Este documento describe los elementos básicos de la interfaz de usuario de Excel, incluyendo la barra de título, la barra de menús, la barra de herramientas estándar, la barra de formato, y cómo combinar celdas, cambiar el nombre de hojas de datos, y desplazarse entre celdas y hojas.

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2do “A” de administración de empresa
Computación
QUE ES EXEL
Excel2003 es una hoja de cálculo integrada en Microsoft Office. Esto quiere decir
que si ya conoces otro programa de Office, como Word, Access, Outlook,
PowerPoint,... te resultará familiar utilizar Excel, puesto que muchos iconos y
comandos funcionan de forma similar en todos los programas de Office.
Probablemente no te sirva de mucho saber que Excel es una hoja de cálculo, no te
preocupes, ahora te lo explicamos. Una hoja de cálculo es un programa que
es capaz de trabajar con números de forma sencilla e intuitiva. Para ello se utiliza
una cuadrícula donde en cada celda de la cuadrícula se pueden introducir
números, letras y gráficos.
ELEMENTOS DE LA PANTALLA DE EXEL
La barra de título
Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento. Cuando
creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le
demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha están los botones
para minimizar , restaurar y cerrar .
La barra de menú
Contiene las operaciones de Excel, agrupadas en menús desplegables. Al hacer clic en Insertar, por
ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con los diferentes elementos que se pueden
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insertar en Excel. Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos menús. Pero las cosas
más habituales se realizan más rápidamente a partir de los iconos de las otras barras que veremos
a continuación. En el extremo de la derecha están los botones para minimizar , restaurar y
cerrar del libro de trabajo.
En Excel2003 la barra de menús tiene un comportamiento "inteligente", que consiste,
básicamente, en mostrar de los menús sólo los comandos más importantes y los que el usuario va
utilizando. Si quieres saber cómocambiar este comportamiento, haz clic aquí .
Los menús desplegables de la barra de menús contienen tres tipos básicos de elementos:
Comandos inmediatos.
Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos.
Se reconocen porque a la derecha del nombre del comando, o no
aparece nada o bien aparece la combinación de teclas para
ejecutarlo desde el teclado.
Por ejemplo, en el menú Insertar, el comando Columnas, o el
comando Hipervínculo que se activa pulsando al mismo tiempo
las teclas Ctrl, Alt y K.
Otro menú desplegable.
Al situarse sobre éste, se abre
un nuevo menú a su lado con
más opciones para que elijamos
una de ellas.
Se reconocen porque tienen un
triángulo a la derecha.
Por ejemplo, en el
menú Insertar, Imagen.
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Comando con ventana.
Al hacer clic, aparece una ventana o cuadro de diálogo en el que
nos pedirá que rellenemos algunos datos y que tendrá botones
para aceptar o cancelar la acción.
Se distinguen porque el nombre acaba en puntos suspensivos.
Por ejemplo, en el menú Insertar, Gráfico...
Los diferentes menús de la barra de menús se pueden activar desde el teclado pulsando Alt + letra
subrayada del nombre del comando. Por ejemplo Alt + i para desplegar el menú Insertar.
La barra de herramientas estándar
Contieneiconos para ejecutar de forma inmediata algunas de las operaciones más habituales,
como Guardar , Copiar , Cortar , etc.
La barra de formato
Contiene las operaciones más comunes sobre formatos, como poner en negrita, cursiva, elegir tipo
de fuente, etc.
Hay operaciones que no están disponibles en un determinado momento. Se identifican porque
tienen el color atenuado. Por ejemplo, si no hay nada seleccionado, tanto como el
icono Cortar como el comando Cortaraparecen con el color más claro.
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COMBINAR CELDAS
No se puede dividir una sola celda, pero se puede mostrar como si se hubiera
dividido combinando las celdas que están por encima de ella. Por ejemplo, desea
dividir la celda A2 en tres celdas que aparezcan una al lado de la otra debajo de la
celda A1 (quiere usar la celda A1 como encabezado). No es posible dividir la celda
A2, pero puede lograr un efecto similar combinando las celdas A1, B1 y C1 en una
sola celda. Luego puede escribir datos en las celdas A2, B2 y C2. Estas tres
celdas se ven como si estuviesen divididas bajo una celda más grande (A1) que
funciona como encabezado.
Cuando combina dos o más celdas horizontales o verticales adyacentes, las
celdas se convierten en una celda más grande que abarca varias columnas o filas.
Cuando combina varias celdas, solo los contenidos de una sola celda (la celda
superior izquierda para idiomas de izquierda a derecha o la celda superior derecha
en el caso de idiomas de derecha a izquierda) aparecen en la celda combinada.
En el ejemplo siguiente, se centra el texto en la celda combinada mediante el
comando Combinar y centrar.
CAMBIAR NOMBRE A UNA HOJA DE DATOS
Supongamos que vas a cambiar el nombre de la hojas de cálculo del libro en el
que estás haciendo tu presupuesto mensual de gastos por los meses del año.
Para ello, sigue estos pasos:
Paso 1:
Haz clic con el botón derecho del mouse sobre una de las fichas que se
encuentran en la parte inferior izquierda de la pantalla.
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Paso 2:
Selecciona la opción Cambiar nombre del menú desplegable.
Paso 3:
Escribe el nuevo nombre que tendrá la hoja de cálculo en el recuadro negro.
Paso 4:
Para terminar, haz clic en cualquier lugar fuera de la pestaña. Verás que el
nombre ha cambiado.
DESPLAZAMIENTO ENTRE CELDA
Hay dos procedimientos básicos para desplazarse entre libros de trabajo Excel.
1. Mediante el ratón: Pulsando directamente en la celda de destino, utilizando las
teclas con flecha, se accede a cada una de las hojas haciendo clic sobre la solapa
correspondiente, situadas a la parte inferior izquierda de la pantalla. Si la solapa
de la hoja que se quiere activar no está visible, se pueden utilizar los botones de
desplazamiento de etiquetas, a la izquierda de las solapas de hojas, haciendo clic
sobre uno de ellos . De izquierda a derecha su función es la de activar: la
primera hoja, la hoja anterior, la hoja siguiente y la última hoja.
2. A través del teclado: Se accede a las distintas hojas pulsando, de forma
simultánea, las teclas Control + AvPág para acceder a la hoja siguiente, o las
teclas Control + RePág para acceder a la hoja anterior.
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