Avanzado excel

MANUAL
DE
EXCEL AVANZADO

EXCEL AVANZADO INFORMATICA 64, S.L.

1. CONSOLIDACIÓN DE CONCEPTOS......................................................................... 1

1.1. FÓRMULAS (BUENAS PRÁCTICAS) ................................................................... 1
1.1.1. Tipos de operandos ............................................................................................ 1
1.1.2. Tipos de operadores ........................................................................................... 2
1.1.3. PRECEDENCIA DE OPERADORES ARITMÉTICOS ...................................... 2
1.1.4. EDICIÓN INTELIGENTE DE FÓRMULAS...................................................... 3
1.2. UTILIZACIÓN DE NOMBRES EN FÓRMULAS................................................... 4
1.2.1. LENGUAJE NATURAL...................................................................................... 5
1.2.2. NOMBRES DE RANGOS ................................................................................... 7
1.2.2.1. Generalidades ............................................................................................. 7
1.2.2.2. Método 1 de creación de nombres de rangos ............................................. 8
1.2.2.5. Pegar Nombres ......................................................................................... 10
1.2.2.6. Los rangos tridimensionales..................................................................... 10
1.2.2.7. Aplicar nombres de rangos a posteriori.................................................... 11
1.2.2.8. Aplicar lenguaje natural sobre la marcha ................................................. 12
1.2.2.9. Errores relacionados con el lenguaje natural y los nombres de rangos.... 13
1.3. REFERENCIAS A OTROS LIBROS...................................................................... 13
1.3.1. REFERENCIAS 4D .......................................................................................... 14
1.3.2. USO DE VÍNCULOS........................................................................................ 14
1.3.2.1. Al cerrar libros vinculados ....................................................................... 15
1.3.2.2. Al abrir libros vinculados......................................................................... 15
1.3.2.3. Edición de vínculos tras abrir el libro dependiente .................................. 16
1.3.2.4. Problemas de referencias en vínculos automáticos .................................. 17
1.4. OPCIONES DE LOS LIBROS ................................................................................ 18
1.4.1. UNA.................................................................................................................. 18
1.4.2. OTRA................................................................................................................ 18
1.4.3. LA DE MÁS ALLÁ............................................................................................ 18

2. BASES DE DATOS........................................................................................................ 19

2.1. INTRODUCCIÓN DE DATOS............................................................................... 20
2.1.1. AUTOCOMPLETAR ........................................................................................ 20
2.1.2. RELLENAR....................................................................................................... 20
2.1.3. CONTROLADOR DE RELLENO..................................................................... 21

INFORMATICA 64 SL 1


2.1.4. SERIES ............................................................................................................. 22
2.1.5. LA FORMA INTELIGENTE............................................................................. 23
2.1.6. VALIDACIÓN DE DATOS............................................................................... 23
2.1.6.1. Estilos ....................................................................................................... 24
2.1.6.2. Avisos....................................................................................................... 24
2.1.6.3. Tipos de validación .................................................................................. 25
2.2. ORDENACIÓN ....................................................................................................... 26
2.2.1. ORDENACIÓN RÁPIDA.................................................................................. 26
2.2.2. ORDENACIÓN CONTROLADA...................................................................... 26
2.3. FORMULARIOS ..................................................................................................... 27
2.3.1. EDITAR DATOS............................................................................................... 27
2.3.2. INSERTAR DATOS .......................................................................................... 27
2.3.3. ELIMINAR REGISTROS .................................................................................. 28
2.3.4. CONSULTAR DATOS ...................................................................................... 28
2.4. AUTOFILTRO......................................................................................................... 28
2.5. FILTRO AVANZADO ............................................................................................ 30
2.5.1. FORMATO ....................................................................................................... 30
2.5.2. MECÁNICA...................................................................................................... 31
2.5.3. FILTROS POR FÓRMULAS............................................................................ 31
2.6. SUBTOTALES ........................................................................................................ 32
2.7. ESQUEMAS ............................................................................................................ 33

3. TABLAS Y GRÁFICOS DINÁMICOS ....................................................................... 35

3.1. INFORME DE TABLA DINÁMICA ................................................................................. 35
3.1.1. CREACIÓN ...................................................................................................... 35
3.1.2. REORGANIZACIÓN DE DATOS .................................................................... 37
3.1.3. CONSULTA DE DATOS .................................................................................. 37
3.1.4. ACTUALIZACIÓN ........................................................................................... 37
3.1.5. SELECCIÓN ESTRUCTURADA...................................................................... 38
3.1.6. USO DEL DOBLE CLIC.................................................................................. 38
3.1.7. OCULTAR Y MOSTRAR DETALLES .............................................................. 38
3.1.8. FORMATO ....................................................................................................... 38
3.1.9. CAMBIAR ASPECTO DE CELDAS VACÍAS O CON ERROR........................ 39
3.1.10. AÑADIR NUEVOS DATOS.............................................................................. 39
3.1.11. ORDENAR........................................................................................................ 40

INFORMATICA 64 SL 2


3.1.12. AUTOMOSTRAR.............................................................................................. 40
3.1.13. TOTALES Y SUBTOTALES ............................................................................. 40
3.1.13.1. TOTALES ................................................................................................ 40
3.1.13.2. SUBTOTALES ........................................................................................ 40
3.2. GRÁFICO DINÁMICO ........................................................................................... 41

4. CONSOLIDACIÓN ....................................................................................................... 44

4.1. POR POSICIÓN....................................................................................................... 44
4.2. POR CATEGORÍA .................................................................................................. 45

5. RESOLUCIÓN DE SITUACIONES HIPOTÉTICAS ............................................... 46

5.1. BUSCAR OBJETIVO.............................................................................................. 46
5.2. TABLAS DE DATOS.............................................................................................. 47
5.3. ESCENARIOS ......................................................................................................... 48

6. TRABAJO EN GRUPO................................................................................................. 51

6.1. PROTECCIÓN......................................................................................................... 51
6.1.1. DE ARCHIVO .................................................................................................. 51
6.1.2. DE LIBRO ........................................................................................................ 51
6.1.3. DE HOJA.......................................................................................................... 52
6.1.4. DE CELDA....................................................................................................... 52
6.2. COMPARTIR LIBROS EN RED ............................................................................ 53
6.2.1. QUÉ SE PUEDE HACER Y QUÉ NO EN LIBROS COMPARTIDOS ............ 54
6.2.2. Opciones........................................................................................................... 55
6.2.3. Control de las modificaciones.......................................................................... 56
6.2.4. Protección del historial de cambios................................................................. 56
6.2.5. Revisión de modificaciones .............................................................................. 57
6.2.6. Al dejar de compartir ....................................................................................... 57

INFORMATICA 64 SL 3


1. CONSOLIDACIÓN DE CONCEPTOS

1.1. FÓRMULAS (BUENAS PRÁCTICAS)
Todos sabemos que Excel permite introducir en las celdas al menos dos tipos de información:
• Por un lado, los valores constantes. Estos son números o cadenas de texto que
permanecen invariables independientemente del contenido de otras celdas.
• Por otro lado, las fórmulas. Éstas son combinaciones de operadores y operandos
que arrojan un resultado, el cual puede llegar a cambiar si cambia el contenido de
otras celdas.

1.1.1. Tipos de operandos
Los operandos son los elementos con los que se realizan cálculos en las fórmulas. Éstos
pueden ser:
• Constantes (numéricas, de texto o de fecha, dependiendo de la fórmula)
• Referencias a celdas
• Referencias a rangos
• Fórmulas
La gran ventaja de utilizar referencias de celdas como operandos de fórmulas, es que su
resultado se actualiza automáticamente cuando cambia el contenido de la celda que se ha
utilizado como operando. En muchas ocasiones, los cálculos se complican al utilizar fórmulas
como operandos de fórmulas, y los menos atrevidos prefieren colocar la fórmula en una celda
y luego utilizar una referencia a ésta última como operando de la fórmula definitiva.

INFORMATICA 64 SL 1


1.1.2. Tipos de operadores
Hay cuatro tipos de operadores:
• Aritméticos:
o + (suma)
o - (resta)
o * (multiplicación)
o / (división)
o ^ (exponenciación)
• De texto
o & (concatenación)
• De comparación:
o = (igual a)
o <> (distinto de)
o > (mayor)
o >= (mayor o igual)
o < (menor)
o <= (menor o igual)
• Lógicos
o NO (niega al predicado que precede)
o Y (une un predicado a otro acumulando las condiciones)
o O (une un predicado a otro sin acumular las condiciones)

1.1.3. PRECEDENCIA DE OPERADORES ARITMÉTICOS
¿Cuál es el resultado de 6-4/2? Si crees que la respuesta es 1, sigue leyendo.
¿Cuál es el resultado de 12/3+2*2-1? Si crees que la respuesta es 11, ésta es tu sección.
Aunque puede resultar innecesario, no está de más recordar que las operaciones de una
fórmula NO se resuelven de izquierda a derecha. Es un error muy común, ya que en
Occidente leemos de este modo. Las operaciones matemáticas tienen una jerarquía, un orden
de precedencia, así que algunas se resuelven antes que otras.

INFORMATICA 64 SL 2


El orden de precedencia de las operaciones aritméticas en Excel se resume en la
siguiente tabla:
1º Las operaciones entre paréntesis, de dento hacia fuera
2º La exponenciación (^).
3º La multiplicación (*) y división (/), de izquierda a derecha
4º La suma (+) y resta (–), de izquierda a derecha
5º La concatenación (&)

Aquí tienes algunos ejemplos confeccionados con idénticas sucesiones de operandos y
operadores, alterando tan sólo la situación de los paréntesis. Trata ahora de unir “cada oveja
con su pareja”.
1 12/3+2*2-1 3,8 A
2 (12/3)+2*(2-1) 2,4 B
3 12/(3+2)*2-1 7 C
4 (12/3+2)*2-1 11 D
5 12/(3+2*(2-1)) 6 E

La conclusión es que siempre debemos utilizar el paréntesis, aunque a primera vista
pueda parecer redundante. De este modo, nos aseguramos de que la fórmula se comporta
exactamente tal y como nosotros habíamos previsto. Si manejamos millones, una precaución
tan básica como inofensiva puede evitarnos la cárcel.
Además, hay una ventaja añadida: al recorrer la fórmula en la barra de fórmulas, a
medida que introducimos paréntesis o desplazamos el punto de inserción, podemos ver cómo
se resaltan los paréntesis emparejados, y su nivel de anidamiento se muestra con un código de
colores. Si Microsoft se ha tomado tantas molestias, será por algo.
Resultado del ejemplo anterior: 1C;2E;3A;4D;5B

1.1.4. EDICIÓN INTELIGENTE DE FÓRMULAS
Uno de los problemas a los que nos enfrentamos a la hora de interpretar y retocar fórmulas es
que no sabemos a ciencia cierta cuáles son las celdas que participan en ella. Pero no hay que
preocuparse: existe una técnica que nos permite a) conocer perfectamente cuáles son las
celdas que participan en una fórmula y b) modificar esas referencias con un golpe de ratón.
Si editamos una fórmula con referencias a otras celdas de la hoja activa, éstas se
resaltan con un código de colores.

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