2. TRABAJO FINAL
Ángela Patricia Mesa Rivera
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
PROGRAMA CIDBA
2013

3. TRABAJO FINAL
Presenta por: Ángela Patricia Mesa Rivera
Grupo No.1
Presentado a: María Alexandra León Martínez
Expresión Oral y Escrita
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
PROGRAMA CIDBA
2013

4. INTRODUCCIÓN
Con este trabajo intentamos dar una
explicación de la importancia del tramite y
distribución documental en una organización.

5. OBJETIVOS
Dar tiempos establecidos para la entrega de
la documentación, evitando tramites sin
culminar
 Minimizar
la
perdida
documental
estableciendo un claro flujo documental.


6. ARCHIVO
Los soportes documentales tienden a perderse
por mal flujo documental, mala rotulación, por
no tener un control de préstamo o simplemente
por descuido del archivista, evitando ofrecer la
información en el momento que se requiere.

7. CONCEPTUAL
Ley 594 de 2000
http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=2023#
Programa de Gestión Documental - PGD
http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=4
367&download=Y

8. Formato de Préstamo Documental
No.
FECHA
PRÉSTAMO
PROCESO/
OFICINA
SERIE / ASUNTO
CÓDIGO
No
FOLIOS
tal
FIRMA
FECHA
DEVOLUCIÓN
MOTIVO
PRÉSTAMO

9. PROCEDIMENTAL
PROCESO DE LICITACIÓN
1
VENTANILLLA DE CORRESPONDENCIA
2
DEPARTAMENTO JURIDICO
3
DEPARTAMENTO DE COMPRAS
4
UNIDAD PROGRAMA
Cada departamento puede detener la
documentación por un periodo no mas de una
semana, su entrega final es al departamento de
archivo con el formato FUID debidamente
diligenciado.

10. ARGUMENTAL
El implemento de un PGD, la normatividad
archivística y los formatos establecidos por la
organización, son herramientas fundamentales
para tener un control sobre la documentación,
estos procesos minimizan la perdida
documental y responsabiliza a los funcionarios
para que se concienticen de el valor que tienen
los archivos para una organización.

11. VIDEOS RELACIONADOS CON EL TEMA
Programa de Gestión Documental Universidad del Quindío
http://youtu.be/aFh6DU4WQeo
 PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL
http://youtu.be/rQDzBp6u_k4


12. CONCLUSIONES
Los documentos de una organización deben
tener un control desde su producción para
evitar perdidas testimoniales.

13. BIBLIOGRAFÍA

www.archivogeneral.gov.co
 http://www.archivogeneral.gov.co/index.p
hp?idcategoria=4367&download=Y