Servicios/ Soluciones ECM de Baratz

1. ID / ECM
Informática documental /
Enterprise Content Management

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1. Baratz
1.Por qué Baratz
2.Líneas de Negocio
3.ID-ECM
4.Gestión Documental
2. Beneficios
3. Referencias

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Baratz
25 años gestionando el conocimiento

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Las soluciones se basan en el Gestor Documental BKM. Al finalizar los proyectos
se dispone de un Sistema Integral para la gestión de toda la documentación
electrónica.
Baratz ofrece una solución llave en mano que contempla una transmisión del
conocimiento, durante la implantación y a la finalización del proyecto que
asegura una adecuada gestión de cambio.
Las soluciones se ponen en marcha como de sistemas de gestión integrados
con el resto de sistemas existentes en las organizaciones.
Baratz dispone de un equipo estable de desarrollo, y un equipo de expertos
en gestión documental y archivo que aseguran el soporte durante la
implementación y desarrollo del proyecto. Así mismo ofrece un soporte
correctivo y evolutivo, garantizando su estabilidad y crecimiento acorde con
las necesidades del cliente.
Como proveedor experto se garantiza que la solución propuesta cumple con las
principales normativas y estándares tecnológicos en el marco nacional e
internacional
PORQUÉ BARATZ

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BARATZ. Líneas de Negocio
Soluciones específicas para ArchivosSoluciones para ID-ECM
Soluciones Servicios Gestión Documental
Servicios integrales de gestión y tratamiento de
documentación, digitalización, gestión bibliotecaria y
archivística, formación y mantenimiento.
Soluciones específicas para Bibliotecas
Ministerio de Cultura Museo Bellas Artes de Bilbao
Congreso Diputados ICO
Consejo de Estado FOCUS – ABENGOA
Comisión Nac Energía Ministerio Justicia
Patrimonio Nacional Boletín Oficial de Aragón
Ministerios: Interior, Trabajo, MAP, …
Archivo Histórico del BBVA, Catedral de Orihuela
Institución Colombina, Real Maestranza de Ronda
Juntas de CyL y de CLM, Generalitat, Xunta de Galicia
Museo del Prado, Archivo Histórico de Barcelona,..
Archivo General de la Nación de la República Dominicana
Administraciones Públicas México
80 % Bibliotecas Públicas Españolas
Presentes en Bibliotecas Universitarias en Francia
Sistemas bibliotecarios de México y Colombia
Bibliotecas Públicas, Parlamentarias y Ministeriales
Instituto Cervantes
Universidad Pompeu i Fabra
Archivo Municipal de Almería
EJIE

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Soluciones ID-ECM
Informática Documental / Enterprise Content Management

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La Oferta de Baratz en ID/ECM se centra en:
Soluciones de captura : Baratz ofrece soluciones propias o integración con
productos de terceros en la digitalización facilitando el paso a las empresas hacia
la oficina sin papeles.
Soluciones de Gestión del conocimiento y DM: Soluciones que permiten una
gestión de múltiples BBDD para minimizar los tiempos de disponibilidad de la
información. Gestión de activos patrimoniales, audiovisuales y expedientes
administrativos.
Soluciones de Gestión de Record. Baratz ayuda a las organizaciones a
gestionar su documentación valiosa. Ya sea por obligación legal, por necesidad
de negocio o por el valor histórico de la compañía, Baratz ayuda a gestionar,
custodiar y conservar toda la documentación de la empresa.
Servicios de consultoría. Desde el rediseño de procesos a la definición de
requisitos para la implementación de sistemas de gestión de expedientes.
Servicios de Soporte, Asistencia Técnica y Mantenimeinto
FOCO DE ID / ECM

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• Gestión de expedientes
• Gestión documental - Gestión de Procesos.
• Reglas de clasificación propias
• Control edición y modificación
• Control de versiones
• Restricción de acceso
• Trazabilidad y auditoria
CARACTERÍSTICAS
CAPTURA GESTIÓN
DIFUSIÓN
ARCHIVO
• Entrada mutlifuente
• Registro controlado
• Transformación de formatos y contenido
• Identificación automática o manual
• Digitalización, masiva, certificada
• Clasificación automática.
• Integración con sistemas correo, ofimáticos, ...
• Acceso controlado según permisos
• Búsqueda a texto completo, rápida,
simple o avanzada.
• Personalización de pantallas de
consulta y resultados.
• Adaptación a la imagen corporativa.
• Recuperación de información:
Navegación arborescente, Facetas,
Nubes,
• Herramientas de colaboración
• Repositorio Central Electrónico
• Ingesta integrada con otras aplicaciones
• Seguridad almacenamiento
• Recuperación ante desastres
• Conservación a largo plazo
• Gestión Ciclo de Vida.
• Firma, Sellado y Resellado
• Cumplimiento de Estándares Nacionales
internacionales

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GESTIÓN DOCUMENTAL
BKM es un Sistema de Gestión cuyo objetivo es sustituir la gestión
de expedientes y documentos en papel haciendo uso de las nuevas
tecnologías.
Uno de los conceptos clave en cualquier tramitación es el documento,
que es un testimonio de un hecho o acto realizado por una persona o
por una organización.
Por tanto es necesario contar con un servicio que sea capaz de
gestionar y custodiar los documentos electrónicos generados en la
actividad. Esta es la misión del repositorio de documentos
electrónicos.

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GESTIÓN DE CONTENIDOS
Gestión de documentos y expedientes :
Sistema de captura: Digitalización, integración, conversión formatos
Plan de Clasificación: Proceso automático o manual.
Repositorio central. Repositorio único documental corporativo
Gestión Documental:
Descripción de documentos
Crear, Modificar, Actualizar contenido. DragAndDrop.
Firma electrónica avanzada y sellado de tiempo
Control de versiones. Check-in Check-out
Procesos de trabajo: Control del proceso de trabajo y gestión documental.
Reasignación tareas. Control del proceso. Paneles de Mando
Interfaz de búsqueda con herramientas para una recuperación ágil y eficaz del contenido
Entorno colaborativo.
Control del acceso y gestión según grupos y usuarios
Traza y auditoría
Control del ciclo de vida de los expedientes y documentos:
Desde su fase de negocio/gestión hasta su conservación o destrucción

11. © Copyright: Todos los derechos reservados. No se permite su reproducción sin el expreso consentimiento de Baratz. S.A.
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Mejora del servicio. Reducción del tiempo en el servicio al cliente.
Sistema centralizado para la gestión de todos los documentos y contenidos
Reducción de tiempos del ROI
Integración de documentos electrónico en los procesos de negocio
Desaparición del papel en la mayor parte del proceso.
Agilización de la gestión facilitando el acceso, la rapidez en la búsqueda y una
sencilla recuperación de la documentación
Categorización, Etiquetado y Normalización en la descripción.
Cumplimiento de la normativa en transparencia, acceso y preservación de la
información
BENEFICIOS

12. REFERENCIAS
Referencia más representativas
Entidades PrivadasAdministración General CCAA y Local

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Estructura Empresarial
www.baratz.es