Como hacer una carta a un patrocinador

1. CARTA AL PATROCINADOR
1.
Escribe la carta en el formato adecuado. Si tienes un membrete oficial, úsalo para
darle autoridad a la carta. Escribe la fecha en la parte superior derecha y la
dirección del destinatario en la izquierda, en la línea de abajo. Deja algunas líneas
antes de escribir el saludo al destinatario con su nombre. Asegúrate de dejar
espacios entre los párrafos y un espacio para firmar a mano. Mira la carta de
ejemplo para darte una idea del formato.
1.

2. Preséntate. Comienza con una descripción de la empresa (si es una carta
corporativa) o de ti mismo (si es para solicitar patrocinio personal). Por ejemplo, tal
o cual empresa es una organización sin fines de lucro comprometida a rehabilitar...
3.
Explica claramente el evento y su finalidad. Proporciona detalles, como si saldrá o
no al aire, cuántas personas van a participar, a asistir, a escuchar o a ver, qué
invitados importantes se esperan, qué publicidad va a recibir, etc..
4.

3. Solicita el patrocinio. Escribe con cortesía, usando palabras flexibles, como “si” y
“podría”, asegurándote de mencionar tu agradecimiento (por ejemplo: "Le
estaríamos muy agradecidos si colaborara patrocinando nuestro evento...").
5.
Detalla las opciones de patrocinio. Si hay diferentes niveles de contribución,
detállalos, asegurándote de indicar exactamente qué recibirá a cambio el posible
patrocinador por cada precio (por ejemplo: una pancarta, un anuncio, un anuncio
en línea, la colocación del logotipo, etc.). Incluye los detalles adicionales, como el
tamaño o la cantidad de tiempo al aire, si es el caso. Es mucho más probable que
un patrocinador se comprometa a responder a una cantidad fija, que prometa a
ciegas darte cierta cantidad de dinero indefinida.
6.
Agradécele al lector por su tiempo. Agradecer en la parte inferior siempre es una
buena idea, pero es atrevido darle las gracias a alguien por su ayuda por

4. adelantado. En lugar de eso, agradécele por su tiempo; esto es lo único que
puedes estar seguro de haber recibido.
7.
Revísala muy bien para encontrar errores. Una carta descuidada o con faltas
ortográficas te hará parecer poco profesional, lo que hará que los patrocinadores
potenciales tengan más duda de contribuir a tu causa.
8.
Firma con tu nombre y, si corresponde, tu puesto oficial. No te olvides de firmar la
carta a mano en la parte superior de tu nombre impreso.
9. Si es posible, entrégala en persona. Esto le da un toque personal.

5. Como se patrocina
cómo desarrollar un plan de patrocinio
¿Cómo sabes cuánto pedir? Para calcularlo, primero determina cuánto dinero
quieres recaudar en concepto de patrocinio. Luego divide el total por los espacios
de exposición, incluyendo otros tipos de branding que puedes vender. Si pides un
precio demasiado bajo, lo venderás todo enseguida y desearás haber pedido más.
Si tus precios son demasiado bajos, el mercado te lo hará saber y te verás en el
brete de tener que ofrecer descuentos para vender lo que te queda de espacio, lo
que podría provocar el enfado de los que reservaron temprano pagando el precio
sin descuento.
Cómo comercializar tu plan de patrocinio
Si has celebrado el evento anteriormente y dispones de estadísticas sobre el
número de asistentes y su composición demográfica, vas viento en popa. Los
patrocinadores potenciales siempre quieren saber cuántos posibles contactos (de
calidad) pueden hacer a cambio de su inversión. Si es la primera vez que
organizas el evento, será más difícil captar a patrocinadores, así que debes
considerar la posibilidad de dejarlo en manos de terceros. Las empresas que
desarrollan planes de patrocinio suelen cobrar un porcentaje, por lo que no hay
riesgo y podrías generar unos ingresos bastante más sustanciosos para tu reunión
o eventos que si te hubieras encargado tú mismo de buscar patrocinio.
Técnicas de ventas
A las empresas no les gusta quedarse fuera si la competencia participa. Si Chevy
descubre que Ford va asistir a un evento o patrocinarlo, Chevy querrá tener una
presencia más grande y vistosa en el mismo. También tiene sus desventajas: a las
empresas les encanta la exclusividad, pero procura que te sea rentable. Puedes
ofrecer a Pepsi la oportunidad de firmar un acuerdo de patrocinio al nivel más
elevado y garantizarles exclusividad si aceptan el trato, lo que supone dejar fuera
a la competencia. En los planes de patrocinio que llevo personalmente, suelo
ofrecer exclusividad a empresas que se comprometen a firmar un contacto de
patrocinio al nivel más elevado. De lo contrario, me perjudicaría a mí misma a la
hora de buscar a otros patrocinadores. Si buscas a patrocinadores para una
convención de millonarios y ofreces la exclusividad al primer banco que se

6. compromete a cualquier nivel, perderás la oportunidad de llenar tu zona de
exposición con otros 12 bancos.
Fomenta la lealtad de los patrocinadores
Cualquier plan de patrocinio bien concebido ha de incorporar algo con el que
premiar a los patrocinadores que participan año tras año. En el caso de los planes
de patrocinio anuales, para empezar contacta con el patrocinador del año anterior
a fin de ofrecerle la oportunidad de ser el primero en estudiar las oportunidades
de patrocinio disponibles para este año y de reservar con descuento mucho antes
de solicitar el patrocinio de nuevas empresas. Esto ayuda a crear una sensación
de privilegio y hace que tus patrocinadores más leales se sientan valorados. No
obstante, que sepan que esta oferta se mantendrá durante un mes (o el plazo que
más te convenga), lo que ayudará a acelerar la toma de decisiones por su parte.
Al cabo de este período, algunos de los patrocinadores habrán renovado sus
acuerdos, lo que te permitirá publicar sus logotipos en tu sitio web o folleto. A los
patrocinadores les encanta la visibilidad adicional y los que han repetido
reforzarán tu credibilidad cuando solicites patrocinios de nuevas empresas que no
están familiarizadas con tu evento.
Sé creativo
No hay ningún problema con clasificar de bronce, plata y oro tus niveles de
patrocinio, ya que resulta funcional. Todo el mundo entenderá la diferencia entre
los distintos niveles. Pero si tu empresa lo permite, ¿por qué no haces algo más
divertido? Desarrollé un plan de patrocinio para un evento en Las Vegas cuyos
niveles llevaban los nombres de los miembros del Rat Pack. A varios
patrocinadores les chiflaba enviarme correos electrónicos preguntándome sobre
su patrocinio Frank Sinatra o Sammy Davis Jr. Trabajo con otros organizadores
que firman cada año docenas (o incluso cientos) de acuerdos de patrocinio para
sus empresas y a veces les cuesta recordar si tienen un nivel bronce o plata en
éste u otro evento, pero si el nivel se denomina Dean Martin, es difícil olvidarlo.
No te limites a vender lo básico Un plan de patrocinio debe contemplar una serie
de beneficios escalonados dependiendo del coste, pero no pases por alto las
oportunidades adicionales para el patrocinio. Todas las empresas quieren la
oportunidad de hacer una presentación, de exponer su marca o de tener acceso a
la lista de correos electrónicos de los asistentes (asegúrate de informarles durante

7. el proceso de inscripción y ofréceles la oportunidad de darse de baja, a no ser que
sean empleados de tu empresa). No obstante, recomiendo a mis clientes que
ofrezcan la posibilidad de hacer una presentación sólo a los patrocinadores
principales a fin de evitar que sus eventos se conviertan en certámenes
comerciales de tres días de duración.
Tus artículos de acreditación son vehículos de branding muy atractivos para los
patrocinadores porque todos los asistentes los reciben. Las cintas de
acreditaciones son tremendamente populares con los patrocinadores –casi
siempre son los primeros artículos en venderse (a prácticamente cualquier precio)
cuando dirijo una campaña. ¿Vas a incluir regalos para los asistentes? En caso
afirmativo, considera la posibilidad de incluir el logo de un patrocinador para
compensar el coste. Si cuentas con el patrocinio de una empresa, acaso puedes
permitirte el lujo de regalar lápices USB de 1GB en vez de 256MB o polos en lugar
de camisetas. ¿Vas a implementar iniciativas verdes? En tal caso ofrécele la
oportunidad a un patrocinador de exponer su logotipo en los bidones de agua
reciclables y a otro de hacer lo mismo en los dispensadores.
Saca el mayor rendimiento de tu dinero
Si trabajas con un presupuesto muy ajustado, con el patrocinio puedes reducir al
mínimo los gastos de tu reunión o evento. Por ejemplo, puedes cobrar 10.000
dólares por el patrocinio de un almuerzo con servilletas exhibiendo el logotipo del
patrocinador, que acaso te costarán unos cientos de dólares, además de ofrecerle
la oportunidad de hacer una presentación durante el mismo. Alternativamente,
puedes cobrar a dos empresas, que sean competidores directos, 7.500 dólares
cada uno para patrocinar dicho almuerzo, incluyendo el logotipo de ambas en las
servilletas, y de este modo duplicar tus ingresos.
Evita los errores de principiante
Aunque sea tentador, no solicites el patrocinio a demasiadas empresas. A nadie le
gusta que la sala de reuniones se parezca a Times Square, llena de luminosos y
branding. Distrae a los asistentes, irrita a los patrocinadores y puede rebajar el
valor de tu reunión. Si no se pueden ver las paredes, diapositivas o señales por los
logotipos, quizá hayas ido demasiado lejos. Es mejor limitar el número
patrocinadores y cobrarles más. ¿Se acuerdan de las Olimpiadas de Los Ángeles
de 1984? Si a miles de patrocinadores se les concede el honor de ser "el
patrocinador oficial de las Olimpiadas de 1984", al final y al cabo no hay honor
alguno.

8. TRABAJO DE: CARTA AL PATROCINADOR
PRESENTADO POR: RAYLING NAVAS
INSTRUCTOR: LUIS CARLOS SAN MARTIN
COMPETENCIA: MANEJAR LOS CONTACTOS COMERCIALES DE
ACUERDO CON LAS ACTIVIDADES DE MERCADEO
FICHA: 659528
CORPORACIÓN UNIVERSITARIA AMERICANA SENA
BARRANQUILLA –ATLÁNTICO
OCTUBRE 16 2014