deuda. Fecha Inicial y Fecha Final: Introduzca aquí el rango de fechas si desea filtrar el listado de los documentos por fecha de emisión. RECUERDE... Seleccionando la opción “Detallado por Documentos”, la consulta muestra en detalle los documentos que tiene el cliente o si selecciona la opción “Orden Alfabético” el reporte se ordena por el nombre del cliente. Se puede incluir los valores de los descuentos con ‘Incluir Descuentos en Capital’ al mostrar el saldo del documento, si este incluye en el capital estos valores. Al dar clic sobre el botón Imprimir se muestra el siguiente Informe:
- 598. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Listado Agrupado y filtrado entre fechas: 4.3.5 Cómo Imprimir Reporte de Cartera por Edades Este informe permite ver el saldo a Capital de las cuotas por documento a una fecha de corte y de un cliente específico. También se puede filtrar los documentos a listar por clasificación de los clientes, por tipo de descuento (es por Nómina o por oficina), por fecha de emitidos. 1. Ingrese al menú Imprimir. 2. Selecciones la opción Saldos de Capital por Cliente con solo darle clic en la opción. A continuación se desplegara la siguiente ventana
- 599. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Código Cliente: Digite el código correspondiente al Tercero ó Cliente, al cual está asociado a cada uno de los documentos que desea listar. Si desea desplegar los diferentes Clientes de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Terceros. Clasificación: Digite el código correspondiente a la Clasificación del Tercero o Cliente, al cual están directamente ligados los documentos a mostrar en el respectivo reporte. Si desea desplegar las diferentes Clasificaciones de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Clasificación de Terceros. Ver Cómo crear Clasificación de Terceros. Tipo Descuento: Puede filtrar los documentos de crédito a listar si son de Tipo Descuento por Nómina ó por Oficina, quiere decir que se marcaron ó no como descuento por nomina en el momento que de creación. Fecha de Corte: Introduzca aquí la fecha de corte para generar el Saldo de los documentos ha dicha fecha, es decir si existen abonos posteriores no se incluyen. Seguro(x1000): Valor correspondiente al seguro por cada 1000 del saldo de la deuda. Fecha Inicial y Fecha Final: Introduzca aquí el rango de fechas si desea filtrar el listado de los documentos por fecha de emisión. RECUERDE... Seleccionando la opción “Detallado por Documentos”, la consulta muestra en detalle los documentos que tiene el cliente o si selecciona la opción “Orden Alfabético” el reporte se ordena por el nombre del cliente. Se puede incluir los valores de los descuentos con ‘Incluir Descuentos en Capital’ al mostrar el saldo del documento, si este incluye en el capital estos valores. Al dar clic sobre el botón Imprimir se muestra el siguiente Informe:
- 600. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 4.3.6 Cómo Imprimir Reporte de Créditos Expedidos Este informe permite ver el saldo a Capital de las cuotas por documento a una fecha de corte y de un cliente específico. También se puede filtrar los documentos a listar por clasificación de los clientes, por tipo de descuento (es por Nómina o por oficina), por fecha de emitidos. 1. Ingrese al menú Imprimir. 2. Selecciones la opción Saldos de Capital por Cliente con solo darle clic en la opción. A continuación se desplegara la siguiente ventana
- 601. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Código Cliente: Digite el código correspondiente al Tercero ó Cliente, al cual está asociado a cada uno de los documentos que desea listar. Si desea desplegar los diferentes Clientes de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Terceros. Clasificación: Digite el código correspondiente a la Clasificación del Tercero o Cliente, al cual están directamente ligados los documentos a mostrar en el respectivo reporte. Si desea desplegar las diferentes Clasificaciones de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Clasificación de Terceros. Ver Cómo crear Clasificación de Terceros. Tipo Descuento: Puede filtrar los documentos de crédito a listar si son de Tipo Descuento por Nómina ó por Oficina, quiere decir que se marcaron ó no como descuento por nomina en el momento que de creación. Fecha de Corte: Introduzca aquí la fecha de corte para generar el Saldo de los documentos ha dicha fecha, es decir si existen abonos posteriores no se incluyen. Seguro(x1000): Valor correspondiente al seguro por cada 1000 del saldo de la deuda. Fecha Inicial y Fecha Final: Introduzca aquí el rango de fechas si desea filtrar el listado de los documentos por fecha de emisión. RECUERDE... Seleccionando la opción “Detallado por Documentos”, la consulta muestra en detalle los documentos que tiene el cliente o si selecciona la opción “Orden Alfabético” el reporte se ordena por el nombre del cliente. Se puede incluir los valores de los descuentos con ‘Incluir Descuentos en Capital’ al mostrar el saldo del documento, si este incluye en el capital estos valores. Al dar clic sobre el botón Imprimir se muestra el siguiente Informe, dependiendo de las condiciones seleccionadas:
- 602. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Agrupado por cliente y sin incluir descuentos: 5. OPERACIONES NO RUTINARIAS 5.1 CÓMO CONFIGURAR LOS PARÁMETROS GENERALES Esta opción le permite al usuario configurar los parámetros usados en el módulo de cartera financiera y en la integración a Contabilidad.
- 603. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 1. Ingrese al menú Archivos. 2. Seleccione la opción Configuración Generales con solo darle un clic en la pestaña.. A continuación se desplegará la siguiente ventana: Parámetros del Módulo de Cartera Financiera: Nombre de Descuento1: Incluya el nombre que corresponde al Descuento1 del encabezado de los documentos de crédito. Nombre de Descuento2: Incluya el nombre que corresponde al Descuento2 del encabezado de los documentos de crédito. Nombre de Descuento3: Incluya el nombre que corresponde al Descuento3 del encabezado de los documentos de crédito. Porcentaje: En este campo se debe incluir el valor del porcentaje de descuento que se aplica sobre el monto del crédito y que automáticamente se calculará al ingresar un nuevo documento, esto se emplea sólo para los descuentos que tenga fijo un porcentaje, en caso contrario, se debe dejar en cero.
- 604. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Causación de los Descuentos: Se debe configurar en esta parte la forma como la empresa manejará la causación contable para los descuentos que se cobran al realizar un crédito, debe seleccionar una opción “Descontar Anticipado”; si se van a “Cobrar en la primera cuota” o se manejarán “Como parte del Capital” financiado. Integrar con Contabilidad: Esta opción le permite integrar el Módulo de Cartera Financiera con Contabilidad con solo seleccionar esta casilla. Cuenta para Descuento1,Cuenta para Descuento2,Cuenta para Descuento3: Si se integra con Contabilidad y hace algún descuento al realizar el Documento crédito, debe incluir la cuenta para este Ingreso definida en el plan de cuentas de la empresa para dicho descuento y en el campo correspondiente. Para buscar el código contable se da clic en el botón o usando LA BARRA ESPACIADORA. Detalle de Cuotas: Nombre de Descuento1: Incluya el nombre que corresponde al Descuento1 del detalle de cada una de las cuotas del documento crédito. Nombre de Descuento2: Incluya el nombre que corresponde al Descuento2 del detalle de cada una de las cuotas del documento crédito. Recuerde, que al generar las cuotas el valor del seguro se inserta en el campo para este descuento, si no va a manejar ningún otro valor puede configurarle el nombre ‘Seguro’. Nombre de Descuento AH: Incluya el nombre que corresponde al Descuento tipo Ahorro, este es usado al momento de ‘Generar cuotas de Aportes y Ahorros’ (Ver Operaciones no Rutinarias). 5.2 CÓMO MODIFICAR INFORMES Mediante esta opción el usuario del sistema podrá modificar sus informes y agregar las opciones que desea que aparezcan impresas al momento de generar dicho informe.
- 605. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 1. Ingrese al menú Archivos. 2. Seleccione la opción Configuración– Diseño de Informes con solo darle un clic en la pestaña. A continuación se desplegará la siguiente ventana: 5.3 CÓMO CREAR PENSAMIENTOS Mediante esta opción el usuario del sistema podrá agregar textos o frases que desea que aparezca en la ventana de bienvenida al momento de ingresar al módulo. 1. Ingrese al menú Archivos. 2. Seleccione la opción Configuración Pensamientos con solo darle un clic en la pestaña.. A continuación se desplegará la siguiente ventana:
- 606. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Código: Digite el número consecutivo con el cual se ira a identificar en la base de datos el respectivo pensamiento que estas insertando. Autor: Introduzca el nombre completo del autor que creo el pensamiento que deseas insertar en la bese de datos. Descripción: Digites la frase que desea que aparezca en la ventana de entrada al módulo, de una manera correcta. 5.4 CÓMO REFINANCIAR UN CRÉDITO Esta opción permite Refinanciar el valor de la deuda del Documento crédito que se seleccione. 1. En listados de Documentos. 2. Ubicar el documento a refinanciar. 3. Con barra espaciadora o botón derecho del ratón se muestra el menú contextual y se seleccione la opción Refinanciar Deuda . A continuación se desplegará la siguiente ventana: Capital: En este campo se muestra el valor por concepto de capital que el cliente debe a la fecha. No se puede modificar.
- 607. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Interés: En este campo se muestra el total de los intereses de las cuotas vencidas hasta la fecha actual. Descuento1, Descuento2: En estos campos se muestra el total de descuento1 y descuento2 de las cuotas. Mora: En este campo se muestra la mora calculada sobre las cuotas vencidas hasta la fecha actual, si en el documento crédito se ingreso algún porcentaje para este fin. Valor Adic.: En este campo se puede insertar algún valor adicional que se requiere cobrar o si el nuevo crédito se va a realizar por un mayor valor. Si se ingresa un valor en este campo, se pedirá el código del banco del cual se va hacer el desembolso, esto es para generar a contabilidad. Datos del Crédito a generar: Estos campos inicialmente muestran las mismas condiciones del documento que se está refinanciando, pero se pueden cambiar para generar la nueva deuda. Número: Digite el prefijo y número correspondiente al nuevo Documento crédito a generar. Fecha Docum.: En este campo el sistema propone la fecha, tomándola del sistema operativo. Este campo puede ser modificado por el usuario, siguiendo el formato correcto de la fecha dd/mm/aaaa (día/mes/año). Fecha de Inicio: En este campo debe ingresar la fecha de inicio del nuevo crédito que corresponderá también a la fecha de la primera cuota a generar, el sistema propone la fecha, tomándola del sistema operativo. Este campo puede ser modificado por el usuario, siguiendo el formato correcto de la fecha dd/mm/aaaa (día/mes/año). Línea de Crédito: Digite el código correspondiente a la Línea de crédito, en la cual se basa el nuevo documento a crear. Si desea desplegar las diferentes Líneas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana correspondiente. Ver Cómo crear Líneas de Crédito.
- 608. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Si se cambia la línea las condiciones previamente asignadas se actualizan con las de la Línea seleccionada, y se mostrarán en los campos correspondientes, pero éstas pueden ser modificadas para el documento que se está realizando. Plazo(Cuotas): En este campo va el número de cuotas a generar para refinanciar el valor del nuevo crédito. Período: En este campo se debe seleccionar el periodo de tiempo al cual se genera una cuota, se puede elegir cuotas quincenales, mensuales, trimestrales o semestrales. Tipo Cuota: En este campo se debe seleccionar el tipo de cuotas a generar, pueden ser Fijas o Variables, es decir, todas las cuotas tendrán un valor constante ó varían su valor. Interés de Mora: Porcentaje de interés mensual que se utilizará para calcular la mora a cobrar al realizar el pago de cuotas vencidas pertenecientes al documento. Seguro(x1000): Valor por cada mil , correspondiente al seguro que se cobra en cada una de las cuotas, dicho valor se asigna al campo que corresponde al descuento2 de cada cuota. Descuento1, Descuento2, Descuento3: En estos campos se ingresa el valor de los descuentos adicionales que se hagan al refinanciar la deuda, estos son los que se muestran en el encabezado del nuevo documento creado. Tenga en cuenta, que si se configura ‘Como parte del Capital’ se suman al saldo; si se ‘Cobra en la primera cuota’ hará parte de los descuentos en la primera cuota generada; y si se‘Cobra Anticipado’ se descuentan del valor Adicional que se ingrese y contablemente se descuenta del banco. IMPORTANTE... • En la Refinanciación, si el módulo se integra con Contabilidad automáticamente se genera un comprobante tipo CC con el mismo número del nuevo documento crédito.
- 609. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia • Si se Reversa el nuevo documento crédito el comprobante en contabilidad no se elimina. • Al asentar nuevamente el documento crédito, no tendrá efecto contable. • Sólo si los cambios en el documento refinanciación varían el monto del Capital ó el tipo de Línea, deberá realizar los ajustes en contabilidad para afectar las cuentas correctamente o simplemente deberá eliminar el documento y volver a refinanciar. 5.5 CÓMO GENERAR CUOTAS DE APORTES Y AHORRO Esta opción le permite generar cuotas de Aportes y/o Ahorro pertenecientes a la Líneas AP y AH, correspondientemente. Se puede generar los documentos tipo aportes para un tercero específico o para todos los terceros que tengan asignado el valor del sueldo y porcentaje de aporte. (Ver Datos de Terceros para Cartera Financiera) 1. Ingrese al menú Movimientos. 2. Seleccione la opción Generar Cuotas de Aportes y Ahorros con solo darle un clic en la pestaña. A continuación se desplegará la siguiente ventana:
- 610. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Introduzca la siguiente información: Código Tercero: Digite el código correspondiente al Tercero ó Cliente, al cual le generará los documentos tipo Aporte y Ahorro con sus respectivas cuotas y que previamente deben tener definidas los campos salario y aporte. Si desea desplegar los diferentes Terceros de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA . Clasificación: Digite el código correspondiente a la Clasificación del Tercero o Cliente. Si desea desplegar las diferentes Clasificaciones de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Clasificación de Terceros. Fecha Inicial y Fecha Final: Digite aquí el rango de fechas para generar las cuotas en periodos iguales y según la configuración de las Líneas AH y AP. Porcentaje Aportes: Digite aquí el porcentaje de aportes (Línea AP) que se calculará sobre el valor destinado para aportes según los campos ya definidos para el tercero (Salario y Aporte). Porcentaje “Ahorro”: Digite aquí el porcentaje para el descuento AH (ahorro) que se calculará igualmente sobre el valor destinado para aportes según los campos ya definidos para el tercero (Salario y Aporte). Recuerde que este nombre es configurable. 5.6 CÓMO GENERAR PAGOS AUTOMÁTICOS Esta opción le permite generar un Recibo de Caja cancelando las cuotas vencidas hasta una fecha de corte o que se vencen en esta fecha, para un determinado tercero o para todos. 1. Ingrese al menú Movimientos. 2. Seleccione la opción Generar Pagos Automáticos con solo darle un clic en la pestaña. A continuación se desplegará la siguiente ventana:
- 611. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Introduzca la siguiente información: Fecha de Corte: Ingrese la fecha máxima de vencimiento de las cuotas a las que va a realizar el pago. En este campo el sistema propone la fecha actual, puede ser modificado por el usuario, siguiendo el formato correcto de la fecha dd/mm/aaaa (día/mes/año). Código Tercero: Digite el código correspondiente al Tercero ó Cliente, al cual le generará el Recibo de Caja y del cual se cancelarán las cuotas. Si desea desplegar los diferentes Terceros de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA . Clasificación: Digite el código correspondiente a la Clasificación del Tercero o Cliente. Si desea desplegar las diferentes Clasificaciones de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Clasificación de Terceros. Tipo Descuento: Puede filtrar las cuotas a cancelar según el Tipo Descuento que se asignó al Documento de crédito en el momento de su creación, ya sea por Nómina ó por Oficina. Recuerde, que los no marcados como “Tipo descuento Nómina” son de tipo Oficina.
- 612. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Datos del Recibo: Fecha: Ingrese la fecha que tendrá el Recibo de Caja a generar. En este campo el sistema propone la fecha actual, puede ser modificado por el usuario, siguiendo el formato correcto de la fecha dd/mm/aaaa (día/mes/año). Número: Digite o seleccione primero el prefijo y luego digite el número, el cual identificará el recibo en el módulo de Cartera Financiera. Observaciones: Digite las observaciones para el Recibo de Caja a generar. 5.7 CÓMO RECALCULAR Esta opción le permite al usuario del módulo de cartera financiera recalcular el movimiento existente y así obtener los saldos reales de cartera de cada cliente y de cada documento. 1. Ingrese al menú Movimientos. 2. Seleccione la opción Especiales. 3. Seleccione la opción Recalcular con solo darle un clic en la pestaña.. A continuación se desplegará la siguiente ventana: 5.8 CÓMO ASENTAR DOCUMENTOS PENDIENTES Mediante esta opción el usuario del módulo de cartera financiera podrá asentar documentos pendientes en cualquier periodo del año y así generar el respectivo movimiento.
- 613. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 1. Ingrese al menú Movimientos. 2. Seleccione la opción Especiales. 3. Seleccione la opción Asentar Pendientes con solo darle un clic en la pestaña.. A continuación se desplegará la siguiente ventana: 5.9 CÓMO TRASLADAR SALDOS DEL AÑO ANTERIOR Mediante esta opción el usuario del módulo de cartera financiera podrá trasladar las cuotas con saldo de los documentos de crédito del año anterior a la nueva empresa del correspondiente año con solo seleccionar la empresa del año anterior y presionar el botón correspondiente. 1. Ingrese al menú Movimientos. 2. Seleccione la opción Especiales. 3. Seleccione la opción Trasladar Saldos Año Anterior con solo darle un clic en la pestaña.. A continuación se desplegará la siguiente ventana:
- 614. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia UNIDAD 8: Modulo Tesorería 1. CARACTERISTICAS Y BENEFICIOS El módulo de TESORERIA es una herramienta diseñada por TNS SOFTWARE para agilizar el proceso de Cuentas por Pagar y generar automáticamente los informes respectivos, orientado a los usuarios a obtener mejores resultados tanto económicos como de tiempo. Se puede alimentar independientemente o a partir del módulo de Inventario / Compras. Permite hacer los Comprobantes de Egreso por concepto de cancelación de facturas. Genera los comprobantes diarios de contabilidad por concepto de Abonos o pagos a documentos. Maneja documentos tales como Facturas, Notas Crédito y Débito. Trabaja de forma integrada con el módulo de Contabilidad, ahorrando tiempo de digitación. 2. ENTRADAS Y SALIDAS DEL MODULO 2.1 VISION GENERAL A continuación se muestra un cuadro sintético de las utilidades del Módulo de Tesorería, con sus respectivas entradas, procesos y salidas de datos.
- 615. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 3. OPERACIONES RUTINARIAS 3.1 ACCESO AL PROGRAMA El usuario al dar clic sobre el icono de Tesorería visualizara la siguiente ventana: En esta ventana se muestra la fecha de actualización del programa y un pensamiento. Dando clic en el botón u oprimiendo cualquier tecla esta ventana desaparecerá y se mostrará la ventana de selección de empresa:
- 616. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Esta ventana muestra los datos generales de la empresa, la ruta donde está ubicada la Base de Datos y el nombre del Servidor en el cual está ubicada dicha Base de Datos. Dando clic en el botón u oprimiendo la tecla Enter la ventana desaparecerá y se mostrara la ventana de Inicio de Sesión: En esta ventana se debe digitar el Usuario y la Contraseña la cual no se muestra para efectos de seguridad. Si la Contraseña es correcta la ventana desaparecerá y se mostrara la ventana de selección de la sucursal y el período sobre el que desea trabajar. El programa guarda siempre la última sucursal y periodo accesado.
- 617. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 3.1.1 Manejo de Ventanas Barra Principal: Muestra el nombre del programa y a su vez contiene los botones de minimizar, maximizar y cerrar la ventana principal. Barra Menú Principal: Muestra el menú general del programa. Barra Informativa: Muestra el nombre de la Empresa, el mes y el año actual, y el nombre del Módulo. Barra de estado: Muestra información de ayuda de las diferentes opciones del programa y muestra el Usuario que está actualmente trabajando.
- 618. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Barra Botones de Acceso Rápido: En ella se encuentran las opciones más usadas de los menús. Estos botones son de gran ayuda porque minimizan tiempo de trabajo, ya que con solo dar un clic sobre ellos despliegan la ventana de una opción de menú.
- 619. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Botón Vista Detalle – Vista listado: Dando clic muestra los registros uno por uno o como un listado. Botón Exportar: dando clic sobre él cierra la ventana y se trae el valor del campo principal de la ventana. Cuadro de Filtro: Muy útil para filtrar información, depende de lo que se escriba en él y del campo de la lista desplegable de campos. Oprimiendo ENTER activa la búsqueda. Listado desplegable de Campos: Al dar clic sobre él despliega un listado de campos con los cuales se puede filtrar la información. Botón de Búsqueda: Dando un clic sobre él activa la búsqueda. Filtra la información si se escribe algo en el cuadro de filtro de lo contrario ordena la información según el campo de la lista desplegable. Ingreso de la Información RECUERDE... Para comenzar a manejar las diferentes opciones del módulo de TESORERIA, primero se deben ingresar los parámetros; como se explica en la parte de OPERACIONES NO RUTINARIAS. 3.1.3 Como Crear Bancos
- 620. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Esta opción le permite al usuario registrar o actualizar los datos de los diferentes Bancos que se manejan en la empresa. Para la creación de un nuevo Banco solo se digita la identificación del mismo, con todos los datos correspondientes para el registro: 1. Ingrese al menú Archivos. 2. Seleccione la opción Bancos con solo darle un clic en la pestaña. A continuación se desplegará la siguiente ventana: Después se presiona la tecla Insert para crear el nuevo Banco, seguidamente le aparecerá las nuevas casillas en blanco, listas para insertar la nueva información. Diligencie la siguiente información: Código: Digite el código con el cual se va ha identificar el Banco dentro del sistema, se recomienda que no deje espacios o puntos entre los números que identificaran al registro del Banco. Nombre: Introduzca aquí el nombre con el cual se identificara el Banco, tenga en cuenta la claridad de la descripción ya que es un dato muy importante. Cuenta No: Introduzca aquí la cuenta corriente o de ahorros con la cual se identifica el Banco, tenga en cuenta la claridad de este número, ya que es un dato muy importante
- 621. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Cuenta Contable: Digite el código correspondiente a la cuenta contable para este Banco. Si desea desplegar los diferentes cuentas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Cuentas. El Botón se usa para configurar las coordenadas o ubicaciones de los datos en el momento de la impresión de los comprobantes en el Módulo de Contabilidad. 3.1.4 Como Crear Conceptos Esta opción le permite al usuario registrar o actualizar los datos de los diferentes Conceptos que se manejan en la empresa para la integración con Tesorería. Para la creación de un nuevo Concepto solo se digita la identificación del mismo, con todos los datos correspondientes para el registro: 1. Ingrese al menú Archivos. 2. Seleccione la opción Conceptos con solo darle un clic en la pestaña. A continuación se desplegará la siguiente ventana:
- 622. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Después se presiona la tecla Insert para crear el nuevo Concepto, seguidamente le aparecerá las nuevas casillas en blanco, listas para insertar la nueva información. Diligencie la siguiente información: Código: Digite el código con el cual se va ha identificar el Concepto dentro del sistema, se recomienda que no deje espacios o puntos entre los números que identificaran al registro del Concepto. Descripción: Introduzca aquí el nombre con el cual se identificara el Concepto, tenga en cuenta la claridad de la descripción ya que es un dato muy importante. Tipo: Debe seleccionar el Tipo de operación correspondiente al registro que esta insertando ya sea Ingreso o Egreso según el Concepto que está creando. Cuenta Concepto: Introduzca el código correspondiente a la Cuenta Contable Auxiliar del Concepto de Ingresos o Egresos (Código según su Plan de Cuentas). Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Plan de Cuentas. Cuenta Cartera: Digite el código correspondiente a la Cuenta Contable Auxiliar de Cartera para este Concepto (Código según su Plan de Cuentas). Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Plan de Cuentas. IVA del Concepto: Digite el código correspondiente al Tipo de IVA que se ira a manejar para este Concepto de Ingresos o Egresos. Si desea desplegar los diferentes Tipos de IVA de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Tipos de IVA. Ver Cómo crear Tipos de IVA. Concepto Tipo Transferencia: Debe seleccionar la casilla si el Concepto es de Tipo Transferencia de Entrada o de Salida, en caso de que no aplique lo anterior se deja en blanco.
- 623. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 3.1.5 Como Crear Terceros Esta opción le permite al usuario del sistema registrar o actualizar los datos de los Terceros que tienen una relación directa o indirecta con la empresa. Para la creación de un nuevo Tercero solo se digita el código del mismo, con todos los datos correspondientes para el registro: 1. Ingrese al menú Archivos. 2. Seleccione la opción Terceros con solo darle un clic en la pestaña o presionando la tecla CTRL mas W. A continuación se desplegará la siguiente ventana: Después se presiona la tecla Insert para crear el nuevo Tercero, seguidamente le aparecerá las nuevas casillas en blanco, lista para insertar la nueva información Diligencie la siguiente información: Código: Aquí se ingresa el código con el cual se va ha registrar el Tercero en el sistema, se recomienda que no deje espacios o puntos entre los números que identificaran al registro del Tercero.
- 624. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Tipo Documento: Debe seleccionar el Tipo de Documento correspondiente al registro que estas insertando. Si desea desplegar los diferentes tipos de documentos de clic en el botón aparecerá el listado de los tipos que puedes escoger. (Cedula, NIT, Tarjeta, Extranjería). No. Identificación: Aquí se ingresa la identificación del Tercero, se recomienda que no deje espacios o puntos entre los números que identificaran al registro del Tercero. Nombre: Introduzca aquí el primer nombre del Tercero, el cual es uno de los datos mas importantes ya que no puede quedar vacío. Datos Generales: Rep. Legal: Introduzca aquí el nombre completo de la persona que representa legalmente a la empresa o tercero, el cual es uno de los datos más importantes ya no puede quedar vacío. Dirección: Digite aquí la dirección completa del Tercero o empresa, el cual es uno de los datos importantes del registro. Ciudad: Introduzca el nombre de la Ciudad en la cual está ubicado el Tercero con los más mínimos detalles para mejor claridad en los datos. Teléfonos: Aquí debe introducir los números telefónicos donde puede ubicar al Tercero y manejar mejor la información relacionada con este. Ruta de Foto: Digite la ruta correspondiente donde se encuentra ubicado el archivo de la foto del Tercero. Si no la sabes, la puedes registrar con solo dar clic en el botón y explorando el sistema hasta dar con la ubicación. Zona: Introduzca el código correspondiente a la Zona de ubicación del Tercero. Si desea desplegar las diferentes Zonas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Zonas. Ver Cómo crear Zonas.
- 625. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Clasificación: Digite el código correspondiente a la Clasificación del Tercero. Si desea desplegar las diferentes Clasificaciones de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Clasificación de Terceros. Ver Cómo crear Clasificación de Terceros. Observaciones: Aquí puedes introducir los demás datos que tengas sobre información relacionada con el Tercero o detalles a tener en cuenta en este registro. Datos Adicionales: Direccion2: Digite aquí la segunda dirección completa del Tercero o empresa, el cual es uno de los datos importantes del registro. Telefono2: Aquí debes introducir los demás números telefónicos donde puedes ubicar al Tercero y manejar mejor la información relacionada con este. Zona2: Introduzca el código correspondiente a la segunda Zona de ubicación del Tercero. Si desea desplegar las diferentes Zonas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Zonas. Ver Cómo crear Zonas. E-mail: Introduzca la dirección de correo electrónico correspondiente al Tercero que estas registrando con los más mínimos detalles para mejor claridad en el intercambio de información.
- 626. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Beeper: Aquí debes introducir los números con el cual esta identificado el Beeper donde puedes ubicar al Tercero y manejar mejor la información. Emp. Beeper: Introduzca el código correspondiente a la Empresa a la cual esta afiliado el Beeper de propiedad del Tercero. Si desea desplegar las diferentes Empresas de Comunicaciones de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Empresas de Comunicaciones. Ver Cómo crear Empresas de Comunicaciones. Celular: Aquí debes introducir los números con el cual está identificado el Celular donde puedes ubicar al Tercero y manejar mejor la información. Emp. Celular: Introduzca el código correspondiente a la Empresa a la cual esta afiliado el Celular de propiedad del Tercero. Si desea desplegar las diferentes Empresas de Comunicaciones de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Empresas de Comunicaciones. Ver Cómo crear Empresas de Comunicaciones. Fecha Nacimiento: Introduzca la fecha de nacimiento correspondiente al Tercero que estas registrando. Licencia: Aquí debes introducir los números con el cual esta identificada la Licencia de Conducir del Tercero. Categoría: Aquí debes introducir el número de la Categoría de la Licencia de Conducción del Tercero y manejar mejor la información relacionada con este. Vencimiento: Introduzca la fecha de vencimiento de la Licencia de Conducir del Tercero que acabas de registrar. Suspendido: Si seleccionas esta opción sobre cualquier tercero, este queda inactivo en el módulo y en la base de datos. Integración Contable:
- 627. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Auxiliar Deudores: Digite el código correspondiente a la Cuenta Contable Auxiliar de Deudores para este Tercero. (Código según su Plan de Cuentas). Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Plan de Cuentas. Auxiliar Ret. Fuente Ventas: Introduzca el código correspondiente a la Cuenta Contable Auxiliar de Retención en la Fuente en Ventas para este Tercero. (Código según su Plan de Cuentas). Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Plan de Cuentas Auxiliar Ret Fuente Servicios: Digite el código correspondiente a la Cuenta Contable Auxiliar de Retención en la Fuente en Servicios para este Tercero. (Código según su Plan de Cuentas). Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Plan de Cuentas. Auxiliar Proveedores: Introduzca el código correspondiente a la Cuenta Contable Auxiliar de Proveedores para este Tercero. (Código según su Plan de Cuentas). Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el botón o resione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Plan de Cuentas. Auxiliar Ret. Fuente Compras: Digite el código correspondiente a la Cuenta Contable Auxiliar de Retención en la Fuente en Compras para este
- 628. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Tercero. (Código según su Plan de Cuentas). Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Plan de Cuentas. Auxiliar Ret. Fuente Servicios: Introduzca el código correspondiente a la Cuenta Contable Auxiliar de Retención en la Fuente en Servicios (Código según su Plan de Cuentas). Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Plan de Cuentas. Datos de Facturación: Tipo de Tercero: Debes seleccionar el tipo de Tercero mediante la activación de la casilla correspondiente según el rol que cumpla, en este caso puedes escoger cuatro opciones como Cliente, Cobrador, Proveedor o Vendedor. Fecha Ult. Compra: El sistema en este campo muestra la Fecha de la Ultima Compra, en caso de que el Tercero sea de Tipo Cliente y que efectivamente haya realizado una compra. No es modificable por el usuario. Valor Ult. Compra: El sistema en este campo muestra el valor por el cual fue realizada Ultima Compra, en caso de que el Tercero sea de Tipo Cliente y que efectivamente haya realizado una compra. No es modificable por el usuario. Fecha Ult. Venta: El sistema en este campo muestra la Fecha de la Ultima Venta, en caso de que el Tercero sea de Tipo Proveedor y que efectivamente haya realizado una venta. No es modificable por el usuario. Valor Ult. Venta: El sistema en este campo muestra el valor por el cual fue realizada Ultima Venta, en caso de que el Tercero sea de Tipo Proveedor y que efectivamente haya realizado una compra. No es modificable por el usuario. Vendedor: Digite el código correspondiente al Vendedor el cual esta directamente relacionado con el Tercero. Si desea desplegar los diferentes Vendedores de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Terceros. Ver Cómo crear Terceros.
- 629. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Asesor: Introduzca el código correspondiente al Asesor el cual esta directamente relacionado con el Tercero. Si desea desplegar las diferentes Asesores de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Terceros. Ver Cómo crear Terceros. Facturar A: Digite el código correspondiente al Tercero el cual está directamente relacionado con el Tercero y al cual se le va ha cargar la facturación. Si desea desplegar los diferentes Terceros de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Terceros. Ver Cómo crear Terceros. Esta ventana muestra los datos generales de la empresa, la ruta donde está ubicada la Base de Datos y el nombre del Servidor en el cual está ubicada dicha Base de Datos. Dando clic en el botón oprimiendo la tecla Enter la ventana desaparecerá y se mostrara la ventana de Inicio de Sesión: Cuota Moderadora: Introduzca el porcentaje de la cuota que se va ha manejar para este tercero según la compra que realice. Tipo Lista de Precios: Introduzca el número de la Lista de Precios del artículo que se va ha manejar para las ventas que se le realicen a este Tercero en caso de que sea Cliente, puedes digitar 1, 2, 3, 4 o 5. Datos de Cartera:
- 630. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Cobrador: Introduzca el código correspondiente al Cobrador el cual esta directamente relacionado con el Tercero. Si desea desplegar las diferentes Cobradores de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Terceros. Ver Cómo crear Terceros. Cliente Aplica Retención: Debes seleccionar la casilla si el cliente aplica retención sobre las compras que realiza, en caso de que no aplique retención se deja en blanco. Máx. Crédito Ventas: Debes digitar la cantidad máxima en dinero a la cual el Tercero tiene derecho a crédito. Máx. Crédito Compras: Debes digitar la cantidad máxima en dinero a la cual tiene derecho la Empresa en crédito con respecto a este tercero en caso que este sea Proveedor. Fiador 1: Digite el código correspondiente al Primer Fiador el cual esta directamente relacionado con el Tercero y respalda el crédito de este. Si desea desplegar los diferentes Fiadores de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Terceros. Ver Cómo crear Terceros. Fiador 2: Digite el código correspondiente al Segundo Fiador el cual esta directamente relacionado con el Tercero y respalda el crédito de este. Si desea desplegar los diferentes Vendedores de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Terceros. Ver Cómo crear Terceros. 3.1.7 Como Crear Zonas Esta opción le permite al usuario registrar o actualizar los datos de las Zonas en que están divididas la ubicación de los diferentes Terceros. Para la creación de una nueva Zona solo se digita el código del mismo, con todos los datos correspondientes para el registro: 1. Ingrese al menú Archivos. 2. Seleccione la opción Tablas. 3. Seleccione la opción Zonas con solo darle un clic en la pestaña. A continuación se desplegará la siguiente ventana:
- 631. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Después se presiona la tecla Insert para crear la nueva Zona, seguidamente le aparecerá las nuevas casillas en blanco, listas para insertar la nueva información. Diligencie la siguiente información: Código: Digite el código con el cual se va ha identificar la Zona dentro del sistema, se recomienda que sea un código con el cual se pueda identificar rápidamente la Zona. Nombre: Introduzca aquí el nombre completo de la Zona, el cual es uno de los datos mas importantes para su identificación en el sistema. 3.1.8 Como Crear Clasificación de Terceros Esta opción le permite al usuario registrar o actualizar los datos de las diferentes Clasificaciones de Terceros que se manejaran en el sistema. Para la creación de una nueva Clasificación de Terceros solo se digita el código del mismo, con todos los datos correspondientes para el registro: 1. Ingrese al menú Archivos. 2. Seleccione la opción Tablas. 3. Seleccione la opción Clasificación de Terceros con solo darle un clic en la pestaña. A continuación se desplegará la siguiente ventana:
- 632. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Después se presiona la tecla Insert para crear la nueva Clasificación de Terceros, seguidamente le aparecerá las nuevas casillas en blanco, listas para insertar la nueva información. Diligencie la siguiente información: Código: Digite el código con el cual se va ha identificar la Clasificación del Tercero dentro del sistema, se recomienda que no deje espacios o puntos entre los números que identificaran al registro de Clasificación del Tercero. Descripción: Introduzca aquí el nombre con el cual se identificara la Clasificación del Tercero, tenga en cuenta la claridad de la descripción ya que es un dato muy importante. 3.1.9 Como Crear Empresas de Comunicaciones Esta opción le permite al usuario registrar o actualizar los datos de las diferentes Empresas de Comunicaciones que existen en el medio. Para la creación de una nueva Empresa de Comunicaciones solo se digita la identificación de la misma, con todos los datos correspondientes para el registro: 1. Ingrese al menú Archivos. 2. Seleccione la opción Tablas. 3. Seleccione la opción Empresas de Comunicaciones con solo darle un clic en la pestaña. A continuación se desplegará la siguiente ventana:
- 633. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Después se presiona la tecla Insert para crear la nueva Empresa de Comunicaciones, seguidamente le aparecerá las nuevas casillas en blanco, listas para insertar la nueva información. Diligencie la siguiente información: Código: Digite el código con el cual se va ha identificar la Empresa de Comunicaciones dentro del sistema, se recomienda que no deje espacios o puntos entre los números que identificaran al registro de la Empresa de Comunicaciones. Nombre: Introduzca aquí el nombre con el cual se identificara la Empresa de Comunicaciones, tenga en cuenta la claridad de este campo, ya que es un dato muy importante. Teléfono: Introduzca aquí el número telefónico para la ubicación y atención de los inconvenientes que se tengan con sus servicios. Observaciones: Aquí puedes introducir los demás datos que tengas sobre información relacionada con la Empresa de Comunicaciones o detalles a tener en cuenta en este registro. 3.1.10 Como Crear Prefijos de Documentos Esta opción le permite al usuario registrar o actualizar los datos de los Prefijos de los Documentos. Para la creación de un nuevo Prefijo solo se digita la identificación del mismo, con todos los datos correspondientes para el registro:
- 634. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 1. Ingrese al menú Archivos. 2. Seleccione la opción Tablas. 3. Seleccione la opción Prefijos de Documentos con solo darle un clic en la pestaña. A continuación se desplegará la siguiente ventana: Después se presiona la tecla Insert para crear el nuevo Prefijo, seguidamente le aparecerá las nuevas casillas en blanco, listas para insertar la nueva información. Diligencie la siguiente información: Código: Digite el código con el cual se va ha identificar el Prefijo dentro del sistema, se recomienda que no deje espacios o puntos entre los números que identificaran al registro del Prefijo. Descripción: Introduzca aquí el nombre con el cual se identificara el Prefijo, tenga en cuenta la claridad de la descripción ya que es un dato muy importante. 4. PROCESOS DE LA INFORMACIÓN 4.1 CÓMO CREAR DOCUMENTOS Esta opción le permite elaborar o ingresar los documentos de todos los productos o servicios que la empresa ha comprado a crédito a cada uno de sus Proveedores
- 635. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia con un plazo de pago. Mediante esta opción se puede realizar el documento de la Cuenta por Pagar de la Factura de Compra de algún producto o servicio. 1. Ingrese al menú Movimientos. 2. Seleccione la opción Documentos con solo darle un clic en la pestaña. A continuación se desplegará la siguiente ventana: Para insertar un nuevo documento solo debe presionar la tecla Insert o presionando el botón correspondiente y seguidamente aparecerá la siguiente ventana con todos los campos en blanco, listos para insertar la correspondiente información.
- 636. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Diligencie la siguiente información: Tipo: Digite el código correspondiente al tipo de documento que ha generado la cuenta por Pagar del respectivo Proveedor. Si desea desplegar los diferentes Tipos de Documentos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Documentos. Número: Digite el código correspondiente al prefijo del documento de Tesorería y seguidamente el número asignado al respectivo documento. El sistema le sugiere al usuario un prefijo y un número consecutivo dependiendo del tipo de prefijo que haya escogido. Fecha: En este campo el sistema propone la fecha, tomándola del sistema operativo para el tipo de documento que se esta elaborando. Este campo puede ser modificado por el usuario, siguiendo el formato correcto de la fecha dd/mm/aaaa (día/mes/año). Asentada: En este campo el sistema propone la fecha, tomándola del sistema operativo para el tipo de documento que se esta elaborando en el
- 637. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia momento que el usuario asienta el documento. Este campo no es modificable por el usuario. Detalle: Introduzca el detalle del documento o la información necesaria para identificar que documento en especial genero este registro. Tercero: Digite el código correspondiente al Tercero que esta clasificado como Proveedor, al cual le adquirió el producto o servicio. Si desea desplegar los diferentes Terceros de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana. Ver Cómo crear Terceros. Valor: En este campo el sistema muestra el Valor total del documento por pagar realizado por la Compra de productos o servicios con un lapso de tiempo para su pago. Descuentos: Aquí el sistema muestra el valor total de los descuentos que se le aplicaran al valor total del documento. Vr. Neto: El sistema en este campo muestra el valor total del documento, después de haber deducido los respectivos descuentos. Saldo: El sistema en este campo muestra el valor por pagar del respectivo documento, después de haber deducido los respectivos pagos. Después de haber insertado toda la información principal del documento que se esta elaborando, seguidamente debe insertar los datos del detalle de la compra, con todos los datos correspondientes. Diligencie la siguiente información:
- 638. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Detalle de Documento: Ítem: Aquí el sistema muestra el número consecutivo del detalle del documento que esta insertando o que fue generado desde el módulo de Inventario - Compras. Concepto: Digite el código correspondiente al concepto de Tesorería que afectara el respectivo ítem. Si desea desplegar los diferentes conceptos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Conceptos. Ver Cómo crear Conceptos. Valor: En este campo el sistema muestra el Valor total del ítem realizado por la Compra de productos o servicios con un lapso de tiempo para su pago. Fecha de Vencimiento: En este campo el sistema propone la fecha, con respecto a la fecha del documento y los días de plazo que se han dado para su cancelación. Este campo puede ser modificado por el usuario, siguiendo el formato correcto de la fecha dd/mm/aaaa (día/mes/año). Retención: El sistema en este campo muestra el valor total de la Retención en la Fuente - I.V.A. o I.C.A realizada al respectivo ítem del documento. Neto: El sistema en este campo muestra el valor total del ítem, después de haber deducido los respectivos descuentos de retención. Saldo Valor: El sistema en este campo muestra el valor del saldo pendiente por pagar después de haber hecho abonos en ese documento durante el período. Fecha del último pago: El sistema en este campo muestra la fecha del último pago o comprobante de egreso registrado. Retenciones:
- 639. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Esta opción de Retenciones se usa cuando inserto directamente en el módulo de Tesorería los documentos y no utilizo el módulo de Inventario – Compras. Aplico los respectivos descuentos de Retención en la Fuente – I.V.A o I.C.A Concepto: Digite el código correspondiente al concepto de Tesorería que afectara el respectivo ítem. Si desea desplegar los diferentes conceptos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Conceptos. Ver Cómo crear Conceptos. Base: En este campo el sistema muestra el Valor Base del ítem realizado por la Compra de productos o servicios con un lapso de tiempo para su pago, el cual se va a tener en cuenta para practicar el respectivo porcentaje de Retención. % Ret: En este campo el sistema muestra el Porcentaje de Retención que se va a aplicar a la Base digitada en el campo anterior. Este porcentaje lo sugiere el sistema de la configuración realizada en el código contable de la cuenta de retención. Valor: En este campo el sistema muestra el Valor total de la Retención practicada por la Compra de productos o servicios con un lapso de tiempo para su pago. RECUERDE... Para registrar físicamente el documento debe utilizar el botón o presionar la tecla F2 o si desea reversar el documento para ser modificado debe presionar el botón o presionar la tecla F3. Si se equivocó o no está de acuerdo con la información presione clic en el botón lateral del registro para marcarlo y presione la tecla Supr si lo desea borrar, si desea modificar un campo en especial solo da clic sobre él y digita la información respectiva.
- 640. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Si desea Imprimir el documento con la ayuda del botón selecciona la opción de vista previa o enviar a Impresora. Si quiere ver todos los documentos de todos los períodos con saldo y sin saldo presione el botón o si por el contrario quiere ver solo los documentos con saldo presione la misma pestaña, la cual queda activada de esta forma 4.2 CÓMO CREAR COMPROBANTES DE EGRESO /PAGOS Mediante esta opción el módulo de Tesorería le permite al usuario introducir los Abonos o pagos de cada uno de los documentos o compromisos de pago adquiridos con el Proveedor mediante la adquisición de los productos o servicios de la empresa. En esta opción se debe insertar el documento correspondiente al Comprobante de Egreso con todos sus respectivos parámetros de entrada. 1. Ingrese al menú Movimientos. 2. Seleccione la opción Comprobantes de Egreso con solo darle un clic en la pestaña. A continuación se desplegará la siguiente ventana:
- 641. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Para insertar un nuevo documento solo debe presionar la tecla Insert o presionando el botón correspondiente y seguidamente aparecerá la siguiente ventana con todos los campos en blanco, listos para insertar la correspondiente información. Diligencie la siguiente información: Número: Digite el código correspondiente al prefijo del documento del Comprobante de Egreso y seguidamente el número asignado al respectivo Abono o Pago. El sistema le sugiere al usuario un prefijo y un número consecutivo dependiendo del tipo de prefijo que haya escogido. Asentada: En este campo el sistema asigna la fecha, tomándola del sistema operativo para el tipo de documento que se esta elaborando en el momento que el usuario asienta el documento. Este campo no es modificable por el usuario. Fecha: En este campo el sistema propone la fecha, tomándola del sistema operativo para el tipo de documento que se esta elaborando. Este campo puede ser modificado por el usuario, siguiendo el formato correcto de la fecha dd/mm/aaaa (día/mes/año). Detalle: Introduzca el detalle del documento o la información necesaria para identificar, que documento en especial genero este registro.
- 642. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Pagado a: Digite el código correspondiente al Tercero que esta clasificado como Proveedor, al cual se le adquirió el producto o servicio. Si desea desplegar los diferentes Terceros de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana. Ver Cómo crear Terceros. Después de haber insertado toda la información principal del documento que se esté elaborando, seguidamente debe insertar los datos del detalle del Comprobante de Egreso, con todos los datos correspondientes. Diligencie la siguiente información: Detalle de Conceptos: Documento: Digite el código correspondiente al documento que ha generado la cuenta por Pagar del respectivo Proveedor. Si desea desplegar los diferentes Documentos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Documentos. Ítem: Aquí el sistema muestra el número consecutivo del detalle del documento que esta insertando para el respectivo abono. Concepto: Digite el código correspondiente al concepto de cartera que afectara el respectivo ítem. Si desea desplegar los diferentes conceptos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Conceptos. Ver Cómo crear Conceptos. Por defecto el sistema le asigna el concepto de Compras. Valor: En este campo el sistema muestra el Valor total del ítem realizado para el pago de algún documento en especial, si es un abono se digita el valor.
- 643. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Forma de Pago: Seleccione la forma con que se quiere cancelar el valor del documento o abono que se esta elaborando (Efectivo, Cheque, Cheque Posfechado, Anticipos, Tarjeta de Crédito, Décadas) Banco: Digite el código correspondiente al Banco a donde ira el efectivo por el pago del respectivo documento. Si desea desplegar las diferentes Bancos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana. Ver Cómo crear Bancos. Valor: En este campo el usuario del sistema debe digitar el Valor total del ítem realizado para el pago de algún documento en especial. Documento: Digite el número del documento con el cual se esta realizando el respectivo abono o pago, si es cheque se coloca CH y el Número del Cheque, si es efectivo se puede dejar en blanco. RECUERDE... Para registrar físicamente el documento debe utilizar el botón o presionar la tecla F2 o si desea reversar el documento para ser modificado debe presionar el botón o presionar la tecla F3. Si se equivocó o no está de acuerdo con la información presione clic en el botón lateral del registro para marcarlo y presione la tecla Supr si lo desea borrar, si desea modificar un campo en especial solo da clic sobre él y digita la
- 644. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia información respectiva. Si desea Imprimir el documento con la ayuda del botón selecciona la opción de vista previa o enviar a Impresora. Si quieres ver todos los documentos de todos los períodos con saldo y sin saldo presione el botón o si por el contrario quiere ver solo los documentos con saldo presione la misma pestaña, la cual queda activada de esta forma Si desea anular un Comprobante de Egreso ya estando asentado para no tener que reversarlo presione la pestaña 4.3 MANEJO DE INFORMES (SALIDAS) Cómo Imprimir Resumen de Cuentas por Pagar El uso de este informe es muy útil ya que se puede saber con solo digitar el código del cliente, el total de cuentas por Pagar detalladas por tipo de documento. Esta opción le permite al usuario también discriminar dichos documentos con cada uno de sus ítems. 1. Ingrese al menú Imprimir. 2. Seleccione la opción Resumen de Cuentas por Pagar con solo darle clic en la pestaña. A continuación se desplegará la siguiente ventana
- 645. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Proveedor: Digite el código correspondiente al Tercero clasificado como Proveedor, al cual están asociado a cada uno de los documentos por Pagar que desea listar. Si desea desplegar los diferentes Proveedores de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Terceros. Ver Cómo crear Terceros. Clasificación: Digite el código correspondiente a la Clasificación del Tercero o Proveedor, al cual están directamente ligados los documentos a mostrar en el respectivo reporte. Si desea desplegar las diferentes Clasificaciones de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Clasificación de Terceros. Ver Cómo crear Clasificación de Terceros. Tipo Comp.: Digite el código correspondiente al tipo de documento que ha generado la cuenta por Pagar del respectivo Proveedor. Si desea desplegar los diferentes Tipos de Documentos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Documentos. Número Inicial: Digite el código inicial correspondiente al prefijo y seguidamente el número de la Factura de Compra de donde se iniciara el corte para el resumen de cuentas por Pagar a listar. Si desea desplegar las diferentes Prefijos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana. Ver Cómo crear Prefijos. Número Final: Digite el código final correspondiente al prefijo y seguidamente el número de la Factura de Compra donde terminara el corte para el resumen de cuentas por Pagar a mostrar. Si desea desplegar las diferentes Prefijos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana. Ver Cómo crear Prefijos. Fecha de Corte: Introduzca aquí la fecha de corte para generar el resumen de cuentas por Pagar a dicha fecha, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. Fecha Inicial: Introduzca aquí la fecha de donde se iniciara el corte para el resumen de cuentas por Pagar que desea mostrar, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante.
- 646. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Fecha Final: Introduzca aquí la fecha donde finaliza el corte para el resumen de cuentas por Pagar que desea listar, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. RECUERDE... Seleccionando la opción “Detalle de Documentos”, la consulta muestra el total de documentos por pagar que tiene el Proveedor con su respectivo detalle o si selecciona la opción “Orden Alfabético” el informe muestra el resumen de cuentas por Pagar ordenado por el nombre del Proveedor. Igualmente si maneja sucursales seleccione la opción “Incluir todas las Sucursales”. Al dar clic sobre el botón Imprimir se muestra el siguiente Informe: 4.3.2 Cómo Imprimir Cuentas por Pagar Pendientes Esta opción le permite al usuario obtener un resumen detallado de las Cuentas por Pagar Pendientes realizadas entre un rango de fechas, es de anotar que este informe muestra lo vencido y lo no vencido de acuerdo a la fecha de corte.
- 647. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 1. Ingrese al menú Imprimir. 2. Selecciones la opción Cuentas por Pagar Pendiente con solo darle clic en la pestaña. A continuación se desplegara la siguiente ventana: Proveedor: Digite el código correspondiente al Tercero clasificado como Proveedor, al cual están asociado a cada uno de los documentos por Pagar que desea listar. Si desea desplegar los diferentes Proveedores de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Terceros. Ver Cómo crear Terceros. Clasificación: Digite el código correspondiente a la Clasificación del Tercero o Proveedor, al cual están directamente ligados los documentos a mostrar en el respectivo reporte. Si desea desplegar las diferentes Clasificaciones de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Clasificación de Terceros. Ver Cómo crear Clasificación de Terceros. Tipo Comp.: Digite el código correspondiente al tipo de documento que ha generado la cuenta por Pagar del respectivo Proveedor. Si desea desplegar los diferentes Tipos de Documentos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Documentos.
- 648. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Número Inicial: Digite el código inicial correspondiente al prefijo y seguidamente el número de la Factura de Compra de donde se iniciara el corte para el resumen de cuentas por Pagar a listar. Si desea desplegar las diferentes Prefijos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana. Ver Cómo crear Prefijos. Número Final: Digite el código final correspondiente al prefijo y seguidamente el número de la Factura de Compra donde terminara el corte para el resumen de cuentas por Pagar a mostrar. Si desea desplegar las diferentes Prefijos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana. Ver Cómo crear Prefijos. Fecha de Corte: Introduzca aquí la fecha de corte para generar el resumen de cuentas por Pagar a dicha fecha, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. Fecha Inicial: Introduzca aquí la fecha de donde se iniciara el corte para el resumen de cuentas por Pagar que desea mostrar, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. Fecha Final: Introduzca aquí la fecha donde finaliza el corte para el resumen de cuentas por Pagar que desea listar, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. RECUERDE... Seleccionando la opción “Detalle de Documentos”, la consulta muestra el total de documentos por pagar que tiene con el Proveedor con su respectivo detalle o si selecciona la opción “Orden Alfabético” el informe muestra el resumen de Cuentas por Pagar Pendiente ordenado por el nombre del Proveedor. Si desea ver el informe con los anticipos de los Proveedores solamente seleccione la opción “Solo proveedores con Anticipo”, o si maneja sucursales selecciones la opción “Incluir todas las Sucursales”. Al dar clic sobre el botón Imprimir se muestra el siguiente Informe:
- 649. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 4.3.3 Cómo Imprimir Resumen de Cuentas por Pagar por Edades El uso de este informe es muy útil ya que se puede saber con solo digitar el código del Proveedor, el total de las Cuentas por Pagar vencida entre el rango de días digitado. Esta opción le permite al usuario también discriminar dichos documentos vencidos con cada uno de sus ítems. 1. Ingrese al menú Imprimir. 2. Selecciones la opción Resumen de Cuentas por Pagar por Edades con solo darle clic en la pestaña. A continuación se desplegara la siguiente ventana:
- 650. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Proveedor: Digite el código correspondiente al Tercero clasificado como Proveedor, al cual están asociado a cada uno de los documentos por Pagar que desea listar. Si desea desplegar los diferentes Proveedores de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Terceros. Ver Cómo crear Terceros. Clasificación: Digite el código correspondiente a la Clasificación del Tercero o Proveedor, al cual están directamente ligados los documentos a mostrar en el respectivo reporte. Si desea desplegar las diferentes Clasificaciones de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Clasificación de Terceros. Ver Cómo crear Clasificación de Terceros. Tipo Comp.: Digite el código correspondiente al tipo de documento que ha generado la cuenta por Pagar del respectivo Proveedor. Si desea desplegar los diferentes Tipos de Documentos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Documentos. Cantidad de Días: Digite el rango de días entre los cuales se encuentra el vencimiento de cada uno de los documentos asociados a dicho Proveedor (Rango 1, Rango 2 y Rango 3). Fecha de Corte: Introduzca aquí la fecha de corte para generar el resumen de Cuentas por Pagar por edades a dicha fecha, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. Fecha Inicial: Introduzca aquí la fecha de donde se iniciara el corte para el resumen de cuentas por Pagar que desea mostrar, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. Fecha Final: Introduzca aquí la fecha donde finaliza el corte para el resumen de cuentas por Pagar que desea listar, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. RECUERDE...
- 651. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Seleccionando la opción “Detalle de Documentos”, la consulta muestra el total de documentos por pagar que tiene con el Proveedor con su respectivo detalle. Al dar clic sobre el botón Imprimir se muestra el siguiente Informe: 4.3.4 Cómo Imprimir Resumen de Pagos entre Fechas Esta opción le permite al usuario obtener un resumen de los Comprobantes de Egreso registrados en la base de datos asociados a cada uno de los documentos de los Proveedores. 1. Ingrese al menú Imprimir. 2. Selecciones la opción Resumen de Pagos entre Fechas con solo darle clic en la pestaña. A continuación se desplegara la siguiente ventana:
- 652. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Proveedor: Digite el código correspondiente al Tercero clasificado como Proveedor, al cual están asociado a cada uno de los documentos por Pagar que desea listar. Si desea desplegar los diferentes Proveedores de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Terceros. Ver Cómo crear Terceros. Clasificación: Digite el código correspondiente a la Clasificación del Tercero o Proveedor, al cual están directamente ligados los documentos a mostrar en el respectivo reporte. Si desea desplegar las diferentes Clasificaciones de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Clasificación de Terceros. Ver Cómo crear Clasificación de Terceros. Tipo Comp.: Digite el código correspondiente al tipo de documento que ha generado la cuenta por Pagar del respectivo Proveedor. Si desea desplegar los diferentes Tipos de Documentos de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Documentos. Cantidad de Días: Digite el rango de días entre los cuales se encuentra el vencimiento de cada uno de los documentos asociados a dicho Proveedor (Rango 1, Rango 2 y Rango 3).
- 653. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Fecha de Corte: Introduzca aquí la fecha de corte para generar el resumen de Cuentas por Pagar por edades a dicha fecha, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. Fecha Inicial: Introduzca aquí la fecha de donde se iniciara el corte para el resumen de cuentas por Pagar que desea mostrar, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. Fecha Final: Introduzca aquí la fecha donde finaliza el corte para el resumen de cuentas por Pagar que desea listar, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. RECUERDE... En este informe se debe digitar la información completa del Proveedor, para que la información que se desea aparezca correctamente. Al dar clic sobre el botón Imprimir se muestra el siguiente Informe:
- 654. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 4.3.5 Cómo Imprimir Movimiento del Proveedor Esta opción le permite al usuario obtener el movimiento de un Proveedor entre determinadas fechas, discriminando dicho movimiento por tipo de comprobante. 1. Ingrese al menú Imprimir. 2. Selecciones la opción Movimiento del Proveedor con solo darle clic en la pestaña. A continuación se desplegara la siguiente ventana: Código Proveedor: Digite el código correspondiente al Tercero clasificado como Proveedor, al cual están asociado a cada uno de los documentos por Pagar que desea listar. Si desea desplegar los diferentes Proveedores de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Terceros. Ver Cómo crear Terceros. Fecha Corte: Introduzca aquí la fecha de donde se finalizara el corte para el Movimiento del Proveedor que desea mostrar, tenga en cuenta la claridad de la información ya que es un dato muy importante. RECUERDE... Dejando la casilla en blanco donde se digita el código del Proveedor el informe no se ejecuta, debido a que necesita un código de un Proveedor para generar el respectivo reporte.
- 655. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Al dar clic sobre el botón Imprimir se muestra el siguiente Informe: 5. OPERACIONES NO RUTINARIAS 5.1 Cómo Configurar los Parámetros de Usuario Esta opción le permite al usuario configurar los parámetros que serán exclusivos, de la sesión que se ha creado con el respectivo usuario. 1. Ingrese al menú Archivos. 2. Seleccione la opción Configuración– Parámetros de Usuario con solo darle un clic en la pestaña. A continuación se desplegará la siguiente ventana:
- 656. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Ruta del Puerto para Impresión Texto: Aquí debe digitar la ruta exacta del puerto a donde se enviará la impresión de los respectivos reportes. Ruta Archivos Temporales: Aquí debe digitar la ruta exacta del puerto a donde se enviará la impresión de Archivos Temporales cuando se trabaja con un servidor 2003 y se utilizan accesos remotos. 5.2 Cómo Configurar los Parámetros Generales Esta opción le permite al usuario configurar los parámetros usados en el módulo de Tesorería y en la integración a Contabilidad. 1. Ingrese al menú Archivos. 2. Seleccione la opción Configuración– Generales con solo darle un clic en la pestaña.. A continuación se desplegará la siguiente ventana: Se compone de dos pestañas: Parámetros Generales del Módulo de Tesorería: Genera a Contabilidad: Esta opción le permite integrar el Módulo de Tesorería con Contabilidad con solo seleccionar la casilla correspondiente. Reportes:
- 657. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Tipo de Comprobante de Egreso: Debe seleccionar el tipo de Reporte del Comprobante de Egreso que desea que se configure como predeterminado. Si desea desplegar los diferentes tipos de Reportes de Comprobantes de Egreso de clic en el botón y aparecerá el listado de las opciones que puedes escoger, en este caso están: Ninguno, Diseñado – Gráfico, Estándar – Texto, Estándar – Grafica, Estándar – POS. Imprimir Cheque: Debe seleccionar si desea imprimir cheque en el sistema. 5.3 CÓMO BLOQUEAR PERIODOS Esta opción le permite al usuario configurar los parámetros usados en el manejo de Tesorería, como bloquear Períodos. 1. Ingrese al menú Archivos. 2. Seleccione la opción Configuración– Bloque de Periodos con solo darle un clic en la pestaña. A continuación se desplegará la siguiente ventana:
- 658. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Periodo: Seleccione el periodo que deseas que este bloqueado, para que ningún usuario del sistema pueda realizar una modificación que te afecte el movimiento. 5.4 CÓMO CREAR CONSECUTIVOS Esta opción le permite al usuario configurar los crear o modificar los consecutivos de los documentos los cuales son muy importantes para la organización y control de dichos documentos. 1. Ingrese al menú Archivos. 2. Seleccione la opción Configuración– Consecutivos con solo darle un clic en la pestaña. A continuación se desplegará la siguiente ventana: Tipo de Comprobante: Digite el tipo de comprobante al cual desea crearle su respectivo consecutivo y así tener un mejor manejo del documento. Prefijo: Introduzca el prefijo del respectivo documento al cual se le creara el consecutivo y este será parte de la identificación del mismo. Consecutivo: Digites el número con el cual se iniciara la identificación del respectivo documento, que quieres asignarle el correspondiente consecutivo. 5.6 CÓMO CREAR PENSAMIENTOS
- 659. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Mediante esta opción el usuario del sistema podrá agregar textos o frases que desea que aparezca en la ventana de bienvenida al momento de ingresar al módulo. 3. Ingrese al menú Archivos. 4. Seleccione la opción Configuración– Pensamientos con solo darle un clic en la pestaña. A continuación se desplegará la siguiente ventana: Código: Digite el número consecutivo con el cual se ira a identificar en la base de datos el respectivo pensamiento que estas insertando. Autor: Introduzca el nombre completo del autor que creo el pensamiento que deseas insertar en la bese de datos. Descripción: Digites la frase que desea que aparezca en la ventana de entrada al módulo, de una manera correcta. 5.7 CÓMO MODIFICAR INFORMES Mediante esta opción el usuario del sistema podrá modificar sus informes y agregar las opciones que desea que aparezcan impresas al momento de generar dicho informe. 1. Ingrese al menú Archivos. 2. 1Seleccione la opción Configuración– Diseño de Informes con solo darle un clic en la pestaña. A continuación se desplegará la siguiente ventana:
- 660. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 5.8 CÓMO EJECUTAR COMANDOS Esta opción le permite al usuario del módulo de cartera ejecutar procedimientos que corregirá o modificara su información de una manera correcta y eficiente. 1. Ingrese al menú Archivos. 2. Seleccione la opción Configuración– Ejecutar con solo darle un clic en la pestaña.. A continuación se desplegará la siguiente ventana:
- 661. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 5.9 CÓMO TRASLADAR SALDOS DEL AÑO ANTERIOR Mediante esta opción el usuario del módulo de Tesorería podrá trasladar los saldos de Cuentas por Pagar del año anterior a la nueva empresa del correspondiente año con solo seleccionar la empresa del año anterior y presionar el botón correspondiente. 1. Ingrese al menú Movimientos. 2. Seleccione la opción Especiales. 3. Seleccione la opción Trasladar Saldos Año Anterior con solo darle un clic en la pestaña.. A continuación se desplegará la siguiente ventana: 5.10 CÓMO RECALCULAR Esta opción le permite al usuario del módulo de Tesorería recalcular el movimiento existente y así obtener los saldos reales de Cuentas por Pagar de cada Proveedor. Ingrese al menú Movimientos. Seleccione la opción Especiales. Seleccione la opción Recalcular con solo darle un clic en la pestaña.. A continuación se desplegará la siguiente ventana:
- 662. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 5.11 CÓMO REGENERAR COMPROBANTES DE EGRESO Esta opción le permite al usuario del módulo de Tesorería puede Regenerar los respectivos Comprobantes de Egreso a Contabilidad de cada uno de los Proveedores. 1. Ingrese al menú Movimientos. 2. Seleccione la opción Especiales. 3. Seleccione la opción Regenerar Comprobantes de Egreso con solo darle un clic en la pestaña.. A continuación se desplegará la siguiente ventana: Fecha Inicial: Introduzca aquí la fecha de donde se iniciara la regeneración de Comprobantes de Egreso al Módulo de Contabilidad, cuando por descuido no haya activado la opción de Integración en el Módulo de Administración y no quiera reversar los Comprobantes de Egreso, para luego asentarlos nuevamente. Fecha Final: Introduzca aquí la fecha de donde se terminara la regeneración de Comprobantes de Egreso al Módulo de Contabilidad, cuando por descuido no haya activado la opción de Integración en el Módulo de Administración y no quiera reversar los Comprobantes de Egreso, para luego asentarlos nuevamente. RECUERDE... Si ha hecho cambios en los Comprobantes de Egreso ya generados y necesita que los modifique en Contabilidad seleccione la opción “Reemplazar Existentes”.
- 663. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 5.12 CÓMO ASENTAR C. EGRESO PENDIENTES Mediante esta opción el usuario del módulo de Tesorería podrá asentar Comprobantes de Egreso pendientes en cualquier periodo del año y así generar el respectivo movimiento. 1. Ingrese al menú Movimientos. 2. Seleccione la opción Asentar C. Egreso Pendientes con solo darle un clic en la pestaña.. A continuación se desplegará la siguiente ventana: 5.13 CÓMO IMPORTAR DATOS VISUAL TNS Mediante esta opción el usuario del módulo de Tesorería podrá Importar Tablas y Documentos de otra empresa creada en el Programa. 1. Ingrese al menú Herramientas. 2. Seleccione la opción Importar Datos Visual TNS con solo darle un clic en la pestaña.. A continuación se desplegará la siguiente ventana:
- 664. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 5.14 CÓMO IMPORTAR/EXPORTAR ARCHIVOS PLANOS Mediante esta opción el usuario del módulo de Tesorería podrá Importar y Exportar Documentos como archivos planos con extensión CSV de otra empresa de Visual TNS instalado en otro equipo y que no esté en red, para no tener que recuperar toda la base de datos GDB. 1. Ingrese al menú Herramientas. 2. Seleccione la opción Importar/Exportar Archivos Planos con solo darle un clic en la pestaña.. A continuación se desplegará la siguiente ventana:
- 665. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DEPAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Seleccione la opción que desees hacer: Importar Documentos o Comprobantes de Egreso / Exportar Documentos o Comprobantes de Egreso.