En 3 oraciones o menos: Este documento describe los pasos para modificar los datos maestros de proveedores en SAP usando la transacción SM35. Incluye crear una grabación, exportarla a un archivo de texto, combinar la información en Microsoft Word para crear cartas personalizadas para cada proveedor, importar los datos combinados de vuelta a la grabación original, y ejecutarla para actualizar los registros maestros de proveedores en SAP.

1. SM35: BATCH INPUTS
Y
CARGAS DE DATOS

2. I. BATCH INPUTS : CARGAS DE DATOS CON LA SM35.....................................................................3
1. Actualización de fichero...................................................................................................................3
2. Crear Grabación..............................................................................................................................4
3. Exportar la Grabación......................................................................................................................7
4. Combinar correspondencia en microsoft word................................................................................8
4.1 PASO 1: Selección del tipo de documento...............................................................................9
4.2 PASO 2: Selección del documento inicial..................................................................................9
4.3 PASO 3: Selección de destinatarios........................................................................................10
4.4 PASO 4: Escribir la carta.........................................................................................................11
4.5 PASO 5: Vista Previa de Cartas ..............................................................................................13
4.6 PASO 6: Completar combinación.............................................................................................13
5. Importar datos...............................................................................................................................16
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3. I. BATCH INPUTS : CARGAS DE DATOS CON LA SM35
En el ejemplo actual vamos a realizar una modificación de datos de proveedores de tal manera que en
el campo concepto de búsqueda aparezca el NIF 1 de cada uno.
Para ello, desde la transacción SM35 – Batch Input, vamos a realizar una grabación de la transacción
XK02 – Modificar datos maestros de proveedor (central)
PASOS
1. ACTUALIZACIÓN DE FICHERO
Número Nombre NIF1
SK100 PEPE ANDRES 1 2020396224
SK10097 PEPE ANDRES 2 2020010729
SK10292 PEPE ANDRES 3 1020347614
SK10456 PEPE ANDRES 4 147029986
SK10495 PEPE ANDRES 5 2020434614
SK10613 PEPE ANDRES 6 2020022455
SK108 PEPE ANDRES 7 2020521712
SK10848 PEPE ANDRES 8 182289733
SK10850 PEPE ANDRES 9 1020171845
SK10856 PEPE ANDRES 10 2020484158
SK10874 PEPE ANDRES 11 2020485720
SK10908 PEPE ANDRES 12 1020041286
SK111 PEPE ANDRES 13 2020084407
SK1111 PEPE ANDRES 14 2020469957
SK11216 PEPE ANDRES 15 2020064519
SK11352 PEPE ANDRES 16 2020423680
SK11410 PEPE ANDRES 17 12812389
SK11424 PEPE ANDRES 18 2020479164
SK11427 PEPE ANDRES 19 1020820735
SK11432 PEPE ANDRES 20 2020329113
SK114521 PEPE ANDRES 21 1020041957
SK114522 PEPE ANDRES 22 1020910286
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4. 2. CREAR GRABACIÓN
Tx. SM35
Pulsando el marcador accedemos a la pantalla de creación / visualización de
grabaciones de transacciones.
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5. Crearemos una nueva grabación con el pulsador , a la que le asignaremos una
denominación e introduciremos el código de la transacción, que en este caso será la XK02, y a
continuación iniciaremos la grabación con .
Trabajaremos tratando los datos como si de una gestión puramente manual se tratara a fin de crear el
primer registro. Según este ejemplo, introduciendo los datos de número de acreedor, sociedad, y
pulsando los flags “Dirección” dentro del apartado de datos Generales y “Usar gestión de direcciones
central” accedemos a las dynpros deseadas.
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6. Finalmente, tras las actualizaciones grabamos el registro con con lo que finalizamos la grabación
al haberse copiado la transacción.
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7. Dado que aparecen múltiples entradas que no son variables, ni deseamos modificar por lo tanto las
eliminamos para limpiar el programa. En concreto, en nuesto caso, de todos los datos de dirección
sólo nos interesa mantener el relacionado con el campo Concepto de Busqueda 1 =
ADDR1_DATA_SORT1.
Grabamos la grabación con el icono
3. EXPORTAR LA GRABACIÓN
Todavía dentro de la transacción SM35 exportar a txt la grabación con el icono .
NOTA: Hay que tener cuidado y no guardar el fichero en el “Escritorio” porque el sistema no permite
luego trabajar desde él.
Si trabajamos desde una versión anterior a las SAP ERP (5.0 y 6.0) A continuación modificamos el
nombre del fichero y eliminamos la extensión.
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8. 4. COMBINAR CORRESPONDENCIA EN MICROSOFT WORD
Abrimos el fichero desde el Microsoft Word
Iniciamos el asistente de la combinación de correspondencia desde la barra de menús con la
siguiente ruta:
Herramientas > Cartas y Correspondencia > Combinar Correspondencia
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9. 4.1 PASO 1: Selección del tipo de documento
Elegimos la opción que viene marcada por defecto “Cartas”
4.2 PASO 2: Selección del documento inicial
Por defecto el sistema propone “Utilizar el documento actual” que será el que utilicemos.
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10. 4.3 PASO 3: Selección de destinatarios
El sistema nos solicita que le determinemos el origen de datos, y es en este momento cuando le
indicamos al sistema la ubicación del fichero (excel) donde está el listado de entradas:
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11. En este paso es oportuno eliminar la primer entrada del fichero ya que es un registro que ya está en
SAP al haber sido el utilizado como plantilla para realizar la grabación:
4.4 PASO 4: Escribir la carta
En este paso, dado que la carta plantilla ya está creada, únicamente nos quedaría el introducir los
parámetros variables de acuerdo a las entradas que deseamos combinar.
En nuestro caso, los campos de que partíamos eran:
- Número de acreedor. Campo variabla (LFA1 – LIFNR)
- Sociedad. Campo fijo = FESK (LFA1-BUKRS)
- Concepto de búsqueda 1. Campo variable (LFA1 – SORT1)
Por eso, los parámetros a combinar serán los LIFNR y SORT1. Para conseguirlo nos posicionamos en
ambos dos y pulsamos
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13. 4.5 PASO 5: Vista Previa de Cartas
En este paso el sistema nos muestra por defecto cómo quedarían las cartas trayendo por defecto la
primera entrada de los datos a combinar:
4.6 PASO 6: Completar combinación
Es el paso final y con el que mediante la opción “Editar Cartas Individuales” solicitamos la generación
de todas las cartas una vez combinados los registros de destinatarios.
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14. Combinamos
Con ello hemos conseguido que el sistema nos cree tantas cartas como entradas existían en el
fichero con los datos a modificar, que en este caso son 22 (el primero ya lo hemos creado en la
ejecución de la grabación).
Debemos guardarlo con formato txt bajo el nombre que deseemos. En el caso de estar trabajando en
una versión anterior a las SAP ERP (5.0 ó 6.0) lo guardaremos sin extensión.
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16. 5. IMPORTAR DATOS
Ya desde SAP, seleccionamos la grabación que hemos utilizado como plantilla y eliminamos todas las
líneas.
En las versiones ERP, con simplemente eliminar la primera línea, relacionada con la transacción, ya el
sistema nos propone eliminar también el resto de entradas, ante lo que nosotros decimos “Sí”.
Con ello optenemos una grabación totalmente en blanco en la que podemos incorporar los datos
combinados como un programa único que tratará en una sóla ejecución el total de registros deseados.
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17. A través del icono importamos el fichero en el que se encuentran el total de las entradas y con
grabamos el nuevo programa generado.
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18. A continuación elegimos procesar para ejecutar el juego de datos. Las características
de la ejecución generalmente serán las siguientes:
Tras la ejecución el sistema nos emitirá un log con los avisos y errores sucedidos durante la
ejecución.
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19. Podemos confirmar tras esta ejecución que realmente la actualización ha sido correcta. En este caso,
mediante la verificación de las entradas en los datos maestros de los acreedores (Transacción FK03)
ó visualizando la tabla de datos maestros de acreedores general (Tabla LFA1).
Tx. FK03
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