Este documento describe diferentes técnicas e instrumentos para la recopilación de información en el análisis de sistemas, incluyendo entrevistas, cuestionarios, observación y revisión de registros. Explica cómo planear y realizar entrevistas estructuradas y no estructuradas, y cómo diseñar cuestionarios cerrados y abiertos. También cubre cómo realizar observaciones y revisar documentos ya existentes para recopilar datos sobre el funcionamiento actual de un sistema. El objetivo final es entender completamente el sistema actual antes de determinar recomendaciones

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TÉCNICAS E INSTRUMENTOS PARA LA RECOPILACIÓNDE
INFORMACIÓN
El análisis de sistema es el conocimiento de situaciones y no la solución de los
problemas.
Los buenos analistas, por lo tanto, hacen hincapié en la investigación y las preguntas
para aprender cómo opera un sistema actualmente y para identificar los
requerimientos que los usuarios tienen para uno nuevo o modificarlo.
Solo después de que los analistas han entendido por completo el sistema, son
capaces de analizarlo y determinar las recomendaciones para el diseño de sistema.
Estudiaremos el análisis de sistemas y la determinación de sus requerimientos y las
preguntas que estos incluyen. Además se examinan con detalle los métodos para
recabar datos en relación con los requerimientos, lo que se conoce como técnica para
recopilar datos.
1. Determinación de los Requerimientos.
La determinación de los requerimientos es el estudio del sistema actual del
negocio a fin de encontrar como trabaja y donde debe mejorase. Los estudios del
sistema son el resultado de una evaluación para conocer cómo funcionan los
métodos actuales o si son necesarios o posibles algunos ajustes; elaborar
preguntas en relación con los sistemas manuales y los computarizados.
Dado que los analistas de sistemas no trabajan como gerentes o empleados
en los departamentos para usuarios (como mercadotecnia, contabilidad, venta,
compra o producción), no tienen los mismos conocimientos sobre hechos y datos
que los gerentes y usuarios de esas áreas; por lo tanto un paso inicial en la
investigación es entender la situación.
Existen ciertos tipos de requerimientos tan fundamentales que son comunes
a todas las situaciones. Contestar los grupos específicos de preguntas que
analizan esta secciones, permitirá comprender estos requerimientos básicos.

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2. Requerimientos básicos
Los analistas estructuran su investigación y buscan respuestas a las siguientes 4
preguntas principales.
• ¿Cuál es el proceso básico?
• ¿Qué datos se utilizan o se producen durante este proceso?
• ¿Cuáles son los límites impuestos por el tiempo y cantidad de trabajo?
• ¿Qué controles de rendimientos se utilizan?
2.1. Entender al Proceso.
Se harán preguntas que proporcionaran un antecedente de los datos
fundamentales y de la descripción del sistema.
• ¿Cuál es el propósito de esta actividad?
• ¿Cuáles son los pasos que se realizan?
• ¿Dónde se realizan?
• ¿Quién los ejecuta?
• ¿Cuánto tiempo consume?
• ¿Conque frecuencia se realizan?
• ¿Quién utiliza la información resultante?
3. Técnicas para Recopilar datos:
Los analistas utilizan una variedad de métodos a fin de recopilar los datos sobre
una situación existente, como entrevistas, cuestionarios, infección de registros
(revisión en sitio) y observación. Cada uno tiene ventajas y desventajas.
Generalmente se utilizan dos o tres para complementar el trabajo de cada una y
ayudar asegurar una investigación completa.
3.1. La Entrevista
La entrevista es una forma de conversación, no de
interrogación,
La entrevista para la recopilación de la información es una
conversación dirigida con un propósito específico, que
se basa en un formato de preguntas y respuestas.

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En la entrevista desea conocer tanto las opiniones como los sentimientos del
entrevistado acerca del estado actual de los sistemas, sus metas personales,
de la organización y de los procedimientos informales.
3.1.1. Planeación de la Entrevista
3.1.2. Tipos de Entrevistas
Entrevistas no estructuradas:
Si el objetivo de la entrevista radica en adquirir información
general, es conveniente elaborar una serie de preguntas sin
estructuras, con una sesión de preguntas y respuestas libres.

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Entrevistas estructuradas:
Sin embargo cuando los analistas necesitan adquirir datos más
específicos sobre las operaciones o desean asegurar una alta
confiabilidad en las respuestas a las preguntas que han propuesto
a su entrevistado, las entrevistas estructuradas son mejores
3.1.3. Estructuras de una Entrevista
Así como se reconocen dos maneras generales de razonamiento,
el inductivo y el deductivo, hay dos formas similares de organizar sus
entrevistas. Una tercera forma que combina ambos patrones, el
inductivo y el deductivo. Estas son:
• Uso de una Estructura Piramidal
• Uso de una Estructura Embudo
• Uso de una Estructura en Forma de Diamante

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3.1.4. Estructura Piramidal
Se usa cuando crea que su entrevistado necesite una
introducción al tema de investigación.
Es útil cuando la entrevista se niega a involucrarse al
tema.
Es útil para encadenar preguntas cuando se
desea llegar a una conclusión final del tema.
3.1.5. Estructura Embudo
Es útil cuando si el entrevistado está
involucrado con el tema y necesita
cierta libertad para expresar sus
emociones.
3.1.6. Estructura Diamante
Combina la fortaleza de las dos anteriores pero necesito
más tiempo.
Mantiene el interés y la atención de su entrevistado,
mediante la variedad de las preguntas.
Entrevista Estructurada vs No Estructuradas

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3.1.7. Entrevista Estructurada vs No Estructuradas
3.1.8. Tipos de Preguntas
• Preguntas Abiertas: En la entrevista permiten a las entrevistadas
opciones abiertas para su respuesta. Ejemplos:
¿Cuál es su opinión del funcionamiento actual del sistema?
¿Cuáles son algunos de los problemas que percibe respecto a
recibir oportunamente la información?
Preguntas Cerradas: Limitan la respuesta disponible del
entrevistado (número finito, tal como “ninguno”, “uno” o “quince
“Ejemplo:
¿Cuántos informes genera en un mes?
¿Quién recibe este reporte?
• Sondeoo Exploratoria: son preguntas que permiten ir más allá de
la respuesta inicial para obtener un mayor significado y aclarar o
ampliar los puntos del entrevistado. El sondeo puede realizarse
mediante preguntas abiertas o cerradas. El sondeo más sólido y
más simple es la pregunta ¿por qué?, otra sería “Podría darme un
ejemplo” y ¿Podría darme más detalle?

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3.1.9. Atributos de las Preguntas Abiertas y Cerradas
3.2. CUESTIONARIOS
Técnica que permite a los analistas recoger opiniones, posturas,
conductas y características de diversas personas claves de una
organización, que se encuentran involucradas en la operación de un
sistema actual o en la implantación de uno nuevo.
Las respuestas que se obtienen de los cuestionarios pueden
cuantificarse (preguntas cerradas) o analizarse e interpretarse de manera
distinta (preguntas abiertas).
3.2.1. La Elección del Vocabulario
• Use, en lo posible el lenguaje de quien contesta Mantenga una
redacción
• Sea específicos, sin embargo evite preguntas sumamente
específicas.
• Use preguntas cortas.

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• No sea condescendiente con los que contestan. Evite el uso de un
lenguaje corriente.
• Evite la parcialidad en la redacción. Esto también significa evitar
preguntas censurables.
• Dirija las preguntas a las personas indicadas (esto es aquellas que
sean capaces de responder) No suponga un conocimiento muy
profundo.
• Asegúrese que las preguntas sean técnicamente precisas, antes de
incluirlas.
3.2.2. Selección de formas para cuestionarios.
Existen dos formas de cuestionario para recabar datos:
• Cuestionarios abiertos y Cerrados y se aplican dependiendo de sí
los analistas conocen de antemano todas las posibles respuestas de
las preguntas y pueden incluirlas
• Cuestionarios abiertos: Se aplica cuando se quieren conocer los
sentimientos, opiniones y experiencias generales, son útiles
cuando se quiere explorar el problema básico, proporcionan una
amplia posibilidad para quienes responden.
• Cuestionarios cerrados: Limita las respuestas posibles del
interrogado por medio de un cuidadoso estilo de preguntas el analista
puede controlar el marco de referencia. Es el mejor método para
obtener información sobre los hechos.
3.2.3. Uso de Escalas
Escalar es el proceso de asignar números u otros símbolos a un
atributo o característica con el fin de poder medirlo. Razones para
Escalas
• Medir las actitudes o características de la gente que contesta un
cuestionario.

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• contar con un elemento de juicio sobre los temas de un
cuestionario.
• Mediciones
• Nominal: se utiliza para clasificar objetos
Ej.: ¿Cuál es el tipo de programa que más utiliza?
l.- Procesador de textos
2.- Hoja de cálculo
3.- Lenguajes visuales
4.- Graficadores
• Ordinal : permiten la clasificación con un arreglo de categorías:
ej.: el personal del centro de Información es:
l=Extremadamente útil
2=Muy útil
3=Moderadamente útil
4=No muy útil
5=Nada útil
• De Intervalo: tienen la característica que la diferencia que existe
es la misma entre los intervalos de cada uno de los números.
ej.: ¿Qué tan útil es el apoyo ofrecido por el persona del Centro
de Información?

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Nada útil Extremadamente útil
1 2 3 4 5
• Proporcional: son similares a la de intervalo, pero cuentan con
un cero absoluto.
ej.: De manera aproximada ¿Cuánta horas dedica diariamente
la computadora?
0 1 2 4 6
3.2.4. Parámetros de Desempeño
Validez: es el grado con el que la pregunta determina lo que el
analista intenta medir.
Confiabilidad: es un parámetro de consistencia. Si el cuestionario
da el mismo resultado al repetirlo bajo las mismas condiciones, se
dice que el instrumento cuenta con consistencia externa, si el
cuestionario tiene fragmentos, y estos generan resultados
equivalentes, se dice que tiene una consistencia interna. Ambas son
importantes.
3.3. La Observación
Técnica que permite a los analistas en profundizar en lo que hace y no solo
lo que se dice o se tiene documentado.
3.3.1. Recopilación de datos mediante observación
Ver es creer, Observar las operaciones les proporcionan al analista
hechos que no podría obtener de otra forma.
3.3.2. Recuperación de datos por medio de la Observación.
La observación proporciona información de primera mano en relación
con la forma en se llevan a cabo las actividades.

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3.4.1. Cuando Observar.
La observación es muy útil cuando el analista necesita ver de primera
mano cómo se manejan los documentos, como se l Siempre deben
identificar las tareas problemáticas que llevan a los empleados a
cometer errores con frecuencias al completarlas así como aquellas
que tienden a retardar el procedimiento llevan a cabo los procesos y
si ocurren los pasos especificados.
3.5. Revisión de Registros
Con frecuencia en muchas empresas la información ya se encuentra
disponible para que los analistas conozcan la actividad u
operaciones con las cuales no está familiarizados.
Los analistas examinan datos y descripciones que ya están escritos
o registradas en relación con el sistema y departamento de usuarios.
3.5.1. Recuperación de datos por medio de la inspección de
registros.
El término de registro se refiere a los manuales escritos sobre política,
regulaciones y procedimientos de operaciones estándares que la
mayoría de las empresas mantienen como guía para gerentes y
empleados. Los manuales que documentan o describen las
operaciones para los procesos de datos existentes, o sistemas de
información que entran dentro del área de investigación, también
proporcionan una visión sobre la forma en que el negocio debería
conducirse.
3.5.2. Selección de los registros para revisión.
En la mayor parte de las empresas los manuales y estándares sobre
procedimientos de operación usualmente son obsoletos, a menudo
no se mantienen al corriente lo suficiente para señalar los
procedimientos existentes. Los diagramas de organización muestran
como as diferentes unidades deberían relacionarse con otras, pero
muchas no reflejan las operaciones actuales. Al comparar las formas
en blanco con el procedimiento y los manuales de operación se

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muestra al analista como debe llenarse; por lo tanto recabar y
comparar las formas ya completas y los informes permiten señalar
cualquier variación entre los usos de hechos y el prescrito en los
documentos
.