Presentación de Elsa Pérez en las XIX Jornadas de Archivos Universitarios. (Madrid, 13-15 Marzo 2013) sobre seguridad y control de acceso a la documentación. En ella se habla de normas de "referencia" en cuanto a la seguridad (MoReq2010 y ENS) y libre acceso (Ley de Transparencia y Ley 11/2007).

1. Normativas de Seguridad
Elsa Pérez.
Responsable Archivos Baratz

2. 1. BARATZ
2. Antecedentes
3. Presente
4. Legislación
1. Moreq2010
2. ENS
5. PROYECTO BARATZ
2
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3. Porqué BARATZ
Desde el día 1, gestionando conocimiento
10 años desarrollando soluciones de Archivo
I+D+i para cubrir las necesidades del cliente
Servicios de consultoría documental asociados a los proyectos
Presente en más de 25 países
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4. BARATZ. Líneas de Negocio
Soluciones específicas para Archivos Soluciones para ID-ECM
Ministerios: Interior, Trabajo, MAP, …
Archivo Histórico del BBVA, Catedral de Orihuela Ministerio de Cultura Museo Bellas Artes de Bilbao
Institución Colombina, Real Maestraza de Ronda Congreso Diputados Antena 3
Juntas de CyL y de CLM, Generalitat, Xunta de Galicia Consejo de Estado Ayto. Palma de Mallorca
Museo del Prado, Archivo Histórico de Barcelona,.. UNILABS ICO
Archivo General de la Nación de la República Dominicana Patrimonio Nacional Boletín Oficial de Aragón
Administraciones Públicas México
Soluciones específicas para Bibliotecas Soluciones Servicios Gestión Documental
Servicios integrales de gestión y tratamiento
de documentación, digitalización, gestión
bibliotecaria y archivística, formación y
mantenimiento.
80 % Bibliotecas Públicas Españolas Bibliotecas Públicas, Parlamentarias y Ministeriales
Instituto Cervantes
Presentes en Bibliotecas Universitarias en Francia Universidad Pompeu i Fabra
Sistemas bibliotecarios de México y Colombia Archivo Municipal de Almería
EJIE
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5. ANTECEDENTES
La seguridad y control al acceso de la documentación,
surge por diferentes razones:
1. Necesidad de conservar la documentación cuyo ciclo de
vida no finaliza por mantener valores y obligaciones legales,
históricas, fiscales,… .
2. Autenticidad y valor probatorio de los documentos
3. ...
Problemas:
Falsificaciones
Eliminación de documentos de importante valor
Acceso a información no autorizada
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6. ANTEDECENTES
Arca de las 3 llaves
Control de acceso
Consulta en sala
OPAC
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7. PRESENTE
Problemática:
Preservación y Almacenamiento seguro
Autenticidad
Legible
Íntegro
Gestión de acceso pasamos al libre acceso
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8. LEGISLACIÓN
Consideramos como normas “de referencia” :
SEGURIDAD
MoReq2010
ENS
LIBRE ACCESO
Ley de Transparencia
Ley 11/2007
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9. LEGISLACIÓN
Seguridad y acceso según
Seguridad y acceso se articulan a través de dos servicios:
Usuarios y Grupos
Funciones y Roles
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10. LEGISLACIÓN
Usuarios y Grupos (I)
Son entidades MoReq
Llevan asociadas: un histórico de eventos, una serie de
MD y una ACL
Deben respetar el ciclo de vida de una entidad
Deben ser identificadas mediante una clave universal
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11. LEGISLACIÓN
Usuarios y Grupos (II)
Relación n a n
La norma permite utilizar aplicaciones de directorio (LDAP
A/D, X500, etc) pero un MCRS debe guardar información
adicional estable sobre U y G
Como entidades que son, la “destrucción” de usuarios y
grupos deben dejar una “entidad residual” que se tiene que
conservar en el tiempo
La norma impone a un MCRS el cumplimiento de una serie
de requisitos:
Metadatos mínimos
Operaciones de Alta, Modificación, …
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14. LEGISLACIÓN
Servicio de Roles
Los roles son agrupaciones de funciones
Mantienen también una relación n a n
Todas las entidades en MoReq llevan una ACL
Los roles son “heredables”
La herencia puede ser múltiples
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15. LEGISLACIÓN: ENS
Seguridad y acceso según ENS:
Principios Básicos
Seguridad Integral
Gestión de riesgos
Prevención, reacción y recuperación
Líneas de defensa
Reevaluación periódica
Función diferenciada
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16. LEGISLACIÓN: ENS
Requisitos mínimos
 Organización e implantación del proceso de seguridad
 Análisis y gestión de los riesgos
 Gestión del personal
 Profesionalidad
 Autorización y gestión e accesos
 Protección de las instalaciones
 Adquisición de productos
 Seguridad por defecto
 Integridad y actualización del sistema
 Protección de la información almacenada y en tránsito
 Prevención ante otros sistemas de información interconectados
 Registro de actividad
 Incidentes de seguridad
 Continuidad de la actividad y mejora continua del proceso de seguridad
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17. LEGISLACIÓN: ENS
 Comunicaciones electrónicas
 Auditoría de la seguridad
 Estado de seguridad de los sistemas
 Respuestas a incidentes de seguridad
 Normas de conformidad
 Actualización
 Categorización de los sistemas de información
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18. PROYECTO BARATZ
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20. © Copyright: Todos los derechos reservados. No se permite su reproducción sin el expreso consentimiento de Baratz. S.A.

21. PROYECTO BARATZ
Servicio de Búsqueda y Recuperación
Servicio de Usuarios y Grupos
Servicio de Roles
Servicio de Clasificación
Servicio de Archivo
Servicio de Metadatos
Servicio de Esquema de Ejecución de Servicios
Servicio de Eliminación
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22. PROYECTO BARATZ
ACCESO
Código único por expediente, documento, objeto
Políticas de acceso a través de permisos a los usuarios:
LDAP
Integración con LOPD
Aplicación de LOPD:
Trazabilidad de documentos
Trazabilidad de accesos
Informes de Auditoría
Aplicar los diferentes niveles de acceso:
Datos
Usuarios
Aplicación
Niveles de protección de acceso a los registros:
Alto
Medio
Básico
Ninguno 22
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23. PROYECTO BARATZ
INFORMES DE AUDITORÍA
Quién ha accedido
Cuándo ha accedido
Si se han realizado modificaciones en el documento
Quién las ha realizado
Cuándo se han realizado
Entradas/salidas de documentos
Número de Accesos al sistema
Histórico de los informes emitidos
Cambios en las políticas de conservación
Registro de autorizaciones y rechazos de transferencias
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24. PROYECTO BARATZ
ROLES DE USUARIOS
Asignación de los usuarios a los diferentes perfiles
Individual
Grupos
Personalizar
Asignación de los accesos a datos de los diferentes perfiles
Políticas de Ciclo de vida.
Preservación de los metadatos de la documentación independientemente
del momento del ciclo de vida en el que se hayan generado
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25. Gracias por su atención
www.baratz.es
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