Este documento presenta un manual para administrar el sistema de visitas virtuales en hospitales. Explica cómo asignar claves a pacientes, administrar la agenda incluyendo definir horarios y autorizar solicitudes, dar de baja claves, y realizar las visitas virtuales usando el equipo en el hospital. El objetivo es automatizar el proceso de coordinar y llevar a cabo visitas virtuales entre pacientes y sus visitantes.

1. CENTRO DE INVESTIGACIONES DE LA INCLUSIÓN DIGITAL Y LA SOCIEDAD DEL CONOCIMIENTO
PROYECTO
“VISITA VIRTUAL EN EL HOSPITAL”
MANUAL DEL ADMINISTRADOR
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Temuco, 2010. www.ciisoc.org
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Temuco

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Presentación
La realización adecuada de una Visita Virtual o videoconferencia implica la
ejecución de una serie de acciones por parte del personal responsable del
proyecto en cada servicio hospitalario. Para tales efectos, se ha desarrollado
una plataforma que contiene: un sistema de agendamiento y un sistema de
videoconferencias online, que automatiza gran parte de la labor de
coordinación, agendamiento, mensajería o por cierto, el desarrollo de las
visitas virtuales o videoconferencias propiamente tal.
Para cada servicio de los hospitales, se creó una cuenta de administración que
permite realizar, configurar y administrar el servicio de visitas virtuales en
forma independiente y de acuerdo a la realidad de cada hospital. Así, el
servicio podrá definir el horario en que podrán realizarse las visitar virtuales,
autorizar o rechazar solicitudes, generar claves para los pacientes, etc.
Es muy importante destacar que la contraseña asignada no debe ser
compartida con personas ajenas al equipo de gestión. Así mismo, es de vital
importancia revisar al menos una vez al día la agenda de modo de autorizar o
rechazar las solicitudes ingresadas para el servicio hospitalario.
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Proceso de Una Visita Virtual
Como se aprecia el diagrama, el proceso comienza en el Hospital, en donde el
equipo de gestión o personal a cargo de las Visitas Virtuales, asigna a cada
paciente (o a su Tutor) una contraseña para acceder al sistema.
Con esta contraseña, el visitante enviará una solicitud de visita virtual (paso 2
en la imagen), la que se verá reflejada automáticamente en el sistema (en la
Agenda).
Desde la Agenda, el personal a cargo podrá autorizar o rechazar (paso 4 en la
imagen) la o las visitas virtuales ingresadas. Este proceso posee un sistema de
envío de mensajes automático hacia el visitante, ya sea a través de su celular
o su teléfono, datos que dejó registrado al momento de enviar la solicitud.
Finalmente, si la solicitud es aprobada, el personal del servicio deberá trasladar
el carro hasta la sala en donde se encuentra el paciente que participará de la
visita virtual.
En este manual, se describe en forma detallada los procesos que debe manejar
el administrador del sistema en cada servicio del hospital. En síntesis las tareas
de:
- Asignación de claves
- Administración de la agenda www.ciisoc.cl
- Dar de baja clave www.ciisoc.org
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- Realización de Visitas Virtuales (videoconferencias)
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Asignación de Claves
Para asignar claves a los pacientes, se debe crear un listado de claves e
imprimirlo, en el sistema. Posteriormente, con el listado en mano, se asignan al
paciente, anotando su Rut, nombre y apellido, para finalmente, ingresarlo al
sistema.
Para realizar las acciones descritas, debe realizar los siguientes pasos:
- Abrir un navegador (Internet Explorer 7 o superior, o Firefox 3 o superior)
- Ingresar la siguiente dirección:
http://www.e-salud.cl/administrador
Ingresar los
datos que
le fueron
asignados
al servicio.
- Haga clic en la parte superior derecha, en el link “Asignar Claves”.
- Se mostrará la siguiente pantalla:
Asignar una
contraseña a un
paciente, de
manera que este Generar
pueda recibir claves (con
visitas virtuales. un máximo
de 30)
Una vez que se
haya hecho alguna Imprimir el listado
acción, debe de claves
presionar el botón generadas para ir
“Guardar”, en entregando claves
específico cuando a los pacientes al
se asignaron una o momento de ser
más claves a ingresados
www.ciisoc.cl al
algún(os) servicio.www.ciisoc.org
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paciente(s).
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Administrar la Agenda
En la administración de la agenda, se deben tener presente tres acciones:
i) Definir el horario en que el Servicio Hospitalario estará disponible para
realizar visitas virtuales.
ii) Autorizar o Rechazar solicitudes de visita virtual que hayan sido
enviadas desde los Puntos de Acceso a Internet (PAI)
iii) Agendar visitas virtuales sin necesidad de que el visitante haya enviado
la solicitud. Se recomienda hacer esto sólo cuando se tenga absoluta
certeza de que el visitante realizará la visita virtual.
Descripción de las acciones vinculadas a la Administración de la
Agenda
i) Definir Horario:
Ingresar la siguiente dirección:
http://www.e-salud.cl/administrador
Entrar al sistema con los datos que le fueron asignados al servicio
- Se abrirá la siguiente pantalla:
Al hacer clic
usted podrá
editar la
agenda y se
mostrará la
siguiente
pantalla.
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Al hacer clic , es
posible
deshabilitar un Es posible
horario en un habilitar o
día específico deshabilitar un
de la semana, horario
El sistema verticalmente
preguntará si (es decir, de
ese cambio lunes a
afecta a ese domingo),
horario en haciendo clic en
específico, o a los botones del
ese horario en sector izquierdo
todas las
Cuando se haya configurado el horario disponible, bastará
con presionar “Cerrar” para abandonar la página, o bien,
cualquiera de los otros link disponibles para realizar otras
acciones.
ii) Autorizar o Rechazar Solicitudes
En la pantalla inicial, se muestran solicitudes de visita virtual en los
recuadros de color Naranjo. Para aprobar o rechazar una solicitud, debe
hacer clic sobre la hora, y se mostrará la siguiente ventana de confirmación:
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Si desea rechazar
la solicitud, debe
presionar el botón Si desea
“Rechazar” y autorizar o
además, debe confirmar la
ingresar el motivo solicitud, debe
del rechazo (muy presionar este
brevemente) en el botón.
sector de la
Observación.
A continuación de muestran algunos ejemplos:
- “paciente será controlado por el doctor”
- “el paciente debe hacer reposo
iii) Agendar visitas virtuales
Para agendar una visita virtual, sin necesidad de que se haga una
solicitud previa, bastará con hacer clic en cualquier hora que esté
disponible, y se abrirá la siguiente ventana:
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En esta ventana, bastará con llenar los datos correspondientes y la hora estará
agendada. Es preciso informar al visitante que debe utilizar la clave asignada al
paciente que desea visitar virtualmente.
Dar de Baja una Clave
Cuando un paciente se retira o es dado de alta del servicio, el hospital debe
proceder a dar de baja su clave, para evitar abusos de solicitudes que no
podrán ser atendidas.
Para ello, debe realizar los siguientes pasos descritos en el paso 1 para acceder
al sistema, se abrirá la siguiente pantalla:
- En esta pantalla, hacer clic en el link “Administrar Claves” y accederá al
siguiente ambiente:
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- Hacer clic en la viñeta “Dar Baja Clave”
- Se abrirá la siguiente ventana:
Seleccionar al
o los pacientes
a los que se
desee dar de
baja su clave.
Presionar
el botón
“Dar de
Baja”.
El listado de claves asignadas, puede
ser impreso presionando el botón
“Imprimir Excel”, que descargará un
archivo al computador.
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Realizar Visitas Virtuales.
Para realizar una visita virtual, sólo se debe trasladar el carro a un sector
cercano al paciente, encender el equipo, enchufarlo a la energía eléctrica, y
presionar el link que está en el escritorio, o bien, abrir el navegador y entrar a
la dirección:
http://www.e-salud.cl/carro
Allí debe ingresar los datos del carro (ej. carro_talca_pediatria) y la contraseña
asignada. Con ello, se abrirá una pantalla gris, en donde se efectuará la
comunicación en forma automática cuando el visitante ingrese al sistema para
realizar su visita.
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