Este documento describe las tres fases del ciclo vital de los documentos: 1) documentación activa, que incluye documentos recibidos por unidades administrativas que se mantienen activos por 2-5 años; 2) documentación semiactiva, cuya tramitación administrativa ha terminado y se transfieren a archivos por 3-6 años; y 3) documentación inactiva, que pierde valor administrativo y se vuelve histórica en archivos definitivos. También describe las tres edades de archivo: archivo de gestión, archivo central y archivo histórico.

1. FUNDACIÓN TÉCNICA DE COLOMBIA
CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS
PROFESOR: CASTRO MENDOZA YERLY CAROLINA
ALBERTO A. ORTEGA G.
FUNDACION TECNICA DE COLOMBIA
TECNICA AUXILIAR
CONTABLE Y FINANCIERO
III SEMESTRE 2019

2. CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS
Se divide
1. Documentación activa,
Los documentos son recibidos
por cada unidad administrativa.
Las funciones que le son propias
para resolver un asunto.
Mientras la documentación
permanece en esta fase, se
habla de documentos activos
entre dos y cinco años. Estos
términos, más o menos fijos
efectuará la transferencia de los
documentos al Archivo General
2. Documentación semiactiva
En la fase semiactiva, la tramitación
administrativa del documento se da por
terminada. Por este motivo los documentos
se consideran semiactivos. La documentación
se ha de transferir al depósito del Archivo
General, Su duración o permanencia puede
oscilar entre tres-seis años disposición final.
3. Documentación inactiva
El documento pierde su valor
administrativo y se vuelve
testimonial o histórico. Su
consulta es infrecuente y
esporádica. La etapa de archivo
o depósito definitivo y es el
momento en el cual la
documentación transferida al
Archivo General
Primera edad: Archivo de
Gestión, es la etapa que va
desde la creación del
documento, hasta su finalidad
u objetivo que le dio el origen.
Tiene dos características:
*Planificación: es pensar en que
formatos se utilizaran los soporte,
como se normaliza el papel, tamaño,
que se utilizara para los documentos.
* Tramitación: Se genera de manera
natural pero en conjunto, ejemplo:
Historias laborales.
- Tercera edad: Archivo
Histórico (expurgo), es
determinada por el valor
histórico del documento, pero
en la cual hay un interés en la
documentación por parte de la
sociedad, también se hace
selección documental.
- Segunda Edad: Archivo Central,
es la etapa en la cual los
documentos han cumplido un fin
se conserva el interés del
productor * Vigencia: Es la
normatividad legal. * Plazo
precaucional: Es una vez pasada la
vigencia, (tiempo de conservación
de los documentos).
Edades de
archivo