Este manual presenta las técnicas de archivo administrativo para la Gerencia de Gestión del Talento Humano de la Empresa Pública Metropolitana de Agua Potable y Saneamiento. Describe los procedimientos para clasificar, organizar y almacenar de manera adecuada la documentación del personal, así como los formatos, características de los espacios físicos y equipos requeridos. El objetivo es dotar a la empresa de un modelo que garantice una eficiente búsqueda y ubicación de la información del personal.

1. MANUAL DE TÉCNICAS DE ARCHIVO
ADMINISTRATIVO DE LA EMPRESA PÙBLICA
METROPOLITANA DE AGUA POTABLE Y
SANEAMIENTO PARA LA
GERENCIA DE GESTIÓN DEL
TALENTO HUMANO
INTEGRANTES:
MÓNICA CHANGOLUISA
ROXANA NEGRETE
GLORIA GUERRA
MÓNICA VELÁSQUEZ
MÓNICA NARVÀEZ

2. INTRODUCCIÓN
Se considera archivo al conjunto orgánico de
documentos producidos y/o recibidos en el ejercicio
de sus funciones por las personas físicas o
jurídicas, públicas o privadas de cualquier época y
en cualquier soporte, incluidos los informáticos. Los
archivos de las instituciones Públicas y Privadas
representan la gestión y la memoria de las
actividades cumplidas en la administración.
Es necesario sobreguardar los documentos que son
parte de la historia y es patrimonio del Estado.

3. La Gerencia de Gestión del Talento Humano de la “EPMAPS”, es la
encargada de manejar el archivo del personal que labora en esta
institución, en la cual existen aproximadamente 2.500 folders.
Debido al exceso de información entrante, el personal ha tenido que ser
capacitado en esta función, al no tener éxito se han presentado las
siguientes falencias:
PERSONAL
Desconocimiento archivístico, el personal constantemente sufre
cambios administrativos por lo tanto no asume responsabilidad
expresa sobre los archivos.
TÉCNICO
No se mantiene inventarios sobre la documentación existente,
misma que es archivada con el criterio de la persona que los maneja.
FÍSICO
Los documentos activos se encuentran en espacios físicos mal
distribuidos, esta información se encuentra organizada con criterio
personal.
La documentación se halla en sitios inapropiados (bodegas), y sin la
técnica adecuada.
DELIMITACIÓN DEL PROBLEMA

4. OBJETIVO GENERAL
Dotar a la empresa un modelo centrado
(manual de aplicaciones), en el proceso
archivístico que garantice una adecuada
búsqueda y ubicación de la información del
personal de la empresa .

5. CARACTERÍSTICAS
 Los documentos se clasificarán
respetando la procedencia del
documento y el orden
cronológico, numérico y alfabético.
 Todos los documentos se
clasifican, ordenan, ubican y describe
el archivo para ser dispuesto a su
inmediata consulta.
 Las carpetas o folders se codifican y
etiquetan tomando de base la
procedencia del archivo:
◦ Nombre y apellido (servidor o
trabajador).
◦ Código
 Realizado el sistema de clasificación
de archivos nos permite la
localización inmediata de la
información requerida por la empresa
o el usuario.

6. FUNCIONES
 Planificar, organizar, controlar, y supervisar el
archivo de talento humano.
 Asignar funciones al personal que integra el
Área de Archivo de talento humano.
 Elaborar La Tabla de Plazos de Conservación
Documental, en coordinación con el archivo
central
 Recibir, clasificar y archivar los documentos
personales que ingresa a la gerencia de
Talento Humano de cada servidor.
 Mantener actualizados los registros de control
de las carpetas personales.
 Informar sobre el estado de las carpetas por
préstamos al personal de Talento Humano.
 Receptar la documentación del personal para
su correcto almacenaje en folders.

7.  Participar técnicamente en las Evaluaciones de
Documentos.
 Atender pedidos de referencia del usuario y personal
de la Institución y llevar registro de los préstamos de
documentos.
 Atender a los usuarios que requieran acceso a la
información, según establece la Ley Orgánica y
Reglamento de Transparencia y Acceso a la
Información Pública; pero con previa autorización del
encargado del archivo.
 Capacitar en programas de adiestramiento
archivístico a todo el personal que tenga bajo su
responsabilidad el manejo de documentos y archivos.
 Presentar informes mensuales sobre novedades
presentadas en el manejo del archivo al jefe
inmediato.
 Aplicar la digitalización como medio informático, de
acuerdo a las necesidades de la Gerencia.

8. CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
DOCUMENTACIÓN PASIVA:
 Son documentos que por su
contenido, importancia y seguridad son
trasladados al Archivo Central de la
EPMAPS, para el custodio del mismo.
DOCUMENTACIÓN A DESCARTAR:
 Es la destrucción física de unidades o
series documentales que hayan perdido
su valor
administrativo, probatorio, constitutivo o
extinto de derechos y que no hayan
desarrollado, ni se prevea que vayan a
desarrollar valores históricos.
 Esta destrucción se debe realizar por
cualquier método que no garantice la
imposibilidad de reconstrucción de los
documentos”.

9.  El método de destrucción a utilizar por
el archivo central será el rasgado del
documento, principalmente aquellas
áreas que contienen sellos, firmas o
información importante.
 Las políticas para la destrucción de
documentos son las siguientes:
 Eliminar toda la documentación
(carpetas personales) en forma física
siguiendo las normativas establecidas
por la empresa; adicionalmente se
procede a guardar en un CD con la
información destruida en caso de que
se lo requiera y esta se ubicará en el
archivo central.
NOTA:
El traslado documental pasivo se lo
realiza mediante archiprácticos (cajas
de cartón blanco), los mismos que
son revisados por el personal del
archivo central y se adjuntará al
formulario de descargo.

11. DOCUMENTACIÓN ACTIVA:
 Los documentos permanecerán en el archivo de la
gerencia de talento humano, organizada en forma
alfabética y de acuerdo a la división por grupos,
descrita anteriormente.
 Ningún documento original puede ser eliminado
aunque haya sido reproducido por cualquier medio
excepto aquellos documentos que consten en la
tabla de plazos de conservación elaborados por
cada institución.
 Toda información cuenta con respaldos a través de
soportes de calidad de acuerdo a las normas
implantadas en la Empresa.

12. MODELOS DE FORMATOS

13. ANEXO 4
INSTRUCTIVO DE ORGANIZACIÓN BASICA Y GESTION DE ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS
CONTROL DE PRESTAMO INTERNO DE DOCUMENTOS
NOMBRE DEL SOLICITANTE: FECHA DE SOLICITUD:
UNIDAD ADMINISTRATIVA QUE LABORA: P LA Z O D EL P R EST A M O:
DATOS DEL MATERIAL DOCUMENTAL PRESTADO
DESCRIPCION DEL DOCUMENTO No. FOJAS
Caja Estante Bandeja
f. f.
AUTORIZADO POR RECIBI CONFORME
(Nombre, cargo y firma de la autoridad que solicita el préstamo) (Nombre, cargo y firma del funcionario que recibe los documentos)
CONTROL DE DEVOLUCION
F EC HA D E D EV OLU C ION : ENTREGADO POR: VISTO BUENO
OBERVACIONES:
F OR M A T O D SIN A R -C P ID -01-2005
UBICACIÓN FISICA

14. ÁREAS FÍSICAS
DIMENSIONES DE SEGURIDAD:
 El archivo central (pasivo), se ubicará en lo posible en
la planta baja del edificio, ya que soportará un gran peso
por la acumulación de documentos. El peso por metro
lineal de documentos es de 50 a 60 kilogramos, la altura
estará en un máximo de 2,20 mts., la superficie de un
depósito de archivo puede ser de máximo 200 metros
cuadrados.
 Se debe contar con un sistema de detección y extinción
de incendios.
 Las entidades públicas que carezcan de espacio físico y
necesiten conservar los archivos, podrán arrendar
depósitos de archivos a empresas especializadas a
través de contratos, estableciendo en una de las
cláusulas que el arrendador se responsabiliza de su
custodia y la administración de la información a través
de un coordinador nombrado por el arrendatario.

15. PROTECCIÓN
 Existen varias causas de deterioro de los
documentos, planos, fotografías, etcétera, entre las que se
cuenta el fuego, inundaciones y robos por lo que debe dotarse
de extintores de incendios y detectores de humo, evitar que la
ubicación del archivo esté cerca del nivel de las aguas lluvias
que puedan producir inundaciones y finalmente debe darse las
seguridades a las puertas y ventanas de acceso al archivo a fin
de evitar el robo de documentos.
ILUMINACIÓN
Si el Archivo tiene ventanas por donde ingresan los rayos
solares, debe colocarse cortinas metálicas semi-abiertas y fijas
para que la luz solar que incida sea siempre indirecta, tenue y
siempre la misma (hay que tomar en cuenta que el beneficio de
esta iluminación es para los documentos), si no se cuenta con
este tipo de cortinas, se puede comprar los adhesivos plásticos
de vidrio. Se recomienda la utilización de lámparas
fluorescentes.

16. TEMPERATURA
La temperatura óptima debe oscilar de 18 a 22 grados centígrados,
en ningún momento deberá sobrepasar esta temperatura, de
producirse esto, debe utilizarse un sistema de aire acondicionado,
encendido las 24 horas del día.
HUMEDAD
Los documentos pueden perjudicarse tanto por exceso como por
defecto por lo que la medida de humedad debe estar entre 45 y 55
por ciento.
POLVO
Debe efectuarse una limpieza permanente de los documentos con
aspiradora, nunca con paño húmedo ni plumero, además será
preferible condicionar filtros por donde ingresa el aire.
VENTILACIÓN
Es necesario garantizar la ventilación por lo que puede disponerse
de aire acondicionado o corrientes provocadas.

17. EQUIPOS PARA ARCHIVOS
Se recomienda utilizar archivadores, armarios o
estanterías metálicas. Los documentos del Archivo Pasivo
deben ser protegidos en cajas especiales de retención.
EQUIPOS PARA PLANOS, MAPAS U OTROS SIMILARES
Existen equipos llamados Planotecas o Mapotecas
metálicos que sirven para guardarlos en forma horizontal
o vertical, aquellos documentos considerados de alta
importancia o históricos cubrirlos en su totalidad con
papel pelón de aproximadamente 60 gramos.

18. CONCLUSIONES
Las actividades y funciones del archivo central y de los archivos
descentralizados tienen que enmarcarse dentro del régimen
jurídico general del reglamento de gestión documental y gestión
de administración de archivos de la EPMAPS , (Resolución 070);
las dependencias tienen autonomía para gestionar archivos y
documentos dentro de los limites establecidos en el Reglamento
antes citado el cual permitirá agilitar la información requerida por
el cliente externo e interno

19. RECOMENDACIONES
 Implementar sistemas archivísticos en las
diferentes dependencias de la empresa y
capacitar al personal por medio de talleres.
 Utilizar distintivos de colores en las carpetas
para la mejor ubicación de la información la
misma que nos permitirá encontrar de forma
más rápida la información requerida.
 Realizar una rotulación adecuada por perchas
donde indique la ubicación exacta de los
documentos a buscar.
 Implementar una sala de lectura y consulta
para la revisión de la documentación requerida.

20.  Crear un archivo digital en donde conste toda
la documentación física (folders personales)
que se encuentran en el archivo de Talento
Humano a fin de que tenga una conservación
indefinida.
 Crear una memoria digital que facilite la
difusión de las copias digitales en sistemas
personalizados plataforma o website.

21. BIBLIOGRAFÍA
 Resolución N° 070 para el manejo del archivo de la
EPMAPS
 Registro oficial #67 (25 de julio del 2005)
 Concejo Nacional de Archivos Dirección del Sistema
Nacional de Archivos, Instructivo de organización básica
y gestión de archivos administrativos.
 El Instructivo de la documentación y archivos del Banco del
Estado de acuerdo a la decisión N 2007-GGE-141.

22. GRACIAS