Este documento describe los componentes de los sistemas de información a través del estudio de caso del Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA). Explica el procedimiento administrativo para comunicaciones oficiales recibidas y producidas por SENA mediante diagramas de flujo y fotografías. El objetivo es comprender la relación e interrelación de los procesos a través del diagrama de flujo del manejo de correspondencia en SENA.

2. UNIDAD 2
COMPONENTES DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN
SANABRIA PERILLA MYRYAN LUZ
TRUJILLO GÓMEZ LEIDY CAROLINA
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
TEORIA DE SISTEMAS
Armenia 2019

3. TABLA DE CONTENIDO
Diaps. No.
Introducción ………………………………………..…………………………………….……………………………………………………………………………………………...…….... 4
Objetivos ………………………………………..……………………………………..……………………………………………………………………………………………………….... 5
. General ………………………………………..…………………………………….………………………………………………………………………………………………………….... 5
. Específicos ………………………………………..…………………………………….…………………………………………….………………………………………………………….. 5
Evidencias Fotográficas ………………………………………..……………………………………………………………………………………………………...…………………….. 6
Sistemas de Archivos de Gestión – SENA ………………………………………..…………………………………….……………………………………………………………… 7
Procedimiento Administrativo de Comunicaciones Oficiales Recibidas y/o Producidas por La Entidad ………………………………………..……….. 8-9
Diagrama de Flujo………………………………………..……………………..…………………………………………………………………………………………………………….... 10
Conclusión………………………………………..…………………………………….…………………………………………..………………………………………………………………. 11
Bibliografía………………………………………..…………………………………….…………………………………………………………………………………………………………. 12

4. INTRODUCCIÓN
Conocer la importancia de los componentes de un Sistema de Información, su interrelación
en la descripción de los procesos para un objetivo común e integrarlos así, mediante los
diagramas de flujo en las necesidades empresariales, entre otros.

5. OBJETIVOS
 General
 Comprender la relación e interrelación de los procesos mediante el Diagrama de Flujo.
 Específicos
 Identificar los componentes de un Sistema de Información
 Estudiar y explicar los componentes de un Sistema de Información.

6. EVIDENCIAS FOTOGRÁFICAS

7. SISTEMAS DE GESTION DE ARCHIVOS- SENA
https://www.google.com/search?q=sena&source=lnms&tbm=isch&sa=X&ved=0ahUKEwiUvbStiffgAhVlqlkKHeIDBwIQ_AUIDigB&biw=1280&bih=684#imgrc=ufknPaCIvLWD-M:

8. PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES
RECIBIDAS Y PRODUCIDAS POR LA ENTIDAD

9. PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES
RECIBIDAS Y PRODUCIDAS POR LA ENTIDAD
Sanabria, M. (2019). Fotografías tomadas en la Unidad
de Correspondencia Servicio Nacional de Aprendizaje
SENA.

10. PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES
RECIBIDAS Y PRODUCIDAS POR LA ENTIDAD
Recibir, revisar,
clasificar y
radicar
comunicaciones
oficiales y otros
envíos postales
Digitalizar y
registrar en el
aplicativo ON
BASIC las
comunicaciones
oficiales y otros
envíos postales
Verificar y asegurar
que todas las
comunicaciones
hayan generado
formas electrónicas y
hayan sido
notificadas a sus
destinatarios.
Asignar el
recorrido,
imprimir
comprobante de
entrega y
distribuir a las
dependencias
Figura 4. Registro y radicación. Melo, M. (2012, abril 18). Unidad de
Correspondencia. Criterios para el registro y la radicación de comunicaciones
oficiales. [Mensaje en un blog].Recuperado de:
http://maironm.blogspot.com/2012/04/criterios-para-el-registro-y-la.html

11. Requiere
respuesta
Elaborar y
remitir
respuesta al
destinatario
Registrar
notas
electrónicas y
archivar en el
aplicativo on
basic
Generar
índices
diarios de
corresponden
cia recibida y
producida
Generar reportes
mensuales sobre
comunicaciones
pendientes de
trámite y remitir
a las
dependencias
Elaborar
reportes sobre
trámite de
comunicacione
s oficiales
Figura 5. Entrega de Correspondencia. ALL.BIZ.
(S.F.).Entrega de Correo. Recuperado de:
https://co.all.biz/entrega-de-correo-s2301

12. DIAGRAMA DE FLUJO
Consultar este flujograma en:
https://www.goconqr.com/es/flowcharts/172
16012/edit

13. CONCLUSIÓN
La apropiación y afianzamiento, de los nuevos conocimientos de esta unidad en la elaboración de Diagramas de Flujo,
ejemplificados, con el procedimiento en la Administración de Comunicaciones Oficiales Recibidas y Producidas en la
entidad El Servicio Nacional de Aprendizaje “SENA” (visitada). Nos llevó a comprender la estructuración del mismo y la
aplicación del proceso de los cuales enfatizamos en la identificación de las áreas implicadas, las comunicaciones
oficiales que se producen, para así organizar y/o reorganizar las actividades o solucionar un problema concreto, entre
otros, al igual que la medición del tiempo de respuesta, de manera que se optimice el recurso humano y sean eficaces
los trámites.
Para finalizar, agradecemos al Servicio Nacional de Aprendizaje –”SENA”, el habernos permitido conocer la Unidad de
Correspondencia, para la realización de esta presentación.

14. BIBLIOGRAFÍA
SIGA SENA. (s. f.).Compromiso Siga Sistema Integrado De Gestión y Autocontrol. Recuperado de:
http://compromiso.sena.edu.co/documentos/index.php?opc=1&text=caracterizacion&codigo=GD
Alcaldía Municipal de Momil en Córdoba. (2018, abril 25). A estudiar gratis en el SENA. Recuperado de:
https://www.google.com/search?q=sena&source=lnms&tbm=isch&sa=X&ved=0ahUKEwiUvbStiffgAhVlqlkKHeIDBwIQ_AUIDigB&biw=1280&bih=684#imgrc=ufknPaCIvL
WD-M
Figura 1. 3. CLASIFICACIÓN. Recuperada de: https://www.google.com.co/search?q=clasificacion+de+documentos&tbm=isch&tbs=rimg:CdjX5ZFMzwO4Ijjgu--
kvc88zr2oamBXEukOjcXZsU6_1zDIQJeSRiskqFgNMXgyM1TMPd8Or0Mx2BzL7u7kQUgg_1FyoSCeC776S9zzzOEb9uH7eQzoCvKhIJvahqYFcS6Q4R261mav6jxRQqEgmNxdmxTr_1MMhG6
HcSyjiF1ZioSCRAl5JGKySoWEUmGcwbDJITKKhIJA0xeDIzVMw8RwWgDtC6WFm8qEgl3w6vQzHYHMhEm_1hR4xUAZfCoSCfu7uRBSCD8XEdQjX7ppOIt_1&tbo=u&sa=X&ved=2ahUKEwjl24
OLiNzdAhWqpFkKHcPXDi0Q9C96BAgBEBs&biw=1745&bih=881&dpr=1.1#imgdii=STr2vOfsgffYnM:&imgrc=4LvvpL3PPM6PHM:
Figura 2. 4 DISTRIBUCION. Recuperada de:
https://www.google.com.co/search?biw=879&bih=821&tbm=isch&sa=1&ei=PymuW4TSHMft5gLqkZeoCA&q=entrega+documentos+dibujo&oq=entrega+documentos+&gs_l=img.1.0.0
j0i30k1j0i5i30k1l8.29602.29602.0.33079.1.1.0.0.0.0.152.152.0j1.1.0....0...1c.1.64.img..0.1.149....0.PxPI36LYJjw#imgrc=Dk0ir2eCV5Yd9M:
Figura 3. 5 TRÁMITE. Recuperada de:
https://www.google.com.co/search?biw=879&bih=821&tbm=isch&sa=1&ei=EzCuW7Fr59zmAoaInugK&q=imagenes+entregando+correspondencia&oq=imagenes+entregando+corresp
ondencia&gs_l=img.3...0.0.0.2806.0.0.0.0.0.0.0.0..0.0....0...1c..64.img..0.0.0....0.7CGfFKi6XtI#imgrc=eoHEjqGY4Ef-0M:
Figura 4. Registro y radicación. Melo, M. (2012, abril 18). Unidad de Correspondencia. Criterios para el registro y la radicación de comunicaciones oficiales. [Mensaje en un
blog].Recuperado de: http://maironm.blogspot.com/2012/04/criterios-para-el-registro-y-la.html
Figura 5. Entrega de Correspondencia. ALL.BIZ. (S.F.).Entrega de Correo. Recuperado de: https://co.all.biz/entrega-de-correo-s2301