PowerApps y Flow
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Este documento presenta una capacitación sobre Microsoft Power Apps y Flow. Explica las funciones básicas de Power Apps para crear aplicaciones personalizadas a partir de datos existentes sin necesidad de programación. También cubre las características clave de Flow como la automatización de flujos de trabajo entre aplicaciones y servicios mediante desencadenadores, acciones y condiciones. La capacitación concluye mostrando ejemplos de aplicaciones creadas con Power Apps y flujos automatizados con Flow en la compañía iT Synergy.
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PowerApps y Flow
- 1. Capacitación de Entrenamiento Organizacional MICROSOFT POWER APPS & FLOW Andrés Contreras - Laura Vega 09-01-18
- 2. AGENDA 1. Microsoft Power Apps 2. Conectores Power Apps 3. Componentes de Power Apps 4. Acceder a Power Apps 5. Crear una aplicación y personalizar una lista 6. Controles de Power Apps 7. Compartir y/o Eliminar una aplicación
- 3. AGENDA 8. Microsoft Flow 9. Administración de Flujos 10. Flujos de Aprobación 11. Plantillas de Flow 12. Conectores de Flow 13. Desencadenadores, Acciones y Condiciones en flujos 14. Creación de un Flujo
- 4. Microsoft PowerApps Servicio orientado a empresas para crear aplicaciones propias personalizadas que se conectan a datos existentes Generar una aplicación automáticamente y personalizarla, o crear una aplicación desde cero. Se crean PowerApps sin tener conocimiento en programación, solo ciertos conocimientos de informática. Fácil conexión a diferentes fuentes de datos, permitiendo el manejo y la administración de estos. Compartir aplicaciones a través de la web, Tablet o dispositivos móviles.
- 5. Crear aplicaciones con datos que ya se tienen, localmente o en la nube Conectores de PowerApps
- 6. Componentes de PowerApps 01 02 03 04 05 Controles – Galerías – Formularios – Gráficos - Iconos Formulas Condiciones lógicas - reglas Colecciones Variables Globales
- 7. Abrir aplicación Editar aplicación Acceder a PowerApps Se recomienda editar la aplicación en PowerApps del navegador
- 8. Vista PowerApps 1. Barra de navegación 2. Panel central 3. Panel derecho 4. Lista desplegable de Propiedades 5. Barra de Fórmulas 6. Cinta de opciones
- 10. Crear aplicación con una plantilla
- 13. Crear aplicación desde cero
- 14. Crear una aplicación a partir de un origen de datos
- 16. Crear aplicación desde la lista de SharePoint
- 17. Personalizar una lista de SharePoint Online
- 19. Controles
- 21. Fórmulas FUNCIONES ENUMERACIONES SEÑALES OPERADORES • Toman parámetros, realizar una operación y devuelven un valor • Sqrt(25) devuelve 5. • Devuelven información sobre el entorno. • Location devuelve las coordenadas GPS devuelve { Latitud: 47.591,Longitud: 122.333 } • Proporcionan acceso a información a través de un contenedor. • ThisItem • Devuelven un valor constante predefinido. • Color.Red E F S O
- 22. • Almacenan datos que se puedan usar en la aplicación. Colecciones • Guardar datos que el usuario ingrese y no sean necesarios de guardar en un origen de datos, para después utilizarlos en futuras operaciones • Crear una colección a partir de un origen de datos.
- 24. Compartir o Eliminar una Aplicación
- 25. PowerApps en iT Synergy Facturación (PMO/Administrativo) Solicitud de Entrenamiento (Entrenamiento Organizacional) Inventario Infraestructura (Infraestructura) Registro de Asistencia (General)
- 26. Permite crear flujos de trabajo automatizados entre aplicaciones y servicios. Microsoft Flow Automatizar Aprobaciones Recopilar información Realizar acciones al producirse un evento en una aplicación Copiar archivos Complemento de PowerApps Recibir notificaciones
- 28. Mis Flujos y Flujos del equipo
- 29. Aprobaciones
- 30. Plantillas de Flujos de Trabajo
- 31. Conectores
- 33. Condiciones
- 34. Creación de un Flujo Desde una plantilla Desde cero Crear un Flujo de equipo
- 35. Flow en iT Synergy Solicitud de Vacaciones (Talento Humano) Registro Oportunidades de Mejora (Procesos-Mejora Continua) Modificar Recurso (Infraestructura) Registro Asistencia (General)
- 36. /iTSynergy @iTSynergy @iTSynergy iT Synergy Co Andrés Contreras Laura Vega www.itsynergy.co (+571) 8058003 |
Notas del editor
- Es un servicio que permite a las empresa crear sus propias aplicaciones personalizadas que se conectan a datos existentes permitiendo el manejo y la administración de estos datos. Beneficios: Optimiza el trabajo de los colaboradores Automatiza las partes más mecánicas del trabajo Gestiona y facilita el trabajo
- Los datos se almacenan en un origen de datos y para enviarlos a una aplicación se crea una conexión por lo que se utiliza un conector para comunicarse con el origen de datos. Algunos conectores: SharePoint, SQL Server, Office 365, Twitter, Excel, OneDrive, Dropbox.
- Son todas las utilidades con las que se dispone para crear una aplicación. En necesario conocer cada uno de estos componentes para luego solucionar los problemas a través des estos. Cada uno de estos componentes se pueden combinar con los demás para realizar soluciones mas complejas. Uno de las partes mas difíciles cuando se empieza a usar PowerApps por primera vez es buscar soluciones que se adapten y sean capaces de hacer con los componentes disponibles
- Según en el dispositivo que se tenga se puede acceder de diferentes maneras. Para abrir una aplicación en pc no es necesario descargar las aplicación, aunque es lo mas recomendado. Dentro de las utilidades de Office 365 esta dynamics 365, lugar desde el cual se puede abrir la aplicación de la forma mas rápida. PowerApps desde el navegador para ver y editar. En teléfonos y tablets en necesario descargar la aplicación PowerApps para abrir las aplicaciones.
- Barra de navegación izquierda, en la que se visualiza en miniatura cada pantalla de la aplicación o una vista jerárquica de todos los controles de cada pantalla. Panel central, que muestra la pantalla en la que está trabajando. Panel derecho, donde se establecen opciones como los orígenes de datos y el diseño. Lista desplegable Propiedad, donde se seleccionan las propiedades a las que se aplican las fórmulas. Barra de fórmulas, donde se agregan las fórmulas (como en Excel) que definen el comportamiento de la aplicación. Cinta de opciones, donde puede agregar controles y personalizar los elementos de diseño.
- Se puede crear una aplicación desde cero, a partir de datos cómo por ejemplo una lista de SharePoint Online, o usando algunas de las plantillas que tiene PowerApps. De acuerdo a la aplicación y a los datos que se van a usar, se creará una aplicación con diseño de teléfono o con diseño de tableta.
- PowerApps nos da algunas plantillas para crear una determinada aplicación, por ejemplo, con la plantilla Budget Tracker, permite crear una aplicación que ayude a controlar el presupuesto de proyectos y eventos, con categorías personalizadas, entrada de datos fácil y objetos visuales que muestran claramente los gastos.
- Vista de la plantilla Budget tracker
- Cada aplicación se puede configurar: nombrar la aplicación, seleccionar un icono y fondo para identificar la aplicación, agregar una descripción, configurar el tamaño y orientación de la pantalla respecto a la aplicación, entre otras.
- Para crear una aplicación a partir de un origen de datos, seleccionamos un conector por ejemplo, SharePoint Online, se realiza la conexión y, se busca y selecciona la lista de acuerdo al sitio en SharePoint en que se encuentra.
- PowerApps crea automáticamente una aplicación de tres pantallas para examinar la lista, ver los registros detallados y editar los datos. Después, se puede empezar a personalizar esta aplicación para que tenga el aspecto y el comportamiento que se quiere. La pantalla Examinar: se puede examinar, ordenar, filtrar y actualizar los datos que se extraigan de la lista, así como agregar elementos solo con hacer clic en el icono (+). La pantalla Detalles: se puede obtener información más detallada sobre un elemento y decidir si lo elimina o lo edita. La pantalla Editar o crear: se puede editar un elemento existente o crear uno nuevo. También se puede crear aplicaciones desde cero y agregar todas las piezas a medida que avance, pero la manera más fácil de aprender PowerApps es empezar con una plantilla o un ejemplo, o conectarse a su origen de datos y dejar que PowerApps genere la aplicación automáticamente.
- Esta es la vista de la lista personalizada con PowerApps. Esta personalización aplica para crear un nuevo registro y para editar un registro existente.
- En la pestaña Insertar se encuentran las diferentes categorías de controles que se pueden agregar a una aplicación: Texto: Etiqueta, Entrada de texto, Texto HTML, Entrada manuscrita Controles: Botón, Lista desplegable, Selector de fecha, Cuadro de lista, Casilla, Radio, Alternar, Control deslizante, Clasificación, Temporizador Galería: Vertical, Horizontal, Flexible height (Alto flexible), Blank vertical (Blanco vertical), Blank horizontal (Blanco horizontal), Blank flexible height (Blanco alto flexible) Tabla de datos: Permite mostrar registros de un origen de datos en una tabla. Formularios: Editar, Mostrar, Entity form (Formulario de la entidad) Elementos multimedia: Imagen, Cámara, Código de barras, Vídeo, Audio, Micrófono, Agregar imagen Gráficos: Gráfico de columnas, Gráfico de líneas, Gráfico circular Iconos
- Para crear estas graficas en algunos casos en necesario tener o crear una tabla por medio de collect en la cual se tengan las columnas a representar.
- Microsoft Flow permite crear flujos de trabajo automatizados entre aplicaciones y servicios. Por ejemplo: para obtener notificaciones, sincronizar archivos, recopilar datos, entre muchas cosas más. - Es posible recibir al instante un correo electrónico o una notificación push en el teléfono cada vez que se agregue cliente potencial a Dynamics 365 o Salesforce. - Todos los archivos que se agregan a Dropbox se copiarán automáticamente en SharePoint, o guardar adjuntos recibidos por correo electrónico en OneDrive - Aprobaciones de las solicitudes de vacaciones en una lista de SharePoint. - PowerApps-Flow: configurar un botón para que cuando un usuario lo seleccione, se cree un elemento en una lista de SharePoint, se envíe un correo electrónico o una convocatoria de reunión, se agregue un archivo a la nube o se realicen todas estas acciones. - Recopilar datos de twitter cuando alguien publique un tweet, guardarlos en un archivo Excel (onedrive) Recibir una notificación al correo electrónico cuando se crea un nuevo registro en una lista de SharePoint.
- Tanto la creación de los flujos como las tareas administrativas se pueden llevar a cabo en un explorador o desde un teléfono (si se descarga la aplicación móvil para Microsoft Flow). Se puede realizar estas tareas, entre otras: -Activar o desactivar flujos desde cualquier lugar. -Ver en qué momento se ha producido un error en un flujo. -Revisar informes detallados del historial de ejecuciones. -Ver y filtrar las ejecuciones por tipo de notificación.
- Un flujo de equipo se crea mediante la adición de otros usuarios de la organización como propietarios. Todos los propietarios de un flujo de equipo pueden: -Ver el historial del flujo (es decir, todas las ejecuciones). -Administrar las propiedades del flujo (por ejemplo, parar iniciar o detener el flujo, agregar propietarios o actualizar las credenciales de una conexión). -Editar la definición del flujo (por ejemplo, para agregar o quitar una acción o condición). -Agregar y quitar otros propietarios (pero no el creador del flujo). -Eliminar el flujo.
- Las plantillas son flujos predefinidos para escenarios comunes y muy utilizados. Para usar una plantilla, solo es preciso tener acceso a los servicios de la plantilla y rellenar los valores necesarios.
- Un conector es una conexión de un servicio externo que permite comunicarse con Microsoft Flow. De esta manera se pueden obtener datos y poder realizar acciones propias del servicio. Permite a los usuarios conectarse a sus cuentas y aprovechar un conjunto de acciones y desencadenadores predefinidos para compilar sus aplicaciones y flujos de trabajo.
- Varios conectores proporcionan desencadenadores que pueden notificar a la aplicación que se producen eventos determinados. Por ejemplo, el conector SharePoint tiene un desencadenador Cuando se crea o se modifica un elemento. Las acciones son cambios dirigidos por un usuario. Por ejemplo, una acción se usaría para buscar, escribir, actualizar o eliminar datos en una base de datos SQL.
- Son una parte muy útil cuando se tiene una solución que puede tomar dos o mas caminos. Muy útiles en problemas complejos, generando un flujo automático que es capaz de decidir correctamente que camino tomar. Según las reglas dadas. Dichas condiciones trabajan sobre los datos que se obtienen de los conectores. Es posible realizar condiciones anidadas.
- Flujo de equipo se crea mediante la adición de otros usuarios de la organización como propietarios. Todos los propietarios de un flujo de equipo pueden realizar estas acciones: - Ver el historial del flujo (es decir, todas las ejecuciones). - Administrar las propiedades del flujo (por ejemplo, parar iniciar o detener el flujo, agregar propietarios o actualizar las credenciales de una conexión). - Editar la definición del flujo (por ejemplo, para agregar o quitar una acción o condición). - Agregar y quitar otros propietarios (pero no el creador del flujo). - Eliminar el flujo.