Este documento describe los pasos para crear una base de datos en Access y desarrollar la estructura de una tabla. Explica cómo crear una nueva base de datos, agregar una tabla vacía y definir los campos y sus tipos de datos. También cubre cómo designar un campo como clave primaria para que contenga valores únicos que identifiquen cada registro.

1. Query
El Query representa el verdadero poder de Access. En el query se crean las
condiciones (criterios) que uno necesita en la Base de Datos. Como por ejemplo sortear una
base de datos.
Para crear un se utiliza el comando “Simple Query Wizard” o directamente por el
“Design view”. Los resultados del query son desplegados en el “dynaset”, el cual contiene los
record que satisfacen los criterios del “query”.
Paso 1 Crear la siguiente tabla.
1

2. Paso 2 Entrar los siguientes datos en la tabla
2

3. Paso 3 Crear el Query
Escoger la opci
ón y
Presionar Ente
r
3

4. Paso 4 Seleccionar los campos, puedes escogerlos todos o uno a uno.
Seleccionar la
Tabla
Seleccionar los
campos
4

5. Paso 5 Luego de escoger los campos presiona el comando de “next” para continuar.
Presionar
comando next
5

6. Paso 6 Si deseas totales de los campos numéricos escoge la opción de “summary”, para este
ejemplo se va a dejar la opción de “Detail” y oprimes el comando de next.
Presiona el
comando
de Next
6

7. Paso 7 En esta forma le puedes cambiar el nombre al “Query”, tienes las dos opciones de
abrir el querie en open the query to view information o en Modify the query design.
Nombre del Query
Presionar
comando
Finish
7

8. Paso 8 Forma de open the query to view information
Añadir y
borrar
record
8

9. Paso 9 Design query
Field list
Design grid
Field row Sort row Criteria
list
Show row
9

10. Paso 10 Especificar una condición. Crear Query con 4 campos, SSN, FirstName, LastName,
Major. Sortearlos por lastname en orden ascendente y major Undecided.
Criterio Run Button
seleccionad
o
Sortear en
orden
ascendente
10

11. Paso 11 Query corriendo con la condición anterior
11

12. Ejercicio de Practica
Crear los siguientes Query con las siguientes condiciones
1) major = “Business”
2) major = “Information” and “Gender” = “M”
12

13. Indice
Tema Página
Objetivos…………………………………………………………………………………………… 3
Definiciones……………………………………………………………………………………… 3
Crear base de datos……………………………………………………………………….. 4
Desarrollo de la estructura de la tabla……………………………………… 6
Desarrollo de las Forms……………………………………………………………………. 16
Editar Forma……………………………………………………………………………………….. 23
Desarrollo de Reporte………………………………………………………………………. 25
Editar Reportes……………………………………………………………………………………. 34
13

14. Objetivos
1) Describir lo que es una Base de Datos Relacional.
2) Describir en términos generales como diseñar una tabla.
3) Describir los tipos de datos y propiedades disponibles en Access y el
propósito de cada una.
4) Definir los términos campos, record, tabla y database.
5) Uso del “Form Wizard” para crear una forma.
6) Uso de “Report Wizard” para crear un reporte.
Definiciones
1) database – es una colección de información asociado con un tópico.
2) Relational database – es un “database” en el cual una tabla o varias tablas
contienen información relacionada.
3) Campo (field) – es la categoría de la información. Ejemplo nombre cliente, seguro
social
4) Primary Key – es el campo que contiene la información única, no puede estar en
blanco. Ejemplo Número Estudiante, Seguro Social.
5) Record – Un grupo de campos relacionados entre si tratados como una unidad.
6) Tabla (table) - grupo de record relacionados entre si tratados como una unidad.
Contiene los datos.
7) Forma (form) – Provee una forma fácil y atractiva para entrar los datos.
8) Reporte (Report) – Provee una forma fácil de crear un reporte profesional.
14

15. Parte I
Crear la Base de datos en Access
Crear Base
de Datos
en Blanco
Abrir una base de
datos existente
Luego de entrar por Microsoft Office escoges el programa de Access y la
primera pantalla que se va a ver es la de arriba. Si vas a crear la Base de
datos por primera vez escoges “Blank Access database”. Si la base de datos
existe la puedes buscar por “Open existing file”. En este modulo no vamos a
utilizar para crear la base de datos wizard. Es bien importante que sepas el
15

16. directorio donde vas a guarda la estructura y los datos, los mismo se van
guardando automáticamente cuando estas entrandolos.
Paso 2: Directorio
donde guardas la base
de datos
Paso 1:Nombre
de la Base de
datos
Paso 3: Oprimir
Create para
crear base de
Paso 1: Nombre de la Base de datos se recomienda que el nombre este relacionado con el
tipo de base de datos que estés creando y lo puedas identificar fácilmente, no debe ser
muy largo, Ejemplo una base de datos de estudiante baseestudiante
Paso 2: Directorio donde guardas la base de datos
Paso 3: Oprimir Create para crear base de datos
16

17. Parte II
Desarrollo de la estructura de la tabla
Paso 1:Crear
Nueva Tabla
Paso 1: Crear Nueva Tabla
Se va a utilizar “Design view”. Las otras opciones como “Create table by using
wizard” y “Create table by entering data” también se utilizan para crear una
“table”, pero en este modulo no se van a utilizar.
En la estructura de la tabla se define los campos y tipos de datos que se van
a utilizar
17

18. Paso 1:
Escoger
Design View
Paso 2:
Oprimir
Buttom OK
Paso 1: Escoger Design View para el formato de construcción de estructura, se utiliza
para editar una tabla
Paso 2: Oprimir Buttom OK
18

19. Paso 1: Añadir
nombre del Paso 2:
campo Añadir tipo
de data
Paso 3:
Añadir
Descripción
Paso 1: Añadir nombre del campo debes utilizar un nombre relacionado al “field” que
estas representando
Paso 2: Añadir tipo de data
Paso 3: Añadir Descripción del campo
19

20. Escoges el
tipo de dato
Los tipos de datos (propiedades)
Text- Datos alfanuméricos
Memo- Datos alfanuméricos
Number – Datos numéricos
Date/time – Datos de fecha
Currency – Datos numéricos, se recomienda para datos que represente
dólares
AutoNumber – Genera un número del dato automáticamente
Yes/No – Datos lógicos
Es bien importante escoger el tipo de dato correcto. Ejemplo para fecha se
recomienda que utilices Date/time.
20

21. Oprimir “Click” de la
derecha al lado del
campo de seguro social
Luego de llenar la estructura de la tabla. Vamos a definir el campo que va a
ser el Primary Key. Solamente se puede definir un campo por tabla.
El Primary key es un campo que no puede estar en blanco y no se puede
repetir. Ejemplo uno no puede tener una tabla con dos seguros social. Ese
campo tiene que ser único o sea no se puede repetir.
21

22. Escoges como el
primary key el seguro
social
Añadir y
borrar una
línea
En esta pantalla también tienes la opción de añadir una línea, borrar una línea.
Siempre que oprimas el “right click” del “mouse” encima de uno de los campos.
22

23. Va a aparecer una llave
al lado del campo que
escogiste
En el index te indica
que no va a ver
duplicados
Va a aparecer una llave al lado del campo que escogiste
En el index te indica que no va a ver duplicados
23

24. Vas a salvar la tabla puedes
hacerlo escogiendo el diskette o
oprimir el “Button” de X le
asignas el nombre y oprimes en
“Button” OK
Si escoges el “Button” X te permite salvarlo y salir.
24

25. Entrar datos a la estructura
Paso 2: Oprimes
Option Open
Paso 1:
Escoges la tabla
Paso 1: Escoges la tabla
Paso 2: Oprimes “Option Open”
25

26. Puedes Comenzar a
entrar datos
26

27. Parte III
Desarrollo de las Forms
Escoges la
option “Create
form using
Wizard”
Paso 1: Escoges
“Forms”
Estas pantallas te van a ayudar a desarrollar formas para la
entrada de datos.
27

28. Atributos que puedes
seleccionar
En esta pantalla escoges los atributos que quieres que aparezcan en la forma.
Puedes escoger uno a uno o todos a la vez. Oprimes el “Button” de “Next”
para continuar.
28

29. Selección de todos
los atributos
Selección de todos los atributos (campos) o los que desarrollador de la base
de datos desee
Oprimes el “Button” “Next” para continuar
29

30. Escoges
Columnar
Escoges el “Layout” que más le conviene. Basado en que solamente hay una
tabla el más conveniente es “Columnar”. Luego oprime el “Button” “Next”.
30

31. Escoge
s el
estilo
Escoges el estilo para la forma, busca el más que le conviene para una mejor
presentación de la forma.
31

32. Modificar
forma
Puedes Cambiar
el Título de la
Forma. Para
poder ver la
forma
Oprimes el “Button” “Finish” para terminar de crear la forma. Si deseas
entrar a modificar directamente la forma escoges “modify the form’s design”
32

33. Salir de la
pantalla
Para mover de Record a
Record
Esta es la forma finalizada. En la misma puedes navegar con los datos y
añadir nuevos record.
33

34. Parte IV
Editar Forma
Escoges la forma y
oprimes el “Button” de
“Design”
Escoges la forma y oprimes el “Button” de “Design”
34

35. Editar “Heading”
Atributos
(campos)
Utilizando el menú de “Toolbox” podrás editar y añadir “heading”, “text box”
y títulos.
Los Heading son los textos de presentación que van a aparecer en la forma.
Los atributos (campos) es recomendable moverlos dentro de la forma si es
necesario, no es recomendable cambiar el nombre del campo.
35

36. Parte V
Desarrollo de Reporte
Escoges Create
Report by using
wizard
Paso 1 Escoges
Reports
36

37. Escoges los atributos
(“field”) que deseas en el
reporte. Puede ser uno a
uno o todos a la vez.
37

38. Selección de los atributos escogidos. Oprimes el “Button” de “Next”para
continuar.
38

39. Si quieres añadir niveles (grupos) al reporte los escoges, si no lo deseas
continua. Oprime el “Button”de “Next”para continuar.
39

40. Sortear
record
Si deseas sortear los record y por cual atributo si no lo deseas continua.
Oprime “Button” “Next”para continuar.
40

41. Layout
Report
Orientació
n papel
Escoges el “lay out”del reporte. Orientación del papel que se va a imprimir.
41

42. Estilo
Reporte
Escoges el estilo que desees del reporte. Oprime el “Button” “Next” para
continuar.
42

43. Para ver el reporte en la pantalla. Puedes cambiar el título del reporte.
Oprimes el “button” “finish”.
43

44. Ver el reporte en “zoom”,
Ver varias páginas. Salir
del reporte
Recuerda el ancho del papel tiene un límite debemos escoger solamente los
atributos que se van a poder ver en una sola página. Si todos los atributos no
se pueden ver en la pantalla debemos utilizar técnicas más avanzadas.
44

45. Parte VI
Editar Reportes
Escoges el
“button”de “design
Paso 1 Escoges
reporte
45

46. Editar campos
Editar
“Heading
”
Editar
“Heading”
En esta pantalla podemos editar el reporte como mejor presentado pueda
verse. El “Toolbox”sirve para añadir diferentes opciones al reporte. Los
campos se pueden organizar como el desarrollador le conviene. Se pueden
añadir “Heading”
46

47. 47