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GUIA DE BUENAS PRACTICAS INFORMATICAS Y DE
SEGURIDAD

GUIA DE BUENAS PRACTICAS INFORMATICAS Y DE
SEGURIDAD
Software – Aplicativos
Hardware – Dispositivos
Gestión de la Información

SOFTWARE – APLICATIVOS
Solicitud de software y nuevos aplicativos
Los miembros de la comunidad SENA que requieran la instalación de software o aplicativos
no estandarizados o habilitados en el SENA deberán formalizar su requerimiento a través
de un correo electrónico al encargado / homologo de sistemas informando sobre esta
necesidad y la aplicación para los procesos de formación. La Oficina de Sistemas define
las directrices a nivel nacional para aprobar la instalación. Invitamos a todos los miembros
SENA a solicitar colaboración del área de Sistemas para no instalar software o aplicativos
sin licencia o que afecte el ambiente de trabajo de la comunidad
AMBIENTE TECNOLOGICO APROPIADO =
PROFESIONALISMO + RESPETO + COLABORACION + CUMPLIMIENTO DE POLITICAS DE
INFORMACION Y TECNOLOGIA

SOFTWARE – APLICATIVOS
Acceso a nuestras redes virtuales e Internet
La consulta y búsqueda de información en Internet se orienta a nuestras actividades
laborales y de Procesos de Formación, cada miembro de nuestra comunidad es
responsable de su clave de usuario, contraseña para acceder a la infraestructura virtual. No
visitemos páginas con alto riesgo (juegos – motores de búsqueda de parejas - páginas
triple X). Recuerda su Clave es Clave (totalmente confidencial)
Los miembros de la comunidad si requieren: Acceder a los Sistemas Interactivos para
la Formación (Herramientas de tecnología integradas para convocar equipos de trabajo o
formación) deben validar siempre que el video, audio y datos se encuentran disponibles
para todos los participantes y el acceso a las aplicaciones y dispositivos requeridos, es
importante siempre generar documentos Colaborativos y Compartidos
COLABORACION + RESPETO + ACCESO APROPIADO A LA RED

HARDWARE Y DISPOSITIVOS
Seguridad Física y Ambiental
El acceso físico a las instalaciones de computo esta autorizado a personal de Sistemas y
miembros de la comunidad directamente relacionados, el acceso a las aulas abiertas,
centros de entrenamiento y salones de tecnología se encuentra disponible para todos los
miembros de nuestra comunidad, sin embargo es importante cumplir con las siguientes
normas:
Proteger y cuidar los equipos de tecnología es para el servicio de todos
Adoptar normas de higiene para manipular los equipos de tecnología (manos
limpias, cero comida / bebidas, no fumar)
Salvaguardar los equipos no destruir y dañarlos
Mantener los equipos en sus condiciones iníciales, no mover o reubicar
equipos de computo o telecomunicaciones
Desinstalar dispositivos y retirar sellos sin previa autorización de los
Encargados / Homólogos va en contra de la salvaguarda de la tecnología

Solicitar para configuración, problemas técnicos e inquietudes en el uso de las
TIC apoyo en la MESA DE AYUDA , siempre esta disponible para todos
Usar los equipos de cómputo asignados para funciones laborales y
profesionales definidas en el SENA
Evitar poner o adherir objetos sobre los equipos de tecnología que deterioren o
afecten su buen uso (ventilación – pantalla - monitor – teclado - CPU)
Verificar que los equipos de tecnología se encuentran en un ambiente limpio,
sin humedad, sin congestión de cables de conexión , tomas eléctricas adecuadas
o riesgo de caerse al piso
Cuidar los cables de conexión no pisarlos
Llamar siempre a la MESA DE AYUDA cuando requiera realizar cambios, re
ubicaciones o configurar los equipos de tecnología, allí siempre lo apoyan

Recordar que se encuentra totalmente restringida la opción de abrir o desarmar
cualquier equipo de tecnología por parte de los miembros de la comunidad SENA
(Excepto Mesa de Ayuda – Áreas de Sistemas del SENA)
Cuidar los cables de conexión no pisarlos
Llamar siempre a la MESA DE AYUDA cuando requiera realizar cambios, re
ubicaciones o configurar los equipos de tecnología, allí siempre lo apoyan
Reportar en forma inmediata cualquier riesgo real o potencial frente a los
equipos de tecnología (fugas de agua, tentativa de incendios, temperatura
elevada, entre otros)
COLABORACION + RESPETO + TRABAJO EN EQUIPO + CUMPLIMIENTO DE POLITICAS DE
INFORMACIÓN Y TENCOLOGIA

Seguridad de los dispositivos de tecnología
Proteger y mantener en lugares y espacios seguros USB, Discos, CD-ROM, Cintas
Magnéticas, Impresoras, Cámaras digitales y Portátiles con el propósito de lograr un uso
adecuado y en beneficio de la comunidad SENA
Controles de acceso físico
Cualquier miembro de la comunidad SENA que tenga acceso a las instalaciones debe
registrar al momento de su entrada, el equipo de cómputo, equipo de comunicaciones,
medios de almacenamiento y herramientas de tecnología para la administración y
seguridad de toda la comunidad
COLABORACION + RESPETO + PROTECCION + ACTITUD DE SERVICIO + CUMPLIMIENTO DE
POLITICAS DE INFORMACIÓN Y TECNOLOGIA

Mantenimiento de Equipos
Solicitar en forma frecuente el mantenimiento preventivo de los computadores y/o
correctivo en el momento requerido, es importante hacer copia de respaldo de la
información siempre , antes de entregar el equipo a la MESA DE AYUDA
Mantenimiento preventivo
Se entiende como mantenimiento preventivo como la solicitud de una revisión técnica de
la situación del equipo de computo en estado de funcionamiento adecuado, El
mantenimiento se realizara de acuerdo a un cronograma y previa autorización de una
ventana de mantenimiento la cual debe ser autorizada por el SENA (Encargados y
Homólogos de Sistemas)

Mantenimiento correctivo
Para el caso de mantenimiento correctivo se realizar de acuerdo al procedimiento de
incidentes el cual se registra en mesa de incidentes bien sea por el usuario o por pro-
actividad, en su primer nivel se busca atender de manera remota y, en caso de ser
necesario se desplazara personal especializado a sitio, lo anterior de acuerdo a los niveles
de servicio pactados, en el anexo PO-IT-02-05 Plan De Mantenimiento correctivo y
Preventivo describe las actividades básicas para realizar el mantenimiento correctivo
COLABORACION + RESPETO + CUMPLIMIENTO DE POLITICAS DE INFORMACION Y
TECNOLOGIA + HONESTIDAD + ACTITUD DE SERVICIO

Notificación Pérdida de equipo
Todos los miembros de la comunidad que tienen asignado un equipo de cómputo
son responsables de su uso adecuado y custodia en todo instante en el SENA; en
consecuencia, responderá por dicho bien de acuerdo a la normatividad vigente en los
casos de robo, extravío o pérdida del mismo
El resguardo para las laptops, tiene el carácter de personal y será intransferible.
En consecuencia queda prohibido su préstamo
COLABORACION + RESPETO + APROPIACION DE NUESTROS RECURSOS DE
TECNOLOGIA + HONESTIDAD

Notificación Pérdida de equipo
Todos los miembros de la comunidad que tienen asignado un equipo de cómputo son La
comunidad deberá dar aviso inmediato a las áreas de Informática, Órgano Interno de
Control e Inventarios de la desaparición, robo o extravío del equipo de cómputo o
accesorios bajo su resguardo
Daño del equipo
El equipo de cómputo o cualquier recurso de tecnología de información que sufra alguna
falla por maltrato, descuido o negligencia por parte de los miembros de la comunidad quien
resguarda el equipo, deberá responder por él
COLABORACION + RESPETO + APROPIACION DE NUESTROS RECURSOS DE TECNOLOGIA +
HONESTIDAD

Ahorro y duración de nuestros computadores y portátiles
Finalizada la sesión de trabajo es importante apagar nuestros equipos para no
exponerlos a riesgos innecesarios
Revise el nivel de batería de los portátiles si se encuentra en nivel bajo por
favor conectar a la toma corriente regulada para volver a obtener la carga
Uso apropiado de Energía
Conectemos siempre en las tomas autorizadas (energía regulada)
Valide que su Centro de Formación cuenta con reguladores de energía para el uso
de los equipos
Recordemos que contamos con una UPS que nos contribuye a mejorar el fluido
eléctrico en nuestros centros de Formación, preguntemos como nos contribuye cuando
hay ausencia de energía
Apliquemos las mejores prácticas, políticas y procedimientos en la administración del
sistema regulado se cuenta las normas NTC 2050.

Protejamos nuestra portátiles y computadores
Revise si se encuentra en un espacio adecuado para trabajar
Revise si cuenta con iluminación apropiada
Revise si cuenta con ventilación para los equipos
Revise si no hay riesgos eléctricos
Revise si hay señales para movilidad en el aula de computo
No se preocupe llame a la MESA DE AYAUDA para solicitar apoyo o hablé con el
Encargado / Homólogo de Sistemas para buscar el mejor ambiente de trabajo
COLABORACION + RESPETO + TRABAJO EN EQUIPO + COMUNICACIÓN ASERTIVA +
CUMPLIMIENTO DE POLITICAS DE INFORMACIÓN Y TECNOLOGIA

Consejos prácticos
Conecte todos los equipos a la toma de corriente color naranja
Reporte cualquier ruido extraño, chispas, humo o comportamiento no normal
de los equipos informe inmediata mente a la MESA DE AYUDA
Evite manipular los equipos de tecnología asignados a usted, siempre
comuníquese con la MESA DE AYUDA
Revise la resolución de Políticas para el uso adecuado de la tecnología en el
SENA
COLABORACION + RESPETO + CUMPLIMIENTO DE POLITICAS DE INFORMACIÓN Y
TECNOLOGIA

GESTION DE LA INFORMACION
Nuestra información nuestro mayor activo:
Todos los miembros de la comunidad SENA :
Debemos usar su correo institucional (@sena.edu.co) en forma individual,
confidencial y segura
Debemos no prestar nuestra clave de acceso y contraseña el correo es personal e
intransferible
Debemos borrar en forma diaria nuestros mensajes y hacer el seguimiento
correspondiente
Debemos asignar un mensaje que nos encontramos en vacaciones o incapacitados
en cada caso para informar a la comunidad de nuestra ausencia
Debemos mantener confidencialmente la información que almacenamos en nuestro
correo, evitemos enviar copias a correos públicos y externos
Debemos salvaguardar la información y archivos adjuntos porque son de carácter
laboral y comprometen el buen funcionamiento de la institución

Debemos enviar copia de nuestro correo solo a miembros directamente
relacionados con la información del mensaje electrónico, evitemos saturar el correo de
la comunidad
Debemos enviar información a entidades externas a través de nuestro correo
corporativo, porque cuenta con códigos de encripción y cumple con las políticas de
seguridad
Debemos hacer seguimiento y gestión de nuestra mensajería electrónica, recuerde
una solicitud que presenta más de dos días en nuestro buzón afecta el trabajo de
todos
Debemos evitar ingresar o usar correos de nuestros colegas y compañeros porque
afecta el nivel de confianza y seguridad de la información
Debemos usar grupos o listas de distribución solo en casos donde nuestra labor lo
requiere el correo presenta un nivel de interés para todos los miembros a los que
comunicamos el mensaje

Debemos prevenir virus informáticos a través de visitas de paginas de riesgo, abrir
correos de usuarios desconocidos y descargas vía internet de aplicativos o juegos no
autorizados en el SENA
Debemos actualizar o validar que nuestro ANTIVIRUS se encuentre al día y este en
funcionamiento apropiado
Debemos revisar todos los medios de almacenamiento (USB – Diskette - CD – SD –
Disco Duro) donde se encuentra nuestra información, antes de trabajar para evitar
inconvenientes en nuestro trabajo
Debemos ante cualquier alerta de virus en nuestros computadores o portátiles llamar
a la MESA DE AYUDA para solicitar su colaboración y apoyo
Debemos solicitar la autorización correspondiente a la Oficina de Sistemas Nacional,
Regional o Local para hacer descargas de software, boletines electrónicos y
contenidos siempre que estemos seguros que aporta a nuestra labor y
profesionalismo en el SENA

Interactuando con la comunidad SENA:
Te invitamos a verificar siempre que tu portátil , cámara, audífonos, micrófonos,
modem y conectividad a internet estén configurados y en buen funcionamiento para
participar de actividades grupales o colaborativas
Te invitamos a usar y conocer el Tablero Interactivo, Video Beam, Gotomeeting, Aula
del Sistema Interactivo de Formación para ejecutar en forma eficiente tus sesiones de
trabajo en el Centro de Formación o a nivel nacional
Te invitamos a coordinar con los encargados en el Centro de Formación que los
equipos se encuentren disponibles y se cumpla con los procedimientos de
alistamiento para desarrollar sesiones interactiva para el área de administración o
formación
Te invitamos a la MESA DE AYUDA para identificar cuál o cuales son las
problemáticas para el no acceso a internet o uso del servicio en forma lenta
Te invitamos para las video conferencias de la comunidad a participar a través de
portátiles y computadores usando Video Streaming , pregunta como usarlo

Interactuando con la comunidad SENA:
Recuerda siempre coordinar tiempos, contenidos, canales de comunicación y
acceso a los recursos siempre que convoques a una sesión de trabajo interactiva o
video conferencia virtual
Recuerda todos los equipos de tecnología deben cuidarse y manipularlos en forma
adecuada es para beneficio de toda la comunidad SENA
Recuerda es importante hacer pruebas de funcionamiento con los micrófonos,
cámaras de video y posición del expositor en el auditorio o espacio asignado para que
todo salga en forma apropiada
COLABORACION + RESPETO + CUMPLIMIENTO DE POLITICAS DE INFORMACIÓN Y
TECNOLOGIA + TRABAJO DE EQUIPO + COMPROMISO

Gestión de Contenidos de Interés:
Consulte información, metodologías, noticias y contenidos que presenten aporte a
su trabajo en el SENA, que desarrolle el conocimiento y competencias de cada
miembro del SENA, optimice su tiempo y aproveche el ciberespacio
Visite e interactué en forma permanente con los portales del SENA, la Intranet, la
Comunidades propias del SENA, Biblioteca Virtual, espacios virtuales aprobados por
el SENA y biblioteca de contenidos de video conferencias
Participe en forma activa frente a los medios de comunicación oficiales de la
comunidad SENA , infórmese y comunique
Desarrolle en forma frecuente actividades de formación virtual que aporten a su nivel
profesional y mejoramiento en su vida diaria, nuestra plataforma BLACK BOARD es
un excelente medio para lograr nuestras metas
COLABORACION + CUMPLIMIENTO DE POLITICAS DE INFORMACIÓN Y TECNOLOGIA +
TRABAJO DE EQUIPO + COMPROMISO + ACTITUD DE SERVICIO

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