El documento ofrece una guía detallada sobre lo que se debe considerar antes de comprar software, destacando la importancia de la destreza en su manejo y la necesidad de evaluar cuidadosamente los requisitos del negocio. Se enfatiza la relevancia de solicitar múltiples propuestas, analizar costos adicionales, y comprender las obligaciones tanto del proveedor como del cliente durante y después de la compra. Además, se abordan los pasos necesarios para la instalación, implementación y uso efectivo del software, subrayando que el software es una herramienta que requiere del compromiso y aprendizaje del usuario para su correcta utilización.

2. LO QUE USTED
DEBE SABER ANTES
DE COMPRAR UN
SOFTWARE

3. QUE ES UN SOFTWARE?
Lo primero que usted debe saber es Qué es un Software
Software es una Herramienta de Trabajo útil para realizar de manera automática los procesos que usted realiza
habitualmente de forma manual.
EJEMPLO: Los cálculos de la Nomina de sus empleados, Cotizaciones y Facturación de la Venta de sus
Productos, etc…
No aborde la compra de su software con la ERRONEA idea que al instante solucionará todos
sus problemas de procesamiento de datos, LOS SOLUCIONARÁ…SÍ, cuando usted adquiera
la suficiente destreza en su manejo.
El software Trabajará de la Mano suya…NUNCA SOLO…
¡¡¡Recuerde es Una Herramienta!!!
DESTREZA EN SU MANEJO
EJEMPLO: Si usted compra un Carro, pero no hace el curso de conducción, no aprende las
normas de transito, no realiza practicas en su manejo de una forma segura y se arriesga a
aventurarse a salir a conducir en una ciudad, donde el trafico es bastante Congestionado el
resultado podría ser Fatal !
Lo mismo podría aplicarse a la compra de su Software si usted no adquiere la
destreza en su manejo, el resultado podría ser Desgastante, Decepcionante y
Muy poco Satisfactorio.

4. QUE TIPO DE SOFTWARE NECESITO?
Existen muchos software o aplicativos en el mercado, unos ya están prediseñados para soluciones específicas como por
Ejemplo: La Contabilidad de su empresa, La nomina de los empleados, la Facturación de sus productos, etc… y otros que
son los Especializados, es decir, hecho según las necesidades propias de su negocio o Empresa.
El Comercial, como su palabra lo indica, por ser Aplicativos más comerciales se podría decir que llegan a ser
más económicos que los software/aplicativos Especializados.
Ahora, Si usted cree que en el mercado No existe un software que llene sus requisitos… lo que usted necesita es
un tipo de software hecho a su medida, entonces, el Proveedor del Servicio deberá tomar “Sus Requerimientos”,
es decir usted le tendrá que explicar de manera precisa y detallada lo que desea obtener del aplicativo solicitado.
Pero recuerde, estos podrían llegar a ser relativamente de precios más altos, que
los software comerciales.
Ahora bien… Todos los aplicativos Comerciales deben ser Flexibles, Adaptables y altamente parametrizables,
para que pueda satisfacer las necesidades de muchos tipos de cliente; Las empresas que crean software saben
que sin esto sería muy difícil comercializarlos; Así que no se preocupe, SI EXISTEN muchos aplicativos
comerciales en el mercado que puedan satisfacer sus necesidades y la de su empresa.

5. NO TOME DECISIONES A LA LIGERA
Tómese su tiempo para Analizar cuáles son los procesos que realiza manualmente y que necesita automatizar, de esa
manera podrá definir cuál software solicita en realidad.
Además de esto, Si no dispone de las personas suficientes para trabajar los aplicativos o software que contrate,
evite comprar varios aplicativos al mismo tiempo, eso le produciría sobre costos innecesarios.
Solicite mínimos 3 Propuestas Comerciales distintas para
analizarlas.
No pida muchas, esto podría ocasionarle confusiones y
retrasos en tan importante decisión.
Una vez recibidas las Propuestas Comerciales
debe tener sumo cuidado en ciertos aspectos que
podrían ocasionar otros gastos (Montos
Recurrentes) como por ejemplo, el soporte y
mantenimiento que tendrá que pagar una vez
vencida la Garantía ofrecida por el Proveedor y
algunos otros costos que podría estar pagando,
aún estando dentro de su periodo de Garantía.

6. RESPECTO AL SOFTWARE OFRECIDO
Solicite Demostración de las
opciones del Sistema para que
vea su funcionalidad y su
amigabilidad con el usuario.
 Usted deberá recibir Documento escrito (Impreso o vía email) de todas y cada una de las opciones que contiene el software que le ofrecen:
Analice muy bien que posea todas las opciones que usted necesita, si no sabe cuales son, pregunte, no se quede con las dudas.
 Pregunte al Proveedor respecto a la Parametrización: El software ofrecido debe tener altos niveles de parametrización para que pueda ser
adaptable a todo tipo de negocio o empresa.
 Verifique que el software sea amigable, agradable y de fácil uso.
 Pregunte al Proveedor respecto a si el software se le pueden hacer cambios en un futuro. El software debe ser abierto al cambio para que
no quede obsoleto a través del tiempo. (lógicamente que estos cambios tal vez le pueden generar costos)
 Pregunte al Proveedor respecto a sí usted obtiene actualizaciones incluidas en el mismo costo de compra y por cuanto tiempo puede
obtener las actualizaciones sin costo y cuanto le valdrían después de terminada la garantía.
 Pregunte al Proveedor si debe pagar cada cierto tiempo para utilizar el software o si sus Licencias son Vitalicias.
En lo posible trate de negociar con el Proveedor la instalación del software
para que usted disfrute de un periodo de Prueba y Reconocimiento y así
podrá tener más certeza del producto software que va a comprar….
Recuerde que la instalación es un gesto de Confianza de su Posible
Proveedor hacia usted; Si usted decide no comprar el software instalado,
permita que el proveedor lo desinstale y dele las ¡gracias por confiar en
usted!
IMPORTANTE TENER EN CUENTA…

7. Verificar con sumo cuidado:
RESPECTO A LA PROPUESTA COMERCIAL
 Que el Periodo de Garantía sea Razonable, proporcional al valor de su inversión.
 Que Entreguen Certificado de Garantía, en donde usted pueda estar completamente informado de
los beneficios que debe recibir.
 Si las Licencias de Uso son Vitalicias o caducan. Si estas caducan, cada cuanto tiempo debe
pagar por su uso y cuanto debe pagar.
 Verifique Qué Incluye la Garantía y qué No Incluye, es decir cuáles serían las Obligaciones
del Proveedor para con usted, durante el Periodo de Garantía… con esto usted podrá saber que
otras situaciones que se le presente podrían generarle otros costos.
 Incluye solución de situaciones por deficiencia en la creación de los procesos? Si debería
incluirse, no deberá generar sobre costos a su compra.
 Incluye que hagan nuevas opciones que yo necesito o modificación a las opciones que ya
existen? Generalmente No se incluyen este tipo de solicitudes, ya que genera trabajo nuevo
para el proveedor.
 Incluye solución de situaciones que se presenten por errores que yo cometí al ingresar la
información o al realizar mis procesos? Normalmente este tipo de situaciones No están
incluidas, esto queda a consideración del proveedor, generalmente muchos proveedores
ayudan a solucionar algunas de las situaciones y le cobrarán por otras.
 Incluye Adecuación de Equipos de Computo – Impresoras y Servidores? Normalmente los
Proveedores de Software No Incluyen este tipo de servicios pero si le pueden recomendar
personas idóneas que le puedan realizar este tipo de trabajos a precios cómodos.
Léala con detenimiento para que no incurra en malos entendidos con el proveedor.

8.  En cuanto al Aprendizaje de la Herramienta la propuesta comercial deberá ser clara en Cuánto al tiempo de capacitación que le
ofrecen – Si es capacitación presencial o remota o por videos o por manuales – si tendrá manual del usuario y documentación
adicional para ayudarle si aparece un problema.
 En cuanto al Soporte En tiempo de Garantía la
propuesta comercial deberá ser clara en cómo sería
la forma en que usted puede solicitar el soporte, si
es vía email, si es telefónico, si es vía remota, etc…
cuánto sería el tiempo de Respuesta, cuales
soportes tienen costo y cuales no, etc…
En este punto es muy importante que usted asuma su capacitación con mucha disposición y mente abierta, ya que es usted quien al
fin y al cabo realizará sus procesos en la herramienta contratada y es usted el directamente responsable de sus procesos… preste
mucha atención, tome notas, audios, videos, etc…cualquier cosa que le ayude a recordar más adelante le será de mucha ayuda.
 La propuesta comercial que usted reciba debe tener absoluta Claridad en cuanto a las Obligaciones suyas como
contratante: es importante recordar que cuando se adquiere un software, el cliente también adquiere ciertas obligaciones
que generalmente el proveedor le hará conocer antes de que usted realice su compra.
 En cuanto al Soporte Post Garantía: El
Proveedor deberá ofrecerle información
de sus servicios para cuando se termine
su tiempo de Garantía… Qué tipo de
servicios ofrece y Cuánto será su costo.
Ejemplo: El software es propiedad del Proveedor y solo da derecho de uso a usted como cliente, por lo tanto usted no podrá
comercializar el software, no podrá transferir sus derechos, no podrá alquilarlo, descompilarlo y extraer su código fuente,
etc…esto podría generar problemas de índole judicial.
Así mismo deberá asumir ciertas responsabilidades como por ejemplo disponer de tiempo y esfuerzo para adquirir la
destreza en el uso del aplicativo que contrató, tener su hardware y redes bajo las especificaciones dadas por el Proveedor,
etc…

9. …A CUAL PROVEEDOR COMPRARÁ SU SOFTWARE Y FINALICE LA ETAPA DE LA
NEGOCIACION…
UNA VEZ DECIDIDO…
Periodo en el cual el Proveedor del Servicio procede a instalar el software contratado en el equipo de computo que usted dispuso
para tal fin.
Dicho periodo puede oscilar de entre 30 minutos si es un aplicativo sencillo y para 1 solo equipo hasta varias horas o días si son
varios equipos de computo y si son varias licencias las que se contrataron.
En gran medida el tiempo de instalación dependerá si usted tiene adecuados y en optimas condiciones de uso los equipos de
computo en donde se va a instalar las Licencias Contratadas.
Etapa de Instalación
Usted debe tener en cuenta las siguientes ETAPAS que son de mucha
importancia para que su software quede completamente funcional y
usted enteramente satisfecho con su compra…
 Disponer de tiempo para atender al proveedor del servicio y hacer su respectiva verificación de instalación.
 Tener los Equipos de computo dispuestos y la impresora en donde van a realizar la prueba de impresión.
 Verificar que efectivamente el aplicativo quede instalado con un Acceso Directo en el Escritorio de su PC: Por favor cierre el aplicativo y vuélvalo a abrir y
abra todas las opciones del software instalado para que verifique que todas las opciones queden en uso.
 Luego de esto debe solicitar a su proveedor que le haga una prueba de impresión desde el aplicativo instalado. Recuerde que previo a esto usted debió tener
la impresora conectada a su equipo de computo.
 Lo más probable es que su proveedor de servicio le solicite firmar el respectivo documento que compruebe que le instaló el aplicativo, fírmelo una vez
realizada las pruebas anteriormente mencionadas.
 Una vez instalado el software lo más probable es que a partir de ese día inicie el periodo de Garantía ofrecido
por su proveedor.
Sus Responsabilidades en esta etapa…

10. El Proveedor brindará al Usuario Final un tiempo prudencial especificado en Propuesta Comercial enviada por
éste, antes de la contratación, para dar el respectivo Acompañamiento para el aprendizaje y uso de la
herramienta software contratada.
Etapa de Implementación
Una vez realizada la instalación del software que contrató, normalmente empieza a transcurrir el tiempo otorgado por el Proveedor como Garantía, así
que No debe dilatar el tiempo de aprendizaje e implementación, el único perjudicado será usted, ya que el proveedor tendrá algún tipo de soporte con el
cual pueda demostrar la fecha de instalación.
Es una etapa muy importante, ya que se deben poner de acuerdo tanto proveedor como
contratante para realizar las tareas y compromisos previamente agendados.
La implementación incluye tareas como: Capacitación - Parametrización – Pruebas
Funcionales – Ajustes en formularios o Reportes de Salida – Interfaces (si fueron
contratadas).
Solicite a su proveedor una agenda de trabajo con fechas y horas en el que él estará con usted (según lo que él le ofreció
en la propuesta comercial) para que usted organice su tiempo y tenga la disponibilidad de atenderle y aprender.
Esta etapa se encuentra dentro del periodo de Garantía, tenga en cuenta los pormenores ofrecidos por el proveedor en la
propuesta comercial, le serán de mucha ayuda en esta etapa, como por ejemplo: Horas de Capacitación, horas de soporte
presencial, horas de soporte remoto, etc…
Es un esfuerzo mancomunado entre Proveedor y Usuario Final.

11.  Tómese muy en serio la compra realizada, el mayor compromiso debe ser el suyo, recuerde que usted en algún momento quedará solo
realizando sus procesos, ponga el mayor esfuerzo y compromiso de aprendizaje y así tendrá mayor probabilidad de satisfacción por su
compra….¡Recuerde el software no trabaja solo!
 Tener disponibilidad de tiempo y total disposición de aprendizaje y uso de la herramienta software contratada
 Atender las capacitaciones que realiza el Proveedor: Tomar notas/apuntes/audios y videos para su uso posterior.
 Realizar prácticas de lo enseñado: No compre el software sobre el tiempo para que usted pueda solicitar al proveedor que le instale bases
de datos ficticias para que usted pueda poner en practica lo aprendido sin temor a dañar ninguna información. Estas bases de datos en las
que usted practicó pueden ser eliminadas después.
 Siga el paso a paso indicado por el proveedor, no se salte sus instrucciones y así avanzará más.
Sus Responsabilidades en esta etapa…
 Realice la Parametrización: En cuanto a la parametrización podemos decir que es un conjunto
de valores que afectan de manera directa el comportamiento del software, es por ello que el
cliente debe…
o Tener la información real y precisa para ingresarla al software contratado. Los resultados
dependerán en gran parte de la información ingresada por usted en la
parametrización y la otra parte será la información ingresada por usted en la
realización de los procesos del software.
o El proveedor le enseñara y le asistirá en las parametrizaciones del software, preste mucha
atención y cuidado a la información de los parámetros del software.
o El ingreso de la parametrización creará bases de datos nuevas (no ficticias) para que inicie
la realización de los procesos según su software contratado (nomina, contabilidad,
inventarios, facturación, etc…)
Algunos Ejemplos de Parametrización:
o Creación de usuarios del sistema con sus distintos niveles de seguridad: Debe tener los
datos pertinentes de los usuarios y saber que opciones va a manejar el usuario y qué
procesos va a realizar.
o Creación de Productos y/o servicios que presta – Clientes – Proveedores – Terceros –
Listas de Precios – Cuentas del Puc – Sucursales – etc…

12.  Ahora es el momento ideal de demostrar que ya no necesita a su proveedor para realizar sus
procesos – es el momento de demostrar todo lo atento que fue y todo lo capas que es de realizar
sus procesos sin depender de nadie.
 Trate de no depender de su proveedor, si tiene dudas, revise manuales, videos y apuntes, esto le
ayudará a memorizar mejor que si alguien lo hace por usted.
 Estará solo realizando sus procesos en el software contratado, pero si usted cree que necesita más
acompañamiento, no se preocupe… puede llegar a algún acuerdo con su proveedor, estamos
seguros que él le ofrecerá alguna alternativa de acompañamiento a un precio justo, ya que
normalmente esta última etapa no se encuentra dentro del periodo de Garantía.
 Recuerde que una vez terminada la implementación del software es obligación del Usuario Final y
su responsabilidad exclusiva de decidir si va empezar a utilizar el nuevo sistema contratado.
Etapa de Uso
 Una vez parametrizado el software el paso a seguir es la Realización de los Procesos o Pruebas Funcionales del Software: Es su deber
realizar mínimo un proceso en compañía del proveedor, aproveche el tiempo de acompañamiento y asesoría ofrecido por el proveedor y
realice los procesos que más pueda para que adquiera destreza y por lo tanto confianza en su manejo, esto le ayudará a evitar errores
cuando usted esté solo en la etapa de Uso.
 Revisión de información de salida: Una vez realizado mínimo un proceso, realice alguna prueba de impresión de los procesos que realizó y
revise detalladamente la información que resultare, así mismo revise los formatos de salida y si es necesario pida a su proveedor que realice
los Ajustes en los formularios o Reportes de Salida según el formato entregado previamente por usted.
¡¡¡ Para Terminar recuerde que un software es una herramienta y sus resultados dependerán del Buen o Mal uso que usted le dé !!!
FIN