1. Oficina Flexible y Trabajo Flexible
© Centro Innovación Productividad, 2011

2. Mercado Global 24x7
• El mercado global 24x7 está
rompiendo el concepto
«horario» y «puesto de
trabajo» tradicional
• Desplazarse a diario a la oficina
y las reuniones presenciales
tienen un impacto muy alto en
productividad y costes
• El talento imprescindible para
competir en una economía
basada en el conocimiento
demanda un mayor equilibrio
laboral/personal © Centro Innovación Productividad, 2011

3. Trabajo Flexible
• Definimos el trabajo flexible como aquél que ofrece
flexibilidad en horario y/o ubicación
• Las habilidades que requiere el trabajo flexible son
claves para la competitividad de las empresas tanto si
implantan esta nueva forma de trabajo como si no:
• Colaboración online
• Comunicación eficiente
• Agilidad en la toma de decisiones
• Gestión de equipos distribuidos
• Trabajo por objetivos
• Etc …
© Centro Innovación Productividad, 2011

4. Cambios en el modelo de trabajo
“El reto para los profesionales de IT responsables de
dar soporte (o incrementar el rendimiento) de los
empleados de valor añadido de la compañía va a
cambiar: de las paradigmas de los 80
(Automatización de la Oficina), los 90 (Groupware), y
los 2000 (Empresa 2.0), hacia un nuevo mundo
caracterizado por una mayor volatilidad, la híper-
conectividad, el trabajo “en enjambre” y otros.
“Watchlist: Continuing Changes in the Nature of Work: 2010- 2020”
Tom Austin (Gartner) 2010
© Centro Innovación Productividad, 2011

5. Situación en España
• Menos del 9% de los trabajadores en España disfruta de un
horario flexible, frente al 23% de los empleados de la UE
© Centro Innovación Productividad, 2011

6. Beneficios del Flexible Working
1. Incremento de la productividad : Evitar el tiempo asociado a los
desplazamientos, mayor concentración en el trabajo, habilidades
de colaboración fomentan el incremento de la productividad
2. Reducción de costes en «facility management» : Requiere de
menos espacio y espacios de mayor valor añadido con ahorros en
costes de facilities que llegan al 30%
3. Reducción de costes de desplazamientos : Las habilidades en la
colaboración online reducen la necesidad de viajes y su impacto
económico y personal
4. Satisfacción de los empleados : Muchos trabajadores/as prefieren
disponer de esta «calidad del modelo de trabajo», que favorece la
conciliación personal/profesional, la motivación, etc.
© Centro Innovación Productividad, 2011

7. Beneficios del Flexible Working (II)
5. Selección y retención del talento : El mejor recurso no tiene por
qué vivir cerca. El trabajador valora muy positivamente las ventajas
del trabajo flexible.
6. Legislación : La comunidad europea apuesta claramente por el
trabajo flexible como derecho para el trabajador
7. Protección del negocio : Las empresas que incorporan el trabajo
flexible son menos vulnerables a desastres naturales o inducidos
por el hombre que impidan al trabajador acceder a su puesto de
trabajo
8. Empresas más sostenibles : Disminuyendo el consumo energético
asociado con los desplazamientos innecesarios de sus trabajadores
© Centro Innovación Productividad, 2011

8. Los 3 retos de la Oficina Flexible
1. Tecnológicos : Poder hacer los mismo en la oficina que
desde cualquier punto con conexión a Internet supone
un reto en comunicaciones y seguridad y requiere de
tecnologías clave para la comunicación y colaboración
de los trabajadores
2. Personas y Habilidades : Aunque la tecnología es
imprescindible no servirá de nada si no formamos a
nuestros trabajadores en las habilidades necesarias para
aprovecharlas y en las buenas prácticas que requiere
esta nueva forma de trabajo
3. Espacio : Las oficinas deben rediseñarse para permitir el
trabajo flexible a la vez que las casas de los empleados
© Centro Innovación Productividad, 2011

9. Tecnología
Los 3 ejes del cambio
Espacios Personas
© Centro Innovación Productividad, 2011

10. Expertos en los 3 ejes
El MIC Productivity tiene una
alianza con 3G office y L.A.
& Asociados, formando un
equipo multidisciplinar que
integra los 3 elementos
claves para llevar a cabo con
éxito una implantación de
«flexible office»:
Tecnología
Espacios
Personas
© Centro Innovación Productividad, 2011

11. Perfil Algunas Referencias
El MIC Productivity fue creado por
Microsoft y otras entidades
públicas y privadas con el objetivo
de ayudar a las organizaciones a
incrementar su productividad
mediante el uso óptimo de
tecnologías que aumentan el
potencial de sus empleados.
El MIC Productivity facilita la visión
estratégica en el uso de estas
herramientas, la transferencia de
conocimientos y la formación en
las buenas prácticas.
El MIC Productivity forma parte de
la red de Microsoft Innovation
Centers a nivel mundial, siendo el
único de Europa que enfoca su
actividad a la mejora de la
productividad.
www.micproductivity.com
© Centro Innovación Productividad, 2011

12. Perfil Algunas Referencias
3G office es una empresa
independiente, especializada en la
creación y puesta en marcha de
infraestructuras y servicios para
empresas, cubriendo para ello las
disciplinas de Consultoría de
espacios, Arquitectura, Ingeniería,
Urbanismo, Gestión de inmuebles
y Gestión de Proyectos.
3G office se ha consolidado como
una compañía líder en España y
Portugal en la división de oficinas y
consultoría de gestión de
inmuebles, siendo pionera en la
introducción de los conceptos de
Facility Management y workplace
strategies.
www.3g-office.com
© Centro Innovación Productividad, 2011

13. Perfil Algunas Referencias
L.A. & Asociados es una consultora
independiente con 21 años de
experiencia, 35 consultores, todos
con al menos 25 años de
experiencia y 400 clientes en 15
sectores distintos.
L.A & Asociados trabaja en
proyectos de consultoría
estratégica y Gestión del cambio.
Está especializada en Flexible
Working y Recursos Humanos. Ha
formado a más de 10.000
profesionales en España y
Portugal.
Es la única empresa que en España
garantiza sus servicios de
entrenamiento y formación.
www.laasociados.com
© Centro Innovación Productividad, 2011

14. Plataforma Tecnológica Básica
Portátil
Smartphone
Web Conferencing
Acceso Anytime, Dispositivos
Anywhere adaptados
Seguridad
en acceso Presencia y
Comunicaciones
Unificadas
Periféricos
accesibles
Entornos de
colaboración
© Centro Innovación Productividad, 2011

15. Escenarios a los que deben dar servicio
Mi…
Escenarios Escenarios
«Yo» Mis
«Nosotros»
comunidades
Comunicación
efectiva Reuniones efectivas
Mi
Organización
Encontrar información Colaborar creando
y experiencia contenidos
Mi Proyecto
Gestionar mi tiempo y
Análisis e informes
tareas
Mi Equipo
Información con Compartición de
impacto información
Yo
© Centro Innovación Productividad, 2011

16. Fases del Servicio
Estudio situación actual
Objetivos y antecedentes del proyecto Diseño del plan
Perfilado de usuarios Tecnología Implementación
Estudio escenarios afectados - Herramientas necesarias
- Puesta en marcha del plan.
Estudio plataforma tecnológica actual - Uso y Adopción
- Plan de comunicación interna y
Estudio espacios físicos y utilización Personas
de los mismos formación.
- Habilidades necesarias
Definición de métricas - Rediseño o reubicación de
- Plan de comunicación espacios.
Espacios
- Programa de mejora de la
- Propuesta nuevos espacios iProductividad
- Reordenación y mejor uso de los
existentes
© Centro Innovación Productividad, 2011

17. Tiempos del proyecto
Estudio situación actual
Diseño del plan
3 semanas
Implementación
3 semanas
4 a 6 semanas
© Centro Innovación Productividad, 2011

18. www.micproductivity.com
Centre d’Innovació en Productivitat, Fundació Privada. Manresa. 2011
“Aviso Legal: Esta obra está sujeta a una licencia Reconocimiento - NoComercial - CompartirIgual (by-nc-sa)
de Creative Commons: No se permite un uso comercial de la obra original ni de las posibles obras derivadas,
cuya distribución tiene que ser con una licencia igual a la que regula la obra original. La licencia se puede
consultar en www.creativecommons.org/licenses ”
© Centro Innovación Productividad, 2011