El documento resume los conceptos clave para organizar el tiempo de manera efectiva en una oficina, incluyendo herramientas como agendas y listas de pendientes. También explica la importancia de la calidad del servicio, el registro de documentos y correspondencia, y los componentes básicos de un buen servicio. Finalmente, brinda una breve descripción de diferentes tipos de trámites como solicitudes de certificados, pagos y transacciones bancarias.

1. Mercedes Cruz- Oscar Flores
29/8/2013
Prof: Arnaldo Vilte
TRABAJANDO EN LA OFICINA II
1.
¿Qué requiere un Operador para organizar de manera eficaz el tiempo?
2.
¿Cuáles son las herramientas para el dominio del tiempo?
3.
A que hace referencia el modulo: “Mi Tiempo para Archivar”
4.
Explique que es la Calidad del Servicio.
5.
¿Como debe ser el Servicio de Calidad en documentos y correspondencias?
6.
Enumere los componentes básicos del Buen Servicio
7.
¿Cuales son los tipos de tramites que existen de una breve descripción de los mismos?
Desarrollo
1.
Para organizar de manera eficaz el tiempo un operador requiere como medidas principales:

2. Mercedes Cruz- Oscar Flores
2.
29/8/2013
Prof: Arnaldo Vilte
Las herramientas para el dominio del tiempo son:
Papeles con adhesivo
Papeles de colores fuertes.
Carpeta de diversos colores y tono.
Block para anotar.
Lista de pendientes.
Agenda de mesa: se debe colocar la fecha, la hora del dia, actividades planificadas; marca las actividades
pendientes las actividades criticas y las importantes.
Un modelo de agenda podria ser:
Horario
Actividades
Terminadas
Pendiente
Importante
Planificadas
Cuaderno.
Tarjetero
Calendario de mesa
1.
El modulo hace referncia a las actividades a desarrollar en el tiempo que se dedica al archivo.
Las actividades a desarrollar son:
 Fijar pautas:
Lo que se va a archivar.
Durante cuanto tiempo
Quienes podrian leerlo
Quien se hara cargo de los archivos
 Ordenar los archivos eligiendo:
La manera de organizar un archivo que puede ser por orden alfabètico, numérico, por tema, por fecha
 Seleccionar los archivos para ubicarlos y mantenerlos en un lugar, teniendo en cuenta el año y la
frecuencia de consulta:

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Prof: Arnaldo Vilte
Ubicar en la oficina: para mantener los documentos del año presente.
Ubicar en la bodega (fuera de la oficina) para mantener los documentos de años anteriores.
Ubicar en el escritorio o mueble a mano: los archivos de mayor consulta por ej: si los documentos son
proyectos o informe de presupuesto que constantemente se estan consultando y analizando.
 Elegir nombres claros para los archivos, evitar tales como Bancos, generales, Pendientes ya que
producen confusion
 Hacer un listado de los archivos que se tiene para evitar abrir nuevos archivos con el mismo
nombre.
 Revisar lo actual que tiene valor y eliminar los obsoletos.
 Indicar cuando se ha sacado algun documento y anotar la fecha y la persona que lo solicita.
El tiempo que se dedica al archivo es como minimo dos veces a la semana.
3.
La calidad de servicio es la capacidad de satisfacer al cliente. El producto o servicio que ofrecems deben
estar bien hecho y mas aun debe comportarse exelente despues de ser adquirido y asi el cliente nos
preferira.
2.
El servicio de calidad en correspondencia y documento se bebe registrar los documentos o
correspondencias que llegan o se envian en forma correcta y ordenada, es necesario registrar la
correspondencia para poder archivar y llevar el control .
Los pasos que debemos observar al registrar un documento o correspndencia son:
•
Tener dos cuadernos o dos archivos en Excel, en uno ingresar la corrspondencia rcibida y en el
otro la correspondencia despachada.
•
Crear un codigo o clave que sea util en la oficina para registrar la docuemntacion que llegue o
se despache. Escribir estas claves para relacionar con el tipo de correspondencia.
Ej de codigo o clave:
Car
Carta
Mem
Memortandum
Ema
Correo electronico o e-mail.
Of f
Oficio

4. Mercedes Cruz- Oscar Flores
Ord
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Ordinario
Fax
29/8/2013
Fax
•
Colocar numero correlativo a los documentos y correspondencias tanto recibidos como
despachados. Ordenar en forma correlativa según el orden que llegan.
•
Ingresar la fecha que aparece en la correspondencia, esta se denomina fecha de emision.
•
Registrar la fecha en que fue recibido en tu oficina cuando sea correspondencia que ha llegado,
esta se denomina fecha de recepcion.
•
Anotar para quien fue enviada la documentacion y obviamente tambien debemos saber de
parte de quien fue despachada.
•
Escribir un breve asunto o tema de la correspondencia.
•
Registra porque medio llego la correspondencia.
•
Anotar si observaste que el documento despachado o recibido tenia algo especial por ej: llega
un sobre que se nota que fue abierto o sobre que llega en mal estado.
Modelos de Registro
Documentos recibidos
Documentos despachados
Nº correlativo
Nº correlativo
Fecha de emisión
Fecha de emisión
Fecha de recepción
Fecha de recepción
Tipo de documentación
Tipo de documentación
Para quien
Para quien
De quien
De quien
Asunto
Asunto
Medio de entrega
Medio de entrega
Observaciones
Observaciones

5. Mercedes Cruz- Oscar Flores
6.
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Los componentes básicos del Buen Servicio son :
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6. Mercedes Cruz- Oscar Flores
•
Seguridad
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7. Mercedes Cruz- Oscar Flores
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Prof: Arnaldo Vilte
Seguridad: Cuando brindamos al cliente cero riesgo ,cero peligro, cero duda en el servicio.
Credibilidad: Crear un ambiente de confianza .
Comunicación: Mantener bien informado al cliente utilizando un lenguaje oral sencillo y corporal , que se
pueda entender.
Comprension: Mantener una buena comunicación que permita saber que desea, cuando lo desea como lo
desea en un esfuerzo por ponernos en su lugar.
Accesibilidad: Tener varias vias de contactos con el cliente, busones de sugerencias, quejas y reclamos
tanto fisicamente como en el sitio web o linea 800.
Cortesia: Atencion simpatica y respeto y amabilidad del personal como se diria la educacion y las buenas
maneras no pelean con nadie.

8. Mercedes Cruz- Oscar Flores
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Profesionalismo: Poseer la destreza necesaria y conocimiento d la ejecucion del servicio de parte de todos
los miembros de la organización.
Capacidad de respuesta: Disposicion d ayudar al cliente y entregarle un servicio rapido y oportuno.
Fiablilidad: Capacidad de nuestra organización de ejecutar un servicio fiable sin contratiempos ni
problemas.
Elementos tangibles: Mantener en buenas condiciones las instalaciones fisicas, los equipos y contar con el
personal adecuado y materiales de comunicación.
7.
Los tipos de tramite que existen son:
•
Solicitud de certificados: Nacimiento,matrimonio, notas.
•
Pago de servicio: luz , agua, cable
•
Pago de impuestos: Pago de imposiciones AFP ISAPRE
•
Tramites bancarios: Giros y depositos,cobro de cheques, vales de vista.
Dentro de los tramites bancarios tenemos que conocer que es un cheque y los tipos de
cheques:
Cheque es una orden escrita y girada contra un banco para que este pague a su
presentacion del todo o parte de los fondos que el librador puede disponer e una cuenta
corriente.
Los requisitos que debe tener un cheque son : el nombre del librador(Banco) , Cantidad
girada expresada en número y letras, firma del girador o dueño de la cuenta corriente .
Los tipos de cheques son:
Al Portador: es aquel en el cual n se ha tachado la frase A la Orden ni Al portador, puede
ser cobrado pr cualquier persona con la presentacion del DNI. Sin necesidad de Endoso.
A la Orden: Se le ha borrado la frase Al portador y es cobrado solamente por el beneficiario
o sea el nombre de la persona que aparece luego de la frase Paguese a la orden de:. El
banco debe dejar constancia de la identidad qde quien lo cobro exigiendo su DNI.
Cheque Endosado: Tiene similar caracteristica que el cheque A la orden de , su diferencia
es que se puede endosar firmar y el DNI del titular de la cuenta corriente en al anverso del

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29/8/2013
Prof: Arnaldo Vilte
chequese transforma automaticamente en un cheque al portador. El banco debe dejar
constancia de su identidad exigiendo el DNI.
Cheque nominativo: es auel que se ha borrado la frase A la ordn y al Portador solo puede
ser cobrado o depositado en la cuenta corriente de la persona cuyo nombre se ha
extendido
El memorándum: es la manera de comunicar en forma breve asuntos de carácter
administrativo a personas de una empresa, institución o dependencia de gobierno.
Regularmente este documento se elabora en hojas de papel media carta. También hay
formatos que llevan impreso el nombre de MEMORANDUM. (El plural de la palabra es
variable
y
todos
son
correctos
Memoranda,
Memorándums,
Memorandos
o
Memorándumes). Otra definición de sería: Un memorándum (memo como se le conoce en
el ambiente laboral) es un documento escrito que es menos formal que la carta y se utiliza
para el intercambio de información entre áreas de una empresa con el objetivo de dar a
conocer información diversa como recomendaciones, instrucciones, disposiciones y más.
La estructura del documento consta de las siguientes partes: Nombre(s) de a quien se
dirige Nombre(s) del remitente(s) Fecha Asunto Escrito redactado brevemente. Firma(s)
La factura: factura de compra o factura comercial es un documento mercantil que refleja
toda la información de una operación de compraventa. La información fundamental que

10. Mercedes Cruz- Oscar Flores
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aparece en una factura debe reflejar la entrega de un producto o la provisión de
un servicio, junto a la fecha de devengo, además de indicar la cantidad a pagar en relación
a existencias, bienes poseídos por una empresa para su venta en eso ordinario de la
explotación, o bien para su transformación o incorporación al proceso productivo.
Las facturas tienen 3 copias y llevan el membrete de la empresa que vende, y legalmente
según el SII son de color amarillo, celeste y rosado.
Además, en la factura deben aparecer los datos del expedidor y del destinatario, el
detalle de los productos y servicios suministrados, los precios unitarios, los precios totales,
los descuentos y los impuestos.
La factura se considera como el justificante fiscal de la entrega de un producto o de la
provisión de un servicio, que afecta al obligado tributario emisor (el vendedor) y
al obligado tributario receptor (el comprador). La factura es el único justificante fiscal,
que da al receptor el derecho de deducción del impuesto ( IVA). Esto no se aplica en los
documentos sustitutivos de factura, recibos o tickets.
En algunos países, la factura no tiene valor jurídico en un juicio a la hora de exigir el pago
de una deuda.
Es un documento que acredita legalmente una operación de compraventa
En la factura se relacionan detalladamente los artuculos que el proveedor envia al
comerciante o los que el comerciante entrega al cliente.
Importante es destacar que las facturas se confeccionan con los datos colocados en el
pedido u orden de compra y en la guia de despacho Ejemplo de factura:

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