1. TRANSFERENCIAS
PRIMARIAS

2. ¿QUE ES UNA TRANSFERENCIA
DOCUMENTAL?
Traslado de las series y/o subseries
documentales, del archivo de gestión al
archivo central, una vez han cumplido el
tiempo establecido en la tabla de retención
documental.

3. IMPORTANCIA DE LAS
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
 Evitan la producción y acumulación irracional
de los documentos.
 Aseguran y facilitan e control efectivo y
ordenado de la documentación.
 Solucionan a nivel físico y funcional, el
problema de la acumulación de documentos.

4. INSTRUMENTOS UTILIZADOS
PARA LAS TRANSFERENCIAS
 Tablas de retención.
 Cronograma de transferencias.
 Formato único de inventario
documental.
 Inventario de la documentación que
cumplió el tiempo para ser transferida.
 Acta de entrega.

5. PREPARACION FISICA DE LOS ARCHIVOS
PARA TRANSFERENCIAS PRIMARIAS
LIMPIEZA DE LA DOCUMENTACION:
• Disponer de un espacio con
buena ventilación, iluminación e higiene.
• Elementos de protección
(tapabocas, guantes, bata, gafas
transparentes, jabón antibacterial).
• No aplicar productos sobre los documentos.

6. PREPARACION FISICA DE LOS ARCHIVOS
PARA TRANSFERENCIAS PRIMARIAS
ELIMINACION DE MATERIALES:
Depuración:
• Se deben retirar materiales metálicos como
clips, grapas, ganchos metálicos y
reemplazarlos por elementos plásticos. Al
igual que cauchos, cintas, duplicidad, hojas en
blanco, papel carbón, fotocopias ilegibles y
hojas de fax después de sacarles fotocopia.

7. PREPARACION FISICA DE LOS ARCHIVOS
PARA TRANSFERENCIAS PRIMARIAS
ELIMINACION DE MATERIALES:
Depuración:
• No se admitirá documentación
fragmentada, ni depositada en grandes
contenedores (AZ, cajas
grandes, costales, bolsas plásticas).
• Si hay folios sueltos en blanco, que cumplan
una función de conservación como de
aislamiento, no deberán retirarse y tampoco

8. PREPARACION FISICA DE LOS ARCHIVOS
PARA TRANSFERENCIAS PRIMARIAS
ELIMINACIONES PRIMARIAS:
Eliminación física de los documentos que no
deben transferirse al archivo central de acuerdo a
las tablas de retención documental.
No podrá realizarse eliminación primaria de la
documentación hasta que esta no haya cumplido
su tiempo de retención en archivo de gestión.

9. PREPARACION FISICA DE LOS ARCHIVOS
PARA TRANSFERENCIAS PRIMARIAS
IDENTIFICACION DE MATERIAL
AFECTADO POR DETERIORO:
Si se encuentra material afectado por agentes
como: hongos, insectos, roedores, debe separarse
del no contaminado en un sitio con buena
ventilación y libre de humedad.
Debe hacerse uso de los servicios de personal
especializado en procesos de desinfección de
material afectado.

10. PREPARACION FISICA DE LOS ARCHIVOS
PARA TRANSFERENCIAS PRIMARIAS
REVISION:
Consultar en la tabla de retención
documental, el tiempo de retención en el
archivo de gestión para los documentos
que se van a transferir.

11. PREPARACION FISICA DE LOS ARCHIVOS
PARA TRANSFERENCIAS PRIMARIAS
FOLIACION:
• Utilizar lápiz de mina negra, se enumera
desde 1 en la esquina superior derecha, sin
enmendaduras.
• La foliación no debe realizarse sobre
logotipos, escritura, sellos, firmas o cualquier
otra forma que afecte su legibilidad.

12. TRANSFERENCIAS PRIMARIAS

13. TRANSFERENCIAS PRIMARIAS
La documentación será guardada en las
unidades de conservación, debidamente
codificada, relacionada en el formato único de
inventario y entregada mediante el acta de
transferencias documentales al archivo central.

14. TRANSFERENCIAS PRIMARIAS
En este proceso deben considerarse todas las
medidas que garanticen la conservación del
material como: manipulación, embalaje y
transporte entre otras. También deben tenerse en
cuenta las medidas que eviten la contaminación
y propagación de factores nocivos.

15. LO QUE APRENDEMOS
ES IMPORTANTE
LO QUE HACEMOS
CON LO QUE APRENDEMOS
ES MAS IMPORTANTE

16. Elaborado por:
Claudia acuña
Adriana Chaves
Karina Rodríguez
Carolina Villabon