comunicacion, Strategic planning, gestion de la comunicacion

1. Universidad Nacional De Colombia
Ingeniería Industrial
Gestión de la comunicación
Análisis: Gestión De la Comunicación en AISEC
Presentado por: Ana María Cairasco 411010
Laura Fernanda Calle 411011
Nicolás Gutiérrez 411007
Elías Botero García 411007
Presentado a: Jorge Alberto Forero Santos
Manizales 14/12/11

2. Análisis: Gestión De la Comunicación en
AISEC
En el presente trabajo se elaborara un análisis minucioso de la Gestión de la
Comunicación que se presenta en la Organización AIESEC; para ello nuestro
grupo contó con la fortuna de tener material Institucional de dicha Organización
del año 2010 y 2011 y su reformulación para el 2015, para así poder identificar
como ha venido evolucionando el proceso de gestión de la comunicación.
Además de contar con la información institucional logramos contactar a algunos
funcionarios de AIESEC para hacer más amplio nuestro trabajo de campo.
Considerando que nuestro propósito es hacer un análisis de la gestión de la
comunicación en AISEC, es necesario definir Gestión de la Comunicación y
además identificar la labor que realiza AISEC ante la sociedad y como ejecuta
este proceso de gestión de la comunicación.
¿Qué es gestionar la comunicación?
Es plantear, diagnosticar, diseñar, producir, implementar, controlar y
evaluar un conjunto de acciones y procedimientos mediante los cuales se
despliegan una variedad de recursos de comunicación para apoyar la labor de
las comunicaciones publicas privadas y comunitarias.
Para una buena gestión de la comunicación, es necesario tener una visión
global del contexto donde se realiza, porque si somos capaces de ver lo que
pasa a nuestro alrededor, somos capaces de dar soluciones por medio de esta;
se debe tener claro que todo comunica, por ende se le debe dar orientación a
la comunicación y hacerla coherente a la identidad institucional. Al momento de
gestionar comunicación no se debe comunicar productos, sino expectativas de
valor agregado, porque lo que buscan las personas es disfrutar ante algo, con
esto se pretende emocionar y hacer soñar a los clientes.
¿Qué es AIESEC?
Es la plataforma internacional para que los jóvenes descubran y desarrollen su
potencial y así generar un impacto positivo en la sociedad. Es una organización
global, apolítica, independiente, sin ánimo de lucro, dirigida por estudiantes y
recién graduados de instituciones de educación superior. Sus miembros están
interesados en problemáticas mundiales, liderazgo y gestión.

3. ¿Qué Ofrece?
Oportunidades de liderazgo
Experiencias internacionales
Ambientes de aprendizaje globales
Redes de contacto internacionales
Estos programas los ofrece con el fin de Fortalecer el compromiso con su
entorno y generar cambios positivos de gran impacto, por medio de Una
experiencia integral de desarrollo proporcionada a sus miembros.
Sus miembros y como impacta la sociedad:
Sus miembros potenciales son todos los jóvenes estudiantes universitarios y
recién graduados, menores de treinta años que estén interesados en impactar
la sociedad por medio de las oportunidades que ofrece.
Cómo es la Gestión de la comunicación en AIESEC?
A continuación se detallaran los pasos que ha seguido la organización con el
fin de gestionar su comunicación.
Planteamiento y Diagnosticar:
AIESEC desde sus inicios ha vislumbrado una falencia de intercomunicación de
los jóvenes en el mundo, este vacío ha sido impulsador de problemáticas
mundiales por desconocimiento cultural entre las sociedades.
Diseñar:
Después de diagnosticar el problema, AIESEC fue fundada en 1948 en Francia
por 7 jóvenes, quienes buscaban un medio para establecer la fraternidad entre
países en la época posterior a la II guerra mundial; es por esto que AIESEC
nace como una oportunidad para retar la realidad y construir un mundo más
tolerante a la diversidad por medio de la cooperación internacional y de la
nueva generación de líderes que busquen un real impacto social.
Después de su fundación se crearon los pilares sobre los cuales se
fundamentaría una nueva estrategia para el impacto global, por medio de
reuniones internacionales se comienza a construir un modelo de diseño para la
intercomunicación de sus miembros.
Producir:
Después de las reuniones internacionales, se decido que los representantes de
cada uno de los países comenzarían a gestionar con las universidades de
donde eran graduados para obtener apoyo en el desarrollo de su organización.

4. Se comenzaron a realizar los procesos necesarios para implementar la
organización con los estudiantes y egresados de las mismas universidades.
Implementar:
Gracias a su gestión en el proceso de implementación de las estrategias
propuestas por la organización en sus primeras reuniones, comenzaron con las
actividades necesarias para su primer reclutamiento. En este debían exponer
las ideas generales y especificas que la organización proponía para el
desarrollo intercultural de sus miembros.
Controlar:
Gracias a la implementación de los últimos procesos de administración de la
época, se generaron estrategias puntuales para la revisión de sus resultados,
los cuales se podían observar en el crecimiento de su organización y el
conocimiento del mercado.
Evaluar:
Por medio de indicadores de gestión se califica diariamente la organización.
Los resultados obtenidos son la mejor forma para evaluar los procesos
comunicativos, los cuales son el fundamento de la organización.
AIESEC Manizales:
Este capítulo de la organización fue fundado en 1985 después de que unos
estudiantes de la universidad Autónoma de Manizales vieron la necesidad en el
mercado local de expandir su acercamiento con las culturas en el exterior. La
organización desde sus inicios ha evolucionado en todos sus aspectos, y la
comunicación no es la excepción.
La organización tiene una peculiaridad, es un ente que evoluciona anualmente
gracias a la constante renovación de sus miembros, este fenómeno se
presenta debido a que como una organización de voluntariado, sus miembros
no reciben ninguna compensación monetaria, y las experiencias dentro de la
organización cada vez se vuelven más agiles gracias a los grandes avances de
la tecnología y la globalización, los cuales permiten que las experiencias
interculturales sean mucho más fáciles y eficientes.
Debido a esta constante renovación de su membrecía la organización ha tenido
que desarrollar procesos de comunicación cada vez más especializados y
AIESEC Manizales ha evolucionado gracias a estos cambios.

5. Hay dos procesos muy marcados en la organización que necesitan un mayor
énfasis en la aplicación de procesos especializados de comunicación
(reclutamientos de nueva membrecía y desarrollo del potencial de sus
miembros por los programas).
A continuación se detallara como se desarrolla actualmente la gestión de la
comunicación en sus dos programas:
1. Reclutamiento
El reclutamiento dentro de la organización es la retroalimentación semestral de
recursos humanos de esta. Es importante aclarar que la comunicación hace
parte esencial en este proceso, debido a que como cualquier entidad del sector
terciario de la economía esta se basa en la interrelación de las personas que
tienen contacto al interior y al exterior.
Para realizar un proceso de reclutamiento de calidad su junta local ejecuta un
proceso de revisión de sus necesidades, estado actual y del mercado potencial.
Este análisis les permite tener claro los métodos más eficientes para acceder a
su mercado objetivo.
Por medio de su área funcional de mercadeo y comunicación (MK&Com), se
comienzan a plantear las estrategias de difusión de mercado y de servicios, las
cuales se fundamentan en conocimientos previos de la organización, en
estrategias propuestas por AIESEC Internacional y por AIESEC en Colombia, y
se tienen en cuenta recomendaciones de los entes que supervisan y asesoran
a la organización local.
El proceso de producción queda bajo responsabilidad de los miembros del área
de mercadeo y comunicación, cuando se ha generado este material y se han
definido las estrategias, se empieza con el proceso de captación. Un
reclutamiento que sea exitoso es el que logre conjugar eficientemente los
procesos comunicativos con las necesidades de la organización, permitiendo
que el mercado objetivo conozca de cerca la organización y las oportunidades
que esta brinda.
2. Desarrollo del potencial humano
Gracias a los programas establecidos dentro de la organización (denominados
AIESEC WAY) los miembros se desarrollan por medio de ambientes globales,
practicando a diario lo aprendido en sus carreras.
La comunicación hace parte de todos los procesos internos que realiza
AIESEC Manizales, como parte de una organización globalizada y
descentralizada. Con el fin de brindar la mejor comunicación hay una serie de
herramientas conocidas y manejadas por todas las sucursales:

6. 2.1 Plataforma www.myaiesec.com: Es una plataforma virtual, internacional
por medio de la cual maneja y controla cada una de las experiencias de sus
miembros. Tiene herramientas muy útiles como Chat, Correo electrónico, Base
de datos de miembros y aliados y muchas más opciones.
2.2 Team building: Es una herramienta mundialmente conocida para construir
equipos. En estos espacios la organización aporta sus conocimientos de
liderazgo y desarrollo, y sus miembros les brindan comentarios y posibles
estrategias para implementar. Es una táctica de GANA GANA y de capacitación
horizontal.
2.3 KM knowledge managment: es una herramienta aplicada a nivel mundial,
con el fin de dar continuidad a los conocimientos sobre la organización y el
mercado, que busca que su constante renovación de membrecía no perjudique
el continuo crecimiento de la organización.

7. CUESTIONARIO
1. ¿De las tres dimensiones que propone Joan Costa de la comunicación
cuáles se dan en el grupo cultural, la comunidad, la institución o la empresa
que visitaron?
Teóricamente en todas las organizaciones empresariales se deben
presentar las tres dimensiones de la comunicación que propone Joan costa:
La institucional: encargada de relaciones corporativas, reputación
corporativa y desarrollo corporativo.
La organizacional: encargada de la cultura corporativa y comunicación
interna.
La mercadológica: encargada de la publicidad y la promoción.
Con el fin de manejar cada uno de los estamentos que la componen, la
organización debe realizar una buena comunicación en cada una de las
dimensiones que propone el autor, por tal motivo en la dimensión
institucional, trabajan muy de cerca con otras corporaciones, las cuales
colaboran en el manejo de su reputación y desarrollo. Esto se puede
observar más de cerca en la aplicación directa de la comunicación en los
reclutamientos y en el desarrollo del potencial humano de sus miembros, se
tienen unas estrategias definidas a nivel mundial para cada una de estas
labores.
Con respecto a la comunicación organizacional, por la estructura de
voluntariado que maneja la organización, es más fuerte que las otras
dimensiones de la comunicación y a la que más recursos se le invierten. A
nivel internacional cada cinco años se produce una estrategia global del
manejo que se le dará a su comunicación organizacional, lo que permite
que cada uno de sus miembros conozca de cerca cuales serán estas
estrategias y se puedan aplicar acorde con la necesidad actual.
La comunicación mercadológica no se queda atrás, pero es manejada de
dos formas, una estrategia global y una estrategia local, cada una de estas
se enfoca en dar a conocer la organización y las ventajas de pertenecer a
ella, por tal motivo se ve muy fuerte al realizar los procesos semestrales de
reclutamiento, a nivel local se enfoca en las universidades que tienen
convenios con la organización. Gracias a esta comunicación la organización
cuenta con presencia en más de 107 países y está compuesta por más de
50.000 miembros, siendo así la segunda ONG más grande del mundo.

8. 2. ¿A qué públicos va dirigida la comunicación en el grupo cultural, la
comunidad, la institución o la empresa que visitaron?
La comunicación en AIESEC va dirigida al público interno principalmente ya
que es utilizada para fomentar las relaciones entre los voluntarios,
buscando el cumplimiento de sus programas. Pero la organización no deja a
un lado el público externo y mixto, ya que el gobierno, la comunidad local,
las entidades financieras y los clientes son el soporte de AIESEC.
3. ¿Cuáles son los propósitos de la comunicación en el grupo cultural, la
comunidad, la institución o la empresa que visitaron?
La comunicación es la base de esta organización, todas las actividades que
realiza tienen que hacerse mediante la comunicación de sus miembros, de
sus clientes y de sus proveedores. Por tal motivo AIESEC internacional
define unas estrategias globales mediante las cuales se debe trabajar esta
comunicación. Esta se utiliza principalmente para dar a conocer la
organización y capacitar los miembros, desarrollándolos en el potencial
humano que pueden otorgar a su comunidad.
4. ¿Qué posibilidad tienen los miembros del grupo cultural, la comunidad, la
institución o la empresa que visitaron de participar en la toma de decisiones
en los momentos de planeación, diagnóstico, diseño, producción,
implementación, control y evaluación de la gestión de la comunicación?
AIESEC internacional define unos espacios específicos donde su
membrecía puede participar de las decisiones que requiere la organización:
Asambleas legislativas locales, nacionales e internacionales: a cada una de
estas asambleas pueden acceder los miembros, siempre y cuando cumplan
con unos requisitos para su membrecía. En estas pueden tomar decisiones
de cómo se debe comportar la organización frente a ciertos retos.
Asambleas locales de membrecía: en estos espacios se crea discusión e
interlocución definiendo así estrategias para ejecutar las actividades que el
área local tendrá en cumplimiento de su labor principal.
5. Las personas que conforman el grupo cultural, la comunidad, la institución o
la empresa que visitaron:
1. Se relacionan entre sí y de qué forma.
2. Recogen información de otros.
3. Le proporcionan la información a otros.
4. Participan y cooperan.

9. En AIESEC hay espacios definidos mediante los cuales se pueden observar
todas las relaciones de comunicación que en esta pregunta se plantea, se
explicara detalladamente el momento:
Se relacionan entre sí: cuando miembro a miembro comparten información
sobre sus expectativas y formas de trabajar permitiendo así un crecimiento
gracias a la comunicación horizontal.
Recogen información de otros: Hay un area (MK&com marketing and com.) que
es la encargada de recoger información de cada uno de los procesos
ejecutados en la organización.
Le proporcionan la información a otros: La misma área que recoge la
información, es la encargada de dar a conocer esta, se da específicamente en
los procesos de transición de membrecía que ocurren dos veces al año.
Participan y cooperan: la organización genera, aprueba y promueve estos tipos
de espacios, los cuales generan una participación constante y crecimiento
eficiente para cada uno de sus miembros.
6. ¿Qué ventajas ofrece al grupo cultural, la comunidad, la institución o la
empresa que visitaron la gestión de comunicación?
No se habla en sí de ventajas, ya que la gestión de la comunicación es la base
de toda la organización, sin esta no se podría llevar a cabo ningún proyecto;
un claro ejemplo se da en el desarrollo del potencial humano porque sin
comunicación no hay educación.
7. ¿Qué desventajas se le presentan al grupo cultural, la comunidad, la
institución o la empresa que visitaron la gestión de comunicación?
La principal desventaja que se presenta en la organización, es la diversidad
de culturas que maneja, es importante aclarar que poner de acuerdo a mas
de 107 países no es tarea fácil y las reuniones que realizan son solamente
una vez por año, impidiendo que haya un conocimiento directo de las
expectativas y problemas en cada una de las ciudades donde tienen
presencia.
8. ¿Qué dificultades o problemas se le presentan al grupo cultural, la
comunidad, la institución o la empresa que visitaron la gestión de la
comunicación?
La organización por ser un ente mundial, tiene grietas dentro de sus
procesos comunicativos, la dependencia de voluntarios para ejecutar sus

10. tareas diarias, condiciona su efectividad dependiendo de la disponibilidad
de las personas a invertir su tiempo y sus recursos.
Se nota a nivel local que en los últimos meses han tenido una dificultad
seria para realizar procesos eficientes de comunicación interna con sus
miembros, ha tenido dificultades de membrecía lo cual pone a la
organización a realizar las tareas operativas y deja de lado las de
planeación y comunicación. Esto a corto y a largo plazo afecta directamente
el funcionamiento de la misma y la comprensión de las actividades que
deben realizar sus miembros.

11. ANEXOS
Foto: Team Bulding, Sabado 3 de diciembre. Actividades de intercambio de percepciones de la
organización
Foto: Team Bulding, Sabado 3 de diciembre. Actividad de conocimiento de equipo.

12. Actividad ciudadano global en la universidad de Manizales, foto tomada para el reclutamiento de Winter.
Evento introductorio (Zonalito) para reclutamiento de Winter. Este evento de capacita a la nueva
membrecía sobre la organización.

13. Promoción de evento Familias globales, el cual consiste en hospedar a un participante de intercambio en
la casa propia