Proyecto de Mejora Informático para optimizar procesos de Salud en el Hospital Vitarte.

1. Hospital Vitarte II - 1

2. …todo comienza como un
sueño…

3. … La Base de toda realidad es su
Estructura Organizativa y, sobretodo,
que ésta sea cubierta por quienes
puedan garantizar su funcionalidad…

4. En el marco del modelo de
Administración Pública Moderna
(gobierno electrónico), mediante:
 La aplicación de nuevas
Tecnológicas de Información y
Comunicaciones (TIC)
 Transformación de sus
procedimientos
 La implementación de nuevos
métodos y estilos de trabajo
 La capacitación de sus servidores y
colaboradores en aspectos
tecnológicos.

5. La Unidad de Estadística e Informática, ha realizado un proyecto de mejora
simultáneo, es decir de corto, mediano y largo plazo y que éste pueda tener
proyección futura, el cual garantiza la optimización de los procesos hospitalarios
implementados consecutivamente:
 En sus sistemas
 En su estructura organizacional y funcional
 En sus aspectos técnicos a nivel de:
a) Sistemas de información
b) Sistemas operativos
c) Servidores y equipos informáticos y
d) Que soporten la dinámica de la demanda hospitalaria
con el objetivo de brindar servicios de manera:
a) Sistemática
b) Reducir tiempos administrativos
c) Hacer más ágil la atención y permanencia de los usuarios dentro de las
instalaciones del hospital, en el marco del modelo de administración
pública moderna.

6. ¿Cuál es el Objetivo?

7. Realizar un conjunto de pequeños sistemas informáticos en los
diferentes servicios que oferta el hospital de manera progresiva y priorizando
acorde a la demanda y complejidad de los mismos, así como la capacitación
constante a los usuarios internos, desarrollando eventos:
 Historias Clínicas centralizadas en el área de Admisión
 Admisión articula la H.C con el software que le proporciona la Reniec
 Hospitalización otorga la orden por el médico tratante y su registro en tiempo
real.
 Las fichas de Emergencia son identificada por cada servicio de Emergencia
(Cirugía, medicina, Gineco-Obstetricia, pediatría).
 El registro de la información médica de los usuarios se realiza en tiempo real
e identificada en cada PC del personal médico.
 Se creó el Área de Selección de Pacientes (Citas).
 Se integraron los sistemas de Admisión, Caja, Citas, Emergencia y
Hospitalización.
¿Qué ha sido necesario
ejecutar para alcanzar el
objetivo?

8.  Caja recibe un código de liquidación emitida por el área de cuenta corriente lo que
genera automáticamente el ticket en caja con el monto a cobrar y la relación
detallada de los ítems consumidos por paciente liquidado
 A través del Sistema de Seguros y cuentas corrientes, se carga diariamente las
24 horas del día el consumo del paciente en cada servicio del hospital
(Hospitalización, emergencia y consulta externa)
a) Se han identificado procesos que no se encontraban correctamente
definidos: Atenciones por Cirugías Ambulatorias
b) Facturación del hospital para casos SOAT
 Las liquidaciones de los gastos generados por los pacientes se realiza en tiempo
real y fundamentalmente
 Se ha reducido considerablemente el tiempo de espera, pues el área de
Selección de pacientes otorga consultas desde las 6:30 a.m. hasta las 6:30 p.m. a
demanda y citado.
¿Qué ha sido necesario
ejecutar para alcanzar el
objetivo?

9. ¿Pero qué era lo que
encontramos?
Los tiempos de
espera desde, el ingreso al hospital se
extendían hasta por más de 5 horas
La obtención de la información era
básicamente a través de
medios manuales
y de formatos paralelos
Las áreas de
Admisión, Caja y
Archivo tenían
sistemas aislados
cada uno;
utilizando el
programa D.O.S
Procesos administrativos y de apoyo
pendientes: proceso de gestión de personal ,
economía, servicios generales , docencia e
investigación y cuenta corriente y SIS-SOAT
No contaba con
un manual de
procesos
consolidado ; por
lo cual requieren
ser actualizados
RR.HH
limitados y con
poco
competencias
técnicas
Infraestructura
escaza y con
limitaciones
técnicas
Equipamiento
limitado y
escaso
Personal
Asistencial y
Administrativo
sin
capacitación
en TI
Insatisfacción
de usuarios
internos y
externos

10. Caja Trámite
Documentario
Archivo Hospitalizació
n
Cuenta
Corriente
Usuarios Externos
(Pacientes)
Llenado de información
en forma manual
Registro de doble
información
Impresoras antiguas
con baja calidad de
impresión
Demora en atención
a pacientes
Realizan informes,
registran a los
pacientes, otorgan citas
Largas colas de
pacientes en
espera
Pérdida de
fichas de
emergencia Llenado de fichas
en forma manual
Usuarios Internos
Admisión Consultorios Emergencia Seguros Equipos
Registrar HC
Codificación de
fichas de emergencia
Demora en
llegada de HC
Registro de fichas
de emergencia en
forma manual
Demora en el
registro SIS
Computadoras antiguas
con poca capacidad de
memoria
Equipos en
mal estado
Tiempo de espera
prolongado en
cada área
No se mantienen
informados de los
servicios y
procedimientos
Colas para informes
y pagos
Digitan listas extensas
de Ítems consumidos
por los pacientes
Realizan largas
colas Realizan reportes
en Excel
Demora en
ubicación de HC
Pérdida de HC
Duplicidad de HC
Información
incompleta
Llenado de hoja
de hospital en
forma manual
Operación de
forma manual
Demora en
ubicación de
expedientes
Registro de expedientes
de forma manual
Errores en
los cálculos
Registros en Excel
Demora en realizar
liquidaciones
Reportes en Excel
SISTEMA
DE
ATENCION
PACIENTE
S
INEFICIEN
TE
¿Cómo fue el análisis
realizado?

11. ¿Cúal es entonces, la
propuesta técnica?

13. Equipo
Servidores (CPD,CRD, Aplicaciones y Firewall)
Equipos de Radio comunicaciones
PCs
Impresoras
Ticketeras
CCTV
Internet con Fibra Óptica
Access Point - WIFI
Otros
Estándar Cumplimi
ento
Observaciones
Procedimientos médicos
(CPT)
Parcial No está integrado con el
Tarifario Institucional, sólo se
usa a nivel de SIS
Productos
Farmacéuticos
No No existe sistema de
farmacia, sólo se una el
SISMED
Usuarios de Salud SI Integrado en los sistemas
asistenciales actuales
Establecimientos de
Salud y de Servicios
Médicos de Apoyo
SI Integrado en los sistemas
asistenciales actuales
Unidades Productoras de
Servicios en el
Establecimiento de Salud
Parcial No todas están integradas con
el Tarifario Institucional
Episodio de Atención Parcial Sólo existe Kardex del
paciente
Personal de Salud Si Integrado en los sistemas
asistenciales actuales
Financiador de Salud SI Integrado en los sistemas
asistenciales actuales
Clasificación
Internacional de
Enfermedades (CIE10)
Si Integrado en los sistemas
asistenciales actuales

14. -
20,000
40,000
60,000
80,000
100,000
120,000
140,000
160,000
180,000
200,000
AÑO
2007 AÑO
2008 AÑO
2009 AÑO
2010 AÑO
2011 AÑO
2012
117,585
61,930
128,326
63,354
161,555
75,825
186,403
78,562
191,940
87,068
198,002
110,968
Atendidosy AtencionesporConsulta Externa
períodos2007 - 2008 - 2009 -2010 - 2011 - 2012
-
20,000
40,000
60,000
80,000
100,000
120,000
140,000
160,000
180,000
200,000
AÑO
2007 AÑO
2008 AÑO
2009 AÑO
2010 AÑO
2011 AÑO
2012
117,585
61,930
128,326
63,354
161,555
75,825
186,403
78,562
191,940
87,068
198,002
110,968
Atendidosy AtencionesporConsulta Externa
períodos2007 - 2008 - 2009 -2010 - 2011 - 2012

16. HOSPITAL VITARTE EX-UTES
Enlace HOSPITAL - UTES
MODELO DE LA ESTRUCTURA DE RED
(ANTERIOR)
ACCESS POINT ACCESS POINT
Servidor
DC Principal
Servidor
Proxy
Servidor de
Aplicaciones
Servidor de
Aplicaciones
PERSONAL ECONOMIA
HOSPITAL VITARTE
Enlace PERSONAL – ECONOMIA
Enlace PERSONAL - HOSPITAL
EnlacePERSONAL–AEM
AEM
MODELO DE LA ESTRUCTURA DE RED
(ACTUAL)
ACCESS POINT
ACCESS POINT
ACCESS POINT
ACCESS POINT
Servidor
DC Principal
Servidor
Proxy
Servidor de
Aplicaciones
Servidor
Proxy
Servidor de
Aplicaciones
Servidor
DC Replica
EX-UTES
. . . .

17. 0.00
0.20
0.40
0.60
0.80
1.00
1.20
1.40
1.25
0.24
0.58
0.33
1.21
1.02
1.35
1.19
0.54
0.49
0.32
1.23
1.09
1.30
1.09
0.46
0.53
1.00 1.03
TOTAL 2012
0.54 0.58 1.06 1.07
I TRIMESTRE II TRIMESTRE III TRIMESTRE IV TRIMESTRE
TIEMPO TOTAL POR TRIMESTRE

18. COLA EN SELECCIÓN
DE PACIENTES
ATENCIÓN EN
SELECCIÓN DE
PACIENTES
COLA EN REGISTRO ATENCIÓN EN
REGISTRO
COLA EN CAJA
SALIDA DEL ESTABLECIMIENTO DE SALUD 0 0 0 0 0
ENTREGA DE MEDICAMENTOS 0 0 0 0 0
ATENCIÓN EN CAJA FARMACIA II 0 0 0 0 0
COLA EN CAJA FARMACIA I 0 0 0 0 0
ATENCIÓN EN RECEPCIÓN DE MEDICAMENTOS -FARMACIA I 0 0 0 0 0
COLA EN RECEPCIÓN DE MEDICAMENTOS-FARMACIA I 0 0 0 0 0
SALIDA DEL CONSULTORIO DE PEDIATRÍA 3 5.5 8 0 0
ATENCIÓN EN CONSULTORIO DE PEDIATRÍA 2 5 8 0 14.92
COLA EN CONSULTORIO DE PEDIATRÍA 3 4.5 6 0 0
ATENCIÓN EN TRIAJE DE PEDIATRÍA 3 5 7 0 14.2
COLA EN TRIAJE DE PEDIATRÍA 3 5 7 15.16
ATENCIÓN EN CAJA 3 5 7 14.76
COLA EN CAJA 2 5 8 14.56 0
ATENCIÓN EN REGISTRO 0 0 0 0 0
COLA EN REGISTRO 0 0 0 0 0
ATENCIÓN EN SELECCIÓN DE PACIENTES 2 4.50 7 0 13.24
COLA EN SELECCIÓN DE PACIENTES 2 5.00 8 14.36 0
2 5.00 8
14.36
2
4.50
7
13.242
5
8
14.56
0
3
5
7
14.76
3
5
7
15.16
3
5
7
0
14.2
3
4.5
6
2
5
8
14.92
3
5.5
8
0

19. 23
44.5
66
44.08
57.12
0
10
20
30
40
50
60
70
TIEMPO MÍNIMO TIEMPO PROMEDIO TIEMPO MÁXIMO TIEMPO EN COLAS TIEMPO DE ATENCIÓN
Título del eje
TIEMPO ESPERA DE PACIENTES CONTINUADORES DE PEDIATRÍA-NO SIS MARZO 2013
RESUMEN
MAYOR TIEMPO
DEMOSTRADO
01:19
TIEMPO ESTÁNDAR 00:46
MEJOR TIEMPO
DEMOSTRADO
00:25
TIEMPO EN COLAS 00:44
TIEMPO DE
ATENCIÓN
01:17

20. 1 2 3 4
Compromiso
y respaldo de
los equipos
de Gestión
Equipamiento e
Infraestructura
Informática
Recursos
Humanos
Informáticos
con alta
competencia
Recursos
Humanos
Asistenciales y
Administrativos,
familiarizados y
comprometidos
con la
incorporación
de tecnologías
informáticas

21. DATA
CENTER
Historia
Clínica
Digitalizada
y/o Electrónica
Receta Única
Estandarizada
Digitalizada
Orden de
Laboratorio
y Rayos
Electrónica
Aula Virtual
Propia
Teleconferencias
Cableado
Estructurado
Inteligente
Telefonía IP
ACCESO
WIFI
PACS
Sistema de
Comunicación de
Archivos de Imágenes
OCS
Sistema de
Comunicación de
Ordenes
HCE
Historia Clínica
Electrónica
Libro de
Reclamaciones
Virtual
Citas Vìa
Web