Este documento presenta una introducción a las funciones básicas de Microsoft Word 2003 organizadas en 10 unidades. La primera unidad cubre cómo iniciar y cerrar Word y documentos e introduce conceptos como el ratón, teclado y cuadros de diálogo. Las siguientes unidades explican cómo editar texto, guardar y abrir archivos, aplicar formatos, revisar ortografía y gramática, diseñar páginas, crear tablas y usar estilos y plantillas. El documento proporciona una visión general de alto nivel de las herramientas y func

1. Índice
Unidad 1. Mi primer documento...............................................................................................................3
Arrancar Word2003...................................................................................................................................3
El primer texto............................................................................................................................................3
Cerrar documento ......................................................................................................................................5
Abrir un documento...................................................................................................................................5
Cerrar Word2003 .......................................................................................................................................5
Conceptos iniciales .....................................................................................................................................5
El ratón........................................................................................................................................................6
Operaciones: ...............................................................................................................................................6
Punteros del ratón:.....................................................................................................................................6
El teclado.....................................................................................................................................................7
Cuadros de diálogo.....................................................................................................................................8
Los menús contextuales..............................................................................................................................8
Compaginar dos sesiones. ..........................................................................................................................9
Unidad 2 Introducción. Elementos de Word2003....................................................................................9
Distintas formas de arrancar Word2003................................................................................................10
Ayuda de Word.........................................................................................................................................12
Menús inteligentes ....................................................................................................................................15
Agregar y quitar botones .........................................................................................................................16
Unidad 3. Edición básica..........................................................................................................................17
Desplazarse por un documento ...............................................................................................................17
Seleccionar ................................................................................................................................................18
Eliminar.....................................................................................................................................................19
Deshacer y rehacer ...................................................................................................................................19
Opciones de pegado ..................................................................................................................................21
Buscar........................................................................................................................................................21
Buscar y reemplazar ................................................................................................................................22
Distintas formas de ver un documento ...................................................................................................22
Ver varios documentos a la vez ...............................................................................................................23
Unidad 4. Guardar y abrir documentos .................................................................................................24
Guardar. Guardar como..........................................................................................................................24
Guardar y abrir documentos...................................................................................................................26
Abrir ..........................................................................................................................................................27
Recuperar archivos ..................................................................................................................................28
Unidad 5. Formatos..................................................................................................................................29
Formato de un texto .................................................................................................................................29
Formato carácter. Fuentes.......................................................................................................................29
Formato párrafo .......................................................................................................................................30
Otros formatos. Tabulaciones .................................................................................................................32
Cambio a mayúsculas...............................................................................................................................32
Copiar formato .........................................................................................................................................33
Formatos ...................................................................................................................................................34
Paneles de formato ...................................................................................................................................34
Unidad 6. Ortografía y gramática...........................................................................................................36
Revisión ortográfica .................................................................................................................................36
Auto corrección.........................................................................................................................................39
Unidad 7 Diseño de página ......................................................................................................................41
Configurar página ....................................................................................................................................41
Números de página...................................................................................................................................42
Encabezados y pies de página..................................................................................................................44
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2. Unidad 8. Tablas.......................................................................................................................................46
Creación de tablas ....................................................................................................................................46
Icono. .........................................................................................................................................................47
Dibujándola...............................................................................................................................................47
Desplazarse, seleccionar y borrar en las tablas......................................................................................48
Barra de herramientas Tablas y bordes .................................................................................................49
Menú contextual de Tablas......................................................................................................................50
Más cosas...................................................................................................................................................50
Unidad 9. Estilos (I)..................................................................................................................................51
Aplicar estilos............................................................................................................................................51
Crear, modificar y borrar estilos ............................................................................................................52
Preferencias entre estilos .........................................................................................................................53
Más sobre estilos.......................................................................................................................................54
Unidad 10 Plantillas .................................................................................................................................54
Introducción..............................................................................................................................................55
Utilización de las plantillas de Word ......................................................................................................55
Modificar plantillas ..................................................................................................................................58
Crear plantillas a partir de documentos Word......................................................................................59
Crear documentos con ayuda del asistente ............................................................................................60
Temas.........................................................................................................................................................62
Unidad 11. Imágenes y gráficos...............................................................................................................63
Introducción..............................................................................................................................................63
IMÁGENES. Insertar imágenes..............................................................................................................64
Manipular imágenes.................................................................................................................................65
Modificar WordArt ..................................................................................................................................67
Insertar imágenes desde Internet............................................................................................................69
Insertar imágenes desde el portapapeles ................................................................................................69
Añadir texto a los gráficos .......................................................................................................................72
Unidad 12. Impresión...............................................................................................................................73
Desde el icono imprimir ...........................................................................................................................73
Desde el menú Imprimir ..........................................................................................................................73
Descripción de la ventana Imprimir .......................................................................................................74
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3. Unidad 1. Mi primer documento
Este tema está pensado para las personas que no conocen nada de Word, si ya has usado Word puedes
pasar a la Unidad 2. Aquí aprenderemos a crear y guardar nuestro primer documento, te darás cuenta de lo fácil
que es Word2003 y espero que te animes a seguir el resto del curso.
Si no conoces funciones básicas tales como manejar el ratón, teclado, manejar ventanas, etc. aquí puedes
aprenderlas.
Arrancar Word2003
Lo primero que hay que hacer para trabajar con Word2003 es,
obviamente, arrancar el programa. Podemos hacerlo de varias
formas, como verás en la Unidad 2, ahora sólo vamos a ver una de
ellas: Desde el menú Inicio.
Al menú Inicio se accede desde el botón situado, normalmente, en
la esquina inferior izquierda de la pantalla y desde ahí se pueden
arrancar prácticamente todos los programas que están instalados
en el ordenador.
Al colocar el cursor y hacer clic sobre el botón se
despliega un menú parecido al que ves a la derecha, al colocar el
cursor sobre el elemento Todos los programas; se desplegará una
lista con los programas que hay instalados en tu ordenador.
En esta imagen tienes un ejemplo de una lista con programas, busca el elemento Microsoft Office Word
2003 y haz clic sobre él para que se arranque.
Es conveniente que vayas practicando lo que te vamos explicando
lo antes posible. Una buena forma de hacerlo es tener dos
sesiones, una con este curso y otra con Word2003. Así cuando lo
creas oportuno puedes pasar a la sesión de Word2003 para
practicar lo que acabas de leer.
Si no sabes cómo ir pasando de Word a este curso o cómo tener en
cada mitad de la pantalla una sesión, aquí te lo explicamos.
El primer texto
Al arrancar Word aparece
una pantalla inicial como
ésta. En la Unidad 2 veremos
todos sus componentes;
ahora nos vamos a fijar sólo
en algunas cosas.
En la parte superior esta, en
color azul, la barra del título,
en la que aparece el nombre
del documento sobre el que
estamos trabajando. Cuando
arrancamos Word sin abrir
ningún documento, por
defecto nos abre un
documento en blanco y le
asigna el nombre inicial
Documento1. Cuando
guardemos el documento le
cambiaremos el nombre.
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4. Si aparece el dibujo de un clip con ojos (este es el ayudante del Office) que te ofrece ayuda, haz clic donde
dice "Cerrar", para que desaparezca, ya que, de momento, no lo vamos a necesitar.
Ahora vamos a explicar cómo escribir tu primer documento, y aprenderás cómo corregir los pequeños errores
y cómo desplazarte por el documento.
Más abajo tienes el ejercicio "Crear un
documento" donde está todo explicado
paso a paso.
Al escribir un texto hay que teclearlo
sin pulsar la tecla INTRO; cuando
llegues al final de la línea, observarás cómo salta automáticamente de línea. (La tecla INTRO también se llama
ENTER o retorno de carro; en el teclado de la imagen se llama "ent")
Observarás que hay una pequeña barra vertical parpadeante que va avanzando según vas escribiendo, se
llama punto de inserción, y nos sirve para saber dónde se va a escribir la siguiente letra que tecleemos. No
confundas el punto de inserción con el puntero del ratón que tiene esta forma cuando está dentro del
área de texto y esta otra cuando está encima de los menús, e incluso puede tomar otras formas que
iremos viendo más adelante. También puedes ver una raya horizontal como ésta que indica dónde acaba
el documento.
Cuando mueves el ratón, lo que estás moviendo es el puntero; cuando pulsas las teclas de dirección, mueves
el punto de inserción. Cuando cometás un error, y te das cuenta inmediatamente, pulsa la tecla Retroceso que
retrocede una posición borrando la última letra tecleada. (La tecla Retroceso aparece como "bksp" en la
imagen, aunque suele ser una flecha grande hacia la izquierda)
Cuando te das cuenta del error después de haber escrito unas cuantas letras más, debes pulsar la tecla con la
flecha pequeña hacia la izquierda, que no borra las letras, sólo mueve el cursor hasta llegar a la siguiente letra
donde se encuentra el error; entonces pulsa Retroceso para borrar el error.
Por último, si te das cuenta del error cuando tienes el punto de inserción lejos de donde está el error, mueve el
ratón hasta colocar el puntero detrás del error y pulsa el botón izquierdo del ratón; verás cómo el punto de
inserción se desplaza justo a esa posición y entonces ya puedes pulsar Retroceso.
La tecla suprimir (del o Supr) también borra una letra, pero la que queda a la derecha del punto de inserción.
En este ejercicio paso a paso puedes practicar lo que acabamos de explicar
Guardar un
documento
Lo que se escribe se va
almacenado en la memoria
de tu ordenador; si apagases
el ordenador, se perdería y
no lo podrías recuperar. Con
el comando Guardar
quedará grabado en el
disco duro del ordenador ( o
en un disquete) de forma
permanente.
Pulsa en el icono Guardar
y aparecerá una ventana
como ésta.
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5. Para guardar un documento debes indicar el nombre con el que lo quieres guardar, el tipo de documento que
estás guardando y la carpeta que contendrá tu documento. El nombre lo indicamos en el campo Nombre de
archivo, donde ahora pone "El día amaneció triste", teclea "Primero", que es el nombre que le vamos a dar a
nuestro primer documento.
El tipo del documento se lo decimos en el campo Guardar como tipo; para los documentos Word será
Documento de Word, que ya viene escrito.
Los documentos dentro del disco duro están organizados en carpetas. La carpeta se indica en el campo
Guardar en; la carpeta en la que se guardan los documentos de Word, por defecto, es Mis documentos, que
será la que debe aparecer en la ventana de tu ordenador. Si no fuese así, haz clic en el icono "Mis
documentos" que hay en la parte izquierda de la ventana.
Haz clic en el botón Guardar y observa cómo cambia la barra de título; ahora podrá Primero, en lugar de
Documento1. Nuestro documento ya está guardado con el nombre Primero en la capeta Mis documentos.
En la Unidad 3 veremos con más profundidad todo lo que referente a guardar documentos
Cerrar documento
Después de guardar un documento, éste continúa en nuestra pantalla y podemos seguir trabajando con él.
Una vez que hemos acabado de trabajar con un documento debemos cerrarlo;al cerrarlo no lo borramos del
disco, simplemente dejamos de utilizarlo y liberamos la memoria que estaba utilizando.
Para cerrar un documento hacer clic en el menú Archivo, y luego hacer clic en Cerrar. ( Si hemos hecho
alguna modificación en el documento desde la última vez que lo guardamos, nos preguntará si queremos
guardar los cambios; contestar que Sí ). Al cerrar el documento veremos cómo éste desaparece de la pantalla.
Al cerrar Word también se cierran los documentos que tengamos abiertos.
Abrir un documento
Para utilizar un documento que tenemos
guardado, primero, hemos de abrirlo. Para ello
hacer clic en el icono Abrir, aparecerá una
ventana similar a la que vemos aquí.
Para abrir un documento de los que se
muestran en la ventana basta seleccionarlo
haciendo clic sobre él (veremos como su
nombre cambia de color) y luego pulsar en el
botón Abrir. Otra forma más rápida de abrir el
documento es haciendo doble clic sobre él.
Inmediatamente el documento aparecerá en
nuestra pantalla.
En esta ventana se ven todos los documentos
que están dentro de la carpeta que aparece
en el campo Buscar en: Dentro de una carpeta hay documentos pero también puede haber otras carpetas, las
carpetas se reconocen porque tienen delante un icono amarillo.
Cerrar Word2003
Una vez hemos acabado de trabajar con Word debemos cerrarlo haciendo clic en el icono cerrar de la
esquina superior derecha de la pantalla o en el menú Archivo elegir Salir.
Conceptos iniciales
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6. Vamos a ver unos conceptos básicos que son necesarios para seguir el resto del curso. En esta animación
puedes ver cómo manejar el ratón y las ventanas
El ratón
El ratón permite realizar acciones sobre elementos de la pantalla, basta colocar el puntero del ratón sobre un
elemento y pulsar un botón.
Normalmente se utilizan dos botones del ratón, el principal y el secundario que corresponden con el botón
izquierdo y derecho respectivamente. Si eres zurdo puedes cambiar esta configuración en Configuración,
Panel de Control, icono Mouse y activar la casilla "Zurdo". Con el botón principal se realizan las operaciones
más usuales como hacer clic, doble clic y arrastrar. Mientras que con el botón secundario normalmente
aparece el menú contextual.
Operaciones:
Clic, es la operación más usual consiste en pulsar una vez el botón principal.
Doble clic, consiste en pulsar dos veces el botón principal. Las dos pulsaciones han de ser bastante
rápidas. Para ajustar a tu gusto el tiempo entre las dos pulsaciones se puede ir a Configuración, Panel de
Control, icono Mouse. Pruébalo haciendo doble clic sobre una letra y verás como se selecciona toda la
palabra.
Arrastrar y soltar, consiste en pulsar con el botón principal sobre una palabra o icono y, sin soltar el
botón, mover el ratón a otro lugar, y entonces soltar el botón. Verás como la palabra o el icono ha sido
arrastrado a ese lugar.
Puedes probar seleccionando una palabra con doble clic, y luego arrastrarla a otra línea. En Word también se
usa arrastrar y soltar para seleccionar una parte del texto. Coloca el puntero delante de la primera letra que
quieres seleccionar y arrastra hasta la última letra que quieras seleccionar, aunque sea en otra línea, arrastra
y suelta.
Clic en el botón secundario. Normalmente aparece un menú contextual con las opciones más utilizadas
según en la situación en que nos encontremos en cada momento. Por ejemplo, si tenemos seleccionada una
tabla, aparecerán las opciones más usadas en el manejo de las tablas.
Ratón con rueda. Estos ratones permiten desplazarse por un documento o página web moviendo la rueda.
También permiten, al pulsar sobre la rueda entrar en un modo especial que hace que nos desplacemos por las
páginas del documento solo moviendo el ratón.
Punteros del ratón:
Normal. El aspecto normal del puntero del ratón es una flecha , pero puede tomar estas otras formas:
Ocupado. Tiene la forma de un reloj de arena. El ordenador esta procesando y no permite hacer ninguna
otra operación hasta que no acabe la actual.
Texto. Cuando estamos en un lugar en el que es posible escribir texto toma esta forma.
Punto de inserción. Tiene esta forma . No confundir con el puntero del ratón. El punto de inserción es el
lugar donde se insertará la próxima letra que escribamos. El punto de inserción se va desplazando solo según
vamos introduciendo texto, pero también se puede desplazar con las teclas de las flechas del teclado, y también
al hacer clic con el ratón se coloca en la posición donde esté el puntero
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7. El teclado
El teclado, básicamente, permite introducir texto. Pero también realizar algunas cosas más
Teclas de Función: Estas teclas, F1, F2, ..., F12 permiten realizar funciones específicas en cada
programa. Como, por ejemplo, solicitar ayuda pulsando la tecla de función F1.
Teclas de movimiento del cursor: Estas cuatro teclas (arriba, abajo, izquierda, derecha) permiten
desplazarse por el documento.
Teclas
especiales: La
tecla Alt Gr sirve
para introducir el
tercer carácter de
una tecla, por
ejemplo, la @ que
hay en la tecla del
número 2. (En la
imagen la tecla Alt de la derecha es la equivalente a Alt Gr)
Algunos teclados tienen la tecla Windows que permite abrir el menú Inicio, y la tecla Aplicación que abre el
menú contextual, igual que el botón secundario del ratón.
Combinar teclas: Para realizar algunas funciones hay que pulsar dos o más teclas a la vez, por ejemplo,
se puede salvar el documento pulsando Ctrl + S, es decir, pulsar la tecla Ctrl y, sin soltarla, pulsar la tecla "s".
Las ventanas
Las ventanas tienen en la parte superior la barra de título, que nos dice como se llama la ventana.
En el cuerpo de la ventana esta la información que muestran o los campos para introducir datos.
Puede haber varias ventanas abiertas pero sólo una esta activa; la ventana activa es la que tiene la barra de
título en color azul.
Cuando la información no cabe en la ventana tienen una barra de desplazamiento en el lateral derecho para
avanzar y retroceder
Acciones con las ventanas
Utilizaremos los botones de la esquina superior derecha.
Cerrar. Cerrar una ventana supone dos cosas, dejar de verla y finalizar el programa asociado a la ventana,
mientras que minimizar una ventana solo supone dejar de verla, sin acabar el programa asociado, cuando
volvamos a maximizarla todo seguirá igual.
Para cerrar una ventana haz clic en el icono cerrar . También puedes cerrar Word con la combinación Alt +
F4, o en el menú Archivo, eligiendo Salir.
Minimizar. Minimizar una ventana es hacer que desaparezca de la pantalla y se cree un icono en la barra de
tareas, para minimizar hacer clic en , para volver a maximizarla basta hacer clic en el icono de la barra se
tareas.
Cambiar el tamaño. Para darle el tamaño que quieras a una ventana pulsa el botón restaurar , para que
deje de estar maximizada. Entonces podrás cambiar el tamaño colocando el cursor en el borde de de la tabla y
cuando tome la forma de una doble flecha, arrastralo para darle el tamaño que quieras.
Maximizar. Después de cambiar de forma el botón central se convierte en el botón maximizar y toma esta
forma . Para volver al tamaño máximo de la ventana pulsa en este botón.
Mover. Para mover una ventana sitúa el puntero en la barra de título, haz clic y arrastralo hasta el lugar
deseado.
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8. Cuadros de diálogo
Cuando el usuario tiene que introducir
información se suelen utilizar los cuadros
de diálogo. Como por ejemplo el que vemos
aquí correspondiente al comando Guardar
como
Vamos a ver de que elementos consta:
Botones.
Al hacer clic sobre el botón
tiene lugar la acción indicada. En este caso
guardar el archivo.
Si el rótulo del botón esta en color atenuado indica que no se puede hacer clic sobre él en ese
momento.
Iconos.
Tienen la misma función que los botones. Pero en lugar de llevar un rótulo son dibujos que representan la
acción que realizan. Por ejemplo este icono nos lleva a la carpeta de nivel superior.
Caja de texto.
Cuando tenemos que teclear información lo hacemos sobre cajas de texto. Por ejemplo Nombre de archivo.
En algunos casos, como en este, tenemos también un botón con un triángulo que, al hacer clic, nos muestra
una lista con los últimos valores que se han introducido. Si queremos copiar algún valor de la lista basta hacer
clic sobre él.
Caja de lista.
Este campo sólo puede contener uno de los valores que
contiene la lista que se despliega al hacer clic en el triángulo
de la derecha. No se pueden teclear otros datos. Por ejemplo
el campo Guardar como tipo
Los menús contextuales
Los menús contextuales o emergentes son los menús que se despliegan
haciendo clic con el botón derecho del ratón.
Según la situación o contexto donde se encuentre el puntero del ratón al hacer
clic aparecerá una información u otra en el menú contextual.
Por ejemlo, si hacemos clic con el botón derecho en la zona de un documento en la
que hay texto normal y corriente aparecerá el menú contextual que ves aquí
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9. Mientras que si haces clic en un texto que contiene un hipervínculo aparecerá
este otro menú contextual que tiene acciones referentes a los hipervínculos que
no aparecían en el menú contextual anterior.
En general, los menús contextulaes son bastante útiles porque contienen
comandos relacionados con la situación en que nos encontramos y ahorran
tiempo.
Como seria muy largo explicar todos los diferentes menús contextuales es
conveniente que vayas probándolos tu mismo en diferentes situaciones, sólo tienes
que pulsar el botón derecho del ratón y ver como es el menú que aparece.
Compaginar dos sesiones.
Tener otra sesión con Word2003 te permite ir probando las cosas que acabas de leer en el curso de Word. Una
vez arrancada la sesión con Word puedes ir pasando de la sesión del curso o a la sesión con Word y viceversa
de dos formas básicas:
Presionando las teclas Alt + tabulador ( la tecla tabulador esta a la izquierda, encima de la tecla para
bloquear las mayúsculas ).
Pinchando en el icono de cada sesión en la barra de tareas que hay en la parte inferior de la pantalla.
Además, en algunas ocasiones, puede ser interesante tener las dos sesiones a la vez en la misma pantalla.
Sobre todo si tu monitor es grande (17" o más) puedes seguir el método que se
explica a continuación para conseguir tener la pantalla dividida en dos partes, una
con la sesión del curso y otra con Word.
1.- Abrir las dos sesiones, la del curso y la de Word.
2.- Colocar el cursor en la barra de tareas de Windows (en la parte inferior de la
pantalla) y pulsar con el botón derecho del ratón, entonces aparecerá una ventana
como esta:
3.- Elegir la opción Mosaico Vertical o Mosaico Horizontal, y aparecerá la pantalla
dividida en dos partes, una con el curso y otra con Word.
La sesión activa es la que tiene la barra del título en color azul oscuro, para cambiar a la otra sesión basta
con hacer clic en cualquier parte de la pantalla ocupada por esa sesión.
Unidad 2 Introducción. Elementos de Word2003
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10. Distintas formas de arrancar Word2003
Hay varias formas de arrancar Word.
Desde el botón Inicio , situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la
pantalla.
Desde el icono de Word que puede estar situado en el escritorio, en la barra de tareas, en la barra de
Office o en el menú Inicio.
Arranque automático al iniciar Windows.
Desde un documento Word situado en el escritorio o en la lista del Explorador de Windows.
Aquí puedes ver explicadas estas distintas formas de arrancar Word
Para cerrar Word hacer clic en el botón cerrar o mediante la combinación de teclas ALT+F4.
Puedes arrancar Word para ir probando todo lo que te explicamos. Aquí puedes ver cómo trabajar con dos
sesiones, una con Word y otra el curso.
Elementos de la pantalla inicial
Al arrancar Word aparece una pantalla como esta, para que conozcas los nombres de los diferentes elementos
los hemos señalado con una flecha roja.
Así podrás saber, en el resto del curso, a qué nos referimos cuando hablemos de la "Barra de estado" o de la
"Barra estándar".
La pantalla que se muestra a continuación (y en general todas las de este curso) puede no coincidir
exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que se
vean en cada momento, como veremos más adelante.
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11. La barra de menús. Desde los menús de esta barra se pueden ejecutar todos los comandos de word2003. En
word2003 la barra de menús tiene un comportamiento "inteligente", que consiste, básicamente, en mostrar
sólo los comandos más importantes y los que el usuario va utilizando
La barra de herramientas estándar contiene iconos para ejecutar de forma inmediata algunos de los
comandos más habituales, como Guardar, Copiar, Pegar, etc.
En realidad, la barra que ves aquí esta formada por dos barras, la barra estándar y la barra de formato
La barra de formato contiene las operaciones más comunes sobre formatos, como poner en negrita, cursiva,
elegir tipo de fuente, etc.
En word2003 estas dos barras solo ocupan una línea, no como en anteriores versiones de Word donde
ocupaban dos líneas. No obstante, esto y muchas otras cosas más se pueden cambiar para dejarlas como
más nos gusten.
Personalizar. Podemos decidir qué iconos deben aparecer y cuales no en cada barra, es lo que se suele llamar
"personalizar". A lo largo de este curso verás imágenes con iconos que no están en las barras de tu ordenador,
para saber cómo agregar y quitar iconos es importante que veas este tema avanzado donde te lo
explicamos. Además tiene una animación para que lo veas muy claro.
Panel de tareas. Este elemento no existía en la versión anterior
de Word.
El panel de tareas es sensible al contexto, esto quiere decir que
mostrará información diferente según lo que estemos haciendo en
el momento de abrirlo.
Por ejemplo, en la imagen de la parte superior de esta página
acabamos de abrir un docuemento nuevo y el panel de tareas que
aparece es "Nuevo documento" que nos ofrece los comandos más
útiles para esa situación: nos muestra los documentos
recientemente abiertos; nos permite crear un nuevo documento a
partir de una plantilla, etc.
Si estamos insertando una imagen, el panel de tareas será
diferente y nos mostrará las opciones más usuales en el trabajo
con imágenes, como puedes ver en la figura de la derecha.
En la primera línea del panel de tareas aparecece el título del panel,
en este último ejemplo el título es "Insertar imagen".
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12. Ayuda de Word
Para activar la Ayuda de Word podemos hacer clic en el interrogante de la barra de menús. Veremos este
menú en el que podemos elegir entre varias formas de obtener ayuda:
Con respecto a otras versiones anteriores a Word2003, ésta ha modificado el acceso a la ayuda, orientándola
más a la ayuda online.
Menú de Ayuda de Microsoft Word. También se accede al
pulsar F1. Se nos mostrará un barra en el lateral derecho de la
pantalla en la que veremos estas opciones:
1. Buscar. Podemos introducir el texto a buscar y pulsar Intro o
hacer clic sobre la flecha verde. Y nos mostrará una lista con los
temas relacionados con el texto introducido.
2. Tabla de contenido. Nos muestra una tabla de contenidos para
ver los temas de ayuda. Haciendo clic en el símbolo + que aparece
delante de cada tema podemos ver los puntos de que consta ese
tema. Al hacer clic en un punto, se nos muestra la explicación en
una pantalla aparte.
3. Conectar con Microsoft Office Online. Si estamos conectados a
internet nos abre el navegador que tengamos instalado y accede a
la ayuda de Microsoft Office.
4. Obtener la información más reciente sobre cómo utilizar Word.
Nos abre el navegador de internet con la página de Microsoft Office
con información actualizada sobre Word 2003..
5. Actualizar esta lista automáticamente desde web. Abre una
nueva ventana con ayuda sobre como hacer que la lista de ayuda
se actualice automáticamente.
6. Asistencia. Nos abre el navegador de internet con la página de
Microsoft Office en el apartado de asistencia.
7. Formación. Nos abre el navegador de internet con la página de
Microsoft Office en el apartado de formación.
8. Comunidades. Nos abre el navegador de internet con la página
de Microsoft Office en el apartado de grupos de discusión.
9. Descargas. Nos abre el navegador de internet con la página de
Microsoft Office en el apartado de descargas, donde podemos
descargarnos las actualizaciones entre otras cosas.
Además en esta versión al pulsar sobre F1 o acceder al menú ? y pulsar sobre Ayuda de Microsoft Office
Word nos aparece la barra de ayuda en la parte derecha de la pantalla, donde podemos pulsar por ejemplo
sobre Tabla de contenido e ir accediéndo por niveles hasta donde deseemos obtener información o utilizar el
buscador introduciendo las palabras.
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13. Mostrar/Ocultar el ayudante de Office, es un gráfico animado que
nos ayuda en determinadas ocasiones cuando detecta que necesitamos
ayuda. Por ejemplo si ve que vamos a escribir una carta nos ofrecerá
ayuda para ello.
Hacer clic en Opciones para configurar cuando queremos que nos
muestra ayuda de forma automática.
También podemos hacer preguntas en lenguaje natural y hacer clic en el
botón Buscar. Entonces nos mostrará los temas encontrados y al elegir
uno de ellos entraremos en la misma pantalla con tres fichas del punto
anterior.
Personalmente creo que es mejor ocultar el ayudante de Office y utilizar
el menú de ayuda, ya que en algunas ocasiones el ayudante nos puede
despistar un poco con sus sugerencias, no siempre acertadas.
Crear un icono para arrancar Word2003 desde el escritorio
Para crear un icono en el escritorio desde el que podamos arrancar Word hay que situarse como se ve en la
imagen.
Para ello hacer clic sobre el botón Inicio se despliega un menú como el de la parte izquierda
de la imagen inferior, y al colocar el cursor sobre Todos los programas, aparece otra lista con los programas
que hay instalados en tu ordenador como vemos en la parte derecha imagen inferior, buscar Microsoft Office
Word 2003 y hacer clic sobre él con el botón derecho del ratón y seleccionar la opción Enviar a, y en la
ventana que se abrirá elegir Escritorio (crear acceso directo).
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14. Esto hará que aparezca un icono con el nombre "Microsoft Word
(2)" que nos permite arrancar Word desde el escritorio.
Este icono es un acceso directo que permite arrancar Word2003 desde
el lugar en el que se encuentre. Según donde coloquemos este acceso
directo arrancaremos word2003 desde un lugar o desde otro, como
vamos a ver a continuación.
Arrancar word2003 desde la barra de tareas de Windows
Si queremos que aparezca un icono para arrancar Word desde la barra de tareas, basta con repetir los pasos
anteriores hasta que aparezca el nuevo acceso directo en el escritorio con el nombre "Microsoft Word(2)" y
entonces arrastrar el icono hasta la barra de tareas.
Arrancar word2003 desde el primer nivel del botón Inicio
Para que aparezca un icono para arrancar Word desde el primer nivel
del botón Inicio, como vemos en la imagen, basta hacer clic sobre el
botón Inicio colocar el cursor sobre Todos los programas,
aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu
ordenador, buscar Microsoft Office Word 2003 y hacer clic sobre él
con el botón derecho del ratón y seleccionar la opción Anclar al
menú inicio.
Arrancar Word2003 automáticamente al encender el
ordenador
Si queremos que cada vez que encendamos el ordenador también se
arranque Word hay que repetir los pasos anteriores para crear un
acceso directo pero ahora este acceso directo debemos arrastrarlo a
la carpeta Inicio, para ello abriremos el Explorador de Windows y:
- Para Windows98, nos colocaremos en C:WindowsMenú
InicioProgramasInicio y arrastraremos el acceso directo a esta
carpeta. La próxima vez que arranquemos el ordenador también se
arrancará Word.
- Para Windows XP la carpeta esta en C:Documents and Settingsusuario-xxxMenú InicioProgramasInicio
Arrancar Word2003 desde un documento Word situado en el escritorio
Si al guardar un documento elegimos la carpeta Escritorio en la ventana Guardar como, crearemos un acceso
directo al documento Word que quedará situado en el escritorio. Al hacer doble clic en este icono se arrancará
Word a la vez que se abrirá ese documento
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15. Arrancar Word2003 desde un documento de la lista del Explorador de Windows
Si abrimos el Explorador de Windows y hacemos doble clic en un documento Word se arrancará word2003, a
la vez que se abrirá ese documento.
Menús inteligentes
¿Cómo funcionan?
Ahora los menús tienen un comportamiento "inteligente" ya que se adaptan al uso de cada usuario
Inicialmente, cuando abrimos Word2003 los menús contienen sólo los comandos
más utilizados, en lugar de contener todos los comandos.
De esta forma los menús son más simples, como vemos en
esta primera imagen, para el menú Insertar.
Para acceder al resto de los comandos hay que pulsar el
último botón y obtendremos el menú completo que
se muestra en la imagen de la derecha, observar como los
comandos que no aparecían antes están en un color más claro.
Si en este menú pulsamos en un comando, por ejemplo "Cuadro de texto", la
siguiente vez que abramos el menú Insertar aparecerá de la forma que vemos en la
tercera imagen, con el comando "Cuadro de texto" incorporado.
Es decir, al utilizar un
comando que no está
en el menú inicial, este
comando se incorpora
a partir de ese
momento al menú.
Este comportamiento pretende facilitar el uso de los menús
despegables, ya que sólo aparecen los comandos de uso
general más frecuentes y los comandos que va utilizando cada
usuario, en lugar de una larga lista con muchos comandos que
no utilizamos casi nunca.
No obstante, si decides que te resulta más cómodo que los
menús se muestren siempre completos, mostrando todos
los comandos. No tienes más que ir al menú Herramientas,
Personalizar, y en la ficha, Opciones y se abrirá la siguiente
pantalla en la que debes activar la casilla Mostrar siempre
los menús completos.
En esta misma pantalla, si optas por el comportamiento
"inteligente" de los menús también puedes activar la casilla
Mostrar menús completos transcurridos unos segundos,
para que se despliegue el menú completo sin tener que pulsar
el último botón.
Barra de Formato y Estándar comparten o no una fila
Podemos elegir entre que las barras de Formato y estándar compartan una sola línea, como vemos aquí
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16. o que cada una ocupe una línea como vemos en esta otra imagen
La opción inicial es que compartan una fila, no obstante, si
decidimos cambiarlo , no tenemos más que ir al menú
Herramientas, Personalizar carpeta, Opciones y se abrirá la
siguiente pantalla en la que deberemos desactivar la casilla Las
barras de Formato y Estándar comparten una fila.
Si las barras de Formato y Estándar comparten una fila podemos
repartir la fila como más nos guste. Dar más espacio a la barra
Estándar o a la de Formato o el mismo a ambas. Basta colocar el
cursor donde empieza la barra de Formato y cuando tome la
forma de una cruz con puntas de flecha, arrastrar a derecha o
izquierda. Automáticamente se irán reajustando los botones
Agregar y quitar botones
Para ver los botones que permanecen ocultos por falta de espacio hacer clic en este icono que está al final
de cada barra.
Se abrirá una ventana, como la que vemos en la imagen, con el resto de los botones de la barra.
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17. Unidad 3. Edición básica
Desplazarse por un documento
Una de las ventajas que han aportado los procesadores de texto es la facilidad para modificar y corregir. El
primer paso en ese proceso es colocarnos en el lugar donde vamos a efectuar la modificación.
Por otra parte, cuando estamos viendo un documento Word que no cabe en una pantalla, necesitaremos
movernos por el documento para colocarnos en la parte que nos interese.
Tanto en un caso como en otro será interesante conocer todas las formas que existen para desplazarse por el
documento, y así poder elegir la más útil en cada momento.
Recordar que el elemento que define la posición dentro de un documento Word es el punto de inserción ,
que es una línea vertical parpadeante y nos indica dónde se va a escribir la próxima letra que tecleemos.
Desplazamientos cortos dentro de una misma pantalla:
Con el ratón. Desplazar el cursor del ratón hasta el punto elegido y hacer clic, el punto de inserción se
colocará en ese lugar.
Con las teclas de dirección.
Las teclas izquierda/derecha desplazan el punto de inserción una posición a la izquierda/derecha, y las teclas
arriba/abajo desplazan el punto de inserción una línea arriba/abajo. La tecla Fin nos lleva al final de la línea y
la tecla Inicio al principio de la línea.
Combinación de teclas.
Para desplazarse Presione las teclas
Una palabra a la Crtl + flecha
izquierda izquierda
Una palabra a la Crtl + flecha
derecha derecha
Un párrafo arriba Crtl + flecha arriba
Un párrafo abajo Crtl + flecha abajo
Desplazamientos a lo largo de todo el documento:
Teclas AvPág y RePág. Estas teclas avanzan y retroceden una pantalla completa. Observad que no es lo
mismo una pantalla que una página. El tamaño de la pantalla lo limita el monitor mientras que la longitud de la
página la definimos nosotros.
Combinación de teclas.
Para desplazarse Presione las teclas
Una página adelante Crtl + AvPág.
Una página atrás Crtl + RePág.
Al principio del
Crtl + Inicio
documento
Al final del documento Crtl + Fin
Nota:En los teclados en ingles las teclas tienen otros nombres: Inicio=Home, Fin=End,
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18. Mediante las Barras de desplazamiento.
Las barras de desplazamiento permiten movernos a lo largo y ancho del documento de forma gráfica. La
longitud de barra de desplazamiento vertical representa la longitud del documento y el cuadrado pequeño
que hay en su interior representa la posición actual del punto de inserción. Podemos desplazarnos de las
siguientes formas:
- Haciendo clic en cualquier posición por encima/debajo del cuadro nos desplazaremos una pantalla
hacia arriba/debajo del documento.
- Arrastrando el cuadro nos desplazaremos proporcionalmente a la posición en la que lo movamos, por
ejemplo, en un documento de 20 páginas si arrastramos el cuadro hacia la mitad de la barra nos
colocaremos en la página 10 aproximadamente.
- Mediante las flechas. Si hacemos clic en la fecha o triángulo de la parte superior/inferior nos
desplazaremos una línea hacia arriba/abajo. Si mantenemos pulsada la flecha nos desplazaremos línea a
línea de forma rápida hasta que la soltemos.
- Mediante objetos de búsqueda. Las dobles flechas de la parte inferior de la barra de desplazamiento
nos permiten desplazarnos de acuerdo con el objeto que hayamos seleccionado, este objeto por defecto
es la página, de forma que al hacer clic en la doble flecha superior/inferior nos desplazaremos una
página arriba/abajo.
Haciendo clic en el botón central del círculo podemos cambiar el objeto página por otros, como por
ejemplo, notas al pie, comentarios, palabras, etc.
Mapa del documento. En el menú Ver tenemos la opción Mapa del documento que nos muestra una especie
de índice en la parte izquierda de la página. Haciendo clic en las líneas de ese índice nos desplazaremos a la
parte del documento que contiene dicha línea.
Las barras de desplazamiento horizontal permiten movernos de forma similar a como acabamos de ver con la
barra vertical pero en sentido horizontal, es decir, permiten desplazar el documento hacia la derecha y hacia la
izquierda. Se utilizan menos porque es menos frecuente que el documento sea más ancho de lo que cabe en
una pantalla
Seleccionar
Para realizar muchas operaciones (copiar, cambiar el formato, etc.), previamente hay que decirle a Word sobre
qué parte de texto tiene que actuar, en esto consiste seleccionar. El texto seleccionado se identifica
claramente porque esta en vídeo inverso, es decir, el fondo negro y los caracteres en blanco. Se puede
seleccionar con el ratón y con el teclado.
Ratón. Para seleccionar mediante ratón hay dos métodos:
Arrastrando. Colocar el cursor al principio de la selección, presionar el botón izquierdo y, sin soltar el botón,
mover el cursor hasta el final de la selección. Observaremos cómo lo seleccionado aparece en vídeo inverso.
Haciendo clic y doble clic. Colocar el cursor en una palabra y hacer doble clic, la palabra completa quedará
seleccionada. Colocar el cursor justo al inicio de la línea, veremos que el cursor cambia de forma y se
convierte en una flecha , hacer clic y la línea completa quedará seleccionada; si hacemos doble clic, el
párrafo completo quedará seleccionado.
- Para seleccionar un gráfico o una imagen basta con hacer clic encima, el gráfico quedará enmarcado por un
recuadro negro.
Teclado
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19. Para seleccionar Presione las teclas
Un carácter a la derecha Mayús. + flecha derecha
Un carácter a la izquierda Mayús. + flecha izquierda
Ctrl + Mayús.+ flecha
Palabra a la derecha
derecha
Ctrl + Mayús.+ flecha
Palabra a la izquierda
izquierda
Hasta el final de la línea. Mayús. + Fin
Hasta el principio de la
Mayús. + Inicio
línea.
Una línea abajo Mayús. + flecha abajo
Una línea arriba Mayús. + flecha arriba
Ctrl + Mayús. + flecha
Hasta el final del párrafo
abajo
Hasta el principio del Ctrl + Mayús. + flecha
párrafo arriba
Una pantalla abajo Mayús. + AvPág
Una pantalla arriba Mayús. + RePág
Hasta el final del
Ctrl + E
documento
Eliminar
Para borrar o eliminar lo seleccionado basta con presionar la tecla Supr, otra forma de borrar sin seleccionar
previamente es utilizando las teclas, como se indica en la siguiente tabla:
Para borrar Presione las teclas
Un carácter a la
Retroceso (BackSpace)
izquierda
Una palabra a la
Ctrl + Retroceso
izquierda
Un carácter a la derecha Supr
Una palabra a la
Ctrl + Supr
derecha
Deshacer y rehacer
Afortunadamente Word nos permite corregir los errores fácilmente. Si acabamos de borrar un párrafo completo y
nos damos cuenta que no era ese el párrafo que queríamos borrar, no es necesario que nos llevemos las
manos a la cabeza lamentando el error. Con un solo clic podemos deshacer la acción errónea y recuperar el
párrafo. Veamos cómo deshacer acciones:
La última acción realizada.
Para deshacer la ultima acción realizada, pulsar el icono deshacer, de la barra de herramientas.
También podemos deshacer desde el menú Edición, Deshacer escritura.
Otra forma más de deshacer es pulsar CTRL + Z.
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20. Las ultimas acciones realizadas.
Si hacemos clic en el triángulo que hay a la derecha
del icono deshacer, aparecerá una lista con
últimas acciones para deshacer, colocando el cursor
en esa lista podremos deshacer varias acciones a la
vez. Por ejemplo, al colocar el cursor en la tercera
línea de la lista desharemos tres acciones.
La lista nos indica de forma abreviada cuales son las
diferentes acciones que podemos deshacer, por
ejemplo, Escritura ", colocando el " nos dice que
podemos deshacer la escritura de la frase que empieza por ",colocando el "
Rehacer.
Utilizando el icono Rehacer, de la misma forma,
podemos rehacer las acciones que acabamos de
deshacer. Por ejemplo, si ponemos en cursiva un párrafo y deshacemos la acción porque pensamos que no
queda bien en cursiva pero al cabo de un momento pensamos que sí queda mejor en cursiva podemos
rehacer la acción y volver a dejarlo en cursiva.
Copiar, cortar y pegar
Cuando hablamos de copiar nos referimos a colocar una copia en otro lugar; mientras que cuando hablamos de
cortar queremos decir quitar algo de un lugar para llevarlo a otro lugar. Se pueden utilizar varios métodos.
Mediante el ratón y los iconos del menú de herramientas:
Seleccionar el elemento ( carácter, palabra, párrafo,..) a copiar o cortar, hacer clic en el icono copiar o cortar,
, ,colocar el cursor en el punto de destino y hacer clic en el icono pegar.
Mediante menú:
Seleccionar el elemento a copiar o cortar, ir al menú Edición, elegir la opción copiar o cortar. Colocar el cursor
en el punto de destino, y elegir pegar del menú edición.
Mediante ratón:
Vamos a ver varios métodos:
1) Normal. Seleccionar con doble clic, presionar el botón derecho,
elegir copiar o cortar, en el menú contextual ir a la posición donde vamos a
copiar o pegar, presionar botón derecho y elegir pegar.
2) Rápido. Seleccionar con doble clic, presionar el botón derecho,
cuando aparezca un pequeño cuadrado debajo del cursor, sin soltar, ir a la
posición donde vamos a copiar, soltar el botón y aparecerá un menú:
elegir la opción copiar aquí.
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21. Sólo con el teclado:. Primero, seleccionar el texto: con MAY + flechas, seleccionamos letras, (con MAY + Ctrl
+ flechas, seleccionamos palabras).
Segundo, copiar con Ctrl + C. Y por último, ir a la posición donde vamos a pegar, pulsar Ctrl + V.
Opciones de pegado
Cada vez que pegamos se copia el texto tal y como lo
copiamos, con el formato que tenía. Por ejemplo, si
copiamos algo que estaba en estilo negrita y tamaño 18, al
pegar se pegará también en negrita y tamaño 18. Sin
embargo, en ocasiones puede interesarnos que no se copie
el formato ya que desentonaría en el lugar donde lo vamos a
copiar. Para solucionar esto existen las Opciones de
pegado.
¿Cómo se usan estas opciones? Cada vez que pegamos
aparece un pequeño icono Pegar al lado de la palabra que acabamos de pegar. Si hacemos clic en ese
icono se despliega una lista con las opciones que puedes ver en esta imagen.
Conservar formato de origen. Es la opción por defecto, pega tal y como se copió.
Hacer coincidir formato de destino. Hace que lo que se pega tome el formato del lugar donde se pega. Por
por ejemplo, si estamos pegando en medio de un texto que esta en estilo cursiva, lo que pegemos pasará
también a tener estilo cursiva.
Conservar sólo texto. Hace que lo que se pega quede sin el formato original. Por ejemplo, si lo que
pegamos estaba en estilo negrita, quedará pegado en estilo normal.
Aplicar estilo o formato... Hace que se abra el panel de Estilos y formatos, para que podamos aplicarle un
estilo o formato a lo que acabamos de pegar.
Buscar
Mediante el
comando Buscar
podemos buscar
texto en el
documento.
Podemos ejecutarlo
desde el menú
Edición, Buscar o
con la combinación
de teclas Ctrl + B.
Si antes de llamar a este comando, seleccionamos la palabra o frase a buscar, esta aparecerá en el campo
Buscar, si no lo hacemos tendremos que teclearla. Pulsar el botón Buscar siguiente y cuando Word encuentre
la palabra, nos llevará a esa posición y la palabra encontrada se pondrá en vídeo inverso. Si queremos buscar
otra ocurrencia de la palabra pulsar de nuevo el botón Buscar siguiente.
Cuando Word llegue al final del documento aparecerá un mensaje indicándolo y preguntado si queremos
seguir buscando desde el principio del documento.
Si necesitamos refinar nuestra búsqueda tenemos más opciones disponibles con el botón Más, puedes verlas
aquí.
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22. Buscar y reemplazar
Si queremos
reemplazar una
palabra por otra
tenemos el
comando Buscar y
reemplazar.
Podemos ejecutarlo
desde el menú
Edición,
Reemplazar o con
la combinación de
teclas Ctrl + L.
En el campo Buscar pondremos la palabra o frase a buscar y en el campo Reemplazar con pondremos la
palabra o frase que queremos que sustituya a la palabra buscada. Ahora podemos elegir una de las tres
acciones que nos permiten los tres botones disponibles:
-Buscar siguiente. Busca la siguiente ocurrencia de la palabra a buscar
-Reemplazar. Reemplaza la palabra encontrada y busca la siguiente ocurrencia.
-Reemplazar todas. Reemplaza todas las ocurrencias que encuentre automáticamente, sin preguntar cada vez.
Al acabar nos informa del número de ocurrencias que ha reemplazado.
Distintas formas de ver un documento
Con los botones de presentación en la esquina inferior izquierda,
o en el menú Ver, podemos visualizar de distinta
forma un mismo documento.
Normal. En esta vista se pueden aplicar formatos y realizar la
mayoría de las tareas habituales. Es la vista predeterminada. En esta
vista no se ven los gráficos ni los encabezados y pies de página.
Diseño Web. Se utiliza para ver el aspecto de un documento Web
tal y como si se estuviera viendo en Internet con un navegador como
Explorer o Netscape.
Diseño de impresión. Esta vista permite visualizar la página tal y como se imprimirá, con gráficos, imágenes,
encabezados y pies de página, etc.
Diseño de lectura . En esta vista desaparecen todas las barras, reglas, etc. y el documento se visualiza en
dos páginas por pantalla en forma de libro. Además de esto se modifican las barras de botones y se añade
una para desplazarnos más cómodamente por el documento. Botones anterior página y siguiente
página respectivamente.
Esquema. En esta vista aparece un marco en la parte izquierda del documento que contiene un esquema del
documento. Haciendo clic en los elementos del esquema nos desplazamos a esa parte del documento. Con
esta vista se puede trabajar y examinar la estructura del documento. Se puede ver el documento en diferentes
niveles, es útil para documentos largos que estén bien estructurados.
Para sacar utilidad a esta vista hay que utilizar la característica Nivel de esquema, que consiste en asignar a los
títulos de cada tema, capítulo, apartados,... de nuestro documento un nivel jerárquico. Se puede hacer de dos
formas: la más cómoda es utilizar un estilo predefinido ( Título 1, Título2, ...) cada vez que escribamos un título
en nuestro documento, y la otra forma es asignar el nivel manualmente en el menú Formato, Párrafo, Nivel de
esquema.
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23. Ver varios documentos a la vez
El menú Ventana es útil cuando tenemos varios documentos
abiertos. En la parte inferior nos muestra una lista con todos
los documentos que tenemos abiertos. Basta hacer clic en
un elemento de la lista para que este pase a ser el
documento activo, esto mismo también se puede conseguir
con la tecla Tabulación o haciendo clic en el icono de la
barra de tareas de Windows.
El menú Ventana también permite ver varios documentos a
la vez, cada uno ocupando una zona de la pantalla, Así
como ver un mismo documento en dos ventanas
independientes.
Organizar todo, si abrimos dos, o más documentos y
utilizamos este comando, veremos como aparecen dos o más ventanas en la pantalla, una para cada
documento. Solo una de las ventanas es la ventana activa: la que tiene la barra de título de color más oscuro.
Para hacer que una ventana se convierta en la ventana activa basta con hacer clic dentro del área de la
ventana.
Podemos variar el tamaño y la forma de cada ventana a nuestro gusto. Basta con situar el cursor en las
esquinas de las ventanas y, cuando éste cambie de forma, arrastrarlo a la posición elegida. A continuación se
muestran una forma de organizar las ventanas en horizontal
Dividir, si utilizamos este
comando , del menú Ventana,
aparecerá una línea horizontal
con una doble flecha, para que la
movamos con el cursor y
dividamos la pantalla en dos
ventanas, con el mismo
documento en ambas.
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24. Unidad 4. Guardar y abrir documentos
Guardar. Guardar como
Puedes utilizar los comandos Guardar y Guardar como... del menú Archivo (o el icono de la barra de
estándar) para guardar documentos. Al utilizar el comando Guardar como, Word mostrará un cuadro de
dialogo como el que ves a continuación que te permite cambiar el nombre del archivo, el tipo y la carpeta que
lo contiene.
Al utilizar el comando Guardar no se abrirá ningún cuadro de dialogo, simplemente se guardarán en su actual
ubicación los cambios que hayas efectuado en el documento.
Sin embargo, si utilizas el comando Guardar con un documento nuevo, que no ha sido guardado nunca, se
abrirá el mismo cuadro de dialogo que para Guardar como.
En la parte central de este cuadro de diálogo se muestran los archivos y carpetas que hay dentro de la carpeta
que aparece en el campo Guardar en, en este caso Mis documentos.
Para guardar un archivo debes tener en cuenta estos tres campos del cuadro de diálogo:
- Guardar en
- Nombre del archivo
- Guardar como tipo.
Veamos cómo rellenarlos:
Guardar en, aquí debes indicar la carpeta o directorio dentro del cual vas a guardar el documento.
Por defecto aparecerá la carpeta predeterminada Mis documentos, si quieres guardar tu archivo en otra
carpeta debes buscarla y hacer doble clic sobre ella para copiarla en el campo Guardar en.
También se puede cambiar la carpeta predeterminada.
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25. Si la carpeta que buscas no es una de las que se muestran en el cuadro de diálogo puedes buscarla mediante
el icono que te lleva a la carpeta de nivel inmediatamente superior. Para bajar al nivel inferior basta con
hacer doble clic en una carpeta.
Pinchando en el botón con el triángulo (o dentro del campo Guardar en) puedes visualizar la estructura de
carpetas, como se ve en esta imagen, desde el nivel en que nos encontramos hacia arriba. Para ir a una
carpeta de esta estructura, o a otra unidad, basta con hacer clic sobre ella.
Mediante el icono volvemos a la carpeta anterior.
También puedes crear una nueva carpeta con este icono , la
carpeta se creará dentro de la carpeta que figure en el campo
Guardar en.
Para facilitarnos la búsqueda de nuestra carpeta Word dispone de
cinco carpetas (Historial, Mis documentos, Escritorio, Favoritos,
Carpetas Web) a las que se puede acceder haciendo clic en uno de
los cinco iconos de la izquierda.
Aquí puedes ver todo esto con más detalle, junto con una explicación de los conceptos de unidad física,
unidad lógica, archivo, carpeta, etc.
Nombre del archivo, escribe el nombre que quieres darle a tu archivo o documento.
Cuando guardamos un documento por primera vez, en este campo aparecen las primeras letras del contenido
del documento, en el caso de la imagen de esta página aparece "El día amaneció triste". Si no quieres utilizar
este nombre empieza a escribir otro nombre, sin hacer clic, y automáticamente se borrará. Si quieres modificarlo
haz clic sobre él
Guardar como tipo,
El tipo de documento normalmente será
Documento de Word, pero tenemos un menú
despegable (haciendo clic en el triángulo de la
derecha) con otros tipos, para, por ejemplo,
guardar el documento como una página Web,
como ya veremos en el punto correspondiente.
Cuando ya existe un archivo con el nombre que
queremos guardar aparece un cuadro de diálogo
como el que se muestra. Hay que elegir una de
las tres opciones.
1. Reemplazar el archivo existente. El archivo
anterior desaparecerá y será sustituido por el
nuevo que estamos guardando.
2. Guardar cambios con un nombre diferente. Se
nos mostrará de nuevo el cuadro de diálogo
Guardar como, para que le demos otro nombre
al archivo que estamos guardando.
3. Combinar cambios en un archivo existente. Se añadirá el archivo que estamos guardando al que ya existía,
es decir, tendremos los dos archivos combinados en un solo archivo.
Truco: Pulsa la tecla F12 para abrir de forma más rápida cuadro de diálogo Guardar como.
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26. Guardar y abrir documentos
Otros comandos y opciones de Guardar.
Este icono te permite buscar en Internet.
Haciendo clic en este icono se elimina el archivo o carpeta seleccionado.
Herramientas.
Se abre una ventana como la que ves aquí para que elijas una de las
opciones disponibles que permiten eliminar, cambiar de nombre y
agregar a Favoritos el archivo seleccionado. Si tu ordenador forma
parte de una red puedes conectar un archivo remoto a una unidad de
red. Puedes ver las propiedades del archivo. También puedes acceder
a las Opciones al guardar, Opciones de seguridad, Opciones Web y
Comprimir imágenes. Por último, puedes guardar una versión del
archivo
Haciendo clic en el icono se abre este menú en el que puedes
seleccionar el formato con el que verás la lista de documentos. Hay ocho
posibilidades:
1) Vistas en miniatura. Veremos una miniatura del archivo (si es de un tipo
gráfico) o un icono que indica el tipo de archivo en otro caso.
2) Mosaicos. Veremos el nombre del archivo y un icono grande que indica
el tipo de archivo.
3) Iconos. Veremos el nombre del archivo y un icono pequeño que indica el
tipo de archivo.
4) Lista. Solo vemos el nombre del archivo, es la opción por defecto.
5) Detalles. Se muestra el nombre, el tamaño, el tipo de documento y la
fecha de la última modificación. Se puede ordenar la lista por estas
características haciendo clic en la cabecera de una de ellas.
6) Propiedades. Se divide la ventana en dos partes, en la izquierda se ve una lista con los nombres de los
archivos y en la parte derecha toda la información con las propiedades del archivo seleccionado, título, autor,
plantilla, número de palabras, número de líneas, etc.
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27. 7) Vista Previa. También se divide la pantalla en dos partes, pero en este caso, en la parte derecha se
muestran las primeras líneas del con tenido del archivo.
8) Vista Web. Veremos una miniatura de la página web.
Truco: Si tienes varios documentos abiertos puedes guardarlos todos a la vez con el comando Guardar Todo,
este comando no aparece normalmente en el menú Archivo, para verlo debes pulsar la tecla Mayúsculas
mientras haces clic en el menú Archivo
Abrir
Para comenzar a trabajar con un documento hay que abrirlo con el comando Abrir del menú Archivo.
Este cuadro de diálogo es similar al del comando Guardar. La diferencia principal estriba en que dispones
de algunas opciones para buscar el documento que queremos abrir.
Normalmente podremos localizar el documento que queremos abrir en la lista que se nos muestra, y bastará
con hacer doble clic sobre él para abrirlo.
Si conocemos el nombre del documento bastará escribirlo en el campo Nombre del archivo y hacer clic en el
botón Abrir.
Si no lo encontramos en la carpeta actual podemos buscarlo manualmente desplazándonos por la estructura de
carpetas utilizando los mismos iconos que acabamos de ver para el comando Guardar como...
Si todavía no lo hemos encontrado, disponemos de la opción
Buscar, dentro del comando Herramientas, mediante esta
búsqueda automática, puedes especificar condiciones que debe
cumplir el documento que buscas.
Por ejemplo, puedes pedir que busque los documentos cuyo
nombre empiece por las letras que quieras, o incluso puedes
buscar los documentos en cuyo contenido estén incluidas
determinadas palabras, o que busque sólo los archivos que han
sido modificados en el día de hoy, etc. Todo esto lo puedes ver
con más detalle aquí .
En el campo Tipo de archivo se especifica que tipos de archivos van a aparecer en el cuadro de diálogo.
Por defecto aparece Todos los archivo (*.*) , pero disponemos de un cuadro despegable para elegir si
queremos que aparezcan solo los archivos de determinado tipo, por ejemplo, de tipo .rtf . html, etc.
Si tenemos una carpeta con varios tipos de archivos y muchos documentos, puede resultar confuso buscar un
archivo, es ese caso es muy útil utilizar el campo Tipo de archivo para poner el tipo de archivo que andamos
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28. buscando, así aparecerán muchos menos archivos en el cuadro de diálogo y nos resultará más fácil buscar un
determinado archivo.
Recuperar archivos
Ya hemos visto que desde los cuadros de diálogo Abrir y Guardar como, haciendo clic en este icono se
elimina el archivo o carpeta seleccionado.
Una vez borrado un archivo se puede restaurar de la papelera de reciclaje. Vamos a ver como hacerlo
suponiendo que estemos utilizando el sistema operativo Microsoft Windows.
Restaurar Archivos o carpetas de la papelera de reciclaje a su lugar de origen.
1) Para abrir la papelera sitúate en el Escritorio y haz doble clic sobre el icono de papelera de reciclaje.
2) Selecciona los Elementos a restaurar haciendo clic sobre ellos. Si son elementos alternativos utiliza la tecla
Control para seleccionarlos o la tecla May si son consecutivos.
3) Una vez seleccionados aparecerá en la flecha verde de la parte izquierda un rótulo que dice Restaurar este
elemento o Restaurar los elementos seleccionados
Los archivos seleccionados volverán a estar en el sitio donde se encontraban antes de ser eliminados.
Si no tienes visible la parte derecha de la papelera también puedes restaurar desde el menú Archivo
seleccionando la opción Restaurar.
Si no sabes dónde estaban anteriormente los elementos a restaurar fíjate antes de restaurarlo en la ruta que
aparece en la columna Ubicación original ya que es ahí donde lo guardará.
Hay que tener en cuenta que una vez vaciada la papelera de reciclaje ya no se pueden recuperar los archivos
por este método.
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29. Unidad 5. Formatos
Formato de un texto
Cuando hablamos del formato de un texto nos estamos refiriendo a las cuestiones que tienen que ver con el
aspecto del texto, con la forma de presentar el texto.
Por ejemplo: poner una palabra en cursiva, alinear un párrafo a la izquierda o colocar un borde sombreado a
una tabla son operaciones típicas de formato que sólo afectan a la forma en cómo vemos el texto, pero no al
propio contenido del texto.
Aunque lo fundamental cuando escribimos un texto es lo que se dice en él la forma en la que lo vemos
también tiene mucha importancia.
Un texto con un buen contenido pero mal formateado pierde mucha calidad. Afortunadamente, es muy fácil dar
un formato atractivo con Word2003. Con un poco de trabajo adicional para formatear un texto se consiguen
resultados espectaculares, incluso puedes dar tu toque de diseño de forma que tus documentos se diferencien
del resto.
En Word podemos clasificar las acciones que tienen que ver con el formato en tres grandes grupos.
1. Formato carácter. Afectan a los caracteres en sí mismos como el tipo de letra o fuente, tamaño, color, etc..
2. Formato párrafo. Afecta a grupos de caracteres como líneas y párrafos, por ejemplo alineación y sangrías.
3. Otros formatos. Aquí incluimos el resto de acciones que se pueden hacer sobre el formato como
tabulaciones, cambio a mayúsculas, numeración y viñetas, bordes y sombreados, etc.
Ahora vamos a ir viendo cada uno de estos tipos de formato.
Además de las técnicas que vamos a ver en esta unidad, existen otras posibilidades para dar formato al texto:
los estilos y las plantillas.
Como veremos más adelante, los estilos y plantillas son adecuados para dar un formato definido previamente.
Por ejemplo, en una empresa suele existir una plantilla para escribir cartas, de esa forma todas las cartas
tienen un aspecto característico de esa empresa.
No siempre es necesario utilizar plantillas y estilos. Cuando queremos dar un determinado formato a una línea
del documento no hace falta definir un estilo, lo haremos con los comandos básicos que vamos a ver ahora.
Los estilos y plantillas no son más que una agrupación de formatos básicos. Así que lo primero que hay que
aprender es a manejar esos formatos básicos, que es lo que vamos a hacer en esta unidad.
Formato carácter. Fuentes
Los caracteres son todas las letras, números, signos de puntuación y símbolos que se escriben como texto.
Las letras escritas con WordArt o las letras incluidas en imágenes, no se consideran caracteres a estos
efectos y no se les pueden aplicar los formatos que vamos a estudiar.
Vamos a ver las posibilidades más comunes para variar el aspecto de los caracteres que están disponibles en la
barra de formato o en una parte de la barra estándar: fuente, tamaño y estilo de fuente.
Fuente.
Un apartado a elegir con cuidado es la fuente del texto ya que determinará en gran medida el aspecto del
texto.
Para cambiar el tipo de letra o fuente lo primero que tenemos que hacer es seleccionar los caracteres, palabras
o líneas sobre los que queremos realizar el cambio. A continuación hacer clic sobre el pequeño triángulo que
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30. hay al lado de la fuente actual, esto hará que se abra una ventana con las fuentes
disponibles
Observa que el propio nombre de la fuente está representado en ese tipo
de fuente, de forma que podemos ver el aspecto que tiene antes de
aplicarlo.
El menú despegable tiene dos zonas separadas por una doble línea
horizontal, en la parte superior están las últimas fuentes utilizadas y en la
parte inferior todas las disponibles.
Podemos hacer clic en las flechas arriba y abajo de la barra de
desplazamiento de la derecha para que vayan apareciendo todos los
tipos de letra disponibles, también podemos desplazar el botón central
para movernos más rápidamente.
Una vez hemos encontrado la fuente que buscamos basta con hacer clic
sobre ella para aplicarla
En lugar de desplazarnos por el menú despegable para buscar la fuente podemos, si conocemos el nombre,
hacer clic sobre el recuadro y teclearlo directamente.
Las fuentes TrueType aparecen con una doble T delante. Este tipo de fuente se verá igual en la pantalla que en
la impresora.
Tamaño.
De forma parecida podemos cambiar el tamaño de la fuente. Seleccionar el texto y hacer clic en el
triángulo para buscar el tamaño que deseemos, o escribirlo directamente.
La unidad de medida es el punto (72 puntos = 1 pulgada = 2,54 cm), los tamaños más utilizados son
10 y 12 puntos.
Estilo.
Una vez fijada la fuente y el tamaño podemos cambiar el estilo a uno de los tres disponibles: negrita,
cursiva y subrayado . Basta seleccionar el texto y hacer clic en el botón correspondiente.
Observar como al aplicar un estilo, el botón correspondiente queda presionado ( se ve en un tono más claro).
Para quitar un estilo que hemos aplicado previamente, seleccionar el texto y volver a hacer clic
sobre el estilo.
También se pueden aplicar varios estilos a la vez, por ejemplo, negrita y cursiva. Simplemente hay
que aplicar los estilos consecutivamente.
Mediante las opciones del menú Formato, Fuente se pueden manejar las opciones que acabamos de ver y otras
más como el color de los caracteres, subrayado, subíndices, etc., en este tema avanzado
Formatos
Formato párrafo
En Word2003, un párrafo es el texto comprendido entre dos marcas de párrafo , normalmente las marcas
de párrafo no se ven, para hacerlas visibles, hacer clic en el icono marca de párrafo de la barra estándar.
Se inserta una marca de párrafo cuando se pulsa la tecla de retorno de carro o INTRO. Cuando estamos
introduciendo texto y llegamos al final de la línea automáticamente el texto continúa en la siguiente línea, pero
no se inserta marca de párrafo.
Al insertar un párrafo, este toma las mismas características de formato del párrafo anterior. Para cambiar las
características de formato de un párrafo, basta con seleccionar su marca de párrafo y modificar las
características que queramos.
Los párrafos son unidades dentro del documento Word que tienen sus propias características de formato,
pudiendo ser diferentes de un párrafo a otro. Otras unidades más amplias son las secciones, que veremos
más adelante.
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31. Las marcas de párrafo contienen los códigos que definen el formato del párrafo en el que se encuentran.
Manipular una marca de párrafo tiene consecuencias sobre el formato de ese párrafo. Antes de borrar texto, es
conveniente hacer visibles las marcas de párrafo para evitar borrar una marca de párrafo accidentalmente. Si
queremos borrar todo el párrafo también debemos borrar su marca de párrafo.
Las características más importante de formato de párrafo son la alineación y la sangría, ambas suelen estar
disponibles en la barra de formato
También se puede acceder a ellas desde el menú Formato, Párrafo, junto con otras posibilidades que veremos
más adelante.
Alineación.
Estos son los botones para fijar la alineación. Hay cuatro tipos de alineación:
Izquierda Centrada Derecha Justificada
Este párrafo tiene Este párrafo tiene Este párrafo tiene
Este párrafo tiene una
establecida alineación establecida la establecida alineación
alineación justificada.
izquierda. alineación centrada. derecha.
Cuando hablamos de alinear un párrafo nos referimos, normalmente, a su alineación respecto de los
márgenes de la página, pero también podemos alinear el texto respecto de los bordes de las celdas, si es que
estamos dentro de una tabla. La forma de fijar los márgenes de la página se verá en el capítulo
correspondiente.
Si quieres ver otra forma de definir la alineación del párrafo que se va a escribir aquí tienes la forma
Escribir al Vuelo. . Esta forma de escribir es útil para crear páginas de título, ya que permite escribir en
cualquier parte de la página, insertando automáticamente las líneas en blanco necesarias.
Sangría.
Aplicar una sangría a un párrafo es desplazar un poco el párrafo hacia la derecha o izquierda. Se realiza
seleccionando el párrafo y haciendo clic en uno de estos botones de la barra de formato, según
queramos desplazar hacia la izquierda o hacia la derecha.
Así desplazamos el párrafo 1,25 cm. cada vez que hacemos clic en el botón, pero también se puede desplazar
otro valor que deseemos. Puedes ver cómo se hace, junto con otras opciones del menú Formato, Párrafo como
la forma de variar el espacio que separa los párrafos, y el espacio que separa las líneas o interlineado.
Relación entre Saltos de página y párrafos.
Word2003 inserta automáticamente los saltos de página cuando llega al final de la página. También se pueden
insertar saltos de página manualmente desde el menú Insertar, Salto..., Salto de página, como veremos en el
punto correspondiente.
Al insertar un salto de página automáticamente puede ocurrir que un párrafo quede dividido entre dos páginas,
normalmente esto no supone ningún problema, pero en determinadas ocasiones puede interesarnos que un
párrafo no sea partido por un salto de página.
Para conseguir esto debemos activar la casilla Conservar líneas juntas que se encuentra en el menú Formato,
Párrafo, ficha Líneas y saltos de página. También hay otras opciones relacionadas con este tema que puedes
ver aquí.
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32. Otros formatos. Tabulaciones
Las tabulaciones son posiciones fijas a las cuales se desplaza el cursor cuando pulsamos la tecla de tabulación
TAB.
Cuando necesitamos insertar texto en columnas o tablas pueden ser muy utiles las tabulaciones. Word2003
tiene por defecto definidas tabulaciones cada 1,25 cm. Pero se pueden establecer tabulaciones en las
posiciones que deseemos. Además podemos definir la alineación para cada tabulación.
Vamos a ver como establecer tabulaciones utilizando la regla horizontal. Tener en cuenta que las tabulaciones
afectan solo al párrafo en el que se definen.Para establecer cada tabulación repetir estos dos pasos:
1. Hacer clic en el extremo izquierdo de la regla horizontal para seleccionar la alineación de la tabulación que
vamos a insertar. Por cada clic que hagamos irán apareciendo rotativamente las siguientes alineaciones:
izquierda, centrada, derecha, decimal, línea de separación, sangría de primera línea y sangría francesa.
2. Colocar el cursor en la regla horizontal en la posición en la que deseemos establecer la tabulación y hacer
clic, veremos como se inserta el icono con la tabulación seleccionada.
Si queremos modificar la posición de una tabulación basta colocar el cursor en el icono de esa tabulación y
hacer clic y arrastrarlo a la nueva posición.
Por ejemplo, en la regla de la imagen se han establecido las siguientes
tabulaciones:
Izquierda en la posición 2,5
Centrada en la posición 4,7
Derecha en la posición 6,7
Línea vertical de separación en la posición 8,2
Decimal en la posición 9,2
También podemos hacer doble clic sobre la regla horizontal para que
aparezca el diálogo de tabulaciones que vemos en la imagen de la
derecha donde podemos fijar todas las tabulaciones de una vez o
eliminarlas.
Teniendo en cuenta que la escala varia un poco las proporciones
quedaría una tabla parecida a la que vemos en la imagen inferior.
Observar la alineación de cada tabulación, la alineación decimal coloca la coma decimal en la misma columna
.También se pueden fijar las tabulaciones mediante el menú Formato, Tabulaciones, dando la posición exacta
en cm. y especificando un carácter de relleno, como puntos o guiones, entre las tabulaciones.
Cambio a mayúsculas
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33. En el menú Formato, la opción Cambiar a mayúsculas y minúsculas... nos ofrece cinco posibilidades para
cambiar las mayúsculas del texto seleccionado:
Tipo oración. La primera letra después de cada punto en mayúsculas el resto en minúsculas.
minúsculas. Todas las letras en minúsculas.
MAYÚSCULAS. Todas la letras en mayúsculas
Tipo Título. La primera letra de cada palabra en mayúscula y el resto de la palabra en minúsculas.
tIPO iNVERSO. La primera letra de cada palabra en minúscula y el resto de la palabra en mayúsculas.
También podemos manejar las mayúsculas mediante el teclado presionando Mayúsculas + F3, las palabras del
texto seleccionado cambian alternativamente de las tres formas, siguientes:
MAYÚSCULAS.
minúsculas.
Tipo oración.
Copiar formato
En la barra estándar tenemos disponible el icono para copiar formato Este icono permite copiar las
características de formato de un texto para aplicarlas a otros textos, solo copia el formato dejando el propio texto
igual que estaba. Este icono se puede utilizar para copiar un formato una vez o para copiar un formato varias
veces.
Una vez: Hacer clic sobre la palabra de la cual queremos copiar el formato, ir a la barra de herramientas y hacer
clic en el icono de copiar formato , el cursor tomará la forma de brocha, colocarlo sobre la palabra en la
que queremos copiar el formato, y hacer clic sobre ella.
Varias: Hacer clic sobre la palabra de la cual queremos copiar el formato, hacer doble clic en el icono de copiar
formato, , el cursor tomará la forma de brocha, a continuación hacer clic sobre tantas palabras como se
desee, y para acabar volver a hacer clic en el icono de copiar formato.
En ambos casos, si queremos copiar el formato sobre un conjunto de palabras o líneas, una vez el cursor tome
la forma de brocha, seleccionar las palabras o líneas y el nuevo formato se copiará sobre ellas .Copiar formato,
copia tanto el formato caracter como el formato párrafo.
Puede ser útil copiar formato, por ejemplo, en el caso que tengamos un documento con varios títulos de puntos
o apartados, si decidimos cambiar el formato de esos títulos bastaría con hacerlo en el primer título y luego
copiar el formato a los demás títulos del documento.
Aunque si queremos tener almacenado ese nuevo formato para títulos para poder utilizarlo en otros documentos
quizás sea mejor crear un estilo con ese formato, como veremos más adelante.
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34. Formatos
Paneles de formato
Al trabajar con un documento puede surgirnos esta pregunta
¿Como podemos saber que formatos tiene aplicado un
determinado texto?
Hay varias formas de responder a esta pregunta. Antes de la actual
versión de Word2003 había algunas maneras aisladas de ver los
formatos que tenía aplicado un texto. Pero en la actual versión se
ha dado un paso adelante mediante los paneles de formato que
resuelven este problema de un modo más satisfactorio.
Además los paneles de formato permiten aplicar formatos de una
manera eficiente.
Hay dos paneles que tratan sobre formatos, el panel Estilos y
formato muestra de forma muy sencilla y visual los formatos
existentes en la página y el panel Mostrar formato que muestra de
manera más exhaustiva los elementos de formato. Vamos a verlos
ahora.
Para acceder a los paneles de formato ir al menú Ver y seleccionar
Panel de tareas, luego hacer clic en el triángulo de la cabecera del
panel de tareas para seleccionar uno de los paneles de formato.
Panel Estilos y formato.
En la parte superior tenemos la zona Formato del texto
seleccionado, en esta zona podemos ver las características del
texto que tenemos seleccionado ( si no hay texto seleccionado, del
texto donde tenemos el punto de inserción). En el caso de la
imagen que ves, el texto tiene la fuente Courier New y el tamaño 8
puntos.
Más abajo tenemos la zona Elija el formato que desea aplicar, en
esta zona podemos ver los diferentes formatos y estilos que
contiene nuestro documento. En la primera línea aparece Borrar
formato, que hace que desaparezca el formato del texto
seleccionado, a continuación podemos ver los formatos existentes
en el documento, en el caso de esta imagen, Centrado, Courier New, 8 pt, Derecha, etc.
El formato del texto que tenemos seleccionado aparece con un recuadro alrededor. En la imagen es Courier
New, 8 pt.
Como puedes ver en la imagen, se aprecia fácilmente cómo son los diferentes formatos ya que cada línea
tiene aplicado el propio formato a que hace referencia.
Con este panel se pueden hacer muchas cosas, como veremos en el tema 8 al hablar de estilos, ahora vamos
a hablar de dos formas sencillas, pero potentes, de utilizar este panel.
1. Ver el formato de nuestro documento.
Para ver el formato en una parte de nuestro documento sólo tenemos que colocar ahí el punto de inserción y
aparecerán sus características de formato en la parte superior del panel: Formato del texto seleccionado.
2. Aplicar formatos.
Para aplicar uno de los formatos que aparecen en el panel únicamente hay que seleccionar el texto al que
queremos aplicarle el formato y hacer clic en la línea del panel que contenga el formato que queremos aplicar.
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35. Panel Mostrar formato.
Este panel muestra el formato de una parte del texto del
documento, precisamente del texto donde tengamos colocado el
punto de inserción o del texto que tengamos seleccionado, este
texto aparece en el recuadro Texto seleccionado.
En la zona Formato del texto seleccionado tenemos descrito con
todo detalle el formato, tanto a nivel de formato fuente, como a nivel
de formato párrafo e incluso a nivel de sección.
Por ejemplo, en esta imagen vemos que se ha seleccionado el texto
"traductor" y que tiene un formato fuente Ballet de 12 puntos,
negrita y subrayado; también vemos que tiene un formato párrafo
con alineación izquierda, sin sangrías. Como puedes comprobar el
texto seleccionado tiene aplicado su propio formato, en este caso,
el texto "traductor" está en negrita y subrayado.
De igual forma que en el punto anterior vamos a ver las dos forma
básicas de utilizar este panel.
1. Ver el formato.
En este caso sólo podemos ver el formato de la parte del
documento que tenemos seleccionado, mientras que en el panel
anterior podíamos ver los distintos formatos que contenía el
documento. Sin embargo en este panel el formato está descrito de
una forma mucho más amplia.
2. Modificar el formato.
Al hacer clic en uno de los elementos del formato que aparecen en
color azul, se abrirá el cuadro de diálogo correspondiente para que
cambiemos el formato. Por ejemplo al hacer clic en Fuente se abrirá
el cuadro de diálogo para modificar la fuente. De la misma forma
que se abriría si hiciésemos clic en el menú Formato, Fuente.
De esta manera tenemos un acceso más directo a los diferentes
cuadros de diálogo del menú Formato. Es decir, podemos modificar
todos los elementos desde el propio panel, lo cual es una gran
ventaja.
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36. Unidad 6. Ortografía y gramática
La revisión ortográfica y gramatical es otra de las grandes aportaciones de los procesadores de texto.
Word2003 dispone de potentes herramientas en este campo que han sido mejoradas notablemente desde las
primeras versiones.
Evitar que hayan errores en nuestros textos es ahora mucho más fácil. No obstante conviene saber que
revisar un documento y que Word no encuentre ningún error no quiere decir que, necesariamente, sea así. Ya
que hay errores que Word no puede detectar puesto que dependen del contexto.
La forma que tiene Word para detectar las palabras erróneas es comprobar si las palabras de nuestro
documento existen en el diccionario que lleva incorporado, junto con algunas reglas gramaticales. Lo que no
es capaz de hacer Word, por el momento, es discernir el significado de las palabras en cada contexto.
Por ejemplo, si escribimos "La bibliografía del gran escritor Miguel Delibes es muy basta" y "¡Vasta ya de
gritar!". Word no detectará ningún error puesto que tanto "basta" como "vasta" son palabras correctas que
existen en el diccionario, aunque en el primer caso la palabra correcta es "vasta" y en el segundo caso "basta".
La revisión ortográfica consiste en comprobar que las palabras de nuestro texto no son erróneas y la revisión
gramatical trata de que las frases no contengan errores gramaticales como por ejemplo "Los libros son
buenas"; donde no concuerdan el genero del sujeto y del adjetivo.
Con Word podemos realizar una revisión ortográfica o una revisión gramatical o ambas a la vez, como
veremos a continuación.
Revisión ortográfica
Existen dos formas básicas de
revisar la ortografía, revisar una vez
concluida la introducción del texto o
revisar mientras se va escribiendo el
texto. Vamos a ver ahora la primera
forma
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37. Revisar al finalizar.
Para establecer esta forma de revisión debemos ir al menú Herramientas, Opciones... y hacer clic en la ficha
Ortografía y gramática, aparecerá un cuadro de diálogo como este, debemos dejar sin marcar la casilla Revisar
ortografía mientras se escribe.
Una vez hemos introducido todo o parte de nuestro documento y queremos revisar la ortografía podemos
hacerlo de una de estas tres formas:
1.- Haciendo clic en el icono revisar de la barra estándar
2.- Pulsando F7.
3.- Ir al menú Herramientas y elegir Ortografía y gramática.
Word comenzará a efectuar la revisión ortográfica y cuando encuentre un posible error se detendrá y nos
mostrará una ventana informándonos de ello. Dependiendo del tipo de error que haya encontrado deberemos
realizar una de las acciones disponibles en esta ventana.
Vamos a verlo con el ejemplo que se muestra en esta imagen
En la parte superior de la ventana, en la barra de título, nos informa del idioma que se está utilizando en la
corrección, en este caso, el Español.
En la zona titulada "No se encontró:" aparece en color rojo la palabra no encontrada (vastaron) y la frase del
texto en la que se encuentra esa palabra.
Debajo tenemos una zona titulada Sugerencias: que contiene una lista con las palabras más parecidas que ha
encontrado Word en sus diccionarios. En muchos casos, como en este, dentro de esta lista se encontrará la
palabra correcta (Bastaron). En este caso el error era el cambio de la B por la V.
En este caso la primera sugerencia de la lista es la correcta, pero si no fuese así bastaría hacer clic en la
sugerencia correcta para seleccionarla.
Llegados a esta situación debemos decidir qué botón de la derecha pulsamos, en este caso el más adecuado
sería "Cambiar todas", pero veamos el significado de cada uno de ellos
Omitir una vez. No realiza ninguna acción sobre la palabra no encontrada y continua revisando el documento.
Omitir todas. Cada vez que vuelva a encontrar la misma palabra la pasará por alto sin realizar ninguna acción
sobre ella. Continua revisando el documento.
Agregar al diccionario. Añade la palabra no encontrada al diccionario personalizado. Podemos usar esta
acción cuando consideremos que la palabra no encontrada es correcta y por lo tanto no queremos que la
vuelva a detectar como no encontrada. Por ejemplo, si no queremos que detecte como error el nombre de
nuestra empresa "AULACLIC".
Cambiar. La palabra seleccionada de la lista de sugerencias sustituirá a la palabra no encontrada. Si no hay
ninguna sugerencia que consideremos acertada podemos escribir directamente sobre la palabra no
encontrada la corrección que creamos oportuna y pulsar este botón.
Cambiar todas. Cambia automáticamente todas las veces que aparezca la palabra seleccionada de la lista de
sugerencias por la palabra no encontrada.
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38. Autocorrección. Agrega la palabra no encontrada y la palabra seleccionada de la lista de sugerencias a la lista
de Autocorrección. Más adelante se explica en qué consiste la autocorrección.
Si quieres ver más ejemplos de diferentes tipos de errores ortográficos.
En el cuadro Idioma del diccionario tenemos el botón del triángulo para desplegar una lista en la que elegir
otro idioma. Asegurarse de que el diccionario elegido esté disponible en nuestro ordenador.
Si queremos que también realice la revisión gramatical junto con la revisión ortográfica, marcar la casilla
Revisar gramática.
El botón Opciones nos lleva al cuadro de diálogo que hemos visto al principio de esta página. Si quieres ver
con detalle las diferentes opciones.
El botón Deshacer, deshace los últimos cambios realizados por la revisión ortográfica, uno a uno, pidiéndonos
la confirmación.
Revisar mientras se escribe.
Esta es otra forma de revisar la ortografía; para elegir esta
forma de revisión debemos ir al menú Herramientas,
Opciones... y marcar la casilla Revisar ortografía mientras se
escribe y pulsar Aceptar.
A partir de ese momento Word efectuará la revisión ortográfica de
modo permanente, de forma que nos mostrará los errores que ya
existan en el texto y los que cometamos según vamos
introduciendo nuevo texto
Otra diferencia respecto al método anterior es que cuando
encuentre un posible error no mostrará el cuadro de diálogo que
vimos anteriormente, sino que subrayará la palabra no
encontrada con un subrayado ondulado en color rojo, como
vemos en la imagen de la derecha.
Para corregir el error debemos colocar el cursor en la palabra
subrayada y pulsar el botón derecho del ratón, entonces
aparecerá una pequeña ventana, como la que vemos en la
imagen, que nos permitirá tratar el error de forma similar a como
acabamos de ver para Revisar ortografía al finalizar.
Veamos las opciones de esta ventana:
Sugerencias. A partir de la segunda línea nos muestra, en letra negrita, la lista de palabras sugeridas para
corregir el error, si consideramos que alguna sugerencia es correcta no tenemos más que seleccionarla con el
cursor y hacer clic, Word sustituirá la palabra subrayada por la sugerencia elegida. En este caso la sugerencia
es correcta: bonita.
Omitir una vez . Pasará por alto esta oración sin realizar ninguna acción sobre ella.
Gramática. Al hacer clic aquí nos llevará a la misma ventana que acabamos de ver cuando revisamos la
gramática al finalizar.
Acerca de esta oración . Al igual que ocurría en la opción explicar del anterior método de repasar la
gramática, al pulsar sobre esta opción aparece el asistente dando una pequeña explicación sobre el error.
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39. Ortografía y gramática (III)
Auto corrección
Mediante la autocorrección Word puede corregir
algunos errores que no es capaz de detectar por
otros métodos y nos ofrece la posibilidad de
realizar nuestras propias correcciones.
Por ejemplo, como puedes ver en la imagen,
cada vez que encuentre la palabra o once la
remplazará con la palabra u once. De igual forma
reemplazará por o oscuro por u oscuro.
Para ver y modificar las diferentes opciones de la
Autocorrección ir al menú
Herramientas,Opciones de Autocorrección... y
aparecerá un cuadro de diálogo como este,
vamos a ver las posibilidades más interesantes.
Corregir DOs MAyúsculas SEguidas. Si
activamos esta casilla cuando aparezcan dos
mayúsculas seguidas al principio de una palabra
Word sustituirá la segunda mayúscula por una
minúscula.
Por ejemplo: "Corregir DOs MAyúsculas SEguidas" se corregiría a: "Corregir Dos Mayúsculas Seguidas".
Poner en mayúscula la primera letra de una oración. Pone en mayúscula la primera letra después de un
signo de puntuación que indique el final de una oración, como por ejemplo un punto, un final de interrogación,
etc.
Poner en mayúscula la primera letra de celdas de tablas. Cuando hay texto en una celda hace que empiece
por mayúscula.
Corregir configuración de teclado. Corrige posibles configuraciones erróneas del teclado automáticamente.
Poner en mayúscula los nombres de días. Pone en mayúscula los nombres de los días de la semana.
Corregir el uso accidental de bLOQ mAYÚS. Cuando encuentra una palabra con la primera letra en
minúscula y las siguientes en mayúsculas la cambia por la primera en mayúscula y las siguientes en minúsculas
y desactiva el bloqueo de mayúsculas.
Reemplazar texto mientras escribe. Al activar esta casilla sustituye las palabras de la columna Reemplazar
por las palabras de la columna Con. De esta forma se pueden corregir errores como los que vemos en la
imagen. Por ejemplo, la palabra "que" cuando va detrás de una interrogación va siempre acentuada.
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40. Agregar. También podemos añadir y eliminar filas a
esta lista. Basta con rellenar los campos Reemplazar
y Con con las palabras que queramos y el pulsar el
botón Agregar ( aunque ahora este botón no se ve en
la imagen porque hemos añadido la palabra O.N.U. y
nos ofrece la posibilidad de Eliminar).
Por ejemplo, hemos agregado que cada vez que
encuentre las siglas O.N.U. las reemplace por
Organización de las Naciones Unidas.
También tenemos disponible el botón Excepciones...
que nos permite especificar unas excepciones a
algunas opciones de Autocorrección.
Por ejemplo, para la casilla Poner en mayúscula la
primera letra de una oración podemos indicar una lista de abreviaturas para las que no queremos que se aplique
la regla, como podemos ver en la imagen.
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41. Unidad 7 Diseño de página
Configurar página
Cuando estamos escribiendo en un documento Word es como si lo hiciéramos en una hoja de papel que luego
puede ser impresa. Por lo tanto, existe un área en la cual podemos escribir y unos márgenes los cuales no
podemos sobrepasar.
Estos márgenes se definen en el menú Archivo, Configurar página... se nos muestra un cuadro de dialogo como
este con tres pestañas:
En el cuadro de diálogo de la pestaña Márgenes podemos fijar los márgenes tecleando los cm. deseados en
cada campo.
Superior: debemos indicar la distancia
entre el borde superior de la página y la
primera línea del documento.
Inferior: indicaremos la distancia entre
la última línea del documento y el borde
inferior de la página.
Izquierdo: introduciremos la distancia
entre el borde izquierdo de la página y el
principio de las líneas del documento.
Derecho: indicaremos la distancia entre
el borde derecho de la página y el final de
las líneas del documento.
Encuadernación. Es un espacio
adicional para cuando vamos a utilizar las
páginas para encuadernar un libro.
Posición del margen interno. Posición
del margen interno, normalmente se refiere
al margen de encuadernación.
Orientación. Aquí indicamos si la página tiene orientación vertical (la más usual) o horizontal (también
llamada apaisada).
Páginas. Podemos establecer varias páginas, en ese caso tenemos varias opciones: Márgenes simétricos,
Dos páginas por hoja o Libro plegado. Al establecer cada una de estas opciones la vista previa te mostrará
claramente en que consisten.
En la parte derecha de la pantalla tenemos la Vista previa que nos dará una idea bastante aproximada de
cómo afectan los cambios que hemos introducido al diseño de la página.
Si pulsamos el botón Predeterminar, los valores actuales serán los que se utilicen en los nuevos
documentos que creemos.
En la pestaña Papel determinaremos el tipo de papel a utilizar para la impresora, A4, Carta, etc. y también la
bandeja de la que tomará el papel la impresora, en caso de que tenga más de una.
En la ficha Diseño fijaremos la posición de Encabezados y pies de página. Hemos dicho que fuera de los
márgenes no se puede escribir, pero hay una excepción, los encabezados y pies de página se escriben en la
zona de los márgenes. Si vamos a utilizar encabezados o pies de página, debemos tenerlo en cuenta a la hora
de fijar la amplitud de los márgenes.
Los encabezados y pies de página son un texto, generalmente de una o dos líneas, que se repite en todas las
páginas, donde se suele indicar cosas como el título del documento, el autor, etc. Los veremos con detalle en
el punto correspondiente de esta unidad. Si vamos a utilizar encabezados o pies de página deberemos ir a la
ficha Diseño y en ese cuadro de diálogo rellenaremos los campos correspondientes:
Encabezado: indicaremos los cm. que deseamos que haya entre el borde superior del papel y la primera línea
del encabezado.
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42. Pie de página: diremos los cm. que deben quedar entre la última línea del pie de página y el borde inferior de
la página.
Una vez fijados todos los parámetros que
acabamos de ver para apreciar el efecto
global de los márgenes en nuestro
documento debemos pasar a vista de Diseño
de impresión o a Vista preliminar.
Esta imagen es un ejemplo de vista preliminar
de una página con encabezado y pie de
página.
Podemos observar como en las reglas
horizontal y vertical hay una zona más oscura
que indica el tamaño de los márgenes.
También se puede ver como la línea del
encabezado queda dentro de la zona del
margen superior, y la línea del pie de página
queda dentro del margen inferior.
Desde esta vista también se pueden
modificar los márgenes. Para modificar el
margen superior basta colocar el cursor en la
regla vertical justo donde acaba la zona más
oscura que identifica el margen, y cuando el
cursor tome la forma de una doble flecha,
hacer clic y arrastrar hasta la nueva posición
del margen.
Para el resto de los márgenes repetir la
operación, pero poner especial cuidado en el
margen izquierdo para no mover los iconos
de sangrías que están también en la misma
zona.
Números de página
Cuando creamos un documento, Word numera correlativamente las páginas para poder referenciarlas, ese
número es el que aparece en la parte izquierda de la barra de estado, pero este número de página no aparece
en el documento.
Si queremos que los números de página aparezcan en nuestro documento cuando lo imprimamos deberemos
insertarlos de una de las dos formas posibles: Mediante el menú Insertar o mediante los Encabezados y pies de
página.
Si nuestro documento contiene Encabezados y
Pies de página conviene insertar también los
números de página al mismo tiempo, como
veremos más adelante.
Si no es así se pueden insertar los números de
página mediante el menú Insertar, que vamos a
ver ahora.
En cualquier caso Word colocará los números de
página en el encabezado o el pie de página,
según la posición que elijamos para el número de
página.
Para insertar números de página debemos ir al menú Insertar, Números de página... y aparecerá un cuadro de
diálogo como este.
Posición. En este campo debemos elegir si queremos que los números de página aparezcan en la parte
superior o inferior de la página. Haciendo clic en el botón del triángulo podemos seleccionar una de las dos
alternativas.
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43. Alineación. En este campo elegiremos entre las
cinco que se nos muestran cuando hacemos clic
en el botón del triángulo, como vemos en esta
imagen. En la zona de la derecha podemos ver en
Vista previa cómo quedan alineados los números
de página en cada caso. El pequeño cuadrado
representa la posición del número de página.
Si nuestro documento se va a imprimir en una sola
cara de la hoja de papel es conveniente elegir
entre las alineaciones Izquierda, Centro o Derecha,
mientras que si vamos a imprimir a dos caras para
encuadernarlo como un libro conviene elegir entre Interior y Exterior.
La más utilizada es la Exterior, como vemos en la imagen, en las páginas impares el número de página se
imprime a la izquierda y en las páginas pares se imprime a la derecha.
Para ver los números de página en la pantalla de nuestro ordenador hay que estar en modo vista Diseño de
Impresión y se ven en un tono más claro
Número en la primera página. Si dejamos sin
marcar esta casilla no se imprimirá el número de
página en la primera hoja. Esta opción está pensada
para cuando la primera página será la portada del
documento y no conviene que aparezca el número
de la página.
Formato. Este botón permite elegir el formato de
los números de página. Al hacer clic sobre el
triángulo del campo Formato de número se
despliega una lista como la que vemos en esta
imagen para que seleccionemos el formato que más
nos guste.
Tenemos dos alternativas para indicar en qué
número empezará la numeración de las páginas:
1.- Continuar desde la sección anterior ( o empezar
desde uno, si ésta es la primera sección).
2.- Iniciar en el número que especifiquemos en el
cuadro de al lado.
Si tenemos estructurado nuestro documento en capítulos, también podemos incluir el número del capítulo junto
con el de la página, como veremos más adelante.
Si queremos incluir un texto delante del número de página, como, por ejemplo. "pág.:" deberemos, en el modo
vista de Diseño de página, hacer doble clic sobre el número de página, con lo que se abrirá el encabezado o pie
de página, a continuación seleccionar el cuadro de texto que contiene el número de página, escribir el texto
"pág.:" y dejar un espacio en blanco delante del número de página.
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44. Encabezados y pies de página
Un encabezado es un texto que se insertará automáticamente al principio
de cada página. Esto es útil para escribir textos como, por ejemplo, el título
del trabajo que se está escribiendo, el autor, la fecha, etc.
El pie de página tiene la misma funcionalidad, pero se imprime al final de la
página, y suele contener los números de página.
Para crear o modificar encabezados o pies debemos ir al menú Ver, y hacer
clic en Encabezado y pie de página... aparecerá un cuadro de diálogo como
este. Para poder ver los encabezados y pies de página hay que estar en el
modo vista de Diseño de impresión. Si hacemos doble clic sobre un
encabezado o pie existente también se abrirá esta pantalla
Observar como ha aparecido un recuadro punteado con el rótulo Encabezado, el cursor se ha situado dentro, y
también se ha abierto la ventana flotante Encabezado y pie de pagina que contiene los iconos con todas las
opciones disponibles.
Ahora podemos teclear el encabezado dentro del cuadro punteado y, si lo creemos conveniente, insertar
números de página, fecha, etc., mediante los iconos de la ventana flotante, como vamos a ver a continuación.
Una vez hayamos acabado de editar el encabezado o pie de página finalizaremos haciendo clic en el botón
Cerrar, a la derecha de la ventana.
Mediante este botón podemos pasar del encabezado al pie y viceversa.
Barra de herramientas Encabezado y pie de página. Vamos a ver los
botones más importantes de esta barra.
Insertar Autotexto. Al hacer clic se abre una lista despegable con los
autotextos disponibles. Elegir uno de ellos haciendo clic sobre él. En
ocasiones esta opción ahorra tiempo ya que permite, por ejemplo, insertar
con un sólo clic el autor, la página y la fecha.
Insertar número de página.
Insertar número total de páginas del documento. Es decir, inserta el
número de la última página del documento.
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45. Formato del número de página. Se abrirá la ventana que ya hemos visto en el punto anterior que permite
elegir el formato del número de página.
Inserta la fecha del día en formato día/mes/año.
Inserta la hora actual en formato hora:min.
Configurar página. Se abre la ventana para configurar la página que hemos visto al principio de este
tema.
Mediante este botón podemos pasar del encabezado al pie de página y viceversa.
Con estos botones pasamos al anterior o siguiente encabezado o pie de página.
Al hacer clic en este botón salimos del encabezado o pie de página.
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46. Unidad 8. Tablas
Las tablas permiten organizar la información en filas y columnas, de forma que se pueden realizar operaciones
y tratamientos sobre las filas y columnas. Por ejemplo, obtener el valor medio de los datos de una columna o
para ordenar una lista de nombres.
Otra utilidad de las tablas es su uso para mejorar el diseño de los documentos ya que facilitan la distribución
de los textos y gráficos contenidos en sus casillas. Esta característica se emplea sobre todo en la construcción
de páginas Web para Internet.
Vemos, pues, que esta forma de organizar los datos es mucho más potente que utilizando las tabulaciones u
otros métodos.
Una tabla está formada por celdas o casillas, agrupadas por filas y columnas, en cada casilla se puede
insertar texto, números o gráficos
Creación de tablas
Se puede crear una tabla de tres formas equivalentes: Menú Tabla, icono de la barra estándar o dibujándola
con el ratón, según el tipo de tabla será más útil un método u otro, vamos a ver los tres.
Menú Tabla.
Para insertar una tabla debemos ir al menú Tabla,
Insertar, opción Tabla... y se abrirá un cuadro de
diálogo como este, en el que debemos indicar:
Número de columnas.
Número de filas.
Autoajuste. Aquí tenemos tres opciones para
definir las dimensiones de la tabla.
- Ancho de columna fijo. Si lo dejamos en
automático ajustará el ancho para que la tabla
ocupe todo el espacio entre los márgenes de la
página.
- Autoajustar al contenido. El ancho dependerá
de la cantidad de texto o gráficos que contenga
cada columna.
- Ajustar a la ventana. El tamaño se ajusta al
tamaño de la ventana del visualizador Web, si
cambia el tamaño de la ventana, la tabla se ajusta
al nuevo tamaño.
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47. Autoformato. Mediante este botón podemos elegir entre varios
formatos ya establecidos, como, por ejemplo,Tabla clásica 2
que es el que se ve en la imagen. Word aplicará las
características del formato elegido a nuestra tabla.
Recordar dimensiones para tablas nuevas. Guarda las
dimensiones, ajustes y formato actuales de la tabla para
utilizarlos como valores por defecto cuando creemos nuevas
tablas.
Icono.
Al hacer clic en el icono tabla de la barra estándar se abre una ventana como
la que se muestra a la derecha. Moviendo el ratón dentro de la rejilla, podremos
seleccionar el número de filas y columnas fácilmente.
Por ejemplo, en el caso que se muestra se va a crear una tabla de 2 x 4 (dos filas
y cuatro columnas ). Este método es el más sencillo y no permite opciones de
formato, opciones que se pueden aplicar más adelante si lo creemos conveniente.
Dibujándola.
Ir a menú Tabla y seleccionar Dibujar tabla o hacer
clic en el icono del lápiz de la barra de Tablas y
bordes, el cursor tomará la forma de un lápiz. Hacer
clic y arrastrar el cursor para dibujar el rectángulo con
el tamaño total de la tabla. A continuación dibujar las filas y columnas, como si lo hiciéramos con un lápiz. En la
barra de Tablas y bordes tenemos iconos para trabajar con las tablas que veremos más adelante.
Este método es más flexible a la hora de diseñar tablas irregulares, como la que se muestra en la imagen
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48. Desplazarse, seleccionar y borrar en las tablas
Una vez tenemos creada la tabla vamos a ver cómo introducir contenido en ella. En términos generales, no
hay diferencia entre introducir texto dentro o fuera de una tabla.
La mayor parte de las funciones sobre formato están disponibles en el texto de las tablas, se puede poner
texto en negrita, cambiar el tamaño, se pueden incluir párrafos y se pueden alinear de varias formas igual que
se hace normalmente. Nos podemos desplazar por las celdas con las teclas de movimiento del cursor, se
puede seleccionar, copiar y borrar el texto de las celdas de forma normal, pero además, hay algunas formas
específicas de desplazarse, seleccionar y borrar para las tablas que vamos a ver a continuación.
Desplazarse.
Para colocarse en una celda, basta hacer clic en ella con el cursor.
Para desplazarse Presione las teclas
Una celda a la izquierda MAY + TAB
Una celda a la derecha TAB
Una celda arriba flecha arriba
Una celda abajo flecha abajo
Al principio de la fila Alt + Inicio
Al final de la fila Alt + Fin
Al principio de la columna Alt + AvPág
Al final de la columna Alt. + RePág
Al pulsar la tecla TAB en la última celda de la tabla se crea una nueva fila.
Seleccionar.
Para seleccionar una celda colocar el cursor justo encima del lado izquierdo de celda, y cuando el cursor tome
la forma de una pequeña flecha negra inclinada hacer clic y la celda se pondrá en negro (vídeo inverso).
Para seleccionar una columna colocar el cursor justo encima de la columna, y cuando el cursor tome la forma
de una pequeña flecha negra que apunta hacia abajo hacer clic y la columna quedará en vídeo inverso.
Para seleccionar una fila hacer lo mismo que para seleccionar una celda pero haciendo doble clic o también
colocando el cursor a la izquierda de la fila y haciendo clic.
También se pueden seleccionar celdas, filas y columnas haciendo clic dentro de la celda y arrastrando a lo
largo de las celdas que queramos seleccionar.
Borrar.
Para borrar una celda, columna o una fila basta con seleccionarla y pulsar la tecla Retroceso (Backspace), si
sólo queremos borrar su contenido pulsar la tecla Suprimir. Al borrar una celda Word nos preguntará sobre la
forma de desplazar el resto de las columnas. También se pueden realizar todas estas funciones desde el
menú Tabla.
Todas las operaciones sobre las tablas se pueden ejecutar desde el menú Tabla, no obstante, para trabajar más
cómodamente con las tablas, Word pone a nuestra disposición una barra de herramientas llamada Tablas y
bordes con las funciones más habituales, también disponemos de un menú contextual especial para tablas. A
continuación vamos a ver todo esto.
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49. Barra de herramientas Tablas y bordes
Para abrir esta barra de herramientas, ir al menú Ver,
Barras de herramientas y seleccionar tablas y bordes.
Vamos a ver las funciones más interesantes de esta
barra.
Lápiz. Como ya hemos visto, con este lápiz se pueden crear tablas dibujándolas con el ratón.
Borrador. Es el complemento del lápiz en la creación de tablas, ya que permite borrar las líneas de la
tabla. Basta colocarse en la línea a borrar y hacer clic
Estilo de línea y grosor de línea. Con estas dos funciones podemos cambiar
el estilo y el grosor de las líneas que forman la tabla. Seleccionar en la barra el estilo o el grosor adecuado e ir a
la tabla para aplicarlo a las líneas que queramos
Color y bordes. Con este icono y los dos siguientes
podemos dar color a los bordes de la tabla, elegir el tipo de borde y
rellenar las celdas con color.
Insertar tabla. Al hacer clic sobre el pequeño triángulo de la
derecha se abre esta ventana que nos permite realizar todas estas
funciones de inserción. También podemos ajustar el tamaño de las
columnas con las tres últimas opciones.
Combinar y dividir. El primer icono permite crear una
única celda combinando el contenido de las celdas seleccionadas. El
segundo icono separa una celda en varias utilizando las marcas de
párrafo como elemento separador, se abre una ventana para
preguntarnos en cuántas filas y columnas queremos dividir la celda
seleccionada
Alinear. Permite alinear el texto dentro de las
celdas de una de las nueve formas que se muestran en esta imagen. Previamente hay que
seleccionar las celdas a las que se quiere aplicar la alineación.
Distribuir uniformemente. Permiten distribuir el ancho de las columnas y filas uniformemente, de
forma que todas las columnas/filas tengan el mismo ancho.
Autoformato. Este botón abrirá un cuadro de diálogo en el que podremos elegir entre varios formatos
ya establecidos
Cambiar dirección del texto. El texto de las celdas seleccionadas se escribirá en la orientación que
marca el icono, en este caso se escribirá hacia abajo. Haciendo clic en el botón, la orientación va cambiando de
tres formas distintas, normal, hacia arriba y hacia abajo
Ordenar. Permite ordenar las celdas de la tabla en orden descendente o ascendente según su
contenido. Si las celdas contienen fechas o números lo tendrá en cuenta al ordenar.
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50. Auto suma. Hay que colocar el cursor en la celda que queramos que contenga el resultado y pinchar en
este icono, de forma automática se realizará la suma de todas las celdas que estén por encima (en la misma
columna)
Posibles errores: Para que se pueda realizar la suma, el contenido de las celdas ha de ser números. Si el
contenido no son números aparecerá un mensaje de error ("Final de fórmula inesperado")
No obstante, esta función tiene un comportamiento en cierta forma "inteligente" puesto que, por ejemplo, si una
columna contiene números en todas las celdas excepto en la primera (donde suele ir el título de la columna) no
se produce ningún error y la suma se realiza correctamente.
También, si colocamos varios números dentro de una misma celda, separados por blancos, los considerará a
todos al realizar las sumas.
Aparte de la auto suma, se pueden hacer otras
muchas operaciones en una tabla, con el comando
Fórmula del menú Tabla.
Por ejemplo, se puede realizar la suma de las celdas
situadas a la izquierda, y también se puede
especificar un formato concreto para visualizar los
resultados, en el caso que vemos en esta figura, si el
valor es cero, aparecerá 0,00 y se pondrán los
puntos para separar los miles y la coma para separar
los decimales.
Menú contextual de Tablas
Haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre una tabla se abre el menú
contextual de Tablas como muestra esta imagen.
Desde aquí podemos ejecutar algunas de las funciones que acabamos de ver en la
barra de herramientas de Tablas y bordes, y también podemos acceder a
Propiedades de tabla... donde encontraremos las distintas formas de ajustar el
texto que rodea la tabla, así como la forma de establecer márgenes y espaciado en
las celdas:
Más cosas
Word permite meter dentro de una celda otra tabla completa, es lo que se llama
anidar tablas.
También es posible arrastrar una tabla completa a otra zona de la página de forma
muy sencilla.
Cuando insertamos una imagen dentro de una celda que contiene texto podemos elegir entre varias formas de
que el texto se ajuste a la imagen o gráfico.
Si quieres ver cómo anidar tablas, cómo mover tablas libremente, ajustar imágenes dentro de una tabla,
clic aquí.
Convertir texto en tablas.
En ocasiones disponemos de datos con una determinada estructura que nos gustaría pasar a una tabla. Por
ejemplo, tenemos una serie de datos organizados en columnas mediante tabulaciones.
Word dispone de una potente herramienta capaz de pasar datos de este tipo a tablas. Si los datos están bien
organizados la facilidad para pasarlos a tabla es sorprendente. Se pueden pasar tanto datos numéricos como
alfanuméricos.
De forma similar también se pueden pasar los datos contenidos en una tabla a texto.
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51. Unidad 9. Estilos (I)
Un estilo es un conjunto de formatos identificados por un nombre. La principal ventaja de utilizar estilos es
que con un solo clic aplicamos varias características de formato a la vez.
Existen muchos estilos ya definidos (o predefinidos) en Word2003, por ejemplo, el estilo "Titulo 1" está
compuesto por tamaño de letra de 16 puntos, fuente "Arial", negrita y párrafo alineado a la izquierda. Pero,
además, se pueden crear estilos personales, con las características de formato que deseemos.
Por ejemplo, podemos definir un estilo para aplicar a los títulos de nuestros documentos, otro estilo para
escribir las direcciones de correo, otro estilo para cuando queremos resaltar algo importante del texto, etc.
Definir estilos personales ayuda a que nuestros documentos tengan un diseño propio y nos permite trabajar
más eficientemente.
Aplicar estilos
Para acceder a los Estilos podemos utilizar el panel de tareas, los menús o
la barra de formato. Son diferentes formas de hacer lo mismo.
Para acceder a los paneles de formato ir al menú Formato y seleccionar
Estilos y formato.
También podemos acceder desde el botón formato de la barra de formato.
El panel de Estilos y formato tiene el aspecto que ves en la imagen siguiente.
Para aplicar un estilo a un texto de nuestro documento sólo tienes que
seleccionar el texto y hacer clic en uno de los estilos que se muestran en la zona
Elija el formato que desea aplicar del panel Estilos y formato.
En esta imagen se ven con los estilos Pie de página, Título 2, Título 3.
Si no tienes abierto el panel de Estilos y formato puedes usar la barra de formato
para aplicar un estilo. Selecciona el texto al que vas a aplicar el estilo y haz clic
en el triángulo del cuadro Estilo (en la barra de la imagen es el cuadro que
pone Normal), se abrirá una lista despegable con todos los estilos disponibles,
basta con hacer clic en el estilo elegido y éste se aplicará a nuestro texto.
Si antes de aplicar un estilo no hemos seleccionado un texto, se aplicará el estilo
al texto que insertemos partir de ese punto hasta que volvamos a cambiar el
estilo.
Los propios elementos de la lista tienen aplicado el estilo que representan, de esta
forma se puede ver el efecto que tiene el estilo que vamos a aplicar sobre el texto.
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52. Además, si queremos ver con detalle cómo está definido el estilo podemos ir al triángulo que hay al lado de
Estilos y formato, en la cabecera del panel, y se desplegará una lista con la opción
Mostrar formato que nos mostrará un panel como el que ves a la derecha.
En este panel se ven todos los elementos que componen el estilo, como el tipo de
alineación, el tamaño de la fuente, etc. También podemos ver los atributos
referentes al estilo Párrafo, como la alineación, nivel de esquema, etc.
Crear, modificar y borrar estilos
Crear un estilo
Para crear un estilo de una
manera fácil lo mejor es
definir el estilo en una parte
de nuestro documento. Es
decir, aplicar todas las
características de formato que queremos que formen el
nuevo estilo a un trozo del documento.
A continuación hacer clic en el botón Nuevo del panel
Estilos y formato, se abrirá el cuadro de diálogo Nuevo
, escribir el nombre del nuevo estilo y pulsar Aceptar.
El cuadro de diálogo Nuevo permite cambiar algunas de
las características del formato que tenenos definido
hasta ese momento.
Por ejemplo, en la imagen puedes ver que el estilo que
vamos a definir tiene fuente Arial, 16 pt, Cursiva y
Centrado, si ahora quisiéramos añadir el estilo negrita no
tendríamos más que hacer clic en el botón negrita.
Con lo que acabamos de explicar puedes comenzar a
crear estilos, una vez hayas practicado un poco con las
opciones básicas puedes entrar a ver las opciones más avanzadas de este cuadro de diálogo como te
explicamos en el punto siguiente a través de un tema avanzado.
Si prefieres crear un estilo desde la barra de formato es todavía más fácil, sólo tienes que seleccionar el texto
que contiene el formato y escribir el nombre del nuevo estilo en el cuadro de estilos de la barra de formato y
pulsar la tecla Intro.
Modificar un estilo
Para modificar un estilo debes ir al panel Estilos y
formatos... y seleccionar el estilo que quieres
modificar, al hacer clic en el triángulo de la derecha
se desplegará un menú con la opción Modifica ... ,
como puedes ver en la imagen de la derecha en la
que hemos seleccionado el estilo aulaClic_nuevo.
Se abrirá el cuadro de diálogo Modificar estilo que
puedes ver en la imagen siguiente.
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53. En este cuadro de diálogo puedes modificar las
características del formato que desees, para ello
tienes unos botones con los elementos del formato
más usuales, como son el tipo de fuente, el tamaño,
negrita, cursiva, subrayado, color de fuente,
alineación, interlineado, sangrías,...
A continuación puedes ver la ventana con la vista
previa del estilo. Cada modificación que hagas se verá
reflejada de forma inmediata en esta ventana, así
podrás hacerte una idea del nuevo aspecto del estilo.
Debajo de la ventana de la vista previa hay una línea
donde están descritas todas las características del
estilo.
En el caso de la imagen la imagen el estilo tiene
fuente verdana y negrita.
En el caso de que la característica del formato que quieres modificar no
tenga un botón en este cuadro de diálogo puedes hacer clic en el botón
Formato y se abrirá un despegable como el que ves a la derecha para que
puedas acceder a modificar cualquier característica del formato.
Por ejemplo, si quieres añadir al estilo un efecto de sombra, tendrías que
hacer clic en Fuente... para que se abriera el cuadro de diálogo Fuente y
poder marcar el efecto de sombra.
Si quieres ver el resto de opciones de este cuadro de diálogo y del anterior,
como son los cuadros "Estilo basado en", "Estilo del párrafo siguiente", etc.,
visita este tema avanzado . El tema de estilos es un poco más
complicado que lo que habíamos visto hasta ahora en este curso de
Word2003, por lo tanto te recomendamos practicar primero los conceptos
sencillos antes de empezar con los conceptos avanzados.
Borrar un estilo
Para borrar un estilo debes ir al panel Estilos y formatos... y
seleccionar el estilo que quieres borrar, al hacer clic en el
triángulo de la derecha se desplegará un menú con la opción
Eliminar..., como puedes ver en la imagen de la derecha.
Hay que tener en cuenta que al eliminar un estilo,
desaparecerá el formato correspondiente de los párrafos que
tuvieran aplicado ese estilo.
Preferencias entre estilos
Los estilos modifican el formato de un documento, pero también se puede modificar el formato de forma
manual, sin aplicar estilos, como vimos en la unidad 5. Entonces, ¿Qué ocurre si un párrafo de un documento
tiene aplicado un estilo y queremos aplicarle un formato manual?.
Como hemos visto hay diferentes tipos de estilos, estilos creados por el usuario, predefinidos por Word, estilos
de carácter, de párrafo, etc. ¿Cómo interactuan los diferentes tipos de estilos entre si? ¿Qué preferencias
existen cuando se aplican varios tipos de estilos sobre un documento?
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54. Planteado el tema así parece un poco dificultoso, pero en realidad no lo es, ya que se aplican unas normas de
sentido común que hace que en la mayoría de las ocasiones no haya ningún problema.
Las normas generales son estas tres:
1. El formato que se aplica en último lugar tiene preferencia sobre los anteriores.
2. Tiene preferencia el formato manual sobre los estilos.
3. Tiene preferencia el formato carácter sobre el formato párrafo.
Pero, en ciertas ocasiones, pueden aparecer situaciones en las que se producen algunos conflictos que
requieren un estudio más detallado.
Por ejemplo, imagina que tenemos un texto con formato de tipo párrafo que pone la letra en cursiva (además
de otras características), si ahora a cierta palabra del texto le aplicamos un formato carácter que tiene la letra
en cursiva (además de otras características) ¿Cuál será el resultado? Pues esa cierta palabra del texto no
quedará en tipo cursiva, sino en tipo normal. La razón es que Word interpreta que el estilo carácter pretende
diferenciar una palabra del resto de texto, y como el resto del texto está en cursiva, para que se diferencie la
pone en estilo normal. Lo cual es bastante lógico.
Más sobre estilos
Ámbito de un estilo.
Un aspecto importante al crear un estilo es saber en qué documentos estará visible. Es decir, cuándo aparece
el estilo al desplegar el cuadro de estilos de la barra de formato o cuándo aparece en la lista del panel de
Formatos y estilos.
Como norma general un estilo sólo está visible en el documento en que se crea. Si marcamos la casilla
Agregar a la plantilla estará visible en todos los documentos que se creen con esa plantilla. En cualquier caso,
sólo está visible para los nuevos documentos no para los antiguos. Una forma de saltarte esta norma es con el
Organizador, como verás más abajo. Otra forma es mostrar todos los estilos en el panel de Formatos y estilos.
Personalizar y Mostrar estilos.
El panel Formatos y estilos muestra los estilos disponibles para el documento
abierto.
Pero hay más posibilidades para ver más estilos, en la parte de abajo del panel, haz
clic en Mostrar y aparecerá un despegable con las opciones que ves en la imagen
de la derecha. Por ejemplo si eliges Todos los estilos, aparecerán en la lista del
panel todos los estilos creados por Word. Si eliges Estilos disponibles sólo
aparecerán los estilos utilizados en el documento más los correspondientes a la
plantilla actual. Con la opción Personalizar podrás decidir qué estilos concretos
quieres que se muestren en el panel.
Galería de estilos.
Como hemos dicho anteriormente los estilos pueden ser los creados por los usuarios o los existentes en Word,
una forma de ver los estilos existentes es utilizando la Galería de estilos.
Para acceder a la galería de estilos debes ir al menú Formato, elegir Tema... y aparecerá un cuadro de
diálogo con el botón Galería de estilos... que te llevará a un cuadro de diálogo donde podrás ver los estilos y
un ejemplo de cada uno.
El Organizador.
Cada documento tiene asociados unos estilos disponibles en función de la plantilla a la que pertenece y si se
han creado nuevos estilos para él. Pero hay una herramienta que permite hacer que un documento tenga
acceso a otros estilos. Esa herramienta se llama Organizador.
El Organizador también permite ver todos los estilos que existen y decidir si hay estilos duplicados, si hace
falta alguno nuevo, si hay que cambiar de nombre algún estilo, etc., es decir, como su propio nombre indica
ayuda a organizar los estilos.
Unidad 10 Plantillas
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55. Introducción
Una plantilla es un modelo o patrón para crear nuevos documentos. En una plantilla se guarda internamente
el formato utilizado, es decir, el estilo de la fuente, el tamaño, etc., de todo el documento, así como los
formatos de las tablas, las tabulaciones incluidas, la configuración de números de página, cabeceras y pies de
página.
Una plantilla puede sernos útil cuando usamos muchas veces un documento con la misma estructura. Por
ejemplo, para mandar faxes, el documento será siempre muy parecido, ya que tendrá títulos para identificar al
autor, la dirección, el remitente, el asunto, etc.
Una plantilla es un documento de Word con la característica de que el tipo de documento es plantilla de
documento (.dot)
La principal característica de una plantilla es que al utilizarla se crea un documento Word normal con los
datos introducidos en ese momento y la plantilla permanece en su estado original, de forma que la
podemos utilizar cuantas veces queramos.
Un ejemplo de plantilla es Normal.dot. Cada vez que abrimos un documento nuevo estamos utilizando la
plantilla Normal.dot.
Word asigna la plantilla Normal.dot automáticamente al crear un nuevo documento. Esta plantilla es la que
contiene la información del tipo de letra, estilo, tamaño, etc. que tienen por defecto los documentos nuevos.
En unidades anteriores hemos visto como en algunos casos, por ejemplo, en el menú Formato, Fuente, hay un
botón llamado Predeterminar que hace que los cambios afecten a todos los documentos nuevos, esto se
consigue modificando la plantilla Normal.dot.
Para modificar la plantilla Normal.dot, primero debemos abrirla, hacer los cambios que deseemos y
posteriormente guardarla.
Si por cualquier motivo hemos realizados demasiados cambios y no nos acordamos cómo estaba en su estado
original podemos volver a tener la plantilla original borrándola, es decir eliminar el archivo Normal.dot de
nuestro disco duro. La próxima vez que abramos Word con un documento nuevo se creará automáticamente.
Word dispone de otras muchas plantillas para escribir Cartas, Faxes, Informes, etc. vamos a aprender a
utilizarlas y posteriormente veremos cómo podemos modificarlas para adaptarlas a nuestras necesidades, y
también cómo crear plantillas nuevas a partir de un documento Word.
Utilización de las plantillas de Word
Para utilizar las plantillas hay que abrir un documento nuevo desde
el menú Archivo, como puedes ver en esta imagen. No utilizar el
icono de la barra estándar, ya que si lo hacemos de esa forma
se abrirá directamente un nuevo documento en blanco con la
plantilla predeterminada
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56. Si lo hacemos de la primera forma se abrirá el panel Nuevo documento que
puedes ver en esta imagen.
Cuando se arranca Word sin seleccionar ningún documento también aparece
este panel.
El panel Nuevo documento permite realizar algunas de las cosas más
habituales cuando estamos creando un nuevo documento, como abrir un
documento nuevo en blanco o abrir un nuevo documento a partir de otro ya
existente. También nos permite crear un documento nuevo a partir de una
plantilla, que es lo que vamos a ver a continuación.
Como puedes ver en la imagen hay varias posibilidades a la hora de elegir
una plantilla:
Plantillas en Office Online, con esta opción accedemos al sitio web de
Microsoft dónde hay varias plantillas que se pueden utilizar, desde esta
página Web podemos descargarnos las plantillas que deseemos.
En mi PC..., es la opción que permite abrir las plantillas disponibles en el disco duro del ordenador. Esta es la
opción más utilizada y que vamos a ver a continuación. Al hacer clic veremos el cuadro de diálogo Plantillas
que contiene varias pestañas o fichas si pulsamos en la ficha Cartas y faxes verás algo similar a la siguiente
imagen.
En mis sitios Web..., te permite elegir un sitio web para abrir una plantilla.
Este cuadro de diálogo nos muestra las plantillas disponibles sobre el tema Cartas y faxes. Hacer doble clic
en la plantilla que nos interese, por ejemplo, Fax profesional.
Asegurarse que está marcado Documento en la parte inferior derecha del cuadro de diálogo, puesto que ahora
queremos crear un documento de Word utilizando la plantilla, y no deseamos modificar la plantilla
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57. Veremos un documento como el que ves en la siguiente imagen, en el que tendremos que sustituir los nombres
genéricos de la plantilla como Compañia por el nombre que deseemos, y escribir los datos adecuados en los
lugares donde dice Haga clic aquí y escriba....
Así conseguiremos escribir un documento con los datos que queramos, como puedes ver en la imagen
siguiente.
Ahora sólo nos quedaría guardarlo como haríamos con cualquier otro documento y la plantilla quedaría en su
estado original.
De esta forma, utilizando plantillas, podemos crear tantos documentos como deseemos sin tener que
preocuparnos de mantener la plantilla inicial.
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58. Modificar plantillas
Vamos a ver cómo se pueden modificar plantillas ya existentes, así podremos modificar tanto las plantillas
proporcionadas por Word como las que creemos nosotros a partir de documentos Word, como veremos en el
punto siguiente. Para modificar una plantilla primero hay que abrirla, para ello desde el panel de Nuevo
documento elegir Plantillas generales, de la misma forma que hemos visto en el punto anterior. Se abrirá un
cuadro de diálogo como éste
Seleccionar la ficha donde se encuentre la
plantilla a modificar, por ejemplo, Cartas y
faxes, a continuación hacer doble clic en
la plantilla elegida, por ejemplo, Fax
profesional.
Ahora, en la parte inferior derecha, en la
zona titulada Crear nuevo, hacer clic
donde dice Plantilla, así una vez
modificada la plantilla, la guardará como
plantilla y no como documento Word.
Haremos clic en Aceptar y se abrirá la
plantilla Fax profesional (tendrá el diseño
que ya vimos en el punto anterior).
Sobre esa plantilla podremos
hacer todas las modificaciones
en el diseño que queramos.
Por ejemplo, sustituiremos
Nombre de la organización por
el nombre de nuestra
organización, así ya no
tendremos que introducirlo
cada vez. También
cambiaremos el tamaño y el
tipo de letra de "Fax", etc.
Al final obtendremos nuestro
propio diseño, como muestra
esta imagen. Ahora sólo nos
quedaría guardar la plantilla
modificada, para ello hacemos
clic en Guardar como... y nos
aparecerá un cuadro de diálogo
como el que vemos a
continuación.
Observar dos cosas importantes.
Automáticamente Word nos ha colocado en la carpeta Plantillas , que es la carpeta donde se guardan las
plantillas creadas por los usuarios. Hay que guardarla en esta carpeta para que luego aparezcan en la ficha
General cuando queramos abrir una plantilla.
El campo Guardar como tipo está rellenado con Plantilla de documento. Esto es así porque anteriormente,
al abrir la plantilla, elegimos Plantilla en el campo Crear nuevo.
Sólo nos queda darle otro nombre a la plantilla (si queremos conservar la plantilla original) y hacer clic en
Guardar. Ya tenemos nuestra propia plantilla para mandar faxes.
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59. Para utilizarla haremos lo que vimos en el punto anterior y comprobaremos como nuestra nueva plantilla,
Fax_aulaclic, ya aparece para utilizarla normalmente en la ficha General
Nota: La carpeta Plantilla puede estar situada en
distintos sitios según el sistema operativo y la
instalación de Word2002.
Por ejemplo, para Windows98 puede estar en
C:/Archivos de programa/Microsoft
Office/Plantillas o C:WindowsApplication
dataMicrosoftPlantillas y para WindowsXP en
C:/Documents and Settings/"usuario"/Datos de
programa/Microsoft/Plantillas sustituyendo "usuario"
por el usuario de cada sistema.
Crear plantillas a partir de documentos Word
Las plantillas y los documentos Word se diferencian esencialmente en que son distintos tipos de documentos.
Por lo tanto, a partir de un documento Word podemos crear una plantilla simplemente cambiándole el tipo de
documento.
Así pues, para crear una plantilla a partir de un documento de Word tendremos que:
Diseñar el documento Word.
Modificar el documento Word para darle el aspecto de una plantilla. Aquí, podríamos incluir campos del estilo
"Haga clic aquí..." , aunque no es necesario que una plantilla contenga estos campos. Por supuesto, también
podemos partir de un nuevo documento en blanco para diseñar nuestra plantilla.
Guardar como plantilla.
Hacer clic en Guardar como... y en el campo Tipo de documento seleccionar Plantilla de documento. Como
ya vimos en el punto anterior, automáticamente Word nos colocará en la carpeta Plantillas. Darle el nombre a
la plantilla y hacer clic en Aceptar, a partir de ese momento podremos utilizar nuestra plantilla desde la
carpeta General.
Si guardamos la plantilla en otra carpeta que no sea Plantillas, no veremos la nueva plantilla junto con el resto
de las plantillas al hacer clic en Plantillas generales.
Elementos que se guardan en una plantilla.
Como hemos ido viendo en esta unidad en una plantilla se guarda un documento base con todas sus
características de formato, pero hay otras cosas que también se guardan en la plantilla. Los estilos que se
definan en una plantilla se guardarán con ella.
Si modificamos las barras de herramientas, añadiendo o quitando iconos estas modificaciones también se
guardarán en la plantilla.
Si creamos o modificamos entradas de Autotexto también se almacenarán en la plantilla.
Lo mismo sucede con las macros y otros elementos que no hemos visto en este curso.
Es decir, en una plantilla se guarda un entorno de trabajo de Word. De ahí la potencia de las plantillas para
trabajar de modo más eficiente con Word.
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60. Crear documentos con ayuda del asistente
Además de crear documentos
personalizados o con ayuda de plantillas,
Word también nos ofrece la posibilidad de
crear documentos específicos con ayuda
de asistentes que nos guían para crear un
tipo de documento que sigue unos pasos
establecidos.
Por ejemplo disponemos de asistentes en las
siguientes pestañas:
Cartas y faxes:
- Asistente para cartas
- Asistente para etiquetas postales
- Asistentes para faxes
- Asistentes para sobres
Memorandos:
- Asistente para memorandos
Otros documentos:
- Asistente para agendas
- Asistente para calendarios
- Asistente para conversión por lotes
- Asistente para currículos
Podemos seleccionar el tipo de asistente para el documento que
deseemos crear y pulsar sobre Aceptar.
Al seleccionar este tipo de asistente, lo primero que nos aparece
es un diálogo para escoger que tipo de carta vamos a crear, si es
una carta simple para un único destinatario o es una carta para
diversos destinatarios (circular).
Esta es la primera pantalla del Asistente de
cartas que nos aparece, en ella podemos
escoger si queremos que aparezca la fecha del
día actual y el formato. Tenemos una pestaña
para decidir si incluimos el encabezado y el píe
de página del diseño de página.
Podemos escoger entre los diversos diseños de
página de los que dispone este tipo de
documento, incluso aquellos que hallamos
creado nosotros a partir de otra plantilla.
También podemos elegir el estilo de la carta.
En la parte inferior tenemos una pestaña para
seleccionar si queremos incluir un membrete en
la opción Papel con membrete.
Para continuar con las siguientes pantallas del
asistente podemos pulsar sobre Siguiente o
bien cambiar a la siguiente pestaña nosotros
mismos con el ratón.
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61. En la pestaña Información del
destinatario (Paso 2) del asistente
podemos seleccionar la dirección del
destinatario. Si disponemos de libreta de
direcciones creada en Outlook la
podemos seleccionar pulsando sobre el
botón y seleccionando la
dirección.
También podemos seleccionar un
saludo para comenzar la carta, por
ejemplo Estimado Sr. o Sra.:, Señores:,
Estimado señor o señora:, etc.
En la tercera pantalla del asistente
Otros elementos podemos incluir:
Línea de referencia: que suele
utilizarse para una contestación a una
carta anterior, por ejemplo: En
referencia a: Los presupuestos...
Instrucciones de correo: dónde
identificamos el tipo de correo,
(confidencial, correo certificado, correo
registrado, etc).
Atención: en esta línea especificamos
a la atención de quien va dirigida la
carta. A/A: Sr. Pérez.
Asunto: aquí escribimos las palabras
claves que identifiquen el asunto a
tratar en la carta.
Además de estas líneas que podemos
incluir, en esta pantalla podemos
agregar más destinatarios a los que
enviaremos una copia.
Si además de esta carta adjuntamos algún
documento, podemos seleccionar la
pestaña Documentos adjuntos y
especificar el número de documentos que
adjuntamos.
En la esquina inferior derecha podemos
ver una vista previa de como quedará la
despedida.
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62. Este es un fragmento del resultado final de cómo quedaría la carta.
Temas
Un tema es el resultado de unificar todos los elementos utilizados en el documento con respecto al diseño
y combinaciones de colores. Un tema simplifica la creación de documentos profesionales bien
diseñados, para mostrarlos en Word, en el correo electrónico o en el Web.
Cuando se aplica un tema a un documento, Word personaliza los siguientes elementos: vínculos, colores o
gráficos de fondo, estilos de cuerpo y estilos de título, listas, líneas horizontales, colores de
hipervínculos y colores de los bordes de las tablas. Se personalizan las listas de uno y varios niveles.
Para cambiar rápidamente el aspecto de estos elementos, puede cambiar el tema.
A diferencia de una plantilla, un tema no incluye elementos de Autotexto, barras de herramientas
personalizadas, macros, configuraciones de menú o teclas de método abreviado.
También se pueden seleccionar opciones para aplicar colores más brillantes a texto y gráficos, animar
determinados gráficos del tema o aplicar un fondo a su documento. Para ver la animación de gráficos del
tema, muestre la página Web en un explorador Web.
Para utilizar un tema en nuestro documento debemos acceder al menú
Formato y hacer clic sobre Tema...
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63. A continuación nos aparece una pantalla donde podemos escoger un tema de entre una lista bastante amplia,
y donde en la parte derecha de la pantalla tenemos una vista previa para ver cómo quedaría el documento.
En muchas ocasiones puede que no esté instalado el tema seleccionado. Nos ofrece la posibilidad de
instalarlos para poder ver la vista previa y utilizarlo posteriormente, pulsamos Instalar y a continuación nos
solicita que introduzcamos el Cd-Rom de Office 2003.
Cuando tengamos seleccionado el tema que nos interesa pulsamos Aceptar y ya podremos redactar el
documento y utilizar los estilos, imágenes de fondo, etc.
Unidad 11. Imágenes y gráficos
Introducción
Hoy en día un documento para que sea considerado como un buen documento debe incluir, siempre que sea
necesario, gráficos o imágenes, sobre todo si se va a distribuir por Internet.
Un excelente procesador de textos como es Word2003 no podía dejar de tener en cuenta que la imagen cada
vez está más integrada con el texto. Cada nueva versión del programa incorpora mejoras en este aspecto
como vamos a ir viendo.
En Word se puede trabajar con diferentes tipos de gráficos, vamos a enumerar estos diferentes tipos para
saber a que nos referimos con cada término a lo largo del resto de este tema. Podríamos clasificar los
elementos gráficos utilizados en Word en dos grandes grupos con algunas subdivisiones, imágenes y gráficos:
IMÁGENES.
Imágenes vectoriales o prediseñadas. Imágenes prediseñadas procedentes de las librerías que Word
tiene organizadas por temas. Estas imágenes están construidas utilizando vectores, lo que permite hacerlas
más grandes o pequeñas sin pérdida de resolución. También se pueden desagrupar en los elementos que las
forman, introducir cambios y volverlas a agrupar. En realidad, podríamos considerar estas imágenes como un
conjunto de objetos gráficos. Los gráficos creados con las herramientas de Word para dibujar también son
imágenes vectoriales.
Imágenes no vectoriales o de mapa de bits. Imágenes fotográficas procedentes de cámaras digitales, de
Internet, de programas como Photoshop, Fireworks, PaintShopPro, etc. Suelen ser de tipo JPG o GIF. Sobre
estas imágenes se pueden realizar algunas operaciones como cambiar el tamaño, el brillo,..., pero no se
pueden desagrupar en los elementos que las forman. Están formadas por puntos o pixels que tienen cada uno
un color y una posición pero no están relacionados unos con otros. Estas imágenes admiten cambios de
tamaños, pero en ocasiones, si las reducimos y posteriormente intentamos ampliarlas de nuevo pueden perder
resolución. Cuando hablemos de imágenes, en general, nos estaremos refiriendo a este tipo de imágenes no
vectoriales.
GRÁFICOS.
Dibujos creados con Word. Mediante autoformas, líneas, rectángulos, elipses, etc.
WordArt. Rótulos disponibles de una galería que se pueden personalizar con diversas opciones.
Microsoft Graph. Representación de datos en forma gráfica.
Hay algunos objetos más que podrían ampliar esta relación, como el sonido y los vídeos digitales, aunque esto
lo trataremos en la próxima ampliación de este curso.
Sobre las imágenes y los gráficos pueden realizarse multitud de operaciones, como mover, copiar, cambiar el
tamaño, variar la intensidad, etc. Para ello disponemos de varias barras de herramientas que vamos a ir
viendo a continuación, fundamentalmente la Barra de Imagen para las imágenes y la Barra de Dibujo para los
gráficos.
Con todos estos elementos no hay excusa para no diseñar documentos Word con una componente gráfica
atractiva.
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64. Tipos de archivos gráficos
Existen multitud de formatos gráficos, vamos a explicar brevemente las características de los más utilizados.
Un formato gráfico se identifica por el tipo de archivo , y se reconoce por la extensión del archivo, por ejemplo
un archivo llamado motocicleta.jpg tiene extensión o tipo jpg.
Imágenes no vectoriales o de mapa de bits.
JPG o JPEG. Es un formato que permite distintos niveles de compresión. Se utiliza mucho en Internet,
sobre todo para imágenes fotográficas con muchos tonos.
GIF. Es el más utilizado en Internet, permite una buena compresión con imágenes de pocos tonos, tipo
iconos y botones. También permite crear gráficos animados.
BMP. No admite compresión por lo que estas imágenes ocupan mucho espacio. Se utiliza, por ejemplo, en
la imagen tapiz de Windows98.
PNG. Moderno formato que permite compresión.
Imágenes vectoriales o prediseñadas.
WMF. Formato de las imágenes prediseñadas de Word.
Otros tipos de archivos son: MOV y AVI para los archivos de vídeo digital. WAV y MP3 para los de sonido.
IMÁGENES. Insertar imágenes
Al hacer clic en el menú Insertar, Imagen aparecerá una ventana con
estas opciones.
Vamos a ver ahora cómo insertar imágenes prediseñadas y desde archivo,
en los puntos siguientes veremos el resto de las opciones.
Imágenes prediseñadas.
Si hacemos clic en Imágenes prediseñadas
aparece el panel lateral de Insertar imagen
prediseñada, que puedes ver en esta imagen
de al lado . En el cuadro Buscar texto
introduciremos las palabras que describan lo
que buscamos, si lo dejamos en blanco,
aparecerán todas la imágenes disponibles.
Por ejemplo al escribir "motocicleta" aparecen
la imágenes que tengan relación con ese
concepto, como puedes ver en la imagen de
más a la derecha.
Para insertar una imagen en el documento
basta hacer clic sobre ella.
En la zona Otras opciones de búsqueda
tenemos el cuadro Buscar en que nos permite
indicar en donde se realizará la búsqueda, por
ejemplo, en Mis colecciones, en Colecciones
de Office o en Colecciones web.
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65. En el cuadro Los resultados deben ser podemos elegir entre imágenes, fotografías, películas o sonidos;
también podemos elegir dentro de cada uno de estos grupos unos tipos más concretos, por
ejemplo, podemos decir que queremos fotografías de tipo JPG.
Al realizar búsquedas de imágenes puede que el sistema solicite que insertes el CD-ROM de Word2003 para
copiar la imagen a tu disco duro.
Puedes ver cómo insertar imágenes prediseñadas con más detalle en este tema básico.
También se pueden traer imágenes desde Internet con la opción Imágenes prediseñadas de Office Online .
Aquí lo explicamos con más detalle.
Desde archivo.
Se abrirá una ventana similar a la
que se nos muestra cuando
queremos Abrir un documento
Word, y que ya conocemos. En la
parte derecha muestra la vista
previa de la imagen seleccionada.
Una vez seleccionado el archivo
que queremos importar pulsaremos
el botón Insertar y la imagen se
copiará en nuestro documento.
Insertar imagen vinculada. Si hacemos clic en el triángulo que hay al lado del botón Insertar, aparecerá la
opción Vincular al archivo de forma que cuando se produzcan cambios en el archivo origen, éstos se verán
reflejados en el documento Word. En realidad, la imagen no se copia en el documento Word, sino que se inserta
una referencia al lugar donde está la imagen, si borramos la imagen también desaparecerá del documento
Word.
Manipular imágenes
Para manipular una imagen abrir la barra Imagen
desde el menú Ver, Barras de herramientas, Imagen.
Para modificar una imagen primero hay que
seleccionarla posicionándose sobre ella y haciendo
clic, la imagen quedará enmarcada por unos pequeños cuadrados.
Para modificar el tamaño, situar el cursor en las esquinas de la imagen y cuando cambie de forma a una doble
flecha, hacer clic y arrastrarlo para conseguir el nuevo tamaño. Mediante la barra de imagen se pueden realizar
las siguientes funciones y modificaciones sobre la imagen:
Insertar imagen prediseñada. Permite insertar una nueva imagen
prediseñada.
Contraste. Permite aumentar o disminuir el contraste de la imagen.
Aumentar o disminuir el brillo de la imagen.
Recortar
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66. Girar la imagen 90º a la izquierda.
Comprimir imagen.
Estilo de línea.
Permite elegir entre los
diferentes estilos que se
muestran en la ventana.
Ajustar imagen. Ajusta la imagen respecto del texto que la rodea de
varias formas, tal y como se puede ver en los iconos de la ventana.
Formato de imagen.
Color transparente. Para algunos formatos de imágenes, como JPG.
Restablecer imagen. Después de aplicar varios tratamientos a la imagen, como cambios de color y
brillo, podemos volver a la imagen original mediante este icono.
Insertar WordArt
Mediante WordArt se pueden crear títulos y rótulos vistosos para nuestros
documentos. Sólo tenemos que introducir o seleccionar el texto al que
queremos aplicarle un estilo de WordArt y automáticamente Word creará un
objeto gráfico WordArt.
Observar que una vez hemos aplicado WordArt a un texto dejamos de tener
texto y pasamos a tener un gráfico, esto quiere decir que, por ejemplo, el
corrector ortográfico no detectará un error en un texto WordArt, y también
que el texto WordArt seguirá las reglas de alineación de los gráficos.
Para iniciar WordArt hacer clic en el icono del
menú Insertar, Imagen. También podemos
encontrar este icono en la Barra de Dibujo y en la
Barra de WordArt.
Al hacer clic sobre el icono aparecerá un cuadro de
diálogo con la galería de WordArt como la que
vemos aquí. Haciendo clic seleccionaremos el tipo
de letra que más nos guste.
A continuación aparecerá el siguiente cuadro de diálogo para que introduzcamos el texto.
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67. Si hemos seleccionado texto
previamente no será necesario
teclearlo en este cuadro de
diálogo. También podemos elegir
la fuente el tamaño y el estilo del
texto.
Al pulsar el botón Aceptar,
después de escribir "Cursos de
Aulaclic", un gráfico WordArt
como el que se muestra se
insertará en nuestro texto.
Modificar WordArt
Por medio de los iconos de la barra de herramientas de WordArt podemos modificar los rótulos WordArt.
Para insertar
un nuevo rótulo de
WordArt.
Permite cambiar el texto del rótulo.
Abre la galería de
WordArt para que podamos
seleccionar otro tipo de rótulo.
Permite modificar varios
parámetros del formato de WordArt, como los colores de relleno y
línea, el tamaño y el diseño.
Para dar forma al rótulo ajustándose a una de las formas
que se presentan en una ventana. Al hacer clic sobre este botón podemos ver las distintas formas que nos
ofrece WordArt para dar al texto.
Permite ajustar el gráfico WordArt respecto del texto que hay alrededor. Al hacer clic sobre este botón
vemos los diferentes ajustes disponibles.
Hace que todas las letras del rótulo tengan la
misma altura.
Podemos colocar el texto en horizontal o en
vertical.
Alineación del rótulo.
Para variar el espacio entre caracteres. Estas
son las opciones de espaciado entre caracteres.
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68. Insertar imágenes desde escáner o cámara
Para importar imágenes desde escáner o cámara de fotos digital debe
haber una cámara o escáner compatible con TWAIN con TWAIN (interfaz
de plataforma cruzada que se utiliza para adquirir imágenes electrónicas
que se han capturado mediante un escáner, una cámara digital o tablas de
captura de vídeo de marco quieto.), conectado al ordenador. También debe
estar instalado el software TWAIN que permite establecer la comunicación
entre la cámara o escáner y el ordenador.
Una vez esté todo correcto ir al menú Insertar, Imagen y elegir la opción
Desde escáner o cámara.. si tenemos varios dispositivos conectados
deberemos elegir desde cual vamos a insertar la imagen, a continuación
elegiremos la calidad o resolución con la que queremos importar la imagen,
y finalmente hacer clic en el botón Insertar.
Dependiendo del modelo de cámara o escáner nos encontraremos con
diferentes programas para transferir las imágenes al ordenador, en cualquier caso, una vez transferido el
archivo de la imagen a nuestro ordenador bastará utilizar la opción de insertar imagen desde archivo, como ya
hemos visto, para copiar la imagen en Word.
Insertar gráficos de Microsoft Graph
Microsoft Graph es un programa integrado en Word2003
que permite representar información numérica en forma
gráfica.
Para iniciar este programa ir al menú Insertar, Imagen y
elegir la opción Gráfico. Aparecerá un gráfico como este
gráfico y la cuadrícula (Hoja de datos) que vemos en la
siguiente imagen.
Para introducir valores en
la hoja de datos, bastará
hacer clic en cada casilla e
introducir nuevos datos,
desplazarse por las
casillas de igual modo que
en las Tablas de Word. El
gráfico se dibuja
automáticamente a partir
de los datos introducidos.
Podemos seleccionar el tipo de gráfico,
mediante el icono Tipo de gráfico, que
aparece en la barra de formato, cuando
hacemos doble clic en un gráfico de
Microsoft Graph.
También aparece, en la barra de menús, el
menú Gráfico, con las operaciones
Opciones de Gráfico, Tipo de Gráfico y
Vista en 3D, que permiten variar multitud de
parámetros para dibujar los gráficos como
vemos en las siguientes imágenes.
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69. Insertar imágenes desde Internet
Muchas de las imágenes que vemos en Internet se pueden copiar a un documento Word de la forma siguiente.
Hacer clic con el botón derecho del ratón en la imagen que queremos traer de Internet, se abrirá una ventana
con una opción similar a Guardar imagen como... (dependiendo del navegador que utilices) que nos permitirá
grabar dicha imagen en un fichero de nuestro disco duro. A partir de ese momento podemos insertarla como
se explica en el punto insertar imágenes desde archivo.
En los navegadores más modernos al colocar el cursor sobre una imagen aparecen estos iconos
en una esquina de la imagen, si haces clic en el icono del disquete aparecerá el mismo menú
Guardar imagen como... a que hacíamos referencia anteriormente.
Insertar imágenes desde el portapapeles
Desde otro programa, por ejemplo, Paint, podemos copiar una imagen en el portapapeles, al volver a Word,
bastará hacer clic en el icono Pegar, para copiarla desde el portapapeles.
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70. Control del color de la imagen. Podemos hacer que la imagen tenga su
color natural con la opción Automático. Obtener una imagen en diferentes tonos de
gris, es lo que comúnmente llamamos una imagen en blanco y negro. Una imagen
binaria con solo dos colores, blanco y negro. Una imagen de Marca de agua, es una
imagen de escala de grises, pero en tonos muy claros. Se suele utilizar como
imagen de fondo.
GRÁFICOS. Insertar Autoformas y dibujar
Word2003 dispone de herramientas que nos permiten realizar nuestros
propios gráficos y dibujos.
Si no eres muy hábil dibujando con el ratón, no te
preocupes, mediante las Autoformas dispondrás de multitud de formas listas
para usar que te permitirán realizar esquemas, diagramas de flujo, y
otros muchos gráficos. Y si te gusta realizar tus propios dibujos también
dispones de rectas, curvas ajustables y dibujo a mano alzada para que tu
imaginación se ponga a trabajar.
Al hacer clic en el menú Insertar, Imagen aparecerá
una ventana con estas opciones. Vamos a ver ahora como insertar
Autoformas, WordArt, desde escáner y gráficos de Microsoft Graph. Al hacer clic en Autoformas aparecerá la
barra de herramientas Autoformas y también la barra de herramientas Dibujo que veremos más adelante.
Como cualquier otra barra, estas se pueden abrir también desde el
menú Ver, Barras de herramientas
El primer icono de la barra Autoformas sirve para realizar nuestros
propios diseños y los cinco siguientes para utilizar las formas
creadas por Word, el último icono permite acceder a las imágenes
prediseñadas.
También podemos acceder a las autoformas por medio de la barra de
dibujo en el apartado de Autoformas donde disponemos de todas las
opciones.
Al hacer clic en este botón se abre esta ventana que permite elegir entre seis objetos
de dibujo: líneas, flechas, dobles flechas, curvas, polígonos irregulares, trazo a mano alzada.
Estos objetos se pueden combinar para realizar prácticamente cualquier dibujo lineal que se
nos ocurra. Una vez trazadas las líneas y curvas se pueden modificar y realizar ajustes más
finos.
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71. Estos cinco iconos permiten acceder a los diferentes menús para
seleccionar las autoformas, como por ejemplo el que vemos aquí de diferentes formas de
flechas.
Este botón sirve para acceder a las imágenes prediseñadas, donde podremos
encontrar más objetos gráficos.
Modificar gráficos
Lienzo de dibujo.
También se puede cambiar el tamaño y otras características del
lienzo de dibujo desde el cuadro de diálogo Formato del lienzo de
dibujo, para acceder a él basta hacer doble clic en cualquier zona
dentro del lienzo.
Cuando dibujamos o creamos un gráfico en Word no sólo estamos
ocupando la zona exacta que contiene el dibujo, sino una zona más
amplia que rodea al dibujo, esta zona es el lienzo de dibujo. El
lienzo de dibujo está delimitado por un rectángulo como el que ves
en la imagen de al lado, también tiene unos iconos en su perímetro
que permite modificar el tamaño del lienzo haciendo clic y
arrastrándolos. Por ejemplo, si queremos hacer el lienzo más
estrecho por la derecha basta colocar el cursor en el icono que hay
en el lado derecho y cuando el cursor tome la forma de una T
ladeada hacer clic y arrastrar hasta el tamaño que deseemos.
El lienzo de dibujo también se puede desplazar a otra zona del documento haciendo clic y arrastrando el
cursor cuando tome esta forma al colocarlo en el perímetro del lienzo.
Modificaciones
Los gráficos y autoformas, admiten multitud de modificaciones como giros y
cambios de tamaño y proporciones. Para modificar un gráfico lo primero que hay
que hacer es seleccionarlo, para ello hacer clic sobre él y aparecerán unos puntos
de control a su alrededor.
Para modificar el tamaño, situar el cursor en los puntos de control y,
cuando cambie de forma a una doble flecha, hacer clic y arrastrarlo para
conseguir el nuevo tamaño. Aquí vemos el resultado de arrastrar hacia la
derecha.
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72. Para mantener la proporción mantener pulsada la tecla MAYÚSCULAS
mientras se arrastra desde una de las esquinas. Como se puede ver en esta
imagen que se ha hecho un poco más grande que la original.
Algunos gráficos también tienen un rombo amarillo que sirve
para distorsionar o cambiar la forma del gráfico. En este caso
un triángulo isósceles se ha convertido en escaleno.
Para girar el gráfico, seleccionarlo y hacer clic sobre el circulo
verde que vemos en la parte superior central de la imagen, y
mover el ratón para hacer girar el objeto, para acabar el
proceso dejamos de presionar el ratón
También se pueden cambiar los colores de las líneas, el color de relleno, añadir efectos de sombra y 3D, ...
Estas modificaciones se pueden realizar a partir de la barra de dibujo.
Con estos iconos de la barra de dibujo
se puede, respectivamente,
rellenar el color de fondo, color del contorno, grosor del contorno, tipo de
línea del contorno, tipo de flecha, efecto de sombra y efecto de 3D.
En esta imagen se ha aplicado color verde de fondo, color azul del
contorno, grosor de 3 ptos. y tipo de contorno discontinuo.
Añadir texto a los gráficos
Se puede añadir texto a un gráfico mediante el icono de Cuadro de texto de la barra de imagen,
deberemos hacer clic y arrastrar para dibujar el cuadro de texto en la zona en la que queremos insertar el
texto, y a continuación insertar el texto.
Pero la forma más fácil de añadir texto en el interior de un gráfico es haciendo clic en el
gráfico con el botón derecho del ratón, para que aparezca el menú contextual, elegir la
opción Agregar texto y automáticamente nos creará el cuadro de texto ajustándolo al
espacio disponible en el gráfico.
Por ejemplo, en esta imagen, el texto no sobrepasa los límites del triángulo.
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73. Unidad 12. Impresión
Se puede imprimir de dos formas:
a) Desde el icono imprimir de la barra estándar. Se utiliza cuando no queremos cambiar ninguna
característica de impresión.
b) Desde el menú Archivo, Imprimir ( CTRL + P ) . Cuando queremos cambiar alguna característica de
impresión. Por ejemplo, el número de copias, imprimir sólo alguna página del documento, etc.
.
Desde el icono imprimir
Se pincha en el icono de la barra estándar y nuestro documento se imprime directamente. En este caso
se imprimen todas las páginas del documento, con las opciones definidas en ese momento.
Antes de mandar la primera impresión del documento, es conveniente comprobar las opciones definidas en ese
momento, para ello tenemos que utilizar el menú Imprimir
Desde el menú Imprimir
Desde el menú Archivo, seleccionar Imprimir o bien directamente ( CTRL + P ), aparecerá el cuadro de diálogo
que ves a continuación.
Rellenamos las opciones deseadas y pulsamos el botón Aceptar.
Haciendo clic en el botón Opciones, se abre otra ventana en la que podemos seleccionar varias opciones,
entre otras la de Orden Inverso muy útil cuando tenemos una impresora que deja las hojas boca arriba, si
tenemos esta opción activada, se empieza por imprimir la última hoja dejando de esta manera las páginas
ordenadas.
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74. Descripción de la ventana Imprimir
Vamos a ver las diferentes opciones que ofrece cada elemento de este cuadro de diálogo:
Impresora. En el recuadro Impresora, podemos elegir la impresora por la que queremos que salga la
impresión. Se utiliza cuando tenemos más de una impresora conectadas a nuestro ordenador, bien sea
directamente o por red. Pinchando en el botón Propiedades podemos cambiar algunos parámetros como el tipo
de papel, la orientación del papel, si queremos impresión en color o blanco/negro, etc...
Intervalo de páginas. En este recuadro indicamos las páginas que queremos imprimir, basta con pinchar en
la opción deseada:
Todo. Imprime todo el documento.
Página actual. Imprime la página en la que se encuentra situado el punto de inserción en ese momento.
Selección. Si tenemos seleccionada alguna parte del documento, podemos pinchar en esta opción para que
nos imprima únicamente el texto seleccionado.
Páginas. Permite indicar qué páginas queremos que nos imprima. Si queremos páginas salteadas, poner los
números de página separados por coma, por ejemplo: 2,8,10 imprimiría las páginas 2, 8 y 10 Para indicar un
intervalo, poner la página inicial y la página final separadas por un guión, por ejemplo: 4-7 imprimiría las páginas
4,5,6 y 7. Se puede indicar un intervalo sin página inicial para indicar 'hasta', por ejemplo: -3 imprimiría las
paginas 1,2 y 3 (hasta la página 3); o bien sin página final para indicar 'desde', por ejemplo 12- imprimiría las
páginas desde la página 12 hasta la última ambas inclusive. También podemos combinar cualquiera de las
formas anteriores, por ejemplo:2,3,10- imprimiría las páginas 2,3,10,11...hasta la última.
Copias.
En el recuadro Copias se indica el número de copias que queremos, es decir nos imprime lo que le hemos
indicado en el recuadro Intervalo de páginas, tantas veces como indicamos en Número de copias.
Si la opción Intercalar no está activada, imprime una copia entera y después otra copia, mientras que si
activamos Intercalar imprime todas las copias de cada página juntas.
Zoom. En el recuadro Zoom tenemos dos opciones.
Páginas por hoja. Permite elegir cuántas páginas por hoja deseamos, por ejemplo 4 imprimiría 4 páginas en
una sola hoja de papel. De este modo podemos ahorrar mucho papel si queremos tener impresas las versiones
provisionales de nuestros documentos.
Escalar al tamaño del papel. Permite indicar el papel que tenemos en nuestra impresora, por ejemplo A4.
Valores recomendables. Podemos elegir desde 1 a 16 Páginas por hoja, en Escalar al tamaño del papel el
menú despegable nos ofrece varios valores (A3, A4, Carta,...) y también el valor Sin escala. Este último valor
puede producir resultados un tanto inesperados en algunos casos, lo recomendable es poner el tamaño del
papel que estemos usando, usualmente A4, para este tamaño se pueden imprimir de forma legible hasta 4
Páginas por hoja.
Vista preliminar
Antes de imprimir un documento podemos ver cómo quedará en el papel, esto podemos hacerlo de dos
formas.
1. Vista diseño de impresión.
Como ya vimos en el tema 2, un documento se puede ver desde diferentes vistas utilizando los botones
de presentación. El tercer botón es la vista diseño de impresión que permite visualizar la
página tal y como se imprimirá, con gráficos, imágenes, encabezados y pies de página, etc.
En la mayor parte de la ocasiones será suficiente utilizar esta vista antes de imprimir pero en ocasiones
podemos necesitar algunas funciones más, en ese caso podemos utilizar la vista preliminar.
2. Vista preliminar.
La vista preliminar permite visualizar la página tal y como se imprimirá, con gráficos, imágenes, encabezados y
pies de página, etc. pero además permite ver varias páginas a la vez, aumentar y reducir el tamaño, y algunas
cosas más que vamos a ver ahora.
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75. Para desplegar la vista preliminar ir al menú Archivo y elegir Vista preliminar.
Aunque la forma más fácil de ir a la vista preliminar es con el icono vista preliminar de la barra estándar.
Al arrancar la vista preliminar veremos una pantalla similar a la que muestra la siguiente imagen.
Como puedes ver la vista preliminar nos
permite hacernos una idea exacta de cómo
va a quedar el documento impreso ya que
muestra elemento que no se ven en la
vista Normal como son los gráficos,
cabeceras y pies de página, así como los
márgenes, también permite ver la página
completa.
La vista preliminar tiene su barra de
herramientas para realizar unas funciones
adicionales que vamos a ver a
continuación.
Vamos a explicar uno a uno los iconos de esta
barra.
Imprimir. Manda a la impresora el documento.
aumentar/reducir. Al colocar el cursor en el documento toma la forma de una lupa con el signo más o el
signo menos y hace que el documento aumente o disminuya el tamaño.
Una página. Hace que en la pantalla se vea una sola página.
Varias páginas. Al hacer clic en este icono se abrirá un pequeño despegable para que seleccionemos el
número de páginas que queremos ver en una pantalla.
Zoom. Permite fijar diferentes tamaños del documento.
Regla. Muestra o oculta las reglas (horizontales y verticales)..
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76. Reducir. Word intentará reducir en uno el número de páginas de un documento para evitar que unas
pocas líneas ocupen la última página.
Pantalla completa. Muestra la pantalla de vista preliminar sin reglas y con una sola línea para la barra de
herramientas.
Sirve para cerrar la vista preliminar.
Como has visto hay varias posibilidades de ver el documento, la vista preliminar es realmente útil y puede
ahorrarnos desperdiciar algunas hojas de papel.
Por ejemplo, con la vista preliminar nos daremos cuenta si se va a imprimir una página con una sola línea y así
poder corregirlo. Al ver la página completa también podemos ver que el texto o los gráficos quedan mal
centrados, etc.
Si estamos utilizando la vista diseño de impresión y sólo tenemos una página no hará falta pasar a la vista
preliminar ya que no veremos prácticamente nada nuevo.
Instalar una impresora
La impresora es uno de los periféricos más utilizados del ordenador, en este punto aprenderemos a instalar
una impresora y a configurarla en un sistema WindowsXP.
Hoy en día es muy fácil instalar nuevos dispositivos hardware, como impresoras, ya que la mayoría utilizan la
tecnología Plug&Play que hace que el sistema operativo reconozca la nueva impresora nada más conectarla
al ordenador y nosotros no tengamos que hacer nada para instalarla.
No obstante, en algunos casos podemos necesitar hacer el proceso manualmente. Cuando nosotros
conectamos una impresora a nuestro ordenador es preciso instalar los controladores para que el sistema la
reconozca.
A continuación aprenderemos a instalar una impresora de forma manual y a personalizar su funcionamiento
para que se adapte lo más posible a nuestras necesidades.
Despliega el menú Inicio
Selecciona la opción Impresoras y faxes.
Si no tienes la opción Impresoras y faxes en tu menú
Inicio también puedes llegar a ella a través del Panel de
control, opción Impresoras y otro hardware.
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77. Aparecerá una pantalla como esta, si
seleccionas una impresora el panel
contextual de la derecha te mostrará las
opciones que ves aquí: Agregar una
impresora, Ver lo que se está
imprimiendo, Seleccionar preferencias
de impresión, etc.
Estas tareas son las que habitualmente
se necesitan para manejar una
impresora.
Ahora, haz clic sobre el icono Agregar
Impresora para iniciar el asistente que
te ayudará a instalar una impresora.
El asistente te irá haciendo preguntas,
por ejemplo, si tu impresora está
conectada directamente a tu ordenador
en modo local o si está en la red; a qué
puerto has conectado la impresora y por
último aparecerá una pantalla como la
que ves aquí para que elijas el
fabricante y el tipo de impresora para
que windows instale el software
correspondiente. También puedes
utilizar, si los tienes, los discos del
fabricante o ir a buscar a Internet
mediante Windows Update.
En este tema avanzado tienes todo este
proceso detallado paso a paso.
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