Este documento describe el proceso de transferencia de documentos entre archivos de gestión, centrales e históricos de acuerdo a las Tablas de Retención Documental aprobadas. Explica que las transferencias permiten acceder, organizar y conservar la información de manera adecuada. Además, detalla los requisitos, preparación física, foliación, unidades de conservación y embalaje necesarios para realizar las transferencias documentales de forma correcta.

1. DEFINICIÓN E IMPORTANCIA
REMISION DE LOS DOCUMENTOS DEL ARCHIVO
DE GESTION AL CENTRAL Y DE ESTE AL
ARCHIVO HISTÓRICO DE CONFORMIDAD CON
LAS (TRD) APROBADAS.
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
INSTRUCTORA: YAMILÉ HIDALGO
APRENDIZ: DEISY URRIAGO

2. LAS TRANSFERENCIAS
DOCUMENTALES PERMITEN
- ACCESO A LA INFORMACIÓN
- EVITAR LA PRODUCCIÓN Y ACUMULACIÓN
DE DOCUMENTOS
- ASEGURAR EL CONTROL Y ORDENADO DE
LA DOCUMENTACIÓN
- SOLUCIONAR EL PROBLEMA DE LA
ACUMULACIÓN DE DOCUMENTOS EN LAS
DEPENDENCIAS PRODUCTORAS.
- CONCERTAR LA INFORMACIÓN ÚTIL.
- GUARDAR PRECAUCIONAL O
DEFINITIVAMENTE LA DOCUMENTACIÓN, EN
LAS MEJORES CONDICIONES DE
CONSERVACIÓN.

3. ARCHIVO DE GESTION O DE OFICINA
- EN ESTE ARCHIVO REPOSAN LOS DOCUMENTOS GENERADOS EN LOS
PROCESOS DE GESTION ADMINISTRATIVA.
-TODA TRANSFERENCIA DEBERÁ IR ACOMPAÑADA DE UN INVENTARIO EN EL
QUE SE RELACIONARAN LAS SERIES, SUBSERIES Y UNIDADES DOCUMENTALES.
- EL CALENDARIO DE TRNSFERENCIAS DEBERÁ ELABORARSE DE COMUN
ACUERDO ENTRE LOS PRODUCTORES Y EL JEFE DE ARCHIVO CENTRAL.

4. ARCHIVO CENTRAL O INTERMEDIO
ARCHIVO HISTÓRICO O PERMANENTE
AQUÍ SON TRANSFERIDOS LOS
DOCUMENTOS DEL ARCHIVO DE GESTION
(SEMIACTIVOS). LA DOCUMENTACIÓN
PERMANECERÁ EN ESTE ARCHIVO
DURANTE EL TIEMPO ESTIPULADO EN LAS
(TRD)
AQUÍ REPOSA LA DOCUMENTACIÓN QUE
DEBE CONSERVARSE PERMANENTEMENTE,
DADO SU VALOR PARA LA CIENCIA, LA
INVESTIGACIÓN Y LA CULTURA.

5. REQUISITOS PARA EFECTUAR
TRANSFERENCIAS
- EXISTENCIA DE UN COMITÉ
DE ARCHIVO SEGÚN LO
ESTIPULA LA LEY
- TABLAS DE RETENCIÓN
DOCUMENTAL
DEBIDAMENTE AVALADAS
POR EL CÓMITE DE
ARCHIVO Y APROBADAS
POR EL CONCEJO
DIRECTIVO DEL AGN ,
CUANDO SEA EL CASO.

6. PREPARACIÓN FÍSICA DE LA DOCUMENTACIÓN
LIMPIEZA DE DOCUMENTOS
DEBE ADELANTARSE EN UN ESPACIO CON BUENAS CONDICIONES DE VENTILACIÓN
ILUMINACIÓN E HIGIENE.
EL PERSONAL DEBE DISPONER DE EQUIPOS ADECUADOS; OVEROL, GORRA, MASCARILLA Y
GUANTES.

7. ELIMINACIÓN DE MATERIAL METÁLICO
ESTE PROCESO DEBE HACESE CON
EXTREMO CUIDADO AL EXTRAER CLIPS,
GANCHOS DE COSEDORA, PARA NO
OCASIONAR NINGUN DAÑO A LA
DOCUMENTACIÓN
SE PUEDE CAMBIAR EL MATERIAL
METALICO POR ELEMENTOS ELABORADOS
DE MATERIAL PLASTICO O CON
RECUBRIMIENTOS QUE EVITEN SU
OXIDACIÓN.
REEMPLAZAR LAS CARPETAS
TRADICIONALES POR MATERIALES
DESACIDIFICADOS O DE CARTULINA
BLANCA.
IDENTIFICACIÓN DEL MATERIAL AFECTADO
POR BIODETERIORO.
SI SE DETECTA MATERIAL AFECTADO
ESPECIALMENTE POR AGENTES BIOLÓGICOS
COMO HONGOS Y/O INSECTOS, DEBE
SEPARARSE DEL NO CONTAMINADO
SOLICITAR SERVICIO DE PERSONAL
ESPECIALIZADO PARA LOS PROCESOS DE
DESINFECCIÓN DEL MATERIAL AFECTADO
ANTES DE INCORPORAR DICHOS DOCUMENTOS
A SU SITIO DE DEPÓSITO.

8. REVISIÓN Y FOLIACIÓN
La documentación deberá numerarse
consecutiva y cronológicamente al
interior de la misma, teniendo en cuenta
las siguientes recomendaciones
Utilizar un lápiz de mina negra y blanda
para numerar desde uno (1) en adelante,
en la esquina superior derecha de la hoja,
de manera legible y sin enmendaduras.
UNIDADES DE CONSERVACIÓN Y
REALMACENAMIENTO.
ENTRE LAS UNIDADES DE CONSERVACIÓN
MÁS COMUNES PUEDEN ENCONTRARSE :
LEGAJOS, TOMOS, CAJAS, CARPETAS ETC .
LA DOCUMENTACIÓN QUE NO ESTÁ
ENCUADERNADA NI EMPASTADA DEBERÁ
ALMACENARSE EN CAJAS Y CARPETAS.
LAS UNIDADES DE CONSERVACIÓN QUE EL
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
RECOMIENDA SON LAS CAJAS Y LAS
CARPETAS

9. CAJAS
ELABORADAS DE CARTON
CORRUGADO, RECUBIERTO EN SU
CARA INTERNA POR UNA PELICULA
A BASE DE PARAFINA Y CERAS
NATURALES.
DIMENSIONES: ALTO 27 CMS.,
ANCHO 40 CMS. Y PROFUNDIDAD
12.5 CMS.
CADA CAJA DEBE TENER SU
RESPECTIVO RÓTULO.
CARPETAS
MATERIAL. CARTULINA LIBRE DE ACIDEZ
(NEUTRA), O EN SU DEFECTO,
CARTULINA BOND (BLANCA).
DISEÑO. DEBE ADAPTARSE AL VOLUMEN
Y TAMAÑO DE LA DOCUMENTACIÓN
EN CASO DE MAPAS, PLANOS Y
DOCUMENTOS DE GRAN FORMATO, NO
DEBEN DOBLARSE SINO DEPOSITARSE
HORIZONTALMENTE.

10. AMARRE EMBALAJE
EL PROCEDIMIENTO SE REALIZA
MEDIANTE EL EMPLEO DE UNA
CINTA DE FAYA O HILADILLO DE
2,5 CM. DE ANCHO QUE ABRACE
LA UNIDAD EN SENTIDO
VERTICAL Y HORIZONTAL, A
MODO DE PAQUETE, ANUDADO
HACIA LA PARTE SUPERIOR.
LA CANTIDAD DE UNIDADES DE
CONSERVACIÓN A EMPACAR EN
CADA CAJA DE TRANSFERENCIA
DEBERÁ SER MODERADA PARA
EVITAR EL DETERIORO DE LA
DOCUMENTACIÓN. NO OLVIDAR
QUE NO SÓLO EL VOLUMEN HA DE
TENERSE EN CUENTA SINO
TAMBIÉN SU PESO.