El documento describe los requerimientos para un sistema de gestión de contenidos que permita almacenar y compartir archivos, imágenes, video y audio para aproximadamente 200 usuarios. El sistema debe permitir la colaboración en línea, búsquedas avanzadas, flujos de trabajo, seguridad y auditoría de los contenidos. Además, debe cumplir con requerimientos funcionales y no funcionales relacionados con el rendimiento, escalabilidad, disponibilidad y facilidad de uso.

1. SERVICIO DE MANEJO DE CONTENIDOS
EL CONTRATISTA deberá suministrar el servicio de un Gestor de Contenidos Empresariales
para archivos, imágenes, video, audio y cualquier otro tipo de documento; para
aproximadamente doscientas (200) cuentas de los funcionarios de los Programas Especiales,
con una variación de cuentas de +/- 20%. El servicio del Sistema de Gestión de Contenidos,
debe cumplir con:
ESPECIFICACIONES TÉCNICAS
Usuarios La solución debe contar con soporte inicial
para 200 usuarios y considerar una variación
de cuentas +/- 20%.
Cliente Compatibilidad con navegador web Internet
Explorer, Chrome, Firefox, Safari y otros.
Colaboración Sitios.
● Autenticación basada en protocolo LDAP.
● Asistente para la configuración.
● Conexiones con clientes de Ms Office.
● Arquitectura de alta disponibilidad.
● Multicliente.
●
Comunidades.
● Blog.
● Wiki Empresarial.
● Búsquedas
Opciones sociales.
● Conectividad móvil.
● Función marcar como favorito.
● Compartir contenidos.
● Seguir Usuarios
● Notificaciones de actividades
otros

2. REQUERIMIENTOS FUNCIONALES.
Característica Descripción
Manejo de Archivos La solución debe permitir el manejo de
archivos en formatos de uso común
(Ejemplos: pdf, doc, docx, ppt, xsl);
incluyendo proceso de visualización, y
edición (cuando aplica), sin que ello implique
instalar componentes propietarios en la
estación del cliente.
La solución debe permitir asignar metadatos
a los documentos independientemente del
tipo de documento.
La solución debe permitir manejo de
versiones de los documentos.
La solución debe permitir la búsqueda,
identificación y recuperación de la(s)
versión(es) anteriores o posteriores de los
contenidos de cada usuario
La solución debe permitir la definición de
estructuras de espacios, carpetas y
subcarpetas con sus respectivos metadatos
y configurar en cada espacio los respectivos
niveles de acceso y permiso de los usuarios.
La solución debe permitir la consulta de
documentos en dispositivos móviles, a
través del explorador de internet o
aplicaciones móviles.
La solución debe permitir actividades de
adición o cargue de contenido mediante
estrategias de "arrastre y pegue" (drag and
Drop) sobre interfaces de usuario; y contar

3. con facilidades de adición de contenidos en
ambiente simulado de "unidad de red
compartida". Esta actividad también debe
aplicarse a contenidos de correo electrónico.
La solución debe permitir asignar roles y
permisos de usuario a diferentes niveles
dentro del sistema (espacios, carpetas,
subcarpetas y documentos)
la solución debe permitir la gestión de
expedientes híbridos (físicos y electrónicos)
por medio de referenciación e inventario.
La solución debe limitar a los usuarios las
opciones de eliminación de documentos, la
cual se llevará a cabo bajo reglas
establecidas.
La solución debe permitir la definición de
reglas de carpetas, mediante una sencilla
interfaz interactiva que permita definir el
procesamiento de reglas para carpetas
individuales. Las reglas pueden ejecutar una
o más acciones asociadas cuando se
cumplen. Por ejemplo, pueden
implementarse reglas que conviertan los
contenidos a formato PDF automáticamente,
de forma que estén listos para su
publicación en Internet o en la intranet.
La solución debe permitir definir esquemas
de nombres y códigos estructurados de los
contenidos que se pueden asignar de forma
automática o manual, respondiendo al
esquema de clasificación general.
Manejo de Imagen y Audio La solución debe permitir el manejo de
contenidos audiovisuales en formatos de
uso común; incluyendo proceso de
visualización, o reproducción, sin que ello
implique instalar componentes propietarios
en la estación del cliente.

4. La solución debe permitir asignar una serie
de metadatos a los contenidos
audiovisuales, independientemente de su
formato.
La solución debe permitir la consulta de los
contenidos audiovisuales en dispositivos
móviles, a través del explorador de internet
o aplicaciones móviles.
Gestión Colaborativa de Grupo La solución debe permitir al usuario
compartir y/o visualizar contenidos
compartidos con, o para, otros usuarios de
grupo.
El control detallado de acceso y seguridad
de los contenidos debe estar controlado
mediante el uso de Niveles de Seguridad
como Usuario, clave, rol, grupo, o sus
equivalentes (Autenticación / Autorización)
La solución debe permitir agregar
comentarios todos los contenidos dentro del
sistema, sin que esto implique directamente
la modificación del documento.
La solución debe permitir seguir a otros
usuarios o grupos de usuarios dentro del
sistema y recibir notificaciones de las
actividades realizadas de dichos usuarios.
la solución debe permitir marcar como
favoritos los contenidos dentro del sistema y
que estos se visualicen en una carpeta de
acceso directo a dichos contenidos, sin que
esto implique duplicidad del contenido.
La solución debe permitir crear espacios de
discusión y colaboración como wikis
empresariales, blogs, foros, calendarios
colaborativos y otros.

5. Flujo de Actividades La solución debe permitir al usuario incluir, o
recuperar, contenidos que han sido
asociados a un flujo de actividades; han sido
etiquetados para su uso; o forman parte de
contenidos compartidos por un grupo
autorizado.
La solución debe contar con plantillas de
flujos de trabajo que permitan al usuario
elegir una u otra opción de acuerdo a la
actividad que desee ejecutar.
La solución debe permitir que el usuario
administrador pueda modificar o crear
nuevos flujos de forma sencilla.
La solución debe permitir al usuario la
creación de pequeños flujos de trabajo para
sus documentos privados. Esta
funcionalidad es adicional a la de creación
de flujos de trabajo general (revisión,
aprobación, publicación); para el ambiente
corporativo. Los flujos de trabajo deben
permitir la transformación de formatos, como
parte de las reglas aplicables a los
documentos finales.
La solución debe permitir escalar los flujos
de trabajo a una instancia superior en los
casos en los que no se cumplan con los
parámetros establecidos inicialmente.
la solución debe dejar registro (pista de
auditoría) de todas las acciones que se
lleven a cabo dentro del flujo de trabajo.
La solución debe permitir que se inicien
flujos de trabajo sin necesidad de contar con
un documento y que éste pueda ser añadido
en cualquier otra parte del flujo, si es
necesario.

6. La solución debe permitir asignación de
tareas basadas en reglas predefinidas.
Mediante la asignación de revisores,
autorizadores, administradores u otras
asignaciones personalizadas.
Cada usuario debe tener acceso a paneles
de mando y/o resumen, en donde tenga
visualización en tiempo real de todos los
flujos de trabajo en curso; permitiendo al
usuario ver y priorizar las acciones
pendientes o incompletas. También debe
permitir configurar notificaciones
personalizadas para las tareas pendientes.
Búsquedas de Contenido La solución debe permitir la búsqueda, por
diferentes atributos, de los contenidos
relacionados con el espacio privado o
colaborativo de cada uno de los usuarios.
Esta funcionalidad debe adicionalmente
permitir el cambio de estados de los
contenidos.
La solución debe permitir búsquedas
simples y búsquedas avanzadas sobre los
documentos, su contenido o su metadata,
permitiendo filtrar sobre diferentes criterios.
La solución debe permitir realizar búsquedas
por combinación de criterios. Por ejemplo
una búsqueda en que se combine rangos de
fecha, tipo de documento y creador del
documento.
la solución debe permitir ordenar los
resultados de búsqueda de acuerdo a
diferentes criterios. Por ejemplo relevancia,
fechas, tipo de documentos, entre otros
criterios.
La solución debe restringir los resultados de
las búsquedas de acuerdo al rol y permisos
que tenga el usuario. Es decir que no se le

7. mostrarán los contenidos a los cuales no
permiso de acceder.
La solución debe permitir que los usuarios y
administradores configuren los formatos de
visualización de los resultados de
búsquedas, incluyendo como mínimo las
siguientes funcionalidades:
● Elegir el orden en que se muestran los
resultados,
● Determinar el número de resultados que
se muestran cada vez en la pantalla de
visualización,
● Determinar el número máximo de
resultados de una búsqueda,
● Guardar los resultados de la búsqueda,
● Seleccionar los campos de metadatos que
se muestran en los resultados de
búsqueda.
Inteligencia Empresarial La solución debe permitir diseñar y
presentar métricas, informes y reportes.
La solución debe permitir ampliar o reducir
los reportes de acuerdo a las necesidades
de cada usuario y de acuerdo a la
información a la que el usuario tenga
permiso.
Seguridad El sistema debe permitir que se restrinja el
acceso a los documentos, metadatos,
carpetas y espacios a determinados usuarios
o grupos de usuarios.
La solución debe ser accesible únicamente
mediante autenticación (usuario y password)
únicos para cada usuario.
La solución debe reservar al(los) usuario(s)
administrador(es) la creación de usuarios y la
definición de roles y permisos.

8. La solución debe permitir que los contenidos
almacenados en esta, sean accesibles
únicamente mediante la aplicación web. Para
tal fin deberá encriptar la información.
La solución debe tener procedimientos
automáticos de generación de copias de
seguridad y de recuperación, que permita
generar copias de todos los contenidos del
sistema.
La solución debe garantizar que durante los
procesos de copia de seguridad se
mantendrá la integridad y autenticidad de los
contenidos.
La solución debe permitir que el usuario
administrador defina la periodicidad con que
se llevarán a cabo los procedimientos de
copia de seguridad.
La solución debe reservar al usuario
administrador la capacidad de restaurar o
actualizar el sistema a partir de las copias de
seguridad. La solución debe ajustarse a los
protocolos establecidos por el SGSI para los
programas especiales.
En el momento de la implementación de la
solución se deberá dar cumplimiento a las
políticas internas y reglamentación del SGSI
que aplique para los Programas Especiales -
el cual se le dará a conocer únicamente al
proponente seleccionado- el cual estará
obligado a implementarlas como parte de las
obligaciones contractuales.
Pista de Auditoría.
La solución debe mantener una pista de
auditoría inalterable, que almacene
información de forma automática sobre todas

9. las acciones relacionadas con:
- Los documentos, carpetas y espacios,
- El usuario que inicia o realiza la acción,
- La fecha y hora en que se realiza la acción.
La solución debe mantener la pista de
auditoría durante el tiempo que se requiera,
que en este caso corresponde al ciclo de vida
de los documentos.
La solución debe permitir exportar la pista de
auditoría como un documento de archivo.
Retención y Disposición La solución debe permitir definir tiempos de
retención a los documentos de acuerdo a
políticas internas definidas.
La solución debe permitir definir pasos o
procedimientos que se deben ejecutar una
vez los tiempos de retención han surtido
efecto.
La solución debe permitir validar los tiempos
y procedimientos, es decir que antes de
ejecutar cualquier acción solicite confirmación
al usuario administrador.
La solución debe permitir que los todas las
acciones que se ejecuten en los procesos de
retención y disposición queden registrados en
la pista de auditoría.
REQUERIMIENTOS NO FUNCIONALES.
Facilidad de uso La solución debe proporcionar
asistencia en línea en todo momento.
Los mensajes de error de la solución
deben ser significativos, de forma que
los usuarios a los que están destinados

10. puedan tomar las medidas adecuadas.
la interfaz de usuario debe ser
adecuada para usuarios con
necesidades especiales, es decir, que
ha de ser compatible con el software
especializado que se pueda utilizar y
con las directrices pertinentes sobre
interfaces.
La solución debe ofrecer al usuario final
y al administrador en todo momento
funciones de uso fácil e intuitivo.
Siempre que la solución incluya el uso
de ventanas emergentes, se deberá
permitir que el usuario las mueva,
modifique su tamaño y apariencia y que
estos cambios se guarden el perfil de
usuario.
Siempre que la solución use una
interfaz gráfica de usuario, deberá
permitir que sus usuarios la configuren
a su gusto. En tal sentido conviene que
los aspectos de la personalización
abarquen al menos los siguientes
elementos, sin que esto sea limitante:
- Los contenidos de los menús.,
- La disposición de las pantallas,
- El uso de las teclas de funciones y
atajos de teclado,
- Los colores, las fuentes y el tamaño de
las fuentes que se muestran en la
pantalla,
- Las notificaciones y alarmas sonoras.
Cuando el usuario requiera introducir
metadatos, es necesario que la solución
ofrezca funciones que permitan recurrir
al reconocimiento óptico de caracteres
en la captura de estos metadatos
(reconocimiento óptico de caracteres)

11. La solución debe incluir una función de
ayuda sobre todas las funcionalidades a
las que tenga acceso el usuario.
Rendimiento y escalabilidad La solución debe ofrecer tiempos de
respuesta adecuados para llevar a cabo
las funciones normales del sistema.
Es deseable que la solución sea capaz
de realizar búsquedas sencillas en
menos de 3 segundos, y búsquedas
complejas con combinación de criterios
en menos de 4 segundos, con
independencia de la capacidad de
almacenamiento y de la cantidad de
contenidos almacenados en el sistema.
En todo caso se espera que en ningún
caso sea superior a 10 segundos
La solución debe permitir la expansión
de usuarios sobre una medida –SIN
SUJETARSE A- del 20% anual, sin
afectar la continuidad y la eficiencia del
servicio.
La solución debe permitir la expansión y
crecimiento de almacenamiento de
contenidos sin que se afecte el
rendimiento del sistema.
Es deseable que la solución ofrecida
contemple inicialmente y sin sujetarse a
ello un espacio para 20 Teras de
almacenamiento.
Se estima que a la fecha el volumen de
información a migrar es
aproximadamente de 750 gigas.
Disponibilidad del Sistema La solución debe estar a disposición de

12. los usuarios los 7 días de la semana 24
horas al día 365 días al año sin
interrupciones graves que afecten el
desarrollo de las actividades.
El período de inactividad de la solución
no debe superar las 5 horas cada mes.
El número de incidentes, que conlleven
a períodos de inactividad imprevistos de
la solución no debe ser superior a 3 por
mes.
Interfaces Se debe contemplar el diseño basado
en Web que sea acorde al portal web
de la en su versión vigente.
Los formularios y demás
herramientas de apoyo deben ser
intuitivos al usuario, presentar ayudas
en línea, su despliegue frente al
usuario debe ser rápida, permitir su
navegación a través de los
exploradores más comunes como
Mozilla, e Internet Explorer, Chrome y
las diferentes plataformas (Windows,
Mac, Linux), autoajustable a cualquier
tamaño y resolución de pantalla del
usuario, utilizar imágenes
optimizadas y componentes de
diseño que permitan mostrar la
información de manera dinámica, ágil
y estética.
El navegador no debe requerir
ninguna modificación o instalación de
plugins, applets, o similares para que
el software funcione, ni requerir
soporte técnico al usuario para poder
operar la aplicación.

13. Se debe incluir el diseño de
interfaces para dispositivos móviles
(celulares, tablets, iphone, ipod, etc.).
Interfaces de Comunicación Las interfaces de comunicación
deben contener los estándares Web y
fundamentalmente se deben basar en
protocolos HTTP, HTTPS para la
comunicación con usuarios finales y
para desarrollo de Web Services
SOAP, WSDL, REST, Protocolo
necesarios para las interfaces entre
diferentes aplicaciones.
Indudablemente para los diferentes
niveles de red será́ necesario la
utilización de otros protocolos que
complementan las diferentes
interfaces de comunicación entre
cada uno de los componentes que
deberán ser definidos en un nivel
mayor de diseño arquitectónico.
Identificación y Autenticación La autenticación se debe hacer a
nivel del aplicativo, se debe permitir
la integración con servicios de
directorios activos/LDAP,
especialmente para las
funcionalidades que permiten
autenticación, autorización,
administración y almacenamiento de
datos de usuarios.
Los datos relacionados con la
identificación de usuario y su
contraseña de acceso deben tener
una vigencia de acuerdo con las

14. políticas de seguridad definidas por la
entidad.
Control de accesos externos En redes seguras en donde se
dispone de Firewalls mediante los
cuales el manejo de puertos y
protocolos son administrados desde
este punto, y no desde los sistemas
de información, todo esto se debe
implementar de acuerdo con las
políticas de seguridad definidas por la
entidad.
Se debe considerar aspectos de
seguridad relacionados a su
utilización a través de redes publicas,
garantizando la confidencialidad e
integridad, disponibilidad de la
información y acceso a ella.
Se debe incluir el diseño de pruebas
de penetración que permitan
identificar debilidades en el acceso al
sistema en lo relacionado con el
entorno, entrada, datos y lógica. No
se debe permitir dos o más sesiones
simultaneas con el mismo usuario.
Auditoría: Se debe implementar el
registro de acciones realizadas por
los usuarios a las principales
transacciones (usuario, fecha, hora) y
registros del sistema en lo
relacionado con la creación,
modificación y eliminación. De igual
forma se debe disponer de la
administración de estos log o base de
trazabilidad posibilitando la

15. parametrización de las transacciones
o tipos de registros que generaran
trazas. Se deben incluir el diseño de
reportes y alertas de indicadores de
seguridad.
Administración: Se debe disponer
de una opción dentro del sistema que
permita el manejo y definición de
información relacionada con usuarios,
roles, accesos, logs, puertos,
conexiones, opciones, módulos,
definiciones de Auditoría y demás
elementos que permitan realizar la
administración del componente de
seguridad del sistema. Se deben
incluir reportes y consultas
necesarias para el control y
seguimiento de esta información.
Continuidad del Negocio Con el fin de garantizar la continuidad
del negocio, la solución deberá contar
con sincronización en la nube (propia
o externa) de forma que se cuente
con un respaldo online de todas las
operaciones.
La solución debe contar con
protocolos de alta disponibilidad que
garanticen la continuidad del negocio
en casos específicos de criticidad y
en tiempos mínimos de respuesta.
Adicional a la funcionalidad básica, EL CONTRATISTA debe suministrar el servicio de Gestión
de Contenidos Empresariales, que permita las tareas básicas de: almacenamiento, manejo
compartido y recuperación de contenidos. Estos contenidos deben permitir el manejo privado a
nivel de usuario, manejo compartido en espacio de trabajo empresarial, y control de acceso a
nivel de usuario o grupo. El servicio de contenidos empresariales debe ofrecer la funcionalidad
de recuperación, edición en línea, bloqueo, visualización, y asignación de contenidos a un flujo
de trabajo. También debe ofrecer funcionalidad para la creación y manejo de las plantillas
predefinidas para los espacios de contenido. El sistema deberá contar con la posibilidad de

16. conectarse con el cliente de correo electrónico, de forma que el usuario pueda copiar o mover
sus correos a un espacio determinado dentro del gestor de contenidos.
El usuario debe tener disponible en la interface del gestor de contenidos, los contenidos
asignados en su espacio de trabajo, los espacios privados, las plantillas predefinidas, y la
información del estado de actividad y privacidad de cada elemento.
El contenido de un espacio de usuario debe permitir la creación de un mapa tipo "drive" para
acceso local simulado. El servicio debe permitir al usuario realizar invitación por EMail a otros
usuarios que requieran compartir espacios de trabajo.
El servicio ECM debe permitir la ejecución de tareas masivas como copia, cambio de
propiedades, o envío a espacios compartidos; y permitir la creación de ciclos de vida de
contenidos, para los procesos de negocio que se definan en cada Programa Especial. Este
servicio debe tener una disponibilidad del 99,5%.
El sistema debe permitir eliminar usuarios sin que se eliminen los contenidos asociados al
mismo.
El CONTRATISTA deberá ejecutar un plan de capacitaciones orientado a los usuarios de los
Programas Especiales, con el fin de precisar las capacidades y utilidades de los equipos
ofimáticos multifuncionales. Estas capacitaciones deberán concretarse con el supervisor del
contrato en cuanto a su claridad, precisión y alcance.
Teniendo en cuenta que el contratista prestará este servicio a los Programas Especiales como
un servicio en Nube, EL CONTRATISTA debe garantizar que este servicio está implementado
cumpliendo con los requerimientos de servicios en Nube, como lo son estar implementado
sobre un Data Center con las condiciones mínimas de operación que garanticen ofrecer la
disponibilidad mínima del 99,5%, servicios de alta disponibilidad y replicación así como un
horario continuo de operación de 7x24.
Adicionalmente EL CONTRATISTA debe asumir todos los costos de Hosting, Aplicaciones,
Bases de datos, Actualización de aplicaciones, Soporte, Conectividad, Internet y Seguridad
Informática y Física entre otros que sean necesarios para mantener operativo el servicio.
Si se presentan inconvenientes con los equipos que prestan el servicio o con el servicio en
general, EL CONTRATISTA debe atenderlos a través de la mesa de ayuda en una modalidad
de 7x24 y haciendo solución del inconveniente de acuerdo a su clasificación de criticidad y
respetando los tiempos de respuesta establecidos en los ANS especificados en el ítem de la
Mesa de Ayuda de este pliego.
Migración

17. Se deberá garantizar la migración de la actual plataforma a la nueva solución y a soluciones
futuras, sin que esto signifique contratiempos en el desarrollo de las actividades de negocio y
sin que se pierdan propiedades de los documentos.
La migración podrá llevarse a cabo de forma masiva o por paquetes. Sin que se afecten las
actividades de negocio o se pierdan propiedades de los documentos.
La migración podrá llevarse a cabo en segundo plano, de forma que dicho proceso no afecte el
desarrollo de las actividades de negocio.
Reportes e informes detallados
EL CONTRATISTA deberá contemplar dentro de su servicio, la generación de reportes
e informes detallados según la necesidad de información y periodicidad que el
contratante estime.
Acuerdos de Nivel de Servicio
PRIORIDAD TIEMPO DE RESPUESTA TIEMPO DE RESOLUCIÓN
Crítico Inmediata < 2 horas
Alto 30 minutos < 4 horas
Medio 4 horas < 8 horas
Bajo 1 día < 2 días