Este documento describe las principales herramientas tecnológicas útiles para una empresa, dividiéndolas en hardware, software y redes. En cuanto al hardware se mencionan ordenadores de sobremesa, portátiles, netbooks, tablets, teléfonos inteligentes, impresoras multifunción, sistemas de acceso y videovigilancia. También explica los métodos de conexión a Internet como ADSL y redes locales.

1. Daniel AparicioAplicaciones de la tecnología, las redes y el software ofimático y de gestiónen la empresa 2.0

2. Me presento… Mi nombre es Daniel Aparicio, soy Ingeniero Técnico en Electrónica por la UPV/EHU. Tengo 10 años de experiencia como formador en el área de tecnología e informática, durante los cuales he trabajado de forma ininterrumpida para Instituto Europa, una solvente empresa dedicada a la formación privada, bonificada y subvencionada con 20 años de vida y experiencia. Durante mi carrera profesional he adquirido importantes conocimientos en los campos del hardware, diseño y programación Web, administración y gestión de redes y servidores, Software Libre, Linux, Social Media Marketing… Si durante la ponencia disponen de ordenador portátil conectado a Internet pueden seguir esta misma presentación en: www.slideshare.net/daniprofewww.scribd.com/daniprofe Si lo desean pueden ponerse en contacto conmigo para lo que necesiten por E-Mail o a través de las redes sociales: daniprofe@gmail.com @danituprofe www.facebook.com/daniprofe

3. Introducción En esta ponencia pretendo exponer de forma breve y clara aquellas herramientas tecnológicas e informáticas que pueden resultar de utilidad (y en muchos casos imprescindibles) en el “día a día” de cualquier empresa. El objetivo de estas herramientas es facilitar la gestión de nuestra empresa, tanto a nivel interno como en la relación con nuestros clientes y proveedores, así como en las tareas de promoción, publicidad y marketing.

4. Esta presentación esCreativeCommonsby-nc-nd

5. Estructura de la ponencia: hardware, software y redes/Internet El mundo de tecnología y la informática está dividido en dos grandes grandes grupos: Hardware: Son las “máquinas”, aparatos o dispositivos. Todo aquello que podemos “ver y tocar”. Software: Son los programas informáticos, las instrucciones que deben ejecutar las máquinas para alcanzar el resultado que perseguimos. Es “intangible”, no podemos verlo ni tocarlo. Así pues esta ponencia también la dividiremos utilizando estos dos “grandes mundos”: en primer lugar hablaremos del hardware o dispositivos e infraestructuras útiles o necesarios para cualquier empresa y después hablaremos de las aplicaciones o software que podemos adquirir, “conseguir” o utilizar para ayudarnos en la gestión de nuestra empresa. También hablaremos de un área importantísima en el presente tecnológico en el que vivimos: las redes informáticas, y entre ellas la más importante: Internet.

6. El hardware en una empresa A continuación haremos un breve paseo por todos los dispositivos y máquinas que consideramos podrían ser de utilidad en nuestra empresa, explicando las características, objetivo final y funcionamiento de cada uno de ellos.

7. PC común o “de sobremesa” Se trata de un ordenador personal o PC (“Personal Computer”) en el que el hardware está dentro de una “caja” de un tamaño considerable. Ventajas: Puede sustituirse o ampliarse el hardware de una forma sencilla, incluso personas con pocos conocimientos técnicos y herramientas, debido al fácil acceso al interior de la caja o “torre”. Desventajas: Equipo voluminoso, pesado, y en ningún caso transportable de forma cómoda.

8. Portátil, notebook o laptop Se trata de un ordenador personal o PC (“Personal Computer”) diseñado específicamente para minimizar su tamaño, volumen y peso. Ventajas: Puede transportarse cómodamente, y debido a que funciona mediante una batería, utilizarse en cualquier lugar. Desventajas: Si comparamos un portátil y un PC de sobremesa con la misma potencia y capacidades siempre será más caro el portátil, debido a que la tecnología utilizada para reducir el tamaño, peso y consumo es compleja y hay que pagarla. El hardware de un portátil sólo puede ser reparado, sustituido o ampliado por el servicio técnico, no por un usuario común.

9. Netbook Se trata de un portátil con dimensiones, volumen y peso aún más reducidas. Es un ordenador diseñado para el acceso a Internet, por lo que no tiene tanta potencia como sus “hermanos mayores” Ventajas: Dado su aún más reducido tamaño, peso y volumen se transporta muy cómodamente, casi es como llevar una carpeta… Desventajas: No tiene la potencia de cálculo de sus “hermanos mayores”, por lo que no podremos utilizar ciertos programas “exigentes” o complejos. Su pantalla es bastante más reducida que la de un ordenador “normal”, por lo que ciertos programas o páginas Web serán muy incómodos de ver/utilizar, incluso en algunos casos será imposible.

10. TabletPC Se trata de un ordenador diseñado para ser utilizado mediante una pantalla táctil, sin teclado. Es de dimensiones, peso y volumen tan reducidos que podría compararse a una carpeta pequeña. Ventajas: Tamaño, peso y volumen tan reducidos que es “una delicia” transportarlo y utilizarlo. Desventajas: La mayoría de ellos funcionan con Sistemas Operativos diferentes a los de los PCs: actualmente iOS de Apple para los iPads o Android de Google para el resto. Esto significa que muy probablemente no podremos utilizar los programas que conocemos en ellos, y que tendremos que invertir tiempo (y a veces dinero) en buscar programas equivalentes. Son equipos diseñadas con la navegación por Internet como primer objetivo, por lo que no son muy potentes, debido a su tamaño y necesidad de alta autonomía (duración de la batería).

12. SmartPhones con Sistema Operativo Android, de Google.

13. BlackBerryVentajas: A pesar de su pequeño tamaño (podemos llevarlos siempre encima, “en el bolsillo”) nos permiten mantenernos “en contacto con la oficina” en todo momento, gracias a su conectividad a Internet, y realizar gestiones o tareas relativamente “sencillas” de forma cómoda desde cualquier lugar con cobertura 3G o WiFi. Desventajas: No se trata dispositivos para el trabajo “día a día”, no podemos utilizar las mismas aplicaciones a las que estamos acostumbrados en los PCs.

14. Impresoras y fotocopiadoras multifunción Hoy en día podemos encontrar en el mercado fotocopiadoras o impresoras que no solo imprimen/hacen copias, sino que son capaces de enviar/recibir faxes, escanear documentos y enviarlos por E-Mail… entre otras muchas funciones interesantes.

15. Sistemas de acceso/fichaje. Biometría Si en nuestra empresa necesitamos un sistema de control de acceso o “fichaje” podemos encontrar en el mercado soluciones muy flexibles y potentes: identificación por tarjeta magnética, chip, proximidad (RFID), identificación biométrica (huella dactilar, retina…) Estos aparatos guardan en una memoria interna toda la información, a la que luego podremos acceder mediante cualquier PC conectado por red, USB…

16. Sistemas de videovigilancia. Vídeo IP Si en nuestra empresa necesitamos un sistema de videovigilancia podemos encontrar en el mercado cámaras muy potentes, orientables, con alta resolución y sencillas de instalar, incluso sin cables (transfieren la imagen habitualmente por WiFi o sistema de radio propietario) Las imágenes pueden ser grabadas o visualizadas “en directo” en cualquier PC tras instalar y configurar el software proporcionado por el fabricante.

18. Cable

21. Mientras navegamos por Internet no podemos hacer o recibir llamadas telefónicas, ya que la línea telefónica está ocupada.

22. La conexión se cobraba por tiempo transcurrido, como si de una llamada telefónica normal se tratase (hasta que llegó la tarifa plana, por la que tanto pelearon los antiguos internautas).

23. Casi en cualquier hogar u oficina del mundo hay disponible una conexión a la red telefónica

28. El otro extremo del cable se conecta al puerto etiquetado como WAN, DSL o Internet en la parte trasera del módem(en los demás puertos el cable no “encajaría”, ya que son puertos RJ45, más anchos que el RJ11) Si en esta roseta ya hay conectado un teléfono que no queremos/podemos desenchufar, podemos utilizar un “ladrón” o splitter.

29. RJ45 RJ11 Conexión del módem ADSL al ordenador: Caso 1: Tarjeta de red integrada en placa base El módem ADSL se conecta al ordenador utilizando un cable de red o cable Ethernet, que tiene conectores RJ45 (más anchos que el RJ11) en ambos extremos. Para poder usar el módem ADSL nuestro ordenador debe de disponer de una tarjeta de red o tarjeta Ethernet. Hoy en día estas tarjetas vienen integradas en la placa base. En este caso encontraríamos un conector RJ45 al lado de los conectores habituales (ratón, teclado, monitor, jacks de sonido...) en la parte trasera del ordenador.

30. Conexión del módem ADSL al ordenador: Caso 2: Tarjeta de red autónoma en ranura PCI Puede ser que algún ordenador bastante antiguo no tenga la tarjeta de red integrada. En este caso deberíamos adquirir una tarjeta de red Ethernet (no importan fabricante ni características, son muy “estándar”, y muy baratas) e instalarla en una ranura PCI libre de la placa base. No es necesario instalar ningún driver ni software, todo lo necesario para utilizar esta tarjeta está ya integrado en el Sistema Operativo.

31. Las velocidades en ADSL: la asimetría La A de ADSL significa asymmetric (asimétrico), porque la velocidad de descarga o bajada (download) es mucho mayor que la de subida (upload). Esta decisión de diseño es bastante acertada, puesto que la operación que con más frecuencia hace un usuario de Internet es descargar (traer datos de un ordenador remoto al suyo) Internet Descarga (Download) Subida (Upload)

32. Las velocidades en ADSL: ¡ cuidado con los bits y los bytes ! La cantidad más pequeña de información que puede procesar o almacenar un ordenador es el bit (un 1 o un 0). Cuando vemos la publicidad de un proveedor de Internet (ISP) la velocidad siempre se expresa en multiplos del bit por segundo. Sin embargo muchos programas informáticos expresan las velocidades de descarga en múltiplos del byte. Un byte son 8 bits, por lo que estas velocidades siempre serán 8 veces menores que la equivalente en bits/s. Esto significa que, aproximadamente: 1 Mbit/s = 0,8 Mbytes/s Este “problema de unidades de medida” lleva a muchas confusiones, y a usuarios que piensan que su ISP no les está ofreciendo la velocidad de descarga que les “prometió”. Por ejemplo: Para una conexión de 20 Mbits/s un programa informático podría medirnos una velocidad de 2,5 Mbytes/s. Sería inútil en este caso quejarnos a nuestro ISP por darnos 2,5 en vez de los 20 “prometidos”

33. Redes de Área Local (LAN) – Topología física Topología de estrella En el estándar LAN Ethernet (el más utilizado hoy en día) cada uno de los equipos que forman la red se conecta a un equipo central denominado concentrador. Esta es la razón por la que se dice que la red Ethernet tiene una topología en estrella. Cada uno de los equipos que conectamos deben tener una tarjeta de red (Ethernet), bien integrada en su placa base, bien instalada en una ranura PCI (tal y como se ha visto anteriormente). Mediante un cable de red de la longitud adecuada conectaremos cada equipo a uno cualquiera de los puertos del concentrador. Por ello el concentrador debería tener como mínimo el mismo número de puertos que equipos forman nuestra red (más uno, si deseamos unir nuestra red con otra en un futuro).

34. PC 1 PC 2 PC 4 PC 4 PC 3 PC 4 PC 4 PC 4 Redes de Área Local (LAN) – Topología física El hub El hub es un aparato muy sencillo y “tonto”: cuando recibe información por uno de sus puertos la “retransmite” por el resto, de forma que dicha información llega a todos los equipos de la red. Los equipos a los que no va dirigida la información la desecharán (puesto que en el paquete o “sobre” consta el destinatario del mensaje). Sin embargo su destinatario acabará recibiéndola de forma correcta. Este sistema tan “arcaico” tiene el gran inconveniente que que la red se carga innecesariamente de tráfico, ya que la información debería haberse enviado solamente a su destinatario. HUB

35. PC 1 PC 2 PC 4 PC 3 PC 4 PC 4 Redes de Área Local (LAN) – Topología física El switch El switch es mucho “más listo” que su antecesor el hub. Un switch sabe qué equipo está conectado a cada uno de sus puertos. Por ello cuando recibe un paquete de información lo envía únicamente a su destinatario, sin “molestar” al resto de equipos ni cargar la red con tráfico innecesario. Por todo esto hace ya bastantes años que únicamente se utilizan switches en el montaje de redes de área local. SWITCH

36. Redes de Área Local (LAN) – Parámetros de red Las direcciones IP Todos los equipos de cualquier red informática deben tener una dirección mediante la cual los identifiquemos de forma inequívoca. Desde el nacimiento de las primeras redes se ha utilizado la dirección IP (Internet Protocol). Una dirección IP está formada por cuatro bytes (32 bits). Normalmente se representa en notación decimal, con lo que vamos a verlas como un grupo de cuatro números del 0 al 255 separados por puntos. Por ejemplo: 77.167.20.19 ¿Cuantas direcciones IP diferentes existen? Pues matemáticamente podríamos responder que 4.294.967.296 (232). Sin embargo en la realidad son unas cuantas menos, debido a que ciertas direcciones, como veremos más adelante, están reservadas. Internet (la red informática más grande) ha crecido de tal forma que hoy en día las direcciones IP “se están agotando”. Por esta razón en un futuro utilizaremos una “nueva versión” de la dirección IP, la denominada IPv6. La versión que aún hoy en día utilizamos y estamos aprendiendo sería la IPv4.

37. Redes de Área Local (LAN) – Parámetros de red IPs dinámicas: DHCP Seguramente te conectarás casi todos los días a Internet y nunca habías oído hablar de las direcciones IP. O aunque hayas oído hablar de ellas tú no has tenido que configurar la de tu ordenador nunca. La dirección IP que tiene un equipo al acceder a Internet no la “elige” el usuario, sino que nos la entrega automáticamente (junto con otros parámetros de red que veremos más adelante) nuestro proveedor de Internet (o ISP) cada vez que deseamos conectarnos a Internet. Así, es posible que tu ordenador hoy tenga la dirección IP 67.128.211.1 pero mañana podría tener la 78.82.114.110, y pasado otra diferente... Podríamos decir que nos conectamos a Internet con una IP dinámica, ya que puede variar con el tiempo (incluso en una misma sesión, si así lo desea nuestro ISP). El lenguaje mediante el cual nuestro ordenador solicita los parámetros de red y el ordenador de nuestro ISP se los entrega se denomina DHCP (DynamicHost ConfigurationProtocol, Protocolo de Configuración de Host Dinámico).

38. Redes de Área Local (LAN) – Parámetros de red Dirección IP: dirección de red y dirección de host Cuando se monta una red privada es el técnico el que asigna “manualmente” las direcciones IP (y otros parámetros de red) en cada equipo, configurándolas en el Sistema Operativo. En la dirección IP hay un “trozo” que es idéntico para todos los equipos de la red, a ese “trozo” se le denomina dirección de red. El “trozo” restante varía para cada equipo de la red, y le denominamos dirección de host. Dirección de red 101 192.168.0. Dirección de host 192.168.0. 192.168.0. 1 110 192.168.0. 2

39. . . . 10 Red Hos Host . . . 168 0 - 255 192 Host Red Redes de Área Local (LAN) – Parámetros de red Clasificación de las redes privadas Hay varios rangos de direcciones IPs reservados para el montaje de redes privadas, redes cuyos equipos no se conectarán a Internet o que si lo hacen lo harán con un sistema de “traducción de IPs” como el NAT, que veremos posteriormente. Dependiendo del número de equipos que queramos conectar en la red se elegirá una clase de red, según la siguiente tabla: . . 16 - 31 172 Host Red

40. Redes de Área Local (LAN) Conectar mi red privada con otra: elrouter Como ya hemos visto para crear una red privada sería suficiente con que todos los equipos tengan una tarjeta de red (Ethernet) instalada, conectar cada uno de ellos a un switch y configurar de forma correcta las direcciones IP en el Sistema Operativo de cada equipo. Con todo esto ya podríamos enviar información desde un equipo a cualquier otro de nuestra red. Sin embargo en la mayoría de las ocasiones nos resulta interesante conectar nuestra red privada a otra red (en muchos casos a Internet). Para hacer esto debemos utilizar una máquina llamada router. Cuando enviamos información dentro de nuestra red privada el router está “dormido”, no actúa. Sin embargo cuando deseamos conectarnos con una máquina fuera de nuestra red privada el router entrará en acción, y será el encargado de gestionar la transmisión. El router tiene dentro de nuestra red privada una dirección IP, y su dirección de red será la misma que el resto de equipos. De esta forma cuando el Sistema Operativo de cualquier equipo necesite enviar información “al exterior” será capaz de “encontrar” al router sin problemas. A la dirección IP del router dentro de nuestra red privada se le suele llamar pasarela, puerta de enlace o gateway.

41. Redes de Área Local (LAN) – Parámetros de red Distinguir entre “dentro” y “fuera” ¿Cómo sabe el Sistema Operativo de un equipo cuando enviamos información fuera de nuestra red privada, y por lo tanto debe enviarla al router? La respuesta es mediante la dirección de red. Supongamos que hemos montado una red de tipo C y hemos elegido como dirección de red 192.168.0. Cuando enviamos información a la IP 192.168.3 sabemos que estamos dentro de nuestra red privada, ya que la IP destino empieza por 192.168.0. Sin embargo si la dirección IP de destino es, por ejemplo, 212.135.1.113 el Sistema Operativo ve que no empieza por 192.168.0 y por tanto sabe que debe enviarla al exterior, por lo que la envía al router, que se encargará de “sacarla fuera”.

42. . . . 10 Red Hos Host . . . 168 0 - 255 192 Host Red Redes de Área Local (LAN) – Parámetros de red La máscara de subred ¿Y cómo sabe el Sistema Operativo si nuestra red es de tipo A, B ó C? Mediante la máscara de subred (subnetmask). Se trata de una dirección IP “especial”, en la que a los “huecos” que permanecen fijos para cada equipo de la red (dirección de red) se les asigna el 255, y a los que varían para cada equipo (dirección de host) se les asigna el 0. Este concepto nos quedará más claro con la siguiente tabla: . . 16 - 31 172 Host Red

43. 212.135.1.113 192.168.0.3 Redes de Área Local (LAN) Fucnionamiento delrouter 192.168.0. 1 192.168.0. 2 192.168.0. 100 Internet SWITCH ROUTER Ésta es una red de tipo C, por lo que su máscara de subred es 255.255.255.0 Esta máscara indica que para todos los equipos de la red los tres primeros números de la dirección IP deben coincidir (en este caso hemos elegido 192.168.0) 192.168.0. 3 192.168.0. 4

45. Una página Web principal y “oficial”

46. Un blog

47. Una página de empresa (antiguas fanpages) en Facebook

48. Una cuenta en Twitter

49. Un perfil de empresa en LinkedIn

51. Cierta capacidad de transferencia de datos desde/hacia Internet (deben “repartir” el ancho de banda del que disponen entre todos sus clientes)

53. La compra del dominio El dominio o “nombre de dominio” (DomainName) es la dirección de nuestra página Web, por ejemplo: www.todomascotas.es, o www.ferreterialopez.com. Debemos elegir con cuidado nuestro dominio si queremos que a nuestros potenciales clientes les resulte sencillo de recordar. Además también debe “estar libre” para su compra. En ocasiones se compran diferentes “terminaciones” (.com .es .org …) para mejorar la probabilidad de que encuentren nuestra Web al “inventar direcciones” en un navegador. Habitualmente las misma empresas que nos ofertan planes de hosting pueden vendernos y gestionarnos nuestro(s) dominio(s).

54. El diseño, publicación y mantenimientode nuestra página Web Diseñar una página Web no es tarea sencilla, son necesarios importantes conocimientos sobre multitud de tecnologías y lenguajes: HTML, CSS, JavaScript, PHP, SQL… Por eso normalmente subcontrataremos el diseño, publicación y mantenimiento de nuestra página Web a una empresa que se dedique a este campo. Será importante elegir una empresa con amplia experiencia, observando sobre todo su “portfolio”, es decir: las páginas Web que ya han creado para otros clientes y están activas en Internet. Además de que el diseño de nuestra Web sea “bonito” visualmente, sencillo de utilizar/navegar, funcional, y “encaje” en nuestra imagen de empresa también es sumamente importante que la empresa contratada se encargue del mantenimiento, así como de cualquier actualización o modificación posterior a la primera publicación.

62. Por otra parte si el programa no cumple nuestras espectativas o exigencias sólo nos quedará ”rezar” para que la empresa que lo desarrolla decida mejorarlo e incluir lo que echamos en falta, arriesgándonos si esto ocurre a pagar de nuevo más por esa ”nueva versión”.

64. Además podemos ver ”como está hecho por dentro” el programa, así no podríamos dudar de su seguridad, o pensar que contiene algún virus, o que alguien está ”espiándonos”, o enviando datos personales por Internet a su creador sin nuestro consentimiento... cosas que ocurren con muchos programas privativos.

66. Un profesor, un alumno y… nace Linux Andrew S. Tanenbaum era profesor de ciencias de la computación, en la universidad libre de Amsterdam. UNIX por aquellos entonces, además de ser muy caro, sólo funcionaba en máquinas muy potentes. Por eso en 1987 crea el Sistema Operativo MINIX, un clon de UNIX que puede ejecutarse en ”baratos” PCs, de forma que sus alumnos puedan estudiar el funcionamiento de UNIX en sus propios ordenadores personales, y sin desembolsar grandes cantidades de dinero. Por otra parte Linus Torvalds, estudiante de ciencias de la computación en la Universidad de Helsinki (Finlandia) estaba utilizando MINIX, pero deseaba hacerle unos cuantos cambios para aprovechar la potencia de su recién comprado PC 386. Como MINIX se distribuía junto con el código fuente no tuvo problema alguno en hacer su propio Sistema Operativo basado en él, que publicó sin mucha esperanza en un foro de noticas en la entonces jóven Internet, en 1991.

67. La “explosión” de Linux Contrariamente a lo que Linus creía, a los usuarios del foro de noticias su ”pequeño” sistema operativo les gustó tanto que comenzaron a colaborar con él para mejorarlo: personas separadas entre sí por miles de kilómetros de distancia y que nunca se habían visto las caras trabajaban juntas en un proyecto, sin cobrar un céntimo y sin intenciones de cobrarlo nunca... es la filosofía del Software Libre. Por eso en muy poco tiempo (en 1992) el sistema operativo (bautizado como ”Linux” en honor a su creador) se publicó por fin bajo la licencia GPL. Es a partir de este momento cuando Linux comienza su crecimiento a un ritmo realmente vertiginoso, publicándose en pocos años multitud de distribuciones diferentes, y creciendo también la cantidad de desarrolladores que colaboran en el proyecto, convirtiéndose en miles.

68. Software ofimático Denominamos como software ofimático u ofimática al conjunto de aplicaciones de uso común, habitual o diario en el entorno de una oficina, independientemente de la actividad a la que se dedique nuestra empresa. Es importante elegir con criterio un paquete ofimático potente y con un coste y adecuado, ya que serán las herramientas que utilizaremos en el “día a día” de nuestra empresa.

69. Para bien o para mal… el “rey”:Microsoft Office Microsoft, gran gigante de la informática, además de desarrollar y comercializar el Sistema Operativo más utilizado en los PCs, Windows… nos ofrece el paquete Office, un conjunto de programas con una dilatada carrera, muy populares y utilizados en muchas oficinas a lo ancho del mundo. A continuación daremos un breve “paseo” por las aplicaciones más populares de este paquete ofimático, explicando para qué sirven y en qué tareas pueden resultarnos de utilidad.

70. Word, el procesador de texto Word es un procesador de texto, aplicación con la que podemos confeccionar cualquier tipo de documentos, aplicándoles un formato agradable y adecuado: tipos de letra, márgenes, alineaciones, espaciados… En estos documentos pueden insertarse todo tipo de objetos, tales como imágenes, gráficos, formas prediseñadas, tablas, referencias, índices…

71. Excel, la hoja de cálculo Excel es una hoja de cálculo, aplicación diseñada principalmente con el objetivo de realizar cualquier tipo de cálculo matemático o lógico con gran cantidad de datos que dispondremos en forma tabular (en filas y columnas). Esta aplicación resulta ideal para llevar cualquier tipo de contabilidad, control de accesos, inventario, stock, o registros.

72. PowerPoint, preparando nuestras presentaciones PowerPoint es un diseñador de presentaciones en forma de “pase de diapositivas”, en las que podemos utilizar texto, imágenes, gráficos, vídeos, animaciones… Podemos apoyarnos en todas estas ayudas “visuales” para hacer llegar de forma más clara a nuestro público aquello que queremos exponer. Resulta una aplicación realmente sencilla de utilizar, muy visual y potente a la vez.

73. Access y las Bases de Datos Access en un Sistema de Gestión de Bases de Datos. Una Base de Datos es un “contenedor” (archivo informático) en el que guardamos cualquier tipo de datos organizados, categorizados y relacionados entre sí, de forma que más adelante podamos consultarlos y filtrarlos con comodidad y potencia. Casi día a día y desde otras aplicaciones sin darnos cuenta estamos utilizando Bases de Datos, aunque realmente muy pocos de nosotros sabemos “cómo funcionan por dentro”, conocimiento que no estaría de más adquirir, tarea en la que Access sin duda puede ayudarnos. Podemos utilizar bases de datos para guardar y consultar datos de nuestros clientes, productos, proveedores, stock, inventario…

75. Incluye un calendario en el que planificar nuestras citas y reuniones.

76. Tiene un gestor de contactos, en el que almacenar todos los datos de contacto (nombre y apellidos, teléfono, E-Mail, etc.) de nuestros clientes, proveedores, empleados…Además la mayoría de teléfonos móviles a la venta incluyen gratuitamente un software que sincroniza los contactos, citas y tareas de Outlook con los de nuestro teléfono.

77. La alternativa libre a Microsoft Office:OpenOffice Los costes de compra, obtención de licencias y actualizaciones de Microsoft Office son considerables y representan un gasto importante. Por ello es necesario observar que existe una alternativa de Software Libre, se trata de OpenOffice, un potente paquete ofimático con “mucha vida” de desarrollo y pruebas detrás (por lo que es en general muy potente y estable), apoyado por una gran empresa informática como Oracle, y que es mejorado y actualizado constantemente. Además la “buena noticia” es que es completamente compatible con Microsoft Office, es decir: podemos abrir documentos elaborados con Word, Excel, etc. en OpenOffice, al igual que guardarlos en dichos formatos. Y como ya hemos explicado una de las muchas ventajas del Software Libre es que… es GRATIS.

78. ERP: Enterprise ResourcePlanningSistemas de Gestión Empresarial Se trata de aplicaciones que integran y automatizan muchas de las prácticas de negocio asociadas con los aspectos operativos o productivos de una empresa. Suelen tener varios módulos, y cada uno de ellos gestiona las funciones de un área diferente, como nóminas, finanzas, gestión de proyectos, contabilidad, logística, stock, pedidos… Aunque cada módulo realiza funciones diferentes, se comunican entre sí. Es importante y muy necesario que el ERP que elijamos sea adaptable, ya que cada empresa tiene sus operativas particulares, y un “ERP general” nunca nos será de utilidad, siempre habrá que “personalizarlo” según las necesidades de nuestra empresa.

79. Los ERPs más populares Comerciales (software propietario o “de pago”) Software libre