El documento proporciona información sobre cómo administrar el tiempo de manera efectiva mediante la previsión, organización y toma de decisiones. También describe herramientas para organizar el tiempo como agendas, calendarios y archivos. Además, explica conceptos como servicio al cliente, tipos de servicios, componentes de un buen servicio y diferentes tipos de trámites como cheques y órdenes de compra.

1. Débora del Milagro Florez
Betsabe Figueroa
1. Un operador para organizar el tiempo debe:
Organizar
Prever
Decidir
ADMINISTRAR
EL TIEMPO
 Prever: es administrar los tiempos con que contamos y adelantarse a las
situaciones
 Organizar: listas de tareas o acciones a realizar, clasificándolas por
prioridades, es decir, estas pueden ser urgentes o no urgentes. Si nos
organizamos trabajaremos menos y mejor
 Decidir: delegar, decidir pensando en los demás. Es elegir entre varias
opciones tomando una determinada.
2. Herramientas para el dominio del tiempo:
Papeles con adhesivos
Papeles de colores fuertes
Carpetas de diversos colores y tonos
Block para anotar
Listas de pendientes
Agendas de mesa
Cuadernos
Tarjeteros
Calendario de mesa

2. Débora del Milagro Florez
Betsabe Figueroa
3. El modulo “Mi tiempo para archivar” hace referencia que al archivar los documentos
en forma ordenada ya sea alfabéticamente, numérica, por tema o por fecha
evitaremos la perdida de tiempo y así agilizar y facilitar nuestro trabajo.
El tiempo de almacenamiento de la documentación varia según con la frecuencia con
la que se consulte por ello se sugiere archivar en escritorios o muebles a mano cuando
los documentos son proyectos, informes o presupuestos que constantemente se están
evaluando y analizando. También se recomienda ubicar documentos de años
anteriores en lugares diferentes a la oficina, como por ejemplo una bodega para
archivos
4.
: es un proceso constante de mejoras en las personas
productos y procesos de una empresa, para cubrir y sobrepasar las necesidades y
expectativas del cliente.
Acto de servicio + acto de servicio + acto de servicio = SERVICIO DE EXELENCIA
 Tipos de Servicios
•Ineficaz y
desagradable
•Eficaz y
desagradable
Servicio
Congelador
Servicio
Zoologico
Amistoso
•Ineficaz y
agradable
Servicio
Fabrica
Calidad en
Servicio al
Cliente
•Eficaz y
agradable
5. El servicio de calidad en documentos y correspondencias deben ser registrados los
archivos en forma correcta y ordenada.
Pasos:
Tener dos cuadernos o dos archivos en Excel (en una ingresar la
correspondencia recibida, y en la otra correspondencia la despachada)
Crear un código o clave que sea útil a la oficina para registrar la
documentación recibida y despachada

3. Débora del Milagro Florez
Betsabe Figueroa
Escribir claves para relacionar el tipo de correspondencia, por ejemplo CAR
(carta), EMA (correo electrónico o email), MEM (memorándum), OF (oficio),
OR (ordinario), FAX (fax)
Colocar números correlativos a los documentos correspondencias
despachadas como despedido
6. Componentes del Buen Servicio:
Seguridad
Credibilidad
Comunicación
Comprensión
Accesibilidad
Cortesía
Profesionalismo
Capacidad de respuesta
Fiabilidad
Elementos tangibles
Un buen servicio es cuando brindamos al cliente cero riesgos, cero peligros y cero
dudas.
El producto o servicio que ofrecemos debe estar bien hecho y mas aun debe
comportarse excelente después de ser adquirido y así el cliente nos prefiera
7. Los tipos de trámites que existen son:

: es una orden escrita y girada contra un Banco para que este
pague a su presentación en todo o partes de los fondos que el librador pueda
disponer en cuanta corriente.
Los requisitos que deben tener un cheque son:
Nombre del librador (Banco)
Lugar y fecha del giro
Cantidad girada expresada en números y letras
Firma del girador o dueño de la cuenta corriente

4. Débora del Milagro Florez
Betsabe Figueroa
A la orden
Al portador
Endosado
CHEQUE
Cruzado
especial
Nominativo
Cruzado
Al portador: es aquel al cual no se le ha tarjado las frases “la orden de” "ni “al
portador”. Pueden ser cobrado por cualquier persona con la presentación de su Rol
Único Nacional (RUN), es decir su cedula de identidad. Sin necesidad de endoso
A la orden: la característica de este es que se ha borrado la frase “al portador” y es
cobrado solamente por el beneficiario. El banco debe dejar constancia de la identidad
de quien lo cobra exigiendo su cedula de identidad
Endosado: tiene similares características al cheque a la orden, su diferencia es que se
puede endosar (firma y run del titular de la cta. Cte.) y se transforma automáticamente
en cheque al portador. El banco debe dejar constancia de quien lo cobra exigiendo su
cedula de identidad
Nominativo: es aquel al que se le han borrado la frase “a la orden de” y “al portador”
solo puede ser cobrado o depositado en la cta. Cte. De la persona cuyo nombre se
extiende o por su mandatario con poder suficiente. Puede ser endosado en comisión
de cobranza únicamente en bancos y por aquel cuyo nombre se extiende
Cruzado: lleva en el anverso dos líneas paralelas y transversales, desde el extremo
superior al inferior, por tal motivo solo puede ser presentado al cobro por un banco
para ser depositado en cta. Cte. O cuenta de ahorro del beneficiario quedando
solamente a partir de ese momento a su disposición
Cruzado especial: es un cheque que al que entre las líneas paralelas lleva el nombre de
un Banco determinado y solo puede ser cobrado por ese banco u otra institución a
quien se lo haya endosado en comisión de cobranza

5. Débora del Milagro Florez
Betsabe Figueroa

: es una solicitud (telefónica o impresa) a un
proveedor, por determinados artículos a un precio convenido
La orden de compra es una autorización al proveedor para entregar los
artículos y presentar una factura. Todos los artículos comprados por una
compañía deben acompañarse de las órdenes de compra. La orden de compra
se realiza cuando la empresa está de acuerdo con la cotización recibida.
Por carta
Por
telefono
A travez de
un impreso
ORDEN
DE
COMPRA
Una orden de compra se realiza de la siguiente forma:
Por Teléfono: la llamada telefónica es conveniente confirmarla
redactando una carta o un impreso, enviando el original al proveedor y
dejando una copia para contrastar cuando se reciban las mercaderías
Por Carta: esta forma tiene inconveniente por la lentitud, pero tiene la
ventaja de que permite establecer una relación formal entre el
comprador y el proveedor
A través de una Impreso: los datos que debe contener un impreso para
facilitar las relaciones de compra-venta serán los siguientes:
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
9)
10)
Datos de la empresa que hace el pedido
Numero de orden de la compra
Datos de la empresa que provee
Fecha de la orden de compra
Fecha de la entrega requerida
Dirección de entrega
Condiciones de pago
Cantidad de artículos solicitados
Descripción
Precio unitario y total

6. Débora del Milagro Florez
Betsabe Figueroa
11) Suma total
12) Firma autorizada
13) Observaciones

: es un documento que acredita legalmente una operación de
compra-venta. En la factura se relacionan detalladamente los artículos que el
proveedor envía al comerciante o los que el comerciante entrega al cliente.
Las facturas se confeccionan con los datos colocados en el pedido u orden de
compra y en la guía de despacho.
Las facturas están impresas de las siguientes formas:
. Dimensiones mínimas 21,5 cm de ancho y 15 cm de alto
. La numeración debe ser correlativa, única nacional
. Los ejemplares llevaran impresa la leyenda que indique su destino
en el vértice inferior derecho del documento y en dirección
horizontal
FACTURA
. Original para el cliente
. Duplicado para el Servicio de Impuestos Internos
. Triplicado para el control Tributario
. Cuadruplicado para el cobro Ejecutivo Contable

: el Memorándum (del latín memorándum, algo
que debe tenerse en memoria) es una comunicación, es menos solemne que
un informe o una carta, se firma. En un memo se reseñan los hechos, razones y
circunstancias que han de tenerse presentes ante la consideración de un
asunto.
Partes de un memorándum:
Logo o membrete de la empresa u oficina
Fecha de emisión
Numero correlativo
Para quien está dirigido o cargo
Quien lo envía
Asunto o tema
Contenido o desarrollo del tema
Firma y nombre de quien envía el memo

7. Débora del Milagro Florez
Betsabe Figueroa
Iniciales de responsabilidad. Las mayúsculas indican quien es
responsable del asunto y las minúsculas quien escribió el
memorándum
Con copias en nuestros archivos
Indicamos aquí que también va otro documento mas
Cuando redactes un memorándum evita:
Expresarte en primera persona del singular (yo)
Incluir algo que no venga al caso
Utilizar la construcción negativa
Emplear palabras rebuscadas o dar rodeos
Acumular oraciones o frases pocas claras
Ser grosero en las expresiones
Escribir oraciones largas